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ADMINISTRACIÓN
- ECONOMÍA
PROFESORES:
ALEGRE, ROBERTO
KASTÓN, ANALÍA
MERINO, MIGUEL
ROSA ULIANA, MARIO
WIRTH, CLAUDIA
Estudiante:
Lee las siguientes orientaciones que te ayudaran a obtener un mejor aprovechamiento del cursado del propedéutico.
Antes del cursado presencial del Propedéutico
La presente guía de estudio ha sido elaborada con la finalidad de apoyar tu proceso de formación para la carrera que has elegido, diseñada a partir de la recopilación de contenidos básicos que configuran la estructura teórica y práctica de las áreas contables. Es posible que los conceptos que aquí aparezcan ya los conozcas, es decir, que formen parte de tus saberes previos; o no. En cualquiera de los casos te recomendamos que realices la lectura del material previa a la fecha establecida para el cursado presencial del propedéutico y puedas verificar que contenidos, habilidades y destrezas ya posees, esto contribuirá al logro de un mejor nivel de comprensión y aprendizaje.
Días de cursado
Debes presentarte con el dossier del Propedéutico de la carrera, y haber realizado, como se te indicó en el apartado anterior, la lectura de los contenidos propuestos.
En el primer encuentro se desarrollarán los contenidos propuestos, y en el segundo se realizarán las actividades del dossier, que servirán de diagnóstico para los docentes de las áreas afines, permitiéndonos evaluar las características del grupo y sus necesidades particulares y colectivas, a fin de avanzar en planes, programas y propuestas áulicas tendientes a la mejora de la calidad de la enseñanza y el aprendizaje.
Actividades prácticas de autoevaluación
En relación a las “actividades prácticas de autoevaluación” que se incluyeron en el dossier del Propedéutico han sido confeccionadas para ser resueltas en el aula combinando el trabajo grupal e individual, para luego socializar las respuestas dadas, con la guía del docente.
Recuerda que el éxito en tus estudios depende del esfuerzo, la dedicación y la constancia que entregues dentro y fuera del aula.
Tus Profesores
AREA:
Administrativa Contable.
OBJETIVOS:
Desarrollar actitudes y aptitudes para procesar correctamente la
información contable emanada de las operaciones específicas de la
empresa comercial.
Definir, identificar, clasificar, calcular y completar los documentos
comerciales.
Expresarse con la terminología apropiada y específica de forma oral y
escrita.
CONTENIDOS:
1. Documentos Comerciales.
2. Funciones
3. Clasificación de la documentación.
4. Documentos más importantes.
5. I.V.A.
6. Circuito de los documentos comerciales.
1. Documentos Comerciales
Introducción
En orden al logro de sus fines, la Contabilidad desarrolla un proceso continuo
que, básicamente, puede ser simplificado en tres pasos básicos: • Entrada de datos
• Procesamiento
• Salida de informes
Datos ENTRADA
PROCESO SALIDA
Informes
Captación de los hechos económicos que
afectan el Patrminonio de la empresa
Elaboración de informes contables para
usuarios internos y externos
Este proceso contable (cuya representación observamos en el Gráfico 1)
requiere a su vez la existencia y funcionamiento de un sistema contable que, está
conformado por una variedad de elementos inteligentemente coordinados de
manera tal que sirven a su objetivo: generar información útil para la toma de
decisiones. Además del elemento humano, García Casella (2001) considera que los
elementos materiales que conforman el Sistema Contable son: a) las fuentes o documentos de información (y sus criterios de archivo),
b) los libros o registros,
c) las cuentas,
d) los medios de registración, e) los Métodos de Registración,
f) los Controles,
g) los Informes a Emitir.
Nos referiremos en este capítulo al primer elemento del Sistema Contable, las
Fuentes de Información. Como proveedora de información, a la Contabilidad –entendida en un concepto
amplio– debiera interesarle toda aquella que ayude a la toma de decisiones, sea
económica y no económica, monetaria y no monetaria, originada en el pasado,
presente y futuro, acumulada con métodos matemáticos y estadísticos y que tenga
impactos patrimoniales y no patrimoniales. Si, por el contrario, restringimos la Contabilidad sólo a la preparación de Estados, el
Sistema Contable debiera ser capaz de capturar en su entorno únicamente los datos
vinculados con hechos económicos que afectan su Patrimonio.
Respecto de esta segunda alternativa, obsérvense los siguientes componentes
significativos: a) Capacidad de capturar: se trata de una actividad deliberada, planeada y
ejecutada de manera tal que se prevean los lugares de la empresa donde se
producirán transacciones de interés, las modalidades en que ocurrirán y los
responsables que intervendrán, de forma de instruir los procedimientos a seguir y
formularios a solicitar y/ó generar para que la Contabilidad tome conocimiento de
los mismos en orden a su registración y debido respaldo.
b) Datos vinculados con hechos económicos que afecten el Patrimonio del ente
propietario del Sistema
En este sentido es importante aclarar dos aspectos: b.1) Interesan los hechos económicos: por ej., un hecho de la empresa es que
desee comprar una máquina. A la Contabilidad le interesa el hecho económico: la
compra, su momento y valor por el que se realice o que se realicen gastos para
ello; la simple búsqueda no representa un hecho económico para la Contabilidad. b.2) Interesa capturar el aspecto económico de la transacción, es decir, si ad-
quirimos una maquinaria, interesará su precio de compra y gastos de traslado y
montaje. La Contabilidad no registrará sus características técnicas (dimensiones,
capacidad de producción) datos que sí, seguramente, interesarán al área de
Ingeniería de la Planta.1
1. Lo dicho no quita que al momento de realizar el Inventario de Bienes propiedad de la
empresa se registren las características descriptivas del bien, el lugar donde se encuentra, su
fecha y valor de incorporación al Patrimonio .
Esta capacidad de captura de los hechos económicos debe ser ejercida para
los datos que se generan dentro o fuera del ente al que pertenece; en efecto: a) Por hechos o acciones del ente: a.1) Consecuencia de sus actividades operativas (ej.: transformación de
materias primas en productos elaborados, consumo de papelería, devengamiento
de Intereses por transcurso del tiempo, etc.). a.2) Consecuencia de su interacción con terceros (ej.: ventas, compras, pagos
y cobros, contrataciones de personal, etc.). b) Por hechos o acciones del contexto:
b.1) Cambio de cotización de moneda extranjera que compone su Activo. b.2) Hechos meteorológicos que afectan sus sembrados (sequía, granizo, inundación).
b.3) Nuevos inventos que afectan su mercadería y/o sus procesos de producción.
Lo expresado nos conduce a considerar la existencia, necesidad e importancia
que dentro de la Contabilidad se asigna a los documentos contables como fuentes
de información. En este sentido, consideraremos que documentar una operación significa capturar e
introducir al proceso contable un comprobante de la transacción realizada, de donde
surjan de manera legal, clara e indubitablemente las características y valor de la
misma; se constituye así en prueba y respaldo del hecho económico ocurrido.
Esta documentación puede adquirir las más diversas formas; genéricamente
denominaremos comprobante a toda aquella instrumentación o soporte físico con
que precisamente se “comprueba” la existencia, momento y valor de un hecho
económico que interesa al Proceso Contable en orden a su registración.
Por ejemplo, son comprobantes: • Los contratos, sean estos de constitución de la sociedad, laborales, con
clientes o proveedores.
• Una carta donde nos reclaman intereses por mora de una deuda.
• El resumen de cuenta corriente de un Banco utilizado para conciliar nuestra
cuenta corriente.
• Un reporte informativo de cotización de moneda extranjera para modificar
sus valores de cotización.
• En general, todo tipo de formularios emitidos por la empresa u
obtenidos/entregados a ella, cuyo objeto sea respaldar sus operaciones más
frecuentes, es decir, compras, ventas, cobranzas y pagos.
En particular, entonces, siguiendo a Ostengo (2000) definiremos como fórmula o
formulario a todo aquel “medio impreso apto para contener y simplificar los datos
que se originan en el curso de las operaciones económico-financieras repetitivas,
permitiendo que sean comunicadas al proceso contable, de manera uniforme”. Son ejemplos de estos formularios: a) las facturas de venta de la empresa,
b) las notas de débito y crédito emitidas a los clientes,
c) los recibos emitidos contra entrega de dineros recibidos de clientes,
d) los cheques y pagarés emitidos como medios de pago.
Por tratarse de comprobantes simplificadores de operaciones repetitivas, los
formularios contienen: a) preimpresos todos aquellos datos repetitivos para el tipo de operación. Por ejem-
plo, en una factura de venta, la identificación y domicilio de la empresa vendedora;
b) espacios en blanco para colocar los datos variables de las operaciones. Por
ejemplo, para la misma factura de venta, se deberán agregar en cada operación
los datos del comprador, la descripción de los bienes vendidos, su cantidad, precio
y forma de pago acordados.
2. Funciones La documentación contable cumple las siguientes funciones: a) jurídicas: constituye un medio de prueba de las operaciones realizadas; de este
modo pueden ser utilizadas en situaciones controvertidas con terceros (juicios), o bien
a requerimiento de los organismos de control estatal (laborales, impositivos,
previsionales);
b) contables: son el soporte físico sobre el cual se sostienen y disponen los
datos descriptivos de la operación que respaldan, permitiendo su registración,
consulta y archivo;
c) de control: individualizan los bienes, momentos y personas que intervienen
en las transacciones y determinan circunstancias y responsabilidades.
3. Clasificación de la documentación Clasificaremos a los comprobantes de acuerdo con el siguiente detalle:
Según su origen Propios De uso interno
De uso externo
De terceros
Según su efecto Propios
contable De terceros
* Según su origen Propios: son los emitidos por la empresa y pueden ser: • De uso interno: son utilizados dentro de la empresa, habitualmente para comuni-
caciones y pedidos entre sus distintas divisiones. Ej: Notas de Pedido a Almacenes,
Órdenes de Trabajo, Partes o Reportes de Producción, Vales, etcétera.
• De uso externo: son entregdos por operaciones realizadas con terceros
(venta, cobro, etc.).
De terceros: son los emitidos por otros entes y recibidos en la empresa a los efectos de
controlar y registrar las transacciones realizadas. Ej.: Facturas de Compras, Recibos por
Pa-gos, Boletas de Depósito Bancarias, Notas de Débito y Crédito de Proveedores,
etcétera.
* Según su efecto contable Registrables: respaldan hechos u operaciones que generan una variación patri-
monial y por ello deben registrarse. Ej.: comprobantes por ventas, compras,
pagos, cobros, etcétera.
No Registrables: respaldan hechos u operaciones que no generan variaciones
patri-moniales y en consecuencia no se registran. Ejemplo: Nota de Pedido al
Departamento Compras para que inicie la compra de un escritorio.
-Documentosque searchivanygeneran registración:
a) Factura b) Nota de Débito c) Nota de Crédito d) Ticket e) Recibo f) Pagaré g) Cheque h) Notade CréditoBancaria
-Documentosque sólosearchivan:
i) Orden de compra
j) Nota de Venta
k) Remito
l) Resumen de cuenta
Porotra parte,nosolamenteseregistranlos documentoscomerciales:los
instrumentos públicos (escrituras, hipotecas)yprivados(contratosde
arrendamiento, depósito)ycualquiercomprobante quesearespaldodeuna
registracióncontable,esfuentedeinformación(planillasde sueldos,
informes)
4. Principales documentos comerciales Los documentos contables pueden adquirir diversas formas: comprobantes,
formularios, resúmenes de cuentas, tickets e inclusive un recorte de diario (donde,
por ejemplo, tomemos nota del tipo de cambio de la moneda extranjera). Analizaremos el formato, requisitos y contenidos de los utilizados en las operaciones bá-
sicas de un ente: ventas, compras, pagos, cobros, movimientos de mercaderías, etcétera.
Cabe señalar que en los modelos que a continuación detallamos prescindimos
de ciertos requisitos que actualmente exige la Administración Federal de Ingresos
Públicos (Letras A, B, C, X y R, datos de la imprenta, código de autorización de
impresión y otros) ya que no hacen a la validez y utilidad de los mismos desde el
punto de vista de nuestra disciplina contable.
Factura Es el documento que comprueba la existencia y características de una
operación de compraventa mercantil o de la prestación de un servicio. Como mínimo debe emitirse por duplicado y corresponde entregar el original al
cliente; el duplicado permanece en poder del emisor.
En el cuerpo del documento deben constar o completarse los siguientes requisitos
y datos:
a) Con relación al emisor: • Apellido y Nombre o Razón Social.
• Domicilio Comercial.
• Fecha de emisión.
• Numeración correlativa.
• Datos impositivos. Estos requisitos deben estar impresos en el formulario, a excepción de la fecha
de emisión.
b) Con relación al receptor: • Apellido y Nombre o Razón Social.
• Domicilio Comercial.
• Datos impositivos.
c) Con relación a los bienes vendidos o servicios prestados: • Cantidad y descripción de los bienes o servicios.
• Precios unitarios y totales.
• Impuestos involucrados.
• Descuentos y/o recargos sufridos.
• Forma y condiciones de pago.
Por tener tratamientos y efectos contables y contractuales diferentes, a efectos
de la registración contable, deben distinguirse y separarse: a) por una parte, las facturas “emitidas” por la empresa como respaldo documental
de sus ventas. Estas facturas, si no son canceladas en efectivo en el momento de la
transacción, generarán una cuenta pendiente de cobro a su favor, contra sus clientes;
b) por otro lado, las facturas “recibidas” en la empresa, emitidas por los
proveedores de bienes y servicios, y que son respaldo documental de las compras
realizadas. Estas facturas, para el caso que no sean pagadas en efectivo en el
momento de la transacción, generarán una cuenta pendiente de pago contra la
empresa, a favor de los proveedores, emisores de las facturas.
Recibo
Es una constancia escrita en la que el firmante manifiesta haber recibido de
otra persona el importe que se detalla, en dinero, valores o bienes. Se emite como mínimo por duplicado; el original queda para quien efectúa el
pago y el duplicado para el emisor, receptor del cobro, y genera para ambos la
correspondiente registración contable. En este documento guarda particular interés la firma del emisor, como constancia y
conformidad de que ha “recibido” el pago; si se cumplen todos los demás requisitos
pero se omite la firma, resultará imperfecto e ineficaz como medio de prueba.
Requisitos: a) Con relación a quien cobra • Apellido y Nombre o Razón Social.
• Domicilio Comercial.
• Identificación Impositiva
• Lugar y Fecha de Emisión.
• Numeración correlativa. Todos estos requisitos están preimpresos a excepción de la fecha.
b) Con relación a quien paga • Apellido y Nombre o razón social.
• Domicilio comercial.
• Identificación Impositiva
c) Con relación a la cobranza efectuada • Concepto por el cual se ha recibido. (por ej.: N° de Factura cancelada con el pago)
• Importe en números y letras.
• Detalle de los valores recibidos. (ej.: Banco, N° de Cheque, Importe)
• Firma del cobrador (quien recibe los fondos).
Por tener tratamientos y efectos contables y contractuales diferentes, a efectos
de la registración contable, deben distinguirse:
1. por una parte, los recibos “emitidos” o “entregados” por la empresa como
res-paldo documental de sus cobranzas. Estos recibos habitualmente se usan
para la cobranza de ventas realizadas en fecha anterior y a crédito; corresponde
en estos casos detallar la factura que se paga;
2. por otro lado, los recibos “obtenidos” o “recibidos” en la empresa, emitidos
por los proveedores de bienes y servicios, y que son respaldo documental de los
pagos realizadas contra facturas que oportunamente se compraron a crédito.
Remito
Se utiliza para documentar el envío de mercaderías. Es emitido por el vendedor,
como mínimo por duplicado. En caso de entrega personal al cliente, éste lo
devuelve conformado luego de verificar el correcto estado de lo adquirido. En caso de que intervenga un transporte o flete, se entregan al transporte por tri-
plicado: el comprador, al recibir lo comprado en sus depósitos, firma o “conforma” el
duplicado y triplicado y los devuelve al transportista o fletero como constancia de la re-
cepción. El transportista, a su vez, entrega el duplicado a la vendedora (que contratara
el envío) y archiva el triplicado como constancia de la prestación de su servicio.
En todos los casos, si al momento del control el cliente detectara faltantes,
sobran-tes, daños o deterioros en la mercadería recepcionada, deberá dejar nota
de lo obser-vado y reclamar su reemplazo por otra o, en su defecto, el ajuste
respectivo al momento de la facturación.
Requisitos:
a) Con relación al emisor (vendedor)
• Apellido y Nombre o Razón social.
• Domicilio Comercial.
• Identificación Tributaria
• Fecha de emisión.
• Numeración correlativa.
Todos estos requisitos deben estar preimpresos, a excepción de la fecha.
b) Con relación al receptor (comprador) • Apellido y Nombre o Razón Social.
• Identificación Tributaria
• Domicilio Comercial.
• Firma conforme.
c) Con relación a los bienes transportados y sus condiciones: • Cantidad y descripción.
• Transporte que interviene
• Domicilio y condiciones de entrega de las mercaderías
Cheque Es una orden de pago pura y simple, librada contra un banco en el cual el
librador tiene fondos suficientes depositados a su orden en cuenta corriente
bancaria o autorización para girar en descubierto.
Comentamos los siguientes aspectos: • “orden de pago pura y simple”: el pago no está subordinado al cumplimiento
de una obligación.
• “librada contra un banco”: los bancos son las únicas instituciones autorizadas
a operar con cheques.
• “el librador tiene fondos depositados a su orden en cuenta corriente”: para poder librar
(emitir) cheques, el tenedor de una chequera (libreta de cheques) tiene que tener fondos
depositados en una cuenta corriente a su nombre en el Banco emisor de la chequera.
• “girar en descubierto”: el banco puede autorizar a sus clientes a librar
cheques por cifras mayores a las depositadas. Es una forma de crédito que
otorgan los ban-cos a sus clientes a través de la cuenta corriente; los autoriza a
girar en descubierto y dicha autorización es limitada en cuanto al tiempo por el
que puede hacerlo y al monto autorizado.
-Partesde uncheque:
• a.Cuerpo: Eslaparte que se entregaal beneficiario,
conosinel talónde cobro. • b.Talón fijo en libreta de cheques, puede o no estar. Tiene como
finalidad que el cliente lleve el control de susfondosde cuentacorriente.
-Personasque intervienen:
• a. LibradoroFirmante:Esquienemiteelchequeyordena supago
• b.
ElBanco:Eslainstitucióncontralacualsehagiradoolibradoelchequeyque
debe pagarlo.
• c. Beneficiario:Eslapersonaquerecibe elcheque yquepuede cobrarlo.
• d. Endosante: Eselque transfiereel cheque pormediodel
endosoafavordelbanco. ChequeCruzado: Es el que lleva dos líneas paralelar transversales en el Angulo superior
izquierdo.Nosepuedecobrarenventanilla,porlotanto,debeserdepositadoensucuenta corriente o cajadeahorro.
-Características:
• Chequealportador:Esaquelenelquenosemencionaelnombredelbeneficiario,pudiéndose dejarenblancoellugaroescribiralportador.El bancolo abonaraalapersonaque lopresente en ventanillaparasucobro.
• Presentaciónparapago:
• Eltérminodepresentacióndeunchequecomún para supagoesde30días
corridos,apartirdesuemisión.
• Loschequesdepagodiferidodeberánpresentarseparasuregistraciónden
trodelplazomáximo de 360días. • Chequecomún:Seutilizacomomediodepago,elquelorecibepodrácobrarlo
enventanilla, depositarloensucuentabancariaoendosarlo.Puede serendosadocomomáximo2 veces.
• ChequeDiferido: Es utilizado comoinstrumentode crédito, se puede endosarindefinidamente. Casosenqueelbancopuede negarseapagaruncheque:
• a.Porfaltade fondos. • b.Porausenciade algunosde losrequisitos esenciales. • c.Si estuviere raspado, enmendado oborrado.
• d.Porfaltade endosoporel beneficiario.
• e.Porestar prohibidosupago(quiebradel librador, etc.)
• f.Pordudosaautenticidad de la firmadel librador.
• g.Cuando el libradordenunciaquefue extraviadoosustraído.
• h.Porendosostachadosoque excedanel limitepermitido.
• Endosaruncheque:Elchequeextendidoafavordeunapersonadeterminada
,quenoposeala
• cláusula"noalaorden", serátransmisible porendoso.
• La firmaainsertarseenuncheque parasucobroodepósito,
nosecomputacomoendoso.
• Elendosodeberáserpuroysimpleycontendrálafirmadelendosante,susno
mbresyapellidos completosoladenominaciónde lapersonajurídicaque
representa.
• Cheque común: Suendosoeslimitado ChequeDiferido:
Suendosoesilimitado.
• Eneste casose puede adosarunahoja,si nocabenmás firmas.
-Requisitos: a) Con relación al Banco • Nombre y domicilio del Banco. • Número de orden preimpreso y correlativo. • Denominación de cheque inserta en su texto. • Orden pura y simple de pagar la suma indicada: leyenda “Páguese a:”
b) Con relación al librador o firmante del cheque • Apellido y Nombre o Razón social. • Domicilio • Numero de cuenta. • Identificación impositiva. • Firma.
c) Con relación al pago y al beneficiario • Lugar y fecha de emisión.
• Importe en números.
• Identificación de la persona beneficiaria. En estos casos, mediante endosos puede
ser transferido a otros: entenderemos como endoso la transmisión de la propiedad de
un documento comercial, para lo cual el identificado como beneficiario debe firmarlo al
dorso, como prueba de la transferencia de su derecho al cobro.
• En caso que se decida limitar esta transferencia, se agrega a la identificación
de la persona la expresión “no a la orden”.
• En caso que no se identifique el beneficiario, el cheque se dice librado “al
portador” y se transfiere libremente sin necesidad de endoso.
• Importe en letras.
Personas que intervienen: • Librador o firmante: es quien lo emite y firma.
• Beneficiario: es la persona a cuyo nombre se extendió el cheque.
• Banco girado: es el banco que debe pagar el cheque.
El cheque se emite en un ejemplar único. Deben distinguirse los cheques
recibidos de clientes en cobro de nuestras ventas, de los emitidos por nuestra
Tesorería en pagos de nuestras obligaciones. Las características y requisitos arriba indicados son válidas para el cheque común. Pero
también existe el cheque de pago diferido: en este último, se agrega la posibilidad de librar
el cheque con fecha posterior a la de su emisión. Por tratarse de comprobantes distintos, los
bancos entregan talonarios separados, según se solicite uno ú otro tipo de cheque.
El plazo para cobrar un cheque es de 30 días corridos contados a partir de la
fecha de su emisión o de la fecha indicada para el pago, según se trate de
cheques comunes o diferidos.
Pagaré
Es una promesa de pago escrita, por la cual una persona se compromete a
pagar a otra una suma determinada de dinero, en una fecha establecida.
Requisitos: a) Con relación al beneficiario • Apellido y Nombre o Razón Social.
b) Con relación al librador • Firma y datos personales del librador.
c) Con relación a la promesa escrita • la palabra “pagaré” inserta en su texto.
• Lugar y fecha de emisión.
• Vencimiento del plazo de pago.
• La promesa pura y simple de pagar.
• La cláusula “a la orden “.
• Importe a pagar en letras y números.
• Domicilio de pago.
Personas que intervienen: • Firmante o librador: es quien se compromete a efectuar el pago.
• Beneficiario: es la persona a favor de la cual se extiende el pagaré.
• Tenedor: es quien recibe el pagaré vía endoso, transformándose de esta
manera en un nuevo beneficiario.
Endoso: el beneficiario de un pagaré puede transmitir los derechos de cobro
realizando la operación del endoso; para esto debe firmar el pagaré al dorso. Este
endoso puede ser en blanco (el beneficiario firma el documento y no identifica al
nuevo poseedor del documento) o completo (el endoso identifica al nuevo posee-
dor del documento).
Aclaración: Hacemos notar que, en general, la doctrina y la práctica contable utilizan el término
“documento” como sinónimo de “pagaré”. Así, cuando se dice o se lee: “… cancela
obligación mediante firma de un documento a 30 días” se está refiriendo a un pagaré.
Por el mismo motivo, se refiere a “Créditos Documentados” cuando existe un pagaré
que los respalda. Idem si se trata de “Deudas Documentadas”. Por el contrario, cuan-
do hablamos de créditos o deudas sin documentar nos referimos a cuentas a
cobrar (o a pagar en su caso), en cuentas corrientes, sin documentar. Finalmente, debe observarse que en las denominaciones de cuentas contables
se utiliza indistintamente “Documentos a Cobrar” y “Obligaciones a Cobrar” (idem
si se trata de “a Pagar”). Hacemos estas aclaraciones en este capítulo por considerarlas pertinentes en
virtud de la denominación de los documentos, pero el tema cuentas se desarrollará
en el capí-tulo siguiente.
Nota de Débito
Es un documento comercial confeccionado por el vendedor para efectuar al
cliente algún cargo o débito en su cuenta corriente. La emisión de este documento
genera un aumento del saldo adeudado por el cliente. Se emite como mínimo por duplicado; corresponde entregar el original al cliente
y retener el emisor el duplicado. Las situaciones que dan origen a su confección pueden ser algunas de las siguientes: • importes consignados de menos en una factura por error u omisión;
• en el caso de atrasos o demoras en los pagos que realizan los clientes para
cargar-les los intereses por mora correspondientes;
• gastos generados por el envío de mercaderías (alistamiento, carga/descarga,
fletes) que se hayan acordado a cargo del comprador.
Requisitos: a) Con relación al emisor (vendedor)
• Apellido y Nombre o Razón Social.
• Domicilio comercial.
• Fecha de emisión.
• Numeración correlativa.
• Datos impositivos.
Todos los requisitos mencionados están preimpresos, a excepción de la fecha de emisión.
b) Con relación al comprador • Apellido y Nombre o Razón Social.
• Domicilio Comercial.
• Datos impositivos. c) Con relación al débito efectuado • Concepto
• Importe
Es un documento que genera registración contable para el emisor y para el
destinatario, y debe diferenciarse: a) Por una parte, las notas de débito emitidas por la empresa, en ajuste de sus
transacciones de ventas, debitarán a las cuentas corrientes de sus clientes,
aumentando el derecho a cobro de la empresa. Lo contrario ocurrirá con este
mismo documento al ser registrado en las cuentas contables de nuestro cliente,
ya que para ellos significará un mayor Pasivo.
b) Por otro lado, las notas de débito recibidas en la empresa en ajuste de sus
transacciones de compras acreditarán a las cuentas corrientes de los proveedores,
aumentando las deudas de la empresa con los mismos, ya que nos representan
mayor Pasivo. Lo inverso ocurrirá al registrar ese mismo documento en las
cuentas contables del Proveedor emisor.
Nota de Crédito
Es un documento comercial confeccionado por el vendedor para comunicarle al comprador que ha
efectuado un crédito o descargo en su cuenta corriente. Por tanto, la emisión de este documento genera
disminución del saldo adeudado por el cliente.
Se emite como mínimo por duplicado, original para el receptor y duplicado para el emisor. Las situaciones que originan la emisión de este documento pueden ser: • errores de facturación consistentes en excesos en las cantidades de los bienes, en sus precios
unitarios o bien por error de cálculo de los valores totales;
• devoluciones efectuadas por el comprador;
• bonificaciones, quitas o descuentos que se otorguen con posterioridad a la facturación.
Requisitos: a) Con relación al emisor • Apellido y Nombre o razón social.
• Domicilio Comercial.
• Fecha de emisión.
• Numeración correlativa.
• Datos impositivos. Todos los requisitos citados deben estar preimpresos, salvo la fecha de emisión.
b) Con relación al receptor • Apellido y Nombre o Razón Social.
• Domicilio Comercial.
• Datos impositivos.
c) Con relación al crédito efectuado • Concepto
• Importe.
Este documento genera registración contable tanto para el vendedor como para el comprador.
Nota de Crédito bancaria o boleta de depósito
Es el documento que acredita el depósito de dinero en efectivo o valores equivalentes (cheques)
en una cuenta corriente bancaria. Para poder efectuar esta operación se debe cumplimentar el formulario que suministra el Banco
y detallar los valores que se depositan en cuenta corriente.
Este documento se cumplimenta en original y copia. La copia sellada y firmada por el cajero del
Banco se transforma en una constancia del depósito realizado. Este documento varía en cuanto a su diseño en función del banco emisor, pero sus
características básicas, cualquiera sea la forma en que estén dispuestas en el comprobante, son las
que a continuación se detallan:
Requisitos: a) Con relación al Banco
• Nombre
• Sello y firma del cajero.
b) Con relación al depositante • Apellido y Nombre o razón social.
• Tipo y número de cuenta.
• Domicilio comercial.
• Firma.
c) Con relación a los valores depositados • Detalle.
• Importe total en número y letras.
• Lugar y fecha del depósito. Este documento genera registración contable, tanto para quien realiza el depósito (depositante)
como para quien lo recibe (Banco).
Orden de pedido o de compra
Esundocumentomedianteelcualunapersonaoempresaformulaunpedidodecompraaun
comerciante. Este documento comercial no obligaarealizarlaoperación.
Deberánextendersecómomínimodosejemplares:unoquequedaenpoderdelquelosuscribió
(comprador) yotro, que esel quese entregaoenvíaal vendedor.
Nota de venta
Sellamanotadeventaaldocumento comercialenel queelvendedordetallalasmercaderíasque ha vendidoalcomprador,indicando,cantidad, precio,fecha deentrega,forma depagoy
demás condicionesde laoperación.
Aceptadoelpedido porpartedelvendedor,esteformulala Nota deVenta, por la quetomaa su cargoel compromisodeentregarlela mercadería quesedetallanenla misma,y
elcompradorse obligaa recibirlas.Estedocumentocomercialobligaa ambas partesarealizarlaoperaciónenlos términosestablecidos. Esemitidaporduplicado(el
originalparaelvendedoryel duplicado parael comprador). Este documentono originaregistroscontables.
Resumen de Cuenta
Es usual remitiralosclientesafinde cadamesun resumende sucuenta, conlafinalidad de:
Comprador:lepermitecotejarelsaldopendientedepagoquefiguraenelresumendeCuentacon elque surge de suspropiosregistros.
Vendedor:esuna formaderecordarle alclienteel saldopendiente.
5. I.V.A.
Impuesto al Valor Agregado
Es un gravamen al consumo, indirecto, general, plurifásico y no acumulativo. Se aplica el sistema
impuesto contra impuesto.
FORMA DE DETERMINACIÓN
Débito Fiscal (Alícuota sobre Precio Neto de Venta)
Menos
Crédito Fiscal (Sumatoria del impuesto facturado por compras de insumos y bienes de capital)
Impuesto a Ingresar
ACTOS, HECHOS Y OPERACIONES GRAVADAS
Ventas de cosas muebles ( situadas o colocadas en el país).
Obras, locaciones y prestaciones de servicios realizadas en el país, excepto las utilizadas o explotadas
efectivamente en el exterior.
Importaciones definitivas de cosas muebles y de "servicios".
SUJETOS Son sujetos pasivos del impuesto quienes:
Hagan habitualidad en la venta de cosas muebles.
Realicen a nombre propio, pero por cuenta de terceros, ventas o compras.
Realicen locaciones o prestaciones de servicios gravadas.
Importen definitivamente cosas muebles.
Los prestatarios de importaciones de servicios en la medida que sean responsables inscriptos.
Uniones transitorias de empresas, consorcios, agrupamiento de colaboración empresaria.
PRINCIPALES CATEGORÍAS DE SUJETOS
cómputo de crédito fiscal.
monotributo. Este es un
impuesto que engloba IVA, ganancias y la seguridad social.
del impuesto).
raciones alcanzadas por el impuesto pero que por
ley no están obligados a pagarlo; por ejemplo el Estado en todas sus formas y las actividades detalladas
anteriormente.
r.
ALÍCUOTA
servicios de asistencia sanitaria, médica y paramédica; transporte de pasajeros de recorridos mayores a
100 kilómetros.
EXENCIONES.
Existen exenciones establecidas expresamente en la ley, destacándose las exportaciones. Los
exportadores pueden recuperar el impuesto que se les hubiera facturado por bienes,
locaciones y prestaciones de servicios destinados a la exportación.
IDENTIFICACIÓN DE LAS FACTURAS
sta, Exento o No responsable, a cualquier categoría.
emitidos por máquinas registradoras, previa autorización de la D.G.I. Los requisitos de los mismos son los
indicados para la factura y las máquinas registradoras que los emitan deben tener: autorización de la
D.G.I. a la vista, una cinta testigo o de auditoria e inutilizadas las funciones que permitan cancelar, revertir
o anular operaciones.
TOS: Las Ordenes de Compra, Remitos, Notas de Débito y Crédito y Recibos, se
identifican también con las letras A, B y C, según corresponda.
6. Circuito de la Documentación Contable
El circuito muestraquienemiteyquienrecibeladocumentacióncontable:
ACTIVIDADES DE CONTENIDO:
Realizar la resolución de ejercicios prácticos confeccionando en su resolución la
estructura que corresponda a cada documento comercial diferenciando las distintas
formas y características de documentos e interactuando en las respuestas de los
problemas que se presenten, cada uno de los estudiantes deberá tomar el rol de una
empresa diferente.
TRABAJO PRÁCTICO Nº 1
1- ¿Qué son los documentos comerciales?
2- ¿Por qué son importantes? Nombre sus partes.
3- Confeccione un remito teniendo en cuenta la siguiente información:
Emisor: Jugos s.a. CUIT: 11-458712542-2
Receptor Coca Cola CUIT: 30-56472211-3
Transporte: Cruz del Sur
Fecha de emisión: 16/04/2012
Fecha y lugar de entrega: 16/04/2012 Planta embotelladora Coca Cola, Villa Adela
Pcia de Buenos Aires.
Mercadería: 100 contenedores de jugos de manzanas.
Firma el receptor.
4- ¿Cuántas copias se deben emitir y para quién?
5- De acuerdo al remito confeccionado anteriormente realice la factura correspondiente.
Datos a tener en cuenta:
Valor de cada contenedor de jugos $1000
IVA: 21%
Ambas empresas son Responsables Inscriptos.
Número de remito.
Condición de la venta: cuenta corriente 30 días de recibida la mercadería.
6- ¿qué tipo de factura y por qué la utilizó?
7- ¿cuándo se utiliza una factura C?
8- ¿Cuándo se utiliza una factura M?
9- ¿quiénes emiten factura B y para quiénes?
10- Con los datos de la factura genere el pago correspondiente
Cheque diferido
Cruzado
No a la orden
11- ¿Por qué se difiere un cheque?
12- ¿Cuándo se lo cruza?
13- ¿qué significa la leyenda no a la orden?
14- ¿Cuándo un cheque es al portador?
15- ¿qué es el endoso?
16- Mencione tres de las causas por las cuales un banco se niega a pagar un cheque?
17- Confeccione el documento cancelatorio de la deuda.
18- El resumen de cuenta:
a. ¿Para qué se utiliza?
b. Mencione sus requisitos.
c. ¿Cuál es su finalidad para el comprador y vendedor?
TRABAJO PRÁCTICO Nº 2
Empresas:MERLINO – LA CASA DEL ELECTRODOMÉSTICO
-La empresa Merlino con Núm. de CUIT. 30-25308359-3, monotributista;
dedicada a la compra y venta de electrodomésticos; ubicada en la localidad de Villa
Regina, encargado de compras Marcela Pérez; le envía una orden de compra a la
Casa del Electrodoméstico, Resp. Inscripto, CUIT: 20-32748682-2, de General Roca
encargado de ventas Matías García, solicitando los siguientes productos:
5 Heladera gamma de $3000
10 Cocina Olivetti de $2500
10 computadora de escritorio Diplomatic $3000
15 Televisor LCD pantalla plana de 30” $3000
15 Hornos Microondas $1500
La condición de venta será el 50% en efectivo y el resto con un pagaré en 5 cuotas
de igual importe que empieza a correr a partir de entregada la mercadería. La
mercadería deberá ser entregada antes del viernes 17 de abril del 2015 en la playa de
estacionamiento de nuestra empresa.
Confeccionar la correspondiente ORDEN DE COMPRA, REMITO, FACTURA,
PAGARÉ, RECIBO.
-La empresa Merlino con Núm. de CUIT. 30-25308359-3, monotributista;
dedicada a la compra y venta de electrodomésticos; ubicada en la localidad de Villa
Regina, vende a la Sra. Jazmín Ramírez, consumidor final, los siguientes elementos:
1 Horno microondas por $2500
1 Heladera gamma $3400
1 Computadora de escritorio Diplomatic $3500
1 televisor LCD pantalla plana de 30” $4000
La compra se hizo al contado y el pago en efectivo realizar la factura correspondiente.
TRABAJO PRÁCTICO Nº 3
Empresas:FLASH MODA – SOLO PARA MUJERES -La empresa Flash Moda, RI, Cuit Nº 20-36752421-6, Ubicada en Av. Mitre 325 de la localidad de Bahía Blanca, pcia Bs As Código Postal 5321 dedicada a la venta de Ropa (vendedora Macarena Giménez) al por mayor RECIBE UNA ORDEN DE COMPRA el día 14/05/2012 de la empresa Solo para Mujeres también RI, ubicada en Av. San Martín 123, de la localidad de V. Regina, pcia de Río Negro, Código Postal 8336. La condición de venta es 35% en efectivo, 40% cheque y el resto con un pagaré. La misma debe ser entregada el día 20/05/2012 en el local, y despachada por transporte Cruz del Sur. La cual solicita:
150 Remeras a ……………………………………………….$40 c/u 200 Poleras a …………………………………………………$45 c/u 25 Camperas de algodón a………………………………$95 c/u. 5 Suéteres a……………………………………………………$50 c/u 15 Jeans a……………………………………………………….$85 c/u.
Recordar que los precios son sin IVA. Hacer Orden de Compra- Remito- Factura- Pagaré- Cheque- Recibo
La compra se hizo al contado y el pago en efectivo realizar la factura correspondiente.
TRABAJO PRÁCTICO INTEGRADOR
-El presente trabajo será realizado en el aula una vez iniciado el ciclo lectivo 2016
1º PARTE: A continuación se detallan distintas operaciones comerciales realizadas por Pipa
Higuain. Para cada una de ellas indique cual/les serían los documentos comerciales que
intervienen, mencionado quien es el emisor y el receptor del documento:
1. Recibe 15 pelotas para la reventa, dejando su conformidad en el documento; 2. A los dos días de haber recibido las pelotas, el proveedor Cancha S.A. envía el
documento comercial que establece el importe total a pagar de $ 150,00, a cancelar en 15 días;
3. Realiza depósito bancario por un importe de $ 250,en la cuenta corriente del Banco Provincia de Salta;
4. Se devuelven 2 pelotas por no estar en condiciones para la reventa, el proveedor Cancha S.A. le envía el documento correspondiente;
5. Paga de contado y en efectivo el servicio de vigilancia del local, por un total de $ 1.000,00
6. Por no haberse pagado en término el documento comercial de la operación Nº 2, se recarga $ 20,00 en concepto de Intereses;
7. Pipa Higuain, recibe el detalle de las distintas operaciones comerciales realizadas con el proveedor Cancha S.A.;
8. Pipa Higuain, le remite una solicitud de compra por 20 pelotas; 9. En razón de lo solicitado, el proveedor contesta que únicamente tiene disponible 12
pelotas a un precio de $ 15,00 cada una; 10. Se cancela lo adeudado con el proveedor Cancha S.A., entregando un cheque común
por el 50%, el 25% con un pagaré y el 25 % restante con un cheque diferido.
Solución:
Operación Documento Comercial Emisor Receptor
1
Remito
Proveedor
Pipa Higuain
2
3
4
5
6
7
8
9
10
2º PARTE:De acuerdo con lo resuelto en el punto anterior, se pide que complete el / los
documentos comerciales que intervinieron en las operaciones 2, 4, 7, 8 y 10, utilizando los
modelos que se adjuntan. (ver anexo documental)
3º PARTE:Complete el siguiente cuadro para cada una de las operaciones planteadas en el
ejercicio nº 2 indicando que efectos genera cada documento desde el punto de vista contable,
tanto para el emisor como para el receptor de/los documentos comerciales:
Operación Pipa Higuain Proveedor y/u otro
Nº Documentos
Comerciales
Sujeto Efectos en los
componentes
Sujeto Efectos en los
componentes
1 Remito
Receptor
No
Emisor
No
2
3
4
5
6
7
8
9
10
BIBLIOGRAFIA:
ANGRISANI y LOPEZ; ¨Teoría y Práctica de Oficina¨ A & L Editores
VALSECCHI, Pedro P.; ¨Taller Administrativo Contable¨ Gram Editora.
RODRIGUEZ, ROBERTO MARIO: “Introducción a la Contabilidad Superior”
– Tercera Edición. Capitulo Nº 6 “La fuente de la información contable: Los documentos comerciales”
Guía de Estudios de la Cátedra de Introducción a la Contabilidad de la Facultad de Ciencias Económicas de Salta”.
