ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS

ADMINISTRACION DE PROYECTOS CONCEPTOS

PROYECTO: Serie de actividades relacionadas entre sí, que están dirigidas hacia un resultado común y cuyo desempeño requiere un periodo significativo.

ADMINISTRACION DE PROYECTOS: Es la planeación, dirección y control de recursos ( personas, equipos, materiales) para cumplir con las restricciones técnicas (PARAMETROS) (ESPECIFICACIONES DE CALIDAD), de costo (PRESUPUESTO) y de tiempo (PLAN) de un proyecto.

ADMINISTRACION DE PROYECTOS CARACTERISTICAS

1. RELEVANTES E IMPORTANTES2. DURACION LIMITADA3. REQUIEREN RECURSOS PARCIALES DE LA ORGANIZACIÓN4. OCURREN EN UN MOMENTO DETERMINADO PARA

MEJORAR, AMPLIAR O REALIZAR UN NUEVO NEGOCIO5. SURJEN DE PROBLEMAS U OPORTUNIDADES6. EXISTE UN “ADMINISTRADOR DEL PROYECTO”.

COORDINA AL PERSONAL PARA SATISFACER AL CLIENTE.

ELEMENTOS DE ADMINISTRACION DE PROYECTOS

GERENTE DE PROYECTO EQUIPO DE PROYECTO SISTEMA DE ADMINISTRACION DEL PROYECTO. METODOS DE PLANIFICACION DEL PROYECTO DIAGRAMAS VARIOS PARA LA

ADMINISTRACION Y SEGUIMIENTO

ADMINISTRACION DE PROYECTOS ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES

TIPOS DE PROYECTOS CARACTERISTICA

SVENTAJAS DESVENTAJAS

PURO EQUIPO AUTOMO TRABAJA EN EL PROYECTO TIEMPO COMPLETO

AUTORIDAD PLENAUNIDA DE MANDOCOMUNICACIÓN FLUIDAMOTIVACION

DUPLICACION DE RECURSOSEQUIPO ALEJADORETRASOS POR INESTABILIDAD

FUNCIONAL

ALBERGA AL PROYECTO DENTRO DE LA DIVISION FUNCIONAL

VARIOS PROYECTOSMARCO REFERENCIAASCENSO VERTICALSINERGIA

BAJA MOTIVACIONLENTITUDCLIENTE POSTERGADO

DE MATRIZ

COMBINACION DE LOS ANTERIORES

MEJOR COMUNICACIÓNMINIMA DUPLICACION DE RECURSOSESTABILIDADSE INCREMENTA APOYO

HAY 2 JEFESSUBOPTIMIZACIONNEGOCIACION CTE

ESTRUCTURA DE LA DIVISION DEL TRABAJO

• DECLARACION DE TRABAJO• TAREA• PAQUETE DE TRABAJO• PARAMETROS DE AVANCE DEL PROYECTO• ESTRUCTURA DE LA DIVISION DEL TRABAJO

ETAPAS EN LA ADMINISTRACION DE PROYECTOS

ETAPA IDEFINICION

ETAPA IIPLANIFICACION

ETAPA IIIPUESTA ENMARCHA

ETAPA IVCONCLUSION

ETAPA I :DEFINICION

DETERMINACION DEL PROBLEMA U OPORTUNIDAD

DEFINICION DEL PROYECTO

DEFINICION DEL ALCANCE

FIJACION DE OBJETIVOS

ESCOGER LA ESTRATEGIA

ESTUDIO DE VIABILIDAD EVALUACION DELPROYECTO

ETAPA II: PLANIFICACION

DETERMINACION DE LA FRAGMENTACION DEL TRABAJOPLANIFICACION DE:

CALIDADTIEMPO DE EJECUCION

COSTOSRECURSOS HUMANOS NECERSARIOS

ETAPA III: PUESTA EN MARCHA

CONTROL DEDESARROLLO

1. ESTABLECEREL ESTANDAR

2. SUPERVISARLA EJECUCION

3. TOMAR UNAACCION CORRECTIVA

OFRECERFEEDBACK

1. INTENCIONES

2. ACCIONES

3. RESULTADOS

CONTRATARMATERIALES,SUMINISTROS Y SERVICIOS

NEGOCIOCION

RESOLVER LAS DIFERENCIAS

1. DEMANDAR

2. CEDER

3. PACTAR

ETAPA IV: CONCLUSION• ELABORACION DEL MANUAL DE OPERACIONES• CAPACITAR AL PERSONAL USUARIO• REASIGNACION DEL PERSONAL• DISPOSICION DE EQUIPOS, MATERIALES Y SUMINISTROS

SOBRANTES• EVALUACION DE LA EXPERIENCIA• AUDITORIA FINAL• INFORME FINAL DEL PROYECTO• REVISION CON LA ALTA GERENCIA• DECLARAR EL PROYECTO TERMINADO Y EN PLENO

FUNCIONAMIENTO

TECNICAS GRAFICAS PARA LA PLANIFICACION Y EL CONTROL DE PROYECTOS

APLICABLE A LAS ETAPAS II Y III

GANTT CPM PERT

GANTT: GRAFICAS INDIVIDUALES Y DE AVANCE EN BARRASC.P.M.: METODO DE RUTA CRITICAP.E.R.T.: TECNICA DE REVISION Y EVALUACION DE PROGRAMAS

P.E.R.T. PROGRAMA DE REVISION Y EVALUACION TECNICA

• ES UN METODO DE PLANIFICACION DE RED FORMADO POR NODOS Y FLECHAS QUE CONSIDERA AL PROYECTO COMO UN CONJUNTO DEACTIVIDADES ENTRE LAS QUE EXISTEN RELACIONES DE PRECEDENCIA.

P.E.R.T. VENTAJAS

1. OBLIGA A ANALIZAR LAS TAREAS INVOLUCRADAS Y VER LAS PRECEDENCIAS DE TAREAS

2. PERMITE ESTIMAR EL TIEMPO DE TERMONACION Y EL COSTO TOTAL DEL PROYECTO

3. DETECTA TAREAS NO CRITICAS POSIBLES DE RETASAR

4. POSIBILITA ANALIZAR LAS CONSECUENCIAS DE CAMBIOS DE RECURSOS Y COMO AFECTAN LOS TIEMPOS Y COSTOS

P.E.R.T. CONCEPTOS PRELIMINARES

GRAPHE ARCOS DIRIGIDOS ARCOS NO DIRIGIDOS BUCLE A GRAPHE SIMETRICO A B GRAPHR ANTISIMETRICO A B CAMINO CIRCUITO LONGITUD DE UN CAMINO O CIRCUITO ( N° DE

ARCOS)

GRAPHE ARCOS DIRIGIDOS ARCOS NO DIRIGIDOS BUCLE A GRAPHE SIMETRICO A B GRAPHR ANTISIMETRICO A B CAMINO CIRCUITO LONGITUD DE UN CAMINO O CIRCUITO ( N° DE

ARCOS)

P.E.R.T ELABORACION DEL DIAGRAMA DE RED

• RED DE ACTIVIDADES EN NODOS (AON) ENFOQUE ORIENTADO A LAS ACTIVIDADES

U

S

TS Y U DEBERAN COMPLETARSEANTES DE QUE SE INICIE T

P.E.R.T ELABORACION DEL DIAGRAMA DE RED

• RED DE ACTIVIDADES EN ARCOS (AOA) ACTIVIDADES = ARCOS NODOS = EVENTOS

1

2

3 4

S

T

U S Y T DEBERANCOMPLETARSEANTES DE QUESE INICIE U

P.E.R.T. OTROS CONCEPTOS

• TIEMPO DE TAREA• TIEMPO DE INICIO/ TERMINACION MAS

PROXIMO• TIEMPO DE INICIO/ TERMINACION MAS

LEJANO• HOLGURA• RUTA• CAMINO CRITICO

P.E.R.T. TIPOLOGIA

• P.E.R.T. NORMAL• P.E.R.T. ACELERADO• P.E.R.T. COSTO

PRINCIPIOS BASICOS DEL METODO P.E.R.T.

• ESTABLECIMIENTO DE LAS PRELACIONES EXISTENTES ENTRE LAS DISTINTAS ACTIVIDADES.

-- NOS INDICA EL ORDEN EN QUE DEBEN EJECUTARSE LAS ACTIVIDADES

-- TIPOS DE PRELACIONES: TECNICAS, ECONOMICAS Y JURIDICAS

-- SI UNA ACTIVIDAD A DEBE EJECUTARSE ANTES QUE B DIREMOS QUE A PRECEDE A B

CONSTRUCCION DEL GRAFO P.E.R.T ASIGNACION DE TIEMPO A LAS ACTIVIDADES

• GENERALMENTE LA DURACION DE LAS ACTIVIDADES NO PUEDE SER FIJADA CON EXACTITUD DEPENDE DE CIRCUNSTANCIAS ALEATORIAS.

• EL METODO P.E.R.T CONSIDERA TRES ESTIMACIONES DE TIEMPO DISTINTAS:

1. ESTIMACION OPTIMISTA (TIEMPO MINIMO SI TODO VA BIEN)

2. ESTIMACION MAS PROBABLE (TIEMPO NORMAL)3. ESTIMACION PESIMISTA ( TIEMPO MAXIMO ANTE

CIRCUNSTANCIAS TOTALMENTE DESFAVORABLES)

P.E.R.T OTRAS DEFINICIONES• HOLGURA: COMIENZO TEMPRANO – COMIENZO TARDIO O FIN

TEMPRANO – FIN TARDIO- INDICA EL N° DE UNIDADES DE TIEMPO EN QUE

PUEDE RETRASARSE LA REALIZACION DE LA ACTIVIDAD CON RESPECTO AL TIEMPO PERT PREVISTO SIN QUE LA DURACION DEL PROYECTO SUFRA NINGUN RETRASO.

P.E.R.T OTRAS DEFINICIONES

ACTIVIDAD CRITICA: AQUELLA CUYA HOLGURA TOTAL ES CERO

CAMINO CRITICO: AQUEL QUE VA DESDE EL VERTICE QUE REPRESENTA ELSUCESO INICIAL DEL PROYECTO AL VERTICE QUE REPRESENTA EL SUCESO FINAL, PASANDO SOLO POR LAS ACTIVIDADES CRITICAS

CONCLUSIONES

1. EL ÉXITO DE UN PROYECTO NO SE BASA SIMPLEMENTE EN ESTABLECER UN PROGRAMA PERT. NECESITA UN LIDER DE PROYECTO COMPROMETIDO, TRABAJO EN EQUIPO, Y UN CONTROL EFECTIVO.

2. REQUIERE DEFINIR CLARAMENTE RESPONSABILIDADES, UN SISTEMA DE REPORTE SENCILLO Y OPORTUNO, Y BUENAS PRACTICAS DE ADMINISTRACION, EN ESPECIAL DE RRHH.

3. POR LO GENERAL LOS PROYECTOS PUEDEN FRACASAR A PARTIR DE UNA MALA EJECUCION Y CONCEPCION DE LAS DOS PRIMERAS ETAPAS Y POR LA FALTA DE COMPROMISO DEL RESPONSABLE Y SU EQUIPO.

4. EL USO HABILIDOSO DE LOS METODOS PERT/CPM AYUDA A LOS GERENTES A: ORGANIZAR UN PROYECTO E IDENTIFICAR LA RELACION ENTRE SUS ACTIVIDADES, ELABORAR INFORMES DE PROGRESOS, ESTIMAR TIEMPO DE TERMINACION, PONER EN RELIEVE LAS ACTIVIDADES CRITICAS, IDENTIFICAR LAS ACTIVIDADES QUE TIENEN HOLGURA Y REASIGNAR RECURSOS EN FORMA PRODUCTIVA, ANALIZAR TRUEQUES ENTRE COSTO Y TIEMPO Y MEDIR DESVIOS TECNICOS, DEL PRESUPUESTO Y DEL PLAN.