Administración de Proyectos ITSSP. Administración de Proyectos Plan de trabajo Objetivos: Que el alumno conozca y comprenda el concepto, función e importancia

Administración de Proyectos

ITSSP


Plan de trabajo

Objetivos:

Que el alumno conozca y comprenda el concepto, función e importancia de administración de proyectos.

Que el alumno conozca las funciones e importancia del administrador de proyectos.


Programa

INTRODUCCIÓN A LA ADMÓN. DE PROYECTOS

1.1 Importancia de la admón. de proyectos. 1.2 Funciones de administración. 1.3 Qué es el administrador de proyectos. 1.4 Funciones del administrador de

proyectos. 1.5 Importancia del administrador de

proyectos.


¿Qué es la administración de proyectos?

Administración.

“ Proceso de planear, organizar, dirigir y controlar el uso de recursos para lograr objetivos”

“Proceso de diseñar y mantener un ambiente en el cual las personas, trabajando juntas en grupos, alcanzan con eficiencia metas seleccionadas”


“Proceso de organizar, planear, dirigir y controlar, actividades y recursos con el fin de lograr un objetivo”



Proyecto

“ Organización de gente dedicada a un propósito u objetivo en

específico”




Es la forma de planear, organizar, dirigir y controlar una serie de actividades realizadas por un grupo de personas que tienen un objetivo específico, el cual puede ser (crear, diseñar, elaborar, mejorar, analizar,

etc.) un problema o cosa


Esta actividad es llevada a cabo por un conjunto de administradores que actúan como agentes para proyectos particulares, tomando en cuenta los recursos existentes, tales como el tiempo, materiales, capital, recursos humanos y tecnología


IMPORTANCIA DE LA ADMINISTRACIÓN

DE PROYECTOS

Proyectos espaciales En bancos En desarrollo de sistemas en

computadora En procesamiento de hidrocarbono En la industria petroquímica En telecomunicaciones En defensa nacional, etc.


IMPORTANCIA DE LA ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS

Sirve para aprovechar de mejor manera los recursos críticos cuando están limitados de cantidad y/o tiempo.

Ayuda a realizar acciones concisas y efectivas para obtener el máximo beneficio.



Como práctica formal y profesional ha sido menospreciada por mucho tiempo.

La competencia mundial y la presión comercial obligan a que las compañías utilicen las tecnologías para manejar la información estratégicamente, mejorar el desempeño, crear valor y establecer nuevas relaciones.



El papel de la admón. de proyectos juega un papel muy importante, ya que de la manera en que se administre el proyecto depende el éxito o fracaso de la implementación



“Las organizaciones que tratan de establecer las prácticas de ingeniería de sw, sin antes haber establecido las prácticas de administración de proyectos están destinadas a fracasar”


Ciclo de vida de un proyecto

“La administración de proyectos enseña que para alcanzar el objetivo deseado del proyecto se debe seguir un proceso específico. No existe ninguna excepción a esta regla. El proceso se conoce como ciclo de vida”.


Ciclo de vida de un proyecto

Factibilidad

Diseño

Producción

Culminación y puesta en marcha


Porqué fallan los proyectos ? Exceden el presupuesto establecido

No se cumple con el calendario

No se cumplen con las expectativas

Objetivos, actividades y metodología vagas o confusos

Falta de personas con las habilidades y conocimiento necesarios

Falta de habilidad para obtener información vital a tiempo

Falta de habilidad de la organización para absorber el cambio a la velocidad requerida


Porqué fallan los proyectos ? El problema cambia antes de que la solución pueda ser

implementada

Falta de habilidad para cumplir con lo planeado

Asumir que el proyecto se desenvolverá en una ambiente estable (en tanto más largo sea el proyecto, mayor será el grado de inestabilidad del ambiente)

Suponer que los problemas complejos se pueden resolver totalmente la primera vez

Pensar que los usuarios estarán felices de adoptar el cambio en su ambiente de trabajo


Funciones de la administración de proyectos

Preguntas Función Resultados

¿qué se quiere hacer?

¿qué se va a hacer?

¿qué cursos de acción debe adaptarse?

PLANEACIÓN

• Estudio del ambiente

• Establecer objetivos

• Pronosticar el futuro

• Determinar los recursos necesarios

• Coordinar durante todo el proceso de planeación




¿quién debe hacer el trabajo?

¿con cuanta autoridad y responsabilidad?

¿con que estructura?

¿cómo se lleva a cabo los planes?

ORGANIZACIÓN

• Identificar y definir el trabajo a realizar

• Dividir el trabajo en deberes

• Agrupar deberes en puestos

• Agrupar puesto en unidades

• Coordinar durante todo el proceso de organización




¿con que recursos se va a hacer?

¿qué elementos humanos se requieren?

¿qué elementos materiales se requieren?

¿cómo se lleva a cabo los planes?

INTEGRACIÓN DE RECURSOS

• Proporcionar personal

• Suministrar materiales

• Proporcionar otras facilidades

• Coordinar durante todo el proceso de integración




¿qué tareas se van a hacer?

¿cómo se esta haciendo?

Ver que se haga lo que se ha planeado

DIRECCIÓN

• Comunicar y explicar objetivos a los subordinados

• Guiar a los subalternos

• Motivar al personal con base al rendimiento

• Supervisar y ajustar el trabajo

• Coordinar durante todo el proceso de dirección




¿cómo se ha realizado?

¿se realizó con lo planeado?

¿se requieren correcciones?

CONTROL

• Comprar resultados con normas

• Determinar causas de desviación

• Corregir desviaciones

• Revisar y ajustar métodos de control

• Coordinar durante todo el proceso de control


1.3 ¿Quién es el administrador de proyectos?


Administrador de proyectos

Es el individuo que cumple con la tarea de integrar los esfuerzos dirigidos hacia la ejecución exitosa de un proyecto específico.

Es una extensión del administrador general de una organización.



Se utiliza al Administrador de proyectos para organizar y administrar los archivos, el tiempo, el personal, etc. en proyectos o sistemas.

OBJETIVO:Otorgar deseos al personal para realizar programas, proyectos y actividades para el desarrollo.



Tipos de administrador:

El administrador Específico:Se encarga de propósitos más simples. Su labor consiste en la supervisión y finalización de proyectos, a veces en la coordinación con otros administradores de su organización.

El administrador general:Puede delegar responsabilidades y desempeñar mejor su trabajo dentro de toda la organización.


FUNCIONES DEL ADMINISTRADOR DE PROYECTOS

El administrador de proyectos debe dirigir y evaluar el proyecto.

Planear, proponer e implementar políticas de administración de proyectos.

Asegurar la finalización del proyecto

mediante compromisos contractuales.


FUNCIONES DEL ADMINISTRADOR DE PROYECTOS

* ¿Qué se va a hacer? * ¿Cuándo se va a hacer? * ¿Por qué se va a hacer? *¿Cuánto dinero está disponible para hacerlo? * ¿Qué tan bien se está haciendo el proyecto?


Administrador

1. Objetivos autofijados por cada uno de los subordinados y aprobados por el administrador.

2. El subordinado decide cómo alcanzar sus objetivos.

3. El subordinado contribuye al entorno de la organización y se ajusta a él.

4. Controles orientados a los resultados utilizados para evaluar los logros.

Resultados de los subordinados

Cumplimiento del trabajo


Importancia del administrador de proyectos

Fuerte liderazgo Administrables pero sujetos a la presión del

tiempo Se basan en recursos limitados Delimitan el alcance adecuadamente Separan por etapas o fases administrables,

siguiendo un camino evolutivo Inventan lo menos posible, se basan en

componentes probados con pocas ideas nuevas


Conclusiones

Las organizaciones actuales, debido a su complejidad de operaciones, recursos y manejo, requieren un tipo de administración un poco más enfocada a metas específicas.

Mientras que el administrador de proyectos se encarga de propósitos específicos, el administrador general puede delegar responsabilidades y desempeñar mejor su trabajo dentro de toda la organización.


Conclusiones

La administración de proyectos es una respuesta a esta necesidad, teniendo como ayuda a una persona encargada de coordinar todo el proceso. Quien es una extensión del administrador general.

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