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R E D D E P A S T O R A L J U V E N I L – F E L I P E H E R R E R A
¿Cómo trabajar en proyectos?
¿QUE ES UN PROYECTO?
CONJUNTO DE ACCIONES
NO REPETITIVAS
UNICAS
DE DURACION DETERMINADA
FORMALMENTE ORGANIZADAS
QUE UTILIZAN RECURSOS
Cualquier actividad que podamos dividir en tareas que no sean cíclicas.
El fin no es crear un departamento, el fin es alcanzar la
meta. Tomado de: http://www.cdi.gob.mx/jovenes/data/gestion_de_proyectos.pdf
GESTION DE PROYECTOS
La gestión de proyectos es la rama de la ciencia de la
administración que realiza la planificación y el control de proyectos.
¿COMO COMENZAR?
CREAR Y PLANIFICAR
SEGUIMIENTO Y CONTROLAR
COMUNICAR 3 FASES:
RECORDEMOS
Los planes bien pensados: ¡pura ganancia! Los planes apresurados: ¡puro fracaso!
Proverbios 21:5
RECORDEMOS
Es importante definir primero cuales son las necesidades derivadas del FODA o de cualquier otro análisis de necesidades que se haya realizado. Esto para seguir con la objetividad planteada de acuerdo a las prioridades de la organización.
Una vez definidas las necesidades, es importante emplear el principio de delegación entendiendo que no podemos solos y necesitamos la ayuda de otras personas que son parte del cuerpo de Cristo a los cuales también Dios les ha dado dones y capacidades.
FASE 1 – CREAR Y PLANIFICAR
Lluvia de ideas
Agendar la EJECUCION de un proyecto antes de su inicio
Un proyecto requiere la coordinación en el tiempo de
equipos, proveedores, personas, tareas y dinero…
FASE 1 – CREAR Y PLANIFICAR
Procesos en la planificación del proyecto:
• Especificaciones del proyecto
• Definición del calendario del proyecto
• Definición del esquema del proyecto
• Determinación de las características de cada actividad
• Localización de puntos claves de control
• Determinación de los recursos que participarán en el proyecto
• Revisión y análisis crítico del proyecto
FASE 1 – CREAR Y PLANIFICAR
ESPECIFICACIONES DEL PROYECTO:
Descripción y objetivos del proyecto
Fecha de finalización
Productos que se obtendrán con el proyecto
Recursos que se utilizarán
FASE 1 – CREAR Y PLANIFICAR
Definición del calendario del proyecto:
• Es imprescindible asegurarse de que el número de horas disponibles entre la fecha de inicio y final de proyecto es igual al número de horas necesario para realizar el proyecto.
• Existen muchas herramientas. Veremos el “Diagrama de Gantt”
FASE 1 – CREAR Y PLANIFICAR
DEFINICION DEL ESQUEMA DE PROYECTO:
• División del proyecto en fases
• División de las fases en actividades
• División reiterada de las actividades hasta llegar a las actividades elementales.
• Esto permite tener puntos de control.
FASE 1 – CREAR Y PLANIFICAR
Determinación de las características de cada actividad
• Ejemplo: el tiempo necesario para llevarla a cabo, la estación del año, el aporte a la visión de la iglesia.
• Calcular el número de horas, semanas o meses, teniendo en cuenta qué recursos se utilizarán. Si se modifican los recursos asignados, es necesario recalcular la duración.
• Determinación de fechas específicas que puedan afectar a la actividad, como días festivos, calendario de la iglesia.
FASE 1 – CREAR Y PLANIFICAR
• Indican fechas o puntos dentro del proyecto que se han de tener en especial consideración
Localización de puntos claves de control
FASE 2 – CONTROL Y SEGUIMIENTO
Un proyecto requiere la coordinación en el tiempo de equipos, proveedores, personas, tareas y dinero
Medir el progreso del proyecto.
"La planificación consiste en determinar
1. qué se debe hacer
2. cómo debe hacerse
3. quién es el responsable de que se haga
4. y por qué”
American Management Association
FASE 3 - COMUNICACION
LA COMUNICACION ES VITAL!!!
Las fases de planificación y control tienen lugar en etapas distintas de la vida del proyecto, mientras que la comunicación tiene lugar durante
TODA LA VIDA del proyecto.
CREACION DE PROCESOS
La diferencia entre un proceso y un proyecto se da en que el PROCESO abarca actividades ciclicas y repetitivas para lograr un fin o un producto determinado.
SIMBOLOGÍA FLUJO GRAMA Inicio del Proceso
Actividad y encargado
Decision o alternativas
Actividad o encargado
Actividad y encargado
Documento ingreso de
información
Documento ingreso de
información Final del proceso
Flujograma 1.
Proceso de Visión.
Ganar Consolidar Discipular
Enviar
Inicio
1.Cultos,Redes,Células,Actividades
Evangelísticas.
1.LlamaryVisitar
4.Seenvíaa
Encuentro
5.RecibePost-encuentros
1.Seubicaenequipode
Pre-doce
2.IngresaaEscueladeLíderes
4.EmpiezaTercerNivel
3.Empieza
SegundoNivel
Empieza
PrimerNivel
Sí
No
Sí
No
Sí
No
5.Graduaciónde
EscueladeLíderes
1.Seubicacomo
LíderdeCélula
2.SeenvíaaLanzamiento
Fin
Aprueba
Aprueba
Aprueba
Líder
decide
2.Verificaryubicar
Sí
No
3.Darlecciones
deconsolidación
2.Consolidarala
personaenCélula
DIAGRAMA DE GANTT
Cantidad de personas 100
Buses ₡70.000,00
Comida ₡720.000,00
Maletas ₡28.000,00
Hospedaje ₡760.000,00
Actividades ₡75.000,00
Decoracion ₡20.000,00
Activ. Extra ₡50.000,00
ofrenda ₡85.000,00
Suministros ₡40.000,00
Buseta ₡20.000,00
Utencilios talleres ₡15.000,00
Coreografía ₡6.000,00
Total ₡1.889.100,00
Costo por persona ₡18.891,00
PRESUPUESTO
¿Cómo establecer equipos de trabajo para alcanzar la visión y las estrategias?
DESARROLLANDO UN EQUIPO EL PRINCIPIO DE DELEGACIÓN
Ser líder es influir, es transmitir, formar, capacitar, discipular, pero no se puede ser líder si no se tienen personas que sigan.
“si dices que eres un líder y nadie te sigue, estás solo dando un paseo” Jon Maxwel.
TODO LIDER DEBE TENER UN EQUIPO DIRECTOR Marcos 3.7-15
Mas Jesús se retiró al mar con sus discípulos, y le siguió gran multitud de Galilea. Y de
Judea, de Jerusalén, de Idumea, del otro lado del Jordán, y de los alrededores de Tiro y de Sidón, oyendo cuán grandes cosas hacía, grandes multitudes vinieron a él. Y dijo a sus discípulos que le tuviesen siempre lista la barca, a causa del gentío, para que no le oprimiesen. Porque había sanado a muchos; de manera que por tocarle, cuantos tenían plagas caían sobre él.. Y los espíritus inmundos, al verle, se postraban delante de él, y daban voces, diciendo: Tú eres el Hijo de Dios. Mas él les reprendía mucho para que no le descubriesen.
(Mt. 10.1-4; Lc. 6.12-16)
Después subió al monte, y llamó a sí a los que él quiso; y vinieron a él. Y estableció a doce, para que estuviesen con él, y para enviarlos a predicar, y que tuviesen autoridad para sanar enfermedades y para echar fuera demonios:
EL PROBLEMA
En nuestras reuniones de equipo tenemos personas en las que hemos depositado confianza, sin embargo “el lider es la clave o el clavo”.
Muchas veces en reuniones se comentan muchas necesidades, problemas, se hacen propuestas de buenas ideas pero nunca se llegan a ejecutar pues no delegamos.
1. Temor que el trabajo no se haga bien
2. La creencia que nadie esta disponible ni dispuesto
3. Agotamiento —personal y congregacional
4. El temor de nadie mas hará mejor trabajo que el que nosotros podríamos hacer.
Moisés - Éxodo 18:13-27 Moisés tuvo que tratar el temor cuando su suegro le forzó a delegar. Este ejemplo ha marcado la administración y la vida de nosotros como líderes.
UNA BUENA DELEGACIÓN
Presenta objetivos claros
Se asegura que el delegado haya entendido y aceptado lo que se le esta pidiendo.
Se dan los recursos necesarios para que la persona pueda realizarlo.
Una excusa común es decir que no hay nadie capacitado para hacerlo, pero esto finalmente es nuestra responsabilidad.
DELEGACIÓN Y SEGUIMIENTO.
La delegación no es solo entregar es responsabilidades, es también
asumir la nuestra de supervisar que se este haciendo bien. Es
importante no olvidar que como pastores nos toca guiar y
acompañar a las personas en lo que Dios les ha entregado.
Efesios 5: 11-12
Y él mismo constituyó a unos, apóstoles; a otros, profetas; a otros,
evangelistas; a otros, pastores y maestros, a fin de perfeccionar a los
santos para la obra del ministerio, para la edificación del cuerpo de
Cristo.
4 PUNTOS DE LA DELEGACION BIBLICA
1. Poniendo a los débiles o sin experiencia en las asignaciones.
• Delegar significa confiar en gente débil o sin experiencia con oportunidades en asignaciones significativas de servicio.
• Los obreros cristianos mas efectivos tuvieron a alguien que confió en ellos al principio de su ministerio.
4 PUNTOS DE LA DELEGACION BIBLICA
2. Modela la misión • Un servicio efectivo, entusiasta de parte del líder añade un
peso espiritual tremendo en su esfuerzo de reclutar.
• La gente desea seguir a un líder que es un ejemplo en el trabajo que se les está pidiendo que hagan.
• Líderes siervos dan sin pensar en recibir y en los detalles de su ministerio reciben más respuestas de “si” cuando piden ayuda.
4 PUNTOS DE LA DELEGACION BIBLICA
3. Ministra a los fuertes.
• Esta idea requiere que trates con tus temores hacia la gente fuerte.
• La persona fuerte en una congregación necesita un pastor que le diga, “Te aprecio. Creo en ti. Estoy aquí para ayudarte. Dios te ha dado tu fuerza para ser usadas por El.”
• Muy a menudo la gente fuerte es ignorada porque los lideres les tienen miedo. O se les da tareas mínimas que los aburren hasta salir por la puerta de enfrente.
4 PUNTOS DE LA DELEGACION BIBLICA
4.Asigna a los nuevos a ministerios nuevos.
• Gente nueva y capaz son vistos como amenaza por los que al momento tienen puestos o títulos más de lo que nos imaginamos.
• Nunca conocerás tanto a alguien hasta que le delegues algo.
• Producir nuevos ministerios levantará nuevos obreros.
LO QUE NO SE DEBE DELEGAR
Leading and Managing Your Church by Carl F. George and Robert E. Logan mencionan lo que no puede delegarse:
La responsabilidad de corregir y disciplinar
Problemas mayores
Tareas que envuelven información confidencial
La responsabilidad de crear y mantener una moral alta
PLAN DE ACCIÓN
Use creatividad e imaginación.
1. Pintar el área de Escuela Dominical de los adolescentes • Quién - (La persona recibiendo la asignación)
• Qué - (Naturaleza de la asignación)
• Cuándo - (Fecha de conclusión de la asignación)
2. Entrenar saludadores para el servicio de adoración • Quién - (La persona recibiendo la asignación)
• Qué - (Naturaleza de la asignación)
• Cuándo - (Fecha de conclusión de la asignación)
http://www.seminarioabierto.com/admin13.htm
MINUTAS
MINUTAS
MINUTAS
MINUTAS
MINUTAS
R E D D E P A S T O R A L J U V E N I L – F E L I P E H E R R E R A
