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ADMINISTRACION DE RECURSOS HUMANOS
Módulo 1 – La Estructura Organizacional. Visión. Misión. Objetivos.
Valores
Introducción
La estructura organizacional es el andamiaje de cualquier organización. Es la primer
construcción que se realiza para que la misma pose funcionalidad. No existe, y no se
concibe organización sin estructura. Si quisiéramos representar gráficamente a una
estructura organizacional, podríamos tranquilamente dibujar un cuerpo humano... sí!!! Un cuerpo humano, donde cada una de las partes serían los componentes de una
organización.
Las similitudes entre ambos son grandiosas y enumero algunas a continuación:
Poseen Movilidad Responden a Estímulos externos e internos Son adaptables Se Modifican Sufren crisis y generan anticuerpos Necesitan insumos Generan Energía Surgen de la creación humana Se "auto soportan" y aceptan "soportar" a otros Poseen un esqueleto, órganos y nacen, crecen y se extinguen
Vaya comparación; espero que lo expuesto les permita pensar sobre la importancia de una estructura
organizacional.
A partir de la misma surgen todas las herramientas, elementos y actividades que la darán lugar a los
Recursos Humanos para que puedan darle vida a ese Cuerpo Humano Organizacional.
Podemos afirmar que : LA ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL, A TRAVÉS DE LOS ROLES LABORALES,
ES EL NEXO ENTRE LA ORGANIZACIÓN Y LOS RECURSOS HUMANOS.
En ésta unidad veremos entonces cuáles son aquellas partes de la Estructura que permiten
cumplir la VISION de la Organización.
LA PREMISA
No existe Organización que funcione, sin presencia de una Estructura, y tampoco tiene sentido
crear Estructuras que no estén contenidas por una Organización.
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Tema 1 - Nociones generales
La estructura organizacional es una noción abstracta que da cuerpo
normativo y funcional a la Organización, involucrando por lo tanto a todos
sus miembros y a las funciones que éstos desempeñan.
La estructura siempre es diseñada por una conducción , que a partir de la
visión que posee, define la misión y objetivos en relación a la naturaleza de
la Organización; se expresa y visualiza su forma en el Organigrama y
adquiere cuerpo y vida en el intercambio que se da en las relaciones que
establecen sus componentes humanos.
Si sus comportamientos son estables, se reducen las posibilidades de crisis, pero jamás deja
de ser flexible y nunca pierde la capacidad de cambio y adaptabilidad.
Que las posibilidades de crisis sean bajas no significa que no posea conflictos, los
cuales surgen por el choque de intereses que dentro de ella se dan en las
relaciones humanas. Los conflictos son inherentes a las estructuras, ya que éstas
poseen carácter técnico pero también social, nutrido por las relaciones entre
humanos.
Tres niveles de intereses son los que siempre permanecen en juego:
Intereses Individuales Intereses Grupales Intereses Organizacionales
Aquella Organización que logre amalgamar éstos tres intereses tendrá un alto porcentaje de
éxito en su gestión.
Para ello la estructura nos brinda un conjunto de medios que permiten organizar, distribuir
el trabajo, y establecer los patrones de comportamiento.
Asimismo cuenta con recursos, materiales y humanos, y tecnología de manera dispersa, por
lo que la labor de la conducción ( Mandos superiores o en los estados podemos decir
Funcionarios políticos) no finaliza sólo en la creación de la estructura sino también en la
asignación, agrupamiento y en la relación de las personas para el uso eficiente, eficaz y
efectivo de esos recursos materiales y de la tecnología, posibilitando la consecución de los
resultados organizacionales y el crecimiento respectivo.
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Tema 2 - Niveles organizacionales. Visión. Misión. Objetivos
Henry Mintzberg(1) plantea una muy buena estructuración organizacional, que diferencia cinco
niveles claramente definidos:
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En la base de la organización encontramos al núcleo operativo, operarios que
ejecutan el trabajo básico para la producción y los servicios.
En un sector medio, la Línea Media, representada por la cadena de la Gerencia
que son el nexo entre ambos polos organizacionales. Cuanto más grande sea la
Organización mayor será esta línea aunque pierde sentido su existencia en
organizaciones medias y pequeñas, por estar el núcleo operativo ligada
directamente a la cumbre de la organización, que hace las veces de línea media
en forma simultánea.
En la cúspide organizacional la cumbre estratégica posee la responsabilidad
general de la Organización, son a su vez quienes determinan la visión y la misión
de la misma.
En forma paralela aparecen la tecnoestructura y el staff de apoyo.
En la tecnoestructura encontramos a los analistas, que estando por fuera del
núcleo operativo pueden afectar la tarea de los operarios, diseñando, planeando,
modificando flujos y procedimientos sin que ellos participen de la tarea en sí
misma.
En cierta forma estandarizan la organización, afianzando los valores de estabilidad y
previsibilidad de la tarea ("rutinización").
Los staff de apoyo son contemporáneos, y las organizaciones acuden a ellos en
determinadas circunstancias, lo que transforma al staff en algo ajeno al núcleo operativo
aunque necesario para el mismo.
Desde los staff se brinda entonces un apoyo indirecto a las misiones básicas, y pueden estar
presente a lo largo de todos los niveles jerárquicos de la Organización.
Haciendo analogías, en los Estados (Sean Nacionales, Provinciales o Municipales) podemos
decir que la Clase Política (cumbre estratégica) , es la que traza la visión , definiendo en la
misión las metas del proyecto de gobierno; mientras que la gestión y la capacidad del
gobierno está puesta en los mandos medios y el nivel operativo, que dan movimiento a la
tecnoestructura, que asesora sobre cuestiones específicas, generando el cumplimiento de
objetivos tácticos y estratégicos.
En un esquema que plantea el profesor Carlos Matus, puede verse ésta lógica de
funcionamiento:
El Programa de Gobierno es la Visión…definida sobre los términos ideológicos que sustenta ese mismo proyecto. Las misiones emanan de cada uno de los Ministerios, generando las metas organizacionales. Los objetivos estratégicos orientan las acciones en tiempo ( planificación a largo y mediano plazo) dando lugar a la acción pura, al funcionamiento cotidiano, al hoy que no es nada más ni nada menos que la tarea diaria, vista como objetivo táctico. Los Recursos humanos juegan un rol fundamental en ésta parte. Si bien la política macro define hacia dónde vamos, las acciones diarias determinan el cómo fue, y es en ésta acción donde se visualiza el desempeño. La estructura organizacional toma forma en la misma visión, y se desarrolla en el cumplimiento de metas y objetivos. Para que se den una idea de la magnitud del Estado Nacional, y su alcance, como así también establece funciones y misiones en cada una de sus áreas estratégicas comparto un link de mapa del Estado, donde podrán ver en forma práctica lo citado anteriormente. http://mapadelestado.modernizacion.gob.ar/ A su vez en la solapa Sitios, encontrarán para aquellos que deseen profundizar en el tema estatal y de políticas públicas, una conferencia de Carlos Matus sobre la magnitud que poseen los mandos medios y núcleos operativos en el funcionamiento del Estado. Estamos en condiciones de afirmar, con lo visto, que toda estructura define: LA VISION QUE ES HACIA DONDE VAMOS, UN HORIZONTEQUE MARCA EL RUMBO. LA MISION, QUE ES EL PARA QUE LO HACEMOS Y SE EXPRESA EN METAS. CADA META ES MACRO, Y SUMA PARA QUE SE CONCRETE ESA LLEGAD HACIA EL HORIZONTE. LOS OBJETIVOS ESTRATEGICOS, QUE SON A LARGO Y MEDIO PLAZO, MARCAN ACCIONES QUE PERMITEN ACCEDER A LAS METAS Y CUMPLIRLAS. SON EL QUE HACER. LOS OBJETIVOS TACTICOS, QUE SON EL QUE HACER DIARIO, SEMANAL, Y EN ELLOS SE DAN LAS FUNCIONES Y TAREAS QUE CADA RECURSO HUMANO LLEVA ADELANTE. SON EL COMO Y CON QUE Y CON QUIEN LO HACEMOS.
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Tema 3 - Diseños y tipos de estructuras
La Premisa
Diseñar una estructura es crear una forma organizativa y agrupar de manera
coherente las actividades necesarias para el logro de los objetivos organizacionales.
Las herramientas para el diseño de estructuras son variadas, y pueden utilizarse en forma
parcial, combinada o total.
Departamentalización Organigrama Manual de Funciones o Procedimientos Cronogramas Diagramas
Departamentalización
Consiste en agrupar actividades en unidades que son identificables,
administrables y especializadas. Puede existir también una "diferenciación
horizontal" debido a la ubicación de departamentos en un mismo nivel aunque
diferenciados uno de otros.
La departamentalización permite:
establecer autoridades formales,
construir jerarquías,
nombrar responsables o jefes de los departamentos, diferenciar partidas materiales y recursos humanos en cada sector y para cada
actividad, y
establecer mecanismos comunes para medir resultados por departamento.
Organigrama
Es la representación gráfica de la estructura organizacional (en nuestra
representación del cuerpo humano, podría suponer el esqueleto).
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Refleja
la división de funciones,
niveles jerárquicos,
líneas de autoridad y responsabilidad,
canales formales de comunicación,
naturaleza lineal,
jefaturas y relaciones existentes entre cada departamento.
Una representación gráfica de la estructura
Manual de Funciones o Procedimientos
Identifica las actividades y tareas para cada sector y cada puesto, así como
también las especificaciones técnicas requeridas para el cumplimiento de las
Normas establecidas ( IRAM e ISO, por ejemplo).
Por cada cargo se hace una descripción que contiene la información siguiente:
Nombre del cargo Funciones Tareas y actividades Relaciones jerárquicas y funcionales Requisitos del cargo Condiciones de trabajo Especificaciones Formularios utilizados Diagramas de flujo
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Cronogramas
Establecen para cada actividad los puntos de llegada, con fechas y hasta
horarios. No sólo fijan las agendas sino que además establecen las cantidades
de productos que serán concluidos en ese punto de llegada.
Varias actividades complementadas determinan en los cronogramas las secuencias
temporales.
Diagramas
Son representaciones gráficas que indican programaciones, actividades,
redes, flujos, sistemas, etc.
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Tipo de Estructura Organizacional
Los tipos de estructura corresponden a diferentes formas de divisiones del trabajo.
Sumada a la departamentalización podemos citar los siguientes:
Por funciones o procesos:
Las actividades comunes u homogéneas se sitúan en una unidad organizativa
común.
Aparecen funciones clásicas como producción, venta, administración, marketing,
logística, etc.
Por áreas de acción o productos:
Todas las actividades están agrupadas necesariamente para producir y difundir
un servicio, programa o proyecto.
Por territorio o zona geográfica:
Se agrupan las actividades por regiones o áreas a fin de satisfacer las demandas
en forma más directa y menos costosa.
Por categorización de clientes:
Las actividades, agrupadas en unidades, sirven a un grupo de cliente específico.
Matricial:
En éste tipo de estructura se integran las necesidades funcionales y las de
productos.
Es una estructura compleja, pero con una variedad de desarrollos
pluridisciplinarios.
Genera mayor perspectiva global y apunta a un variado enfoque de resultados.
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Las formas de estructuras
El viejo paradigma de concebir a la estructura como una pirámide ha creado los mayores obstáculos a la
hora de crearla. Las corrientes tradicionales, ligadas al Fordismo y al Taylorismo con su producción en
cadena, no han hecho mas que trasladar el pasado al presente y porque no, al futuro.
Así, de esa manera es imposible concebir estructuras que reporten el Tipo Ideal.
Todo concepto piramidal apunta contra el desarrollo de las Personas en una organización, por una misma
concepción geométrica, se refleja que la posibilidad de movilidad (social, económica y profesional) tiende a ser
menor cuando más arriba se desea llegar.
Así la pirámide transforma a la Organización en un ente totalmente autoritario que encuentra su poder supremo
en quien se erige sobre la misma, lugar que sólo permite espacio para una persona.
La personalización del poder, tiende a contrarrestar todos los atributos positivos que los recursos humanos pueden
ofrecer a la organización, generando desmotivación, falta de liderazgo, posibilidad de desarrollo profesional y
personal en la misma organización, imposibilidad de creatividad y participación, estancamiento de la planta de
recursos humanos, deterioros en las relaciones humanas y supremacía de los intereses individuales por encima de
todos los demás.
Por ello proponemos modelos que:
tiendan a generar horizontalidad, den posibilidad a la movilidad lateral y ascendente de las personas y
fortalezca los lazos entre los miembros por sobre la autoridad y las jerarquías.
Algunas formas estructurales actuales tienden a ser representadas por los siguientes modelos:
Departamentalización por tiempo
Departamentalización por función empresarial
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Departamentalización por territorio o área geográfica Aplicada al área comercial
Aplicada en formas más amplias, incluyendo las áreas de producción, ventas y contabilidad | Administración de Recursos Humanos
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Departamentalización por productos
Departamentalización por tipo de clientes
Departamentalización por canales de comercialización
Departamentalización matricial
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El rol de los recursos humanos es lograr una organización ideal, y esto se da en la medida que exista participación de
los mismos en la definición de las metas y los objetivos.
Si bien expresamos que la estructura es creada por la conducción, la vida misma de la organización debe ser puesta
por sus recursos humanos.
Si se deja a ese cuerpo humano que tan sólo un puñado minoritario de ideas lo maneje encontraremos estructuras
lentas y amorfas, por lo que cabe pensar que tenderá a poseer menos años de vida.
Ahora bien, si en esa vida que le ponemos al cuerpo las ideas fluyen en forma dinámica, habrá lugar y espacio para el
debate, lo que a su vez generará disenso y luego consenso (en la toma de decisiones) dando la fluidez necesaria para
que la estructura proyecte dinamismo y adaptabilidad a cambios. Este tipo de organización tenderá a una larga vida,
aún en épocas críticas.
¿Entonces podemos afirmar que las personas deben ser partícipes en las tomas de decisiones?
SI, exactamente eso es lo que se busca en éste curso, responsabilizar a todos los miembros por toda la organización.
Cada persona es sabia en su lugar, sabe exactamente donde están los secretos de su área, muchas veces escondidos
bajo siete llaves para conservar el monopolio de la actividad (interés individual) o para no sobrecargar con más
tareas. De una u otra manera se atenta contra sí mismo, ya que compartir con el grupo o con la organización toda, la
sabiduría de la actividad y la experiencia, en varias oportunidades genera Optimización.
Y es aquí donde quería llegar, una organización que optimiza recursos ( y optimiza trabajo) posee disponibles los
recursos ahorrados para las nuevas inversiones que tiendan a asegurar la fuente laboral o que sirvan para potenciar el
crecimiento de las personas dentro de la organización.
Aquí encontramos entonces la organización ideal, que gráficamente describimos a continuación.
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En sintesis
Para finalizar éste capítulo vete leyendo...
"Cuando le preguntaron cómo logró Chrysler aumentar sus ganancias en
un 246% hasta llegar a US$ 3700 Millones, el presidente Robert Eaton
contestó: "Si pudiera decirlo en una sola palabra, sería facultar. Cuando se
toman las decisiones, las toma alguien de los estratos inferiores de la
organización que sabe mucho más acerca de la cuestión que yo" ( Fortune,
20 de marzo de 1995)
Catherine Meek, presidente de la empresa asesora en remuneraciones
Meek and Associates, dice: "con los veinte años que llevo trabajando en
esto y los miles de empleados a quienes he entrevistado en cientos de
compañías, si tuviera que escoger un mensaje que emerge con toda
claridad y fuerza, diría que las empresas son pésimas cuando se trata de
reconocer los aportes de la gente. Es lo primero que los empleados nos
dicen. "Ni siquiera me importa el dinero; si el jefe tan sólo reconociera que
existo. La única vez se fija en mí es cuando hago tan mal. Nadie me dice
nada cuando hago un buen trabajo".(2)
El vicepresidente de Federal Express Dave Ebholz le atribuye al éxito de su
compañía al interés en su gente. " A todos y a cada uno de los empleados
de Federal Express se les brinda la oportunidad de ser lo que sueñan ser.
Federal Express hace lo imposible para cerciorarse de que la gente
comprenda eso" ( Marketing News, 19 de agosto de 1991).
Ese no es mi problema
Ver video en sección "Contenidos" del Módulo
La responsabilidad en cualquier organización es parte de cada uno de los
integrantes de la misma.
En el video podemos visualizar como las personas transfieren
responsabilidades propias a los otros, no asumiendo acciones que tiendan a
cumplir con lo establecido no solo por la organización sino también por la
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iniciativa individual para resolver problemas que generalizados terminan en
crisis.
ACTIVIDAD DEL MÓDULO 1
1. Reconozca en su propio ámbito laboral las herramientas, elementos y
diseño de la estructura organizacional.
2. Visualice visión de la organización, misión, valores y objetivos.
BIBLIOGRAFÍA OBLIGATORIA DEL MÓDULO
PAPPER PARA ADMINISTRACION DE RECURSOS HUMANOS Elementos de administración La organización creadora de conocimiento
(2) Gerencia para Dummies, Bob Nelson y Peter Economy. Idg Books, Colombia 1998.
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