ADMINISTRACION DE SUMINISTROS

JORGE ALBEIRO AGUDELO MUÑOZ

ADQUISICIONES

Son todos aquellos procedimientos que se relacionan con la ejecución del programa de compras.

RECEPCION DE MERCANCIAS

Mediante este proceso se efectúa la entrega de los insumos a la institución por parte del proveedor, de acuerdo a lo pactado en el contrato. Para tal fin el funcionario responsable debe contar con los conocimientos técnicos, documentos necesarios (contrato, muestras, catálogos, etc.) antes de la entrega por parte del proveedor, con el propósito de conocer toda la información relacionada con las exigencias técnicas y administrativas y así poder comprobar el cumplimiento de lo pactado en la contratación.

PROCEDIMIENTOS BÁSICOS

RECEPCION ADMINISTRATIVA RECEPCION TECNICA INGRESO DE LOS INSUMOS AL ALMACEN YA

SEA POR COMPRA, DONACION, COMODATO, DEVOLUCION, ETC.

ACTUALIZACION DE PRECIOS. CODIFICACION DE LOS ELEMENTOS QUE

INGRESAN POR PRIMER VEZ A LA INSTITUCION.

RECEPCION DE LAS MERCANCIAS

Que la entrega se esté efectuando dentro de la fecha y los términos legales establecidos.

Que los insumos recibidos coincidan con lo registrado en el documento de compra.

El resultado del conteo físico debe ser igual a la cantidad registrada en el documento de compra.

Para el caso de los medicamentos e insumos médico- quirúrgicos se debe inspeccionar: número de lote, fecha de vencimiento, exigir el certificado de control de calidad del fabricante, cumplimento de las características como concentración, forma farmacéutica, etc.

QUIEN RECIBE LOS BIENES

La recepción de los insumos debe responsabilizarse en el funcionario encargado del almacén o quien este delegue o haga sus veces. Para aquellos materiales y equipos que por su difícil movilización o sus características, no puedan ser recibidos en el almacén, se podrá efectuar en otro sitio, pero haciendo el ingreso contablemente, con el apoyo del recurso técnico que conoce el bien.

LA RECEPCIÓN TECNICA

La recepción técnica es la etapa mediante la cual se hace una inspección física de las condiciones en que es entregado el producto por parte del proveedor,

Básicamente consiste en una inspección visual en donde se determina y registra tanto el estado como las condiciones higiénicas del transporte, manipulación, embalaje, material de empaque y envase y la información contenida, entre otras.

ALMACENAMIENTO

Es el conjunto de actividades que se realizan dentro del almacén o bodega con el objeto de ordenar el almacén y ubicar, manipular, conservar y distribuir los elementos que la institución ha adquirido para la normal prestación de los servicios. Comprende todos los procedimientos que tienen por objeto mantener y garantizar la calidad, conservación y custodia de los insumos recibidos.

LOS PROCEDIMIENTOS BÁSICOS EN ESTE PROCESO SON:

CARACTERIZACION DE LOS INSUMOS PARA EL MANEJO EN EL ALMACEN.

LOCALIZACION Y UBICACIÓN DE INSUMOS. INVENTARIO PERMANETE (MANEJO DEL

KARDEX). ELABORACION DE INVENTARIOS FISICOS. PRUEBAS SELECTIVAS Y BAJA DE INSUMOS Y

ELEMENTOS DEVOLUTIVOS

QUE HACER DESPUES DE RECIBIR LAS MERCANCIAS.

Enviar diariamente los documentos, facturas, contrato, etc. al encargado del kardex valorizado, para que éste proceda a establecer nuevos saldos y valores, y se produzca el comprobante de ingreso a almacén.

Registrar diariamente en las tarjetas de localización los datos de los comprobantes.

Ubicar la mercancía en el sitio que le corresponda en forma inmediata.

Incluir los bienes recibidos a título de donación o comodato en las tarjetas de los kardex, utilizando el comprobante de entrada respectivo.

Ingresar al almacén los artículos devueltos por los servicios.

SITIO DE ALMACENAMIENTO.

Facilidad de acceso en la recepción y despacho de los insumos

Buenas comunicaciones Seguridad Adecuadas condiciones de iluminación,

ventilación y temperatura. Drenajes Servicios Públicos

TAMAÑO DEL AREA DE ALMACENAMIENTO

Frecuencia de las entregas Volúmenes de los insumos recibidos Características de los insumos Frecuencia de los despachos.

ASIGNACION DE ESPACIOS DE ALMACENAMIENTO

Para la asignación de espacios de almacenamiento es necesario tener en cuenta la facilidad de movimiento de los operarios y de los productos dentro del almacén, y la división interna del espacio físico, de tal modo que se permita el desarrollo de buenas practicas de almacenamiento.

CONSIDERACIONES

Que el local sea de un solo nivel. Circulación de aire natural o artificial. Temperatura, humedad y luz solar que garanticen la

conservación de las propiedades de los insumos. Tarimas que faciliten la ubicación y accesibilidad. Uso de estanterías, especialmente para la distribución al detal. Pisos de fácil aseo, con drenajes debidamente ubicados. Area de refrigeración para los insumos que lo requieran

CONSIDERACIONES

Area de mayor seguridad para los insumos de control especial.

Area de cuarentena para la ubicación de los elementos que no han ingresado al almacén.

Area para sustancias inflamables Area de recepción, muestreo y entrega. Area administrativa.

NORMALIZACION DE ALMACENAJE

Es la definición y utilización de un lenguaje común, que facilite el manejo de los espacios, áreas físicas estanterías e insumos en el almacén. Su definición y utilización permite obtener las siguientes ventajas:

VENTAJAS

Facilita la ubicación de los elementos Determina una clara identificación de los elementos

reduciendo los errores. Simplifica la distribución de las estanterías y facilita

el mejor uso de los espacios. Da mayor confiabilidad al control de los inventarios. Permite hacer una distribución más oportuna.

NORMALIZACION DE LOS ESPACIOS, AREAS

FISICAS Y ESTANTERÍAS EN EL ALMACEN

Demarcar de manera clara los espacios físicos y asignar un número a cada uno.

Contabilizar las estanterías y asignar un número a cada estante.

Contabilizar las hileras o extensiones horizontales de cada estantería y asignar un número para cada hilera.

Contabilizar las filas o extensiones verticales y asignar un número para cada fila.

CLASIFICACION DE LOS INSUMOS HOSPITALARIOS

Consiste en la definición de clase o grupos de insumos, según la relación de semejanza y diferencia que tengan dadas las diferentes clases de insumos que se manejan, se debe tener en cuenta este factor para definir las bodegas y los responsables, por ejemplo, para el caso de medicamentos se pueden agrupar en forma farmacológico es importante que se defina un área especifica, al igual que para los alimentos.

UBICACION E IDENTIFICACION DE LOS INSUMOS HOSPITALARIOS QUE CIRCULAN EN EL ALMCEN.

Ubicar en estanterías todos los productos que se encuentren en el almacén. Marcar estas estanterías con el nombre genérico y el número de la clase según el Catálogo General de Suministros, para facilitar la identificación oportuna del mismo.

Asignar espacios en las estanterías para los diferentes grupos (material médico- quirúrgico, de odontología, de laboratorio, de aseo, papelería, etc.).

Destinar estanterías especiales para artículos nocivos o venenosos

VOLUMEN : Almacenar tan cerca como sea posible del área de acarreo o despacho los elementos muy pesados que se movilicen con frecuencia. Cuando su movilización no es muy frecuente, almacenarlos en espacios alejados del área de circulación permanente, por ejemplo, si el alcohol se adquiere en tambores, se debe ubicar en área accesible al despacho sin obstruir las vías de acceso.

DEMANDA : Almacenar los elementos cuya movilización es muy frecuente cerca del área de despacho para obtener mayor rapidez y precisión en su movimiento.

CONSERVACION DE INSUMOS

La conservación de los bienes se logra manteniéndolos bajo las condiciones que recomienda el fabricante en el almacén donde se depositan, estas recomendaciones deben ser solicitadas y suministradas por el proveedor

TECNICAS DE CONSERVACION

HUMEDAD: El aire húmedo deteriora rápidamente los elementos que no están sellados. Para evitar la humedad se debe:

Asegurar que el sitio tenga buena ventilación, proporcionando circulación de aire por las ventanas.

Mantener las tapas de los frascos y las cajas bien cerradas. Usar ventilador de circulación de aire. Utilizar una unidad de aire acondicionado de 3 kw en áreas mayores

de 20 metros.

LUZ SOLAR

Los rayos directos del sol afectan algunos elementos. Para protegerlos, se debe:

Usar cortinas cuando las ventanas están expuestas a la luz solar.

Conservar algunos suministros, especialmente medicamentos en cartones.

Utilizar las áreas que no reciben sol directo para almacenar artículos.

Utilizar frascos de cristal oscuro para proteger los medicamentos que así lo requieran.

CALOR

El calor afecta algunos suministros tales como antitoxinas, insulina, sueros y productos de la sangre, vacunas.

otros insumos requieren para protegerlos disponer de refrigeración

DAÑO FISICO

Algunos elementos están más expuestos a sufrir daño físico, para evitarlo es preciso:

No hacer pilas altas con artículos o cajas grandes (paquetes de sales de rehidratación), pues se arriesga a triturar los elementos delicados.

Eliminar las aristas en bordes y esquinas del almacén, pues representan un riesgo para los estuches de cartón y para el personal.

CONDICIONES DE SEGURIDAD EN EL ALMACEN

Mantener el almacén cerrado con llave. Designar una persona encargada en ausencia del

responsable. Establecer vías de circulación sin obstáculos

(pilares, columnas, cajas, etc). Establecer rutas de transporte dentro del almacén y

líneas divisorias. Mantener luz y ambiente apropiados. Señalar los peligros y emergencias.

CARACTERISTICAS PARA EL DISEÑO Y ORGANIZACIÓN DEL AREA DE ALMACENAMIENTO DE MEDICAMENTOS

Construirse en áreas alejadas de alta contaminación Fácil circulación de personas y objetos Ventilación adecuada Iluminación Fácil mantenimiento Almacenamiento de tarimas Disposición sistemática de existencia Mantenimiento de la cadena de frío Medidas de prevención de incendios y de seguridad

RECEPCION DE MERCANCIAS

Inspección del estado de los bienes e insumos de acuerdo con las especificaciones técnicas establecidas en el contrato.

Condiciones de almacenamiento en caso de ser necesario.

Revisión de los documentos soportes.

volúmenes de adquisición

Para adquirir los insumos en sus volumenes adecuados se deben tener en cuenta lo siguiente.

Los niveles de consumo que se han tenido en períodos anteriores.

El tiempo que pueda transcurrir entre la definición de la necesidad y la recepción de los insumos.

La necesidad de mantener niveles de existencia óptimos, que eviten la carencia de los insumos y no incrementen el valor de los inventarios.

Las limitaciones de espacio que pueda tener el deposito.

PUNTO DE REPOSICIÓN.

Es el momento preciso para iniciar el proceso de compra de insumos, teniendo en cuenta todos los aspectos que involucran los tiempos para adquirir.

Para determinar el punto de reposición de un producto es necesario estimar el tiempo empleado en su adquisición. Este tiempo va desde el momento en que se identifica la necesidad hasta el momento en que llega a la bodega del hospital. Por lo tanto, incluye el tiempo empleado en los trámites administrativos del hospital y el utilizado por el proveedor para efectuar el despacho.

NIVEL DELASEXISTENCIAS

NIVELMINIMO

DIASTRANSCURRIDOSMIENTRASLLEGA ELPEDIDO

DIAS DERESERVA PARACUBRIRIMPREVISTOS

PUNTO DEREPOSICION

PARA AGILIZAR LOS TRÁMITES DE ADQUISICIÓN ES NECESARIO ENTRE OTRAS COSAS

Mantener actualizado el Kardex o directorio de proveedores y el catálogo de suministros.

Definir la información que sé solicitará a los proveedores desde el punto de vista técnico, legal y comercial.

¿Cuándo comprar?

Cada elemento debe tener determinado un punto de reposición. El éxito en el desempeño del área relacionado con las cantidades despachadas depende de revisar periódicamente (una vez a la semana como mínimo) cuáles productos tienen existencias por debajo del punto de reposición. Si un elemento se encuentra en estas condiciones, debe solicitarse su compra inmediatamente.

¿Qué cantidad comprar?

Esta es la siguiente pregunta, para todo elemento debe conocerse un consumo promedio mensual, un tiempo de reposición y un punto de reposición. Sin embargo, para las compras no es necesario considerar todos los productos cada vez, para una mayor funcionalidad, se debe apoyar en la programación para un periodo determinado.

MARCO LEGAL

MARCO DE REFENCIA

Es necesario tener en cuenta las normas que para tal fin se han expedido, aplicables a las Instituciones prestadora de Servicios de Salud, como son la Ley 80 de 1993 y sus decretos reglamentarios, normas internas de la Institución (estatuto de contratación, manuales de procedimientos), así como las normas de control interno, estatuto de anticorrupción, etc. Pueden hacerse a través de compra, donación, cesión o transferencia y comodato.

CONTRATACION.

ACTIVIDADES PREVIAS A LA CONTRATACION

Adquisición de los insumos con el criterio de calidad definido y exigido por la Institución y que tengan los registros y las licencias correspondientes. (Registro del INVIMA, Normas ISO-9000, etc).

PROCESO DE LA CONTRATACION

Se refiere a todas las actividades mercantiles a través de las cuales la Institución adquiere los insumos mediante la erogación de fondos monetarios de conformidad con las normas (ley 80 de 1993, y/o estatuto de contratación).

Cuando las Empresas Sociales del Estado necesiten celebrar contratos relacionados con: construcción de obras, consultorías, prestación de servicios para desarrollar actividades concernientes a la Administración o funcionamiento de la entidad, concesión de obras o de servicios públicos, encargos fiduciarios y fiducia pública deberán aplicar las disposiciones contenidas en la Ley 80 de 1993 por tratarse de contratos de derecho público que dispone de regulación especial”. (Consejo de Estado- Sala de Consulta y Servicio Civil- Radicación 1127, agosto de 1998).

PROCESO DE CONTRATACION

Cuando las Empresas Sociales del Estado necesiten celebrar contratos relacionados con: construcción de obras, consultorías, prestación de servicios para desarrollar actividades concernientes a la Administración o funcionamiento de la entidad, concesión de obras o de servicios públicos, encargos fiduciarios y fiducia pública deberán aplicar las disposiciones contenidas en la Ley 80 de 1993 por tratarse de contratos de derecho público que dispone de regulación especial”. (Consejo de Estado- Sala de Consulta y Servicio Civil- Radicación 1127, agosto de 1998).

PRINCIPIOS DE LA CONTRATACIÒN

Considerando la importancia que tiene la contratación dentro del marco de la gestión hospitalaria, se hace pertinente la adopción de los principios de trasparencia, economía y responsabilidad, que contribuyan al aseguramiento de la calidad y la eficacia en la ejecución de la contratación, ver ley 80/ 93 y la ley 190 de 1995 sobre por la cual se dictan normas tendientes a preservar la moralidad en la administración publica.

INSTRUMENTOS QUE SOPORTAN LA CONTRATACION

CATÁLOGO DE SUMINISTROS DIRECTORIO DE PROVEEDORES ESTATUTO DE CONTRATACIÓN

CAPACIDAD PARA CONTRATAR

Tiene capacidad para celebrar contratos las entidades estatales con personería jurídica, es decir, a aquellas que pueden ser titulares de derechos y obligaciones como las Empresas Sociales del Estado.

De conformidad con lo establecido en el articulo 194 de la Ley 100 de 1993, y su decreto reglamentario 1876 de 1994, las Empresas Sociales del Estado constituyen una categoría especial de entidad publica, descentralizada, con personería jurídica, patrimonio propio y autonomía administrativa.

Representación

La representación legal de las entidades la tienen los funcionarios de mayor nivel, quienes están facultados por la ley y los estatutos para comprometer a las entidades.

Las autoridades administrativas en virtud de lo dispuesto en la constitución política, y de conformidad con lo dispuesto en la Ley 489 de 1998, podrán mediante acto de delegación, transferir el ejercicio de funciones a sus colaboradores o a otras autoridades, con funciones afines o complementarias.

El Contratista

Capacidad Contractual. Tiene capacidad para celebrar contratos con las entidades estatales las siguientes personas:

Personas Naturales. Personas Jurídicas. Consorcio unión temporal.

PROCESO DE SELECCION DE CONTRATISTAS

Convocatoria abierta o Licitación o concurso público- pliego de condiciones

Contratación directa

PREPARACION DE ESTUDIOS A LAS OFERTAS PRESENTADAS

Evaluaciones: El Hospital realizara las evaluaciones en el plazo establecido en los términos de referencia, mediante la integración de una junta, comité o unidad asesora de contratación con el concurso de cada una de las oficinas que cumplen actividades relacionadas.

Técnico: Comprende el análisis del cumplimiento de las especificaciones técnicas de los insumos de acuerdo a lo definido previamente en las condiciones de la solicitud de cotización o en el pliego de condiciones. Adicionalmente se hace una evaluación del comportamiento del proveedor en otras compras.

Económico: Con este estudio se califica el precio de acuerdo al menor precio ofrecido, la forma de pago, los descuentos propuestos y las condiciones de entrega

Jurídico: A través de este se verifica el cumplimiento de las normas legales de la empresa cotizante, en cuanto a su constitución, autorización para firmar contratos, documentación completa, etc.

ADJUDICACION Y FORMALIZACION DEL CONTRATO

ADJUDICACION El comité o junta de compras recomendara la

adjudicación teniendo en cuenta la oferta más favorable para la institución en cuanto a condiciones técnicas, financieras y económicas.

En la adjudicación debe tenerse en cuenta el programa anual mensualizado de caja, para tal fin es importante la coordinación entre las áreas de recursos físicos y financiera.

REGIMEN DEL REGISTRO UNICO DE PROPONENTES

Su finalidad primordial es determinar la capacidad máxima de contratación de los inscritos.

El registro debe efectuarse para suscribir contratos de obra, consultoría suministro y compraventa. No obstante lo anterior no se requiere en los casos de contratación de urgencia, menor cuantía, contratos de ciencia y tecnología y adquisición de bienes cuyo precio se encuentre regulado por el Gobierno Nacional