ADMINISTRACION DEL

CAPITAL DE TRABAJO

Fundamentos del Capital de

Trabajo neto

El ciclo de conversin del

efectivo

Ciclo operativo

Es el lapso que abarca desde el momento en que la empresa realiza un

desembolso para comprar materia prima, hasta en el momento en que

se cobra el efectivo de la venta del artculo terminado.

Rotacin de Efectivo

Es el nmero anual de veces en que el numerario (dinero) sufre una

rotacin, es decir es el nmero anual de veces en que el efectivo es

recuperado.

Ciclo Operativo

Administracin de efectivo

Ejemplo

La compaa KLN compra normalmente toda su materia prima a

crdito y vende toda su mercanca a crdito. Los proveedores le otorgan

30 das de crdito a la empresa. La empresa otorga 60 das de crdito a

sus clientes.

Al realizarse los clculos de la empresa se determin que se necesitan 35

das para pagar las Cuentas pendientes y 70 das para cobrar a sus

clientes. Tambin se determin que la rotacin de inventarios es de 85

das. Esto significa que la edad promedio del inventario de la empresa

es de 85 das.

La compaa gasta aproximadamente $12,000,000.00 anuales en

desembolsos operacionales.

Compra de la

materia prima.

Ventas de bienes

terminados.

Edad Promedio del

Inventario (EPI) (85 das)

Periodo de pago

Promedio (PPP)

(35 das)

Pago de Cuentas

Pendientes

Tiempo (das)

Salida de Efectivo Ciclo de Conversin de efectivo (CCE)

120 das (155-35)

Periodo de Cobranza

Promedio (PCP) (70 das)

Entrada de

Efectivo

0

0

85 15535

Ciclo de conversin de efectivo

Representando esto como ecuacin el Ciclo de conversin de

efectivo (CCE) es:

CCE = EPI + PCP PPP

EPI = Edad Promedio de Inventario (Rotacin de Inventarios)

PCP = Periodo de Cobranza Promedio (Rotacin de Cuentas por Cobrar)

PPP = Periodo de Pago Promedio

Ciclo de Conversin de efectivo

CCE = EPI + PCP PPP

CCE = 85 + 70 - 35

CCE = 120 das

Edad Promedio del Inventario = 85 das

Periodo de Cobranza Promedio = 70 das

Ciclo de Conversin de Efectivo

Estrategias de administracin de efectivo

Existen 3 estrategias para la administracin del efectivo:

Retraso de las Cuentas por Pagar: Cubrir las cuentas por pagar lo

mas tarde posible sin daar la posicin crediticia de la empresa, pero

aprovechando cualquier descuento en efectivo que resulte favorable.

Administracin eficiente de Inventario-Produccin: Utilizar el

inventario lo mas rpido posible a fin de evitar existencias que podran

resultar en el cierre de la lnea de produccin o en una perdida de

ventas.

Aceleracin de la cobranza de cuentas: Cobrar las cuentas pendientes

lo mas rpido posible, sin perder ventas futuras debido a

procedimientos de cobranza demasiado rpidos.

CICLO DE CAPITAL DE TRABAJO

Se incrementan las

cuentas por pagar

Se incrementa el

inventarioCompra o

Produccin de

Inventario

Se vende el

Inventario

Se reduce el inventario

2a. En efectivo 2b a crdito Se

incrementan

las cuentas

por cobrar Se reducen las

cuentas por

pagar

3a Se pagan

las cuentas

por pagar

3b Se pagan los

Gastos de

operacin

Y los impuestos

4 Se cobran los

cuentas

Por cobrar

Se reducen las

cuentas por cobrar

CAJA

Se Reduce Se Incrementa Se Reduce

5 El ciclo

comienza de

nuevo

Inventario

compradoInventario

vendido

Efectivo pagado por

el inventario

Perodo de inventario Perodo de Ctas por Cobrar

Ciclo de efectivoPeriodo de Cuentas por Pagar Tiempo

Efectivo recibido

por la cobranza

Ciclo operativo

Ciclo de conversin de efectivo

60ds

75 ds

30ds

15 ds ( - )

90 ds

Inventario

comprado

Inventario

vendido

Efectivo pagado

por el inventario

Perodo de

inventario

Perodo de

Cuentas por Cobrar Ciclo de efectivo

Periodo de Cuentas por Pagar

Tiempo

Efectivo recibido

por la cobranza

Ciclo operativo

Ciclo de conversin de efectivo

30 ds

75 ds

30 ds 15 ds +

75 ds

Capital de Trabajo

El efecto neto de los cambios en estas tres

variables genera la variacin de Capital de

Trabajo

Das de Cobranza : Cuentas por Cobrar / Ventas * 360

Das de Pago : Cuentas por Pagar / Compras * 360

Das de Inventario : Inventario / Costo de Ventas * 360

Administracin de Inventarios

Administracin de Inventarios

Que son los inventarios?

Son los bienes de una empresa destinados a la

venta o la produccin .

Clasificacin de los Inventarios

Materias primas y materiales auxiliares de

fabricacin.

Empaques y envases.

Produccin en proceso.

Productos terminados.

Otros (Mercancas en trnsito, Art. Reventa).

Importancia de los Inventarios

Es el motor de la venta, lo que producir la utilidad a

travs de un precio superior al costo de adquisicin

y/o fabricacin.

Generando la utilidad en el ciclo operativo a

corto plazo al convertir las ventas en cuentas por

cobrar y en efectivo al lograr su cobro.

Esta utilidad permitir a la empresa su existencia

a travs del tiempo.

Activo Corriente

Caja Bancos

Valores RealizablesCuentaspor Cobrar

Inventarios

Corriente

PasivoCorriente

Prestamo

sCuentaspor

Pagar

Pasivono

Corriente

ActivoNoPatrimonio

Estado de Situacin Financiera

Importancia de la Administracin de Inventarios

Importancia de la Administracin de los

Inventarios

Activo Corriente

Caja Bancos Valores

Realizables Cuentas por Cobrar

Pasivo Corriente

Prestamos

Cuentas por Pagar

Inventarios

Capital de Trabajo = Activo Corriente Pasivo Corriente

Caja Bancos +Valores negociables +

Cuentas por Cobrar +InventariosPrestamos +Cuentas por Pagar

Minimizar La Inversin en Inventarios

Inventario suficiente para hacer frente a la

demanda esperada e inesperada.

Objetivos de la Administracin de Inventarios

La Administracin del Inventario, se

centra en 4 aspectos bsicos:

Cuantas unidades deberan ordenarse (o producirse ) en un momento dado.

En que momento debera ordenarse (o producirse ) el

inventario.

Que artculos del inventario merecen una atencin

especial.

Puede uno protegerse contra los cambios en los

costos de los artculos del inventarios.

La informacin importante que se requiere de los inventarios son:

1. Estado actual de los inventarios

2. Localizacin

3. Antigedad

4. Existencias actuales

5. Consumo o venta anual

6. Lote ptimo de compra

7. Mximo y mnimos

8. Costos actuales

9. Precios de las materia primas principales

10. Abastecimiento, etc.

Informacin de Inventarios que necesita la Gerencia

Para la toma de decisiones

Las principales causas que son de

determinantes de la inversin de inventarios son:

El nivel de las ventas.

La duracin y la tecnologa en el proceso productivo.

La durabilidad y la naturaleza de los productos

perecederos y estacionales.

La moda o estilo temporal.

Reducir al mximo la inversin de inventarios en das sin afectar las ventas y la produccin

Obtener el mximo financiamiento (sin costo) atravs delos proveedores.

Fijar el nivel aceptable de surtido de productos en lospedidos de los clientes.

Mantener las existencias, mediante una administracineficiente.

Vigilar la exposicin de los inventarios ante la inflacin y ladevaluacin.

P o l t i c a s d e I n v e n t a r i o s

Las principales polticas son las siguientes:

Existen riesgos de:

Obsolescencia

Caducidad

Tiempo de vida(perecederos)

Robo

Riesgo de Inversin en los I n v e n t a r i o s

Control

Contable

Control

Fsico

Control de nivel de

inversin

Kardex y /o

software

Almacn y

custodia

Rotacin

Control de Inventarios

El Sistema de Control de Inventario debe incluir:

Administracin de Cuentas por

Cobrar

La administracin de cuentas por cobrar, tiene porobjeto coordinar los elementos de una empresa para

maximizar el patrimonio y reducir el riesgo de una crisis

de liquidez y ventas, mediante el manejo ptimo de

variables tales como polticas de crdito comercial

concedido a clientes y estrategia de cobros.

Las empresas preferiran demorar sus pagos,especialmente cuando no existen costos adicionales

asociados con la demora.

Polticas de CrditoConjunto de actividades y de decisiones

que comprende las normas de crdito de

una empresa, incluyendo los mtodos

empleados para cobrar las cuentas de

crdito y los procedimientos para

controlar el crdito. Reduce al mximo la inversin de cuentas por cobrar.

Mantener la inversin en cuentas por cobrar al corriente, evitar la cartera vencida.

Vigilar la exposicin de las cuentas por cobrar ante la inflacin y la devaluacin.

Polticas de Crdito

Normas de Crdito: Reglas que indican lasolidez financiera mnima que un cliente debe

tener para que se le conceda crdito. Los

principales factores que se consideran cuando

se fijan normas de crdito se relacionan con la

probabilidad de que un cliente pague

lentamente o que tal vez genere una perdida

por ser la suya una cuenta incobrable.

Crdito deacuerdo con

Perfil del cliente

Situacin delnegocio

Situacin dela industria

Carcter

Capacidad de pago

Capital

Colateral

Condiciones

No es conveniente tener un solo cliente, debe diversificarse para

que los riesgos, de falta de cobro no afecten a la empresa en

forma importante. Es importante analizar el crdito: una

herramienta conocida es a travs de las cinco Cs.

Polticas de Crdito Las Cinco C del Crdito

1. Carcter: Historial del solicitante de cumplir con las obligacionespasadas.

2. Capacidad: La disposicin del solicitante para pagar el crditosolicitado, determinada por medio de un anlisis de estadosfinancieros centrado en los flujos de efectivo disponibles parareembolsar las obligaciones de la deuda.

3. Capital: La solidez de la estructura financiera del solicitante,evaluando la congruencia de los recursos solicitados con su giroprincipal.

4. Colateral: El monto de Activos que el solicitante tiene disponible paragarantizar el crdito. Cuanto mayor sea el monto de activosdisponibles, mayor ser la posibilidad de que una empresa recuperesus fondos si el solicitante incumple el pago.

5. Condiciones: Trminos de pago en funcin de la situacinempresarial actual y de las tendencias generales del pas.

Polticas de Crdito Trminos de Crdito: Condiciones de

pago ofrecidas a los clientes a crdito;

tales trminos incluyen la amplitud del

periodo de crdito y cualquier descuento

en efectivo que se ofrezca. Periodo de crdito: tiempo por el cual se concede el crdito;

despus de esa fecha, la cuenta se considera atrasada.

Descuento en efectivo: Reduccin del precio de factura de losbienes, ofrecida por el vendedor para estimular el pronto pago.

Por ejemplo una empresa puede ofrecer: 2/10, neto 30 a sus

clientes, i.e. un descuento de 2% sobre el precio de compra, si

la cuenta se paga el dcimo da del mes o antes de esa fecha,

dentro del ciclo de facturacin; de otro modo, la totalidad de la

cuenta (el monto neto) debe pagarse el da 30.

Polticas de Crdito

Poltica de Cobranza: Procedimientos queaplica una empresa para solicitar pago de

sus cuentas por cobrar. Mientras mas

rpido reciba un cliente una factura, mas

pronto la podr pagar, hoy en da se

emplean los medios electrnicos para

enviar facturas a los clientes.

Esta poltica es muy variable y est

condicionada al mercado y giro del

negocio.

TCNICAS DE COBRO:

Cartas: Despus de un cierto numero de das, la empresa enva una carta formalrecordando al cliente la cuenta vencida, si la cuenta no se paga en cierto periododespus de que se envi esta carta, se enva una segunda carta mas exigente.

Llamadas telefnicas: Si las cartas no tienen xito, se puede realizar una llamadatelefnica al cliente para solicitar el pago inmediato. Si este tiene una excusarazonable, se pueden realizar arreglos para extender el periodo de pago. Se puederecurrir a una llamada por el abogado del vendedor.

Visitas Personales: Esta tcnica es mucho mas comn a nivel de crdito de consumo,pero tambin la emplean eficientemente los proveedores industriales. Enviar a unvendedor local o a una persona de cobranzas para confrontar al cliente puede sereficaz. El pago puede realizarse en el sitio.

Agencias de cobro: Un Empresa puede remitir las cuentas incobrables a una agenciade cobro o un abogado de cobranzas, los honorarios por este servicio son en generalbastantes altos.

Accin legal: Es el paso mas severo y una alternativa para el uso de una gerencia decobro. La accin legal directa no solo es costosa, sino que puede llevar al deudor a laquiebra sin que esto garantice la recepcin final del monto vencido

Control de las cuentas por

cobrar Proceso de evaluacin de la poltica de crdito,

utilizado para determinar si ha ocurrido un cambioen el patrn de pago de los clientes.

Las empresas han controlado las cuentas porcobrar por medio de mtodos que miden el tiempoque el crdito permanece pendiente de cobro,entre estos mtodos se encuentran: Los Dias deVentas Pendientes de Crdito (DVPC) y ElReporte de antigedad de las Cuentas por Cobrar

Control de las cuentas por

cobrar

Das de Ventas Pendientes de Cobro (DVPC): Plazo Promedio requerido para

solicitar el pago de las cuentas por cobrar,

tambin se conoce como periodo

promedio de cobranza,

DVPC = Ventas Anuales a

Crdito/Ventas Diarias a

Crdito

Control de las cuentas por

cobrar

Reporte de antigedad de las cuentas por cobrar: Reporteque muestra el tiempo que las cuentas por cobrar han estadopendientes de cobro; el reporte divide las cuentas por cobraren periodos especficos, lo cual suministra informacinacerca de la proporcin de cuentas por cobrar al corriente yatrasadas, con base en plazos determinados.

Reporte de antigedad de las cuentas por cobrar del ao 2015

Antigedad de la

cuenta (dias)

Monto neto de

Circulacin

Fraccin Total

de las Cuentas

por Cobrar

Dias Promedio

0-30 72,000 40% 18

31-60 90,000 50% 55

61-90 10,800 6% 77

Mas de 90 7,200 4% 97

Control de las cuentas por

cobrar Si los das de ventas pendientes de cobro

empiezan a aumentar o si el reporte deantigedad muestra un porcentaje crecientede cuentas atrasadas, es probable que lapoltica de crdito de la empresa necesitereforzarse, sin embargo esta medidaspueden verse distorsionadas por variacionesestacionales, por lo cual en estos casos sedeben tomar como seales para hacermayores investigaciones para poder mejorarel desempeo del departamento de crdito.

Tips para una gestin de cobro exitosa

Establezca una buena comunicacin y desarrolle el nivel de inters del deudor

Escuche con empatia

Use tcnicas y estrategias de ventas

Negocie objeciones

Hacer Seguimiento

Administracin de Cuentas por

Pagar

Cuentas por Pagar

En contabilidad, Una cuenta por pagar es

cualquier importe adeudado como resultado de

una compra de bienes o servicios en trminos de

crdito

Si son pagaderas a menor de doce meses se registran

como Cuentas por Pagar a Corto Plazo y si

su vencimiento es a ms de doce meses, en

Cuentas por Pagar a Largo plazo.

Cuentas por Pagar

Son la fuente principal de financiamiento

sin garanta en el corto plazo para las empresas.

Se derivan de transacciones en las que se adquiere

una mercanca, pero no se firma ningn documento

formal que estipule la responsabilidad del comprador

ante el vendedor.

El comprador acuerda pagar al proveedor el

monto requerido segn las condiciones de

crdito establecidas en la orden de compra

Politicas de Administracin de Cuentas por Pagar

Las polticas para la administracin de cuentas por

pagar deben ser formuladas por las reas de

finanzas y compras con el conocimiento y

aceptacin de la direccin general, ya que la buena o

mala administracin de las cuentas por pagar afecta

directamente la liquidez de la empresa y el flujo

de efectivo (Flujo de Caja)

Informacin para la Administracin de Cuentas por

Pagar

Para una buena administracin de las cuentas por

pagar se necesita contar con informacin veraz y

oportuna de la empresa que permita tomar

decisiones.

Es necesario contar con un programa de pagos

que permita conocer las necesidades de efectivo.

Politicas de Financiamiento de las Cuentas por

Pagar

La administracin de las cuentas por pagar fija las polticas,entre las que estn:

Elevar al mximo el financiamiento que no tiene costo parala empresa de crdito con proveedores, se fija con parmetros entrminos de das de crdito y se asigna segn los diferentesinsumos que se adquieren.

Aprovechamiento de los descuentos de pronto pago o pagoanticipado.

Nivel de endeudamiento de la empresa. Vigilar la exposicin de las cuentas por pagar ante lainflacin y

devaluacin de la moneda.

Clculo del ratio de rotacin de Cuentas por Pagar

Ejemplo:

Los auditores de la empresa KZ quieren determinar el ratio de rotacin de

cuentas por pagar para el ltimo ao .

Al principio de este periodo, el saldo de cuentas por pagar era de $1.000.000.

El saldo al final del mismo periodo era de $500.000.

Las compras realizadas en los ltimos 12 meses sumaban $6.000.000.

Calcular el ratio de rotacin de cuentas por pagar :

PROMEDIO CUENTAS POR PAGAR COM. * 360

COMPRAS.

Fuentes de Prestamos a Corto Plazo

Los bancos son una de las fuentes primordiales de

prstamo a corto plazo sin garantas para las empresas.

El principal tipo de prstamos que los bancos

otorgan, es el prstamos a corto plazo.

Como Pagares de pago nico, lneas de crdito,

Financiamiento de Importaciones.