Administración por Objetivos

LAE. Peter Ernst Benoit Vivas

Administración por Objetivos INSTRUMENTO DE EVALUACIÓN. TÉCNICA MOTIVACIÓN. INSTRUMENTO DE PLANEACION Y

CONTROL.

Definición:

Es un sistema administrativo integral en el que se combinan en forma sistémica muchas actividades administrativas básicas y el cual persigue deliberadamente el cumplimiento eficaz y eficiente de los objetivos organizacionales e individuales.

Fomenta el autocontrol y la auto-

dirección.

Administración por Objetivos Énfasis en la Evaluación del

Desempeño

• Los subordinados asumen la responsabilidad de establecer sus propios objetivos a corto plazo, los cuales revisan después con sus superiores.

• El Administrador entonces incita la

participación activa de los subordinados en el proceso de evaluación, lo cual genera mayor compromiso y hace surgir un ambiente de motivación.

Administración por Objetivos Énfasis en los objetivos a Corto

Plazo y Motivación.

• Aun cuando el establecimiento de objetivos no es el único factor de la motivación (otros son los incentivos, la participación y la autonomía), es sin duda una fuente de motivación al comprobarse que el desempeño se ve incrementado cuando la gente dispone de objetivos específicos e individuales a alcanzar.

Administración por Objetivos Inclusión de la Planeación a Largo

Plazo en el proceso de la APO. Colocar atención al corto plazo es

importante pero puede resultar indeseable en algunos casos como por ejemplo: Por economizar costos no se realiza un mantenimiento adecuado de la maquinaria usada en el proceso productivo.

Por lo anterior se hizo necesario

administrar por objetivos a largo plazo.

Administración por Objetivos

Establecimiento de Objetivos Preliminares en la Cima.

El director general deberá establecer la misión de la organización y las metas mas importantes para cierto periodo.

Establecimiento de Objetivos de los Subordinados.

Los administradores de nivel superior preguntan a los subordinados que metas creen son capaces de cumplir , en cuanto tiempo y con cuales recursos. A continuación, los subordinados exponen ideas sobre lo que imaginan es posible de cumplir para la Empresa, Gerencia y/o Departamento vinculándolos con los objetivos generales.

Objetivos de la Empresa

Objetivos Gerenciales

Objetivos del Subord.

El Proceso de Administración por Objetivos

Administración por Objetivos

Como establecer los Objetivos. Los individuos y grupos no pueden desempeñarse eficaz y

eficientemente bien sin un propósito claro.

Objetivos Cuantitativos y Cualitativos. Para ser medibles los objetivos deben ser verificables, es decir debemos estar

en condiciones de saber al final del periodo si se cumplió o no el objetivo. Ejemplo: Objetivo no Verificable Objetivo Verificable

Obtener utilidades razonables Obtener un rendimiento sobre la inversión de un 12% al final del año.

Administración por Objetivos

Como establecer los Objetivos.

Los Objetivos no solo deben indicar que hacer y cuando hacerlo, también debe indicarse la calidad deseada y los costos proyectados del cumplimiento.

Estos además deben implicar un

reto, indicar prioridades y promover el crecimiento y desarrollo personal y profesional.

Administración por ObjetivosBeneficios y Desventajas de la Administración por Objetivos. Beneficios•Mejorar la administración gracias a la planeación orientada a los Resultados.

•Estimulo al compromiso personal tanto con los objetivos propios como con los organizacionales.

•Precisión de las funciones y estructuras organizacionales y de la delegación de autoridad en consonancia con los resultados esperados de las personas que ejercen las funciones respectivas.

•Desarrollo de controles eficaces, lo que permite medir el resultado y emprender acciones correctivas.

Desventajas•Las ineficiencias en cuanto a la enseñanza de la filosofía.

•La omisión de pautas a quienes deben establecer los objetivos.

•La dificultad de establecer metas verificables dentro de ciertos limites.

•Se corre el riesgo de subrayar los objetivos de corto plazo a expensas de la solidez de la organización a largo plazo.

•Los riesgos de inflexibilidad que pueden hacer que los Adm. Vacilen en modificar los objetivos aun si fuese necesario.

•Abuso de metas cuantificables.

CASO PAGINA 157 KOONTZ

ADMINISTRACION POR OBJETIVOS• La mayor aportación de la APO a la TGA es la

conceptualización del trabajo.• El énfasis se coloca entonces ya no sólo en el

qué, sino también en el cómo del desempeño organizacional.

ADMINISTRACION POR OBJETIVOS

• Su gestor Peter Drucker (1954), aunque no profundizó en su desarrollo.

• La APO representó un gran avance para el desarrollo de la ciencia administrativa que sus modelos y técnicas eran muy precisos y basados en investigaciones de muchos años en diversas empresas.

ADMINISTRACION POR OBJETIVOS

• Además, su implantación adecuada incide directamente en la motivación y actitud del personal, ya que los involucra en su trabajo y con sus objetivos personales y laborales al hacerlos claros y alcanzables.

ADMINISTRACION POR OBJETIVOS

• La administración por objetivos es un conjunto formal de procedimientos que establecen y revisan el progreso hacia las metas comunes por parte de los administradores y sus colaboradores.

• La APO explica el proceso mediante el cual los objetivos caen en cascada por medio de los diversos niveles de la organización.

BENEFICIOS DE LA APO

• Mejora la administración (planeación orientada a resultados).

• Obliga a los gerentes a clarificar la estructura de la organización.

• Estímulo del compromiso personal, tanto con los objetivos propios como los organizacionales.

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DESVENTAJAS DE LA APO

• En ocasiones los administradores dejan de explicar la filosofía basada en el autocontrol y autodirección, y no dan pautas para la fijación de objetivos.

• Los administradores deben conocer los objetivos de la empresa.

• Hincapié en metas a corto plazo, por encima de la solidez que ofrece una organización en el largo plazo.

¿QUE ES LA APO?

sistema que busca que todos sus objetivos sean operacionales

Técnicas motivacionales para los individuos para el logro de las metas

Administración por objetivos

Ventajas

•Aclara a administración

•Genera compromisos

•Implanta controles objetivos Desventajas

•Incapacidad para enseñar la filosofia

•Las metas tienden a ser a corto plazo

•Los peligros de la inflexibilidad

OBJETIVOS NECESARIOS PARA DECIDIR Y COMO LOGRARLOS

QUE TIPO DE ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL SE DEBE TENER

QUE NOS AYUDA A SABER

QUE TIPOS DE PERSONAS SE NECESITA Y CUANDO

Lo cual afecta al tipo de liderazgo y la dirección

COMO DIRIGIR CON MAS EFICACIA A LAS PERSONAS

Con el fin de asegurar el éxito de los planes

AL PROPORCIONAR ESTANDARES DE CONTROL

ADMINISTRACIÓN POR OBJETIVOS (APO)

DEFINICIÓN.

QUE ES LA A.P.O?

Es un programa que incorpora metas específicas, fijadas de manera participativa, para un período de tiempo explícito y que se retroalimenta con el avance hacia las mismas

* Cada puesto define sus objetivos en términos de resultados.* Que dichos objetivos provoquen la motivación del personal, apuntalen la planificación y el control de gestión y sirvan como marco de referencia para la administración de los recursos humanos.

* Estilo de liderazgo que privilegia la participación y la delegación.

Peter F. Drucker. 1950

ADMINISTRACIÓN POR OBJETIVOS (APO)

OTRA DEFINICIÓN.

Es un sistema gerencial que incorpora objetivos específicos, fijados de manera participativa, para un período de tiempo explícito y que se retroalimenta con el avance hacia el logro de los mismos.

La APO funciona de la base hacia arriba y también de la cima hacia abajo. El resultado es una pirámide que liga los objetivos de un nivel con los del siguiente:

ANTECEDENTESSurgió en la década de 1950, cuando la empresa privada norteamericana estaba sufriendo fuertes presiones.

El empresario (1950) estaba consciente de la pérdida de sus márgenes de ganancias y de la necesidad de reducir gastos, y se concentraba más en los resultados que en esfuerzos superfluos y dispersos.

La presión económica de la época generó dentro de las empresas una “administración por presión”, pero la presión ejercida sobre los gerentes no condujo a mejores resultados.

ANTECEDENTES

Los dirigentes de las empresas interpretaban la apatía de los gerentes en producir los resultados esperados como rebeldía.

Como respuesta, las empresas hacían más fuertes los controles y con eso se cerraba más el círculo vicioso: mayor control, mayor resistencia; mayor resistencia, mayor control.

* se buscó una forma de equilibrar los objetivos,

* admitir una mayor participación descentralizar las decisiones,

* permitir el autocontrol y la auto evaluación,

* proporcionando mayor libertad y mayor flexibilidad en los controles.

comenzaron a surgir las ideas de descentralización y

administración por resultados

CRÍTICA AL TÉRMINO “ADMINISTRACIÓN POR OBJETIVOS”

Debido a que la APO abarca tres procesos, el político, el de planteamiento y el de dirección, es muy común que alguno de estos no funcione bien.

John W. Humble dice que hay 10 maneras para fracasar con la APO que son:

(1) No obtener participación de alta gerencia.

(2) Decir a todos que la APO es una técnica suprema capaz de resolver todos los problemas.

(3) Adoptar la APO dentro de un programa acelerado.

(4) Fijar solamente objetivos cuantificables.

(5) Simplificar al extremo todos los procedimientos.

CRÍTICA AL TÉRMINO “ADMINISTRACIÓN POR OBJETIVOS”

(6) Aplicar la APO en áreas aisladas, no hacer participar globalmente la empresa.

(7) Delegar todo el proyecto de la APO a personal de nivel inferior.

(8) Concentrarse en individuos e ignorar los problemas de grupo.

(9) Inaugurar el sistema con una fiesta y luego dejarlo andar solo, nunca verificar si esta andando.

(10) Ignorar las metas personales de los gerentes, concentrándose solo en lo objetivos de la empresa.

John W. Humble

Harry Levinson :

“No toma en cuenta las raíces más profundas, emocionales y motivacionales de un gerente, ya que lo pone en el plano de conejillo de indias, es decir si acierta come si no pasa hambre”

Según Levison la A.P.O debe desarrollarse en 5 etapas:

(1) Discusión del funcionario con su superior respecto de la descripción de funciones hecha por el propio subordinado.

(2) Fijación de propósitos de desempeño a corto plazo.

(3) Entrevistas con el supervisor para discusión del progreso alcanzado hasta cierto momento.

(4) Discusión entre superior y subordinado, al termino de un plazo, para evaluar los resultados desarrollados por el subordinado.

(5) Lo ideal en la APO es que sea seguido por contactos frecuentemente, separados del análisis salarial.

Joao Lodi: este método tiende a exigir mucho de cada uno, y que por lo tanto la gente debe ser preparada para poner en practica este método, de lo contrario puede pasar lo siguiente:

Irritación, hostilidad y pérdida del cliente, ya que el gerente presionado y tenso transfiere al cliente la presión que recibe de la organización para producir más.

Crisis personales, el gerente que no esta en el lugar adecuado y que no ajusto metas personales a los objetivos de la organización, tiene dos batallas que librar, consigo mismo y con los objetivos.

Oportunismo y desprecio por los medios; el gerente puede despreciar las actividades subsidiarias de las que depende (como contabilidad, personal) por concentrarse solo en sus objetivos.

Individualismo y falta de colaboración; sálvese quien pueda, se da cuando los objetivos no son aplicados con equilibrio.

Joao Lodi:

Hay centralización en las metas y descentralización en la ejecución.

EL énfasis en los resultados a corto plazo hace que los gerentes piensen que los resultados a largo plazo dependen de la alta dirección y no de el.

Otras Críticas

Los objetivos de la empresa son definidos muy superficialmente y no reflejan todos los intereses de la empresa.

Cuando los resultados inmediatos no son accesibles las personas se impacientan con todo el proyecto.

FUNDAMENTOS."APO" es una forma de pensar.

Sistema en el cual los que ejerzan el mando deben:* Cambiar radicalmente sus estilos, prácticas y valores de supervisión.* Permitir que cada empleado participe en la fijación de los objetivos del trabajo que realice y* Se supervise y auto controle.

Coordinación de objetivos.

Todas las acciones individuales deben ir encaminadas hacia las metas de la organización.

Deben ser cuantificables.

Los objetivos deben estar redactados de tal forma que pueden ser controlados fácilmente por medios cuantitativos, como unidades monetarias, unidades producidas, unidades de tiempo, porcentajes, etc.,

esto se hace con el objeto de saber en que grado se logran los planes, y corregirlo de ser necesario en futuras acciones administrativas.

Redactados debidamente.

Deben escribirse tomando en cuenta lo siguiente:

Que el objetivo pueda ser: controlable, observable y cuantificable.

Debe estar redactado con sencillez y con términos usados por la organización.

Debe estar redactado con brevedad, evitando palabrería innecesaria.

Considerar los recursos con que se cuenta.

Según George Morrisey están los 16 puntos para escribir objetivos:

1. Empezar con un infinitivo verbal.

2. Especificar el resultado clave que se va a conseguir.

3. Especificar la fecha límite para su cumplimiento.

4. Especificar los costos máximos.

5. Ser mesurable y verificable.

6. Señalar el "que" y el "cuando" y evitar los "por que" y los "como"

7. Estar relacionado con los papeles y funciones del responsable y con los roles y misiones de los niveles superiores.

8. Ser fácilmente comprensible.

9. Ser realista y alcanzable .

10. Proporcionar la máxima utilidad sobre la inversión requerida en tiempo y recursos, cuando se compara con otros ya alcanzados.

11. Ser consecuente con los recursos disponibles o previstos.

12. Evitar o minimizar la doble responsabilidad para la ejecución, cuando se requiere un esfuerzo conjunto.

13. Ser consecuente con las políticas y practicas de la organización.

14. Ser acordado voluntariamente, sin presiones ni coacciones indebidas.

15. Registrarse por escrito, guardándose una copia que revisara el supervisor y el subordinado.

16. Establecerse no solo por escrito, sino también por el superior y el subordinado.

AplicacionesEL APO tiene un comportamiento de tipo cíclico de tal manera que puede ser ajustado y corregido en el ciclo siguiente, gracias a la retroalimentación proporcionada por la evaluación de los resultados.

Este se aplica en el ejercicio fiscal de la empresa, que es de un año generalmente.

Existen muchos y muy variados modelos según el contenido y el fin que presenten.

Modelo de Humble. (John W. Humble)

* Revisión critica / planes estratégicos y tácticos.

* Esclarecimiento para cada gerente de resultados-clave y estándares de desempeño que él necesita alcanzar.

* Creación de un plan de mejoramiento de la función que permita medir su contribución para el alcance de los objetivos de la empresa.

* Establecimiento de condiciones - alcanzar los resultados claves y el plan de mejoramiento, como:

Modelo de Humble.

(1) Una estructura de organización que dé al gerente máxima libertad y flexibilidad de operación.

(2) S.I. para la gerencia con una frecuencia y dinámica que hagan más eficaz el autocontrol y posibiliten decisiones mejores y más rápidas.

(3) Uso sistemático de la evaluación del desempeño para ayudar a los gerentes a superar sus puntos débiles y aprovechar sus puntos fuertes y aceptar responsabilidades.

Modelo de Odiorne.

1. Establecimiento de medidas de desempeño de la organización y

2. delineamiento de objetivos organizacionales a ser alcanzados.

3. Revisión de la estructura de la organización en función de los objetivos pretendidos.

4. (anteriores) cada superior establece medidas de evaluación para sus subordinados, y los subordinados medidas de evaluación a su trabajo.

5. El superior y los subordinados llegan a un acuerdo común en los propósitos y medidas de evaluación del trabajo del subordinado, tomando en cuenta los objetivos de la organización, como medidas de desempeño de las mismas.

6. Evaluación periódica y acumulativa de los resultados de trabajo del subordinado en relación con los objetivos establecidos para él.

7. Evaluación del desempeño de la organización como un todo.

Mecánica de funcionamiento* No hay uniformidad.

* Se han registrado fracasos en empresas que pretendieron aplicar dogmáticamente alguna de esas técnicas, muchas aun en proceso de experimentación.

* Es una filosofía de dirección que se debe analizar por ser fuente del deber de ser de todo supervisor sin importar el rango de su posición.

* Esta teoría busca que el administrador no se pierda en los medios, sino que busque lo importante los objetivos, haciendo énfasis en la planeación y evaluación del trabajo.

Limitaciones y alcances.ALCANCES DE LA APO:

PARA EL SUBORDINADO:Le permite conocer exactamente que es lo que se espera dentro de el.

Le permite mayor libertad de acción

Sus logros quedan registrados de una manera objetiva

Le permite "demostrar" objetivamente porque no se pudo lograr algo

Le permite concentrarse en arreas concretas

Todo jefe inferior tiene constantemente una idea de cual es su situación frente al trabajo y ante la empresa.

Alcances de la APO.Lo anterior permita que el jefe pueda ser convencido de la justicia en las promociones o ascensos

Permite a todo jefe dar sus puntos de vista en contra de las metas que se pretenden señalársele, pero no después de que no se lograron, ni bajo la presión de la discusión o del conflicto, sino, por decirlo así, "en frío"

Sabe siempre lo que se espera de el.

Sabe como ha logrado mejorar o superar sus deficiencias.

Las metas no se le van a imponer, sino que quizá el va a escoger el área en que se han de lograr mejoras.

Alcances de la APO.PARA EL JEFE QUE LA APLICA:

Vincula a todos en la responsabilidad de lograr los resultados

La calificación de los subordinados es objetiva e indiscutible

Concentra la supervisión en pocas áreas pero que son las principales

Le quita la necesidad de que se discuta "el grado" de realización

El jefe recibe ideas sobre mejoramientos que en ocasiones, a el no se le habrían ocurrido

Hace que se cumpla mejor el principio de la organización: "La responsabilidad no se delega, se comparte“

Le exige mayor comunicación con sus subordinados

Obliga a cada jefe a cumplir su función vital: hacer que sus subordinados logran resultados.

Alcances de la APO.

PARA EL JEFE QUE LA APLICA:

Hace que se cumpla mejor el principio de la organización:"La responsabilidad no se delega, se comparte“

Le exige mayor comunicación con sus subordinados

Obliga a cada jefe a cumplir su función vital: hacer que sus subordinados logren resultados.

Alcances de la APO.PARA LA EFICIENCIA DE LA EMPRESA:

Todos los jefes que trabajen en este sistema, responden mucho mejor a metas precisas, concretas y que sean alcanzables a corto plazo.

Facilita una mayor delegación.

Fija responsabilidades personales.

Permite pagar sueldos y salarios por eficiencia eliminando, o al menos reduciendo las discusiones.

Facilita y estimula la formación de grupo de trabajo.

Es una base para el desarrollo de funcionarios.

Limitaciones de la APO.LIMITACIONES.

Coerción sobre los subordinados

Aprobación de objetivos incompatibles

Exceso de papelería.

Focalización de los resultados mas fácilmente medibles que sobre los resultados mas importantes.

Seguimiento rígido de objetivos que podrían ser abandonados.

Necesariamente exigirá dedicarle al principio un tiempo mayor del que ordinariamente ocupaban los jefes.

ADMINISTRACION POR OBJETIVOS(APO)

Elaborando Objetivos

Objetivos• Definición:– “Son los fines importantes a los que se dirigen las

actividades organizacionales e individuales”• Metas y Objetivos: – Sinónimos para algunos autores– Meta es la representación numérica de un objetivo.

• Un objetivo es verificable cuando al final del periodo es posible determinar si el objetivo se cumplió.

Jerarquía de los Objetivos2. Misión

3. Objetivos

Generales de la Organización(Largo Plazo, Planif.

Estratégica)

4. Objetivos

Generales más

específicos(de áreas

de resultados clave)

5. Objetivos Divisionales

6. Objetivos Departamentales y de Unidades.

7. Objetivos IndividualesDesempeñoObjetivos de Desarrollo Personal

Ascen

dent

e

Descendente

Administración por Objetivos(APO)

• Instrumento de evaluación• Técnica Motivacional• Instrumento de Planeación y Control• Definición:– “Es un sistema administrativo integral en el que se combinan

en forma sistemática muchas actividades administrativas básicas y el cual persigue deliberadamente el cumplimiento eficaz y eficiente de los objetivos organizacionales e individuales”

• Mientras que algunas la definen muy limitada y estrecha otros la ven como un sistema administrativo de gran amplitud, impulsado a metas y orientado por el éxito.

¿Cómo establecer Objetivos?

• Cuantitativos y Cualitativos–Para ser medibles deben ser

verificables• ¿Cómo puedo saber al final del

periodo si el objetivo se cumplió?• ¿Cuánto o qué?• ¿Cuándo?

¿Cómo establecer Objetivos?Objetivos No Verificables Objetivos Verificables

• Obtener Ganancias Razonables • Obtener un rendimiento sobre la inversión del 12% al término del año fiscal en curso.

• Mejorar la comunicación • Publicar un boletín mensual de dos páginas a partir del 1 de Julio del 2007 que implique no más de 40 horas de trabajo de tiempo de preparación (tras el primer número)

• Elevar la productividad del departamento de producción.

• Incrementar la producción en 5% para el 31 de Diciembre del 2007, sin costos adicionales y manteniendo el nivel actual de calidad

• Desarrollar mejores administradores • Diseñar e impartir un curso interno de fundamentos de administración de 40 horas de duración por concluir el 1 de Octubre del 2007 que implique no más de 200 horas de trabajo para el personal de desarrollo administrativo y con la aprobación del examen (especificado) por al menos 90% de los administradores.

• Instalar un sistema de cómputo • Instalar un sistema de control computarizado en el departamento de producción para el 31 de Diciembre del 2008 que requiera no más de 500 horas de trabajo de análisis de sistemas y que opere con no más de 10% de tiempo de falla durante los 3 primeros meses ni más de 2% en adelante.

Beneficios de la APO• Mejoras en la administración gracias a la

planeación orientada a resultados.• Precisión de los roles y estructuras organizacionales

y de la delegación de autoridad en consonancia con los resultados esperados de las personas que ejercen las funciones respectivas.

• Estímulo del compromiso personal tanto con los objetivos propios como con los objetivos organizacionales.

• Desarrollo de controles eficaces, lo que permite medir resultados y emprender acciones correctivas.

Deficiencias de la APO y Algunas Recomendaciones

• En cuanto a la enseñanza de la filosofía de la APO:– Los administradores deben explicar a sus colaboradores

qué es la APO, cómo funciona, por qué se aplica, qué papel tendrá en la evaluación de desempeño y, sobre todo, los beneficios que ofrece.

– Filosofía que descansa en los conceptos de autocontrol y autodirección-

• La falla al ofrecer pautas a quienes deben establecer objetivos es otro problema común.

• Una dificultad más es establecer metas verificables dentro de ciertos límites.

Deficiencias de la APO y Algunas Recomendaciones

• Se corre el riesgo de subrayar los objetivos a corto plazo a expensas de la solidez de la organización a largo plazo.

• El riesgo de la inflexibilidad puede provocar que los administradores vacilen en modificar los objetivos aun si un cambio en las condiciones obligaría a tales ajustes.

• Otros riesgos son:– El abuso de las metas cuantitativas.– La pretensión de emplear números en áreas en las que no son

aplicables o en las que podrían representar la subestimación de objetivos importantes difíciles de enunciar en términos de resultados finales.

– Olvidar que la administración implica algo más que únicamente el establecimiento de metas.

•“Donde haya un abismo que nos separe, construyamos un puente que nos acerque”