ReSuME PElajaran

PenGanTAR ILMU AdmInISTRasi

O

L

E

H

Riyadi Ridwan

NIM. 2007 150 066

Fakultas ILmu SoSial dan PolItik

Jurusan ADminsTrasi Negara

Universitas ISKandAr Muda

Banda Aceh

2007-2008

ADMINISTRASI

Administrasi berasal dari bahasa Latin : Ad = intensif dan ministrare = melayani,

membantu, memenuhi. Administrasi merujuk pada kegiatan atau usaha untuk membantu,

melayani, mengarahkan, atau mengatur semua kegiatan di dalam mencapai suatu tujuan.

Administrasi adalah proses yang pada umumnya terdapat pada semua usaha

kelompok, pemerintah atau swasta, sipil atau militer, besar atau kecil (White,

1958).

Administrasi sebagai kegiatan kelompok yang mengadakan kerjasama guna

menyelesaikan tugas bersama (Simon, 1958).

Administrasi didefinisikan sebagai bimbingan, kepemimpinan dan pengawasan

usaha kelompok individu guna mencapai tujuan bersama (Newman, 1963).

Pengertian Administrasi dalam bahasa Indonesia ada 2 (dua) :

Administrasi berasal dari bahasa Belanda, “Administratie” yang merupakan

pengertian Administrasi dalam arti sempit, yaitu sebagai kegiatan tata usaha

kantor (catat-mencatat, mengetik, menggandakan, dan sebagainya). Kegiatan ini

dalam bahasa Inggris disebut : Clerical works (FX.Soedjadi, 1989).

Administrasi dalam arti luas, berasal dari bahasa Inggris “Administration” ,

yaitu proses kerjasama antara dua orang atau lebih berdasarkan rasionalitas

tertentu untuk mencapai tujuan bersama yang telah ditentukan (S.P. Siagian,

1973)

Berdasarkan hal tersebut diatas, administrasi ialah proses penyelenggaraan kerja yang

dilakukan bersama-sama untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Administrasi,

baik dalam pengertian luas maupun sempit di dalam penyelenggaraannya diwujudkan

melalui fungsi-fungsi manajemen, yang terdiri dari perencanaan, pengorganisasian,

pelaksanaan, dan pengawasan.

Jadi administrasi adalah penyelenggaraannya, dan manajemen adalah orang-orang yang

menyelenggarakan kerja. Maka kombinasi dari keduanya adalah penyelenggaraan kerja

1

yang dilakukan oleh orang-orang secara bersama-sama (kerjasama) untuk mencapai

tujuan yang yang telah ditetapkan.

Dalam dunia kerja saat ini istilah administrasi dan manajemen tentu sudah banyak

menjadi acuan dalam mencapai suatu tujuan khususnya dalam bidang perkantoran.

administrasi berasal dari bahasa yunani yang berarti suatu proses kerja sama antara dua

orang atau lebih untuk mencapai suatu tujuan bersama yang telah ditetapkan sebelumya.

sedangkan manajemen adalah suatu proses mengantur,mengendalikan,dan melaksanakan

proses kerjasama untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. sebagaimana dalam

prinsip manajemen adalah "pengorbanan yang sekecil-kecilnya untuk memperoleh hasil

yang semaksimal mungkin".dalam sub bab ini akan dibahas secara singkat tentang

pengertian administrasi dan manajemen, unsur-unsur administrasi dan

manajemen,peranan adminstrasi dan manajemen,dan hubungan administrasi dan

manajemen

PENGERTIAN ADMINISTRASI

administrasi pendidikan terdiri dari 2 kata yang masing-masing mempunyai pengetian

tersendiri. kata administrasi menurut asal katanya berasal dari bahasa latin. ad +

ministrae, ad berarti intensif sedangkan ministrae berarti melayani, membantu, dan

memenuhi, jadi tugas utama seorang adminisatrator/manajer adalah memberikan layanan

prima.

administrare adalah kata kerja sedangkan kata bendanya adalah administration dan kata

sifatnya adalah administratiavus. dalam kegiatan sehari-hari untuk istilah administrasi

dibagi menjadi 2 pengertian yaitu

Administrasi dalam pengertian yang sempit adalah suatu pekerjaan tata usaha

dalam kantor

Administrasi dalam pengertian yang luas adalah seluruh proses kerja sama orang

atau lebih dalam mencapai tujuan bersama.

2

Asministrasi adalah segenap proses penyelenggaraan dalam setiap usaha kerjasama

sekelompok manusia untuk mencapai tujuan tertentu

Proses adalah rangkaian perbuatan manusia yang mengandung maksud tertentu yang

memang dikehendaki oleh yang melakukan perbuatan itu. Disini termasuk pula segenap

aktivitas yang terjadi sebagai akibat perbuatan itu.

Perbuatan adalah suatu kegiatan manusia yang mengandung maksud tertentu berupa

tindakan dan pemikiran.

Prosedur adalah suatu rangkaian metode yang telah menjadi pola tetap dalam melakukan

sesuatu pekerjaan yang merupakan suatu kebulatan.

Suatu rangkaian prosedur yang telah merupakan suatu kebetulan untuk melaksanakan

fungsi disebut sistem

Metode adalah cara yang telah menjadi pasti ketepatannya dan merupakan pola dalam

mekukan suatu pekerjaan. Apabila metode merupakan kamahiran dari seseorang yang

sudah tergolong ahli, ini disebut teknik

SEJARAH PEMIKIRAN ADMINISTRASI

Pemikiran yang dikembangkan oleh para ahli teori klasik yang dianggap sebagai

perintis dan menjadi fondasi untuk ilmu administrasi modern:

Charles Babbage, Henry R.Tone, Fredrick Winslow Taylor, Gilbreths, Henry

L.Grant, Harrington Emerson, Henry Fayol, James D. Money,Lyndal F.Urwick,

Chester I. Barnard

Para ahli Adm modern yang dikembangkan dari pendekatan-pendekatan

psikologis terutama dipelopori oleh Elton Mayo, hugo Munsterberg yang dikenal

dengan hubungan manusia, dan juga aliran-aliran perilaku, teori proses,

pendekatan kuantitatif, pendekatan sistem dan pendekatan kontingensi

3

Para ahli teori klasik terutama menekankan pada pemikiran F.W Taylor dan

Henry Fayol dan Max Webber dengan kontribusi dari para ahli teori klasik

lainnya

Kemudian membahas pendikatan hubungan manusia, pendekatan prilaku,

pendekatan proses, pendekatan kuantatif, pendekatan sistem dan pendekatan

kontingensi yang merupakan acuan pendekatan studi dalam administrasi modern.

Teori selalu berkembang dan tidak mengenal akhir. Apalagi tidak satu teoripun

yang bisa gambarkan secara lengkap tentang kenyataan kerja sama keorganisasian

yang kita alami

Oleh sebab itu teori klasik bukan berarti sudah kadaluarsa dan teori modern dan

kontemporer adalah up to date, tetapi kedua-duanya saling lengkapi atas

kelemahan masing-masing.

Meskipun demikian baru pada akhir abad 19 awal abad 20 pengalaman tersebut

ditelaah dan dianalisis secara ilmiah yang dikumpulkan dalam satu disiplin ilmu

yaitu Ilmu Administrasi

Melalui analisis sejarah dapat dilacak dan diketahui bahwa kira-kira tahun 1300

SM bangsa mesir telah mengenal Administrasi, Max webber “Mesir sebagai

satu-satunya Negara paling tua yang memiliki Administrasi

Birokratik”.Demikian juga tiongkok kuno, dapat diketahui tentang konstitusi

Chow yang dipengaruhi oleh ajaran Confucius dalam “administrasi

Pemerintahan”. Yunani (430 SM) dengan susunan kepengurusan Negara yang

demokratis, Romawi dengan “de ofiis” dan “de Legibus”nya Marcus Tullius

Cicero dan abad 17 di perusia, Austria, Jerman, dan Prancis dengan

Kameralisyang mengembangkan Administrasi Negara, Misalnya : Sistem

Pembukuan dalam hal administrasi keuangan Negara, Markantilis (sentralisasi

Ekonomi dan politik) dan Kaum Fisiokrat yang berpengaruh selama kurun waktu

1550 – 1700 san

Fakta administrasi seperti dikemukakan diatas hingga 1886 dikenal sebagai

praktek dan teknik kerjasama sebagai seni administrasi yang belum ditelaah

secara ilmiah. Adapun puncak analisis ilmiah mengenai fenomena administrasi

berdasarkan fakta sejarah dimulai pada akhir abad 19 dengan munculnya gerakan

4

manajemen ilmiyah yang dipelopori F.W Taylor (1856 -1925) dan gerakan

general and industrial administration yang dipelopori H. Fayol (1841-1925)

sekaligus beri identitas ilmu bagi adminstrasi yang kemudian desempurnakan

dengan munculnya berbagai teori dan pendekatan studi administrasi.

Perkembangan Asministrasi sebagai seni dapat dibagi dalam dua fase yaitu:

a. Fase Prasejarah (dapat dilihat dari beberapa peradaban)

Mesopotamia

Mesopotamia telah menjalankan sebagian prinsip-prinsip administrasi dan

manajemen terutama bidang pemerintahan, perdagangan,

komunikasi,Pengangkutan (pengangkutan sungai) dan telah digunakannya

logam sebagai alat tukar menukar , alat ukur dan hitung yang sudah

barang tentu memperlancar perdagangan.

Babilonia

Telah diterapkan administrasi dibidang pemerintahan, perdagangan,

komunikasi,Pengangkutan. Sistem adm dibidang teknologi juga telah

berhasil dengan adanya taman tergantung.

Dalam Code Of Hammurabi dikembangkan manajerial guide line were set

forth, pentingnya effective leader style, dalam didirikan menara babel

setinggi 650 Feet tampak Magnificient structures were erected, production

and inventory control was employed.

Mesir

Sistem desentralisasi dan penggunaan staf penasehat pada 2000 tahun

SM, peninggalan sejarah berupa Paramida yang diperkirakan 100.000

orang selama 20 tahun, pekerjaan ini butuh sistem administrasi yang

handal

Cina

Kira-kira pada tahun 1100 SM cina telah menyadari perlunya

perencanaan, pengorganisasian, kepemimpinan dan pengawasan. Melalui

confucion dengan adm kepegawaian tiongkok kuno dan Chow yang juga

menjabat sebagai perdana mentri berhasil menciptakan apa yang disebut

UUD Chow.

5

Romawi

Dipelopori oleh Cicero dalam buku “de officiis” dan “de Legibus” (the

Law) dijelaskan tentang pemerintahan romawi yang berhasil memerintah

dan kuasai daerah yang luas dengan bagi-bagi tugas pemerintahan dalam

departemen-departemen yang disebut “Mangitrates” yang dipimpin oleh

magistrator. Disamping itu ada adm perhubungan, adm perpajakan. Oleh

deocletian, struktur empire diorganisasi dan dibagi dalam 100 Provinsi.

Organisasi militer juga menyumbang perkembangan studi adm,

penggunaan staf, keseragaman cara dalam pelaksanaan tugas tugas,

penerapan disiplin, bahkan pernah digunakan oleh Alexander agung,

Hannibal (182 SM), Caesar dan Napoleon

b. Fase Sejarah Hingga Revolusi Industri

Gereja katolik

Mempunyai sumbangan besar terhadap pemikiran adm melalui praktek

adm terutama dalam organisasi 1000 tahun yang lalu, memberi kontribusi

dalam hal Hirarki otoritas, spesialisasi aktivitas sepanjang garis fungsional

dan konsep staf.

Nicolo Machiaveli

Merupakan orang yang memberi kontribusi secara individual terhadap

pengembangan pemikiran administrasi dan management, lahir pada tahun

14 69 ia membuat analisis sistematis tentang Prince’s (manajer) job dan

dari itu dikembangkan prinsip-prinsip prektis yang digunakan sekarang ini

seperti telah ada 500 tahun lalu. Dalam the prince dan the Discoources,

Machiaveli 4 prinsip-prinsip kepemimpinan yaitu

1. Pentingnya Relying upon mass consent. Otoritas prince adm

pemimpin datang dari adm yang diberikan oleh bawahan. Tak

seorangpun menjadi pimpinan tanpa disetujui pengikut.

2. Pemimpin harus Stive for cohesiveness dalam organisasi.

3. Prince harus mempunyai satu kemauan untuk survive

4. Prince harus mejadi pimpinan yang perhatikan wishdom, kindness dan

justice, sifat yang diuji pada setiap waktu

6

Revolusi Industri

Inovasi teknologi dari revolusi industri memberi impak dinamik terhadap

pemikiran-pemikiran adm dan manajemen. Terjadi di inggris antara tahun

1700-1785, revolusi industri di inggris mengubah manusia di segala

bidang termasuk di bidang adm dan manajemen sebagai sebagai teknik

dan praktek kerjasama manusia.

Pada abad 18 dan 19 terjadi revolusi teknologi di inggris. Tenaga manusia

digantikan oleh mesin dan mesin-mesin uap menghasilkan tenaga yang

lebih murah dan lebih efisien.

Pada fase revolusi industri, Richard Arkwright memberi kontribusi

dalam penggunaan efficient managerial principles yang berhubungan

dengan produksi yang kontinu, koordinasi mesin-mesin, material, orang-

orang , capital, factory disiplin dan tanda- tanda pembagian kerja. Adam

Smith juga memberi kontribusi tentang pembagian kerja, dimana

ditunjukkan bahwa spesialisasi dapat meningkatkan efisiensi,

Perkembangan pemikiran dalam periode waktu hingga 1886 lebih

merupakan adm dan manajemen sebagai praktek pengaturan kerjasama

untuk mencapai tujuan, administrasi lebih dikenal sebagai “seni”

Puncak perkembangan organisasi dan manajemen pada fase sejarah adalah

permulaan abad 18 melalui karya charles babbage (1792-1871) seorang

ahli matemartika di universitas Cambridge inggris. Dalam bukunya “the

economy of manufacture” menekankan pentingnya efisiensi dalam usaha

pencapaian tujuan dan pentingnya pembagian kerja, pada awalnya buku

itu tidak mendapat perhatian tetapi setelah lahirnya gerakan manajemen

ilmiyah di AS yang dipelopori F.W Taylor (1886) buku tersebut mulai

diperhatikan dan diselidiki. Lahirnya manajemen ilmiah merupakan fase

modern dalam perkembagan administrasi dan merupakan titik awal

perkembangan administrasi sebagai ilmu pengetahuan, Pada fase

modern pengembangan administrasi dan manajemen mulai menggunakan

metode-metode sehingga fase ini meupakan fase perubahan administrasi

7

dan manajemen sebagai prektek dan teknik kerjasama sebagai seni

menjadi sebagai ilmu

Pelopor pemikiran administrasi dan manajemen sebagai ilmu dengan

menggunakan metode-metode ilmiyah adalah F.W Taylor dalam karyanya

“shop Management” (1911) dan H.Fayol dalam karyanya “Administration

Indutrialle et Generale” Manajemen Umum dan Industri.

8

DEFENISI ADMINISTRASI MENURUT PARA AHLI

1. Leonard D white (1955: P.1) merumuskan sebaagai "administration is a process

comman to all group effort public or provaate, civil or millitaaary, large scaale or

smaall scall" (administrasi adalah suatu proses yang biasanya terdapat pada semua

usaha kelompok baik usaha pemerintah, ataupun swasta, sipil atau militer baik

secara besar-besaran ataupun kecil-kecilaan)

2. H.A.Simon (1961:P.3) "administration can be defined aas the aactivitiesa if group

cooperating to accomplish common goals" (administrasi dapat didefenisikan

sebagai kegiatan kelompok orang-orang yaang melakukan kerjasama untuk

mencapai tujuan bersama)

3. Dwoght Waldo (1971:P.20) "administrasi adalah suaatu bentuk daya upaya

manusia yang kooperatif yang mempunyai tingkat rasionalaiteit yaang tinggi":

4. The Lianag Gie (1965:P.5) "administrasi adalah segenap proses

penyelenggaraaaan dalam segenap usaha kerjasama sekelompok manusia untuk

mencapai tujuan tertentu". defenisi ini mendapat perubahan (1972 :P.a37) yatiu

peoses penyelenggaraan diganti dengan rangkaian penaataaan. kemudian lebih

disempurnakan (1977:13) yaitu administraasi adalah segenap rangkaian kegiatan

terhadap pekerjaan pokok yang dilakukan oleh sekelompok orang dalam

kerjasama mencapaai tujuan tertentu.

5. S.p siagiaan (1985:P.3) " adalah keseluruhan proses kerjasama antara dua orang

manusia atau lebih yang didasarkan pada rasionalitas tertentu untuk mencapai

tujuan yang telah ditentukan sebelumnya.

6. Parajudi Atmosudirjo (11975 : P) administrasi adalah pengendalian dan

penggerakk dari suatu organisasi sedemikiaan rupa sehingga organisasi itu

menjadi hidup dan bergerak menuju ketercapainya segala sesuatu yang telah

ditetapkan oleh administrator yakni kepala organisasi.

7. Sedangkan ilmu administrasi didefinisikan oleh Guilick sebagai berikut: ” The

science of administration in thus the system of knowledge whereby men may

understand relationship, predict result, and influence outcomes in any situation

where men are organized at work together for a common purpose”.

9

Albert Lepawsky menunjukkan 6 peranan administrasi dalam kehidupan dan

perkembangan masyarakat:

1. The Universal Importance of Administration

Bahwa administrasi sebagai studi ilmiah yang serius diperlihatkan dari disintegrasi bagi kurangnya abilitas adminstrasi dan efisiensi manajemen terutama pada periode Perang dunia IIFayol katakan, melalui pengetahuan administrasi kita mengerti peranan orang, komando, koordinasi dan control yang jadi dasar untuk tenaga kerja (workman)Dengan demikian tiap orang membutuhkan Adm sehingga adm adalah suatu subyek dari kepentingan universal.

2. The stabilizing role of administration in society

Paul pigors menyatakan bahwa fungsi primer administrasi adalah untuk stabilisasi institusi-institusi social.

3. The role administration in social change

Brook adam mengatakan bahwa fungsi pokok administrasi adalah jaminan stabilitas social dengan sediakan fasilitas bagi perubahan social.

4. The treat of a managerial revolution

James burnham : kualitas esensial dari the emerging society adalah karakter manajemennya, bahwa dalam kenyataan manajer-manajer mempersiapkan untuk taken over masyarakan modern.

5. The prospect of a managerial evolution

Charles merriem: bahwa lambat laun akan diberikan atribut posisi manajer dari suatu masyarakat demokratik.Ia menyebut organisasi pemerintahan tidak lain merupakan organisasi manajerial.

6. Adminstration as the key to modern society

Charles A. Besrd : Masyarakat modern adalah masayarakat besar. Setiap usaha masyarakat modern akan mendapatkan ketenangan dibawah adminstrasi.

10

KEDUDUKAN ADMINISTRASI

dalam kehidupan manusia serba kebutuahan, kebutuhaan untuk tempat tinggal, makan,

pakaian dan lain-lain yang biasa dikenal dengan istilah kebutuhan- kebutuhan primer atau

kebutuhan pokok. untuk dapat memenuhi kebutuhan ini apa itu kebutuhan primer atau

kebutuhan sekunder .orang harus mengusahakan dengan perbuatan -perbuatan yang nyata

berusaha seorang diri maupuna secara bekerja sama dengan perbuatan yang nyata akan

dengan perbuatan nyata maka kebutuhan itu menjelma menjadi tujuan.didalam memenuji

kebutuhannya dalam banyak hal orang harus bekerja sama atau dengan kata lain orang

harus melaksanakan suatu proses penyelenggaraan usaha kerja sama dalam mencapai

tujuaannya. proses penyelenggaraan inilah yang disebut dengan administrasi dan pada

masyarakat moden yaang makin berkembang ini makin penting pula tujuan-tujuan yang

ingin dan hendak dicapainya maka makin baik dan tepat pula administrasi yanag harus

diaarahkannya oleh karena itu makin penting pulaa kedudukanaadministrasi sebagai

kegiatan-kegiatan untuk mencapai tujuan tersebut. kedudukan aadministrasi penting

dalam suatu negara yaang telah maju apalagi bagi negara yang sedang berkembang. yang

mana administrasi akan memberi sumbangan pengalaman dibidang apapun telah

mengajarka kepada negara-negera itu bahwa masalah kemajuan negara bukanlah dititik

beratkan hanya pada modal yang cukup sumber-sumber alam dan kekayaan bumi yaang

berlimpah-limpaah tenaga kerja manusia yang belebih-lebihan tetapi sangat dibutuhkan

peranan/ kedudukan aadminstrasi. administras merupakan modal yang berhargan sekali

bagi negara-negara tersebut untuk melaksanakan tugas dalam mencapai tujuan apalagi

asas utama administrasi adalah daya guna kerja berarti bahwa manusia ingin mencapai

suatu hasil secara maksimum atau terbaik dengan menyelenggarakan sesuatu keja atau

usaha secara minimum atau teringan dalam mencapai tujuan yang telah ditentukaan

sebelumnya disamping administrasi penting bagi suatu negara maka admnistrasi jugaa

penting bagi badan-badaan atau organisasi perusahaaan dan perindustrian juga bagi

lembaga-lembaga seperti lembaga peradilan lembaga permasyarakatan bahkan

pembrontak dan orang matipun membutuhkan admnistrasi sehingga dapat dikatakan

bahwa dimana ada terdapat kegiatan dari orang-orang yang bekerja sama untuk mencapai

suatu tujuan bersama maka disana terdapat administrasi.

11

PERINCIAN ILMU ADMINISTRASI

prajudi atmosudirjo (1975:P.13) menggolongkan spesialisasi ilmu administrasi bidang

operasi dari organisasi yang diadministrasikan yaitu, administrasi negara,administrasi

niaga, administrasi internasional dan administrasi sosial.

sukarno K (1985:P.12) dan ibrahim lubis (1984:P.19) membagi bidang administrasi atas

3 golongan besar dengan rincaian sbb:

adminisrasi negara ialah administrasi yang berobyek kenegaraan terdiri dari

o administrasi sipil ialah seluruh kegiatan yang dilakukan oleh departemen,

jawatan, kantor kecamatan, dan kantor kelurahan atau seluruh kegiatan

negara dikurangi kegiatan perusahaan negara dan kegiatan militer/TNI

o administrasi kegiatan angkatan bersenjata yang terdiri dari administrasi

angkatan udara, angkatan laut, angkatan darat dan angkatan kepolisian.

administrasi niaga ialah administrasi yang berobyek swasta perniagaan yaitu:

o administrasi perusahaan ialah kegiatan-kegiatan dibidang produksi,

transportasi, asuransi, perbankan dan lain-lain dibidang perusahaan swasta

o administrsi sosial bukan perusahaan biasanya cenderung kearah usaha

sosial seperti administrasi sosial sekolah swasta, rumah sakit swasta,

yayasan, klub dll

administrasi internasional ialah administrasi yang bergerak dibidang internasional

seperti yang dilakukan oleh PBB beserta cabang-cabangnya misalnya

UNICEP,ILO,UNESCO, dll

12

ORGANISASI

PENGERTIAN ORGANISASI

            Pengertian organisasi menurut berbagai para ahli antara lain disebutkan oleh:

1. Organisasi Menurut Stoner

Organisasi adalah suatu pola hubungan-hubungan yang melalui mana orang-orang di

bawah pengarahan manajer mengejar tujuan bersama.

2. James D. Mooney (1974)       

Organisasi adalah bentuk setiap perserikatan manusia untuk mencapai tujuan

bersama.

3. Ralp Currier Davis (1951)

Organisasi adalah sesuatu kelompok orang-orang yang sedang bekerja ke arah  tujuan

bersama di bawah kepemimpinan.

4. Daniel E. Griffths (1959)

            Organisasi adalah seluruh orang-orang yang melaksanakan fungsi-fungsi yang

berbeda tetapi saling berhubungan dengan yang dikoordinasikan agar sebuah tugas dapat

diselesaikan.

            Dengan demikian diantara ketiga macam pandangan tentang pengertian

organisasi, pandangan yang tepat adalah yang menganggap organisasi sebagai suatu

sistem kerjasama, sistem hubungan, sistem sosial. Guna memudahkan penangkapan

pengertian, dapatlah kiranya disusun suatu definisi organisasi secara sederhana dan dapat

diterapkan dalam praktek sebagai berikut :

13

“ Organisasi adalah suatu sistem yang saling mempengaruhi antar orang dalam kelompok

yang bekerja sama untuk mencapai tujuan tertentu “.

            Dari definisi sederhana ini dapat ditemukan adanya berbagai faktor yang dapat

menimbulkan organisasi, yaitu orang-orang, kerjasama, dan tujuan tertentu. Berbagai

faktor tersebut tidak dapat saling lepas berdiri sendiri, melainkan saling kait merupakan

suatu kebulatan. Maka dalam pengertian organisasi digunakan sebutan sistem yang

berarti kebulatan dari berbagai faktor yang terikat oleh berbagai asas tertentu.

TUJUAN ORGANISASI

            Pentingnya perumusan tujuan bagi organisasi telah lama disadari orang.

pentingnya perumusan tujuan tersebut terutama karena :

a. Tujuan untuk bertindak sebagai titik rujukan bagi usaha yang dilaksanakan

organisasi.

b. Tujuan diperlukan untuk mengkoordinasikan usaha.

c. Organisasi yang berharap dapat berkembang dan bersaing dengan efektif harus segera

terus menerus memperbaharui tujuannya.

d. Tujuan organisasi merupakan tempat seluruh tindakan organisasi diarahkan.

e. Tujuan merupakan prasyarat penetapan kebijaksanaan, strategi, prosedur, metode dan

peraturan.

Karena tujuan itu amat penting dirumuskan, maka kita perlu memahami benar

sifat-sifat utama tujuan organisasi itu. Sifat tujuan organisasi yang utama diantaranya adalah :

a. Tujuan organisasi berstruktur dalam suatu hierarki.

b. Tujuan itu memperkuat tujuan perseorangan dan sebaliknya.

c. Tujuan itu hendaknya berpadu dengan tujuan perseorangan.

d.     Tujuan yang lebih tinggi berisi tujuan-tujuan yang lebih bawah dan dapat dicapai

dengan efektif hanya melalui kerjasama.

14

IKLIM ORGANISASI DAN KEEFEKTIVITASAN ORGANISASI

A. Pengertian

Iklim organisasi merupakan keadaan mengenai karakteristik yang terjadi di lingkungan

kerja yang dianggap mempengaruhi perilaku orang-orang yang berada dalam lingkungan

organisasi tersebut. oleh karena itu, iklim organisasi dapat dikatakan sebagai lingkup

organisasi.

            Menurut Owens (1991) dan Hoy and Miskel (1987) bahwa iklimorganisasi adalah

persepsi anggota tentang lingkungan kerja organisasi. Scheider (1991) berpendapat

bahwa iklim organisasi menunjuk pada gaya material yang mempengaruhi pandangan

anggota mengenai nilai dan tujuan organisasi. Menurut Rossow (1990) iklim organisasi

menunjuk pada karakteristik organisasi secara keseluruhan dan berhubungan dengan

perasaan anggota yang bersangkutan. Dari berbagai pendapat tersebut dapat disimpulkan

bahwa iklim organisasi tidak hanya menyangkut aspek sosial saja tetapi juga aspek fisik

dalam organisasi. Iklimorganisasi juga berkenaan dengan persepsi anggota organisasi,

baik secara individual maupun kelompok, tentang sifat-sifat dan karakteristik organisasi

yang mencerminkan norma serta keyakinan dalam organisasi.

Banyak hal yang berpengaruh di dalam organisasi sehingga terbentuklah iklim

organisasi, hal tersebut adalah :

1. Bekerja Keras

Beban kerja yang berat serta tidak diimbangi dengan hasil yang diharapkan pada akhirnya, juga akan mempengaruhi orang-orang yang ada di dalam organisasi tersebut.

2. Kerja sama

Antara pemimpin dan karyawan tidak saling membeda-bedakan, bersama-sama

menciptakan suasana dalam organisasi menjadi nyaman, sehingga kesertaan dan

keserasian kerja di dalamnya semakin meningkatkan kinerja organisasi tersebut.

15

3. Peraturan

Peraturan yang dibuat dijadikan sebagai pedoman sehingga hendaknya benar-

benar mentaati dan bila ada penyelewengan harus benar-benar ditindak dengan

tegas, baik memberikan peringatan ataupun hukuman.

            Sedangkan keefektivitasan organisasi dapat dilakukan dengan cara melihat

seberapa jauh pencapaian tujuan yang diharapkan organisasi itu. Pendeskripsian

mengenai efektivitas kinerja organisasi meliputi produktivitas dan pemanfaatan terhadap

organisasi tersebut serta masyarakat. Setiap anggota organisasi dalam melaksanakan

tugasnya dinilai sudah memperoleh keuntungan dari apa yang telah dikerjakan, berupa

kepuasan batin dan penyelesaian tugas sesuai dengan job descriptionnya.

Teori Tentang Iklim Organisasi

1. Halpin and Crroft

            berdasarkan anggapan bahwa iklim organisasi merupakan persepsi dari

anggotanya, maka ada beberapa faktor yang membentuk iklim organisasi, yaitu :

keterpisahan, rintangan, keakraban, kejauhan, tekanan pada hasil, dorongan (motifasi)

dan semangat.

2. Likert

            Likert teori yang disebut Likert’s Management System Theory. Dari sistem

tersebut Likert mengungkapkan bahwa ada empat sistem manajemen yang membentuk

iklim organisasi, yaitu :

  a.      Sistem exploitative-authoritative (sistem penguasa pemeras)

Sistem ini menunjukkan bahwa pemimpin bersifat sangat otokrasi, sedikit

kepercayaan terhadap bawahan dan bersifat paternalistik. Bawahan diberi motivasi

dengan cara ditakut-takuti dan memberi hukuman. Sistem komunikasi cenderung

berbentuk komunikasi ke bawah.

16

b.      Sistem benevolent-authoritative (sistem penguasa pemurah)

Dalam sistem manajemen ini, pemimpin memiliki kepercayaan yang terselubung

dengan bawahan. Motivasi terhadap bawahan dengan cara diberi hadiah, menakuti-

nakuti, dan pemberian hukuman. Pemimpin sudah memperbolehkan komunikasi ke

atas (up-ward communication), mendengarkan pendapat bawahan, serta melimpahkan

wewenang pengambilan keputusan.

c.       Sistem consultative (sistem penasehat)

Pemimpin sedikit memiliki kepercayaan terhadap bawahan terutama jika

membutuhkan informasi atau ide. Pemberian motivasi kepada bawahan dilakukan

dalam bentuk penghargaan atau hukuman. Komunikasinya berpola ke atas dan ke

bawah.

d.      Sistem participative-group (sistem kelompok partisipasi)

Pemimpin memiliki kepercayaan yang cukup besar terhadap bawahan. Setiap

pemecahan masalah melibatkan ide-ide bawahan secara konstruktif. Pola komunikasi

yang digunakan berpola ke atas, ke bawah dan horizontal.

KESEHATAN ORGANISASI

A.     Kesehatan Organisasi Melalui Pengembangan Organisasi

Keadaan kesehatan organisasi bila dicapai karena tingkat pengelolaan profesional

yang relatif tinggi. Hal ini membutuhkan penerapan konsep dan teknik-teknik yang tidak

dapat diciptakan melalui imajinasi atau pengalaman dalam waktu singkat, walaupun

seorang manager berbakat. Konsep serta teknik-teknik initelah dikembangkan selama

bertahun-tahun oleh berbagai pemikir dan baru disusun dalam kesatuan pemikiran

manajemen. Tidak ada salahnya bagi seorang manager atau pemimpin menjadi orang

17

baru dalam pekerjaannya serta meniti karirnya, sambil banyak belajar tentang bidang

tertentu, tetapi tidak belajar banyak tentang pengelolaan.

Sehingga dalam mempelajari organisasi yang sehat dan teliti, kita bisa

menemukan beberapa hal umum yang cenderung membuat organisasi itu tetap sehat. Kita

dapat menyimpulkan sifat-sifat organisasi yang sehat hanya dalam empat proses penting,

yaitu :

1. Evaluasi

Merupakan suatu proses periodic dan sistematis untuk meninjau seluruh sistem

organisasi untuk menjawab pertanyaan-pertanyaan :

Apa perbedaan antara yang ada sekarang dengan yang seharusnya

menurut tuntutan keadaan ?

Apa yang perlu kita lakukan dengan cara lain ?

Perubahan apa yang mesti kita lakukan dalam organisasi untuk memenuhi

tuntutan masa datang ?

2. Penyesuaian

            Merupakan proses perencanaan yang formal dan teratur, yang menghasilkan

keputusan-keputusan konkrit tentang organisasi dan perkembangannya serta

mengarah ke tindakan-tindakan konkrit yang ditugaskan pada individu tertentu,

bersama dengan hasil dan target waktu tertentu.

3. Kaderisasi

   merupakan proses yang sistematis, relatif formal dan umum. Dengan proses itu

organisasi menemukan dan mengembangkan pemimpin-pemimpin masa datang

untuk menyiapkan bakat pengelolaan sebelum kebutuhan muncul dan memiliki

orang-orang yang ahli sehingga cukup tersedia untuk dipilih.

4. Inovasi kebijaksanaan yang disadari benar-benar

18

Untuk mendorong orang-orang di semua tingkat organisasi agar menemukan

cara-cara baru dalam mencapai hasil yang tanggung jawabnya dibebankan oleh

manajemen, sebagai alat untuk mengakui dan memberi kepada pikiran-pikiran

dan tingkah laku inovatif, bukan hanya dalam mengembangkan produk, namun

dalam semua aspek pekerjaan.

B. Penyakit Ketidakmampuan Menyelesaikan Diri Dalam Organisasi

1. Penyakit yang timbul dalam organisasi

            Dalam organisasi yang mengisyaratkan ketidakmampuan suatu organisasi untuk

menyelesaikan diri menyebabkan munculnya penyakit yang berakibat kurang

berfungsinya organisasi, atau keadaan tidak selaras, tampaknya benar-benar terjadi dalam

organisasi bisnis, baik di bidang komersial maupun segi pengelolaannya. Inilah sembilan

penyakit yang mengisyaratkan ketidakmampuan suatu organisasi untuk menyelesaikan

diri, yaitu :

1. Sindrom amuba

Suatu penyakit organisasi yang timbul karena kurang pengarahan yang kuat dari

pimpinan organisasi, tidak memadainya struktur, perintah atau bimbingan agar

pimpinan tingkat menengah dan supervisor mampu memberikan pengarahan yang

memadai kepada anggota stafnya dan keadaan organisasi secara keseluruhan

mengalami kemerosotan serta manajemen puncak tidak dapat memberikan bimbingan

yang dapat menggerakkan organisasi ke arah yang konstruktif.

2. sindrom anarkhi

Penyakit organisasi yang timbul karena kepemimpinan organisasi berada dalam

pertentangan pendapat yang diakibatkan oleh “perang dalam istana”, dengan para

pimpinan bersenjata kapak di tangan kiri dan kanan. Atau pergolakan penempatan di

mana masalah tanggung jawab, fungsi dan sumber sedang di pertentangkan.

19

3. Sindrom cambuk pedati

penyakit organisasi yang timbul karena organisasi tergan tung pada produk pelayanan

yang sudah usang, sudah tidak mempunyai kekuatan lagi di pasaran.

4. Sindrom dedlock

      penyakit organisasi yang timblu karena keadaan renggang terjadi karena antara

manajemen dengan pemimpin serikat buruh, yang disebabkan dedlock atau jalan

buntu dan ketidakmampuan dalam mengatasi masalah.

5. Sindrom mama dan papa

      penyakit organisasi yang timbul karena pemimpin kurang profesional dalam

menguasai mekanisme penyesuaian dengan perkembangan pasaran terhadap hasil

produksi sehingga mengalami kemacetan dalam pemasaran.

6. Sindrom rabun dekat

      penyakit organisasi yang timbul karena para pemimpin organisasi yang mengelola

perusahaan berpandangan sempit dan tidak berorientasi ke masa depan dan

cenderung menyepelekan pemikiran strategi, arah atau proses perencanaan. Mereka

hidup atas dasr kegiatan rutin saja.

7. Sindrom lomba tikus

      penyakit organisasi yang timbul karena iklim sosial buruk disebabkan oleh manager

yang suka menindas dan menghukum dalam berbagai tingkat. Juga kurangnya minat

pimpinan puncak terhadap kepentingan sah pegawai atau kebijakan yang cenderung

pada “perbudakan”, yang oleh pegawai tidak adil, tidak manusiawi dan tanpa

imbalan.

 

20

8. Sindrom kontrol jauh dekat

      penyakit organisasi yang timbul karena organisasi harus bertindak dengan

pengendalian wewenang dan administrasi yang sangat ketat dari organisasi indukna

sehingga otonomi dalam mengambil keputusan sangatlah kurang.

9. Sindrom rigor-moris

      penyakit organisasi yang timbul karena organisasi bersifat kaku mayat berlaku

kondisi kelembaban dan kegiatan yang menyempit, karena nilai utama organisasi itu

adalah struktur dan perintah.

21

PENGERTIAN MANAJEMEN

Manajemen berasal dari bahasa latin yaitu dari adal kata manus yang berarti tangan dan

agere yang berarti melakukan. kata-kta itu digabung menjadi kata kerja managere yang

berarti menangani, managere diterjemahkan kedalam bahasa inggris dalam bentuk kata

kerja to manage untuk orang yang melakukan kegiatan manajemen akhinya management

diterjemahkan kedalam bahasa indonesia menjadi manajemen/ pengelolaan

DEFENISI MANAJEMAN MENURUT PARA AHLI

1. Koontz and Donnel (1972) " management is getting thing done through the efforts

of other people" (manajemen adalah terlaksananya pekerjaan melalui orang-orang

lain )

2. Millet (1954) " management is the process of directing and fasilitating the work

of people organized informal group to achieve a desire goal" (manajemen adalah

proses memimpin dan melancarkan pekerjaan dari orang-orang yang terorgasisir

secara formal sebagai kelompok untuk memperoleh tujuan yang diinginkan

3. Davis (1951) "management is the fuction of the executive leadership any where" (

manajemen adalah fungsi dari setiap kepemimpinan eksecutif dimanapun)

4. Kimball and Kimball (1951)"management embraces all dities and function that

pertain to the provicion of necessary is to operate and the selection of the

principal office "( manajemen terdiri dari semua tugas dan fungsi yang meliputi

penyusunan sebuah perusahaan, pembiayaan, penetapan garis-garis besar

kebijaksanaa,penyediaan semua peralatan yang diperlukan dan penyusunan

kerangka organisasi serta pemilihan para pejabat terasnya.

sehingga dapat disimpulkan bahwa manajemen mutlak diperlukan dalam setiap bidang

kegiatan usaha yang melibatkan 2 orang atau lebih untuk mencapai tujuan tertentu

dengan melalui kerja sama serta dengan memanfaatkan sumber-sumber lain.

22

UNSUR-UNSUR MANAJEMEN

unsur manajemen adalah sesuatu yang menjadi bagian mutlak sebagai pembentuk

manajemen banyak yang mengemukakan bahwa unsur manajemen seperti yang

dikemukakan oleh G.R Terry dengan istilah the six M'S in management (6M didalam

manajemen), yaitu man, money, materials, market, and methods.

sesuai dengan pengertian manajemen y aitu suatu kegiatan usaha kearah pencapaian

tujuan tertentu dengan melalui kerja sama orang lain serta denga pemanfaatan sumber-

sumber lain yang tersedia maka unsur-unsur manajemen meliputi :

1. manusia (manusia pemimpin,manusia pelaksana,dan atau manusia objek

pelaksana

2. tujuan yang hendak divapai sebagai pemegangan titik pengarahan

3. wadah yakni badan /organisasasi sebagaai tempat orang-orang melakukan kerja

sama

4. alat atau sarana mencapai tujuan

5. kegiatan /aktivitas seperti perencanaan, pengorganisasian, penggerakan dsb

HUBUNGAN ADMINISTRASI DAN MANAJEMEN

hubungan administrasi dan manajemen adalah

1. dalam penerapan adminstrasi dan manajemen tidak dapat dipisahkan hanya

kegiatannya yang dapat dibedakan

2. adminmistrasi bersifat konsep menentukan tujuan dan kebijaksanaan umum

secara menyeluruh sedangkan manajemen sebagai subkonsep yang bertugas

melaksanakan semua kegiatan untuk mencapai tujuan dan kebijaksanaan yang

sudah tertentu pada tingkat administrasi

3. administrasi lebih luas dari pada manajemen karena manajemen sebagai salah

satu unsurt dan merupakan inti dari administrasi sebagai pelaksana yang bersifar

operasional melainkan mengatur tindakan -tindakan pelaksanaan oleh

sekelompok orang yang disebut "bawahan" jadi dengan manajemen administrasi

akan mencapai tujuannya

INTI MANAJEMEN

inti manajemen menurut para ahli adalah sbb

23

1. dimork dan koening (1960) "leadership is the key to management (kepemimpinan

adalah inti dari manajemen)

2. siagian (1981) mengemukakan " kepemimpinan merupakan motor penggerak dari

semua sumber-sember dan alat-alat (resoures)yang mendisahkan sebuah buah -

buahan yang dikulitnya diumpamakan dengan admnistrasi, dagingnya

diumpamakan dengan manajemen dan bijinya adalah kepemimpinan maksudnya

sama halnya dengan manajemen maka yang pertama tama disoroti adalah kulitnya

bagian luar "administrasi " kemudian intinya yaitu manajemen selanjutnya

bertemu denga inti dari manajemen disebut denga kepemimpinan (leadership)

maka baik tidaknya buah itu nantisangat bergantung pada kwalitas bijinya

kaitannya dengan manajemen baik tidaknya manajemen bergantung pada baik

tidaknya kepemimpinan.

EFISIENSI SEBAGAI FAKTOR KUNCI KEGIATAN MANAJEMEN

Miftah thoha dalam aneka sari ilmu administrasi (1980 : P A28) bahwa dimanapun

administrasi itu dijalankan maka erja haruslah merupakan dasar pertimbangan untuk

melakukan segala kegiatan dalam rangka menapai tujuan organisasinya

Luther Gullick (1957 : P 191 -192) berpendapat bahwa dalam pengetahuan administrasi

masalah yang menjadi intinya adalah efisien tujuan pokok dari ilmu administrasi didalam

pelaksanaan pekerjaan yang ada dengan pembiayaan minimal untuk tenaga kerja dan

barang-baragn

kesimpulan dari kedua pendapat tesebut bahwa tidak ada artinya suatu pembangunana

negara kalau administrasinya hanya merupakan sumber / akibat utang bertumpuk

sehingga administras dalan hai ini mempunyai tujuan atau motif tak lain dan tak bukan

hanyalah tercapainya tujuan secara efisien the liang ge berpendapat bahwa efisiensi

sebagai perbandingan terbaik antara sesuatu usaha dengan hasilnya perbandingan ini

dapat dilihat dari 2 segi yaitu segi hasil dan segi usaha

dilihat dari segi hasil suatu usaha dapat dikataka efisien kaau usaha itu

memberikan hasil yang terbaik

dilihat dari segi usaha suatu usaha dapat dikatakan efesien kaau sesuatu hasil yang

dikehendaki dapat tercapai dengan usaha yang teringan. teringan dalam

24

hubungannya dengan pemakaian waktu benda atau ruang yang digunakan untuk

melakukan usaha

walter W skeat dalam The laing Gie mengemukakan bahwa perkataan itu sendiri berasal

dari bahasa latin efficere (menghasilkan, mengadakan dan menjadikan ) dan dalam istilah

indonesia "effesiensi", efisien kemudian dalam perkembangannya sampai sekarang ini

para ahli memberikan bermacam-macamrumusan. ibrahim lubis efisiendi adalah

perbandingan antara pendapatan dan pengeluaran . perbandingan yang dimaksudkan

disini adalah daya guna yang berarti cep[a, tepaat, hemat, dan selamat

PROSES MANAJEMEN

proses manajemen adalah suatu kegiatan yang terus menerus tetapi sistematis tidak

sembarangan atau asal saja melainka secara teratur dalam keraturan yang terus menerus

itu manajemen tidak tanpa tujuan melainkan ada tujuan yang adakn dicapai tetapi

meskopun tujuan telah tercapai tidak berarti kegaitan berhenti karena dalam dinamika

manajemen suatu tujuan yang telah dicapaidisusul atau dilanjutkan dengna tujuan

berikutnya

manajemen sebagai suatu proses, banyak tugas atau fungsi yang fundamarntal fungsi

fundamental ini oleh beberpa ahli brlainan pendapat tetapi pada hakikatnya yang jadi

klasifikasi pokok yaitu perencanaan, pengorganisasian , penggerakan dan pengawasan

berhubungan dengan pencapaian tujuan melalui kerja sama orang lain titik beratnya ada

usaha pemanfaatan orang-orang yang berarti ia yang melakukan perfomencenya akan

tetapi melalui sumber-sumber yang tersedi untuk itu sebagai sarana dan prasaran usaha

kerja sama untuk mencapai tujuan tersebut yang dimaksud sumber-sumber yang tersedia

ialah segenap potensi yang dapai dimanfaatkan dalam rangka penyelesaian pekerjaan -

pekrjaan usaha kerja sama yang bersangkutan

Daftar Pustaka

Bahan Presentasi Dosen

Al-Brench, Karl. 1985. Pengembangan Organisasi. Bandung : Angkasa.

25

Kamaruddin. 1981. Analisa Organisasi Menejemen Modern. Jakarta : Rajawali.

Stoner, James A. F. 1982. Menejemen edisi ke dua (revisi). Jakarta :Erlangga.

Sutarto. 2002. Dasar-Dasar Organisasi. Yogyakarta : Gajah mada.

Arni, M. 1989. Komunikasi Organisasi. Jakarta : Depdikbud

www.rachmayantitihan-amma.blogspot.com

www.wikipedia.com

www.yahoo.com

www.google.com

www.wordpress.com

26