Upload
rudy-hartonos
View
96
Download
7
Embed Size (px)
DESCRIPTION
MODUL ADMINISTRASI KEUANGAN
Citation preview
MODUL 8ADMINISTRASI UMUM KELOMPOK
TANI PLKSDA-BM
Program Penanganan Lahan Kritis danSumber Daya Air Berbasis Masyarakat
(PLKSDA-BM)
DIREKTORAT JENDERALBINA PEMBANGUNAN DAERAHKEMENTERIAN DALAM NEGERI
Direktorat Jenderal Bina Pembangunan DaerahKementerian Dalam Negeri
2ADMINISTRASI UMUM KELOMPOK TANI PLKSDA-BM
DAFTAR ISI
DAFTAR ISI ..................................................................................................... 2
Modul 8 Administrasi Umum Kelompok Tani PLKSDA-BM........................ 3Bahan Bacaan Administrasi Umum Kelompok Tani ......................................... 5
A. Gambaran Umum Administrasi Kelembagaan ........................................... 5
B. Kegunaan Administrasi Kelembagaan ....................................................... 5
C. Administrasi Kesekretariatan ..................................................................... 6
D. Inventarisasi Pengurus dan Anggota Kelompok Tani PLKSDA-BM........... 8
E. Inventarisasi Aset/ Kekayaan Organisasi................................................... 10
F. Agenda rapat Anggota dan Rapat Pengurus.............................................. 11
Direktorat Jenderal Bina Pembangunan DaerahKementerian Dalam Negeri
3ADMINISTRASI UMUM KELOMPOK TANI PLKSDA-BM
Modul 8ADMINISTRASI UMUM KELOMPOK TANI PLKSDA-BM
GambaranUmum
: Administrasi umum Kelompok Tani didefinisikan sebagainpenyusunan dan pencatatan data dan informasi secarasistematis baik internal maupun eksternal dengan maksudmenyediakan keterangan serta memudahkan untuk memperolehkembali baik sebagian maupun menyeluruh untuk kerpentingsanmanajemen kelembagaan dalam mewujudkan tujuan yang telahditetapkan Kelompok Tani PLKSDA-BM.
Tujuan : 1. Peserta memahami tentang aspek-aspek administrasi umumKelompok Tani;
2. Peserta memiliki persepsi yang sama tentang pengelolaanadministrasi kelembagaan Kelompok Tani;
3. Peserta memiliki pengetahuan yang cukup tentang kegiatankesekretariatan Kelompok Tani;
4. Peserta memiliki pengetahuan yang memadai tentang tatacara manajemen administrasi Kelompok Tani;
PokokBahasan
: 1. Gambaran Umum Administrasi Kelembagaan2. Kegunaan Administrasi Kelembagaan.3. Administrasi Kesekretariatan4. Inventarisasi Pengurus dan Anggota Kelompok Tani
PLKSDA-BM.5. Inventarisasi aset /kekayaan organisasi.6. Agenda rapat anggota dan rapat pengurus.
Sasaran : 1. Anggota Kelompok Tani PLKSDA - BM.2. Pengurus Kelompok Tani PLKSDA-BM;3. TPM, PPL, PKL dan Kelompok Tani PLKSDA-BM.
Metode : Ceramah Singkat Diskusi Kelompok dan presentasi
Bahan : Flipchart Marker pen/Spidol Panduan diskusi kelompok.
Waktu : 90 menit (2 JPL)
Direktorat Jenderal Bina Pembangunan DaerahKementerian Dalam Negeri
4ADMINISTRASI UMUM KELOMPOK TANI PLKSDA-BM
Proses Fasilitasi:
No Langkah-langkah
1. Fasilitator menyampaikan ucapan salam kepada peserta dan menjelaskan
tentang substansi materi yang akan dibahas dalam sessi ini adalah tentang
Administrasi Kelompok Tani PLKSDA-BM;
2. Fasilitator menyampaikan bahwa sederhana apapun bentuknya,
administrasi Kelompok Tani sangat penting, yaitu kegiatan catat-mencatat,
mendokumentasi berbagai kegiatan, surat-menyurat dan pembukuan
keuangan, dll.
3. Oleh sebab itu, maka pengurus Kelompok Tani PLKSDA-BM harus
memahami administrasi kelembagaan, serta pembuatan laporan kegiatan
yang akan kita diskusikan dalam pelatihan ini.
4. Jika diperlukan dilakukan latihan mengerjakan administrasi umum
Organisasi.
5. Fasilitator mempersiapkan persoalan yang sederhana terkait administrasi
umum Kelompok Tani PLKSDA-BM, yang dapat dikerjakan oleh peserta
pelatihan.
“Kelompok Tani PLKSDA-BM melakasanakan rapat pengurus atau rapat
anggota, dengan permasalahan yang terjadi dalam organisasi Kelompok
Tani, yang selanjutnya peserta diminta untuk membukukan administrasi
proses sampai kesimpulan hasil pertemuan”.
6. Failitator membagi peserta menjadi beberapa kelompok, kemudian setiap
kelompok melakukan simulasi kegiatan rapat Kelompok Tani, dan sebagian
peserta ;lainnya bertindak sebagai petugas administrasi Kelompok Tani
yang bertugas untuk mengamati proses pelaksanaan simulasi rapat
kelompok tani tersebut.
7 Setelah simulasi selesai, maka peserta yang bertugas sebagai pengamat
atau yang berperan sebagai petugas administrasi kelompok tani diminta
untuk merumuskan hal-hal apa saja yang harus dicatat, diadministrasikan
dan didokumentasikan. Bagaimana bentuk catatan dan dokumentasi yang
harus dilakukan?
Direktorat Jenderal Bina Pembangunan DaerahKementerian Dalam Negeri
5ADMINISTRASI UMUM KELOMPOK TANI PLKSDA-BM
Bahan BacaanADMINISTRASI UMUM KELOMPOK TANI PLKSDA-BM
A. Gambaran Umum Administrasi Kelembagaan
Administrasi Umum organisasi Kelompok Tani PLKSDA-BM, dilakukan oleh
sekretaris. Tugas sekretaris berhubungan dengan segala hal yang
menyangkut tentang administrasi kelembagaan secara umum. Yang meliputi
mencatat atau membukukan segala peristiwa atau kegiatan yang dilakukan
oleh organisasi termasuk rapat-rapat anggota. Secara terperinci tugas
seketrais itu sebagai berikut :
Melaksanakan administrasi kesekretariatan secara umum,
Melaksanakan Inventarisasi anggota pengurus dan Kelompok Tani
PLKSDA-BM anggota
Malaksanakan Inventarisasi kekayaan organisasi,
Menyusun atau membaca notulen rapat anggota dan rapat pengurus,
Menyusun laporan pertanggung jawaban kesekretariatan, dan
Menyiapkan pembukuan yang diwujudkan dalam bentuk buku daftar
anggota, buku tamu, buku agenda surat, dan buku notulen rapat,
Mendokumentasikan program kerja Kelompok Tani PLKSDA-BM.
B. Kegunaan Administrasi Kelembagaan
Intern.
Dipergunakan sebagai media komunikasi pertanggung-jawaban secaraadministrasi serta sebagai bukti tertulis antara pengurus Kelompok
Tani PLKSDA-BM, dengan anggota, sehingga tercipta
TRANSPARANSI. akurasi data yang dapat menunjukkan kemajuan
organisasi yang dibina bersama dan dipergunakan sebagai dasar
perencanaan bagi kemajuan organisasi.
Ekstern.Manajemen administrasi dibutuhkan oleh pihak ketiga (bank, badan
usaha ekonomi, instansi) yang hendak melakukan evaluasi kinerja
organisasi Kelompopk Tani PLKSDA-BM, sehingga dapat dinilai
kemampuan organisasi.
Direktorat Jenderal Bina Pembangunan DaerahKementerian Dalam Negeri
6ADMINISTRASI UMUM KELOMPOK TANI PLKSDA-BM
C. Administrasi Kesekretariatan
Administrasi kesekretariatan merupakan administrasi umum, tercakup
didalamnya agenda surat menyurat (penomoran surat) baik surat keluar
maupun surat masuk, buku tamu.
Buku Agenda surat menyurat, merupakan buku yang mencatat surat masuk
dan surat keluar. Administrasi surat menyurat ini dipisahkan menjadi agenda
surat masuk dan agenda surat keluar.
AGENDA SURAT MASUK POKTAN PLKSDA-BM :…………………………..
Keterangan : (1) No. Agenda
(2) Tanggal, diisi tanggal penerimaan
(3) Terima dari, diisikan nama lembaga/instansi/pribadi yangmengirm surat
(4) Nomor dan Tanggal surat, diisi nomor dan tanggal suratyang tertera pada surat
(5) Perihal, diisikan perihal surat
(6) Lampiran, diisikan jumlah lembar yang diterima
(7) Tanda tangan, ditandatangi oleh pengantar surat/pos
(8) Keterangan, diisikan keterangan yang diperlukan (suratsudah dalam keadaan robek dan lain-lain)
Direktorat Jenderal Bina Pembangunan DaerahKementerian Dalam Negeri
7ADMINISTRASI UMUM KELOMPOK TANI PLKSDA-BM
AGENDA SURAT KELUAR POKTAN PLKSDA-BM :………………….
Keterangan : (1) No. Agenda
(2) Nomor surat, diisi nomor surat Kelompok Tani PLKSDA-BM.
(3) Tanggal surat, diisi tanggal surat Kelompok Tani PLKSDA-BM.
(4) Dikirim kepada, diisikan nama lembaga/instansi/ pribadi yangmengirm surat
(5) Perihal, diisikan perihal surat
(6) Lampiran, diisikan jumlah lembar yang dilampirkan
(7) Tanda tangan, ditandatangi oleh penerima surat
(8) Keterangan, diisikan keterangan yang diperlukan
Penomoran Surat Keluar :
Penomoran surat keluar dikelompokkan berdasarkan Jenis surat ;
Contoh :
Surat Keuangan : 01/01/POKTAN/05/012 meliputi usulan bantuan danadll.
Suradt Dinas : 01/02/POKTAN/05/012 Surat Jalan, Kunjungan dll
Surat sifatnya umum 01/03//POKTAN/05/012 undangan rapat,pemberitahuan dll
Surat Laporan : 01/04/POKTAN/05/012 berkaitan dengan pelaporan
tahun
bulan
Nomor kode jenis surat
Nomor urut surat
Direktorat Jenderal Bina Pembangunan DaerahKementerian Dalam Negeri
8ADMINISTRASI UMUM KELOMPOK TANI PLKSDA-BM
BUKU TAMU :
Buku ini disediakan setiap ada tamu meninjau Kelompok Tani PLKSDA-
BM , misalnya Bupati, Camat, Kepala Seksi, Pertanian Kabupaten,
kunjungan studi banding, pelajar dan mahasiswa dan lain-lain.
Pada buku tersebut tamu menuliskan maksud kedatangannya dan
menuliskan pendapat, saran dan sebagainya, dengan harapan anjuran
tersebut bisa ditndak lanjuti danditerapkan oleh Kelompok Tani PLKSDA-
BM demi pengembangan organisasi.
Buku ini diisi oleh Tamu POKTAN PLKSDA-BM.
Keterangan : (1) No. Urut Tamu
(2) Tanggal Kehadiran Tamu
(3) Nama Lengkap Tamu
(4) Jabatan tamu
(5) Alamat tamu
(6) Maksud dan Tujuan
(7) Saran, diberikan pendapat, saran dan lain-lain, yang perludicantumkan ketika tamu pulang
(8) Tanda tangan
D. Inventarisasi Pengurus dan Anggota Kelompok Tani PLKSDA-BMSetiap organisasi Kelompok Tani PLKSDA-BM tentunya mempunyai
pengurus dan anggota, guna ketertiban dan kelengkapan administrasi
organisasi Kelompok Tani PLKSDA-BM, diperlukan data konkrit pengurus
dan anggota.
Direktorat Jenderal Bina Pembangunan DaerahKementerian Dalam Negeri
9ADMINISTRASI UMUM KELOMPOK TANI PLKSDA-BM
DATA PENGURUS DAN BADAN PEMERIKSA
Keterangan : (1) No. Urut
(2) Nama
(3) Umur (tahun)
(4) Alamat
(5) No. Telp
(6) Jabatan (misal ketua, sekretaris dan lain-lain)
(7) Diisi dengan periode kepengurusan (misal : 2012 – 2016)
(8) Diisi dengan pengesahan kepengurusan (misal RapatAnggota tanggal 8 Juli 2012)
(9) Keterangan khusus yang bersangkutan
DAFTAR ANGGOTA KELOMPOK TANI PLKSDA-BM :…………………..Dusun :……………………..Desa :…………………….Kecamatan :…………………….Kabupaten :……………………
No Nama AnggotaPOKTAN
Umur(tahun)
Alamat. Bakulahan
Ket..
Lokasilahan
Luaslahan
(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7)
Keterangan : Isi dahulu nama petak tersier, saluran sekunder dan saluranprimer
(1) No. Urut Anggota
(2) Nama Pengurus dan Anggota Kelompok Tani PLKSDA-BM.
Direktorat Jenderal Bina Pembangunan DaerahKementerian Dalam Negeri
10ADMINISTRASI UMUM KELOMPOK TANI PLKSDA-BM
(3) Umur (tahun)
(4) Alamat (Desa, Kecamatan).
(5) Lokasi lahan Anggota yang dimiliki
(6) Luas lahan yang dimiliki
(7) Keterangan (Catatan khusus yang perlu ditambahkananggota tersebut)
E. Inventarisasi aset /kekayaan organisasi.
Inventarisasi kekayaan organisasi dimaksudkan adalah inventarisasi
seluruh aset yang dimiliki oleh organisasi, yang mencakup peralatan,
perlengkapan, bangunan dan tanah dll.
DAFTAR INVENTARISASI ASET PERALATAN/PERLENGKAPAN.
POKTAN PLKSDA-BM :…………………..
Dusun :…………………..
Desa :………………….
Kecamatan :…………………….
Kabupaten:…………………No Uraian Spesifikasi Satuan Jumlah Tahun
ProduksiKondisi Keterangan
(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8)
Keterangan : (1) No. Urut(2) Nama Peralatan/Aset(3) Spesifikasi/Type(4) Satuan (Kg, bh, meter, dl)(5) Jumlah asset/peralatan(6) Di isi tahun pembuatan/Produksi(7) Diisi dengan kondisi asset saat pengisian (Baik, cukup baik,
rusak)(8) Keterangan (catatan khusus yang dianggap perlu
ditambahkan )
Direktorat Jenderal Bina Pembangunan DaerahKementerian Dalam Negeri
11ADMINISTRASI UMUM KELOMPOK TANI PLKSDA-BM
F. Agenda rapat anggota dan rapat pengurus.
Agenda rapat anggota dan rapat pengurus ditentukan oleh kesepakatan
pengurus dan beberapa anggota dimaksukan untuk mencari waktu yang
tepat dan diharapkan seluruhnya dapat menhadiri rapat tersebut.
Dalam pelaksanaan rapat baik rapat anggota maupun rapat pengurus,
sebelumnya dibuat undangan tertulis pada pengurus maupun anggota
yang diundang untuk menhadiri rapat, serta tentunya dicantumkan
acara/topikyang akan dibahas dalam pertemuan.
Mengapa dalam pelaksanaan rapat notulen dan daftar hadir itu penting?.
Notulen rapat adalah merupakan catatan yang berisikan catatan tentang
proses dan keputusan dalam rapat, serta hal-hal yang perlu dibicarakan
dalam rapat berikutnya karena ada hal yang belum selesai dibicarakan.
Notulen juga berisi nomer, permasalahan, pokok bahasan dan pokok
bahasan yang diputuskan, keputusan hasil rapat tersebut dibacakan
ulang oleh sekretaris dimuka rapat anggota yang selanjutnya
ditandatangai ketua dan sekretaris.
Notulen rapat dan daftar hadir rapat disimpan oleh sekretaris Kelompok
Tani PLKSDA-BM, yang selalu dibacakan pada saat rapat berikutnya
dimulai, sehingga dapat ketahui permasalahan/keputusan yang sudah
diputuskan dan permasalahan / keputusan yang belum diputuskan.
Buku Notulen Rapat berisikana. Nomor Rapat Nomor urut rapat yang dilakukanb. Tanggal dan Hari Tanggal dan Hari rapat dilaksanakanc. Peserta Diisikan setelah daftar hadir terisi, dan
dibedakan menurut kelompok, misal pengurusKelompok Tani dan sebagainya
d. Pembicara Diisikan pembicara utama dalam rapate. Pokok
Permasalahanberisikan pembicaraan pokok permasalahan,baik pemaparan maupun sanggahan disertaidengan keterangan personil yang membahas
f. Keputusan keputusan yang diambilg. Lain-lain berisikan catatan-catatan penting dalam rapath. Tanda Tangan Notulen harus ditandatangani oleh
penyusunnya/notulis (Sekretaris Kelompok TaniPLKSDA-BM ) diketahui oleh Ketua.
Setiap peserta rapat harus mengisi daftar hadir
Direktorat Jenderal Bina Pembangunan DaerahKementerian Dalam Negeri
12ADMINISTRASI UMUM KELOMPOK TANI PLKSDA-BM
NOTULEN RAPAT.
1.Nomor :......................................2.Hari dan Tanggal :......................................3.Peserta :...................................... Orang.4.Pembicara : a).................................
b)................................c).................................
5.Pokok bahasan :................................................................................................................................................................................
6.Keputusan rapat :................................................................................................................................................................................
7.Lain-lain :.................................................................................................................................................................................
Mengetahui Ketua Sekretaris
Kelompok Tani PLKSDA-BM Kelompok TaniDusun......................... Dusun ............................
(.....................................) (.........................................).
Direktorat Jenderal Bina Pembangunan DaerahKementerian Dalam Negeri
13ADMINISTRASI UMUM KELOMPOK TANI PLKSDA-BM
DAFTAR HADIR
Daftar hadir sangat menjadi penting artinya untuk mengetahui siapa saja yang
rapat dan mengambil keputusan dalam rapat juga apakah memenuhi syarat
kuorum/jumlah kehadiran dalamm mengambil keputusan penting yang akan
diambil.
DAFTAR HADIR RAPAT .Hari dan Tanggal : .......................Jam :........................ WIBTempat :.......................Pokok bahasan :........................No Nama Jabatan Alamat Tanda tangan Keterangan
(1) (2) (3) (4) (5) (6)1…………
2……….....3……………
4………….5………………
6…………..7 …………….
8………….9……………
10…………11……………..
12………….13…………….
14…………..15………………
16………….