ADMINISTRASI PERSONALIA

1.PengertianAdministrasi personalia adalah serangkaian proses kerja sama mulai dari perencanaan, pengorganisasian, penggerakkan dan pengawasan dalam bidang personalia dengan mendayagunakan sumber yang ada secara efektif dan efisien, sehingga semua personil sekolah menyumbang secara optimal bagi pencapaian tujuan pendidikan sekolah yang telah ditetapkan.Personalia berasal dari kata personil, yaitu orang-orang yang bekerja pada suatu organisasi atau lembaga dan mereka mendapatkan gaji atau imbalan atas pelaksanaan pekerjaan tersebut. personalia sekolah meliputi guru dan pegawai lainnya. Personil sekolah disini dapat dibedakan atas tenaga kependidikan dan non kependidikan.Tenaga kependidikan menurut PP No 38 Tahun 1992 Pasal 1 adalah anggota masyarakat yang mengabdikan diri secara langsung dalam penyelenggaraan pendidikan. Lebih lanjut dalam Pasal 3 dinyatakan :a.Tenaga kependidikan terdiri atas tenaga pendidik, pengelola satuan pendidikan, penilik, pengawas, peneliti dan pengembangan di bidang pendidikan pustakawan, laboran, teknisi sumber belajar dan pengajar.b.Tenaga pendidik terdiri atas pembimbing, pengajar, dan pelatihc.Pengelola satuan pendidikan terdiri atas kepala sekolah, direktur, ketua, rektor, dan pimpinan satuan pendidikan luar sekolah.

2.PerencanaanPerencanaan personalia adalah penentuan jumlah dan spesifikasi (kuantitas dan kualitas) orang-orang yang dibutuhkan untuk melaksanakan tugas-tugas organisasi dalam rangka mencapai tujuan yang telah ditetapkan secara efektif dan efisien. Langkah-langkah dalam perencanaan personil adalah :

a.Analisis pekerjaanAnalisis pekerjaan menurut Simamora (1999) adalah proses pengumpulan, pemeriksaan dan pengorganisasian semua aktivitas-aktivitas kerja pokok di dalam suatu organisasi beserta kualifikasi (pengetahuan, kemampuan serta sifat-sifat individu) yang diperlukan untuk melaksanakan aktivitas tersebut.b. Penentuan formasiFormasi adalah jumlah dan susunan pangkat pegawai yang diperlukan dalam suatu organisasi untuk mampu melaksanakan tugas pokoknya dalam jangka waktu tertentu. Formasi pegawai negeri sipil menurut PP 97 Pasal 1 tahun 2000 adalah jumlah dan susunan pangkat pegawai negeri sipil yang diperlukan dalam suatu organisasi negara untuk mampu melaksanakan tugas pokoknya dalam jangka waktu tertentu. Penyusunan formasi ini didasarkan pada : jenis pekerjaan, sifat pekerjaan, analisis beban kerja dan perkiraan kapasitas pekerjaan seseorang pegawai dalam jangka waktu tertentu, prinsip pelaksanaan pekerjaan dan peralatan yang tersedia.

c. Penentuan kebutuhan Penentuan kebutuhan dimulai dari kegiatan inventarisasi personil yaitu pencatatan atau pendataan ulang personil yang sudah ada. Inventarisasi ini meliputi jumlah, kualifikasi, masa kerja, pengetahuan dan keterampilan, serta bakat yang masih perlu dikembangkan. Faktor penyebab adanya formasi yang kosong dalam suatu organisasi biasanya : pegawai pensiun, pegawai berhenti dengan hormat, pegawai yang berhenti dengan tidak hormat, pegawai yang meninggal. Sisa formasi yang belum terisi, perluasan formasi, modernisasi dan perluasan peralatan baru.

3.PengadaanPada pasal 16 ayat 1 UU Nomor 8 tahun 1974 yang diubah menjadi UU nomor 43 tahun 1999 tentang pokok-pokok kepegawaian dan pasal 1 PP nomor 98 tahun 2000 tentang pengadaan pegawai dinyatakan bahwa pengadaan pegawai negeri sipil adalah mengisi formasi yang lowong. Disamping itu pengangkatan PNS juga harus memperhatikan PP Nomor 48 tahun 2005 tentang pengangkatan tenaga honorer menjadi calon PNS dan PP Nomor 43 tahun 2007 tentang perubahan PP nomor 48 tahun 2005 yang isinya sebagai berikut :

a.Perencanaan pengadaan personil Perencanaan pengadaan pegawai negeri sipil adalah penjadwalan kegiatan yang dimulai dari inventarisasi lowongan yang telah ditetapkan dalam formasi beserta syarat jabatannya, penggumuman, pelamaran, penyaringan, pengangkatan menjadi calon pegawai negeri sipil sampai dengan pengangkatan menjadi pegawai negeri sipil.b. Pengumuman Pengumuman adalah pemberitahuan adanya informasi yang kosong, dalam rangka untuk mendapatkan calon-calon atau pelamar yang kompeten. Dalam pengumuman ini dicantumkan :1.Jumlah dan jenis jabatan yang lowong2.Syarat yang harus dipenuhi oleh tiap pelamar3.Alamat dan tempat lamaran ditujukan4.Batas waktu pengajuan lamaran

c.Syarat-syarat yang harus dipenuhi oleh pelamar atau calon pegawai negeri sipil adalah :1.Warga nagara Indonesia2.Berusia serendah-rendahnya 18 tahun dan setinggi-tingginya 35 tahun dan untuk pegawai honorer umur maksimal 45 tahun sesuai dengan ketentuan-ketentuan yang berlaku pada PP nomor 48 tahun 2005 tentang pengangkatan tenaga honorer menjadi calon PNS.3.Tidak pernah dihukum penjara atau kurungan berdasarkan keputusan pengadilan yang sudah mempunyai kekuatan hokum yang tetap, karena melakukan suatu tindak pidana kejahatan.4.Tidak pernah diberhentikan dengan tidak hormat atas permintaan sendiri atau tidak dengan hormat sebagai pegawai negeri sipil atau diberhentikan tidak dengan hormat sebagai pegawai swasta.5. Tidak berkedudukan sebagai calon atau pegawai negeri sipil6.Mempunyai pendidikan, keahlian, kecakapan, dan keterampilan yang diperlukan7.Berkelakuan baik8.Bersedia ditempatkan diseluruh wilayah Indonesia atau Negara lain yang ditentukan oleh pemerintah9.Syarat-syarat lain yang ditentukan dalam persyaratan jabatand. Lamaran Setiap pelamar harus mengajukan lamaran secara tertulis yang ditulis dengan tangan sendiri oleh pelamar. Surat lamaran harus dilengkapi dengan lampiran seperti daftar riwayat hidup, foto copy ijazah atau STTB dan surat-surat lainnya yang biasanya disebutkan dalam penggumuman penerimaan pegawai.e.Penyaringan atau seleksi Seleksi adalah proses kegiatan untuk memutuskan pelamar mana yang akan diterima dan mana yang ditolak. Seleksi ini dapat dilakukan mulai dari bahan-bahan lamaran atau seleksi administrasi dan dengan melakukan tes. Tes yang dilaksanakan dalam bentuk tes kompetensi dan psikotes. Materi tes disesuaikan dengan kebutuhan persyaratan jabatan.Setelah dilakukan seleksi dan diputuskan pelamar mana yang diterima dan ditolak, maka panitia atau pejabat yang berwenang mengumumkan pelamar-pelamar yang dinyatakan lulus seleksi.

f.Pengangkatan sebagai calon PNS Golongan ruang untuk pengangkatan sebagai calon pegawai negeri sipil disesuaikan dengan ijazahnya. Ketentuan ini menurut PP nomor 98 tahun 2000 pasal 1 adalah :1.Golongan ruang I/a bagi yang berijazah SD/ setingkat2.Golongan ruang I/c bagi yang berijazah SLTP / setingkat3.Golongan ruang II/a bagi yang berijazah SLTA / setingkat4.Golongan ruang II /b bagi yang berijazah Diploma II/ setingkat5.Golongan ruang II/ c bagi yang berijazah Diploma III/ setingkat6.Golongan ruang III/a bagi yang berijazah sarjana atau diploma IV7.Golongan ruang III/ b bagi yang berijazah dokter, apoteker dan spesialis I8.Golongan ruang III/c bagi yang berijazah Doktor atau S3

g.Pengangkatan sebagai Pegawai Negeri SipilCalon pegawai negeri sipil yang telah menjalankan masa percobaan sekurang-kurangnya 1 tahun dan paling lama 2 tahun diangkat menjadi pegawai negeri sipil oleh pejabat pembina kepegawaian dalam jabatan dan pangkat tertentu. Apabila telah memenuhi syarat berikut ini :a.Setiap unsur penilaian prestasi kerja sekurang-kurangnya bernilai baik.b.Telah memenuhi syarat kesehatan jasmani dan rohani untuk diangkat menjadi pegawai negeri sipil.c.Telah lulus pelatihan dan pendidikan pra jabatan.

Calon pegawai negeri sipil yang diangkat menjadi pegawai negeri sipil diberikan pangkat tertentu, susunanpangkat pegawai negeri sipil adalah sebagai berikut :a.Juru muda untuk golongan ruang I/ab.Juru Tk I untuk golongan ruang I/bc.Juru untuk golongan ruang I/cd.Juru Tk I untuk golongan ruang I/de.Pengatur muda untuk golongan ruang II/af.Pengatur muda Tk I untuk golongan ruang II/bg.Pengatur untuk golongan ruang II/ch.Pengatur Tk untuk golongan ruang II/di.Piata muda untuk golongan ruang III/Aj.Penata muda Tk I untuk golongan ruang III/bk.Piata untuk golongan ruang III/Cl.Penata Tk I untuk golongan ruang III/dm. untuk golongan ruang IV/an.Pembina Tk I untuk golongan ruang IV/bo.Pembina utama muda untuk golongan ruang IV/cp.Pembina utama madia untuk golongan ruang IV/Dq.Pembina utama untuk golongan ruang IV/e

4.Pemanfaatan dan Pembinaan Pemanfaatan personil merupakan upaya pelibatan secara aktif para personil dalam kegiatan penyelenggaraan kerja untuk mencapai tujuan lembaga. Kegiatan-kegiatan administrasi personalia yang dilakukan dalam upaya pendayagunaan personil adalah :

a.Orientasi personil Orientasi personil merupakan kegiatan yang dimaksudkan untuk memperkenalkan kepada individu atau personil baru tentang keadaan organisasi supaya mereka dapat berfungsi secara efektif dan menyenangi pekerjaan baru yang akan dilaksanakan.b.Pendidikan dan latihanPendidikan dan pelatihan pegawai negeri terdiri dari :1.Pendidikan dan latihan pra jabatan2.Pendidikan dan latihan dalam jabatanPendidikan dan latihan dalam jabatan meliputi : diklat kepemimpinan, diklat fungsional, diklat khusus

c.Pengajian personil Besarnya gaji pokok ditentukan oleh golongan ruang, pangkat dan masa kerjanya. Disamping itu juga ada tunjangan-tunjangan lainnya : tunjangan keluarga, tunjangan pangan, tunjangan jabatan.d.Kenaikan pangkat personilMenurut PP nomor 99 tahun 2000 jenis kenaikan pangkat PNS adalah sebagai berikut :1.Kenaikan pangkat reguler2.Kenaikan pangkat pilihan3.Kenaikan pangkat anumerta4.Kenaikan pangkat pengabdiane.Cuti personil PNSCuti personil PNS meliputi : cuti tahunan, cuti besar, cuti sakit, cuti bersalin, cuti karena alasan penting, cuti diluar tanggungan negara.f.Kesejahteraan pegawaiKesejahteraan pegawai antara lain taspen, Askes dan koperasi.g.PemindahanPemindahan dapat terjadi karena permintaan sendiri, tidak permintaan sendiri dan atas kepentingan dinas.h.Daftar penilaian pekerjaan pegawai (DP3)Nilai pelaksanaan pekerjaan dinyatakan dengan sebutan dan angka sebagai berikut : amat baik 90 100, baik 76-90, cukup 61-75, sedang 51-60, kurang < 50.5.Pemberhentian Pemberhentian PNS diatur dalam peraturan pemerintah no 32 tahun 1979 dan PP Nomor 1 tahun 1994 tentang perubahan atas PP no 32 tahun 1974. pemberhentian tiap PNS maksudnya adalah berakhirnya status seseorang dari status PNS karena alasan- alasan tertentu. Pemberhentian PNS dapat terjadi karena : permintaan sendiri, mencapai batas usia pensiun, adanya penyederhanaan organisasi, melakukan pelanggaran, atau tindak pidana penyelewengan, tidak cakap jasmani atau rohani, meninggalkan tugas, meninggal dunia atau hilang, dan lain-lain.6.Peranan guru Pengangkatan guru disamping diangkat dalam pangkat bagi yang sudah memenuhi angka persyaratan kredit juga diangkat dalam jabatan, jabatan guru yang terendah adalah guru pratama golongan ruang II/a dan yang tertinggi adalah guru utama golongan ruang IV/e.ADMINISTRASI SARANADANPRASARANA PENDIDIKAN

1. PengertianSarana pendidikan mencakup semua peralatan dan perlengkapan yang secara langsung dipergunakan dan menunjang dalam proses pendidikan di sekolah seperti media pendidikan, alat-alat pelajaran, alat peraga, meja, kursi, papan tulis dan lain-lain. Sedangkan yang dimaksud dengan prasarana pendidikan adalah semua alat atau perlengkapan yang secara tidak langsung menunjang jalannya proses pendidikan di sekolah seperti gedung, perpustakaan, halaman sekolah, cavetaria, musalla, dan jalan menuju sekolah.Administrasi sarana dan prasarana pendidikan adalah : serangkaian kegiatan mulai dari perencanaan kebutuhan, pengadaan, penyimpanan, penyaluran, pemeliharaan, pengiventarisasian, penghapusan dan pengawasan semua peralatan dan perlengkapan yang digunakan untuk menunjang penyelenggaraan pendidikan sehingga tujuan pendidikan sekolah dapat tercapai secara efektif dan efisien.

2. Kegiatan administrasi sarana dan prasaranaa. Analisis kebutuhanAnalisis kebutuhan sarana dan prasarana pendidikan adalah kegiatan untuk mendapatkan informasi tentang jenis, jumlah, dan kualitas sarana dan prasarana pendidikan yang dibutuhkan suatu sekolah.b. Mengumpulkan data dan informasi tentang sarana dan prasarana sekolah yang ada.Setelah mendapatkan gambaran tentang kebutuhan sekolah akan sarana dan prasarana pendidikan langkah selanjutnya yang harus dilakukan adalah mengumpulkan data dan informasi tentang keadaan sarana dan prasarana sekolah yang ada.c. Penyusunan rencana kebutuhan sarana dan prasarana pendidikan.Langkah terakhir dalam perencanaan sarana dan prasarana pendidikan adalah merumuskan rencana tersebut dalam bentuk dokumen perencanaan.

d. Pengadaan sarana dan prasarana pendidikanPengadaan adalah semua kegiatan untuk menyediakan sarana dan prasarana pendidikan yang diperlukan untuk menunjang pelaksanaan tugas-tugas di sekolah.e. Penyimpanan sarana dan prasarana pendidikan.Penyimpanan adalah kegiatan pengurusan, penyelenggaraan, dan pengaturan sarana prasarana yang ada dalam ruang penyimpanan atau gedung.f. Inventarisasi sarana dan prasarana pendidikan.Inventarisasi adalah kegiatan mencatat dan menyusun daftar sarana dan prasarana yang ada secara teratur menurut ketentuan yang berlaku ke dalam suatu daftar inventaris barang.g. Pemeliharaan/ perawatan sarana dan prasarana pendidikan.Pemeliharaan adalah kegiatan jagaan dan pencegahan barang dari kerusakan sehingga barang tersebut dalam kondisi baik dan siap pakai serta dapat dipergunakan dalam jangka waktu yang lebih lama.h. Penghapusan sarana dan prasarana pendidikan.Penghapusan adalah kegiatan mengeluarkan barang-barang milik Negara/ daerah/sekolah dari daftar inventaris berdasarkan peraturan perundang-undangan yang berlaku.i. Pengawasan sarana dan prasarana pendidikanPengawasan sarana dan prasarana pendidikan adalah kegiatan pengamatan, pemeriksaan dan penilaian terhadap pelaksanaan administrasi sarana dan prasarana pendidikan di sekolah untuk menghindari penyimpangan, penggelapan atau penyalahgunaan.

3. Peranan guru dalam administrasi sarana dan prasarana Guru bisa memberikan pengarahan tentang penggunaan sarana dan prasarana, memberikan bimbingan dan penugasan dalam penggunaanya, begitu juga setelah selesai digunakan. Pengawasan dari guru ini dimaksudkan supaya siswa-siswa dapat memanfaatkan sarana dan prasarana itu secara optimal dan keselamatan serta pemeliharaannya juga terjamin.