Upload
others
View
2
Download
0
Embed Size (px)
Citation preview
2
Inhoudsopgave LET OP: ieder team binnen Bureau Frontlijn heeft een specifieke ‘teambijlage’
Hoofdstuk 1 1.1 Algemeen
1.2 Missie en visie
1.3 Organigram
Hoofdstuk 2: Dagelijks werkproces 2.1 Weekagenda
2.2 Weekbriefing en weekplanning
2.3 Weekroutine en planning
2.4 Briefing
2.5 Debriefing
2.6 Casusoverleg
2.7 Werkprincipes
Hoofdstuk 3: Traject verloop 3.1 Werven
3.2 Aanmelding
3.3 Intake
3.4 Toestemmingsformulier
3.5 Checklist en Plan van Aanpak
3.6 Matrix
3.7 Start traject
3.8 Traject
3.9 Evaluatie
3.10 Nazorg
3.11 Huisbezoek
3.12 Crisis
3.13 Samenwerking
3.14 Standaard trainingen
3.15 Gezinstrainingen en workshops
3.16 Oudertrainingen werk
3.17 Standaard materiaal
Hoofdstuk 4 Informatie 4.1 Registratiesysteem 4.2 Informatie uitwisselen (mondeling/schriftelijk)
4.3 Casemanagement(overleg)
4.4 Rapportages mbt resultaten
4.5 Netwerk
4.6 Communicatie
4.7 Positie van de stagiaire bij informatiedeling
3
Hoofdstuk 5: Organisatie 5.1 Leiding algemeen
5.2 Algemeen opschalingsmodel en taken en verantwoordelijkheden 5.3 Bureau leiding
5.4 Projectleider
5.5 Werkbegeleider
5.6 Casusbegeleider
5.6 Coach
5.7 WEP’er
5.8 Student
5.9 Vrijwilliger
5.10 Algemene projectstructuur per team
5.11 Model leidinggeven
Teambijlage 1. Opdracht en programmabeschrijving
2. Werkproces op maat
3. Organigram Team
Inhoud Bijlage 1. Toestemmingsformulier – ook digitaal
2. Checklist – ook digitaal
3. Format PVA
4. Koelkastplan*
5. Vragenlijsten Evaluatie – checken!
6. Protocol Huisbezoeken – alleen digitaal
7. Grenzen & stappenplannen (illegaliteit, huiselijk geweld, kindermishandeling)
8. Standaard Trainingen *
9. Standaard Materiaal *
10. Protocol Werkbezoeken
11. Opschaling & Knelpunten
12. Gedragscode Bureau Frontlijn
13. Rapportagecyclus in RIS – handleiding *
14. Studentbegeleiding *
* beschikbaar in augustus
4
Hoofdstuk 1
1.1 Algemeen
Bureau Frontlijn is een gemeentelijk bureau, dat vooral werkzaam is in de
achterstandswijken van Rotterdam. Was in aanvang de opzet om vooral nieuwe
methodieken te ontwikkelen en die over te dragen aan bestaande organisaties is later juist
ook de uitvoering een belangrijk onderdeel geworden van de dagelijkse praktijk. Het bureau
heeft als kenmerk het werken met stagiaires, dichtbij mensen interveniëren in de dagelijkse
gang van zaken. Daarbij via training en coaching zorgen dat mensen het zelf kunnen. Het
wegwerken van de sociale achterstanden en verbeteren van kansen van mensen is prioriteit.
1.2 Missie en visie
De missie is om de sociale en andere achterstanden van mensen, die wonen in de
achterstandswijken van Rotterdam zoveel mogelijk weg te werken met grote aandacht voor
vele doelgroepen zoals kinderen én ouders.
De visie is dat we door trainen en coachen van vaardigheden, de betreffende mensen op
een niveau krijgen, dat zij op een menswaardige en zelfstandige wijze deel kunnen nemen
aan het maatschappelijk verkeer. Onderwijs én werk zijn daarbij belangrijke ingrediënten.
1.3 Organigram:
o De algemene leiding bureau berust bij één afdelingshoofd en een algemeen adjunct
die naast waarnemer, specifieke taken heeft zoals P & O en financiën.
o Op bureauniveau is er ondersteuning
o Per programmaonderdeel is er één algemeen projectleider die eindverantwoordelijk
is voor het programma. Bij grotere programma onderdelen wordt de projectleider
ondersteund door adjunct projectleiders
o Werkbegeleiders sturen coaches aan en zijn eindverantwoordelijk op casusniveau
o Coaches kunnen vaste medewerkers zijn of stagiaires
o Coaches begeleiden gezinnen/jongeren. Ze hebben een gedeelde
verantwoordelijkheid met de werkbegeleider op casusniveau. De werkbegeleider is
eindverantwoordelijk.
Organigram
Hoofd Alg. adjunct
Projectleider Projectleider Projectleider
Werkbegeleiders
Coaches
Stagiaires
Ondersteuning
5
Hoofdstuk 2: Dagelijks werkproces
2.1 Weekagenda
Per (studenten-)team wordt een zogenaamde weekagenda bijgehouden, waarin alle
afspraken staan vermeld en wie van het team betrokken is. Voorkeur is een papieren
versie of een whiteboard op een centrale plek. De werkbegeleider faciliteert dit, maar
alle teamleden zijn verantwoordelijk voor up-to-date houden en aanvullen van
informatie op de weekagenda. Hierop staat o.a. de planning van huisbezoeken
(overzicht of alle huishoudens worden bezocht) en de belangrijkste agendapunten.
2.2 Weekbriefing en weekplanning
Elke eerste dag van de werkweek vindt de weekbriefing plaats aan de hand van de
weekkagenda. In deze briefing komt het volgende aan de orde:
o Sluitende weekplanning met ruimte voor crisisinterventies
o Wekelijks inhoudelijk (casus) overleg indien nodig (voorbereiding wie wat
wanneer)
o Interne informatiedeling rondom casussen en hulpvragen bewoners
o Delen van belangrijke informatie zoals; telefoonnummers van
contactpersonen, succesverhalen, positieve en negatieve ervaringen,
informatiemateriaal
o Nieuwe intakes
o Stand van zaken begeleide gezinnen (loopt het of is ingrijpen gewenst)
o Risico’s en crisissen
o Overleggen (intern en met derden)
o Werving
o Workshops
o Behoefte training medewerkers / stagiaires (wie wanneer)
o Persoonlijke gesprekken (coaching en reflectie)
o Bijzondere gelegenheden: werkbezoeken, workshops, conferenties
2.3 Weekroutine en planning
Met ‘weekroutine’ wordt gedoeld op de dagelijkse briefings en contactmomenten. De weekroutine is een belangrijk instrument dat rust en structuur in het werkproces brengt. We houden met het gehele team vast aan deze weekroutine omdat we dan weten wat we van elkaar kunnen verwachten. Door de hectiek van het werk is het belangrijk om vaste tijdstippen te hebben waarop belangrijke zaken besproken en geventileerd kunnen worden. We verwachten dus van je dat je rekening houdt met deze weekstructuur; dit mag je ook van anderen verwachten.
Doel weekroutine:
o Het delen van belangrijke en bruikbare informatie: tijdens de briefings kun je met anderen informatie delen waar anderen ook iets aan zullen hebben tijdens hun dagelijkse bezigheden (bijvoorbeeld belangrijke telefoonnummers van contactpersonen, succesverhalen, positieve en negatieve ervaringen, informatiemateriaal)
o Sluitende planning: de stagiaire en diens begeleider houden elkaar op de hoogte van de planning van die dagen van de week.
o Informatiedeling rondom casussen: vragen rondom de hulp aan de cliënten worden
besproken
6
2.4 Briefing
Dagelijks ongeveer 15 minuten inhoud alle zaken welke die dag moeten worden
afgehandeld en door wie. Alle coaches/stagiaires plannen briefings als vast moment
in in hun agenda en zijn er in principe altijd bij, tenzij daar een belangrijke reden voor
is (in overleg met werkbegeleider). Inhoud:
o Nieuwe intakes
o Bijzonderheden gezinnen
o Welke gezinnen worden bezocht en door wie
o Welke doelen vandaag te behalen
o Bijzondere actie (workshops, crisis etc)
o Is voorbereiding voor alle dag-acties oké bijvoorbeeld logistiek (auto’s,
OVchipkaarten) etc.
o Zijn er zieken, is vervanging nodig, moeten afspraken geannuleerd worden en
door wie
2.5 Debriefing
Dagelijks ongeveer 15 minuten.
o Zijn dag-doelen behaald
o Zijn er zaken die de komende dagen extra aandacht vragen
o Zijn er nieuwe crisissen
o Zijn er bijzonderheden vanuit werkbegeleider/projectleider
o Is logistiek goed afgehandeld
o Kan iedereen met goed gevoel naar huis of is 1 op 1 gesprek nodig met
werkbegeleider
o Telefonisch afmelden (ongeacht tijdstip) bij werkbegeleider als men niet bij
debriefing aanwezig kan zijn
9.00-10.00
weekbriefing en
weekplanning
Maandag
16.45-17.00
debriefing
9.00-9.15 briefing
Dinsdag
16.45-17.00
debriefing
9.00-9.15 briefing
Woensdag
16.45-17.00
debriefing
9.00-9.15 briefing
Donderdag
16.30-17.00
debriefing
9.00-9.15 briefing
Vrijdag
16.45-17.00
debriefing
Casusoverleg stagiaire & werkbegeleider: eens per 2-3 weken
Casusoverleg werkbegeleider & projectleider: eens per 3 weken
Teamoverleg: eens per 1-2 weken
7
2.6 Casusoverleg
o Casusoverleg koppel: stagiaires bereiden voor en zorgen dat PVA gereed is
en voortgang van het gezin in systeem up-to-date is bijgewerkt. De
werkbegeleider leest PvA en adviseert/coacht. Eventueel collegiale hulp
inroepen
o Alle cliënten uit actieve caseload worden tijdens het casusoverleg besproken
o Tijdens het casusoverleg worden twee onderwerpen besproken; 1. de
algemene vooruitgang van de cliënt én de voortgang van de concrete doelen,
subdoelen en actiepunten uit het PvA
o Bij intensieve cliënten zal de werkbegeleider ter voorbereiding op het gesprek
de actuele dossiers doornemen.
o Binnen het team vindt een teambreed casusoverleg plaats om de 2 tot 3
weken plaats. Dit is vooral bedoeld om van elkaar te leren. Daarnaast
voorkomt het dat een te eenzijdig perspectief ontstaat op een casus: collega’s
denken kritisch en opbouwend mee om alternatieve en vernieuwende
oplossingen te bedenken. Het overleg wordt geleid door werkbegeleider en de
projectleider probeert aan te sluiten waar mogelijk.
o Het casusoverleg is tevens een leermoment. Er is ook ruimte voor inhoudelijke
feedback. Het werk van de stagiaires wordt tegen het licht gehouden en waar
mogelijk aangevuld en verrijkt.
2.7 Werkprincipes
o Belang burger staat voorop
o Respectvolle bejegening, eerlijk en transparant
o Open mind, neutraal, nabij, niet óver maar mét
o Alle leefvelden/ alle gezinsleden
o Crisis oplossen in acute fase
o Doen! Situationele logica
o Coachen en trainen i.p.v. hulpverlenen
o Groei via vaardigheden
o Wederkerigheid & zingeving
o Prioriteiten: ABC
o Vrijwilligheid
o Werken in tweetallen, nooit alleen op huisbezoek
8
Hoofdstuk 3: Traject verloop
In dit hoofdstuk wordt het trajectverloop beschreven aan de hand van de volgende stappen.
Dit zijn de basisstappen die onderdeel uit maken van elk coachingstraject binnen Bureau
Frontlijn.
3.1 Werven
o Afhankelijk van de opdracht van het team vindt (proactieve) werving van
nieuwe cliënten plaats
o Vanuit een positieve benaderingswijze wordt bij huishoudens aangebeld en
gesprek aangegaan. Medewerkers stellen proactief hulpvragen en
actiepunten vast en proberen direct een intake uit te voeren, of plannen een
gesprek voor een intake in samen met bewoner
o Er zijn brieven en folders beschikbaar om achter te laten indien bewoners niet
thuis worden aangetroffen
o Medewerkers houden bij welke adressen zijn bezocht en wat het resultaat van
de actie is. Dit wordt in RIS geregistreerd door betrokken medewerker.
o Medewerkers hebben legitimatiebewijs van Gemeente Rotterdam in hun bezit
en tonen dit altijd tijdens het aanbellen
3.2 Aanmelding
Per team van bureau frontlijn verschilt de wijze waarop een aanmelding binnenkomt.
o CZ: Werkbegeleider neemt melding in ontvangst als schoolcontactpersoon of
direct van ouders. WB ontvangt relevante gegevens naam, adres,
telefoonnummer en regelt afspraak. Zelfmelders kunnen zich direct bij
werkbegeleider of via schoolcontactpersoon aanmelden. School wordt
daarvan op de hoogte gebracht tenzij gezin daar zwaarwegende bezwaren
tegen heeft.
o JIT: Via Veiligheidshuis of Dosa. Zo mogelijk bezoek tijdens detentie of
(on)aangekondigd huisbezoek = 1e contact. Verder zelfde procedure
o MH: Via contactpersoon Bouman GGZ worden persoonsgegevens
aangeleverd waarna afspraak voor intake wordt gemaakt. Verder zelfde
procedure
o Kantelwijken: Onaangekondigde huisbezoeken, via vindplaatsen, zelfmelders
of informatiegestuurd via netwerk. Verder zelfde procedure
o Zelfmelders of via netwerk. Direct contact telefonisch of op locatie. Verder
zelfde procedure
9
3.3 Intake
o Direct tijdens werving, of aan de hand van een afspraak. Intake vindt plaats
aan de ‘keukentafel’ en wordt gedaan door twee medewerkers waarvan 1
eventueel de betrokken coach/stagiaire. In ieder geval één vaste medewerker
is aanwezig tijdens intakegesprek. Meervoudig kijken. Alle gezinsleden alle
leefvelden. Checklist wordt altijd in zijn geheel doorlopen (sommige vragen
volgen in latere gesprekken).
3.4 Toestemmingsformulier (bijlage ‘toestemmingsformulier’)
o Tijdens 1e huisbezoek of tegelijk met goedkeuring plan van aanpak
toestemming vragen voor informatie uitwisseling. Toestemmingsfomulier is
een standaardformulier. Deze wordt duidelijk uitgelegd en samen met
bewoner in tweevoud ingevuld. Eén exemplaar wordt bij bewoner
achtergelaten, andere exemplaar wordt gearchiveerd of ingescand en in
systeem opgenomen.
3.5 Checklist en Plan van Aanpak (bijlage ‘checklist’, bijlage ‘plan van aanpak’)
o Standaard checklist invullen + bijzonderheden per onderdeel (JIT, CZ enz)
o Checklist zelfde dag invoeren (anders zo snel mogelijk) in RIS en plan van
aanpak opstellen
o Plan van aanpak zo nodig aanvullen en tijdens eerste huisbezoek na intake
bespreken en laten goedkeuren + ondertekening
3.6 Koelkastplan (bijlage ‘koelkastplan’)
o Bij de start van de begeleiding krijgen bewoners het zogenaamde
koelkastplan. Dit is een samenvatting of versimpelde versie van het plan van
aanpak (op het niveau van doelen en subdoelen). Dit plan is verdeeld in drie
categorieën, namelijk zwaar (rood: bewoner heeft nog veel hulp nodig),
middel (oranje: veel training en coaching nodig) en licht (groen: bewoner kan
veel zelf). Deze kleuren corresponderen met de drie fasen binnen de
coachingstrajecten:
de ondersteuningsfase (rood)
de trainingsfase (oranje)
de zelfstandige fase (groen)
` Via het koelkastplan heeft de bewoner overzicht en kan hij sturen en groeien.
3.7 Start traject
o Nader kennismaken en plan van aanpak doorlopen en compleet maken. Cliënt
ondertekent het definitieve PvA.
o Waar mogelijk vindt tijdens de aanvangsfase van het coachingstraject een
informele kennismakingsactiviteit plaats zoals een wandeling, bezoek aan
kinderboerderij o.i.d. Dit is belangrijk vanwege afleiding van stressvolle
situatie maar ook vanwege bonding tussen coach/stagiaire en burger.
o Aan de hand van het plan van aanpak en de matrix wordt het
begeleidingsplan uitgevoerd. Met de bewoner worden nadere afspraken
gemaakt over de intensiteit van de begeleiding (wat is nodig) de voortgang
(bewoner heeft zelf belangrijke rol) en de duur. De bewoners worden
minimaal 1 keer per week bezocht om de voortgang erin te houden. Zoveel
mogelijk wordt gebruik gemaakt van standaard interventies en standaard
trainingen en standaard materiaal
10
o De duur van de huisbezoeken kan variëren en is afhankelijk van de benodigde
actie(s). Bijv. als er vuilniszakken met post zijn dan kan een huisbezoek
enkele uren duren, net zo lang als nodig is.
3.8 Traject
o Het traject kent grofweg 3 fasen, gebaseerd op het ‘ABC’tje’. De eerste fase is
de ondersteuningsfase. In deze fase wordt de intake gedaan en een
inventarisatie gemaakt van benodigde interventies. Dit is tevens de acute fase
en tijdens deze fase worden de meest elementaire basisvoorzieningen in orde
gemaakt opdat de stress binnen de gezinssituatie wordt verminderd (hierbij
kan nadruk liggen bij hulpverlening en het oplossen van dringende
problemen). In deze fase kan dus ook sprake zijn van crisis, in dat geval is
sprake van zeer intensieve ondersteuning. Daarna volgt de trainingsfase
waarin coach/stagiaire en burger samen aan de slag gaan. In deze fase
worden vaardigheden aangeleerd via training en coaching. In de laatste fase
zijn burgers zelfstandig en is de coach/stagiaire vanaf de zijlijn betrokken: de
burger doet het zelf (dit is de zelfstandige fase).
3.9 Evaluatie (bijlage ‘vragenlijsten evaluatie’)
o Er zijn drie verschillende soorten evaluatie’s:
Tussentijdse evaluatie
Eindevaluatie
Nazorgevaluatie
o De evaluatievragenlijsten worden uitgewerkt in RIS in een speciaal daarvoor
bestaand tabblad.
o De tussentijdse evaluatie wordt gepland tijdens het lopende coachingstraject
om voortgang en tevredenheid te bespreken. Een extra tussentijds
evaluatiegesprek kan worden ingepland indien voortgang onvoldoende is.
o Tijdens de eindevaluatie wordt samen met burger kritisch gekeken of alle
doelen zijn behaald. Daarnaast wordt het coachingstraject samen met burger
geëvalueerd. Er is een algemene vragenlijst waar vanuit burgers worden
bevraagd naar hun ervaring en mening over het coachingstraject
o Waar nodig worden extra hulpmiddelen uitgereikt
o Er worden afspraken gemaakt over contact bij terugval of vragen, en er wordt
een afspraak gemaakt voor een nazorggesprek
o Soms is het nodig om de coaching geleidelijk af te bouwen i.v.m. terugval. In
dat geval wordt voordat het nazorggesprek plaats vindt (na 4-6 maanden),
een belcontact of huisbezoek ingepland
o Verder kunnen partners of gespecialiseerde zorg worden ingezet, als nog
specialistische begeleiding nodig blijft.
o De laatste stap is een warme overdracht naar ‘Voorwerk’ (vrijwilligerswerk).
Indien er echter kansen zijn op een ‘normale’ baan wordt daar samen met de
vaste contactpersonen van W&I (Sozawe) op ingezet. De tijdens de
begeleiding geleerde vaardigheden worden met W&I besproken en er wordt
actief naar werk gezocht.
3.10 Nazorg (bijlage ‘vragenlijsten evaluatie’)
o De begeleiding wordt min of meer feestelijk afgesloten, soms met certificaat,
fotomoment etc. De betrokkene kan het nu zelf. Hij/zij mag echter altijd
opnieuw aankloppen als dat nodig is. o Van het deel ‘Voorwerk’ of werk wordt een portfolio samengesteld.
11
o Er wordt na 4 tot 6 maanden na afsluiting van het traject een nazorggesprek
ingepland o In sommige teams geldt extra nazorgactie: in dat geval worden cliënten 6
weken na het eindgesprek gebeld om te vragen hoe het gaat
Afzonderlijke uitgangspunten gekoppeld aan trajectverloop:
3.11 Huisbezoek
o Protocol huisbezoeken gemeente Rotterdam is van toepassing (bijlage ‘Protocol
Huisbezoeken‘)
o Alle huisbezoeken worden door een tweetal medewerkers uitgevoerd. Dit
tweetal heeft zoveel mogelijk een zelfde samenstelling i.v.m. continuïteit in
contact met bewoner.
o Aantal huisbezoeken hangt af van de ernst van de situatie en vaardigheden
van de bewoners. Minimaal één keer per week. In crisissituatie vaker
o Medewerkers zijn zelf verantwoordelijk voor weekplanning van huisbezoeken.
Deze planning wordt voorafgaand aan de volgende week tijdens de laatste
debriefing besproken en sluitend gemaakt.
o Maak afspraken over afzeggen bij verhindering
o Probeer indien mogelijk een vast moment in de week te kiezen voor het
huisbezoek
o Voorbereiding huisbezoek: Bereid huisbezoeken voor door op te schrijven
waar je mee aan de slag wilt gaan (subdoelen/actiepunten). Je bedenkt dan
meteen ook of je materiaal mee moet nemen voor eventuele
trainingsactiviteiten (zoals een laptop of oefenmaterialen).
3.12 Crisis
o Crisissen direct oppakken voorafgaand aan een eventuele intake. Overleg
plegen met projectleiding of leiding bureau, als extra steun nodig is bij het
oplossen (zie 6.2 opschaling)
o Is er sprake van illegale situaties, zoals criminaliteit, illegaliteit, huiselijk
geweld, kindermishandeling en bijvoorbeeld opzettelijke fraude met
uitkeringen, dan worden die situatie beëindigd. De situatie wordt gemeld bij de
projectleiding en die overlegt met de bureauleiding over de te nemen stappen.
Uitgangspunt is dat de illegale activiteit per direct moet stoppen. Wel wordt de
mogelijk schade voor die voor de burger ontstaat zoveel mogelijk beperkt en
wordt er rekening gehouden met de belangen van kinderen (nooit zomaar op
straat). In een aantal gevallen is echter niet te voorkomen dat aangifte wordt
gedaan van misdrijven bij de politie. In geval van huiselijk geweld is het
slachtoffer (de vrouw) echter degene die aangifte moet doen. De stedelijke
procedure wordt gevolgd. (bijlage ‘grenzen & stappenplannen (illegaliteit, huiselijk geweld,
kindermishandeling)’)
3.13 Samenwerking
o Vanuit het belang van de burger wordt er samengewerkt met een scala aan
organisaties. Er is altijd overleg met- en toestemming van- de bewoner nodig.
Bij CZ is er een wijkteam van zorgorganisaties waarmee wordt samengewerkt.
Bij andere programmaonderdelen niet. Bureau Frontlijn blijft verantwoordelijk
voor de basisbegeleiding (zie hoofdstuk 5: Informatie)
3.14 Standaard trainingen (bijlage ‘standaard trainingen’)
12
o Per leefveld zijn er standaard trainingen die op individueel niveau aan
betrokkenen wordt gegeven. Door oefenen worden mensen vaardiger.
o Een aantal trainingen zijn geschikt (te maken) om in groepsverband te geven,
als dat mogelijk is geniet dat de voorkeur
o Een overzicht van standaard trainingen is bijgevoegd
3.15 Gezinstrainingen en workshops
o Vanuit de verschillende programmaonderdelen zijn er trainingen en
workshops. Ook voor individuele ouder en kind trainingen. Indien mogelijk
wordt er in groepen getraind (efficiëntie), daarnaast wordt gebruik gemaakt
van standaard individuele trainingen of maatwerk. In RIS kun je op niveau van
subdoel en/of actiepunt trainingen en hulmiddelen voor de burger opvragen.
3.16 Oudertrainingen werk
o Vanuit het E-leaningprogramma en E-TV, worden zowel op individueel als op
groepsniveau trainingen gegeven. Bijvoorbeeld sollicitatietrainingen, brieven
schrijven, gesprekken voeren, beroepenoriëntatie etc. In RIS kun je op niveau
van subdoel en/of actiepunt trainingen en hulmiddelen voor de burger
opvragen.
3.17 Standaard materiaal (bijlage ‘standaard materiaal’)
o Bij de start van de begeleiding of daarna op het meest geschikte moment
krijgen betrokkenen (indien nodig) standaard materialen uitgereikt zoals;
ordner perforator, kasboek, huishoudboekje, nadenkstoeltje, Roosters
belonen en straffen, schoonmaakrooster, traphekje, CD-rom E-learning en
een samen leren box
13
Hoofdstuk 4: Informatie
4.1 Registratiesysteem
o Betrokkene heeft desgevraagd altijd recht op inzage eigen dossier (uitdraai/afschrift)
o Elk contact met of over gezin moet in RIS worden geregistreerd met datum en tijd, dus huisbezoeken, telefonisch contact, contact op kantoor en contacten met partners
o Het dossier (brondocument) moet compleet en up-to-date zijn 4.2 Informatie uitwisselen (mondeling/schriftelijk)
o Voor alle medewerkers inclusief stagiaires, gelden de regels van
vertrouwelijkheid en geheimhouding. Door alle medewerkers is daartoe
een verklaring ondertekend of ambtseed/ambtsbelofte afgelegd. Extra
aandacht voor beveiligen USB stick, versnipperen dossiers, notitieblok,
zorgvuldigheid met ‘papieren’ dossiers.
o Passief kan vooraf aan een casus door partners informatie worden
verstrekt door bijvoorbeeld veiligheidshuis, Dosa-regisseur , scholen etc.
Deze informatie wordt tijdens de intake op waarheid gecontroleerd
o Actief wordt uitsluitend informatie uitgewisseld met toestemming van de
betrokkene
o Anoniem kan informatie worden verstrekt aan partners, bijvoorbeeld
rapportages of trends
o Anoniem kan ten alle tijden advies gevraagd worden over een casus aan
partners
14
o Wanneer rapportage wordt gedeeld met externen dan is het gezin hiervan
op de hoogte en geeft het daar expliciet toestemming voor. Het is een
belangrijk uitgangspunt dat het gezin expliciet op de hoogte wordt
gebracht wanneer informatie wordt gedeeld met netwerkpartners.
4.3 Casemanagement(overleg)
1. Casemanagementoverleg vindt plaats indien het in het belang van burger is
2. Casemanagementoverleg vindt plaats met toestemming van burger. Burger is in
beginsel aanwezig bij casemanagementoverleg (i.v.m. emancipatie en
betrokkenheid eigen situatie)
3. Casemanagementoverleg kan alleen plaatsvinden zonder burger indien hij/zij
toestemming geeft aan Bureau Frontlijn om als zaakwaarnemer op te treden.
4. Casemanagementoverleg zonder burger en zonder toestemming van burger vindt
alleen plaats wanneer er een zwaarwegend belang is zoals kindermishandeling of
huiselijk geweld. Laatstgenoemde situatie wordt altijd met projectleider
besproken. Van dit contact wordt altijd verslag gedaan aan burger.
4.4 Rapportages mbt resultaten
o Er wordt een jaarplanning gemaakt door projectleider, waarin alle
programmaonderdelen, de te behalen resultaten en doelen en de
financiële consequenties staan vermeld inclusief de nieuw te ontwikkelen
programma’s
o Vanuit RIS wordt gerapporteerd aan ambtelijke bazen
o Vanuit RIS worden standaard rapportages geleverd aan opdrachtgevers,
deze zijn in alle gevallen geanonimiseerd. Tussen rapportages en
eindrapportages,
o Vanuit RIS rapporteert de projectleiding aan de bureauleiding
4.5 Netwerk
o Sociale kaart van partners die een bijdrage leveren op casusniveau wordt
(is) een sociale kaart gemaakt. De projectleiding is verantwoordelijk voor
het up to date houden hiervan. Deze sociale kaart is opgenomen in de
database van RIS
o Tweemaandelijks wordt de bureau brede sociale kaart bijgewerkt door
ondersteuning van de bureauleiding. Projectleiding geeft wijzigingen en
aanvullingen door. Sociale kaart is geïntegreerd met het
registratiesysteem.
o Er wordt een lijst bijgehouden van interne en externe partners die
belangrijk zijn voor de verdere ontwikkeling van projecten en nieuwe
ideeën. Sociale kaart op stedelijk en landelijk niveau
4.6 Communicatie
o Perscontacten gaan altijd via bureauleiding
o Er is een protocol werkbezoeken (bijlage ‘protocol werkbezoeken’)
o Externe werkbezoeken worden besproken in het wekelijks
projectleidersoverleg, wat is het doel van het bezoek en welke vorm
(huisbezoeken, panelgesprek, presentatie). Eén projectleider is
verantwoordelijk voor de organisatie. De anderen verlenen hand en span
diensten waar nodig
o Wat is het belang voor het project, is onderwerp van overleg en zo
mogelijk wordt gestuurd op een hoger rendement
15
o Door bureau ondersteuning worden alle werkbezoeken bijgehouden en de
eventuele resultaten
o Als stagiaires worden ingezet tijdens het werkbezoek, bij voorkeur
stagiaires die in 2e helft stagejaar zitten i.v.m. ervaring
4.7 Positie van de stagiaire bij informatiedeling
o De coaches/stagiaires handelen over het algemeen samen met de ouders
de communicatie met externen af op het niveau van de dagelijkse
contacten
(klantmanager/belastingdienst/kinderopvang/ENECO/waterschap e.d.). De
werkbegeleider monitort dit intensief. Wanneer er contact plaatsvindt met
hulpverleners of andere betrokkenen die het ‘dagelijkse contact’
overschrijden, dan wordt dit vooraf expliciet besproken tussen stagiaire en
begeleider. Afhankelijk daarvan neemt één van hen contact op met de
betrokken hulpverlener (bij voorkeur is dit de begeleider i.v.m. continuïteit
en verantwoordelijkheid voor en betrokkenheid bij het begeleidingsproces).
o De coach/stagiaire zorgt ervoor dat rapportage die naar ‘buiten’ gaat eerst
met je werkbegeleider wordt voorbesproken. De werkbegeleider wordt
altijd toegevoegd als geadresseerde wanneer het gaat om mailcontacten
over casussen.
16
Hoofdstuk 5: Organisatie
5.1 Leiding algemeen
o Bij Bureau Frontlijn wordt leiding geven volgens de principes van fairplay,
proportionaliteit en subsidiariteit. Er wordt gestuurd op grote
zelfstandigheid van de projectleiding, met wel voldoende ondersteuning.
Er wordt ook gestuurd op onderlinge samenhang tussen de verschillende
programmaonderdelen. Stagiaires en nieuwe medewerkers worden
intensief begeleid. Er wordt veel geïnvesteerd in het kennisniveau van alle
medewerkers, door middel van cursussen en korte trainingen. Zowel bij
crisissen bij burgers als personele crisissen worden volgens het hierna
volgende model opgeschaald.
o Bureau Frontlijn hanteert een gedragscode - bijlage ‘gedragscode Bureau Frontlijn’
5.2 Algemeen opschalingsmodel en taken en verantwoordelijkheden
Coach/stagiaire →
Werkbegeleider
→ Algemeen
projectleider → Hoofd
Bureau
Frontlijn
o Zie voor nadere uitleg over opschaling en knelpunten (bijlage ‘opschaling en
knelpunten)
5.3 Bureau leiding
Verantwoordelijk voor:
o Algehele verantwoordelijk voor totaal
o Aquisitie
o Duurzaamheid programma’s
o Personele taken
o Financiële administratie
o Kleine kas
5.4 Projectleider
o Algeheel verantwoordelijk voor het project. Bij meerdere projectleiders is
er één eindverantwoordelijk de anderen vervullen deeltaken bijvoorbeeld
inhoudelijk of procesmatig en deeltaken bij aansturing
o Stuurt de werkbegeleiders aan
o Zorgt ervoor dat afgesproken resultaten worden behaald
o Stuurt waar nodig bij
o Rapporteert (in- en extern) en overlegt met leiding bureau
o Verantwoordelijk voor interne en externe contacten
o Verantwoordelijk deskundigheidsbevordering in afstemming met andere
projectleiders
o Verantwoordelijk voor werving
o Verantwoordelijk voor inwerkperiode nieuw personeel of stagiaires
o Verantwoordelijk ziekteverzuim en verlof
o Verantwoordelijk sfeer en teambuilding
17
Projectleider
werkbegeleider
werkbegeleider
werkbegeleider
Casusbegeleider
Coaches/
Stagiaires
Coaches/
Stagiaires
Coaches/
Stagiaires
5.5 Werkbegeleider
o Stuurt stagiaires aan op casusniveau, eindverantwoording voor caseload
o Dagelijkse briefingen en D-briefingen
o Verantwoordelijk voor toegewezen in- en externe contacten
o Verantwoordelijk voor afhandelen crisissen
o Verantwoordelijk dagelijkse gang van zaken
o Meer controlerende functie in begin (telefoontjes, mailtjes (eerste 3 mnd)
o Meedenken methodiekontwikkeling
5.6 Casusbegeleider
o Betrokken bij actieve werving (indien van toepassing)
o Betrokken als ervaringsdeskundige bij ingewikkelde casussen
o Coaching on the job van werkbegeleiders en stagiaires
o Betrokken bij kennisdeling binnen het team als ervaringsdeskundige
5.7 Coach
o Verantwoordelijk op casusniveau
5.8 WEP’er (werkervaringsplaats):
o Werken ter ondersteuning van de werkbegeleider
o Projectleider maakt individuele afspraken met WEP’er omtrent taken en
verantwoordelijkheden
5.9 Stagiaire
o Verantwoordelijk op casusniveau
o Stagiaires werken zoveel mogelijk in een vast koppel
5.10 Vrijwilliger
o Verantwoordelijk voor toegewezen deeltaken
5.11 Algemene projectstructuur per team
18
5.12 Model leidinggeven
o Onderstaand model wordt gebruikt bij Bureau Frontlijn. Bij situationeel
leiderschap houdt men rekening met de kennis/ervaring en motivatie van
de medewerkers.
Onbewust Bewust
Onbekwaam
Kennis en ervaring
zijn niet aanwezig.
Dus veel steun en
veel instructie
Men is zich ervan
bewust dat kennis en
ervaring nog
onvoldoende
aanwezig zijn.
Dus veel instructie
minder steun
Bekwaam
Kennis en ervaring
zijn onbewust
aanwezig.
Dus minder
instructie wel veel
steun
Kennis en ervaring
zijn beide aanwezig
Dus weinig steun en
weinig instructie veel
zelfstandigheid en
verantwoordelijkheid
Steun
I N S T R U C T I E