Adquisicion Contable

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Docente: Docente: Víctor Manuel Landa MacheroVíctor Manuel Landa Machero

Sede:Sede: PiuraPiura

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Salvador Bahía Octubre Salvador Bahía Octubre 20052005

Trabajo Interamericano

AREA 10 SISTEMAS Y TECNOLOGÍA DE LA INFORMACIÓN

MODELO DE DECISION PARA LA ADQUISICION DE UN SOFTWARE CONTABLE

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Objetivos de la presentaciónObjetivos de la presentación

Posibilidades y Posibilidades y limitaciones de las limitaciones de las actuales aplicaciones actuales aplicaciones contables.contables.

Marco de referencia Marco de referencia para seleccionar el para seleccionar el sistema contable sistema contable adecuadoadecuado

Posición de la empresa, Posición de la empresa, problemas y madurez problemas y madurez tecnológica.tecnológica.

Factores relevantes para Factores relevantes para sistematizar o sistematizar o modernizar el sistema modernizar el sistema contable.contable.

IntroducciónIntroducción

Salvador Bahía, Salvador Bahía, Octubre 2005Octubre 2005

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Introducción – La decisiónIntroducción – La decisión Algunos contadores Algunos contadores

todavía están bajo el todavía están bajo el cautiverio de la cautiverio de la tutela tutela autocontraída.autocontraída. Tutela.Tutela.

Incapacidad de Incapacidad de tomar sus tomar sus propias propias decisionesdecisiones..

AutocontraídaAutocontraída Su causa no es la Su causa no es la

falta de razón sino falta de razón sino la falta de la falta de resolución y coraje resolución y coraje para usarla sin para usarla sin desear que nos diga desear que nos diga alguna otra persona alguna otra persona qué hacer. qué hacer.

"La peor decisión es la indecisión." Benjamin Franklin

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Introducción – La decisiónIntroducción – La decisión ComponentesComponentes

El decisor, El decisor, El analista que El analista que

modeliza el problema modeliza el problema para ayudar al decisor, para ayudar al decisor,

Factores controlables, Factores controlables, Factores Factores

incontrolables, incontrolables, Resultados posibles de Resultados posibles de

la decisión, la decisión, Restricciones Restricciones

ambientales / ambientales / estructurales, estructurales,

Interacciones Interacciones dinámicas entre estos dinámicas entre estos componentes. componentes.

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Introducción – La decisiónIntroducción – La decisión

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Introducción – La decisiónIntroducción – La decisión

Etapas de una Etapas de una decisión: decisión: Reconocimiento de una Reconocimiento de una

necesidad: necesidad: Sensación de Sensación de

insatisfacción con uno insatisfacción con uno mismo; mismo;

Sensación de vacío o Sensación de vacío o necesidad; necesidad;

Decisión de cambiarDecisión de cambiar Para llenar el vacío o la Para llenar el vacío o la

necesidad; necesidad; Dedicación consciente Dedicación consciente

para implementar la para implementar la decisión. decisión.

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Introducción – El ModeloIntroducción – El Modelo

Construir un modelo Construir un modelo que viabilice dicha que viabilice dicha selecciónselección

El éxito es reconocer El éxito es reconocer que sólo es una que sólo es una abstracción de la abstracción de la realidad.realidad.

No busca una única No busca una única respuesta.respuesta.

Sino al contrario, Sino al contrario, busca varias busca varias alternativas de alternativas de decisión.decisión.

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Introducción – El modeloIntroducción – El modelo El modelo no tiene las El modelo no tiene las

complejidades de la realidad.complejidades de la realidad. Sería extremadamente Sería extremadamente

difícil de resolver y difícil de resolver y probablemente le daría probablemente le daría pocas ideas, o pocas ideas, o información, al decisor. información, al decisor.

No debe ser una No debe ser una excesiva simplificación excesiva simplificación que se no asemeje al que se no asemeje al mundo real. mundo real.

El buen modelo busca El buen modelo busca el equilibrio entre el equilibrio entre ambos extremos. ambos extremos.

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Introducción - El riesgoIntroducción - El riesgo Riesgo al incorporar un Riesgo al incorporar un

software contable software contable inadecuado.inadecuado. Desarrollo Desarrollo

automatizando el automatizando el "desorden“."desorden“.

Generar Generar requerimientos sin requerimientos sin construir un modelo construir un modelo de la organización.de la organización.

Satisfacción de Satisfacción de metas a corto plazo metas a corto plazo o problemas o problemas inmediatos, inmediatos,

Produce islas de Información Produce islas de Información a lo largo y ancho de la a lo largo y ancho de la organización. organización.

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Introducción – NecesidadIntroducción – Necesidad

Apoyo al proceso de toma de Apoyo al proceso de toma de decisiones.decisiones. Requieren sistemas de Requieren sistemas de

información durante toda información durante toda su existencia. su existencia.

Lo único que cambia en el Lo único que cambia en el tiempo, es la forma en que tiempo, es la forma en que se implementarán los se implementarán los sistemas. sistemas.

La administración eficaz se La administración eficaz se basa en:basa en:

Sistemas de información Sistemas de información financiera eficaz, y;financiera eficaz, y;

Disponibilidad de datos Disponibilidad de datos financieros fidedignos, financieros fidedignos, exactos y oportunos. exactos y oportunos.

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Introducción – NecesidadIntroducción – Necesidad

Información Información Financiera es Financiera es suministrada por un suministrada por un sistema contable. sistema contable.

Planificar y adaptar Planificar y adaptar un sistema de un sistema de contabilidad contabilidad computarizado computarizado eficiente podría eficiente podría parecer una tarea parecer una tarea muy difícil y muy difícil y compleja para compleja para cualquier contador. cualquier contador.

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Introducción - TecnologíaIntroducción - Tecnología Desarrollo Tecnológico Desarrollo Tecnológico

de la contabilidad:de la contabilidad: 1ro. Un sistema manual. 1ro. Un sistema manual. 2do. Mezcla de papel y 2do. Mezcla de papel y

herramientas herramientas tecnológicas tecnológicas disponibles;disponibles;

3ro. Sistema contables 3ro. Sistema contables computarizado. computarizado.

Implementación Implementación acelerada por los bajos acelerada por los bajos costos de:costos de: Hardware y Hardware y SoftwareSoftware

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El cambio es lo único El cambio es lo único constanteconstante

El cambio es constanteEl cambio es constante Los eventos diarios que Los eventos diarios que

suceden y viajan a suceden y viajan a través de la empresa, través de la empresa, deben ser soportados deben ser soportados por el Sistema Contablepor el Sistema Contable

El cambio es El cambio es inesperadoinesperado Una fusión, un nuevo Una fusión, un nuevo

partner, un cambio partner, un cambio repentino en el repentino en el mercado, una nueva mercado, una nueva oportunidad de negociooportunidad de negocio

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El cambio es lo único El cambio es lo único constanteconstante

El cambio es disruptivo (ruptura El cambio es disruptivo (ruptura brusca)brusca) La meta es minimizar el impacto de la La meta es minimizar el impacto de la

disrupción con un sistema contable disrupción con un sistema contable que debe estar sincronizado con el que debe estar sincronizado con el negocionegocio

El cambio da oportunidadesEl cambio da oportunidades La habilidad de adaptarse es crítica La habilidad de adaptarse es crítica

para crear ventajas competitivaspara crear ventajas competitivas Para sobrevivir, competir y ganar, las Para sobrevivir, competir y ganar, las

empresas deben adaptarseempresas deben adaptarse

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Marco de Referencia de las Marco de Referencia de las tecnologíastecnologías

A

nalíti

co

An

alíti

co

Tra

nsacio

nal

Tra

nsacio

nal

EstratégicoEstratégico

TácticoTáctico

OperacionalOperacional

Compras Operaciones Logística Ventas

Planificación de Instalaciones, Productos y Capacidades

ERPERP

E-Commerce

Component Supplier Mgmt.

Demmand Planning

Transportation planning

Advanced Advanced Planning & Planning & SchedulingScheduling

Inventory Planning

Product Data Mgmt

Mfg. Exec. Systems Transportation

Execution

Warehouse Mgmt

Order Mgmt.

Customer Asset Mgmt.

Sistemas de gestión empresarial ERPs (Enterprise Resource Planning)Sistemas de gestión empresarial ERPs (Enterprise Resource Planning)

Tomar la decisión de Tomar la decisión de automatizarautomatizar

Salvador Bahía, Octubre 2005Salvador Bahía, Octubre 2005

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Beneficios de la Beneficios de la automatizaciónautomatización Automatizar las tareas Automatizar las tareas

rutinarias. rutinarias. Preparar los estados Preparar los estados

financieros yfinancieros y Dejar pistas de información Dejar pistas de información

para la auditoria. para la auditoria. Mejoras integrando los Mejoras integrando los

diferentes procesos de diferentes procesos de negociosnegocios

Reconocer la existencia de Reconocer la existencia de limites y peligros que limites y peligros que involucra el proceso de involucra el proceso de automatizaciónautomatización

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Tomar la decisión de automatizar Tomar la decisión de automatizar - Peligros- Peligros

Referido a los Datos Referido a los Datos No garantiza información actualizada y sin No garantiza información actualizada y sin

errores.errores. Permanente actualización y verificaciónPermanente actualización y verificación

Referido a los problemas contables Referido a los problemas contables existentes.existentes. No mejora:No mejora:

Estructura de la organización, Estructura de la organización, Eficiencia financiera.Eficiencia financiera.

No resolverá problemas sobre: No resolverá problemas sobre: Personal carente de aptitudes o de motivación, Personal carente de aptitudes o de motivación, Capacidad administrativa deficiente, Capacidad administrativa deficiente, Políticas operativas inapropiadas, o Políticas operativas inapropiadas, o Condiciones externas desfavorables. Condiciones externas desfavorables.

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Tomar la decisión de automatizar Tomar la decisión de automatizar - Peligros- Peligros

La automatización implica riesgos.La automatización implica riesgos. Ataques de virusAtaques de virus Pérdida de:Pérdida de:

ConfidencialidadConfidencialidad AutenticidadAutenticidad IntegridadIntegridad

Errores en ingreso de datos.Errores en ingreso de datos. Estar consciente de estos tipos de Estar consciente de estos tipos de

riesgos ayudará a minimizarlos.riesgos ayudará a minimizarlos. La automatización no mejorará un La automatización no mejorará un

sistema contable problemáticosistema contable problemático Puede lograr que un sistema funcione Puede lograr que un sistema funcione

mejor.mejor.

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Nuevas aptitudes en la Nuevas aptitudes en la organización.organización. Personal Nuevo o capacitación Personal Nuevo o capacitación

del existente. del existente. Reorganización del Reorganización del

departamento contable. departamento contable. Evaluar la resistencia del Evaluar la resistencia del

personal a estos cambios. personal a estos cambios. Orientar y explicar la Orientar y explicar la

necesidad y los beneficios del necesidad y los beneficios del nuevo sistema con el objeto de nuevo sistema con el objeto de evitar retrasos o fallas en la evitar retrasos o fallas en la implementación.implementación.

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Costos ocultos previsibles.Costos ocultos previsibles.

Equipo periféricoEquipo periférico lectores de discos "zip", lectores de discos "zip", impresoras adicionales impresoras adicionales

Suministros necesariosSuministros necesarios toner, toner, tinta, tinta, papel. papel.

Costos futuros del Costos futuros del sistema,sistema, La obtención de apoyo La obtención de apoyo

técnico, y;técnico, y; Almacenamiento de Almacenamiento de

datos.datos.

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Automatizar todo el sistema de la organización Automatizar todo el sistema de la organización podría ser ineficiente. podría ser ineficiente. Podría dar como resultado:Podría dar como resultado:

Un sistema difícil de manejar, Un sistema difícil de manejar, No confiable, No confiable, ineficiente y,ineficiente y, Genera un efecto desmoralizador sobre el personal. Genera un efecto desmoralizador sobre el personal.

Un enfoque gradual podría funcionar mejor.Un enfoque gradual podría funcionar mejor. Antes de decidir debe tomarse el tiempo y Antes de decidir debe tomarse el tiempo y

cuidado necesario. cuidado necesario. La preparación adecuada reduce:La preparación adecuada reduce:

La necesidad de asistencia técnica externa yLa necesidad de asistencia técnica externa y Los costos de la automatización. Los costos de la automatización.

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Tomar la decisión de automatizar Tomar la decisión de automatizar - - PasosPasos

Análisis de la situación Análisis de la situación actual. actual.

Examen y estudio del Examen y estudio del estado actual de la estado actual de la empresa. empresa. Identificación del alcance Identificación del alcance

competitivo de la competitivo de la organización.organización.

Evaluación de las condiciones Evaluación de las condiciones de la empresa. de la empresa.

Revisión del conocimiento Revisión del conocimiento actual sobre la organización actual sobre la organización en planeación estratégica. en planeación estratégica.

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Tomar la decisión de Tomar la decisión de automatizar - Pasosautomatizar - Pasos

Revisión y el estudio de las condiciones Revisión y el estudio de las condiciones en que se encuentran las áreas en que se encuentran las áreas funcionales.funcionales. Los procesos y las actividades deben ser Los procesos y las actividades deben ser

identificados, evaluados y asociados con la identificados, evaluados y asociados con la información requerida por cada área. información requerida por cada área.

Los datos deben ser obtenidos en la Los datos deben ser obtenidos en la observación o a través de entrevistas con observación o a través de entrevistas con ejecutivos y usuarios clave. ejecutivos y usuarios clave.

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Tomar la decisión de automatizar Tomar la decisión de automatizar - Pasos- Pasos

El propósito es determinar:El propósito es determinar:

Situación del entorno en la organización,Situación del entorno en la organización, Identificar problemas y establecer las Identificar problemas y establecer las

necesidades de información. necesidades de información. Concentrarse en el entendimiento de la Concentrarse en el entendimiento de la

operación, sin considerar la estructura de la operación, sin considerar la estructura de la organización. organización.

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Decidir Decidir automatizar el automatizar el sistema contable sistema contable se origina por la se origina por la necesidad de:necesidad de: Contar con datos Contar con datos

exactos, exactos, consistentes u consistentes u oportunosoportunos

Permitir la Permitir la generación de una generación de una diversidad de diversidad de informes internos informes internos y externos en y externos en forma adecuada y forma adecuada y oportuna. oportuna.

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Responder a las siguientes Responder a las siguientes preguntas:preguntas: ¿Proporciona la información ¿Proporciona la información

que requieren sus usuarios que requieren sus usuarios internos y externos? internos y externos?

¿Emplea demasiado tiempo ¿Emplea demasiado tiempo en presentar los estados en presentar los estados financieros? financieros?

¿Demoran las entidades ¿Demoran las entidades financieras en autorizar las financieras en autorizar las operaciones debido al operaciones debido al retraso en la presentación retraso en la presentación de informes? de informes?

Preparación de la Preparación de la AutomatizaciónAutomatización

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Preparación para la Preparación para la automatizaciónautomatización

Plantearse preguntas con respecto a:Plantearse preguntas con respecto a: Capacidad de la organización, Capacidad de la organización, Sistemas existentes, Sistemas existentes, Recursos humanos, Recursos humanos, Espacio físico, Espacio físico, Recursos financieros y,Recursos financieros y, Necesidades de información.Necesidades de información.

No deben limitarse a la selección del No deben limitarse a la selección del software. software.

Otros factores para el éxito o fracasoOtros factores para el éxito o fracaso Necesidades administrativas y contables, yNecesidades administrativas y contables, y Verificar si la organización está lista para el Verificar si la organización está lista para el

procesoproceso

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Cuestiones previas a la Cuestiones previas a la automatizaciónautomatización Identificar las necesidades Identificar las necesidades

administrativas:administrativas: Con la gerenciaCon la gerencia Con los principales usuariosCon los principales usuarios Con un asesor externoCon un asesor externo

Identificar las causas de los Identificar las causas de los problemas administrativos, problemas administrativos, incluso aquellos que no serán incluso aquellos que no serán resueltos por el sistema.resueltos por el sistema.

Determinar:Determinar: Qué es lo que los usuarios quieren yQué es lo que los usuarios quieren y Que necesitan del sistema.Que necesitan del sistema.

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La automatización deberá:La automatización deberá: Cubrir las necesidades de los Cubrir las necesidades de los

auditores externos, los auditores externos, los clientes y los proveedores.clientes y los proveedores.

Resolver o minimizar Resolver o minimizar problemas comerciales o problemas comerciales o administrativos existentes. administrativos existentes.

Generar la información que se Generar la información que se necesita del sistema contable necesita del sistema contable computarizado para poder computarizado para poder tomar decisionestomar decisiones

Identificar quién recibirá la Identificar quién recibirá la información y si se beneficiará información y si se beneficiará de la mayor disponibilidad y de la mayor disponibilidad y suministro oportuno. suministro oportuno.

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Consideraciones Consideraciones preliminares:preliminares: Financiamiento disponible. Financiamiento disponible. Existen rExisten requisitos equisitos

impuestos por los impuestos por los accionistasaccionistas

El alcance del sistema El alcance del sistema computarizado sirve scomputarizado sirve sólo ólo para contar con para contar con información más oportuna información más oportuna y accesibley accesible

Capacidad actual de la Capacidad actual de la tecnología informática tecnología informática

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Evaluación del estado de Evaluación del estado de automatización de la Organización. automatización de la Organización. (Anexo Nro 03)(Anexo Nro 03)Pregunta

Posibles acciones de seguimiento

Es que el personal gerencial de mayor jerarquía se ha compromoetido ha implementar la automatización del sistema contable y asegurarse que todo el personal clave tome parte en este proceso?

Celebre reuniones para informar al personal gerencial de mayor jerarquía con respecto a los planesDiscontinúe el proyecto si el personal gerencial de mayor jerarquía no se compromete a adoptar el plan

¿Cuenta la organización con el personal capacitado requerido para implementar el sistema?

Evalue las aptitudes necesariasImplemente un programa de capacitación con anterioridad a los cambios del SistemaReclute personal que cuente con las aptitudes necesarias

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DirecciónCorporativa

Funciones de laOrganización

Requerimientosde Información

Analisis / Modelamiento

Estrategia

Necesidades deSistemas deInformación

TecnologiasDisponibles

SistemasExistentes

Definición de laArquitectura del Sistema

Corporativa

Corporativa

Corporativa

Corporativa

Corporativa

Implementación del Implementación del proyecto de proyecto de automatizaciónautomatización

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Implementación del proyecto de Implementación del proyecto de automatización - Pasosautomatización - Pasos

Un líder para el equipo del proyecto. Un líder para el equipo del proyecto. Determinar claramente los objetivos Determinar claramente los objetivos

que se persigue obtenerque se persigue obtener Elaborar los documentos que servirán Elaborar los documentos que servirán

de guía, tales como:de guía, tales como: Justificación de la compraJustificación de la compra PresupuestoPresupuesto CronogramaCronograma Plan de Control y evaluaciónPlan de Control y evaluación

Examen del sistema actualExamen del sistema actual Procedimientos Interno y Procedimientos Interno y

documentación actualdocumentación actual Obtener libros conciliados y que la Obtener libros conciliados y que la

información sea exactainformación sea exacta Establecer módulo de migración de Establecer módulo de migración de

datosdatos

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Implementación del proyecto de Implementación del proyecto de automatización - Pasosautomatización - Pasos

Propuestas para Propuestas para efectuar efectuar modificacionesmodificaciones Identificar las Identificar las

necesidades no necesidades no cubiertascubiertas

Valuar los posibles Valuar los posibles cambios que se cambios que se introducirán al introducirán al sistemasistema

AceptarAceptar PostergarPostergar

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Implementación del proyecto de Implementación del proyecto de automatizaciónautomatización

Compra e instalación de los equipos y Compra e instalación de los equipos y del softwaredel software Instalación de los equipos necesariosInstalación de los equipos necesarios Instalación de la red de usuariosInstalación de la red de usuarios Instalación de los software necesariosInstalación de los software necesarios

Sistema Operativo (Linux, Window, etc)Sistema Operativo (Linux, Window, etc) Manejador de Base de datos (Oracle, Informix, Manejador de Base de datos (Oracle, Informix,

SQL)SQL) Software de desarrollo (Power Builder, Fox, etc)Software de desarrollo (Power Builder, Fox, etc)

Ingreso de la información preliminarIngreso de la información preliminar Balance de Apertura y otra información Balance de Apertura y otra información

preliminar (tales como Clientes y preliminar (tales como Clientes y Proveedores)Proveedores)

Registro de operaciones de pruebaRegistro de operaciones de prueba

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Preparación y Preparación y capacitación capacitación Antes de su Antes de su

implementaciónimplementación Sobre el uso de los Sobre el uso de los

módulos contablesmódulos contables Preparar al personal Preparar al personal

administrativo sobre la administrativo sobre la interpretación de los interpretación de los nuevos informesnuevos informes

Control y evaluaciónControl y evaluación Verificación del avance Verificación del avance

del cronogramadel cronograma

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Selección y Selección y compra del compra del SoftwareSoftware

Salvador BahíaSalvador BahíaOctubre 2005Octubre 2005

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Selección y compra del Selección y compra del softwaresoftware

Necesidades de software.-Necesidades de software.- Volumen de OperacionesVolumen de Operaciones

La cantidad de información procesada vuelve La cantidad de información procesada vuelve lento algunos sistemaslento algunos sistemas

Número de monedas de curso legal.Número de monedas de curso legal. Programas simples maneja solo una monedaProgramas simples maneja solo una moneda Otro programas generan reportes financieros Otro programas generan reportes financieros

en varias monedasen varias monedas

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SeguridadSeguridad Contraseña de acceso.Contraseña de acceso. Restricciones definidas por el administrador Restricciones definidas por el administrador

de sistemasde sistemas Métodos de compra y costos.Métodos de compra y costos.

Como un solo paqueteComo un solo paquete Por módulos o por usuarios en líneaPor módulos o por usuarios en línea

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Selección y compra del software Selección y compra del software – Un solo paquete o por m– Un solo paquete o por módulosódulos Módulos y sus funcionesMódulos y sus funciones

Administrador del Administrador del sistemasistema

El libro mayorEl libro mayor Las cuentas por cobrarLas cuentas por cobrar Las cuentas por pagarLas cuentas por pagar El inventarioEl inventario Planilla de sueldosPlanilla de sueldos Activos FijosActivos Fijos

Dependerá del tamaño, Dependerá del tamaño, sistema financiero y sistema financiero y experiencia del personal experiencia del personal contable contable

La instalación de módulos La instalación de módulos innecesarios aumenta el innecesarios aumenta el costo y la complejidadcosto y la complejidad

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Compra Compra Puede cubrir las Puede cubrir las

necesidades y ser mas necesidades y ser mas eficiente en costoeficiente en costo

Se obtiene una garantía Se obtiene una garantía para actualizar y para actualizar y ampliar la ampliar la funcionabilidad del funcionabilidad del softwaresoftware

DesarrolloDesarrollo Trabajo a la medidaTrabajo a la medida Mayor costo y mayores Mayor costo y mayores

tiempos de tiempos de implementaciónimplementación

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Selección y compra del software Selección y compra del software – Criterios adicionales– Criterios adicionales

Soporte para la implementación del software o Soporte para la implementación del software o los equiposlos equipos Apoyo técnico del vendedor (vía Internet, teléfono, Apoyo técnico del vendedor (vía Internet, teléfono,

personal)personal) Personal que requieren del software y los Personal que requieren del software y los

equiposequipos Niveles de capacitación y experiencia del personal Niveles de capacitación y experiencia del personal

actualactual Facilidad de usar el software “amigable”Facilidad de usar el software “amigable” Habilidad del vendedor para proporcionar Habilidad del vendedor para proporcionar

servicio en el futuroservicio en el futuro Anexo Nro. 05 Evaluación del software y Anexo Nro. 05 Evaluación del software y

vendedorvendedor Modelo de evaluación por software y vendedorModelo de evaluación por software y vendedor

Hacer que el software Hacer que el software trabajetrabaje

Salvador BahíaSalvador BahíaOctubre 2005Octubre 2005

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Hacer que el software trabajeHacer que el software trabaje

Analizar necesidades de automatización actuales y Analizar necesidades de automatización actuales y futuras, a fin de:futuras, a fin de: Identificar beneficios que se busca, y;Identificar beneficios que se busca, y; En qué forma puede ayudarle a lograr sus metas.En qué forma puede ayudarle a lograr sus metas.

Automatización como un proyecto:Automatización como un proyecto: Formación de un equipo del proyecto, Formación de un equipo del proyecto, Conducción de una evaluación comprensiva, Conducción de una evaluación comprensiva, Identificación de sus objetivos y actividades, Identificación de sus objetivos y actividades, Fijación de plazos de tiempo realistas, Fijación de plazos de tiempo realistas, Producción de informes regulares, Producción de informes regulares, Desarrollo de un presupuesto completo y Desarrollo de un presupuesto completo y Establecimiento de indicadores de logros sensiblesEstablecimiento de indicadores de logros sensibles

Lograr los resultados deseados con mayor facilidad.Lograr los resultados deseados con mayor facilidad.

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Beneficios esperadosBeneficios esperados Equilibro entre la Equilibro entre la

automatización y los automatización y los procesos manualesprocesos manuales

Implementar módulos Implementar módulos integrados que puedan integrados que puedan funcionar funcionar independientemente y independientemente y evitar su entrampamientoevitar su entrampamiento

Distribución adecuada de Distribución adecuada de las tareas entre las las tareas entre las computadoras y los seres computadoras y los seres humanoshumanos

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Hacer que el software trabajeHacer que el software trabaje - Metas - Metas

Utilización de la Utilización de la información y recepción de información y recepción de los informes de los informes de retroalimentación.retroalimentación.

Compromiso de la gerencia Compromiso de la gerencia en su implementaciónen su implementación

Revisión de la información Revisión de la información preparada en base a preparada en base a informes cruzados.informes cruzados.

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Siempre pensar en las Siempre pensar en las personas que utilizarán el personas que utilizarán el sistema. sistema. Hacer participar activamente en Hacer participar activamente en

el proceso de automatización, y el proceso de automatización, y Proporcionarle la capacitación Proporcionarle la capacitación

necesaria a medida que ésta se necesaria a medida que ésta se requiera.requiera.

Participación de todas las partes Participación de todas las partes involucradas en este proceso, involucradas en este proceso, no solamente de el personal no solamente de el personal contable. contable.

Buscar el interés de la Buscar el interés de la administración y que asuman administración y que asuman responsabilidad por el éxito de responsabilidad por el éxito de la misma.la misma.

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Negocios y Sistemas contables sincronizados para capitalizar el cambio

Simplicidad Agilidad Valor

Reducir los costos y complejidad de los Sistemas Contables

Adaptarse en tiemporeal a las

necesidadesdel negocio

Activos ensincronización con el

negocio

Reducir costos de operación

Manejar el cambio(tiempo, rango)

Liberar recursos parainnovar

Hacer más fácil implementar el

cambio

Acelerar la respuesta

al mercado

Aumentar ingresos yutilidades

Asegurar que losrecursos trabajen

juntos

Crear ventajascompetitivas

ConclusionesConclusiones

Octubre 2005, BahiaOctubre 2005, Bahia

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CONCLUSIONESCONCLUSIONES

La capacidad de modelización y la La capacidad de modelización y la disponibilidad de información es disponibilidad de información es crítica en la implementación de crítica en la implementación de solucionessolucionesSe ha incrementado el riesgo de Se ha incrementado el riesgo de incorporar un software contable incorporar un software contable inadecuado en los últimos años. inadecuado en los últimos años.

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No existe una adecuada la No existe una adecuada la planeación estratégica. planeación estratégica.

Las tendencias actuales de Las tendencias actuales de desarrollo de Tecnologías de desarrollo de Tecnologías de Información (TI) en el mercado, se Información (TI) en el mercado, se han caracterizado por esforzarse en han caracterizado por esforzarse en automatizar el "desorden" automatizar el "desorden" existente.existente.

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La decisión de automatizar el La decisión de automatizar el sistema contable de la sistema contable de la organización depende de la organización depende de la necesidad de contar connecesidad de contar con

datos exactos, datos exactos,

consistentes y consistentes y

oportunos en una diversidad de oportunos en una diversidad de formatos internos y externos.formatos internos y externos.

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Considerar cuidadosamente: Considerar cuidadosamente: Lo que el sistema puede hacer y Lo que el sistema puede hacer y

Ayuda al procesar los datos para tomar Ayuda al procesar los datos para tomar decisiones. decisiones.

Participación del personal, y;Participación del personal, y;

Implementación que afectan a Implementación que afectan a muchos departamentos y niveles muchos departamentos y niveles diferentes de la organización.diferentes de la organización.

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El número de empleados no es un factor El número de empleados no es un factor importante cuando se selecciona el importante cuando se selecciona el software.software.La verdadera medida es:La verdadera medida es:

la complejidad de las actividades, la complejidad de las actividades, el número de transacciones que se realizan el número de transacciones que se realizan cada mes,cada mes,seguridad deseada, seguridad deseada, cantidad de monedas de curso legal que se cantidad de monedas de curso legal que se manejan y,manejan y,métodos de adquisición. métodos de adquisición.

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Los módulos que se instale Los módulos que se instale dependerán de factores como:dependerán de factores como:

el tamaño y la complejidad de la el tamaño y la complejidad de la organización, organización,

el sistema financiero existente y,el sistema financiero existente y,

la experiencia del personal contable.la experiencia del personal contable.

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AnexosAnexos Necesidades y Beneficios de la Necesidades y Beneficios de la

automatizaciónautomatización Necessidades e benefícios da Necessidades e benefícios da

automaçautomaçããoo Evaluación de las necesidades de Evaluación de las necesidades de

automatizaciónautomatización AvaliaçAvaliaçãão das necessidades de o das necessidades de

automaçautomaçããoo

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AnexosAnexos

Evaluación del estado de automatización Evaluación del estado de automatización de la Organizaciónde la Organización AvaliaçAvaliaçãão do estado de automaço do estado de automaçãão da o da

organizaçorganizaçããoo Módulos del software contable y sus Módulos del software contable y sus

funcionesfunciones Modulos do softwarwe contábil e suas Modulos do softwarwe contábil e suas

funçfunçõões es Evaluación del software y del vendedorEvaluación del software y del vendedor

AvaliaçAvaliaçãão do software e do vendedoro do software e do vendedor

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“No es el más fuerte

ni el más inteligente

el que sobrevive,

sino aquel que se

adapta mejor al

cambio”Charles Darwin

Era de la InformaciónEra de la Información

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Muchas Gracias!Muchas Gracias!Participantes Participantes

del Colegio Departamental del Colegio Departamental de La Pazde La Paz

Cr. Gral. Mario MoreiraCr. Gral. Mario Moreira

– Asociación Interamericana de Contabilidad– Interamerican Accounting Association– Associação Interamericana de Contabilidade– Colegio Departamental de La Paz

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