Upload
others
View
37
Download
0
Embed Size (px)
Citation preview
AFAS maakt processen makkelijker en leuker
Nieuw Unicum besteedt euro’s liever aan de zorg
Nieuw Unicum uit Zandvoort is een instelling voor mensen
met een lichamelijke beperking, in het bijzonder voor
mensen met de spierziekte MS. De instelling bestaat al 41
jaar en sommige cliënten wonen er ook al zo lang. In die
tijd is de zorg van karakter veranderd; de administratieve
lastendruk is aanzienlijk toegenomen. ‘Registreren is op
zichzelf goed’, zegt Fred Barendsma, Hoofd Econo mische
en Administratieve Dienst van Nieuw Unicum. ‘Maar dat
zorgverleners zoveel tijd kwijt zijn met administratie vin-
den ze niet geslaagd. Ze hebben voor de zorg gekozen
om zorg te verlenen, niet om lijstjes bij te houden. Wij
proberen dat voor hen zo gemakkelijk mogelijk te mak-
en door goed gebruik te maken van ons zorginformatie-
systeem. Daarnaast zijn wij bezig met het optimaliseren
van ondersteunende processen. Want elke euro die niet
naar de ondersteuning gaat, kan naar de zorg gaan.’
AFAS als winnaarNieuw Unicum werkte al langer met administratieve sys-
temen, maar die werden kort gezegd te oud en te duur.
‘We konden er wel mee boekhouden, maar het transport
naar Excel duurde uren. En aan management informatie
bood het niks. Ook ons salarissysteem kostte goud geld in
ruil voor de minimale informatie die eruit kwam.’ Daarom
Geld kun je maar één keer uitgeven. In de zorg is dat niet anders. Zorginstelling Nieuw
Unicum gebruikt het budget liever voor zorg aan cliënten dan aan tijdrovende en ingewik-
kelde administratieve processen. ‘Zorg is onze core business, niet ondersteuning.’ AFAS
helpt optimaliseren en besparen.
Foto: Fred Barendsma, Hoofd Econo mische en Administratieve Dienst van Nieuw Unicum
ging de instelling op zoek naar een geïntegreerd sys-
teem waarin alle werkprocessen die nodig zijn voor de
ondersteuning van de zorgprocessen digitaal vastgelegd
konden worden, zoals logistiek, financieel en HRM/pay-
roll. ‘We hebben de markt verkend en AFAS is als win-
naar uit de bus gekomen’, zegt Barendsma, ‘mede door
de mooie koppelingen die het systeem heeft met andere
systemen.’ Sinds november 2010 werkt Nieuw Unicum
met de module Financieel van AFAS met in het kielzog
daarvan ook logistiek en projecten. De implementatie van
HRM/payroll die gaande is, verloopt voorspoedig.
Positieve geluidenBarendsma had wel eens met AFAS gewerkt voordat
Nieuw Unicum besloot voor het softwaresysteem te
kiezen. ‘Dat was met een DOS-applicatie. Eerlijk gezegd:
daar was ik niet wild van. Maar we zijn ons in AFAS gaan
verdiepen en hebben ons goed laten voorlichten. We zijn
bij een andere zorginstelling
geweest om te kijken hoe zij
met AFAS werkten. Die ge-
luiden waren zo positief dat
we toch voor AFAS hebben
gekozen. En tot nu toe heb-
ben ze ons nog niet teleur-
gesteld. Mijn aanvankelijke
wantrouwen is totaal weg.
We wilden een systeem dat
communiceerde met Excel
en Word en dat koppe lingen
met andere pakketten kon leggen. Bovendien moest het
managementinformatie op maat kunnen genereren voor
alle geledingen binnen de instelling, van de Raad van
Bestuur tot de zorgcoördinatoren. AFAS kan dat allemaal.
Het is een betrouwbare partner en het kostenaspect
van het systeem steekt heel gunstig af vergeleken met
andere aanbieders. Ik doe twee dagen per week interim-
opdrachten bij andere zorginstellingen, dus ik kijk nog wel
eens ergens anders in de keuken. Van de systemen die ik
daar zie, word ik echt niet enthousiast.’
BesparenHet ondersteunende werk binnen de zorginstelling
wordt makkelijker door te gaan werken met het systeem
van AFAS, vindt Barendsma. ‘De processen verlopen
soepeler , je hoeft geen pakken papier meer door te ak-
keren, maar kunt vinkjes zetten. En het werk wordt ook
anders. Dat verandert van invoeren naar controllen, wat
uiteindelijk veel belangrijker is en ook veel leuker. Ik ver-
wacht dat we op termijn door natuurlijk verloop ook be-
sparen op menskracht. Medewerkers die met pensioen
gaan, hoeven we dan niet meer te vervangen. Dan be-
sparen we geld dat naar de zorg kan gaan.’ AFAS is vol-
gens Barendsma juist voor de zorg een geschikt systeem.
‘De zorg is niet zo maar iets wat ze erbij doen, ze leggen
zich daar echt op toe, het is een speerpunt Daardoor zijn
de mensen van AFAS goede gespreks partners die niet
alleen verstand hebben van IT maar ook van de zorg. An-
dere leveranciers kunnen je best een pakket verkopen,
maar dan mag je het verder zelf uitzoeken. Bij AFAS is
dat anders.’
Simultaan implementerenBij de implementatie van het financiële pakket, heeft
Nieuw Unicum gekozen voor simultaan implementeren:
klassikaal aan de slag met het implementatietraject,
samen met andere bedrijven en
instellingen. ‘Dat is een geweldig
iets’, zegt Barendsma. ‘Je komt
in aan raking met andere mensen
die met dezelfde problematiek
bezig zijn. Je kunt er varingen uit-
wisselen en elkaar van tips voor-
zien onder leiding van deskun-
dige mensen van AFAS. Alleen:
je moet wel je huiswerk doen. Als
je die zelf discipline hebt, werkt
simultaan implementeren prima.’
TevredenAan een nieuw softwaresysteem moet je altijd wen-
nen, zegt Fred Barendsma, vooral omdat AFAS zoveel
mogelijk heden biedt waar je je weg in moet vinden. Maar
hij is tevreden over de keuze voor AFAS. Net als over de
onderlinge samenwerking. ‘Ze komen hun afspraken na.
En als er eens iets niet goed gaat, helpen ze dat snel uit
de wereld. Over de implementatie van het stukje logistiek
ben ik nog niet echt tevreden, maar dat ligt meer aan
een grote leverancier van ons dan aan AFAS. Daarover
hebben we nu goede afspraken gemaakt.’
Barendsma verwacht de investering in AFAS binnen twee
à drie jaar terug te verdienen. ‘Daarna begint het grote
verdienen’, lacht hij. En dat is, juist voor de zorg, een pret-
tig vooruitzicht. ‘Van mij mag AFAS wel meer aan de weg
timmeren’, besluit hij. ‘Want AFAS heeft echt een heel
goed product.’
‘De mensen van AFAS zijn goede
gesprekspartners die niet alleen verstand hebben van IT maar
ook van de zorg’
Over Nieuw UnicumDe Zandvoortse instelling Nieuw Unicum biedt professionele ondersteuning aan volwassenen met primair een lichame-
lijke beperking die tijdelijk of permanent hulp nodig hebben. Van de cliënten heeft een deel vanaf de geboorte een
handicap. Anderen hebben een handicap ten gevolge van een ziekte, zoals multiple sclerose (MS) of niet-aangeboren
hersenletsel ten gevolge van een herseninfarct of een ongeval. Nieuw Unicum biedt met 410 FTE intramurale zorg aan
circa 254 cliënten in de vorm van verzorging en/of dagbesteding. De instelling biedt extramurale zorg aan circa vijftig
cliënten. Daarnaast verleent Nieuw Unicum steeds vaker zorg op afstand met behulp van telecom en domotica.
AFAS levert software aan verschillende stichtingen in de gehandicaptenzorg, waaronder Stichting Philadelphia Zorg,
Stichting Amarant, Stichting Novo, Stichting Vanboeijen, Stichting De Zijlen, Stichting Prisma en Stichting De Noorder-
brug.