AFI, U1, La Informática y la Organización

Instituto Tecnológico Superior de Coatzacoalcos A.F.I. Séptimo Semestre Licenciatura en Informática

Unidad 1: La informática y la organización.

Objetivo:El estudiante conocerá la importancia de la función informática y la relacionará con la visión estratégica de las organizaciones.

1. Introducción. La información es inherente a la existencia de las personas y de las sociedades. Permite conocer la realidad, interactuar con el medio físico, apoyar la toma de decisiones, y evaluar las acciones de individuos y de grupos. El aprovechamiento de la información propicia la mejoría de los niveles de bienestar y permite aumentar la productividad y competitividad de las naciones.

El importante aporte de la información se ha visto acrecentado por la posibilidad que ha traído consigo la informática, surgida de la convergencia tecnológica de la computación, la microelectrónica y las telecomunicaciones, para producir información en grandes volúmenes, y para consultarla y transmitirla a través de enormes distancias.

De hecho, el mundo de fin del siglo XX está inmerso en una nueva revolución tecnológica basada en la informática. Esta encuentra su principal impulso en el acceso expedito y en la capacidad de procesamiento de información sobre prácticamente todos los temas y sectores. La nueva revolución tecnológica ha contribuido a que culturas y sociedades se transformen aceleradamente, tanto económicas como social y políticamente, con el objetivo fundamental de alcanzar con plenitud sus potencialidades.

La informática es un área que esta ganando a pulso la posición en donde se encuentra actualmente, mediante una evolución natural desde la posición ignorada que ocupaba en el pasado hasta llegar a la posición actual, pasando por todo un proceso de desarrollo el cual a nosotros como futuros Licenciados en Informática nos corresponde obtener los resultados deseados. En este trabajo veremos la importancia de la planeación en los centros de informática así como algunas de sus ventajas, también analizaremos su organización, dirección, estructura jerárquica dentro de la organización, las funciones del área, lo que se espera de ella, y la delimitación de los elementos de un centro en informática,

Muchas de empresas cuentan con una sala informática más por diversos factores estas se han instalado de manera improvisada debido a que a la mayoría de las empresas el impulso tecnológico que esto implica los tomo de sorpresa, y se instalaron los centros en informática sin la planeación y estudios requeridos para su correcto funcionamiento, con el presente trabajo, se pretende dar una idea general de lo que implica un centro de informática, como órgano interno de una institución.

1. Antecedentes y evolución de la función informáticaCometido de la administraciónEsencialmente, la función de los administradores es guiar a las organizaciones hacia el logro de metas y objetivos. Siendo el motivo por el cual existen todas las empresas, siendo responsabilidad de los administradores el combinar y usar los recursos organizacionales para asegurar que las organizaciones logren sus propósitos.

Definición de administraciónExisten diversas definiciones del significado del término administración, más trataremos de encontrar un significado para nosotros, por tal la administración se define como el proceso de alcanzar metas organizacionales trabajando con y por medio de personas y otros recursos.

L.S.C.A. Raúl Monforte ChulínMorch Systems

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El proceso administrativoA continuación se describen las cuatro funciones administrativas básicas o actividades que integran el proceso administrativo. Son la planeación, la organización, la influencia y el control.

La planeación implica la elección de las tareas que deben ser ejecutadas para alcanzar las metas organizacionales, esquematizando la forma en la que dichas tareas deben ser realizadas, e indicando el momento en el que se deben ejecutar.

La Organización es la asignación de las tareas desarrolladas en la planeación a diversos individuos, grupos o ambos dentro de la empresa, esta función crea mecanismos para poner los planes en acción.

La dirección o desempeño, puede definirse como el proceso de guiar las actividades de los miembros de una organización en direcciones apropiadas. La dirección apropiada, tal como se usa en esta definición, es cualquier dirección que ayude a la organización a desplazarse hacia el logro de metas.

El control es la función administrativa a través de la cual los administradores reúnen información que mide el desempeño reciente dentro de la organización, comparando el desempeño actual con los estándares preestablecidos de desempeño y a partir de esta comparación, determina si la organización debe ser modificada para satisfacer los estándares preestablecidos. El control es un proceso continuo.

Los principios generales de la administración sugeridos por Fayol en 1916 son todavía considerados por una gran mayoría de los administradores un aspecto de vital importancia para el éxito de las organizaciones modernas. 1. División del trabajo. Fayol considera la especialización del trabajo como una mejor forma de usar los recursos humanos de la organización.2. Autoridad. La autoridad es definida por Fayol como el derecho para dar órdenes y el poder para obtener obediencia. 3. Disciplina. Una organización exitosa requiere del esfuerzo común de los trabajadores. Sin embargo, las sanciones deben aplicarse con mucho cuidado para fomentar este esfuerzo común.4. Unidad de mando. Los obreros deben recibir ordenes de un solo jefe.5. Unidad de dirección. La totalidad de la organización debe desplazarse hacia un objetivo común, en una dirección común.6. Subordinación de los intereses individuales a los intereses generales. Los intereses de una sola persona no deben tener prioridad sobre los intereses de la organización.7. Remuneración. Muchas variables tales como el costo de la vida, la oferta de personal calificado, las condiciones generales de los negocios y el éxito del negocio deberán influir para determinar el salario del trabajador.8. Centralización. Fayol definió la centralización como el descenso en importancia de la función de un subordinado. la descentralización consiste en aumentar la importancia.9. Cadena escalar. La estructura jerárquica es una relación de autoridad. Cada administrador desde el supervisor de primera línea hasta el presidente posee cierta cantidad de autoridad, el presidente posee la mayor parte de autoridad y el supervisor de primera línea posee la parte más pequeña de autoridad. La existencia de esta cadena escalar y el apego a ella son aspectos necesarios para que las organizaciones tengan éxito.10. Orden. Con fines de eficiencia y para mantener los problemas de coordinación en un mínimo, todos los materiales y los individuos relacionados con un tipo especifico de trabajo deben ser asignados a la misma área de trabajo.11. Equidad. Todos los trabajadores deben ser tratados por igual.12. Estabilidad en la permanencia del personal. La retención del personal productivo deberá ser prioritario para el administrador.13. Iniciativa. La administración deberá emprender los pasos necesarios para fomentar la iniciativa del trabajador.


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14. Espíritu de grupo. La administración debe fomentar la armonía y los buenos sentimientos entre los empleados.

InformáticaEl término informática se forma como contracción de las palabras Información autoMATICA, pudiéndose definir la informática, de una forma general, como tratamiento automático y racional de la información. Su objetivo es procesar una información de ENTRADA para obtener un resultado FINAL.

El concepto de informática es más amplio que el simple uso de equipos de cómputo o bien de procesos electrónicos. Veamos que se dijo en la conferencia presentada del 5 al 9 de Diciembre de 1983 en el Centro de informática de la Facultad de contaduría y Administración (CIFCA) de la Universidad Autónoma de México.

No existe una sola concepción acerca de que es informática; etimológicamente, la palabra informática, deriva del francés informatique. Este neologismo proviene de la conjunción de information (Información), y automatique (automática). Su creación fue estimulada por la intención de dar una alternativa tecnocrática y menos mecanicista al concepto “proceso de datos”.

En 1966, la Academia Francesa reconoció este nuevo concepto y lo definió del modo siguiente:

“Ciencia del tratamiento sistemático y eficaz, realizado especialmente mediante máquinas automáticas, de la información contemplada como vehículo del saber humano y de la comunicación en los ámbitos técnico, económico y social”.

“Hacia principios de los 70 ya eran claras las limitaciones de esta definición, sobre todo por el hincapié en el uso de las máquinas. El principal esfuerzo por redefinir el concepto de informática lo realizo en esa época el IBI (Oficina Intergubernamental de Informática, en aquel tiempo órgano asociado a la UNESCO).

Este organismo, a través de los comités expertos convocados para ello, formula en 1975 la definición:

Aplicación racional, sistemática de la información para el desarrollo económico, social y político.

El IBI también dio en esa época una descripción del concepto de informática, que aunque no constituye una definición formal resulta muy descriptiva. “Ciencia de los sistemas inteligentes de información”.

En algunas ocasiones se han empleado como sinónimos los conceptos de proceso electrónico, computadora e informática. El concepto de informática es más amplio, ya que se considera el total del sistema y el manejo de información, la cual puede usar los equipos electrónicos como una de sus herramientas.

También es común confundir el concepto de datos con el de informática. La información es una serie de datos clasificados y ordenados con un objetivo común. El dato se refiere únicamente a un símbolo, signo o una serie de letras o números, sin un objetivo que de un significado a esa serie de símbolos, signos, letras o números.

La información ha sido dividida en varios niveles. El primero es el nivel técnico que considera los aspectos de eficiencia y capacidad de los canales de transmisión; el segundo es el nivel semántico y considera la información desde el punto de vista de su significado; el tercero es el pragmático y considera al receptor en un contexto dado, y el cuarto nivel considera la información desde el punto de vista normativo y de la parte ética de la información o sea considerada cuando, desde y a quienes se destina la información o la difusión que se le dé.


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La informática debe abarcar los cuatro niveles de información. El cuarto nivel tiene aspectos como la parte legal del uso de la información, la parte ética en informática.

La nueva tecnología que permite que el usuario disponga de información en cualquier momento, para acceso, actualización, cambio o explotación de la misma y pueda distribuirse e intercambiarse entre tantos usuarios como se desee; pero al mismo tiempo plantea un gran problema en cuanto al nivel de información que es su parte ética y el estudio de las posibilidades de mal uso o bien de uso por parte de personas no autorizadas.

La informática se desarrolla basándose en normas, procedimientos y técnicas definidas por institutos establecidos en el ámbito nacional e internacional.

Historia de los centros de informáticaLa informática hoy en día se puede decir que es el campo que se encarga del estudio y aplicación práctica de la tecnología, métodos, técnicas y herramientas relacionadas con las computadoras y el manejo de la información por medios electrónicos, el cual comprende las áreas de la tecnología de información orientadas al buen uso y aprovechamiento de los recursos computacionales para asegurar que la información de las organizaciones fluya (entidades internas y externas de los negocios) de manera oportuna, veraz y confiable; además es el proceso metodológico que se desarrolla de manera permanente en las organizaciones para el análisis, evaluación selección, implantación y actualización de los recursos humanos (conocimientos, habilidades, normas, etc.), tecnológicos (hardware, Software, etc.), materiales (escritorios, edificios, accesorios, etc.), y financieros (inversiones) encaminados al manejo de la información, buscando que no se pierdan los propósitos de calidad, confiabilidad, oportunidad, integridad y veracidad, entre otros propósitos.


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1.1 Importancia de la función InformáticaDirecta o indirectamente, usted interactúa en el mundo moderno con una computadora: en los cajeros automáticos de los bancos, en la compra de un boleto de avión, en su oficina, en la simple orden de hamburguesas que come en el restaurante. Es pues, muy familiar para todo el quehacer del hombre actual el manejo de programas de cómputo, así como de la información generada por estos medios.

A las empresas que poseen los centros de cómputo más modernos les preocupa constantemente el control y la seguridad de dicha información, por medio de procedimientos ágiles que incluyan la confiabilidad y la restricción en el uso de la misma.

Es muy importante conocer la labor administrativa y aplicarla en el área de informática de cualquier organización, en administración existe el concepto de la delegación de responsabilidades, es decir el administrador no pude, ni debe hacer todo por si mismo, el deber designar a cada persona cual es su función y ayudarla a que esta la realice de la mejor manera.

En el área de informática también se aplica este concepto ya que es importante que el lic. En informática que generalmente funge como administrador de la función informática de las organizaciones aprenda a delegar el uso de la tecnología, y entender que no se debe delegar la propia tecnología (es decir no se puede dejar que cada quien tenga los programas, sistemas, o lenguajes que quiera en sus PC) sino que se debe delegar es su uso de esos sistemas, programas o paquetes, no siendo responsabilidad de el admón. De la función informática el uso de la tecnología pero si el desempeño y funcionalidad de la misma.

1.2 Importancia de la administración de la función informática.Administración de la función informática.Dentro de la administración de la función informática la persona encargada del área de informática juega un papel importante.

Dicha labor del jefe de área consiste en administrar de forma eficiente un área de informática aprovechando el esfuerzo ajeno de los elementos adicionales que giran alrededor de los recursos humanos, recursos técnicos y recursos materiales así mismo empleando las actividades de planeación, organización, ejecución y control, comprendidas en el proceso administrativo

La importancia de la labor administrativa en la función informática Es muy importante conocer la labor administrativa y aplicarla en el área de informática de cualquier organización, en administración existe el concepto de la delegación de responsabilidades, es decir el administrador no pude, ni debe hacer todo por si mismo, el deber designar a cada persona cual es su función y ayudarla a que esta la realice de la mejor manera.

En el área de informática también se aplica este concepto ya que es importante que el lic. En informática que generalmente funge como administrador de la función informática de las organizaciones aprenda a delegar el uso de la tecnología, y entender que no se debe delegar la propia tecnología (es decir no se puede dejar que cada quien tenga los programas, sistemas, o lenguajes que quiera en sus PC) sino que se debe delegar es su uso de esos sistemas, programas o paquetes, no siendo responsabilidad de el admón. De la función informática el uso de la tecnología pero si el desempeño y funcionalidad de la misma.

Organización de la función informática


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Para este tema realizamos una investigación sobre como organizaríamos la función informática de el instituto tecnológico de Culiacán, y llegamos a la conclusión de que lo mas idóneo seria establecer una subdirección de informática al mismo nivel que las demás subdirecciones de la institución, con el fin de que la comunicación entre la subdirección de informática y la dirección fuera mas directa, y de esta forma eliminar mandos intermedios entre ambos, así mismo se considero que se deberían asignar asesores informáticos en cada una de las subdirecciones de la institución con el fin de que las necesidades propias de cada subdirección sean atendidas lo mas rápido posible y evitar el burocratismo.

De igual manera se plateo la necesidad de establecer redes internas dentro de cada una de las subdirecciones de la institución, y a su vez establecer una red central que conectara todas las redes existentes en la institución, y a dicha red central tendría acceso el director general de la institución.

Se considero que los departamentos y las funciones que debía contener la subdirección en informática serian los siguientes; Sistemas: En este departamento se llevarían acabo el análisis, diseño, desarrollo, pruebas y capacitación para la implantación de los sistemas que requiera la organización, así mismo este departamento se encargará de dar capacitación a los asesores de las demás subdirecciones, y por ultimo este departamento se encargara de el mantenimiento del software de la institución.

Redes: este departamento tendrá a su cargo la administración de la red central de la institución, así como de la red interna de las subdirección la informática en ese departamento e llevara acabo la administración de las bases de datos que se acceden a través de la red centra, así como de el espacio en disco de la red, asimismo de el control y mantenimiento de la red en general de la institución.

Mantenimiento: su función es dar mantenimiento tanto preventivo como correctivo a el hardware y software de la institución, este será el taller de mantenimiento de los equipos de la institución, de igual forma proporcionara los antivirus y software necesario ara el mantenimiento de los equipos de cada una de las subdirecciones de la institución.

Administrativo: se encargara de gestiones ante la dirección, levar el control de los servicios prestados a las subdirecciones, controlara la asignación y distribución de recursos otorgados a la subdirección de informática, y llevara a cabo el control de personal de la subdirección de informática.

Servicio a Usuarios: En este Depto. se establecería l área de prácticas, tanto de alumnado como de personal de la institución, y prestara servicios de impresión, de Internet, de información académica y salas de capacitación.

Asesores: Estos estarán distribuidos en todas las subdirecciones de la institución y darán mantenimiento de hardware y software a los equipos ahí instalados, serán los encargados de mantener respaldos, vacunas y demás acciones preventivas y correctivas.

También se encargaran de gestionar las necesidades de sus áreas ante la subdirección de informática, otra de sus funciones será el capacitar a los usuarios de sus subdirecciones, para que pueda aprovechar de la mejor manera posible la tecnología puesta a su disposición.

Redes Internas: Se instalaran en cada una de las diferentes subdirecciones y serán para el manejo de la propia información de la subdirección, y se interconectaran a través de la red central.


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Red Central: Interconectara a las redes de las diferentes subdirecciones para evitar duplicidad de datos en los las subdirecciones y se tendrá un mayor grado de seguridad en los accesos a la red de los dientes subdirecciones.

1.3 La función Informática y su relación con el ciclo competitivo de las organizaciones.El ciclo de crecimiento competitivo de las empresas.Existen ocho fases perfectamente identificables a través de las cuales cualquier empresa transita necesariamente una o más veces. Cada fase refleja una situación de riesgo, premura, agitación u oportunidad, que hace que su balanza se incline hacia el éxito o el fracaso. En ese contexto, la informática es una herramienta importante para apuntalar con mayor seguridad las decisiones que se tomen, colaborando en la obtención del éxito o fracaso.

A continuación se describen las fases referidas.Fase 1. Tiempo para reconocer vicios y deficienciasEn esta fase, la empresa no está preparada para competir. Los directivos saben que la compañía se encuentra fuera de la competencia, ya sea porque acaba de iniciar operaciones o está en un momento de colapso ji Para tal efecto, analicemos el aspecto del colapso. En esta condición, los directivos intuyen que se está fuera de la competencia porque la empresa llegó a un grado tal de vicios y deficiencias, que no es capaz de seguir sosteniéndose en la lucha Lo importante en este caso es que los directivos acepten que tales condiciones no permiten a la empresa crecer, es decir, que antes de impulsar a la empresa activando cualquier recurso de emergencia, como inyectarle dinero o contratar personal, prefieren analizar las deficiencias detectadas y rastrear las verdaderas razones de que la empresa haya llegado a tan difícil situación.

En tales condiciones, se ha encontrado una estrecha relación (que de alguna manera contribuyó al colapso) entre la falta de información y la información de baja calidad. Debido a la falta de indicadores, la empresa no tuvo la oportunidad de conocer los peligros que la acechaban, para identificar con anticipación los ajustes necesarios antes de sucumbir.

Fase 2. Tiempo para definir objetivosDespués de analizar las situaciones por las que la empresa se colapsó, si tal análisis se realizó a conciencia, se estará en condiciones de redefinir los objetivos de negocio, tomando en cuenta las posibilidades y los márgenes de acción que concede la competencia o los niveles en los que se pretende superar ésta. En otras palabras, los directivos adquieren un ferviente deseo por competir, tomando como partida el conocimiento de sus deficiencias y sus nuevos supuestos de superación.

Es evidente que, en adelante, sus sistemas de información actuarán como una brújula indispensable, que les orientará en todo el camino, señalándoles la congruencia de sus estrategias de trabajo con respecto al tamaño de sus objetivos de negocio o, en su defecto, las desviaciones, para que tomen las medidas oportunas.

Fase 3. Tiempo para definir el plan de acción rumbo a los objetivos de negocioEn esta fase, luego de establecer los nuevos objetivos, es necesario diseñar un plan maestro que trace con precisión el camino a seguir para el logro de dichos objetivos. En este momento, la empresa no sólo desea competir para ganar los mercados, sino que tiene la seguridad y el modo de hacerlo: a través del plan trazado.

Los sistemas de información forman parte esencial de ese plan de acción; y la informática será la herramienta básica para administrar dicho plan.

Fase 4. Tiempo para actuar


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Cada fase anterior pudo haberse dado de manera rápida o con cierto tiento, todo depende del tipo de empresa y de la calidad táctica de sus directivos. No obstante, en esta cuarta fase las cosas empiezan a suceder con mayor rapidez, y más vale que esos directivos estén seguros de que lo plasmado en el plan de acción sea precisamente lo que se desea. Cierto es que las empresas no deben aferrarse a planes rígidos, pues los buenos planificadores son aquellos que establecen un plan de acción y se mantienen en constante alerta, dispuestos a variar o replantear cualquier parte del plan si éste ya no resulta congruente con las variantes del medio ambiente para el cual dicho plan fue diseñado originalmente.

De cualquier manera, el plan maestro es el que rige las actividades que en adelante marcarán la línea operativa de la empresa, hasta sus últimas consecuencias. Esta fase es, en sí, la punta de lanza de la empresa para abrirse camino y entrar al terreno de la competencia.

Para lo anterior, los indicadores de información serán los más firmes aliados, ya sea para replantear o ajustar oportunamente el plan, o para apuntalar la estrategia de competencia. Entonces, la maquinaria de la empresa deberá funcionar como las turbinas de un avión al despegar: a su máxima potencia. De lo contrario las consecuencias serían desastrosas.

Fase 5. Tiempo para crecerSi la etapa anterior significó para la empresa el despegue y la punta de lanza para abrirse camino dentro del terreno de la competencia, en esta quinta etapa la empresa enfrenta uno de sus compromisos fundamentales para capitalizar el esfuerzo invertido en las cuatro fases anteriores. La empresa pone a su máxima prueba toda su estructura, desde los lineamientos administrativos y de control, hasta las capacidades y ubicaciones de todo su potencial humano. Todos ellos en coordinación con los objetivos de negocio establecidos en un principio.

En este momento los recursos de supervivencia de la empresa son similares a los que mantienen vivas a las especies animales, y de los cuales depende su conservación natural: permanecen los más aptos. En esta lucha, de entrada, la empresa corre el riesgo de ser aniquilada si no cuenta con recursos de supervivencia firmes, dentro de los cuales, uno en especial, la información (y por supuesto la calidad de ésta), le resultará como el agua a los peces; la empresa debe saber en todo momento cómo está actuando, pero no sólo para conocer su desempeño hacia adentro, sino esencialmente su comportamiento hacia afuera, con respecto a sus competidores.

Estos indicadores de información le deberán dictar permanentemente también su desempeño con respecto a los objetivos planteados; además es preponderante registrar la experiencia que dentro de la competencia se vaya logrando, a fin de convertir dicha experiencia en aprendizaje, ganancia que deberá capitalizarse como crecimiento competitivo, fundamental para la fase 6. En esta fase es imprescindible empezar a identificar los ‘parámetros de permanencia” que le signifiquen a la empresa una convivencia competitiva Estos parámetros van desde las estrategias de-publicidad, el conocimiento de las preferencias de los clientes y las modas, hasta la tecnología promotora de ventas (como Internet) y otros muchos, que la empresa deberá descubrir y aplicar en su beneficio; alejarse de ellos le podrían causar rezagarse en relación con sus competidores.

Fase 6. Tiempo para sobresalirEn esta fase a la empresa ya no le basta haberse integrado a la competencia y permanecer en ella. Ahora, si desea el éxito, será necesario sobresalir. Cuando sus competidores la hayan detectado y localizado, la presión que ejercerán sobre ella será “a morir”. El impulso que una empresa en estas condiciones requiere, debe ser tan potente que, al paso del tiempo, no le permita decaer como consecuencia de la presión constante a que estará sujeta a diario. Todos los competidores estarán buscando alternativas de crecimiento que les permitan incrementar sus mercados. Dentro de esa efervescencia, tarde o temprano existirán empresas “agresivas” (competitivamente hablando) y otras vulnerables Las primeras tendrán éxito y permanecerán; las segundas no resistirían la lucha y serán expulsadas del


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campo de juego. En este terreno, los objetivos y las estrategias para alcanzar éstos, le requerirán a la empresa, por necesidad, “ajustes de permanencia”, mientras compite y se afana por lograr dichos objetivos.

Por eso muchas empresas buscan la excelencia operativa y de servicio, entendiéndola no como una meta, sino como un proceso de mejora continua. En esta estrategia AFI encontró siempre un obstáculo competitivo o un arma estratégica, derivado de una baja calidad informática o de la búsqueda de una excelencia informática, respectivamente; a mejor calidad de infraestructura informática, diseñada en congruencia con los objetivos de negocio y aplicada de manera refinada, mayor calidad competitiva.

Fase 7. Tiempo para decaerLa fase 6 la he identificado también como la de “peligro latente”. Basta observar la cantidad de empresas, sobre todo pequeñas y medianas, que durante los últimos 15 o 20 años han tenido que cerrar sus puertas en México por no haber resistido la competencia. En contraste, basta verificar la cantidad de empresas que han tenido un crecimiento explosivo sin precedentes y que se “han comido” a las otras. Todo esto, ya sea en épocas de crisis o bonanza. Por eso, en esta fase 7 habrá empresas que no resistan la presión constante de la competencia y sean expulsadas al perder sus mercados. Es decir, sufrirán un “decaimiento” en su competitividad, porque sus objetivos, cualesquiera que hayan sido, ya no estarán a la altura del crecimiento alcanzado por sus competidores.

Sin duda, una de las causas de que estas empresas hayan llegado a esta situación es no haber contado a tiempo con indicadores efectivos de información que les hubieran permitido crear mecanismos correctivos oportunos, por lo cual no detectaron a tiempo sus deficiencias, o fueron mal señaladas, y orillaron a sus directivos a tomar decisiones equivocadas.

Fase 8. Tiempo para reconocer y enfrentar consecuenciasEn esta fase, ya fuera de la competencia, se requieren análisis y una evaluación detallados de la situación de la empresa, debiendo observar con mucho realismo el cuadro competitivo al cual no lograron enfrentar y las razones por las que no pudieron hacerlo.

Parece obvio que muchas de las causas y situaciones por las que fueron expulsadas del terreno de la competencia están en sus sistemas de información, ya sea que estén contaminados con datos imprecisos, o peor aún, que sean incongruentes con la realidad. Es posible incluso que se necesite procesar información más actual (con la que no contaron) que les permita ponderar con mayor acierto su situación desde todos los ángulos. Así, después de esta revisión, habrá empresas que determinen no continuar, que acepten su colapso y cierren sus puertas, y empresas que, en lugar de sucumbir, decidan revitalizar su infraestructura financiera, organizacional y operativa, pero con la información necesaria que les haga saber con acierto de qué tamaño deberán ser los ajustes. Así estarán en condiciones de iniciar con fuerza renovada un nuevo ciclo de crecimiento competitivo.

Como puede apreciarse, el ciclo de crecimiento competitivo está enmarcado por una participación definitiva de la función informática. Por eso, sólo he querido resaltar, en cada tase, la importancia que los sistemas de información representan para la empresa.

Por todo lo anterior, si se presta la suficiente atención al esquema del ciclo de crecimiento competitivo, se verá que contiene todo un planteamiento y un gran mensaje. En él se pueden observar las ocho tases por as que inexorablemente transita una empresa a partir de su nacimiento.

Este esquema se diseñó para los empresarios de una importante empresa mexicana, quienes no entendían el porqué de la necesidad de invertir tanto en materia de informática. Querían saber el motivo de ese significativo aumento en el presupuesto para su infraestructura informática. Se realizó una presentación y después de convencer a los


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oyentes sobre la gran importancia de la informática para alcanzar los objetivos de negocio de la empresa, se recuerda que la persona de mayor jerarquía dijo:

“Chulin, ¿y no has investigado si existe algún equipo más poderoso que el que nos mencionaste, que nos pudiera ser de mayor utilidad para nuestro negocio?”.

No cabe duda de que la informática (bien aplicada y aprovechada) es insustituible en cualquier momento y lugar estratégico de la vida de una empresa. Por esto, bien vale la pena citar, aunque sea de manera breve, las conclusiones a las que llegué, junto con un grupo de investigadores, como resultado de un estudio para analizar el papel de la informática desde el punto de vista de la competitividad de una empresa. Durante ese estudio detectamos que el nivel de competitividad de las empresas se eleva o decrece rigurosamente en la medida del nivel de la calidad de sus recursos humanos.

Ahora se sabe que la calidad en el servicio que puede lograr una empresa, está íntimamente ligada a la efectividad y coordinación de los métodos de trabajo aplicados dentro de cada departamento de la organización. Tan cierto es esto que, las labores de un eficiente departamento pueden ser entorpecidas por otro que esté participando de manera deficiente a lo largo de un proceso de trabajo, dementando necesariamente la calidad integral del producto o servicio que ahí se preste. Pero también se sabe que la efectividad de las estrategias de trabajo que hacen ver a los procesos como cadenas completas de actividades, con principio y fin, y no como “pedazos” independientes de trabajo hechos de manera aislada por departamentos distintos, no es producto de la fortuna, sino resultado de un largo periodo de aprendizaje y maduración logrado por las empresas bien organizadas. Mi grupo de trabajo detectó que las empresas que habían alcanzado ese nivel de madurez, habían considerado, entre muchas otras cosas, tres ideas en común, a través de las cuales diseñaron los planes de capacitación para su personal, dándole así la prioridad que merecía atender la calidad de sus recursos humanos. A estas tres ideas les dimos estructura y las identificamos como los tres elementos fundamentales para la modernización de las empresas.

1.4 Tendencias de las tecnologías de información.Tendencias futurasEl uso de la tecnología de información en las empresas se ha incrementado considerablemente y en un futuro será aún mayor. Las principales tendencias respecto a los Sistemas de Información son las siguientes: La tecnología de información se usará como parte de la estrategia corporativa, es decir, el uso de los Sistemas de Información que dan ventaja competitiva (Sistemas Estratégicos) se incrementará. Las empresas de más éxito serán manejadas por personas que sean capaces de desarrollar aplicaciones estratégicas de la tecnología de información de manera creativa.

La tecnología será parte del trabajo en equipo en las empresas. Esta tecnología será usada para reducir el trabajo, mejorar la calidad, dar mejores servicios a los clientes o para cambiar la forma en que se trabaja. Los trabajadores usarán las computadoras personales conectadas en red, y las fábricas usarán la tecnología para el diseño y control de la producción.

El uso de la tecnología transformará a la organización y cambiará su estructura. Como ejemplo de ello puede verse el uso del correo electrónico, el intercambio electrónico de datos (EDI) y el acceso a información externa por medio de redes como Internet.

La tecnología facilitará la creación de las oficinas virtuales para las personas que requieren estar en diferentes localidades, permitiendo el uso del correo electrónico y de conferencias por computadora y de esta manera facilitar la comunicación global.


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La tecnología de información apoyará la internacionalización, pues permitirá procesar datos en cualquier lugar del mundo sin importar la plataforma que se use para el procesamiento.

Se incrementará el uso de la tecnología multimedia principalmente en la educación. Esta tecnología incluye una combinación de texto, gráficas, sonido, video y animaciones. La multimedia ofrece la oportunidad de un aprendizaje interactivo capaz de mostrar una variedad de información.

Las organizaciones cambiarán a la arquitectura cliente-servidor, los usuarios trabajarán con computadoras (clientes) conectadas en red a un servidor.

El outsourcing se utilizará en mayor grado para apoyo en servicios de telecomunicaciones y redes y automatización de oficinas. El outsourcing se refiere a la contratación de servicios externos de informática.

La tecnología de información apoyará de manera importante el rediseño de los procesos de negocios. Las técnicas de reingeniería de procesos continuarán apoyándose en los sistemas de información.1.5 Nuevas responsabilidades del directivo informático.El objetivo de un Análisis y Descripción de Puestos de Trabajo (ADP) es el de definir de una manera clara y sencilla las tareas que se van a realizar en un determinado puesto y los factores que son necesarios para llevarlas a cabo con éxito. Su importancia es tal, que debería considerarse como un método fundamental y básico para cualquier organización, sin embargo se considera como un procedimiento “no importante”, o al menos “no tan necesario”, como otras herramientas utilizadas.

Las empresas están preocupadas por cuestiones tales como: políticas de selección, promoción, retribución, etc. y, sin embargo olvidan o dejan en un segundo plano la base de todos estos procesos: El Análisis y Descripción de Puestos de Trabajo (ADP)

Por lo anterior es necesario definir las responsabilidades, para el directivo de la organización:

Las responsabilidades del director del departamento de informática son las siguientes: Cumplir con las funciones establecidas en los requiesitos de las normas de calidad de esta Ordenanza y la representación del Departamento. Administrar y supervisar la planta docente, técnica y administrativa asignada. Organizar las funciones, responsabilidades y actividades de la planta docente, técnica y administrativa asignada, manteniendo actualizada y debidamente documentada tal organización, y en especial las funciones, responsabilidades y actividades de los Secretarios Técnicos que lo asistan. Realizar toda incorporación y/o desarrollo de nuevas tecnologías o recursos, ya sea que se adquieran a terceros y/o se desarrollen en la Facultad, en forma coordinada con los futuros usuarios y receptores de las mismas y con los responsables de las distintas áreas a las que estos pertenezcan, involucrando a estos últimos en forma previa a cualquier incorporación y/o desarrollo, para asegurar una correcta y completa evaluación de los objetivos que se persiguen, de las necesidades a las que se atenderán y del impacto que tendrá la incorporación de la nueva tecnología y/o desarrollo. Resguardar y aumentar el capital estructural que la Facultad adquiera a través del desarrollo de las actividades del Departamento, manteniendo a tal fin debida documentación referida a las tecnologías y recursos existentes y a las que se incorporen ya sea adquirida a terceros o por desarrollos propios. Administrar, guardar y preservar las herramientas, hardware y software instalados en las dependencias en las que funcione el Departamento y en las aulas y espacios físicos que se destinen en forma exclusiva para el dictado


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de cursos sobre los temas de su competencia y para alojar equipamiento informático y de comunicaciones que se ponga a disposición para uso de alumnos y docentes. Realizar una memoria informativa anual de las actividades del Departamento antes del 31 de marzo del año siguiente, aparte de los informes periódicos que considere necesario formular o que le sean solicitados por las autoridades de la Facultad. Convocar periódicamente las reuniones del Departamento y documentar lo tratado en las mismas. Definición de la estructura informática del Grupo (hardware, software y telecomunicaciones) conforme a su tamaño, necesidades actuales y futuras. Mantenimiento de la actualización tecnológica de la infraestructura informática. Establecer la Política de Seguridad Informática, tanto interna como ante terceros. Garantizar la salvaguarda de datos (backup) estableciendo las normas necesarias. Garantizar el soporte (help desk) a los usuarios informáticos del Grupo. Selección de proveedores tecnológicos para suministro de equipos, software y servicios informáticos para el Grupo. Selección y compra de equipos informáticos corporativos, electrónica de red LAN y WAN. Selección de características y especificaciones de los equipos informáticos para las unidades de negocio. Contratación con operadores de telecomunicaciones. Contratación del personal del departamento, tanto interno como externo.

1.6 Ubicación en las diferentes estructuras organizacionales.Las organizaciones son agrupamientos humanos que persiguen objetivos comunes, en forma racional y consciente, que a su vez están sujetas a una serie de restricciones y en base a determinados recursos.

La determinación de objetivos permite a la organización contar con una guía en su accionar. Toda organización durante su existencia realiza un proceso cíclico (por períodos) de formulación de objetivos. Previo a esto, en el nivel superior se define la misión de la organización, cuyo concepto posee mayor relevancia y en el tiempo mayor duración que el de objetivos.

La misión de una organización consiste en la expresión de su razón de existir. Posee características que superan el espacio temporal y espacial de la organización, con lo cual, queremos decir que se ubica delante de cualquier objetivo particular.

En definitiva, la misión es la definición precisa de la actividad central de la organización y guía el destino de la misma. Si bien, debe estar sujeta a revisiones periódicas, una misión perfectamente definida, debe poder perdurar por mucho tiempo.

Una vez que la organización haya podido definir con precisión su misión, es posible la determinación de objetivos que sean específicos, realistas y conducentes de su accionar.

Por lo tanto, el punto de partida del diseño estructural es la consideración de la misión de la organización, ya que ella fundamentará sus objetivos, estrategias, los planes y sus actividades.

1.6.1 Organización emprendedores.Son instituciones con estructuras muy sencillas. Empresa joven y pequeña en un medio ambiente de cambio rápido dominada por un inversionista y administrada por un solo director general. Los sistemas de información están pobremente planeados.


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La organización emprendedora se caracteriza por la búsqueda y explotación de oportunidades. Para tener éxito en la aplicación de una cultura emprendedora en la empresa es necesario, en primer lugar, que la dirección asuma este reto como importante.

En segundo lugar, que se avance de modo cauteloso, por partes, en tercer lugar, orientar las nuevas ideas con una metodología específica: la elaboración de un business plan. Por último, la empresa debe adoptar un sistema de remuneración que valore a las personas en función de su rendimiento, su aportación de valor a la empresa.

1.6.2 Organización maquina burocráticaLa burocracia es una organización cuyas consecuencias deseadas se resumen en la previsión de su funcionamiento, con el propósito de obtener la mayor eficiencia de la organización.

Una organización es racional si en ella se escogen los medios más eficientes para la implementación de las metas.

Cuanto más racional y burocrática se vuelve una organización, tanto más los miembros individuales se convierten en engranajes de una máquina e ignoran el propósito y el significado de su comportamiento. Esta concepción de racionalidad, la que fundamenta la teoría de la administración científica la cual implica el descubrimiento y aplicación de la mejor manera de realizar un trabajo industrial.

Weber usa el término burocratización, refriéndose al de las formas de actuar y de pensar que existen en el contexto organizacional, y a toda la vida social. El término burocratización coincide con el concepto de racionalización. El racionalismo puede referirse a los medios racionales y a su adecuación o inadecuación para llegar a un fin, o puede referirse a la visión racional del mundo a través de conceptos más precisos y abstractos, desarrollados por la ciencia, rechazando toda religión y valores metafísicos o tradicionales.

El modelo burocrático original se basaba en una estructura altamente profesionalizada. Quienes desempeñan funciones y se les paga por ello deben ser funcionarios profesionales, para asegurar la objetividad en el desempeño del puesto y evitar la interferencia de otros factores.

En la cobertura de cargos dar prioridad a los funcionarios de nivel inferior inmediato, siempre que cuenten con idoneidad para ello. Esto requiere de un sistema permanente de capacitación y adoctrinamiento en todos los niveles, para que en cualquier momento un funcionario pueda reemplazar a otro, sin que ello afecte la eficiencia organizacional.

La máquina burocrática es una organización cuyo comportamiento es predeterminado o predecible, es decir, estandarizado; en particular, estandariza los procesos de trabajo.

Los burócratas son personas que forman el cuerpo administrativo de la jerarquía y estructura de la organización, que siguen las normas impuestas y sirven a los objetivos de la organización. Weber señala la existencia de jefes no burocráticos que seleccionan y nombran a los subordinados, que establecen las reglas, que determinan los objetivos y que, son elegidos o heredan su posición. Esos jefes de la organización desempeñan el papel de estimular la unión emocional, de los participantes con la racionalidad.

En la organización burocrática, la identificación se refiere a la posición y no a quién desempeña un cargo. Si los individuos se ausentan, se sustituyen por otros con el criterio de calificación técnica, y la eficiencia de la organización no se perjudica. La ausencia de un jefe no burocrático de la organización provoca una crisis (crisis de sucesión), que es acompañada de un periodo de inestabilidad. Tal crisis es más evidente en los Estados totalitarios.


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Las burocracias establecen normas y reglamentos que necesitan imponer. Dan órdenes que deben obedecerse a fin de que la organización funcione con eficiencia.

1.6.3 Organización burocracia divisionalizada.La idea central es la concentración. La coordinación se lleva a cabo mediante la estandarización de productos de distintas unidades de producción. La línea media de cada una de estas unidades o divisiones tiene gran autonomía.

Las divisiones dirigen en forma autónoma los negocios. Es la forma típica que adoptan las organizaciones grandes y maduras, especialmente grandes corporaciones. Aunque en forma creciente, en esferas públicas y universidades.

La estructura de una organización esta formada por relaciones relativamente estables y fijas entre puestos y grupos de trabajo. Su objetivo fundamental es influir en el comportamiento de personas y grupos de modo que el rendimiento de la organización sea eficaz. De esto se desprende que la estructura se define en función de los objetivos que persigue una empresa.

Es una serie de entidades más bien independientes que se encuentran unidas por una administración suelta. A diferencia de la burocracia profesional, las divisiones se encuentran en la línea media y no en el centro operativo (como los profesionales).

A diferencia de las otras cuatro, no es una estructura completa, sino parcial, superpuesta sobre otras.Por que se opta por esta estructura: Productos se han diversificado, lo que hace necesario la creación de unidades orientadas hacia el mercado, para cada línea de productos, que garantice la autonomía de operación en cada negocio.

Divisionalización no significa descentralización. Descentralización implica dispersión de la autoridad para la toma de decisiones. La divisionalización se refiere a una estructura de unidades semiautónomas en que los administradores a cargo de cada una retienen gran parte de la autoridad. Muchas veces la divisionalización va acompañada de un alto grado de centralización.

1.6.4 Organización burocracia profesionalLa idea central es la capacitación. Las actividades giran en torno de un conjunto de unidades “semiautónomas” dentro de las cuales los profesionales individuales trabajan en forma autónoma, sometidos a los controles de la profesión. Coordinación a través del conocimiento de los mismos profesionales. Por ello, la necesidad de que éstos estén altamente entrenados en el núcleo operativo y con considerable personal de apoyo.

La Tecnoestructura y línea media no son muy elaborados. Sí el staff de apoyo, para dar asistencia a los profesionales.

Se apoya en la estandarización de conocimientos y habilidades, más que en procesos. Hospitales, universidades.

Se depende de profesionales bien entrenados para realizar las tareas operativas se entrega poder no solo a ellos sino a quienes los seleccionan y adiestran.

La estructura es muy descentralizada. Los profesionales trabajan en forma independiente. Se necesitan pocos administradores de primera línea. Personal de apoyo es grande, realizando el trabajo simple y rutinario que los profesionales no quieren hacer. Es mas efectiva para organizaciones insertas en medios estables, pero complejos.Estandarización es fortaleza y debilidad a la vez. Permite a los profesionales ser efectivos y eficientes, pero crea problemas de adaptación. No es una estructura para innovar, sino para perfeccionar lo ya sabido. Si el medio es estable funcionara bien.


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1.6.5 Organización adhocraciaLa idea central es el aprendizaje. Organizaciones más complejas, en que se requiere la combinación de trabajos a través de equipos interdisciplinarios y coordinados mediante el compromiso común en proyectos innovadores. Tienden a desaparecer la línea y el personal de apoyo (staff). La dirección más bien moldea que dirige es la mas compleja y estandarizada, es tremendamente flexible, donde la autoridad se esta trasladando constantemente. El control y la coordinación se realizan por ajuste mutuo, a través de las comunicaciones informales e interacción de expertos.

Se apoya en expertos entrenados y especializados para realizar la mayor parte del trabajo. Pero a diferencia de la burocracia profesional, estos deben trabajar juntos en lugar de hacerlo separados. Es decir, se apoya en el compromiso común para realizar la coordinación, el que se estimula por el uso de mecanismos integradores (roles de enlace), grupos de tareas y estructura matricial.

En la adhocracia los expertos están dispersos a través de toda la estructura (y no solo en el centro operativo como en la burocracia profesional). La autoridad esta distribuida en forma dispareja. No fluye de acuerdo al status o a la jerarquía, sino a donde se encuentre el experto que en ese momento se necesita para tomar una decisión determinada.

Hay muchos administradores en la adhocracia. Esto crea pequeños ámbitos de control, producto del tamaño reducido de los equipos de trabajo. Los administradores no ejercen el control en forma tradicional, sino más bien están preocupados de la integración de los diferentes equipos.

La autoridad esta basada en la competencia y no en la jerarquía, perdiéndose la separación linea-staff. Se empana la diferencia entre la cúspide y el resto de la estructura.

Las estrategias no fluyen desde arriba sino más bien son desarrolladas en virtud de la toma de decisiones asociada a cada proyecto, es decir, se generan a medida que se aceptan y desarrollan nuevos proyectos. Todos los involucrados son estrategas.

Se identifican 2 clases de adhocracia: Adhocracia Operativa: lleva acabo proyectos por encargo de clientes. Trata cada problema como único,

para resolverlo creativamente. El centro operativo y la estructura administrativa trabajan integrados en un único esfuerzo. No se separa el proyecto mismo de su ejecución real.

Adhocracia Administrativa: una estructura compuesta por dos partes. La parte administrativa lleva a cabo el trabajo de diseño, combinando la administración de línea con los expertos asesores en equipos de proyecto. La parte operativa pone en producción los resultados; esta separada, de modo que su necesidad de estandarización no interfiere con el proyecto.

La adhocracia se aplica en medios que son complejos y dinámicos, pues son las condiciones que requieren de innovación sofisticada, que implica esfuerzos integrados de expertos. Normalmente la adhocracia operativa se encuentra en organizaciones jóvenes.

Versículo, Frase & Lemas:Dios tomó al hombre y lo puso en el jardín del Edén (La naturaleza) para que lo cultivara y lo cuidara (Gen 2:15).

Cuidemos nuestra casa natural: “El medio ambiente”, ¡Tirando la basura en su lugar por favor!. (Taquerías Moyito & Suemi Cecilia, y Moto-Taquería el Yuca)


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Le doy gracias a Dios por hacer el cielo con todas sus estrellas, porque una estrella eres tú y el cielo es tu amistad…..Gracias a Dios eres mi amigo con todo y tu amistad.

MORCH Systems.

Dios te Bendiga hoy, mañana y siempre; a ti, a toda tu familia y a todos tu amigos.MORCH Systems.

“La vida es bella”, única e irrepetible vívela hoy, como si fuera el último día de tu vida.MORCH Systems.


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AFI, U1, La Informática y la Organización