Agence exécutive «Éducation, audiovisuel et culture»

PROGRAMME DE MOBILITE UNIVERSITAIRE INTRA-AFRIQUE

APPEL A PROPOSITIONS EACEA/07/2016

GUIDE POUR LA GESTION CONTRACTUELLE DES PROJETS NOVEMBRE 2016 (VERSION DU 13/01/2017)

Table des matières

Introduction ................................................................................................................. 2 Définitions ................................................................................................................... 3 1. Gestion de votre projet ............................................................................................ 6 2. Suivi du projet par l’Agence ................................................................................... 7 3. Avenants .................................................................................................................. 9

Avenants par le biais d’un échange de lettres ............................................. 9 3.1 Avenants par le biais du portail des participants ....................................... 11 3.2 Avenants par courrier électronique ........................................................... 13 3.3 Modifications exigeant une notification à l’Agence ................................. 13 3.4 Tableau récapitulatif des avenants/modifications applicables à la 3.5

convention de subvention .................................................................. 15 4. Aspects financiers ................................................................................................. 16

Dispositions générales relatives à l’éligibilité des coûts ........................... 16 4.1 Système comptable/contrôle interne et compte bancaire .......................... 23 4.2 Pièces justificatives ................................................................................... 23 4.3 Détermination du montant final de la subvention ..................................... 24 4.4 Contrôles et audits ..................................................................................... 24 4.5

5. Obligations de publicité ........................................................................................ 25 6. Diffusion et valorisation des résultats ................................................................... 25 7. Sanctions en cas de non-respect des obligations de publicité et de mauvaise

exécution ou d’exécution partielle ou tardive ................................................. 28 Publicité..................................................................................................... 28 7.1 Mauvaise exécution ou exécution partielle ou tardive .............................. 28 7.2

8. Établissement de rapports ..................................................................................... 29 Finalité des rapports .................................................................................. 29 8.1 Période couverte par le rapport et versement des préfinancements .......... 30 8.2 Documents supplémentaires à envoyer avec les rapports ......................... 30 8.3 Instructions pour compléter les rapports ................................................... 31 8.4 Rapport final .............................................................................................. 31 8.5 Remboursement possible d’une partie de la subvention ........................... 32 8.6 Rapports intermédiaires supplémentaires ................................................. 32 8.7 Traitement des rapports ............................................................................. 32 8.8

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Introduction

Finalité du document Ce document concerne les subventions accordées dans le cadre du programme de mobilité universitaire Intra-Afrique. Il est destiné à servir d’aide pour les bénéficiaires et d’outil de gestion pour les projets. Ses objectifs principaux sont:

• aider les bénéficiaires et les coordinateurs à gérer et mener leur projet de manière efficace; • clarifier les questions émanant de la convention de subvention et de ses annexes; • fournir des informations pratiques pouvant être consultées pendant toute la durée du projet; • conseiller sur les méthodes de suivi des projets, ainsi que sur la diffusion et la valorisation de

leurs résultats/produits; • conseiller sur la prise en charge des aspects financiers des projets afin de faciliter la préparation

des états financiers; • promouvoir de bonnes pratiques de gestion financière d’un projet et veiller à ce que les

meilleurs résultats/produits puissent être obtenus à un prix raisonnable; • encourager des relations harmonieuses entre les parties impliquées par la création d’un cadre

opérationnel pour le projet. Autres documents Le présent document doit être lu en combinaison avec votre convention de subvention et l’appel à propositions, y compris toutes leurs annexes. Pour plus d’informations Pour obtenir des informations complémentaires ou des clarifications sur le contenu du présent document, veuillez contacter l’Agence via la boîte aux lettres fonctionnelle mise en place pour cette action: EACEA-IntraAfrica-IntraACP@ec.europa.eu

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Définitions L’Agence: désigne l’Agence exécutive «Éducation, audiovisuel et culture» à laquelle la Commission européenne a délégué des pouvoirs pour la mise en œuvre d’une partie des programmes de l’Union en son nom et sous sa responsabilité.

Avenant: acte modifiant les conditions de la subvention initialement convenues ou établies dans les clauses de la convention de subvention.

Partenaires associés: organisations contribuant indirectement à la réalisation des tâches/activités spécifiques et/ou soutenant la diffusion et la pérennité du projet. Cette contribution peut, par exemple, prendre la forme d’un transfert de connaissances et de compétences, d’offres de formations complémentaires ou d'opportunités de détachements ou de stages. Ce terme s’applique plus spécifiquement aux partenaires socio-économiques (c’est-à-dire des entreprises commerciales, notamment des PME, des pouvoirs publics, des organisations à but non lucratif ou caritatives, des organisations représentant des intérêts, etc.) qui peuvent proposer, soutenir et accompagner - dans une perspective à moyen et long termes - des projets de recherche spécifiques, contribuer au transfert des connaissances et des résultats ainsi qu’au processus d’innovation, et faciliter la promotion, la mise en œuvre, l’évaluation et le développement durable du projet. Ces organisations ne sont pas considérées comme des bénéficiaires et ne sont pas soumises aux obligations contractuelles parce qu’elles ne reçoivent pas de financement de l’Union européenne.

Bénéficiaire: toute personne morale qui a signé une convention de subvention avec l’Agence. S’agissant des conventions multi-bénéficiaires, comme c’est le cas pour les projets du programme de mobilité universitaire Intra-Afrique, les bénéficiaires sont représentés par un coordinateur dont le représentant légal signe la convention de subvention. Les bénéficiaires sont seuls et entièrement responsables de la mise en œuvre de l’action ou du programme de travail défini dans la convention de subvention. Toutes les procurations données au coordinateur par les autres bénéficiaires figurent à l’annexe IV de la convention de subvention.

Personne de contact: personne de l’institution coordinatrice qui est responsable de la gestion du projet vis-à-vis de l’Agence et qui fait la liaison pour toute communication entre l’Agence et les bénéficiaires.

Coordinateur: l’institution bénéficiaire qui signe la convention de subvention et est responsable de la coordination de l’action. Le coordinateur est le bénéficiaire qui reçoit la subvention et rend compte directement à l’Agence. À ce titre, il devient le point de contact entre les autres bénéficiaires et l’Agence.

Diffusion: processus planifié de transfert des résultats des programmes et initiatives vers les décideurs appropriés au niveau local, régional, national ou européen.

Instrument de mobilité de l’EACEA ou EMT (EACEA Mobility Tool): instrument informatique spécifiquement conçu pour permettre de suivre la mise en œuvre de la mobilité individuelle. L’EMT permet l’enregistrement des données de tous les boursiers participant à une action de mobilité. Dans ce contexte et dans le cadre de l’obligation de rendre régulièrement compte à l’Agence, les données encodées dans l’instrument serviront également à évaluer les performances du partenariat en ce qui concerne le montant des bourses allouées au programme de mobilité universitaire Intra-Afrique et l’exactitude des données sur leur utilisation. L’Agence transmet au coordinateur de projet un nom d’utilisateur et un mot de passe pour accéder à l’instrument. Le lien suivant, vers le site de l’Agence, permet d’accéder à l’instrument et au manuel utilisateur, «EMT User Manual»: https://eacea.ec.europa.eu/mobility/index.cfm.

Rapport final: document constitué (a) d’un rapport technique et (b) d’un état financier couvrant toute la durée de l’action, que doit soumettre le coordinateur. Les pièces justificatives supplémentaires et/ou les documents à soumettre à des fins d’audit sont demandées à l’article I.4 de la convention de subvention.

Réglementation financière: le règlement (UE, Euratom) nº 966/2012 du Parlement européen et du Conseil du 25 octobre 2012 relatif aux règles financières applicables au budget général de l’Union et abrogeant le règlement (CE, Euratom) nº 1605/2002 du Conseil (JO L 298/1 du 26 octobre 2012) et le règlement (UE, Euratom) 2015/1929 du Parlement européen et du Conseil du 28 octobre 2015 modifiant

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le règlement nº 966/2012 précité; le règlement délégué (UE) nº 2015/2462 de la Commission du 30 octobre 2015 modifiant le règlement délégué (UE) nº 1268/2012 du 29 octobre 2012 (JO L 362/1 du 31 décembre 2012) relatif aux règles d’application du règlement (UE, Euratom) nº 966/2012 du Parlement européen et du Conseil relatif aux règles financières applicables au budget général de l’Union.

Irrégularité: toute violation d’une disposition du droit de l’UE ou tout manquement à une obligation contractuelle résultant d’une action ou d’une omission d’un opérateur économique, qui a ou aurait pour effet de porter préjudice, par une dépense indue, au budget général de l’Union européenne ou à des budgets gérés par celle-ci.

États financiers: le coordinateur doit soumettre un «état financier intermédiaire» ou, pour le paiement du solde, un «état financier final», y compris un état consolidé, ainsi qu’une ventilation des montants demandés, présentés conformément à la structure du budget prévisionnel décrite à l’annexe III, à l’annexe VI de la convention de subvention et aux dispositions de la convention de subvention. L’état financier final doit être soumis, ainsi que le rapport technique final, au plus tard deux mois après la fin de la période d’éligibilité.

Convention de subvention: acte bilatéral instaurant une relation légale entre l’Agence exécutive, d’une part, et un ou plusieurs bénéficiaires, d’autre part. S’agissant des conventions multi-bénéficiaires, comme c’est le cas en ce qui concerne le programme de mobilité universitaire Intra-Afrique, ces bénéficiaires ont donné procuration, aux fins de la signature de la convention, au représentant du signataire de ladite convention (le «coordinateur»).

LEAR (Legal Entity Appointed Representative): représentant désigné de l’entité légale, c’est-à-dire personne autorisée par le représentant légal de chaque bénéficiaire à accéder au portail des participants et à procéder au nom de l’organisation à tout changement éventuel concernant sa dénomination, son adresse légale, son statut juridique, son numéro d’inscription et son numéro de TVA.

Représentant légal: personne habilitée à contracter des engagements juridiques et financiers au nom du coordinateur.

Procuration: mandat donné par les bénéficiaires au candidat/coordinateur pour les représenter dans le cadre de la soumission de la proposition et du processus de sélection, et pour lui permettre d’agir en leur nom et pour leur compte lors de la mise en œuvre de l’action. Ces procurations, signées bilatéralement par le coordinateur et chaque bénéficiaire, sont jointes à la convention de subvention.

Protocole d’accord: document qui décrit tous les accords conclus entre les partenaires au sujet de tous les aspects liés à la gestion des partenariats et à l’organisation de la mobilité. Il définit le rôle et la responsabilité des partenaires dans l’organisation des activités de mobilité, la procédure et les critères de sélection des candidats, ainsi que les mesures prévues pour atteindre les objectifs spécifiques du programme, tels que la reconnaissance, l’assurance qualité, la prévention de la fuite des cerveaux et la durabilité. Il doit aussi contenir des dispositions spécifiques relatives à la gestion financière de la subvention.

Convention de mobilité: accord qui définit le programme d’enseignement/de formation à suivre et qui est approuvé par le membre du personnel, l’établissement d’origine et l’établissement d’accueil. La convention de mobilité définit les composantes de la période d’enseignement ou de formation à l’étranger et souligne la responsabilité mutuelle tant de l’établissement d’origine que de l’établissement d’accueil quant à la qualité de la mobilité.

Partenariat: organisations participantes de différents pays qui s’associent pour assurer la mise en œuvre et le suivi d’un projet. Les institutions énumérées à l’annexe IV de la convention (liste des bénéficiaires et procurations) constituent le partenariat chargé de la mise en œuvre du projet. Seules les organisations bénéficiaires figurant à l’annexe IV de la convention peuvent bénéficier directement de la subvention accordée.

Convention de partenariat: accord bilatéral conclu entre le coordinateur et chaque bénéficiaire, régissant un certain nombre de problèmes susceptibles de se poser pendant la durée de vie du projet (par exemple, méthodes de collaboration, tâches, dispositions financières, droits de propriété intellectuelle, etc.) conformément à l’article II.1 de la convention de subvention.

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Rapports d’avancement: rapports techniques et financiers, rédigés conformément aux dispositions de l’annexe V et soumis par le coordinateur dans les délais indiqués à l’article I.4.1 de la convention de subvention.

PIC: code identifiant du participant.

Convention d’étudiant: convention signée entre le partenariat et l’étudiant participant à la mobilité, indiquant de manière explicite les modalités académiques, financières et administratives associées aux droits et aux obligations de l’étudiant.

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DIFFUSION ET VALORISATION DES RÉSULTATS PENDANT LA DURÉE DE VIE DU PROJET ET AU-DELÀ

1. Gestion de votre projet Vue d’ensemble du cycle de vie du projet

SOUMISSION DES PROPOSITIONS ÉVALUATION DES PROPOSITIONS

RÉSULATS DE SÉLECTION CONTRACTUALISATION

Soumission des propositions à l’Agence exécutive «Éducation, audiovisuel et culture».

L’évaluation des propositions est effectuée par des évaluateurs selon un ensemble de critères établis dans le guide du programme/les appels à propositions/l’invitation à présenter une offre, en tenant compte à la fois d’éléments formels et d’éléments de qualité.

Les listes des demandes de subvention acceptées sont dressées. Tous les candidats sont contactés et reçoivent une notification individuelle indiquant le statut exact de leur candidature.

Les candidats sélectionnés reçoivent une convention de subvention de l’Agence. La convention indique la subvention octroyée et établit les règles financières à appliquer. Les paiements sont échelonnés.

ÉTABLISSEMENT DE RAPPORTS

SUIVI DU PROJET

SOUMISSION DES RAPPORTS D’AVANCEMENT et DES DEMANDES DE PRÉFINANCEMENTS COMPLÉMENTAIRES

Les bénéficiaires doivent soumettre des rapports d’avancement fournissant des informations sur la mise en œuvre du projet dans les délais indiqués dans la convention de subvention. Les états financiers indiquant les dépenses encourues jusque-là, ainsi que les demandes de préfinancements complémentaires, peuvent être soumis en même temps que le rapport d’avancement pertinent ou après celui-ci. Le rapport et les demandes sont évalués et, seulement après leur acceptation, un nouveau versement peut avoir lieu.

SOUMISSION DU RAPPORT FINAL & AUDIT

La Commission européenne/l’Agence exécutive suit la mise en œuvre du projet tout au long de son cycle de vie. Des visites de projet et des initiatives de suivi thématique sont organisées dans certains cas.

Dans les deux mois suivant la fin du projet, un rapport final (rapport technique et état financier) est soumis; il fournit des informations sur la mise en œuvre du projet, les résultats obtenus et les dépenses encourues. Le rapport est évalué en fonction de son contenu et de ses qualités financières. Un ordre de paiement ou de recouvrement est émis sur la base des résultats de l’évaluation. Une fois le projet clôturé, l’Agence/la Commission peut décider de procéder à un audit au cours des cinq années suivant la date de clôture.

La période d’éligibilité est la période pendant laquelle des coûts peuvent

être engagés et couverts par la subvention de l’Union européenne. Sa durée correspond à la durée du

projet, c’est-à-dire la période pendant laquelle les activités

prévues du projet sont effectuées.

PÉRIODE D’ÉLIGIBILITÉ ET ACTIVITÉS DU PROJET

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2. Suivi du projet par l’Agence Le suivi est une composante habituelle du cycle de gestion de la qualité. Les activités de suivi peuvent poursuivre différents objectifs. Elles sont principalement destinées à:

• évaluer la mise en œuvre des stratégies de gestion de projet qui réussissent (aspects juridiques, régularité et bonne gestion financière);

• fournir des conseils et un soutien aux bénéficiaires pour la mise en œuvre de leur projet du point de vue tant opérationnel que financier; les informer des règles pratiques de la gestion quotidienne;

• veiller à l’exécution en bonne et due forme des projets, conformément aux plans opérationnels et financiers;

• identifier les problèmes potentiels lors de la mise en œuvre du projet; • identifier les meilleures pratiques et les enseignements tirés, et mettre en évidence

la valeur ajoutée européenne apportée par le Programme Erasmus+; • analyser dans quelle mesure le projet contribue à réaliser les priorités stratégiques de l’UE

telles que décrites dans l’appel à propositions.

En général, le suivi du projet doit permettre à l’Agence et au coordinateur de suivre l’exécution et les résultats du projet. Une coopération harmonieuse entre l’Agence et les bénéficiaires est essentielle. À cet effet, l’Agence assurera un suivi constant des projets. Le suivi de l’Agence peut se faire par le biais de réunions en face-à-face ou à distance et peut revêtir différentes formes:

• Contrôle documentaire

Le contrôle documentaire est effectué dans les locaux de l’Agence par les responsables de projet sur la base des informations disponibles pendant tout le cycle de vie du projet (émanant principalement des rapports intermédiaires et du rapport final). L’Agence peut avoir recours à des experts externes pour analyser et évaluer ces rapports. Les responsables de projet sont disponibles pour fournir des informations, répondre aux demandes de renseignements et donner des conseils. Le partenariat doit s’adresser au responsable de projet concerné (tel qu’indiqué par l’Agence) et toujours mettre en copie la boîte aux lettres fonctionnelle du programme EACEA-IntraAfrica-IntraACP@ec.europa.eu pour tout contact concernant le projet.

• Réunion en ligne ou sur place dans les locaux de l’Agence/la Commission européenne

Il peut être demandé aux représentants du consortium d’assister aux réunions organisées par l’Agence/la Commission européenne et/ou à des réunions /conférences concernant des sujets spécifiques liés au contenu de leur projet ou à des fins de promotion (à titre indicatif, il y aura au maximum trois réunions/événements sur place par convention de subvention). Ils peuvent également être conviés à rencontrer le personnel qui gère leur projet dans le contexte du suivi en cours. En fonction du type de réunion, les représentants du projet peuvent être invités à faire des présentations sur l’avancement de leur projet ou sur des aspects de son contenu ou de sa gestion. Des exemples de réunions sont donnés ci-dessous.

o «Réunions de lancement» organisées par l’Agence: les représentants du projet ont la possibilité de participer à ces réunions au début du projet. Elles traitent du démarrage des activités et permettent aux bénéficiaires de se familiariser avec tous les aspects administratifs et financiers de la mise en œuvre du projet et les difficultés connexes;

o «Réunions de groupe» consacrées à un sujet/thème particulier. Le ou les représentant(s) du projet possède(nt) une expérience appropriée dans le domaine et

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partagent leurs connaissances avec d’autres projets, bénéficiant ainsi d’un apprentissage mutuel.

Les dépenses encourues pour participer aux réunions peuvent être couvertes par le volet «forfaits» de la subvention destiné à couvrir les coûts de l’organisation de la mobilité et visé à l’article I.3 de la convention de subvention.

• Visite de suivi sur place ou en ligne de votre organisation

Une visite de suivi peut avoir lieu pour vérifier l’état d’avancement de la mise en œuvre du projet et de la préparation de ses produits, pour obtenir une image claire de la qualité de la gestion du projet, pour évaluer la coopération entre les partenaires et pour soutenir et guider le projet. Les visites pourront également avoir lieu après la fin de la période d’éligibilité et, le cas échéant, seront principalement axées sur l’impact et la durabilité des résultats du projet.

À un niveau plus détaillé, la visite sera axée sur le suivi du programme de travail, les produits du projet, les communications, les pratiques administratives, les documents du projet et diverses questions d’ordre général relatives à la gestion financière du projet.

Les documents devant être mis à la disposition de l’Agence pendant la visite sur place pourront inclure, sans s’y limiter, les éléments suivants:

• les résultats/produits disponibles au moment de la visite; • les conventions conclues avec les bénéficiaires faisant explicitement référence aux dispositions

de la convention de subvention de l’UE, tels que le protocole d’accord; • les procès-verbaux des réunions de partenariat; • les documents liés à l’organisation et à la mise en œuvre de la mobilité; • les copies des transferts d’argent aux bénéficiaires; • les comptes et toutes les pièces justificatives correspondantes; • l’ensemble complet de documents relatifs aux procédures de passation de marché

(appel/demande d’offres: nombre d’offres requis, rapport du comité d’évaluation, lettres de notification et de rejet), aux accords de sous-traitance et aux factures;

• les rapports d’évaluations internes et externes, y compris les résultats d'essais; • le plan et les produits de la promotion; • le plan concernant la qualité et les résultats; • le plan de diffusion et de valorisation, y compris les accords de propriété intellectuelle et de

commercialisation, le cas échéant. Les visites de suivi de l’Agence peuvent être effectuées par des représentants de l’Agence (par exemple, un responsable financier ou opérationnel), des représentants de la Commission européenne et /ou des experts externes.

Si le suivi exige une visite dans vos locaux, l’Agence confirmera, à l’avance et par écrit, le but de la visite, les problèmes à traiter et, le cas échéant, la liste des documents devant être disponibles ou remis à l’avance.

• Présence à une réunion de partenariat et/ou un événement du projet organisés par le bénéficiaire

L’Agence peut participer à un événement du projet ou une réunion de partenariat en tant qu’observateur, afin de se familiariser avec l’évolution du projet. Lors de la réunion de partenariat, chaque bénéficiaire devra décrire sa contribution au projet et montrer ses activités et résultats/produits à l’Agence. Le représentant de l’Agence peut être accompagné d’un expert externe et d’un représentant de la Commission européenne.

Le représentant de l’Agence peut également souhaiter couvrir des points spécifiques relatifs à la mise en œuvre du projet. L’Agence peut donc en profiter pour aborder des questions de gestion dans le cadre d’une réunion séparée avec le coordinateur et d’autres représentants du projet.

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• Contrôles et audits Des contrôles et audits peuvent également être effectués dans les institutions bénéficiaires. Veuillez consulter la section 4.5 du présent document.

3. Avenants Un avenant est un acte qui modifie les conditions de la subvention initialement convenues ou établies dans les clauses de la convention de subvention. Il nécessite que l’une des parties demande une modification et que l’autre l’accepte.

Une demande d’avenant doit être soumise en principe avant que la modification ne se produise (ou dès que la modification survient, par exemple, un nouveau compte bancaire, un nouveau représentant légal, etc.) et au plus tard un mois avant la fin de la période d’éligibilité, telle qu’indiquée dans la convention de subvention. Toutefois, il est possible de déroger à cette règle pour une raison dûment justifiée, étayée par le coordinateur et acceptée par l’Agence, à condition que cela ne remette pas en question les principes des avenants.

Les cinq principes suivants sont applicables:

• un avenant ne peut pas remettre en cause la décision d’attribution de la subvention; • un avenant doit respecter les critères d’éligibilité énoncés dans les appels à propositions; • un avenant ne peut pas induire une inégalité de traitement entre les candidats; • un avenant ne peut être établi que par écrit; • la modification apportée à une convention de subvention doit être autorisée par les parties

qui l’ont signée. Par conséquent, pour permettre à la modification de prendre effet, toute demande en ce sens doit être approuvée par l’Agence par écrit. Lorsqu’il prépare une demande d’avenant, le partenariat doit s’assurer que tous les critères définis pour l’action sont respectés.

Les demandes d’avenant doivent être débattues et convenues au préalable au sein du partenariat, entre les bénéficiaires. Le cas échéant, l’Agence peut, en cas de doute, demander des preuves de l’accord des bénéficiaires.

La demande d’avenant doit:

• être une lettre signée par le représentant légal du coordinateur (voir sections 3.1 et 3.3) envoyée par courrier électronique au responsable de projet concerné de l’Agence, avec une copie à l’adresse fonctionnelle suivante: EACEA-IntraAfrica-IntraACP@ec.europa.eu. Dans certains cas spécifiques précisés ci-dessous, un simple courrier électronique peut être envoyé par la personne de contact (voir section 3.2.);

• dûment justifier les raisons des modifications proposées. L’Agence se réserve le droit de rejeter une demande d’avenant qui n’est pas suffisamment justifiée.

Une fois que l’avenant est effectué, il devient partie intégrante de la convention de subvention initiale.

En fonction de la nature des modifications, les avenants sont effectués via différentes procédures telles qu’indiquées ci-dessous.

Avenants par le biais d’un échange de lettres 3.1

Le coordinateur doit envoyer par courrier électronique la copie numérisée d’une lettre signée par son représentant légal en vue de demander l’une des modifications énumérées ci-dessous. L’Agence répondra par une lettre officielle également envoyée par courrier électronique.

La lettre de demande d’avenant doit être signée par le représentant légal du coordinateur, c’est-à-dire la personne qui dispose des pouvoirs nécessaires pour engager l’entité. Il peut s’agir de la personne qui a signé la convention de subvention ou, éventuellement, d’une autre personne qui remplace le

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représentant initial, ou d’une personne qui a reçu l’autorisation de représenter et d’engager l’entité moyennant une procuration spécifique. Si la personne qui signe n’est pas le représentant légal identifié en tant que tel dans la convention de subvention, une pièce justificative prouvant qu’elle est autorisée à signer au nom du coordinateur doit être soumise en même temps que la demande d’avenant.

Les demandes de modification donnant lieu à un avenant de la convention de subvention doivent être appuyées par une justification complète et détaillée des changements souhaités. L’Agence accuse réception d’une demande d’avenant et, si nécessaire, demande des informations complémentaires (par exemple, les justificatifs/documents d’accompagnement manquants). Le défaut de présentation des pièces justificatives retardera considérablement l’examen de la demande et pourra se solder par un refus. À noter également qu’un changement apporté à la mise en œuvre du projet sans qu’aucune demande de modification n’ait été soumise engendrera de graves problèmes au stade du rapport final et, dans certaines circonstances, pourra entraîner une réduction de la subvention finale.

i) Changement de coordinateur Un changement de coordinateur requiert un avenant. Cela implique un changement de la responsabilité juridique au titre de la convention de subvention et doit toujours faire l’objet d’une procédure d’avenant. Il convient de noter que le nouveau coordinateur assumera tous les droits et obligations pendant toute la durée de la convention de subvention. Tous les critères d’éligibilité, de sélection et d’attribution doivent continuer d’être remplis au niveau du projet en cas de remplacement du coordinateur par une nouvelle entité.

Un changement de coordinateur doit toujours être approuvé par les deux organisations concernées (consentement signé par leurs représentants légaux respectifs): l’ancien coordinateur qui renonce à tous ses droits et obligations au titre de la convention de subvention, et le nouveau coordinateur qui accepte d’assumer l’entière responsabilité (y compris sur le plan financier) d’une convention de subvention en vigueur, du début à la fin, c’est-à-dire également pour les activités entreprises avant qu’il ne devienne le coordinateur. Dans ce contexte, l’ancien coordinateur doit transférer au nouveau coordinateur le solde de tout préfinancement de la subvention qui n’a pas encore été utilisé. En outre, le consentement écrit de tous les bénéficiaires est nécessaire pour approuver le nouveau coordinateur proposé.

Quand le changement de la composition du consortium consiste à remplacer le coordinateur par une entité légale qui est déjà membre du consortium, ce changement est enregistré par le biais d’un échange de lettres (la lettre de demande d’avenant et la lettre de réponse de l’Agence).

Mais si le nouveau coordinateur n’est pas encore membre du partenariat, un contrat de cession, c’est-à-dire un contrat tripartite, devra être signé. Pour obtenir davantage de précisions sur ce sujet, consultez l’Agence.

En tout état de cause, étant donné que le changement de coordinateur peut avoir un impact sur le contenu ou la qualité du projet, une nouvelle description de l’action et du rôle de chaque institution bénéficiaire doit être soumise. Cette description sera évaluée sur la base des critères d’éligibilité, d’exclusion, de sélection et d’attribution utilisés lors de la phase de candidature, si nécessaire avec l’aide d’experts universitaires externes. Si le nouveau consortium est jugé inéligible ou insuffisant en termes de qualité/capacité, la convention de subvention pourra être résiliée.

ii) Changement de la composition du partenariat (retrait et/ou ajout d’un bénéficiaire) Il convient de s’assurer que tous les critères d’éligibilité et de sélection (capacité opérationnelle et financière), appliqués initialement, sont toujours remplis suite au retrait d’un bénéficiaire et/ou à l’ajout d’un nouveau bénéficiaire. Un membre nouvellement proposé doit également satisfaire aux critères d’exclusion exposés dans l’appel à propositions. Une nouvelle organisation ne peut pas être acceptée si tous ces critères ne sont pas remplis. Si, après le retrait d’un bénéficiaire – qui peut être, ou non, remplacé par un nouveau –, les critères d’éligibilité et/ou de sélection ne sont plus remplis au niveau du projet, la convention sera résiliée.

Si le changement de la composition du consortium engendre d’autres changements majeurs (par exemple, dans la description de l’action, le programme de travail, le budget), ces changements devront être reflétés dans l’avenant.

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Si un bénéficiaire quitte le projet durant la période d’éligibilité, l’utilisation de la contribution forfaitaire et le paiement des bourses par ce bénéficiaire continuent de constituer une dépense éligible du consortium, à condition que cette dépense ait eu lieu avant le retrait du bénéficiaire et que ce dernier soit en mesure de produire les pièces justificatives concernant le paiement des bourses.

NOTE: L’adhésion ou le retrait de partenaires associés ne sont pas considérés comme des modifications. Les procédures de notification et d’approbation sont expliquées ci-après.

iii) Changement de la période d’éligibilité (extension) Toute prolongation de la période d’éligibilité doit être conforme aux exigences énoncées dans l’appel à propositions. La prolongation de la période d’éligibilité ne peut pas dépasser 12 mois, ni donner lieu à un financement supplémentaire en faveur du partenariat. Une modification de la période d’éligibilité peut également impliquer de modifier les délais de soumission des rapports et des autres documents précisés dans la convention de subvention.

iv) Changement de représentant légal du coordinateur La lettre (signée par le nouveau représentant légal) notifiant le changement à l’Agence doit être accompagnée d’un document original officiel confirmant que le nouveau représentant est habilité à contracter des engagements juridiques et financiers au nom des bénéficiaires. L’Agence confirmera avoir pris acte du changement en envoyant une lettre d’avenant ou, si nécessaire, demandera des informations complémentaires. Les modifications ne sont pas considérées comme approuvées par l’Agence tant que cet échange de lettres n’a pas eu lieu.

v) Changement de compte bancaire En cas de changement du compte bancaire du coordinateur, il convient de communiquer les nouvelles coordonnées bancaires à l’Agence en complétant le signalétique financier disponible sur le site web suivant: http://ec.europa.eu/budget/contracts_grants/info_contracts/financial_id/financial_id_fr.cfm Le formulaire doit être signé par le titulaire du compte et porter le cachet et la signature de la banque.

vi) Changements substantiels dans la description de l’action (y compris le plan de mobilité)

La nouvelle description de l’action ou le nouveau plan de mobilité doit être joint à la lettre de demande d’avenant. Cette lettre devra exposer les raisons et l’impact des changements substantiels demandés. S’agissant de la modification de la description de l’action ou du plan de mobilité, en cas de doute sur la nécessité d’introduire une demande d’avenant, veuillez prendre contact avec l’Agence.

vii) Changement du délai de soumission des rapports de plus 30 jours (non lié à une prolongation de la période d’éligibilité)

Toute demande de report du délai de soumission des rapports de plus de 30 jours (sans qu’il y ait prolongation de la période d’éligibilité) doit être soumise dès que possible, et avant l’échéance du délai contractuel initial. La demande de report de délai doit être dûment justifiée.

Avenants par le biais du portail des participants 3.2

Le portail des participants permet aux bénéficiaires d’enregistrer eux-mêmes tout changement concernant leur entité légale. La signature du représentant légal du coordinateur est remplacée par la possibilité pour le LEAR de se connecter au portail des participants et de soumettre les informations relatives au changement.

Les changements concernant les données sur l’organisation d’un bénéficiaire devront être communiquées par le LEAR ou la personne ayant un rôle d’administrateur de compte, et les pièces justificatives1 devront être fournies via l’option «My Organisations» du menu des organisations en

1 Un formulaire «Entité légale» actualisé, dûment complété et signé, disponible sur le site web suivant:http://ec.europa.eu/budget/contracts_grants/info_contracts/legal_entities/legal_entities_fr.cfm accompagné des pièces justificatives correspondantes

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utilisant le système d’enregistrement unique ou URF (Unique Registration Facility) qui est hébergé dans le portail des participants sous le lien suivant:

https://ec.europa.eu/education/participants/portal/desktop/en/organisations/register.html

Les changements effectués par les bénéficiaires via le portail des participants sont considérés comme suffisants et réputés être équivalents à une demande d’avenant.

Les mises à jour des données juridiques des bénéficiaires peuvent porter sur des changements concernant les données suivantes:

dénomination légale adresse légale nº de TVA nº d’enregistrement statut juridique (SPRL, SA, etc.) type juridique (personne physique ou morale, ONG, organisation publique, privée ou à but

non lucratif) langue site web

Le statut d’authentification de l’organisation changera dans l’outil informatique et l’équipe de validation responsable traitera la demande de modification, vérifiera les nouvelles données et autorisera les modifications, le cas échéant. Une fois les changements validés, les bases de données de l’Agence seront mises à jour automatiquement et une demande automatique de modification des données du bénéficiaire sera créée dans ses systèmes informatiques.

L’Agence approuvera les changements, à condition qu’ils soient compatibles avec les critères d’éligibilité, d’exclusion et de sélection appliqués au cours du processus de sélection (y compris, le cas échéant, la preuve de la capacité technique et financière), et le bénéficiaire concerné sera informé en conséquence par l’envoi d’une notification au coordinateur. Les changements susmentionnés concernant le statut juridique ne seront pas considérés comme approuvés par l’Agence tant que la notification n’aura pas été envoyée.

En général, ces demandes de modification surviennent après la privatisation d’un organisme public ou la nationalisation d’une organisation privée, le rachat d’une organisation, ou la fusion de deux entités légales. Ces changements entraînent souvent des modifications des données bancaires, qui, à leur tour, nécessitent un avenant par le biais d’un «échange de lettres» avec le coordinateur (voir section 3.1).

En cas de problèmes liés à votre PIC ou de modifications des données de l’entité légale, veuillez suivre les instructions suivantes:

• Si vous êtes un LEAR/inscrit par vous-même, veuillez prendre contact avec les services de validation via l’onglet de messagerie du PIC dans la rubrique «Beneficiary Register» du portail des participants:

http://ec.europa.eu/research/participants/portal/desktop/en/organisations/register.html (connectez-vous avec votre compte ECAS).

• Pour les questions techniques, veuillez adresser votre demande au service d’assistance informatique: http://ec.europa.eu/research/participants/api//contact/index.html

i) Changement de statut/type juridique d’un bénéficiaire Le nouveau statut/type juridique d’un bénéficiaire doit être examiné afin de vérifier qu’il continue de satisfaire aux critères d’éligibilité et de sélection initialement appliqués. Le non-respect des critères d’éligibilité et/ou de sélection résultant de ce changement devra être considéré comme équivalant à une cessation de la participation du bénéficiaire. Il sera également vérifié si les critères d’éligibilité au niveau du projet continuent d’être remplis. Si tel n’est pas le cas, cela devra être considéré comme équivalant à une résiliation de la convention de subvention.

13 | P a g e

ii) Changement de la dénomination légale d’un bénéficiaire Dans certains cas, ce qui semble être un changement de dénomination légale peut en fait correspondre à un autre changement (par exemple, nouvelle entité légale, transfert des droits et obligations), qui peut nécessiter la fourniture d’autres pièces justificatives ainsi qu’un traitement différent. En cas de doute, le bénéficiaire doit prendre contact avec l’Agence et fournir les détails nécessaires pour qu’il soit décidé de la marche à suivre.

iii) Changement de l’adresse légale d’un bénéficiaire Le changement sera accepté à condition que les critères d’éligibilité continuent d’être remplis. La notification à l’Agence prendra la forme d’un courrier électronique en cas de changement de l’adresse légale d’un bénéficiaire et d’une lettre officielle en cas de changement de l’adresse légale du coordinateur.

iv) Changement de langue/de site web L’Agence confirmera avoir pris acte du changement intervenu.

Avenants par courrier électronique 3.3

Cette section décrit les cas où les bénéficiaires ne soumettent pas de lettre de demande d’avenant. Au lieu de cela, une simple demande par courrier électronique du représentant légal du coordinateur est exigée, comme décrit plus précisément ci-après. Si le courrier électronique n’est pas envoyé par le représentant légal du coordinateur, celui-ci doit être en copie. L’Agence répondra par un simple courrier électronique.

i) Changement du représentant légal d’un bénéficiaire (autre que le coordinateur) Le coordinateur envoie un courrier électronique ainsi qu’un document officiel confirmant le nom du nouveau représentant légal du bénéficiaire concerné. Les statuts et/ou des procès-verbaux du conseil d’administration ou un extrait du registre de commerce, par exemple, constituent des documents officiels.

ii) Changement de la personne de contact (c’est-à-dire du responsable de la gestion du projet chez le coordinateur)

Le coordinateur doit envoyer à l’Agence un courrier électronique indiquant les raisons du changement envisagé. Ce courrier doit comprendre les coordonnées détaillées (nom, adresse, numéro de téléphone, adresse électronique) de la nouvelle personne de contact.

Modifications exigeant une notification à l’Agence 3.4En plus des changements donnant lieu à un avenant à la convention de subvention qui sont présentés aux sections 3.1, 3.2 et 3.3, d’autres changements peuvent se produire (voir ci-dessous) qui n’affecteront pas la convention mais qui exigeront néanmoins une notification à l’Agence (par lettre ou courrier électronique envoyé par le représentant légal ou la personne de contact, ou via l’EMT) afin d’être enregistrés dans les outils de gestion pertinents de l’Agence et pris en compte en vue d’un suivi efficace du projet.

i) Changements au niveau du budget Conformément aux dispositions de la convention de subvention (article II.22 des conditions générales), aucun transfert budgétaire n’est autorisé pour les montants qui prennent la forme de sommes forfaitaires. Par conséquent, dans les projets du programme de mobilité universitaire Intra-Afrique, aucun transfert budgétaire n’est autorisé entre les deux postes budgétaires «A. Organisation de la mobilité» et «B. Mise en œuvre de la mobilité».

Les bénéficiaires sont toutefois autorisés à ajuster le budget prévisionnel présenté à l’annexe III par des transferts entre les sous-rubriques de «B. Mise en œuvre de la mobilité» sans que cet ajustement ne soit considéré comme un avenant à la convention, mais sous réserve que l’action soit mise en œuvre comme décrit à l’annexe I et que les coûts unitaires indiqués dans l’appel à propositions soient respectés. Pour les ajustements importants, l’Agence est informée par un simple courrier électronique ou dans le cadre du rapport d’avancement concerné, indiquant les raisons du changement envisagé.

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ii) Changement du délai de soumission des rapports (jusqu’à 30 jours) Une prolongation du délai de soumission d’un rapport peut être demandée pour des raisons dûment justifiées.

iii) Changement d’un partenaire associé Le retrait ou l’ajout d’un partenaire associé, ainsi que les motifs de cette démarche et l’impact sur la mise en œuvre du projet, sont communiqués à l’Agence par courrier électronique. Une fois le changement traité dans la base de données de l’Agence, le coordinateur en sera notifié en conséquence.

iv) Changement de coordonnées du représentant légal/de la personne de contact Alors que le changement de représentant légal du coordinateur, ou de la personne de contact, a un impact sur la convention de subvention et doit donc être traité via les procédures décrites aux sections 3.1 et 3.2 ci-dessus, la modification de leurs coordonnées doit être simplement notifiée par écrit à l’Agence afin de mettre à jour les outils de gestion concernés.

Pour tout autre changement majeur non mentionné ci-dessus, une lettre de demande d’avenant signée par le représentant légal du coordinateur pourrait demeurer nécessaire.

Tous les autres changements mineurs devront être communiqués à l’Agence au titre des obligations de rendre régulièrement compte. Les partenariats dans le cadre du programme de mobilité Intra-Afrique devront toutefois veiller très attentivement à s’assurer que ces changements ne sont pas en contradiction avec les exigences de base du programme (et qu’ils satisfont aux critères d’éligibilité, d’exclusion, de sélection et d’attribution) et/ou qu’ils n’ont pas d’impact négatif sur la qualité globale de la proposition initiale.

Par conséquent, en cas de doute, la personne de contact est invitée à se mettre en relation avec l’Agence afin de vérifier au préalable si le changement envisagé est admissible et, le cas échéant, quelle est la procédure appropriée à suivre.

15 | P a g e

Tableau récapitulatif des avenants/modifications applicables à la convention de 3.5

subvention 3.1

Échange de lettres 3.2

Avenants par le biais du portail des participants

3.3 Avenants par

courrier électronique

3.2 Notification

(Avenant) (Avenant) (Avenant) (Modification)

CH

AN

GEM

ENTS

i. Changement de coordinateur

ii. Changement de la composition du partenariat

iii. Prolongation de la période d’éligibilité

iv. Changement de représentant légal du coordinateur

v. Changement de compte bancaire

vi. Changements substantiels dans la description de l’action (y compris le plan de mobilité)

vii. Changement du délai de soumission des rapports (de plus de 30 jours)

i. Changement de statut/type juridique d’un bénéficiaire

ii. Changement de la dénomination légale d’un bénéficiaire

iii. Changement de l’adresse légale d’un bénéficiaire

iv. Changement de langue/du site web

i. Changement de représentant légal d’un bénéficiaire (hormis le coordinateur)

ii. Changement de la personne de contact (c’est-à-dire du responsable de la gestion du projet chez le coordinateur)

i. Changements au niveau du budget

ii. Changement du délai de soumission des rapports (jusqu’à 30 jours)

iii. Changement d’un partenaire associé

iv. Changement de coordonnées du représentant légal/de la personne de contact

PRO

CÉ

DU

RE

Copie numérisée d’une lettre de demande d’avenant (datée et signée par le représentant légal) à envoyer par courrier électronique en même temps que les pièces justificatives, si nécessaire. À soumettre dès que le changement intervient (pour les changements visés aux points iv-v) ou avant qu’il ne prenne effet et au plus tard un mois avant la fin de la période d’éligibilité du projet (pour les changements visés aux points i-iii et vi-vii).

Demande d’avenant soumise par le LEAR via le portail des participants. Courrier électronique pour informer l’EACEA du changement. À soumettre dès que le changement intervient.

Demande d’avenant par un simple courrier électronique (ou une lettre datée et signée/envoyée par le représentant légal du coordinateur en pièce jointe à un courrier électronique), accompagnée, s’il y a lieu, de pièces justificatives. À soumettre dès que le changement intervient (changement visé au point i) ou avant qu’il ne prenne effet (changements visés au point ii).

À soumettre dès que le changement intervient.

EAC

EA

L’Agence envoie un accusé de réception. L’Agence approuve ou rejette la demande d’avenant par écrit. La copie numérisée d’une lettre signée d’acceptation (ou de rejet) est envoyée par courrier électronique dans les 30 jours calendaires (à titre indicatif) suivant la réception de la demande. Les modifications demandées ne sont pas considérées comme approuvées par l’Agence tant que cet échange de lettres n’a pas eu lieu.

Un accusé de réception est envoyé. Une notification de l’avenant est envoyée.

L’Agence envoie un accusé de réception. L’Agence approuve ou rejette la demande de modification par écrit, par courrier électronique, dans les 30 jours calendaires (à titre indicatif) suivant la réception de la demande.

L’Agence envoie une notification par écrit dans les 30 jours calendaires (à titre indicatif) pour confirmer qu’elle prend acte du changement intervenu.

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4. Aspects financiers Cette section complète les dispositions financières énoncées à la partie B des conditions générales de la convention de subvention et s’applique à tous les bénéficiaires.

Dispositions générales relatives à l’éligibilité des coûts 4.1

4.1.1 Coûts éligibles Les coûts éligibles du projet sont les coûts spécifiques directement liés à la mise en œuvre du projet et pouvant donc lui être imputés directement. Pour être éligibles, ces coûts doivent respecter les conditions d’éligibilité énoncées dans l’appel à propositions et dans la convention de subvention. La subvention de l’UE allouée aux projets du programme de mobilité universitaire Intra-Afrique peut être utilisée pour couvrir les coûts engagés pour la mise en œuvre des activités éligibles et est ventilée de la manière suivante: A. Contribution forfaitaire pour l’organisation de la mobilité et B. Contribution fondée sur les coûts unitaires pour la mise en œuvre de la mobilité. Les transferts de fonds entre ces deux principaux postes budgétaires (A et B) ne sont pas autorisés.

A. Contribution forfaitaire pour l’organisation de la mobilité

La partie de la subvention allouée pour couvrir les coûts encourus par les établissements d’enseignement supérieur (EES) pour l’organisation de la mobilité est calculée sur la base de montants forfaitaires. Pour toute la durée du projet, les montants forfaitaires correspondent à 20 000 EUR multipliés par le nombre de bénéficiaires.

La composition maximale d’un partenariat étant de sept bénéficiaires (y compris le partenaire technique de l’UE), le montant maximal pouvant être octroyé pour l’organisation de la mobilité est de 140 000 EUR.

Les partenaires associés n’ont pas le statut de partenaires et ne sont pas considérés comme des bénéficiaires. Ils ne peuvent pas recevoir de financement provenant de la subvention. De fait, ils ne sont pas pris en compte dans le calcul de la contribution forfaitaire.

Les bénéficiaires doivent gérer ce montant forfaitaire conformément aux dispositions et procédures du partenariat qui doivent être établies d’un commun accord et énoncées dans un protocole d’accord (PA). Ce montant est destiné à couvrir les frais de gestion encourus par le partenariat, tels que ceux liés à l’organisation et à la participation à des réunions/événements du partenariat (par exemple, réunions de gestion/coordination, réunions du comité de sélection, réunion de clôture), les frais de voyage et de séjour pour prendre part aux réunions organisées par l’Agence (jusqu’à trois réunions par convention de subvention), les coûts engagés pour promouvoir les opportunités de bourses et diffuser les produits et résultats des projets (développement d’un site web, matériel de promotion, etc.), les coûts liés aux outils mis en place pour la sélection des boursiers et pour l’assurance qualité, au soutien administratif dans l’établissement coordinateur et les établissements partenaires, les frais de virement bancaire, etc.

B. Contribution fondée sur les coûts unitaires pour la mise en œuvre de la mobilité

Le montant de la subvention alloué pour couvrir les coûts des bourses individuelles est calculé sur la base des coûts unitaires décrits en détail dans l’appel à propositions (section 11. 2). En particulier, les fonds de l’UE pour la mobilité individuelle des étudiants et du personnel contribueront à couvrir les coûts suivants:

a) frais de voyage et de visa; b) indemnités de séjour, indemnités d’installation et indemnités pour les boursières; c) frais de participation; d) frais de recherche; e) frais d’assurance.

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Tableau récapitulatif – coûts unitaires

Le tableau ci-dessous résume les coûts unitaires en fonction du type de mobilité et leurs modalités de gestion:

Type de mobilité

Indemnité de séjour

(par mois)

Indemnité d’installati

on (payée

uniquement une fois, à l’arrivée)

Indemnités pour les boursières (par

année universitaire,

exclusivement pour une mobilité au moins égale à

deux années universitaires)

Frais de participation

(par année universitaire,

exclusivement pour une

mobilité au moins égale à

dix mois)

Frais de recherche (par année

universitaire, exclusivement

pour une mobilité au

moins égale à dix mois)

Frais d’assuran

ce (par mois)

Frais de voyage et de

visa

Master 600 € 600 € 600 € 3 500 € 600 € 75 € Conformé-ment aux

tranches de distance

indiquées dans l’appel

à propositions

Doctorats 900 € 900 € 900 € 4 000 € 2 000 € 75 €

Personnel 1 200 € - - - - 75 €

Doit être versée intégralement au

boursier

Doit être versée

intégralement au boursier

Doivent être versées intégralement à la

boursière

Doivent être gérés par le partenariat

Doivent être gérés par le partenariat

Doivent être gérés par le partenariat

Doivent être gérés par le partenariat

4.1.2 Coûts unitaires pour la mise en œuvre de la mobilité: principes généraux Les bénéficiaires doivent gérer la contribution fondée sur les coûts unitaires pour la mise en œuvre de la mobilité. Cela devra se faire conformément aux dispositions de l’appel à propositions et aux arrangements convenus dans un protocole d’accord, et dans le respect des principes suivants:

• Si le partenariat gère les frais de voyage et de visa, d’assurance, de participation et de recherche, il doit en revanche verser directement et régulièrement aux boursiers les indemnités de séjour et d’installation, ainsi que les indemnités supplémentaires pour les boursières.

• Le paiement des bourses doit se faire conformément aux dispositions de l’appel à propositions et aux dispositions détaillées dans les conventions d’étudiant correspondantes. Le partenariat ne peut pas conditionner le versement de la bourse à des éléments tels que l’amélioration des performances, l’assiduité ou la participation, etc.

• Quand tous les frais de voyage et de visa, d’assurance, de participation et de recherche de la mobilité mise en œuvre ont été couverts par les bénéficiaires conformément aux exigences de l’appel à propositions et de la convention de subvention, les éventuels fonds restants des coûts unitaires correspondants appartiennent au partenariat, qui peut les utiliser de la manière qu’il juge la plus appropriée dans l’intérêt du projet.

• Les bénéficiaires sont tenus responsables en cas d’engagement de coûts non éligibles. Pour être éligibles, les coûts encourus doivent satisfaire à l’ensemble des critères d’éligibilité du programme (tels qu’énoncés dans l’appel à propositions).

Exemples de coûts inéligibles: i. paiement des frais de mobilité au-delà de la durée éligible (par exemple, au-delà de 24 mois pour des étudiants en master); ii. paiement des frais de mobilité à des candidats inéligibles (par exemple, des boursiers ne respectant pas les critères d’éligibilité des étudiants tels que définis dans l’appel à propositions), etc.

• Les bourses sont destinées aux études (étudiants) et au travail (personnel) à temps plein. Toutefois, le programme ne prévoit pas de restrictions en ce qui concerne l’exercice d’un travail rémunéré en dehors des activités soutenues par la bourse, à condition que:

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- cela soit conforme à la législation nationale du pays ou des pays concerné(s); - le boursier demeure en mesure de consacrer les efforts nécessaires aux activités

obligatoires qui lui incombent afin de les mener à bien pendant la période prévue.

• Un boursier peut percevoir un financement supplémentaire provenant d’autres sources pour ses études/activités de recherche à condition que celui-ci soit complémentaire et qu’il ne puisse pas être considéré comme un double financement.

• Les flux de mobilité ne sont pas autorisés entre des établissements situés dans le même pays ni à destination d’un établissement situé dans le pays de résidence/de nationalité des boursiers.

a) Frais de déplacement et de visa • Le partenariat doit gérer la subvention accordée au projet et couvrira les coûts encourus pour

le voyage et les procédures de visa de chaque boursier au titre de la mobilité.

• Un coût unitaire sera accordé pour chaque billet aller-retour. Par conséquent, l’éligibilité des coûts unitaires pour le voyage et les droits de visa est liée à l’achat d’un billet aller-retour (vol aller et vol retour). Aucun coût unitaire ne sera payé si le justificatif produit est un billet simple.

• Le montant du coût unitaire alloué à cet effet est déterminé en fonction de la distance linéaire entre le lieu d’origine et le lieu de destination et doit couvrir un voyage aller-retour (pour le calcul de la distance, veuillez vous référer au site suivant: http://ec.europa.eu/programmes/erasmus-plus/tools/distance_fr.htm).

• Selon le groupe cible, le lieu de départ peut être soit le lieu de l’établissement d’origine (GC1), soit le lieu d’origine (GC2). La destination est toujours le lieu de l’établissement d’accueil.

• Pour les étudiants sélectionnés dont la période de mobilité est au moins égale à deux années universitaires2, le partenariat pourra recevoir une somme correspondant à deux coûts unitaires afin de couvrir les frais d’un billet aller-retour supplémentaire par boursier, dans le cadre de la mobilité de longue durée. Pour tout autre type ou toute autre durée de mobilité, le partenariat ne pourra demander que le montant correspondant à un seul coût unitaire.

• Si une mobilité est annulée mais que les frais de voyage ont été déjà été engagés, le coût unitaire du voyage correspondant peut être réclamé par le partenariat à condition d’indiquer les raisons de l’annulation et de prouver que le remboursement du billet aller-retour n’était plus possible.

• Le partenariat doit couvrir les frais liés à la délivrance du visa pour les boursiers sélectionnés. Ceux-ci peuvent englober des frais de traduction des documents, l’assurance voyage obligatoire pour obtenir un visa, les déplacements pour se rendre au consulat compétent, etc. Afin d’accélérer et de faciliter la procédure d’obtention du visa, il est vivement recommandé aux partenariats de prendre contact avec les consulats, les ambassades et les délégations de l’UE dans les pays concernés, dès que les boursiers ont été sélectionnés.

2 Les étudiants doivent avoir rempli toutes les obligations académiques correspondant à deux années universitaires et achevé une période de mobilité d’une durée minimale de 20 mois.

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b) Indemnités de séjour et frais d’assurance

L’indemnité de séjour est une indemnité mensuelle (reflétant le coût de la vie) versée uniquement à compter du mois d’arrivée du boursier et couvrant chaque mois complet de la mobilité, sur la base de motifs académiques. Elle doit être versée intégralement et régulièrement aux étudiants et au personnel concernés, sur une base mensuelle.

En outre, une indemnité d’installation doit être versée aux étudiants, à leur arrivée, pour couvrir les frais d’installation: elle correspond à un mois supplémentaire d’indemnité de séjour.

Le partenariat doit également s’assurer que tous les boursiers en mobilité bénéficient d’une couverture d’assurance complète conformément à l’annexe X de la convention de subvention. Afin de couvrir les frais d’assurance, un coût unitaire mensuel sera accordé au partenariat pour chaque boursier.

Les montants globaux des indemnités de séjour et des frais d’assurance par boursier sont calculés en multipliant les coûts unitaires correspondants indiqués dans l’appel à propositions et repris dans le tableau récapitulatif ci-dessous, par la durée en mois de la mobilité.

Comment calculer la durée en mois des flux de mobilité3 Pour calculer la durée en mois du flux de mobilité, il convient d’utiliser la formule suivante:

Durée en jours / 30

Où:

- La durée est le nombre de jours calendaires entre la date de début et la date de fin de la mobilité; - 30 est le nombre moyen de jours par mois à prendre comme valeur absolue pour le calcul.

Le résultat, calculé avec 2 décimales, doit être arrondi à l’entier le plus proche, comme suit:

• si les décimales sont < ou = à 49, le nombre de mois est arrondi au nombre entier inférieur; • si les décimales sont > ou = à 50, le nombre de mois est arrondi au nombre entier supérieur.

Exemples:

1) Date de début: 20 janvier 2017

Date de fin: 30 juillet 2017

Le nombre de jours calendaires entre la date de début et la date de fin est: 191 jours.

191:30 = 6,37

Comme 6 est l’entier le plus proche de 6,37, la durée en mois de la mobilité (et par conséquent le nombre de mois à paramétrer dans l’EMT) est 6.

2) Date de début: 20 janvier 2017 Date de fin: 3 août 2017

Le nombre de jours calendaires entre la date de début et la date de fin est: 195 jours.

195:30 = 6,50

Comme 7 est l’entier le plus proche de 6,50, la durée en mois de la mobilité (et par conséquent le nombre de mois à paramétrer dans l’EMT) est 7.

3 Avant de soumettre un rapport, il est vivement recommandé d’exporter la liste des mobilités sous Excel depuis l’EMT, instrument de mobilité de l’EACEA, et de vérifier l’exactitude du calcul des durées en utilisant la formule suivante: =ARRONDI((date de fin-date de début)/30;2)

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3) Calcul de la durée en cas de mobilité divisée

1re période de mobilité Date de début: 25 février 2017 Date de fin: 12 avril 2017

2e période de mobilité Date de début: 15 juin 2017 Date de fin: 14 septembre 2017

Le total du calcul du nombre de jours est de (46+91=) 137.

137:30 = 4,56

Comme 5 est l’entier le plus proche de 4,56, la durée en mois de la mobilité (et par conséquent le nombre de mois à paramétrer dans l’EMT) est 5.

c) Indemnités pour les boursières

Pour une mobilité au moins égale à deux années universitaires, le partenariat verse une indemnité supplémentaire correspondant au montant de l’indemnité mensuelle de séjour aux étudiantes en master et aux doctorantes, pour chaque année universitaire passée en mobilité. Par exemple, une doctorante qui a rempli toutes les obligations académiques correspondant à quatre années universitaires et achevé une période de mobilité d’une durée minimale de 40 mois a le droit de percevoir quatre fois l’indemnité supplémentaire. Cette indemnité supplémentaire vise à faciliter l’accès des femmes à des périodes d’études plus longues à l’étranger et peut, par exemple, couvrir les coûts liés à leurs obligations familiales.

Exemples de calcul des indemnités à verser aux étudiantes 1) Doctorante - durée de mobilité de 19 mois (01/01/2017 – 31/07/2018): • Indemnité d’installation: 1 versement • Indemnité de séjour: 19 versements • Indemnité supplémentaire pour boursières: 0 • TOTAL: 20 versements (20 x 900 EUR = 18 000 EUR) 2) Doctorante - durée de mobilité de 20 mois (01/01/2017 – 31/08/2018): • Indemnité d’installation: 1 versement • Indemnité de séjour: 20 versements • Indemnité supplémentaire pour boursières: 2 versements • TOTAL: 23 versements (23 x 900 EUR = 20 700 EUR)

d) Frais de participation

Les EES doivent couvrir les frais de participation encourus liés à tous les étudiants en mobilité, indépendamment de la durée de la mobilité.

Pour les flux de mobilité des étudiants d’une durée au moins égale à 10 mois, un coût unitaire sera accordé au partenariat pour chaque année universitaire de mobilité afin de couvrir les frais de participation comme indiqué dans l’appel à propositions. Les établissements d’origine des étudiants ne sont pas autorisés à exiger des frais de ces étudiants pour de tels flux de mobilité.

Les frais de participation peuvent couvrir les frais de scolarité et/ou d’inscription, les frais additionnels de bibliothèque, l’inscription à des associations d’étudiants, les coûts des fournitures de laboratoire consommables, les coûts de permis de séjour, de cours de langue, etc., et ce sur une base égale à celle appliquée aux étudiants locaux.

Le partenariat assure la gestion du montant total de ce poste budgétaire et la répartition des fonds doit être déterminée en fonction des frais de participation réels de chaque étudiant sélectionné.

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Pour les flux de mobilité de moins de 10 mois, le partenariat n’a pas le droit de percevoir des frais de participation. L’établissement d’accueil bénéficiaire doit appliquer une politique d’exonération des frais pour les mobilités de moins de 10 mois et les étudiants continueront de payer leurs frais de scolarité et/ou d’inscription dans leur établissement d’origine. Pour éviter de faire payer les frais d’inscription/de scolarité en double, dans les cas où l’établissement d’accueil exige le paiement de ces frais par les étudiants, l’établissement d’origine de ces derniers ne doit pas leur imposer le même type de frais.

Lorsqu’une mobilité d’une durée supérieure ou égale à 10 mois prend fin avant la date prévue et dure donc moins de 10 mois, le coût unitaire pour la participation peut être réclamé à titre exceptionnel par le partenariat pour des cas dûment justifiés: par exemple, si le boursier a de graves problèmes de santé ou s’il s’acquitte de ses obligations académiques plus tôt que prévu grâce à de brillants résultats. Ces exceptions sont soumises à l’autorisation préalable de l’Agence. Une demande spécifique, dûment motivée, doit donc être envoyée à cet égard à l’Agence par courrier électronique. L’Agence répondra par courrier électronique.

Un établissement d’accueil bénéficiaire ne peut en aucun cas réclamer des frais de participation pour des boursiers qui soient supérieurs aux montants indiqués dans l’appel à propositions, ni retenir les fonds alloués à leurs indemnités de séjour ou demander une contribution des étudiants pour couvrir les frais de participation.

e) Frais de recherche

Pour une mobilité au moins égale à 10 mois, un coût unitaire pour les étudiants en master et les doctorants sera accordé au partenariat par année universitaire de mobilité en vue de couvrir les coûts liés aux activités de recherche des étudiants, comme indiqué dans l’appel à propositions. En particulier, les frais de recherche doivent contribuer aux activités de recherche des étudiants en master et des doctorants et seront utilisés pour couvrir des frais tels que les fournitures de laboratoire consommables, les frais de recherche sur le terrain, les frais d’inscription à des plates-formes de recherche en ligne, etc. Les partenaires décident de la répartition de ces fonds en se basant sur les besoins effectifs en matière de recherche des étudiants sélectionnés.

Lorsqu’une mobilité d’une durée supérieure ou égale à 10 mois prend fin avant la date prévue et dure donc moins de 10 mois, les règles décrites ci-dessus pour les frais de participation sont également applicables. Comment calculer le montant global des frais de participation et de recherche Seule une année universitaire complète est prise en considération pour le calcul des frais de participation et de recherche. Les étudiants sont réputés avoir terminé une année universitaire s’ils ont rempli toutes les obligations académiques correspondant à une année universitaire et achevé une période de mobilité d’une durée minimale de 10 mois; deux années universitaires s’ils ont rempli les obligations académiques correspondantes et achevé une période de mobilité d’une durée minimale de 20 mois; trois années universitaires s’ils ont rempli les obligations académiques correspondantes et achevé une période de mobilité d’une durée minimale de 30 mois; quatre années universitaires s’ils ont rempli les obligations académiques correspondantes et achevé une période de mobilité d’une durée minimale de 40 mois. Si, pour des raisons académiques, la durée de la mobilité est comprise entre 10 et 19 mois, le nombre d’années universitaires à appliquer pour le calcul des montants éligibles est d’une (1) année. Si la durée de la mobilité est comprise entre 20 et 29 mois (toutes les obligations académiques étant remplies), le nombre d’années à appliquer pour le calcul des montants éligibles est de deux (2) années. Par exemple, pour un doctorant qui a rempli toutes les obligations académiques correspondant à quatre années et achevé une période de mobilité d’une durée minimale de 40 mois, le partenariat a le droit de percevoir quatre fois le coût unitaire pour la participation et quatre fois le coût unitaire pour la recherche.

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Exemple de calcul du montant total d'une bourse Groupe cible 1 Doctorante Durée de la mobilité: 20 mois (du 01/01/2017 au 31/08/2018) Université d’origine: université du Cap (University of Cape Town) Université d’accueil: université de Casablanca (distance: 7 978 km) Indemnité d’installation: 1 versement = 900 EUR Indemnité de séjour: 20 versements = 18 000 EUR Indemnité supplémentaire pour boursières: 2 versements = 1 800 EUR Assurance: 20 mois = 1 500 EUR Frais de participation: coût unitaire x 2 = 8 000 EUR Frais de recherche: coût unitaire x 2 = 4 000 EUR Frais de voyage coût unitaire x 2 = 4 400 EUR BOURSE TOTALE 38 600 EUR

4.1.3 Coûts unitaires pour la mise en œuvre de la mobilité: suspension/interruption ou résiliation anticipée de la mobilité des étudiants

a) Suspension/interruption

Alors qu’il est possible de diviser la mobilité du personnel en plusieurs périodes à condition que la durée totale en mois soit conforme aux exigences de l’appel à propositions, les périodes de mobilité des étudiants ne peuvent être interrompues que si l’étudiant doit provisoirement suspendre les activités universitaires dans l’établissement d’accueil pour des raisons personnelles dûment justifiées et documentées (par exemple, grave maladie, perte d’un parent, etc.) ou pour des raisons académiques (par exemple, activités de recherche à l’étranger). L’Agence est informée des raisons personnelles ou académiques à l’origine de l’interruption/la suspension ou de la division de la mobilité. Suspension/interruption pour des raisons personnelles: le paiement de la bourse doit être interrompu jusqu’à ce que l’étudiant reprenne les activités universitaires au sein de l’établissement d’accueil. Toutefois, si malgré cette absence temporaire, le boursier peut rattraper ses cours ou activités de recherche sans avoir besoin d’étendre la durée de la bourse initialement convenue, les indemnités mensuelles correspondant à la période d’interruption peuvent lui être payées, sous réserve de l’accord des partenaires.

Si le boursier ne peut pas rattraper son retard pour des raisons graves et justifiées, son absence peut entraîner la prolongation de la durée de mobilité, dans les limites de la durée éligible indiquée dans l’appel à propositions pour chaque type de mobilité.

Suspension/interruption pour des raisons académiques: des raisons académiques peuvent justifier une interruption de la période de mobilité, par exemple, lorsqu’un étudiant doit, pendant une courte période, suivre des études ou effectuer des recherches dans son pays d’origine ou dans tout autre établissement en dehors du partenariat. Le cas échéant, la bourse ne sera pas payée pendant la période d’interruption. Les pauses obligatoires/institutionnelles du calendrier universitaire et les droits en matière de congés des boursiers ne sont pas considérés comme une suspension/interruption et ne sont pas concernés par les dispositions susmentionnées puisqu’ils sont imposés par le calendrier universitaire et accordés en fonction des réglementations des établissements. L’Agence n’a pas besoin d’en être informée.

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b) Résiliation anticipée

Si un boursier se désiste de l’action au cours de la période de mobilité, le versement de l’indemnité de séjour prend fin au moment de la résiliation. Le partenariat a la possibilité de le remplacer par une personne inscrite sur la liste de réserve, comme dans les cas de désistement survenant avant le début de la mobilité. Si un tel remplacement n’est pas possible, le solde des indemnités mensuelles, des frais d’assurance et des frais de recherche et de participation (le cas échéant) peut être réaffecté pour prolonger la mobilité d’autres boursiers ou pour d’autres sélections de bourses. L’Agence doit être informée via l’instrument de mobilité de l’EACEA.

Système comptable/contrôle interne et compte bancaire 4.2 Les bénéficiaires doivent mettre en place un système comptable adéquat qui permet d’identifier les paiements effectués en faveur des étudiants et du personnel universitaire.

Toutes les transactions associées à l’action doivent être enregistrées à l’aide d’un système de numérotation qui affecte un numéro spécifique, identifiable, à chaque projet.

Dans la mesure du possible, les personnes chargées de la gestion des activités quotidiennes de l’action ne doivent pas être les mêmes que celles qui sont responsables de sa gestion financière.

Les bénéficiaires doivent, à tout moment, être en mesure d’identifier les dates et les chiffres relatifs à tout paiement reçu ou effectué au titre de la subvention. Il est recommandé d’utiliser un compte bancaire dédié pour la gestion exclusive des fonds du projet. Si un compte/sous-compte déjà existant est utilisé, les méthodes comptables des bénéficiaires doivent permettre de respecter les exigences mentionnées ci-dessus.

Les retraits d’espèces et les paiements en espèces ne sont pas recommandés et doivent être justifiés par des reçus.

Pièces justificatives pour la subvention revêtant différentes formes 4.3 Les bénéficiaires doivent conserver toutes les pièces justificatives concernant leurs activités dans le projet, quel que soit le bénéficiaire qui a engagé les coûts. En sa qualité de principale organisation de contact pour l’Agence, le coordinateur recueille toutes les pièces justificatives principales.

Les activités qui sont considérées comme éligibles selon les critères définis en détail ci-dessus deviendront inéligibles si elles ne sont pas étayées par des pièces justificatives adéquates.

Le coordinateur rend compte des activités et des résultats du projet au nom de l’ensemble du partenariat, en précisant tous les éléments nécessaires pour apprécier le caractère effectif du fait générateur.

Ces pièces justificatives démontrent la réalisation de l’événement, autrement dit, elles prouvent la mise en œuvre des tâches telles que prévues dans le programme de travail du projet et décrites dans le rapport d’avancement/final, par exemple:

• preuves d’activités de mobilité: description générale de l’approche adoptée pour mettre en œuvre la mobilité, notamment, principaux objectifs, détermination des établissements d’origine et d’accueil, sélection des candidats, durée moyenne, principaux acquis d’apprentissage/de formation escomptés, liste des participants effectifs (nom, organisation d’envoi, organisation d’accueil, date de début et date de fin de la mobilité, adresse de courrier électronique). Des documents tels que des billets (électroniques) et/ou des cartes d’embarquement (électroniques) seront requis pour justifier les billets aller-retour. Des listes de présence à des événements signées, des factures et des contrats de service peuvent également servir à justifier les activités de mobilité;

• preuves des activités entreprises et des résultats obtenus en rapport avec l’organisation de la mobilité: rapports, analyses, communiqués de presse, sites web, etc. Elles doivent rester disponibles à des fins de contrôles et d’audits dans les locaux du coordinateur. D’autres

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documents, tels que des factures ou des contrats de service, peuvent également servir à prouver les activités;

• preuves des réunions du partenariat: ordres du jour indiquant l’heure et le lieu des réunions, listes de présence signées par les participants, billets de transport individuels, procès-verbaux des réunions, rapports, etc.;

• preuves d’événements/de conférences: programme final, invitations, liste des invités/de diffusion, liste de présence signée par chaque participant, matériel de conférence (par exemple, contributions, présentations, brochures, vidéos, etc.), produits de la conférence (rapports, site web, évaluations, images, etc.).

Cette liste ne saurait être exhaustive car elle dépend des produits effectifs du projet. En règle générale, veuillez conserver le plus de résultats possibles afin de pouvoir exposer vos activités. Votre rapport final sera évalué sur la base de ces résultats. En cas de mauvaise exécution ou d’exécution insuffisante, la subvention finale pourra être réduite en conséquence (voir section 7.2).

Détermination du montant final de la subvention 4.4 Le montant maximum de la subvention est indiqué dans la convention de subvention. Veuillez vous reporter à l’article II.25 de la convention de subvention pour de plus amples renseignements sur le calcul du montant final de la subvention.

Le montant final de la subvention qui sera attribué au bénéficiaire est établi une fois l’action ou le programme de travail terminé, et après:

- validation de la demande de paiement accompagnée d’un rapport final détaillant la mise en œuvre et les résultats de l’action/du programme de travail;

- vérification de la réalisation des activités et/ou de la production des éléments livrables prévus dans la candidature;

- soumission des éléments probants exigés par la convention de subvention (certificats d’audit, prélèvement de preuves comptables, etc.).

Sur cette base, le montant final de la subvention doit être calculé en deux étapes: ÉTAPE nº 1: Validation des rapports + détermination du montant éligible Le montant éligible de la subvention sera déterminé uniquement sur la base du rapport final relatif à la mise en œuvre et sur les preuves qualitatives et quantitatives permettant de vérifier la conformité aux conditions définies dans la description de l’action. Si ces conditions ne sont que partiellement remplies, le paiement final sera calculé au prorata de la réalisation effective. Lorsque le financement est déterminé sur la base de coûts unitaires, cet ajustement est automatique; il suffit de multiplier le coût unitaire par le nombre d’unités consommées ou produites. ÉTAPE nº 2: Application du double plafond Pour les subventions reposant entièrement sur des barèmes/forfaits ou des coûts unitaires, le montant final de la subvention sera déterminé après examen du rapport final sur la mise en œuvre, si le montant final est inférieur au plafond global en valeur absolue précisé dans la convention. Sinon, si le montant final calculé est supérieur au montant prévu, le montant final de la subvention sera limité au plafond absolu précisé dans la convention de subvention.

Contrôles et audits 4.5 Veuillez vous reporter à l’article II.27 des conditions générales de la convention pour de plus amples informations sur les contrôles et audits possibles.

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Le principal but d’un contrôle ou d’un audit dans le cas de subventions attribuées sous forme de contributions forfaitaires et basées sur des coûts unitaires est de vérifier si les termes de la convention de subvention ont été respectés et, notamment, dans quelle mesure les objectifs ont été atteints. L’accent devrait donc être mis sur la vérification technique en vue de justifier que ce qui a été rapporté correspond à la réalité et que le paiement a été ou sera fait en conséquence. Les bénéficiaires sont liés par l’obligation de conserver tous les documents qui concernent l’action durant une période de cinq ans à compter de la date de paiement du solde. Il convient d’insister sur les points suivants:

• toutes les pièces justificatives concernant les activités éligibles et les coûts unitaires éligibles de la mise en œuvre du projet doivent être collectées par le coordinateur, que les coûts se rapportent à l’organisation même du projet ou aux bénéficiaires;

• la référence du projet doit figurer dans tous les documents, ainsi que, si possible, la référence à l’activité du programme de travail concernée;

• il est important d’avoir un compte bancaire distinct (ou un sous-compte qui permet d’identifier les paiements effectués) pour les fonds du projet;

• il est nécessaire de disposer d’un bon système comptable et de contrôle interne autorisant la transparence. Cela doit se traduire par une piste d’audit simple et fiable qui garantit l’objectivité, où la traçabilité des données financières est assurée depuis le grand livre comptable jusqu’aux documents source.

5. Obligations de publicité Publicité:

Les bénéficiaires du projet ont l’obligation de se familiariser avec les mesures de publicité stipulées tant dans les dispositions générales que dans les dispositions spécifiques de la convention de subvention, en combinaison avec les lignes directrices disponibles sur le site web de l’Agence, sous: https://eacea.ec.europa.eu/a-propos-de-l-eacea/identite-visuelle_fr

Toute communication ou publication relative au projet faite individuellement ou conjointement par les bénéficiaires, y compris lors de conférences et séminaires, ou sur tout support d’information ou de promotion (brochures, dépliants, affiches, présentations, etc.), doit indiquer que le projet a reçu un financement de l’Union et afficher l’emblème de l’Union européenne. Lorsqu’il est affiché en association avec un autre logo, l’emblème de l’Union européenne doit être placé à un endroit adéquat.

Clause de non-responsabilité:

La clause de non-responsabilité suivante doit figurer dans les documents/sites web/publications, etc., du projet:

«Ce projet a été financé avec le soutien de la Commission européenne». «Cette publication (communication) n’engage que son auteur et la Commission n’est pas responsable de l’usage qui pourrait être fait des informations qui y sont contenues».

Pour les versions dans les autres langues officielles, il convient de faire référence au site web suivant: http://ec.europa.eu/dgs/education_culture/publ/graphics/beneficiaries_all.pdf

6. Diffusion et valorisation des résultats Les projets (co)financés par l’UE doivent mettre l’accent sur la diffusion et la valorisation des résultats qui contribuent directement à l’impact du programme et à la sensibilisation du public à son fonctionnement et à ses résultats. Les bénéficiaires de subventions ont l’obligation de se familiariser avec les principes et outils sous-jacents et de les prendre pleinement en compte lors de la phase de mise en œuvre du projet. Les dispositions suivantes peuvent servir d’exemples.

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Objectif des activités de diffusion et de valorisation

Une grande importance est accordée à l’impact des projets cofinancés par l’UE et aux mesures visant à garantir que leurs produits seront largement connus et utilisés. Les résultats générés, les enseignements tirés et l’expérience acquise grâce au projet doivent être mis à la disposition du plus grand public possible.

L’objectif de la diffusion et de la valorisation est de maximiser l’impact des résultats du projet en optimisant leur valeur, en renforçant leur impact, en les transposant dans des contextes différents, en les intégrant d’une manière durable et en les utilisant activement dans des systèmes et pratiques aux niveaux local, régional, national et européen.

Le cas échéant, les résultats des projets devraient idéalement être rendus disponibles par le biais de licences/ressources éducatives libres (REL).

Lors du lancement d’activités de diffusion et de valorisation, il convient de garder à l’esprit que de nombreux autres projets et programmes financés par l’UE ont été mis en œuvre auparavant. Il est recommandé aux bénéficiaires d’utiliser les outils et bases de données existants pour obtenir des exemples de bonnes pratiques. Qu’entend-on par résultats d’un projet?

Ils peuvent être de nature différente et comprendre des résultats concrets (tangibles) ainsi que des compétences et expériences personnelles (résultats intangibles) acquises à la fois par les coordinateurs de projet et les participants aux activités. Les différentes catégories de résultats peuvent nécessiter des démarches différentes en matière de diffusion et de valorisation. Par exemple, des résultats tangibles (tels que des «produits») peuvent facilement être démontrés sous la forme de produits réels, de représentations graphiques et d’échantillons, tandis que des résultats intangibles (tels que des «expériences») peuvent nécessiter d’autres méthodes de présentation, telles que des résultats d’enquête, des analyses d’entretiens et des programmes d’accréditation. Comment planifier une diffusion et une valorisation réussies?

La mise en place d’un solide plan de diffusion et de valorisation dès le début d’un projet est une priorité cruciale. Lors de la planification/mise à jour de ces activités, l’équipe de projet doit se poser les questions essentielles suivantes:

• Quels besoins le projet satisfait-il? • Quels sont les résultats escomptés? • Quels utilisateurs bénéficieront des résultats du projet? • Pour atteindre ces utilisateurs, dans quelles langues les produits devraient-ils être diffusés?

Les éléments clés d’un plan de diffusion et de valorisation sont, entre autres:

• les types d’activités – les méthodes et mécanismes, les langues à utiliser; • les ressources – les personnes et le budget, y compris pour la traduction; • le calendrier; • la stratégie au-delà de la durée du projet et au-delà du partenariat.

Comment diffuser et valoriser les résultats?

Pour pouvoir atteindre le plus de personnes possible, il est conseillé de traduire le plus grand nombre de supports de communication et produits du projet possible dans le plus grand nombre de langues possible. Il est recommandé de couvrir toutes les langues du partenariat et l’anglais. Il existe de nombreuses manières de diffuser et de valoriser les résultats. Les bénéficiaires pourraient notamment utiliser les moyens suivants:

• plates-formes pertinentes mises à disposition par l’UE; • sites web du projet ou des organisations;

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• réunions et visites chez les principales parties prenantes; • possibilités de discussion dédiées (sessions d’information, ateliers, séminaires, cours de formation,

expositions, démonstrations, examens collégiaux, etc.); • documents écrits ciblés (rapports, articles dans la presse spécialisée, bulletins d’information,

communiqués de presse, dépliants ou brochures, etc.); • médias et produits audiovisuels (radio, TV, clips vidéo, podcasts ou applications, etc.); • médias sociaux; • événements publics; • création de marques et de logos pour le projet; • contacts et réseaux existants. À quel moment effectuer les activités de diffusion et de valorisation?

La diffusion et la valorisation des résultats font partie intégrante des projets du programme de mobilité universitaire Intra-Afrique, tout au long de leur durée de vie. Exemples d’activités à différentes étapes du cycle d’un projet:

AVANT le début du projet (NB: les coûts associés à ces activités ne sont pas considérés comme éligibles)

• élaborer le plan de diffusion et de valorisation; • définir l’impact et les éléments livrables escomptés; • réfléchir sur les modalités de diffusion et de valorisation des résultats et sur le public ciblé. PENDANT le projet

• mettre en place et entretenir un site web consacré au projet; • mettre à jour la plate-forme de diffusion avec des informations récentes sur le projet et les résultats; • communiquer avec les médias pertinents, par exemple, au niveau local ou régional; • organiser des activités régulières telles que des sessions d’information, des cours de formation, des

démonstrations, des examens collégiaux; • évaluer l’impact sur les groupes cibles; • faire participer d’autres parties prenantes afin de transférer les résultats vers les utilisateurs finaux,

vers de nouveaux domaines, dans des politiques; • assurer la participation de décideurs politiques. APRÈS le projet (NB: les coûts associés à ces activités ne sont pas considérés comme éligibles. Les recommandations suivantes ne sont pas une obligation contractuelle, mais doivent être considérées comme des bonnes pratiques pour le projet)

• contacter les décideurs politiques à plus grande échelle; • poursuivre les activités de diffusion (telles que décrites ci-dessus); • développer des idées de coopérations futures; • évaluer les résultats et l’impact; • contacter les médias pertinents. Comment évaluer le succès?

L’évaluation de l’impact est un volet essentiel du processus. Il s’agit d’évaluer les résultats et d’émettre des recommandations en vue d’améliorations futures. Des indicateurs peuvent être utilisés pour mesurer les progrès accomplis dans la réalisation des objectifs. Ils fournissent des signaux qui aident à mesurer les performances. Les indicateurs peuvent être quantitatifs (relatifs à des chiffres et des pourcentages) et qualitatifs (relatifs à la qualité de la participation et de l’expérience). Des questionnaires, des entretiens et des évaluations peuvent également être utilisés pour mesurer l’impact. Il convient de prévoir de définir des indicateurs en rapport avec les différentes activités du projet au début du projet et dans le cadre du plan de diffusion global. En voici quelques exemples:

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• faits et chiffres concernant le site web des organisateurs du projet (mises à jour, visites, consultation, références croisées);

• nombre de réunions avec des parties prenantes/pouvoirs publics clés; • nombre de participants (institutions et personnes) impliqués dans l’expérimentation, les discussions

et les sessions d’information (ateliers, séminaires, examens collégiaux); mesures de suivi; • production et diffusion de produits; • couverture médiatique (articles dans la presse spécialisée, bulletins d’information, communiqués de

presse, entretiens, etc.); • visibilité dans les médias sociaux; • participation à des événements publics; • liens avec des réseaux existants et des partenaires transnationaux; transfert d’information et de

savoir-faire; • impact sur les mesures stratégiques aux niveaux régional, national et européen; • commentaires des utilisateurs finaux, d’autres parties prenantes, des pairs, des décideurs politiques. Le plan de diffusion et de valorisation doit être régulièrement revu et, si nécessaire, des mesures correctives doivent être prises en étroite coopération et en accord avec l’Agence.

7. Sanctions en cas de non-respect des obligations de publicité et de mauvaise exécution ou d’exécution partielle ou tardive

Publicité 7.1L’obligation de se conformer à la disposition concernant la publicité, énoncée aux articles I.9.6 et II.7 de la convention de subvention, constitue une obligation substantielle. Sans préjudice du droit de résilier la convention, en cas de manquement à la présente obligation, l’Agence peut appliquer une réduction de 20 % de la subvention initialement prévue.

Mauvaise exécution ou exécution partielle ou tardive 7.2L’Agence peut conclure à une mauvaise exécution du projet, ou à une exécution partielle ou tardive, sur la base des éléments suivants:

• le rapport final soumis par le coordinateur;

• les informations reçues de toute autre source pertinente prouvant que le projet n’est pas mis en œuvre conformément aux dispositions contractuelles. Ces autres sources d’information peuvent inclure des visites de suivi, des contrôles documentaires ou des contrôles sur place effectués par l’Agence.

Conformément à l’article I.9.3 de la convention de subvention, le rapport final sera évalué par l’Agence, le cas échéant, avec l’aide d’experts externes, au moyen de l'ensemble des critères de qualité suivants:

• Pertinence (max. 10 points), y compris la mesure dans laquelle le projet a été mis en œuvre conformément à la demande de subvention approuvée; la mesure dans laquelle le projet s’est avéré innovant/complémentaire à d’autres initiatives, etc.

• Qualité:

− du partenariat et des mécanismes de coopération (max. 25 points), y compris la mesure dans laquelle le projet a mis en œuvre des mesures de qualité efficaces ainsi que des mesures visant à évaluer les résultats du projet, etc.;

− de l’organisation et de la mise en œuvre de la mobilité (max. 40 points), y compris la qualité des activités entreprises et leur cohérence par rapport aux objectifs du projet; les services proposés aux boursiers; la qualité des modalités pratiques prévues à l’appui de la mobilité, en termes de préparation, de suivi et de soutien aux participants lors de leur activité de mobilité;

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les dispositions relatives à la qualité pour la reconnaissance/validation des acquis d’apprentissage des participants, etc.;

• Impact et durabilité (max. 25 points), y compris les acquis d’apprentissage et l’impact sur les participants; l’impact sur les organisations participantes; l’impact potentiel élargi du projet sur les personnes et les organisations au-delà des bénéficiaires; la qualité et la portée des activités de diffusion entreprises, etc.

Conformément à l’article I.9.4 de la convention de subvention, le rapport final sera évalué sur la base de ces critères de qualité et sera noté sur un total de 100 points maximum. Si le rapport final obtient une note totale inférieure à 50 points, l’Agence peut réduire le montant final de la subvention sur le fondement d’une mauvaise exécution, d’une exécution partielle ou d’une exécution tardive du projet, même si toutes les activités dont il a été rendu compte étaient éligibles et ont effectivement eu lieu. Une réduction peut être appliquée à la subvention initialement prévue d'un montant de:

− 25 % si le rapport final obtient une note supérieure ou égale à 40 points et inférieure à 50 points;

− 35 % si le rapport final obtient une note supérieure ou égale à 30 points et inférieure à 40 points;

− 55 % si le rapport final obtient une note supérieure ou égale à 20 points et inférieure à 30 points;

− 75 % si le rapport final obtient une note inférieure à 20 points.

8. Établissement de rapports Clause de non-responsabilité:

L’Agence révise actuellement sa procédure d’établissement de rapports et migre vers un système de soumission de rapports en ligne. Cette section du manuel sera mise à jour dès que les nouvelles règles de soumission des rapports seront en place. Entre-temps, veuillez vous référer aux modèles de rapport mis à disposition par l’Agence exécutive pour préparer les rapports, étant donné que seule la procédure de soumission sera modifiée, et non les informations requises.

Finalité des rapports 8.1 La préparation de rapports sur l’évolution et les résultats de votre projet est un élément à la fois crucial et bénéfique du processus de gestion de projet. Les rapports que vous devez soumettre poursuivent un double objectif:

• Pour vous. Les rapports vous permettent de communiquer avec vos pairs au sujet de la mise en œuvre du projet. De surcroît, les rapports vous permettent de partager les connaissances générées à travers le projet en les mettant à disposition d’une communauté plus large. Par leur diffusion, vous multipliez vos possibilités de découvrir des initiatives ayant des points communs avec les vôtres, ainsi que vos chances d’obtenir la participation ou les commentaires de tierces parties intéressées. • Pour l’Agence. L’évaluation des rapports permet à l’Agence de statuer sur la poursuite du projet. Les rapports d’avancement fournissent à l’Agence une mise à jour sur l’évolution du projet par rapport au calendrier et aux budgets initiaux. Le rapport final doit être soumis à la fin du projet et permet son évaluation globale.

Les coordinateurs devront soumettre trois rapports d’avancement et un rapport final. L’approbation des 2e et 3e rapports d’avancement est une condition préalable à l’approbation des 2e et 3e demandes de préfinancement, respectivement. Ces demandes peuvent être soumises séparément mais non avant la soumission du rapport d’avancement correspondant (conformément à l’article I.4.1 de la convention de subvention).

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Afin de faciliter et de structurer la soumission de rapports concernant l’avancement et les résultats du projet, l’Agence prépare des modèles de rapport - y compris un formulaire d’état financier qui sera disponible sur son site web, dans l’«Espace bénéficiaires» de la page web du programme de mobilité universitaire Intra-Afrique: http://eacea.ec.europa.eu/intra-africa/espace-beneficiaires_fr.

Il est donc conseillé aux coordinateurs de lire attentivement les instructions sur les modèles de rapport afin de se familiariser avec leur contenu et de prendre connaissance des informations comptables requises pour préparer lesdits rapports.

Période couverte par le rapport et versement des préfinancements 8.2 Lors de l’entrée en vigueur de la convention, un préfinancement de 30 % du montant maximal défini à l’article I.3 est versé au coordinateur.

Les périodes couvertes par les rapports et les délais de soumission des rapports d’avancement sont précisés dans la convention de subvention (article I.4.1). Les rapports d’avancement doivent couvrir la période de référence mentionnée dans la convention de subvention.

Un rapport final, couvrant toute la durée du projet, doit être soumis au plus tard dans les deux mois suivant la fin de la période d’éligibilité du projet.

La soumission tardive des rapports est susceptible de retarder considérablement le processus d’analyse et d’évaluation des rapports, ainsi que le versement des préfinancements. En cas de retard, une prolongation du délai de soumission d’un rapport peut être demandée à l’Agence par courrier électronique et doit être dûment justifiée. L’Agence accusera réception de la demande et avisera le coordinateur de projet par écrit.

Comme mentionné ci-dessus, il est possible de soumettre l’état financier accompagnant une demande de préfinancement complémentaire indépendamment des rapports d’avancement. Toutefois:

• la demande concernant le deuxième préfinancement ne peut être introduite avant la soumission du deuxième rapport d’avancement. Un deuxième préfinancement de 50 % du montant maximal défini à l’article I.3 est effectué en faveur du coordinateur sous réserve de la consommation d’au moins 70 % du préfinancement versé précédemment et de la réception de la demande de paiement (rédigée conformément à l’annexe VI);

• la demande concernant le troisième préfinancement ne peut être introduite avant la soumission du troisième rapport d’avancement. Un troisième préfinancement de 20 % du montant maximal défini à l’article I.3 est effectué en faveur du coordinateur sous réserve de la consommation d’au moins 70 % du préfinancement précédemment versé et de la réception par l’Agence de la demande de paiement (rédigée conformément à l’annexe VI).

Les coûts éligibles totaux du projet ne seront déterminés qu’à la réception du rapport final.

Documents supplémentaires à envoyer avec les rapports 8.3

Chaque rapport technique (d’avancement et final) ainsi que les demandes de préfinancement complémentaire au titre du programme de mobilité universitaire Intra-Afrique doivent être accompagnés d’impressions sur papier de l’instrument de mobilité de l’EACEA (EMT) dûment signées par le coordinateur, garantissant l’exactitude et l’intégralité des données qui y figurent. Ces impressions sur papier présentent la liste des étudiants et du personnel sélectionnés pour bénéficier d’une bourse de mobilité, ainsi que la liste de réserve relative aux sélections qui ont eu lieu durant la période couverte par le rapport. Dans le cas des rapports techniques, la déclaration signée relative au respect des exigences minimales des procédures de sélection effectuées pendant la période couverte par le rapport (établie conformément à l’annexe IX) est également soumise.

L’EMT a été développé pour permettre le suivi des activités des boursiers, des parcours de mobilité et des aspects financiers connexes. Le coordinateur est tenu d’encoder les résultats obtenus dans le cadre

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de la sélection des étudiants et du personnel et de mettre à jour régulièrement les informations sur la mobilité.

L’EMT et ses impressions sur papier doivent contenir toutes les informations nécessaires concernant la mobilité individuelle et les aspects financiers connexes pour tous les boursiers, notamment dans le cas d’une demande de préfinancement complémentaire.

Les étudiants et le personnel doivent être informés du fait que leurs données à caractère personnel seront envoyées à l’Agence et pourront être utilisées par d’autres organismes intervenant dans la gestion du programme de mobilité universitaire Intra-Afrique en tant que parties prenantes (par exemple, la Commission européenne, la Commission de l’Union africaine, les délégations de l’UE, les bureaux Erasmus+ nationaux en Afrique) afin de faciliter la mobilité des étudiants et du personnel ou à des fins d’évaluation du programme.

Les changements concernant les flux de mobilité doivent être enregistrés dans l’EMT et notamment:

• le remplacement de candidats sélectionnés par des candidats inscrits sur la liste de réserve et relevant du même type de mobilité ou d’un type de mobilité différent;

• la réduction ou l’extension de la durée de la mobilité dans les limites définies à l’article I.2 de la convention de subvention.

Les changements affectant la répartition par pays ou la distribution par type de mobilité doivent être communiqués à l’Agence dans le rapport correspondant et doivent, dans tous les cas, respecter les dispositions définies dans l’appel à propositions.

Le premier rapport d’avancement doit également être accompagné d’une copie du protocole d’accord dûment signé par tous les partenaires, ainsi que d’autres documents pertinents comme indiqué dans le formulaire de rapport (par exemple, modèle de convention d’étudiant, modèle de convention d’apprentissage, modèle de relevé de notes).

Instructions pour compléter les rapports 8.4 Veuillez prendre note des points suivants avant de rédiger votre rapport et de le soumettre à l’Agence. • Vous devez utiliser les formulaires de rapport et les tableaux financiers appropriés fournis sur le

site web de l’Agence. • Les sections et tableaux du formulaire de rapport doivent tous être remplis. • Le rapport doit être rédigé dans l’une des langues de travail officielles de l’UE (anglais, français

ou allemand). • Le rapport doit être envoyé par courrier électronique à: EACEA-IntraAfrica-

IntraACP@ec.europa.eu. L’Agence accuse réception du rapport par courrier électronique et, si nécessaire, demande des informations supplémentaires.

• Le rapport ne doit pas être utilisé comme un moyen de signaler des modifications majeures. Ces modifications doivent faire l’objet de demandes d’avenant officielles à soumettre séparément, en toutes circonstances, au moins 30 jours avant la fin de la période d’éligibilité.

Rapport final 8.5

Le rapport final comprend une partie descriptive et une partie financière.

• Partie descriptive

Vous devrez décrire la mise en œuvre du projet de façon détaillée. Le modèle de rapport final sera disponible dans l’«Espace bénéficiaires»: http://eacea.ec.europa.eu/intra-africa/espace-beneficiaires_fr

• Partie financière

Vous devrez présenter les aspects financiers de la mise en œuvre du projet de façon détaillée. Le modèle de tableau budgétaire sera disponible dans l’«Espace bénéficiaires»:

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http://eacea.ec.europa.eu/intra-africa/espace-beneficiaires_fr. Vous devez conserver toutes les pièces justificatives et archives durant une période de cinq ans à compter du versement final du solde de la subvention, en cas d’audit.

Remboursement possible d’une partie de la subvention 8.6 L’Agence analysera la déclaration de dépenses afin de définir le montant final de la subvention de l’UE. À l’issue de cette analyse, elle pourra demander le remboursement d’un certain montant. Dans ce cas, l’Agence émettra un ordre de recouvrement à l’intention du bénéficiaire pour la convention concernée. L’analyse financière du rapport final sera expliquée au bénéficiaire dans une lettre de clôture.

Rapports intermédiaires supplémentaires 8.7 Outre les rapports mentionnés dans le présent chapitre, l’Agence peut demander à tout moment aux bénéficiaires un rapport supplémentaire sur l’avancement du projet, couvrant à la fois les aspects techniques et financiers. Ce rapport supplémentaire doit permettre de vérifier que le projet répond toujours à des normes de qualité élevées et qu’il est géré et exécuté conformément aux règles énoncées dans la convention de subvention et ses annexes.

Traitement des rapports 8.8 Les rapports seront examinés et analysés uniquement par les représentants de l’Agence (avec l’aide d’experts indépendants dans certains cas), qui devront juger de la réalisation du projet et statuer sur le paiement de la partie de la subvention due. Rapport incomplet

Si un rapport est incomplet (par exemple, certaines parties sont omises ou incorrectes), l’Agence pourra demander des informations complémentaires qui lui seront soumises via une nouvelle version (actualisée) du rapport. Le cas échéant, le délai prévu dans le contrat pour le paiement sera suspendu jusqu’à ce que l’Agence ait reçu les informations complémentaires. Rejet d’un rapport

En outre, un certain nombre d’éléments sont indispensables pour permettre à l’Agence de procéder à une analyse du rapport. En l’absence de l’un de ces éléments, l’Agence ne sera pas en mesure d’évaluer le rapport et le rejettera donc tant que l’information manquante n’aura pas été communiquée. La lettre de rejet est adressée au bénéficiaire. Elle indique les raisons motivant le rejet. Elle a pour conséquence l’application de l’article II.24.5 de la convention de subvention: «Suspension du délai de paiement». Quelques exemples des principales raisons de rejet de rapports:

- il manque la signature du représentant légal ou le rapport est signé par une personne non autorisée;

- le rapport financier (version électronique) manque ou les montants présentés ne sont pas conformes au budget convenu (initial ou modifié en dernier lieu);

- le rapport, y compris l’état financier, a été soumis à l’aide de formulaires incorrects et/ou l’outil Excel adéquat pour l’établissement des rapports n’a pas été utilisé.

Si un rapport est incomplet et que des informations supplémentaires doivent être soumises, le paiement correspondant est susceptible d’être retardé.

Une fois l’évaluation achevée, l’Agence informera le projet des résultats finaux de l’évaluation au moyen d’une lettre d’acceptation indiquant, par exemple, sa décision et ses commentaires concernant l’avancement et les résultats du projet.