Agence fédérale pour la Sécurité de la Chaîne alimentaire 1 11 L’audit interne à l’AFSCA Comité consultatif – octobre 2007 Agence fédérale pour la Sécurité

11Agence fédérale pour la Sécurité de la Chaîne alimentaire1

L’audit interne à l’AFSCAComité consultatif – octobre 2007

Agence fédérale pour la Sécurité de la Chaîne alimentaire

Bert Matthijs


Contenu• Pourquoi un audit interne ? • Approche au sein de l’AFSCA • Définition de l’audit interne• Scope de l’audit interne • Les acteurs de l’audit interne• Documents de base• Élaboration du programme d’audit• Audits sur demande• Réalisation d’un audit interne• Audits pilotes• Programme d’audit 2007


Pourquoi un audit interne ?• Règlement CE (882/2004), article 4, paragraphe 6• Décision (2006/677/UE) du 29 sept 2006

• Exigences ISO 9001, 17020 et 17025

• Business plan 2004 – 2008 : contrôle qualité comme but stratégique

• Audit interne est un élément essentiel d’une organisation (autorité) moderne


Approche au sein de l’AFSCA

• Opérationalisation de l’audit interne– Reprise et développée dans la phase 3

(analyse) de food@work– Reportée après la crise de la grippe aviaire– Reprise en septembre 2006


Définition de l’audit interne (AFSCA)

• Outil soutenant le management de l'AFSCA afin d'améliorer le fonctionnement de l'AFSCA

• Une activité indépendante et objective – Service Staff de l’Administrateur délégué– Rapporte au Comité de direction et au Comité d’audit

• Approche systématique – Charte de l’audit interne (mission, terrain, acteurs,

responsabilités, compétences et rapportage)– Code de déontologie de l’auditeur– Procédures de travail fixes


• Un audit se concentre sur le système– N’évalue pas les personnes

– N’est pas répressif, mais constructif

– Permet l'identification des bonnes pratiques• Exemples : Constatation: le contrôleur ne sait que faire dans certaines

situations Cause possible: directives absentes ou imprécises, manque de circulation des informations, manque de formation, …

• Un audit se concentre sur l’évaluation et l’amélioration– Le rapport d’audit mentionne les points positifs, les points

névralgiques et les recommandations

– Établissement d’un plan d’action

Définition de l’audit interne (2) (AFSCA)

Mise en place de l’audit interne


Scope de l’audit interne (1)

• Scope = Univers de l’audit = Tous les services et activités de l’AFSCA(Direction générale, UPC, laboratoires, éventuellement d’autres entités si mentionnées dans la législation, protocoles…)

• Le Comité de direction de l’AFSCA délègue toute la responsabilité en matière d’activités d’audit au service d’Audit Interne, qui rapportera à ce sujet, au Comité d’audit et au Comité de direction.

Tous les audits internes de l’Agence sous la coordination du service Audit Interne


• 3 catégories d’audit

– ‘Nouveaux’ audits programmés

– ‘Audits de suivi’ programmés (suite aux constatations des audits précédents)

– Audits sur demande non programmés

• On distingue 3 piliers d’activités :

Font partie du programme d’audit

Procédure spécifique

Scope de l’audit interne (2)

Pilier 1 Pilier 2 Pilier 3

Manuel de qualité

ISO

Les activités principales de

l’AFSCA Réglement 882/2004

Autres activités

(B&B, Logistique, IT, Service Juridique…)


Acteurs de l’audit interne

• Comité d’audit

• Service audit interne, qualité et prévention (AIQP), cellule audit interne

• Pool d’auditeurs


Acteurs de l’audit interne: Le comité d’audit (1)• Comité d'audit à indépendance !

– Cadre• base légale = AR du 16 mai 2001• composé de 5 personnes cf. AM• charte + règlement d’ordre intérieur

– Mission• “assister l’administrateur délégué et le comité de direction de l’Agence

en surveillant le fonctionnement de l’AFSCA ”

– Tâches• Évaluation annuelle du programme d’audit, des demandes d’audit

intermédiaires et des révisions trimestrielles du plan d’audit annuel.• Avoir une vue globale de tous les audits, tant ceux effectués par les

internes que par les externes ;• Évaluation des audits effectués ;• Traitement de toutes les données dans un rapport annuel.


Composé de : Une personne désignée par l'Administrateur délégué, qui

assure également la présidence : Herman Diricks Deux personnes désignées par l’Administrateur délégué sur

proposition du Comité consultatif :

Yvan Dejaegher (APFACA) et Robert Rémy (Test-Achats)

Une personne désignée par le Ministre Un expert externe du domaine de l’audit et de l’assurance

qualité, désigné par l’Administrateur délégué sur la proposition des quatre membres susmentionnés du comité :

Peter Maes (directeur ‘Quality Coaching’)

Acteurs de l’audit interne: Le comité d’audit (2)


Acteurs de l’audit interne:Le service AIQP (1)

• Est composé de : l’audit interne, la médiation, la qualité, prévention et protection sur le lieu de travail

– Incorporé dans les services d’encadrement de l’administrateur délégué

– 2 auditeurs à temps plein (NL + FR)– Le chef de service peut également exécuter des

audits


Acteurs de l’audit interneLe pool d’auditeurs

• Pool d’auditeurs– Beaucoup d'expérience en matière d'audit au sein de l'AFSCA body shopping– Assure l'expertise technique correcte– Augmente l'acceptation & réduit l'image répressive

• Constitution– Collaborateurs UNIC qui exécutent des évaluations– Q-team des DG Labo– A long terme : autres auditeurs

• Auditeurs externes : uniquement pour des activités spécialisées (ICT, finances…)


Documents de base

• La charte de l’audit interne• Le code déontologique de l’auditeur interne• Règlement d’ordre intérieur du Comité d’audit• Les 3 procédures de l’audit interne:

– Élaboration du programme d’audit– Demande d’audit – Réaliser un audit

Ces documents ont été validés par le comité de direction et le comité d’audit.


• Étapes et timing :

Identification ‘Bottom up’ des audits potentiels par les DG pour les 3 piliers d’activités

Modèle standard (domaines critiques,

argumentation et classification)

Modèle standard pour le programme annuel

Programme annuel d’audit interne

Projet de Programme intégré d’audit

Mise au point avec le comité d’audit

Validation par le Comité de direction

Demande:1 septembreDeadline: 30 septembre

Deadline: 30 octobre

Deadline: 2ème semaine de novembre

Deadline: 4ème semaine de novembre

Élaboration du programme d’audit (1)


Demande d’audit• Les audits qui ne sont pas compris dans le programme

• Peuvent être demandés par :- Le Ministre ou son cabinet- l’Administrateur délégué de l’AFSCA- Un directeur général de l’ AFSCA- Un membre du Comité d’audit- Le directeur du service AIQP

• Demande motivée par formulaire standard

• Approbation par le Comité de direction


-4 -3 -2 -1 1 2 3 4

Au

dit

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s)A

ud

ité

• Réaction au projet de rapport

Exécution mission X

Projet de rapport

• Questionnaire renvoyé à l’auditeur

Rapport final

• Cycle ‘Annonce – Rapport final’: 2 mois• Durée d’un audit: maximum 1 semaine

Axe du temps : SEMAINESAnnonce mission X:• Description de la mission• Ordre du jour• Questionnaire

Réaliser un audit


Audits pilotes exécutés

• Un par pilier :– ISO (Pilier 1) : Gestion des documents (+

analyse nitrofuranes) (Gentbrugge), en collaboration avec Q-team DG Labo.

– FVO-scope (Pilier 2) : Contrôles dans les boulangeries (Brabant Wallon), en collaboration avec l’UNIC

– Autres activités (Pilier 3) : procédure d’achat


Programme d’audit 2007 (1)

• Pour le 2ème semestre: 1 juillet 31 décembre 2007

• Pilier 1: – ISO 9001: en fonction de la certification

• Guides sectoriels

• Service Médiation

• BIRB, inclus les CDM

• Formation

• Législation

• Sécurité IT

• Direction

– ISO 17025: 13 audits management + 12 audits techniques


Programme d’audit 2007 (2)• Pilier 2 (FVO – 882/2004) : 6 audits

– “Propreté de la peau/toison des animaux présentés à l’abattage” + “Beltrace” : 2 audits (UPC Flandre occidentale + UPC Hainaut)

– “Qualité du lait cru” : 2 audits (UPC Limburg + UPC Luxembourg)

– Transport de viande de porc : 2 audits (UPC Flandre orientale + UPC Namur)

• Pilier 3 : 1 audit (amendes administratives)


Yvan le terrible Dik Browne

Audit : A profession that serves the whole organization

Ça ne serait pas mieux d’essayer

la porte de derrière ??