Agence fédérale pour la Sécurité de la Chaîne alimentaire 1 13/09/2006 ir. Geert De Poorter Directeur général Laboratoires Session de Formation Laboratoires

1 Agence fédérale pour la Sécuritéde la Chaîne alimentaire

13/09/2006

ir. Geert De Poorter

Directeur général Laboratoires

Session de Formation Laboratoires

Plan de management et plan opérationnel (Avril 2006-Mars 2009)


Sommaire

1. Introduction 2. Place de la DG Labos et quelques chiffres clés 3. Modèle d’activités et mission 4. Réseau de Laboratoires : Organisation (Intranet) 5. Objectifs stratégiques et opérationnels 6. Conclusions 7. Contact


1. Introduction

Cadre légal- AR du 2001/12/06, article 10: Dans les trois mois qui suivent la désignation, un projet de plan de

management et un projet de plan opérationnel sont établis et transmis à l’Administrateur délégué par le titulaire de la fonction de management

Historique- Finalisation “projet version 1” : 2006/03/22- Concertation dans le Groupe de pilotage Laboratoires : 2006/04/16- Concertation avec Administrateur délégué : 2006/05/23- Présentation du “projet version 2”: 2006/06/19- Publication sur Intranet et sur Internet de la “version définitive 1” : 2006/07 en 2006/08

Contenu- Définition des missions de gestion et des obligations qui en découlent- Objectifs stratégiques- Objectifs opérationnels- Cadre budgétaire


2. Place de la DG et quelques chiffres clés

Gedelegeerd Bestuurder

Controle-beleid

AlgemeneDiensten

LaboratoiresControle

PlantenMeststoffen

Bestrijdingsmiddelen

VoedingsmiddelenFabricage & productie

DierenDierenvoeders

DiergeneeskundeDiergeneesmiddelen

Internationale betrekkingen

Databanken

Wetenschappelijk Comitémet secretariaat

Services centraux

Labos externes

Gent

Tervuren

Melle

Liège

Gembloux

Labos AFSCA

Primaire productieTransformatie

Distributie

ErkenningenIn/Uitvoer – RASFF –

CONSUM

Centrale diensten

Coördinatie NL & FR

Inspectiediensten

NOE

11 PCE’s

NICE

Personeel &

organisatie

ICT (informatica)

Budget en

beheerscontrole

Logistiek

Juridische dienst

Vertaaldienst

Sociale dienst

Communicatie & MeldpuntPreventie en bescherming o/h werk

Crisispreventie en –beheerKwaliteitszorg

Stafdiensten

Raadgevend Comité

Interne audit


2. Place de la DG et quelques chiffres clés : Le plan de personnel pour 2005 est aligné sur le futur modèle d’activités (total : 1290 ETP)

Strategische planning voor

budget, HR, ICT

ICT service levels & partner mgmt

HR Management

Facturatie & Inningen

Preventie en bescherming op het

werk

(Budg+Analyt) Boekhouding

Uitvoeren Budget Controle

ICT operationeel beheer

Ondersteuning logistiek, juridisch,

vertalen

Services de soutien

Opstellen management-

plannen

Relaties met stakeholders

Uitwerken Crisisstrategie

Opleiding geven

Opstellen en beheer Communicatieprogr

amma’s

Interne Audit & Kwaliteitszorg

Bepalen communicatie-

strategie

Fondsenbeheer voor derden

Administration générale

Opvolgen en evaluatie van

risicobeoordeling

Analyse input van de sectoren

Analyse van Europese berichten

(RASFF)

Analyse van meldingen/klachten

Uitwerken controle-strategie

ControleProgramma evaluatie

Ontwerpen Controle Programma

Richtlijnen voor Controles

Vereenvoudiging van wetgeving

Vastleggen Partner Strategie

Opvolging (sub)contractors

Contractor Performance Monitoring

Opmaken planning binnen PCE

Subcontractors en Sectoren

relatiebeheer

Opmaak controle planning per sector/PCE

Vastleggen Controle & inspectie

strategie

evaluatie van performantie van

controles

Uitvoering controles uit controle-programma

Controle op de werking van OCI

Coordinatie en evaluatie van

buitendiensten

Vastleggen van richtlijnen voor

opvolging

Afleveren certificaten

controlerapportering

Fraude-bestrijding

Afleveren erkenningen

Opvolgen vaststellingen

(non conformiteiten wanbetalers, PV’s)

Opvolgingscontrole meldingsplicht

klachten

Ondersteunen Wetenschappelijk

comite

Opvolgen

Wetgevend kader

Advies geven rond wetgeving

Uitvoering Controles op aanvraag - verplicht - ten dienste -

grensposten

opzetten verbeterings-

programmma’s

Workforce Planning

Validatie van sectorgidsen

Omzetten (EU) reglementering

Dispatching van monsters

Vastleggen Labo Strategie &

kwaliteitsnormen

Labo Planning & prijsopvolging

Organisatie ringtesten

Uitvoeren van labo analyses

Uitvoeren van analyses voor

derden

Erkennen van Labo’s

Relatiebeheer met (lokale) overheden

Uitvoeren controles voor derden

ACS-audits op aanvraag

Opstellen Controle checklists

Uitwerken risico-strategie

Opzetten traceerbaarheid

Suivi des contrôles

Exécution des contrôles

Plans de contrôle

Evaluation du risque

Stratégie de programmation

Labos d’analyses

CODA dierenziekten

Europese RAS opvolging

Feedback naar bedrijven

Synthese & evaluatie van controle- &

analyseresultaten

Laborapportering

Crisis- en incidenten-

management

Orientation stratégique

ManagementActivités de

contrôle

Exécution

VakbondsoverlegRapportering aan

derden

52 niv A

9 niv B

11 niv C

5 niv D

77 ETP34 ETP

16.5 niv A

6 niv B

6 niv C

5 niv D

42 niv A

7 niv B

25 niv C

16 niv D

90 ETP

696 ETP

43 niv A

68 niv B

17 niv C

34 niv D

162ETP

64 niv A

44 niv B

56 niv C

66 niv D

231 ETP

522 Techn

211 niv A

247 niv B

60 niv C

4 niv D

174 Staff

45 niv A

6 niv B

71 niv C

52 niv D


2. Place de la DG et quelques chiffres clés : Plan de personnel 2008 basé sur le scénario de 100 % SAC et après BPR et automatisation (total : 1080 ETP hors audits))

Strategische planning voor

budget, HR, ICT


HR Management



werk



ICT operationeel beheer

Ondersteuning logistiek, juridisch,

vertalen

Services de soutien

Opstellen management-

plannen


Uitwerken Crisisstrategie

Opleiding geven

Opstellen en beheer Communicatieprogr

amma’s


Bepalen communicatie-

strategie

Fondsenbeheer voor derden

Administration générale


risicobeoordeling



(RASFF)



ControleProgramma evaluatie

Ontwerpen Controle Programma

Richtlijnen voor Controles

Vereenvoudiging van wetgeving


Opvolging (sub)contractors




relatiebeheer

Opmaak controle planning per sector/PCE


strategie


controles

Uitvoering controles uit controle-programma



buitendiensten


opvolging

Afleveren certificaten


Fraude-bestrijding

Afleveren erkenningen

Opvolgen vaststellingen

(non conformiteiten wanbetalers, PV’s)

Opvolgingscontrole meldingsplicht

klachten

Ondersteunen Wetenschappelijk

comite

Opvolgen

Wetgevend kader

Advies geven rond wetgeving

Uitvoering Controles op aanvraag - verplicht - ten dienste -

grensposten

opzetten verbeterings-

programmma’s

Workforce Planning





kwaliteitsnormen


Organisatie ringtesten

Uitvoeren van labo analyses


derden



Uitvoeren controles voor derden


Opstellen Controle checklists


Opzetten traceerbaarheid

Suivi des contrôles

Exécution des contrôles

Plans de contrôle

Evaluation du risque

Stratégie de programmation

Labos d’analyses

CODA dierenziekten


Feedback naar bedrijven


analyseresultaten

Laborapportering


management

Orientation stratégique

ManagementActivités de

contrôle

Exécution


derden

74 ETP34 ETP

86 ETP

522 ETP

370 contrôleurs 140 + 11 support

149ETP

215 ETP

89,5 ETP Audits SAC


2. Place de la DG et quelques chiffres clés : propositino budget 2007

Budget 2007Administration LaboratoiresTaux d'inflation 1,5

Description2005 réalisation

2006 après audit

2007 demandé pour bilatérale SPF

Différence (%) Remarque

Formation professionnelle (divisé) 34483 35.000 1,50 Adaptation inflationLocation matériel et mobilier (divisé) 10.466 262.000 265.930 1,50 Adaptation inflationEntretien et réparation de matériel et meubles (divisé) 375.474 365.000 471.975 29,31 100 000 € transfer de 526,050Dépenses de fonctionnement informatique (divisé) 600.000 250.000 -58,33

Majeure partie réalisation LIMS en 2006 (point de vue budget)

Matériel de bureau (divisé) 70.599 115.000 116.725 1,50 Adaptation inflationDiverses contributions "organisations internationales" 10.158 8.140 8.140 0,00 BIPEA, KDLLDépenses buerau : divers (activités sociales) (divisé) 13.063 14.088 13.619 -3,33 Adaptation nombre ETPPrestations par tiers : coûts pour labos externes 13.964.051 15.282.800 14.955.829 -2,14

Transfert de 509.747 au poste 527.000

Prestations par tiers : dépenses EST 1.943.218 2.394.839 2.671.154 11,54 davantage d'analysesDépenses EST : labos externes 10.098.246 9.802.000 9.558.775 -2,48 Diminution de prix de 1 €Prestations par tiers 906.450 906.450 0,00

Salmonella volailles/porcs CERVA

Achat de produits pour analyses 1.129.499 1.229.000 1.247.435 1,50 Adaptation inflationAchat de biens patrimoniaux : mobilier (divisé) 45.000 90.000 100,00

Déménagement Liège à Wandre; Melle

Achat de biens patrimoniaux 317.258 435.000 635.000 45,98 200.000 € transfert van 526.050

²

27.932.032 31.459.317 31.191.032 -0,85


3. Modèle d’activités et mission

Businessplan FAVV | 23 november 2004 | 14

FAVV

Federaal Agentschap voor deVeiligheid van de Voedselketen

De toekomstige werking is gebaseerd op een activiteitenmodel met kernactiviteiten en ondersteunende activiteiten

Strategischeplanning voor

budget, HR, ICT


HR Management


werk



OndersteunendeDiensten

Opstellenmanagement-

plannen


UitwerkenCrisisstrategie

Opstellen en beheerCommunicatieprogr

amma’s


Bepalencommunicatie-

strategie

Fondsenbeheervoor derden

AlgemeenBeheer


risicobeoordeling



(RASFF)



ControleProgrammaevaluatie

Ontwerpen ControleProgramma

Richtlijnen voorControles

Vereenvoudigingvan wetgeving


Opvolging(sub)contractors




relatiebeheer

Opmaak controleplanning per sector/PCE


strategie


controles


buitendiensten


opvolging

Afleverencertificaten


Fraude-bestrijding

Afleverenerkenningen

Opvolgenvaststellingen

(non conformiteitenwanbetalers, PV’s)Opvolgingscontrole

meldingsplicht klachten

Opvolgen

Wetgevend kader

Advies geven rondwetgeving

opzettenverbeterings-

programmma’s

Workforce Planning





kwaliteitsnormen



derden



Uitvoeren controlesvoor derden


Opstellen Controlechecklists


Opzettentraceerbaarheid

OpvolgingControles

UitvoeringControles

Controle-plannen

RisicoBeoordeling

Programma-beleid

Analyses-labo’s


Feedback naarbedrijven


analyseresultaten

Laborapportering


management

Strategie richtinggeven

Managementcontroleaktiviteiten

Uitvoering

kernactiviteit uitgevoerd voor derdensupportactiviteit uitgevoerd met partners


derden


ICT operationeelbeheer

Ondersteuninglogistiek, juridisch,

vertalen

Opleiding geven

Uitvoeringcontroles uit

controle-programma


OndersteunenWetenschappelijk

comite

Uitvoeringcontroles

- op aanvraag - verplicht

- ten dienste - grensposten

Organisatieringtesten

Uitvoeren van laboanalyses

CODA dierenziekten

Analyses – labos

Dispatching des échantillons

Fixation stratégie labos et normes de qualité

Planning Labos & suivi des prix

Exécution d’analyses pour tiers

Agrément de labos

Rapportage labos

Organisation de tests interlaboratoires

Exécution des analyses de labo


3. Modèle d’activités et mission

Mission de l’Agence : veiller à la sécurité de la chaîne alimentaire et à la qualité de nos aliments, afin de protéger la santé des hommes, des animaux et des plantes

Mission de l’Administration : Le réseau de laboratoires a pour tâche centrale de fournir des résultats précis et ce dans un délai convenu et le plus bref possible et à un prix économiquement justifié


4. Réseau de laboratoires : organisation

Administration centrale

Laboratoires AFSCA

(5)

Laboratoires agréés

(42 au 2006/06/19)

A.R. 15/04/05

Laboratoires nationaux de

référence

(7)

Analyses de routine

Accréditation ISO 17025

Règlement (CE) n° 882/2004


4. Réseau de Laboratoires : Organisation

Gentbrugge

- résidus, contaminants (hormones, médicaments vétérinaires, métaux lourds…)

- chimie inorganique, engrais, amendements du sol

- aliments pour animaux, denrées alimentaires

Tervuren

- résidus, contaminants (mycotoxines, dioxines, PCB, HAP…, antibiotiques, coccidiostatiques…

- vitamines

Melle

- microbiologie

- dispatching

- chimie / chromatographie

Gembloux

- microbiologie

- dispatching

Liège

- analyse des composants essentiels

- phytopharmacie : formulation

- conservateurs

- denrées alimentaires irradiées


5. Objectifs stratégiques et opérationnels

OS2: Communication aux entreprises et aux consommateurs (4 OO) OS3: Qualité / Mener une gestion basée sur un modèle d’administration (9

OO) OS5: Gestion intégrée de l’information et des données (3 OO) OS6: Collaborateurs compétents et motivés/ La création d’un environnement

de travail stimulant pour les collaborateurs (8 OO) OS7: Collaboration avec d’autres instances officielles (4OO) OS8: Gestion (de crise) efficace (4 OO) OS11: Collaboration privé-public (3 OO) OS13: Développement réseau de laboratoires de référence (3 OO) OS14: Le fonctionnement des laboratoires tient compte de la sécurité et de

l’environnement (3 OO) Total: 8 OS, 41 OO



Communication aux entreprises et aux consommateurs- Poursuite du développement du site web- Communication dirigée vers la CE et laboratoires tiers- Augmenter la visibilité sur le plan international- Poursuivre l’élaboration de la concertation structurelle avec les laboratoires tiers

Qualité/Mener une gestion basée sur un modèle d’administration- Poursuite du processus d’accréditation des 5 labos AFSCA- Elaboration d’un système de mesure des prestations- Elaboration d’un audit interne des labos (ISO-17025) et de l’administration centrale

(ISO-9001)- Harmonisation système de qualité au sein des 5 laboratoires AFSCA- Demande d’audit de certification ISO-9001 Administration centrale



Qualité/Mener une gestion basée sur un modèle d’administration- Création groupe d’inspection pour contrôles dans les laboratoires tiers- Satisfaire aux critères de qualité imposés par la CE

Adaptation AR agréments Inventorier criètes de qualité microbiologie et chimie Assurer la formation dans les labos AFSCA et dans les laboratoires tiers

Gestion intégrée de l’information et des données- Analyse Delta LIMS- Introduction LIMS- Elaborations de clusters et de Centers of Competence

Collaborateurs compétents et motivés / la création d’un environnement de travail stimulant pour les collaborateurs- Accueil et coaching des nouveaux collaborateurs- Optimiser et automatiser processus deuxième cycle cercles de développement



Collaborateurs compétents et motivés / la création d’un environnement de travail stimulant pour les collaborateurs- Exploiter résultats premier cycle- Elaboration d’une stratégie de gestion des compétences- Lancement projet Erasmus intra labos AFSCA et labos de référence- Prévoir des formations techniques

Etablissement d’un plan de besoins et estimation du coût Prévoir bibliothèques automatisées et système de recherche

- Elaboration d’un code de déontologie Collaboration avec d’autres instances officielles / dans un contexte

international- Collaboration avec autorités locales

Inventaire laboratoires locaux/DGZ/ARSIA/BIRB Concrétisation de conventions via protocole/BIRB



Collaboration avec d’autres instances officielles / dans un contexte international- Collaboration avec autorités locales

Concrétisation de conventions via législation avec DGZ/ARSIA Elaboration d’un réseau CEN/Codex Alimentarius/AOAC

Gestion (de crise) eficace / Durée d’exécution des analyses en conformité avec les attentes du demandeur- Développement de Lablib- Poursuite du processus de rationalisation- Elaboration d’une business unit dispatching et de tests interlaboratoires- Constitution d’une équipe intralab pour analyses de crise



Collaboration privé / public- Suivi des critères de l’arrêté agrément dans les laboratoires- Poursuivre le processus de collaboration avec Belac- Elaboration d’une méthode de validation et d’incertitude de mesure

Elaboration d’un réseau de laboratoires de référence- Inventaire et besoins en relation avec la réglementation européenne- Etablir un fichier modèle de contrat- Etablir des indicateurs de mesure des prestations

Le fonctionnement du labo tient compte de la sécurité et de l’environnement- Suivi des exigences d’exploitation et des exigences de sécurité- Introduction des parties applicables de l’EMS (ISO-14011)- Réorientation des tâches de Melle/Gentbrugge si pas de fusion/Déménagement

Wandre


6. Conclusions

Accréditation selon ISO-17025 pour tous les paramètres/matrices du programme de contrôle

La rationalisation doit encore être développée davantage- Appareillage- Combinaison d’analyses- Réactifs et contrats d’entretien

Introduction de systèmes de mesure des prestations et du benchmarking Création de business units indépendants (Tests interlaboratoires, 5 labos

AFSCA, centres de dispatching) Echange de connaissances via groupes de clusters (migration, métaux lourds,

spectrométrie de masse, microscopie, biosenseurs…) Le plan de management du Directeur général se trouve entièrement dans le

prolongement du Business plan de l’Administrateur délégué


7. Contacts

Tous contacts avec Bruxelles via l’Administration centrale des Laboratoires Intranet, rubrique Laboratoires Internet: www.favv.be >Secteurs professionnels> Rubrique séparée

“Laboratoires” WTC III, Boulevard Simon Bolivar 30, B-1000 Bruxelles, 20e étage Tél.: + 32 2 208 47 42 Téléfax: + 32 2 208 49 75 E-mail: [email protected]: coordination personnel;

[email protected]: coordination budget

Documents

Agence fédérale pour la Sécurité de la Chaîne alimentaire 1 13/09/2006 ir. Geert De Poorter Directeur général Laboratoires Session de Formation Laboratoires