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Guía para comprar en la Tienda Virtual del Estado Colombiano a través del Instrumento de Agregación de Demanda de Servicios Financieros
Tabla de Contenido
I. Información del Instrumento de Agregación de Demanda ............................................................. 2
II. Registro de usuario/Ingreso a la Tienda Virtual del Estado Colombiano ...................................... 3
III. Consulta del Catálogo en la Tienda Virtual del Estado Colombiano ............................................. 4
IV. Solicitud de cotización para Servicios Financieros Tipo 1, 2 o 3. .................................................. 5
1. Creación de evento de solicitud de cotización .................................................................................. 5 2. Mensajes ........................................................................................................................................... 8 3. Finalizar evento de cotización ........................................................................................................... 9 4. Selección del Banco .......................................................................................................................... 9
V. Solicitud de cotización para Servicios Financieros Tipo 4 ........................................................... 10
1. Creación de evento de solicitud de cotización ................................................................................ 10 2. Mensajes ......................................................................................................................................... 14 3. Finalizar evento de cotización ......................................................................................................... 15 4. Selección del Banco ........................................................................................................................ 15
VI. Solicitud de compra .......................................................................................................................... 16
5. Archivos anexos .............................................................................................................................. 18 6. Estudios y documentos previos ....................................................................................................... 18 7. Modalidad de selección ................................................................................................................... 18 8. Fecha de vencimiento ..................................................................................................................... 18 9. Datos del Supervisor de la Orden de Compra ................................................................................ 18 10. Gravámenes adicionales ................................................................................................................. 19 11. Especificaciones adicionales de entrega ........................................................................................ 19 12. Artículos del carro ............................................................................................................................ 19 13. Presupuesto que soporta la compra: .............................................................................................. 19 14. Envió para aprobación de la solicitud de compra ............................................................................ 21
VII. Orden de Compra .............................................................................................................................. 22
1. Aprobación solicitud de compra ...................................................................................................... 22 2. Consultar la Orden de Compra ........................................................................................................ 23 3. Registro presupuestal ...................................................................................................................... 25
VIII. Facturación y Pago ............................................................................................................................ 25
IX. Modificación de la Orden de Compra .............................................................................................. 26
X. Cierre de la Orden de Compra .......................................................................................................... 27
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I. Información del Instrumento de Agregación de Demanda Colombia Compra Eficiente en cumplimiento de su función de diseñar, organizar y celebrar los acuerdos marco de precios y demás mecanismos de agregación de demanda, diseñó un instrumento de agregación de demanda con el propósito de obtener valor por dinero en la contratación de los Servicios Financieros que demandan las Entidades Estatales. Por su parte, el Decreto Ley 4170 de 2011 le asignó a Colombia Compra Eficiente la función de diseñar, organizar y celebrar los Acuerdos Marco de Precios y demás mecanismos de agregación de demanda dirigidos a la eficiencia y celeridad en las compras y la contratación pública (Artículos 3 y 12 el Decreto Ley 4170/11). Con este propósito, Colombia Compra Eficiente elaboró un estudio de mercado y otros estudios previos desde los cuales se observa que el mecanismo de agregación de demanda para Servicios Financieros permite obtener mayor valor por dinero en el sistema de contrata ción pública al eliminar costos de intermediación, generando una contratación más simple y ágil. La presente guía busca ayudar a las Entidad Estatales en el Proceso de Contratación de Servicios Financieros al amparo del Instrumento de Agregación de Demanda de Servicios Financieros en la Tienda Virtual del Estado Colombiano. La Entidad Compradora interesada en contratar Servicios Financieros al amparo del Instrumento de Agregación de Demanda debe leer con cuidado los Documentos del Proceso. La Entidad Compradora debe entender que está frente a un Proceso de Contratación y es responsable de sus actuaciones por lo cual debe leer con detenimiento los Documentos del Proceso y los manuales y guías sobre el particular. Las Entidades Compradoras deben tener en cuenta en el momento de colocar la Orden de Compra o de hacer la solicitud de cotización la fecha de actualización de precios del Catálogo a la que hace referencia la sección III.D.4 de los estudios y documentos previos del proceso. Información general del Instrumento de Agregación de Demanda (i) Número de Proceso: CCE-041-AG-2015, Instrumento de Agregación de Demanda para Servicios
Financieros. Ver expediente de proceso. (ii) Alcance: El objeto del Instrumento de Agregación de Demanda es: (a) establecer las condiciones para
la prestación de los Servicios Financieros al amparo del Instrumento de Agregación de Demanda; (b) establecer las condiciones en las cuales las Entidades Compradoras se vinculan al Instrumento de Agregación de Demanda; (c) la prestación de los Servicios Financieros por parte de los Bancos; (d) el recibo del Servicio Financiero por parte de la Entidad Estatal; y (e) el pago de la Comisión del Servicio Financiero, por parte de la Entidad Compradora y a favor del Banco.
(iii) Servicios Financieros ofrecidos: Las Entidades Estatales requieren para su operación y
funcionamiento alguno de los siguientes Servicios Financieros: (a) pago de nómina; (b) manejo de caja menor; (c) manejo de recursos propios; y (d) pago de subsidios, pagos previstos en los programas sociales y pago de indemnizaciones.
(iv) Vigencia del Instrumento de Agregación de Demanda: El Contrato estará vigente por dos (2) años a partir de su firma el 3 de agosto del 2015. La vigencia del Contrato puede ser prorrogada por un (1) año adicional siempre y cuando existan por lo menos tres (3) Bancos con capacidad de prestar los Servicios Financieros Tipo 4.
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(v) Adquisición de los Servicios Financieros: La Entidad Compradora debe adquirir los servicios enviando una solicitud de cotización:
Para los Servicios Financieros Tipo 1, 2 y 3: La Entidad Compradora debe crear un evento de solicitud de cotización con la plantilla 9099.
Para los Servicios Financieros Tipo 4: La Entidad Compradora debe crear un evento de solicitud de cotización por la plantilla 9139.
(vi) Catálogo de los Servicios Financieros: El Instrumento de Agregación de Demanda tiene un Catálogo donde los Bancos indican que servicios están en capacidad de prestar, sus tarifas máximas y su cobertura geográfica. Ver Catálogo del instrumento de Agregación de Demanda.
II. Registro de usuario/Ingreso a la Tienda Virtual del Estado Colombiano La Entidad Compradora debe solicitar crear, actualizar o desactivar usuarios a Colombia Compra Eficiente a través del formulario disponible en http://www.colombiacompra.gov.co/acuerdos-marco/solicitud, recomendamos antes de crear, actualizar o retirar un usuario leer la Guía para el Registro, Actualización y Desactivación de Entidades y Usuarios en la Tienda Virtual del Estado Colombiano.
Dentro de los dos (2) días hábiles siguientes a la solicitud de creación, los usuarios de la Entidad Compradora recibirán un correo electrónico con la información de su cuenta.
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El link del correo electrónico lo lleva a configurar la contraseña de su cuenta en la Tienda Virtual del Estado Colombiano.
Nota: Es importante verificar que la cuenta de correo de la Entidad Compradora acepte los correos electrónicos del remitente [email protected] Un usuario ya registrado debe ingresar a http://www.colombiacompra.gov.co/es/tienda-virtual-del-estado-colombiano y hacer clic en el ícono de la Tienda Virtual del Estado Colombiano en la parte superior de la página, una vez allí, debe digitar su nombre de usuario y contraseña para iniciar sesión.
III. Consulta del Catálogo en la Tienda Virtual del Estado Colombiano La Entidad Compradora puede conocer el Catálogo de Servicios Financieros y sus características en la Tienda Virtual del Estado Colombiano. Para encontrar el bien o servicio que busca, la Entidad Compradora
debe escribir en la barra de búsqueda una palabra clave Luego debe hacer clic en el ícono . También puede buscar el bien o servicio a través de su categoría haciendo clic en el ícono , elegir Agregación de la demanda y entrar a Servicios Financieros.
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El resultado de la búsqueda muestra los servicios y los precios ofrecidos para cada servicio.
Tipo Descripción Planilla de Cotización
Servicios Financieros Tipo 1 Son los Servicios Financieros asociados con el pago de nómina. 9099
Servicios Financieros Tipo 2 Son los Servicios Financieros asociados con el manejo de caja menor. 9099
Servicios Financieros Tipo 3 Son los Servicios Financieros asociados con el manejo de recursos propios de las Entidades Estatales. 9099
Servicios Financieros Tipo 4 Son los Servicios Financieros asociados al pago de subsidios, pagos previstos en los programas sociales y pago de indemnizaciones. 9139
IV. Solicitud de cotización para Servicios Financieros Tipo 1, 2 o 3. La Entidad Compradora debe identificar si requiere Servicios Financieros de Nómina, Caja Menor o Recursos Propios. Si requiere más de un Servicio podrá cotizarlos en conjunto creando un (1) único evento con la información completa. Una vez recibidas las Cotizaciones, podrá adjudicar todos los Servicios requeridos a un único Banco o elegir distintos Bancos según las condiciones más favorables. 1. Creación de evento de solicitud de cotización
El Usuario Comprador debe entrar a la Tienda Virtual del Estado Colombiano, entrar a cotización y seleccionar crear un evento.
Una vez seleccionado crear un evento, el Usuario Comprador debe seleccionar en crear a partir de una plantilla, la plantilla 9909. Entidad Compradora puede buscar la plantilla por el nombre en la casilla de “encontrar la plantilla”.
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Al crear la solicitud de cotización, el sistema arroja un consecutivo que la Entidad Compradora debe tener en cuenta para identificar su proceso.
El Usuario Comprador debe:
(i) Adjuntar el logo de la Entidad Compradora en alta resolución. Este logo será usado para la Orden
de Compra.
(ii) Socio de negocios: la Entidad Compradora puede incluir como “observador del evento” a un usuario de la Entidad Compradora, estos usuarios deben estar activos dentro de la Tienda Virtual.
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(iii) Incluir el plazo del evento, es decir, poner la fecha límite para que los Bancos respondan a la solicitud de cotización realizada. De acuerdo al Contrato del Instrumento de Agregación de Demanda de Servicios Financieros se deben dar diez (10) días hábiles contados a partir del día siguiente de la generación de la solicitud de cotización. La hora límite del evento debe ser las 11:59 p.m.
(iv) Descargar el archivo de solicitud de cotización que es un formato de Excel.
En el archivo de Excel la Entidad Compradora deberá entrar a le pestaña del Tipo de Servicios Financieros
que requiere y diligenciar la información, insertando la cantidad de filas necesarias. Una vez el archivo esté diligenciado, la Entidad Compradora debe adjuntarlo al evento de solicitud de cotización, entrando por:
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Una vez adjuntado el anexo de solicitud de cotización, la Entidad Compradora debe enviar la solicitud de cotización a producción haciendo clic en “Enviar el evento de producción”.
Cuando el evento esté en producción se envían invitaciones a participar a todos los Bancos del Instrumento de Agregación de Demanda. 2. Mensajes
Una vez el evento este en producción la Entidad Compradora podrá hacerle seguimiento buscando su evento en la pestaña de “Cotización”. Mientras el evento esté en producción no se podrán abrir las cotizaciones. La Entidad Compradora sí podrá ver cuales Bancos has enviado cotización y si le han llegado consultas. Es posible que la Entidad Compradora sea consultada por uno de los Bancos acerca de la solicitud de cotización. La recepción de las consultas se hará a través de la funcionalidad “Mensajes” y será notificada por correo electrónico. La Entidad Compradora debe enviar la respuesta a través de “Mensajes”. Es importante que toda la comunicación del evento de cotización se realice únicamente a través de la opción de “Mensajes” de la Tienda Virtual, cualquier comunicación por fuera la Tienda Virtual no es válida. En el caso que una Entidad Compradora requiera de una anulación o retracto del proceso de cotización debe manifestarlo a través de la casilla mensajes justificando el porqué de la situación.
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3. Finalizar evento de cotización
Una vez finalizado el plazo del evento de solicitud de cotización se habilitará una pestaña de “Respuestas” donde el usuario comprador podrá abrir las cotizaciones de los Bancos.
4. Selección del Banco
La Entidad Compradora debe Seleccionar al Banco de acuerdo con los criterios de seguridad, cobertura geográfica, calidad, servicios adicionales, tecnología disponible, eficiencia, rapidez y menores costos, de acuerdo con lo establecido en el artículo 20 del Decreto 359 de 1995 y el artículo 4 del Decreto 564 de 2013. Una vez seleccionada la cotización el usuario debe agregarla al “Carrito”. Para agregar la cotización al “Carrito” debe hacer clic sobre el nombre de la respuesta del Banco y buscar el botón de “Seleccionar”.
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Una vez seleccionada la cotización se entra al botón de “Acciones” y finalmente en “Agregar a una nueva solicitud”.
Dirigirse a la sección VI para conocer los pasos para generar la solicitud de compra.
V. Solicitud de cotización para Servicios Financieros Tipo 4 Los Servicios Financieros Tipo 4 requieren un proceso de solicitud de cotización independiente de los otros Tipos de Servicios Financieros.
1. Creación de evento de solicitud de cotización
El Usuario Comprador debe entrar a la Tienda Virtual del Estado Colombiano, entrar a cotización y seleccionar crear un evento.
Una vez seleccionado crear un evento, el Usuario Comprador debe seleccionar en crear a partir de una plantilla, la plantilla 9139. Entidad Compradora puede buscar la plantilla por el nombre en la casilla de “encontrar la plantilla”.
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Al crear la solicitud de cotización, el sistema arroja un consecutivo que la Entidad Compradora debe tener en cuenta para identificar su proceso.
El Usuario Comprador debe:
(v) Adjuntar el logo de la Entidad Compradora en alta resolución. Este logo será usado para la Orden
de Compra.
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(vi) Socio de negocios: la Entidad Compradora puede incluir como “observador del evento” a un usuario de la Entidad Compradora, estos usuarios deben estar activos dentro de la Tienda Virtual.
(vii) Incluir el plazo del evento, es decir, poner la fecha límite para que los Bancos respondan a la solicitud de cotización realizada. De acuerdo al Contrato del Instrumento de Agregación de Demanda de Servicios Financieros se deben dar diez (10) días hábiles contados a partir del día siguiente de la generación de la solicitud de cotización. La hora límite del evento debe ser las 11:59 p.m.
(viii) Descargar el archivo de solicitud de cotización que es un formato de Excel.
(ix) Diligenciar la información básica de la Entidad Compradora:
Una vez el archivo esté diligenciado, la Entidad Compradora debe adjuntarlo al evento de solicitud de cotización, entrando por:
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(x) Diligenciar la información de la Orden de compra.
(xi) Seleccionar el departamento y municipio. Incluir el número estimado de beneficiarios y la
cantidad estimada de transferencias para el programa en ese municipio.
(xii) Si la actividad de esa fila requiere Servicios Adicionales (los servicios requeridos por las Entidades
Compradoras que demandan Servicios Financieros Tipo 4 para el enrolamiento o afiliación) se
deben describir en la última casilla. Si no se requieren servicios para el enrolamiento se llena así:
(xiii) Una vez diligenciado el archivo se debe guardar en una carpeta en el computador y luego oprimir
el botón de “Generar CSV”. Este archivo de valores separados por comas se guardara en la
misma carpeta que el archivo de Excel.
(xiv) Adjuntar el archivo de Excel al evento en la sección de Anexos:
(xv) Incluir el archivo CSV en la sección de Artículos para que los Bancos puedan cotizar sus tarifas.
Seleccionar “Agregar nuevo” y luego “Agregar desde CSV”.
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(xvi) Una vez adjuntado el anexo de solicitud de cotización, enviar la solicitud de cotización a
producción haciendo clic en “Enviar el evento de producción”.
Cuando el evento esté en producción la plataforma envía invitaciones a participar a todos los Bancos del Instrumento de Agregación de Demanda. 2. Mensajes
Una vez el evento este en producción la Entidad Compradora podrá hacerle seguimiento buscando su evento en la pestaña de “Cotización”. Mientras el evento esté en producción no se podrán abrir las cotizaciones. La Entidad Compradora sí podrá ver cuales Bancos has enviado cotización y si le han llegado consultas. Es posible que la Entidad Compradora sea consultada por uno de los Bancos acerca de la solicitud de cotización. La recepción de las consultas se hará a través de la funcionalidad “Mensajes” y será notificada por correo electrónico. La Entidad Compradora debe enviar la respuesta a través de “Mensajes”. Es importante que toda la comunicación del evento de cotización se realice únicamente a través de la opción de “Mensajes” de la Tienda Virtual, cualquier comunicación por fuera la Tienda Virtual no es válida. En el caso que una Entidad Compradora requiera de una anulación o retracto del proceso de cotización debe manifestarlo a través de la casilla mensajes justificando el porqué de la situación.
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3. Finalizar evento de cotización
Una vez finalizado el plazo del evento de solicitud de cotización se habilitará una pestaña de “Respuestas” donde el usuario comprador podrá abrir las cotizaciones de los Bancos.
4. Selección del Banco
La Entidad Compradora debe Seleccionar al Banco de acuerdo con los criterios de seguridad, cobertura geográfica, calidad, servicios adicionales, tecnología disponible, eficiencia, rapidez y menores costos, de acuerdo con lo establecido en el artículo 20 del Decreto 359 de 1995 y el artículo 4 del Decreto 564 de 2013. Una vez seleccionada la cotización el usuario debe agregarla al “Carrito”. Para agregar la cotización al “Carrito” debe hacer clic sobre el nombre de la respuesta del Banco y buscar el botón de “Seleccionar”.
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Una vez seleccionada la cotización se entra al botón de “Acciones” y finalmente en “Agregar a una nueva solicitud”.
VI. Solicitud de compra La Entidad Compradora debe diligenciar la solicitud de compra en el "Carrito” una vez ha agregados el valor total de compra de Servicios Financieros. La Entidad Compradora debe tener en cuenta que una solicitud de compra no puede contener otros bienes y servicios diferentes a los del Instrumento de Agregación de Demanda de Servicios Financieros. La Entidad Compradora debe diligenciar los campos señalados con un asterisco rojo. Estos campos incluyen (i) la dirección de entrega de la facturación, (ii) datos adjuntos, (iii) la información básica de estudios y documentos previos que se diligencia en los campos para ese fin, (iv) el número de cotización, en el cual la Entidad Compradora debe especificar el número de la propuesta del Banco; (v) los datos del supervisor de la Orden de Compra, (vi) los gravámenes adicionales, (vii) el presupuesto que soporta la compra, (viii) la cadena de aprobación, (ix) especificaciones adicionales de entrega donde la Entidad Compradora debe especificar la dirección de entrega de los Sistemas de Ingeniería.
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5. Archivos anexos
La Entidad Compradora debe, en “Datos Adjuntos”, adjuntar los siguientes archivos
(i) Plantilla de cotización enviada por el Banco con la oferta ganadora. (ii) Cuando se paga por Tarifa, la copia del CDP (s) y si la orden de compra es por más de una
vigencia copia de la autorización de Vigencia Futura. (iii) La Entidad Compradora puede incluir archivos adicionales con información del proceso si lo
considera conveniente.
6. Estudios y documentos previos
Para diligenciar los campos de los estudios y documentos previos, la Entidad Compradora debe tener en cuenta lo siguiente:
(i) Si la Entidad Compradora va a pagar el valor de la Orden de Compra con una combinación de recursos de inversión y funcionamiento, debe señalar la opción que mayor porcentaje de recursos aporta.
(ii) Si el origen de los recursos es una combinación entre SGP, regalías, recursos propios, y presupuesto nacional/territorial debe señalar la opción que mayor porcentaje de recursos aporta1.
La Entidad Compradora debe aceptar los términos y condiciones contenidos en el Instrumento de Agregación de Demanda. 7. Modalidad de selección
La Entidad Compradora debe seleccionar la modalidad de selección Contratación directa por agregación de demanda.
8. Fecha de vencimiento
La Entidad Compradora debe establecer la fecha de vencimiento de la Orden de Compra de acuerdo con el término de duración de cada Servicio Financiero adquirido. 9. Datos del Supervisor de la Orden de Compra
1 Recursos Propios son aquellos generados y administrados por las entidades y destinados al cumplimiento de su objeto social;
el Presupuesto Nacional/Territorial es aquel establecido por la ley por concepto de aplicación de impuestos de carácter nacional,
tasas, multas y contribuciones; SGP son los recursos provenientes del Sistema General de Participaciones; Regalías son los
recursos provenientes del Sistema General de Regalías: Recursos de Créditos son los recursos provenientes de organismos
multilaterales.
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Indicar el nombre, teléfono y correo electrónico del supervisor de la Orden de Compra. 10. Gravámenes adicionales
Si la Orden de Compra es objeto de algún gravamen adicional, la Entidad Compradora debe especificar en el campo “Gravámenes adicionales”. La Entidad Compradora es la responsable de incluir los gravámenes adicionales que apliquen. 11. Especificaciones adicionales de entrega
La Entidad Compradora debe especificar la dirección exacta en la cual deben ser entregados los Servicios Financieros de Sistemas de Ingeniería. Esta dirección es única y no puede ser modificada en el transcurso de la entrega de los servicios. En este campo, la Entidad Compradora también puede especificar en el caso que requiera, la fecha estimada de inicio de ejecución. 12. Artículos del carro
En la sección “Artículos del carro” encuentra los artículos de los Servicios Financieros y el valor total de compra. Es importante verificar el valor total de la solicitud de compra una vez agregado el artículo(s) al Carrito. Recuerde que para las Órdenes de Compra de Servicios Financieros Tipo 1, 2 y 3 que se paguen por Comisión de Reciprocidad el valor de la Orden ser a de 0 COP.
13. Presupuesto que soporta la compra:
En la solicitud de compra creada, en la sección “Artículos del Carro” la Entidad Compradora debe asignar el CDP que soporta la compra de los Servicios Financieros. Para ello, debe hacer clic en el ícono de la lupa
en la línea de cada bien o servicio, y elegir los CDPs o vigencias futuras correspondientes, los cuales deben contener los rubros presupuestales adecuados para realizar la contratación.
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Si no encuentra el CDP debe registrarlo en “Agregar cuenta”, diligenciar el formulario y hacer clic en “Guardar”. En el formulario, la Entidad Compradora puede nombrar el CDP como lo considere conveniente. El campo “# Unidad” se refiere a al número de la Unidad Ejecutora de la Entidad Compradora en el SIIF. Para las Entidades Compradoras que no hagan parte del SIIF, el “# Unidad” corresponde al NIT de la Entidad Compradora. Cuando la Orden de compra no requiere un CDP, como es el caso de los Servicios Financieros Tipo 1, 2 y 3, el Comprador debe ingresar “NO APLICA” en la línea de la unidad ejecutora y en la del CDP.
Si la Entidad Compradora necesita asignar más de un CDP a un bien o servicio, debe hacer clic en el ícono
de las flechas , elegir los CDP correspondientes con el ícono de la lupa y asignar el valor cubierto por cada CDP en el campo de “Monto”. Una vez diligenciados los campos debe dar clic en “Guardar” para registrar la información en el sistema. Para poder registrar la información en el sistema, los montos asignados a los CDP deben sumar el 100% del valor a adquirir del bien o servicio.
Nota:
- Recomendamos a la Entidad Compradora, antes de enviar la solicitud de compra para
aprobación del ordenador del gasto, validar los siguientes campos:
- Nombre y NIT de la Entidad Compradora.
- Nombre del comprador.
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- Dirección de facturación.
- Itemes y valor total de la solicitud de compra.
- Número del CDP/VF.
- Archivos adjuntos.
En “Cadena de Aprobación” está el flujo para la emisión de una Orden de Compra. En "Comentarios” el comprador puede escribir notas al ordenador de gasto que no serán visibles para los Bancos. Si la Entidad Compradora necesita interrumpir el diligenciamiento de la solicitud de compra, debe hacer clic en “Guardar” para que quede guardada en estado borrador en “Solicitudes”. Para retomar el diligenciamiento de la solicitud de compra, el usuario debe ir a “Solicitudes” en el menú superior y seleccionar el ícono del lápiz de la columna “Acciones” en la línea de la solicitud correspondiente. El comprador debe enviar la solicitud de compra para aprobación haciendo clic en “Enviar para aprobación”. Si la información de la solicitud no está completa, el sistema señala con un cuadro rojo la información que falta por diligenciar. Nota: Bajo la columna “Acciones”, en la sección “Solicitudes” en el menú superior, la Entidad Compradora puede:
- Notificarle al ordenador del gasto el envío de la solicitud de compra.
- Retirar la solicitud en cualquier momento si ésta no ha sido aprobada por el ordenador del gasto.
14. Envió para aprobación de la solicitud de compra
La Entidad Compradora luego de verificar la información solicitada y verificados los Servicios Financieros requeridos, debe enviar la solicitud de compra a aprobación del Ordenador del Gasto.
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VII. Orden de Compra El ordenador del gasto de la Entidad Compradora es el encargado de "Aprobar" o "Rechazar" la solicitud de compra.
1. Aprobación solicitud de compra
El ordenador del gasto puede acceder a las solicitudes de compra enviadas por el comprador a través de las notificaciones por correo electrónico, o en “Solicitudes” en el menú superior. La siguiente imagen muestra una solicitud de compra enviada por correo electrónico para la aprobación por parte del ordenador del gasto de la Entidad Compradora.
El ordenador del gasto puede hacer clic en “Rechazar” para devolver la solicitud al comprador, o en “Aprobar” para enviar la Orden de Compra al Banco. Si desea incluir un comentario justificando su decisión al comprador, el ordenador del gasto puede ingresarlo en el espacio de comentarios ubicado en la parte inferior de la solicitud. El ordenador del gasto también puede ingresar a la Tienda Virtual y en la sección de “Tareas pendientes”, seleccionar la solicitud y hacer clic en “Aprobar” o “Rechazar”.
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2. Consultar la Orden de Compra
Para consultar la Orden de Compra la Entidad Compradora debe ingresar en el menú superior en la pestaña “Órdenes”, el sistema le mostrará todas las Órdenes de Compra de la Entidad.
Para ingresar a la Orden de Compra, la Entidad Compradora debe hacer clic en el número de la Orden de Compra.
Al ingresar a la información Orden de Compra la Entidad Compradora encontrará:
(i) Fecha de generación del Orden de Compra (ii) Un link a la solicitud de compra (iii) La información diligenciada por la Entidad en la solicitud de compra. (iv) La información del Banco: haciendo clic en el nombre del Banco el sistema le mostrará la
información de contacto, información bancaria, información tributaria, actividad económica. (v) Artículos.
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Para ver la Orden de Compra, la Entidad Compradora debe hacer clic en el botón que se encuentra al final de la información de la Orden de Compra “Vista de impresión del Banco” y el sistema le mostrará la Orden de Compra con el logo de la Entidad Compradora. La Entidad Compradora puede imprimir la Orden de Compra o enviarla por correo.
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3. Registro presupuestal
Para los Servicios Financieros Tipo 4, la Entidad Compradora debe proceder a expedir el Registro Presupuestal correspondiente. Toda la información de los Bancos se encuentra registrada en la Tienda Virtual en el menú superior en la sección “Bancos”: NIT, Cuenta bancaria, régimen tributario y actividad económica e información de contacto.
VIII. Facturación y Pago Las Entidades Compradoras deben pagar el valor de la Comisión y de los Servicios Adicionales así: 1 Pago de la Comisión en días de reciprocidad. La Entidad Compradora debe dejar en depósito en
cuentas en el Banco el valor del pago por el número de días establecido en la Orden de Compra.
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2 Pago de la Comisión en dinero para los Servicios Financieros Tipo 1, 2 y 3. El Banco está autorizado a deducir de la cuenta de la Entidad Compradora el valor de las Comisiones en dinero cuando el Ministerio de Hacienda y Crédito Público haya creado el rubro presupuestal correspondiente y la Entidad Estatal haya indicado e la Operación Secundaria que pagaría la Comisión en dinero.
3 Pago de la Comisión para los Servicios Financieros Tipo 4. El Banco dentro de los diez (10) días
hábiles siguientes a la prestación de los Servicios Financieros Tipo 4 debe presentar a la Entidad Compradora la cuenta de cobro correspondiente junto con (i) el certificado de paz y salvo con el pago de salarios y el sistema de seguridad social integral y (ii) el informe de conciliación de que trata el numeral 10.7 de Cláusula 10. La cuenta de cobro debe incluir el IVA aplicable.
4 Pago de los Servicios Adicionales para los Servicios Financieros Tipo 4. El Banco dentro de los diez
(10) días hábiles siguientes a la prestación de los Servicios Adicionales a los Servicios Financieros Tipo 4 debe presentar a la Entidad Compradora la cuenta de cobro correspondiente junto con (i) el certificado de paz y salvo con el pago de salarios y el sistema de seguridad social integral y (ii) el informe de conciliación de que trata el numeral 10.7 de Cláusula 10. La cuenta de cobro debe incluir el IVA aplicable.
IX. Modificación de la Orden de Compra El Manual de Acuerdos Marco establece en el numeral D – Ejecución de la Orden de Compra que:
“Las modificaciones, adiciones o terminación de la Orden de Compra son la modificación, adición o terminación de un contrato y la Entidad Compradora debe estar consciente de los efectos legales, económicos, disciplinarios y fiscales de cualquiera de estas. Las Entidades Compradoras pueden modificar o adicionar el valor y la fecha de vencimiento de una Orden de Compra o acordar la terminación anticipada. Para el efecto, la Entidad Compradora debe llegar a un acuerdo con el Banco y notificar la modificación, adición o terminación a Colombia Compra Eficiente y presentar el soporte respectivo. La modificación, adición o terminación se entiende realizada solamente cuando se publica en la Tienda Virtual del Estado Colombiano. Colombia Compra Eficiente tiene 3 días hábiles a partir de la fecha de recibo de la notificación por parte de la Entidad Compradora para hacer los cambios.” (Ver Manual)
Para ingresar directamente debe dar clic en el siguiente link http://www.colombiacompra.gov.co/solicitud-modificacion-
orden-de-compra-entidad. Esta aplicación se encuentra ubicada en la información de la TVEC.
Para solicitar la modificación la Entidad Compradora debe:
(i) Descargar, diligenciar y firmar el formato de solicitud de modificación de la OC (las instrucciones
de diligenciamiento están contenidas en el formato),
(ii) Enviar el formato de solicitud al Proveedor para firma
(iii) Generar la solicitud de modificación ingresando el nombre de la Entidad y el documento de un
usuario de la TVEC
(iv) Al correo electrónico del usuario solicitante le llegará un correo con el link para generar la solicitud
y cargar el formato firmado por la Entidad y el Proveedor
(v) Enviar los documentos a través de la link y en máximo tres (3) días hábiles CCE dará respuesta a
su solicitud.
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X. Cierre de la Orden de Compra
La Entidad Compradora debe solicitar una modificación de la Orden de Compra (Ver Sección IX.) para cargar el documento soporte de la liquidación y si así lo requiere, modificar la cantidad de los artículos.
