Agenda Kommunestyret 08.02.2018 kl. 17:00 - nes … · side 6 av 23 Endre Storhaug. Høyre kan ha inntil 3 varamedlemmer til Formannskapet: Varamannsliste endres ved opprykk. Varamedlemmer

Nes Kommune

side 1 av 23

Møteinnkalling

Kommunestyret

Dato: 08.02.2018 kl. 17:00 Sted: Nes kommunehus, kommunestyresalen Arkivsak: 15/01209 Arkivkode: 033 Forfall meldes snarest på tlf 32 06 83 00 eller til [email protected] Varamedlemmer møter etter nærmere avtale. Møtet overføres i Radio Hallingdal

Sakskart Side

Saker til behandling

1/18 17/01380-1 Valg av nytt 3. varamedlem til Helse- og sosialutvalget 3

2/18 18/00118-2 Søknad om fritak fra politiske verv i 2018 - Kristian Noreng 4

3/18 17/01127-7 00201201 Kommunedelplan Nesbyen - endring av planformål BA 2 Østenfor

7

4/18 14/00264-46 Utredning av utbyggingsavtale etter kommunestyrets vedtak 27.10.17. KST sak 59/17

9

5/18 17/01206-4 Samarbeidsklima politikere og administrasjon - rådmannens tilbakemelding på vedtak i KST-sak 59/17

16

6/18 18/00019-3 Vestviken IKS - Endring i selskapsavtalen fra 01.01.18 21

Referatsaker

1/18 15/01276-34 Årsmelding Nes Eldreråd for 2017. 23

2/18 15/01400-20 Møtebok Regionrådet for Hallingdal 17.11.2017 23

3/18 15/01400-21 Møtebok Regionrådet for Hallingdal 15.12.2017 23

4/18 16/00462-7 16/00462-6 - Prosjektrapport Booking Technology AS 23

side 2 av 23

5/18 16/00505-19 Signert møteprotokoll 13.10.17 fra Hallingdal Kraftnett 23

6/18 16/00508-77 Protokoll etter møte i Kontrollutvalget 18.12.2017 23

7/18 18/00019-2 Kopi av brev til Vestviken 110 IKS med forespørsel om utvidelse av Vestviken 110 IKS og endring til Sør-Øst 110

23

Nesbyen, 01.02.2018 Tore Haraldset Ordfører

side 3 av 23

Saker til behandling

1/18 Valg av nytt 3. varamedlem til Helse- og sosialutvalget

Arkivsak-dok. 17/01380-1 Saksbehandler Mette Bråten

Saksgang Møtedato Saknr 1 Kommunestyret 08.02.2018 1/18

VALG AV NYTT 3. VARAMEDLEM TIL HELSE- OG SOSIALUTVALGET

Saken avgjøres av: Kommunestyret Vedlegg: Ingen Saksopplysninger: Senterpartiet har 1 medlem og 3 varamedlemmer i Helse- og sosialutvalget i perioden 2015 – 2019: Medlem: Grete Haug 1.vara Ragnhild Syversrud 2.vara Ole Haug 3. vara Gerrit Geelmuyden gikk bort høsten 2017. Det må derfor velges nytt 3. varamedlem for Senterpartiet til Helse- og sosialutvalget. Senterpartiets gruppeleder er kontaktet. Gruppeleder foreslår Ole T. Haugo som nytt 3. varamedlem for valgperioden til og med 2019. Ved kommunestyrevalget 2015 fikk Senterpartiet 4 medlemmer i kommunestyret. Partiet kan ha inntil 7 varamedlemmer. Senterpartiet v/gruppeleder ønsker Rune Vik oppført som 7. varamedlem til kommunestyret. Rådmannens innstilling: Saken legges frem uten innstilling

side 4 av 23

2/18 Søknad om fritak fra politiske verv i 2018 - Kristian Noreng



SØKNAD OM FRITAK FRA POLITISKE VERV I 2018 - KRISTIAN NORENG

Saken avgjøres av: Kommunestyret Vedlegg: Ingen Saksopplysninger: Kristian Noreng søker om fritak fra alle sine politiske verv perioden 2018 på grunn av helsemessige årsaker. Han er valgt inn som medlem for Høyre i Kommunestyret for perioden 2015 – 2019. Kommuneloven § 15 nr. 2: «Kommunestyret kan etter søknad frita, for et kortere tidsrom eller resten av valgperioden, den som ikke uten uforholdsmessig vanskelighet eller belastning kan skjøtte sine plikter i vervet» I tillegg har han følgende politiske verv:

Medlem i Formannskapet i perioden til og med 31.07.18. (medlem i Endre Storhaugs fritaksperiode)

Varamedlem i Valgnemnda. Medlemmer i Formannskap har automatisk også følgende verv:

o Medlem Administrasjonsutvalg o Medlem Hallingtinget o Medlem Holtegårdsbråtens legat o Medlem Politiråd o Medlem Valgstyret

Kommunestyret: Hvis Kristian Noreng innvilges midlertidig fritak for perioden til og med 31.12.18 rykker 1. vara opp som fast medlem slik at Ståle Eggestøl blir fast medlem i perioden til og med 31.07.18. Fra 01.08.18 er Endre Storhaug tilbake som fast medlem. Bård Heio blir i perioden 01.08.18 – 31.12.18 midlertidig medlem (for Kristian Noreng).

side 5 av 23

Det blir også opprykk fra øvrige varamedlemmer. Høyres medlemmer i Kommunestyret perioden til og med 31.07.18: Rune O. Ihle Kristian Høva Wenche Marie Sæbø Ulsaker Bård Heio Ståle Eggestøl Høyres medlemmer i Kommunestyret i perioden 01.08.18 – 31.12.18: Rune O. Ihle Kristian Høva Wenche Marie Sæbø Ulsaker Endre Storhaug Bård Heio Høyre kan ha inntil 7 varamedlemmer til Kommunestyret. Liste følger «Valgte representanter og vararepresentanter» etter kommunestyrevalget 2015. Høyres varamedlemmer til Kommunestyret i perioden til og med 31.07.18:

1. vara Arvid Tandberg 2. vara Astrid Marie Haraldseth 3. vara Jonas Personbråten Ludvigsen 4. vara Arild Sjong 5. vara Bjørnar Sæbø Ulsaker 6. vara Ivar Ole Thoen 7. vara Kjell Gullingsrud

Høyres varamedlemmer til Kommunestyret i perioden 01.08.18 – 31.12.18:

1. vara Ståle S. Eggestøl 2. vara Arvid Tandberg 3. vara Astrid Marie Haraldseth 4. vara Jonas Personbråten Ludvigsen 5. vara Arild Sjong 6. vara Bjørnar Sæbø Ulsaker 7. vara Ivar Ole Thoen

Etter permisjonsperioden 01.01.19 går Kristian tilbake som medlem i Kommunestyret, Bård Heio tilbake som 1. vara til kommunestyret. De øvrige vara rykker en plass ned. Ivar Ole Thoen går ut av varamannsliste. Formannskapet Ved «ikke endelig uttreden» rykker 1. vara opp som medlem i Formannskapet, jfr. Kommuneloven § 3. Høyres medlem i Formannskapet i perioden til og med 31.07.18: Wenche Sæbø Ulsaker Høyres medlem i Formannskapet i perioden 01.08.18 – 31.12.18:

side 6 av 23

Endre Storhaug. Høyre kan ha inntil 3 varamedlemmer til Formannskapet: Varamannsliste endres ved opprykk. Varamedlemmer i Formannskapet i perioden til og med 31.07.18:

1. vara Kristian Høva 2. vara Rune O. Ihle

Varamedlemmer i Formannskapet i perioden 01.08.18 – 31.12.18:

1. vara Wenche Marie Sæbø Ulsaker 2. vara Kristian Høva

Høyre kan supplere med et 3. midlertidig varamedlem til Formannskapet i perioden til og med 31.07.18. Høyre kan supplere med et 3. midlertidig varamedlem til Formannskapet i perioden 01.08.18 – 31.12.18 Rådmannens innstilling: Saken legges frem uten innstilling.

side 7 av 23

3/18 00201201 Kommunedelplan Nesbyen - endring av planformål BA 2 Østenfor

Arkivsak-dok. 17/01127-7 Saksbehandler Torunn Bekkeseth

Saksgang Møtedato Saknr 1 Kommuneplanutvalget 24.01.2018 5/18 2 Kommunestyret 08.02.2018 3/18

00201201 KOMMUNEDELPLAN NESBYEN - ENDRING AV PLANFORMÅL BA 2 ØSTENFOR

Saken avgjøres av: Kommunestyret Vedlegg: Ingen Dokument i saken: Statens vegvesen brev datert 02.11.2017 Fylkesmannen i Buskerud brev datert 05.12.2017 Buskerud fylkeskommune brev datert 11.12.2017 Høring, brev fra Nes kommune datert 30.10.2017 Sak 22/17 i kommuneplanutvalget 25.10.2017 Saksopplysninger: Det vises til sak 22/17 i kommuneplanutvalget 25.10.2017. Endring av planbestemmelsene ble lagt ut på høring med frist 12.12.2017. Høringsbrev er sendt regionale planmyndigheter og berørte naboer. Endringsforslaget er også bekjentgjort på kommunens hjemmeside og ved annonse i Hallingdølen. Innen høringsfristen var det kommet inn 3 svar, fra Statens Vegvesen, Fylkesmannen i Buskerud og Buskerud fylkeskommune. Høringssvarene er kommentert nærmere under vurdering. Forhold til overordnet plan: Det vises til sak 22/17 i kommuneplanutvalget 25.10.2017. Miljøkonsekvenser: Det vises til sak 22/17 i kommuneplanutvalget 25.10.2017. Helse-/miljø og beredskapsforhold: Det vises til sak 22/17 i kommuneplanutvalget 25.10.2017.

side 8 av 23

Økonomiske konsekvenser: Det vises til sak 22/17 i kommuneplanutvalget 25.10.2017. Vurdering: Statens Vegvesen: Deler av området ligger innenfor gul støysone. Dette må det tas hensyn til hvis endringen gjennomføres. Kommentar: Det må tas hensyn til støy ved detaljregulering av området. Fylkesmannen i Buskerud: Fylkesmannen har ingen spesielle merknader til endring av planen. Det er plankrav for byggeområdet, og en vil komme tilbake med ytterligere kommentarer når detaljreguleringsplanen sendes på høring. Fylkesmannen understreker at det er stor forskjell på hvilke kvaliteter det er viktig å ivareta ved tilrettelegging av boliger framfor næringsbebyggelse. Det vises f.eks. til trafikksikkerhet, støyforhold og barn og unges interesser. Kommentar: Kommunen tar fylkesmannens kommentarer til etterretning. Buskerud fylkeskommune, kulturminnefaglig uttalelse: Det er ikke arkeologiske kulturminner eller freda eller verneverdige bygninger innenfor området. Fylkeskommunen har derfor ingen merknader til planendringen. Kommentar: Kommunen tar fylkeskommunens kommentarer til etterretning. De innkomne merknadene gir ikke grunn til å endre høringsforslaget. Det har ikke kommet inn andre merknader til endringsforslaget. Rådmannen legger derfor fram saken til sluttbehandling uten ytterligere kommentarer. Rådmannens innstilling: Planbestemmelsene til kommunedelplanen for Nesbyen (planID 00201201) pkt. 2.2.6 BA2 Østenfor første setning endres til:

Området tillates benyttet til næringsbebyggelse og offentlig og privat tjenesteyting. Deler av området kan benyttes til private helårsboliger/leiligheter.

Jf. plan og bygningsloven §11-17. Kommuneplanutvalget har behandlet saken i møte 24.01.2018 sak 5/18 Innstilling Planbestemmelsene til kommunedelplanen for Nesbyen (planID 00201201) pkt. 2.2.6 BA2 Østenfor første setning endres til:

Området tillates benyttet til næringsbebyggelse og offentlig og privat tjenesteyting. Deler av området kan benyttes til private helårsboliger/leiligheter.

Jf. plan og bygningsloven §11-17.

side 9 av 23

4/18 Utredning av utbyggingsavtale etter kommunestyrets vedtak 27.10.17. KST sak 59/17

Arkivsak-dok. 14/00264-46 Saksbehandler Anders Halland


UTREDNING AV UTBYGGINGSAVTALE ETTER KOMMUNESTYRETS VEDTAK 27.10.2017 KST SAK 59/17

Saken avgjøres av: Kommunestyre Vedlegg:

1. Notat fra advokatselskapet Bull og co AS 2. Notat fra Asplan Viak 3. Saksfremlegg for kommunestyre behandling 1 4. Vedtak fra kommunestyre behandling 1 5. Saksfremlegg fra kommunestyrebehandling 2 6. Vedtak fra kommunestyrebehandling 2 7. Avtalemal brukt for inngåelse av utbyggingsavtaler 8. Rutine for behandling av utbyggingsavtale

Saksopplysninger: Rådmannen ble i sak 59/17 i kommunestyre, bedt om at gjeldene praksis og utbyggingsavtale for Nesfjellet ble gjennomgått av uavhengig jurist. Teknisk enhet som administrer og forvalter utbyggingsavtalen har bedt advokatfirmaet Bull og co gjennomgå avtalene og komme med forslag til forbedringer. Etter innspill fra Bull og co så har Rådmannen kommet frem til at det er behov for å justere avtalen på følgende punkter: Kommunen bør vurdere følgende punkter I «forutsigbarhetsvedtaket»:

Tilpasse det faste bidraget, eller åpne for individuell fastsettelse av dette i den enkelte avtale.

Presisere hvilke andre bidrag grunneiere kan bli pålagt å yte.

Presisere at utbyggingsavtalen skal sikre gjennomføring av eventuelle rekkefølge krav i

reguleringsplanen.

side 10 av 23

I avtalemalen

Presisere av alle grunneiere eller rettighetshavere med utbyggingsrett som følge av planen må være bidragsytere i avtalen.

Fjerne krav om dekning av utgifter og heller vedta gebyrer for å dekke disse.

Forfallstid for delbetaling av anleggsbidrag for avløp bør vurderes å flyttes til søknad om rammetillatelse/byggetillatelse.

Henvisning til Hallingdal Kraftnett i pkt. 9 må fjernes.

I rutinene for behandling

Høringstiden må rettes til 30 dager.

Forhold til overordnet plan: Kommunedelplan for Natten og Tverrlie Miljøkonsekvenser: Ingen endrede forutsetninger Helse-/miljø og beredskapsforhold: Ikke aktuelt Økonomiske konsekvenser: Ikke aktuelt Vurdering: Kommunestyre behandlet «forutsigbarhetsvedtaket» for utbyggingsavtaler i Nesfjellet i vedtak 12.juni 2014. Under denne behandlingen ble utbyggingsavtaler som prinsipp og finansieringsmodell for forestående store utbyggingsprosjekter slik som infrastruktur detaljert beskrevet. Rådmannen hadde i denne perioden lite erfaring med muligheter som ligger i slike avtaler, og brukte Asplan Viak som konsulent og rådgiver i hele prosessen. I etterkant av denne prosessen er det totalt inngått 8 utbyggingsavtaler for Nesfjellet. Dette har blitt gjort gjennom individuell behandling av alle avtaler med vedtak i kommunestyre. Rådmannen har i perioden fått mer erfaring med både avtalemaler, innholdet og oppfølgingen av avtalene. Og utbyggingsavtalene er ryddige og enkle å forholde seg til for alle parter. Man har valgt å legge inn en mulighet for reforhandling av avtalene dersom det blir endrede forutsetninger i avtalen. Kommunen er nå i gang med utbygging av renseanlegg, og tida er inne for å starte en prosess med reforhandling av eksisterende avtaler. Dette for at avtalene og anleggsbidrag er i overenstemmelse med fremtidig kostnadsbilde av investeringer. Bakgrunnen for fastsettelse av dagens beløp kommer av kostnadsoverslag fra Asplan Viak. Som det står i dette notatet så er tallene høyst usikre. Men gir et godt nok estimat for å fastsette anleggsbidrag. Med bakgrunn i vurderinger som Advokatselskapet Bull og Co har gjort av hele utbyggingsavtalesaken i Nes kommune, så har de noen punkter som bør endres i selve forutsigbarhetsvedtaket.

side 11 av 23

Kulepkt. 1: «Man bør tilpasse det faste bidraget, og eventuelt åpne for individuell fastsettelse av beløpet.» Dette betyr at i avtalene så må det ligge et forhandlingsgrunnlag. Pr. i dag har man brukt et fast beløp som har blitt indeksjustert fra år til år. Dette beløpet er hentet ut fra kostnadsoverslag omtalt som «Asplan Viak notatet». Det Bull og co påpeker er at man kan godt komme frem samme vurdering og likt beløp hver gang det tegnes avtale, men man har ikke anledning til å knytte fast beløp til avtalen. Rådmannen foreslår endringer i «Forutsigbarhetsvedtaket». Og at man erstatter fastbeløpet med individuell fastsettelse. Med utgangspunkt i til enhver gjeldene utbyggingsprosjekt. I praksis vil dette før forprosjektet for renseanlegget foreligger, at man benytter Asplan Viak notatet, altså 42 500 kr + indeksjusteringer fra 2014 for å komme frem til gjeldene anleggsbidrag. Men at beløpet blir justert etter rapportering på forprosjekt (renseanlegg med P85 budsjett) og når detaljprosjektering (av renseanlegg) foreligger og når endelig utbygging (av renseanlegg) har funnet sted. Alle utbyggingsavtalene er knyttet til avløpsprosjekter og utbygging/utbedring av avløp. Kulepkt 2: «Punktene for presisering av hvilke andre bidrag grunneierne kan bli pålagt å yte» Dette punktet vil bli å forstå slik som at eksiterende utbyggingsavtale som tar for seg skilting og avløp er gjeldene inntil kommunen syntes det er hensiktsmessig å utrede flere områder hvor utbyggingsavtaler skal brukes. Dersom dette skal gjøres, kreves det et nytt «Forutsigbarhetsvedtak» i kommunestyre. Kulepkt. 3 «Presisere at utbyggingsavtalen skal sikre gjennomføring av eventuelle rekkefølge krav i reguleringsplan» Dette er besvart i Rådmannens innstilling punkt 2: «Forutsetninger og avtaleinngåelse» Avtalemalen: Rådmannen har brukt en og samme avtale mal for alle avtalene. Denne har Bull og co noen merknader til. Dette innarbeides i avtalene.

Presisere av alle grunneiere eller rettighetshavere med utbyggingsrett som følge av planen må være bidragsytere i avtalen.

Fjerne krav om dekning av utgifter og heller vedta gebyrer for å dekke disse.

Forfallstid for delbetaling av anleggsbidrag for avløp bør vurderes å flyttes til søknad om rammetillatelse/byggetillatelse.

Henvisning til Hallingdal Kraftnett i pkt. 9 må fjernes.

side 12 av 23

Rutine: For å sikre likebehandling har Rådmannen utarbeidet rutine for hvordan utbyggingsavtale skal tegnes og behandles politisk. Her skulle avtalene vært lagt ut på 30 dager høring ikke 3 uker som kommunen har praktisert. Dette innarbeides i ny rutine. Innbetalingstidspunkt: I notat fra Bull og co stilles det spørsmål til innbetalingspunkt. Og det anbefales at dette flyttes fra fradeling til rammesøknad/igangsettingstillatelse. Rådmannen gjør oppmerksom på at dette ble lenge diskutert i behandling av «forutsigbarhetsvedtaket» til kommunestyre. Rådmannen la da frem ulike alternativer basert på risiko og forventet utbygging. Det at man valgte innbetaling ved fradeling, var i stor grad basert på å begrense risiko for kommunen. Kommunen har gjennom utbyggingsavtaler forpliktet seg til å løse avløpssituasjonen uavhengig av realisering av vedtatte reguleringsplaner. Rådmannen ser etter flere års erfaring med avtalene at man totalt sett kan få en mer funksjonell og rasjonell arbeidsmåte dersom man legger innbetalings- tidspunktet på ramme/Igangsettingstillatelse fremfor fradeling. Rådmannen fraråder at innbetalingen forskyves lengre ut i behahandlingsløpet slik som midlertidig brukstillatelse eller ferdigattest. Oppsummering: Rådmannen har sett seg bunnet av vedtaket i kommunestyre både gjennom «forutsigbarhetsvedtaket» og gjennom enkeltvedtak på den enkelte reguleringsplan med utbyggingsavtale behandlet i kommunestyre. Rådmannen har fulgt opp kommunestyrets vedtak av 12.06.2014, og praktisert likebehandlingsprinsippet for alle som er bundet til avtalen. Dette har gjort at det ikke er gjennomført forhandlinger på innbetalingstidspunkt eller beløp ved noen av inngåelsene. Rådmannen ser det som nødvendig å ha noe større fleksibilitet knytte å endre på avtaletekniske forhold, men at alle avtaler som inngås er bundet av samme innhold. Rådmannen ønsker at forutsigbarhetsvedtaket av 12. juni 2014 endres fra:

Med hjemmel i plan – og bygningsloven § 17-2 gjør Nes kommune følgende prinsippvedtak: Utbyggingsavtaler innføres som en forutsetning for videre planarbeid på alle planer i Nesfjellet. Dette gjelder nye planer, fortetting eller ved mindre endring av eksisterende planer.

1. Geografisk avgrensning: Vedtak om bruk av utbyggingsavtale skal gjelde for Nesfjellet ( Se definisjon i KS- vedtak 16/14)

2. Forutsetninger om avtaleinngåelse:

Utbyggingsavtale forutsettes inngått der det vedtas nye eller fortettes i eldre reguleringsplaner for områdene. Dette vil også gjelde mindre endring av eksisterende planer. Utbyggingsavtalen gjelder oppgradering, renovering og nybygg av tekniske anlegg knyttet til vann og avløp mellom Nesfjellet og Nesbyen renseanlegg, samt skilting. Utbyggingsavtalen kan også inneholde avtale om annen infrastruktur som er i direkte knyttet til planlagt utbygging innenfor eller utenfor planområdet. 2

3. Gjennomføring av utbyggingsavtaler

- Kommunestyret delegerer myndighet til Rådmannen til å forhandle og inngå utbyggingsavtaler

side 13 av 23

- Utbyggingsavtalene kan inngås med en enkel grunneier eller utbygger eller et grunneier/utbyggersamarbeid - Malen som er utarbeidet skal brukes som et utgangspunkt til forhandlingene 4. Innbetaling av anleggstilskuddet

Anleggsbidraget betales i sin helhet, kr 42.500,-, ved fradeling av tomt fra grunneiendommen. Kommunen forbeholder seg retten til å indeksregulere beløpet etter prisutvikling ellers i samfunnet. 5. Kommunens plikter

- Gjennomføre oppgraderinger slik presentert i notat fra Asplan Viak eller tilsvarende - Lage plan og presentere fremdrift i utbedring av avløpsrenovering i løpet av 2014 - Rådmannen bes invitere grunneiere til å oppnevne en representant til de ulike

utbyggingsprosjektene. Forslag til nytt forutsigbarhetsvedtak for utbyggingsavtaler: Rådmannens innstilling:


1. Geografisk avgrensning: Vedtak om bruk av utbyggingsavtale skal gjelde for Nesfjellet (Se definisjon i KS- vedtak 16/14)

2. Forutsetninger om avtaleinngåelse: Utbyggingsavtale forutsettes inngått der det vedtas nye eller fortettes i eldre reguleringsplaner for områdene. Dette vil også gjelde mindre endring av eksisterende planer. Utbyggingsavtalen gjelder oppgradering, renovering og nybygg av tekniske anlegg knyttet til vann og avløp mellom Nesfjellet og Nesbyen renseanlegg, samt skilting. Utbyggingsavtalen kan også inneholde avtale om annen infrastruktur som er i direkte tilknytting til planlagt utbygging innenfor eller utenfor planområdet. 2, herunder gjennomføring av planens rekkefølgekrav. 3. Gjennomføring av utbyggingsavtaler - Kommunestyret delegerer myndighet til Rådmannen til å forhandle og inngå utbyggingsavtaler - Utbyggingsavtalene kan inngås med en enkel grunneier eller utbygger eller et grunneier/utbyggersamarbeid - Malen som er utarbeidet skal brukes som et utgangspunkt til forhandlingene

side 14 av 23

4. Innbetaling og fastsettelse av anleggstilskuddet Anleggsbidraget betales i sin helhet, ved gitt ramme/igangsettingstillatelse på den

enkelte eiendom. Bidraget gjelder pr enhet. Fastsettelsen av anleggsbidraget skal være utslag av en konkret vurdering og begrenset beløpsmessig til det som etter plan- og bygningslovens er nødvendig og forholdsmessig. Beløpet skal kun dekke det som tjener interessene i utbyggingsområdet eller det behov som oppstår ved den aktuelle utbyggingen. 5. Kommunens plikter - Planlegge og sikre avløpsløsning for Nesfjellet

Rådmannen gis anledning til å endre avtalemalen og rutiner så de oppfyller Bull og co`s anbefalinger. Inngåtte utbyggingsavtaler endres. Dette for å sikre likebehandling og like avtaleforutsetninger for alle kommunen inngår avtale med: Utbyggingsavtale for Nesbyen golf og aktivitetspark II Utbyggingsavtale for Eidalsmarka Utbyggingsavtale for Trondrudmarka Utbyggingsavtale for sentrumområde nord, Nesbyen alpinsenter Utbyggingsavtale for Tverrlie 4 Utbyggingsavtale for Tverrlie 5 Utbyggingsavtale for K1 A og B Utbyggingsavtale for Tverrlie 1 og 3 Rådmannens innstilling:


1. Geografisk avgrensning: Vedtak om bruk av utbyggingsavtale skal gjelde for Nesfjellet (Se definisjon i KS- vedtak 16/14).

2. Forutsetninger om avtaleinngåelse: Utbyggingsavtale forutsettes inngått der det vedtas nye eller fortettes i eldre reguleringsplaner for områdene. Dette vil også gjelde mindre endring av eksisterende planer. Utbyggingsavtalen gjelder oppgradering, renovering og nybygg av tekniske anlegg knyttet til vann og avløp mellom Nesfjellet og Nesbyen renseanlegg, samt skilting. Utbyggingsavtalen kan også inneholde avtale om annen infrastruktur som er i direkte tilknytning til planlagt utbygging innenfor eller utenfor planområdet. 2, herunder gjennomføring av planens rekkefølgekrav.

side 15 av 23

3. Gjennomføring av utbyggingsavtaler - Kommunestyret delegerer myndighet til Rådmannen til å forhandle og inngå utbyggingsavtaler - Utbyggingsavtalene kan inngås med en enkel grunneier eller utbygger eller et grunneier/utbyggersamarbeid - Malen som er utarbeidet skal brukes som et utgangspunkt til forhandlingene 4. Innbetaling og fastsettelse av anleggstilskuddet Anleggsbidraget betales i sin helhet, ved gitt ramme/igangsettingstillatelse på den

enkelte eiendom. Bidraget gjelder pr enhet. Fastsettelsen av anleggsbidraget skal være utslag av en konkret vurdering og begrenset beløpsmessig til det som etter plan- og bygningslovens er nødvendig og forholdsmessig. Beløpet skal kun dekke det som tjener interessene i utbyggingsområdet eller det behov som oppstår ved den aktuelle utbyggingen. 5. Kommunens plikter - Planlegge og sikre avløpsløsning for Nesfjellet

Rådmannen gis anledning til å endre avtalemalen og rutiner så de oppfyller Bull og co`s anbefalinger. Inngåtte utbyggingsavtaler endres. Dette for å sikre likebehandling og like avtaleforutsetninger for alle kommunen inngår avtale med: Utbyggingsavtale for Nesbyen golf og aktivitetspark II Utbyggingsavtale for Eidalsmarka Utbyggingsavtale for Trondrudmarka Utbyggingsavtale for sentrumområde nord, Nesbyen alpinsenter Utbyggingsavtale for Tverrlie 4 Utbyggingsavtale for Tverrlie 5 Utbyggingsavtale for K1 A og B Utbyggingsavtale for Tverrlie 1 og 3

side 16 av 23

5/18 Samarbeidsklima politikere og administrasjon - rådmannens tilbakemelding på vedtak i KST-sak 59/17

Arkivsak-dok. 17/01206-4 Saksbehandler Torbjørn Hansen


SAMARBEIDSKLIMA POLITIKERE OG ADMINISTRASJON - RÅDMANNENS TILBAKEMELDING PÅ VEDTAK I KST-SAK 59/17

Saken avgjøres av: Kommunestyret. Dokument i saken: Kommunestyre sak 59/17 (17/01206) Kommunestyrets behandling av sak «Samarbeidsklima politikere og administrasjon, retningslinjer for TU» og forvaltningsrevisjon av samarbeidsutfordringer politisk og administrativt i TU. Saksopplysninger/redegjørelse fra rådmannen:

Dette er rådmannens tilbakemelding til kommunestyret på vedtak i sak 59/17 «Samarbeidsklima politikere og administrasjon, retningslinjer for TU» og Forvaltningsrevisjon av samarbeidsutfordringer politisk og administrativt i TU.

Vedtak pkt. 3. Kommunestyret ber rådmannen om snarlig å gjennomføre følgende tiltak:

a) Påse at det utarbeides retningslinjer for alle vesentlige områder innen teknisk sektor, for å tydeliggjøre handlingsrommet for administrasjonen. Eksempelvis kommuneplan og retningslinjer for utarbeidelse av reguleringsplaner.

Rådmannens kommentar:

Det vises til punkt 5 nedenfor. Det avsattes nå ressurser til forbedringsarbeid med ansvar for kvalitetssikring og kvalitetssystemer, internkontroll, og å etablere og dokumentere rutiner.

Til hjelp i dette arbeidet benyttes LEAN som verktøy. Dette arbeidet ble startet i november/desember, og har så langt vist en rekke områder hvor det er nødvendig å gjøre tilpasninger i arbeidsmetodikk.

Nes kommune har retningslinjer for utarbeidelse av reguleringsplaner, og det har vært under forberedelse en revidering av disse. Regjeringen har imidlertid fått utarbeidet en nasjonal standard av maler til bruk i reguleringsplanprosessen, bl.a. sjekklister for

https://www.regjeringen.no/no/tema/plan-bygg-og-eiendom/plan--og-bygningsloven/plan/veiledning-om-planlegging/test-maler-for-behandling-av-reguleringsplaner/id2413265/

side 17 av 23

planbeskrivelse og kommunens behandling av reguleringsplaner i tillegg til nasjonal mal for reguleringsplanbestemmelser.

Rådmannen foreslår at disse blir lagt til grunn for reguleringsplanprosesser i Nes kommune.

I tillegg har det kommet korrigeringer i lovverk (herunder også forskrifter) som kommunen tar til etterretning.

Rådmannen vil fremme sak med forslag til vegnormal for utbygging av veger i Nes kommune, med unntak for riksveger og fylkesveger. Administrasjonen og utbyggere ønsker at dette skal komme på plass. Det er derfor viktig at vi har en god dialog rundt betydningen av hva dette betyr for den enkelte utbygger.

b) Påse at rutiner rundt saksbehandling presiseres iht. anbefalinger i revisjonsrapportens del 5.4. Rutinene for byggesaksbehandling og utarbeidelse av reguleringsplaner fremstår i hovedsak som hensiktsmessige, gitt at de følges. Med bakgrunn i de utfordringer man har i Nes kommune anbefaler vi at kommune presiserer følgende i sine rutiner:

Kommunens krav til reguleringsplaner som tas opp i oppstartsmøte, og konklusjonene fra møtet bør oppsummeres av kommunen i brev til utbygger etter møtet. Brevet arkiveres i saksbehandlingssystemet.

Når det er feil eller mangler av betydning i leverte byggesaker og reguleringsplaner, returneres disse til søker med brev som tydelig angir hva som er feil og mangler. Hovedreglene bør være at saksbehandler ikke selv endrer byggesøknader og reguleringsplaner, men overlater dette sil søker. I brevet opplyses det om at fristen for behandlingen av saken blir forskjøvet inntil fullstendig søknad/plan er mottatt, og brevet arkiveres i saksbehandlingssystemet.

Det utarbeides en «restanseliste» over status i pågående reguleringsplaner. Dette gir både kommuneledelsen og TU en oversikt over status i pågående saker, jf. Våre vurderinger i del 4 vedrørende habilitet.

Rådmannens kommentar: punkt 1: Dette er presisert i ny forskrift til plan og bygningslovens med ikrafttredelse 01.01.2018

og er tatt til etterretning. punkt 2: Anbefalingen tas til etterretning. punkt 3: Dette er innført.

c) Påse at saksbehandlerne forklarer regelverket på en enkel måte både til søkere og folkevalgte, og derigjennom skaper forståelse hos ulike aktører for de prosesser som må gjennomføres.


Det er påbegynt et forbedringsarbeid i deler av organisasjonen (se pkt. 5 nedenfor). De forbedringstiltak som evt. blir avdekket underveis i prosess vil bli håndtert. Vi har kontinuerlig fokus på forbedring av vårt skriftlige materiell, herunder også hvilken informasjon som formidles på våre informasjonskanaler f.eks. kommunens hjemmeside.

side 18 av 23

d) Påse at ansatte følger saksbehandlings- og habilitetsregler i saker hvor ansatte er part, og at eventuelle brudd får konsekvenser.


Kommunen har et kontinuerlig fokus på å overholde saksbehandlingsregler/habilitetsregler for egne ansatte. Det vil bli gitt særlig fokus på dette til nyansatte. Eventuelle brudd vil håndteres i tråd med kommunens personalpolitikk.

e) Gå gjennom valgte løsning for utbyggingsavtaler med uavhengig jurist.

Rådmannens kommentar: Bull og Co har på vegne av Nes kommune gjort en utredning rundt utbyggingsavtalene kommunen har benyttet knyttet til utbyggingen av hyttefelt i Nesfjellet. Utredningen fremmes som egen sak.

Vedtak pkt. 4. Kommunestyret ber ordfører og rådmann snarlig å gjennomføre følgende tiltak:

a) Iverksette opplæring for politikere og saksbehandlere for politiske saker, med vekt på rolleforståelse, arbeidsdeling mellom politikere og administrasjonen, samt praktisering av habilitetsreglene. Denne opplæringen bør vurderes at gjennomføres årlig.

Rådmannens kommentar: Ordfører og rådmann har kommet til at det er viktig for å lykkes med opplæringen at det skapes bred forankring i de politiske partier. Dette ble derfor tatt opp som tema i gruppeledermøte 25. januar. Ordfører inviterte flere partier til å delta i arbeidet med å utarbeide et program som ivaretar en videre prosess. Gruppelederne uttrykte forståelse for dette, og ville gjerne bidra i den videre planleggingen. Det ble bestemt en arbeidsgruppe bestående av 3 politikere og 3 fra administrasjonen. Gruppen politikere består av Rune Ihle (H), Lars Brattested (Bl) og Liv Torill Vissebråten Ålien (Nes Arbeiderparti). Fra administrasjon stiller Randi Karin Rustand (kommunalsjef H&O), Jeanette Kaspersen (avd. ing./tillitsvalgt) og rådmann Torbjørn Hansen.

side 19 av 23

Vedtak pkt. 5. Med bakgrunn i det denne saken har avdekket, og at medlemmer av TU har uttrykt at de ikke har tillit til kommunalsjef teknisk, ber kommunestyret rådmannen iverksette nødvendige tiltak for å sikre et godt samarbeid mellom administrasjonen og TU, herunder organisasjonsmessige endringer.

Rådmannens kommentar: Endring i organisasjonen Rådmannen har kommet til enighet med kommunalsjef Teknisk om at han trer ut av stillingen fra 1. januar 2018, og tiltrer stillingen som Beredskaps- og kvalitetsleder fra samme dato. Arbeidsoppgavene vil bestå i mye av det tidligere kommunalsjef for fellestjenesten hadde ansvar for, men vil ikke ha personal-, resultat- og budsjettansvar. Stillingen blir direkte underlagt rådmannen, og er finansiert av ledige lønnsmidler i fellestjenester.

Ansvar for arbeidet med beredskap. Ansvar for kvalitetssikring og kvalitetssystemer, internkontroll, og å etablere og dokumentere

rutiner. Bistå med utredning og utarbeidelse av saker for rådmannen. Bistå i oppdrag og oppgaver av administrativ karakter. Medansvar for økonomisk resultat i kommunen. Medansvar for at kommunen når sine mål. Medansvar for utnyttelse av ressurser og samarbeid på tvers i kommunen. Medansvar for å utvikle tjenestene slik at de er brukervennlige og serviceorienterte. Representere rådmannen i møter av administrativ karakter.

Rådmannen har startet arbeidet med rekruttering av ny kommunalsjef for Tekniske tjenester. I dette arbeidet vil det bli benyttet eksternt konsulentfirma. Rådmannen er svært opptatt av å gjøre en «riktig» ansettelse, og håper vi klarer å tiltrekke oss en person med gode kvaliteter på ledelse og personalhåndtering, som er endringsorientert og visjonær, og som ser nødvendigheten av å ta i bruk moderne tekniske løsninger i dialog med innbyggere og politikere. I perioden frem til ny kommunalsjef er på plass ønsker rådmannen ikke å gjøre konstitueringer i stillingen, men vil selv følge opp tjenestelederne og de ansatte som er direkte underlagt kommunalsjefen. Tjenestelederne er innstilt på å påta seg ekstra arbeid i perioden for å avhjelpe situasjonen. Det vil være Anders Halland som forbereder og følger opp møtene i Teknisk utvalg. Samtidig vil jeg som rådmann be om forståelse at situasjonen kan medføre noe begrenset kapasitet, og at saker kan ta noe lengre tid, men jeg er trygg på at de ansatte gjør sitt ytterste for å løse de oppgaver vi står overfor. Rådmannen mener det ikke vil være hensiktsmessig med større organisasjonsmessige justeringer/ endringer i denne omgang innenfor Tekniske tjenester. Det vil være naturlig å avvente eventuelle justeringer til ny kommunalsjef er tilsatt, slik at denne får anledning til å sette sitt preg på organiseringen. Det er i høst igangsatt et kvalitetsforbedringsprosjekt i deler av organisasjonen, deriblant i Teknisk. Som et resultat av dette arbeidet vil det kunne oppstå behov for mindre endringer i oppgavefordeling/-utførelse. Slike endringer vil foretas der dette avdekkes eller foreslås som et resultat av arbeidet som gjøres.

side 20 av 23

Vurdering: Rådmannen mener de tiltak som er beskrevet i kommentarene til punktene over svarer ut de forhold som ligger i forvaltningsrevisjonsrapporten og kommunestyrets vedtak i sak 59/17. Rådmannens innstilling: Kommunestyret tar rådmannens redegjørelse til orientering.

side 21 av 23

6/18 Vestviken IKS - Endring i selskapsavtalen fra 01.01.18



VESTVIKEN IKS - ENDRING I SELSKAPSAVTALEN FRA 01.01.18

Saken avgjøres av: Kommunestyret Vedlegg: Brev, datert 18.12.17 fra Vestviken 110 IKS Selskapsavtale fra Vestviken 110 IKS Saksopplysninger:

I Vestviken 110 IKS`selskapsavtale heter det bl.a.: § 1 Navn Selskapets navn er Vestviken 110 IKS. Følgende 27 eiere er deltakere i selskapet: Drammen, Flesberg, Flå, Gol, Hemsedal, Hol, Hole, Hurum, Jevnaker, Kongsberg, Krødsherad, Larvik, Lier, Modum, Nedre Eiker, Nes, Nore og Uvdal, Ringerike, Rollag, Røyken, Sande, Sandefjord, Sigdal, Svelvik, Øvre Eiker, Ål og Vestfold Interkommunale Brannvesen IKS (kommunene Holmestrand, Horten, Re, Færder og Tønsberg). § 2 Hovedkontor Selskapet har sitt hovedkontor i Drammen. § 3 Selskapets forretningsidé Vestviken 110 IKS skal ivareta samfunnets behov for profesjonell, samordnet og kostnadseffektiv nødalarmering ved brann og ulykker, akutt forurensning og andre kriser gjennom et regionalt samarbeid i brannvesenet og andre nødetater. 110-sentralens geografiske virkeområde vil primært være Buskerud og Vestfold fylker. Selskapet vil være åpen for utvidelse av dekningsområdet inn i andre regioner dersom det er ønskelig og forenlig med gjeldene retningslinjer fra Direktoratet for samfunnssikkerhet og beredskap (DSB).

Etableringen av nye Larvik kommune 01.01.2018 (bestående av dagens Larvik og Lardal kommune) og etableringen av nye Holmestrand kommune 01.01.2018 (bestående av dagens

side 22 av 23

Holmestrand og Hof kommune) gjør det nødvendig å endre selskapsavtalen for Vestviken 110 IKS med hensyn til eierandeler. Eierandelene for dagens Larvik og Lardal overtas av nye Larvik kommune. Holmestrand er i dag eier i Vestfold interkommunale brannvesen (VIB), når Hof blir en del av Holmestrand kommune overtas VIB de eierandelene. Det er også en kommunesammenslåing mellom Nøtterøy og Tjøme som blir nye Færder kommune. Siden begge kommunene er eiere av VIB vil ikke det påvirke selskapsavtalen til Vestviken 110 IKS. Etter Lov om interkommunale selskaper § 4 må endringene i eierandelene i IKS-et vedtas av eierne selv, dvs. kommunestyrene i deltakerkommunene eller representantskapet i IKS når et IKS er eier. Representantskapet behandlet endringer i eierandeler i sitt møte 26. oktober 2017 (sak 12/2017) med følgende vedtak:

1. Eierandeler i selskapsavtalen endres i tråd med endring i kommunestruktur ved etablering av Færder-, nye Holmestrand- og nye Larvik kommuner fra 01.01.2018.

Endringen medfører at Hof kommunes eierandel på 0.6 % overtas av VIB og at Lardals andel på 0.5 % overtas av nye Larvik kommune. Vestfold interkommunal brannvesen får en ny eierandel på 23,1 % og nye Larvik kommune får en ny eierandel på 9,1 % i Vestviken 110 IKS. Vurdering: Rådmannen ser de foreslåtte endringer som en praktisk konsekvens av vedtakene om å etablere nye kommuner. Endringen vil ikke ha noen vesentlig virkning for Nes kommunes vedkommende. Rådmannens innstilling: Nes kommune godkjenner endringer i eierstruktur i Vestviken 110 IKS slik det beskrives i brev fra styret i Vestviken 110 IKS, datert 18.12.17

side 23 av 23

Referatsaker

Saknr Arkivsak Tittel

1/18 15/01276-34 Årsmelding Nes Eldreråd for 2017.

2/18 15/01400-20 Møtebok Regionrådet for Hallingdal 17.11.2017

3/18 15/01400-21 Møtebok Regionrådet for Hallingdal 15.12.2017

4/18 16/00462-7 16/00462-6 - Prosjektrapport Booking Technology AS

5/18 16/00505-19 Signert møteprotokoll 13.10.17 fra Hallingdal Kraftnett

6/18 16/00508-77 Protokoll etter møte i Kontrollutvalget 18.12.2017

7/18 18/00019-2 Kopi av brev til Vestviken 110 IKS med forespørsel om utvidelse av Vestviken 110 IKS og endring til Sør-Øst 110

Documents

Agenda Kommunestyret 08.02.2018 kl. 17:00 - nes … · side 6 av 23 Endre Storhaug. Høyre kan ha inntil 3 varamedlemmer til Formannskapet: Varamannsliste endres ved opprykk. Varamedlemmer