Agenzia Nazionale Leonardo da Vinci - Italia Slide 1 Agenzia Nazionale Leonardo da Vinci - Italia Progetto Pilota PROTOMA – Secondo Meeting TransnazionaleSetubal,

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Progetto Pilota “PROTOMA” – Secondo Meeting Transnazionale Setubal, 3-4 giugno 2003

IL BUDGETING

come competenza critica di progettazione e di gestione



Il budgeting è un elemento essenziale nella progettazione e gestione di un’iniziativa

in quanto consente

•un approccio per obiettivi•un corretto dimensionamento delle risorse•un controllo dell’efficienza dell’intervento



I momenti critici per la definizione e la gestione del budget

• Definizione del bilancio preventivo (presentazione della candidatura)

• Riformulazione iniziale• Rendicontazione intermedia e finale• Riformulazione in itinere (modifiche di

bilancio)



Le voci di costo del piano finanziario (e i relativi massimali)

• Costi del personale

• Costi operativiSpese di viaggio e soggiornoSpese relative alle TIC (15% del budget totale)Spese di produzioneSpese generali (7% del budget totale)Altre spese

• Costi di subappalto (30% del budget totale)



Costi del personale

“Qualsiasi remunerazione corrisposta ad una

persona legata ad un organismo membro del

partenariato o che lavori sistematicamente o

periodicamente per il progetto (quale che sia

la sua condizione giuridica)”

ex Manuale amministrativo e finanziario



Costi operativi

Spese di viaggio e soggiorno Spese relative alle tecnologie

dell’informazione e della comunicazione (TIC) Spese di produzione Spese generali Altre spese



Spese di viaggio e soggiorno

Viaggi direttamente legati al progetto ed effettuati da personale degli organismi partner

Soggiorni con costi in linea con i massimali previsti dal Manuale amministrativo e finanziario



Spese per le TIC

Acquisto, noleggio o leasing di apparecchiature informatiche o audiovisive e spese relative al tempo di connessione

Costi sostenuti durante il periodo contrattuale

In caso di acquisto, imputazione al progetto del solo tasso annuo di ammortamento



Spese per le TIC - Alcuni esempi

Hardware

Software

Collegamenti a Internet

Consultazione banche dati

Noleggio videoproiettore



Spese di produzione

coerenti con le attività progettuali

connesse con la realizzazione dei prodotti

sostenute direttamente da uno degli

organismi partner

non riconducibili a nessuna delle altre voci



Spese di produzione - Alcuni esempi

Toner per stampanti / fotocopiatrici

CD-Rom vergini

Risme di carta

per la riproduzione di prodotti e materiale

promozionale del progetto (brochure, inviti…)

se realizzati da un organismo partner



Spese generali

spese per comunicazioni (telefono, posta),

duplicazione materiali (fotocopie),

cancelleria,

affitto sale congressuali,

carta - CD-Rom - toner per uso ordinario

se realizzati da un organismo partner e specificamente riferite al progetto



Altre spese

non previste nelle altre categorie

necessarie per lo svolgimento delle attività progettuali

chiaramente identificabili ed adeguatamente motivate



Altre spese – Alcuni esempi

Acquisto di libri, abbonamento a riviste

Quota di partecipazione ad una conferenza

Gettone di presenza ad un relatore per seminario di chiusura del progetto



Costi di subappalto

“Qualsiasi somma corrisposta ad un soggetto

esterno al partenariato che svolga un’attività

specifica su commissione”

ex Manuale amministrativo e finanziario



Costi di subappalto – Alcuni esempi

Consulenze Stampa pubblicazioni Traduzioni “Pacchetto” organizzazione seminari/convegni

se effettuate da soggetti esterni al partenariato



Come imputare correttamente le spese?

Es. Per distinguere tra la voce Personale ed il Subappalto, occorre

• verificare se il partenariato possiede le

competenze specifiche per la realizzazione dell’attività

e in caso negativo…

a) Inserire l’esperto nello staff di uno degli organismi partner (costo del personale)

b) Prevedere il ricorso all’outsourcing (costo di subappalto)



Predisposizione di un resoconto delle attività svolte e delle spese sostenute

a metà del progetto

ed alla sua conclusione

La rendicontazione intermedia e finale



La rendicontazione intermedia e finale

• Voci di bilancio forfetarie Costi del personale Spese generali

• Voci soggette a rendicontazione di dettaglio Costi operativi (tranne Spese generali) Costi di subappalto



Le voci forfetarie

• L’importo è stabilito all’atto dell’approvazione e non può essere modificato (“Forfait”)

• Le relative spese non vanno rendicontate con il supporto di documentazione giustificativa

• Le spese sono riconosciute previa valutazione

– del conseguimento degli obiettivi/della realizzazione dei risultati del progetto

– della qualità del prodotto finale



Le voci soggette a rendicontazione

• Le spese sono riconosciute previa valutazione

– della documentazione giustificativa– dello stato di avanzamento del progetto

• É dunque necessario produrre i giustificativi delle spese sostenute



Come rendicontare?

• Predisporre un sistema costante di monitoraggio della spesa e di verifica dello stato di avanzamento del progetto

• Raccogliere sistematicamente la documentazione giustificativa per le voci soggette a rendicontazione di dettaglio



4. La riformulazione in itinere

Introduzione di modifiche al bilancio approvato, che possono riguardare

• la ripartizione tra le voci di spesa• la distribuzione del budget tra partner



Condizioni per l’ammissibilità delle modifiche

• Il costo complessivo del progetto deve rimanere invariato

• I cambiamenti di importo delle singole voci o nella ripartizione tra partner devono essere giustificati e non alterare la natura del progetto

• Le modifiche non possono interessare le voci forfetarie



Come introdurre le modifiche?

• Per cambiamenti inferiori al 10% delle voci ed a 5.000 euro: il cambiamento va comunicato preventivamente all’Agenzia Nazionale

• Per cambiamenti superiori al 10% delle voci ed a 5.000 euro: il cambiamento va valutato ed eventualmente autorizzato dall’Agenzia Nazionale (emendamento)



Lo strumento principale di riferimento

per la definizione e gestione del budget

di un progetto Leonardo da Vinci

è

il Manuale Amministrativo e Finanziario



• Durata 18 mesi: 20/12/2002 – 19/06/2004

• Ammissibilità delle spese: 20/12/2002 – 19/06/2004

Scadenze contrattuali “AN – PROTOMA”

• Rapporto Finale: 19/08/2004

PROGETTO PROTOMA

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