AEGEE-Budapest

AGORA - Különszám

SZERKESZTŐ LEVELE

Kedves Olvasó, AEGEE-s, leendő Core Team tag!

Most, hogy tekintetedet és figyelmedet a képernyőre szegezted, engedd meg, hogy a következő pár oldallal elkalauzoljunk 2012 februárjába, a nem is olyan távoli jövőbe, egy AEGEE-s Agorával teli életébe!

Néhány hónappal ezelőtt AEGEE-Budapest benyújtotta több, mint harminc oldalas pályázatát, hogy elnyerhesse az Agora szervezési jogát. Az azóta eltelt hetek - a CD-vel való folyamatos levelezés mellett- a tervezgetésből, ötletelésből és a jövendőbeli Főszervezői csapat ideális tagjainak megleléséből álltak.

Érdemes továbblapoznod, ha csak egy percig eltöprengtél már azon, hogy szívesen benne lennél az elmúlt 15 AEGEE-s év (és valószínűleg az elkövetkezendő 15-nek is) legnagyobb, legizgalmasabb rendezvényének szervezői csapatában! De természetesen azoknak is tartogatunk érdekességeket, akik már az első pillanattól fogva tudták, hogy nélkülük nem lesz Core Team!

Minden egyes pozíció feladatai részletesen bemutatásra kerülnek egy-egy board tag és a főszervező tollából (billentyűzetéből), az ismertetésen túl igyekeztünk arra is kitérni, hogy milyen előnyökkel járhat az adott feladatkör ellátása valamint, hogy melyek azok a képességek, amelyek nélkülözhetetlenek az adott pozícióhoz.

Jó olvasást kívánunk és buzdítunk, hogy jelentkezz a februári Közgyűlésen Core Team tagnak!

Békés Karácsonyt és sikeres Agorában gazdag Új Évet kívánunk!

Stang Kriszta, a Board nevében

December 24, 2011 Agora Különszám

KEDVES AEGEE-SEK!

1991 és 1995 után újra

Budapestre jön az AEGEE

legnagyobb eseménye, az

Agora! 1991-ben a semmiből

szerveztek meg elődeink egy

olyan Agorát, amelyet utána

még hosszú évekig emlegetett

az egész network. Az előző 17

évben senki sem próbálta meg

azt, senki sem tette meg azt a

lépést, amelyet mi most az

előző hónapokban – eddig

sikerrel –

megtettünk.

A 2012-es

budapesti

Agora az

AEGEE

történetének

54. Agorája

lesz. Egy

olyan Agora,

amely teli

lesz újszerű

megoldásokkal, fiatalos

lendülettel, kreativitással és

európaisággal. 700 AEGEE-st

várunk szerte Európából, 700

fiatalt, akik részt akarnak venni

a nagycsalád jövőjének

tervezésében, Európa jövőjének

tervezésében.

Mi mint szervezők, nem

tehetünk mást, mint hogy

minden tudásunkkal,

energiánkkal és

lelkesedésünkkel AEGEE- Europe

mögé állva minden tőlünk

telhetőt megteszünk azért, hogy

a budapesti Agora az AEGEE és

Európa jövőjének sikerességét

szolgálja.

2006-ban léptem be az AEGEE-

be, gyakorlatilag véletlenül.

Fiatal gólyaként hallgattam a

bevonóban az előadást az

Agoráról, de igazság szerint,

nem is értettem miről volt szó.

Pár hónappal később, amikor

nyári egyetemre mentem, és

mindenki a következő Agoráról

beszélt,

már én is

be voltam

zsongva.

Nem sokkal

később,

amikor

kiutaztam a

ljubljanai

Agorára,

végig az

volt

bennem,

hogy ezt mi is meg tudjuk

csinálni, és egyszer meg is

fogjuk. Sosem jutottunk el

korábban eddig a pontig,

pedig többször próbálkoztunk.

Éjszakákon át terveztem,

gondolkodtam és ötleteltem,

de leginkább álmodoztam. Egy

kis szerencse (vagy

szerencsétlen baleset?:) ), egy

kis szabadidő és egy kis kitartás,

és most itt vagyunk az Agora

előszobájában.

Nehéz volt beindítani, és még

nehezebb lesz végigvinni, de

nem szabad a kisebb

kihívásoktól, falaktól vagy

DEMETER MÁRTON - FŐSZERVEZŐ

FŐSZERVEZŐI KÖSZÖNTŐ ÉS BEMUTATKOZÓ

2011 nyarán Demeter

Marci benyújtja a

budapesti Agora

megvalósíthatósági

tanulmányát a Board

számára.

2011. október 13

Rendkívüli Közgyűlést hív

össze AEGEE- Budapest

Boardja, hogy

szavazásra bocsássa az

Agora megrendezési

jogára való pályázat

benyújtását.

2011. október 13 : A

Rendkívüli Közgyűlés

egyhangúan

megszavazza a pályázat

benyújtását illetve

Demeter Márton

főszervezőnek.

„… nem szabad a kisebb

kihívásoktól, falaktól vagy

konfliktusoktól meghátrálnunk,

mert meg fogjuk csinálni, mert

mi vagyunk AEGEE-

Budapest…”

D E M E T E R M Á R T O N - F Ő S Z E R V E Z Ő

konfliktusoktól meghátrálnunk,

mert meg fogjuk csinálni, mert

mi vagyunk AEGEE-Budapest,

Kelet-Közép-Európa

legöregebb és legnagyobb

antennája, az ország

elitegyetemének egyik

legnagyobb diákszervezete.

Rengeteg feladattal és

kihívással teli, de mégis

kalandos út áll előttünk, ebben

a formában szeretnélek titeket

meghívni, gyertek, tartsatok

velem erre az izgalmas

utazásra, higgyétek el, megéri!

Kellemes ünnepeket! HAJRÁ AEGEE, HAJRÁ AGORA!

Demeter Marci

Kezdjük a legelején, ki is az a CD és hogyan jelenik meg az Agorán illetve a Core Team tagok életében?

CD- A TÖRZSFŐNÖK

AEGEE-Europe végrehajtó

szerve a Comité Directeur vagy

másik nevén European board of

directors. A CD irányítja és

képviseli a szervezetet, és

összefogja annak munkáját. Napi

munkáját AEGEE-Europe belső és

külső ügyeinek vezetése jelenti. A

főhadiszálllás, ahova a tagok 1

évre költöznek, Brüsszelben,

Belgium fővárosában található.

A CD legfeljebb hét tagú

lehet, és a network választja a

tavaszi Agorán egy évre. A

megválasztott tagok csak

szeptember 1-én kezdik meg

munkájukat, amit egy egy

hónapos tudástranszfer előz meg

a régi CD-vel. A CD tagjainak

minden statutory eseményen

(Agora, EBM) be kell számolniuk

munkájukról egy úgynevezett

Activity Reportban.

A CD-ben legalább 4

nemzetiségnek kell képviselve

lennie, és nem több mint 3 ember

lehet ugyanabból az országból.

AEGEE-Europe elnöke a

döntéshozatalért és egyesület

problémamentes működéséért

felel. Az elnök képviseli a

szervezetet kifelé és jogi

ügyekben egyaránt.

A Secretary General (főtitkár)

a belső kommunikációért felel. Ő

készíti el a CD megbeszéléseinek

jegyzőkönyveit, és a CD-házban

felmerülő minden adminisztrációs

feladat is hozzá tartozik.

A pénzügyi vezető (Financial

Director), az elnökkel együtt, a

szervezet pénzügyi kérdéseiért

felel.

Az alelnököt a CD választja a

többi tagja közül. Az alelnök az

elnöknek segít feladatai

ellátásában. Továbbá átveszi az

elnök munkáját, amennyiben az

elnök nem tudja ellátni feladatait.

Az általános CD tagok

(legfeljebb 4) felosztják egymás

között a különböző feladatokat

(Network development,

European Institutions, Public

Relations, External Relations,

Projects, Human Resources és

Fund Raising), de őket nem

közvetlenül ezekre a pozíciókra

választják meg.

A CD-t több féleképpen is

elérheted: írhatsz nekik a

headoffice@aegee.org email

címre, vagy bármelyik tag

személyes címére; ezen kívül

írhatsz nekik a különböző online

felületeken, chaten, skypeon és

akár facebookon is.

Érdemes tudni, hogy bármikor,

amikor Brüsszelben jársz

benézhetsz a CD-házba, ahol

egy vacsoráért cserébe akár ott

is töltheted az éjszakát!:-)

DEMETER MÁRTON - FŐSZERVEZŐ

A 2011 szeptemberétől 2012

szeptemberéig hivatalban lévő

CD tagjai és elérhetőségei:

PRESIDENT: Alfredo Sellitti

(AEGEE-Salerno)

E-mail: president@aegee.org

Ofice phone: +32 2 246 0327

GSM: +32 487 641 465

SECRETARY GENERAL: Alma

Mozgovaja (AEGEE-Riga)

E-

mail: alma.mozgovaja@aegee.or

g

Office phone: +32 2 246 0320

GSM: +32 483 676 474

FINANCIAL DIRECTOR: Elena

Antova (AEGEE-Sofia)

E-mail: treasurer@aegee.org

Office phone: +32 2 246 0321

GSM: +32 483 676 471

VICE PRESIDENT AND EXTERNAL

RELATIONS DIRECTOR: Marko

Grdošić (AEGEE-Zagreb)

E-

mail: marko.grdosic@aegee.org

Ofice phone: +32 2 246 0324

GSM: +32 483 676 470

INTERNAL RELATIONS

DIRECTOR: Jüri Kirpu (AEGEE-

Tallinn)

E-

mail: internal.relations@aegee.or

g

Ofice phone: +32 2 246 0326

GSM: +32 483 676 475

PROJECTS DIRECTOR: Gizem Karslı

(AEGEE-Ankara)

E-mail: gizem.karsli@aegee.org

Ofice phone: +32 2 246 0325

GSM: +32 483 676 473

HUMAN RESOURCES

DIRECTOR: Guillermo García

Tabarés (AEGEE-Barcelona)

E-

mail: guillermo.garcia.tabares@a

egee.org

Ofice phone: +32 2 246 0323

GSM: +32 483 676 472

MARKO GRDOŠIĆALMA - VICE PRESIDENT & EXTERNAL RELATIONS DIRECTOR, ALMA MOZGOVAJA - SECRETARY GENERAL, JÜRI

KIRPU - INTERNAL RELATIONS DIRECTOR , GIZEM KARSLI -PROJECTS DIRECTOR, ALFREDO SELLITTI- PRESIDENT, ELENA ANTOVA -

FINANCIAL DIRECTOR, GUILLERMO GARCÍA TABARÉS- HUMAN RESOURCES DIRECTOR

CORE TEAM

A Core Team az Agora

főszervezői csapata. A

Core Team a Preparatory

Team ut{n folytatja az

Agora szervezést.

A Core Teamről röviden

A Core Teamen belül a pozíciók

két csoportra vannak különítve:

konkrét pozíciók és általános

Core Team tagság. Tehát

amikor pályázol, vagy egy

konkrét pozícióra pályázhatsz,

vagy egy általános tagságra.

A konkrét pozíciók: vice

coordinator, pénzügyes, HR, FR,

PR, IT. Miután a Core Team

felállt, az általános Core Team

tagságra megválasztottak

között kiosztják az általános

pozíciókat, amelyek a

következőek: incoming

responsible, logistics

responsible, catering

responsible és event manager.

A pályázatban mindenképpen

meg kell jelölni, hogy milyen

pozícióra szól a pályázat. A

pályázat bemutatkozásból,

motivációs levélből és egy rövid

munkatervből áll, mindezt az

open callban lévő linkről

elérhető online felületen

keresztül kell beadni. A

jelentkezőknek röviden

prezentálniuk kell

jelentkezésüket a Közgyűlésen.

VICE COORDINATOR 2 AEGEE-Budapest elnöke

Mivel a szervezet teljes

működéséért a Board felel,

ezért minden projektet a Board

egy tagja felügyel. Az Agoránál

ez a tag a szervezetért jogi

felelősséget vállaló elnök. A

Core Teamen belül a második

Vice-Coordinator pozíciót tölti

majd be, legfontosabb

feladata a Board és a Core

Team közötti kapcsolattartás

lesz. Ő lesz az, akin keresztül az

információk a két csapat között

áramolnak és a szervezetben ő

lesz az egyedüli, aki teljesen

átlátja majd mind az Agora

szervezést, mind a szervezet

teljes működését. Ahhoz, hogy

ezt a munkáját el tudja látni,

részt fog venni a Core Team

gyűlésein és olykor

CORE TEAM VICE COORDINATOR 2 VICE COORDINATOR 1 AGORA Különsz{m

beszámolókat is kérhet majd

mind a szervezőktől, mind a

Board többi tagjától. Emellett az

elnök fogja természetesen

aláírni a szerződéseket.

Összességében az elnöknek a

kapcsolattartáson kívül más

konkrét feladata nem lesz a

Core Teamen belül, hiszen

többet már nem fog tudni

vállalni egyéb teendői mellé.

Erre a pozícióra a következő

közgyűlésen nem lehet indulni,

csupán a májusi Tisztújító

Közgyűlésen lesz erre ismét

lehetőség.

VICE COORDINATOR 2 vmi gondolat

Az Agora szervezés során a

főszervező (Main Coordinator)

jobb keze a Vice-Coordinator

lesz. Ő lesz az a személy, aki

szükség esetén bármelyik

pillanatban be tud majd ugrani

és helyettesíteni tudja a

főszervezőt. Ebből következik,

hogy a Vice-Coordinatornak is

teljes egészében át kell látnia az

Agora szervezés folyamatát és

nem csupán egy területet.

Továbbá képesnek kell lennie

ellátnia a főszervező feladatait

is, szükség esetén például

tudnia kell koordinálni és

képviselni egy csapatot,

motiválni a Core Team tagjait,

továbbá egyszerre kell tudnia

átlátni a teljes szervezést és

egyben odafigyelnie a

részletekre. A főszervező

esetleges helyettesítésén túl

feladata lesz a kapcsolattartás

AEGEE-Europe vezetőségével,

azaz a CD-vel, valamint az

Agora tartalmi részéért és

levezetéséért felelős Chair

Teammel. Ezen kívül ő fogja

vezetni a Core Team

gyűléseinek jegyzőkönyveit,

amely az egész csapat

koordinálását és hatékony,

határidőkre elvégzett munkáját

elősegítő egyik legfontosabb

eszköz. Emellett végig a

főszervező segítségére lesz, az ő

munkáját fogja támogatni,

amikor csak szükséges. Minden

jó vezető mögött áll valaki, az

Agora esetében ez a Vice-

Coordinator lesz!

Ha úgy érzed, hogy:

• át tudod látni a teljes Agora

szervezését,

• szükség esetén még Te

magad is képes lennél elvezetni

azt,

• rendelkezel a megfelelő

vezetői képességekkel, amik a

csapat esetleges

koordinálásához szükségesek,

• szívesen segítenéd a

főszervező munkáját és vennél

részt a csapatmunka

elősegítésében jegyzőkönyvek

vezetésével ,

akkor jelentkezz erre a

pozícióra! A szerep és

feladatkör betöltésével igen

értékes projektmenedzsment

tapasztalatra tehetsz szert és

megtanulhatsz csapatban

hatékonyan együtt dolgozni.

AGORA- Pénzügyes

Az Agora pénzügyesére az a felelősségteljes feladat hárul, hogy elkészítse a

rendezvény költségvetését, és folyamatosan figyelje, hogy ez hogyan teljesül.

A kifizetések intézése során szorosan együtt kell működnie majd a Board

Pénzügyesével, mivel az Agorának nem lesz saját számlája, és a pénzeket csak

az Elnök a Board Pénzügyesével együtt kezelheti. Ez némileg meg fogja

nehezíteni ugyan a CT munkáját, viszont megfelelő kontrollt helyez az Agora

pénzügyeire, valamint segít az ideiglenes likviditási gondok kiegyenlítésére.

A felmerülő számlák adminisztrálása lesz az egyik olyan teendő, amely heti

odafigyelést igényel, hiszen fontos, hogy folyamatos képet kapjunk a tervezett

költségvetés állásáról. Ezen kívül figyelemmel kell kísérje a rendezvény

likviditását, hogy mindig legyen mindenre elegendő pénz.

Szoros kapcsolatban kell lennie a Core Team összes tagjával, hogy mindenki

tartja-e az előre kijelölt költségterveket, ehhez az összes szerződést olvasnia és

véleményeznie kell, hogy azok az adott pénzügyi kondíciókkal aláírhatóak-e.

Folyamatosan kommunikálnia kell a CT tagok felé a pénzügyi helyzetet, hogy

időben értesüljön és ha szükséges lépéseket tegyen a költségvetést érintő

megfelelő módosításokra.

A pénzügyesnek egy nagyon precíz és türelmes embernek kell lennie, akit nem

zavar a sok adminisztráció és otthonosan mozog az Excel táblázatainak

rengetegében. Erre azért van hatalmas szükség, mert ha egy függvényt rosszul

alkalmaz, vagy egy számlát nem adminisztrál le, akkor máris nem kapunk reális

képet az Agora pénzügyi helyzetéről és akár az egész szervezet likviditási

problémákba ütközhet.

Ezért olyan emberek jelentkezését várjuk, akik felelősségteljesek és nem

ijednek meg egy ekkora kihívástól. Érdemes tudni még, hogy a pénzügyes

munkája a rendezvény befejeződésével nem ér véget, még novemberben, sőt

valószínűleg decemberben is sok dolga lesz a beszámolók, valamint végső

elszámolások elkészítésével.

történetét.

Pénz! Nyugalom! Egészség! Ebben a sorrendben!

„A pénzügyesnek egy

nagyon precíz és

türelmes embernek

kell lennie, akit nem

zavar a sok

adminisztráció és

otthonosan mozog az

Excel táblázatainak

rengetegében.”

Te vagy az aki sosem elégszik meg a közepessel? Akinek mindig mindenből a legtöbb és legjobb kell és ezért képes vagy újra és újra próbálkozni, ha kudarc ér bármikor felállsz és tovább próbálkozol? Ha ezen tulajdonságok birtokában vagy akkor már minden esélyed meg lehet arra, hogy jó Agora- Fr-es legyél! Az Agora FundRaising tevékenysége nagy kihívást jelentő feladat. Több millió forintról kell majd tárgyalni, számtalan céget megkeresni, próbálkozni és még többször próbálkozni, végül a sikert elkönyvelni. :)

Először is, mik lesznek az

Agora FR-es feladatai?

● az Agora FR koncepcióját

kitalálni, az elérendő célokat

meghatározni, időbeosztást

tervezni

● FR munkacsoportot

szervezni, a feladatköröket

kialakítani, FR tréningeket

tartani vagy

szervezni

● a támogatók szintjeit és az

ahhoz tartózó

szerződéscsomagot

összeállítani, árakat kijelölni

● az Agora főszponzorait

megtalálni, velük tárgyalni, a

velük kötendő szerződéseket

összeállítani

A siker napról-napra megismételt kis

igyekezetek összessége.

● terméktámogatásokat szerezni

(élelmiszer, ajándéktárgy, papír és

írószerek, Budapest-kiadványok,

egyéb)

● pénzbeli támogatást szerezni

● lehetséges támogatókkal tárgyalni

vagy a tárgyalásokat előkészíteni

● a Study Fair céges megjelenéseit

intézni

● partnerekkel a kapcsolatot tartani

Az Agora FR-es szerepköre ( ki

jelentkezhet Agora FResnek?) :

● Az Agora FR-esének szerepe

elsősorban koordináló jellegű,

az FR csoportot kell vezetnie, a

feladatokat kialakítania és kiosztania

a csoporton belül, az FR csapat

tréningjeit megszerveznie, ötletelni,

tárgyalásokat előkészíteni, a

tárgyalásra alkalmas embereket

Megkeresni, azaz nem feltétlenül

neki személyesen kell tárgyalnia

vagy telefonálgatnia

● nem szükséges hozzá

“előképzettség”, a Board FResétől

bármikor kérhet tanácsokat

● az ötletelés, a szerződések

összeállítása szintén a csoporttal

közösen fog történni

● régi és új tag egyaránt,

● kezdő vagy vérprofi

● akinek már vannak kiforrott

elképzelései, vagy aki nyitott a

csoportja ötleteire

És Te mit kapsz ebből?

● Kapcsolati hálót

● Tárgyalási és tárgyalás-

előkészítési tapasztalatot

● Időmenedzsment tapasztalatot

● Sikerélményt

Az Agora után bármikor tudod majd,

hogyan kell támogatókat találni egy

projekthez vagy a saját

Vállalkozásodhoz, bátran elmész

majd tárgyalni, rengeteg üzleti

kapcsolattal rendelkezel majd.

AGORA FR-es

AGORA PR-os

Mint ahogy az alcímben is olvashattátok az AGORA PR-osa felel a

budapesti Agora teljes arculatért, az egyes média vagy egyéb

megjelenések formáiért. Tömören Ő az, aki ontja magából az ötleteket, a

látványos és szép dizájn megoldásokat, kommunikál a médiával és a helyi

PR munkacsoporttal szükség esetén.

Feladatai között szerepel, hogy az Agora előtt és után is folyamatosan tartja

a kapcsolatot Networkkel, a különböző nemzetközi munkacsoportokat való

közös munkát támogatja. Felel a honlap tartalmának igényes feltöltéséért, a

web kettő nyújtotta lehetőségek kihasználásáért, illetve a különböző

médiumokban való megjelenésért.

Az Agora logójának, pólóinak, programfüzeteinek, badge-inek tervezése

mellett még gondoskodik arról, hogy az Agorán minden perc

dokumentálásra kerüljön valamilyen formában. Tehát jó fotoriportéként

(vagy külön csapattal) folyamatosan fényképezi és videózza a résztvevőket,

rendezvényeket, bulikat!

Mindemellett nem szabad megfeledkezni arról sem, hogy az Agora PR-sa

találja ki az Agora marketingkampányának tervét, az egyes akciókhoz

rendeli a megfelelő tevékenységeket ezzel alakítva ki a hatékonyan és jól

kommunikált Agora-arculatot!

Igazán jó megmérettetés és gyakoroló pálya, ha érdekel a marketing, a

különböző események online megjelenítése!

AZ AG OR A ARCUL ATA

-

T-ogether E-everyone A-chieves M-ore!

Agora HR-es

T-ogether E-everyone A-chieves M-ore!

Az Agora Human Resources (HR) felelősének lenni központi jelentőségű és hálás

feladat, ugyanis a HR-esnek a címben rejlő szemlélet fenntartását kell

megvalósítania – és ez az a gondolat, ami az Agora szervezését is igazán

élvezetessé és sikeressé teheti!

Fő felelősségi körébe tartozik az AEGEE-Budapest tagjaival való kapcsolattartás,

hogy mindenki megtalálja a hozzá leginkább illő feladatkört az Agora és az Agora-

szervezés mindennapjai során. Az Agora HR-ese tehát minden éppen megoldandó

feladattal kapcsolatban képben van, és szuperképességével, ami a MOTIVÁLÁS,

minden feladatra talál legalább egy AEGEE-st.

Továbbá ahhoz hogy ez a CSAPAT(!) jól tudjon együtt dolgozni, szintén az Agora

HR-esére van szükség. Ő fog ugyanis a csapatszellemet fejlesztő, motiváló,

energiával teli programokat szervezni a következő félév folyamán.

Ő fogja segíteni a főszervezőt a csapat KOHÉZIÓjának megteremtésében azzal,

hogy odafigyel minden szervezőre, különös tekintettel a Core Teamre. Ehhez

összerázó hétvégék rendezésére is szükség lesz, amelyek programjáért az Agora

HR-es lesz felelős, hiszen ő rendelkezik majd azokkal az ismeretekkel, amelyek

szükségesek egy ilyen szervezői program összeállításához – igazodva tehát a

csapat igényeihez.

TRÉNINGEK, ELŐADÁSOK és WORSHOPOK fogják majd a csapatot átlendíteni a

nehézségeken, amelyeknek megszervezéséhez szintén az Agora HR-esére

számítunk.

Az Agoránk sikeréhez járul hozzá a szervezők összeszokottsága, a feladatok

összehangoltsága, az hogy a csapattagok mennyire élvezik a munkájukat. Ezeknek

a tényezőknek a megteremtése, vagyis egy őrült TEAMBUILDING az Agora HR-

esének fő feladata. Ha érzed magadban azt az energiát, ami hozzásegíti majd az

Agorát a sikerhez; ha jó kommunikációs képességgel és magas érzelmi

intelligenciával rendelkezel, és a szervezés egész ideje alatt tudnád bátorító, pozitív

hozzáállásoddal segíteni az Agora szervezését, JELENTKEZZ!

.

Az Incoming felelőse már a legelején ,,bejön’’ mindenkinek, ha jól csinálja a munkáját.

Ugyanis az incomingos az első kontaktja az Agora

résztvevőinek, mert a jelentkezési periódus végén ő az, aki a

CD és a Chair Team szelekciójának eredményéről értesíti a

jelentkezőket, a szervezőket, ezt követően felel a résztvevők

időben való megérkezéséért. Tehát ő az, aki a vízumot és

esetlegesen a meghívó leveleket intézi a keletebbi

országokból érkezőknek (Ukrajna, Oroszország Grúzia,

Azerbajdzsán stb.). Illetve tartja a kapcsolatot az Agora előtti

és utáni rendezvények – rendszerint környező antennák

szervezik – szervezőivel, hogy onnan is időben szállítsák át a

néptömeget. Ezenkívül a pénzügyessel együtt koordinálja a

felmerülő pénzügyi tranzakciókat és megszervezi a regisztráció

folyamatát. Legfőbb erőssége a jó kommunikációs képesség

illetve a gyors olvasás és a lényeg kiragadásának képessége,

hiszen rohamos email rengetegre számíthat az Agora előtti

néhány hónapban. Cserébe ő az első, akit meghívnak az

ukránok egy vodkára kovászos uborkával!

Mik az előnyei az ,,Incoming Responsible'' Core Team tag

feladatkörének?

Sok-sok ismeretségre teszel szert (te látod át legjobban a

résztvevői listát), fejlődik a koordinációs képességed, továbbá

viszonylag kötetlen a munkaidőd a többi CT-taghoz képest

kivéve az utolsó 2-3 hónapot!

INCOMING

RESPONSIBLE

Egy, aki mindent visz!

Sőt, gyakorlatilag mindenkit visz! A logisztikus az a Core Team tag,

aki azzal fog foglalkozni, hogy minden és mindenki akkor és ott

legyen, úgy, ahogy a nagykönyvben meg van írva. Hogy ki írja a

nagykönyvet? Az Agora Bibliáját? Persze, hogy a logisztikus!

Ennek az embernek meg kell majd terveznie, hogy 800 ember el

jusson A-ból B-be, az Egyetemtől a szállásra, a szállásról a buliba, és

vissza? Igen-Igen! Ha van otthon néhány csuklósbuszod

elfekvőben, bátran hozd be őket a suliba, maximum elfoglalod a

Rektor parkolóhelyét!:-)

A logisztikus feladatai közé tartozik még a trash management és a

takarítás megszervezése is. Külön ki kell emelni, az Agora egyik

legfontosabb alapelvét, hogy minden biztonsági előírást,

tűzvédelmi szabályt szigorúan be kell tartanunk, és be is fogunk

tartani! A logisztikusnak ezt a kérdést a főszervezővel közösen a

legfontosabbak között kell számon tartania.

A tervezésben benne van, hogy készíteni kell majd egy percről

perce mindent és mindenkit beosztó forgatókönyvet, amit majd

persze be is kell tartani és tartatni. Nem kis feladat, hogy

megtervezd, majd átlásd és irányítsd az összes szervező, résztvevő

és az összes kellék mozgását. Nem kell izgulni, hisz az egész

főszervezői csapat segíteni fog ebben, és ahogy lenni szokott, az

utolsó pillanatban úgyis megváltozik A-tól Z-ig minden!:-)

Agora

Logisztikus

Kft.

CATERING RESPONSIBLE Szervező, rendező, intézkedő, kitaláló megoldó „vendéglátós”

Sokatok számára ismerős maga a catering szó, lehet, hogy már voltatok

is

Bevonón vagy LTC-n a cateringes csapatban, és gondoljátok, hogy az

Agorán is valami hasonlót kell csinálni. Érdemes elolvasnatok ezt a kis

leírást, mert az Agora Catering feladata teljesen más, csak a célja

ugyanaz, hogy mindenki finom étellel tömje tele a hasát.

Mivel az Agorán körülbelül 800 fő étkeztetéséről (800x13=10400 adag)

kell gondoskodni, ezért nagy valószínűség szerint egyikőnk sem lenne

alkalmas ennyi emberre főzni, ezért van szükség a Catering felelősre, aki

már előre szerződést köt különböző cégekkel, hogy a legolcsóbb és

legfinomabb ételekkel kápráztathassuk el az ideérkezőket.

Gondoskodni kell:

● 3 napon keresztül reggeliről, ebédről, vacsoráról (külön figyelemmel

azokra, akik étel érzékenyek, vegetáriánusok...)

● a nyitó ceremónián welcome-drinkről és dinnerről

● kávészünetekről

● étellel a partnereknek a Study/Career Fairen

● és természetesen minden étkezéshez biztosítani kell a helyszínt, és

figyelni, hogy mindig minden időben az asztalra kerüljön.

Mivel az a célunk, hogy minél jobb és több ételt tudjunk szolgáltatni,

viszont nagyon szűkös a költségvetésünk ezért arra kell törekedni, hogy

minél több mindent tudjunk partneri kapcsolatokon keresztül olcsóbban

vagy akár ingyen szerezni.

Olyanok jelentkezését várjuk, akik kitartóak - hiszen rengeteg ajánlatot

kell kérni és céget megkeresni, hogy a legjobbat megtaláljuk - ,

talpraesettek és nem pánikolnak be ha valami az utolsó pillanatban

rosszul sül el, hanem azonnal előáll egy jó megoldással.

Mindenképpen érdemes jelentkezni, mert nagyon sokat tanulhattok egy

ekkora feladatból arról, hogyan oszd be a saját és mások idejét.

Kipróbálhatod magad egy vezetői szerepben. De ami legfontosabb

átélheted azt a sikerélményt, hogy hibátlanul jóllakattál 800 embert 5

napon keresztül.

Modern idők

Nos, mit tennél? Ha erre az a válaszod, hogy nem esel kétségbe és

azonnal kinyitod az összes ablakot, kiszellőztetsz, a pogácsákat

eltünteted, megkeresed a legközelebbi pizza futár telefonszámát és

közben mosolyogva ajtót nyitsz, közlöd a többiekkel, hogy pont időben

érkeztek, mert már rendeled a pizzát, na akkor az alapvető képességek

birtokában vagy ahhoz, hogy Event Manager legyél!

Mert Ő az, aki gondoskodik az Agora alatt minden rendezvény önálló

megszervezésről. Mire gondolj? Amikor a kezébe veszi a Participant az

Agora program füzetét és elolvassa, hogy milyen programok lesznek az

adott napon, azok hánykor kezdődnek, hol és kik vesznek részt rajta- na

ezt mind az Event Responsible rakja és szervezi össze!

Kezdve az Ünnepélyes Megnyitótól (Openning Ceremony), ahol

bemutatkozik majd a szervező csapat, kisebb kulturális bemutatkozást

produkál egy néptánccsoport, folytatva azzal, hogy egyes estéken hol

fognak bulizni, és milyen tematikája lesz az éjszakának, egészen addig,

hogy milyen záró rendezvénye lesz a budapesti Agorának!

De mindezek mellett, ő foglalkozik az Agorákon megszokott

Career/Study/AEGEE Fair lebonyolításával is, ezek a programok

általában egy délutános elfoglaltságot jelentenek a résztvevők számára,

azonban a szervezésük ennél jóval nagyobb munka!

Mint minden AEGEE-s rendezvényen az Agorán is megrendezésre kerül a

European Night , ahol a több 100 nemzetiségből álló résztvevői csapat

mutatja be nemzeti italait, ételeit. Ennek az estének a megszervezése is

az ER feladata, aki saját ötleteivel és kreativitásával feldobhatja az estét.

A rendezvények önálló szervezése mellett nagyon fontos, hogy az ER –

nek gondoskodnia kell arról is, hogy a számos résztvevő számára minden

egyes helyszínen megfelelő biztonsági intézkedéseket elvégezzék, és ezt

be is tartsák!

A pozíció betöltése, óriási feladat azonban nem egyedül kell véghez

vinnie, hanem egy csapattal közösen így lehetséges az is, hogy a

rendezvényeket külön-külön más emberre bízva szervezi, meg ő pedig

felügyeli, hogy minden rendben menjen!

EVENT MANAGER

Te vagy az, aki ha baráti összejövetelről van szó előre lefoglalod az

asztalt? Mindenhol ott vagy időben és mindenkire kétszer rátelefonálsz,

hogy eljöjjön? Nos ez nem rossz kezdésnek, de képzeld el a következő

szituációt és teszteld le mennyire neked való az Event Manager szerepe!

Baráti társaság érkezik hozzád, te hetekkel korábban erre délutánra

készülsz, az egész lakás kitakarítva, poharak előkészítve, film/társasjáték

kirakva, italok behűtve, meghívók megtervezve és kiküldve, barátok

egyedi igényei feltérképezve, after buli helyszín (legalább 3) kitalálva és

asztal foglalva. Egy szóval minden készen áll!

kirángatnod a sütő ajtaját…

A szervezés az, amit azelőtt csinálsz, mielőtt csinálni kezdesz valamit, hogy amikor csinálod, ne zavarodj össze.

AGORA

IT-s

Szívesen töltöd a szabadidődet weblapszerkesztéssel? Minden érdekel, ami informatika, modern technika és kihívást

jelent? Ezekhez még társul is némi tárgyi tudás és végre szeretnél valami olyat tenni, amiben megmutathatod, hogy

„kockának” lenni igenis menő?! Akkor ne habozz, mutasd meg, hogy képes vagy majdnem 1000 embert 4 napon

keresztül a technika minden vívmányával elkápráztatni!

Először is foglaljuk, egybe milyen feladatai vannak az Agora IT-snak!

● informatikai eszközök beszerzése, karbantartása

● internet elérést biztosítani a helyszíneken

● PR Felelős segítése, elsősorban az online

● kommunikáció területén

● holnapkészítés és domain fenntartása

● elektronikus szavazás

● walky-talky, mobiltelefon a szervezőknek a szervezés hatékonyságának érdekében

● Live Stream és egyéb netes tudósítás a PR Felelőssel együtt illetve a Plenárisokon biztosítani a közvetítést két

terem esetén

● világítás és hangtechnika

● Szervező kiscsapat kialakítása

Ahogy olvasható, nagyon szorosan együtt kell működnie a PR Felelőssel, az online kommunikáció hatékonyságában

nagy segítséget tud nyújtani, emellett megjelennek a szokásos IT-s teendők is, mint a honlapkészítés, eszközök

beszerzése (itt elsősorban mikrofonra és egyéb hangeszközökre kell gondolni) és a hangtechnika megfelelő beállítása.

A legutóbbi Agorán (Macedónia) is probléma volt, hogy nem volt elektronikus szavazás, ami miatt rengeteg idő ment

el fölöslegesen. Ezért prioritás egy egyszerű, de zökkenőmentesen működő elektronikus szavazófelület létrehozása.

Amit még kiemelnék, az a Live Stream. Bár csak kb. 1000 ember van egy Agorán, azonban ilyenkor az egész AEGEE

központjában ez a rendezvény áll, és nagyon sokan szeretnék követni az eseményeket, lehetőleg videóban,

élőképpel. Kihívás, de ebből nagyon sokat lehet tanulni.

Természetesen a Board IT-sától bármikor kérhet segítséget, de ajánlatos szervező csapatot verbuválnia maga köré,

hogy hatékonyabban tudják a munkát végezni, és az ne nehezedjen túl sok teher a vállára.

Hogy mit kaphattok Agora IT-sként?

● weblapkezelési, fejlesztési ismereteket

● webdesignban tapasztalatot

● egyéb számítástechnikai ismereteket

● online kommunikációs és -marketing tudást

● munkacsoport esetén menedzsment tapasztalatot és sok-sok sikerélményt :)

„ A w e b s i t e , a m i t n e m l á t n a k a k e r e s ő k , p o n t a n n y i t é r , m i n t a s z e k r é n y m ö g é c s ú s z o t t m é r e g d r á g a k a t a l ó g u s . ” ( L . T i n y )

Fontos tudnivalók!

AGORA FÓRUM

Miért éri meg AEGEE-Budapestnek

egy 1000 fős rendezvény

megszervezése? Nos, nekünk erre

több ezernyi érvünk van. Gyere el

február 9-én, csütörtökön 18

órakor az Agora Fórumra, ahol

hallhatsz ezek közül néhányat,

továbbá értesülhetsz a projekt

állásáról, miközben a torkunkon

csúszik lefelé a forralt bor. :) Sok

szeretettel várunk Téged is a

tavaszi félév első AEGEE-Budapest

programján!

AGORA CAFÉ

Szeretnéd megtudni hány liter

teáról kell a Catering Teamnek

gondoskodnia minden reggel?

Szeretnél részt venni az Agora

logójának megtervezésében?

Szeretnél vezetői pozíciót

megpályázni a Core Teamben?

Akkor feltétlenül gyere el február

18-án, csütörtökön 18 órakor az

Agora Caféra, ahol választ

kaphatsz a különböző

pozíciókkal és feladatokkal

kapcsolatos kérdéseidre!

Dátumok amikre érdemes

odafigyelni 2012-ben!

Február - Agora Forum

Február - Agora Café

Februári Közgyűlés – Várhatóan február végén

kerül megválasztásra a Core Team

Május 1-6 - Enschede-i Agora - a szervező csapat

feltételezhetően kiutazik

Május vége- tavaszi Tisztújító Közgyűlés várható

időpontja, melyen első körben számolnak be

munkájukról a Core Team tagok

Október 31- november 4.- budapesti Agora