Embed Size (px)
Citation preview
iii
KERTAS KERJA PERSEORANGAN (KKP)
RENCANA KERJA PENINGKATAN KINERJA PENYEBARAN INFORMASI PADA BIDANG
PENGOLAHAN DATA DAN DISEMINASI INFORMASI DINAS INFORMASI DAN KOMUNIKASI
KOTA TANGERANG
Disusun Oleh:
M. Agun Djumhendi J, S.Sos NIP. 19710814 199003 1 002
PENDIDIKAN DAN PELATIHAN KEPEMIMPINAN TK. III ANGKATAN X
BADAN PENDIDIKAN DAN PELATIHAN PROVINSI BANTEN
iv TAHUN 2010
i
KONSULTASI JUDUL KERTAS KERJA PERSEORANGAN (KKP)
DIKLAT KEPEMIMPINAN TINGKAT III ANGKATAN X TAHUN 2010 1. Nama : M. Agun Djumhendi J, S.Sos
2. Unit Kerja : Badan Dinas Informasi dan Komunikasi Kota Tangerang
3. Jabatan : Kepala Bidang Pengolahan Data Dan Diseminasi Informasi
4. Tugas Pokok : Memimpin, merencanakan, mengatur dan mengendalikan kegiatan penyelenggaraan sebagian tugas Dinas dalam lingkup pengolahan data, penyebarluasan informasi dan promosi Daerah, pengendalian opini publik, serta pembinaan multi media dan lembaga informasi
5. Fungsi / Uraian tugas : Penyelenggaraan penyebarluasan informasi dan promosi Daerah melalui multi media
6. Isu Aktual : Kurangnya SDM Dalam Penyebaran Informasi
7. Perumusan sasaran : Terwujudnya SDM aparatur dalam Penyebaran Informasi yang kompeten
8. Judul yang diusulkan : RENCANA KERJA PENINGKATAN KINERJA PENYEBARAN INFORMASI PADA BIDANG PENGOLAHAN DATA DAN DISEMINASI INFORMASI DINAS INFORMASI DAN KOMUNIKASI KOTA TANGERANG
Fasilitator,
Anyer, 30 Pebruari 2010
Peserta,
Sindhu Setiatmoko
M. Agun Djumhendi J, S.Sos
i
LEMBAR PERSETUJUAN
RENCANA KERJA PENINGKATAN KINERJA
PENYEBARAN INFORMASI PADA BIDANG PENGOLAHAN DATA DAN DISEMINASI INFORMASI DINAS INFORMASI
DAN KOMUNIKASI KOTA TANGERANG
Disusun Oleh :
N a m a : M. Agun Djumhendi J, S.Sos
NIP : 19710814 199003 1 002
JABATAN : Kepala Bidang Pengolahan Data Dan
Diseminasi Informasi
UNIT KERJA : Badan Dinas Informasi dan Komunikasi Kota Tangerang
Anyer – Serang, 2 Maret 2010
TELAH DIPERIKSA DAN DISETUJUI :
PEMBIMBING PENULIS
Sindhu Setiatmoko, SE. M.Si M. Agun Djumhendi J, S.Sos
i
LEMBAR PENGESAHAN
RENCANA KERJA PENINGKATAN KINERJA
PENYEBARAN INFORMASI PADA BIDANG PENGOLAHAN DATA DAN DISEMINASI INFORMASI DINAS INFORMASI
DAN KOMUNIKASI KOTA TANGERANG
Disusun Oleh :
N a m a : M. Agun Djumhendi J, S.Sos
NIP : 19710814 199003 1 002
JABATAN : Kepala Bidang Pengolahan Data Dan
Diseminasi Informasi
UNIT KERJA : Badan Dinas Informasi dan Komunikasi Kota Tangerang
Telah disahkan berdasarkan hasil pedalaman (seminar) yang telah
dilaksanakan pada 2 Maret 2010 :
Narasumber/Moderator PENULIS
Nazarudin, S.Pd M. Agun Djumhendi J, S.Sos
Mengetahui PenanggungJawab Diklatpim Tk. III
Batara D. Lubis, SE., M.Si.
i
KATA PENGANTAR
Alhamdulillah, syukur kehadirat Allah Tuhan Yang Maha Bijaksana
lagi Maha Berilmu, karena dengan limpahan rahmat-Nya Inayah Nya serta
ridlo Nya, maka Kertas Kerja Perseorangan (KKP) dapat tersusun dengan
sebaik-baiknya.
Terkait dengan materi diklat dan silabus pembelajaran DIKLATPIM
III maka ada kewajiban peserta diklatpim untuk menyusun KKP ini dengan
judul sesuai tupoksi yaitu
“RENCANA KERJA PENINGKATAN KINERJA PENYEBARAN INFORMASI PADA BIDANG PENGOLAHAN DATA DAN
DISEMINASI INFORMASI DINAS INFORMASI DAN KOMUNIKASI KOTA TANGERANG”,
Ijinkan pada momen yang baik ini penulis menyampaikan terima
kasih dan penghargaan kepada yang terhormat :
Pertama, Bapak Walikota Tangerang atas pemberian ijin dan
kesempatan penulis mengikuti Diklapim III ini
Kedua, Bapak Kepala Badan Diklat Provinsi Banten beserta staf.
Selanjutnya Bapak Kepala Dinas Dinas Informasi dan Komunikasi
Kota Tangerang yang memberikan dorongan pada penulis. Serta Bapak
dan ibu Widyaiswara Badan Diklat Provinsi Banten dan bapak Widyaiswara
Pembimbing penulisan KKP ini atas arahan dan bimbingannya.
ii
Teristimewa pada Istri dan anak-anak tercinta yang senantiasa
mendukung kegiatan mengikuti Diklat PIM III dalam doa dan munajatnya.
Demikianlah, akhirnya semoga penyusunan KKP ini bermanfaat bagi
instansi penulis dan semua pihak. Terima kasih.
Anyer, Pebruari 2010
Penulis,
iii
DAFTAR ISI
KATA PENGANTAR ................................................................................ I DAFTAR ISI ...................................................................................... III DAFTAR TABEL .................................................................................. IV BAB I PENDAHULUAN ......................................................................... 1
A. Latar Belakang ..................................................................... 1 B. Isu Aktual............................................................................ 3 C. Lingkup Bahasan ................................................................. 3
BAB II GAMBARAN KEADAAN .............................................................. 4 A. Kondisi Saat Ini.................................................................... 4
1. Data Pendukung .............................................................. 4 2. Visi dan Misi .................................................................... 7 3. Tujuan ............................................................................ 8 4. Sasaran ........................................................................... 8 5. Tugas Pokok dan Fungsi ................................................. 10
B. Kondisi yang Diinginkan ...................................................... 11 BAB III ANALISIS DAN RENCANA KERJA ............................................. 17
A. Identifikasi Faktor Internal dan Eksternal ............................. 17 B. Komparasi Urgensi Faktor Internal dan Faktor Eksternal ........ 18 C. Evaluasi Faktor Internal Dan Eksternal ................................. 20
Penetapan Faktor Kunci Keberhasilan (FKK) ......................... 22 D. Peta Posisi Kekuatan Organisasi .......................................... 24
Penentuan Peta Posisi Kekuatan Organisasi .......................... 24 E. Formulasi Strategi .............................................................. 25
Perumusan dan Penetapan Strategi ..................................... 25 F. Rencana Kerja ................................................................... 27
Penyusunan Rencana Kerja ................................................. 27 Rencana Pelaksanaan Kegiatan ........................................... 29
BAB IV PENUTUP .............................................................................. 31 DAFTAR PUSTAKA ............................................................................. 32 BIODATA .......................................................................................... 33
iv
DAFTAR TABEL
Tabel halaman Tabel 1 Pengukuran Pencapaian Sasaran (PPS) ..................................... 9
Tabel 2 Rencana Kerja Tahunan (RKT) Tahun 2011 ............................. 14
Tabel 3 Identifikasi Faktor Internal dan Eksternal ................................ 18
Tabel 4 Matriks Komparasi Urgensi Faktor Internal .............................. 19
Tabel 5 Matriks Komparasi Urgensi Faktor Eksternal ............................ 19
Tabel 6 Evaluasi Faktor Internal Dan Eksternal ................................... 22
Tabel 7 Faktor Kunci Keberhasilan (FKK) ............................................. 23
Tabel 8 Formulasi Strategi SWOT ....................................................... 27
Tabel 9 Tujuan, Sasaran, Strategi, Kebijakan, Program dan Kegiatan .... 28
Tabel 10 Rencana Kegiatan Operasional Tahun 2011 ............................ 29
Tabel 11 Penjadualan Kegiatan ........................................................... 30
1
BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Berdasarkan Peraturan Daerah (Perda) No. 5 Tahun 2008
Tentang Pembentukan dan Susunan Organisasi Lembaga Teknis
Daerah (Lembaran Daerah No.6 Tahun 2008) serta Peraturan Walikota
Tangerang No.28 Tahun 2008 Tentang Organisasi dan Tata Kerja
Dinas Informasi dan Komunikasi mempunyai tugas pokok untuk
mengatur urusan pemerintahan daerah di bidang informasi dan
komunikasi berdasarkan asas otonomi dan tugas pembantuan.
Dinas Informasi dan Komunikasi adalah pelaksana tugas di
bidang informasi dan komunikasi yang dituntut untuk memberikan
pelayanan terbaik kepada masyarakat dalam bentuk pemberian
pelayanan informasi dan komunikasi pembangunan kepada
masyarakat. Lebih lanjut lagi Dinas Informasi dan Komunikasi Kota
Tangerang mempunyai peran penting dalam mewujudkan kota
Tangerang sebagai kota tujuan pembangunan.
Beberapa produk peraturan tatalaksana di bidang informasi,
komunikasi dan manajemen pemerintahan pada beberapa SKPD di
Kota Tangerang masih mengedepankan pendekatan birokratisasi, hal
ini lah yang menuntut Badan Dinas Informasi dan Komunikasi Kota
2
Tangerang untuk perlunya mengedepankan pola pelaksaan
penyebaran informasi dan komunikasi yang lebih dekat dan dapat
menjangkau semua unsur masyarakat. Bagi Dinas Informasi dan
Komunikasi Kota Tangerang perubahan ke arah perbaikan bukan saja
untuk meningkatkan efektifitas dan efisiensinya programnya saja tetapi
lebih jauh untuk meningkatkan eksistensinya di dalam lingkungan
perubahan yang cepat dan persaingan dengan persaingan global yang
sangat cepat.
Perlunya dilakukan penataan dan penyempurnaan kembali
tatalaksana di bidang informasi, komunikasi untuk menciptakan
birokrasi yang kuat, efektif dan berdaya saing teknoologi tinggi
mendorong adanya perencanaan strategis sebagai kebutuhan nyata
bagi Dinas Informasi dan Komunikasi Kota Tangerang untuk mengatasi
berbagai permasalahan yang dihadapi.
Termasuk di dalamnya adalah penyebaran informasi yang perlu
dikelola oleh aparatur yang profesional dan handal.
Oleh karena itu Bidang Pengolahan Data Dan Diseminasi
Informasi ke depan harus mampu mengantisipasi ancaman dan
hambatan kesatuan bangsa, politik dan perlindungan masyarakat
secara lebih responsif dan proaktif.
Dari uraian tersebut, akhirnya penulis mengangkat topik Kertas
Kerja Perseorangan (KKP) ini dengan judul: “Rencana Kerja
3
Peningkatan Kinerja Penyebaran Informasi Pada Bidang
Pengolahan Data Dan Diseminasi Informasi Dinas Informasi
dan Komunikasi Kota Tangerang.”
B. Isu Aktual
Isu aktual yang kami angkat dalam KKP ini yaitu: Kurangnya
SDM Dalam Penyebaran Informasi.
C. Lingkup Bahasan
Lingkup bahasan adalah batasan pembahasan, diperlukan
untuk membatasi penulisan hanya seputar masalah yang akan
dipecahkan. Secara konsepsional, lingkup bahasan penulisan KKP ini
dibatasi pada masalah peningkatan Kinerja dalam menunjang
penyelenggaraan pemerintah yang menjadi fokus kajian Penyebaran
Informasi pada Badan Dinas Informasi dan Komunikasi Kota
Tangerang.
4
BAB II
GAMBARAN KEADAAN
A. Kondisi Saat Ini
1. Data Pendukung
Percepatan penyampaian informasi pada era sekarang ini
merupakan suatu tuntutan yang harus direalisasikan oleh lembaga-
lembaga pengolah informasi, karena tuntutan masyarakat modern
sekarang ini haus akan informasi yang cepat, tepat dan akurat,
sehingga kebutuhan akan pelayanan informasi tersebut dapat
terpenuhi. Berdasarkan fenomena tersebut, berbagai penyajian
informasi dibutuhkan oleh masyarakat khususnya masyarakat Kota
Tangerang, maka dibutuhkanlah media yang dapat diakses oleh
berbagai level masyarakat seperti surat kabar sehingga dapat
memenuhi kebutuhan masyarakat akan informasi. Surat kabar yang
berada di bawah pengelolaan Pemerintah Kota Tangerang adalah
Benteng News yang berbahasa inggris dan Surat Kabar Kota
Benteng.
Sumber Daya Manusia (SDM) yang mengelola e-Government
perlu terus di upgrade agar tidak tertinggal dengan perkembangan
Teknologi Informasi dan Komunikasi yang sangat pesat, maka
diperlukan pendidikan dan pelatihan yang sering disesuaikan
kebutuhan Pemerintah Daerah Kota Tangerang. Hal ini sudah
5
dilaksanakan oleh Pemerintah Daerah Kota Tangerang dengan
mengadakan Bintek Bank Data Daerah pada tahun 2005 dengan
peserta 29 orang. Kemudian pada tahun 2007 dilakukan Bintek
Operator di Kecamatan dan KPDE dengan peserta 30 orang. Pada
tahun 2008 sampai bulan Oktober dilakukan pelatihan Bintek E-Proc
untuk SKPD dan Vendor dengan 48 peserta. Masih ada beberapa
bintek yang telah dan akan dilakukan dalam pengembangan
Sumber Daya Manusia.
Ketersediaan infrastruktur jaringan juga menjadi salah satu
hal penting yang perlu diperhatikan. Pada tahun 2005 telah
tersedia 22 jaringan intranet yang dipasang di gedung Pusat
Pemerintahan Kota Tangerang, kemudian pada tahun 2006 ada
tambahan 8 jaringan yang dipasang di gedung Pusat Pemerintahan,
gedung Pemerintahan Cisadane, dan gedung PU. Pada tahun 2007
ada tambahan 4 jaringan yang dipasang di beberapa kecamatan,
dan pada tahun 2008 (sampai oktober) ada tambahan 10 jaringan
yang berupa Instalasi jaringan Access Point pada SKPD. Sehingga
jumlah keseluruhan jaringan yang ada sampai Oktober 2008 adalah
44 jaringan. Pada akses internet terjadi pengadaan kecepatan
hingga mencapai 512 Kbps pada tahun 2007 yang sebelumnya
pada tahun 2006 belum tersedia dan pada tahun 2008 sudah
menjadi 1 Gbps.
6
Dalam tahap perencanaan, data akan membantu dalam
menetapkan program-program yang sesuai dengan kebutuhan dan
tantangan yang dihadapi. Jika data yang disediakan tidak akurat,
maka perencanaan yang dibuat juga tidak dapat memenuhi
kebutuhan yang ada, bahkan mungkin justru akan berdampak
negatif. Pada sisi monitoring dan evaluasi, data akan membantu
dalam mengidentifikasi sejauh mana program-program yang
diimplementasikan dapat memberikan dampak yang positif. Salah
satu sarana pendukung dari Infrastruktur Informasi adalag Bank
Data Daerah yang telah dibangun pada tahun 2004 dan
dikembangkan lagi pada tahun 2005. Bank Data Daerah
digunakan/berfungsi untuk pemanfaatan data internal untuk
konsumsi aparatur.
Selain itu Penerapan teknologi informasi dan komunikasi
dapat memberikan nilai tambah dalam upaya memberikan
pelayanan yang terbaik bagi masyarakat. Dalam lingkungan
pemerintahan, penerapan teknologi informasi memunculkan istilah
elektronik goverment (e-goverment). Untuk Community Access
Point pada tahun 2005 tersedia sebanyak 5 buah, pada tahun 2006
ada penambahan 8 buah dan pada tahun 2007 ada penambahan 3
buah lagi sehingga sampai pada tahun 2008 masih 16 buah.
7
Terkait dengan isu aktual yang diangkat penulis dalam
Kertas Kerja Perseorangan (KKP) ini yakni “Kurangnya SDM Dalam
Penyebaran Informasi, maka terdapat beberapa kelemahan dan
ancaman yang dapat menyebabkan kinerja Badan Dinas Informasi
dan Komunikasi Kota Tangerang belum dapat tercapai secara
optimal yang tercanang dalam perencanaan srategis organisasi.
Kelemahan dan ancaman tersebut akan dapat menyebabkan
kegagalan dalam upaya mewujudkan visi dan misi.
Setelah diidentifikasi secara mendalam, adapun kelemahan
dan ancaman tersebut antara lain :
1. Celah hukum dalam penerapan TI.
2. Instrumen regulasi belum mendukung.
3. Belum adanya sinkronisasi data antar SKPD.
4. Penguasa informasi mengekang kebebasan pendapat.
5. Maraknya cyber crime.
6. Pemerintahan anti kritik.
2. Visi dan Misi
a. Visi
Badan Dinas Informasi dan Komunikasi Kota Tangerang
memiliki visi yaitu :
“PELOPOR PENGEMBANGAN TEKNOLOGI INFORMASI DAN
KOMUNIKASI YANG MAJU DALAM TATA LAKSANA
PEMERINTAHAN DAN KOMUNIKASI PUBLIK YANG BAIK”
8
b. Misi
Untuk mewujudkan visi tersebut Badan Dinas Informasi dan
Komunikasi Kota Tangerang menetapkan misi sebagai berikut:
a. Mengembangkan dan mengelola database dan informasi daerah
secara optimal untuk Kota Tangerang yang informatif
b. Mendorong terwujudnya sistem kinerja administrasi dan
koordinasi pemerintahan yang optimal melalui dukungan
teknologi informasi dan komunikasi
c. Mengembangkan aplikasi teknologi informasi dan komunikasi
bagi peningkatan pelayanan publik.
Misi yang relevan dengan judul KKP ini adalah misi :
Mengembangkan aplikasi teknologi informasi dan komunikasi bagi
peningkatan pelayanan publik.
3. Tujuan
Dalam Rencana Strategi Badan Dinas Informasi dan
Komunikasi Kota Tangerang, tujuan yang hendak dicapai terkait
dengan judul yang diangkat adalah Meningkatkan profesionalisme
aparatur dalam Penyebaran Informasi.
4. Sasaran
Dalam Rencana Strategi Badan Dinas Informasi dan
Komunikasi Kota Tangerang mempunyai sasaran yang hendak
9
dicapai yaitu: Terwujudnya SDM aparatur dalam Penyebaran
Informasi yang kompeten.
Kerangka pengukuran kinerja pencapaian sasaran yang
digunakan dalam penulisan ini didasarkan pada Laporan hasil
pelaksanaan kerja dijelaskan pada tabel Pengukuran Pencapaian
Sasaran (PPS).
Tabel 1 Pengukuran Pencapaian Sasaran (PPS)
Instansi: Badan Dinas Informasi dan Komunikasi Kota Tangerang
Sasaran Indikator Sasaran
Rencana Tingkat Capaian (Target)
Realisasi (%)
Persentase Capaian Target (%)
Terwujudnya
SDM aparatur
dalam
Penyebaran
Informasi yang
kompeten
- Meningkatnya
kemampuan
operator TI
100% 70 70
10
5. Tugas Pokok dan Fungsi
Ditegaskan bahwa Bidang Pengolahan Data Dan Diseminasi
Informasi mempunyai tugas pokok : memimpin, merencanakan,
mengatur dan mengendalikan kegiatan penyelenggaraan sebagian
tugas Dinas dalam lingkup pengolahan data, penyebarluasan
informasi dan promosi Daerah, pengendalian opini publik, serta
pembinaan multi media dan lembaga informasi.
Untuk menyelenggarakan tugas pokok tersebut, Bidang
Pengolahan Data Dan Diseminasi Informasi mempunyai fungsi :
1. Penyelenggaraan penyusunan usulan Rencana Kerja,
kinerja, dan anggaran tahunan Bidang Pengolahan Data
Dan Diseminasi Informasi;
2. Penyelenggaraan pengolahan data dan penyiapan
informasi bagi masyarakat mengenai kegiatan dan hasil
penyelenggaraan pemerintahan, pembangunan, dan
pembinaan kemasyarakatan di Daerah;
3. Penyelenggaraan penyebarluasan informasi dan promosi
Daerah melalui multi media;
4. Penyelenggaraan pengendalian opini publik;
5. Penyelenggaraan pembinaan di bidang multi media;
6. Penyelenggaraan pembinaan di bidang lembaga informasi.
11
B. Kondisi yang Diinginkan
Dari seluruh uraian mengenai gambaran kinerja sekarang
Badan Dinas Informasi dan Komunikasi Kota Tangerang secara
keseluruhan, maka perlu disampaikan beberapa harapan (outlook)
terkait dengan adanya tujuan, sasaran, kebijaksanaan, program dan
kegiatan pada unit kerja dimana penulis menjabat yang masih perlu
ditingkatkan kinerjanya.
Adapun tujuan dan sasaran yang diharapkan oleh penulis dalam
pemecahan masalah ke depan yaitu:
Tujuan : Meningkatkan profesionalisme aparatur dalam Penyebaran
Informasi.
Sasaran : Terwujudnya SDM aparatur dalam Penyebaran Informasi
yang kompeten.
Kebijakan operasional : Pengembangan Sumber Daya Manusia dalam
penyebaran informasi secara profesional.
12
Sasaran tersebut akan diwujudkan melalui program dan
kegiatan sebagai berikut :
Program : Optimalisasi SDM penyebaran informasi.
Dan ada dua kegiatan berupa:
a. Melaksanakan Bimbingan teknis berbasis teknologi informasi dan
komunikasi (TIK).
b. Menyelenggarakan Pelatihan teknis operator multimedia.
Berdasarkan pada hasil pengukuran dan evaluasi kinerja
sebagaimana telah disampaikan dapat penulis simpulkan bahwa salah
satu kegiatan dari berbagai kegiatan yang perlu ditingkatkan
kinerjanya adalah kegiatan Melaksanakan Bimbingan teknis berbasis
teknologi informasi dan komunikasi (TIK) karena kegiatan tersebut
paling rendah capaian realisasi indikator kinerjanya.
Kerangka pengukuran yang digunakan dalam penulisan ini
didasarkan pada Laporan Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah
(LAKIP) sesuai dengan Surat Keputusan Kepala Lembaga Administrasi
Negara (LAN) RI Nomor 239/X/6/Y/2003 tentang Perbaikan Pedoman
Penyusunan Laporan Akuntabilitas Instansi Pemerintah (LAKIP).
13
Gambaran harapan dapat kita tabulasikan dalam Rencana
Kerja Tahunan 2011 yang dapat dilihat pada tabel berikut :
14
Tabel 2 Rencana Kerja Tahunan (RKT) Tahun 2011
Sasaran Kegiatan
Ket. Uraian Indikator
Rencana Tingkat Capaian (Target)
Program Uraian Indikator Kinerja Satuan Target
Terwujudnya SDM aparatur dalam Penyebaran Informasi yang kompeten.
• Meningkatnya kemampuan operator TI
• Meningkatnya kualitas informasi yang lebih aktual
• Tersajikannya opini yang benar
100
100
100
Optimalisasi SDM penyebaran informasi
Melaksanakan Bimbingan teknis berbasis teknologi informasi dan komunikasi (TIK)
Input / Masukan
Dana Rp jt 20
SDM Orang 6
Output / Keluaran
Terlaksananya Bimbingan teknis berbasis teknologi informasi dan komunikasi (TIK)
Kali / th 1
Outcome / Hasil
Meningkatnya produktivitas penyebaran informasi % 100
Menyelenggarakan Pelatihan teknis operator multimedia
Input / Masukan Dana Rp jt 40 SDM Orang 5
Output / Keluaran Terselenggaranya Pelatihan teknis operator multimedia
Kali / th 2
Outcome / Hasil Meningkatnya produktivitas penyebaran informasi % 75
15
Teori / konsep sebagai acuan yang relevan
Secara umum, sumber daya diartikan segala sesuatu yang
berwujud phisik ataupun non fisik yang dapat menjadi bahan pokok
maupun penunjang dalam suatu proses kegiatan yang
mempengaruhi kualitas ataupun kuantitas output. Sedangkan
Informasi menurut Gordon B. Davis, ( Moekijat, 1996 ) “ Information
is data that has been processed into a form that is meaningful to the
recipient and is of real or perceived value in current or prospective
decisions.” ( Informasi adalah data yang telah diolah menjadi suatu
bentuk yang penting bagi si penerima dan mempunyai nilai yang
nyata tau yang dapat dirasakan dalam keputusan-keputusan yang
sekarang atau yang akan datang ).
Sedangkan George R. Terry mengatakan bahwa “Information
is meaningful data that conveys usable knowledge”. (Informasi
adalah data yang penting yang memberikan pengetahuan yang
berguna)
Dengan demikian Sumber Daya Informasi adalah sumber daya
yang berwujud data yang penting yang memberikan pengetahuan
yang berguna. Apakah suatu sumber daya informasi itu berguna
atau tidak, maka bergantung pada :
1. Tujuan Si Penerima
Apabila informasi itu tujuannya untuk memberi bantuan, maka
16
informasi itu harus membantu si penerima dalam apa yang
diusahakannya untuk memperolehnya.
2. Ketelitian Pengolahan dan Penyampaian Data
Dalam penyampaian pengolahan data, inti dan pentingnya
informasi harus dipertahankan.
17
BAB III
ANALISIS DAN RENCANA KERJA
A. Identifikasi Faktor Internal dan Eksternal
Pakar dan pemikir manajemen Jepang modern, Kenichi Ohmae
(dalam Wahyudi, 1996: 4-5) menyatakan bahwa berpikir secara
strategik akan menghasilkan penyelesaian yang lebih kreatif dan
berbeda bentuknya dari pada hanya berdasarkan berpikir mekanik dan
intuisi. Dalam KKP ini digunakan analisis SWOT dengan langkah
pertama adalah mengidentifikasi dan menilai keadaan faktor-faktor
stratejik untuk mengetahui mana yang menjadi kekuatan dan mana
yang menjadi kelemahan; serta mencermati peluang pendorong dan
ancaman guna menentukan Faktor Kunci Keberhasilan yang
diberdayakan dan akan diperbaiki dalam mencapai sasaran.
Adapun faktor internal dan eksternal yang berhasil diidentifikasi
adalah sebagai berikut:
18
Tabel 3 Identifikasi Faktor Internal dan Eksternal
No FAKTOR INTERNAL
KEKUATAN – S KELEMAHAN - W
S1. Adanya komitmen Walikota terhadap transparansi W1. Belum adanya sinkronisasi data
antar SKPD
S2. Adanya anggaran infrastruktur yang cukup W2. Celah hukum dalam penerapan TI
S3. Tersedianya jumlah aparatur yang memadai W3. Instrumen regulasi belum
mendukung
No FAKTOR EKSTERNAL
PELUANG – O ANCAMAN - T
O1. Paradigma e-Learning dan e-Government T1. Pemerintahan anti kritik
O2. Perkembangan TI sangat cepat T2. Penguasa informasi mengekang kebebasan pendapat
O3. Banjirnya informasi di dunia maya T3. Maraknya cyber crime
B. Komparasi Urgensi Faktor Internal dan Faktor Eksternal
Penilaian Faktor Internal Dan Eksternal
Faktor Kunci Keberhasilan adalah faktor yang memiliki total
nilai bobot (TNB) terbesar diantara faktor-faktor yang berpengaruh
terhadap sasaran yang akan dicapai. Faktor Kunci Keberhasilan
juga disebut sebagai kekuatan kunci atau faktor strategis.
Untuk menilai tingkat urgensi tiap faktor penulis
menggunakan metode subyektif. Metode subyektif yaitu suatu
metode untuk menentukan urgensi / tingkat kepentingan satu
faktor tanpa membandingkan faktor satu dengan faktor lainnya,
guna menentukan faktor mana yang lebih urgen. Pembobotan
dilakukan dengan menggunakan skala Likert (1-5).
19
Adapun hasil penilaian terhadap tingkat urgensi faktor
disajikan dalam matriks berikut.
Tabel 4
Matriks Komparasi Urgensi Faktor Internal
No Faktor Internal Faktor yang lebih urgen
a b c d e f Total NF
Bobot Faktor (BF)
STRENGTHS a Adanya komitmen Walikota
terhadap transparansi a a a a a 5 0,333
b Adanya anggaran infrastruktur yang cukup
a b b e f 2 0,133
c Tersedianya jumlah aparatur yang memadai
a b d c c 2 0,133
WEAKNESSES d Belum adanya sinkronisasi data
antar SKPD a b d e d 2 0,133
e Celah hukum dalam penerapan TI a e c e f 2 0,133
f Instrumen regulasi belum mendukung
a f c d f 2 0,133
Jumlah 15 1,00
Tabel 5
Matriks Komparasi Urgensi Faktor Eksternal
No Faktor Eksternal
Faktor yang lebih urgen
a b c d e f Total NF
Bobot Faktor (BF)
OPPORTUNITIES a Paradigma e-Learning dan e-
Government b a a e a 3 0,200
b Perkembangan TI sangat cepat b b b b b 5 0,333 c Banjirnya informasi di dunia maya a b d e c 1 0,067 THREATS d Pemerintahan anti kritik a b d d f 2 0,133 e Penguasa informasi mengekang
kebebasan pendapat e b e d e 3 0,200
f Maraknya cyber crime a b c f e 1 0,067 Jumlah 15 1,00
Catatan: Pembobotan menggunakan Skala Likert 5 = Sangat Tinggi urgensinya, 4 = Tinggi, 3 = Cukup, 2 = Kurang, 1 = Sangat Kurang.
20
C. Evaluasi Faktor Internal Dan Eksternal
Langkah selanjutnya setelah dilakukan penilaian urgensi
faktor adalah melakukan evaluasi faktor Internal dan eksternal
sebagai berikut :
Nilai Faktor (NF) ditentukan dari tabel 4 dan 5.
Bobot Faktor (BF). Tiap faktor dibobot tingkat urgensinya.
Tingkat urgensinya dinyatakan dalam Bobot Faktor (BF) dan
satuan ukurannya adalah %. Rumus BF = NF/∑ NF x 100%.
ditentukan dari tabel 4 dan 5.
Nilai Dukungan Faktor (ND). Tiap faktor sebenarnya
merupakan input yang harus dikelola dengan baik agar
memberikan dukungan yang istimewa atau selalu maksimal
sehingga menjadi unggul dalam meraih sukses yang lebih besar.
ND tiap faktor diukur dengan skala nilai 1-5.
NBD (Nilai Bobot Dukungan) ditentukan dengan rumus:
NBD = ND X BF.
Nilai Keterkaitan (NK) adalah nilai Keterkaitan suatu faktor
dibandingkan dengan faktor lainnya dan dengan skala 1-5.
Nilai Rerata Keterkaitan (NRK) adalah jumlah nilai NK
dibagi 11 sebagai rata-rata keterkaitan. Rumus NRK = ∑ NK /
(∑NK-1).
Nilai Bobot Keterkaitan (NBK) tiap faktor dihitung dengan
rumus : NBK = NRK X BF.
21
Total Nilai Bobot (TNB). TNB tiap faktor dapat dihitung
dengan memakai rumus : NBD + NBK = TNB.
Faktor Kunci Keberhasilan (FKK) merupakan peringkat
prioritas dari TNB terbesar dari masing-masing faktor. Disini
hanya ada dua FKK yang diambil sebagai bahan untuk analisis
berikutnya.
Berikut tabel evaluasi faktor internal dan eksternal menjelaskan
bagian ini.
22
Tabel 6 Evaluasi Faktor Internal Dan Eksternal
No Faktor Internal NF BF % ND NBD
Nilai Keterkaitan
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 NRK NBK TNB FKK
Strengths
1 Adanya komitmen Walikota terhadap transparansi
5 33,3 5 1,67 4 4 5 1 3 5 2 3 2 3 3 3 1,06 2,73 I
2 Adanya anggaran infrastruktur yang cukup
2 13,3 1 0,13 4 4 5 4 2 2 4 3 3 4 3 3 0,46 0,59
3 Tersedianya jumlah aparatur yang memadai
2 13,3 3 0,40 4 4 5 3 4 4 4 3 3 4 2 4 0,48 0,88 II
4,20
Weaknesses
4 Belum adanya sinkronisasi data antar SKPD
2 13,3 2 0,27 5 5 5 3 2 1 2 2 1 2 1 3 0,35 0,62 II
5 Celah hukum dalam penerapan TI
2 13,33 3 0,40 1 4 3 3 4 3 5 4 4 3 4 3 0,46 0,86 I
6 Instrumen regulasi belum mendukung
2 13,33 1 0,13 3 2 4 2 4 4 2 2 4 2 4 3 0,40 0,53
15 100 2,01 Faktor Eksternal Opportunities
7 Paradigma e-Learning dan e-Government
3 20,00 3 0,60 5 2 4 1 3 4 2 2 1 4 1 3 0,53 1,13 II
8 Perkembangan TI sangat cepat
5 33,3 5 1,67 2 4 4 2 5 2 2 3 3 2 1 3 0,91 2,58 I
9 Banjirnya informasi di dunia maya
1 6,7 1 0,07 3 3 3 2 4 2 2 3 5 4 5 3 0,22 0,28
3,99
Threats
10 Pemerintahan anti kritik 2 13,33 2 0,27 2 3 3 1 4 1 1 3 5 3 2 3 0,34 0,61 II
11 Penguasa informasi mengekang kebebasan pendapat
3 20,00 3 0,60 3 4 4 2 3 4 4 2 4 3 4 3 0,67 1,27 I
12 Maraknya cyber crime 1 6,67 2 0,13 3 3 2 1 4 1 1 1 5 2 4 2 0,16 0,3
15 100 2,18
Penetapan Faktor Kunci Keberhasilan (FKK)
Berdasarkan besarnya TNB tiap faktor dapat dipilih faktor
yang memiliki TNB paling besar sebagai Faktor Kunci Keberhasilan
23
(FKK) organisasi atau unit kerja dalam mencapai misi. FKK itu
merupakan faktor-faktor strategis. Dari tiap kategori strengths,
weaknesses, opportunities, and threats masing-masing di pilih 2
FKK berdasarkan urutan TNB. Cara menentukan FKK dilakukan
dengan proses sebagai berikut :
FKK dipilih dari nilai TNB terbesar.
Bila nilai TNB sama, pilih nilai NBD terbesar.
Bila nilai NBD sama, pilih nilai NBK terbesar.
Bila nilai NBK sama, pilih nilai BF terbesar.
Bila masih sama, maka pilih berdasarkan pengalaman dan
pertimbangan rasional.
Adapun dua kekuatan terpilih dari masing-masing faktor
dapat disimak dalam tabel berikut.
Tabel 7 Faktor Kunci Keberhasilan (FKK)
Urutan FKK
FAKTOR INTERNAL Kekuatan – Strengths Kelemahan – Weakness
1. Adanya komitmen Walikota terhadap transparansi
1. Celah hukum dalam penerapan TItur masih kurang
Urutan
FKK FAKTOR EKSTERNAL
Peluang – Opportunities Ancaman – Threats
1. Perkembangan TI sangat cepat
1. Penguasa informasi mengekang kebebasan pendapat
24
D. Peta Posisi Kekuatan Organisasi
Penentuan Peta Posisi Kekuatan Organisasi
Sesuai dengan kriteria tersebut di atas, maka berdasarkan
hasil evaluasi yang dipilih dari SWOT adalah
S : Adanya komitmen Walikota terhadap transparansi
W : Celah hukum dalam penerapan TI
O : Perkembangan TI sangat cepat
T : Penguasa informasi mengekang kebebasan pendapat.
Berdasarkan Total Nilai Bobot (TNB) semua faktor, maka dapat
dipetakan posisi kekuatan organisasi seperti gambar berikut:
Gambar 1
Peta Kekuatan Organisasi
T = 2,18
S = 4,20
O = 3,99
W = 2,01
K. II Kuadran I
K. III K. IV
1,81
2,19
25
Gambar di atas menunjukkan posisi kekuatan Bidang Pengolahan Data
Dan Diseminasi Informasi berada pada kuadran I yaitu
strategi SO (menggabungkan Strength dan
Opportunities) atau mendayagunakan seluruh kekuatan
dengan memanfaatkan peluang. Hal ini artinya, Unit kerja
memiliki kemampuan untuk mengoptimalkan faktor Adanya
komitmen Walikota terhadap transparansi dengan
memanfaatkan peluang Perkembangan TI sangat cepat.
E. Formulasi Strategi
Perumusan dan Penetapan Strategi
Perumusan Strategi
Penyusunan strategi dengan pendekatan formulasi strategi
matriks SWOT adalah berdasar pada prinsip pemberdayaan sumber
daya unggulan organisasi atau faktor-faktor kunci keberhasilan
organisasi. Caranya adalah dengan memadukan, atau
mengintegrasikan, menginteraksikan antar kekuatan kunci
keberhasilan, agar tercipta kesatuan arah dan sinergi dalam
mencapai tujuan.
Teknik menginteraksikan faktor-faktor kunci keberhasilan agar
terjadi sinergi mencapai tujuan dapat digunakan matriks SWOT.
Beberapa ahli menganggap, ada empat strategi utama yang dapat
dirumuskan dalam empat kuadran SWOT yakni:
a. Strategi ekspansi dirumuskan pada kuadran I.
Dalam kuadran I ini dapat diinteraksikan, dipadukan kekuatan
kunci dan peluang kunci sebagai suatu strategi SO kearah
26
ekspansi atau pengembangan, pertumbuhan, perluasan dalam
bidang tertentu, dalam mencapai tujuan atau peluang-peluang
yang menjanjikan.
b. Strategi diversifikasi dirumuskan pada kuadran II.
Dalam kuadran II ini dapat diinteraksikan kekuatan kunci dan
ancaman kunci sebagai suatu strategi ST untuk melakukan
mobilisasi kekuatan kunci, dalam menciptakan diversifikasi,
inovasi, pembaharuan, modifikasi di bidang tertentu dalam
upaya mencegah ancaman kunci.
c. Strategi stabilitas / rasionalisasi dirumuskan pada
kuadran III
Dalam kuadran III ini dapat diinteraksikan kelemahan kunci dan
peluang kunci sebagai suatu strategi WO untuk menciptakan
stabilitas atau rasionalisasi dalam bidang tertentu dalam upaya
mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
d. Strategi defensif / survival dapat dirumuskan pada kuadran
IV.
Dalam kuadran IV ini dapat diinteraksikan kelemahan kunci dan
ancaman kunci sebagai suatu strategi WT yang dapat
menciptakan suatu keadaan yang defensif atau survival, efisiensi
yang menyeluruh atau penciutan kegiatan operasional agar
dapat bertahan atau keadaan tidak semakin terpuruk akibat
desakan yang kuat dari ancaman kunci.
27
Berdasarkan matriks SWOT dapat disusun suatu formulasi
strategi dengan menginteraksikan faktor-faktor internal dan faktor-
faktor eksternal yang menjadi Faktor Kunci Keberhasilan seperti
dalam diagram Formulasi strategi SWOT berikut :
Tabel 8 Formulasi Strategi SWOT
Faktor
Internal Faktor Eksternal
S
Adanya komitmen Walikota terhadap transparansi
W
Celah hukum dalam penerapan TI
O Strategi SO Strategi WO Perkembangan TI sangat cepat
Dayagunakan komitmen transparansi melalui penerapan Teknologi Informasi
Atasi celah hukum dalam penerapan Teknologi Informasi
T Strategi ST Strategi WT Penguasa informasi mengekang kebebasan pendapat
Dayagunakan komitmen transparansi untuk mengatasi Penguasa informasi mengekang kebebasan pendapat
Atasi celah hukum dalam penerapan Teknologi Informasi demi kebebasan pendapat
F. Rencana Kerja
Penyusunan Rencana Kerja
Untuk menjamin strategi terlaksana dengan baik dalam
mencapai sasaran kinerja, maka perlu disusun suatu kebijakan
operasional sebagai pedoman atau acuan dalam menjabarkan
strategi ke dalam program dan kegiatan. Kebijakan operasional
28
merupakan acuan, pedoman yang memberikan arah program,
kegiatan yang akan dilakukan dan sumber daya yang diberdayakan
dalam mencapai sasaran kinerja yang telah ditetapkan.
Kerangka pengukuran pencapaian sasaran yang digunakan
dalam penulisan ini didasarkan pada Surat Keputusan Kepala
Lembaga Administrasi Negara (LAN) RI Nomor 239/X/6/Y/2003.
Tabel Pengukuran Pencapaian Sasaran (PPS) di bawah ini dapat
menjelaskan uraian di atas.
Untuk menjamin strategi terlaksana dengan baik dalam
mencapai sasaran kinerja, maka perlu disusun suatu kebijakan
operasional sebagai pedoman atau acuan dalam menjabarkan
strategi ke dalam program dan kegiatan. Berikut tabel yang
menjelaskan uraian di atas
Tabel 9 Tujuan, Sasaran, Strategi, Kebijakan, Program dan Kegiatan
Tujuan Sasaran Strategi Kebijakan Program Kegiatan
Meningkatkan profesionalisme aparatur dalam Penyebaran Informasi
Terwujudnya SDM aparatur dalam Penyebaran Informasi yang kompeten
Dayagunakan komitmen transparansi melalui penerapan Teknologi Informasi
Pengembangan Sumber Daya Manusia dalam penyebaran informasi secara profesional
Optimalisasi SDM penyebaran informasi
1. Melaksanakan Bimbingan teknis berbasis teknologi informasi dan komunikasi (TIK)
2.Menyelenggara-
kan Pelatihan teknis operator multimedia
29
Rencana Pelaksanaan Kegiatan
Dalam menyusun rencana kegiatan dapat digunakan matriks
rencana kegiatan. Dalam matriks rencana kegiatan seyogyanya
mencakup :
a. apa tujuan dan sasaran yang akan dicapai serta indikatornya;
b. bagaimana cara mencapainya;
c. siapa yang akan diberi tanggung jawab melaksanakan;
d. kapan waktu pelaksanaan (kapan mulai dan selesai); serta
e. berapa anggaran yang diperlukan.
Adapun rencana kegiatannya dapat dilihat pada tabel berikut:
Tabel 10 Rencana Kegiatan Operasional Tahun 2011
Kegiatan Rincian Kegiatan Penanggung jawab
Waktu (hari)
Biaya (Rp)
Target Kinerja
% Melaksanakan Bimbingan teknis berbasis teknologi informasi dan komunikasi (TIK)
Persiapan 1. Rapat persiapan 2. Pembagian tugas 3. Pencairan dana
Kabid PDDI
1 minggu
2jt 80%
Pelaksanaan Melaksanakan Bimbingan teknis berbasis teknologi informasi dan komunikasi (TIK)
Kabid PDDI
Tiap 2 bulan sekali
36jt
90%
Evaluasi 1. Pemantauan 2. Penilaian 3. Pelaporan
Kepala Dinas
Tiap saat
2Jt 90%
30
Sedangkan jadual kegiatan tahunannya dijelaskan pada tabel
berikut:
Tabel 11 Penjadualan Kegiatan
No Kegiatan Th. 2011 - Bulan ke
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 1. Rapat persiapan √
2. Pembagian tugas √ √
3. Pencairan dana √ √
4. Melaksanakan Bimbingan teknis berbasis teknologi informasi dan komunikasi (TIK)
√ √ √ √
5. Pemantauan (tiap bulan)
√ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √
6. Evaluasi (akhir bulan) √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √
7. Pelaporan (semesteran) √ √
31
BAB IV
PENUTUP
Dari uraian yang telah disampaikan pada bab-bab di depan maka
dapat disimpulkan beberapa hal antara lain sebagai berikut:
Dengan menggunakan formulir Pengukuran Pencapaian Sasaran
(PPS) dan Rencana Kerja Tahunan (RKT) maka diharapkan peserta Diklat
PIM III dapat mencermati analisis capaian indikator kinerja organisasi.
1. Sasaran dalam renstra yang ingin dicapai adalah Terwujudnya SDM
aparatur dalam Penyebaran Informasi yang kompeten.
2. Sasaran di atas hanya dapat tercapai apabila memenuhi tiga Indikator
yaitu: a). Meningkatnya kemampuan operator TI, b). Meningkatnya
kualitas informasi yang lebih aktual dan c). Tersajikannya opini yang
benar.
3. Salah satu strategi hasil pilihan analisis SWOT adalah Dayagunakan
komitmen transparansi melalui penerapan Teknologi
Informasi.
4. Program yang dilaksanakan adalah Optimalisasi SDM penyebaran
informasi dengan Kegiatan yang perlu segera dilaksanakan adalah:
a. Melaksanakan Bimbingan teknis berbasis teknologi informasi dan
komunikasi (TIK)
b. Menyelenggarakan Pelatihan teknis operator multimedia.
32
DAFTAR PUSTAKA
Undang-Undang Nomor 32 Tahun 2004 Pemerintahan Daerah yang telah diubah dengan UU Nomor 8 Tahun 2005 tentang Pemerintahan Daerah.
Peraturan Pemerintah Nomor 84 Tahun 2000 tentang Pedoman Organisasi Perangkat Daerah
Keputusan Kepala Lembaga Administrasi Negara (LAN) RI Nomor 389/X/6/Y/2003 tentang Perbaikan Pedoman Penyusunan Laporan Akuntabilitas Instansi Pemerintah (LAKIP)
Garis-garis Besar KKP Diklat Kepemimpinan Tingkat III, Tim Kajian Aktualisasi, Badan Diklat Provinsi Banten, cetakan 2008.
Adiwidjaja, dkk, 2004, Kertas Kerja Perseorangan (KKP), Bahan Ajar Modul Diklat Kepemimpinan Tingkat III Angkatan X Tahun 2010 Provinsi Banten, Lembaga Administrasi Negara – Republik Indonesia 2008.
Entang, MA Dipl. Ed. dkk, Isu Aktual Sesuai Tema, Bahan Ajar Modul Diklat Kepemimpinan Tingkat III Angkatan X Tahun 2010 Provinsi Banten, Lembaga Administrasi Negara – Republik Indonesia 2008
Sianipar, JPG dkk, 2003, Teknik Analisis Manajemen (TAM), Bahan Ajar Modul Diklat Kepemimpinan Tingkat III Angkatan X Tahun 2010 Provinsi Banten, Lembaga Administrasi Negara – Republik Indonesia 2008.
Sudirman, dkk, 2003, AKIP dan Pengukuran Kinerja, Bahan Ajar Modul Diklat Kepemimpinan Tingkat III Angkatan X Tahun 2010 Provinsi Banten, Lembaga Administrasi Negara – Republik Indonesia 2008.
33
BIODATA
1. Nama : M. Agun Djumhendi J, S.Sos
2. Tempat dan Tgl. Lahir : Tangerang, 14 Agustus 1971
3. Alamat Rumah : Jl. Belimbing Raya No. 8 Kota Tangerang
HP. 089 9951 0992
4. Alamat Kantor : Jl. Satria Sudirman No. 1
Telp. 021 – 55764955
5. Jabatan Sekarang : Kepala Bidang Pengolahan Data Dan
Diseminasi Informasi
6. Jabatan Sekarang : Kepala Bidang Pengolahan Data Dan
Diseminasi Informasi
7. Unit Organisasi : Badan Dinas Informasi dan Komunikasi Kota
Tangerang.
