AKADEMI BOMBA DAN PENYELAMAT MALAYSIAfram.bomba.gov.my/wilayahtengah/images/2018/isofram/... · 2018. 2. 23. · Migrasi ke arah sebuah organisasi berprestasi tinggi merupakan salah

AKADEMI BOMBA DAN PENYELAMAT MALAYSIA Tarikh :

16.01.2018

No Indeks :

PR/02

PENGURUSAN PERUBAHAN DALAM

PENGENDALIAN KURSUS

-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- MS ISO : 9001 : 2015 ABPM/PR/02 Muka Surat 1/24

AKADEMI BOMBA DAN

PENYELAMAT MALAYSIA

ABPM/PR/02

PENGURUSAN PERUBAHAN DALAM PENGENDALIAN KURSUS

Tarikh: 16 JANUARI 2018 No Keluaran : 02

SALINAN TERKAWAL

DisediakanOleh :

PKPjB MD ALI BIN ISMAIL

Tarikh :

16 JANUARI 2018

Tandatangan :

Diluluskan Oleh :

TPjB DATO’ HJ. AMER BIN HJ. YUSOF

Tarikh :

16 JANUARI 2018

Tandatangan :


16.01.2018

No Indeks :

PR/02


PENGENDALIAN KURSUS


REKOD PINDAAN

BIL. KELUARAN

/ PINDAAN TARIKH

BAHAGIAN MUKA

SURAT

KETERANGAN RINGKAS

PINDAAN

1

02

16.01.2018 Keseluruhan

Pindaan dibuat hasil dari teguran

audit SIRIM meminta no indeks

dokumen dan kandungan prosedur

dikemaskini di bahagian terminologi

supaya mematuhi prosedur terkini.


16.01.2018

No Indeks :

PR/02


PENGENDALIAN KURSUS


ISI KANDUNGAN

BIL. PERKARA MUKASURAT

1.0 PENGENALAN

1.1 Latar Belakang

1.2 Objektif

1.3 Skop

2.0 PERANCANG PROJEK

2.1 Carta Jawatankuasa Pengurusan Perubahan

2.2 Carta Jawatankuasa Pengurusan Perubahan peringkat Akademi

2.3 Carta Aliran Proses Pengurusan Perubahan

2.4 Peranan Jawatankuasa Induk Pengurusan Perubahan (JIPP)

2.5 Peranan J/kuasa Pengurusan Perubahan Akademi

2.6 Pengurusan Perubahan sebagai sebahagian daripada sistem kawalan

dalaman Akademi.

3. PROSES PENGURUSAN PERUBAHAN

3.1 Input kepada Pengurusan Perubahan

3.1.1 Stakeholders

3.1.2 Komunikasi

3.1.3 Maklumbalas

4. 4 MASALAH DAN KRISIS YANG DIHADAPI

4.1 Objektif Kualiti

4.2 Jadual

4.3 Kemahiran

4.4 Sumber

4.5 Kewangan

5.0 PROSES PENGURUSAN PERUBAHAN

6.0 PENYELESAIAN TINDAKAN PERUBAHAN


16.01.2018

No Indeks :

PR/02


PENGENDALIAN KURSUS


1.0 PENGENALAN

1.1 Latar Belakang

Migrasi ke arah sebuah organisasi berprestasi tinggi merupakan salah satu polisi dalam

pelan strategik jangka panjang di mana ianya memerlukan kepada perancangan strategik di

pihak pengurusan Akademi Bomba dan Penyelamat Malaysia bagi memastikan kaedah

pengurusan latihan kebombaan dan penyelamatan yang lebih berkesan dalam melahirkan

seorang pegawai bomba yang kompeten dan terlatih khususnya dalam penyelamatan dan

pemadaman. Pelaksanaan pengurusan latihan pada semua peringkat semua akademi perlu

diselarikan dengan hasrat dan wawasan jabatan bagi memastikan kualiti serta produk yang

dikeluarkan memenuhi standard mampu memenuhi semua kehendak stakeholders khususnya

dan masyarakat amnya. Tugas dan peranan ini perlu dilaksanakan sepenuhnya oleh semua

akademi iaitu;

a. Akademi Bomba dan Penyelamat Malaysia Wilayah Tengah

b. Akademi Bomba dan Penyelamat Malaysia Wilayah Timur

c. Akademi Bomba dan Penyelamat Malaysia Wilayah Utara

d. Akademi Bomba dan Penyelamat Malaysia Wilayah Sabah

e. Akademi Bomba dan Penyelamat Malaysia Wilayah Sarawak

1.2 Objektif

MATLAMAT PENGURUSAN PERUBAHAN

Mendapatkan sokongan dan komitmen semua dalam memastikan pencapaian

objektif kualiti yang ditetapkan.

Memahami impak yang akan dihadapi disebabkan oleh perubahan dalam Sistem

Pengurusan Kualiti

Memahami peranan serta proses kerja yang baru/ yang telah diberi

penambahbaikan.

Memastikan pengiktirafan kepada semua jurulatih dalam memastikan aspek

kualiti tidak dipertikaikan.

Halangan dan rintangan perlu ditangani dengan baik bagi meningkaatkann

kesedian untuk perubahan.


16.01.2018

No Indeks :

PR/02


PENGENDALIAN KURSUS


Menambah keberkesanan bagi perubahan terhadap setiap arahan dan proses

kerja semasa.

Mensejajarkan organisasi dari pihak pengurusan atasan ke semua akademi

Memastikan implementasi Sistem Pengurusan Kualiti khususnya proses

pemberian Perkhidmatan latihan akan berterusan kepada semua pegawai dalam

organisasi JBPM.

Matlamat keseluruhan Pelan Pengurusan Perubahan adalah untuk memastikan

semua pegawai akademi yang terlibat merasakan impak pelaksanaan sistem

pengurusan kualiti khususnya dalam aspek penyediaan latihan. Selaian itu, mereka

juga perlu komited untuk memahami peranan masing-masing, disamping bersedia

untuk memastikan kejayaan pelaksaan Sistem Pengurusan Kualiti.

1.3 Skop

Skop Pengurusan Perubahan dalam Sistem Pengurusan Kualiti khususnya merangkumi

kesemua aspek seperti;

1. Mengenalpasti keperluan kursus yang bersesuaian serta bertepatan dengan

keperluan semasa dan mengikut gred perjawatan berasaskan kepada

Perubahan dalam Proses kerja sedia ada dan akan datang;

Tahap pengetahuan dan kemahiran semasa semua pegawai;

Keperluan perubahan mengikut pengkhususandan kehendak persekitaran

di setiap kementerian/jabatan;

2. Menangani sebaarang halangan yang dikenalpasti melalui aktiviti-aktiviti cadangan

pengurusan perubahan dan;

3. Melaksanakan strategi pengurusan perubahan terhadap semua peringkat pegawai

dalam jabatan.

Kesluruhan skop yang dipertanggungjawabkan kepada akademi sebagai penyedia

perkhidmatan latihan (services provider) di dalam system Pengurusan Kualiti ini

adalah pada dasarnya memberikan satu platform agar migrasi dari SPK MS ISO

9001:2008 ke MS ISO 9001:2015 ini dapat dilaksanakan dengan lancer. Segala


16.01.2018

No Indeks :

PR/02


PENGENDALIAN KURSUS


inisiatif yang dilakukan oleh akademi dan yang sedang dalam perancangan adalah

sebagai rujukan kepada pihak yang terbabit dalam pelaksanaan ini agar kaedah-

kaedah yang akan digunakan dalam pengurusan perubahan ini bertepatan serta

dapat mengimbangi usaha-usaha yang telah dijalankan oleh pihak Jabatan Bomba

dan Penyelamat Malaysia untuk menjadi sebuah organisasi yang berprestasi tinggi.

2.0 PERANCANGAN PROJEK

Dalam pengurusan perubahan pada setiap peringkat beberapa pihak telah dikealpasti untuk

mengangotai jawatankuasa pengurusan perubahan seperti berikut;


16.01.2018

No Indeks :

PR/02


PENGENDALIAN KURSUS


*Rajah 2.1 : Carta J/kuasa Pengurusan Perubahan

WAKIL PENGURUSAN

PRO Induk

ABPM

Konsultan Akademi

ISO ChampionKomandan

Wilayah Tengah

Komandan Wilayah Utara

Komandan Wilayah Timur

Komandan Wilayah Sabah

Komandan Wilayah Sarawak

URUSETIA

(K.C.P Akademi)

CARTA JAWATANKUASA PENGURUSAN PERUBAHAN


16.01.2018

No Indeks :

PR/02


PENGENDALIAN KURSUS


*Rajah 2.2 : Carta J/kuasa Pengurusan Perubahan Akademi

KOMANDAN

Pegawai Dokumen

Pengurus Risiko

PROKetua

PengajianKetua

Cawangan

Urusetia

MS ISO

Konsultan Dalaman

CARTA JAWATANKUASA PENGURUSAN PERUBAHAN

Akademi Bomba dan Penyelamat Malaysia


16.01.2018

No Indeks :

PR/02


PENGENDALIAN KURSUS


2.3 CARTA ALIRAN PROSES PENGURUSAN PERUBAHAN

KENALPASTI TINDAKAN/TANGGUNGJAWAB PELAKSANA MAKLUMAN

Analisa Data

- Urusetia MS ISO Akademi

- MKSP peringkat akademi/ Urusetia/ CMT

- Komandan

- Urusetia Induk

Change

Management Team

Soal Selidik Pelanggan

Aduan Pelanggan

Laporan Audit

Polisi Semasa

Mesyuarat

Dalaman

Terima

Semakan

Makluman

Rekod

Cadangan

Tindakan

Selesai

Tidak

Selesai

Bentang

dalam

Mesyuarat

CMT/ MKSP

Tindakan

Rekod


16.01.2018

No Indeks :

PR/02


PENGENDALIAN KURSUS

--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

MS ISO : 9001 : 2015 ABPM/PR/02 Muka Surat 10/24

2.4 Peranan Jawatankuasa Induk Pengurusan Perubahan (JIPP)

2.4.1 Jawatankuasa Induk Pengurusan Perubahan (JiPP) mempunyai peranan penting

dalam aspek pengurusan perubahan termasuklah :

2.4.1.1 Menanam budaya pengurusan perubahan dalam akademi, ini

termasuklah :

a. Menentapkan samada akademi mempraktik pengambilan

perubahan secara keseluruhan mengenai isu perubahan yang

berkaitan.

b. Menentukan jenis perubahan yang boeh diterima atau tidak

c. Menetapkan piawai dan jangkaan kakitangan ke atas tingkahlaku

dan kejujuran

2.4.1.2 Menentukan pengurusan perubahan yang sesuai bagi akademi.

2.4.1.3 Meluluskan keputusan utama yang mempengaruhi profil pengurusan

peubahan akademi.

2.4.1.4 Memantau pengurusan perubahan yang penting untuk mengurangkan

kemungkinan perkara yang yang tidak diingini.

2.4.1.5 Memastikan perngurusan perubahan yang kurang penting diuruskan

secara aktif, dengan kawalan yang sesuai bagi suasana kerja yang

berkesan

2.4.1.6 Menjalankan kajian pengurusan perubahan mengikut tahunan ke atas

pendekatan akademi terhadap pengurusan perubahan dan meluluskan

perubahan,penambahbaikan kepada elemen-elemen utama proses dan

prosedur.


16.01.2018

No Indeks :

PR/02


PENGENDALIAN KURSUS

--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------


3.0 Peranan Jawatankuasa Pengurusan Perubahan Akademi

3.1 Peranan utama pasukan jawatankuasa pengurusan perubahan akademi adalah

untuk:

3.1.1 Melaksanakan dasar pengurusan perubahan dan kawalan dalaman.

3.1.2 Mengenalpasti dan menilai pengurusan perubahan yang dihadapi oleh

akademi untuk dipertimbangkan oleh ahli jawatankuasa induk

pengurusan perubahan.

3.1.3 Menyediakan maklumat yang mencukupi pada masa yang tetap kepada

jawatankuasa induk pengurusan perubahan dan jawatankuasanya

mengenai status perubahan dan kawalan.

3.1.4 Menjalankan kajian semula tahunan keberkesanan sistem kawalan

dalaman dan menyediakan laporan kepada ahli jawatankuasa mesyuarat

kajian semula pengurusan perubahan.

4.0 Pengurusan Perubahan Sebagai Sebahagian Daripada Sistem Kawalan Dalaman

Akademi

4.1 Sistem kawalan dalaman menggabungkan pengurusan perubahan,sistem ini

merangkumi beberapa unsur yang juga memudahkan operasi yang berkesan dan

cekap, membolehkan akademi untuk bertindakbalas terhadap pelbagai

perubahan operasi, kewangan dan komersial. Unsur-unsur ini termasuk:

4.1.1 Dasar dan Prosedur

Selain daripada perubahan penting terdapat satu siri dasar yang

menyokong proses kawalan dalaman. Dasar ini ditetapkan oleh

jawatankuasa induk pengurusan perubahan yang dilaksanakan dan

disampaikan oleh jawatankuasa pengurusan perubahan akademi kepada

kakitangan.


16.01.2018

No Indeks :

PR/02


PENGENDALIAN KURSUS

--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------


4.1.2 Laporan Berkala

Laporan komprehensif berkala bertujuan untuk memantau perubahan

penting dan kawalan. Keputusan untuk penambahbaikan ke atas

sebarang pengurusan perubahan dibuat dalam mesyuarat tetap

jawatankuasa pengurusan perubahan akademi dan jawatankuasa induk

pengurusan perubahan jika bersesuaian.

4.1.3 Perancangan Bisnes dan Belanjawan

Perancangan dan proses belanjawan digunakan untuk menetapkan

objektif, pelan tindakan dan peruntukan sumber. Kemajuan ke arah

memenuhi objektif, pelan bisnes akan sentiasa dipantau.

4.1.4 Rangka Kerja Pengurusan Perubahan Tahap Tinggi

Rangka kerja ini disusun oleh jawatankuasa pengurusan perubahan

akademi dan dapat membantu bagi memudahkan pengenalpastian,

penilaian dan pemantauan berterusan. Dokumen tersebut secara rasmi

dinilai setiap tahun iaitu kewujudan perubahan.

4.1.5 Rangka Kerja Pengurusan Perubahan Pengajian

Ketua Pengajian menggunakan rangka kerja ini untuk memastikan bahawa

pengurusan perubahan utama di pengajian dikenalpasti, dinilai dan dipantau.

Dokumen tersebut secara rasmi dinilai setiap tahun. Tindakan penambahbaikan

dan penanda pemngurusan perubahan dipantau oleh jawatankuasa pengurusan

perubahan akademi.

4.1.6 Jawatankuasa Audit

Jawatankuasa audit dikehendaki melaporkan kepada jawatankuasa induk

pengurusan perubahan mengenai kawalan dalaman dan memaklumkan

komandan tentang kemunculan mana-mana isu. Jawatankuasa menyelia audit

dalaman, audit luaran dan pengurusan seperti yang dikehendaki dalam laporan

kajian semula kawlan dalaman. Oleh itu, adalah wajar jawatankuasa ini memberi


16.01.2018

No Indeks :

PR/02


PENGENDALIAN KURSUS

--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------


nasihat kepada jawatankuasa induk pengurusan perubahan mengenai

keberkesanan sistem kawalan dalaman, termasuk sistem akademi untuk

pengurusan perubahan.

4.1.7 Program Audit Dalaman

Audit dalaman adalah elemen penting dalam proses kawalan dalaman. Selain

daripada program kerja, audit dalaman bertanggungjawab bagi aspek kajian

semula tahunan keberkesanan system kawalan dalaman dalam organisasi.

4.1.8 Audit Luaran

Audit luaran menyediakan maklum balas kepada jawatankuasa audit mengenai

operasi kawalan kewangan dalaman yang dibuat kajian semula sebagai

sebahagian daripada audit tahunan.

4.1.9 Laporan Pihak Ketiga

Dari semasa ke semasa, penggunaan perunding luar adalah perlu dalam bidang

seperti aspek pengurusan kualiti, keselamatan dan sumber manusia.

Penggunaan pihak pakar ketiga utuk berunding serta menyediakan laporan boleh

meningkatkan kebolehpercayaan sistem kawalan dalaman.


16.01.2018

No Indeks :

PR/02


PENGENDALIAN KURSUS

--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------


5.0 PROSES PENGURUSAN PERUBAHAN

5.1 INPUT KEPADA PENGURUSAN PERUBAHAN (kenalpasti perubahan yang diperlukan)

Terdapat 3 input yang dikenalpasti dalam melaksanakan pengurusan perubahan

organisasi.

*Rajah 1: Input Pengurusan Perubahan

5.1.1 PENGURUSAN PIHAK BERKEPENTINGAN (STAKEHOLDER)

Dua pihak yang berkepentingan dalam pentadbiran pengurusan perubahan ialah

: PESTLE

I. POLITIK

a. Kementerian/Menteri/Ketua Setiausaha

- Perubahan tampuk pimpinan seperti pertukaran menteri akan

melibatkan perubahan dasar dan juga tanggungjawab

STAKEHOLDERS

MAKLUMBALAS KOMUNIKASI


16.01.2018

No Indeks :

PR/02


PENGENDALIAN KURSUS

--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------


b. Jabatan Bomba dan Penyelamat Malaysia

-Pertukaran pemimpin tertinggi jabatan, Ketua Pengarah akan melibatkan

Perubahan pada misi dan visi Jabatan.

ii. EKONOMI

-Ketidakpastian kadar mata wang dan ekonomi semasa memberikan kesan

perubahan pada Dasar Kewangan dan pelaksanaan kursus-kursus dari Luar

Negara. Selain itu, ia memberikan kesan dalam pembelian peralatan dan

teknologi berkaitan melibatkan keperluan latihan seperti jentera.

iii.SOSIAL

Keselarasan tugas dan penambahan tanggungjawab seperti Bomba komuniti

dan Program NBOS.

iv.LAW

-Pindaan dan perubahan pada Akta juga undang-undang berlaku.

5.1.2 PENGURUSAN KOMUNIKASI

Hubungan Komunikasi yang berkesan memberikan impak yang positif dalam

melaksanakan sebarang perubahan berkaitan dengan pengurusan.

i.KAEDAH PENGAJARAN

Kaedah pengajaran boleh dibahagikan kepada verbal dan non verbal di

mana kaedah verbal dilaksanakan semasa sesi kuliah, taklimat, demonstrasi,

atau aktiviti-aktiviti berkumpulan yang memerlukan komitmen semua pihak

untuk berinteraksi dengan tenaga pengajar dalam sesi pembelajaran.

Manakala non verbal dipraktis melalui pendekatan ICT @berteknologi seperti

tayangan montaj,video kajian kes,petikan filem dan sebagainya termasuklah

tayangan slaid pembentangan oleh tenaga pengajar. Pembelajaran secara

andragogi seharusnya lebih dipraktikan bagi mencapai objektif kursus. Kaedah


16.01.2018

No Indeks :

PR/02


PENGENDALIAN KURSUS

--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------


secara teoriktikal dan perhubungan dua hala serta penglibatan keseluruhan

kumpulan perlu dipraktikkan. Ini kerana peserta kursus mempunyai

kecenderungan untuk berkongsi pengetahuan.

ii.PERHUBUNGAN AWAM

Dalam konteks perhubungan awam, adalah perlu untuk assign tugasan

sebagai pegawai pengiring kepada individu yang mempunyai kredibiliti tertentu

seperti berkemahiran dalam bidang teknikal yang terlibat, mempunyai

penguasaan bahasa inggeris yang baik, berperwatakan meyakinkan dan ceria

serta berkeupayaan menjawab persoalan-persoalan yang bakal dimajukan oleh

pelawat atau delegasi.

Iii. PENGUASAAN KEPELBAGAIAN BAHASA

Kemasukan dan permintaan kursus-kursus dari luar negara memerlukan

penguasaan daripada jurulatih dan tenaga pengajar bagi memastikan perjalanan

kursus mencapai objektif. Penyampaian berkesan menggunakan bahasa yang

sesuai dan mudah difahami dapat memastikan kelancaran dan memudahkan

proses pemahaman berkaitan pelajaran dengan lebih tepat.

5.1.3 PENGURUSAN MAKLUM BALAS

Maklumbalas merupakan satu kaedah untuk mendapatkan penilaian

keberkesanan sesuatu kursus yang telah dijalankan. Penilaian secara objektif dan

subjektif secara kognitif dapat dikenalpasti sebelum dan selepas berlangsungnya

sesuatu kursus. Terdapat bebebarap jenis maklumbalas yang dikenalpasti iaitu :

I. AUDIT

Maklum balas audit kualiti dalaman dan juga audit kualiti luaran dapat

dkenalpasti melaluui laporan keseluruhan proses audit yang dibuat.


16.01.2018

No Indeks :

PR/02


PENGENDALIAN KURSUS

--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------


ii. ADUAN PELANGGAN DALAMAN DAN ADUAN PELANGGAN LUARAN

Pelanggan dalaman yang terdiri daripada pegawai dan kakitangan JBPM

manakala pelanggan luaran adalah terdiri daripada peserta kursus luar yang

datang berkursus di Akademi. Maklum balas mengenai pelaksanaan kursus serta

pencapaian objektif sesuatu kursus perlu diambil serius bagi memastikan objektif

utama latihan tercapai. Kaedah maklum balas adalah melalui Borang soal selidik

pelanggan dan aduan pelanggan hendaklah dianalisa serta diambil tindakan

pembetulan , pencegahan dan juga penambahbaikan.

Iv. PENILAIAN

Penilaian yang dilaksanakan adalah melalui dua kaedah penilaian iaitu

secara objektif dan subjektif. Secara objektifnya, penilaian dibuat melalui

penilain ujian pre test dan post test serta peperiksaan akhir. Manakala secara

subjektifnya, penilaian secara lisan dan amali perlu dibuat bagi menilai tahap

kemahiran peserta kursus. Penetapan standard perlu dibuat dan dinilai mengikut

tahap kemahiran individu/ kumpulan.

V. MEDIA SOSIAL

Selaras dengan perkembangan teknologi maklumat, maklum balas

peserta kursus ataupun pelanggan perlu diambil kira bagi tujuan penilaian untuk

penambahbaikan. Seperti penggunaan dan respon pelaksanaan kursus melalui

emel , whatapps dan media sosial yang lain.

5.2 MASALAH , POTENSI DAN KRISIS (mengenali masalah/ potensi)

5.2.1 KETIDAKPATUHAN OBJEKTIF KUALITI

Objektif kualiti adalah satu panduan jangkamasa sesuatu proses dalam

melaksanakan sesuatu kursus. Justeru itu, masalah timbul apabila Ketetapan

Objektif Kualiti Akademi tidak dipatuhi sepenuhnya :

i. Kursus Suntikan daripada Ibu Pejabat dan pihak luar

Ii. Pindaan tarikh pada saat akhir oleh pihak luar


16.01.2018

No Indeks :

PR/02


PENGENDALIAN KURSUS

--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------


Iii. Pembatalan kursus dan penceramah jemputan pada saat akhir

Iv. Kursus suntikan dilaksanakan tanpa ada modul kursus

5.2.2 KETIDAKPATUHAN JADUAL KURSUS

Jadual ialah satu panduan dalam melaksanakan kursus yang mempunyai

maklumat terperinci seperti masa, tarikh, nama penceramah dan aktiviti kursus.

Jadual kursus yang dilaksanakan di Akademi akan dikeluarkan melalui Takwim

kursus Akademi Bomba dan Penyelamat Malaysia (ABPM) dan diputuskan

melalui satu mesyuarat penyelarasan Sistem Latihan Bersepadu.

i. Jadual pelaksanaan tidak mengikut susunan aktiviti

ii. Perubahan cuaca mengakibatkan aktiviti yang dijadualkan tidak dapat

diadakan seperti dirancang.

iii. Komitmen penceramah yang tidak dapat memberikan ceramah saat akhir dan

tidak mempunyai pengganti.

5.2.3 KETIDAKCEKAPAN DAN KEKURANGAN SUMBER

5.2.1 SUMBER MANUSIA

Membawa perubahan dalam individu di tempat kerja adalah bertujuan

untuk mengubah pengetahuan, kemahiran dan kelakuan yang diperlukan untuk

membuat kerja dengan berkesan.

Perubahan ini perlu dilakukan atas keperluan menepati Malaysia

Standard ISO 9001:M2008. DI samping mengekalkan serta meningkatkan tahap

kompetensi pegawai dan jurulatih Akademi. Peningkatan tahap kompetensi ini

adalah menjadi satu keperluan yang perlu ada di setiap pegawai dan jurulatih

Akademi bagi tujuan pengiktirafan.

I. Pegawai baru dilantik dalam perkhidmatan dan baru ditempatkankan ke

Akademi


16.01.2018

No Indeks :

PR/02


PENGENDALIAN KURSUS

--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------


Ii.Kurang kemahiran dan pengetahuan

Iii. Tahap pengetahuan dan kemahiran peserta kursus lebih daripada tahap

pengetahuan dan kemahiran tenaga pengajar/ jurulatih

5.2.2 infrastruktur

Kelengkapan dan fasiliti yang sesuai merupakan jenis Infrastruktur yang

perlu ada di setiap Akademi bagi memastikan perjalanan setiap kursus mencapai

objektif yang telah ditetapkan.

I. Penyelenggaraan dan kalibrasi peralatan tidak dibuat secara berkala

seperti di dalam buku manual

Ii. Keperluan latihan seperti Personel Gear , peralatan menyelamat perlu

diganti bagi mengekalkan effesiency jurulatih.

5.2.3 Persekitaran

Persekitaran dan suasana latihan/ kursus yang bersesuaian akan memberi kesan

dalam perjalanan kursus. Akibat kekangan kawasan dan kekurangan fasiliti di

Akademi maka suasana pembelajaran dan proses latihan tidak dapat mencapai

objektif sebenar kursus.

5.2.4 KEWANGAN

Sumber kewangan dan peruntukan yang diberikan juga memberi impak

terhadap keperluan latihan. Ini adalah kerana peruntukan yang terhad, nilai

kadar mata wang menyukarkan pihak untuk membeli keperluan latihan yang

sesuai dengan keperluan kursus dan latihan.


16.01.2018

No Indeks :

PR/02


PENGENDALIAN KURSUS

--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------


6.0 PENYELESAIAN TINDAKAN PERUBAHAN

-ORGANISASI

1. Analisa laporan Perubahan dalam pengurusan kursus seperti di lampiran 1

-PIHAK AKADEMI

1. Melaksanakan semakan semula sasaran Key Performance Indicator (KPI) kurang 60 hari

bagi kursus-kursus suntikan ibu pejabat terhadap pematuhan MS ISO 9001:2008.

2. Melaksanakan Train Of Trainer (TOT) sebagai pelapis kepada tenaga pengajar di

kalangan Subject Matter Expert (SME) kepada pegawai akademi

3. Meningkatkan kerjasama dua hala dalam bidang latihan teori dan praktikal antara

akademi seluruh Malaysia dan JBPM Negeri

4. Menjadikan kehadiran berkursus pegawai-pegawai JBPM negeri sebagai Sasaran Kerja

Tahunan (SKT) Penolong Pengarah Bahagian Latihan Negeri (PPL)

5. Setiap kursus-kursus yang hendak dilaksanakan perlu mempunyai modul, Rancangan

Subjek Pembelajaran (RSP) dan lain-lain yang berkaitan

6. Ibu pejabat perlu melaksanakan mensyuarat penyelarasan jadual perlaksanaan kursus

mengikut perancangan lkursus yang telah dirancang

7. Setiap perancangan latihan teori dan praktikal perlu diadakan back up plan bagi

melancarkan perjalanan kursus sepertimana dirancang. (Plan B)

8. Penangguhan dan pembatalan kursus memerlukan justifikasi yang kukuh untuk

dilaksanakan

9. Rekod-rekod penceramah yang berkelayakan hendaklah disimpan oleh pihak Hal Ehwal

Pelatih (HEP) bagi memudahkan urusan perlaksanaan kursus

10. Semua pegawai-pegawai latihan yang terlibat dalam pengurusan kursus perlu diberi

pendedahan kursus metodologi latihan

11. Pegawai-pegawai latihan perlu diberi pengiktirafan sebagai jurulatih yang bertauliah

supaya diperakui oleh badan-badan professional dalam bidang kejurulatihan

12. Pegawai-pegawai latihan perlu menguasai dan memiliki konsep pembelajaran paedagogi

dan andragogi mengikut kesesuaian semasa

13. Jurulatih yang berpotensi dan berkelayakan untuk mempertingkatkan kerjayanya ke

paras yang lebih tinggi diberi peluang keutamaan untuk kenaikan pangkat

14. Bagi mempertingkatkan pengalaman dan pengetahuan pegawai-pegawai latihan yang

setaraf peringkat professional, pegawai-pegawai latihan ini diberi keutamaan untuk

mengikuti latihan di luar negara


16.01.2018

No Indeks :

PR/02


PENGENDALIAN KURSUS

--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------


15. Pemilihan penceramah perlu telus dan mempunyai sikap tanggungjawab kepada

objektif kursus yang hendk dilaksanakan

16. Jurulatih-jurulatih perlu diberi kuasa mutlak untuk mempastikan perjalanan kursus

sepertimana yang dirancang dapat dilaksanakan dengan lancar

17. Infrastruktur dan fasiliti yang ada akademi dan JBPM Negeri perlu dibuat perancangan

penyelenggaraan yang berkala

18. Pihak pengurusan perlu membekalkan peralatan-peralatan latihan mengikut teknologi

terkini.

19. Pihak pengurusan perlu merancang program perancangan tahunan latihan yang

merangkumi aktiviti latihan, jangkasmasa latihan dan kos yang terlibat

20. Pihak pengurusan perlu mengambilkira setiap perancangan perbelanjaan untuk

mengadakan kursus atau latihan perlu mengambilkira kadar GST dn kadar kenaikan

harga barangan semasa

21. Pihak pengurusan perlu membuat perancangan latihan, yang melibatkan perbelanjaan

(kos) selari dengan visi dan misi JBPM


16.01.2018

No Indeks :

PR/02


PENGENDALIAN KURSUS

--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------


LAMPIRAN 1

AKADEMI BOMBA DAN PENYELAMAT MALAYSIA LAPORAN PENGURUSAN PERUBAHAN

BULAN……………………………..ABPMW………………………………

BIL SUMBER PERUBAHAN TIADA* ADA JIKA ADA NYATAKAN PERKARA TERSEBUT

1 Analisa Data

2 Soal Selidik Pelanggan

3 Aduan Pelanggan

4 Laporan Audit

5 Polisi Semasa

* Tandakan /

Disedikan oleh:

…........................tt…………………. (nama)

PRO ABPMW………………….

BORANG PERUBAHAN 1


16.01.2018

No Indeks :

PR/02


PENGENDALIAN KURSUS

--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------


AKADEMI BOMBA DAN PENYELAMAT MALAYSIA

LAPORAN TINDAKAN

JAWATANKUASA AKADEMI PENGURUSAN PERUBAHAN

Proses 1: Pengurusan Perubahan:

……………………………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………………………

Proses 2: Pihak berkepentingan:.

……………………………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………………………

Proses 3: Komunikasi :

……………………………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………………………

Proses 4: Maklumbalas :

……………………………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………………………

Proses 5: Penyelesaian Tindakan Perubahan

……………………………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………………………

Disedikan oleh:

…........................tt…………………. (nama)

PRO ABPMW………………….

BORANG PERUBAHAN 2


16.01.2018

No Indeks :

PR/02


PENGENDALIAN KURSUS

--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------


AKADEMI BOMBA DAN PENYELAMAT MALAYSIA

LAPORAN TINDAKAN

JAWATANKUASA INDUK PENGURUSAN PERUBAHAN

Proses 1: Pengurusan Perubahan:

……………………………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………………………

Proses 2: Pihak berkepentingan:

……………………………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………………………

Proses 3: Kominikasi :

……………………………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………………………

Proses 4: Maklumbalas :

……………………………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………………………

Proses 5: Penyelesaian Tindakan Perubahan

……………………………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………………………

Disediakan oleh

………………………

PRO ABPM Wilayah

Disahkan oleh

……………………………

Iso Champion ABPM Wilayah

BORANG PERUBAHAN 3

Documents

AKADEMI BOMBA DAN PENYELAMAT MALAYSIAfram.bomba.gov.my/wilayahtengah/images/2018/isofram/... · 2018. 2. 23. · Migrasi ke arah sebuah organisasi berprestasi tinggi merupakan salah