Makalah Perilaku Keorganisasian

EFEKTIVITAS & EFESIENSI ORGANISASI

OLEH :

MUH BAHRUN SYAHRIL

022 2013 0479

FAKULTAS EKONOMI

UNIVERSITAS MUSLIM INDONESIA

MAKASSAR

2015

Kata Pengantar

Dengan memanjatkan Puji dan Syukur kehadirat Tuhan Yang Maha Esa, karena atas rahmat dan karuni-Nya dapat menyelesaikan penyusunan makalah Ekonomi Koperasi.

Pada kesempatan ini, penulis ingin mengucapkan terima kasih yang yang sebesar-besarnya kepada semua pihak yang telah membantu penulis dalam menyelesaikan penyusunan makalah Ekonomi Koperasi ini. Semoga dengan adanya makalah Ekonomi Koperasi ini, dapat membantu Mahasiswa atau Mahasiswi dalam memahami materi Ekonomi Koperasi.

Dalam pembuatan makalah ini, penulis masih sadar masih banyak terdapat kekurangan, terutama sekali dalam hal penyajian materi. Untuk itu kritik dan saran pembaca saat penting bagi penulis.

Akhir kata semoga Makalah Perilaku Keorganisasian ini dapat berguna bagi diri penulis pada khususnya dan bagi para pembaca pada umumnya.

Makassar, 29 April 2015

EFEKTIVITAS DAN EFISIENSI ORGANISASI

I. PENDAHULUAN

Organisasi yang dimaksudkan dalam tulisan ini ialah kelompok kerja sama sejumlah manusia yang diadakan untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Pengertian organisasi dalam tulisan ini termasuk unit kerja yang besar dan kecil seperti suatu departemen, unit kerja, proyek atau sub-proyek. Penulis beranggapan bahwa kekuatan dan eksistensi suatu organisasi sangat tergantung kepada kemampuan organisasi itu mencapai tujuannya. Oleh karena itu, dalam mempertahankan, membina, atau mengembangkan suatu organisasi perlu diperhatikan efektivitas dan efisiensi organisasi itu dalam mencapai tujuan yang dikehendaki. Dengan demikian, penilaian dan pengukuran efektivitas dan efisiensi organisasi perlu dilakukan dan dalam kaitan inilah diperlukan konsep dan alat serta cara mengukur efektivitas dan efisiensi organisasi.

Pengertian tentang efektivitas dan efisiensi organisasi serta cara pengukurannya tidak dapat dilepaskan dari pengertian tentang organisasi itu sendiri. Perbedaan pengertian tentang organisasi itu akan mengakibatkan pengelolaan yang diterapkan di dalamnya dan pengukuran keberhasilannya akan berbeda pula. Oleh karena itu, tulisan ini terlebih dahulu membicarakan konsep organisasi (teori organisasi) serta dampak masing-masing teori terhadap konsep dan cara mengukur efektivitas dan efisiensi organisasi.

II. TEORI ORGANISASI

Teori organisasi dapat dikelompokkan ke dalam tiga jenis: (1) Teori Klasik (Classical Organization Theory), (2) Teori Klasik Baru(Neo-Classical Organization Theory), dan (3) Teori Modern. Walaupun dalam hal-hal tertentu teori ini berbeda satu sama lain, dan askpek ketiganya mempunyai persamaan.

2.1 Teori Klasik (Classical Organizational Theory)

Teori klasik merumuskan organisasi sebagai suatu kegiatan terkoordinasi ..kan sekelompok manusia yang bekerja untuk mencapai suatu tujuan umum dan .. pimpinan (Scott dan Mitchel, 1972:)

Berdasarkan definisi ini teori .. annya mengenal 4 elemen dasar dalam yaitu: (1) sistem kegiatan yang terk . sejumlah manusia, (3) kerja sama mtujuan, dan (4) kepemimpinan. Dengan . Menunjukan bahwa pencapaian tujuan si cukup ditekankan dan organisasi .. yang rasional untuk mencapai tujuan .. demikian, dalam analisis dan konsep nya penganut-penganut teori kla. meningkatkan atau memanipulasikan (input) organisasi untuk mendapatkan . yang sebesar-besarnya. Mereka yakin bahwa dengan membagi .komponen sistem dalam organisasi, ,kerja, mesin, dan cara bekerja diharapkan dapat tercapai secara. Dengan demikian, efesiensi ..merupakan hal yang sangat penting..sasi klasik. Sebagai akibatnya, sepe. Janouzas (1967) kemukakan, teori.organisasi dengan tujuan yang meyang harus dicapai.

Akan tetapi dengan pendirianpenganut-penganut teori klasik.mengabaikan tujuan pribadi dalammemperlakukan organisasi sebagai.nisme yang mencapai tujuan dengan menggunakan tenaga anggotanya, serta berusaha menghindarkan konflik dan mengurangi signifikansi tingkah laku individu yang tidak selaras denga tujuan organisasi. Oleh karena itu, Collins (1968) menganggap penganut teori klasik memperlakukan organisasi sebagai sistem tertutup. Akibatnya, mereka melupakan hubungan penting antara organisasi dan lingkungannya. Pandangan teori klasik mengarah kepada suatu pemikiran ke dalam struktur dalam dan fungsi organisasi itu sendiri serta tidak melihat pengaruh dan peranan lingkungan untuk mencapai tujuan organisasi. Anggota dalam organisasi, menurut teori klasik, dianggap hanya sebagai makhluk ekonomi yang dapat dipuaskan kebutuhannya melalui tujuan ekonomi pula.

Hal yang demikian menurut Hicks dan Gullet (1975) mengakibatkan manajemen ilmiah (scientific management) berorientasi kepada peningkatan produksi dan efisiensi tenaga kerja. Berbagai penelitian dan cara dilakukan sehingga tenaga kerja dapat menyelesaikan tugasnya seefisien mungkin dan peranan mereka semata-mata mengikuti dan melakukan dengan cermat perintah atasannya dan sebagai imbalannya mereka memperoleh bayaran.

Prinsip-prinsip yang mendasari teori klasik adalah sebagai berikut (Dale:1967).

(1) Prinsip Tujuan : jika sejumlah orang harus mempunyai tujuan.

(2) Koordinasi: jika sejumlah orang harus bekerja bersama-sama untuk mencapai tujuan, maka diperlukan koordinasi kegiatan dan usaha mereka.

(3) Spesialisasi: untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas pekerjaan setiap orang harus dikhususkan dan tugas-tugas yang sama harus dikelompokkan dan diawasi oleh seorang atasan.

(4) Kesatuan Komando: masing-masing orang harus menerima tugas dari dan bertanggung jawab kepada seorang saja.

(5) Wewenangan dan tanggung jawab: wewenang dan tanggung jawab harus saling mendukung dan berimbang.

(6) Pendelegasian: walaupun keputusan didelegasikan kepada bawahan, yang mendelegasikan tetap bertanggung jawab atas akibat dan hasil keputusan yang diambil dan dilaksanakan.

(7) Wawasan pengawasan: seorang atasan hendaknya membawahi antara 6 dan 8 petugas yang pekerjaannya saling berhubungan.

(8) Garis Komando yang pendek: hirarki pekerjaan dan garis wewenang dari atasan kepada bawahannya dibuat sependek mungkin.

(9) Keseimbangan: tugas dan fungsi bagian dalam organisasi harus seimbang satu sama lain.

Carzo dan Janouzas (1967) mengemukakan b ahwa masalah pokok dalam teori klasik ialah mengusahakan pekerjaan dilaksanakan secara efesien melalui perincian tugas dan spesialisasi pekerjaan yang kemudian dikoordinasikan melalui suatu hirarki unit administrasi. Mereka mengenali konsep teori klasik dengan ciri (1) pengelompokan kerja, (2) kesatuan komando, (3) pembatasan besarnya jumlah dan diawasi oleh seorang atasan, dan (4) tipe wewenang.

Dalam studi tentang teori klasik, Gibson bersama kawan-kawannya (1973:57 58) memusatkan perhatian mereka terhadap teori klasik yang dibagi atas tiga komponen, yaitu: (1) manajemen ilmiah (scientific managemen) yang dikemukakan oleh F.W. Taylor dan kawan-kawannya, (2) teori organisasi klasik yang dikemukakan oleh H. Fayol dan kawan-kawannya, dan (3) teori birokrasi yang dikemukakan oleh M. Weber. Manajemen ilmiaj bertitik tolak pada pekerjaan yang dilakukan pada tingkat yang paling rendah di dalam organisasi. Taylor dan kawan-kawannya menganalisis hubungan antara kemampuan pekerja dan pekerjaan yang harus dilakukan. Masalah yang hendak ia teliti ialah pengelompokan kerja ruang lingkup pengawasan dan pendelegasian wewenang.

Yang dimaksudkan dengan birokrasi oleh Weber ialah konsep sosiologi tentang rasionalisasi pengelompokan. Teori ini mengungkapkan bentuk organisasi yang dapat mengatur tingkah laku anggota dalam suatu organisasi. Untuk mencapai tujuan, bentuk birokrasi yang paling tinggi menurut Weber, organisasi harus menempuh strategi khususnya tentang spesialisasi pekerjaan kesatuan dan koordinasi pekerjaan yang berbeda-beda, rantai komando, sikap pekerja yang formalistis dan kualifikasi teknis para pekerja. Perbedaan dan persamaan antara ketiga teori klasik itu dapat dilihat dalam table di halaman 86.

2.2 Teori Klasik Baru (Neo-Classical Organization Theory)

Teori klasik baru tentang organisasi mencoba menyempurnakan kekurangan teori klasik dengan memperhatikan hubungan manusiawi yang ada dalam organisasi.

Teori klasik baru ini menentang konsep teori klasik tentang manusia sebagai tenaga kerja ekonomi. Teori ini menganggap bahwa masing-masing orang berbeda, dan anggapan ini jelas berbeda dengan teori klasik yang menganggap semua manusia adalah sama dan berfungsi sebagai tenaga kerja ekonomi.

No.

Teori

Ide

1.

Teori Manajemen Ilmiah (Scientif Management Theory) dikemukakan oleh : F.W. Taylor, F. Gilberth, M.Munsterberg

1.1 Pembagian kerja/spesialisasi

1.2 Ruang lingkup pengawasan

1.3 Pendelegasian wewenang

2.

Teori Organisasi Klasik (Classical Organization Theory) Dikemukakan oleh : H. Fayol, J.M. Mooney, A.C. Reiley

2. 1. Prinsip-prinsip, struktur: pembagian kerja, kesatuan arah, pemusatan, (centralization), wewenang dan tanggung jawab, dan scalar chain

2. 2. Prinsip-prinsip proses: pemerataan, disiplin, imbalan kepada anggota organisasi, perhatian khusus dan umum

2. 3. Prinsip hasil akhir: peraturan/ketentuan, stabilitas, inisiatif dan kesetiakawanan.

3.

Teori Birokrasi (Bureaucratic Theory) Dikemukakan oleh: M. Weber

3. 1. Spesialisasi pekerjaan

3. 2. Setiap tugas dikerjakan menurut satu sistem yang konsisten untuk menjamin keseragaman dan koordinasi

3. 3. Rantai komando

3. 4. Masing-masing anggota organisasi melaksanakan tugas kantornya dengan cara formal

3. 5. Penerimaan anggota organisasi (pegawai) didasarkan kepada kualifikasi teknis.

Menurut teori klasik baru kelompok pekerja dan faktor sosial lainnya adalah sangat penting. Oleh karena itu, ada tiga hal pokok yang dikemukakan oleh teori klasik baru, yaitu sebagai berikut.

(1) Emosi dan penyesuaian individu. Teori klasik baru menekankan hubungan antara individu dilihat dari segi emosi dan persepsinya serta pengalaman pribadi individu dianggap menentukan produktivitas. Denga demikian, meningkatnya atau berkurangnya produksi dianggap lebih banyak bergantung kepada hubungan menusiawi dalam bekerja daripada pengaruh kondisi fisik dan ekonomi pekerjaan itu sendiri.

(2) Penerimaan sosial individu dalam kelompok-kelompoknya. Perhatikan dikhususkan kepada aspek sosial manusia dalam kelompoknya.

(3) Partisipasi individu dalam pengambilan keputusan. Teori klasik baru berpendapat bahwa setiap orang dapat meningkatkan prestasinya jika ia ikut serta dalam pengambilan keputusan tentang pekerjaannya. Oleh karena itu, teori ini menekankan keikutsertaan individu atau kelompok kerja dalam proses pengambilan keputusan.

2.3 Teori Modern (Modern Organizational Theory)

Scott dan Mitchel (1972:55 70) menjelaskan bahwa perbedaan yang ditunjukkan teori organisasi modern ialah dasar analisis yang konseptual dan penggunaan data penelitian empiric dan sifatnya yang terpadu. Ciri-ciri ini didasarkan oleh suatu falsafah yang menerima pemikiran bahwa satu-satunya cara yang berarti untuk mempelajari organisasi ialah dengan melihat orgaisasi itu sebagai suatu sistem. Teori organisasi modern mencari bagian-bagian yang strategis dalam sistem itu, sifat ketergantungan bagian-bagian itu, proses dalam sistem, dan tujuan yang hendak dicapai melalui sistem itu. Menurut teori modern, bagian sistem yang penting dan strategis ialah individu struktur formal dan organisasi informal, status dan peranan anggotanya, serta lingkungan fisik tempat bekerja. Komponen-komponen itu terjalin menjadi suatu kesatuan yang disebut sistem organisasi.

Di samping itu, penganut teori organisasi modern mengemukakan tiga aspek kegiatan yang saling berkaitan dalam organisasi, yaitu komunikasi, keseimbangan dan keputusan.

(1) Komunikasi dianggap merupakan cara untuk meningkatkan kegiatan dalam sistem dan merupakan mekanisme yang penting dalam koordinasi.

(2) Yang dimaksud dengan keseimbangan ialah suatu mekanisme yang berimbang dimana berbagai bagian dalam sistem dikelola melalui hubunga yang dijalin secara harmonis. Keseimbangan dan komunikasi erat berkaitan satu sama lain serta mempunyai peranan yang penting dalam kelangsungan organisasi.

(3) Keputusan berproduksi dan berperan semerupakan hasil interaksi antara sikap individu dan tuntutan organisasi, analisis motivasi menjadi pusat studi tentang sifat dan hasil interaksi itu. Keputusan individu untuk berperan serta di dalam organisasi mencerminkan hubungan antara imbalan yang diberikan organisasi dan tuntutan organisasi itu sendiri.

Menurut Hicks dan Gullet (1975), teori organisasi modern merumuskan organisasi sebagai suatu proses yang teratur yang di dalamnya individu berinteraksi untuk mencapai tujuan. Dengan beranggapan teori organisasi modern melihat organisasi sebagai suatu sistem terbuka. Hicks dan Gullet (1975) mengenali sifat teori organisasi modern sebagai berikut.

(1) Berdasarkan sistem.

Organisasi sebagai suatu sistem terdiri dari lima komponen dasar: masukan, proses, hasil, umpan balik, dan lingkungan.

(2) Dinamis.

Penekanan dalam teori organisasi modern adalah pada proses interaksi yang dinamis. Proses ini terjadi dalam struktur organisasi.

(3) Bertingkat dan berdimensi ganda.

Teori organisasi modern mempelajari setiap tingkat dalam organisasi dengan menggunakan pendekatan mikro dan makro. Penganut teori organisasi modern berusaha mendalami satu sistem yang besar dengan komponen-komponennya.

(4) Bermotivasi ganda.

Teori organisasi modern menyadari bahwa satu tindakan dapat didorong oleh berbagai keinginan. Timbulnya suatu organisasi dianggap karena anggota-anggotanya mengharapkan dapat memuaskan tujuan pribadi melalui organisasi itu.

(5) Bersifat kemungkinan.

Teori organisasi modern menyadari sedemikian banyak variabel yang banyak diantaranya diramalkan kepastiannya.

(6) Mempunyai disiplin ganda.

Teori organisasi modern menarik konsep dan teknik dari banyak bidang studi dan teori ini berusaha membuat suatu sintesis yang terpadu bagian-bagian yang berhubungan dari semua bidang studi itu menjadi suatu teori umum tentang organisasi.

(7) Terarah.

Teori organisasi modern berusaha memahami fenomena organisasi dan memberika pilihan tujuan dan cara mencapai tujuan kepada masing-masing individu.

(8) Mempunyai variabel ganda.

Teori organisasi mutakhir beranggaoan bahwa suatu peristiwa disebabkan oleh banyak faktor yang paling berkaitan dan bergantung satu sama lain. Faktor penyebab itu dapat diketahui melalui umpan balik.

Perkembangan Teori-teori Organisasi

17761930 1950 Sekarang

Doktrin KlasikDoktrin BaruDoktrin Modern Doktrin Yad

(Hodge dan Johnson, 1970:19)

Uraian tentang teori klasik, teori klasik baru, dan teori modern menunjukan adanya aspek persamaan dan perbedaan. Teori klasik kelihatannya mengamati organisasi dari sudut makro dan mencakup prinsip semua organisasi. Pendekatan kepada organisasi berkaitan denga bagian anatomi dan cara berproses organisasi formal.

Manajemen, prinsip organisasi, dan birokrasi di dalam organisasi menjadi pyusat perhatian untuk meningkatkan hasil organisasi semaksimal mungkin. Interaksi antara invidu di dalamnya dan akibat organisasi informal terhadap organisasi formal dianggap tidak penting. Oleh karena itu, teori klasik kelihatannya tidak begitu siap menghadapi kenyataan yang bervariasi dalam kerangka kerjanya.

Banyak variasi dalam model administrasi klasik timbul dari tuingkaj laku manusia. Satu-satunya cara untuk dapat mengerti variasi ini, menurut teori klasik baru, ialah dengan pengamatan yang mikro terhadap aspek khusus tingkah laku manusia. Teori klasik baru menekankan perlunya mempelajari interaksi di dalam organisasi dan akibat yang ditimbulkan oleh organisasi informal kepada organisasi formal. Walaupun demikian, teori klasik baru tidak membantah anatomi organisasi yang dikemukakan oleh teori klasik. Penekanan yang berlebih-lebihan terhadap riset dalam ruang lingkup mikro terhadap prganisasi informal, moral dan produktivitas, kepemimpinan dan sejenisnya, kelihatannya membuat teori ini kehilangan keutuhan hubungannya. Oleh karena ini, Scott (1971) menyimpulkan bahwa doktrin klasik baru, sebagaimana juga teori klasik, terasa kurang lengkap, mempunyai pandangan yang sempit, dan kekurangan integrasi di antara banyak aspek tingkah laku manusia yang dipelajarinya.

Teori organisasi modern memandang organisasi sebagai suatu sistem yang terdiri dari komponen-komponen yang berhubungan. Dengan demikian, perhatian dipusatkan kepada hubungan antara komponen organisasi untuk mempertahankan keseimbangan organisasi itu sendiri. Karena penganut teori organisasi modern mendasarkan teori mereka kepada pendekaran sisten dan mendekati organisasi secara menyeluruh, pendekatan mereka dapat disebut pendekatan makro. Walaupun demikian, perlu diperhatikan bahwa penganut teori modern menghasilkan sejumlah teori yang berbeda-beda dan masing-masing teori disebut modern berdasarkan pendekatan sistem. Oleh karena itu, sebagaimana disebutkan dalam Scott (1971) teori modern lebih baik disebut teori-teori organisasi modern.jauh mana kemutakhirannya itu m.perlu diadakan penelitian lebih lanjutmengingat bahwa pendekatan sis.sesuatu hal yang bukan baru lagi. .. tidak dapat dipungkiri bahwa teori modern merupakan perintis dalam .penelitian yang mempunyai peranan manajemen dan teori organisasi mempunyai potensi yang besar dalam .nilai-nilai yang berharga dalam tedalam suatu konsep yang sistematis.

Dilihat dati aspek pandangan k.atas maka studi tentang organisasi.pendekatan makro-mikro-makro. menyatakan bahwa untuk memahamipendekatan harus dilakukan melalui.makro. sedangkan teori klasik baru.dengan pandangan klasik dan menya.perhatian harus dipusatkan kepada manusia dan hubungan manusiawi dsasi. Dengan demikian, pandangan....makro. Perkembangan teori organisasikan oleh Hodge dan Johnson (1970) .dapat dilihat dalam diagram berikut.

III. EFEKTIVITAS ORGANISASI

Efektivitas organisasi dapat dilihatsegi: berdasarkan kriteria pencapaian..berdasarkan kriteria sistem.

3.1 efektivitas Organisasi Berdasarkan Tujuan

Dalam kepustakaan teori organisasi.kan bahwa prestasi suatu organisasinya diukur berdasarkan efektivitas.organisasi itu dalam mencapai tujuanvitas yang sebenarnya suatu organisasi dengan derajat sampai di mana organisasi itu mewujudkan tujuannya. Efesiensi .dasarkan jumlah masukan yang diper..tuk mewujudkan hasil yang berhubungan dengan tujuan, tetapi.sama dengan tujuan organisasi.

Dengan melihat organisasi se.sistem terbuka, Katz dan Kahn efektivitas organisasi sebagai thetion of return to the organization, and technical means (efficiency) and by political means (hal 67). Menurut mereka efisiensi sistem organisasi adalah ratio antara hasil (output) dan masukan (input).]

Gibson dkk (1973) merumuskan efektivitas organisasi sebagai derajat pencapaian organisasi terhadap tujuannya dengan hambatan dan sumber yang terbatas.

Pendapat tentang efektivitas dan efisiensi organisasi seperti disebutkan di atas menunjukan keberhasilan suatu organisasi pada dasarnya diukur menurut pencapaian tujuan yang telah ditentukan. Dengan menyebutkan pendekatan ini sebagai goal model, Etzioni (1971) menganggap model ini cukup objektif dan terpecaya karena dengan model ini, peneliti atau penilai akan terhindar dari nilai-nilai subjektif. Katz dan Kahn mengemukakan bahwa model ini dapat dipergunakan tidak hanya untuk organisasi komersial, tetapi dapat juga dapat juga dipergunakan untuk menilai efisiensi dan efektivitas organisasi sosial. Walaupun demikian, di samping kelebihan model ini Etzioni (1971:33-47) berpendapat bahwa kelemahannya adalah penemuan studi atau evaluasi yang hampir selalu sama nadanya sebagai akibat dari asumsi yang terdapat dalam model itu. Evaluasi yang menggunakan model ini sampai kepada kesimpulan bahwa organisasi yang dinilai tidak dapat mencapai tujuannya secara efektif dan atau organisasi itu menyimpang dari tujuannya.

Charles Rice (1971:89 100) memperkenalkan suatu model untuk studi empiris terhadap suatu organisasi sosial yang besar. Untuk model ini efektivitas organisasi diukur dengan memakai kriteria yang dirumuskan dari tujuan yang hendak dicapai organisasi itu. Model ini dipakai dalam penelitiannya di suatu rumah sakit. Tujuan penelitiannya ialah untuk menemukan bagaimana organisasi sosial dapat diukur keberhasilannya walaupun tujuan organisasi sosial itu tuidak senyata organisasi industri. Ia juga ingin menemukan bagaimana organisasi yang demikian membuat kebijakan, kemudahan, dan tenaga. Model penelitiannya itu memberikan suatu pendekatan studi organisasi sosial, khususnya dimana organisasi itu diinginkan menilai efektivitas fungsi organisasi dan kemudian menentukan aspek-aspek kegiatannya.

Langkah pertama dalam pendekatan yang demikian memerlukan perumusan jeis organisasi sosial dalam pengertian tujuan umum organisasi itu. Organisasi ini dipandang sebagai suatu sistem yang mempunyai input dan output. Output dirumuskan sebagai hasil kegiatan seluruh sistem dlam usaha mencapai tujuan organisasi. Input dan variabel sistem dirumuskan dan ujkuran dibuat untuk menunjukan variabel itu. Input merupakan faktor lingkungan yang dianggap mempengaruhi sistem paremeter; sistem merupakan sifat organisasi baik secara structural maupun secara beroperasi.

Dalam strategi penelitian ia menghubungkan input dan parameter sistem kepada variabel output denga meneliti variasi ukuran mereka. Karena barangkali akan sulit untuk menunjukan variasi dalam variabel sistem denga cara langsung, strategi penelitiannya memasukkan pengukuran variabel ini dalam banyak organisasi. Hubungan antara ukuran diyakinkan dengan means dari metode korelasi statistic. Hubungan antara input-output dan output sistem melengkapi informasi yang dapat dipergunakan oleh anggota organisasi sebagai dasar untuk merumuskan kebijakan mencapai derajat output yang ditentukan. Rice percaya model ini dapat dipergunakan sebagai dasar untuk mempelajari dan menilai efektivitas berbagai organisasi sosial.

3.2 Efektivitas Organisasi Didasarkan Atas Kriteria Sistem

Sebagaimana disebutkan di atas, penganut teori organisasi modern memandang organisasi sebagai suatu sistem yang terdiri dari sejumlah komponen yang saling berhubungan. Dengan demikian, penganut teori ini menilai efektivitas organisasi berdasarkan kriteria sistem yang dianggkat dari konsep kebutuhan organisasi sebagai suatu sistem sosial yang hidup. Dalam hal ini kebutuhan dimaksudkan ialah persyaratan yang harus dipenuhi organisasi untuk dapat hidup dan beroperasi secara efektif dalam situasi tertentu (Ghorpade, 1971: 86).

Dengan mengingat bahwa, menurut teori sistem suatu evaluasi harus menggambarkan siklus, input-proses-output dan hubungan antara organisasi dan lingkungan yang luas, Gibson Dkk (1973:37 40) berpendapat (1) efektivitas organisasi merupakan konsep global yang meleliputi sejumlah konsep komponen dan (2) tugas pemimpin ialah menjaga keseimbangan antara komponen-komponen itu. Berdasarkan pendapat ini, Gibson Dkk menekankan dimensi waktu ke dalam analisisnya apabila organisasi dianggap suatu elemen dalam sistem yang lebih besa. Dengan demikian, pengujian terakhir untuk efektivitas organisasi ialah apakah organisasi itu dapat mempertahankan diri dalam lingkungannya. Gibson Dkk merumuskan kriteria untuk efektivitas organisasi berdasarkan kepada dimensi waktu sebagai berikut.

(1) Jangka pendek: produksi, efisiensi, dan kepuasan.

(2) Jangka menengah: kemampuan mengadaptasi dan kemampuan berkembang.

(3) Jangka panjang: kemampuan untuk bertahan hidup.

Yang dimaksudkan denganproduksi ialah kemampuan organisasi menghasilkan mutu dan jumlah output yang diharapkan oleh lingkungan. Ukuran untuk produksi ini termasuk untung penjualan, siswa/mahasiswa yang ditamatkan, pasien yang disembuhkan, surat-surat yang diproses, orang yang dilayani, dan sebagainya.

Yang dimaksud dengan efisiensi ialah ratio output dan input. Kriteria jangka pendek memusatka perhatian terhadap siklus input, proses, output yang lengkap, dengan penekanan kepada elemen input dan proses. Ukuran untuk efisiensi termasuk unit cost, pemborosan, biaya seorang siswa/mahasiswa, dan sebagainya. Ukuran untuk efisiensi dirumuskan dalam bentuk ratio seperti keuntungan dibangidngkan dengan biaya/output dibandingkan dengan waktu.

Yang dimaksud dengan kepuadsan ialah, derajat sejauh mana organisasi itu dapat memuaskan kebutuhan anggota-anggotanya (pegawai). Hal ini diukur melalui dta sikap, jumlah yang berhenti, absen, dan keterlambatan pegawai.

Kemampuan mengadaptasi dimaksudkan ialah sejauh mana organisasi itu mampu menghadapi perubahan yang diakibatkan dari dalam atau dari luat. Kemampuan organisasi ini untuk mebngadakan adaptasi dapat dilihat ketika situasi dan waktu menuntut untuk beradaptasi.

Kemampuan berkembang dimaksudkan ialah kemampuan organisasi itu untuk hidup dalam jangka panjang. Usaha pengembangan ini biasanya, meliputi program latihan untuk staf pimpinan dan bukan pimpinan, termasuk pendekatan yang bersift kejiawaan dan sosial. Gibson Dkk tidak menjelaskan bagaimana mengukur kriteria ini.

Kemampuan untuk hidup dimaksudkan ialah kemampuan organisasii untuk hidup jangka panjang. Gobsin Dkk juga tidak menguraikan cara untuk mengukurnya.

Gibson Dkk percaya bahwa dengan memakai waktu memungkinkan peneliti menilai efektivitas organisasi untuk jangka pendek, menengah, dan panjang.

Dalam studinya tentang komponen efektivitas dalam organisasi kecil, Frank Friedlander dan Hall Pickle (1971) menganggap organisasi sebagi komponen atau subsistem yang saling tergantung melalui mana tenaga disalurkan (dipindahkan). Pertukaran tenaga terjadi di dalam organisasi itu sendiri dan antara organisasi itu dengan lingkungannya. Menurut definisi ini, kriteria efektivitas memperhitungkan (1) kemampuan organisasi memberikan keuntungan, (2) derajat sejauh mana organisasi dapat memuaskan anggota-anggotanya, dan (3) derajat sejauh mana orgnaisasi itu mempunyai nilai terhadap masayarakat luar sekitarnya. Ketiga perspektif ini mencangkup pembinaan dan pengembangan sistem pemenuhan sub-sistem dan pemenuhan kebutuhan lingkungan. Masing-masing perspektif ini terdiri dari beberapak komponen yang secara hipotesis berhubungan satu sama lain.

Tujuan studi (Frank Friedlander dan Hall Pickle) ialah meneliti konsep efektivitas organisasi secara menyeluruh dengan mempelajari hubungan antara efektifivitas sistem ke dalam meliputi hal-hal dalam batas-batas formal organisasi dan komponen masyarakat yang terlibat dalam transaksi dengan lingkungan yang lebih besar.

Sampel yang dipilih adalah organisasi kecil yang terdiri dari tujuh perusahaan, yang masing-masing hanya mempunyai manajemen satu tingkat dan masing-masing mempekerjakan antara empat sampai empat puluh pekerja. Data dikumpulkan melalui kuesioner. Komponen luar dikenali sebagai komponen sosial yang terdiri dari masyarakat, pemerintah, langganan, penyaluran dan bank. Sedangkan komponen dalam dikenal dengan pemilik perusahaan dan pekerja (pegawai).

Hasil studi mereka menunjukan bahwa (1) dalam jumlah yang cukup organisasi dapat memuaskan sekaligus kebutuhan masyarakat dan kebutuhan pekerja, (2) terdapat beberapa hubungan yang signifikan antara kepuasan perkerja dan kepuasan pemilik perusahaan, (3) hubungan antara komponen luar tidak menunjukan suatu pola (Pattern yang tertentu), (4) terdapat hubungan yang negatif antara kepuasan pemerintah dan kepuasan pelanggan, (5) perusahaan yang berhasil menurut pemiliknya adalah yang memuaskan kebutuhan langganannya, (6) kepuasan pemerintah dan bank (pemberi kredit mempunyai korelasi yang cukup), dan (7) besarnya perusahaan berhubungan kemampuan persuhaan itu memnuhi kebutuhan komponen masyarakat.

Penemuan dalam studi ini menunjukan adalanya sejumlah hubungan antara derajat pemenuhan kebutuhan komponen dalam dengan komponen luar. Oleh karena itu Frank Friedlander dan Hall Pickel menyarankan agar tugas manager tidak hanya mengkoordinasikan fungsi-fungsi di dalam organisasi, tetapi juga menghubungkan fungsi-fungsi dalam dengan lingkungan masyrakat tempat organisasi itu berada.

Georgopoulos dan Tannenbaum (1971:1980) merumuskan efektivitas organisasi sebagai suatu sistem sosial dengan sumber dan kemudahan tertentu tanpa menyia-nyiakan sumber dari kemudahan yang ada dan tanpa menimbulkan hambatan dan masalah kepada anggota-anggotanya. Denan perumusan yang demikian, mereka menetapkan tiga kriteria efektivitas organisasi : (1) Produktivitas organisasi, (2) fleksibilitas organisasi dalam mengadakan adaptasi terhadap perubahan yang ditimbulkan dari luar, dan (3) hambatan, masalah dan konflik yang timbul di dalam organisasi. Ketiga kriteria ini berlaku untuk semua dimensi dalam organisasi serta juga berlaku hampir kepada semua organisasi.

Untuk menilai ketiga kriteria itu, mereka mencobakannya dalam penilaian organisasi yang besar, yaitu suatu perusahaan yang bergerak khusus dalam penyaluran barang-barang perdagangan. Perusahaan itu terletak di daerah metropolitan dan mempunyai cabang-cabang di banyak wilayah.

Dalam penilaian ini mereka ingin menemukan (1) apakah masing-masing kriteria itu secara signifikan berhubungan dengan efektivitas organisasi yang dinilai para ahli, (2) apakah masing-masing kriteria secara signifikan saling berhubungan, dan (3) apakah kriteria mereka mengukur fenomena yang ada.

Produktifitas organisasi diukur berdasarkan kenyataan (performance) dibandingkan dengan standar kerja yang ditetapkan. Ukuran ini dinyatakan dengan unit waktu yang dipakai pekerja, kurang atau melebihi standar unit waktu yang ditetapkan.

Hambatan di dalam organisasi dirumuskan seperti ketegangan atau konflik di dalam organisasi antara pribadi atau kelompok sedangkan fleksibilitas organisasi dirumuskan dengan derajat sejauh mana organisasi dapat menyesuaikan diri dengan perubahan yang datang dari luat dan atau dari dalam.

Studi mereka menemukakan bahwa (1) masing-masing kriteria berhubungan kepada penilaian efektivitas organisasi, (2) ketiga kriteria itu secara signifikan saling berhubungan, dan (3) kriteria produktivitas cenderung lebih menunjukan fenomena organisasi daripada fenomena individu.

Dari studi ini mereka menyimpulkan bahwa kriteria yang mereka buat menunjukan aspek penting dalam berfungsinya organisasi serta menggugah untuk penelitian lebih dalam tentang efektivitas organisasi.

3.3 Model Evaluasi Stufflebeam

Stufflebeam dkk (1971:40) merumuskan evaluasi sebagai suatu proses menjaring memperoleh dan menyajikan informasi yang berguna untuk menetapkan alternatif keputusan. Berdasarkan rumusan ini maka ada beberapa hal yang penting dalam evaluasi:

(1) Evaluasi dilaksanakan untuk membantu pengambilan keputusan; oleh karena itu, evaluasi harus memberikan informasi untuk mengambil keputusan.

(2) Evaluasi merupakan siklus dan proses yang berkelanjutan; oleh karena itu, harus dilaksanakan melalui suatu program yang sistematis.

(3) Proses evaluasi termasuk tiga langkah utama: menjaring, memperoleh, dan menyajikan. Ketiga langkah ini merupakan dasar untuk suatu metode evaluasi.

(4) Langkah menjaring dan menyajikan dalam proses evaluasi merupakan kegiatan yang memerlukan kerja sama antara orang yang mengadakan evaluasi dan pengambilan keputusan. Sedangkan langkah memperoleh merupakan kegiatan yang teknis yang dilakukan terutama oleh orang yang mengadakan evaluasi.

Untuk memungkinkan orang yang mengadakan evaluasi menetapkan metodologi yang tepat, ada empat jenis keputusan dikenali.

(1) Metamorphism: keputusan untuk mengadakan perubahan besar yang didukung oleh informasi yang relevan tinggi.

(2) Homoestasis: keputusan untuk mengadakan perubahan yang kecil yang didukung oleh informasi yang relevan dan tinggi.

(3) Incrementalism: keputusan untuk mengadakan perubahan yang kecil yang didukung oleh informasi yang relevan tetapi rendah.

(4) Neomobilism: keputusan untuk mengadakan perubahan yang besar didukung oleh informasi yang relevan tetapi rendah.

Keputusan-keputusan yang diambil dikategorikan ke dalam 4 tipe, yaitu:

(1) Keputusan yang menyangkut perencanaan untuk menetapkan tujuan,

(2) Keputusan yang menyangkut struktur untuk menentukan prosedur,

(3) Keputusan yang menyangkut pelaksanaan untuk menggunakan, mengawasi dan memantapkan prosedur, dan

(4) Keputusan yang menyangkut pengulangan untuk tindakan sebagai reaksi terhadap yang dicapai.

Berkaitan dengan keempat tipe itu maka model Stufflebeam, memberikan empat tipe evaluasi:

(1) Evaluasi konteks.

Evaluasi konteks memberikan informasi keputusan yang menyangkut perencanaan untuk menentukan tujuan. Tujuan evaluasi ini untuk memberikan rasional dalam menetapkan tujuan.

(2) Evaluasi input.

Evaluasi input memberikan informasi masih dalam menentukan struktur untuk menentukan design organisasi. Tujuannya ialah untuk memberikan informasi dalam menentukan bagaimana menggunakan sumber untuk mencapai tujuan organisasi.

(3) Evaluasi proses

Evaluasi proses memberikan informasi untuk keputusan pelaksanaan dalam mengawasi operasi organisasi. Tujuannya ialah untuk memberikan umpan balik sewaktu-waktu kepada orang yang bertanggung jawab terhadap pelaksanaan rencana dan prosedur.

(4) Evaluasi hasil.

Evaluasi hasil memberikan informasi untuk keputusan yang menyangkut pengulangan sebagai reaksi untuk mencapai tujuan. Tujuannya ialah untuk mengukur dan menginterpretasikan pencapaian tujuan, tidak hanya pada akhir program, tetapi juga sementara program berlangsung.

Walaupun model Stufflebeam yang diuraikan di atas berlaku untuk evaluasi secara umum dan tidak dikhususkan hanya untuk mengevaluasi efektivitas organisasi, pendekatan yang dilakukan oleh Stufflebeam dkk kelihatannya didasarkan kepada pendekatan sistem. Pendekatan sistem ini kelihatan semakin jelas dari model Stufflebeam yang menggolong-golongkan tipe evaluasi kepada empat tipe tersebut. Lebih menjurus lagi Stufflebeam menyarankan agar evaluasi itu dilakukan terhadap komponen konteks, input, proses, dan output. Dalam mengadakan evaluasi keempat komponen itu, masing-masing komponen diteliti lagi berdasarkan subkomponen sehingga dapat diketahui secara tepat efektivitas dan efisiensi masing-masing subkomponen dan komponen serta efektivitas dan efisiensi organisasi dilihat dari suatu sistem. Dengan demikian, model evaluasi Stufflebeam pada hakikatnya tidak jauh berbeda dengan konsep evaluasi efektivitas organisasi yang dikemukakan oleh penganut teori organisasi modern. Hanya model Stufflebeam menekankan bahwa tujuan penelitan secara umum dian....kepada penyajian informasi kepada pengambil keputusan untuk menentukan tindak lanjutnya.

Dalam kaitannya dengan evaluasi efek dan efisiensi organisasi maka cara yang dite....dalam perencanaan seperti net work plant...Gant Chart, Program Evaluation Research (PERT), Critical Path Method (CPM), pengelolaan dengan Management By Ob....(MBO) merupakan cara yang sangat me.....dalam melaksanakan dan mengawasi ke...organisasi serta dalam penilaian efektivitas dan efisiensi program atau organisasi.

Oleh karena itu, untuk mencapai efektivitas dan efisiensi organisassi semaksimal mungkin, pe..perencanaan sangat penting. Perencanaan yang dimaksud menyangkut penguraian dan pene..komponen masukan (input) ke dalam organisasi...tujuan yang hendak dicapai (output) serta....mencapai tujuan (proses). Tujuan hendaklah...rumuskan dengan jelas dan tegas, dapat di...secara pasti dan tepat, realis dan dapat di...sesuai dengan tanggung jawab dan wewe..tidak kaku dan dapat disesuaikan apabila t....perubahan yang tidak dapat dielakkan.

Khusus untuk perencanaan anggaran ...kaitannya dengan efisiensi maka Planning...gramming and Budgeting System (PPBS) s...membantu. Daftar isian proyek-proyek ...bangunan serta pedoman operasionalnya ke..annya disusun berdasarkan sistem ini. Sistem ...akan memudahkan pula untuk menilai efektifitas dan efisiensi program dan untuk mengadakan benefit analysis.

IV. KESIMPULAN

(1) Secara umum kepustakaan dalam bidang organisasi menggolongkan teori organisasi dalam teori klasik, teori klasik baru, dan teori modern. Ketiga jenis teori ini berhubungan satu sama lain; akan tetapi, masing-masing.....punya ciri-ciri tersendiri. Pada hakikatnya...organisasi klasik baru dan teori organisasi modern dikembangkan dari teori organisasi klasik....masih diterima oleh teori klasik baru dan..modern; akan tetapi, pendekatannya berbeda...

(2) Teori organisasi klasik memusatkan studi terhadap anatomi organisasi dan merumuskan tiap komponen dalam organisasi secara...Taylor beserta kawan-kawnnya memper...kan manajemen ilmiah. Taylor dkk merumuskan prinsip-prinsip organisasi dan Web....memperkenalkan struktur organisasi. Setiap usaha dimaksudkan untuk meningkatkan semaksimal mungkin hasil organisasi untuk memenuhi tujuan organisasi itu. Interaksi manusiawi di dalam organisasi dan peranan organisasi informal dianggap tidak penting.teori klasik menyatakan bahwa pemenuhan tujuan organisasi secara otomatis akan memenuhi kebutuhan anggota organisasi secara serentak. Pendekatan teori klasik terhadap organisasi meliputi bagian anatomi organisasi secara global dan proses organisasi formal. Oleh karena itu, pendekatan teori organisasi klasik dianggap makro

(3) Teori organisasi klasik baru berusaha menyempurnakan teori organisasi klasik dengan mengintegrasikan behavioural science ke dalam organisasi. Pendekatan teori klasik baru terhadap organisasi menerima kerangka teori klasik, tetapi membuat modifikasi yang berdasarkan tingkah laku dan sikap individu dan pengaruh kelompok informal. Oleh karena itu, interaksi manusiawi di dalam organisasi dan peranan organisasi informal di dalam orfanisasi organisasi formal diperhitungkan. Teori ini menekankan pentingnya memenuhi kebutuhan manusia di dalam organisasi itu dalam hubungannya dengan pencapaian tujuan organisasi. Pendekatan teori klasik baru terhadap organisasi dikategorikan sebagai suatu pandangan yang mikro karena pengamatannya secara mikro terhadap aspek tingkah laku manusia dalam situasi dan keadaan tertentu. Kecendrungannya untuk memusatkan perhatian terhadap hubungan manusia di dalam organisasi kelihatannya melemahkan teori ini dalam menjelaskan operasi suatu organisasi secara keseluruhan.

(4) Teori organisasi modern memandang organisasisebagai suatu sistem yang terdiri komponen-komponen yang saling berhubungan. Organisasi dipelajari secara menyeluruh dan utuh dengan memberikan penekanan kepada bagian-bagian yang strategis dalam sistem itu, sifat saling ketergantungan komponen-komponen itu, proses utama di dalam sistem dan tujuan yang hendak dicapai melalui sistem itu. Tujuan organisasi dirumuskan sebagai pertumbuhan, stabilitas dan interaksi. Untuk mencapai tujuan ini, komunikasi di dalam organisasi, konsep keseimbangan dan proses pengambilan keputusan dianggap sangat penting oleh karena teori organisasi modern memandang organisasi secara menyeluruh, maka pendekatan teori modern dianggap makro. Walaupun penganut teori organisasi modern mengatakan bahwa pendekatan mereka terhadap organisasi berdasarkan sistem, akan tetapi mereka telah menghasilkan beraneka ragam teori organisasi modern yang memerlukan suatu kerangka dan pengintegrasian untuk menjadikan konsep organisasi secara umum.

(5) Efektivitas organisasi dapat dianalisis berdasarkan dua sudut pandangan. Pertama, efektivitas organisasi dapat dilihat dari kriteria pencapaian tujuan dengan membandingkan hasil yang sbenarnya dengan tujuan hasil yang dirumuskan. Kedua, efektivitas organisasi dapat dilihat dengan memperhunakan kriteria sistem yang dirumuskan oleh penganut teori organisasi modern dengan cara yang berbeda-beda. Masing-masing cara yang disebutkan mempunyai kelebihan dan kelemahan.

(6) Stufflebeam dkk memperkenalkan model evaluasi yang didasarkan kepada definisi evaluasi itu sendiri. Menurut mereka tujuan utama evaluasi ialah memberikan informasi tentang beberapa alternatip keputusan kepada pengambil keputusan evaluasi haruslah merupakan proses yang berkesinambungan dan siklus serta diterapkan melalui suatu program yang sistematis. Penilaian harus diarahkan kepada konteks, input, proses dan hasil mereka menggolongkan perumusan keputudan ke dalam metamorphism, homoestatis, incrementalism dan neomobilism. Melihat isinya keputusan yang diambil dapat dikategorikan ke dalam keputusan perencanaan, keputusan untuk menyusun kembali kebijakan dan keputusan untuk menerapkan kebijakan. Stufflebeam dkk mencoba memadukan keempat jenis evaluasi dan konsep dan evaluasi yang dihubungkan dengan konsep menjadi datu model evaluasi yang siap untuk diterapkan.

(7) Model evaluasi yang dikemukakan Stufflebeam dkk didasarkan kepada pendekatan sistem. Dalam pelaksanaannya seorang penilai harus mengindetifikasikan komponen-komponen program seperti konteks, input, proses, dan hasil yang saling berhubungan datu sama lain. Komponen-komponen ini dianalisis dan dievaluasi untuk memberikan informasi kepada pengambil keputusan dalam menemukan alternatip keputusan. Karena Stufflebeam dkk, seperti penganut teori organisasi modern, mendasarkan teori mereka kepada analisis sistem, maka model evaluasi yang dikemukakan oleh Stufflebeam dapat juga dikembangkan untuk menilai efektivitas dan efisiensi organisasi.

DAFTAR PUSTAKA

Carzo, R, Jr. Dan J.N. Janouzas 1967. Formal Organization: A system Approach. Homewood Illinois: Richard D. Irwin, Inc.

Collins, A.K. 1968. The Dynamics of Organization: Melbourne: Sun Books Pty. Ltd.

Dale E. 1967. Organization. New York: American Management Association.

Etzioni, A. 1964. Modern Organizations. Englewood, New Jersey: Prentice Hall, Inc.

----------. 1971. Two Approaches to Organizational Analysis: A Critique and A Suggestion dalam Assesment of Organizational Effectiveness (ed. Ghorpade, J). Pasific Palisades, California: Goodyear Publishing Company, Inc

Friendlander, F. Dan H. Pickle. 1971. Components of Organizational Effectiveness dalam Assesment of Organizational Effectiveness (ed. Ghorpade, J). Pasific Palisades, California: Goodyear Publishing Company, Inc

Georgopoulus, B.S. dan A.S. Tannenbaum. 1971. A Study of Organizational Effectiveness dalam Assesment of Organizational Effectiveness (ed. Ghorpade, J). Pasific Palisades, California: Goodyear Publishing Company, Inc

Ghorpade, J. Ed. 1971. Assesment of Orgazational Effectiveness. Pasific Palisades, California: Goodyear Publishing Company Inc.

Gibson, J.L. et.al. 1973. Organizations: Structure, Process, Behaviour. Dallas, Texas: Business Publication Inc.

Hicks, H.G. dan C.R. Gullet. 1975. Organization Theory and Behaviour. New York: McGraw-Hill, Inc.

---------- 1976. The Management of Organization. New York: McGraw-Hill Book Company.

Hodge, B.J. dan H.J. Johnson. 1970. Management and Organizational Behaviour. New York: John Wiley Sons Inc.

Katz, D. Dan R.L. Kahn. 1966. The Social Psychology Organizations. New York: John Wiley & Sons Inc.

----------- 1971. The Concept of Organizational Effectiveness dalam dalam Assesment of Organizational Effectiveness (ed. Ghorpade, J). Pasific Palisades, California: Goodyear Publishing Company, Inc

Rice, C.E. 1971. A Model for the Empirical Study of Large Social Organization dalam Assesment Organizational Effectiveness. (ed. Ghorpade, Pacific Palisades, California: Goodyear Publish Company, Inc.

Scott, W.G. 1971. Organization Theory: An Overview and an Appraisal dalam Management System. (Schoderbek, C.G.). New York: John Wiley & Sons Inc.

Scott, W.g. dan T.R. Mitchel. 1972. Organization Theory, Homewood, Illionis: R.D. Irwin.