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7/23/2019 Alguns apontamentos sobre classificao - Renato Tarciso.pdf

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ALGUNS APONTAMENTOS SOBRE A CLASSIFICAO DE DOCUMENTOS DEARQUIVO

SOME NOTES ON THE CLASSIFICATION OF RECORDS

Renato Tarciso Barbosa Sousa Correio

Universidade de Braslia, Brasil

Resumo

O trabalho parte do pressuposto que a classificao de documentos de arquivo uma

funo matricial da prtica arquivstica e joga um papel fundamental no programa de

gesto de documentos. Sem classificao quase impossvel trabalhar com avaliao e

com a descrio, que juntas formam o corao das prticas arquivsticas. Fornecer as

bases para outras funes arquivsticas no a nica finalidade da classificao, ela

crucial para a manuteno do vnculo arquivstico e para permitir o acesso aos

documentos e informaes de arquivo. Procura-se, a partir de um sobrevo na literatura

sobre o tema, discorrer sobre aspectos sensveis para a classificao de documentos de

arquivo, tais como: as mudanas ocorridas nas formas de busca aos documentos e

informaes nas organizaes contemporneas; nos riscos de potencializar os planos de

classificao nas tarefas de busca; as limitaes do mtodo funcional para a estrutura de

planos de classificao, dentre outros. E, ao final, propem-se alguns caminhos para a

superao dos problemas apontados.

Palavras-chave: classificao de documentos de arquivo; anlise funcional; recuperao

de documentos e informaes; vnculo arquivstico.


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Abstract

The work assumes that the classification of records is a matrix function of archival

practice and plays a key role in records management. Unrated is almost impossible to

work with evaluation and the description, which together form the heart of archival

practices. Provide the basis for other archival functions is not the only purpose of

classification, it is crucial for the maintenance of the archival bond and to allow access

to records and information. It searches from a flyover in the literature on the topic,

discuss sensitive aspects to the classification of records, such as: the change in the ways

of searching for documents and information in contemporary organizations; risks of

leverage plans for classification in search tasks; the limitations of the functional method

for structure classification schemes, among others. And in the end, it proposes ways to

overcome some of these problems.

Keywords: classification of records; functional analysis; retrieval of documents and

information; archival bond.


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Introduo

A classificao de documentos de arquivo vem, paulatinamente,

ganhando espao nas discusses e reflexes sobre a teoria e a prtica arquivstica.

Inser-la na agenda da rea permite, sem dvida nenhuma, uma maior verticalizaosobre o conceito e abre, sobretudo, novas possibilidades.

O conceito de classificao, originrio da Filosofia, apropriado pelas

vrias reas do conhecimento humano, mas, parece, que nas reas que lidam com a

informao esse conceito ganhou uma importncia vital, principalmente quando

apontamos como tarefa principal dessas reas o acesso informao.

nesse cenrio, que proponho para o debate esses apontamentos sobre a

classificao de documentos de arquivo. Sem esquecer, como destaca Ilerbaig Adell(2010, 115), que classificar uma das habilidades mais bsicas do conhecimento

humano. Segmentar o mundo no tempo e no espao uma das principais formas de

enfrentar a sua avassaladora diversidade.

O conceito de classificao utilizado, na maior parte das vezes, sem

que tenhamos conscincia sobre ele. De acordo com Kumar (1988, 1), a classificao

percorre todas as atividades da vida do homem. A maioria das pessoas no consciente

do fato que classificamos em uma grande extenso em nossas vidas dirias. Sem

classificao o progresso humano seria impossvel, afirma aquele autor.

Derek Langridge, no prlogo de sua obra intitulada Classificao:

abordagem para estudantes de biblioteconomia, fez uma interessante demonstrao da

penetrao da classificao, desde o momento de acordar, em todas as atividades

humanas, a partir do cotidiano da famlia Brown.

Essa inconscincia um indcio da natureza fundamental do processo de

classificao, esclarece Langridge (1977, 11). E mais: sem classificao no poderia

haver nenhum pensamento humano, ao e organizao que conhecemos. A

classificao transforma impresses sensoriais isoladas e incoerentes em objetos

reconhecveis e padres recorrveis. Buscando a Psicologia, Langridge cita o ingls

Patrick Meredith para quem grande parte da arte de aprender consiste em regularizar

hbitos pessoais de classificao. AstrioCampos (apud Piedade, 1983, 16) considera

que a classificao, entendida como processo mental de agrupamento de elementos

portadores de caractersticas comuns e capazes de ser reconhecidos como entidade ou

conceito, constitui uma das fases fundamentais do pensar humano.


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Na Arquivstica, a classificao foi reconhecida pelos canadenses

(Couture, 1999) como uma das sete funes arquivsticas. E, hoje, podemos entend-la

como uma funo matricial do que-fazer arquivstico. O corao das prticas

arquivsticas, que para Lopes (1996) formado pelas funes classificao, avaliao e

descrio, tem a classificao como ponto de partida para a realizao das outras duas

funes.

O produto da avaliao documental a tabela de temporalidade de

documentos e informaes. A observao da estrutura desse instrumento de avaliao

possibilita percebermos que a primeira coluna formada pela identificao do

agrupamento de documentos estabelecido pela atividade de classificao dos

documentos e informaes. A estrutura hierrquica fundamental para o agrupamento

fsico e intelectual dos documentos de arquivo, garantindo, assim, uma informao

importante para a avaliao documental. No se faz avaliao de documento a

documento, ao agrup-los nas unidades de classificao obtemos novas informaes que

vo subsidiar as tomadas de deciso em relao aos prazos de guarda e destinao

final desses documentos. O agrupamento funcional dos documentos permite que a

avaliao analise no documento a documento, mas a funo que originou os

documentos.

Da mesma forma, quando analisamos os campos necessrios para

elaborarmos um instrumento de pesquisa (produto da atividade de descrio), de acordo

com a norma brasileira ou internacional de descrio arquivstica, percebemos que o

primeiro campo o relacionado atividade de classificao. Para realizar a descrio de

documentos de arquivo precisamos partir dos conjuntos documentais definidos pelo

processo classificatrio e representados nas unidades de classificao. Todos os

instrumentos de descrio ou de pesquisa partem das unidades de classificao (fundo,

srie, subsrie) para descrever.

Os pressupostos para a reflexo proposta

As reflexes sobre a classificao de documentos arquivsticos na

literatura apresentam alguns aspectos comuns. O primeiro deles que essa operao

intelectual no agregou em suas concepes e nos seus fundamentos as contribuies da

classificao vindas da Filosofia e, posteriormente, da Teoria da Classificao. A teoriado conceito, que estabelece as vrias relaes possveis entre os conceitos,


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desconhecida pela teoria arquivstica. Os requisitos e os princpios desenvolvidos nessas

reas (Filosofia, teoria da classificao) quando aparecem de forma muito tmida.

Observou-se, apenas, nos trabalhos de Schellenberg alguma influncia desses

conhecimentos no processo classificatrio em Arquivstica.

Isso demonstra, de certa forma, a falta de comunicao da Arquivstica

com outras reas do conhecimento, que podem contribuir para o desenvolvimento de

um arcabouo terico-metodolgico prprio da disciplina, levando em considerao as

especificidades do objeto de estudo. Esteban Navarro (1995, 67), analisando a relao

da Arquivstica com as outras reas da documentao (Biblioteconomia e

Documentao), percebe que essa ausncia de dilogo ocorre, tambm, pela falta de

interesse das outras disciplinas em conhecer e compreender as peculiaridades do

trabalho realizado nos arquivos.

As discusses esto limitadas ao entendimento que se tem do objeto de

estudo. Numa operao to complexa e to fundamental para todo o que-fazer

arquivstico, a rea instrumentaliza-se somente com o escasso ferramental terico

disponvel, isto , o princpio de respeito aos fundos e da ordem original. Isso parece

pouco para esse exerccio.

A elaborao desses dois princpios marca, sem dvida nenhuma, uma

mudana significativa nos fundamentos e nas prticas de classificao de documentos

arquivsticos. Podemos dizer que tem incio a passagem da classificao com bases

intuitivas para outra sedimentada no carter e nas especificidades do objeto. Em

comparao com as prticas anteriores, que se ancorava em aspectos no representativos

dos documentos arquivsticos, percebemos um grande avano. O caminho, entretanto,

um pouco mais longo. As lacunas ainda existem.

Portanto, defendemos, nessa reflexo, o uso do conceito de classificao

para representar a atividade intelectual de construo de instrumentos para organizaodos documentos, independentemente da idade qual eles pertenam. A confuso

terminolgica entre dois termos (arranjo e classificao) no parece salutar ao

desenvolvimento da Arquivstica, pois expe uma quebra entre arquivos correntes e

permanentes, que no nosso entendimento no existe. Trata-se apenas de fases de um

mesmo processo. evidente que o tipo de uso que se faz dos conjuntos documentais

altera-se com as idades, ou melhor, novos usos vo sendo agregados, mas essa uma

questo a ser resolvida por outra funo arquivstica: a descrio.


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Percebeu-se que, para aprofundar o conhecimento sobre a classificao

em arquivos, necessrio estabelecer o significado e uso de importantes conceitos

relacionados ao processo classificatrio. So eles: classificao, ordenao,

arquivamento, codificao e instrumento de classificao.

No mbito dessa reflexo, utilizaremos o termo classificao para

identificar a ao intelectual de construir esquemas para agrupar os documentos a partir

de princpios estabelecidos. A ordenao como a forma de disposio dos tipos

documentais dentro das divises estabelecidas no esquema de classificao. O

arquivamento como a ao fsica de colocar os documentos em pastas ou caixas

orientada pelo esquema de classificao e pela ordenao definida.

Podemos dividir o processo classificatrio em duas partes: a parte

intelectual e a parte fsica. A parte intelectual se refere classificao propriamente dita

(processo mental de estabelecimento de classes) e ordenao (a disposio dos

documentos nas classes estabelecidas). A codificao entra como ltimo elemento dessa

parte intelectual. A parte fsica representada pelo arquivamento dos documentos em

um local determinado pela classificao e disposto segundo uma ordem definida.

Consideramos arquivo, nesses apontamentos, o conjunto de documentos

acumulados desde o seu nascimento. As fases arquivsticas (corrente, intermediria e

permanente), que foram concebidas por uma razo prtica, sempre se referem ao mesmo

conjunto e ao mesmo sujeito criador. E a separao fsica, que consideramos necessria,

no pode ser justificativa para uma separao intelectual.

O documento arquivstico um artefato humano com pressupostos e

caractersticas especficas. O ambiente e o contedo so delimitados e definidos pelo

sujeito acumulador, que pode ser uma pessoa fsica ou jurdica. Ento, quando falamos

de arquivo, estamos nos referindo a um conjunto finito de documentos acumulados, que

tem suas fronteiras demarcadas pela misso do criador, no caso das instituies, e pelarea de atuao, no caso das pessoas fsicas. Ao contrrio daqueles encontrados em

bibliotecas, por exemplo, os documentos arquivsticos no constituem um conjunto

formado em vista de uma finalidade especfica: eles representam, mais que tudo, o

produto das atividades do sujeito criador.

Entender o modo como as instituies se estruturam e como executam

suas funes e atividades compreender como os documentos so acumulados. Ele

resultado de um ato desenvolvido e, na maioria dos casos, cotidianamente repetido. Agnese se d quando a organizao tem algo a cumprir, a provar, a determinar. Surge


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naturalmente como resultado das aes desenvolvidas pelo sujeito criador. Aps o

registro das informaes em suportes (papel, mdia magntica, microfilme, pelculas

fotogrficas, pelculas cinematogrficas etc.), necessrio mant-los pelos valores

administrativos, tcnicos, legais, fiscais, probatrios, culturais e histricos que possam

conter.

medida que os documentos vo sendo acumulados, estabelecem

relaes entre si. Eles esto unidos por um elo criado no momento em que so

produzidos e recebidos, determinado pela razo de sua elaborao e que necessrio

prpria existncia e a capacidade de cumprir seu objetivo. Eles so um conjunto

indivisvel de relaes intelectuais, onde o todo maior que a soma de suas partes.

Se o documento o resultado da atividade de uma pessoa fsica ou

jurdica, podemos falar do carter orgnico desse registro. A organicidade revelada

pelo inter-relacionamento e pelo contexto de existncia e de criao. Entretanto, nem

todos os documentos orgnicos so de carter arquivstico, pois essa qualificao

limitada em termos de suportes (convencionais ou eletrnicos). Por exemplo, comum

encontrar, principalmente nas indstrias, informaes orgnicas tridimensionais que no

so arquivsticas. O suporte, nesse caso, no permite o reconhecimento desse

documento como de carter arquivstico, apesar de entendermos que as caractersticas

fsicas no sejam os atributos mais seguros para definio do carter arquivstico de um

documento orgnico. Um dos limites para a caracterizao do documento de arquivo a

sua intencionalidade. Ele criado intencionalmente para registrar, cumprir, provar o

determinar algo.

No ambiente organizacional, nem sempre fcil distinguir o documento

orgnico arquivstico daquele no orgnico, principalmente pela falta de clareza dos

funcionrios e pela prtica em mant-los juntos. Por exemplo, no Setor de Recursos

Humanos armazenada uma quantidade relativamente grande de documentos. Temos oregistro da frequncia dos empregados, o registro do pagamento de salrios, encargos

sociais etc. Essas informaes so mantidas, produzidas, revisadas a partir das

atribuies regimentais do setor, que de gerenciar os recursos humanos. Entretanto,

possvel encontrar outros documentos que so guardados no setor para subsidiar as suas

aes, tais como: Dirio Oficial da Unio, Coleo IOB, Manual da RAIS, CLT, dentre

outras. So, portanto, documentos no orgnicos ou material de referncia, como

prefere Schellenberg. Por seu turno, o documento no orgnico existe muitas vezes nos


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setores de trabalho, mas, tambm, na biblioteca, no centro de documentao, sob a

forma de publicaes, de bancos de dados ou de dossis temticos etc.

A acumulao dos documentos orgnicos de carter arquivstico d

origem aos arquivos da organizao. Sob essa designao so agrupados todos os

documentos, seja qual for o seu suporte, produzidos e recebidos no exerccio das suas

funes. A ttulo de exemplo, temos os relatrios, os projetos de pesquisa, as atas, os

contratos, os convnios, as correspondncias, os balanos financeiros etc. Estes

documentos podem ser encontrados, em geral, nos setores de trabalho. O documento

arquivstico nasce como resultado do cumprimento de uma atividade e mantido como

prova dela. E, tambm, com o objetivo de decidir, de agir e de controlar as decises e as

aes empreendidas e, ainda, para efetuar pesquisas retrospectivas que ponham em

evidncia decises ou aes passadas. Reduzindo, assim, a incerteza e tornando a

tomada de decises mais segura, a partir do aprofundamento do conhecimento da

cultura institucional e do processo decisrio.

Martn-Pozuelo Campillos, a partir das caractersticas de unicidade,

integridade e autenticidade defendidas por Vicenta Corts, prope cinco traos

diferenciadores do documento de arquivo:

1o contexto em que criado. Todo documento de arquivo produto

de um acmulo de circunstncias muito especficas que encadeadas umas as outras o

conferem um trao diferenciador do resto dos documentos. (...) Dessa maneira, o valor

informativo includo em seu contedo informacional ficaria desvirtuado se fosse

separado dos motivos de sua gnese. Essa caracterstica , para a autora, suficiente para

distingui-los de outros objetos. E dela que decorrem os outros elementos;

2 sua unicidade. (...) para estabelecer um paralelo, pode-se dizer que

os documentos vm para povoar os arquivos como o homem veio para povoar a terra:

do mesmo modo que no existem duas pessoas iguais, nenhum documento igual aooutro. Essa caracterstica derivada no da proximidade com a gnese do documento,

mas de sua gnese mesma;

3sua autenticidade. Em sua origem os documentos de arquivo no so

seno ferramentas de trabalho da administrao, fato que sem dvida os confere a

categoria de autnticos, convertendo-os, depois, em testemunhos fiis de momentos e

situaes especficas;

4a heterogeneidade de seu contedo e a multiplicidade da informaonele contida. Independente da matria ou assunto que trate, cuja riqueza informativa-


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cultural de alguma maneira incalculvel, um documento de arquivo contm uma

informao sempre indefinvel e desde logo alheia ao objeto de sua criao. A autora se

refere a um tipo de informao considerada no literal e cuja leitura feita nas

entrelinhas. O documento singular oferece uma informao acerca do trmite e das

possveis incidncias do mesmo;

5 a necessidade de que cada uma das caractersticas esteja sempre

presente. A ausncia de uma das caractersticas invalida o resto.

A heterogeneidade de seu contedo e a multiplicidade da informao

tambm abordada e destacada por Miguel Angel Esteban Navarro. Para ele, o

documento de arquivo um tipo concreto capaz de conter toda classe de informao em

qualquer tipo de suporte material e mediante as mais variadas formas de representao.

(Esteban Navarro, 1995, 69).

Percebe-se, no exerccio de caracterizao e diferenciao dos

documentos arquivsticos, dois movimentos cumulativos e no excludentes: o contexto

de produo e a compreenso da informao veiculada. No primeiro movimento, o

documento considerado como resultado de uma ao administrativa. Dessa forma, ele

, ao mesmo tempo, resultado e prova, testemunho dessa atividade.

E o contexto de produo que permitir a compreenso da informao

contida no documento de arquivo. Paola Carucci percebe isso com muita propriedade.

Para a autora italiana evidente que:

(...) o documento interessa por seu contedo, pelasinformaes que transmite. Todavia, as notcias queali so representadas ou descritas requerem, de quemas adequa s capacidades tcnicas, que sejamtraduzidas em cnones de representao, os quais,

por sua vez, podem constituir objeto de anlise,sendo, esses testemunhos diretos da atividade de

documentar. (Carucci apud Lopes, 2000, 83).

A informao contida no documento de arquivo resultado da atividade

que o produziu. Dessa forma, em um primeiro momento essa informao, por mais

abrangente que seja, vinculada e marcada por essa atividade. As vrias possibilidades

de leituras, interpretaes e inferncias informativas so vlidas. Entretanto, essa

heterogeneidade e multiplicidade, como diz Martn-Pozuelo Campillos, no podem

fazer parte do mtodo arquivstico, isto , no so fundamentos para organizao dos


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documentos de arquivo e no devem impactar na construo dos planos de

classificao, por exemplo. Esse j foi o mtodo utilizado, mas abandonado,

parcialmente, em detrimento da aplicao do princpio de respeito aos fundos.

Portanto, a metodologia para a classificao de documentos arquivsticos

deve-se assentar nesses traos e caractersticas que distinguem o objeto, no no seu

formato (suporte) e nem na multiplicidade do contedo informacional (matria ou

assunto) que eles carregam. A partir da apropriao dos pressupostos da Teoria da

Classificao, entendemos que os princpios de diviso do conjunto (arquivo) devem ser

procurados na prpria gnese documental, no processo de criao, nas relaes

estabelecidas e na reproduo das conexes originais.

Podemos afirmar que o arquivo um dos recursos informacionais da

organizao. um recurso privilegiado, porque registra, prova, testemunha e fala sobre

as funes e atividades desenvolvidas pela instituio. um recurso estratgico, pois

uma fonte de informao para a tomada de deciso, para a garantia de direitos e deveres

e para a produo de novas informaes. um recurso que no representa um custo a

mais para a organizao, pois ele nasce naturalmente durante o desenvolvimento das

atividades e, portanto, tem seus custos amortizados no mbito dos procedimentos

administrativos.

Outro conceito importante para permitir os apontamentos que estamos

fazendo sobre a questo da classificao de documentos de arquivo o da teoria dos

valores, como chamo os conceitos de valor primrio e valor secundrio, que

Schellenberg (2005) elaborou para a avaliao documental.

A teoria dos valores de Schellenberg est relacionada diretamente ao

conceito das trs idades documentais. importante ressaltar que o conceito das trs

idades documentais uma inveno humana, ou seja, uma maneira encontrada dentro

dos trabalhos da Comisso Hoover, coordenada por Schellenberg, para resolver umasituao existente na administrao pblica americana do ps-guerra. Essa ideia foi

encampada pela Arquivstica contempornea e, hoje, um conceito aceito

internacionalmente.

Rousseau e Couture (1999) relacionam as idades documentais aos valores

dos documentos. Para os autores canadenses, a idade corrente e a intermediria so

caracterizadas pela existncia do valor primrio, apesar da intensidade diferente. O

valor primrio, na definio do Dicionrio Brasileiro de Terminologia Arquivstica, doArquivo Nacional, o valor atribudo a documento em funo do interesse que possa


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ter para a entidade produtora, levando-se em conta a sua utilidade para fins

administrativos, legais e fiscais. Esse valor pode ser subdividido em trs outros:

administrativo; legal; fiscal. O administrativo1 o valor que um documento possui para

a atividade administrativa de uma entidade produtora, na medida em que informa,

fundamenta ou prova seus atos. O legal2 o valor que um documento possui perante a

lei para comprovar um fato ou constituir um direito e o fiscal3 o valor atribudo a

documento para comprovao de operaes financeiras ou fiscais.

Nesse sentido, todo documento de arquivo nasce com valor primrio em

uma das suas trs dimenses ou em, pelo menos, uma delas. A tendncia, com o tempo,

desaparecer esse valor. A diferena encontrada o tempo em que isso acontece. A

permanncia do valor primrio para alguns documentos rpida, outros, o intervalo

mais longo. E nessa curva entre o valor primrio mximo, momento da criao ou

recebimento do documento, e a extino, que se encontram as duas primeiras idades ou

fases: corrente e intermediria.

Um dos grandes desafios da Arquivstica estabelecer o momento da

passagem dos documentos da fase corrente para a intermediria. As variveis que vo

definir essa passagem so as seguintes: o documento no apia mais as atividades

cotidianas; o trmino de uma atividade (projeto, convnio etc.); a excluso da

atribuio; a prescrio da ao. Para a maioria dos documentos, a primeira varivel a

mais aplicvel.

A aplicao dessas variveis depende de informaes que podem ser

encontradas no conhecimento tcito, nos prprios documentos e informaes

relacionados s atividades, nos documentos de criao da organizao ou instituio

(regulamento geral, estatuto, regimento interno etc.) e na legislao em geral.

O valor primrio compreende as duas primeiras fases do ciclo de vida

dos documentos: corrente e intermediria.Esgotado esse valor, os documentos podem ser eliminados ou guardados

permanentemente se apresentarem outro valor. Entra em cena o valor secundrio, que

1 Definio encontrada em Arquivo Nacional (Brasil). Dicionrio brasileiro de terminologia arquivstica. Rio deJaneiro: Arquivo Nacional, 2005.




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aquele, segundo o Dicionrio Brasileiro de Terminologia Arquivstica, do Arquivo

Nacional, atribudo a um documento em funo do interesse que possa ter para a

entidade produtora e outros usurios, tendo em vista a sua utilidade para fins diferentes

daqueles para os quais foi originalmente produzido.

O valor secundrio analisado por Schellenberg (2005, 181) a partir de

dois aspectos: a prova que contm da organizao e do funcionamento do rgo

governamental que os produziu; e a informao que contm sobre pessoas, entidades,

coisas, problemas, condies etc. com que o rgo governamental haja tratado. O

primeiro aspecto conhecido como valor probatrio e o segundo como valor

informativo.

No caso especfico da legislao em geral, apresentamos, como exemplo,

a Resoluo n 1.639/2002, do Conselho Federal de Medicina, que estabeleceu a

manuteno dos pronturios mdicos enquanto o paciente estiver recebendo

atendimento at vinte anos aps o ltimo registro. A leitura arquivstica dessa

Resoluo indica que aquele documento tem valor primrio at vinte anos aps o ltimo

registro. O pronturio pertence ao arquivo corrente durante o tempo em que o paciente

est sendo atendido pela instituio de sade e a transferncia para o intermedirio vai

acontecer em algum momento entre o ltimo registro e os vinte anos seguintes. Sabe-se,

por experincia da instituio de sade, que o pronturio no utilizado nos ltimos cinco

anos no justifica sua permanncia no arquivo corrente, pois a possibilidade de uso dele

muito pequena e no suficiente para justificar sua guarda no arquivo corrente.

Portanto, ele pode ser transferido para outro local, esperando a extino do valor legal,

como determina a Resoluo do Conselho Federal de Medicina.

A Resoluo tem informaes importantes para a determinao do valor

secundrio. Ela dispe que devem ser mantidos permanentemente os pronturios que

apresentem informaes relevantes do ponto de vista mdico-cientfico, histrico esocial.

Exposto esse entendimento sobre os conceitos de valor primrio e

secundrio, lanamos mo das possibilidades informacionais que o arquivo apresenta. O

potencial informativo do arquivo, de acordo com Fonseca (2005, 59), pode ser visto ou

identificado a partir de dois elementos:

- a informao contida no documento;

- a informao contextual, que a informao obtida do conjunto dedocumentos/informaes que registra uma atividade ou tarefa.


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Verifiquemos esse potencial informativo a partir do exemplo do processo

licitatrio. Licitao o processo de contratao de uma pessoa jurdica ou de uma

pessoa fsica por parte de uma entidade da Administrao Pblica. Ela acontece

utilizando-se de um sistema de comparao de oramentos (chamados de propostas das

empresas), que atendam as especificaes legais necessrias, todas constantes dentro do

edital. A empresa que oferecer a oferta mais vantajosa ao governo, ser a escolhida

para o fornecimento do produto ou do servio. O edital o documento por meio do qual

a instituio compradora estabelece todas as condies da licitao que ser realizada e

divulga todas as caractersticas do bem ou servio que ser adquirido. No Brasil, os

procedimentos licitatrios so orientados pelas Leis Federais n 8.666/1993 e

10.520/2002.

Usando o exemplo do processo licitatrio. Ele formado por um grupo

de documentos, mas o entendimento completo do mesmo s se d pela juno de todos.

Em geral, o processo licitatrio gera as seguintes tipologias documentais: edital da

licitao, proposta dos fornecedores, mapa das propostas, ata de julgamento das

propostas, recursos contra alguma deciso da comisso de licitao etc. Cada tipologia

documental tem individualmente informaes sobre a licitao, mas a reunio de todos

contm mais uma informao, que o entendimento de como ocorreu o processo

licitatrio.

Entretanto, fundamental entender que durante a fase em que os

documentos possuem valor primrio (idades corrente e intermediria) esse documento

procurado pela informao contida nele prprio. As buscas, nesse momento, so pelos

documentos em sua individualidade, isto , o usurio quer um documento em especial.

J na fase que os documentos possuem o valor secundrio (idade permanente) a procura,

em geral, pela informao contextual, no se quer um documento em particular, mas

um conjunto sobre determinado fato, fenmeno.Partimos do pressuposto que a organizao dos documentos de arquivo

parte da funo social do arquivista. Organizamos para possibilitar o acesso rpido,

seguro e eficiente informao. Em um primeiro momento, para a tomada segura de

deciso, para a comprovao, para a garantia de direitos e deveres da instituio ou de

pessoas, para um estudo retrospectivo, para a manuteno de um estoque informacional

que possa servir de ponto de partida para novas atividades e, depois, para preservao

do capital informacional, que permitir um uso alm das fronteiras da criao do prpriodocumento. Nesse sentido, a classificao assume um lugar privilegiado e aparece como
https://www.planalto.gov.br/ccivil_03/leis/l8666cons.htmhttps://www.planalto.gov.br/ccivil_03/leis/l8666cons.htmhttp://www.planalto.gov.br/CCIVIL_03/LEIS/2002/L10520.htmhttp://www.planalto.gov.br/CCIVIL_03/LEIS/2002/L10520.htmhttp://www.planalto.gov.br/CCIVIL_03/LEIS/2002/L10520.htmhttps://www.planalto.gov.br/ccivil_03/leis/l8666cons.htm


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instrumento importante para esse trabalho, ou melhor, como a primeira interveno,

garantindo qualidade e os fundamentos para outras incurses no universo arquivstico,

tais como: a avaliao e a descrio.

Ao tratarmos os arquivos como conjuntos de documentos formados a

partir da produo ou recebimento independentes de sua localizao fsica (corrente,

intermediria ou permanente), nos impe a necessidade de trabalharmos com planos de

classificao que possam ser operados por leigos (funcionrios de uma instituio, que,

alm de suas competncias organizacionais, precisam gerir os produtos de suas aes

pelas razes expostas acima) e no s por arquivistas. Ser, por exemplo, que o

automvel teria o alcance social atual se fosse conduzido apenas por engenheiros

mecnicos? Imagino, que no. Estendendo esse questionamento para o ambiente

arquivstico, ser que o plano de classificao de documentos de arquivo ter a

amplitude necessria se for operado apenas por arquivista. claro que no. Portanto, a

construo de um plano de classificao, que exige o concurso de uma srie de

conhecimentos, no pode ser um cdigo secreto a ser desvendado somente pelo

profissional graduado para tal fim. Como para dirigirmos um automvel precisamos de

um treinamento, a operao com um plano de classificao tambm assim o exigir.

Est a mais um desafio, ou seja, a complexidade da construo deve se converter em

simplicidade no uso do instrumento.

Esse papel primacial, que no encontra vozes discordantes na literatura,

nem sempre foi permeado de conhecimentos que garantissem a construo de planos de

classificao com certo rigor cientfico. Observa-se, sobretudo, instrumentos elaborados

a partir de bases intuitivas entrelaadas com um entendimento superficial sobre o sujeito

acumulador de arquivos e sobre as funes, atividades e tarefas do criador.

O instrumento de classificao, que recebe na literatura uma quantidade

significativa de denominaes, um esquema onde so dispostos espacialmente osnveis de classificao de uma maneira hierrquica e lgica. Alguns autores o chamam

de quadro de classificao ou quadro de arranjo, outros de cdigo de classificao, de

plano de classificao, de plano de arranjo, de esquema de classificao, de tabela de

classificao. Qual denominao devemos utilizar?

O Dicionrio de Aurlio Buarque de Hollanda apresenta 17 acepes

para a palavra quadro, nenhuma delas, no nosso entendimento, traduzem com

perfeio as caractersticas do instrumento de classificao em Arquivstica. Tabela,com nove significados, tem o sentido de um rol, de uma lista. A noo de estrutura no


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muito clara nesse termo. Diferentemente de esquema, que entendido como uma

figura que representa no a forma dos objetos, mas as suas relaes e funes. Cdigo,

em um dos sentidos reconhecidos por Aurlio Buarque de Hollanda, significa

vocabulrio ou sistema de sinais convencionais ou secretos utilizados em

correspondncias ou comunicaes. Lopes (2000, 306) considera a expresso cdigo

de classificao ilgica, pois no h cdigo capaz de classificar. Ele representa a

classificao. Por fim, temos a palavra plano que aparece, entre muitos outros

significados, com o sentido de representao grfica da estrutura ou da organizao de

algo.

Dessa forma, esquema e plano so as duas palavras que melhor revelam

a ideia de um instrumento de classificao. Optamos pela palavra plano, porque, entre

outras razes, aparece com maior frequncia na literatura arquivstica, isto , tem um

uso mais consagrado. No , portanto, um termo estranho rea. E, como foi definido

anteriormente, estamos utilizando o termo classificao em detrimento da palavra

arranjo, para representar o processo intelectual de construo de classes. Ento, a partir

desse momento, no mbito da pesquisa, passaremos a utilizar a expresso plano de

classificao para identificar o instrumento de classificao de documentos

arquivsticos, independentemente da idade ou da fase.

A questo do volume documental crescente e as novas formas de busca

informao

O arquivista francs Bruno Delmas fez, na dcada de 1980 do sculo

passado, uma interessante projeo sobre o volume documental produzido em todas as

pocas da histria do homem. Segundo o autor, mais da metade da massa documentalexistente no mundo tinha sido acumulada nos ltimos trinta e sete anos, isto , de 1950

a 1987. Seguindo a projeo feita por Delmas, podemos afirmar que, atualmente, mais

da metade da massa documental acumulada no mundo foi produzida e/ou recebida nos

ltimos vinte anos. A produo crescente de documentos de arquivo parece ser uma

caracterstica comum s organizaes contemporneas.

Schellenberg (2005, 65) afirmou na dcada de 1950 que o volume dos

documentos oficiais tem sofrido um tremendo aumento nos ltimos 150 anos, mas viaesse crescimento como resultado do carter das administraes modernas, que alcanou


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um nvel de formalidade nunca antes visto. claro, inclusive, que os meios

tecnolgicos de produo e reproduo de documentos facilitaram o desenho desse

cenrio.

A exploso dos documentos de arquivo e da informao contida nesses

documentos ocorreu de forma paralela com o aumento geral da informao registrada

pelas sociedades humanas. Talvez, em um ritmo mais lento, mas nem por isso menos

significativo. Os fenmenos da industrializao e da urbanizao, o crescimento da

presena dos estados nacionais e da complexidade de seus aparatos e, secundariamente,

a banalizao dos meios tecnolgicos de reproduo de documentos e as tecnologias da

informao explicam em parte a afirmao acima. Tornava-se evidente a

impossibilidade de dar inteligibilidade a grande massa acumulada de registros

documentais arquivsticos sem lanar mo de um instrumental tcnico-cientfico mais

sofisticado.

O cenrio atual de grandes volumes documentais sendo produzidos e/ou

recebidos diariamente pelas organizaes pblicas ou privadas coloca a organizao dos

documentos como um dos grandes temas da Arquivstica contempornea. Essa

afirmao ganha vulto com a preocupao, cada vez maior, de nossas sociedades pela

transparncia das aes do Estado.

Esses grandes volumes documentais exigem uma maior sofisticao do

instrumental tcnico-cientfico para possibilitar uma busca rpida e eficiente

informao. Alm disso, precisamos integrar esforos. No h mais espao nas

organizaes para criao e manuteno de inmeros sistemas de informao que no se

falam, no se conhecem e duplicam resultados.

Percebe-se que as estratgias de acesso informao oferecidas pelos

motores de busca na internet, aquela livre e sem nenhum tipo de estruturao, que ainda

mostram-se dominantes, tm influenciado bastante o comportamento do usurio emtodos os sistemas de informao, inclusive nos arquivsticos.

Trabalhamos com a ideia de que a maior parte da base de conhecimento

de uma organizao encontra-se no seu interior e o arquivo constitui, de maneira

privilegiada, a maior parte desse estoque que se encontra dentro da prpria organizao.

A pergunta que nos propomos a responder a seguinte: possvel que o

plano de classificao de documentos de arquivo seja suficiente para atender a todas as

necessidades de acesso informao? possvel, a partir do plano de classificao, de


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maneira rpida e eficiente, responder s demandas caractersticas das fases

corrente/intermediria e da fase permanente?

Alguns apontamentos sobre a classificao de documentos de arquivo e as

possibilidades que se apresentam para o futuro

Foscarini (2010, 43-44) faz uma descrio interessante dos antigos

mtodos de classificao de documentos que foram utilizados desde o mundo antigo,

medieval e moderno (cronolgico, pelo tipo de transmisso, pela natureza legal dos

documentos e pela forma dos documentos) at chegar ao mtodo revolucionrio

(denominao dada pela autora) prussiano de agrupar os documentos por dossis de

assuntos.

Atualmente, h uma convergncia em buscar nas funes das

organizaes os elementos fundamentais para a construo de planos de classificao de

documentos de arquivo. Novamente Foscarini (2010, 46) nos esclarece que tanto Hilary

Jenkinson quanto T. R. Schellenberg reconheciam a relao com a funo como uma

caracterstica fundamental da natureza do documento de arquivo.

O papel da funo das organizaes contemporneas to importante

para o entendimento do arquivo e para a construo dos instrumentos de sua gesto, que

o Conselho Internacional de Arquivos (CIA) elaborou, por intermdio de seu Comit de

Boas Prticas e Normas, uma norma internacional para descrio de funes. Segundo o

CIA (2008, 11), as descries de funes e atividades podem ser usadas para descrever

funes como unidades em um sistema de descrio arquivstico; para controlar a

criao e o uso de pontos de acesso em descries arquivsticas e para documentar

relaes entre diferentes funes e entre essas funes e as entidades coletivas que as

exerceram e os documentos que geraram. Funo, para a entidade, significa qualquer

objetivo de alto nvel, responsabilidade ou tarefa prescrita como atribuio de uma

entidade coletiva pela legislao, poltica ou mandato. Funes podem ser decompostas

em conjunto de operaes coordenadas, tais como subfunes, procedimentos

operacionais, atividades, tarefas ou transaes.

Para Schellenberg (2005, 88), os mtodos de classificao podem ser

divididos em trs tipos: funcional, organizacional e por assuntos. O autor americano,

entretanto, descarta de maneira definitiva a possibilidade da classificao dedocumentos de arquivo ser feita por assunto. De acordo com sua argumentao, os


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documentos pblicos, geralmente, devem ser agrupados segundo a organizao e

funo, a exceo a essa regra se d para certos tipos de documentos, tais como os que

no se originam da ao governamental ou no esto a ela vinculados. Incluem-se

nesses documentos as pastas de referncia e informaes. Podemos chamar esses

documentos de no orgnicos, portanto, no arquivsticos.

A classificao organizacional ou estrutural no a mais adequada,

segundo Schellenberg, pois as estruturas organizacionais das organizaes

contemporneas so muito instveis, com mudanas rpidas e que nem sempre so

resultado de uma anlise funcional, mas de condicionantes polticos, muitas das vezes,

estranhos ao ambiente organizacional. Esses fatores acabam por inviabilizar o mtodo

de classificao organizacional ou estrutural.

A anlise funcional, utilizando a definio encontrada na norma ISO/TR

26122:2008, entendida aqui como o agrupamento dos processos que se desenvolvem

para atingir um objetivo especfico e concreto de uma organizao. Mostra as relaes

entre as funes, processos e operaes que tm conseqncias na gesto de

documentos.

Afinal, o que distingue um arquivo, como uma entidade estruturada

conforme circunstncias de sua criao, de uma mera coleo ou soma de itens nicos,

artificialmente unidos para cumprir qualquer propsito externo, exatamente o que

conhecido como vnculo arquivstico, numa aproximao com os entendimentos de

Luciana Duranti.

Luciana Duranti (apud Foscarini, 43) entende que a prtica de classificar

documentos se origina da necessidade de explicitar o vnculo arquivstico, que existe

entre todos os documentos que participam da mesma atividade desde o momento de sua

criao. A partir do ato de classificao, a rede de relaes inerentes natureza de

qualquer documento no s salta luz, mas tambm fica estabelecida e perpetuada.Desse modo, de acordo com a autora, o significado de cada documento em relao com

todos os outros, assim como a estrutura do total de documentos (o arquivo) pode ser

compreendida e transmitida ao longo do tempo.

Entretanto, o entendimento exposto acima, que compartilho, quando

desdobrado e aprofundado pode levar a uma limitao do papel da classificao dos

documentos de arquivo. claro que a imposio de um plano de classificao artificial

ou preestabelecido a uma acumulao existente de documentos (arquivo), mesmo queisso seja justificado pela melhoria no acesso aos documentos, poderia, inevitavelmente,


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alterar ou obscurecer aquela relao natural dos documentos, que nasceram da mesma

ao, atividade ou transao. (Foscarini, 2010, 42)

Para as autoras (Foscarini e Duranti), essa argumentao defende que a

recuperao dos documentos de arquivo s um benefcio colateral da classificao,

sendo seu propsito principal colocar os documentos individuais nos agrupamentos aos

quais pertencem, baseando-se na misso e nas funes do criador (Duranti apud

Foscarini, 42).

No consigo imaginar que num cenrio de grandes volumes documentais

e de uma, cada vez maior, complexidade na operao das organizaes contemporneas,

o plano de classificao seja utilizado com apenas o propsito de manter o vnculo

arquivstico, relegando a um segundo plano a questo primordial, tambm, de

recuperao dos documentos e informaes.

H um entendimento equivocado de que o plano de classificao de

documentos para permitir um acesso especfico ao documento precisar ser verticalizado,

isto , desdobrado. Para chegar ao documento com mais rapidez e eficincia, o plano

deve ser elaborado em quantos nveis de classificao forem necessrios. Entretanto, o

prprio Schellenberg (2005, 95-96) chama a ateno para o fato dos documentos no

serem ultraclassificados. Ele diz que h uma tendncia normal, ao se elaborar um

esquema de classificao, a descer a mincias extremas, em vez de se limitar

generalidade das funes/atividades. Quanto mais se preserva o conjunto mais se tem a

compreenso de uma determinada ao. O todo nesse caso muito maior que a soma de

suas partes. Para Duranti (1994, 50),

esse inter-relacionamento devido ao fato de que osdocumentos estabelecem relaes no decorrer doandamento das transaes e de acordo com suasnecessidades. Cada documento est intimamente

relacionado com outros tanto dentro quanto fora do grupono qual est preservado e (...) seu significado dependedessas relaes. As relaes entre os documentos, e entre

eles e as transaes das quais so resultantes, estabelecemo axioma de que um nico documento no pode seconstituir em testemunho suficiente do curso de fatos eatos passados: os documentos so interdependentes no quetoca a seu significado e sua capacidade comprobatria. Emoutras palavras, os documentos esto ligados entre si porum elo criado no momento no qual so produzidos ourecebidos, que determinado pela razo de sua produo e

necessrio sua prpria existncia, sua capacidade decumprir seu objetivo, ao seu significado, confiabilidade e


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autenticidade. Na verdade, os registros documentais soum conjunto indivisvel de relaes intelectuais

permanentes tanto quanto de documentos.

Outra questo importante que surge com a extrema verticalizao do

plano de classificao a dificuldade, cada vez maior, de classificar o documento.

Quanto mais voc desdobra uma estrutura de classificao mais informaes voc

precisa obter sobre o objeto para poder classific-lo corretamente. E, pelo que

observamos, nem sempre o produtor do documento ou aquele que o recebe para

desenvolver determinada atividade que vai classific-lo. Essa tarefa , geralmente,

distribuda a servidores ou funcionrios de suporte na organizao, que, nem sempre,

tem o conhecimento adequado da atividade para classificar um documento a partir de

uma classificao funcional, que o estado da arte em termos de construo de

instrumentos de classificao.

Podemos identificar outra dificuldade, inclusive apresentada por

Foscarini (2010, 52), que no fcil a compreenso e aplicao, pelos usurios, do

plano de classificao baseado nas funes e atividades. H necessidade de um

entendimento sobre a organizao que, em geral, no comum encontrar nas

organizaes contemporneas. As grandes divises de trabalho, expressas nas

especializaes das tarefas, prejudicam, embaam a viso do conjunto do processo de

trabalho e de suas vinculaes.

Percebemos que os primeiros nveis de um plano de classificao, os

nveis maiores, que correspondem s funes ou macrofunes desenvolvidas na

organizao, se aproximam de maneira importante das grandes unidades poltico-

administrativas localizadas no pice da estrutura organizacional. Essa uma tendncia

observada em vrias experincias.

O plano de classificao no pode e nem deve ser uma simplestransposio da estruturao dos processos de trabalho da organizao (funes,

subfunes, atividades, tarefas). Na prtica, isso no funciona. necessria uma leitura,

que eu chamo de documentria, para estabelecer os nveis mais baixos do plano de

classificao de documentos de arquivo. Essa leitura documentria envolveria questes

relacionadas ao tipo de uso que dado aos documentos, as necessidades diretas do

usurio e facilidades na recuperao dos documentos. Em muitos casos, a ordenao e

no a classificao poderia resolver algumas questes importantes.


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Precisamos compreender trs questes que considero fundamentais para

operar com a classificao de documentos de arquivo. A primeira, que os objetivos da

classificao no podem ficar confinados somente preservao do vnculo

arquivstico, ela precisa auxiliar de maneira importante na recuperao dos documentos,

que uma exigncia atual nas organizaes contemporneas. Segundo, precisamos

reconhecer a limitao da classificao funcional (as dificuldades de sua aplicao no

dia-a-dia) para a recuperao rpida e eficiente dos documentos e informao,

principalmente no momento em que os documentos tm valor primrio (fases corrente e

intermerdiria). A terceira, que no podemos nos furtar heterogeneidade e

multiplicidade informacional contida nos documentos de arquivo. Esse o gancho

importante para transformar um sistema de controle de documentos em um sistema de

informao.

Temos um desafio, portanto, que o de equacionar a preservao do

vnculo arquivstico com uma maior eficincia na recuperao dos documentos e

informaes de arquivo. Como melhorar o acesso aos documentos e informaes sem

obscurecer o vnculo arquivstico?

O esforo est em agregar novas formas de busca, respeitando esse

vnculo arquivstico e permitindo que as vrias formas de explorar o potencial

informativo dos arquivos (informao contida no prprio documento e informao

contextual, obtida do conjunto de documentos acumulados em uma transao) sejam

alcanadas.

Buscamos demonstrar neste trabalho a importncia do conceito de

classificao para a Arquivstica e o papel fundamental e matricial que ele tem para o

fazer arquivstico. Entretanto, precisamos realizar um esforo importante de perceber a

classificao com um objetivo maior do que somente o de manuteno do vnculo

arquivstico. O nosso entendimento que o volume documental, as alteraes ocorridasnas formas de acessar informao, proporcionadas pelos motores de busca com o

advento da internet, e as dificuldades de operacionalizao da classificao dos

documentos de arquivo nos ambientes de trabalho limitam o papel da classificao no

acesso aos documentos de arquivo. A defesa que se procurar fazer aqui nesses

apontamentos que a classificao no pode responder mais sozinha pela importante e

atualizada tarefa de busca informao contida nos documentos de arquivo.


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Documents

Alguns apontamentos sobre classificação - Renato Tarciso.pdf