ALKANLASKENTA Palkanlaskenta.pdfPalkanlaskenta Palkka-asetukset 8 4.3.2.1 Palkkaryhmä-ikkunan toiminta Avautuvan ikkunan yläosassa näkyvät valmiit palkkaryhmät. Pieni musta kolmio

PalkanlaskentaOhjeita käsikirjan lukijalle

1 PALKANLASKENTATämä palkanlaskentakäsikirja sisältää kolme osaa. Lyhyen esittelyn jälkeen on pikaopas, josta saa nopeasti käsityksen ohjelmiston luonteesta ja sen jälkeen on yksityiskohtainen ohjelmiston käsikirja, jossa syvennytään jokaiseen aiheeseen tarkemmin. Katso myös Ecom 3 ohjelmiston yleisosaa, jossa on kerrottu Ecomin yleisistä ominaisuuksista, joista on hyötyä myös palkanlaskentaohjelmistoa käytettäessä.

1 Ohjeita käsikirjan lukijalleLuet nyt käsikirjan palkanlaskentakäsikirjaa, jossa käsitellään palkanlaskentaohjelmiston ominaisuuksia. Jokaisesta Ecom 3 ohjelmasta on olemassa oma erillinen osionsa, joka koostuu pikaoppaasta ja varsinaisesta käsikirjasta.

Sen lisäksi on vielä erillinen aloitus/yleisopas, johon kannattaa myös tutustua.

Palkanlaskennan pikaoppaan avulla ohjelmasta saa hyvän ensivaikutelman ja sen perustoiminnot tulevat tutuksi. Varsinaisessa ohjekirjassa ohjelman toimintaa käydään läpi yksityiskohtaisemmin pala palalta.

1.1 Käsikirjan eri tasot

Ohjelman normaalitoiminnon lisäksi kerrotaan erilaisten erikoistilanteiden ja monimutkaisempien toimintojen hallintaa. Nämä ovat toimintoja, joita kaikki käyttäjät eivät tarvitse jokapäiväisessä työssään, mutta jotka ovat välttämättömiä toisille käyttäjille. Siksi käsikirjaan on tehty eri tasoja käyttäjän tarpeiden ja osaamisen mukaan. Useimmat käsikirjan kappaleet on merkitty kirjaimin sisällön vaativuustason mukaan.

1.1.1 Taso A on tarkoitettu kaikille käyttäjille

1.1.2 Taso B vaatii kokemusta

Mikäli kuvassa ei ole mitään vaikeustasoa kuvaavaa symbolia, tai siinä on symboli A, on se tarkoitettu kaikille käsikirjan käyttäjille. Se palvelee etenkin sellaisia käyttäjiä, jotka ovat Ecomin ensikäyttäjiä tai ovat tutustumassa ohjelman käyttöön. Pikaopas on aina A-käyttäjätason tietoa. Se on tarkoitettu kertausop-paaksi ja ohjelmistoon tutustuville.

Symboli B vaatii “hereillä olon” lisäksi usein kokemusta Ecomista, jotta kappaleen käsittelemä aihe saadaan myös käytännössä hyödynnettyä. Tällaisen sivun voi hypätä yli Ecomin ensiaskeleilla ja käyttöönottovaiheessa.

1

PalkanlaskentaEcom palkanlaskennan ominaisuuksia

1.1.3 C -taso on jo lähes ammattilainen

1.1.4 “Kahvipaussi” on tärkeä osa oppimista

2 Ecom palkanlaskennan ominaisuuksiaEcom 3 palkanlaskenta eroaa monella tavalla “perinteisestä palkanlaskentaohjelmasta” . Sen edistyksellinen rakenne muuttaa palkanlaskemisen luonnetta niin paljon, että voidaan puhua jopa uuden sukupolven palkanlaskentaohjelmis-tosta.

Seuraavassa osiossa on lueteltu lyhyesti ohjelman ominaisuuksia.

• Koko palkanlaskenta suoritetaan yhdessä ikkunassa

Ohjemiston toiminta perustuu ajatukseen, jossa ohjelmaa käytetään yhden toimintaikkunan kautta. Näin ohjelmiston käyttö on erittäin tehokasta ja sen toiminta on helppo omaksua.

• Palkat reaaliajassa

Ecom 3 palkanlaskenta laskee palkat reaaliajassa. Esimerkiksi palkkatietoja syötettäessä ohjelmisto laskee heti palkkalaskelman valmiiksi. Tämä helpottaa palkanlaskijaa, kun lopputulos on välittömästi nähtävillä.

• Kaikki palkkalaskelmat helposti esille ja selattavissa

Kaikki henkilölle tehdyt palkat ovat nähtävissä Palkanlaskenta-ikkunassa. Periaatteena on, että ohjelmisto näyttää palkanlaskijan kuluvan vuoden lasketut palkat ohjelmaikkunassa. Myös aiempien vuosien palkat saa esille halut-taessa. Näin palkanlaskija saa helposti esille minkä tahansa palkkalaskelman ja pystyy tarkistamaan sen tiedot vaivattomasti.

• Keskiansion laskenta

Keskiansiota käytetään mm. tuntipalkkalaisten lomien laskentaan. Ohjelmisto hallitsee eri alojen keskiansioiden laskentatapoja. Ohjelmisto hallitsee myös erilaisten toimialojen keskiansion käyttöön liittyvät “erikoisuudet”, kuten esimerkiksi korotetun keskiansion käytön.

• Lomien hallinta on kätevää

Lomien hallinta tarkoittaa yksinkertaisuudessaan sitä, että ohjelmisto tietää, paljonko lomia on vietetty ja paljonko niitä on vielä käyttämättä. Ecom hallitsee tämän sekä vuosilomien että työajan lyhennysten (pekkasten) kohdalla. Se myös kerryttää palkansaajan ansaitut lomat palkanlaskennan yhteydessä ja näyttää tulostetussa palkkalaskelmassa käytettävissä olevien lomien määrät.

• Palkansaajat palkkaryhmän mukaan järjestykseen

Palkansaajat voidaan asettaa järjestykseen palkkaryhmän mukaan. Esimerkiksi kuukausipalkkalaiset voidaan asettaa peräkkäin, jolloin heidän palkanmaksu on nopeampaa, eikä unohduksia pääse syntymään. Tämä nopeuttaa palkanlaskentaa ja helpottaa palkanlaskennan hallintaa.

• Kumulatiivinen - ja portaikkoverokortti

Ohjelmisto käyttää verottajan suosittelemaa laskentamallia kumulatiivisen ennakkoveron laskennassa. Sen avulla ohjelmisto laskee jokaiselle palkalle optimaalisen verotuloksen pyrkien lopullisen verotuksen mukaiseen ihannetu-lokseen, eli palkansaajalle ei tulisi jälkiveroja eikä liioin veropalautuksiakaan. Myös portaikkoverokortin käyttö on mahdollista.

C-tason sivu on eksperttikäyttäjän sivu, jossa vaaditaan usein jo tietojenkäsittelyn ammattitaitoa tai erittäin hyvää perehtymistä aiheeseen.

Kahvipaussi-merkki vaatii aina käyttäjältä laajempaa syventymistä aiheeseen. Tämän merkin kohdalla on hyvä miettiä, mitä hyötyä teidän yrityksellenne voisi olla, jos kyseinen toiminta otettaisiin käyttöön. Merkkiä käytetään yleensä sellaisissa käsikirjan kohdissa, joihin kannattaa paneutua, sillä sen avulla ohjelmiston käytössä pääsee uudelle tasolle ja ohjelmistosta saa enemmän hyötyä.

2

PalkanlaskentaEcom palkanlaskennan ominaisuuksia

• Palkansaajalle automaattiset palkkalajit

Palkansaajalle voidaan määritellä automaattisia palkkalajeja, joiden avulla voidaan henkilön palkanlasku automati-soida lähes kokonaan. Esimerkiksi kuukausipalkkalaisen palkanlaskenta tapahtuu yhdellä painikkeen painalluksella, jonka jälkeen koko palkanlaskenta tapahtuu itsestään.

• Monipuoliset tulosteet

Jokaisen palkanlaskennan tulosteen voi esikatsella ruudulla. Tulosteet voi tulostaa kirjoittimelle, tekstinkäsittelyyn, taulukkolaskentaan, jatkossa myös sähköpostiin tai vaikkapa internetin HTML-muotoon. Näin tulosteita voidaan käyttää hyvin monipuolisesti omien käyttötarpeiden mukaan.

Palkanmaksuaineiston voi siirtää suoraan pankkiohjelmalle, joka välittää ne automaattisesti eteenpäin palkansaajille.

Erillisessä palkanlaskennan Raportit -valikossa on ryhmitelty erikseen Palkanmaksu-, Kuukausi- ja Vuodenvaihder-aportit, sekä muut tulosteet. Tämä ryhmittely ohjaa palkanlaskijaa ottamaan automaattisesti oikeat tulosteet.

• Maksetun palkan peruminen

Ecomissa avoimen, eli maksamattoman palkan tietoja voi muokata niin kauan, kunnes se on määritelty maksetuksi, jolloin sen tiedot lukkiutuvat. Tämänkin jälkeen palkan voi palauttaa maksamattomaksi ja muuttaa haluttuja tietoja.

• Ecomissa on myös paljon muita hyödyllisiä ominaisuuksia, joihin tutustut tämän käsikirjan avulla.

3

PalkanlaskentaPalkanlaskennan käynnistys

3 Palkanlaskennan käynnistys

Palkanlaskenta käynnistetään joko Windowsin työpöydältä löytyvästä Ecom 3 logosta tai sitten sen voi käynnistää Käynnistä-painikeen alta ohjelmat ja sen alta Ecom 3, josta löytyy Ecom ohjelmisto. Ecom 3 valikon alta löytyvät myös kaikki Ecom 3 ohjeet selkeästi.

4

PalkanlaskentaPalkka-asetukset

4 Palkka-asetukset

Ecom palkanlaskentaohjelmassa on määritelty valmiiksi kaikki yleisimmät palkkalaskenta-asetukset, jotta ohjelmiston käyttöönotto olisi mahdollisimman helppoa. Ne kannattaa kuitenkin käydä läpi ja tarkistaa oletuksena olevat määri-tykset yrityksen tarpeita vastaaviksi.

Näiden asetusten läpikäymisellä moni toiminta voidaan täysin automatisoida.

4.1 Palkanlaskenta asetusten avaus ja niiden toiminta

Pikaohje: Palkanlaskennan asetukset avataan kaukosäätimestä valitsemalla

ensin Asetukset ja sen alta Palkanlaskenta.

Palkanlaskennan asetukset avataan kaukosäätimestä valitsemalla hiirellä ensin kaukosäätimen yläosasta Ohjelmat -puoli.

Kaukosäätimen alaosasta löytyy Asetukset -valintapainike (ellei sitä ole jo valittu aktiiviseksi).

Kun asetukset on valittu, näkyy sen alla kaikki asetusvalinnat. Palkanlaskennan asetukset avautuu painamalla Palkanlaskenta-valinta auki.

Näppäimistön kautta palkanlaskennan perusasetukset saa esille ylävalikon Ohjelmat- valikon alta kohdasta Asetukset ja sen alta Palkanlaskenta.

5


4.2 Perusasetukset

Perusasetukset ovat palkanlaskenta-asetuksissa ylimpänä. Perusasetukset saa esille painamalla kyseistä otsikkoa hiirellä).

Perusasetuksien alla on kaksi valintaa, johon syötetään tiedot.

Sosiaaliturvamaksu-kenttään syötetään voimassaoleva sotu-prosentti. Se syötetään oikealle ilmestyvään kenttään

Yrityksen käyttämä sosiaaliturvamaksun kirjanpitotili syötetään seuraavaan kenttään.

6


4.3 Palkkajaksot ja -ryhmät

Palkkaryhmät -otsikon alla ovat palkkajaksojen ja palkkaryhmien oletustiedot.

4.3.1 Palkkajaksot

4.3.2 Palkkaryhmät

Palkkaryhmään määritellään valmiiksi kaikki yleisimmät palkanmaksutavat, kuten kuukausipalkkalaiset ja kerran kahdessa viikossa palkkaa saavat. Jos yrityksessä on käytössä useampi kuukausipalkkaryhmä (jos esimerkiksi osalle maksetaan kuun alussa ja osalle kuukauden puolessa välissä), kannattaa ne kaikki luoda omaksi palkkaryh-mäksi ja nimetä omilla tunnistettavilla nimillä.

Palkkatyhmien avulla voidaan suodattaa palkkalajit niin, että näytöllä näkyvät kaikki kuukausipalkkalaiset järjestyk-sessä peräkkäin, jolloin palkanlaskijan työ helpottuu oleellisesti ja “unohduksia” sattuu vähemmän.

Palkkaryhmille voidaan määritellä valmiit palkkalajit, jotka sitten kopioituvat automaattisesti uudelle palkansaajalle. Ecomissa valmiina olevat palkkaryhmät ovat esimerkinomaisia, ja nämä kannattaakin muokata mahdollisimman lähelle omien palkansaajien tarpeita.

Esimerkki: Kuukausipalkkalaisen palkkalaskelmassa on yleensä kuukausipalkka-tieto jokaisessa maksettavassa palkassa. Tämä

kuukausipalkkatieto voidaan asettaa palkkaryhmin valmiiksi jo tässä vaiheessa, jolloin tieto kopioituu automaattisesti palkan-

saajan henkilökohtaiseksi palkkalajiksi. Siinne voidaan määritellä kuukausipalkan suuruus ja muita tietoja valmiiksi. Näin tiedot

kopioituvat automaattisesti myös jokaiseen palkkalaskelmaan mukaan, jolloin palkanlaskutapahtuma voi olla täysin automaat-

tinen.

Palkkajaksoihin on asetettu valmiiksi kaikki yleisimmät palkkajaksot oletuksena. Näitä tietoja ohjelmisto käyttää kumulatiivisessa verokortissa käytettävien palkanmaksukausien määrit-tämiseen. Näitä asetuksia ei yleensä tarvitse eikä kannata muuttaa, ellei ole varma, mitä tekee.

Esimerkki: kuukausipalkkalaiselle maksetaan vuodessa kaksitoista palkkaa kuukausien lukumäärän

mukaan. Kumulatiivisessa verokortissa vuosi on jaettu 364 päivään, joka jaetaan kuukausien määrällä, jolloin

yhden kuukauden palkassa on 30,33 veropäivää.

7


4.3.2.1 Palkkaryhmä-ikkunan toiminta

Avautuvan ikkunan yläosassa näkyvät valmiit palkkaryhmät. Pieni musta kolmio yläikkunan palkkaryhmän edessä näyttää valitun palkkaryhmän. Alaosassa näkyvät yläikkunassa valittuu palkkaryhmään valitut palkkalajit.

Yläosan Ensimmäisessä kentässä on palkkaryhmän numero, toisessa on palkkaryhmän nimi ja kolman-nessa kentässä on palkkaryhmän käytössä oleva palkkajakson numero. Palkka-jakson perässä on palkkajak-sotiedoista kopioituva nimi.

Alaosassa on palkkaryhmään valitut automaattiset palkkalajit. Kuvassa kuukausipalkkalaiselle on asetettu kuukausipalkkalaji valmiiksi Tähän palkkalajiin voi antaa tiettyjä oletusarvoja, jotka voidaan muuttaa tarvittaessa palkansaajakohtaisesti henkilön Henkilökohtaiset palkkalajit -välilehdellä.

Aina mukana määritys tuo tämän palkkalajin kuukausipalkkalaiselle jokaiseen palkkaan automaattisesti. Se voidaan kuitenkin poistaa palkansyöttövaiheessa, mikäli sitä ei kyseisessä palkkalaskelmassa tarvita.

Varoitusraja varoittaa palkanlaskijaa, mikäli palkkalaskelmassa ylitetään varoitusrajaksi määritetty arvo. Sitä on hyvä käyttää esimerkiksi tuntipalkkalaisen ylitöiden seurantaan. Ohjelma varoittaa palkkalaskelman palkkalajit-sivun otsikossa punaisella värillä, jos palkkalajin yhteissumma tulee täyteen. Kun palkanlaskun palkkalajit-kentän valitsee, värittää ohjelma myös rajan ylittäneen palkkalajin punaiseksi. Kuukausipalkkalaisille varoitusrajaan voi antaa arvon yksi. Ohjelma varoittaa, mikäli samaan palkkaan on tullut esimerkiksi kaksi kuukausipalkkaa.

Määräkenttään annetaan palkkalajille oletusmäärä, joka on kuukausipalkkalaisella yksi.

Yksikköhinta annetaan yleensä henkilötasolla, mutta se voidaan antaa myös suoraan palkkaryhmään, jolloin ohjelma ehdottaa annettua arvoa aina uuden kuukausipalkkalaisen luonnin yhteydessä henkilökohtaiseen palkkalajiin, johon arvon voi tarvittaessa muuttaa.

8


4.3.2.2 Uuden palkkaryhmän teko

Uuden palkkaryhmän teko tapahtuu painamalla hiirellä ikkunan yläosassa olevaa plus-painiketta. Ohjelma avaa uuden rivin palkkaryhmiin ja antaa sille automaattisesti uuden palkkaryhmän numeron. Nimi-kenttään annetaan palkkaryhmää hyvin kuvaava nimi (kuvassa on määritetty keskellä kuukautta maksettaville kuukausipalkkalaisille uusi palkkalaji). Sen jälkeen palkkaryhmälle valitaan palkkajakso, joka kertoo sen, kuinka usein tälle ryhmälle maksetaan palkkoja. Se tapahtuu painamalla kaukosäätimen Näytä palkkajaksot -painiketta. Seuraavaksi valitaan haluttu palkkajakso, jonka jälkeen uuden palkkaryhmän yläikkunan tiedot ovat valmiina. Kuvassa näkyy uusi palkkaryhmä.

Mikäli palkkaryhmälle halutaan lisätä palkkalajeja, tapahtuu se painamalla kaukosäätimestä lisää palkkalaji-, ja heti perään näytä palkkalajit -painiketta, jonka jälkeen valitaan hakuikkunasta haluttu palkkalaji ja annetaan siihen liittyviä määrityksiä.Kuvaan on lisätty aina mukana valinta päälle, annettu varoi-tusraja ja yksikkömäärä. Nämä tiedot kopioituvat nyt myös sellaiselle palkansaajalle, jolle tämä palkkaryhmä valitaan.

Palkkaryhmän poisto tapahtuu valitsemalla haluttu palkkaryhmä hiirellä ja poistamalla se ylävalikon Poista-painikkeella. Ohjelmisto ei anna poistaa sellaista palkkaryhmää, joka on käytössä jollakin henkilöllä.

Palkkaryhmä-ikkunan saa kiinni painamalla ohjelmaikkunan yläosassa olevaa Sulje-painiketta.

9


4.4 Palkkalajien toiminnasta

Jokainen palkka koostuu palkkatapahtumista, eli palkkalajeista. Ecomissa kaikki palkkatapahtumat ovat palkkalajeja ennakonpidätys mukaan lukien. Palkkalajien määritykset tehdään tässä ikkunassa. Ecom palkanlaskennassa on yleisimmät palkkalajit valmiina jo asennusvaiheessa, jottei niiden määrityksiin kuluisi turhaa aikaa.

Palkkalajien toiminnan ymmärtäminen on erittäin tärkeää, sillä näiden asetusten avulla voidaan määritellä hyvinkin monimutkaisia toimintoja automaattisiksi, jonka jälkeen varsinainen palkkalaskelman teko on erittäin nopeaa ja helppoa. Jos jokin palkkalaji ei toimi halutulla tavalla, voidaan sen asetuksia muuttaa tämän ikkunan kautta sellaiseksi, kuin se tulisi omassa yrityksessä olla.

Palkkalajit avautuvat palkanlaskenta-asetuksista. Mikäli palkanlaskenta-asetuksia ei ole valittu, avataan kaukosäätimen Ohjelmat-valikko ja sen alta Asetukset- paini-kkeen painalluksen jälkeen Palkanlaskenta, josta avautuu palkanlaskennan asetukset ikkuna.

Avautuneesta palkanlaskenta-asetuksista valitaan palkkalajit-otsake, jolloin Ecom avaa ikkunan, jossa näkyy ensimmäinen palkkalaji.

10


4.4.1 Hintapohjainen palkkalaji

Palkkalajit ovat numeroittain järjestyksessä. Niitä voi selata yksitellen tai halutun palkkalajin voi hakea esiin Etsi-painikkeen avulla.

Palkkalajit kannattaa aina tulostaa. Se tapahtuu painamalla tulosta-painiketta, jonka jälkeen ne ovat esikatseltavina ruudulla ja tulostettavissa paperille painamalla tulosta-painiketta.

Palkkalajien selaus tapahtuu joko selauspainikkeiden avulla tai painamalla haku-painiketta, jolloin haku on tehokkaampaa.

Palkkalajeihin määritettyjä muutoksia ei tarvitse hyväksyä erikseen, vaan annetut määritykset astuvat heti voimaan, kun ne on tehty. Kun tarvit-tavat muutokset on tehty, painetaan sulje-paini-ketta, jolloin ikkuna sulkeutuu.

Hintapohjaiset palkkalajit ovat nimensä mukaan sellaisia palkkalajeja, joille annetaan jokin hinta. Ohjelma laskee palkan annetun hinnan mukaan palkkalaskelmaan, jossa kyseistä arvoa voi vielä muuttaa tarpeen mukaan. Tällaisia palkkalajeja ovat Esimerkiksi Kuukausipalkka, Tuntipalkka, kilometrikorvaus jne. Näiden käsittelyyn ei yleensä liity suurempaa hankaluutta. Seuraavaksi tutustutaan ensimmäisenä esiin tulevaan palkkalajiin, joka on tuntipalkka, joka on rahapalkkaa.

11


4.4.1.1 . Hintapohjainen rahapalkka

.Tuntipalkka ja kuukausipalkka ovat tyypillisiä hintapohjaisia rahapalkkoja. Ne kerryttävät palkan-saajan rahapalkkaa eli bruttopalkkaa sen arvon mukaan, mitä palkkalaskelmaan on annettu. Kuvan palkka on tuntipalkka- palkkalaji, joka on oletuksena ensimmäinen esiin tuleva palkkalaji. Ensimmäisessä kentässä on palkkalajin numero ja toisessa kentässä on palkkalajin nimi. Nämä tiedot tulostuvat palkansaajan palkkalaskelmaan. Palkkalajiluokka kertoo, että kyseessä on rahapalkka, joka siis kerryttää bruttopalkkaa. Ohjelma antaa syöttää palkkalaskelmaan suoraan halutun hinnan, kun tyypiksi on valittu Hinta-valinta.

Tuoteala ja tuote -kentät eivät ole toistaiseksi käytössä. Tiliin kirjataan yrityksen kirjanpidollinen tilinumero.

Minimimäärään annetaan nimensä mukaisesti oletuksena tuleva minimimäärä, jota nyt ei tarvitse määritellä. Varoitusrajaan voidaan antaa oletuksena esimerkiksi kahden viikon palkkakauden normaali tuntimäärä, jonka ylityksestä ohjelma ilmoittaa. Näin esimerkiksi ylitöiden maksatus helpottuu.

Desimaaleja annetaan yleensä kaksi ja pyöristys -valintaan annetaan pyöristys, jolloin tässä palkkalajissa on normaalit pyöristyssäännöt voimassa.

Ecom-koodi on tehty tulevaisuutta silmällä pitäen, jolloin yleisesti samalla tavalla käytössä olevia palkkalajeja voi päivittää suoraan internetin yli esimerkiksi vuoden vaihteessa, kun päivärahatiedot muuttuvat. Tuntipalkka tuskin kuuluu tämän piiriin. Periaate kuitenkin on, ettei näitä Ecom koodeja kannata yleensä vaihtaa toiseksi.

Hinta-kenttään voidaan antaa palkkalajikohtainen yleisimmin käytössä oleva hinta. Kun ikkunassa on nyt esillä tuntipalkka, voidaan tähän kenttään antaa yleisesti käytössä oleva tuntipalkka. Sitä ei kuitenkaan yleensä anneta tähän, vaan se määritetään palkansaajakohtaisesti henkilökohtaisiin palkkalajeihin.

Oikealla näkyviin rastitusvalintoihin ei yleensä tarvitse koskea. Korkeintaan Eritellään raporteissa -valinnan voi asettaa päälle. Aina mukana -valintaa ei kannata asettaa päälle, sillä sitten tämä palkkalaji tulee oletuksena mukaan myös esimerkiksi kuukausipalkkalaiselle.

12


4.4.1.2 Keskiansio-palkkalajin määrittäminen

Tietyillä toimialoilla on käytössä keskiansio joka tunnetaan myös keskituntiansio -nimellä. Tätä palkkalajia käytetään yleensä tuntipalkkalaisten erilaisten korvauksien määrittämiseksi. Tyypillisesti keskiansiota käytetään lomakorvausten määrittämiseen. Keskiansio on eräänlainen keskiarvo edellisen lomanmääräy-tymisvuoden tienisteistä.

Varsinainen keskiarvon laskentatapa, eli se miten tiettyyn arvoon on päädytty, käsitellään erikseen tässä käsikirjassa myöhemmin omassa osiossaan. Palkkalajiin annetaan siis valmis lopputulos, eli se markkamääräinen tuntihinta, millä voidaan laskea esimerkiksi henkilön lomapalkka.

Keskiansio on siis apuväline, jota ei näy sellaisenaan palkkalaskelmassa, mutta jonka arvoa muut palkkalait käyttävät hyväksi. Esimerkiksi loma-ajan palkka näkyy palkkalaskelmassa, mutta ei keskiansiota, vaikka se on ollut pohjana loma-ajan palkan laskemisessa.

Keskiansio saadaan esiin joko selaamalla seuraava-painiketta niin kauan, kunnes se ilmestyy ikkunaan.

Sen voi hakea esiin myös haku-painikkeella.

Esiin tulevaan haluikkunan nimi-hakuun on annettu arvo ke, jolloin ohjelma on hakenut ikkunaan kaikki ke-alkuiset palkkalajit. Keskiansio saadaan esiin palkkalaji-ikkunaan painamalla oikeassa alareunassa olevaa ok-painiketta tai näppäimistöltä painamalla Enter-painiketta.

13


4.4.1.3 Luontoisetu

Kuvassa näkyvä palkka on keskiansio-palkkalaji. Ensimmäisessä kentässä on palkkalajin numero ja toisessa kentässä on palkkalajin nimi. Palkkalajiluokka kertoo, että kyseessä on rahapalkka. Keskiansio on lajiltaan taval-linen hintapohjainen palkkalaji, jota ei varsinaisesti tule näkyviin palkkalaskelmaan, vaan muut palkkalajit käyttävät tätä palkkalajia hyödykseen. Tyyppi-valintana on hinta, joka mahdollistaa yksikköhinnan antamisen tälle palkkala-jille.

Minimimäärää eikä varoitusrajaa tarvitse määritellä.

Desimaaleja annetaan yleensä kaksi ja pyöristys -valintaan annetaan pyöristys, jolloin tässä palkkalajissa on normaalit pyöristyssäännöt voimassa.

Hinta-kenttään voidaan antaa palkkalajikohtainen yleisimmin käytössä oleva hinta. Kun ikkunassa on nyt esillä keskiansio, voidaan tähän kenttään antaa yleisesti käytössä oleva keskiansio. Sitä ei kuitenkaan yleensä anneta tähän, vaan se määritetään palkansaajakohtaisesti henkilökohtaisiin palkkalajeihin.

Oikealla näkyviin rastitusvalintoihin ei yleensä tarvitse koskea.

Hintapohjaiset luontoisedut eroavat rahapalkka-pohjaisista palkkalajeista siinä, että ne eivät lisää henkilön nettopalkkaa, eli käteen jäävän palkan määrää. Luontoisedut lisäävät ainoastaan laskennallista bruttopalkkaa, jonka mukaan lasketaan ennakonpidätys.

14


.

4.4.2 Prosenttipohjainen palkkalaji

Prosenttipohjainen palkkalaji on aina prosenttia jostain toisesta palkkalajista tai palkkalajiryhmästä. Sen tulos siis perustuu johonkin toisen palkkalajin arvoon. Tyypillisiä prosenttipohjaisia palkkalajeja ovat ylityöt, joiden hinta

Seuraavaksi haetaan Ateriakorvaus-palkkalaji esiin, Se on luonteeltaan luontoisetu. Se saadaan parhaiten esiin haku-painikkeella. Hakuikkunan nimikenttään kirjoitetaan Ateria, valitaan eteen tulevasta listasta ateriaetu ja painetaan OK-painiketta. Eteen tuleva ikkuna sisältää Ateriaedun tiedot.

Kuvassa näkyvä palkka on Ateriaetu-palkkalaji. Palkkalajiluokka kertoo, että kyseessä on luontaisetu, joka siis kerryttää bruttopalkkaa, mutta ei nettopalkkaa. Se on palkkalaji joka lisää bruttosummaa ja otetaan huomioon ennakonpidätystä laskettaessa. Tyyppi-valintana on hinta, joka mahdollistaa yksikköhinnan antamisen tälle palkkalajille.

15


määräytyy suhteessa työntekijän tuntihintaan. Myös ennakonpidätys on prosenttia, mutta se on erilainen siinä suhteessa, että se on prosenttia useammasta palkkalajista. Seuraavaksi käsitellään erilaisia prosenttipohjaisia palkkaryhmiä.

4.4.2.1 Prosenttipohjainen palkkalaji

Kuvassa on prosenttipohjainen palkkalaji, eli vuorokautinen ylityö. Sen tyyppinä on prosentti ja alhaalla olevissa kentissä on määritelty säännöt miten kyseistä palkkalajia käytetään. Kun vuorokautista ylityöpalkkalajia käytetään, kannattaa kaikki perustunnit ensin kirjata tuntityö-palkkalajiin. Näin kokonaistuntimäärä näkyy tuntityö-kentästä ja ylityöt omastaan. Tähän kenttään kirjautuu siis vain ylityön osuus ja perustunnit näkyvät tuntityö-kentässä. Tämä järjestely helpottaa m. tilastojen tekoa jatkossa. huomioi , että tietyillä aloilla ylityöt ja muutamat muut palkkalajit eivät edes perustu tuntipalkkaan, vaan keskian-sioon tai jopa korotettuun keskiansioon.

Kyseinen prosenttipohjainen palkkalaji on määrityksiltään seuraava: Sen arvoksi tulee 50 % yhden palkkalajin , eli tuntityön arvosta. Palkanlaskennassa ohjelma ottaa tuntityön á-hinnan arvon perusoletukseksi ja ottaa omaksi á-hinnaksi puolet siitä. Ja kun palkkalaskelmassa annetaan vuorokautisten 50 % ylitöiden määrä, laskee ohjelma yhteishinnan automaattisesti.

Mikäli laskennan pohjana oleva palkkalaji halutaan vaihtaa toiseksi, voidaan se vaihtaa antamalla haluttu palkkalaji Prosenttia palkkalajista -kenttään. Sen voi myös hakea painamalla kentän perässä olevalla hakupainikkeella.

16


4.4.2.2 Ketjutettu prosenttipohjainen palkkalaji

Esimerkki: Jos palkansaajan keskiansio on 10 € ja hän haluaa viettää työajan lyhennysloman, joka lasketaan hänen keskian-

siosta korotettuna neljällä prosentilla. Hänelle on määritelty tämä 10 € keskiansio hänen henkilökohtaiseksi palkkalajiksi.

Tällöin kannattaa luoda uusi palkkalaji (jos ei ole vielä luotu), joka on 104 % keskiansiosta. Sen jälkeen otetaan esille Työajan

lyhennys-palkkalaji ja viitataan tähän korotettuun keskiansioon, jolloin se on vuorostaan 100 % korotetun keskiansion arvosta,

eli sama arvo. Molemmat muutokset tehdään täällä palkkalajit -asetuksissa. Kun nämä palkkalajit ketjutetaan tällä tavoin,

hoitaa ohjelmisto automaattisesti lopun laskemisen. Jos henkilön keskiansio muuttuu, ei tarvitse muuttaa kuin hänen keskian-

sionsa arvoa ja muut palkkalajit ovat automaattisesti kunnossa. Ja jos vastaavasti korotetun keskiansion prosenttimäärä

muuttuu, muutetaan vain kyseistä prosenttia, ja kaikki muu on valmiina.

Ketjutettu prosenttipohjainen palkkalaji on sellainen, joka on prosenttia jostain prosent-tipohjaisesta palkkalajista, joka vuorostaan on prosenttia jostain toisesta palkkalajista. Eli palkkalajit voidaan ketjuttaa valmiiksi, jolloin niiden käyttö on helpommin hallit-tavissa. Tällaista ketjutettua palkkalajia käytetään esimerkiksi sähköurakointialalla, jossa tietyt palkkalajit lasketaan korotetulla keskiansiolla. Ensin palkansaajalle on määritelty keskiansio, jota tarvitaan määriteltäessä hänen lomakorvaus. Sitten on olemassa muita palkkalajeja, joissa on käytössä korotettu keskiansio, joka on joitakin prosentteja korkeampi, kuin normaali keskiansio. Ohjelmaan luodaan ensin tämä korotettu keskiansio, jota nostetaan tietyllä prosenttilukumäärällä ja sitten viitataan tähän korotettuun keskiansioon niissä palkkalajeissa, missä korotettu keskiansio on käytössä.

17


4.4.2.3 Palkkalaji on prosenttia koko palkkalajiryhmästä

On olemassa joitain palkkalajeja, jotka laskevat yhdestä tai useammasta palkkalajiryhmästä halutun prosenttios-uuden kerralla. Tällaisille palkkalajeille on oma valinta, joka hoitaa kyseisen laskennan.

TT:n työttömyysvakuutusmaksu on palkkalaji, joka laskee prosenttiosuuden useammasta palkkalaskel-massa esiintyvästä palkkalajista kerralla. Se on prosenttipohjainen palkkalaji, joka vähentää tietyllä prosentilla palkansaajan ansioita. Se kuuluu tästä syystä vähennykset palkkalajiluokkaan.

Koska tämä palkkalaji vähentää palkansaajan palkkaa, tietyllä prosentilla, on annettu prosenttimäärä miinusmerk-kinen. Prosenttityyppinä on palkkalajiluokka, jolloin se vähentää valistusta palkkalajista ja kaikista sitä ennen esiintyvistä palkkalajiluokista annetun prosentin. Prosenttia palkkalajiluokasta -kenttään on valittu luontoisedut. Sen perässä olevassa painiketta painettaessa näkyvät kaikki palkkalajiluokat siinä järjestyksessä, kuin ne ovat myös palkanlaskentaa laskettaessa. Rahapalkka on ennen luontoisetuja ja siihen palkkalajiryhmään kuuluvat palkkalajit ovat myös mukana TT:n työttömyysvakuutusmaksua laskettaessa. Eli suomeksi ohjelma laskee kaikki rahapalkat ja luontoisedut mukaan laskiessaan työttömyysvakuutusmaksun summaa.

Koska palkkalaji on pakollinen kenttä, ei sitä voi poistaa palkkalaskelmasta. Tämä valinta voidaan kuitenkin ohittaa palkansaajakohtaisesti (ei siis tässä ikkunassa) henkilökohtaisissa palkkalajeissa ottamalla kentästä aina mukana -valinnan pois päältä.

18


4.4.3 Koostepalkkalaji

.Koostepalkkalaji on sellainen palkkalaji, johon palkansaaja voi itse valita ne palkkalajit, jotka kuuluvat kyseisen laskennan piiriin. Ecomissa on valmiina uksi tällainen palkkalaji, eli TT:n työeläkemaksu. Se on prosenttipohjainen palkkalaji aivan kuin muutkin palkkalajit yhtä poikkeusta lukuun ottamatta. Lopputilin lomakorvauksesta ei makseta TT:n työeläkemaksua. Ilman tätä poikkeusta tämäkin palkkalaji voitaisiin laskea palkkalajiluokkakohtaisella valinnalla. Koostepalkkalajin tunnistaa tyyppi-kentästä, jossa on valintana kooste.

Koostepalkkalaji on luonteeltaan prosenttipalkkalaji, joka laskee valitulla prosentilla osansa palkkalaskelmassa. Työeläkemaksun ollessa kyseessä vähentää se määritetyllä prosenttiosuudella laskettua palkkaa. Erikoisuus on siinä, että valitut palkkalajit on valittu erikseen muokkaa -painikkeen alta omassa toiminnossaan. Painamalla Muokkaa-painiketta ohjelma avaa uuden ikkunan jossa voi valita laskelmaan mukaan tulevat palkkalajit.

Muokkaa-painikkeen painallus tuo eteen ensin varmistuksen, josta pääsee eteenpäin painamalla kyllä-valintaa.

19


Koostepalkkalajin muokkausikkunassa valitaan oikeaan ikkunaan ne palkkalajit, jotka vaikuttavat laskennan tulokseen ja vasemmalla on ne painikkeet, jotka eivät vaikuta siihen. Kun ikkunassa on valittuna TT:n työeläke-maksu, on tässä syytä noudattaa erityistä varovaisuutta. Jos jokin tietty palkkalaji halutaan siirtää puolelta toiselle, käy se painamalla keskellä olevia nuoli-painikkeita. Jos taas halutaan siirtää kaikki palkkalajit, painetaan silloin tuplanuoli-painikkeita, jolloin kaikki palkkalajit siirtyvät haluttuun suuntaan. Mikäli ei ole aivan varma siirtojen vaikutuksista, voi tästä ikkunasta poistua peruuta-painikkeella. Tallenna-painike vuorostaan tallettaa tehdyt muutokset.

Kun kyseessä on TT:n työeläkemaksu ja luot uusia rahapalkka- tai luontoisetupohjaisia palkkalajeja, tallentuvat ne automaattisesti valittuihin palkkalajeihin, eikä se vaadi mitään muutoksia silloin tähän ikkunaan.

Lopputilin lomakorvaukset on uusissa verioissa määritetty automattisesti TT-työeläkemaksun piiriin uusille asiakkaille. Muutos tehdään tässä ikkunassa, jossa palkkalajit siirretään tässä ikkunassa valitsemattomista palkkalajeita valittujen puolelle.

20


4.5 Palkkalajiasetusten kenttäkohtaiset määritykset

4.5.1 Palkkalajinumero

4.5.2 Palkkalajinimi

4.5.3 Palkkalajiluokat

Seuraavaksi käydään läpi alla näkyvän ikkunan kentät yksi kerrallaan. Jokainen otsikko viittaa kuvan johonkin kenttään. Kuvassa on palkanlaskenta-asetusten palkkalajit valinta.

Jokaisella palkkalajilla tulee olla oma yksilöllinen numeronsa. Ecomissa kaikki palkkalajit on järjestetty omiin ryhmiinsä myös numeron mukaan. Tähän numerointiin kannattaa tutustua esimerkiksi tulostamalla kaikki valmiit palkkalajit tämän ikkunan kautta ylhäällä olevan tulosta-painikkeen avulla. Selkeä numer-ointi helpottaa palkanlaskijaa löytämään nopeasti haluttu palkkalaji. Ecom ei myöskään anna tehdä uutta palkkalajia samalle numerolle.

Palkkalajin nimi kannattaa olla mahdollisimman selkeä, sillä se tulostuu palkkanumeron kanssa myös palkkalaskelmaan. Se on myös yksi hakutapa, jolloin selkeä nimi auttaa sekä löytämään oikean palkkalajin että käyttämään sitä oikein.

Palkkalajiluokalla kerrotaan palkkalajin käyttötarkoitus, eli onko se rahapalkkaa, luontoisetua, vähennyksiä tai verottomia korvauksia. Jokainen palkkalajiluokka käyttäytyy eri tavoin esimerkiksi ennakonpidätystä laskettaessa.

Seuraavaksi käsitellään palkkalajiluokat määrityksineen. Palkkalajiluokka valitaan tämän kentän perässä olevasta alasvetovalikosta. Palkkalajiluokka määritellään palkkalajin lisäyksen yhteydessä. Jokainen palkkalaji kuuluu johonkin palkkalajiluokkaan sen mukaan, mitä sillä tehdään.

21


Ecomissa on palkkalajiluokkia seuraavasti:

1 Rahapalkka

Rahapalkka on peruspalkkalaji, jossa ovat kaikki rahapalkkaa sisältävät palkkalajit, kuten kuukausipalkat, tuntipalkat lomakorvaukset ja kaikki muut sellaiset palkat, jotka lisäävät rahapalkkaa ja jotka lisäävät palkansaajan bruttoansiota ja nettoansiota.

2 Luontoisedut

Luontoisetuja ovat esimerkiksi autoetu, asuntoetu ja muut luontoisedut. Luontoisedut eivät lisää rahapalkan määrää, mutta vaikuttavat ennakonpidätykseen ja muihin lakisääteisiin vähennyksiin.

3 Ennakonpidätys

Ennakonpidätys on palkkalaji, joka vähentää maksettavasta palkasta verokortin mukaisen veron. Tämä palkkalaji tulee automaattisesti jokaiseen palkkalaskelmaan.

4 Vähennykset

Vähennykset ovat sellaisia palkkalajeja, jotka vähentävät nettopalkan osuutta joko markka- tai prosenttiosuudella. Tällaisia palkkalajeja ovat ennakot, ulosotto, Ay-jäsenmaksut, työttömyysvakuutuskorvaukset jne.

5 Verottomat korvaukset

Verottomiin korvauksiin lasketaan muun muassa matka- ja päivärahat. Ne lisätään palkanlaskennassa sellaisenaan nettopalkkaan, eli maksettavaan palkkaan, eivätkä vaikuta ennakonpidätyksen laskentaan.

4.5.4 Palkkalajityypit

1 Hinta

Hinta-tyyppi sisältää suoraan jonkin hinnan. Sen arvo voidaan syöttää suoraan palkkalaskelmaan tai oletuksena tullutta arvoa voidaan muuttaa palkkalaskelmassa tarpeen mukaan. Tällaisia palkkalajeja ovat mm. kuukausipalkka ja tuntipalkka.

2 Prosentti

Tätä tyyppiä käytetään, kun palkkalaji on prosenttiosuus jostain toisesta palkkalajista tai kokonaisesta palkkalajilu-okasta. Tämän tyypin alle kuuluvat esimerkiksi ylityökorvaus, joka on prosenttia esimerkiksi tuntityö-palkkalajista. Myös kaikki lomakorvaukset määritetään yleensä prosenttipohjaisiksi palkkalajeiksi. Prosenttityypin alle kuuluvat kaikki sellaiset palkkalajit, jotka ovat prosentteja jostain muusta palkkalajista.

Huomioi: Esimerkiksi TT:n työttömyysvakuutusmaksu laskee prosentin kerralla rahapalkoista ja luontoiseduista, jolloin se on

prosenttipohjainen, mutta se on määritelty prosenttia palkkalajiryhmästä ja palkkalajiluokaksi on valittu luontoisedut, ja se

sisältää silloin sekä rahapalkat että luontoisedut. Tämä asettelu on valmiina Ecomin ensiasennuksessa.

3 Luokka

Tämä palkkalajityyppi sisältää erilaisia luokkia, jonka mukaan ohjelma osaa laskea oikean summan kyseistä palkkalajia käytettäessä. Tällaista luokitusta käytetään tietyillä toimialoilla esimerkiksi mittaamaan henkilön ammatti-taitoa. Palkkaluokkia käytetään esimerkiksi sähkö ja LVI-alalla. Toisaalta yleisempi tapa on käyttää tuntiansiota, joka sisältää sekä luokan että henkilökohtaisen lisän.

4 Kooste

Kooste-palkkalajiin valitaan useampi palkkalaji, jotka vaikuttavat tämän palkkalajin prosenttipohjaiseen laskentaan. Kooste-tyyppi on käytössä mm. TT:n eläkemaksussa, jossa lähes kaikki palkkalajit vaikuttavat tämän palkkalajin laskentaan lukuun ottamatta lopputilin lomakorvausta.

Palkkalaji kuuluu palkkalajityypin alle sen mukaan miten kyseiselle palkkalajille laskenta suoritetaan. Ecomin palkkalajit voidaan jakaa laskentatavan mukaan seuraaviin palkkalajityyppeihin:

22


4.5.5 Palkkalajiin liittyvä tuoteala ja tuotteen nimi

4.5.6 Palkkalajin tili

4.5.7 Palkkalajin minimimäärät ja varoitusrajat

Varoitusrajalla puolestaan voidaan varoittaa, mikäli ns. normaali palkkalajin lukumäärä on tullut täyteen ja yhdessä palkkalaskelmassa niitä esiintyy yli varoitusrajan. Tätä toimintoa kannattaa käyttää mm. tuntipalkkalaisten tuntipalkan määrityksessä, jolloin ohjelma varoittaa tuntimäärän ylittäessä normaalin määrän ja palkansaajalle tulisi lisätä ylityökorvaus yli meneviltä tunneilta. Sitä voi käyttää myös kuukausipalkkalaisen yhteydessä, sillä palkassa on harvoin kahta kuukausipalkkaa yhdessä palkkajaksossa. Ecom varoittaa tällöin palkanmaksun yhteydessä värjäämällä palkkalaskelman Palkkalajit-alavälilehden otsikon punaiseksi ja sen alta löytyy samalla värillä valittu palkkalaskelma.

4.5.8 Palkkalajin desimaalit ja pyöristykset

4.5.9 Palkkalajin Ecom-koodi

Tämä toiminto ei ole vielä käytössä. Sitä tullaan käyttämään jatkossa mm. palkkalajien kohdista-misessa suoraan esimerkiksi laskutukseen.

Tähän määritetään se kirjanpidon tili, mihin palkkalajin kertymät tiliöidään. Palkanlaskennan kuukausittain tulostettaviin raportteihin sisältyy palkkalajikohtainen kirjanpidon tiliöintitosite, jossa näkyvät palkkalajeille annetut tilinumerot.

Tili -kenttään voidaan syöttää myös pidempiä merkkisarjoja, kuin peruskirjanpidossa olevat nelinumer-oiset sarjat.

Ecomin palkkalajeihin voi määritellä palkkalajin minimimäärän, eli montako kertaa tämä palkkalaji on oltava palkkalaskelmissa vuoden aikana. Tyypillisiä minimirajan tarvitsemia palkkalajeja ovat luontoisedut, joita on esiinnyttävätietty määrä vuodessa (12). Tämä koskee lähinnä yrittäjiä, joilla on luontoisetuja, mutta ei säännöllistä palkanmaksua. Vuoden loputtua tällaisille henkilöille on tehtävä ns. 13 palkkalaskelma, joka vetää yhteen luontoisetujen verotustilanteen vuoden päätyttyä.

Jokaiselle palkkalajille voi määritellä desimaalit, kuinka monella desimaalilla palkkalaji halutaan laskea. Joihinkin palkkalajeihin on tarkasti määritelty pyöristyssäännöt, jotka on valmiiksi aseteltu Ecomiin. Pyöristystapoja on monia erilaisia, ja nämä voidaan valita kentän perässä olevasta alasvetovalikosta. Katso lisää pyöristyksistä.

Ecom-koodi on Ecomin palvelutapa, jonka avulla voidaan automaattipäivityksellä päivittää palkkalajien muuttuvat tiedot suoraan internetin avulla. Kun esimerkiksi kilometrikorvaukset tai TT:n työttömyysvak-uutusmaksu muuttuu, voitte hakea muuttuneet tiedot automaattisesti palkanlaskentaan Ecom OVeT-palvelumme avulla. Siksi on tärkeää, että palkkalaji ja Ecom-koodi vastaavat toisiaan, jotta päivitys tapahtuu oikeisiin palkkalajeihin. Kaikilla palkkalajeilla ei kuitenkaan ole omaa Ecom-koodia, ja tämä kenttä voidaan jättää tyhjäksi.

23


4.5.10 Palkkalajin muut valintakriteerit

Palkkalajit suljetaan painamalla yläikkunan Sulje-painiketta.

Näiden arvojen lisäksi Ecomissa on muutama valintakriteeri, joilla palkanlaskentaa voi ohjata.

Poistettavissa-valinnalla voidaan estää jonkin palkkalajin poisto palkanlaskennasta. Tällainen palkkalaji on mm. ennakonpidätys, joka pitää esiintyä jokaisessa palkkalaskelmassa. Tällöin Poistettavissa-valinta otetaan pois päältä. Ecomissa on määritelty automaattisesti nämä perusvalinnat, eikä sitä voi muuttaa.

Muokattavissa-kenttä ei ole tällä hetkellä käytössä.

Aina mukana -valinnalla kerrotaan, että palkkalaji tulee oletuksena mukaan jokaiseen palkkaan automaattisesti. Mikäli tällaista palkkalajia ei kuitenkaan tarvita, ja se on poistettavissa, voi sen ottaa pois, mikäli sitä ei siinä palkkalaskelmassa tarvita.

Mikäli palkkalajin arvot halutaan eritellä eri raporteissa, asetetaan valinta päälle. Palkkalaji eritellään tällöin palkkalajin kertymissä erikseen.

24


4.6 Keskiansioiden asetukset

4.6.1 Rahakertymät keskiansion laskentaan

Alla olevaan ikkunaan määritetään ne palkkalajit, jotka vaikuttavat rahakertymänä keskiansion laskentaan. Vasem-malla olevassa ikkunassa on ne palkkalajit, jotka eivät vaikuta keskiansion laskentaan ja oikealla on ne palkkalajit, joiden rahallisen kertymän pohjalta laskenta suoritetaan.

Keskiansioiden asetukset saa esille painamalla kaukosäätimestä ensin Asetukset ja sen alta Palkanlaskenta- asetukset, josta löytyy Keskiansiot-valinta. Keskiansioiden asetuksissa määritetään keskiansion laskentaperusteet, joiden mukaan voidaan varsi-nainen keskiansion laskenta suoritetaan. Keskiansion laskentaa käytetään lasket-taessa työntekijän keskimääräinen tuntiansio, joka on pohjana mm. loma-ansioiden laskennassa.

Keskiansioiden laskenta on usein toimialakohtainen, jolloin toimialalla on omat sääntönsä sen laskentaan. Tutustu ensin oman toimialan keskiansion laskentaperusteisiin ja määrittele ne valmiiksi tähän ikkunaan.

Ecomissa on keskiansion laskentamalli esimerkkinä valmiina.

Keskiansion (keskituntiansio eli KTA) laskentaan vaikuttaa kaksi muuttujaa, tehdyt tunnit (aikakertymä) ja ansaittu raha. Näytöllä näkyvä keskiansion laskennan yläosassa on keskiansion nimi. Sen perässä on se palkkalaji, johon keskiansion laskennan tulos tulee laskennan tapahduttua.

Jos palkkalaji halutaan siirtää valittuihin palkkalajeihin, eli oikealle puolelle, valitaan ensin haluttu palkkalaji vasem-masta ikkunasta hiirellä ja painetaan ikkunoiden välissä olevaa nuolipainiketta (>), jolloin palkkalaji siirtyy oikealle puolelle. Mikäli kaikki palkkalajit halutaan siirtää kerralla puolelta toiselle, painetaan tuplanuolta. Tietoja siirrettäessä puolelta toiselle kannattaa olla tarkkana, sillä lopputulos vaikuttaa keskiansion laskentaan.

25


4.6.2 Aikakertymät (tehdyt tunnit) keskiansion laskentaan

Alla olevissa alavälilehdissä on toisena alavälilehtenä keskiansion aikaan vaikuttavien palkkalajien valintaikkuna. Se saadaan esille painamalla hiirellä tätä osoittavaa otsaketta, jolloin valittu ikkuna avautuu. Yläikkunassa näkyvä keskiansio on yhä valittuna.

Alla olevaan ikkunaan määritetään ne palkkalajit, jotka vaikuttavat aikakertymänä (tehtyjen tuntien lukumääränä) keskiansion laskentaan, eli minkä palkkalajin kappalemäärä vaikuttaa keskiansioon ja minkä taas ei. Vasemmalla olevassa ikkunassa ovat ne palkkalajit, jotka eivät vaikuta keskiansion laskentaan ja oikealla ovat ne palkkalajit, joiden ajallisen kertymän pohjalta laskenta suoritetaan.

Jos palkkalaji halutaan siirtää valittuihin palkkalajeihin, eli oikealle puolelle, valitaan ensin haluttu palkkalaji vasem-masta ikkunasta hiirellä ja painetaan ikkunoiden välissä olevaa nuolipainiketta (>), jolloin palkkalaji siirtyy oikealle puolelle. Mikäli kaikki palkkalajit halutaan siirtää kerralla puolelta toiselle, painetaan tuplanuolta. Tietoja siirrettäessä puolelta toiselle kannattaa olla tarkkana, sillä lopputulos vaikuttaa keskiansion laskentaan.

26


4.6.3 Keskiansioon valitut henkilöt

4.6.4 Uuden keskiansion teko

Keskiansion kolmas määrittelysivu on Henkilöt-alavälilehti, jossa määritetään ketkä palkansaajat kuuluvat oletuksena valitun keskiansiolaskennan (KTA:n) piiriin. Yrityksessä voi olla käytössä useita erilaisia keskiansiolaskentapohjia. Henkilöt-alavälilehden saa esille painamalla hiirellä kyseistä alavälilehden otsikkoa.

Esiin tulevassa ikkunassa näkyvät vasemmassa ikkunassa kaikki palkkaryhmät ja oikeassa ikkunassa kaikki henkilöt. Kun vasemmassa ikkunassa valitaan jokin tietty palkkaryhmä, valitsee ohjelma oikealla olevaan ikkunaan automaattisesti kaikki sen palkkaryhmän henkilöt tähän keskiansioon mukaan. Kyseisiä henkilöitä voi vielä oikealla olevassa ikkunassa muokata, mikäli kaikki eivät kuulu tämän keskiansiolaskennan piiriin. Sen lisäksi voi valita muita henkilöitä oikeasta ikkunasta rastittamalla halutut henkilöt hiirellä. Keskiansion laskenta-ajon yhteydessä voit vielä tehdä muutoksia henkilövalintoihin

Uuden keskiansion teko tapahtuu painamalla yläikkunan Lisää-painiketta (+-painike). Ohjelma antaa uuden tyhjän pohjan, jolle tarvittavat määritykset tehdään rahan, ajan (tehtyjen tuntien) ja henkilöiden suhteen.

Keskiansiolle annetaan uusi nimi ja valitaan se palkkalaji, jolle laskettu keskiansio halutaan tallentaa. Palkkalaji ei voi olla jonkin toisen keskiansiolaskennan käytössä. Mikäli tarvittavaa palkkalajia ei ole vielä olemassa, on se ensin perustettava palkkalajiasetuksissa.

Kun nimi ja palkkalaji on valittu, käydään näiden kolmen alavälilehden määritykset läpi, ja uusi keskiansion lasken-tapohja on valmis.

27


4.6.5 Keskiansioiden selaaminen ja poisto

4.7 Kertymät

Halutun keskiansion voi hakea esille ikkunan yläosassa olevilla Seuraava /Edellinen -painikkeiden avulla, jolloin ohjelmisto etenee keskiansio kerrallaan eteenpäin. Mikäli keskiansio ei tule esiin ikkunan selauspain-ikkeiden painamisesta huolimatta, johtuu se todennäköisesti siitä, että ohjelmassa on vain yksi keskiansio.

Keskiansio-ikkuna suljetaan painamalla yläikkunan Sulje-painiketta.

Kertymien avulla voidaan automatisoida vuosilomien ja työajan lyhennyksien kertyminen palkanlaskennan yhteydessä. Kun palkansaajalle maksetaan uusi palkka, lisää Ecom kyseiselle henkilölle myös kertyneet lomat, kunhan ne on ensin tänne määritelty. Ecomiin on määritelty vuosilomakertymä ja työajan lyhennys valmiiksi. Ne voidaan määrittää myös henkilötasolla henkilön kertymät -ikkunan alle, mikäli ne poikkeavat normaalista yrityksen käyttämästä kertymätasosta.

Mikäli palkansaajan palkkalaskelmaan tulee poikkeava määrä kertymiä, voidaan ehdotettua kertymää muokata myös palkkalaskelmassa. Esimerkiksi pitempiaikainen sairasaika vaatii tällaista käsittelyä.

Kertymät viittaavat myös tiettyyn palkkalajiin, jonka avulla ohjelma pystyy vähentämään automaattisesti käytettyjen kertymien saldoa. Tällä tavalla kertymätiedot pysyvät automaattisesti ajan tasalla.

Kertymien asetukset löytyvät kaukosäätimen kautta valitsemalla kaukosäätimen Ohjelmat -valikon kautta Asetukset ja sen alta Palkanlaskenta. Esiin tulevasta ikkunavalikosta löytyy Kertymät-valinta. Hiiren painalluksella kertymien asetukset tulevat esiin.

Ecomissa on valmiina kaksi kertymää, jotka voidaan muokata oman yrityksen tarpeita vastaavaksi.

28


4.7.1 Kertymien perustiedot

4.7.2 Kertymää vähentävä palkkalaji

Kertymien ensimmäinen kenttä on kertymän nimi, jota käytetään palkkalaskelmassa.

Ota käyttöön uudelle henkilölle - valinta tuo tämän oletuksena heti käyttöön, kun uusi palkansaaja perustetaan ja hänelle suoritetaan palkanmaksu.

Yksikköjä jaksossa kertoo, kuinka monta yksikköä tälle henkilölle tulee kuukauden aikana, joka on kertymien keräysjakso. Kertymät kertyvät aina siihen palkkaan, joka sisältää kuukauden viimeisen päivän (kertymäjakson viimeinen päivä). Mikäli henkilölle kertyy poikkeava määrä kertymiä, määritetään ne suoraan henkilön kertymät välileh-delle.

Käytettävyys-kenttä kertoo, milloin ansaitut kertymät ovat käytettävissä. Ecom seuraa kertymiä vuositasolla, jolloin niiden seuranta on erittäin helppoa. Alasvetovalikossa on kaksi vaihtoehtoa, joilla määritetään, miten kertymiä käytetään.

1 Välittömästi kertyvät kertymät ovat heti käytettävissä.

2 Päivämäärän jälkeen kertyneet kertymät ovat yleensä vuosilomakertymiä, joita voi käyttää vasta seuraavalla lomakaudella. Tämän valinnan käyttöön liittyy kaksi muuta kenttää, joiden avulla kerrotaan milloin kertymät ovat käytettävissä, ja kertymät ovat sitten käytettävissä seuraavana mahdollisena tällaisena päivänä.

• Päivä kenttään annetaan se kuukauden päivä, jolloin kertymät ovat käytettävissä. Tässä on yleensä kuukauden ensimmäinen päivä, eli arvoksi tulee yksi (1).

• Kuukausi kenttään annetaan puolestaan sen kuukauden numero, jolloin kertymää on mahdollista käyttää.

Jotta kertymä myös vähenee automaattisesti, on kertymää vähentävä palkkalaji määritettävä tähän kenttään. Kun tätä palkkalajia käytetään, osaa Ecom palkanlaskelman yhteydessä vähentää automaattisesti käytettävissä olevaa kertymäsaldoa henkilön kertymät -välilehdelle, jossa näkyvät henkilön kertymät reaaliajassa.

29


4.7.3 Kertymää saavien henkilöiden valinta

4.7.4 Kertymien selaaminen ja poisto

Kertymä-ikkuna suljetaan painamalla yläikkunan Sulje-painiketta.

Kertymä-tauluun määritellään ne henkilöt, joille kyseistä kertymää käytetään. Mikäli kaikille palkansaa-jille halutaan kertymä voimaan, tapahtuu se helpoiten valitse kaikki -painiketta. Mikäli taas jokin kertymä jää pois käytöstä, voidaan valita vapauta kaikki -painike. Myös henkilön tiedoissa voidaan määritellä mitä kertymiä tälle henkilölle kerrytetään ja kuinka paljon yhdessä kertymäjaksossa.

Henkilövalintojen jälkeen kertymät ovat käytössä henkilöiden seuraavassa palkanlaskennassa.

Halutun kertymän voi hakea esille ikkunan yläosassa olevilla Seuraava/Edellinen -painikkeiden avulla, jolloin ohjelmisto etenee kertymä kerrallaan eteenpäin.

Mikäli jokin kertymä halutaan ottaa pois käytöstä, poistetaan se painamalla ohjelmaikkunan yläosassa olevaa Poista-painiketta. Mikäli kertymä on jollain henkilöllä käytössä, ei sitä voi poistaa, ennen kuin ne on ensin otettu pois henkilövalinnoista.

30

PalkanlaskentaHenkilötietojen syöttö

5 Henkilötietojen syöttö

5.1 Henkilön tiedot

Ensimmäisen henkilön perustamisen yhteydessä ohjelma kysyy ensimmäisen henkilön numeroa, mistä henkilöiden numerointi alkaa. Ohjelma antaa seuraavalle henkilölle tästä numerosta seuraavan numeron automaattisesti. Ecomissa henkilöitä ei tarvitse numeroida sen mukaan, mihin palkkaryhmään palkansaaja kuuluu. Heidät voidaan lajitella suodattimen avulla automaattisesti oikeaan järjestykseen palkanmaksun yhteydessä.

Ecomin palkanlaskennassa palkansaajan kaikki tiedot näkyvät palkanlaskenta-ikkunassa. Tässä ikkunassa tehdään palkat ja tämän ikkunan kautta saa esille myös kaikki palkansaajalle aiemmin maksetut palkat.

Henkilötiedot löytyvät Palkanlaskenta-ikkunasta, joka avautuu kaukosäätimen ylävalikosta Ohjelmat-puolelta valit-semalla ensin Palkanlaskenta ja sen jälkeen painamalla hiirellä Palkanlaskenta-valintaa.

Uusi henkilö, eli palkansaaja, perustetaan painamalla palkanlaskentaikkunan yläosassa olevaa plus-painiketta. Ohjelma ilmoittaa, että olet lisäämässä uutta henkilöä, haluatko jatkaa? Kyllä-vastauksella ohjelma avaa tyhjän pohjan, johon henkilön tiedot syötetään.

31


5.1.1 Henkilötunnus ja nimi

Sukunimeen annetaan palkansaajan sukunimi. Ohjelma antaa automaattisesti ensimmäiseksi ison kirjaimen nimeä kirjoitettaessa. Etunimien jälkeen tulee henkilön lempinimi, joka kannattaa syöttää, sillä sekin on hakuikkunassa yksi henkilön hakukriteeri.

5.1.2 Henkilön perustiedot

5.1.2.1 Palkkaryhmällä on monta tehtävää

Henkilötunnus-kenttään annetaan henkilön henkilötunnus väliviivalla. Ecom tarkistaa sen oikeellis-uuden, ja ilmoittaa, mikäli tarkiste ei täsmää. Oikein syötetyn henkilötunnuksen jälkeen ohjelmassa edetään seuraavaan kenttään sarkain-näppäimen tai hiiren avulla. Mikäli haluat myöhemmin muuttaa henkilötunnusta, ohjelma kysyy ja varmistaa, että olet muuttamassa tämän kentän arvon.

Henkilön perustietoihin syötetään henkilön tehtävä, osoitteet ja pankkitilit, eläke- ja palkkaryhmä.

Tehtävä-kenttään annetaan henkilön työnkuva. Sarkain-painikkeella ohjelma siirtyy seuraavaan kenttään alaspäin sarake kerrallaan.

Palkkaryhmään annetaan se palkkaryhmä, johon henkilö kuuluu. Asetuksiin tehdyt palkkaryhmät saa esille painamalla kentän perässä olevaa alasvetovalikkoa. Kun palkkaryhmä on valittu, ja siirtyy seuraavaan kenttään, kysyy ohjelma, että siirretäänkö tämän palkkaryhmän asetuksiin valitut palkkalajit henkilön palkkalajeihin. Esimerkiksi Kuukausipalkkalaiset-palkkaryhmään kuuluva saa automaattisesti kuukausipalkan omaksi palkkalajiksi. Se tulee tämän valinnan jälkeen automaattisesti jokaiseen maksettavaan palkkaan.

Kun palkansaaja on valittu tiettyyn palkkaryhmään, voidaan palkan laskennan yhteydessä suodattaa halutut palkan-saajat kerrallaan käsiteltäväksi. Tällöin esimerkiksi kuukausipalkkalaisia ei tarvitse etsiä kaikkien palkansaajien joukosta, vaan ne löytyvät automaattisesti valitsemalla suodattimeksi Kuukausipalkkalaiset. Suodattaminen tapahtuu ylhäällä näkyvällä suodatin-valinnalla. Sen toiminnasta kerrotaan myöhemmin tässä käsikirjassa.

32


5.1.2.2 Eläkeryhmät

1 TEL -eläkeryhmä

TEL - eläkeryhmä on yleisin eläkeryhmä, johon kuuluu vakiotyösuhteessa olevat palkansaajat.

2 YEL -eläkeryhmä

Tähän eläkeryhmään kuuluu yrityksen omistaja, mikäli yritys on yrittäjävetoinen.

3 LeL- eläkeryhmä

LeL-eläkeryhmään kuuluvat lyhyessä työsuhteessa olevat palkansaajat.

4 TaEL

Tässä eläkeryhmässä ovat ns. taiteilijaeläketurvaa nauttivat henkilöt.

5 Tyhjä

Tätä käytetään nuorten palkansaajien eläkeryhmänä.

5.1.3 Muut henkilön perustiedot

Pankki-kenttään annetaan pankin nimi, jolle palkka maksetaan. Pankkikentän perään määritetään se valuutta, jona palkka henkilölle maksetaan. Jos valuutta poikkeaa yrityksen kotivaluutasta, tulostuu henkilön palkkalaskelmiin maksettava summa myös henkilön valuutassa.

Tilinumeroon annetaan pankin tilinumero väliviivoineen, josta ohjelma tekee pankkiohjelmien käyttämän pitkän numeron. Mikäli pankkitilinumero ei ole oikein, ilmoittaa ohjelma siitä erillisellä ilmoituksella. Näin tapahtuu, mikäli pankkitili on esimerkiksi toisesta maasta. Katso lisää pankkitilien tarkistuksista.

Vaikka pankkitilinumero ei menisikään tarkistuksesta läpi, jos kyseessä on esimerkiksi ulkomainen tilinumero, voidaan kyseiselle henkilölle kuitenkin tehdä palkkalaskelma ja jatkaa tietojen syöttöä.

Henkilön perustiedot on nyt syötetty ja voidaan siirtyä seuraavaan osioon.

Eläkeryhmään valitaan henkilön palkkasuhteen mukainen eläkeryhmä.

Eläkeryhmän voi jättää tyhjäksi tarvittaessa. Tätä käytetään nuoren palkansaajan eläkeryhmänä.

Osoite-kenttään annetaan henkilön kotiosoite ja Osoite2-kenttään annetaan tarvittaessa osoitteen tarkenne. Postinro -kenttään annetaan henkilön postinumero ja postitoimipaikkaan paikkakunta. Maa-kenttään annetaan tarvittaessa maa.

Seuraaviin kolmeen kenttään annetaan henkilön puhelinnumerot.

Työsuhde alkoi -kenttään annetaan päivämäärä, jolloin henkilö on aloittanut työsuhteensa yrityksen palveluksessa.

Työsuhde päättyi -kenttään annetaan työsuhteen päättymispäivä. Tämä kenttä kannattaa jättää tyhjäksi, mikäli työsuhde on jatkuva. Ohjelma tarkistaa työsuhteen päättymispäivämäärän, eikä anna poistaa henkilöä, mikäli työsuhteen päättymispäivää ei ole määritetty.

Aktiivinen maksatus -kenttä on toinen varoituskenttä, joka tarkistaa, ettei aktiivista henkilöä voi poistaa.

33


5.2 Verokortin tiedot

Verokortti on aina henkilökohtainen ja syötetään jokaiselle palkansaajalle tälle alavälilehdelle.

Ecomiin voi syöttää kahdentyyppisiä verokortteja, eli kumulatiivisia ja portaikkoverokortteja. Molempien verokorttien käsittely esitellään seuraavien kappaleiden aikana.

Huomioi: Henkilön palkanmaksua seurataan aina yksi kalenterivuosi kerrallaan, kun taas verokortti on voimassa vain niin

kauan, kunnes seuraava verokortti otetaan käyttöön. Tämä on huomionarvoista siksi, että verokortin vaihtuessa verokortin

kertymät lähtevät nollasta, ja henkilötiedot jäävät ennalleen. Henkilön palkkakertymien nollaus tapahtuu aina kalenterivuoden

päätyttyä. Lomatietojen käsittelyllä on oma prosessinsa, ja nämä käsitellään palkkatiedoista erillisenä. Ne käsitellään

myöhemmin tässä käsikirjassa.

5.2.1 Verokortin päivämäärärajat

5.2.2 Pää-/sivutoimen verokortti

Verokorttitiedot löytyvät henkilön seuraavasta alavälilehdestä. Verokortit-välilehden saa auki painamalla hiirellä välilehden otsikkoa tai painamalla näppäimistöstä CTRL+nuoli oikealle -painiketta yhtäaikaa. Ohjelma näyttää yläikkunassa kyseisen henkilön tiedot ja henkilön perustiedot vaihtuvat Verokortit -välilehdeksi.

Verokorttitietoihin syötetään ensin kortin voimassaolorajat. Ensimmäisen verokortin tiedot syötetään päivämääräkentän ensimmäiselle riville. Alkupvm-kenttään annetaan verokortin alkupäivämäärä, eli se päivämäärä, milloin kortti on tullut voimaan. Kenttään voi syöttää tiedot suoraan näppäimistöltä esimerkiksi muodossa 21-12-2005, tai hakea kalenteritiedot hiirellä painamalla kentässä olevaa päivämäärä-valintaa.

Loppupvm-kenttään ei tarvitse antaa arvoa, jolloin verokortti on voimassa toistaiseksi.

Kun henkilö on päätoiminen työntekijä, valitaan Päätoimi, ja mikäli henkilö on päätoimessa jossain muualla valitaan Sivutoimen verokortti. Henkilön verokortissa on kerrottu, onko se pää- vai sivutoimesta.

34


5.2.3 Kumulatiivinen verokortti

5.2.3.1 Palkansaajan verokortin tiedot

•

Ecom ehdottaa aina ensimmäisen ja uuden verokortin luomisessa kumulatiivisen verokortin käyttöä. Tämä verokortin laskentamuoto tasaa automaattisesti maksettuja palkkoja jokaisen palkanmaksuk-erran yhteydessä mahdollisimman lähelle optimaalista ennakonpidätystä. Suomeksi tämä tarkoittaa sitä, että palkansaajalle ei tulisi maksettavaksi jälkiveroja eikä vastaavasti myöskään palautuksia. Ecomin käyttämä laskentamalli on Verottajan suosittelema kumulatiivisen laskentamallin laskentakaava.

Käytetyn verokortin tiedot ovat henkilön verottajalta saadussa verokortissa.

Henkilön antamassa kumulatiivisessa verokortissa on kolme muuttujaa, jotka kirjataan henkilön antamasta verokortista:

• Perusprosentti on se prosentti, joka annetaan verokortin perusprosentti-kenttään.

• Lisäprosenttiin annetaan verokortin lisäprosentin arvo. Lisäprosenttia ohjelma käyttää silloin, kun palkkatulot ylittävät palkkakorttiin määritetyn verorajan suhteutettuna palkkajakson pituuteen. Palkkaa on siis ansaittu enemmän, kuin mitä palkkajakson aikana voi perusprosentilla maksaa. Ylimenevältä osuudelta ohjelma käyttää lisäveroprosenttia, jolloin verotettava osuus kyseisessä palkassa kasvaa.

Verorajaan annetaan verokortin vuosituloraja. Verorajalla määritetään henkilölle maksettava arvioitu palkka koko vuodelle.

Esimerkki: Henkilön verokortin perusprosentti on 20%, lisäprosentti 40% ja veroraja 120

000 mk. Hänelle on maksettu ensimmäinen kuukausipalkka 10 000 mk (veroraja 120 000 /12

kk = 10 000 mk), jolloin ohjelma ottaa 2000 mk veroa (20 prosenttia 10 000:sta) perus-

prosentin mukaan. Lisäveroprosenttia ei tarvittu, kun palkka vastasi kuukauden verorajaa.

Toisessa palkkalaskelmassa on 2000 mk lisäpalkkaa, eli 12 000 mk palkka. Kumulatiivisessa laskelmassa ohjelma laskee

perusprosentille kahden kuukauden kumulatiivisen tulorajan (20 000 markkaa), josta summasta vero lasketaan perusprosentin

mukaan, ja jonka yli menevästä summasta vero otetaan lisäprosentin mukaan. Nyt kumulatiiviseksi kokonaistuloksi saadaan 22

000 mk, jolloin lisäprosentilla verotettavaksi osaksi saadaan 2 000 mk (kokonaistulo miinus kumulatiivinen veroraja, eli 22

000 mk -20 000 mk). Ohjelma laskee, että veroa pitäisi tähän mennessä maksaa 20 000 markasta 20 %:a, ja 2 000 markasta

40%.a, eli 20/100 * 20 000 mk + 40/100 * 2 000 mk, josta tulee 4 000 mk + 800 mk = 4 800 mk. Aikaisemmin veroa on jo

maksettu 2 000 markkaa, joten tässä toisessa palkkalaskelmassa pitää veroa maksaa vielä 2 800 mk.

Tässä kumulatiivisessa laskentamallissa laskentaa on siltä osin yksinkertaistettu, että vuosi jaetaan veropäiviin, joita vuodessa

on 364, ja yhden kuukauden osuus on 30,33 veropäivää, eli yksi kahdestoistaosa, jolla esimerkki on laskettu. Kaikilla palkka-

jaksoilla on oma veropäivälukumäärä, jonka mukaan ohjelma osaa laskea sen peruspalkan, jonka henkilö voi sillä verokortilla

kyseisessä jaksossa ansaita, ja ylimenevä osa lasketaan lisäprosentin mukaan. Huomioi myös että ohjelma laskee aina veroko-

rtilla siihen asti lasketut veropäivät, kumulatiivisen ansion ja kumulatiivisen ennakonpidätyksen yhteensä, josta saadaan

mahdollisimman optimaalinen tulos. Ennakonpidätys ei voi koskaan olla lisäprosenttia suurempi, ja vastaavasti se voi pienim-

millään olla nolla prosenttia.

35


5.2.3.2 Verokortin kumulatiiviset kertymät

Huomioi: Jokaisella palkalle annetaan palkanmaksujakson veropäivien lukumäärän mukaan veropäiviä. Veropäivien

lukumäärän mukaan lasketaan palkan ennakonpidätyksen osuus. Veropäiviä on vuodessa 364 ja ne jaetaan vuodessa esiintyvien

palkanmaksukausien mukaan, jolloin jokaisella palkanmaksukaudella on oma veropäivien lukumäärä. Kuukauden jaksossa on

30,33 veropäivää, kaksi kertaa kuukaudessa maksettavan palkkajakson veropäivien lukumäärä on 15,16, kerran kahdessa

viikossa maksettavassa palkassa veropäiviä on 14 ja viikkopalkkalaisella veropäiviä on 7.

5.2.3.3 Käytetyn kumulatiivisen verokortin käyttöönotto

Kumulatiiviset kertymät ovat uudessa verokortissa tyhjät. Niihin tulee arvoja maksetuista palkoista, joiden kertymät tallentuvat seuraaviin kenttiin.

• Kumulatiiviseen palkkakenttään (Kum.palkka) kertyy verokortin maksettujen palkkojen bruttoansio.

• Kumulatiiviseen verokenttään (Vero) tulee verokortin maksettujen palkkojen ennakonpidätyksen yhteissumma.

Veropäivät muodostuvat palkkajakson veropäivien mukaan. Ecom ehdottaa automaattisesti palkkajakson mukaisia veropäiviä. Näiden veropäivien mukaan ohjelma osaa ottaa veroa, kun se tietää koko vuoden ansiot yhteensä jakamalla vuodessa maksettavien veropäivien osuuden palkkajaksossa olevien veropäivien osuudella. Vuodessa veropäiviä on 364, joka jaetaan kuukausipalkkojen lukumäärällä (12) saadaan yhden palkkajakson veropäivien lukumääräksi 30,33).

Mikäli uusi henkilö tulee palkansaajaksi sellaisella verokortilla, jolla on jo maksettu palkkaa, on tämän käytetyn verokortin kertymät annettava verokortin kumulatiivisiin kertymiin. Kannattaa huomioida, että tähän annetaan nimenomaan verokortin mukaan, eikä sen mukaan, kuinka paljon henkilö on kalenterivuoden aikana ansainnut. Näin ohjelma osaa laskea henkilölle heti oikean ennakonpidätyksen.

Verokorttiin kertyneiden verojen yhteissumma annetaan kumulatiivinen palkka -kenttään (Kum. summa).

Vero-kenttään (Vero) annetaan verokorttiin siihen asti kertyneet ennakonpidätykset.

Veropäivät-kenttään annetaan siihen asti kertyneet verokortin veropäivät.

Jos palkansaajalta on edellisessä työpaikassa peritty veroa kumulatiivisen laskennan perusteella, ja häneltä on peritty veroa oikea määrä, voidaan hänelle luoda ohjelmaan uusi verokortti ja asettaa verokortin kumulatiiviset kertymät nolliksi.

36


5.2.3.4 Uuden kumulatiivisen verokortin lisäys

5.2.3.5 Poikkeavan iso palkka kumulatiivisessa palkanmaksussa

Kun palkansaaja saa poikkeavan ison palkan, käyttää ohjelma silloin lisäprosenttia perussumman ylittävältä osalta ennakonpidätyksen laskennassa. Oikein iso palkka vaikuttaa myös seuraaviin palkkalaskelmiin, mikäli koko palkan ennakonpidätystä ei voitu ottaa sen palkanlaskennan yhteydessä.

5.2.3.6 Poikkeavan pieni palkka kumulatiivisessa palkanmaksussa

Poikkeavan pienen palkan ollessa kyseessä voi käydä niin, että ennakonpidätyksen osuus voi jäädä jopa alle perus-prosentin. Myös tällainen tapaus voi vaikuttaa seuraaviin maksettaviin palkkoihin.

5.2.3.7 Verokortin tietojen muuttaminen

Verottajan antamia veroprosentteja ei voi laskea ilman verottajan antamaa erillistä lupaa, mikä tarkoittaa uuden verokortin tilaamista verottajalta.

Kumulatiivisen verokortin tietojen muutos tarkoittaa lähes aina uuden verokortin lisäystä ja kumulatiivisten tietojen nollausta, jotta verokortin laskentaperusteet säilyvät. Mikäli verokortin tiedot muuttuvat kesken palkkakauden esimerkiksi niin, että yleinen verotaso laskee, lisätään ohjelmaan uusi verokortti ja nollataan tällöinkin verokortin kumulatiiviset tiedot (kumulatiivinen palkka, vero, pvm ja veropäivät).

5.2.3.8 Verokortin tietojen vapaaehtoinen korotus

Portaikkoverokortin veroprosentteja voi nostaa palkansaajan niin halutessa.

Verokortin veroprosentteja saa korottaa, mutta kumulatiivista verokorttia käytettäessä on huomioitava, että mikäli ei lisätä uutta verokorttia tyhjillä kertymillä, johtaa yhdenkin prosentin perusprosentin korotus huomattavaan ennakon-pidätyksen kasvuun. Tällöin ohjelma laskee kaikki sillä verokortilla maksetut palkat yhteen ja ottaa seuraavaan palkkaan isommalla veroprosentilla maksetun ennakonpidätyksen. Tällaisissa tapauksissa voi olla järkevää nostaa pelkästään lisäprosenttia, jolloin ohjelma ottaa suurempaa ennakonpidätystä vain verokortin verorajan ylimenevältä osalta.

5.2.3.9 Väärin mitoitettu kumulatiivinen verokortti

Mikäli palkansaajan tulotaso on säännöllisesti ja selvästi suurempi tai pienempi, kuin mitä verokortin mukaan sen tulisi olla, voi palkansaaja hakea uuden verokortin verottajalta.

Kun palkansaajalle syötetään uusi verokortti, ei nykyistä verokorttia poisteta, vaan verokorttitietoihin syötetään uusi rivi. Ensin vanhaan verokorttiin annetaan päättymispäivä (loppupvm) ja sen jälkeen lisätään uusi verokortti painamalla kauko-säätimen lisää verokortti -painiketta. Uusi verokortti ilmestyy seuraavalle riville. Uudelle verokortille annetaan ensin verokortin alkamispäivä ja tähän uuteen veroko-rttiin annetaan perusprosentti, lisäprosentti ja vuosiansio. Uuteen verokorttiin ei lisätä aiemman verokortin kumulatiivisia tietoja.

37


5.2.4 Portaikkoverokortti

5.3 Henkilökohtaiset palkkalajit

Kun henkilön perustiedoissa (1.välilehti) on määritelty henkilölle jokin palkkaryhmä ja palkanlaskenta-asetuksissa on tälle palkkaryhmälle valittu automaattisesti mukaan tulevia palkkalajeja, tuo ohjelma ne valmiiksi tälle välilehdelle ja tästä myös uuteen palkkalaskelmaan automaattisesti.

Huomioi: Henkilökohtaisia palkkalaskelmia voi käyttää myös toisin päin, eli mikäli palkkalajiasetuksissa on määritelty tiettyjä

palkkalajeja, jotka on määritelty aina mukana oleviksi palkkalajeiksi, eikä näitä jostain syystä kuitenkaan ole kaikilla palkansaa-

jilla mukana, voidaan tällaiset palkkalajit ottaa kyseisen henkilön palkkalajeihin mukaan ja merkitä ne niin, etteivät ne tulekaan

aina automaattisesti mukaan. Tällaista käsittelyä tarvitaan mm. YEL-eläketurvan piiriin kuuluvan yrittäjän palkanlaskennan

määrittämisessä.

Mikäli henkilöllä on portaikkoverokortti käytössä, käytetään tätä verokortin laskentatapaa. Portaikkover-okortissa ennakonpidätys lasketaan omalla portaittain etenevällä taulukolla tulorajojen mukaan. Tällaista verokorttia käytetään lähinnä opiskelijoiden ja koululaisten verokorttina. Sen haittana on se, että portaikkovero ei ole niin “älykäs verokortti”, kuin kumulatiivinen verokortti.

Portaikkoverokortti valitaan Kortin tyyppi -valinnalla. Verokortin portaikot syötetään verokortin oikealla olevaan Portaat-ikkunaan samassa järjestyksessä, miten ne henkilön verokorttiin on määritelty.

Henkilökohtaisiin palkkalajeihin syötetään ne henkilön palkkalajit, joita hänen palkkalaskelmassa yleensä käytetään. Kun henkilölle tehdään uusi palkkalaskelma antaa Ecom tänne merkityt palkkalajit automaattisesti uuden palkkalaskelman pohjaksi.

Henkilökohtaiset palkkalajit -välilehden saa esiin painamalla hiirellä henkilön kolmatta välilehden otsikkoa. Henkilön tiedot jäävät näkyviin ikkunan yläosaan.

38


5.3.1 Uuden palkkalajin lisäys henkilökohtaisiin palkkalajeihin

5.3.2 Palkansaajan työttömyysvakuutusmaksu ja eläkevakuutusmaksu

Palkansaajalle tulevat TT:n työttömyysvakuutusmaksu ja TT:n työeläkemaksu automaattisesti mukaan palkkalajeihin. Niitä ei siis tarvitse ottaa mukaan henkilökohtaisiksi palkkalajeiksi.

5.3.3 Ennakonpidätys tulee aina automaattisesti

Kaikille palkansaajille tulee ennakonpidätys automaattisesti, eikä sitä näin ollen tarvitse valita henkilökohtaisiin palkkalajeihin.

Henkilökohtaisiin palkkalajeihin voi myös lisätä tälle palkansaajalle mukaan tulevia muita palkkalajeja. Tällaisia palkkalajeja voivat olla esimerkiksi ateriakorvaukset ja päivärahat. Palkkalaskelmasta voi helposti poistaa käyttämättömät palkkalajit, mikäli niitä ei kyseisessä laskelmassa ole mukana. Tällä toimenpiteellä voi nopeuttaa palkan laskua.

Tämän ikkunan vasemmassa reunassa ovat kyseiselle palkansaajalle valitut palkkalajit.

Uuden palkkalajin lisäys tapahtuu painamalla ensin kaukosäätimestä Lisää palkkalaji ja sen jälkeen Näytä palkkalajit -painiketta, jolloin esiin tulevat hakuikkuna palkkalajeineen. Tälle henkilölle uusi palkkalaji, joka on kilometrikorvaus. Hakuikkunaan nimen päällä olevaan hakukenttään kirjoitetaan Ki, jonka jälkeen kilometrikorvaus onkin jo valittavissa hakuikkunan käytä-painikkeella. Halutun palkkalajin numeron voi myös kirjoittaa suoraan, jolloin ohjelma hakee automaattisesti sen esille. Kuvassa alla on kyseinen palkkalaji lisätty.

Aina mukana -valinta tuo palkkalajin aina uuteen tälle henkilölle tehtävään palkkalaskelmaan.

Määrä-kenttään annetaan se lukumäärä, montako kappaletta kyseistä palkkalajia palkansaaja saa yhteen palkkalaskelmaan. Kun kyseessä on kilometrikorvaus, ei määrää voi oikein ennakoida.

Varoitusrajalla varoitetaan palkkalaskelmassa värillä, mikäli palkkalaskelmassa on enemmän kyseistä palkkalajia, kuin mitä varoitusrajaan on annettu. Tässä tapauksessa siihen voi antaa sellaisen arvon, joka ylittää huomattavasti henkilön normaalin kilometrikorvauksen arvon. Näin voi estää turhat “pilkkuvirheet”. Varoitus tapahtuu palkkalaskelmassa värillä. Ecom värjää Palkkalajit-alavälilehden otsikon punaiseksi, jolloin palkanlaskija voi tarkistaa, vaatiiko kyseinen väri toimenpiteitä.

Huomioi: Yksikköhintaan annetaan kilometrikorvauksen arvo vain, mikäli se poikkeaa palkkalajioletuksissa annetusta

arvosta. Eli normaalia kilometrikorvauksen arvoa ei kannata kirjata tähän, sillä se lisää työtä siinä vaiheessa, kun uutta

kilometrikorvauksen arvoa annetaan. Jos se on kirjattu henkilökohtaisiin palkkalajeihin, on se muutettavakin

henkilökohtaisiin palkkalajeihin.

39


5.3.4 Yrittäjän eläkevakuutusmaksujen käsittely

5.3.5 Osakkaan työttömyysvakuutusmaksun käsittely

5.3.6 Tuntipalkkalaisen tuntipalkan käsittely

Tuntipalkkalaisen tuntiansion määritys voidaan tehdä eri tavoilla. Henkilölle voidaan määritellä esimerkiksi henkilökohtainen tuntipalkka tai käyttää toimialalla käytössä olevia palkkaryhmiä ja tarvittaessa lisätä tuntipalkkaa henkilökohtaisella lisällä.

YEL-eläketurvaa nauttivalle palkansaajalle on tehtävä eläkevakuutusmaksuja koskeviin säännöksiin poikkeava rutiini. TT:n eläkevakuutusmaksu ja TT:n työttömyysvakuutusmaksut ovat sellaisia vähennyksiä, joita ei yrittäjän tarvitse maksaa. Tällöin nämä kaksi palkkalajia on ensin määritettävä henkilökohtaisiin palkkalajeihin ja sen jälkeen otettava Aina mukana -valinta pois päältä, jolloin ne eivät tule kyseisen palkansaajan palkkalaskelmiin mukaan.

Osaomistajan TT:n työttömyysvakuutusmaksu poikkeaa prosenttimäärältään normaalista palkansaa-jasta. Osaomistajan henkilökohtaisiin palkkalajeihin lisätään tällöin kyseinen palkkalaji, ja muutetaan prosenttiarvo oikeaksi. Huomioi myös, että tässä tapauksessa Aina mukana -painike on valittuna.

40


5.3.6.1 Henkilökohtaisen tuntipalkan määrittely henkilölle

5.3.6.2 Keskiansion käsittely Henkilökohtaisiin palkkalajeihin

Henkilökohtainen tuntipalkka määritetään henkilön palkkalajit sivulle seuraavasti. Kun palkanlasken-taikkuna on avattu, haettu esiin oikea henkilö ja avattu Henkilökohtaiset palkkalajit -välilehti, voidaan kaukosäätimestä lisätä palkkalaji, ja Näytä palkkalajit -painikkeella hakea esiin palkkalajit ja valita rahapalkkapohjainen Tuntipalkka painamalla Käytä-painiketta. Tähän voidaan määritellä henkilön tunti-palkka, ja tämän jälkeen se tulee automaattisesti uuteen palkkalaskelmaan mukaan, kunhan Aina mukana -asetus on päällä.

Mikäli palkka-asetuksissa ei ole tällaista palkkalajia olemassa, täytyy se ensin luoda palkka-asetuksiin rahapalkkapohjaiseksi palkkalajiksi. Sen lisäksi se on myös määritettävä keskiansion asetuksiin, jotta keskiansion laskenta ottaa sen huomioon.

Keskiansiota käytetään yleensä loma-ansion laskentaan. Sitä käytetään myös toimi-alakohtaisesti/yrityskohtaisesti myös muiden palkkalajien yhteydessä. Periaate on, että varsinaista keskiansiota ei tule palkkalaskelmaan näkyviin vaan sitä käytetään pohjatietona muihin palkkalajeihin. Palkansaajan henkilökohtaisiin palkkalajeihin lisätään kyseisen henkilön keskiansio määrityksineen. Aina mukana laskelmassa valinta ei saa olla valittuna.

Kun palkansaajan palkkalaskelmaan sitten syötetään keskiansioon pohjautuvaa palkkalajia, ottaa ohjelmisto tästä ikkunasta keskiansion yksikköhinnan ja käyttää sitä palkkalajissa. Esimerkiksi, jos työajan lyhennys -palkkalaji on palkkalajiasetuksissa määritelty keskiansiota käyttäväksi palkkalajiksi, käyttää se palkkalaskelmassa tässä ikkunassa näkyvää keskiansiota laskelman yksikköhintana.

41


5.3.6.3 Korotetun keskiansion käsittey henkilökoohtaisiin palkkalajeihinl

5.4 Henkilön kumulatiiviset palkkalajit

5.5 Henkilön kertymät

Keskiansiomääritysten lisäksi voidaan käyttää korotettua keskiansiota. Se on lomapalkkoihin käytettävästä keskiansiosta tietyllä prosentilla korotettu palkkalaji. Tässäkin tapauksessa annetaan henkilökohtaisiin asetuksiin henkilön keskiansio. Sen lisäksi palkkalajiasetuksiin tehdään uusi, korotettu keskiansio -palkkalaji (tarkista, ettei se ole jo oletuksena mukana), joka arvoa on korotettu käytössä olevalla prosentilla suhteessa keskiansioon. Kaikki palkkalajit, jotka käyttävät korotettua keskiansiota, määritetään sitten viittaamaan tähän palkkalajiin. Tämä siksi, että jos korotusprosentti muuttuu, tehdään muutos vain tähän korotettuun keskiansio -palkkalajiin. Ja jos henkilön keskiansio puolestaan muuttuu, tehdään muutos vain henkilökohtaisissa palkkalajeissa olevaan keskiansioon ja se vaikuttaa automaattisesti korotettua keskiansiota käyttäviin palkkalajeihin.

Kumulatiiviset palkkalajit -välilehdelle ohjelma kerää kalenterivuosittain henkilön palkkalaskelmista kertyneet palkkalajien summat. Tästä ikkunasta voi aina tarkistaa henkilölle maksetut palkkalajit yhteensä. Siinä ei vielä näy keskeneräisten palkkojen arvoja, vaan ainoastaan maksettujen palkkojen summat.

Kumulatiiviset palkkalajit näyttää aina yhden kalenterivuoden palkkalajikohtaiset kertymät. Tämä ei siis kerro verokortin kumulatiivisia tietoja vaan palkansaajan koko vuoden kertymät. Eri vuosien kertymiä voi seurata erikseen valitsemalla Vuosi-valinnasta alasvetovalikolla halutun vuoden.

Kertymä-ikkunasta näkyy henkilön lomakertymät reaaliajassa. Lomakertymät päivittyvät, kun henkilön palkka on maksettu. Tämä ikkuna kertoo myös käytetyt kertymät, jolloin sieltä näkee myös henkilön voimassaolevan lomasaldon. Henkilön kertymät -välilehden saa esille painamalla hiirellä henkilön Kertymät -välilehden otsikkoa.

42


5.5.1 Henkilön kertymätaulun rakenne

5.5.2 Kertymien automaattinen vähentäminen

Huomioi: Ecom laskee automaattisesti normaalin jakson kertymät, mutta ei huomioi automaattisesti sairastumis- tai jostain

muusta tapauksesta aiheutuneita poikkeamia palkanlaskennan kertymissä. Ne on päivitettävä palkanlaskentakohtaisesti käsin.

Kertymät-välilehden vasemmassa reunassa olevassa taulussa on henkilön käytössä olevat kertymät. Kertymäasetuksiin voi määritellä, että kertymät tulevat automaattisesti uuden palkansaajan perustamis-vaiheessa tähän ikkunaan ja sitä kautta myös palkkalaskelmiin. Mikäli henkilön kertymissä olevat kertymämäärät poikkeavat kertymäasetuksista tulleista tiedoista, muutetaan ne tähän ikkunaan.

Kertymä kertyy palkansaajalle, jos vasemmalla olevan kertymäikkunan edessä oleva valintaruutu on rastitettu.

Vasemmassa ikkunassa valitun kertymän (pieni kolmio rivin edessä kertoo valitun kertymän) tiedot näkyvät oikealla puolella olevissa lisäkentissä. Kun tarkastellaan ikkunassa näkyvää jotain toista kertymää, on se ensin valittava hiirellä tai nuolinäppäimellä aktiiviseksi, jolloin sen tiedot näkyvät oikealla puolella olevasta ikkunasta. Kertymät kertyvät palkanmaksun yhteydessä jaksoittain (jakson pituus on kuukausi), kun palkkajakso sisältää kertymäkuukauden viimeisen päivän jälkeisen päivämäärän.

Vuotuiset kertymät -taulussa on nähtävillä henkilön tämänhetkinen kertymäsaldo, jota voi muokata, ja ohjelmiston käyttöönottovaiheessa onkin muokattava, jotta ohjelmistolla on tiedossa tämänhetkinen saldo sekä kertyneistä että käytetyistä kertymistä. Ecomissa kertymiä seurataan vuositasolla.

Ecomissa on kolme kertymämallia, joiden arvot tulevat kertymäoletuksiin valmiina. Nämä tiedot on päivitettävä palkansaajalle valmiiksi mahdollisimman aikaisin, jotta ohjelmistossa on ajan tasalla oleva tieto henkilön kertymistä. Kuvan palkansaajalla on käytössä pelkästään kuukausipalkkalaisen vuosilomakertymä, joka on rastitettuna. Muut kaksi (ylintä)kertymää on “passivoitu” ottamalla valinta pois päältä. Nämä valinnat eivät nyt kerrytä kertymätauluun mitään.

Kun henkilön palkkalaskelmassa käytetään kertymää vähentävää palkkalajia, jotka on määritelty valmiiksi kertymäasetuksissa, vähentyvät käytettävissä olevat kertymät automaattisesti myös tähän ikkunaan siinä vaiheessa, kun palkansaajan palkkalaskelma asetetaan maksetuksi. Näin palkanlaskijalla pysyy kontrolli käytettyjen ja käyttämättömien lomien seurannassa. Ja kun lomien seuranta on vuositasolla, syntyy monta väärinkäsitystä vähemmän. Kertymien saldotiedot näkyvät myös henkilön saamassa palkkatulosteessa, jossa ovat myös muut palkanmaksutapahtumat kyseisestä palkkajaksosta.

43


5.5.3 Kertymätapahtumien selaus ja aiempien kertymien lisäys Ecomiin

5.5.3.1 Henkilön vuosilomakertymien muokkaus

Palkanlaskennan käyttöönotossa voidaan henkilön aiemmat lomatapahtumat, eli kertymät, kirjata henkilön Kertymätapahtumat-ikkunaan seuraavasti:

Kun Kertymät-välilehti on valittuna ja siitä on valittu haluttu kertymä (pieni musta kolmio kertoo valitun kertymän), voidaan kaukosäätimestä valita Näytä kertymätapah-tumat -toiminto. Ohjelma tuo esiin henkilön lomakertymien historian valitulta vuodelta. Aiempien lomakertymien syöttö tapahtuu seuraavassa kappaleessa kuvatulla tavalla.

Henkilön kaikki kertymätapahtumat päivittyvät erilliseen kertymätapahtu-maikkunaan, jonka saa auki kaukosäätimestä silloin, kun henkilön Kertymät -välilehti on valittuna. Tällöin kaukosäätimestä valitaan Näytä kertymätapahtumat -toiminto.

Ohjelma avaa alla näkyvän kertymätapahtumat - ikkunan, jonka otsikko kertoo,

Vuosilomakausi vaihtuu joka vuoden huhtikuun ensimmäinen päivä. Silloin edellisen vuosilomakauden vuosilomakertymät (jotka on kerätty maaliskuun viimeiseen päivään asti) ovat henkilön käytettävissä seuraavan lomavuoden aikana.

Henkilön vuosilomatietojen syötössä on yleensä annettava kahdet tiedot, joista toiseen on kirjattu jo nyt käytössä olevat vuosilomien kertymät ja toiseen seuraavaan lomajaksoon kertyneet vuosilomatiedot, jotka ovat käytössä seuraavan huhtikuun ensimmäisen päivän jälkeen.

44


5.5.3.2 Ansaittujen kertymien päivitys

5.5.3.3 Seuraavalle lomavuodelle kertyneiden lomien lisäys

Ensin lisätään käytettävissä olevien vuosilomapäivien summa:

1 Laske ensin henkilön nyt käytettävissä olevat lomakertymät. Huomioi, että vuosilomakertymät lasketaan päivissä.

Lisää uusi kertymätapahtuma tähän Kertymätapahtumat-ikkunaan. Se tapahtuu painamalla kaukosäätimestä Lisää uusi kertymätapahtuma -painiketta. Ohjelma lisää uuden rivin kertymätapahtumiin.

2 Uuden rivin ensimmäisessä kentässä on tapahtumapäivänä koneen antama päivämäärä, jonka voi tarvittaessa muuttaa.

3 Lisäys-kenttään annetaan palkansaajan käytettävissä olevat lomat päivinä.

4 Vähennys-kenttään annetaan jo käytettyjen lomapäivien summa. Mikäli Lisäys-kenttään on annettu pelkästään käytettävissä olevien päivien yhteismäärä, ei tähän kenttään anneta nyt mitään arvoa. Jos Lisäys-kenttään on annettu koko lomakertymä, annetaan tähän Vähennys-kenttään käytettyjen lomien yhteissumma. Tämä kertymätieto näkyy myös palkkalaskelmassa, sillä ohjelma näyttää aina käytettävissä olevien lomien määrän.

5 Käytettävissä kenttään annetaan se päivämäärä, jolloin lomakertymä on käytettävissä.

6 Muistioon voi kirjata tähän kirjaukseen liittyvää tietoa tekstinä. Sen saa esille painamalla kyseistä painiketta.

Seuraavaksi lisätään kuluvan lomanmääräytymisvuoden aikana kertyneet, mutta vasta seuraavan lomavuodenaikana käytettävissä olevien vuosilomapäivien saldo:

1 Laske ensin henkilön kuluvan lomavuoden aikana ansaitsemat lomakertymät. Vuosilomakertymät lasketaan päivissä.

Lisää uusi kertymätapahtuma tähän kertymätapahtumaikkunaan. Se tapahtuu painamalla kaukosäätimestä Lisää uusi kertymätapahtuma -painiketta. Ohjelma lisää uuden rivin kertymätapahtumiin.

45


5.5.3.4 Työajan lyhennys -kertymän asettaminen ajan tasalle

Laske ensin henkilön nyt käytettävissä olevat työajan lyhennyksestä ansaitut kertymät. Huomioi, että työajan lyhen-nyksen kertymät lasketaan yleensä tunneissa.

1 Valitse henkilön Kertymät -välilehdellä ensin työajan lyhennys (musta kolmio kertoo, mikä rivi on valittu).

2 Avaa Kertymätapahtumat-ikkuna, ja lisää uusi tapahtuma painamalla kaukosäätimestä Lisää uusi kertymätapahtuma -paini-ketta. Ohjelma lisää uuden rivin kertymätapahtumiin.


4 Lisäys-kenttään annetaan palkansaajan käytettävissä olevat työajan lyhennykset tunteina.

5 Vähennys-kenttään annetaan jo käytettyjen kertymien summa. Mikäli Lisäys-kenttään on annettu pelkästään käytettävissä olevien kenttien yhteismäärä, ei tähän kenttään anneta nyt mitään arvoa. Jos Lisäys-kenttään on annettu koko lomakertymä, annetaan tähän Vähennys-kenttään käytettyjen työajan lyhennysten yhteissumma.

6 Käytettävissä kenttään annetaan se päivämäärä, jolloin työajan lyhennys on käytettävissä. Kun työajan lyhennys halutaan heti käytettäväksi, annetaan edellisen kuukauden viimeinen päivä.


3 Lisäys-kenttään annetaan palkansaajan tähän mennessä ansaitsemat, seuraavaan vuosilomajaksoon liittyvät lomat päivinä.

4 Vähennys-kenttä jätetään tässä tapauksessa tyhjäksi, kun vähennyksiä ei tässä tapauksessa ole.

5 Käytettävissä kenttään annetaan se päivämäärä, jolloin lomakertymä on käytettävissä, eli seuraavan lomakertymä-vuoden alkamispäivämäärä (normaalisti 1.4.).

Muistioon voi kirjata tapahtumaan liittyviä huomioita.

Henkilön työajan lyhennys -kertymä asetetaan ajan tasalle seuraavasti.

46


5.6 Muistio

Muistio on viimeinen henkilön alla oleva välilehti, johon palkanlaskija voi kirjata henkilöön liittyvää muistettavaa tietoa.

47

Palkan teko

6 Palkan tekoEcomissa palkat tehdään henkilöikkunan alaosassa, eli lähes kaikki palkanlaskentaan liittyvä tehdään samassa ikkunassa, mikä helpottaa huomattavasti sekä oppimista että nopeuttaa ohjelmiston käyttöä. Kun henkilön palkka on laskettu valmiiksi, siirrytään seuraavan henkilöön ja lasketaan tämän palkka.

6.1 Palkkalaskelma

Ecomin automaattisten toimintojen ansiosta on mahdollista, että palkkalaskelma on välittömästi valmis, varsinkin, jos kyseessä on säännöllistä palkkaa saava palkansaaja.

Palkkalaskelmat-riville ilmestyy uusi painike aina kun tehdään uusi palkkalaskelma. Tällaista painiketta painettaessa ohjelma tuo esille kyseisen palkkalaskelman tiedot ikkunan alaosaan. Näin minkä tahansa palkan esille ottaminen ja tarkastelu on nopeaa ja helppoa.

Uuden palkkalaskelman teko aloitetaan klikkaamalla kaukosäätimestä Lisää palkka-laskelma -valintaa. Ohjelma tuo esiin uuden palkkalaskelmapohjan, johon se on hakenut oletustiedoista valmiiksi määritetyt palkkalajit. Sen lisäksi henkilön alle henki-lökohtaisiin palkkalajeihin määritetyt palkkalajit ovat palkkalaskelman pohjatietona.

Ensimmäisen palkan yhteydessä ohjelmisto kysyy palkkajakson alkupäivää, eli mistä päivästä tämä palkkajakso alkaa. Samalla ohjelma kysyy palkanmaksupäivää, eli minä päivänä palkka maksetaan palkan-saajalle. Seuraavan palkan yhteydessä ohjelmisto ehdottaa uutta palkkalaskelmaa automaattisesti. OK-painikkeella ohjelma luo ensim-mäisen palkkalaskelman.

47

Palkan teko

6.1.1 Palkkalaskelman yleiset tiedot

Palkkalaskelman yleiset tiedot ovat sellaisia, jotka näkyvät koko ajan, vaikka palkkalaskelman alavälilehti vaihtuu.

Ohjelma näyttää kaikki henkilölle lasketut palkat halutulta aikaväliltä henkilötietojen alla olevassa Palkkalaskelmat- rivillä. Oletuksena näytetään aina kaikki kuluvan vuoden palkat, mutta näytettävää aikaväliä voi muuttaa Palkanlaskenta-ikkunan yläosan Aikajakso-valinnalla. Valitun aikajakson lisäksi ohjelma näyttää aina kaikki avoimet palkkalaskelmat.

48

Palkan teko

• Päivämäärät

Alkupäiväys kertoo palkanmaksukauden alkamispäivämäärän ja vastaavasti loppupäiväyksessä on palkan-maksukauden loppupäiväys. Mikäli käytössä on kumulatiivinen verokortti, on veropäivillä erittäin tärkeä merkitys laskettaessa ennakopidätystä oikein. Katso tarkemmin verokorttitietoja käsittelevä osa. Maksupäivään tulee se päivä, jolloin palkansajalla on palkkapäivä.

• Maksettu palkka

Maksettu palkka tarkoittaa sitä, että palkka on jo maksettu, eikä sen tietoja enää voi muuttaa. Maksetut palkat näkyvät Palkkalaskelmat-rivillä mustina, maksamattomat palkat sinisinä ja jos maksamattomia palkkoja on useampia, on näistä vain viimeinen sinisenä, ja kaikki muut maksamattomat palkat punaisena, mikä tarkoittaa sitä, että nämä pitää maksaa ennen viimeisimmän palkan maksua.Palkka merkitään maksetuksi kaukosääti-mellä. Palkan maksamiseen palataan myöhemmin tässä ohjekirjassa.

• Maksetaan

Maksetaan -kentästä eli Nettopalkasta näkee koko palkkalaskelman teon ajan nettopalkan kehittymisen. Ecom on ohjelma, joka laskee palkkaa sitä mukaan, kuin sinne lisätään palkkatapahtumia. Kun palkkarivit on annettu, on palkka valmis. Näin ohjelman toiminnan seuraaminen on hyvin helppoa.

49

Palkan teko

6.1.2 Palkkatapahtumat

6.1.2.1 Palkkatapahtumien teko pienellä näyttöruudullaMikäli palkanlaskentaohjelmistoa käytetään pienellä näyttöruudulla, jää varsinaisille palkkatapahtumille hyvin vähän tilaa. Varsinaista palkanmaksua tehtäessä voidaan palkanmaksuikkunaan tehdä lisää tilaa “piilottamalla” palkansaajan välilehdet omalla painikkeella.

Palkansaajan välilehdet saa piiloon painamalla palkansaajan ja palkkalaskelman välissä olevalla pitkällä kapealla painikkeella. Näin palkkalaskelmaan saa huomattavasti lisää palkkatapahtumarivejä näkyviin.

Kun tätä painiketta painaa, siirtyy se heti henkilötietojen alle. Kun sitä painaa siinä kohtaa uudestaan, palautuvat palkansaajan välilehdet taas näkyviin (painiketta ei näy kuvassa).

50

Palkan teko

• Kuukausipalkka tulee palkkaryhmien asetuksista. Kuukausipalkkalaiset-palkkaryhmään on määritelty tämä palkkalaji oletuspalkkalajiksi. Henkilön perustamisen yhteydessä on perustiedoissa annettu henkilölle palkkaryh-mäksi Kuukausipalkkalaiset, ja samalla ohjelma kopioi palkansaajan henkilökohtaisiin palkkalajeihin Kuukausi-palkka-palkkalajin. Tälle palkkalajille on annettu arvo, että se on aina mukana ja sille on annettu myös summa jonka kyseinen henkilö saa palkkaa. Näin tämä arvo tulee automaattisesti myös palkkalaskelmaan.

• Matkapuhelinetu on määritelty henkilön henkilökohtaiseksi palkkalajiksi kyseiselle välilehdelle. Sille on asetettu Aina mukana -valinta päälle, ja määritetty lukumäärän lisäksi myös hinta, joka näkyy nyt myös palkkalaskelmassa. Matkapuhelinetu on luontoisetu, joka ei lisää varsinaista rahapalkkaa, mutta vaikuttaa kyllä ennakonpidätykseen.

• Ennakonpidätys on määritelty pakolliseksi palkkalajiksi, joka tulee automaattisesti jokaiseen palkkalaskelmaan mukaan. Sen tietoja ei voi muuttaa, sillä se hoitaa verottajan osuutta palkasta ja määräytyy automaattisesti palkansaajan antaman verokortin mukaan.

• Työeläke- ja työttömyysvakuutusmaksut ovat tulleet automaattisesti palkkalaskentaan mukaan, vaikka niitä ei olekaan lisätty henkilön henkilökohtaisiin palkkalajeihin. Tämä johtuu siitä, että näihin palkkalajeihin on oletuksena määritelty Aina mukana -asetus päälle palkkalajiasetuksissa. Jos nämä halutaan pois laskelmasta jonkun henkilön kohdalla, pitää ne lisätä erikseen henkilön palkkalajeihin ja ottaa Aina mukana -asetus pois päältä. Tämä määritys on tehtävä yrityksen yrittäjälle, mikäli hän kuuluu YEL-eläkeryhmän piiriin.

Palkkatapahtumat on ensimmäinen palkkalaskelman alavälilehti. Tällä sivulla näkyvät kaikki palkkalas-kelman palkkarivit. Siinä ovat kaikki palkkalajiasetuksissa tai henkilökohtaisissa palkkalajeissa määritellyt “aina mukana” -palkkalajit tulleet automaattisesti palkkariveiksi. Mikäli jokin palkkalaji ei automaattisesti näy täällä vaikka mielestäsi pitäisi, tarkista vielä Aina mukana -kenttä palkkalajin asetuksista ja palkansaajan henkilökohtaisista asetuksista. Vastaavasti jos palkkalaskelmaan tulee automaattisesti mukaan jokin palkkalaji, joka mielestäsi ei siellä pitäisi olla, tarkista silloinkin edellä mainitut kohdat.

51

Palkan teko

6.1.3 Tietojen lisäys palkkatapahtumat -sivulle

Palkkatapahtumat-sivulle lisätään palkkalaskelmaan lisättävät palkkatapahtumat. Palkkatapahtuman lisäys alkaa painamalla kaukosäätimestä Lisää palkkarivi -valintaa. Mikäli palkkalajin numeroa ei muista ulkoa, kannattaa kaukosäätimestä valita näytä palkkalajit - valinta, jolloin kaikki palkkalajit saa hakuikkunaan esille (kuva alla) ja valittua palkkalaskelmaan.

Mikäli omassa kuvaruudussa on tilaa, kannattaa hakuikkunalle varata oma paikka, sillä tämän hakuikkuna on käytössä aina, kun palkkalaskelmassa haetaan tietoa haun kautta. Kursori vilkkuu automaattisesti hakuikkunan ensimmäisessä hakuken-tässä, eli palkkalajinumeron yläpuolella olevassa hakukentässä. Tässä esimerkkita-pauksessa haetaan päivärahakorvaus palkkalaskelmaan valmiiksi. Haku vaihdetaan nimen yläpuolella olevaan hakukenttään ja kirjoitetaan siihen p, jolloin ohjelma jättää pois kaikki muut palkkalajit ja ikkunaan jäävät pelkästään p-alkuiset palkkalajit, joista päiväraha on jo helposti valittavissa. Hiirellä valitaan ensin Päiväraha-rivi ja sen jälkeen painetaan Lisää -painiketta.

52

Palkan teko

Jokainen palkkatapahtuma voidaan kirjata omaksi riviksi tässä ikkunassa, jolloin esimerkiksi jokaisen kilometri-korvaus kirjataan omana palkkarivinä. Näin kirjausten tarkistaminen on helppoa ja selkeää. Palkkalaskelman tulos-teeseen tulee pelkästään palkkatapahtumien yhteissumma, eikä jokaista palkkariviä erikseen.

6.2 Kuukausipalkkalaisen lomatietojen hallinta

6.2.0.1 .Tasaisesti kuukausipalkkaa saavan palkansaajan lomatietojen hallinta (b)

Kun henkilö saa tasaisesti vuoden ympäri kuukausipalkkaa, eikä hänelle makseta erillistä vuosilomakorvausta, annetaan kertymää vähentävään palkkalajiin vain lomapäivien lukumäärä. Hinta jätetään avoimeksi, koska kuukausi-palkka sisältää jo vuosilomakorvauksen käsittelyn.

Palkkatapahtumaikkunan palkkariville esiin tulleeseen palkkalajiin annetaan lukumäärä ja ohjelma laskee rivin yhteen ja päivittää myös nettopalkkarivin.(huomioi, että tässä ikkunassa käyttäjä on vaihtanut rivien paikkaa mieltymystensä mukaan. Se tapahtuu ottamalla sarakeotsikosta kiinni hiirellä ja viemällä se haluttuun paikkaan).

Alkupäivään, loppupäivään, projektinumeroon ja alaprojektinumeroon voi kirjata projekteihin liittyvää tietoa. Ecom tulee käyttämään tätä tietoa hyväkseen mm. Ecom 3 -ohjelmiston projektiseurannassa. Mikäli näitä tietoja ei käytetä, voidaan ne siirtää taulun viimeisimmiksi kentiksi.

Jos samalle riville annetaan useamman tapahtuman lukumäärät yhdellä kerralla, voidaan käyttää Ecomin laske yhteen - toimintoa. Jos esimerkiksi kilometriveloitukset halutaan summata yhdelle palkkariville, voidaan Määrä-kentästä valita laske yhteen -toiminto. Se tapahtuu painamalla hiirellä Määrä-kentässä olevaa Plus-painiketta tai painamalla näppäimistön välilyönti-painiketta. Katso lisää kaavoista.

Vuosiloman ja työajan lyhennyksille on olemassa omat palkkalajit, jotka vähentävät automaattisesti henkilön lomakertymiä, kun kyseisiä palkkalajeja käytetään palkkari-villä. Nämä kertyvää vähentävät palkkalajit on määritelty palkkalajiasetuksiin kertymät-ikkunasta

53

Palkan teko

.

Kun tämä asetus on tehty voidaan palata takaisin palkkalaskenta-ikkunaan ja lisätä vuosiloman palkkalaji palkkalas-kelmaan.

Se tapahtuu valitsemalla kaukosäätimestä lisää palkkarivi ja hakemalla kaukosäätimestä näytä palkkalajit valinta esille.

Ennen kuin tällä tavoin käytettävä vuosilomien kertymää ylläpitävä palkkalaji toimii oikein, on sen toiminta määriteltävä uudestaan palkkalajiasetuksissa. Se löytyy painamalla kaukosäätimestä asetukset-painiketta jonka alta saa esiin palkanlaskenta-otsikon. Sen jälkeen valitaan Palkka-lajit-valinta ja etsitään palkansaajan vuosilomapalkka (kk-palk) -palkkalaji hakuikkunan kautta. Kuvan ikkunaan se on etsitty valmiiksi. Oletuksena tämä palkkalaji on prosenttipohjainen ja se muutetaan nyt hintapohjaiseksi Tyyppi-valintaan. Näin tähän palkkalajiin ei kerry automaattisesti mitään hintaa palkkalaskelmassa, vaan ainoastaan käytetyt lomapäivät.

Sulje-painikkeella asetusikkuna sulkeutuu.

54

Palkan teko

6.2.0.2 Kuukausipalkkalaiselle maksetaan erillinen lomakorvaus

6.2.0.3 Kuukausipalkkalaisen lomaltapaluurahan maksatus

Mikäli vuosilomapalkkalajin numeroa ei muista ulkoa, saa palkkalajit esiin kaukosäätimen näytä palkkalajit-painikkeella. Nimihakuun kirjoitetaan loma*, jolloin ohjelma tuo kaikki sellaiset palkkalajit esiin, joissa esiintyy loma-sana. Jäljelle jääneistä palkkalajeista valitaan kuukausipalkkalaisen vuosilomapalkka, painetaan Käytä-painiketta, jolloin palkkalaji ilmestyy palkkalaskelman uudelle riville. Kun henkilö on kuukausipalkkalainen, käytetään vuosilomapalkan mukaista lomapalkkaa. Käytetty loma vähentää henkilön lomakertymäsaldoa automaattisesti. Vähennys tapahtuu, kun palkka merkitään makse-tuksi, ja vähennys kirjautuu henkilön kertymät sivulle. Vähennys näkyy jo tulostettavassa palkkalaskelmassa, vaikka laskelmaa ei vielä olisikaan merkitty maksetuksi.

Mikäli kuukausipalkkalaiselle maksetaan erillinen lomakorvaus kuukausipalkan sijasta. vähennetään kuukausipalkkaa niin, että vuosilomakorvauksen ja kuukausipalkan suhde vastaa kuukausipalkan arvoa.

Lomaltapaluuraha maksetaan käytettyjen lomapäivien mukaan, ellei yrityksessä ole sovittu jotain muuta käytäntöä. Kuukausipalkkalaisen lomatapaluuraha on valmiina ohjelmiston asetuksissa (palkka-lajinumerolla 1620). Se haetaan hakupainikkeen kautta ja määräksi annetaan lomapäivien lukumäärä silloin, kun lomapalkka maksetaan samalla kertaa.

Jos kuukausipalkkalaisen lomaltapaluuraha maksetaan kahdessa erässä niin, että lomalle lähdettäessä lomara-hasta maksetaan etukäteen yksi kolmannes ja kaksi kolmannesta seuraavan palkanmaksun yhteydessä, jaetaan lomapäivät jaon suhteessa palkkalaskelmaan.

55

Palkan teko

6.2.0.4 Tuntipalkkalaisen lomien hallinta erillisen keskiansioon perustuvan taulukon avulla

. Kun ohjelmaa otetaan käyttöön, voidaan vuosilomapalkan laskennassa käytettävälle keskituntiansiolle määritellä hinta henkilön henkilökohtaisiin palkkalajeihin, jonka jälkeen sitä voi käyttää myös palkkalaskelmassa.

Kun vuosilomapalkka toteutetaan erillisen toimialakohtaisen taulukon avulla, jossa kertyneet lomapäivät on muutettu kertoimella tunneiksi, kannattaa ohjelmistossa oletuksena oleva vuosiloman kertymä muuttaa sellaiseksi, joka vähentää vuosiloman kertymää käytetyillä lomapäivillä (kuvassa alla myös nimi muutettu), eikä siihen anneta palkkalaskelmassa mitään hintaa, vaikka se tässä onkin muutettu hintapohjaiseksi. Tämän palkkalajin käyttö siis vähentää palkansaajan vuosilomakertymää. Vuosilomapalkan laskemiseen tehdään toinen palkkalaji, joka laskee palkan.

56

Palkan teko

6.2.0.5 Tuntipalkkalaisen lomien hallinta keskiansion avulla

Sen jälkeen perustetaan toinen palkkalaji, joka perustuu suoraan keskiansioon. Se tapahtuu painamalla lisää-painiketta. Kuvassa alhaalla on perustettu uusi palkkalaji. Palkkalaskelmaan määrä-kenttään annetaan siis taulukon mukainen tuntien lukumäärä, tai osa siitä riippuen vuosiloman pituudesta.

Vuosilomapalkan laskennassa käytettävälle keskituntiansiolle määritellään hinta henkilön henkilökohtaisiin palkkalajeihin, jonka jälkeen sitä voi käyttää myös palkka-laskelmassa.

57

Palkan teko

Vuosiloman laskentaan käytetään palkkalajia, joka samalla vähentää kertymää ja laskee vuosilomapalkan

. Tämän palkkalajin käytössä on otettava huomioon se, että vaikka vuosiloma lasketaan vuosiloman mukaan merkitään vuosiloma-palkkalajiin vuosilomapäivien lukumäärä. Se tapahtuu muuttamalla tämän palkkalajin asetuk-sissa (oletuksena numerolla 1510) prosenttiarvoa kertomalla se lomapäivän tuntien pituudella( oletuksena kahdeksan tuntia kertaa 100% keskituntiansio = 800 %). Palkkalaskelmassa määrä-kenttään annetaan loman kesto siis päivissä.

58

Palkan teko

6.2.0.6 Työajan lyhennyslomien hallinta

Työajan lyhennys kertyy palkansaajalle normaalisti tunneissa, kun vuosilomakertymä kertyy päivissä. Työajan lyhennys-palkkalajin käyttö palkkalaskelmassa vähentää palkansaajan työajan lyhennyskertymää automaattisesti. Työajan lyhennys -palkkalaji lasketaan yleensä keskituntiansion, korotetun keskituntiansion tai henkilön tunti-palkan mukaan. Se, millä tavalla tätä palkkalajia yrityksessä käytetään, määritetään kyseiseen palkkalajiin palkkalajiasetuksissa siihen viittaava laskentatapa. Kuvassa alla työajan lyhennys tulee korotetun keskiansion mukaan.

59

Palkan teko

6.2.1 Palkkalajit-alavälilehti

Palkkalajikohtaisen yhteenvedon saa esille Palkkalajit-alavälilehdeltä, joka on toisena välilehtenä henkilön Palkkalaskelma-ikkunassa. Tämän sivun saa esille painamalla hiirellä alavälilehden

Tällä välilehdellä on laskettu yhteen palkkalaskelman Palkkatapahtumat-sivun palkkalajikohtaiset summat. Tämän taulun tietoja ei voi muuttaa, vaan muutokset tehdään Palkkatapahtumat-alavälilehdellä. Tämän ikkunan tiedot näkyvät palkkalaskelmassa. Jos palkkatapahtumien tiedot on eritelty projektikohtaisesti palkka-tapahtumat välilehdelle, on tähän Palkkalajit-välilehdelle koottu yhden palkan palkkalajikohtaiset tiedot näkyvissä yhteismääränä.

60

Palkan teko

6.2.2 Palkkalajiluokat

Palkkalajiluokat-alavälilehdellä näkyy palkkalajiluokittaiset yhteissummat. Kun halutun palkkalaji-luokan valitsee, näyttää oikealla puolella oleva taulu palkkalajeittain, mistä palkkalajiluokan summa koostuu. Tämän taulun tietoja ei voi muuttaa, vaan muutokset tehdään Palkkatapahtumat-alaväli-lehdellä.

61

Palkan teko

6.2.3 Kertymät

6.2.3.1 Sairasajan lomakertymien hallinta palkkalaskelmassa

Kertymät-sivulla on henkilön lomakertymät, joita henkilölle on palkkalaskelmassa kertynyt. Ohjelma hakee kertymät automaattisesti palkanlaskenta-asetuksista Kertymät-taulusta ensin henkilön Kertymät-välilehdelle ja sieltä tähän palkanlaskennan alavälilehdelle.

Kertymät kertyvät aina siinä palkkalaskelmassa, joka sisältää kuukauden viimeisen päivän. Henkilö kertymätie-doissa ovat aina edellisiltä kuukausilta kertyneet saldot.

Mikäli palkansaaja on ollut sairas- tai jollakin muulla lomalla tai vapaalla, on palkkalaskelman kertymä-tauluun annettava uudet kertymätiedot sen mukaan, miten ne kulloisessakin tapauksessa ovat saldoihin vaikuttaneet. Tällaisessa tapauksessa annetaan muuttuneet kertymäarvot automaattisten kertymäsaldojen tilalle, jolloin ne siirtyvät henkilön Kertymät-välilehdelle kun palkka merkitään makse-tuksi.

62

Maksa palkka

6.2.4 Muistio

7 Maksa palkkaPalkan teon jälkeen se voidaan merkitä maksetuksi. Maksettua palkkaa ei voi enää muuttaa.

7.1 Palkanmaksu

7.2 Palkanmaksun peruminen

Muistio on jaettu kahteen osaan, joista toinen on palkanlaskijan sisäiseen käyttöön ja toinen tulostuu palkansaajalle palkkalaskelman mukana.

Palkka merkitään maksetuksi valitsemalla kaukosäätimestä kohta maksa palkkalaskelma, jolloin ohjelma lukitsee palkan. Palkkalaskelma voidaan merkitä maksetuksi myös tulostuksen kautta, jonka jälkeen ohjelma ehdottaa palkan merkitsemistä maksetuksi. Palkan maksamisen jälkeen maksetut palkat voidaan siirtää pankkiohjelmiston maksettaviksi valitsemalla raporteista Maksulista-raportin.

Mikäli maksetuksi merkityssä palkassa on virhe, eikä palkansaaja ole vielä saanut palkkaa, voidaan maksetuksi merkitseminen vielä perua. Ohjelma peruuttaa aina viimeisimmän maksetun palkan maksa-tuksen. Peruutus tapahtuu valitsemalla palkanlaskentaikkunan ollessa auki ylävalikosta Palkanlaskenta, ja sen alta Peruuta maksatus.

63

Maksa palkka

7.3 Palkan poistaminen

Mikäli koko palkkalaskelma halutaan poistaa, merkitään se maksamattomaksi, jos se on maksettu ja poistetaan se valitsemalla ylävalikosta Palkanlaskenta, ja sen alta Poista palkkalaskelma. On hyvä muistaa, että vain viimeisin maksamaton palkkalaskelma voidaan poistaa.

64

Palkanlaskennan hakutoiminnot

8 Palkanlaskennan hakutoiminnotEcomin palkanlaskennassa on erittäin hyvät ja monipuoliset hakutoiminnot. Sen lisäksi ohjelmassa on palkkaryhmä-kohtainen suodatin, jonka avulla palkansaajat on helppo pistää palkanlaskentajärjestykseen.

Päivämäärien mukaan saadaan ohjelmaan erilaisia näkymiä, jolloin saadaan myös aiempien vuosien palkkalas-kelmat näkyviin.

8.1 Suodattimella palkansaajat järjestykseen

8.2 Päivämääräsuodattimet

Ecomiin on rakennettu erittäin kätevä suodatin, jonka avulla saadaan aina tietyn palkanlaskenta-kerran laskettavat henkilöt järjestykseen. Suodattimen avulla saadaan esimerkiksi kaikki kuukausi-palkkaa ansaitsevat henkilöt peräkkäin ja suodatettua kaikki muut henkilöt välistä pois. Tämän ominaisuuden ansiosta henkilöitä ei tarvitse ryhmitellä numeron mukaan millään tavalla, vaan ohjelma voi hoitaa sen automaattisesti.

Haluttu palkkaryhmä valitaan Suodatin-kentän perässä olevasta alasvetovalikosta. Kun esimerkiksi Kerran kahdessa viikossa -palkkaryhmäläisille maksetaan palkkaa, valitaan tämä palkkaryhmä suodattimen alasve-tovalikosta, jolloin kaikki muut palkansaajat jäävät pois ja kerran kahdessa viikossa palkkaa saavat henkilöt löytyvät peräkkäin yläikkunan Seuraava -painikkeella.

Päivämääräsuodattimen avulla palkanlaskentaan saa näkymään esimerkiksi edellisen vuoden palkat, joita ohjelma ei näytä perusnäkymässä. Päivämääräsuodatin on Aikajakso-kenttä ja se löytyy palkka-laskelman yläikkunasta heti Suodatin-kentän perästä. Ohjelma näyttää oletuksena aina kyseisen vuoden palkat. Mikäli esimerkiksi edellisen vuoden maksetut palkat halutaan esille, valitaan päivämää-räikkunaan kyseisen vuoden päivämäärärajat. Ohjelma näyttää aina valitun aikajakson lisäksi kaikki maksamattomat palkat.

65

Palkanlaskennan hakutoiminnot

8.3 Henkilöhaku

Palkanlaskentaikkunassa henkilöitä voi selata ylävalikossa olevilla selainpainikkeilla, joiden avulla pääsee ensimmäiseen, edelliseen, seuraavaan ja viimeiseen palkansaajaan yhdellä painalluksella,

Nopeampi tapa etsiä oikean henkilön tiedot esille on käyttää hakuikkunaa. Henkilöhakuikkuna on aivan sama ikkuna, mitä käytetään esimerkiksi palkanlaskennan palkkalajihaussa. Itse asiassa se on sama ikkuna, mutta sen tiedot päivittyvät sen mukaan, missä kentässä kulloinkin liikutaan ja mikä haku on aktiivi-sesti valittuna.

Henkilöhaun saa esille painamalla ylävalikon Haku-painiketta, joka avaa ja aktivoi henkilöhakuikkunan. Haussa on viisi erilaista hakutoimintoa, joiden mukaan ohjelmasta voi hakea henkilöitä esille, ja jokaisen kentän yläpuolella on oma erillinen hakuikkuna. Haun voi suorittaa joko käyttämällä vain yhtä hakukenttää, tai tietoa voi syöttää useampaan hakukenttään, jolloin ohjelma hakee kaikilla hakukriteereillä yhtäaikaa. Mikäli haussa on useampi hakukriteeri käytössä, voidaan haku suorittaa kahdella tavalla, joko Ja-hakuna, tai Tai-hakuna. Ja-haussa pitää kaikkien kenttien löytyä haun tuloksista, kun taas Tai-haussa riittää että jonkin kentän hakusana löytyy haun tuloksesta. Jos hakukenttään annetaan hakusanan lisäksi tähti (*), esim. henkilötunnukseen 66*, hakee ohjelma kaikki ne tiedot, joissa jossain kohtaa esiintyy hakusana, eli esimerkin mukaisesti numerot 66 jossain kohtaa henkilötunnusta.

66

Tulosteet

9 TulosteetEcomissa on monipuoliset tulostustoiminnot. Kaikki palkanlaskennan tulosteet saa haluttaessa esikatseluikkunaan. Sen jälkeen ne voi tulostaa, tallettaa tiedostoon tai vaikka sähköpostiin. Palkanlaskentaraportit voi tulostaa myös suoraan paperille ilman esikatselua.

Jokaisesta Ecomin ikkunasta, josta löytyy Tulosta-painike ohjelmaikkunan ylävalikosta, voi tulostaa aiheet halua-malleen pohjalle. Tulostuksen voi tehdä siis myös muualle, kuin pelkästään kirjoittimelle.

9.1 Palkanmaksu-raportit

Palkanmaksuraportit sisältävät yhteen palkanmaksutapahtumaan liittyvät tulosteet.

9.1.1 Palkkalaskelma

• Palkkaryhmällä voidaan valita se palkkaryhmä, joille palkka maksetaan. Oletuksena ohjelma ehdottaa pistettäväksi kaikki palkkaryhmät maksuun. Kentän perässä on alasvetovalikko, josta voi halutun palkkaryhmän valita.

• Maksupäivään annetaan sen päivän arvo, jolloin palkkalaskelmat pistetään maksuun.

• Maksamattomat / kaikki -valinnalla määritetään, näyttääkö ohjelma maksupäivän valinnassa vain sellaiset maksupäivät, joilta löytyy maksamattomia palkkalaskelmia, vai näytetäänkö kaikki ohjelmasta löytyvät maksupäivät.

9.1.2 Maksuluettelo ja pankkiaineiston teko

Palkanlaskennassa on erillinen Raportit-valikko. Se löytyy parhaiten kauko-säätimen Ohjelmat-puolelta Palkanlaskennan alta kohdasta Raportit.

Raportit on ryhmitelty aiheensa mukaan erilaisiin ryhmiin. Seuraavassa on esitelty Ecomista saatavat raportit

Palkkalaskelma-raportista voi tulostaa kerralla kaikki yhden palkanmaksukerran palkkalaskelmat ja määrittää ne kaikki kerralla maksetuiksi. Palkkalaskelma-ajossa on erilaisia määrityksiä, joiden avulla saadaan haluttu palkanmaksu suoritetuksi

Maksuluettelossa näkyvät kaikki palkanmaksussa mukana olleet palkansaajat listattuna. Tulosteen sulkemisen jälkeen ohjelma kysyy haluatko tehdä maksuluettelosta maksuaineiston, joka voidaan sitten lähettää pankkiohjelmalla maksettavaksi.

Pankkiaineistoasetukset tehdään palkanlaskenta-asetuksista pankkiohjelmisto-välilehdeltä.

67

Tulosteet

9.1.3 Palkkalista

9.2 Kuukausiraportit

Kuukausiraportit antaa yhteenvedon kuukauden palkkatapahtumista. Yhteenvetotiedot koostuvat kolmesta eri rapor-tista.

9.2.1 Palkkalistojen yhdistelmä ja yrityksen SoTu:n laskenta

9.2.2 Tiliöintitosite

9.2.3 LEL- /ja TaeL-eläkevakuutus

9.3 Vuodenvaihderaportit

9.3.1 Palkkailmoitus

Palkkailmoituksessa on lueteltu kaikki palkansaajat palkkaryhmittäin jokainen palkansaaja omalla rivillään.

9.3.2 Vuosi-ilmoituksen palkansaajakohtainen erittely

Tässä raportissa on eritelty palkansaajakohtaisesti tämän palkkatapahtumat.

Palkkalista kertoo yhteenvetona yhden palkanmaksukerran tiedot, jossa on yhden henkilön tiedot rivikohtaisesti ja kaikkien tiedot yhteenvetona viimeisellä rivillä.

Palkkalistojen yhdistelmä -raportti laskee kuukauden SoTu-laskelman. Se lasketaan jokainen kuukausi erikseen. Jos Ecomin palkanlaskenta otetaan kesken vuotta käyttöön, on edellisten kuukausien SoTu-laskelmat laskettava kuukausitasolla jokainen kuukausi erikseen, ennen kuin varsinaisen kuukauden SoTu:n voi laskea.

Kun kuukaudelle halutaan laskea Sotu, valitaan kyseinen valinta raportin tekovai-heessa.

Tiliöintitosite antaa yhteenvedon kuukauden palkoista palkkalajikohtaisesti, ja tämä tuloste on tarkoi-tettu kirjanpidon tositteeksi. Mikäli palkkalajille on annettu kirjanpidon tili, näyttää raportti myös tämän tilin.

Mikäli palkanlaskennan yhteydessä on ollut LEL- tai TaeL-eläkevakuutuksen piirissä olleita palkan-saajia, tulee näiden henkilöiden tiedot tälle listalle.

Vuodenvaihderaportit ajetaan vuoden vaihtuessa. Tällöin nollataan henkilön kumulatiiviset palkkalajik-ertymät, jotka ovat aina vuositasolla. Tällöin pitää luoda uusi verokortti tyhjillä kumulatiivisilla tiedoilla.

TYVI-Raporteista on oma Käsikirja, joka löytyy Windowsin Käynnistä-painikkeen alta ohjelmat-valinnan takaa Ecom 3 ja ohjeet-otsakkeelta.

Vuosi-ilmoituksen palkansaajakohtainen erittely ei tulostu, jos valitulla aikajaksolla on avoimia palkkalaskelmia. Ohjelma näyttää nyt listan avoimista laskelmista.

68

Tulosteet

69

9.3.3 TEL-eläkevakuutus

Raportti antaa yhteenvetona jokaisesta henkilöstä annetut palkat ja työsuhteen alkamis- ja lopetuspäivämäärät.

9.4 Projektiraportit

.

9.5.1 Palkkatodistus

Palkkatodistus antaa yhteenvetotiedot edellisestä vuodesta, valitulta aikaväliltä sekä viimeisimmästä palkasta.

9.5.2 Palkkakortti

Palkkakorttiin valitaan aikajakso ja se henkilö, jolle palkkakortti kirjoitetaan.

9.5.3 Palkkalajien yhteenveto

.

Ecomissa voidaan palkkalajeja kohdistaa palkkatapahtumittain ja näitä tapahtumista voi ottaa kahdenlaisia raportteja: Projektin henkilöt ja Projektin kustannukset. Projektit perustetaan Asetuksiin ohjelmisto-valikon alle Projektit-määrityksiin.

9.5 Muut raportit

Palkkalajien yhteenveto antaa summat joko kaikista henkilöistä, palkkaryhmäkohtaisesti, tai henkilöta-solla. Raportti tekee yhteenvedon kaikista palkkalajeista palkkalajikohtaisesti

Tulosteet

.

9.5.5 Lomapalkkavelkaraportti

Lomapalkkavelkaraportti antaa raportin, jossa on vedetty yhteen yrityksen maksamattomat lomapalkat. Jotta lomapalkkavelkaraportti antaa lomavelat summina, on ensin määritettävä palkansaajittain oikea vuosiloman kertymäperuste.

Seuraavaksi katsotaan palkanlaskennan puolella asettamassa palkansaajille oikeat kertymätaulut.

9.5.4 Palkkalajiraportti

Palkkalajiraportin avulla saadaan halutulta aikajaksolta valittujen henkilöiden valitut palkkalajit listattua erilaisilla lisävalinnoilla. Tämä raportti on erittäin monipulinen ja käytännöllinen monenlaisen tiedon etsimiseen.

70

Tulosteet

9.5.5.1 Lomapalkan kertoimien laskenta

Kun palkanlaskentaikkuna on taustalla auki, valitaan ylävalikosta palkanlaskenta, josta valitaan lomapalkkojen kertoimien laskenta -valinta.

71

Tulosteet

Kun nämä asettelut on tehty, ja henkilö on saanut palkkaa lomanmääräytymisjaksun aikana, antaa vuosilo-mavelkaraportti suoraan yrityksen vuosilomavelan kyseisiin raporttiin halutulta ajalta.

Lomapalkkalajien kertoimien laskentataulua käytetään ensisijaisesti keskiansion laskentaan, kun vuosilomapalkka halutaan laskea päiväpalkkatasolla niin, että palkanlaskentaan voidaan laskea vuosilomapalkka päivinä, eikä kertoimina.

Jotta lomapalkkavelkaraportti antaa summia, on palkansaajalle kerrottava se lomataulukko, jota palkansaaja käyttää. Se tapahtuu painamalla palkansaaja-ikkunan lomataulukkokentän perässä olevaa alasvetopainiketta, jonka alta voi valita oikean lomataulukon. Talotekniikka-alalla valitaan alla näkyvä lomataulukko.

Taulukon sisällön voi tarkistaa Taulukot painikkeella. Kun kaikille henkilöille on valittu oikeat lomataulukot, voidaan tämä ikkuna sulkea ja palata takaisin raportteihin, joka tapahtuu kätevästi kaukosäätimestä, kunhan myös palkan-saajaikkunan sulkee ensin.

Huomioi: laske-painiketta saa käyttää vain silloin, kun palkansaajille halutaan laskea uudet vuosilomapalkkojen rahalliset

määräytymisperusteet, sillä sen se tekee päivittämällä palkansaajan henkilökohtaisiin palkkalajeihin uudet prosentit päiväta-

solla tapahtuvaksi vuosilomapalkan maksuksi. Ennen painikkeen painamista on varmistettava, että henkilön henkilökohtaiset

kertymät ovat ajantasalla ja on se aika vuodesta, jolloin halutaan laskea uudet vuosilomakertoimet uuteen jaksoon.

72

Keskiansion laskenta

10 Keskiansion laskenta

10.1 Keskiansion laskenta

Keskiansion laskenta löytyy palkanlaskentaik-kunan ollessa auki ikkunan yläosasta olevasta Palkanlaskenta-valikosta. Esiin tulevasta alava-likosta valitaan Laske keskiansiot.

Ohjelma avaa ikkunan josta voi valita laskennan kohteeksi palkkaryhmän tai yksittäisen henkilön.

Ensimmäiseen kenttään annetaan laskettava keskiansio ja seuraavaan kenttään haluttu laskennan aikaväli.

Painamalla Laske-painiketta ohjelma laskee keskiansion valituille henkilöille.

Laskettu tulos päivittyy laskennan tuloksen tallennuspalkkalajiin. Eli keskiansion tulos tallentuu siihen palkkalajiin, jonka numero näkyy tässä kentässä. Kun valitulle palkansaajalle lasketaan seuraava palkkalaskelma, ja siinä käytetään keskiansiopohjaisia palkkalajeja, pohjautuvat ne viimeisen keskiansiolaskennan tulokseen.

Kun laskenta on ohi, tulostaa ohjelma laskentaraportin.

73

Vuodenvaihdeajot ja uuden vuoden aloittaminen

11 Vuodenvaihdeajot ja uuden vuoden aloittaminen

11.1 “Kolmastoista palkanlaskenta-ajo”

12 Henkilön työsuhde päättyy

Kolmastoista ajo tarvitaan silloin, kun palkansaajalla on olemassa luontoisetuja, mutta palkanmaksuja ei ole vuodessa ollut 12 kappaletta, joiden mukaan luontoisedut lasketaan, sillä siis tasoitetaan vuoden aikana vajaaksi jääneet luontoisetujen mukaiset ennakonpidätykset.

Kun henkilön työsuhde päättyy, merkitään päättymispäivä henkilön perustietoihin Työsuhde päättyi -kenttään. Sen lisäksi poistetaan “pukki” aktiivinen maksu -kentästä. Henkilön verokorttitietoihin Verokortit-sivulle kannattaa viimeiseen verokorttiin antaa verokortin Loppupvm-kenttään viimeisen palkanmaksukuukauden viimeinen päivämäärä. Näin hänelle ei tule vahingossakaan maksettua uusia palkkoja.

Ecomista ei tarvitse, eikä edes kannata poistaa sellaisia henkilöitä, joille palkkaa on maksettu. Ecomiin palkkaryhmäpohjainen suodatus näyttää vain aktiivisessa palkanmaksussa mukana olevat henkilöt, joten entiset palkansaajat eivät “kummittele” jokaisessa palkanlaskennassa.

74

Ecomin antamat ilmoitukset

13 Ecomin antamat ilmoitukset

13.1 Palkkalaskelmassa

13.1.1 Henkilöllä ei ole kelvollista verokorttia ajalle...

Tällöin tulee tarkistaa henkilön Verokortti -välilehdeltä verokortin alku- ja loppupvm-kentät. Todennä-köisesti nämä päivämäärärajat eivät täsmää palkanmaksukauden kanssa, jolloin verokortin päivämää-rärajat tulisi muuttaa niin, että verokortin päivämäärärajat sopivat palkkalaskelman palkkajakson päivämääriin.

Verokortin Loppupvm-kenttään ei välttämättä tarvitse antaa mitään arvoa, jolloin se on voimassa toistaiseksi.

75

Documents

ALKANLASKENTA Palkanlaskenta.pdfPalkanlaskenta Palkka-asetukset 8 4.3.2.1 Palkkaryhmä-ikkunan toiminta Avautuvan ikkunan yläosassa näkyvät valmiit palkkaryhmät. Pieni musta kolmio