(ALPEKA-BOS 2016_100)

APLIKASI LAPORAN PERTANGGUNG-JAWABAN KEUANGAN DANA BOS TINGKAT SEKOLAH

PENDAHULUAN ALPEKA merupakan hasil kerjasama antara Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan

dengan United States Agency for International Development (USAID/Indonesia). ALPEKA adalah aplikasi pada tingkat sekolah yang berguna untuk mengelola dan membuat

laporan keuangan sekolah, terutama laporan penggunaan dana BOS. ALPEKA sangat mudah digunakan dan disusun sesuai dengan Juknis BOS. Dengan

menggunakan ALPEKA sekolah tidak perlu repot menyusun laporan-laporan yang diwajibkan, sehingga dengan menggunakan aplikasi ini tidak ada alasan lagi bagi sekolah untuk terlambat melaporkan penggunaan dana BOS baik secara offline maupun secara online.

Aplikasi ini dibuat dengan memperhatikan pengguna (user) yaitu para bendahara di setiap sekolah, aplikasi ini dibuat sangat sederhana, mudah digunakan dan mudah dipelajari. Aplikasi ini didisain untuk dapat dipelajari secara mandiri.

Aplikasi ini sengaja di buat berbasis excel yang dilengkapi dengan makro, karena pada umumnya semua sekolah sudah biasa menggunakan excel dan hampir disemua komputer/laptop yang ada di sekolah pasti ada aplikasi excel. Versi excel yang mendukung aplikasi BOS ini adalah versi 2007 ke atas, dengan operating sistem minimal window XP.

PENJELASAN ALPEKA

1. Aplikasi untuk mencatat data keuangan sekolah (perencanaan dan realisasi), serta mencetak laporan BOS.

2. Tidak dibatasi dari sumber dana BOS saja.

3. Satu buah File Aplikasi BOS dibatasi hanya untuk pencatatan data keuangan sekolah selama satu tahun anggaran saja.

Tampilan File Program (Alpeka_BOS_2016-100.xls)

Kelompok Menu Pada Program ALPEKA

LANGKAH-LANGKAH PENGGUNAAN ALPEKA

DATA UMUM

1. DATA UMUM

Tampilan Data Umum

Tahun Anggaran

Nama Sekolah

NPSN

NSS

Jumlah Siswa

Alamat Sekolah

Desa

Kecamatan

Kabupaten/Kota

Provinsi

Nama Kepala Sekolah

NIP Kepala Sekolah

Nama Ketua Komite Sekolah

Nama Bendahara

NIP Bendahara

Data UmumBack

PROGRAMSEKOLAH

2. PROGRAM SEKOLAH

• Pada aplikasi sudah ada daftar kegiatan sekolah yang terkait dengan program dan sub program sekolah.

• Bila nama kegiatan cocok dengan RKAS/ RKT sekolah, maka pada kolom dengan nama kolom disekolah di pilih ‘Ya’

• Program dan sub program tidak dapat di ubah.• Kegiatan bisa ditambah.

Program Sub Program KegiatanPilih ‘Ya’ bila ada dalam RKAS/RKT

Tampilan Program Sekolah

3. GENERATE FILE DATA

Generate

BOS 2015 - SD ……… - DATA

GENERATEMembuat file data KOSONG

Tampilan Hasil Generate File Data

RENCANA

REALISASI

Tampilan Generate File Data (lanjutan…)

RENCANA

4. MENGISI RENCANA PENERIMAAN & PENGELUARAN

Rencana penerimaan dicatat pada sheet “rencana-terima”

Transaksi rencana terima terdiri dari:• Tahun pelajaran, dipilih dari list yang ada• Sumber dana• Besaran uang yang rencana diterima ,

ditulis pada kolom triwulan kapan dana direncanakan akan turun

(Tahun pelajaran dan sumber dana tidak perlu diketik, silahkan memilih langsung dari daftar yang ada, klik tanda panah yang ada disebelah kanan sel)

4a. Mengisi Rencana Penerimaan

Rencana penerimaan dicatat pada sheet “rencana-terima”

Transaksi rencana pengeluaran terdiri dari:• Tahun pelajaran, dipilih dari list yang ada• Sumber dana• Kegiatan peruntukan dana• Komponen dana BOS • Besaran uang yang rencana pengeluaran ,

ditulis pada kolom triwulan kapan dana direncanakan akan dikeluarkan

( Kecuali angka dan keterangan, yang lain tinggal pilih dari list yang ada)

4b. Mengisi Rencana Pengeluaran

REALISASI

5. MENGISI REALIASI PENERIMAAN & PENGELUARAN

Realisai penerimaan dicatat pada sheet “realisai-

terima”

Transaksi realisasi terima terdiri dari:• ID, terisi otomatis• Tanggal transaksi dengan format:

tgl/bln/thn• Transaksi pada buku kas atau rekening

bank• No bukti transaksi• Uraian transaksi• Sumber dana• Bila pemotongan pajak, pilih jenis pajak.• Jumlah realisasi penerimaan• Keterangan

5a. Mengisi Realisasi Penerimaan

1. Saldo2. Penerimaan Dana di

Bank

KAS

1. Saldo2. Penerimaan Dana dari Bank3. Penerimaan dana dari

sumber lain4. Titipan Pajak

Ilustrasi Dalam Realisasi Penerimaan

Transaksi realisasi keluar terdiri dari:• ID, terisi otomatis• Tanggal transaksi dengan

format: tgl/bln/thn• Transaksi pada buku kas atau

rekening bank• No bukti transaksi• Uraian transaksi• Sumber dana• Kegiatan peruntukan dana• Komponen BOS• Jumlah realisasi penerimaan• Keterangan

5b. Mengisi Realisasi Pengeluaran

Khusus Belanja modal• Volume• Pengarang/Pembuat• Referensi• Tanggal Terima

Transaksi KeluarDari Bank

Transaksi TerimaDi Kas

KAS

Mutasi Uang dari Bank ke Kas Tunai (transaksi INTERNAL)

1 2

Nomor Bukti

Nomor bukti harus diisi, tidak boleh kososng dengan Fomat : 1. Untuk Transkasi Internal => int spasi XX spasi NNN2. Untuk Transkasi External=> XX spasi NNN

XX = BM (bank Masuk)= BK (Bank Keluar)= KM (Kas Masuk)= KK (Kas Keluar)

NNN = Nomor Urut Bukti

Penerimaan saldo Penerimaan yang terjadi di Bank Penerimaan yang terjadi Kas Penerimaan titipan pajak

Informasi Dalam Realisasi Penerimaan

Pengeluaran bank (mutasi ke Kas) Pengeluaran belanja kegiatan Pengeluaran penyetoran titipan pajak

Informasi Dalam Realisasi Pengeluaran

1. Pemindahan ke Kas Tunai

KAS

1. Belanja Kegiatan2. Pembayaran Titipan Pajak

Ilustrasi Dalam Realisasi Pengeluaran

CETAK

6. CETAK LAPORAN

Pastikan Jenis laporan sesuai yang diinginkan

Bila kotak ini berwarna gelap, tidak perlu dipilih

Pilih periode laporan, bila kotak berwarna

gelap tidak perlu dipillih

Pilih file data transaksi.Klik tombol “Browse” ->

Pilih file data ->Klik ‘Open’

Terakhir Klik pada tombol ‘ cetak laporan’

Tampilan Cetak Laporan

Ilustrasi Proses Pencetakan Laporan

A. File Data (direkam)

C. File Hasil

1.DATA UMUM

2. PROGRAM SEKOLAH

4. ISI RENCANA

5. ISI REALISASI

6. CETAK LAPORAN KEUANGAN & BOS

3.GENERATE

FILE DATA

RESUME LANGKAH-LANGKAH PENGGUNAAN ALPEKA

Menambah Kegiatan (di file aplikasi)

Bila kegiatan belum ada pada daftar kegiatan, maka bisa menambahkan kegiatan tersebut.

Setiap kegiatan yang baru harus tahu masuk dalam salah satu sub program

Setelah menambah kegiatan, lalu petakan komponen BOS mana yang bisa membiayai kegiatan ini. Pilih “Ya” pada kolom komponen BOS yang bisa membiayai dan lainnya pilih “Tidak”.

Pilih ‘Ya’ pada kolom di sebelah kanan kegiatanUntuk mengetahui penjelasan komponen, arah kursor pada

judul kolom setiap komponen.

UPDATE

Update File Data

UPDATEMemperbaharui file data agar kegiatan baru tampil dalam pilihan kegiatan.

Update File Data (lanjutan…)

1. FILE YANG AKAN DI UPDATE HARUS DITUTUP TERLEBIH DAHULU

2. JANGAN SALAH MEMILIH FILE YANG AKAN DIUPDATE

Update File Data (lanjutan…)

Tahun Anggaran 2015

Jan Feb Mar Apr Mei Jun Jul Ags Sep Okt Nov Des

Tahun Ajaran 2014/2015 Tahun Ajaran 2015/2016

Jan Feb Mar Apr Mei Jun Jul Ags Sep Okt Nov Des

Satu file Data sebaiknya memuat :

• Data rencana untuk 2 tahun ajaran

• Data realisasi untuk 1 tahun ajaran

Tahun Anggaran dan Tahun Ajaran

• Buat folder khusus untuk menyimpan file aplikasi, file data dan file outputnya.

• Sebaiknya satu tahun folder untuk satu tahun anggaran saja.

• Selalu membuat file backup untuk aplikasi dan datanya.• Jangan lupa untuk merekam data (saving) file selama

mengisi data.• Jika baru pertama kali menggunakan ALPEKA, jangan lupa

melakukan “Security Setting” (mengijinkan excel untuk mengeksekusi macro).

Yang Perlu Diperhatikan

TERIMAKASIH ATAS

PERHATIANNYA“SELAMAT BEKERJA”