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Alt werden
und jung bleiben
in der Verwaltung
Demographie als Herausforderung
für Führungskräfte
Abschlusspräsentation QR GeKo VAk Okt. 2012 1
Gliederung•Einführung - Demographie in der Verwaltung•Zahlen, Daten, Fakten /
Altersstrukturanalyse•Wissenschaftliche Erkenntnisse als Basis für eine alter(n)sgerechte Arbeitsgestaltung und Arbeitskultur
•Schnittstelle „Diversity“•Werkzeuge für ein demographiefestes Unternehmen
•Ausblick (???)Abschlusspräsentation QR GeKo VAk Okt.
2012 2
Vorstellung der Arbeitsgruppe
• Gudrun Wilker-Jahns, SenBildJugWiss• Thomas Schünemann, PolPräsBln• Angela Junggebauer, SenBildJugWiss• Ursula Pross, SenBildJugWiss• Veronika Näher, BA Friedrichshain-Kreuzberg
Abschlusspräsentation QR GeKo VAk Okt. 2012 3
Einführung – Demographie in der Verwaltung
Abschlusspräsentation QR GeKo VAk Okt. 2012 4
Abschlusspräsentation QR GeKo VAk Okt. 2012 14
Zahlen, Daten, Fakten /Altersstrukturanalyse
Abschlusspräsentation QR GeKo VAk Okt. 2012 15
Quelle: SenStadt 2008
Alterstrend der Bevölkerung in Berlin
Abschlusspräsentation QR GeKo VAk Okt. 2012 16
Jahr
esza
hlen
Bevölkerung in Tausend
Zahlenquelle: SenStadt 2008
2007
2010
2015
2020
2025
2030
0 200 400 600 800 1000 1200 1400 1600
65 und älter (Späteres Erw.-Alter)
45-64 (Mit-tleres Erw.-Alter)
18-44 (Jüngeres Erw.-Al-ter)
Dienstkräfte in der Berliner Verwaltung nach Alter (Jahr 2010)
Abschlusspräsentation QR GeKo VAk Okt. 2012 17
unter 25 25-30 31-35 36-40 41-45 46-50 51-55 56-59 60 und älter0
5000
10000
15000
20000
25000
605
2131
5692
9030
16406
22003
1945018724
1238331,82%
68,18%
Zahlen aus: Das GlücksprinzipPersonalentwicklung – Fakten und Visionen; Projekt VAk Mai 2011
Abschlusspräsentation QR GeKo VAk Okt. 2012 18
Balance der Altersstrukturen (schematische Darstellung)
balanciert
unbalanciert
Zah
l der
Die
nstk
räft
e
Alter in Jahren
Pensionierungen / Verrentungenin der Berliner Verwaltung
(auf Basis Dienstkräftezahlen 09/2010)
Abschlusspräsentation QR GeKo VAk Okt. 2012 19
2010 2011 2012 2013 2014 2015 20160
500
1000
1500
2000
2500
3000
3500
4000
4500
488.1
2446.3
2846
3463.9 3520.33651
3921.7Vollzeitäquivalente
Sept. 2010: 105.935,9 (100%)
Zahlen aus: Das GlücksprinzipPersonalentwicklung – Fakten und Visionen; Projekt VAk Mai 2011
0,46%
2,31%2,69%
3,27%3,32%
3,45%
3,70%
Abschlusspräsentation QR GeKo VAk Okt. 2012 20
Altersstrukturanalyse als Instrument zur systematischen Identifizierung des aktuellen und
künftigen Personalbedarfs
Sensibilisierung
Durchführung
Auswertung
Handlungsfelder identifizi
eren
Maßnahmen
implementieren
Evaluation
Altersstrukturanalyse als Instrument zur systematischen Identifizierung des aktuellen und
künftigen Personalbedarfs
Ist-Stand-Analyse
• Organisationsein-heiten festlegen
• Berechnung / Darstellung
•Ergebnisanalyse
Abschlusspräsentation QR GeKo VAk Okt. 2012 21
Handlungsfelder
• Personalgewinnung / -entwicklung
• Work-Life-Balance•Gesundheitsmanageme
nt• Wissens- und
Erfahrungstransfer•Organisation
• Behördenkultur / Bindung der Dienstkräfte
Personalent-wicklungsprognose
• Ausgangspunkt / Ist-Stand
• Berechnung / Darstellung mit Hilfe spezieller Software
•Ergebnisanalyse
Abschlusspräsentation QR GeKo VAk Okt. 2012 22
Wissenschaftliche Erkenntnisse als Basis für eine alter(n)sgerechte
Arbeitsgestaltung und Arbeitskultur
Folie 61
Erhalt der Erwerbsfähigkeit
Wer gesunde Mitarbeiter/innen will und wer gesund in Rente gehen will, sollte jung damit beginnen (Prof. Resch), denn kumulierende Fehlbeanspruchungen führenzu Leistungseinbußen (Gesundheitsstörungen, Spätfolgen) - nicht altersbedingt, sondern arbeitsinduziert Gesundheitsförderung:• Ressourcen stärken • Fortbildung, Kompetenzentwicklung• Motivation erhalten und stärken• Arbeitsgestaltung und –organisation
(Aufgabengestaltung)
Abschlusspräsentation QR GeKo VAk Okt. 2012 23
Stärken und Potentiale älterer Beschäftigter
• Soziale Kompetenz und Kommunikationsfähigkeit• Kooperationsfähigkeit• Toleranz und Geduld• Menschenkenntnis und Einfühlungsvermögen• Erfahrungen und Wissen, menschliche Reife• Eigenverantwortung• Selbstständigkeit• Urteilsvermögen• Automatisierung von Handlungsprozessen• Verantwortungsbewusstsein/Arbeitsmoral/ Arbeitsdisziplin/Zuverlässigkeit/Loyalität
Abschlusspräsentation QR GeKo VAk Okt. 2012 24
Keine Kompetenzunterschiede zwischen jüngeren und älteren Beschäftigten
• Allgemeine Leistungsfähigkeit• Produktivität• Lernfähigkeit• Psychische Belastbarkeit• Kreativität• Innovationskraft (Umgang mit Neuem)• Intelligenz• Aufmerksamkeit• Konzentrationsfähigkeit
Abschlusspräsentation QR GeKo VAk Okt. 2012 25
Trainierbare bzw. kompensierbare Fähigkeiten älterer Beschäftigter
• Sensorische Fähigkeiten (z. B. sehen, hören)• Körperliche Belastbarkeit, Muskelkraft, Beweglichkeit• Wahrnehmungs- und Reaktionsgeschwindigkeit• Schnelligkeit der Informationsverarbeitung• Daueraufmerksamkeit• Flexibilität• Beruflicher EhrgeizErfahrungen, Wissen und Routine gleichen körperlicheVerlangsamung aus – die Jüngeren sind schneller, aber die Älteren kennen die Abkürzungen (Frau von der Leyen)
Abschlusspräsentation QR GeKo VAk Okt. 2012 26
Lebenslanges Lernen
• Erwerb, Gebrauch und Entwicklung von Kompetenzen beginnt in jungen Jahren
• Lebenslanges Lernen und Üben (Aktivität) begegnet dem physiologischen Abbau (Volumen) des Gehirns (use it or lose it)
• Heterogenität nimmt im Alter zu: Lernen muss sinnhaft, von Bedeutung sein, individualisiert
• Eigenständiges Lernen mit Zeit und Wiederholungsmöglichkeiten
Abschlusspräsentation QR GeKo VAk Okt. 2012 27
Arbeitsmotivation erhalten - lange und länger arbeiten -
• Stärken fördern, Schwächen anerkennen• Berücksichtigung von Erfahrungen
(Kompetenzprofil anerkennen)• Spaß an der Tätigkeit• Möglichkeit, Wissen weiterzugeben• Soziale Kontakte und soziale Anerkennung• Wertschätzung• Orientierung am Lebenszyklus • Vermeidung von kalendarischer Zuordnung,
Altersdiskriminierung und negativen Altersbildern
Abschlusspräsentation QR GeKo VAk Okt. 2012 28
Aufgabengestaltung
• Ganzheitlich• Komplex• Anspruchsvoll• Sinnvoll• Tätigkeitswechsel• Möglichkeit der Selbstregulation• Möglichkeit der Selektion (Aufgaben wählen können)• Aufgabenoptimierung (Konzentration auf bestimmte
Aufgaben)• Kein Zeitdruck
Abschlusspräsentation QR GeKo VAk Okt. 2012 29
Schnittstelle „Diversity“
Abschlusspräsentation QR GeKo VAk Okt. 2012 30
P e r s o n a l e n t w i c k l u n g
Betriebliches Gesundheitsmanagement
D i v e r s i t y Management
BEMArbeits-Schutz
AlterPersönlichk
eits-Merkmale
Lebens-Situation ???Ressour
cenGender Status Kultur
Art und Grad der Behin-derung
Abschlusspräsentation QR GeKo VAk Okt. 2012 31
Abschlusspräsentation QR GeKo VAk Okt. 2012 32
Gender
Status
Ressourcen
???
PersönlichkeitsMerkmale
Lebens-Situation
Art /Grad der Behinderung
Kultur
Was sollte Ihnen als Führungskraft zu denken geben ?
. . . wenn sich Mitarbeiter nicht trauen, sich zu ihrer sexuellen Identität zu bekennen
. . . wenn Mitarbeiter für die gleiche Arbeit unterschiedliche Entlohnung erhalten
. . . wenn Sie von der Heirat eines Mitarbeiters in der Zeitung erfahren
. . . wenn sich Mitarbeiter über längere Zeit auffällig (auch auffällig unauffällig) verhalten
. . . wenn Sie Mitarbeiter mit Behinderungen am liebsten „wegloben“ würden
. . . wenn Sie froh sind, dass Sie keine Kopftuch tragenden Mitarbeiterinnen haben
. . . wenn der Krankenstand auffallend hoch ist
. . . wenn Sie keine Ahnung von den Hobbys Ihrer Mitarbeiter haben
Abschlusspräsentation QR GeKo VAk Okt. 2012 33
Abschlusspräsentation QR GeKo VAk Okt. 2012 34
Erfolgskriterien aus der Praxis:
Betriebliche Gesundheitsförderung
ist eine Führungsaufgabe
ist eine Teamaufgabe
geht ressourcenorientiert vor
ist eine partizipative Maßnahme
Abschlusspräsentation QR GeKo VAk Okt. 2012 35
Wie finden Sie heraus, was Ihre Mitarbeiter brauchen?
Sie können . . .
b) . . . eine Mitarbeiterbefragung machen
c) . . . eine Mitarbeiter-“Aufstellung“ machen
d) . . . Einzelgespräche mit Mitarbeitern führen
a) . . . sich selbst befragen (s. Checkliste für Führungskräfte)
Abschlusspräsentation QR GeKo VAk Okt. 2012 36
Aber bitte nicht so:
Abschlusspräsentation QR GeKo VAk Okt. 2012 37
Wie gehen Sie als Führungskraft mit sich selbst um?
? ? ?
Abschlusspräsentation QR GeKo VAk Okt. 2012 38
Checkliste „Gesundheit“ für Führungskräfte
• Leben Sie gesund? (Essen, Trinken, Bewegung, soziale Kontakte, Urlaub)
• Gehen Sie achtsam mit sich selbst um ? (Pausen, Vorsorgeuntersuchungen, Trennung von Beruflichem und Privatem, Zeitmanagement)
• Sind Sie Realist? (Kennen Sie Ihre eigenen Fähigkeiten und Grenzen?)
• Sind Sie ein gutes Vorbild für Ihre Mitarbeiter?• Verfügen Sie über Fähigkeiten, die Sie gerne ausbauen würden?• Erkennen Sie bei Ihren Mitarbeitern das „Gute im Schlechten“?• Können Sie sich Unterstützung holen?• Wird in Ihrem Betrieb gerne gefeiert?• Haben Sie Vertrauen zu Ihren Mitarbeitern?• Wissen Ihre Mitarbeiter, dass Sie Vertrauen zu ihnen haben?• Haben Sie Spaß an Improvisationen aller Art?• Gibt es in Ihrer Organisation ein Wertesystem, dem sich alle verpflichtet fühlen?• Kommt Ihnen ein „Danke“ leichter über die Lippen als ein Lob?• Kennen Sie die Hobbys Ihrer Mitarbeiter?• Sorgen Sie dafür, dass Ihr Betrieb eine mobbingfreie Zone ist?• Wissen Sie, welche Ihrer Mitarbeiter am ehesten Ihre Unterstützung brauchen?• Können Sie über sich selbst lachen?
Abschlusspräsentation QR GeKo VAk Okt. 2012 39
Werkzeuge für ein demographiefestes
Unternehmen
Werkzeuge für ein demographiefestes Unternehmen
Abschlusspräsentation QR GeKo VAk Okt. 2012 40
Herausforderung für die öffentliche Verwaltung
• Förderung einer alternsgerechten Arbeitskultur
• Sicherung qualifizierter Nachwuchskräfte
• Sicherung und Förderung der Arbeits-und Beschäftigungs-fähigkeit
Abschlusspräsentation QR GeKo VAk Okt. 2012 41
Abschlusspräsentation QR GeKo VAk Okt. 2012 42
Eine demographiefeste Verwaltung
Was braucht ....
... es dazu?
Der Weg zu einer demographiefesten
Verwaltung braucht einen Plan
• und Menschen, denen das Thema wichtig und „teuer“ ist !• eine Steuerungsgruppe mit einem Auftrag• Kenntnisse über geeignete Konzepte und Instrumente• frühzeitige Einbindung und Sensibilisierung der
Beschäftigten• ggf. externe Unterstützer• und einen langen Atem
Abschlusspräsentation QR GeKo VAk Okt. 2012 43
Möglichkeiten der Einflussnahme:
• Arbeitsanforderungen• Arbeitsorganisation• Arbeitsumgebung,
Arbeitsplatz, Arbeitsmittel
• Führungsverhalten• Gesundheits-
förderliches Verhalten• Arbeitsklima
Abschlusspräsentation QR GeKo VAk Okt. 2012 44
Was sind alternsgerechte Arbeitsbedingungen ?
• technisch sicher• ergonomisch• lernförderlich• bieten persönliche
Entwicklungsmöglichkeiten• Routine, Motorik, Kreativität
werden angemessen gefordert• materielle und immaterielle
Einflüsse sind vorhersehbar und beeinflussbar und werden als gerecht empfunden
• die Arbeit wird als sinnvoll gesehen und wertschöpfend
• es herrscht ein vertrauensvolles betriebliches Klima
Abschlusspräsentation QR GeKo VAk Okt. 2012 45
• Die alternsgerechte Arbeitsgestaltung sorgt für die richtige Passung zwischen den individuellen Potenzialen und Bedürfnissen der Beschäftigten und den aktuellen Arbeitsanforderungen
( inqa.de: Aller guten Dinge sind drei! ; S. 17)
Abschlusspräsentation QR GeKo VAk Okt. 2012 46
Handlungsfelder zur Gestaltung alternsgerechter Arbeitsbedingungen
Abschlusspräsentation QR GeKo VAk Okt. 2012 47
ArbeitszeitgestaltungPausengestaltung
Gesundheitsförderung
Unternehmenskultur
Arbeitsorganisation
Arbeitsplatzgestaltung
Gestaltung alternsgerechter
Arbeitsbedingungen
neue Einsatzfelder für Ältere
Personaleinsatz/Personalentwicklung
Verhältnis- und verhaltensorientierte Ansätze:
• Gesundheits-gefährdende Arbeitsbedingungen und Belastungen vermeiden
• Kraftquellen schaffen und erhalten
Abschlusspräsentation QR GeKo VAk Okt. 2012 48
1. Schritt: Handlungsfeld Führung und Unternehmenskultur
• Die Gesundheit ist ein Unternehmensziel und es wird in gesundheitserhaltende und -förderliche Maßnahmen investiert.
• Nichts wirkt so positiv auf Erhalt und Verbesserung von Gesundheit und Leistungsfähigkeit -gerade auf ältere Beschäftigte- wie gutes Führungsverhalten !
Ilmarinen / Tempel; 2001 s. Anhang)
Abschlusspräsentation QR GeKo VAk Okt. 2012 49
Unterstützung, Beratung und Qualifizierung der Führungskräfte
in ihren Rollen als :• als Führungskraft• als Manager• als Vorbild• als Hüter der eigenen Gesundheit
Abschlusspräsentation QR GeKo VAk Okt. 2012 50
und vor allem Sensibilisierung und Qualifizierung
im Umgang mit älteren Mitarbeitern schulen !
Abschlusspräsentation QR GeKo VAk Okt. 2012 51
Was unterstützt die Führungskraft?
• z.B. Informationen/ Schulungen
1. über bestehende Angebote und Kooperationspartner
2. Finanzierungs-möglichkeiten
• Aufbereitete Zahlen und Fakten
• Unterstützung bei der Planung und Reflexion eigener Ziele
Abschlusspräsentation QR GeKo VAk Okt. 2012 52
Beispiele:
Checkliste zur Gestaltung alternsgerechter Arbeitsbedingungen:
• erster Überblick (Selbsteinschätzung)• kann auch für Workshops zur
Stärken-Schwächen-Analyse
eingesetzt werden
( Quelle: LagO)
Abschlusspräsentation QR GeKo VAk Okt. 2012 53
Arbeitsplatzbeobachtung 55+:
• zur Einschätzung alterskritischer Arbeitsbedingungen• Sensibilisierung für eine altersgerechte Arbeitsgestaltung
( Quelle: LagO)
Abschlusspräsentation QR GeKo VAk Okt. 2012 54
• Maßnahmenkatalog zur altersgerechten
Anpassung von Arbeitsplatz
und Arbeitsumgebung
(Zusammenstellung nach Ilmarinen/ Tempel 2002)
• Work Ability Index (WAI)-Fragebogen
(Quelle: WAI-Netzwerk, www.arbeitsfaehigkeit.net)
Abschlusspräsentation QR GeKo VAk Okt. 2012 55
Perspektivengespräch mit älteren Beschäftigten• eine Variante der Mitarbeitergespräche • Focus auf arbeitsbiografische Perspektive und die
gegenwärtige Arbeitssituation älterer Beschäftigte• im Vordergrund Planung des Berufsaustritts
(www.lagO-projekt.de)
Abschlusspräsentation QR GeKo VAk Okt. 2012 56
Lebenslanges Lernen ermöglichen
• Spielräume und Ruhe beim Lernen geben
• Lerntempo selbst bestimmen lassen
• erfahrungsbezogenes, arbeitsnahes Lernen ermöglichen
• viel Anerkennung und Feedback geben
• alter(n)gerechte Fortbildungen/ Qualifizierungen unterstützen
• „LernTandems “ bilden
Abschlusspräsentation QR GeKo VAk Okt. 2012 57
Physische und psychische Gesundheit
• Physische und mentale Fitnessprogramme (z.B. Neurobics, www.pfiffprojekt.de)
• Teilnahme an Stressbewältigungsprogrammen befördern• Aufklärung zu Alterungsprozessen und präventiven Aktivitäten in
kleinen Gesundheitsworkshops oder Gesundheitstagen• regelmäßige Angebote durch betriebsärztliche Untersuchungen• kollegiale Beratung / Supervision• Enttabuisierung emotionaler/ psychischer Erkrankungen• Aufnehmen der psychischen Belastungen in die
Gefährdungsbeurteilung• auf Regeneration achten ( z.B. Micro-Pausen)
Abschlusspräsentation QR GeKo VAk Okt. 2012 58
Hilfen für den Demographie-Check : Wie fit sind wir ?
• www.bgw-online.de• www.ergo-online.de• www.lagO-projekt.de• www.age-cert.de• www.ifgp.de• www.inqa.de• www.miaa.de• www.arbeitsfaehigkeit.net
Abschlusspräsentation QR GeKo VAk Okt. 2012 59
Ziel:
Arbeiten, leben und gesund bleiben in einer
alternsgerechten Arbeitskultur !
Abschlusspräsentation QR GeKo VAk Okt. 2012 60
Ausblick (? ? ?)
Abschlusspräsentation QR GeKo VAk Okt. 2012 61
Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit !
Abschlusspräsentation QR GeKo VAk Okt. 2012 62
Quellen• Menschen in altersgerechter Arbeitskultur,
MiaA, Institut für gesundheitliche Prävention, www.ifgp.de
• Wissenschaftliche Tagung zum Thema Demographie vom 10.10.2012 in Berlin (Kneipp-Bund e. V.), (Prof. Ducki, Prof. Tielsch)
Folie 20