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AMI Aide-Memoire Informatique

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Modif

déplacement des lignes VBA à la fin pour que ces lignes difficiles ne soient pas présentées en premier.

Formules des colonnes H et I : remplacées par leur résultat pour gagner de la place et du temps de calcul. Création d'une macro qui recalcule ces 2 col à la demande.

Utilisation de la fonction SUBSTITUE pour supprimer les accents dans les col H et I, ainsi que dans les quatre mots clefs : les erreurs d'accents sont donc gommées.

Ajout de tous les renvois aux n° de pages des manuels pour faire de l'AMI un super index des manuels et pour faire des manuels le recueil d'illustrations de l'AMI

Auteur

Étienne

Étienne

Étienne

Étienne

Bonjour.

J'ai créé ce résumé bureautique en me demandant ce que j'aimerais que mes étudiants sachent faire seuls. Quelles sont les connaissances UTILES sur PC ?

Il ne faut pas l'utiliser comme un manuel ou un cours, car il manque volontairement d'explications (pour rester relativement bref),

et il ne respecte pas de progression pédagogique (il est conçu pour un accès direct, sur machine).

Vous voyez bien qu'on n'a pas besoin de souris…

Étienne Chouard, juillet 2004

Ce classeur est donc un aide mémoire résumé, destiné à retrouver rapidement un raccourci, un menu ou une procédure oubliée.

Il est un complément de l'aide en ligne des logiciels, toujours disponible avec F1.

Son ergononomie est un peu spartiate, mais elle est assez fonctionnelle si vous utilisez bien votre clavier :

Pour vous permettre d'appeler cette aide en ligne simplement, à tout moment, je vous conseille de créer dans votre menu Démarrer un raccourci :

Il faut, dans l'Explorateur, glisser le classeur AMI vers le bouton Démarrer… Un raccourci vers le classeur AMI est alors créé dans le Menu Démarrer.

Vous pouvez, en plus, affecter à ce raccourci (clic droit Propriétés sur le raccourci) une touche inutilisée et facile à mémoriser : par exemple, H comme Help…

Appelez ensuite l'AMI en utilisant ALTGR (à droite de la barre d'espace) à tout moment : ALTGR + H, par exemple...

Au démarrage, le curseur est sur une cellule bleu pâle, prête à recevoir un premier mot clef (ou un groupe de mots).

Tapez simplement un mot (ou plus rarement une expression) et ENTRÉE

l'aide mémoire est aussitôt filtré sur le texte exact que que vous venez de valider. Vous pouvez ajouter trois autres contraintes en dessous.

Le nombre de lignes affichées s'inscrit en haut de l'écran. Consultez ensuite la liste en dessous en vous déplaçant avec le clavier :

Déplacez-vous avec PgDn, PgUp, et les flèches qui sont tout près de Entrée (faciles à taper sans regarder le clavier)

Pour revenir rapidement à la zone de saisie des mots clefs, utilisez TAB (prochaine cellule non protégée)

Pour passer d'une cellule de mot-clef à l'autre, sans rien saisir, utilisez les flèches haut et bas, ou TAB

Pour vider un mot clef, utilisez SUPPR, bien sûr…

Pour corriger un mot, utilisez F2 pour entrer dans la cellule puis les flèches et CORRECTIONARRIÈRE ou SUPPR…

Vous pouvez imprimer la liste, filtrée ou pas… CTRL+ P… La mise en page est prête…Vérifiez en aperçu… Mais attention, il y a presque 100 pages…

Pour zapper et revenir à votre application principale, utilisez ALT TAB (l'aide reste là, prête à surgir avec ALT TAB pour vous aider à nouveau)

Pour changer de classeur (et rester sous Excel), utilisez CTRL+F6 ou CTRL + TAB (document suivant)…

Si votre écran le permet, vous voulez peut-être changer la largeur des colonnes ou la hauteur d'une ligne :

Il faut d'abord déprotéger le tableau : ALT O, E, F : Outil, Protection, Ôter la protection…

Puis, pour réafficher les numéros de lignes et de colonnes, utilisez Outils, Options, onglet Affichage… cochez En-têtes de lignes et de colonnes (ALT O O N, Entrée)

Merci de me transmettre vos critiques et remarques… (site et email ci-dessous, ou liens hypertexte affichés en tête de l'AMI).

http://outilsbureautiques.free.fr

http://www.arc-en-ciel.info/Info

mailto:[email protected]

Essayez de taper plutôt un mot à la fois par critère de rechercheTapez plutôt un mot au singulier, plutôt à l'infinitif. Si ça ne marche pas, essayez des synonymes...Ne tapez pas forcément tout : plutôt que enregistement ou enregistrer, essayez plutôt enregist (c'est plus rapide et très efficace)

AMI - Aide-mémoire informatique 5 / 117 Étienne Chouard, 2004 - www.arc-en-ciel.infohttp://outilsbureautiques.free.fr

1,270 réponses affichées pour le moment...INDEX

Version du 23 novembre 2008

JE SAIS… Procédures, raccourcis, définitions et astuces…

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DÉFINIR les termes techniques courants ou importants

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AMI Aide-Mémoire Informatique

Tapez ci-contre de 1 à 4 mots clefs ou expressions,plutôt un seul mot par cellule, plutôt au singulier et plutôt à l'infinitif :

Envoyez-moi vos suggestions...Niveau

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Expliquer la différence terminologique entre RETRAITS et MARGES (sous Word et autres logiciels gérant du texte)

Distinction terminologique importante :Les marges sont un espace blanc interdit au texte sur tout le document, alors que les retraits sont un espace blanc interdit au texte sur certains paragraphes ¶ , en plus des marges imposées à tout le document.Au départ, par défaut sous Word, les 4 marges sont à 2,5 cm (marge haut, bas, gauche et droite), alors que les retraits sont à zéro (retrait gauche, droit et première ligne).Les marges se règlent avec Fichier, Mise en page...Les retraits se règlent avec Format, Paragraphe...

Les marges s'appliquent en fait à une section, plus précisément : cette notion de section permet de changer de marges sur un fragment de document, en insérant des sauts de section.

Expliquer la différence terminologique entre TRIER et EXTRAIRE

Trier, pour Office, c'est mettre en ordre des lignes (en les gardant toutes), alors que extraire, c'est ne retenir que certaines lignes.Il faut le préciser car, en français, trier peut vouloir dire filtrer (on dit "trier le bon grain de l'ivraie"…). Ce n'est pas un sens utilisé en informatique.

Expliquer la différence terminologique entre VIDER et SUPPRIMER une cellule

Vider une cellule, c'est effacer son contenu, mais en gardant le "récipient" (la cellule) et son format, alors que supprimer une cellule, c'est faire disparaître "la boîte" et la remplacer par sa voisine...

Distinguer les "volets" des "fenêtres" (définition)

Un volet est une sous-partie de fenêtre, une espèce de sous-fenêtre ouverte dans la fenêtre principale pour pouvoir observer sur un même écran deux objets normalement éloignés.Souvent, on peut régler la taille des volets en glissant avec la souris sur le trait de séparation entre les volets (on voit que ça va être possible en remarquant que le pointeur change de forme quand la souris passe sur le trait de séparation).

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Expliquer l'expression "par défaut""à défaut de précision contraire"… Cette expression très fréquente permet de prévoir un réglage standard, "jusqu'à nouvel ordre".

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Utiliser Internet pour trouver seul des définitions ou des explications : rester en état de veille technologique

• Chercher le mot inconnu avec www.google.com• http://dicofr.com• http://www.commentcamarche.net/• http://windows.astucesinfo.com/index.php• http://www.pcastuces.com/index.htm• http://www.docmemo.com• http://www.aidewindows.net• http://www.informatiquepourtous.com• http://www.hardware.fr/ pour l'actualité du matériel.• http://www.clubic.com/ pour l'actualité informatique et des ressources infinies.• http://www.aideonline.com/ pour de l'aide gratuite sur PC• http://toulinfo.free.fr/francais/sommaire/somfrance.htm• http://www.learnthenet.com/french/index.html pour apprendre tout seul• http://services.wanadoo.fr/wanadoo_et_moi/comprendre/netexpress/index.html• http://perso.wanadoo.fr/bernard.cordier/ pour des cours simples et clairs• http://www.ticegestion.com/ le site de Fred Redonnet qui fourmille de ressources• http://www.01net.com/• http://www.infoprat.net/infoprat.htm Un site informatique pratique.• http://dj.joss.free.fr/faq.htm excellente FAQ (foire aux questions) sur Excel• http://www.excelabo.net/ un carrefour d'experts sur Excel• http://fr.wikipedia.org/wiki/Unit%C3%A9s_de_mesure_en_informatique• http://www.hoaxbuster.com/ pour repérer les canulars parmi les nouvellesetc.

Retrouver la version du logiciel (application) avec lequel je travaille en ce moment

Les logiciels évoluent sans cesse et chaque nouvelle version est identifiée par un numéro.On peut vérifier cette version dans le menu À propos, accessible par le point d'interrogation ? complètement à droite du menu.Exemples : Word, Word 2, Word 97, Word 2000, Word 2002 XP, Word 2003...Excel, Excel 5, Excel 97, Excel 2000, Excel 2002 XP, Excel 2003...Access, Access 2, Access 97, Access 2000, Access 2002 XP, Access 2003...Windows, Windows 2, Windows 3, Windows 3.1, Windows 3.11, Windows 95, Windows NT, Windows 98, Windows NT 4 server, Windows 98 SE, Windows 2000 server, Windows Me, Windows XP, Windows 2003 server...On observe que la logique qui préside à la numérotation des logiciels est étonnante, "zigzagante"...

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Si vous avez un accès Internet, téléchargez de temps en temps la version la plus récente de votre AMI. Trouvez également d'autres informations (cours, TP, astuces…) sur le site de l'arc-en-ciel : www.arc-en-ciel.info
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Conseil : Si plusieurs mots ne fonctionnent pas, essayez de ne taper qu'un seul mot (le plus important), au singulier et à l'infinitif… Pensez aussi à ne taper qu'un fragment de mot : ça fonctionne souvent mieux
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SUPPRESSION DES ACCENTS DES MOTS CLEFS : Mots clefs expurgés de leurs accents et cédilles, comme l'ont été les colonnes H et i. De cette façon, les erreurs de frappes de l'opérateur sont comme gommées. Cellules masquées par une police blanche sur fond blanc.
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Index alphabétique : Renvois directs aux pages des manuels pour des EXEMPLES des ILLUSTRATIONS des COMMENTAIRES...
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Ne montrer que les lignes d'astuces : Cliquez ici pour ne plus voir que les lignes remarquables (marquées par un C et la couleur magenta). Pour voir à nouveau toutes les lignes, sans filtre, quel que soit le niveau, cliquez sur "Tout voir".
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Filtre sur niveau 1 : Cliquez ici pour ne montrer que les lignes de niveau 1 (INDISPENSABLE pour un étudiant de BTS AG). Cliquez sur le bouton 'Tout voir' pour récupérer un affichage intégral (tous niveaux et pas de filtre sur les astuces).
B4
Filtre sur niveau 2 : Cliquez ici pour ne montrer que les lignes de niveau 2 (NORMAL pour un étudiant de BTS AG). Cliquez sur le bouton 'Tout voir' pour récupérer un affichage intégral (tous niveaux et pas de filtre sur les astuces).
C4
Filtre sur niveau 3 : Cliquez ici pour ne montrer que les lignes de niveau 3 (BON pour un étudiant de BTS AG). Cliquez sur le bouton 'Tout voir' pour récupérer un affichage intégral (tous niveaux et pas de filtre sur les astuces).
D4
Filtre sur niveau 4 : Cliquez ici pour ne montrer que les lignes de niveau 4 (EXCEPTIONNEL pour un étudiant de BTS AG). Cliquez sur le bouton 'Tout voir' pour récupérer un affichage intégral (tous niveaux et pas de filtre sur les astuces).
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Colonne des mots exotiques : autres façons de formuler le pb : Diverses formulations, éventuellement peu orthodoxes, qui pourraient venir à l'esprit de l'opérateur pour interroger la base de connaissances. Cette colonne permet aussi à l'AMI d'accepter des orthographes approximatives quand elles sont prévisibles.
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En cas d'échec d'une recherche, cliquez ici : un mail sera automatiquement créé pour signaler à l'auteur les mots clefs actuellement inconnus de l'AMI. Cet aide-mémoire progresse ainsi rapidement grâce à ses utilisateurs !… Pensez à télécharger de temps en temps la dernière version de l'AMI.
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Niveau : 1 : indispensable, 2 : Normal, 3 : Bon, 4 : Exceptionnel
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À connaître ! Cette colonne signale les astuces les plus utiles Elle contient des C majuscules… (en police Wingdings pour afficher un petit pouce…)
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Colonne des mots exotiques : autres façons de formuler le pb : Diverses formulations, éventuellement peu orthodoxes, qui pourraient venir à l'esprit de l'opérateur pour interroger la base de connaissances. Cette colonne permet aussi à l'AMI d'accepter des orthographes approximatives quand elles sont prévisibles.
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Concaténation des contraintes pour un permettre un filtre multicritère rapide Colonne calculée à la demande (avec une macro)(après l'ajout de nouvelles lignes de connaissances), de façon à rester légère et rapide
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Rappel des contraintes : Colonne simple copie de sa voisine : astuce pour permettre de saisir 4 mots clefs au lieu de 2 (la commande de filtre VBA n'accepte que deux tests)
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Valeur temporaire : Colonne utilisée temporairement par la macro qui calcule les colonnes H et I en valeur et sans accent
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réactualisation fréquente Colonne flag pour signaler les infos sensibles à la mise à jour (technologie à vérifier souvent)
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Index alphabétique : Renvois directs aux pages des manuels pour des EXEMPLES des ILLUSTRATIONS des COMMENTAIRES...

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JE SAIS… Procédures, raccourcis, définitions et astuces…Niveau

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Expliquer à quoi servent les espaces insécables (les espaces "durs")

La plupart des logiciels gèrent automatiquement les saut de lignes. Pour décider de changer de ligne, ils se servent des espaces : un espace est un point potentiel de saut à la ligne automatique, si le besoin s'en fait sentir (ligne pleine).Mais quelquefois, malgré la présence d'un espace, il faut interdire de passer à la ligne : il faut alors saisir un espace dur (insécable). C'est le cas devant les caractères "à deux signes" comme le deux-points, le point-virgule, le point d'exclamation, le point d'interrogation, les chevrons : ; ! ? « »Cet espace dur évitera qu'un de ces signes, par le hasard des longueurs de lignes, ne se retrouve tout seul en début de ligne, ce qui est vraiment laid... pas professionnel du tout... Si l'espace est insécable, on n'a plus à s'en occuper : le saut de ligne ne peut plus jamais se faire à cet endroit. On est libéré de ce souci.Sous Word, la conversion est automatique : il ajoute tout seul un espace dur devant les caractères qui en ont besoin.L'automatisme de Word est annulable, au coup par coup (avec CTRL + Z).Cet automatisme est également désactivable pour longtemps (avec Outils, Correction automatique, Mise en forme automatique...)Astuce : sous d'autres logiciels (Excel, Access...), cette combinaison de touches "raccourci" n'est pas disponible, mais on peut toujours taper à la main le code de l'espace insécable : ALT +  0160.

Expliquer l'expression "système d'exploitation"

Pour fonctionner, un ordinateur a besoin d’un programme lancé avant les autres et qui joue ensuite le rôle de coordonnateur. Ce premier logiciel porte le nom barbare de « système d’exploitation des disques » (SED), en abrégé « le système ». C’est lui qui est au contact direct du microprocesseur et des organes périphériques. Tous les autres programmes passent normalement par lui pour piloter le matériel.Il existe sur la planète Terre plusieurs systèmes d’exploitation, mais l’un d’entre eux domine tous les autres : Windows est installé sur 90% des micro-ordinateurs du monde. Il est produit par une entreprise américaine géante qui s’appelle Microsoft. Son PDG, Bill Gates, est l’homme le plus riche du monde…Les trois autres principaux SED à connaître sont • Mac OS (Operating system pour les MacIntosh), • UNIX pour les gros systèmes • et LINUX, dérivé moderne de UNIX pour les micros, et espoir de libération, pour de nombreux acteurs de l'informatique mondiale : libération de l'emprise du géant Microsoft.Le programme Windows offre un environnement graphique convivial.

Expliquer les rôles du "système d'exploitation"

L'exemple le plus connu de système d'exploitation est Windows (il y a aussi Unix et Linux:). C'est une sorte de chef d'orchestre : sous Windows, on ouvre, on enregistre, on imprime, on coupe, on copie, on colle, on appelle à l'aide, etc. de la même façon, quelle que soit l’application... C'est essentiel : l'apprentissage des logiciels est facilité. Par ailleurs, les échanges de données d'un logiciel à l'autredeviennent monnaie courante. Le presse-papiers est un outil quotidien. De plus, Windows est capable de coordonner plusieurs logiciels en même temps : on dit que c'est un environnement "multitâche". La possibilité qu’il offre de zapper instantanément d’une fenêtre à l’autre, d’une application à l’autre, sur un même écran, démultiplie la productivité. Enfin, Windows contrôle tous les périphériques, et une fois qu'on a un bon gestionnaire (pilote, driver) pour un périphérique, on est sûr que tous les logiciels piloteront correctement ce périphérique.

Expliquer les mots "résolution", "définition"

La "résolution" est la précision de l'image, en nombre de points par pouce (ppp)(un pouce = 2,53 cm). On l'appelle aussi parfois la "définition" de l'image.Exemples : résolution d'un écran = entre 60 et 130 ppp, souvent 70 ppp.résolution d'une imprimante = entre 600 et 4 800 ppp, souvent 1 200 ppp.

Définitions habituelles sur les écrans :• 640 x 480 (VGA) : inconfortable (peu de caractères à l'écran)• 800 x 600 (SVGA) : minimum vital, mais encore très grossier...• 1024 x 768 : (XGA) : confortable, et très courant à partir de 17 pouces• 1280 x 1024 (SXGA) : très agréable avec un 19 pouces• 1600 x 1200 (UXGA) : formidable avec un 20 pouces, le grand luxe !• 2048 x 1536 (QXGA) : 4 écrans XGA sur un seul écran... Le top du top avec 22 pouces :o)ATTENTION, IMPORTANT : plus on donne de points à un écran pour dessiner les caractères, plus il est précis : en haute résolution, les caractères sont nets et lisibles, on se fatigue moins. On sent la différence surtout avec les caractères de petite taille. .Conseil : acceptez que les icônes soient un peu petites pour rendre les petits caractères incroyablement plus lisibles, aussi bien en traitement de texte, qu'avec le tableur ou la base de données : choisissez la résolution maximale pour votre écran : Démarrer, Paramètres, Panneau de configuration, Affichage, onglet Paramètres... ou bien clic droit Propriétés sur le fond d'écran... (plus rapide).

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Niveau : 1 : indispensable, 2 : Normal, 3 : Bon, 4 : Exceptionnel
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À connaître ! Cette colonne signale les astuces les plus utiles Elle contient des C majuscules… (en police Wingdings pour afficher un petit pouce…)
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Colonne des mots exotiques : autres façons de formuler le pb : Diverses formulations, éventuellement peu orthodoxes, qui pourraient venir à l'esprit de l'opérateur pour interroger la base de connaissances. Cette colonne permet aussi à l'AMI d'accepter des orthographes approximatives quand elles sont prévisibles.
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Concaténation des contraintes pour un permettre un filtre multicritère rapide Colonne calculée à la demande (avec une macro)(après l'ajout de nouvelles lignes de connaissances), de façon à rester légère et rapide
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Rappel des contraintes : Colonne simple copie de sa voisine : astuce pour permettre de saisir 4 mots clefs au lieu de 2 (la commande de filtre VBA n'accepte que deux tests)
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Valeur temporaire : Colonne utilisée temporairement par la macro qui calcule les colonnes H et I en valeur et sans accent
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JE SAIS… Procédures, raccourcis, définitions et astuces…Niveau

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Expliquer le mot "cible" pour une icône

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Expliquer le mot "justifier"

"Justifier" un texte, c'est l'aligner à la fois à gauche et à droite…Sur chaque ligne, sauf la dernière du paragraphe, Word "gonfle" tous les espaces de la ligne jusqu'à ce que le mot le plus à droite soit bien à l'aplomb du retrait droit (petit triangle gris, en haut, sur la règle).C'est une marque d'élégance, de soin : les imprimeurs justifient souvent le texte des livres... Ils ont des machines capable de répartir les espaces nécessaires plus finement, sur tous les caractères de la ligne (et pas seulement sur les espaces entre les mots).Quand on insère un saut de ligne (MAJ+ENTRÉE) dans un paragraphe justifié, on crée un très gros trou en fin de ligne que le logiciel s'efforce de répartir sur le peu d'espaces présents sur la ligne, entre les mots... Cela écartèle complètement la ligne en la trouant de brèches blanches très vilaines...La solution simple est de taper un caractère de tabulation (CTRL+TAB) en fin de ligne, juste avant le saut de ligne (MAJ+ENTRÉE), car Word ne justifie pas les ligne qui contiennent des caractères de tabulation.

Une icône est un raccourci souris qui « pointe vers » un programme ou un document qu’on appelle « la cible » de l’icône.L'icône vous évite d’avoir à chercher ce programme ou ce document pour vous en servir. Elle vous dispense de savoir même où se trouve exactement la cible…Pour exécuter l’application attachée à une icône, on double clique rapidement sur l’icône, ou bien on clique dessus et on valide ce choix avec Entrée.En supprimant l’icône (avec la touche Suppr), on ne supprime pas la cible correspondante...

Expliquer le mot "arobase"

Le signe @ se dit arobase, mais on dit plus souvent «at» car il signifie «chez» (at en anglais). Par exemple, l'adresse [email protected] se dit "achille point duracuire at free point fr", ce qui signifie «le dénommé achille.duracuire, logé chez free.fr». On saisit le signe @ en tapant AltGr + à. Dès qu’on quitte la saisie d’une adresse, la plupart de logiciels reconnaissent qu’il s’agit d'une adresse électronique et transforment l’adresse en lien clicable (en bleu et souligné, et le pointeur de la souris change à son survol pour indiquer qu’on peut envoyer un courriel (E-mail) à cette adresse par un simple clic).Le signe @ n'existe que dans les adresses de messagerie électronique, jamais dans les adresses de sites web qui, elles, commencent par www. ou http://, ce qui n'est jamais le cas pour les adresses E-mail. Il faut apprivoiser ces signes distinctifs pour sentir à quel type d'information on a affaire, sans qu'on aie besoin de se le faire préciser...

Expliquer le mot "RAM"

RAM = Random Access Memory = mémoire vive = MEVOn parlait jadis de mémoire à accès aléatoire pour insister sur cette particularité qu'avait la mémoire vive de permettre un accès direct à n'importe quel endroit (imprévisible, aléatoire), ce qui est une grande force par rapport aux mémoires à accès séquentiel (en suivant forcément les informations physiquement en séquence, à la suite les unes des autres, en partant du début...) comme les bandes magnétiques ou les K7...Aujourd'hui, le mot RAM désigne la mémoire vive du PC, sa mémoire de travail, proche du processeur, très rapide, mais de taille limitée et volatile (sensible aux coupures de courant)... Capacités de RAM fréquentes : entre 128 et 512 Mo.Ces deux derniers défauts rendent indispensable le compagnon de travail qu'est le disque dur : mémoire de masse, mémoire de stockage, lente mais capable de mémoriser des quantités presque illimitées de données même sans alimentation électrique.Capacités courantes de disques durs : entre 40 et 120 Go ! Mille fois plus que la RAM...

Expliquer les possibilités du presse-papiers

Le presse-papiers est un espace en mémoire réservé aux copies et déplacements de données (textes, chiffres, images, fichiers, dossiers ou autres objets plus élaborés…).1. On Copie ou Coupe d'abord la sélection (dans le presse-papiers), 2. On choisit ensuite un point d'insertion (ailleurs dans la même application, ou carrément dans une autre application), 2. Puis, on Colle (ce qu'il y a dans le presse-papiers) devant le point d'insertion...

Il faut prendre l'habitude de penser au presse-papiers pour l’import / export d’une application à une autre : on peut souvent copier dans un programme et coller dans l'autre. Souvent, il existe une possibilité de Collage spécial (dans le menu Édition) qui permet de choisir telle ou telle façon d'injecter le contenu du presse-papiers devant le point d'insertion : en tant qu'objet, en tant qu'image statique, en tant que texte brut sans forme, en tant que texte mis en forme, etc.Par exemple, on peut sélectionner et copier un tableau dans Excel et le coller dans un document Word, soit en tant que groupe de cellules, soit en texte brut sans cellules, soit en image librement positionnable et dimensionnable, etc.Raccourcis clavier à connaître : Copier : CTRL + C ou CTRL + INSColler : CTRL + V ou MAJ + INSCouper : CTRL + X ou MAJ + SUPPR (Del)

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Niveau : 1 : indispensable, 2 : Normal, 3 : Bon, 4 : Exceptionnel
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Colonne des mots exotiques : autres façons de formuler le pb : Diverses formulations, éventuellement peu orthodoxes, qui pourraient venir à l'esprit de l'opérateur pour interroger la base de connaissances. Cette colonne permet aussi à l'AMI d'accepter des orthographes approximatives quand elles sont prévisibles.
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Concaténation des contraintes pour un permettre un filtre multicritère rapide Colonne calculée à la demande (avec une macro)(après l'ajout de nouvelles lignes de connaissances), de façon à rester légère et rapide
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Rappel des contraintes : Colonne simple copie de sa voisine : astuce pour permettre de saisir 4 mots clefs au lieu de 2 (la commande de filtre VBA n'accepte que deux tests)
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Valeur temporaire : Colonne utilisée temporairement par la macro qui calcule les colonnes H et I en valeur et sans accent
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réactualisation fréquente Colonne flag pour signaler les infos sensibles à la mise à jour (technologie à vérifier souvent)
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JE SAIS… Procédures, raccourcis, définitions et astuces…Niveau

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Expliquer les mots "casse" et "petites capitales"

La "casse" des caractères est un terme d'imprimeur qui désignait les boîtes de rangement des lettres en plomb : le Haut de casse servait à ranger les caractères rares (lettres capitales, caractères accentués...) et le Bas de casse contenait les caractères courants (minuscules). Changer de casse, c'est passer de minuscules en majuscules (ou l'inverse).Mais souvent, les vraies majuscules sont trop encombrantes : des mots entiers en MAJUSCULES attirent trop l'attention et distraient le lecteur.C'est pourquoi Word propose un Format intermédiaire, les PETITES CAPITALES, dont le dessin est le même que celui des majuscules, mais dont la hauteur est celle des minuscules ! La bascule en "petites capitales" (on/off) est CTRL + MAJ + K.

Expliquer le mot "puces"

Les "puces" sont les gros points noirs utilisés par les imprimeurs pour marquer les énumérations (à la place des tirets ordinaires ou des astérisques).On appelle ainsi "puces" tous les symboles (et pas seulement les gros point noirs) qui ressortent sur la gauche des listes pour mettre en valeur chaque élément.Word et d'autres applications (Power Point, Outlook Express, Front Page...) proposent de mettre en forme automatiquement les paragraphes sélectionnés avec des puces. Dans ce cas, les puces sont une mise en forme (et pas des caractères vraiment saisis). C'est pourquoi on ne peut pas les sélectionner...La touche ENTRÉE en fin de paragraphe crée un autre paragraphe "pucé" pour faciliter la saisie des listes... La frappe d'une deuxième touche Entrée est le signal que la liste de puces doit s'interrompre... Pour passer à la ligne tout en restant dans le paragraphe pucé, il faut taper MAJ+ENTRÉE (saut de ligne).Par contre, dans d'autres programmes, (Excel, Access...), il faut créer les puces et leur mise en forme (alinéa négatif de la 1ère ligne) "à la main". Les caractères ALT + 0149 et ALT + 0160 (puce et espace dur) sont alors bien utiles, ainsi que le saut de ligne forcé (ALT+Entrée sous Excel, CTRL+Entrée sous Access).

Expliquer le concept d'intégrité référentielle

Une fois créée, une base de données va être modifiée par les opérateurs. Sans contrôle, elle est en danger : il y a 3 grands types d’interventions sur les tables : on peut soit saisir de nouveaux enregistrements, soit supprimer des enregistrements, soit modifier des enregistrements existants. À l’occasion de ces interventions, la BDD peut être rendue incohérente. Par exemple, si je laisse l’opérateur supprimer un client alors qu’il existe des commandes passées par ce client, je peux me retrouver avec des commandes qui pointent vers un client inexistant : incohérence ! Access est capable de vérifier à ma place que ces incohérences n’apparaissent pas dans la base. C’est ce qu’il appelle « appliquer l’intégrité référentielle ». Garder son intégrité, c’est rester entier, ne pas être endommagé…Mais il ne faut pas tout interdire en bloc car la base deviendrait très rigide et pénible à utiliser. Il faut réfléchir sur chaque relation : on va interdire ce qui est impossible ou dangereux, mais on va autoriser ce qui est plausible et utile, tout en procédant aux répercussions logiques nécessaires.

39, 43 s.

Expliquer les concepts de clef primaire, de dépendance fonctionnelle et de clef externe (clé étrangère)

La clef primaire (l’identifiant) de chaque table est soulignée : pour une valeur donnée de l’identifiant, j’ai accès à un et un seul enregistrement de la table. Par exemple, un code client me donne accès à un et un seul client (pas deux).Il y a un lien important de la clef primaire d’une table vers chacun de ses champs : pour une valeur de la clef primaire, on est sûr d’accéder à une seule valeur de chaque champ. Par exemple, pour un N°Cli donné, j’ai (à coup sûr) une et une seule VilleCli. Ce lien fondamental s’appelle une dépendance fonctionnelle (DF). On dit : « il y a dépendance fonctionnelle de N°Cli vers VilleCli ». On dit aussi parfois « un N°Cli donne une VilleCli ».C’est ce lien logique qui fait la cohérence de la table. Les DF sont un « ciment logique », un peu comme le ciment qui donne sa solidité à un parpaing de béton ou à une brique.Par ailleurs, les tables sont toujours reliées entre elles (on ne voit jamais une table isolée) :une clef externe permet de relier deux tables et on place souvent un dièse # dans son nom.De la même façon qu’il y a un ciment logique à l’intérieur des tables, en leur sein, il y a aussi un ciment logique entre les tables, et ce lien logique est exactement de même nature : deux tables sont toujours reliées entre elles par une dépendance fonctionnelle (DF) : « pour une ligne donnée de telle table, j’ai, à coup sûr, une et une seule ligne de telle autre table ».Par exemple, pour une facture donnée, j’ai un et un seul client. Et c’est précisément la clef externe #N°Client qui est chargée de se souvenir de ce client. C’est la clef externe qui contient le ciment qui lie les tables entre elles, un peu comme le ciment qui lie entre elles les briques d’une maison, en donnant de la résistance aux murs. Ici, c’est la base de données qui trouve sa cohérence, sa force, dans les dépendances fonctionnelles qui existent un peu partout entre ses éléments.Donc, chaque relation "de un à plusieurs" (c’est le nom que donne Access à une DF) est établie entre la clef externe d’une table (côté plusieurs ) et l’identifiant d’une autre table (côté un). Par exemple, pour un client, je peux avoir plusieurs factures (au maximum), alors que pour une facture, je ne peux avoir qu’un seul client (au maximum).

5, 11, 41, 43, 45, 49

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Colonne des mots exotiques : autres façons de formuler le pb : Diverses formulations, éventuellement peu orthodoxes, qui pourraient venir à l'esprit de l'opérateur pour interroger la base de connaissances. Cette colonne permet aussi à l'AMI d'accepter des orthographes approximatives quand elles sont prévisibles.
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Concaténation des contraintes pour un permettre un filtre multicritère rapide Colonne calculée à la demande (avec une macro)(après l'ajout de nouvelles lignes de connaissances), de façon à rester légère et rapide
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Rappel des contraintes : Colonne simple copie de sa voisine : astuce pour permettre de saisir 4 mots clefs au lieu de 2 (la commande de filtre VBA n'accepte que deux tests)
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Valeur temporaire : Colonne utilisée temporairement par la macro qui calcule les colonnes H et I en valeur et sans accent
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réactualisation fréquente Colonne flag pour signaler les infos sensibles à la mise à jour (technologie à vérifier souvent)
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Définir le mot "argument" dans les fonctions

Toutes les applications (Word, Excel, Access, Ethnos, etc.) permettent à l'utilisateur de faire appel à des fonctions : on leur donne des "arguments", et elles "rendent" un résultat.Fonctions de calcul, fonctions statistiques, fonctions pour traiter des textes… Exemples : SOMME(plages de cellules) ARRONDI(expression ; nb décimales)SI(condition ; valeur si vraie ; valeur si fausse)Toutes les fonctions ont besoin, pour travailler, d'être "alimentées" en informations élémentaires.Par exemple, si on veut un ARRONDI, il faut dire QUOI arrondir et COMMENT arrondir (à combien de décimales). Ces informations élémentaires s'appellent des ARGUMENTS.Généralement, on sépare les arguments avec des POINTS-VIRGULES ;Dans les versions anglaises, le séparateur d'arguments est plutôt la VIRGULE ,Nota : le SENS des points-virgules change donc selon la fonction :Par exemple, dans une fonction SI, le premier point-virgule dit "alors", et le deuxième dit "Sinon"... Ce sens n'a rien à voir avec le sens des points-virgules dans la fonction Arrondi.

71, 76, 79, 109,

113

Définir le mot "occurrence"Une occurrence est un exemplaire dans un tout. Une occurrence est une apparition d'un élément dans un ensemble. Par exemple, une occurrence de client, c'est un client dans la table des clients.

Définir le mot "algorithme"

Un algorithme est une suite d'actions, organisée dans un ordre logique pour atteindre un résultat prévu à l'avance. C'est le plan, le squelette, la structure d'un programme pour ordinateur.On rédige d'abord les grandes lignes dans l'algorithme et on détaille ensuite les instructions dans le programme.De la même façon, dans une formule complexe, on peut rédiger d'abord un algorithme, sous forme d'organigramme pour bénéficier de la lisibilité des images.

Définir le mot "doublons"

Les doublons sont des informations en double, c'est-à-dire présentes plusieurs fois dans la même série. Les doublons sont la hantise des informaticiens, car ils gênent beaucoup la programmation de traitements automatiques : en effet, alors qu'un cerveau humain est souvent capable de distinguer le bon exemplaire parmi les doublons, celui qui doit être traité, l'ordinateur, lui, a beaucoup plus de difficulté... Par exemple, si le nom DUGRUMEAU apparaît six fois dans le fichier CLIENTS, il est essentiel de savoir si ce sont six clients différents portant tous le même nom (des homonymes), ou bien si le même client DUGRUMEAU (unique) apparaît plusieurs fois (doublons), ce qui introduit le doute sur la fiabilité des informations qu'il contient : est-ce ce "client" qui contient la bonne adresse postale, ou son voisin ?Pour éviter les doublons, par exemple, on organise les informations en tables séparées dans lesquelles une rubrique sert d'identifiant (champ "garanti sans doublon").

11, 25, 27, 79,

115

Définir le mot "focus"Curseur. Quand un objet reçoit le focus, il devient actif, c'est sur lui que sont braqués les projecteurs… Concept proche de Sélection.

9, 13, 15, 21

Définir les mots "bug" et "débogueur"

Bug : (prononcer Beugue, écrire bogue) erreur de programmation qui conduit l’ordinateur à un comportement inattendu.La légende raconte qu'un des pionniers de l'informatique, après avoir galéré pendant des jours pour chercher la cause d'une panne, a fini par trouver un insecte collé sur une lampe et qui l'avait fait griller... "Bug" signifie "insecte" en anglais, mais aussi "ennui", "pépin", "tuile"... d'où le jeu de mot...Débogueur : logiciel qui aide à localiser les bugs (pannes).

31, 63, 73, 77, 93, 113

39, 41, 53, 57, 63, 69, 79, 93,

113, 114

Expliquer la séquence de démarrage d'un ordinateur (explications)

Le microprocesseur (CPU, Central processor unit) est l’organe central qui pilote tous les autres organes. Mais sans programme à exécuter, le microprocesseur n’est bon à RIEN…Le premier programme que le CPU exécute au démarrage se trouve dans une petite mémoire morte (appelée "morte" parce que sa mise à jour est rare et difficile), et s’appelle le BIOS (Basic input output system) : ce programme d’initialisation de la machine se trouve dans une des puces de la carte mère et donne les instructions au CPU pour qu’il vérifie d’abord que tout est en place : il compte sa mémoire vive installée, il vérifie qu’il a un lecteur de disquette, un ou plusieurs disques durs, des lecteurs de CD… Il vérifie la présence de cartes additionnelles, d’un clavier, d’une souris, d’un écran… et quand toutes ces vérifications sont terminées, le BIOS passe le relais au système d’exploitation (Windows, par exemple) qui doit se trouver sur le disque dur principal (C:\ souvent). Windows est alors recopié du disque dur vers la mémoire vive (RAM) pour y être ensuite exécuté, par le CPU et les organes périphériques…Le « patron » du microprocesseur est donc désormaisle système d’exploitation.

Expliquer la différence terminologique entre CONTOUR et QUADRILLAGE (dans un groupe de cellules ou de paragraphes)

Le contour est la bordure (l'encadrement) qui fait le tour du groupe, alors que le quadrillage est l'ensemble des traits dessinés au sein du groupe, entre les cellules ou entre les paragraphes.

A7
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Colonne des mots exotiques : autres façons de formuler le pb : Diverses formulations, éventuellement peu orthodoxes, qui pourraient venir à l'esprit de l'opérateur pour interroger la base de connaissances. Cette colonne permet aussi à l'AMI d'accepter des orthographes approximatives quand elles sont prévisibles.
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Concaténation des contraintes pour un permettre un filtre multicritère rapide Colonne calculée à la demande (avec une macro)(après l'ajout de nouvelles lignes de connaissances), de façon à rester légère et rapide
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Valeur temporaire : Colonne utilisée temporairement par la macro qui calcule les colonnes H et I en valeur et sans accent
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Repérer les poignées des objets

Chaque objet positionnable est entouré de huit poignées (3 en haut, 3 en bas et 2 sur les côtés) : chaque poignée est un carré, blanc ou noir, sur lequel le pointeur de la souris change de forme pour montrer qu'on peut glisser dessus (glisser, c'est cliquer et déplacer la souris en la gardant cliquée).• Sous Word, les poignées noires montrent que l'objet a le statut de texte et se comporte comme une lettre ou un chiffre, sans être librement positionnable sur la page. Au contraire, les poignées blanches indiquent un objet librement positionnable, quitte à masquer du texte, le cas échéant. Pour rendre les poignées noires blanches (pour rendre l'objet librement positionnable), il faut changer l'habillage (clic droit, Format, onglet Habillage...) et dire Aucun habillage ou Devant ou Derrière le texte (selon la version de Word).• Sous Access, pas de poignées blanches, tous les contrôles sont librement positionnables. Mais il faut savoir distinguer les poignées normales, de la grosse poignée placée dans le coin haut gauche des contrôles. Cette grosse poignée permet de déplacer le contrôle SANS SON CONTRÔLE ASSOCIÉ : on peut ainsi déplacer une Zone de texte sans déplacer son Étiquette ou une Étiquette sans sa Zone de texte...

5, 6, 7, 15, 37, 49, 51,

91

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101

Expliquer l'expression "MRPET"

Modèle de Réseau Pédagogique pour l'Enseignement TertiaireCe programme libre et gratuit a été crée par des professeurs (de Grenoble), pour des professeurs, pour faciliter l'administration des réseaux dans les établissements scolaires. Ce programme MRPET utilise astucieusement des fonctionnalités de Windows qui permettent à chaque utilisateur de conserver, quel que soit le poste sur lequel il travaille, ses réglages, ses préférences, ses raccourcis, ses mails, ses adresses, ses favoris, ses macros, ses styles, etc. On dit qu'il a un "profil itinérant" (ou "profil errant") et qu'il retrouve sur chaque poste son "environnement personnel". Le compte d'utilisateur de chacun, protégé par un mot de passe, donne accès à un espace disque réservé et confidentiel.

Expliquer ce que sont les lignes et les colonnes

Les lignes sont des rangées de cellules horizontales.Les colonnes sont des rangées de cellules verticales.

Choisir la taille des caractères dans un texte

Quand on met en page, quand on dispose des textes sur une feuille, il faut faire plus attention à la longueur des lignes qu'à la taille des caractères.L'œil humain a du mal à lire les lignes trop longues, (longueur exprimée en nombre de caractères).Si on raccourcit les lignes, en disposant le texte sur plusieurs colonnes ou dans un cadre de petite taille, on peut choisir de toutes petites tailles de police (5 ou 6).

Expliquer ce qu'est une émulation pour un ordinateur

Émuler, c'est programmer un comportement "à la manière de…" pour que l'ordinateur se comporte comme un autre matériel.Par exemple, un PC peut émuler (imiter) un Minitel : un programme qui émule un PC en Minitel permet d'afficher exactement les mêmes fenêtres qu'un Minitel et de réagir comme lui.Autre exemple : un Mac (Apple) peut émuler un PC (on voit rarement l'inverse) pour permettre d'exécuter sur Mac un des programmes du monde PC (par principe incompatibles avec les Mac).Autre exemple : les gros ordinateurs, comme l'AS 400 d'IBM, sont consultés par des consoles (clavier écran) esclaves, sans autonomie, qu'on appelle des terminaux. Pour ne pas multiplier les écrans sur les bureaux des employés et ne pas leur imposer deux écrans et deux claviers (un terminal et un PC), on a inventé des programmes qui émulent un terminal AS 400 sur un PC, ce qui permet de tout faire sur le même poste (PC) : bureautique et accès au gros système.

Expliquer ce qu'est l'habillage d'une image par du texte

Word permet d’"habiller" une image avec le texte environnant : le texte va épouser les formes de l'image, en "s'écoulant autour d'elle"... Le texte environnant peut être collé à l'image de tous côtés (habillage "rapproché"), ou bien tenu à distance avec interdiction pour le texte de se trouver sur les côtés de l'image (habillage "haut et bas", c'est le réglage par défaut avec Word 97).À partir du moment où on a demandé cet habillage, tout déplacement de l'image peut alors entraîner des déplacements de texte, parfois brutaux et surprenants...• Quand on a une seule image isolée dans une page, on maîtrise assez bien l'habillage et les déplacements automatiques des textes qui en découlent. L'habillage automatique est alors assez pratique.• Mais quand plusieurs images ou objets dessinés coexistent sur la même page, l'habillage automatique devient vraiment pénible, et il vaut mieux le désactiver :ce réglage passe par Format, mais change un peu selon la version de Word :• Habillage "Au travers" ou "Aucun" sous Word 97,• Habillage "Devant le texte" ou "Derrière le texte" sous Word 2000, 2002-XP et 2003.Quand on a désactivé l’habillage, il faut créer soi-même des « réserves » (espaces blancs dans le texte) (voir le mot Réserve), avec des retraits (Format Paragraphe) et des paragraphes vides (signes ¶ insérés avec la touche Entrée).

A7
Niveau : 1 : indispensable, 2 : Normal, 3 : Bon, 4 : Exceptionnel
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À connaître ! Cette colonne signale les astuces les plus utiles Elle contient des C majuscules… (en police Wingdings pour afficher un petit pouce…)
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Concaténation des contraintes pour un permettre un filtre multicritère rapide Colonne calculée à la demande (avec une macro)(après l'ajout de nouvelles lignes de connaissances), de façon à rester légère et rapide
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Rappel des contraintes : Colonne simple copie de sa voisine : astuce pour permettre de saisir 4 mots clefs au lieu de 2 (la commande de filtre VBA n'accepte que deux tests)
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Valeur temporaire : Colonne utilisée temporairement par la macro qui calcule les colonnes H et I en valeur et sans accent
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réactualisation fréquente Colonne flag pour signaler les infos sensibles à la mise à jour (technologie à vérifier souvent)
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Appeler les commandes transversales (disponibles partout dans Windows)

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Expliquer le sens et l'intérêt d'une "réserve"

En traitement de texte, sous Word par exemple, les caractères se suivent, depuis le début du document jusqu'à la fin, regroupés en paragraphes, mais toujours en séquence (à la suite les uns des autres).Dans ce contexte, le positionnement des images pose un problème : il faut leur réserver une place, et s'organiser pour que le texte "habille" les images, en les enveloppant, de plus ou moins loin.Prévoir une réserve, c'est insérer manuellement des saut de paragraphes vides (plusieurs fois la touche Entrée), ou garder des cellules vides dans un tableau, ou prévoir un fort retrait (gauche ou droit) sur un ou plusieurs paragraphes, de façon à garder blanche une partie de la feuille qui permettra ensuite de placer une image, soit à l'écran, soit physiquement avec de la colle sur le papier, après l'impression.Sous les versions modernes de Word (97 et ultérieures), les possibilité d'habillage automatique des images sont assez puissantes pour se dispenser de préparer une réserve.Mais de temps en temps, assez souvent quand même, l'habillage a des comportements tellement pénibles (tout le document est perturbé, abîmé, désarticulé, au gré des positionnements de l'image), qu'on peut en revenir à des méthodes plus traditionnelles : une bonne réserve créée à la main et une image sans aucun habillage... La façon de "déshabiller" l'image change un peu selon la version de Word :• Habillage "Au travers" ou "Aucun" sous Word 97.• Habillage "Devant le texte" ou "Derrière le texte" sous Word 2000 et 2002-XP.

Utiliser le presse-papiers (copier/coller/couper) à toute occasion (clavier)

CTRL+C, CTRL+V, CTRL+X ou CTRL+INS, MAJ+INS, MAJ+SUPPRL'avantage important des 3 derniers raccourcis est qu'ils sont "à main droite", tout proches de la zone magique des touches de déplacements avec le "turbo" CTRL et MAJ pour étendre la sélection… Cette zone du clavier rend incroyablement rapide quand on l'apprivoise !Et c'est bien d'y trouver les manips relatives au presse-papiers !Il n'y a qu'une petite difficulté : comment mémoriser "qui fait quoi" ?Voici un bon moyen mnémonique :On copie toujours avant de coller. Copier est toujours la manip 1, et Coller est toujours la manip 2. Et bien les touches se présentent dans le même ordre, l'ordre d'utilisation : CTRL est la plus proche pour faire la première manip CTRL + INS = Copier,et MAJ est la plus loin pour faire la deuxième manip : MAJ + INS = Coller.

25, 29, 111

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Utiliser le presse-papiers (copier/coller/couper) à toute occasion (souris)

Clic droit Copier, Coller, Couper… 25, 29, 111

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Utiliser astucieusement le pavé d'édition et de déplacement (clavier)

Il est important de ne pas tout faire avec la souris : on peut multiplier sa productivité par 10 en lâchant sa souris au profit du clavier !Le pavé d'édition et de déplacement, placé entre le pavé alphabétique et le pavé numérique, est une pure merveille d'ergonomie pour la main droite !Voici quelques fonctionnalités résumées qui donnent une idée de la richesse de cette zone du clavier : CTRL = TURBO MAJ = ÉTENDRE LA SÉLECTIONë et fin = début et fin de ligne CTRL + ë et fin = début et fin de document ! Étendre jusqu'au début ou fin de ... avec MAJ en plus !PgUp et PgDn = déplacement d'écran en écran (avec MAJ : étendre en plus).Ctrl + flèche gauche et Ctrl + flèche droite = mot suivant ! (avec MAJ : étendre)Maj + Entrée = saut de ligne (dans le même paragraphe ¶) en traitement de texte.Ctrl + Ins = Copie de la sélection au presse-papiers Maj + Ins = Collage du presse-papiersCTRL + étoile (CTRL + *) = visibilité des caractères spéciaux sous Word.ALT + flèche bas pour dérouler ou remballer une liste déroulante, puis flèches et Entrée.

7, 9, 19, 23, 25, 29, 77

11, 21, 29, 31,

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Niveau : 1 : indispensable, 2 : Normal, 3 : Bon, 4 : Exceptionnel
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JE SAIS… Procédures, raccourcis, définitions et astuces…Niveau

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Renommer (clavier)

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Renommer (souris)

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C Rechercher (clavier)

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C ALT+F4

Sélectionner un groupe d'objets

Il y a, sous Windows, deux ou trois trucs universels pour sélectionner. Il est conseillé de les apprendre vite, une fois pour toutes :• clic sur le premier, puis MAJ + clic sur le dernier…• clic sur le premier, puis CTRL + clic sur chacun des éléments du groupe…• glissade au LASSO autour des objets à sélectionner...Glisser, c'est déplacer la souris en gardant un bouton enfoncé.Essayez ces trois techniques :* sur les icônes du Bureau, * ou sur des fichiers dans l'Explorateur, * ou sur des objets dessinés sous Word, * ou sur des contrôles de formulaire sous Access, * ou sur des cellules d'Excel...Remarque : avec certains logiciels (comme Access), il suffit de toucher un objet avec le lasso pour le sélectionner, alors qu'avec d'autres programmes (comme Word), il faut englober complètement l'objet pour l'ajouter à la sélection.

Par ailleurs, la touche de sélection disjointe change suivant le programme : C'est CTRL sous l'Explorateur et Excel, mais c'est MAJ sous Word, Access et en général avec les objets dessinés...

7, 9, 11, 17, 29, 35, 37, 61, 63, 77, 85, 103, 111, 113,

19, 21, 29, 31, 51, 59, 63, 97,

101, 105

Appeler l’aide en ligne (clavier)

F1 ou MAJ+F1 pour ensuite désigner un objet à l’écran.Astuce pour avoir de l'aide sur une fonction, il faut taper le nom de la fonction suivi de deux parenthèses ! Sans les parenthèses, le trombone ne trouve rien, cet abruti…Par exemple : taper F1, puis sous-total() Entrée

Appeler l’aide en ligne (menu) Menu  ?

F2

Sélectionner un mot avec la souris

Double clic sur le mot.Quel que soit le logiciel, sur la planète Terre, sous Windows en tout cas, un double clic sur le mot sélectionne le mot, ce qui est infiniment plus rapide que de glisser précisément du début du mot jusqu'à la fin du mot !Nota : pour sélectionner plusieurs mots entiers, il faut double cliquer sur le premier mot, mais laisser enfoncé le deuxième clic et ensuite glisser sur les mots suivants.Cette petite merveille d'astuce trouve des applications partout : dans les "mots" composant les noms de fichier, ou les formules de calculs...Son indispensable complément est l'équivalent clavier : CTRL+MAJ+FLÈCHES.

Sélectionner un mot avec le clavier CTRL+FLÈCHE jusqu’au début, puis CTRL+MAJ+FLÈCHE.

Clic droit Renommer ou bienDeuxième clic (lent) sur le nom.

CTRL+F (comme Find = trouver en anglais).

Enregistrer avec le clavier

CTRL + S Précieux raccourci pour Fichier, Enregistrer : S comme Sauvegarde.

Il faut donner un NOM au document très tôt, puis utiliser souvent CTRL + S :Au tout début, un document s’appelle Document1 (ou Classeur1 ou Présentation1, etc.), mais c’est un nom temporaire, jusqu’à ce que vous lui ayez donné un vrai nom, et l'application (Word, Excel...) le sait bien : c’est pourquoi, si vous utilisez CTRL + S au tout début , Word ou Excel lancera la commande Fichier, Enregistrer sous… pour vous demander, au moins la première fois, le vrai nom du document. Ensuite, CTRL + S enregistrera sans formalité supplémentaire.Donc, LE raccourci universel pour enregistrer sur disque, au tout début et aussi plus tard, tout au long du travail, est CTRL + S.

15, 25, 111

Fermer un document avec le clavier CTRL+F4 ou CTRL+W

Quitter l’application avec le clavier

A7
Niveau : 1 : indispensable, 2 : Normal, 3 : Bon, 4 : Exceptionnel
D7
À connaître ! Cette colonne signale les astuces les plus utiles Elle contient des C majuscules… (en police Wingdings pour afficher un petit pouce…)
G7
Colonne des mots exotiques : autres façons de formuler le pb : Diverses formulations, éventuellement peu orthodoxes, qui pourraient venir à l'esprit de l'opérateur pour interroger la base de connaissances. Cette colonne permet aussi à l'AMI d'accepter des orthographes approximatives quand elles sont prévisibles.
H7
Concaténation des contraintes pour un permettre un filtre multicritère rapide Colonne calculée à la demande (avec une macro)(après l'ajout de nouvelles lignes de connaissances), de façon à rester légère et rapide
I7
Rappel des contraintes : Colonne simple copie de sa voisine : astuce pour permettre de saisir 4 mots clefs au lieu de 2 (la commande de filtre VBA n'accepte que deux tests)
J7
Valeur temporaire : Colonne utilisée temporairement par la macro qui calcule les colonnes H et I en valeur et sans accent
K7
réactualisation fréquente Colonne flag pour signaler les infos sensibles à la mise à jour (technologie à vérifier souvent)
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JE SAIS… Procédures, raccourcis, définitions et astuces…Niveau

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Ctrl+TAB

Appeler un menu avec le clavier

ALT puis lettre soulignée dans le mot voulu du menu (lettre d'appel rapide), puis lettres successives éventuelles, sans ALT.Cette technique n'est conseillée que pour les commandes très fréquentes : Fichier Mise en page, Format Paragraphe, Outils Options, Données Validation, Insertion Nom Définir, par exemple, mais pour ces commandes là, la technique clavier est 10 ou 20 fois plus rapide que la souris !Compléments indispensables : TAB pour avancer de champ en champ, MAJ TAB pour reculer, FLÈCHES pour choisir, ENTRÉE pour valider et ÉCHAP pour annuler.

5, 9, 11, 23, 31, 55, 85, 93, 109

"Cliquer" sur un bouton avec le clavier  ou choisir un champ avec le clavier (dans un boîte de dialogue)

ALT + lettre soulignée Cette technique clavier donne le même résultat qu'un clic souris, mais va souvent beaucoup plus vite...Mode d'emploi : appuyez sur Alt, et pendant que Alt est tranquillement appuyée, tapez une petit coup bref sur la touche associée.• Toutes les commandes des menus,• tous les champs de boîtes de dialogue,• et presque tous les boutons... ont une lettre soulignée qui permet de les utiliser avec la touche ALT (et donc sans souris).Par exemple, sous Word ou Excel, pour lancer la très fréquente commande Outils, Options, il suffit de taper ALT + O, puis O... Autre exemple : sous Excel, pour supprimer une série de noms de cellules, il faut lancer Insertion, Nom, Définir (ALT + I, N, D), puis cliquer sur le premier nom avec la souris (main droite) et "cliquer" avec le clavier (main gauche) sur le bouton Supprimer : ALT + S... on peut ainsi enchaîner très rapidement les gestes : clic sur le nom, ALT+S, clic, ALT+S, clic, ALT+S, clic, ALT+S, etc.Considérez donc les lettres soulignées (un peu partout sous Windows) comme des lettres accélératrices, comme des raccourcis clavier.

5, 9, 11, 23, 31, 55, 85, 93, 109

77, 79, 81

Utiliser la liste des derniers fichiers utilisés pour ouvrir rapidement un document (clavier)

Dans de très nombreuses applications (Word, Excel, Photo Editor, etc.), la commande Fichier rappelle la liste des documents récemment utilisés.Au minimum, on se sert de cette liste avec la souris…Mais c'est beaucoup plus performant et agréable avec le clavier ! En utilisant avec ALT les lettres soulignées, on rappelle le dernier document avec ALT + F, 1... On rappelle l'avant-dernier avec ALT + F, 2... Il n'y a rien de plus rapide...Nota "conflit de raccourcis" : sous Excel, si vous ajoutez le précieux outil Protéger la feuille à une barre d'outils, sa lettre soulignée est F comme la commande Fichier... Le raccourci ALT + F ne peut alors plus lancer Fichier... Si cela vous prive, il faut modifier l'outil Protéger la feuille, pour qu'il ne soit plus affiché en texte mais seulement avec son image de bouton, ou pour que sa lettre d'appel rapide ne soit plus le F : Affichage, Barre d'outils, Personnaliser... Clic droit sur l'outil, choisir Par défaut ou changer la place de l'esperluette & dans son nom...La longueur de la liste des documents mémorisés par la commande Fichier se règle dans Outils, Options… onglet Général.Une fois la commande Options validée, la liste de Fichier ne comporte encore que 4 noms (le réglage précédent), mais elle s’allongera toute seule à l’occasion de vos prochains travaux.

Changer la lettre soulignée dans une commande de menu (procédure)

Quand on se sert souvent du clavier pour appeler les commandes, on se soucie de l'ergonomie des touches d'appel (lettres soulignées). Dans la plupart des applications d'Office, l'utilisateur peut personnaliser ses menus, en supprimant des commandes, en en rajoutant, et en adaptant les lettres soulignées à ses besoins personnels :Affichage, Barres d'outils, Personnaliser, • clic gauche sur la commande principale dans la barre de menu (le menu se développe alors),• clic droit sur la sous-commande à modifier... puis, dans le champ Nom du menu contextuel, déplacer le signe & (esperluette) devant une autre lettre (sans créer de conflit avec les lettres des autres sous-commandes, bien sûr !).

77, 81

Passer au champ suivant/précédent (boîtes de dialogue) (clavier)

TAB , Maj+TAB

Valider les boîtes de dialogue avec le clavier

ENTRÉE (Enter, Valid, ¿ )

Nota : quand la boîte n'affiche qu'un message, il y a souvent un bouton par défaut (cerclé d'un fin pointillé) : on peut cliquer le bouton par défaut avec le clavier en tapant la barre d'espace. Par exemple, quand on vous demande "Voulez-vous enregistrer votre travail ?" et que le bouton Oui est présélectionné, tapez simplement un espace pour valider.Comme dans toutes les boîtes de dialogue, la lettre accélératrice (soulignée dans le texte des boutons) permet également de cliquer les boutons sans souris. Dans l'exemple précédent, il suffit de taper N pour cliquer le bouton Non.

5, 9, 75, 85

Annuler les boîtes de dialogue avec le clavier ÉCHAP (Esc)

Changer d’onglet dans les boîtes de dialogue avec le clavier

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FLÈCHE BAS / FLÈCHE HAUT

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C CTRL+FLÈCHE DROITE / CTRL+FLÈCHE GAUCHE

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FLÈCHE DROITE / FLÈCHE GAUCHE

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sDéplacer le pointeur au clavier : Début / fin de document (clavier)

CTRL+ORIGINE (Home, Début, ë) / CTRL+FIN

Déplacer le pointeur au clavier : Page suivante / précédente (clavier)

PGDN (PageSuiv) / PGUP (PagePréc)

Déplacer le pointeur au clavier : Ligne suivante / précédente (clavier)

Déplacer le pointeur au clavier : Début de ligne / fin de ligne (clavier)

ORIGINE (Home, Début, ë) / FIN

Déplacer le pointeur au clavier : Déplacement de mot en mot (clavier)

7, 29, 77, 113

19, 31, 97, 101,

105

Déplacer le pointeur au clavier : Caractère suivant / précédent (clavier)

Changer d’imprimante avant d’imprimer (menu)

Fichier, Imprimer… demander la liste des imprimantes en cliquant sur la flèche à droite du nom de l’imprimante.

N’imprimer que la sélection / … que certaines pages (menu)

Fichier, Imprimer…Page en cours ou pages : utiliser le signe deux-points : ou tiret – pour dire jusqu’à, et le signe point-virgule pour dire et.

Utiliser à bon escient les deux touches de suppression (clavier)

Il faut parfaitement connaître ces deux touches :Quand aucun caractère n’est sélectionné, (quand le curseur clignote lentement entre deux caractères),• SUPPR (Del) efface vers la droite (un caractère à la fois), • alors que CORRECTION ARRIÈRE efface vers la gauche (un car. à la fois),

Mais quand des caractères sont sélectionnés (caractères "en noir"),SUPPR et CORRECTION ARRIÈRE (BackSpace) effacent toutes les deux de la même manière : elles suppriment toute la sélection !

Remarque : quelquefois, tout ce qu'on tape supprime le texte qui existe déjà... On efface tout au fur et à mesure qu'on tape !!! C'est le mode REFRAPPE...On entre et sort de la refrappe avec la touche INS. Le seul signe visible du mode en cours est le pointeur qui est entre deux caractères quand on est en Insertion, alors qu'il recouvre un caractère quand on est en Refrappe.

Par rapport aux deux touches étudiées plus haut, le mode refrappe une troisième façon de supprimer, quelquefois très commode car elle dispense de la suppression préalable à la saisie...

Annuler / Refaire la dernière commande avec le clavier (clavier)

CTRL + Z / CTRL + Y

Nota : CTRL Y est parfois équivalente à F4 (répéter la dernière commande).

5, 7, 23, 33, 79,

109, 111

15, 31, 101, 103, 111

Resélectionner un bloc déselectionné par mégarde

Si la sélection a été perdue, par un déplacement ou un clic intempestif, voici un très bon truc pour resélectionner un bloc déselectionné par mégarde : tapez CTRL + Z puis, immédiatement après, Ctrl + Y : CTRL + Z annule la dernière commande, et Ctrl + Y reproduit instantanément la commande, (donc le CTRL + Z n’a aucun effet négatif, il est gommé), mais Ctrl + Y a rétabli la sélection préalable !!!

Effectuer une sélection jointive avec Maj (extension) (clavier)

Sélection du début de la sélection, puis MAJ+déplacement vers la fin de la sélection !

Effectuer une sélection jointive avec Maj (extension) (clavier et souris)

Clic devant le premier caractère de la sélection, puis MAJ+clic derrière le dernier caractère de la sélection !

Effectuer une sélection disjointe avec Ctrl (tous logiciels sauf exception) (extension) (souris)

Première sélection, puis CTRL + deuxième sélection, etc.Nota : sous Access, la touche de sélection disjointe des contrôles est MAJ.Plus généralement, la sélection disjointe d'objets dessinés fait également exception : MAJ.

11, 17, 35, 37, 61, 63

19, 21, 29, 31, 51, 59, 63, 97,

101, 105

Déplacer une fenêtre (souris) Glisser sur la barre de titre de la fenêtre.

Dimensionner une fenêtre (souris) Glisser sur un bord ou un coin de la fenêtre.

Réduire / Agrandir une fenêtre (souris et coin de la fenêtre)

Clic sur les outils Réduire et Agrandir.

Penser à utiliser Windows ÿ + D pour tout réduire, puis tout restaurer, d'un coup.

A7
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C Double clic sur la case de contrôle en haut à gauche.

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sRéduire / Agrandir une fenêtre (souris et Barre des tâches)

Un clic sur l’icône de la fenêtre ouverte, dans la Barre des tâches.

Agrandir/Restaurer une fenêtre (souris et Barre de titre)

Double clic sur la Barre de titre de la fenêtre.

Réduire / Agrandir toutes les fenêtres (clavier) Touche Windows ÿ + D

Fermer une fenêtre (pointeur de la souris actuellement plutôt placé à droite de la fenêtre)

Clic sur la croix en haut à droite.

Fermer une fenêtre (pointeur de la souris actuellement plutôt placé à gauche de la fenêtre)

Fermer une fenêtre (clavier) CTRL+F4 (CTRL+W) ou ALT+F4 selon que la fenêtre soit une fenêtre de document ou une fenêtre de programme.

Zapper entre deux fenêtres de document (clavier)

CTRL+F6

CTRL + TAB parfois, sous Excel par exemple pour changer de classeur.

Zapper entre deux fenêtres de document (menu)

Menu Fenêtre, puis n° de la fenêtre…Par exemple, on peut simplement taper ALT N, 4 (pas besoin de souris)

Zapper d’une fenêtre d’application ouverte à l’autre (clavier)

ALT+TAB

Zapper d’une fenêtre d’application ouverte à l’autre (souris)

Clic sur l’icône correspondant à la fenêtre ouverte, sur la Barre des tâches.

Taper un caractère en 3ème position sur une touche du clavier (clavier)

ALTGR + touche (équivalent = CTRL+ALT+touche).

Saisir le signe € (euro) (clavier) ALTGR + E ou ALT + 0128 (sur le clavier numérique).

Actualiser (rafraîchir) l’écran actuellement affiché (clavier)

Appeler un menu contextuel (souris) Clic droit sur l’élément à régler.

Appeler un menu contextuel (clavier) pour les portables

MAJ + F10 ou touche Menu contextuel, entre la touche Windows et la CTRL.

Utiliser efficacement les ascenseurs (barres de défilement) (différentes zones à cliquer ou glisser) (j’utilise la roulette si j’en ai) (souris)

Sur tous les micros, quel que soit le logiciel, il y a trois possibilités à connaître absolument :- Glissade sur l’ascenseur lui-même = déplacement le plus rapide, mais aussi le moins précis. Il faut commencer par cela pour s’approcher vite, en gros, de l’objectif. Glisser, c'est déplacer la souris en gardant le bouton appuyé.- Clics sur les zones gris clair de part et d’autre de l’ascenseur = déplacement à grand pas, écran après écran : rapide et précis à la fois… - Clics sur les flèches extrêmes = déplacements lents (ligne à ligne, colonne à colonne) mais très précis. Bien garder ces petits mouvements précis pour la fin du déplacement : ne surtout pas faire de grands trajets à petits pas !

D’une façon générale, dans toutes les fenêtres de Windows, la cage de l’ascenseur représente la longueur totale du document en cours. La taille du rectangle gris de l’ascenseur représente la proportion que représente la fenêtre en cours dans le document entier : si l’ascenseur est tout petit, c’est que le document est très long, et inversement. La position de l’ascenseur, elle, représente la position de la fenêtre dans le document entier : au début, au milieu, à la fin…

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Redémarrer normalement le micro ou Arrêter (menu)

Démarrer, Arrêter, Redémarrer ou Arrêter

« Booter » « à chaud » en cas de « plantage » (clavier)

CTRL + ALT + SUPPR (ou CTRL + ALT + DEL)

Reset physique quand plus rien ne répond (procédure)

Bouton Reset, caché à côté du bouton de mise en marche.

A7
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Garder longtemps appuyé le bouton de mise en marche.

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Sélectionner tout (clavier) CTRL+A 59

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Personnaliser une barre d'outils (souris)

Éteindre de force quand rien ne fonctionne (procédure)

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Abandonner une glissade (en cours d’opération) (clavier)

Touche ÉCHAP (Esc) pendant la glissade !

Passer l’imprimante du mode Brouillon au mode Normal ou Soigné (menu)

Fichier, Imprimer, bouton Propriétés, puis changer l’option (variable suivant les pilotes).

Généraliser le mode Brouillon à l'impression (par défaut) (menu)

Démarrer, Paramètres, Imprimantes… Clic droit Propriétés sur l’imprimante, changer l’option (variable suivant les pilotes).

Intervenir sur la file d’impression : supprimer un document / purger la file toute entière… (menu)

Démarrer, Paramètres, Imprimantes… Double clic sur l’imprimante, on peut supprimer une ligne avec SUPPR, ou lancer Imprimante, Purger les documents d’impression…

Espacer les lignes d'une liste à puces ou d'une liste numérotée (aérer les paragraphes)

Quel que soit le logiciel proposant des puces (Word, Outlook, PowerPoint...), on peut sauter une ligne à la fin d'un paragraphe à puce (ou à numéro), sans créer une nouvelle puce : il faut insérer un saut de ligne.En général, presque partout, c'est MAJ + ENTRÉE qu'il faut taper (à la fin du paragraphe à séparer du suivant).Sous Word, si le paragraphe est justifié à droite, un saut de ligne peut écarteler les mots de la ligne, ce qui est très laid !... Pour éviter cela, taper TAB (ou CTRL+TAB) avant le saut de ligne (une ligne portant tabulation n'est jamais justifiée sous Word).Excel et Access, eux, ne proposent pas directement de format à puces, mais on peut se fabriquer soi-même "à la main" ses propres puces, si on sait passer à la ligne :Sous Excel, dans une cellule, c'est avec ALT + ENTRÉE.Sous Access, dans un champ ou un contrôle, c'est avec CTRL + ENTRÉE.Rappel : code de la puce manuelle • = ALT + 0149 (sur le pavé numérique)Dans tous les logiciels, il est important de bien savoir distinguer • les fins de paragraphe : touche ENTRÉE • des fins de ligne : touche MAJ+ENTRÉE.

Dire dans quel sous-dossier précis est enregistré le document actuellement ouvert (sous Word, Excel, Access, PowerPoint, etc.)

Fichier, Propriétés, onglet Général….

Utiliser mon clavier pour saisir des caractères spéciaux : majuscules accentuées, signe Euro, etc.

Sous Word, il y a plusieurs outils pour faciliter la saisie des caractères non disponibles au clavier : On peut d'abord utiliser la commande Insertion, Caractères spéciaux... On peut aussi régler Outils, Options, onglet Édition pour que les majuscules soient "accentuables"... et ensuite convertir des minuscules (accentuées) en majuscules accentuées avec MAJ + F3 ou CTRL + MAJ + K...

Mais ailleurs (Excel, Access, Outlook, logiciels de gestion...), il faut savoir taper ALT + code du caractère (sur le pavé numérique) :

À : 0192  : 0194 Ç : 0199 È : 0200 É : 0201Ê : 0202 Ë : 0203 Œ : 0140 œ : 0156 ¶ : 0182Î : 0206 Ï : 0207 Ô : 0212 Ù : 0217 Û : 0219… : 0133 ³ : 0179 ÷ : 0247 ± : 0177 • (puce) : 0149« : 0171 » : 0187 ¼ : 0188 ½ : 0189 ¾ : 0190€ : 0128 : 0160 (espace insécable) Et en police Symbol :¹ : 0185 µ : 0181 £ : 0163 ³ : 0179 » : 0187

Fabriquer manuellement une liste à puces, même si le logiciel n'offre pas d'outil spécial (Excel, Outlook en texte brut…)

• Code manuel de la puce : ALT + 0149 (sur le pavé numérique).• Code manuel de l'espace insécable : ALT + 0160 (pour être bien sûr de la largeur d'un espace, même si les lignes sont justifiées à droite).• Fin de paragraphe = Entrée.• Fin de ligne = MAJ + Entrée sous Word, Power Point, Outlook, ALT + Entrée sous Excel, CTRL + Entrée sous Access...

Clic droit Personnaliser sur une barre d'outils, onglet Commandes, choisir une catégorie, puis glisser sur les outils voulus pour les disposer sur la barre voulue.Astuce : on n'y pense pas naturellement, mais on y a droit et ça permet de gagner de la place : on peut glisser un outil à droite du menu général, dans la zone grise, plus ou moins grande suivant la résolution de votre écran.

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Concaténation des contraintes pour un permettre un filtre multicritère rapide Colonne calculée à la demande (avec une macro)(après l'ajout de nouvelles lignes de connaissances), de façon à rester légère et rapide
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Valeur temporaire : Colonne utilisée temporairement par la macro qui calcule les colonnes H et I en valeur et sans accent
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réactualisation fréquente Colonne flag pour signaler les infos sensibles à la mise à jour (technologie à vérifier souvent)
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JE SAIS… Procédures, raccourcis, définitions et astuces…Niveau

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Utiliser mon Explorateur Windows

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Renommer des dossiers et fichiers (Souris)

Afficher les raccourcis clavier dans les info-bulles des outils

Clic droit Personnaliser sur une barre d’outils, onglet Options …

Désactiver / réactiver les menus abrégés d'Office 2K et XP Clic droit Personnaliser sur une barre d’outils, onglet Options …

Placer côte à côte les barres d'outils d'Office 2K et XP (et non pas sur une seule ligne)

Clic droit Personnaliser sur une barre d’outils, onglet Options …

Respecter un ordre numérique avec un champ Texte

On a parfois affaire à des champs de type Texte (non numérique) qu'il faudrait pourtant trier comme des nombres. L'exemple le plus courant est le nom des fichiers dans l'Explorateur. Ce nom est un texte, mais quand on veut forcer l'ordre d'affichage et quand on met des nombres en tête (1, 2, 3…), l'Explorateur ne les trie pas du tout comme des nombres mais il les ordonne comme des textes : 1, 10, 11, 12, 2, 20, 22... Explication : l'ordre alpha donne un poids essentiel au caractère de gauche, quelle que soit la longueur du texte, alors que l'ordre numérique donne un sens à la position des chiffres en partant de la droite !C'est la même chose avec un code article dont le type serait Texte mais qui contiendrait des chiffres (voir manuel sur Access, page 33).L’astuce pour imposer aux textes un ordre numérique est de donner des codes de longueur fixe. L’idée consiste à taper des zéros devant les petits nombres. On saisira un seul zéro si on est sûr qu’on aura moins de 100 nombres à saisir : 01, 02… 99. On mettra deux zéros si on sait qu’il y aura moins de 1 000 nombres : 001, 002… 999. Etc.Ainsi, dans l'Explorateur, on ne mettra pas 1, 2, 3 en tête des fichiers à classer, mais 01, 02, 03...

Généraliser l’utilisation de l’Explorateur (avec deux volets) pour les raccourcis vers des dossiers, des lecteurs, le Poste de travail… (procédure)

Menu Options de dossiers de l’Explorateur Windows, onglet Types de fichiers, choisir la ligne du Type Dossiers (et non pas dossiers de fichiers), bouton Modifier Avancé, Explore par défaut (et non pas Open).Nota : pour une utilisation ponctuelle de l'Explorateur, il suffit d'un clic droit, Explorer sur le raccourci ou sur le lecteur à explorer.

Me déplacer dans l'Explorateur : changer de volet (Clavier)

TAB et MAJ + TAB

Me déplacer dans l'Explorateur : sélectionner vite un dossier (Clavier)

Les quatre FLÈCHES (à découvrir absolument)On peut aussi taper (rapidement) des initiales.

Montrer ou masquer les sous-dossiers (Clavier)

FLÈCHE droite et gauche, + et - , CORRECTIONARRIÈREAstuce pour montrer d'un coup TOUS LES SOUS-DOSSIERS du dossier sélectionné : appuyer simplement sur le signe * (étoile) du pavé numérique !et FLÈCHE GAUCHE pour tout remballer d'un geste...

Sélectionner le dossier parent (étape importante !)Fichier, Nouveau, Dossier… Conseil : ALT F, Entrée, Entrée (saisie nom) Entrée(Voir caractères autorisés et caractères interdits dans les noms de fichiers).

Copier des dossiers et fichiers (souris)CTRL + Glisser sur fichier ou dossierNota : si on change de lecteur (de C vers A, par exemple), la fonction par défaut de la glissade est la copie : pas besoin d'appuyer sur CTRL.

Copier des dossiers et fichiers (Clavier)CTRL + C, CTRL + VouCTRL + Ins, MAJ + Ins

Déplacer des dossiers et fichiers (souris)MAJ + Glisser sur fichier ou dossierNota : si on reste sur le même lecteur (de C vers C, par exemple), la fonction par défaut de la glissade est le déplacement : pas besoin d'appuyer sur MAJ.

Déplacer des dossiers et fichiers (clavier)

Sélection du ou des dossiers / fichiers puis SUPPR (Del)• Sur un disque dur local, les objets "supprimés" sont en fait déplacés vers la Corbeille : on peut encore les restaurer, après-coup.• Mais attention ! Sur un disque réseau (E:\ par exemple), les objets sont définitivement supprimés !!! Pas de Corbeille sur le serveur !

Supprimer définitivement des dossiers et fichiers (Clavier)

Sélection du ou des dossiers / fichiers puis MAJ+SUPPRouClic droit sur la Corbeille, Vider la Corbeille...

Clic droit Renommer ou 2ème clic lent sur le nom…

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Niveau : 1 : indispensable, 2 : Normal, 3 : Bon, 4 : Exceptionnel
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À connaître ! Cette colonne signale les astuces les plus utiles Elle contient des C majuscules… (en police Wingdings pour afficher un petit pouce…)
G7
Colonne des mots exotiques : autres façons de formuler le pb : Diverses formulations, éventuellement peu orthodoxes, qui pourraient venir à l'esprit de l'opérateur pour interroger la base de connaissances. Cette colonne permet aussi à l'AMI d'accepter des orthographes approximatives quand elles sont prévisibles.
H7
Concaténation des contraintes pour un permettre un filtre multicritère rapide Colonne calculée à la demande (avec une macro)(après l'ajout de nouvelles lignes de connaissances), de façon à rester légère et rapide
I7
Rappel des contraintes : Colonne simple copie de sa voisine : astuce pour permettre de saisir 4 mots clefs au lieu de 2 (la commande de filtre VBA n'accepte que deux tests)
J7
Valeur temporaire : Colonne utilisée temporairement par la macro qui calcule les colonnes H et I en valeur et sans accent
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Affichage, Barre d’état.

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Reconnaître l'icône d'un raccourci

Renommer des dossiers et fichiers (clavier)

Sélection du fichier ou dossier, puis touche F2 nouveau nom ENTRÉERaccourci universel, quel que soit le programme !F2 sert aussi à éditer (corriger) le texte d'une cellule sous Excel.

Éviter les caractères interdits dans les noms de fichiers et de dossiers

Utiliser les caractères autorisés dans les noms de fichiers et de dossiers

espace . , ) ( { } - _ & ^ ' % ! $ @ « ~ » Remarque : pour utiliser un caractère absent du clavier, il faut taper ALT+code (voir Caractères spéciaux).

Trier la liste des fichiers sur date, nom, taille, extension (souris)

Clics sur titre de la colonne (en Affichage Détail)ou bien, quand l'Affichage est autre que Détails :Clic droit, Réorganiser les icônes...

Sauvegarder mes données sur des disquettes (souris)

Sélectionner un fichier, ou un dossier, ou un groupe (avec MAJ ou avec CTRL ou avec le LASSO), puis Clic droit Envoyer vers Disquette.

Sauvegarder mon environnement personnel sur disquette (procédure)

Compresser (au format ZIP) puis copier le dossier E:\_param sur disquetteLe nom de ce dossier (_param) n'est valable qu'en environnement MRPET. Il faut l'adapter à votre cas si votre serveur est organisé différemment.

Restaurer mes données sur un dossier précis du disque dur (clavier)

Sélection des fichiers et/ou des dossiers sur disquette, et Ctrl+C… puis sélection du dossier de destination sur le disque dur, et Ctrl+V

Localiser un fichier perdu, ou un dossier (chercher, trouver…) (souris)

Lancer l'Explorateur, Clic droit Rechercher sur un dossier ou un lecteur…

Localiser un fichier perdu, ou un dossier (chercher, trouver…) (clavier)

Lancer l'Explorateur.Sélectionner le dossier parent ou le lecteur (lieu de la recherche), puis touche F3 ou CTRL + F (comme Find = trouver en anglais)…

Copier une disquette (sur une autre disquette) (souris)

Clic droit Copie de disquette sur A:\

Formater une disquette / bootable ou pas / avec un nom de volume (souris)

Lancer l'Explorateur, puis Clic droit Formater sur A:

Lire la place disponible sur un lecteur (souris) Clic droit Propriétés sur le lecteur à examiner.

Lire la place disponible sur un lecteur (procédure)

Regarder la barre d’état, en bas de la fenêtre de l'Explorateur.Si la Barre d'état n'est pas présente en bas de la fenêtre, lancer Affichage, Barre d'état...

Afficher la Barre d’état (en bas) (menu)

Organiser logiquement mes propres dossiers et sous-dossiers dans Mes documents et justifier cette organisation (arborescence des dossiers) (procédure)

Soit un dossier par personne, soit un dossier par type de travaux, soit un dossier par période (années, mois)...

Lire l’encombrement total d’un dossier (en Mo, Go…) (souris)

Clic droit Propriétés sur le dossier.

Le raccourci universel pour lancer l’Explorateur (clavier)

Touche Windows ÿ + E (la touche "Windows" est placée entre Ctrl et Alt).

Expliquer ce qu’est E:\

E: est un lecteur logique qui représente mon espace disque personnel, sur le serveur central (sous MRPET).Les lecteurs logiques complètent les lecteurs physiques, qui sont, eux, présents réellement sur le poste utilisé.Le nom de ce lecteur (E:) n'est pas toujours le même. Il faut l'adapter à votre cas si votre poste est organisé différemment.

Retrouver rapidement tous les fichiers • dont le nom comporte un mot ou • dont l’extension est x ou y…

Clic droit Rechercher sur dossier, (ou CTRL + F avec le clavier)utiliser ensuite l'étoile * pour dire "toute chaîne de caractères"Exemples : *.DOC va rechercher tous les fichiers dont l'extension (suffixe) est DOC.bil*.xls va rechercher tous les fichiers dont le nom commence par bil et dont l'extension (suffixe) est XLS.*.tmp *.wbk (taper un simple espace entre les groupes recherchés) va rechercher tous les fichiers TMP et tous les fichiers WBK (brouillons de Word).Nota : on peut ensuite rapidement sélectionner tous les fichiers trouvés (pour les supprimer ou les ouvrir, par exemple), en tapant CTRL + A (A comme All).

Une petite flèche noire dans un petit carré blanc figure dans le coin de l'icône…

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Niveau : 1 : indispensable, 2 : Normal, 3 : Bon, 4 : Exceptionnel
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À connaître ! Cette colonne signale les astuces les plus utiles Elle contient des C majuscules… (en police Wingdings pour afficher un petit pouce…)
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Colonne des mots exotiques : autres façons de formuler le pb : Diverses formulations, éventuellement peu orthodoxes, qui pourraient venir à l'esprit de l'opérateur pour interroger la base de connaissances. Cette colonne permet aussi à l'AMI d'accepter des orthographes approximatives quand elles sont prévisibles.
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Concaténation des contraintes pour un permettre un filtre multicritère rapide Colonne calculée à la demande (avec une macro)(après l'ajout de nouvelles lignes de connaissances), de façon à rester légère et rapide
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Rappel des contraintes : Colonne simple copie de sa voisine : astuce pour permettre de saisir 4 mots clefs au lieu de 2 (la commande de filtre VBA n'accepte que deux tests)
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Valeur temporaire : Colonne utilisée temporairement par la macro qui calcule les colonnes H et I en valeur et sans accent
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Compresser des dossiers et fichiers trop volumineux pour tenir sur une disquette (Procédure)

Pour compresser au format ZIP, il faut d'abord avoir installé un logiciel de compression : • WinZip est le standard, très rapide et peu coûteux. • Power Archiver est un challenger, nettement plus lent, mais totalement gratuit et ayant exactement la même interface (écrans, icônes, menus, raccourcis...) que WinZip.

Clic droit, Ajouter au ZIP sur le fichier ou le dossier… ce qui crée une "archive", c'est-à-dire un fichier compressé capable de contenir plusieurs documents, compactés pour prendre moins de place…Si l'archive reste elle-même trop volumineuse pour tenir sur une disquette, il faut la convertir elle-même en un autre fichier "point exe" (clic droit, Créer un autoExtractible (.EXE), et choisir la méthode Multivolumes (chaque "volume" sera inférieur en taille à une disquette)... Puis insérer les disquettes formatées les unes après les autres quand le logiciel les demande...On peut spécifier qu'il faut mémoriser les noms des dossiers des fichiers de l'archive, ce qui permettra de reconstituer tout l'arbre des dossiers sur un autre poste au moment de la décompression.On peut aussi mémoriser un lecteur (ou dossier) de décompression "par défaut" (c'est-à-dire "jusqu'à nouvel ordre"), ce qui permet de dispenser l'opérateur de la saisie de ce nom...

Ajouter un fichier à une archive ZIP existante (Procédure)

Le plus simple est d'utiliser l'Explorateur et de simplement glisser le fichier normal vers le fichier zippé existant.

Mais il y a un problème quand le fichier à ajouter et l'archive zip existante ne se trouvent pas dans le même dossier... Là, il faut organiser son écran en deux fenêtres pour voir à la fois l'Explorateur et l'archive Zip ouverte (dans WinZip, Power Archiver, ou autre logiciel de compression) :1 - Lancer l'Explorateur.2 - restaurer et régler la taille de la fenêtre : un demi écran, positionné sur un bord, en haut par exemple,3 - ouvrir l'archive ZIP (double clic dessus),4 - - restaurer et régler également la taille de la fenêtre, mais plus petite que celle de l'Explorateur : un quart d'écran, et positionnée en bas par exemple,5 - revenir à l'Explorateur : ALT + TAB ou clic sur une partie visible de sa fenêtre,6 - naviguer pour voir le dossier ou le fichier à ajouter à l'archive,7 - et glisser directement depuis la fenêtre de l'Explorateur jusqu'à la fenêtre de l'archive ZIP...

Supprimer un fichier d'une archive ZIP existante

Ouvrir l'archive en double cliquant dessus (dans l'Explorateur),sélectionner le ou les fichiers à supprimer (avec MAJ ou CTRL),touche SUPPR pour les retirer de l'archive,fermer l'archive…

Décompresser une archive ZIP entière vers un lecteur précis (Procédure) Clic droit, Extraire vers… sur l'archive zip (dans l'Explorateur).

Travailler sur les documents d'une archive ZIP (Procédure)

Attention : il est tentant, à partir de la fenêtre d'un logiciel de compression (WinZip, Power Archiver, …), de double cliquer sur un des documents compressés pour travailler rapidement dessus, sous Word ou Excel, par exemple… C'est une ERREUR !!! Ni WinZip, ni Power Archiver ne conservent les modifications ainsi opérées "à travers eux", et quand on quitte Word ou Excel, ces logiciels ne signalent pas du tout que tout le travail va être perdu !!!Pour travailler sur un document archivé (compressé), il faut donc impérativement l'extraire d'abord sur un dossier, pour pouvoir travailler ensuite normalement sur un VRAI document, non compressé...

Décompresser une partie seulement (quelques fichiers choisis) d'une archive ZIP vers un lecteur précis (Procédure)

1 - Lancer l'Explorateur et double cliquer sur l'archive zip pour l'ouvrir dans la fenêtre de WinZip (ou Power Archiver ou autre),2 - Régler l'écran pour voir l'Explorateur et le dossier cible en arrière-plan, et la fenêtre de l'archive zip en petite taille et au premier plan,3 - Sélectionner les fichiers à décompresser (avec MAJ ou CTRL),4 - Glisser depuis la fenêtre de l'archive vers le dossier voulu (dans la fenêtre de l'Explorateur)...

Télécharger sur Internet et installer un logiciel gratuit de compression au format ZIP (comme Power Archiver)

• Lancer Internet Explorer et aller sur www.Google.com• Rechercher Power Archiver• Télécharger le module d'installation à partir d'un des sites proposés par Google...• Installer ensuite le logiciel sur le poste…

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Créer sur le Bureau un raccourci vers un fichier ou un raccourci vers un dossier (pour y aller ensuite très vite, d'un seul double clic)

1 - Lancer l'Explorateur Windows, 2 - sélectionner le fichier ou le dossier cible,3 - CTRL + C (pour mettre la cible au presse-papiers),4 - Clic droit Coller le raccourci... sur le Bureau (clic droit sur le fond d'écran)

Autre truc : Glisser droit du fichier (ou du dossier ) vers le Bureau, puis après avoir relâché, choisir Créer les raccourcis ici...Nota : Pour utiliser cette technique, il faut que l'Explorateur ne soit pas en plein écran (sinon on ne voit pas le Bureau, et donc on ne peut pas glisser vers lui...) : donc, penser à "Restaurer" la fenêtre de l'Explorateur (et à réduire toutes les autres fenêtres éventuellement en plein écran derrière, Word ou Excel par exemple) avant de créer le raccourci sur le Bureau.

Créer dans le Menu Démarrer un raccourci vers un fichier ou un raccourci vers un dossier (pour y aller ensuite très vite, d'un seul double clic)

1 - Lancer l'Explorateur Windows, 2 - sélectionner le fichier ou le dossier cible3 - Simplement glisser le fichier ou le dossier vers le bouton Démarrer (en bas à gauche). C'est tout.

4 - Pour viser un sous-dossier (un sous-menu) du Menu Démarrer, il faut rester sans bouger avec le clic enfoncé sur le dossier à développer : au bout de 2 secondes, Windows développe les sous-parties éventuelles du point où l'on est immobile, pour qu'on puisse continuer la glissade vers les sous-dossiers, et ainsi de suite... Bien observer le pointeur de la souris qui devient une ligne noire horizontale indiquant le point d'insertion du raccourci si on relâche maintenant...

Nota : pendant une glissade, sous Windows, il est toujours possible d'annuler la glissade en pressant Échap (Esc) avant d'avoir relâché !

Créer dans un dossier un raccourci vers un fichier ou un raccourci vers un dossier (pour y aller ensuite très vite, d'un seul double clic)

1 - Lancer l'Explorateur Windows, 2 - sélectionner le fichier ou le dossier cible3 - CTRL + C (pour le mettre au presse-papiers),4 - Sélectionner un autre dossier (destination où doit être placé le raccourci): soit en allant dans ce dossier avec l'Explorateur, soit directement dans une boîte de dialogue Fichier, Ouvrir ou Fichier, Enregistrer sous ou une autre qui affiche une liste les dossiers... En effet, en plein dans une telle boîte de dialogue, bien en place dans le bon dossier, vous pouvez (avec le clic droit) créer un raccourci vers l'objet actuellement présent dans le presse-papiers !... (Vous pourriez d'ailleurs aussi supprimer ou renommer un fichier ou un dossier au cœur d'une telle boîte...)5 - Clic droit Coller le raccourci...Si vous ne voyez pas le résultat immédiatement, un petit coup de touche F5 (rafraîchir, actualiser) règle le problème.Astuce : pour que ce raccourci soit toujours en tête de liste, et éviter ainsi de fastidieux clics sur les ascenseurs, il suffit de renommer ce raccourci (touche F2 sur le raccourci) en tapant le chiffre 1 devant son nom...Autre truc : Glisser droit du fichier (ou du dossier ) vers la destination, puis après avoir relâché, choisir Créer les raccourcis ici...

Expliquer l'intérêt des raccourcis souris (icônes, alias) vers des programmes

Un raccourci (icône assortie d'une petite flèche noire sur fond blanc) peut pointer vers un programme, un document ou un dossier.Créer un raccourci vers un programme permet d'offrir à l'utilisateur novice ou pressé un moyen de lancer le programme sans avoir à le chercher, et même en ignorant complètement où se trouve vraiment le programme... Par exemple, en double cliquant sur un raccourci de l'application Excel, je lance Excel sans savoir où Excel se trouve en réalité sur le disque (et d'ailleurs ça m'est égal...).

Expliquer l'intérêt des raccourcis souris (icônes, alias) vers des documents

Un raccourci (icône assortie d'une petite flèche noire sur fond blanc) peut pointer vers un programme, un document ou un dossier.Créer un raccourci vers un document permet d'ouvrir ce document sans savoir où il se trouve vraiment. C'est très utile pour les modèles ! En effet, un modèle est souvent le fruit d'un long travail de préparation et, en plus, ils est utilisé par plusieurs personnes. Il ne doit donc en aucun cas être détruit. On protège donc les modèles des maladresses en les cachant dans des dossiers très reculés et en n'y accédant qu'à l'aide de raccourcis (un double clic sur le raccourci a le même effet qu'un double clic sur le document lui-même).Un clic droit Ouvrir sur le raccourci d'un modèle permet d'ouvrir vraiment le modèle, et pas un simple sosie, pour le corriger et le mettre au point.

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Concaténation des contraintes pour un permettre un filtre multicritère rapide Colonne calculée à la demande (avec une macro)(après l'ajout de nouvelles lignes de connaissances), de façon à rester légère et rapide
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Expliquer l'intérêt des raccourcis souris (icônes, alias) vers des dossiers

Un raccourci (icône assortie d'une petite flèche noire sur fond blanc) peut pointer vers un programme, un document ou un dossier.Un raccourci vers un dossier ou un lecteur couramment ouvert et consulté permet d'y accéder instantanément sans avoir à cheminer dans l'Explorateur. Un double clic sur un raccourci de dossier posé sur le Bureau ouvre une fenêtre simple (un seul volet) sur ce dossier et non pas l'Explorateur Windows (qui est pourtant plus pratique, avec ses deux volets, pour les copies et déplacements de fichiers).Pour changer ce réglage et pour donc ouvrir l'Explorateur en double cliquant sur un raccourci de dossier, il faut lancer l'Explorateur, puis la commande Options (menu Affichage ou Outils, selon la version de Windows), onglet Types de fichiers, trier sur la colonne Type (simple clic sur le titre de la colonne) et chercher la première ligne Dossier, bouton Modifier ou Avancé... cliquer sur l'action Explore, puis sur le bouton Par défaut (le mot Explore devient gras)... Valider... Tester : un double clic sur l'icône Poste de travail devrait ouvrir l'Explorateur (avec ses deux volets) sur le Poste de travail...

Donner un raccourci clavier à un raccourci souris (pour le lancer facilement sans même avoir à le localiser ou le viser avec la souris)

Clic Droit Propriétés sur le raccourci souris (icône avec une petite flèche noire sur fond blanc dans un coin)… cliquer ensuite sur le champ Raccourci : taper simplement la lettre voulue, elle sera toujours utilisée en combinaison avec AltGr (équivalent de CTRL+ALT).nota: pour bien fonctionner, un raccourci-clavier doit être donné à une icône du Menu Démarrer (plutôt que de la barre de lancement rapide ou du Bureau).Par exemple, si on veut lancer Word en tapant simplement ALTGR+W, il faut localiser un raccourci souris (une icône) de Word dans le Menu Démarrer, cliquer droit Propriétés sur ce raccourci, et taper W dans le champ Raccourci.

Supprimer tous les fichiers temporaires (TMP, WBK, cache Internet, cookies) (menu)

Options d’Internet : Panneau de configuration, Options Internet...ou bien lancer Internet Explorer, et trouver la commande Options…

Afficher ou masquer les fichiers et dossiers cachés (menu)

Affichage ou Outils, Options des dossiers,… Affichage…

Expliquer l’intérêt et le danger de l’affichage des fichiers cachés

Les fichiers essentiels sont ainsi protégés des maladresses involontaires (les glissades, notamment, qui peuvent déplacer des fichiers importants ou même des dossiers entiers !…).

Afficher ou masquer les extensions (suffixes) des fichiers (menu)

Affichage ou Outils, Options des dossiers,… Affichage

Il est plus clair d'afficher l'extension des fichiers que de la masquer, car cette extension représente la nature du fichier et par quelle application il peut être ouvert.

MAIS : en affichant l'extension, on complique un peu le renommage car il faut penser à respecter cette extension (quand les extensions sont masquées, on peut renommer sans se soucier de ce point).

Expliquer l’intérêt du masquage des extensions (suffixes), et celui de leur affichage

Masquer les extensions dans l'Explorateur facilite le renommage des fichiers et des dossiers (pas besoin de taper l’extension du nouveau nom). Mais d'un autre côté, l’extension, elle, montre mieux la nature des fichiers que l'icône du fichier.Par exemple, pour distinguer les documents Word des modèles de documents Word, l'icône est presque la même, alors que l'extension est plus claire (.DOC et .DOT).

Imprimer la liste des fichiers d’un dossier (il faut Outlook !...) (procédure)

Windows présente une incroyable lacune : depuis 15 ans, personne chez Microsoft n'a encore pensé à offrir le moyen d'imprimer la liste des fichiers d'un dossier... C'est très étonnant, mais même le grand Windows XP, si proche de la perfection, a lui aussi oublié ce "détail"... Voici deux façons de sauter cet obstacle :• Utiliser Outlook : Affichage, Barre Outlook, Autres raccourcis, Poste, sélectionner un dossier, outil Imprimante, Aperçu...• Télécharger et installer un minuscule programme développé par JC Bellamy (http://www.bellamyjc.net) disponible sur www.arc-en-ciel.info (partie informatique, documents à télécharger, Windows). Ce petit programme ajoute une ligne Imprimer dans le menu contextuel qui s'ouvre après un clic droit sur un dossier ou sur un fichier... C'est tout simple.

Retirer l’attribut lecture seule à des fichiers copiés d’un CD-ROM (souris)

Lancer l'Explorateur Windows : Windows ÿ + E...Clic droit Propriétés, Lecture seule sur les dossiers & fichiers.

Régler l’Explorateur pour qu’il s’ouvre automatiquement sur un lecteur et un dossier donnés, plutôt qu'un autre (souris)

Clic droit Propriétés sur le raccourci de l’Explorateur, puis taper le chemin voulu à la fin du champ Cible, derrière la ligne de commande qui lance Explorer… Si les paramètres n'y sont pas, ajouter les signes /n,/e, Exemple de cible complète : C:\Windows\Explorer.exe /n,/e,C:\

Protéger un ou plusieurs dossiers contre la suppression ou le déplacement accidentels (procédure)

Sélectionner tous les dossiers concernés et leur donner la Propriété Lecture seule, ce qui n’interdit en fait aucune écriture, mais qui déclenche un message en cas déplacement, attirant ainsi l'attention sur le fait qu'on a glissé sur un dossier au lieu de simplement cliquer dessus : erreur très fréquente, chez tous les utilisateurs, même confirmés ! :o) et protection très efficace contre nos propres maladresses... -------- ASTUCE IMPORTANTE POUR LA STABILITÉ DU POSTE WIN 98 ------Malheureusement, il n'existe plus rien de tel sous Windows XP. C'est une grave détérioration du système en termes de résistance aux maladresses (inévitables) des débutants.

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Niveau : 1 : indispensable, 2 : Normal, 3 : Bon, 4 : Exceptionnel
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À connaître ! Cette colonne signale les astuces les plus utiles Elle contient des C majuscules… (en police Wingdings pour afficher un petit pouce…)
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Colonne des mots exotiques : autres façons de formuler le pb : Diverses formulations, éventuellement peu orthodoxes, qui pourraient venir à l'esprit de l'opérateur pour interroger la base de connaissances. Cette colonne permet aussi à l'AMI d'accepter des orthographes approximatives quand elles sont prévisibles.
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Concaténation des contraintes pour un permettre un filtre multicritère rapide Colonne calculée à la demande (avec une macro)(après l'ajout de nouvelles lignes de connaissances), de façon à rester légère et rapide
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Rappel des contraintes : Colonne simple copie de sa voisine : astuce pour permettre de saisir 4 mots clefs au lieu de 2 (la commande de filtre VBA n'accepte que deux tests)
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Valeur temporaire : Colonne utilisée temporairement par la macro qui calcule les colonnes H et I en valeur et sans accent
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réactualisation fréquente Colonne flag pour signaler les infos sensibles à la mise à jour (technologie à vérifier souvent)
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JE SAIS… Procédures, raccourcis, définitions et astuces…Niveau

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Ranger mon Bureau

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Régler ma souris (procédure)

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Régler ma sécurité Internet (procédure)

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Associer une lettre à une ressource réseau (créer un lecteur logique) pour y retourner rapidement plus tard (souris)

Clic droit Associer un lecteur réseau sur la ressource…Ceci permet de mémoriser un lien stable (et même permanent) vers un dossier jusque là difficile à atteindre.

Contrôler un ou plusieurs fichiers contre les virus (souris)

Clic droit AVP monitor sur le fichier à contrôler...Nota : chaque antivirus a sa procédure. Il faut donc adapter cet exemple à votre propre logiciel anti-virus.

Mettre à jour les définitions de virus (souris)Double clic sur l’icône d’AVP (en bas à droite), puis Mise à jourNota : chaque antivirus a sa procédure. Il faut donc adapter cet exemple à votre propre logiciel anti-virus.

Scanner tous les disques contre les virus (souris)

Double clic sur l’icône d’AVP, sélection d’un lecteur puis ScannerNota : chaque antivirus a sa procédure. Il faut donc adapter cet exemple à votre propre logiciel anti-virus.

Gérer mes imprimantes : choix de l’imprimante par défaut (souris) Démarrer, Paramètres, Imprimantes Clic droit Par défaut.

Gérer mes imprimantes : intervenir sur la file d’impression (souris) Démarrer, Param., Imprimantes Double clic sur l’imprimante.

Le raccourci universel pour afficher la Barre des tâches (BDT) si elle était masquée (clavier)

Touche Windows : ÿ (placée entre CTRL et ALT )Raccourci très utile quand la souris n'ouvre plus la Barre des tâches masquée (notamment en plein écran, sous Word).

Le raccourci universel pour afficher le Menu Démarrer (clavier) Touche Windows ÿ

Le raccourci universel pour afficher l'Explorateur Windows (clavier) Touche Windows ÿ + E

Le raccourci universel pour minimiser les fenêtres (clavier) Touche Windows ÿ + M

Le raccourci universel pour réduire et restaurer toutes les fenêtres (clavier)

Touche Windows ÿ + D (Hors Service, parfois, sous Windows Millénium)

Masquer automatiquement / Afficher en permanence la Barre des tâches (souris)

Clic droit Propriétés sur la Barre des tâches.

Positionner ma Barre des tâches (souris) Glisser sur la Barre des tâches.

Dimensionner ma Barre des tâches (souris) Glisser sur la bordure de la BDT.

Régler ma Barre de lancement rapide (BLR) (souris)

Glisser droit Copier sur les raccourcis vers la BLR(cliquer droit Supprimer pour retirer un outil inutile).

Utiliser mon Panneau de configuration : (menu) Démarrer, Paramètres, Panneau de configuration :

Démarrer, Paramètres, Panneau de configuration : Souris : vitesse & forme du pointeur, vitesse du DC, aimant…

Démarrer, Paramètres, Panneau de configuration : Internet : désactiver les ActiveX, Java…

Changer l’unité monétaire (€, euro) de mon poste (procédure)

Démarrer, Paramètres, Panneau de configuration : Paramètres régionaux, onglet Symbole monétaire.(Sous Windows XP : Panneau de config, Options régionales et linguistiques, Personnaliser, onglet Symbole monétaire...)À partir de là, Excel proposera l'euro dans son Format, Cellule, catégorie Monétaire…

Débloquer le verrou des majuscules (procédure)

Normalement, sous la plupart des versions de Windows, on débloque le verrou majuscule avec une simple pression sur MAJ (Shift, touche avec une petite flèche vers le haut, en deux exemplaires, de part et d'autre de la barre d'espace).Mais sous Windows NT, 2000 et XP, pour repasser en minuscules, il faut utiliser le verrou ! (et corollairement, MAJ permet d'obtenir une minuscule temporaire, le temps de la frappe de MAJ seulement).C'est objectivement plus malin, mais ça peut être très perturbant pour ceux qui ont une grande habitude de l'autre réglage...On peut changer ce réglage et revenir au déblocage habituel avec MAJ :Panneau de configuration, Options régionales et linguistiques, onglet Langues, bouton Détails, bouton Paramètres des touches... faites votre choix pour déverrouiller les majuscules...

Régler mon affichage (fond / veille / résolution) (procédure) Démarrer, Paramètres, Panneau de configuration : Affichage…

Régler mon affichage : fond d'écran / veille / résolution) (souris) Clic droit Propriétés sur le fond du bureau…

Utiliser ma corbeille : distinguer un lecteur local d’un lecteur réseau (pas de corbeille) (explication)

Sur un disque dur local (C:\ par exemple), la suppression n'est en fait qu'un déplacement vers la corbeille, ce qui permet de restaurer ce qui a été détruit par erreur. Cette suppression "logique" (et pas physique) donne une espèce de droit à l'erreur (tant qu'on n'a pas vidé la corbeille).Mais sur un réseau, il faut savoir que la corbeille n'existe plus : pas de corbeille sur un disque dur distant, pas plus que sur le lecteur A:\ , donc pas de droit à l’erreur... Bien réfléchir avant de supprimer !!!

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Niveau : 1 : indispensable, 2 : Normal, 3 : Bon, 4 : Exceptionnel
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À connaître ! Cette colonne signale les astuces les plus utiles Elle contient des C majuscules… (en police Wingdings pour afficher un petit pouce…)
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Colonne des mots exotiques : autres façons de formuler le pb : Diverses formulations, éventuellement peu orthodoxes, qui pourraient venir à l'esprit de l'opérateur pour interroger la base de connaissances. Cette colonne permet aussi à l'AMI d'accepter des orthographes approximatives quand elles sont prévisibles.
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Concaténation des contraintes pour un permettre un filtre multicritère rapide Colonne calculée à la demande (avec une macro)(après l'ajout de nouvelles lignes de connaissances), de façon à rester légère et rapide
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Rappel des contraintes : Colonne simple copie de sa voisine : astuce pour permettre de saisir 4 mots clefs au lieu de 2 (la commande de filtre VBA n'accepte que deux tests)
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Valeur temporaire : Colonne utilisée temporairement par la macro qui calcule les colonnes H et I en valeur et sans accent
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réactualisation fréquente Colonne flag pour signaler les infos sensibles à la mise à jour (technologie à vérifier souvent)
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JE SAIS… Procédures, raccourcis, définitions et astuces…Niveau

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Utiliser ma corbeille : Restaurer un fichier ou un dossier détruit (souris) Sélection dossiers & fichiers dans la corbeille, Clic droit Restaurer.

Utiliser ma corbeille : Supprimer définitivement un fichier ou un dossier sans passer par la corbeille (clavier)

Utiliser ma corbeille : Vider la corbeille (souris) Viser la corbeille, puis Clic droit Vider la corbeille.

Expliquer le rôle (et les principales versions) du système d’exploitation : Windows

Windows est un système d’exploitation : chef d’orchestre qui coordonne les applications et permet de gérer son poste. Version actuelle = Win XP, familial ou Pro.

Expliquer le rôle respectif (et les principales versions) des principales applications : MS Office et programmes utilitaires…

• MS Office (version actuelle = XP) = suite bureautique comprenant Traitement de texte (TDT) Word, tableur Excel, BDD Access, PréAO (présentation assistée par ordinateur) PowerPoint, PAO (publication assistée par ordinateur) Publisher, Messagerie Outlook, Sites Web FrontPage… • Ciel, EBP et Sage Saari sont des éditeurs de suites de gestion : comptabilité, gestion commerciale, paie… • AVP ou Norton AV sont des logiciels anti-virus. • WinZip et PowerArchiver sont des utilitaires de compression. • ACDSee est un Explorateur d’images…

Expliquer l’organisation de mes programmes et données : en réseau ou pas, où sont placées les données, les programmes…

La plupart de mes programmes sont installés « en local » (sur mon poste de travail), MS Office est partagé : Word, Excel, Access, etc. sont installés sur le serveur (seuls de minuscules lanceurs sont présents sur mon poste). Mes données sont toutes sur le serveur, dans mon espace personnel protégé, nommé E:\.Le nom de ce lecteur (E:) n'est pas toujours le même. Il faut l'adapter à votre cas si votre poste est organisé différemment.

Expliquer ce qu’est mon « environnement personnel » 

Mon environnement personnel est l’ensemble de mes réglages personnels : bureau (image de fond d’écran, résolution, icônes sur le bureau, Menu Démarrer personnalisé…), réglages de la souris, favoris Internet, réglages de messagerie (comptes créés sous Outlook Express, carnet d’adresses, mails envoyés et reçus…), modèle Normal.dot pour Word (styles, barres d’outils, réglages divers…) et Excel… Tout cela est mémorisé dans le dossier E:\_param, qu’il faut souvent zipper et copier sur disquette.Le nom de ce dossier (E:\_param) n'est pas toujours le même. Il faut l'adapter à votre cas si votre poste est organisé différemment

Citer et expliquer les principales unités de mesure en informatique : octet

1 octet = groupe de 8 bits (8 impulsions binaires) = 1 caractère(un caractère humain codé et mémorisé grâce à 8 caractère ordinateur).En fait, au quotidien, on utilise plutôt des multiples de l'octet, et on doit connaître deux familles d'unités de mesure :Les kilos, mégas et gigas sont des multiples en utilisant une base 10 : 103, 106, 109... (1 000, 1 000 000, 1 000 000 000...).Alors que les kibis, les mébis et les gibis sont des multiples en utilisant une base 2 : 210, 220, 230... (1 024, 1 048 576, 1 073 741 824...).C'est ainsi que, contrairement à un usage courant, les Ko ne valent pas 1 024 octets, mais bien 1 000 octets. Et ce qu'on appelle couramment Ko devrait s'appeler Kio (on dit Kibioctet, ou Kibio)...

Citer et expliquer les principales unités de mesure en informatique : kilooctet et kibioctet

1 kilo octet (Ko) ≈ mille octets Pour dire exactement 1 024 , soit 210, il faudrait utiliser l'unité appelé kibi (Kio et pas Ko) qui est un "kilo binaire". Le kilo est en base 10, alors que le kibi est en base 2.

Citer et expliquer les principales unités de mesure en informatique : mégaoctet et mébioctet

1 méga octet (Mo) ≈ un million d’octetsPour dire exactement 1 048 576, soit 220, il faudrait utiliser l'unité appelé mébi (Mio et pas Mo) qui est un "méga binaire"… Le méga est en base 10, le mébi est en base 2.

Citer et expliquer les principales unités de mesure en informatique : gigaoctet et gibioctet

1 giga octet (Go) ≈ un milliard d’octets Pour dire exactement 1 073 741 824, soit 230, il faudrait utiliser l'unité appelé gibi (Gio et pas Go) qui est un "giga binaire"… Le giga est en base 10, le gibi est en base 2.Ces gibis-là n'ont rien à voir avec les Shadocks ;o)

Citer et expliquer les principales unités de mesure en informatique : méga hertz 1 méga hertz (Mhz) ≈ un million d’impulsions / seconde.

Citer et expliquer les principales unités de mesure en informatique : giga hertz 1 giga hertz (Ghz) ≈ un milliard d’impulsions / seconde.

Citer et expliquer les principales unités de mesure en informatique : pouce

1 pouce ( " ) = 2,54 cm. C’est l’unité de mesure des imprimeurs du monde entier.

Citer et expliquer les principales unités de mesure en informatique : point

Les imprimeurs continuent aujourd'hui à utiliser les unités de mesure de l'ancien temps : ils comptent en pouces (inches, symbole = " , 1" = 2,53 cm), et en fraction de pouces comme les points : 1 point (pt) = 1/72ème de pouce ≈ 0,35 mm.On peut diviser ce tiers de millimètre pour être plus précis.

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Niveau : 1 : indispensable, 2 : Normal, 3 : Bon, 4 : Exceptionnel
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À connaître ! Cette colonne signale les astuces les plus utiles Elle contient des C majuscules… (en police Wingdings pour afficher un petit pouce…)
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Colonne des mots exotiques : autres façons de formuler le pb : Diverses formulations, éventuellement peu orthodoxes, qui pourraient venir à l'esprit de l'opérateur pour interroger la base de connaissances. Cette colonne permet aussi à l'AMI d'accepter des orthographes approximatives quand elles sont prévisibles.
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Concaténation des contraintes pour un permettre un filtre multicritère rapide Colonne calculée à la demande (avec une macro)(après l'ajout de nouvelles lignes de connaissances), de façon à rester légère et rapide
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Rappel des contraintes : Colonne simple copie de sa voisine : astuce pour permettre de saisir 4 mots clefs au lieu de 2 (la commande de filtre VBA n'accepte que deux tests)
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Valeur temporaire : Colonne utilisée temporairement par la macro qui calcule les colonnes H et I en valeur et sans accent
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réactualisation fréquente Colonne flag pour signaler les infos sensibles à la mise à jour (technologie à vérifier souvent)
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JE SAIS… Procédures, raccourcis, définitions et astuces…Niveau

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Intel Pentium 2 à 3 Ghz, ou AMD Athlon 2 à 2,5Ghz (souvent + rapide, en fait).

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Disquettes 1,4Mo et ZIP 100 ou 250 Mo (plus rarement ZIP 750 Mo).

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Laser ou Jet d’encre, entre 10 et 20 ppm (pages par min), >=1200ppp (points par pouce).

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40x (40 fois la vitesse du premier lecteur de CD) ou 52x.

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24x en gravure, 10x en réécriture, 40x en lecture, Burn Proof.

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Lister les composants d’un PC (UC et périphériques)

Un boîtier, une carte mère, un processeur, de la mémoire vive (RAM), une carte graphique, un disque dur et un lecteur de disquettes 3"½ , un lecteur de CD, un écran, un clavier, une souris, une imprimante, un modem, un support de sauvegarde : un lecteur disquettes ZIP ou graveur de CD, un scanner.

Exprimer les performances courantes du processeur

Exprimer les performances courantes de la mémoire vive (RAM)

SDRAM ou DDR, Parfois encore 128 ou 256 Mo. Plus souvent 512 Mo ou même 1 Go.

Exprimer les performances courantes du disque dur

40, 80 ou 120 Go (jusqu'à 250 Go en cet été 2004), IDE UDMA100 ou SATA, 7 200 tours/min (10 ou 15 000 tpm sont des vitesses très confortables mais très coûteuses).

Exprimer les performances courantes des disquettes 3"½, Zip…

Exprimer les performances courantes des clefs USB

La clef USB remplace progressivement les différentes disquette. C'est un composant de mémoire vive non volatile (qui ne se vide pas en l'absence de courant comme le fait la RAM) qui se branche simplement sur un des ports (prises) USB du PC. L'ordinateur "voit" une clef USB comme un disque dur de plus dans le Poste de travail.Les clefs USB sont plus rapides que les disquettes, plus résistantes, moins encombrantes, et surtout beaucoup plus vastes : leurs capacités sont plus adaptées aux données modernes (images et sons) : de 32 à 512 Mo couramment.Il est important de choisir la technologie USB2, 40 fois plus rapide que l'USB.

Exprimer les performances courantes de l'écran

Une première qualité de l'écran est exprimée par la taille de sa diagonale :14, 15, 17, 19, 21 ou 22 pouces.Ensuite, deux technologies sont principalement disponibles : • les écrans cathodiques (avec un tube à électrons, comme une TV) (CRT (Cathod Ray Tube) • et les écrans plats à matrice active : (LCD, Liquid Crystal Dysplay) (TFT, Thin Film Transistor).Enfin, selon la taille de l'écran, la résolution (nombre de points) max. varie : • 640 x 480 (VGA) : inconfortable• 800 x 600 (SVGA) : minimum vital• 1024 x 768 : (XGA) : confortable• 1280 x 1024 (SXGA) : très agréable• 1600 x 1200 (UXGA) : formidable !• 2048 x 1536 (QXGA) : extra terrestre...

Exprimer les performances courantes de l'imprimante

Exprimer les performances courantes du modem

Modem V90 56K (kilobits par seconde, à diviser par 8 pour avoir des kilo octets) ou ADSL ou modem câbleLa technologie dominante pour les connexions Internet devient l'ADSL, où l'on rencontre des fréquences de 512 Kbits, 1 Mégabit, et même 3, 4 ou 5 Mégabits, dans les quartiers "dégroupés".Nota : penser à diviser par huit les débits annoncés en Kbits pour prévoir les Ko par seconde.

Exprimer les performances courantes du CD-ROM

Exprimer les performances courantes du graveur de CD

Localiser mon Menu Démarrer (souris) Clic droit Explorer sur le bouton Démarrer.

Personnaliser mon Menu Démarrer (procédure)

Copier, déplacer, supprimer, ajouter des icônes dans les sous dossiers de C:\Windows\Menu Démarrer…Il se peut que votre Menu Démarrer soit localisé ailleurs que dans ce dossier. Pour le savoir, clic droit Explorer sur le bouton Démarrer...

Trier une liste dans mon Menu Démarrer (souris) Clic droit Trier sur nom, n’importe où sur la liste.

Automatiser le lancement d’un programme au démarrage (procédure)

Copier le raccourci voulu dans le dossier : C:\Windows\Menu démarrer\Programme\DémarrageIl se peut que votre Menu Démarrer soit localisé ailleurs que dans ce dossier. Pour le savoir, clic droit Explorer sur le bouton Démarrer…

Interdire le lancement d’un programme au démarrage (procédure)

Parfois, des programmes s'installent sans l'accord de l'utilisateur du Poste : logiciels espions (spyware), virus, "utilitaires" douteux… Indépendamment d'un logiciel antivirus et d'un logiciel anti-espion, il est bon de savoir examiner la séquence de démarrage pour éventuellement intervenir dessus.Lancer Démarrer, Exécuter, (touche Windows+R, R comme Run) et taper msconfig puis Entrée.La fenêtre qui s'ouvre comporte plusieurs onglets. L'onglet Démarrage résume les lignes essentielles et permet de décocher simplement celles qui vous paraissent suspectes.En cas d'erreur, la même procédure permettra de rétablir le fonctionnement antérieur.

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Colonne des mots exotiques : autres façons de formuler le pb : Diverses formulations, éventuellement peu orthodoxes, qui pourraient venir à l'esprit de l'opérateur pour interroger la base de connaissances. Cette colonne permet aussi à l'AMI d'accepter des orthographes approximatives quand elles sont prévisibles.
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Concaténation des contraintes pour un permettre un filtre multicritère rapide Colonne calculée à la demande (avec une macro)(après l'ajout de nouvelles lignes de connaissances), de façon à rester légère et rapide
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Rappel des contraintes : Colonne simple copie de sa voisine : astuce pour permettre de saisir 4 mots clefs au lieu de 2 (la commande de filtre VBA n'accepte que deux tests)
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Valeur temporaire : Colonne utilisée temporairement par la macro qui calcule les colonnes H et I en valeur et sans accent
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Ajouter / Supprimer un logiciel (menu)

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Effectuer les manipulations simples

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Attribuer un raccourci clavier à un raccourci (une icône) (souris) Clic droit Propriétés sur le raccourci…

Personnaliser mon menu Envoyer vers… (procédure)

Le menu contextuel Envoyer vers permet de copier rapidement un fichier ou un dossier vers une destination fréquente. Chaque utilisateur peut personnaliser la liste de ses propres destinations fréquentes. Par exemple, si je copie tous les jours tel ou tel fichier vers mon lecteur ZIP 100 Mo dont la lettre est F, je vais ajouter un raccourci vers F:\ dans mon menu Envoyer vers...Il faut modifier les raccourcis présents dans le dossier C:\Windows\Send to.Il se peut que votre dossier Send to soit localisé ailleurs que sur C:\Windows. Essayez de trouver C:\Documents and settings et de chercher dans le sous-dossier personnel correspondant à votre cas.

Démarrer, Panneau de configuration, Ajout/suppression° programme.

Ajouter / Supprimer un composant logiciel de Windows : calculatrice, table de caractères, Aperçu rapide, WordPad… (menu)

Démarrer, Panneau de configuration,Ajout/suppr° programmes, onglet Installation de Windows.

Créer une disquette de réparation de Windows (menu)

Démarrer, Panneau de configuration,Ajout/suppr° programmes, onglet Disquette de démarrage.

Repérer les périphériques en panne sur mon poste (procédure)

Dans les Propriétés du Poste de travail, onglet Gestion nai re de périphériques : les problèmes sont signalés par un point d’exclamation jaune.

Mettre à jour les pilotes d’un périphérique en panne, soit à partir d’une disquette ou du CD-ROM du constructeur, soit après téléchargement des pilotes les plus récents sur le net. (procédure)

Se procurer les fichiers pilotes, sur disquette, CD, ou sur le net, et double cliquer sur le périphérique en panne (Propriétés du Poste de travail, onglet Gestionnaire de périph) puis bouton Mettre le pilote à jour…

Consulter les infos système connues par Windows (menu)

Menu ? , À propos de… Word, Excel, Access (ou un autre logiciel de la suite Microsoft), bouton Infos système.

Réinstaller Windows : partition, formatage, installation et premiers réglages de sécurité et de confort. (procédure)

Sous DOS, partitionner avec FDISK, Formater avec Format, copier le dossier Win98 ou i386 (pour NT, 2000 ou XP) du CD Windows sur le disque dur vierge, dans un dossier \WIN98SE\, par exemple, lancer install.exe (pour Win 98) ou winnt.exe en ligne de commande ou winnt32.exe sous l’Explorateur de fichiers (pour Win NT-XP)…

Désactiver l’importation automatique (par double clic) des fichiers de base de registre (.reg) (menu)

Options des dossiers de l’Explorateur Windows, onglet Type de fichiers, extension reg… Modifier Avancé : éditer Par défaut (et non pas Fusionner !)

Programmer une analyse anti-virus ou une défragmentation hebdomadaire (menu)

Poste de travail, Tâches planifiées, Créer une tâche planifiée, suivre ensuite l’assistant…

Désactiver le partage des disques sur un poste connecté à l’Internet (procédure)

Propriétés du Voisinage réseau, onglet Configuration, bouton Partage de fichiers et d’imprimantes…

Protéger l’accès au BIOS par un mot de passe (procédure)

Entrer dans le Setup au démarrage : touche Suppr (Del) souvent, lignes Password setting et Bios features setup : option Security : Setup pour protéger l’accès au Setup, System pour protéger le démarrage du poste.

Créer une connexion Accès Réseau à Distance pour un modem, et paramétrage : n° de téléphone du provider, identifiant et mot de passe (menu)

Poste de travail, Accès réseau à distance, Nouvelle connexion, suivre ensuite l’assistant… il suffit en fait de donner le numéro de téléphone du FAI (fournisseur d’accès Internet), puis le login (prononcer "loguine", c'est l'identifiant) et le MDP (mot de passe) communiqué par le FAI.

Implanter une carte réseau, installer ses pilotes et connecter mon poste au réseau local : adresse IP de mon poste, masque de sous-réseau, passerelle vers le routeur ou le serveur de communication, adresses DNS principale et secondaire. (procédure)

Enficher la carte réseau sur un slot PCI, démarrer Windows… Quand Windows reconnaît la nouvelle carte, lui donner la disquette du constructeur... Dans les Propriétés du Voisinage réseau, s’il n’y a pas de ligne TCP/IP, ajouter le protocole Microsoft TCP/IP, puis double cliquer sur ce protocole pour le régler : l’adresse IP de mon poste doit commencer comme tous les autres postes de mon réseau local : seuls les derniers nombres le distinguent. (Lors de la création du réseau, on a choisi une fois pour toutes "l'adresse réseau" qui est un radical (de deux ou trois nombres) commun à toutes les machines du réseau).Le masque de sous-réseau est souvent 255.255.255.0, la passerelle est l’adresse IP du serveur de communication (192.168.1.215 par exemple), les adresses DNS sont celles éventuellement données par le serveur de noms du FAI. On teste la connexité en lançant l’Explorateur pour « voir » les autres, puis Internet Explorer pour voir si on a accès au net… Si on ne voit personne, essayer Clic droit Rechercher un ordinateur (nom connu de poste allumé) ou tenter aussi un PING sur le serveur : Démarrer, Exécuter ping 192.168.1.200 ENTRÉE par exemple.Il se peut aussi qu'il faille redémarrer toutes les machines (y compris les serveurs) pour rafraîchir correctement la liste des machines connectées.

Nettoyer une souris encrasséeQuand la souris ne fonctionne pas bien, c'est souvent parce qu'elle est encrassée.Retirer la trappe sous la souris, bien gratter la crasse accumulée sur les rouleaux (il ne doit RIEN rester), et replacer la boule et la trappe.

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Niveau : 1 : indispensable, 2 : Normal, 3 : Bon, 4 : Exceptionnel
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À connaître ! Cette colonne signale les astuces les plus utiles Elle contient des C majuscules… (en police Wingdings pour afficher un petit pouce…)
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Colonne des mots exotiques : autres façons de formuler le pb : Diverses formulations, éventuellement peu orthodoxes, qui pourraient venir à l'esprit de l'opérateur pour interroger la base de connaissances. Cette colonne permet aussi à l'AMI d'accepter des orthographes approximatives quand elles sont prévisibles.
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Concaténation des contraintes pour un permettre un filtre multicritère rapide Colonne calculée à la demande (avec une macro)(après l'ajout de nouvelles lignes de connaissances), de façon à rester légère et rapide
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Rappel des contraintes : Colonne simple copie de sa voisine : astuce pour permettre de saisir 4 mots clefs au lieu de 2 (la commande de filtre VBA n'accepte que deux tests)
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Valeur temporaire : Colonne utilisée temporairement par la macro qui calcule les colonnes H et I en valeur et sans accent
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réactualisation fréquente Colonne flag pour signaler les infos sensibles à la mise à jour (technologie à vérifier souvent)
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Index alphabétique : Renvois directs aux pages des manuels pour des EXEMPLES des ILLUSTRATIONS des COMMENTAIRES...

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Suivre les consignes de la documentation de l'imprimante.

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Vérifier que toutes les prises sont bien enfoncées.

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rChanger le toner d’une laser / l’encre d’une jet d’encre

Suivre les consignes imprimées dans l'emballage de la nouvelle cartouche…Ne pas jeter la cartouche usagée : la recycler.

Débourrer du papier coincé dans l’imprimante

Dépanner une imprimante jet d'encre qui ne prend plus le papier

Frotter fortement les galets (en caoutchouc ou en liège) avec un chiffon humide, puis bien sécher. Cette manipulation simple (grattage) gomme la patine qui gêne l'entraînement du papier.

Nettoyer un écran sale / un clavier crapoteux…

Utiliser du produit pour laver les vitres en prenant soin de ne pas trop mettre de produit : il ne faut simplement pas que le liquide dégouline à l'intérieur en arrivant en bas de l'écran.

Débrancher / rebrancher les périphériques sur l’UC

Cliquer droit et user de la roulette de la souris

Clic droit = menu contextuel.Faire tourner la roulette = ascenseurs classiques.Glisser en enfonçant la roulette = défilement plus ou moins rapide selon l'éloignement du début de la glissade.

DESSINER (sous Word, XL, Access, PowerPoint…)

Dessiner un trait / ovale / rectangle / forme libre (souris)

D'abord vérifier que la Barre d'outils de Dessin est bien affichée : Affichage, Barres d'outils, Dessin. Puis :Simple clic sur l’outil voulu, puis glissade d’un coin à l’autre.Nota : pour la Forme libre, c'est un peu particulier (et très important à connaître). Il ne faut pas glisser pour dessiner, mais plutôt enchaîner une série de simples clics , sans garder le doigt appuyé ! Pour supprimer un trait, un ovale, un rectangle, il faut le sélectionner (par un clic) et presser SUPPR.Attention, certains "traits" n'en sont pas : ainsi les volets figés sont matérialisés avec un trait qui ne sera pas imprimé et qui ne peut pas être supprimé.Voir le mot lignes brisées.

Dessiner une ligne brisée (forme quelconque) : dessin original

Pour assembler des segments de droite, rien de tel que l'outil Forme libre.Il est chaudement conseillé d'ajouter cet outil à une barre d'outils quotidienne (Standard ou Dessin) : Affichage, Barre d'outils, Personnaliser, onglet Commandes, Catégorie : Formes automatiques... faire glisser l'outil Forme libre vers une Barre d'outils affichée...

Dessin original : clic sur l'outil Forme libre, puis série de simples clics (ne pas garder le doigt appuyé, sinon les traits seront crapoteux au lieu d'être droits...).

Pour arrêter de dessiner, utiliser la touche ÉCHAP (Esc), ou la touche ENTRÉE.On peut aussi boucler le dessin : en cliquant sur un point très rapproché du premier point, la forme se ferme et le dessin s'arrête.Il est possible qu'il faille vider la forme de sa couleur de remplissage : utiliser le clic droit, Format de la forme...Il est possible aussi d'ajouter une pointe de flèche aux extrémités : utiliser le clic droit, Format de la forme...

Conseils : au moment de cliquer, bien utiliser la touche MAJ (Shift) pour tirer des traits parfaits (horiz ou vertic). Éventuellement utiliser la touche ALT pour désactiver la grille magnétique et tirer des traits précis (exactement où l'on veut).(Voir aussi les conseils pour corriger les points d'une forme).

Dessiner une ligne courbe, ligne brisée aux angles arrondis (Procédure)

D'abord vérifier que la Barre d'outils "Dessin" est bien affichée : Affichage, Barres d'outils, Dessin. Puis, simples clics sur Formes automatiques, Formes de base, Courbe... Puis série de simples clics (il faut s'entraîner un peu pour comprendre...).Pour arrêter de dessiner, utiliser la touche ÉCHAP (Esc), ou la touche ENTRÉE.On peut aussi boucler le dessin : en cliquant sur un point très rapproché du premier point, la forme se ferme et le dessin s'arrête.Il est possible qu'il faille vider la forme de sa couleur de remplissage : utiliser le clic droit, Format de la forme...Il est possible aussi d'ajouter une pointe de flèche aux extrémités : utiliser le clic droit, Format de la forme...Il est possible que la forme chasse le texte environnant : utiliser le clic droit, Format de la forme, onglet Habillage: Aucun. Penser à généraliser ces réglages pour ne pas avoir à recommencer : clic droit, Définir comme attributs par défaut.Penser enfin à ajouter l'outil Courbe à une Barre d'outils courante si on s'en sert souvent : Affichage, Barre d'outils, Personnaliser, onglet Commandes, Catégorie:Formes automatiques...faire glisser l'outil Courbe vers la Barre voulue.Voir aussi à Corriger les points.

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Concaténation des contraintes pour un permettre un filtre multicritère rapide Colonne calculée à la demande (avec une macro)(après l'ajout de nouvelles lignes de connaissances), de façon à rester légère et rapide
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Valeur temporaire : Colonne utilisée temporairement par la macro qui calcule les colonnes H et I en valeur et sans accent
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Corriger les points de dessin d'une forme dessinée existante : ligne brisée, courbe, simple trait, flèche, rectangle ou forma quelconque (Procédure)

Corrections des points d'une forme : clic droit, Modifier les points sur la forme à modifier... il suffit ensuite de glisser sur les points pour les déplacer sans toucher aux autres points. Pour supprimer un point : CTRL+clic sur le point à supprimer. Pour ajouter un nouveau point, CTRL+cliquer sur la ligne entre deux points, ou même carrément cliquer et glisser directement sur la ligne (sans d'abord cliquer avec CTRL)...Astuce : de cette façon, un simple trait ou une simple flèche peut devenir une ligne brisée : clic droit, Modifier les points sur le trait simple, puis carrément cliquer et glisser au milieu du trait pour ajouter un point...

Dessiner un rectangle aux coins arrondis et taper du texte à l'intérieur

D'abord vérifier que la Barre d'outils de Dessin est bien affichée : Affichage, Barres d'outils, Dessin. Puis :Simples clics sur Formes automatiques, Formes de base, Rectangle à coins arrondis... Puis glissade d’un coin à l’autre du rectangle voulu…

Puis, pour taper du texte à l'intérieur, clic droit, Ajouter du texte sur un bord du rectangle...Puis pour fixer les marges intérieures de l'objet dessiné, Format, Options de la forme (ou Format de l'objet, ou Propriétés...), onglet Marges...

Pour que l'objet ne soit pas imprimé : Format, Options de la forme, onglet Propriétés...

Si vous vous servez souvent de cet outil, pensez à l'ajouter à une Barre :Affichage, Barres d'outils, Personnaliser, onglet Commandes,Catégorie:Formes automatiques et glisser l'outil jusqu'à la Barre voulue.

Déplacer (positionner) un objet graphique, une image

1. Viser l'objet de façon à ce que le pointeur de souris prenne une forme de flèche blanche avec 4 petites flèches noires aux 4 points cardinaux : il faut parfois s'approcher des bords de l'objet (pas des poignées !) pour que le curseur change. (Ce premier geste est important : c'est cette forme du pointeur qui vous permet de savoir si le geste suivant va marcher ou pas.)2. glisser simplement sur l'objet jusqu'au nouvel emplacement...Glisser, c'est déplacer la souris en gardant un bouton enfoncé.Notez qu'avec CTRL, le même geste fait une copie.Notez également qu'avec MAJ (Shift), le même geste est parfait : l'objet reste aligné sur sa position initiale : c'est TRÈS UTILE !En cas de panne de positionnement, vérifiez :• Si l'objet revient obstinément à sa place initiale, ou bien s'il déplace tous les textes et objets autour de lui, c'est probablement parce qu'il chasse son propre paragraphe d'ancrage (tout objet est forcément ancré à un paragraphe de texte normal, et il est souvent positionné par rapport à lui).Réglez l'Habillage de l'objet sur Aucun (ou bien Derrière le texte, selon votre version d'Office).• Si l'objet ne se place pas exactement là où vous voulez, c'est peut-être parce que la grille est activée et agit comme un aimant sur des points invisibles pour vous aider à aligner les objets. Désactivez cette grille temporairement en ALT+glissant. Désactivez durablement la grille avec Affichage, Barre d'outils, Dessin, puis outil Dessin, Grille...Attention : sous Word, le point d'ancrage d'une image ne peut pas être une cellule de tableau, ce qui explique les problèmes quand on approche l'image d'un tableau. Solution = fixer l'ancrage (Format, onglet Habillage, bouton avancé, cocher Ancrer) quand l'image est encore accrochée à un paragraphe normal, AVANT de la déplacer sur un tableau.

Régler l'épaisseur du trait / le remplissage / l'habillage (souris)

Clic droit Propriétés de la forme ou Format de la forme sur la forme (sur le bord si son remplissage est transparent)Autre possibilité : double clic sur la forme (sur le bord si son remplissage est transparent)Attention : le double clic sur une image (clipart ou copie d’écran) ne fait pas la même chose : cela ouvre l’éditeur d’image… Pour régler la forme qui contient l’image, il faut bien double cliquer sur le bord de cette forme (précisément avec la pointe de la flèche).

Ajouter du texte à une forme (souris) Clic droit Ajouter du texte sur la forme (sur le bord si son remplissage est transparent).

Choisir et régler une forme automatique (accolade, flèche, bannière, bulle…) (souris)

Affichage, Barres d’outils, Dessin, puis Outil Formes automatiques… (choix de la forme)… Glisser droit sur les poignées (blanches et jaunes) pour régler la taille et les proportions, Clic droit Ajouter du texte et Ordre, rotation avec l’outil spécial, Double clic sur la forme pour en régler les propriétés.

Encadrer / Désencadrer une forme dessinée

Format, Propriétés ou Format de la forme (selon le logiciel)…Pour débordurer, régler le champ Trait:Aucun.Astuce d'usage quotidien : un double clic sur (le bord de) l'objet, souvent, donne accès à son Format ou à ses Propriétés.Attention, certains "traits" n'en sont pas : ainsi les volets figés sont matérialisés avec un trait qui ne sera pas imprimé et qui ne peut pas être supprimé.

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Niveau : 1 : indispensable, 2 : Normal, 3 : Bon, 4 : Exceptionnel
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À connaître ! Cette colonne signale les astuces les plus utiles Elle contient des C majuscules… (en police Wingdings pour afficher un petit pouce…)
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Colonne des mots exotiques : autres façons de formuler le pb : Diverses formulations, éventuellement peu orthodoxes, qui pourraient venir à l'esprit de l'opérateur pour interroger la base de connaissances. Cette colonne permet aussi à l'AMI d'accepter des orthographes approximatives quand elles sont prévisibles.
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Concaténation des contraintes pour un permettre un filtre multicritère rapide Colonne calculée à la demande (avec une macro)(après l'ajout de nouvelles lignes de connaissances), de façon à rester légère et rapide
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Rappel des contraintes : Colonne simple copie de sa voisine : astuce pour permettre de saisir 4 mots clefs au lieu de 2 (la commande de filtre VBA n'accepte que deux tests)
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Valeur temporaire : Colonne utilisée temporairement par la macro qui calcule les colonnes H et I en valeur et sans accent
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Grouper / Dissocier / Regrouper (souris)

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Déplacer en copiant (souris)

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Sélectionner plusieurs objets graphiques, formes et images (procédure)

Dans la plupart des logiciels, les conventions suivantes sont respectées :• MAJ + clic pour ajouter et retirer des objets de la sélection,ou bien• Technique du "lasso" : clic sur l'outil Sélection (flèche blanche dans la Barre "Dessin"), puis glissade autour des objets à sélectionner.- Selon le logiciel, il faudra englober totalement l'objet dans le lasso (un simple contact ne suffira pas à le sélectionner), c'est comme ça sous Word et Excel,- ou bien il suffira de toucher un objet avec le lasso pour l'inclure dans le groupe : c'est comme ça sous Access ou l'Explorateur et c'est très commode ! D'autant plus qu'on n'a même pas besoin, sous Access ou l'Explorateur, de cliquer sur un outil Sélection avant de glisser un coup de lasso...

Pour arrêter le mode Sélection, touche ÉCHAP (Esc).Pensez à grouper les objets en un seul si vous avez souvent à les sélectionner ensemble : sélection multiple, puis clic droit, Grouper...

7, 9, 11, 17, 29, 35, 37, 61, 63, 77, 85, 103, 111, 113,

19, 21, 29, 31, 51, 59, 63, 97,

101, 105

Régler les superpositions d'images entre elles et les groupements d'objets (souris)

Clic droit Ordre ou Groupe… sur la forme à déplacer en profondeurPour comprendre les superpositions, il faut imaginer que chaque image ou objet est posé sur une feuille de calque (transparente) et que les calques sont empilés, d'abord dans l'ordre d'apparition, mais ensuite selon vos désirs pour avancer vers le haut de la pile de calques (vers l'avant-plan), ou reculer vers le bas de la pile (vers l'arrière-plan)...Par ailleurs, tous ces objets graphiques, indépendamment de leur ordre dans la pile des calques, peuvent être dessinés devant le texte normal (et donc le cacher), ou derrière le texte (et donc servir de décor, de filigrane parfois...).Il est conseillé d'ajouter les outils suivants à une Barre d'outils affichée en permanence pendant le travail sur les dessins : Avancer / reculer - Avant-plan / Arrière-plan - Texte devant / Texte derrière - Grouper / Dissocier / RegrouperQuand on groupe des objets, il faut ensuite les imaginer comme un seul objet, sur son calque à lui... Le groupement facilite beaucoup les déplacements, les dimensionnements et les mises en forme. Régler le format d'un groupe (épaisseur ou couleur du trait, par exemple), change les propriétés de tous les éléments du groupe.

Appliquer une rotation à une forme (souris) Clic sur l’outil Rotation, puis glisser sur les poignées vertes.

Sélection des objets, puis Clic droit Groupe…

Dessiner à la suite plusieurs formes de même type (souris)

Double clic sur l’outil voulu, puis glissades successives d’un coin à l’autre...ÉCHAP pour arrêter la série.

Dessiner une forme parfaite (carré, cercle, trait horizontal, vertical…) (souris) Clic sur l’outil de dessin, puis MAJ + glisser d’un coin à l’autre.

Dessiner une forme précise (sans être gêné par la grille magnétique) (souris) Clic sur l’outil de dessin, puis ALT + glisser d’un coin à l’autre.

Dessiner une forme symétrique par rapport au centre (souris) Clic sur l’outil de dessin, puis CTRL + glisser en commençant par le centre.

Redimensionner en restant une forme parfaite (souris) MAJ + glisser sur une poignée.

Redimensionner précisément (sans être gêné par la grille) (souris) ALT + glisser sur une poignée.

Redimensionner symétriquement par rapport au centre (souris) CTRL + glisser sur une poignée.

Déplacer un objet en restant aligné sur la position de départ (souris) MAJ + glisser sur l’objet (sur son bord, s’il est transparent).

Déplacer un objet précisément (sans être gêné par la grille magnétique) (souris) ALT + glisser sur l’objet (sur son bord, s’il est transparent).

CTRL + glisser sur l’objet (sur son bord, s’il est transparent).

Montrer / masquer l’ancre de l’objet en regard du paragraphe d’ancrage (clavier)

CTRL + * (contrôle étoile) (montrer / masquer les caractères spéciaux),puis sélectionner l’objet dont on veut voir l’ancrage.

Ancrer définitivement un objet graphique à un paragraphe (souris)

Double clic sur l’objet (sur son bord, s’il est transparent), pour régler le Format (ou les Propriétés) de la forme, Onglet Position (ou Habillage, bouton Avancé), Ancré.

Réutiliser plusieurs fois un réglage de forme dessinée : généraliser un réglage à toutes les prochaines formes dessinées

Commencer par donner à une forme dessinée le format voulu, (telle couleur, telle épaisseur de trait, tel remplissage, telle pointe de flèche, par exemple),puis clic droit, Définir comme attributs par défaut…Les prochaines formes auront les mêmes réglages sans avoir rien à demander... C'est TRÈS utile !

Dimensionner sans déformer une image (clipart ou copie d’écran) (souris)

Glisser sur une poignée de coin (plutôt qu’une autre).

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Rappel des contraintes : Colonne simple copie de sa voisine : astuce pour permettre de saisir 4 mots clefs au lieu de 2 (la commande de filtre VBA n'accepte que deux tests)
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Valeur temporaire : Colonne utilisée temporairement par la macro qui calcule les colonnes H et I en valeur et sans accent
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Régler l’habillage de la forme par le texte environnant (souris)

Double clic sur l’objet (sur son bord, s’il est transparent), pour régler le Format (ou les Propriétés) de la forme, Onglet Habillage…Attention, sur une image sous Word, (copie d'écran ou photo…) ne pas double-cliquer sur l'image car cela ouvre un éditeur (inutile) : utiliser plutôt le clic droit, Format de l'image...

Écrire en caractères blancs sur une partie foncée de l'image

Insérer une Zone de texte au dessus de la zone foncée, La rendre transparente si ce n'est pas le cas : double clic sur le bord de la forme, puis Remplissage : Aucun... et Trait : Aucun,taper le texte voulu, puis le sélectionner et lancer Format Police, couleur : Blanc…

Expliquer le rôle et la particularité des modèles d'Office (règles communes à Word, Excel, PowerPoint….)

Un modèle permet de protéger une maquette de document répétitif des maladresses des utilisateurs : classeur au statut spécial, il n’est presque jamais ouvert tel quel (sauf par son créateur pour mise au point), mais il est plutôt utilisé pour créer des Nouveaux classeurs, véritables sosies du modèle mais bien distincts.

Expliquer l'emplacement particulier des modèles d'Office (règles communes à Word, Excel, PowerPoint….)

Pour éviter que les précieux modèles ne soient détruits ou déplacés par mégarde, Excel (comme Word ou PowerPoint, ou Publisher, etc.) les range dans un dossier plutôt caché, perdu dans un coin, au fin fond d’une arborescence compliquée… C’est fait exprès pour protéger les modèles des novices… Mais cela ne rebute pas les experts (comme vous) qui savent parfaitement naviguer à travers leur disque dur, et qui savent aussi créer un raccourci vers un modèle en cours de mise au point pour faciliter son utilisation.Ce dossier caché change suivant les versions d’Office, mais il est facile de le retrouver en cherchant (F3) avec l’Explorateur tous les fichiers .XLT du disque dur. Sous Office 97, les modèles sont dans C:\Program Files\Microsoft Office\Modèles\.Sous Office 2000 et 2002 (XP), les modèles sont dans C:\Program Files\Microsoft Office\Templates\ (template veut dire modèle, en anglais).

Utiliser un modèle d'Office (règles communes à Word, Excel, PowerPoint….)

· S’il est rangé avec les autres modèles, ce qui n’est pas obligatoire, un modèle est utilisé très simplement avec la commande Fichier Nouveau puis double clic sur le modèle pour ouvrir un sosie…

· Sinon, on peut l’utiliser à partir de l’Explorateur Windows : après l’avoir repéré dans son dossier, un double clic sur le modèle lance l'application (Excel, Word, PowerPoint...) et crée un nouveau sosie du modèle.

· Un clic droit Ouvrir sur le modèle permet de l’ouvrir lui-même, ce qui est rare mais indispensable pour le modifier (le mettre au point).

· Ces deux techniques (double clic ou clic droit Ouvrir) s’appliquent très bien à un raccourci du modèle que l’on peut créer sur le Bureau ou dans le Menu Démarrer…

Repérer si je travaille en ce moment sur un sosie d'un modèle ou bien si je suis en train de modifier le modèle lui-même

En regardant la barre de titre : voyez-vous l’extension (le suffixe) XLS ou DOC ou bien voyez-vous XLT ou DOT ? Le T à la fin des extensions signale des modèles (T pour Type).Nota : on ne voit l'extension des fichiers (et ce réglage est conseillé !) que si on l'a demandé dans l'Explorateur : commande Options (Affichage ou Outils selon la version de Windows), onglet Affichage, décocher la ligne Masquer les extensions...Par ailleurs, (autre indice), voyez-vous sur cette barre de titre le nom exact du modèle, ou bien ce même nom suivi d’un chiffre (1 ou 2 ou plus…) ?

Organiser le travail pendant la phase de mise au point des modèles

Pour ouvrir le vrai modèle, plutôt qu'un nouveau sosie, pour le corriger et l'améliorer, il est très commode de créer sur le Bureau un raccourci vers ce modèle et d'utiliser le clic droit Ouvrir sur ce raccourci pour mettre au point le modèle.Il est essentiel de savoir repérer à coup sûr si on se trouve en ce moment, sous Excel ou sous Word, en train de travailler sur un sosie du modèle ou bien sur le modèle lui-même !... • Regardez bien la barre de titre d’Excel : voyez-vous l’extension (le suffixe) XLS ou XLT ? Sous Word, voyez-vous l'extension DOC ou DOT ?• Voyez vous le nom exact du modèle, ou bien ce même nom suivi d’un chiffre (1 ou 2 ou plus…) ?

Si on travaille directement sur le modèle, il faut faire très attention : • Si on essaie quelques saisies, il faut bien penser à vider les cellules variables (celles du "chemin de saisie", souvent en couleur claire) avant d’enregistrer (le modèle doit être vide de saisie au démarrage). • Si on a déprotégé la feuille pour corriger une cellule, il faut penser à reprotéger la feuille avant d’enregistrer, • de la même façon qu’il faut aussi penser à positionner le pointeur avant de taper le dernier CTRL + S…

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Niveau : 1 : indispensable, 2 : Normal, 3 : Bon, 4 : Exceptionnel
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À connaître ! Cette colonne signale les astuces les plus utiles Elle contient des C majuscules… (en police Wingdings pour afficher un petit pouce…)
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Colonne des mots exotiques : autres façons de formuler le pb : Diverses formulations, éventuellement peu orthodoxes, qui pourraient venir à l'esprit de l'opérateur pour interroger la base de connaissances. Cette colonne permet aussi à l'AMI d'accepter des orthographes approximatives quand elles sont prévisibles.
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Concaténation des contraintes pour un permettre un filtre multicritère rapide Colonne calculée à la demande (avec une macro)(après l'ajout de nouvelles lignes de connaissances), de façon à rester légère et rapide
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Rappel des contraintes : Colonne simple copie de sa voisine : astuce pour permettre de saisir 4 mots clefs au lieu de 2 (la commande de filtre VBA n'accepte que deux tests)
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Valeur temporaire : Colonne utilisée temporairement par la macro qui calcule les colonnes H et I en valeur et sans accent
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réactualisation fréquente Colonne flag pour signaler les infos sensibles à la mise à jour (technologie à vérifier souvent)
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Traiter des IMAGES

Créer un GRAPHIQUE DE GESTION (module grapheur d'Office…)

Prévoir la saisie de chiffres par séries (procédure)

Préparer le tableau de chiffres soit dans l’application principale, soit dans le module grapheur, selon le cas.

Sélectionner les séries avec leur titre et lancer un assistant (clavier)

Utiliser CTRL pour préparer une sélection disjointe.

Choix d’un type de graphique unique pour toutes les séries (procédure)

Choix d’un type de graphique différent pour chaque série (procédure)

Dessin d’un graphique unique d’abord, puis sélection d’une série de points et changement de type de graphique.Attention : ceci n’est possible qu’avec le grapheur d’Excel (pas avec le module Grapheur disponible partout).

Changer l’épaisseur, la couleur, la police d’un élément du graphe (souris)

Double clic ou Clic droit Format sur l’élément voulu.

Changer l’épaisseur, la couleur, la police de la légende (souris)

Double clic sur le bord de la légende.

Changer l’épaisseur, la couleur, la police du fond (souris)

Double clic sur le fond.

Changer l’épaisseur, la couleur, la police du quadrillage du fond (souris)

Double clic sur le quadrillage.

Espacer les lignes d'une liste à puces ou d'une liste numérotée dans un graphique(aérer les paragraphes)

Double clic sur un axe du graphique.

Changer l’épaisseur, la couleur, la police des traits entre les points (souris)

Double clic directement sur un des trait, Trait.

Changer épaisseur, couleur, police de tous les points entre les traits (souris)

Double clic directement sur un des points, Marque.

Changer l’épaisseur, la couleur, la police d’un point ou d’un segment donné à mettre en valeur (souris)

Clic sur la série, 2ème clic sur un point ou un segment, puis double clic sur ce point ou ce segment, Trait ou Marque.

Ajouter une étiquette ou la valeur aux points (souris)

Double clic directement sur un des points, onglet Étiquette.

Ajouter une étiquette ou la valeur à un point donné (souris)

Clic sur la série, 2ème clic sur un point, puis double clic sur ce point ou ce segment, Étiquettes de données.

Changer l’épaisseur, la couleur, la police des étiquettes et valeurs à afficher à côté des points (souris)

Double clic sur l’étiquette.

Changer l’échelle / régler le point « zéro » (souris)

Double clic sur l’axe, onglet Échelle.

Ajouter un commentaire (bulle et flèche…) (procédure)

Utiliser les outils de dessin par dessus le graphique.

Placer et dimensionner le graphe n’importe où dans n’importe quel document (Word, Excel, Access, PowerPoint, Publisher, Outlook…) (procédure)

Sélectionner le graphe entier (clic dehors, clic dessus), le mettre au presse-papiers (Ctrl+C), aller dans le document cible, Édition Collage spécial pour contrôler l’insertion : soit en gardant le lien avec le grapheur d’origine (Objet), soit en ne gardant que l’image (plus statique, mais plus rapide).

Créer un diagramme de type Pareto (20-80) : (procédure)

Pour garder les proportions numériques sur les 2 axes, il faut choisir le type de graphe « nuage de points », puis relier les points avec des traits.

Créer un diagramme de type « en Z » : avec cumuls et total mobile

3 séries de chiffres donnent 3 courbes simples…La difficulté n'est pas dans le type de graphique (3 courbes simples), mais dans le calcul des chiffres cumulés, et surtout du total mobile (cumul sur 12 mois pour corriger les variations saisonnières).

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Pivoter (menu)

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Édition, Collage spécial…

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Prévisualisation Demander un aperçu rapide avant la vraie numérisation.

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Cadrage avant de scanner

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Procédure variable selon les logiciels.

Choisir un logiciel simple pour le recadrage (procédure)

• Paint est livré avec Windows, • Photo editor avec Office.Les deux conviennent pour recadrer et changer de format.

Attention : Photo Editor est fourni par Microsoft avec toutes les versions d'Office, mais il n'est pas installé si vous avez choisi l'installation par défaut (c'est mal fait à une époque où les disque durs sont devenus gigantiques et où la place ne manque plus !). Il faut donc bien penser, pendant l'installation, à demander une installation personnalisée, et à sélectionner tous les composants d'Office !

Après coup, pour ajouter des composants à une installation d'Office incomplète, il faut retrouver le CD d'origine d'Office, et utiliser le Panneau de configuration, Ajout/suppression de programme, clic sur la ligne d'Office, bouton Modifier/supprimer...

Choisir un logiciel simple pour le redimensionnement (taille de l'image), le pivotement, les réglages de luminosité, contraste, gamma… le changement de format sur disque (BMP, JPG, GIF) (procédure)

Choisir Photo Editor…

Choisir un logiciel simple pour l’ajout de texte, de traits, de cadres (procédure) Choisir Paint…

Choisir un logiciel élaboré pour tout faire (procédure) Photoshop ou Paint Shop Pro centralisent tous les outils.

Sous Photo editor, menu Image, Faire pivoter…

Sous Photo editor, menu Image, Redimensionner…

Recadrer (ne garder qu’un morceau) et garder pour plus tard (procédure)

Sous Paint ou Photo editor, insérer l'image complète, puis cliquer sur l’outil Sélection, puis glisser d’un coin à l’autre de la zone à extraire, puis CTRL+C…À partir de là, le morceau d'image est dans le presse-papiers et on peut utiliser Édition, Collage spécial dans le document final pour l'injecter.

Injecter dans un document un fragment d’image (presse-papiers) (menu)

Positionner en hauteur sur la ligne un petit fragment d’image (icône par exemple) (menu) Format, Police… onglet Espacement, champs Position et de…

Sauver sur disque un fragment d’image (presse-papiers) (menu)

Avec Paint , menu Édition, Copier vers…Avec Photo Editor, utiliser le menu Edition, Coller en tant que nouvelle image, puis CTRL + S pour sauver sur disque.

Éclaircir / foncer – Régler le contraste (menu) Sous Photo editor, menu Image, Ajuster…

Choix d’un format de sauvegarde et d’un taux de compression (procédure) Choisir Photo editor ou Paint…

Alléger une image pour la publier sur le Web (procédure)

• Diminuer sa taille (chercher un menu "Image, Redimensionner" ou approchant).• Choisir un format compressé, plutôt JPG (libre de droits) : dans la commande Fichier, Enregistrer sous, changer le type de fichier et les options (choix) d'enregistrement,• et régler le taux de compression (conseil : 80%) : Options d'enregistrement.• Prévoir deux images (2 fichiers différents) : une vignette (petite et légère) et la grande image pour l’internaute qui y tient. • Pensez à donner le même début de nom aux deux fichiers pour suggérer leur parenté, ainsi qu'à signaler dans la fin du nom les spécificités de chacun : par exemple Image_1600x1200_80.jpg pour la version enregistrée en grande taille à 80% et Image_100x75_50.jpg pour la petite vignette fortement compressée.• Évitez les espaces dans les noms de fichiers destinés à l'Internet.

Placer le document sur la vitre et lancer le bon logiciel (Photo Editor de Microsoft fait ça très bien, par exemple) sur le bon poste…

Choix d’une résolution au moment de scanner une image

Attention à la taille finale du fichier (affichée quelque part en bas de l'écran) : 300ppp (points par pouce) est souvent une limite maximum.Pour créer un document qui sera simplement affiché à l'écran (72ppp), on peut accepter de bien plus faibles définitions.

Régler le collimateur de cadrage (variable d'un logiciel à l'autre mais facile à deviner : on va glisser sur des repères superposés à l'aperçu) avant de scanner, à la fois pour scanner plus vite et pour éviter un travail de rognage sur l'image.

Scanner un texte et utiliser un logiciel d’OCR (reconnaissance de caractères) pour récupérer du texte saisi au lieu d’une image

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À connaître ! Cette colonne signale les astuces les plus utiles Elle contient des C majuscules… (en police Wingdings pour afficher un petit pouce…)
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Rappel des contraintes : Colonne simple copie de sa voisine : astuce pour permettre de saisir 4 mots clefs au lieu de 2 (la commande de filtre VBA n'accepte que deux tests)
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Valeur temporaire : Colonne utilisée temporairement par la macro qui calcule les colonnes H et I en valeur et sans accent
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Fichier, Enregistrer sous…

Naviguer sur Internet (Internet Explorer, Netscape…)

Lancer le navigateur (menu) Démarrer, Programmes, Internet Explorer…

Quitter le navigateur (clavier)

Chercher les meilleurs sites sur un sujet (procédure)

Le plus souvent, j'utilise google.com.Les autres moteurs ne sont pas à la hauteur.Google est le plus rapide, mais aussi le plus pertinent : il place en tête les pages les plus citées par les autres sites, ce qui s'avère très souvent un très bon critère de mise en ordre !Cette "place en tête des meilleures pages" est absolument essentielle dans la comparaison des moteurs de recherche car "à quoi bon disposer de centaines de milliers de pages si la meilleure est en position 231 679 ?"...Si Google ne suffit pas, j'utilise Google spécial images, ou Google spécial Forums (groupes de discussion)Les mots clefs sont associés par l'opérateur logique ET, ce qui est très commode.Quand je veux une expression toute faite, je la place "entre guillemets"J'ai téléchargé et installé la Google Toolbar pour supprimer simplement les fenêtres pop-up (publicité).

Ouvrir un nouveau site (consulter une page Web) (clavier)

CTRL + O, (taper l’adresse www...),puis ENTRÉE.

Repérer et utiliser les liens hypertexte : (procédure)

Les liens sont soulignés et le pointeur de la souris se transforme en petite main quand il passe dessus.

Revenir à la page précédente / suivante (clavier)

ALT + FLÈCHE GAUCHE / ALT + FLÈCHE DROITEéquivalent page précédente = CORRECTIONARRIÈRE.

Ouvrir un lien dans une nouvelle page (souris)

Clic droit Ouvrir dans une nouvelle page sur le lien.

Passer en plein écran (on / off) (clavier)

Le mode "Plein écran" permet de faire rapidement disparaître tous les outils inutiles de la fenêtre du logiciel, pour mieux utiliser l'écran, pour mieux afficher l'intégralité des pages visitées. Quand on connaît cette possibilité, on l'utilise souvent, surtout si on connaît un raccourci qui facilite la manoeuvre.F11 pour passer en plein écran, ÉCHAP ou F11 pour en sortir.Dans ce mode, Internet Explorer affiche une seule barre d'outils, résumée.Il est conseillé de cliquer droit sur cette barre d'outil, pour la masquer elle aussi, automatiquement, dès que la souris s'en éloigne. L'écran est alors intégralement consacré à l'affichage, ce qui est souvent très utile. Il suffit d'approcher la souris du bord de l'écran pour faire apparaître la barre d'outils.On peut aussi cliquer droit sur cette barre d'outils pour y ajouter la barre d'adresse (il y a souvent de la place libre, à droite de la barre d'outils.

Rafraîchir (actualiser) la page en cours (clavier)

F5Raccourci très fréquemment utile pour être sûr que la page affichée est bien la plus récente, bien à jour. Le menu correspondant est Affichage, Actualiser...

Organiser mes favoris : Ajouter un lien (souris glissade)

Souvent, quand on a repéré une bonne page Web, on a besoin de faciliter l'accès à cette page. Les liens "favoris" servent à cela. On affiche la page voulue, puis il faut faire glisser l’icône placée à gauche de l’adresse vers la Barre de liens…Pendant la glissade, un petit trait vertical noir indique où sera placé le favori.

Organiser mes favoris : Ajouter un lien (souris menu contextuel)

Cliquer droit Ajouter aux favoris sur le lien.

Organiser mes favoris : Renommer un lien (souris)

Clic droit Renommer sur le raccourci pour un nom très court.

Organiser mes favoris : Supprimer un lien (souris)

Clic droit Supprimer sur le raccourci.

Régler ma page d’accueil personnelle (souris) Afficher la page voulue, puis glisser l’icône à gauche de l’adresse vers l’outil Démarrage (en forme de maison).

Enregistrer une image (choix du dossier, du nom, du type) (souris)

Clic droit Enregistrer sous… sur l’image.

Enregistrer une page Web (menu)

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Gérer mon courrier électronique (Outlook Express)

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Clics sur le titre des colonnes.

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Envoyer une adresse de site web à quelqu'un (procédure)

Dans le navigateur Internet Explorer, quand la page Web est affichée,on peut lancer Fichier, Envoyer, Lien par courrier électronique…Cette technique très commode va bientôt être bloquée par les versions modernes d'Outlook et Outlook Express qui considèrent que les adresses URL (adresses de sites Web) sont des pièces jointes dangereuses...Il reste la technique "à la main", via le presse-papiers :1. clic sur l'adresse (elle passe totalement en surbrillance),2. CTRL + C3. Ouverture d'un nouveau courriel (E-mail)...4. et dans le corps du message, là où on veut citer l'adresse, on la Colle : CTRL+V...Attention : si l'adresse est coupée dans le mail, elle n'est plus clicable (par le destinataire)... On essaie donc de taper un saut de ligne (MAJ+Entrée) ou un saut de paragraphe (Entrée) juste avant de Coller l'adresse, pour disposer d'une longueur de ligne maximum.

Aspirer un site (le capturer en local pour une consultation hors connexion) (procédure)

Utiliser le logiciel MémoWeb, par exemple, à télécharger gratuitement sur www.telecharger.com.

Régler ma sécurité Internet (menu) Outils, Options, onglet Sécurité…Désactiver au moins Java, et les Active X.

Utiliser les codes les plus courants des courriers électroniques

Écrire en MAJUSCULES équivaut à CRIER : à éviter dans tous les cas.Les smileys (petits bonshommes qui se marrent, penchés sur le côté) permettent de nuancer sa pensée sans mot : un sourire :o)un clin d'œil ;o)une bonne rigolade :oDpermettent d'agrémenter la conversation d'une façon inconnue auparavant.D'une façon générale, les règles de courtoisie sur Internet s'appellent la netiquette. De nombreux sites répertorient ces règles, au risque de devenir parfois tyranniques... :o)

Consulter et réinitialiser l’historique de mes connexions (menu)

Régler la taille disque affectée au cache Internet (pour accélérer les accès répétitifs sans trop encombrer mon espace disque) (menu)

Outils, Options, onglet Général…

Créer et régler mon compte de messagerie : adresses pop et smtp, identifiant de messagerie (login) et mot de passe (menu d'Outlook Express)

Outils, Comptes, Ajouter (ou Propriétés)Exemples d'adresse pop et smtp (seule difficulté de la création d'un compte):pop.laposte.net pop.free.fr pop.wanadoo.frsmtp.laposte.net smtp.free.fr smtp.wanadoo.fr

Régler les options du logiciel (fréquence de ramassage du courrier…) (menu d'Outlook Express)

Outils, Options, onglet Général…

Fréquence de ramassage du courrier : lancer une récupération auprès du serveur de messagerie (menu d'Outlook Express)

Outils, Envoyer et Recevoir… (il y a bouton sur la barre d'outils qui permet de le faire d'un seul clic de souris).

Régler l’affichage : taille des volets (E–mails) (souris)

Glisser sur le trait de séparation entre les volets.

Régler l’affichage : tri des listes de courriels (mails) (souris)

Régler l’affichage : aperçu partiel (menu d'Outlook Express)

Régler l’affichage : réafficher la liste des contacts (adresses) (menu d'Outlook Express)

Affichage, Disposition… cochez le volet Contacts.

Régler l’affichage : réafficher la liste des dossiers (menu d'Outlook Express)

Affichage, Disposition… cochez le volet Liste des dossiers.

Sauver sur disque mon carnet d'adresses électroniques (procédure)

Avant de sauver le carnet d'adresses, il faut localiser le fichier correspondant : en effet, selon les versions de Windows, ce fichier change de place sur le disque…Le carnet d'adresse est un fichier "point WAB".Tapez Windows + E (pour lancer l'Explorateur), tapez F3, puis *.wab Entrée...Dans la fenêtre qui s'affiche, repérez bien la colonne du nom du dossier... Celui que l'on cherche doit ressembler à ...\Microsoft\Adress book\...Sélectionnez ensuite ce fichier .wab avec l'Explorateur et copiez-le sur disquette : clic droit, Envoyer vers...

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Niveau : 1 : indispensable, 2 : Normal, 3 : Bon, 4 : Exceptionnel
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À connaître ! Cette colonne signale les astuces les plus utiles Elle contient des C majuscules… (en police Wingdings pour afficher un petit pouce…)
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Colonne des mots exotiques : autres façons de formuler le pb : Diverses formulations, éventuellement peu orthodoxes, qui pourraient venir à l'esprit de l'opérateur pour interroger la base de connaissances. Cette colonne permet aussi à l'AMI d'accepter des orthographes approximatives quand elles sont prévisibles.
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Concaténation des contraintes pour un permettre un filtre multicritère rapide Colonne calculée à la demande (avec une macro)(après l'ajout de nouvelles lignes de connaissances), de façon à rester légère et rapide
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Rappel des contraintes : Colonne simple copie de sa voisine : astuce pour permettre de saisir 4 mots clefs au lieu de 2 (la commande de filtre VBA n'accepte que deux tests)
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Valeur temporaire : Colonne utilisée temporairement par la macro qui calcule les colonnes H et I en valeur et sans accent
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réactualisation fréquente Colonne flag pour signaler les infos sensibles à la mise à jour (technologie à vérifier souvent)
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Envoyer une adresse électronique à quelqu'un (procédure)

1- Ouvrir un nouveau mail, choisir son destinataire, taper son objet et son message…2 - Placer la fenêtre du mail en cours de façon à la voir plus tard(…),3 - Revenir à la fenêtre d'Outlook Express, sans fermer celle du mail,4 - Cliquer sur le bouton "Carnet d'adresses", 5 - Sélectionner la ou les adresses à envoyer (glissade, ou CTRL+clics),6 - Puis, glisser cette sélection d'adresses vers une partie visible du message du mail préparé au point 1...7 - c'est tout...

8 - pensez quand même à envoyer le mail.. . :o)

Avant de sauver les mails, il faut localiser les fichiers correspondant : en effet, selon les versions de Windows, ces fichiers changent de place sur le disque…Les mails sont dans des fichiers "point DBX".Utilisez la commande Outils, Options, onglet Maintenance, Dossier de stockage... Sélectionner le (très long) chemin d'accès et le Copier : CTRL + C, sortir de toutes ces boîtes de dialogue, lancer l'Explorateur, taper CTRL+F4 (équivalent saugrenu de CTRL+O sous l'Explorateur), et CTRL+V puis Entrée...Sélectionnez le dossier entier: clic sur le dossier (volet de gauche),Vérifiez sa taille : clic droit Propriétés sur le dossier,Compressez-le éventuellement : clic droit, Envoyer vers Zip...et copiez-le sur disquette : clic droit, Envoyer vers...

Restaurer mon carnet d'adresses électroniques (procédure)

Pour la localisation du carnet d'adresses, voir Sauver sur disque mon carnet…Pour restaurer les adresses, copier le fichier .wab de la disquette vers le bon dossier (voir ci-dessus).Ce dossier ressemble à ...\Microsoft\Adress book\…Attention à ne pas laisser d'autres fichiers .wab dans le même dossier...

Pour la localisation des mails, voir Sauver sur disque mes mails…Pour restaurer les mails, copier les fichiers .dbx de la disquette vers le bon dossier (voir ci-dessus).Ce dossier ressemble à ...\Identities\long n°\Microsoft\Outlook Express\...Attention à ne pas laisser d'autres fichiers .dbx dans le même dossier...

Accéder rapidement à un contact de la liste (clavier avec Outlook Express)

Initiale (répétée) dans la zone des contacts = accès direct.

Ouvrir rapidement un mail au contact en cours (clavier avec Outlook Express)

Envoyer un nouveau mail (clavier)

Joindre des documents (souris) Clic sur l’outil « trombone »…

Joindre des documents (menu)

Envoyer des copies carbones / invisibles (Cc et Cci) (souris)

Clic sur le bouton À…, puis boutons Cc et CciOn utilise une copie invisible (invisible pour le destinataire principal À… et pour les destinataires secondaires Cc) quand on veut qu'ils ne soient pas informés qu'une copie lui a été remise...

Répondre à un mail reçu (souris)

En position sur le mail, clic sur le bouton Répondreou bien clic droit, Répondre sur le mail…Nota : si on veut que les autres destinataires soient informés, eux aussi, de la réponse, cliquer plutôt sur Répondre à tous…

Contrôler les pièces jointes avant de les ouvrir (anti-virus) (procédure)

D’abord, enregistrer sur disque dur les pièces jointes, Ensuite, avec l’Explorateur, cliquer droit AntiViral sur elles.Attention : la version 6 d'OE interdit l'accès à certains types de PJ car elles sont souvent infectées par des virus. On peut accéder à ces PJ par différents moyens :• on peut désactiver le contrôle des PJ d'Outlook Express dans la commande Outils, Options, onglet Sécurité...Avec Outlook, c'est plus compliqué qu'avec Outlook Express : il faut un petit logiciel qui déverrouille la sécurité. Ce petit logiciel est disponible sur www.arc-en-ciel.info (pages informatiques, documents à télécharger).• on peut aussi demander à nos correspondants de supprimer manuellement une lettre à l'extension du nom de la PJ, avant de nous l'envoyer : un fichier .exe devient alors un .ex, ce qui n'est pas suspect pour Outlook. Il vous reste ensuite, à réception, à l'enregistrer sur votre disque en remettant la lettre à sa place.• on peut enfin demander à ces mêmes correspondants de zipper leurs PJ avant de les poster, c'est-à-dire de les compresser au format zip (avec un logiciel qu'on trouve facilement sur le net, en téléchargement gratuit).

Gérer mon carnet d’adresse : créer un nouveau contact (menu d'Outlook Express)

Outils, Carnet d’adresses… CTRL+N pour créer un contact.

Gérer mon carnet d’adresse : créer un nouveau contact (souris)

Dans le volet des contacts : Contacts, Nouveau Contact.

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Niveau : 1 : indispensable, 2 : Normal, 3 : Bon, 4 : Exceptionnel
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À connaître ! Cette colonne signale les astuces les plus utiles Elle contient des C majuscules… (en police Wingdings pour afficher un petit pouce…)
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Colonne des mots exotiques : autres façons de formuler le pb : Diverses formulations, éventuellement peu orthodoxes, qui pourraient venir à l'esprit de l'opérateur pour interroger la base de connaissances. Cette colonne permet aussi à l'AMI d'accepter des orthographes approximatives quand elles sont prévisibles.
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Concaténation des contraintes pour un permettre un filtre multicritère rapide Colonne calculée à la demande (avec une macro)(après l'ajout de nouvelles lignes de connaissances), de façon à rester légère et rapide
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Rappel des contraintes : Colonne simple copie de sa voisine : astuce pour permettre de saisir 4 mots clefs au lieu de 2 (la commande de filtre VBA n'accepte que deux tests)
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Valeur temporaire : Colonne utilisée temporairement par la macro qui calcule les colonnes H et I en valeur et sans accent
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réactualisation fréquente Colonne flag pour signaler les infos sensibles à la mise à jour (technologie à vérifier souvent)
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Outils, Règles de message, Courrier…

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Fichier, Identités…

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Créer et gérer un SITE WEB

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ebGérer mon carnet d’adresse : modifier un contact (menu)

Volet des contacts : clic droit Propriétés sur le contact.

Gérer mon carnet d’adresse : supprimer un contact (menu)

Volet des contacts : SUPPR sur le(s) contact(s).

Gérer mon carnet d’adresse : mémoriser une adresse lue dans un mail reçu (celle de l'émetteur ou celle d'un des destinataires) (procédure)

Clic droit sur l'adresse (ou le nom), Ajouter au carnet d'adresses...

Sauvegarder mes mails et mes adresses sur disquette (procédure)

Repérer, compresser et copier sur disquette le contenu du dossier de stockage d’Outlook Express (souvent c’est un sous-dossier de C:\Windows ou de C:\Documents and settings\ Utilisateur\ Local settings qui s’appelle Application data\ Identities\(long numéro)\Microsoft\ Outlook Express Ouf !...). On peut retrouver le nom de ce dossier avec la commande Outils, Options, onglet Maintenance, bouton Dossier de stockage…Avec MRPET, ce dossier est dans E:\_param

Organiser mes mails : créer des sous-dossiers (clavier)

Créer un dossier : CTRL + MAJ + E

Organiser mes mails : créer des sous-dossiers (souris)

Clic droit Nouveau dossier sur le dossier parent.

Organiser mes mails : renommer mails et dossiers (clavier)

Renommer = F2

Organiser mes mails : supprimer mails et dossiers (clavier)

Supprimer = touche SUPPRAttention : les mails ainsi supprimés ne sont pas définitivement détruits : ils sont simplement déplacés vers le dossier Supprimés, ce qui permet de les récupérer en cas d'erreur… un peu comme avec la Corbeille.On peut vider ce dossier Supprimés (clic droit sur lui...), de temps en temps, pour libérer de la place sur le disque, notamment quand on travaille sur un réseau, pour économiser des ressources sur le serveur central.On peut aussi supprimer définitivement le mail sans passer par le dossier Supprimés : MAJ+SUPPR

Organiser mes mails : supprimer complètement des mails (clavier) Supprimer définitivement = MAJ +SUPPR

Organiser mes mails : renommer ou supprimer mails et dossiers (souris)

Clic droit Supprimer ou Renommer sur le dossier parent.

Organiser mes mails : déplacer les mails et dossiers… (souris)

Glisser simplement sur le dossier ou le mail à déplacer.

Transférer un ou plusieurs mails à quelqu'un d'autre (souris)

Sélection du ou des mails à transférer, puis, clic droit Transférer sur la sélection...

Créer des règles de classement automatique des mails (menu)

Trier une liste de mails (date, taille, émetteur…) (souris)

Clics sur le titre de la colonne voulue.

Prendre ses mails en déplacement : utiliser un Webmail (procédure)

Utiliser Internet Explorer, et ne pas oublier son login et son MDP (mot de passe)…

Mettre en place des profils pour chacun des collaborateurs (menu)

Créer un plan de site sur papier (schéma des liens entre les pages)

Créer un arbre dont le tronc serait la page d'accueil d'où partent toutes les pages, et où des liens permettent de revenir à tout moment.Pensez bien à ces liens de retour vers l'accueil.Représentez les pages avec des rectangles et les liens avec des flèches.

Préparer des images légères et belles à la fois : taille en pixels, taux de compression, nombre de couleurs, format de fichier…

Le choix de la taille est difficile car aucune solution n'est parfaite : de grandes images seront très belles mais très longues à charger pour l'internaute, surtout s'il est connecté avec un simple modem 56 K, et trop grandes pour tous les internautes dont la résolution de l'écran est 800x600 (SVGA). À l'inverse, de petites images seront très vite chargées et affichées intégralement sur n'importe quel écran, mais seront très frustrantes pour les internautes utilisant l'ADSL et de grands écrans.Le mieux est de proposer plusieurs tailles, mais c'est plus de travail.Quant à la compression, un taux de 80% en format JPG permet souvent d'alléger sensiblement les images sans presque rien perdre en qualité.

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Niveau : 1 : indispensable, 2 : Normal, 3 : Bon, 4 : Exceptionnel
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À connaître ! Cette colonne signale les astuces les plus utiles Elle contient des C majuscules… (en police Wingdings pour afficher un petit pouce…)
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Colonne des mots exotiques : autres façons de formuler le pb : Diverses formulations, éventuellement peu orthodoxes, qui pourraient venir à l'esprit de l'opérateur pour interroger la base de connaissances. Cette colonne permet aussi à l'AMI d'accepter des orthographes approximatives quand elles sont prévisibles.
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Concaténation des contraintes pour un permettre un filtre multicritère rapide Colonne calculée à la demande (avec une macro)(après l'ajout de nouvelles lignes de connaissances), de façon à rester légère et rapide
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Rappel des contraintes : Colonne simple copie de sa voisine : astuce pour permettre de saisir 4 mots clefs au lieu de 2 (la commande de filtre VBA n'accepte que deux tests)
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Valeur temporaire : Colonne utilisée temporairement par la macro qui calcule les colonnes H et I en valeur et sans accent
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1 Utiliser un TRAITEMENT DE TEXTE

Créer une page Web :

Sauvegarder au format HTML

Créer un lien hypertexte

Prévoir les retours en arrière

Insérer une image / un GIF animé

Insérer un son

Insérer un lien vers un fichier audio (MP3 ou autre) dans la page web. Cette méthode d'incorporation de fichiers audio permet aux visiteurs de choisir s'ils veulent écouter le fichier (certains navigateurs peuvent ne pas prendre en charge les fichiers son incorporés car un plug-in est nécessaire).Taper le texte sur lequel il faudra cliquer pour jouer le son,sélectionner ce texte et dans la palette des propriétés, cliquer sur le petit dossier jaune placé à droite du champ Lien pour choisir le fichier son.F12 pour tester la page web.

Utiliser des cadres (pour le sommaire, par exemple)

Utiliser des tableaux (pour les alignements)

Utiliser des calques (pour un positionnement libre)

Utiliser des styles (harmonisation et automatisation des formes)

Créer des zones sensibles (au survol de la souris) sur les images

Utiliser des animations

Contrôler l’orthographe

Prévoir un compteur de visites

Prévoir un lien E-mail pour faciliter l'envoi d'un courriel à partir d'une page Web

Taper mailto: suivi de l'adresse de messagerie

Prévoir des champs de saisie et la collecte

Programmer des comportements en fonction des événements

Organiser les objets en dossiers

Contrôler les liens brisés

Choisir et installer un logiciel client FTP gratuit

Régler le paramétrage du client FTPExemple d'adresse de serveur FTP (File Transfert Protocol) :ftpperso.free.frPensez à régler le champ "Utiliser le FTP passif".

Télécharger les pages vers le serveur Web • Avec DreamWeaver :• Avec un logiciel client FTP :

Lier certaines pages à une BDD : créer un site dynamique

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Concaténation des contraintes pour un permettre un filtre multicritère rapide Colonne calculée à la demande (avec une macro)(après l'ajout de nouvelles lignes de connaissances), de façon à rester légère et rapide
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AMI - Aide-mémoire informatique 37 / 117 Étienne Chouard, 2004 - www.arc-en-ciel.infohttp://outilsbureautiques.free.fr

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CTRL + N

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Sauvegarder (clavier)

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Créer un document (clavier)

Régler la mise en page : orientation (menu)

ALT + F, P... Fichier, Mise en page, onglet Taille...Le mode Portrait consiste à imprimer sur une feuille disposée verticalement. On dit aussi imprimer "à la française".Le mode Paysage imprime sur une feuille allongée horizontalement. On dit aussi imprimer "à l'italienne" (avant l'Europe, on imprimait comme ça en Italie).

Régler la mise en page : marges (menu)

ALT + F, P... Fichier, Mise en page… onglet Marges…

Nota : il est facile de généraliser un réglage de marges à tous les prochains documents : avant de valider, cliquer sur le bouton Par défaut.Exemple : on aura besoin de cette généralisation si on rédige le plus souvent des courriers d'une page, si on utilise du papier à en-tête et qu'il faut toujours commencer à 5 cm du bord haut des feuilles.Attention cependant : les marges s'appliquent à toutes les pages du document. Donc, si on utilise du papier à en-tête sur la seule première page et des feuilles blanches pour les pages suivantes, il faudra utiliser un autre moyen que la commande Fichier Mise en page : Par exemple créer un en-tête complet (lieu, date et ¶ en forme pour saisir le destinataire) saisi dans un tableau sans bordure et avec une haute ligne vide en tête, mémorisé sous forme d'insertion automatique (qu'on appellera rapidement grâce à une courte abréviation et la touche F3). Cette méthode permettra d'ailleurs d'écrire à droite d'un en-tête préimprimé seulement à gauche, ce que n'aurait pas permis une simple augmentation de la marge haute...

Régler la mise en page : marges (souris)

Si la règle est affichée (ALT+A, G Affichage Règle…),on peut viser le trait de séparation entre la bande blanche et la bande grise de la règle et simplement glisser sur ce trait de séparation.ASTUCE : si on ALT + glisse sur le trait, les déplacements et les mesures affichées sont plus précis.

CTRL + S (comme Sauvegarde).

CTRL + P (comme Print).

Rouvrir un document récent (clavier) ALT + F, 1 ou 2 ou 3, etc. (commande Fichier...)

Placer un saut de page forcé (clavier)CTRL + ENTRÉENota : pour VOIR les sauts de pages à l'écran, passer en Visibilité totale des caractères non imprimés : CTRL + * (contrôle étoile).

Insérer des numéros de pages (menu)

Insertion, Numéro de pageNota : un numéro de page inséré de la sorte et placé par Word dans un cadre (vieil outil de positionnement libre, donc) transparent (ni trait, ni remplissage), et lui-même placée dans un en-tête ou un pied de page (zone qui est, par définition, répétée sur toutes les pages).Conseil : il vaut mieux gérer soi-même de A à Z un bon pied de page qu'utiliser cette commande aux conséquences archaïques.

Régler Word pour rendre possibles les majuscules accentuées (menu)

ALT + O, O (Outils, Options), onglet Édition, cochez Majuscules accentuées…

La langue française utilise massivement les accents, souvent chargés de signification.Au milieu du 20ème siècle, les imprimeurs, pour des raisons de domination anglo-saxonne sur le marché des machines d’impression, ont pris l’habitude, par force, de ne plus accentuer les majuscules (il n’y a pas d’accent en anglais et la plupart des machines ne pouvaient pas, mécaniquement, accentuer les majuscules). Tout le monde s’est plié à cette règle absurde tant que c’était techniquement inévitable.En lisant des majuscules sans accents, notre cerveau s’adapte à la difficulté et reconstitue les accents manquants, mais cette gymnastique intellectuelle silencieuse perturbe inutilement notre concentration.Depuis près de 20 ans, il est devenu très facile d’accentuer les majuscules avec les TDT, et depuis plus de 10 ans, toutes les directives ministérielles (y compris à l’Éducation Nationale) imposent formellement d’accentuer les majuscules, au titre du simple respect de l’orthographe, et il n’y a plus aucune raison valable de ne pas le faire. Tous les dictionnaires (nos arbitres habituels) sont en majuscules, accentuées, bien sûr !Après avoir coché cette option importante, il suffira de taper les textes en minuscules (accentuées) et de les convertir ensuite en majuscules avec MAJ + F3 ou CTRL + MAJ + K…

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Colonne des mots exotiques : autres façons de formuler le pb : Diverses formulations, éventuellement peu orthodoxes, qui pourraient venir à l'esprit de l'opérateur pour interroger la base de connaissances. Cette colonne permet aussi à l'AMI d'accepter des orthographes approximatives quand elles sont prévisibles.
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Concaténation des contraintes pour un permettre un filtre multicritère rapide Colonne calculée à la demande (avec une macro)(après l'ajout de nouvelles lignes de connaissances), de façon à rester légère et rapide
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CTRL + MAJ + ENTRÉE

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Affichage, En-tête et pied de page…

Régler Word pour garder sur disque l'avant-dernière version du document (menu)

ALT + O, O… Outils, Options, onglet Enregistrement..Il est conseillé de cocher Toujours créer une copie de sauvegarde, même si l’effet de ce réglage vous énervera peut-être un peu parfois : en cochant cette option, on demande à Word, lors de chaque enregistrement, donc chaque fois qu’on appuie sur CTRL + S, de garder sur disque l’avant-dernière version du document en cours. Ce document de sauvegarde aura l’extension .Wbk (Word Backup).Ce réglage met en place une sécurité, pour toutes les erreurs qui ne sont pas « controlzédables » (ou qui ne le sont plus parce qu'on a trop attendu)… On pourra dès lors revenir en arrière un peu plus loin dans le temps quand il faudra réparer une erreur grave, récupérer un document endommagé… Si on n’arrive plus à ouvrir le document principal, s’il est très endommagé, on pourra essayer d’ouvrir le document WBK… Cela ne fonctionne pas toujours (on a quelquefois déjà trop utilisé CTRL + S, et toutes les versions du document sont abîmées), mais quand ça marchera, vous vous féliciterez d’avoir été prudent !L’inconvénient est l’encombrement des dossiers avec des fichiers en double : vous allez avoir les "point DOC" et les "point WBK" (les "backups") qui s’amoncellent. Il faudra donc de temps en temps « faire le ménage », mais seulement quand la phase de mise au point des documents sera bien terminée

Présenter proprement des numéros de pages (Procédure)

La commande Insertion, Numéro de page complique la vie pour placer des textes à proximité des numéros, ou pour régler précisément la présentation des numéros (cette commande insère en fait un "cadre", qui est un vieux concept, par rapport à la moderne "zone de texte", dans un pied de page...)L'outil idéal de mise en forme des numéros de pages est la commande Affichage, En-tête et pied de page qui donne toute la maîtrise des "titres courants" (c'est le terme en imprimerie pour désigner à la fois les en-têtes et les pieds de page) :• avec une bordure supérieure (ou inférieure) pour isoler visuellement le Titre courant du reste du texte,• avec des tabulations personnalisées et des textes bien alignés,• avec le numéro de la page courante (outil dièse #), • mais aussi le nombre de pages total du document (outil ++).• On peut même glisser un tableau, un WordArt ou une image dans un en-tête ou un pied de page...• On peut également placer en filigrane une grande image ou un gros texte en travers ("confidentiel" ou "urgent", par exemple).BUGS :• la mise à jour des numéros à l'affichage peut exiger parfois un petit aller / retour en Aperçu avant impression... Bug sans gravité.• la version 2000 de Word comporte un gros bug : le nombre de pages total du document est souvent remplacé par le numéro de la page en cours, ce qui donne 1/1, 2/2, 3/3... Farfelu... Solution = taper le nombre de pages à la main, "en dur", dans le pied de page (ou bien changer de version de Word...). Astuce : quelquefois, le simple fait d'inverser l'ordre d'impression des pages (Outils, Options, Impression, Ordre inverse) règle ce problème...

Rappeler le titre du chapitre en cours dans un en-tête ou un pied de page (Procédure)

Affichage, En-tête et pied de page...puis Insertion, Champ... Catégorie: Liaisons et renvois, Champ: RefStyle, puis bouton Options, onglet Styles... Ceci ne fonctionne qu'à condition d'utiliser les styles avec niveau de plan (Titre1, Titre2...) pour la mise en forme du texte.

Insérer un espace insécable (un espace « dur ») (clavier)

CTRL + MAJ + ESPACE (en visibilité totale, on voit un petit rond blanc en suspension sur la ligne : ce caractère ne sera pas imprimé).Word insère automatiquement un espace dur (insécable) devant les caractères "à deux signes" comme le deux-points, le point-virgule, le point d'exclamation, le point d'interrogation, les chevrons : ; ! ? « »

Cet automatisme est annulable, au coup par coup (avec CTRL + Z).Cet automatisme est également désactivable pour longtemps (avec Outils, Correction automatique, Mise en forme automatique...).

Insérer un saut forcé de colonne (clavier)

Insérer un saut forcé de colonne (menu)

Imprimer le nombre de pages total (procédure)

Se placer dans un titre courant (Affichage, En-tête et pied de page), puis utiliser l’outil Insérer le nombre de pages.

Créer un en-tête ou un pied de page (menu)

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Concaténation des contraintes pour un permettre un filtre multicritère rapide Colonne calculée à la demande (avec une macro)(après l'ajout de nouvelles lignes de connaissances), de façon à rester légère et rapide
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Rappel des contraintes : Colonne simple copie de sa voisine : astuce pour permettre de saisir 4 mots clefs au lieu de 2 (la commande de filtre VBA n'accepte que deux tests)
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Valeur temporaire : Colonne utilisée temporairement par la macro qui calcule les colonnes H et I en valeur et sans accent
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Basculer minuscules / MAJUSCULES / Initiales sur un texte déjà saisi (clavier)

Possibilité précieuse sous Word :MAJ + F3 pour changer vraiment les caractère saisis (à taper plusieurs fois).CTRL + MAJ + K pour donner un format "Majuscules" (les caractères réels restent inchangés, dans ce cas). Raccourci-bascule (On/Off).Nota : il n'existe pas de format pour forcer l'affichage en minuscules.Pas possible sous Excel, malheureusement. On peut utiliser des fonctions Minuscule Majuscule ou Nompropre dans des formules de calcul, mais c'est beaucoup plus lourd.

Insérer une image (menu)Insertion, Image, À partir du fichier… ou Édition Collage spécial si on a préalablement placé l’image au presse-papiers…

dimensionner / positionner une image (souris)

Glisser sur les poignées pour la dimensionner : • Choisir un COIN pour garder les proportions de l'image, • CTRL + glisser pour un dimensionnement symétrique autour du centre • ALT + glisser pour un dimensionnement précis (sans influence de la grille)Glisser sur l’objet pour la déplacer : • CTRL+ glisser pour faire une copie, • ALT + glisser pour un déplacement précis, • MAJ + glisser pour un déplacement aligné sur le point de départ...

Expliquer à quoi servent les insertions automatiques (explication)

Les insertions automatiques de Word sont des textes répétitifs enregistrés une fois pour toutes sous un nom abrégé, pour les récupérer ensuite rapidement, chaque fois que nécessaire.

Exemples de textes fastidieux à saisir et mémorisables : • une formule de politesse, • un logo • un en-tête complet de courrier...

Créer des insertions automatiques (clavier)

Sélection du texte à mémoriser (avec sa forme),ALT + F3 (Abréviation) ENTRÉE(Raccourci de la commande Insertion, Insertion automatique, Nouveau...)Remarque importante : pour mémoriser une forme de paragraphe, il faut bien sélectionner le signe ¶ (fin de paragraphe) car c'est ce signe, sous Word, qui contient les formes, même s'il est parfois invisible !Pour tester une abréviation fraîchement créée : • CTRL + N (nouveau document) • frappe d'un texte préalable pour simuler vraiment une situation réelle... • abréviation F3 • contrôle visuel • CTRL + F4 (fermer le document de test) • N (Non : ne pas enregistrer)NB : les insertions automatiques sont mémorisées dans le modèle NORMAL.DOT (présent dans le dossier spécifié dans Outils, Options, onglet Dossiers par défaut). Ce modèle est enregistré au moment de quitter Word.Donc, si vous avez beaucoup travaillé sur une série d'abréviations, n'attendez pas que Word plante sauvagement car vous auriez alors perdu tout votre travail : quittez Word et relancez-le.

Utiliser des insertions automatiques (clavier)

Taper l'abréviation puis la touche F3

Nota : pour que ça marche, il faut que l'abréviation soit séparée de ce qui précède par un espace ou un signe de ponctuation ou un saut forcé. On peut aussi sélectionner tout le texte de l'abréviation si on tient à ce qu'il reste collé au reste.

Pour passer en revue les abréviations et leur texte associé : Insertion, Insertion automatique, Insertion automatique...

Distinguer les sauts de paragraphes des sauts de ligne (procédure)

ENTRÉE = saut de paragraphe = changement de mise en forme possible…MAJ + ENTRÉE = saut de ligne à l’intérieur d’un paragraphe (sous Word).

Insérer des guillemets " " à l'américaine au lieu des chevrons à la française

Word transforme automatiquement la frappe du signe " (guillemet américain, appelé quote) en un chevron, « ou » , selon qu' un espace ait été tapé devant le " , ou pas.Les chevrons sont accompagnés d'un espace insécable (espace "dur"), comme les règles dactylographiques l'imposent : cet espace spécial est affiché à l'écran avec un petit rond en suspension sur la ligne...• Pour annuler cette conversion automatique de " en « , il suffit de taper CTRL + Z (Edition, Annuler).• Pour interdire toute conversion automatique à l'avenir, il faut utiliser la commande Outils, (Options de) Correction automatique, onglet Mise en forme automatique...

Revenir en arrière sur un automatisme (annuler une correction automatique)

Word est réglé pour aider la saisie en transformant tout seul de nombreuses saisies. C'est parfois gênant (pour les guillemets ou les signes deux-points), et la transformation est facile à annuler avec CTRL + Z. (Truc applicable à tous les logiciels de Microsoft.)

Interdire la justification à droite quand on saute à la ligne (clavier) Taper TAB juste avant MAJ + ENTRÉE.

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TDT - Sélectionner et corriger

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Insérer un tiret conditionnel (qui n’apparaît que quand il est utile) (clavier)

CTRL + tiret - (le 6 sur le pavé alpha ou le moins sur le pavé numérique)

Tiret conditionnel = tiret de césure qui doit disparaître quand la césure n'est plus utile (quand le mot n'est plus à cheval entre deux lignes), et réapparaître dès que la césure est possible.

Applications : les produits de Microsoft ne savent pas couper les mots comportant une apostrophe (probablement parce que l'anglais interdit cette coupure). Pour couper les mots précédés d'une apostrophe, il est donc très fréquent d'avoir à couper soi-même manuellement le mot. Il est important de placer un "contrôle tiret" et pas un tiret, pour ne pas être embêté si, plus tard, le mot n'est plus placé en fin de ligne et n'est donc plus coupé : dans ce cas, un tiret simple reste affiché de façon disgracieuse au milieu d'un mot non coupé, alors qu'un contrôle tiret sait rester discret quand on n'a pas besoin de lui... :o)

Insérer un tiret insécable (qui ne peut pas faire coupure en fin de ligne) (clavier)

CTRL + MAJ + tiret -(le 6 sur le pavé alpha ou le moins sur le pavé numérique)

Tiret insécable = tiret qui ne doit pas se trouver en fin de ligne. Comme l'espace insécable, le tiret insécable est traité comme un caractère normal (une lettre ou un chiffre) : les deux mots situés de part et d'autre sont traités comme un seul grand mot, et le saut de ligne automatique ne se fera jamais à cet endroit.

Insérer des notes en bas de page (menu)Insertion, Note (de bas de page)…Nota : à partir de la version 2002 (XP) et 2003, il faut lancer :Insertion, Référence, Note de bas de page...

Sélectionner une ligne avec la souris Clic dans la marge à gauche.

Sélectionner une ligne avec le clavier ORIGINE (début, ë) , MAJ + FIN

Sélectionner un paragraphe avec la sourisDouble clic dans la marge à gauche ou bien Triple clic dans le texte (très utile dans les tableaux !).

Sélectionner un paragraphe avec le clavier F8 tapée 4 fois (Ext, mot, phrase, paragraphe…)

Déplacer un texte  avec la souris Sélectionner, relâcher, puis glisser sur la sélection.

Déplacer un texte  avec le clavier Utiliser le presse-papiers : CTRL + X…. CTRL + V

Sélection mono touche progressive avec le clavier

F8 tapée plusieurs fois sélectionne de plus en plus de texte : extension, mot, phrase, paragraphe, documentMAJ + F8 pour revenir en arrière.ÉCHAP pour interrompre (sortir du mode Extension).

Saisie en écrasant le texte existant avec le mode refrappe (clavier)

D’habitude, sous Windows, la touche Ins permet de passer du mode Insertion en mode Refrappe, et inversement. Le curseur change d'apparence : • il est soit un trait entre 2 caractères (mode Insertion), • soit une surbrillance sur un caractère (mode Refrappe).

Mais pour un débutant, voir les caractères saisis écraser tout ce qui existe déjà est absolument incompréhensible et terrifiant ! Et les débutants passent souvent en refrappe sans le savoir (car la touche Ins est toute proche de la touche Suppr…). Il est donc conseillé, au début au moins, de désactiver cette touche Ins comme bascule de refrappe, quitte à la rétablir plus tard…

Il y a donc 2 possibilités sous Word pour basculer de refrappe en Insertion • Soit la touche INS (vérifier le réglage de Outils, Options, onglet Édition : vérifier que la touche Ins n'est pas utilisée pour Edition, Coller)• Soit la commande Outils, Options, onglet Édition, cocher le Mode refrappe…

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Concaténation des contraintes pour un permettre un filtre multicritère rapide Colonne calculée à la demande (avec une macro)(après l'ajout de nouvelles lignes de connaissances), de façon à rester légère et rapide
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Rappel des contraintes : Colonne simple copie de sa voisine : astuce pour permettre de saisir 4 mots clefs au lieu de 2 (la commande de filtre VBA n'accepte que deux tests)
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Valeur temporaire : Colonne utilisée temporairement par la macro qui calcule les colonnes H et I en valeur et sans accent
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TDT - Mettre en forme

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Copier une mise en forme (souris)

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eSaisie en écrasant le texte existant avec le remplacement de la sélection (clavier)

Sélectionner le texte à remplacer, puis simplement taper le texte de remplacement (comportement universel sous Windows).

Utiliser le vérificateur orthographique (clavier)

Utiliser le vérificateur orthographique (menu) Outils, Options, onglet Grammaire et orthographe…

Rechercher un texte (clavier) CTRL = F (F comme Find, trouver) (Édition Rechercher).

Remplacer un texte par un autre (menu)

Édition, Remplacer… (CTRL + H)Nota : pour remplacer un seul texte par un autre, pas besoin de menu : il suffit de sélectionner le texte à remplacer et de simplement taper le texte de remplacement (pas besoin de la touche SUPPR ou BACKSPACE).

Répéter la dernière recherche / répéter la dernière commande (clavier)

Pour les actions répétitives, il est très commode de connaître la procédure suivante, valable aussi bien sous Word que sous Excel : 1. Lancer une première recherche (avec CTRL F ou Edition Rechercher…)2. Lancer la commande (unique) qui devra ensuite être répétée.3. Utiliser le raccourci MAJ F4 pour répéter la dernière recherche...4. Utiliser F4 pour répéter la dernière commande, après contrôle visuel que c'est bien nécessaire...5. etc : MAJ F4 (contrôle) F4, MAJ F4 (contrôle) F4, MAJ F4 (contrôle) F4…

Atteindre directement un endroit (signet, page…) (clavier)

F5 (numéro de page) ENTRÉE C'est très rapide !!!! (F5 = Edition, Atteindre…)Pour spécifier une section (quand le document en comporte plusieurs), il faut taper les deux numéros accolés avec les lettres p et s : par exemple p4s6 (page 4 de la section n°6).Raccourci à connaître pour les longs documents : après avoir dit une fois (avec F5) qu'on se déplace par section, CTRL PGUP et CTRL PGDN foncent de section en section, et donc de chapitre en chapitre, par exemple... Rapidement indispensable !

Utiliser le dictionnaire de synonymes (clavier) Sélection du mot à remplacer, puis MAJ + F7

Changer la taille des caractères (clavier)

Pour régler rapidement la taille d'un groupe de caractères sélectionnés, il y a deux raccourcis formidables : Pressez CTRL + ALT + MAJ avec l’annulaire, le majeur et le pouce de la main gauche, et avec l’index libre, tapez plusieurs fois sur le signe > (supérieur)… Allez-y… jusqu’à dépasser l'objectif, pour être bien sûr… Pour revenir en arrière (et diminuer la taille), relâchez le majeur (relâchez MAJ) et tapez le signe < (c’est la même touche que > , mais elle signifie ici inférieur puisqu’il n’y a plus MAJ). Cette double combinaison est très visuelle, très rapide, très précise et très ergonomique, avec la seule main gauche, malgré les apparences au début : quatre touches en même temps, il fallait le faire !…

Changer l’alignement des paragraphes de la sélection (souris)

Outils d’alignement sur la Barre Mise en forme.

Régler les retraits gauche et droit de la sélection (menu)

Format, Paragraphe, retraits avant et après (G et D).

Régler les retraits gauche et droit de la sélection (clavier)

ALT + T, R, TAB, TAB, TAB, (RG), TAB, (RD), ENTRÉE

Régler les retraits gauche et droit de la sélection (souris)

Sur la règle en haut, glisser sur les marques de retraitsRemarque importante : quand on glisse simplement, la souris se déplace par à-coups : on n'arrive pas à être très précis…Si on appuie sur ALT pendant qu'on glisse sur les symboles de la règle, on devient très précis, et en plus, Word affiche les dimensions de façons beaucoup plus claire...À connaître absolument !!!Il y a un équivalent avec la seule souris (sans avoir à utiliser le clavier) : commencer à glisser, et en cours de glissade, ajouter le clic droit...

"Tremper le pinceau dans le modèle, puis badigeonner" :1. sélection d’un modèle, 2. clic sur l’outil gros pinceau, 3. glissade sur la destination avec le pointeur Pinceau…

Copier une mise en forme plusieurs fois (souris)

Sélection d’un modèle, double clic sur l’outil gros pinceau, glissades successives sur les destinations… ÉCHAP pour arrêter.

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Ajouter ou supprimer une commande à un menu contextuel (procédure)

Quand on se sert souvent des menus contextuels (ceux qui apparaissent avec le clic droit), il est absolument précieux de savoir personnaliser ces menus qui sont un best of des commandes les plus fréquentes, mais ce best of change d'une personne à l'autre.Dans la plupart des applications d'Office (pas Excel), l'utilisateur peut personnaliser ses menus contextuels, en supprimant des commandes, en en rajoutant, et en adaptant les lettres soulignées à ses besoins personnels :Affichage, Barres d'outils, Personnaliser, onglet Barres d'outils...• cocher la dernière ligne Menus contextuels : une petite palette apparaît qui montre les noms des différentes catégories de menus existantes,• cliquer gauche sur le nom du groupe voulu (la liste des menus apparaît)• cliquer sur le nom du menu : le menu se développe alors et va rester affiché pendant que vous allez le personnaliser : ajout, suppression, changement de nom...• Passer à l'onglet Commandes de la boîte de dialogue et faire glisser de nouvelles commandes vers le menu contextuel...• Pour supprimer une commande inutile, il suffit de la faire glisser en dehors du menu.• Vous pouvez changer l'ordre des commandes en glissant simplement dessus pour les déplacer.• éventuellement changer la lettre accélératrice de la commande pour permettre une utilisation clavier commode, en combinaison avec la souris : dans le nom de la commande, déplacer le signe & (esperluette) devant une autre lettre (sans créer de conflit avec les lettres des autres sous-commandes, bien sûr !).

Donner des exemples de personnalisation utile des menus contextuels

Sous Word, si on travaille beaucoup avec les copies d'écran pour créer des modes opératoires, on a souvent à sélectionner plusieurs images et objets (des zones de textes, des flèches, etc.). L'outil "Flèche blanche" de la Barre de dessin permet d'activer la sélection au lasso (ce qui va vraiment très vite), mais il faut aller le cliquer tout en bas de l'écran, alors qu'il est très souvent utile : c'est vite fastidieux.Il est donc très commode de personnaliser les menus contextuels liés aux images (et aussi ceux liés au texte, en fait) en leur ajoutant la commande Sélectionner les objets (onglet Commandes, catégorie Dessin).Il suffit ensuite, pour lancer un coup de lasso, de d'abord cliquer droit sur n'importe quelle image, et de choisir Sélectionner les objets...On peut également ajouter aux menus liés aux images les commandes très fréquentes : Habillage du texte, Grouper, Dissocier, Regrouper, Premier plan, et Arrière plan...

Utiliser efficacement le clavier pour faire appel à Format ParagrapheRéparer le bug de Word 2000

Nota : sous Word 2000 et 2002 (XP), les programmeurs de Word ont commis une petite erreur d'ergonomie : il y a dans Format deux commandes qui ont la lettre R soulignée... ce qui rend invalide le très précieux raccourci ALT+T, R... Il est donc simplement conseillé de changer la lettre du raccourci clavier de la commande Format, Cadre :Affichage, Barres d'outils, Personnaliser, • clic gauche sur le mot Format dans la barre de menu (il se développe alors),• clic droit sur le mot Cadre, puis, dans le champ Nom du menu contextuel, déplacer le & (esperluette) devant une autre lettre (sans conflit avec les autres sous-commandes de Format !), le a par exemple.

Aérer les paragraphes : placer un espace blanc précis entre deux paragraphes (ou plusieurs)

Il y a différentes façons pour espacer les paragraphes, et il faut en connaître plusieurs :• La première est la méthode de Cro Magnon : en insérant des fins de paragraphes ¶ (des "retours chariot") en tapant la touche ENTRÉE… on éloigne les paragraphes les uns des autres à coup de serpe (une ligne entière à la fois) : c'est rapide, mais très rustique : ni précis, ni applicable d'un coup à une groupe de ¶, ni automatisable.• La seconde est beaucoup plus élégante et précise, et elle permet en plus la mémorisation, donc l'automatisation, des mises en forme : c'est la commande Format Paragraphe, espace avant et espace après... Avec le clavier, ça va TRÈS vite ! ALT+T, R, ALT+V, et Entrée... - on peut y régler l'aération au dixième de millimètre, - on peut toucher d'un coup des centaines de paragraphes, - et on peut mémoriser des réglages fréquents sous le nom de styles...Rapidité, précision, ouverture à l'automatisation (par les styles) : cette méthode n'a que des avantages. À connaître absolument.• La troisième est une astuce dérivée de Cro Magnon (bons gros retours chariots entre les paragraphes), mais permettant d'obtenir rapidement une grande précision sur un espacement isolé (méthode inadaptée aux groupes) :l'astuce consiste à sélectionner le ¶ en cliquant dans la marge à gauche, puis à faire varier sa taille de caractère au point près avec la très précieuse combinaison CTRL + ALT + < pour diminuer la taille d'un point, et CTRL + ALT + MAJ + > pour augmenter la taille d'un point : c'est visuel, très rapide (les 4 touches sont très proches : combinaison trèsergonomique, avec la seule main gauche), très précis... mais encore très cro magnonesque... Ne surtout pas abuser... :o)

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Colonne des mots exotiques : autres façons de formuler le pb : Diverses formulations, éventuellement peu orthodoxes, qui pourraient venir à l'esprit de l'opérateur pour interroger la base de connaissances. Cette colonne permet aussi à l'AMI d'accepter des orthographes approximatives quand elles sont prévisibles.
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Concaténation des contraintes pour un permettre un filtre multicritère rapide Colonne calculée à la demande (avec une macro)(après l'ajout de nouvelles lignes de connaissances), de façon à rester légère et rapide
I7
Rappel des contraintes : Colonne simple copie de sa voisine : astuce pour permettre de saisir 4 mots clefs au lieu de 2 (la commande de filtre VBA n'accepte que deux tests)
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Valeur temporaire : Colonne utilisée temporairement par la macro qui calcule les colonnes H et I en valeur et sans accent
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réactualisation fréquente Colonne flag pour signaler les infos sensibles à la mise à jour (technologie à vérifier souvent)
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Format, Puces et numéros…

Utiliser efficacement le clavier pour faire appel à Format Paragraphe

La commande Format Paragraphe est une des plus courantes sous Word si on a compris la précision qu'elle apporte dans les espacements entre les paragraphes et la souplesse dans la mise en page.La bonne technique pour appeler cette commande est ALT+ T, R (les deux touches sont proches, ça va très vite !)... On se déplace ensuite "à toute bise" avec TAB TAB TAB TAB TAB TAB ou ALT + V pour filer au champ Espacement avant... on tape la nouvelle valeur puis ENTRÉE.Comme c'est souvent le cas, il est important pour aller vraiment vite de ne pas utiliser la souris...

Nota : sous Word 2000 et 2002 (XP), il y a dans Format deux commandes qui ont la lettre R soulignée... ce qui rend invalide le très précieux raccourci ALT+T, R... Il est donc simplement conseillé, avec les versions modernes de Word, de changer la lettre du raccourci clavier de la commande Format, Cadre (voir Bug de Word 2000).

Aérer d’un coup précisément (1/4 de ligne, par exemple) tous les paragraphes de la sélection (menu)

Format, Paragraphe, Espacement avant 3 ou Espacement après 3( 1 li = 12 pt => 1/4 de ligne = 3pt ).

Aérer d’un coup précisément (1/4 de ligne, par exemple) tous les paragraphes de la sélection (clavier)

ALT + T, R, TAB, TAB, TAB, TAB, TAB, 3 , TAB , 3 , ENTRÉEou ALT + T, R, ALT+ V 3 TAB 3 ENTRÉE

Utiliser les unités de mesure disponibles pour définir les espacements verticaux entre les paragraphes

Unités de mesure possibles = pt pour points (0,353 mm), li pour lignes, cm pour centimètresUn pouce = 2,54cm (pour Microsoft Office...)Un point = 1 / 72ème de pouce, soit 0,035 cm, soit 0,3 mm.

1/4 li = 3 pt = env. 0,11 cm (1 mm)1/2 ligne = 6 pt = 0,21 cm (2 mm)1 ligne = 12 pt = 0,42 cm (4 mm)2 li = 24 pt = 0,85 cm3 li = 36 pt = 1,27 cm4 li = 48 pt = 1,69 cm5 li = 60 pt = 2,12 cm6 li = 72 pt = 2,54 cmetc.Attention : l'unité de mesure "ligne" ne doit pas être confondue avec la hauteur réelle de telle ou telle ligne qui est variable selon la taille des caractères présents sur la ligne (Word est réglé par défaut en interligne variable, ce qui lui permet d'ajuster automatiquement l'interligne quand on change de taille de police).

Créer un alinéa négatif (avec caractère de tabulation dans le texte) (procédure)

1. Créer le décalage entre le retrait de la première ligne et celui des autres lignes, par glissades (sur la règle) sur les signes de retrait gauche (triangles gris à gauche de la règle), 2. puis ajouter un caractère de tabulation (CTRL + TAB) après le texte qui ressort sur la gauche, pour que le texte qui suit (sur la 1ère ligne) soit parfaitement (et rapidement) aligné sur le retrait des autres lignes.

Disposer tout ou partie du document en colonnes / trait séparation (menu)

Format, Colonnes…Attention à la sélection préalable :si on ne sélectionne rien, tout le document sera concerné par la commande Format Colonnes,si on sélectionne quelques paragraphes, la commande Format Colonnes ne concernera que cette sélection, et placera des sauts de section de part et d’autre pour respecter les colonages avant et après la sélection.On voit les sauts de section en visibilité totale (CTRL+étoile *)

N'imprimer que certaines pages (menu)

Fichier, Imprimer…Étendue de page…• Page en cours pour n'imprimer que la page dans laquelle le curseur a été préalablement placé.• Sélection pour n'imprimer que la sélection (préalable).• Pages pour spécifier des pages en citant leurs numéros :le point-virgule ; dit ET : Exemple : 9;11;20le tiret - dit JUSQU'À : Exemple : 10-20pour spécifier une section (quand le document en comporte plusieurs), il faut taper les deux numéros accolés avec les lettres p et s : par exemple p4s6 (page 4 de la section n°6).On peut combiner : p1s6-p20s7

Écrire en caractères blancs sur fond sombre

Taper le texte dans le paragraphe ou la cellule,Sélectionner le texte et lui donner la couleur blanc, soit avec l'outil Couleur de police (lettre A soulignée en couleur), soit avec Format, Police…Puis régler la couleur de fond pour qu'elle soit sombre, soit avec l'outil Couleur de remplissage (pot de peinture), soit avec Format, Bordure et trame, onglet Trame de fond...

Placer des puces et numéros / changer de puce, de numérotation (menu)

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Niveau : 1 : indispensable, 2 : Normal, 3 : Bon, 4 : Exceptionnel
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Concaténation des contraintes pour un permettre un filtre multicritère rapide Colonne calculée à la demande (avec une macro)(après l'ajout de nouvelles lignes de connaissances), de façon à rester légère et rapide
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Sélectionner le texte à mettre en forme, et choisissez le style dans la liste de l’outil Styles.

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Sélectionner le texte à mettre en forme, et tapez simplement son raccourci clavier.

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Format, Style, Modifier, Mettre à jour automatiquement…

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Format, Style, Modifier, Ajouter au modèle…

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Créer des listes numérotées (Procédure)

L’outil Numérotation (à gauche de l'outil des puces) donne au(x) paragraphe(s) sélectionné(s) le format «paragraphe numéroté». • Soit on numérote le premier paragraphe, pendant qu’on le tape, et les autres se numérotent automatiquement lors de chaque touche ENTRÉE (on dit que "le paragraphe enfant a les mêmes caractéristiques que son papa"…), • Soit on tape une série de paragraphes normaux et on numérote ensuite le groupe entier, après-coup, d’un seul geste.• pour passer à une liste hiérarchiquement inférieure, plus en retrait, utilisez l’outil Augmenter le retrait gauche (et qui monte d’un niveau les éventuelles puces, numéros ou niveau de plan). L’outil Diminuer le retrait permet de revenir simplement en arrière pour reprendre le cours de la liste antérieure.• pour rapprocher ou éloigner la puce du texte : glisser sur les symboles placés à gauche de la règle.• pour reprendre la numérotation à 1 (c’est quelquefois nécessaire, dans une deuxième liste, plus loin dans le document) : Format, Puces et Numéros, Recommencer la numérotation.• pour personnaliser les signes de numérotation ("a b c" au lieu de "1 2 3") : Format, Puces et Numéros, bouton Personnaliser...• Pour revenir à des paragraphes non numérotés en cours de saisie, il suffit de taper la touche CORRECTIONARRIÈRE (BACKSPACE), ou 2 fois ENTRÉE.RAPPELS : • Pour voir ou masquer les sauts forcés : CTRL + étoile.• Pour passer à la ligne en restant dans le même numéro : MAJ + ENTRÉE.• Pour empêcher la justification sur la ligne d’un saut forcé : CTRL + TAB tapé juste avant le saut de ligne.• La forme du numéro est celle du signe ¶.

Rétablir les listes numérotées quand elles affichent des signes bizarres au lieu des numéros (bug sous Word 2000 et Word XP 2002

Outils, Options, onglet De droite à gauche, Chiffre : arabe (et non pas Système).

Expliquer le fonctionnement des tabulations et expliquer la différence terminologique entre CARACTÈRE DE TABULATION et MARQUE DE TABULATION sous Word

Un caractère de tabulation est le signe inséré avec la touche TAB (au dessus du verrou des majuscules). En visibilité totale (CTRL + * , Contrôle étoile), on voit une petite flèche vers la droite…Un caractère de tabulation repousse le texte qui le suit à la prochaine marque de tabulation en vue (sur la règle blanche, au-dessus du texte) : • soit une marque manuelle s'il y en a une, • soit une marque de tabulation automatique (petit signe gris tous les x cm réglables sur la règle) s'il n'y a pas de tabulation manuelle dans le paragraphe.Par contraction, on appelle souvent "tabulations" les marques de tabulations. Mais les caractères de tabulation ne doivent pas porter le même nom, sinon on ne sait pas de quoi on parle... Si vous voulez un nom court pour les caractères tapés avec TAB, parlez de tabulateurs...On pose les tabulations avec la souris sur la règle, ou avec la commande Format, Tabulations...Dans les tableaux, la touche TAB avance d'une colonne au lieu d'insérer un tabulateur... Utilisez alors CTRL+TAB. D'ailleurs CTRL + TAB fonctionne aussi dans le texte : on peut donc décider de n'utiliser que CTRL+TAB puisque ça fonctionne partout...

Créer un style (avec éventuellement un raccourci clavier) (procédure)

Régler un paragraphe avec les formes voulues,Cliquer sur la zone Style (là où il y a souvent le mot Normal),Taper le nom du nouveau style (sans espace) et Entrée.

Utiliser ce style (souris)

Utiliser ce style (clavier)

Modifier ce style ponctuellement (procédure)Sélectionner un paragraphe portant le style à modifier, changer sa forme, puis afficher la liste des styles (outil Style de la Barre Mise en forme) et cliquer sur le style lui-même, puis confirmer la modification du style…

Modifier ce style automatiquement (menu)

Rendre ce style disponible dans tous les prochains documents (menu)

Enchaîner les styles entre eux (menu) Format, Style, Modifier, Style du paragraphe suivant et Basé sur…

Choisir les styles ayant un niveau de plan (Titre1, Titre2, 3, 4…) (clavier)

(avec le modèle du père Chouard) CTRL+1, CTRL+2, CTRL+3…

Attribuer un raccourci clavier à un style utilisé souvent (menu)

Format, Style, Modifier, Touches de raccourci, puis taper vraiment la combinaison voulue.

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TDT - Organiser mon plan de travail

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Voir cette aide à "Compétences transversales".

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CTRL + Origine, CTRL + Fin, PgSuiv, PgPréc, Origine, Fin, CTRL + gauche/droite

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Fenêtre, Fractionner… (finir à la souris ou avec les flèches et Entrée)

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Utiliser l’Explorateur de document pour utiliser les styles-plan comme un sommaire permettant l’accès direct aux sous-parties (menu)

Affichage, Explorateur de document, puis un simple clic sur une partie déplace vers cette partie.

Utiliser l’Explorateur de document pour utiliser les styles-plan comme un sommaire permettant l’accès direct aux sous-parties (clavier)

ALT + A, X (Affichage, Explorateur de documents) = bascule ON/OFF

Créer un sommaire fondé sur les styles du document (menu)

Insertion, Tables et Index, onglet Table des matières (sous les versions récentes, 2000 et XP, il faut utiliser Insertion, Référence, Tables et index….).

Activer ou désactiver la coupure des mots automatique en fin de ligne : césure

Pour éviter les "trous" à la fin des lignes, on peut couper les mots. Cette coupure s'appelle la césure. Word connaît presque parfaitement les règles de césure en français et on peut lui demander de s'occuper tout seul de ce travail : Outils, Langue, Coupure des mots…Bug : Word ne coupe jamais seul les mots contenant une apostrophe… Il faut donc, dans ces mots-là, couper "à la main" en tapant soi-même un tiret au milieu d'un long mot (placé en début de ligne alors qu'une bonne partie du mot pourrait être placée à la fin de la ligne précédente).Mais le tiret ainsi saisi manuellement au milieu d'un mot ne doit plus apparaître si une nouvelle mise en page fait que le mot n'est plus en fin de ligne mais au milieu d'une ligne. Ce précieux tiret conditionnel (qui n'est imprimé que s'il est nécessaire et qui est masqué sinon) est saisi manuellement en tapant CTRL + tiret (le 6 sur le pavé alpha ou le moins sur le pavé numérique).Noter que le tiret conditionnel inutile est affiché quand même si on demande la visibilité des caractères spéciaux : CTRL + * (contrôle étoile). Il est alors affiché à l'écran, mais il ne sera pas imprimé : cela se vérifie en Aperçu avant impression.

Changer le mode d’affichage : page / plein écran / aperçu / zoom (menu)

Affichage… (ALT + A, ...)

Personnaliser et utiliser la barre de dessin

Afficher / masquer la règle (très utile en Plein écran) (clavier)

ALT + A, G (Affichage, Règle…) bascule ON/OFF

Afficher / masquer les ascenseurs (très utile en Plein écran) (menu)

Outils, Options, onglet Affichage, Barre de défilement…

Afficher / masquer les caractères spéciaux non imprimés (très utile en Plein écran) (clavier)

CTRL + * (CTRL + étoile)Détails supplémentaires dans la commande Outils, Options, onglet Affichage...

Afficher / masquer les barres d’outils (très utile en Plein écran) (souris)

Clic droit sur n'importe quelle barre d'outils, puis cocher ou décocher la Barre voulue.

Personnaliser et placer la barre d’outils « Plein écran » (souris)

CTRL + ALT + glisser sur les outils d'une barre à l'autre : pour copier les outils utiles à partir des autres barres (temporairement affichées pour l'occasion).

Afficher plusieurs pages à l’écran (très utile en Plein écran) (menu)

Affichage, Zoom, Plusieurs pages… (ALT + A, Z…)

Se déplacer rapidement avec le clavier (très utile en Plein écran) (clavier)

Fractionner une fenêtre en deux volets (très utile en Plein écran) (menu)

Attribuer un raccourci clavier à un caractère spécial (menu)

Insertion, Caractères spéciaux, (choix du caractère à mémoriser), Touches de raccourcis…

Attribuer un raccourci clavier à une insertion automatique (menu)

Outils, Personnaliser, Clavier…Catégorie Insertions automatiques…

Attribuer un raccourci clavier à un style (menu)

Outils, Personnaliser, Clavier…Catégorie Styles…

Attribuer un raccourci clavier à une commande de menu (menu)

Outils, Personnaliser, Clavier…Catégorie (choisir le menu, puis la commande)…

Attribuer un raccourci clavier à une police de caractère (menu)

Outils, Personnaliser, Clavier…Catégorie Polices…

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TDT - Travailler sur les tableaux

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Expliquer les rôles de NORMAL.DOT (procédure)

Le modèle NORMAL.DOT sert à créer tous les prochains documents Word en mémorisant les formes standard (mise en page, paragraphe et police par défaut), les objets disponibles partout : styles, macros, insertions automatiques, Barres d'outils, raccourcis claviers personnels.Progressivement, tous ces réglages représentent des heures de travail !

Ce fichier important doit donc être sauvé sur disquette : puisqu'il n'est pas dans le dossier Mes documents, il faut penser à le sauver spécifiquement, en plus de la routine quotidienne de sauvegarde du dossier Mes documents. Utilisez l'Explorateur et la touche F3 pour rechercher normal.dot sur C: (n'oubliez pas le point entre normal et dot)Mais pour être sûr de ne jamais oublier de le sauver, on peut décider de le déplacer dans Mes documents et dire à Word que les modèles de documents se trouvent dans ce dossier : Outils, Options, Onglet Dossiers par défaut, Type: Modèles utilisateurs, bouton Changer...

Ouvrir et modifier NORMAL.DOT (procédure)

Fichier, Ouvrir, changer le Type .doc en .dot, puis chercher le dossier des modèles (le dossier des modèles, y compris ceux d'Excel ! , est rappelé dans la commande Outils, Options de Word, onglet Dossiers par défaut…)…On peut aussi localiser Normal.dot (touche F3 dans l'Explorateur sur C:\), puis cliquer droit Ouvrir sur le document...

Généraliser une mise en page à tous les prochains nouveaux documents (menu)

Fichier, Mise en page… (réglages)… bouton Par défaut

Généraliser une forme de caractères (police) (menu)

Format, Police... (réglages)… bouton Par défaut

Généraliser les formes standard de paragraphe et de caractères (menu)

Format, Style, choisir le style Normal, Modifier... (réglages)… puis clic sur Ajouter au modèle.

Créer un tableau par insertion (menu)

Tableau, Insérer un tableau... taper le nb de lignes et le nb de colonnes…

Observez bien ceci :Toutes les cellules insérées ont la même forme que le paragraphe qui a servi de point d’insertion. Cette règle peut être une gêne (il faut parfois retirer certaines formes), mais ce peut être une force si vous savez comment ça marche et si vous vous en servez (de nombreuses formes peuvent être ainsi récupérées sans avoir à les redéfinir). Word fait une exception pour les retraits gauches qu’il ne reprend pas dans les cellules insérées : l’alinéa ambiant n’est donc pas donné aux cellules du tableau inséré. C’est plutôt une bonne chose puisque les cellules sont étroites et que la place pourrait manquer au texte si on acceptait trop de retrait. Attention cependant : le retrait droit éventuel, lui, sera repris dans les cellules, ce qui peut occasionner des bugs graves dans le tableau : il se peut qu'aucun texte saisi dans les cellules ne puisse être affiché, faute de place… On peut regretter cette complexité…

Créer un tableau par dessin libre (menu) Tableau, Dessiner un tableau... glisser pour créer le tableau et ses traits internes...

Régler hauteur / largeur des lig / col de tout le tableau ou de la seule sél° (menu)

Éventuellement sélectionner quelques lignes ou colonnes, puis lancer Tableau, Taille des cellules…Dans les versions récentes (2000 et XP), il faut utiliser Tableau, Propriétés du tableauNota : le fait d'utiliser un menu (plutôt que simplement glisser sur le bord droit du titre avec la souris) permet de fixer précisément la largeur, en spécifiant un chiffre en millimètres.

Choisir une largeur / hauteur automatique (souris)

Double cliquer sur le trait de séparation droit (ou bas) des cellules.

Avancer / reculer avec le clavier TAB et MAJ + TAB, ou bien les flèches HAUT et BAS pour les déplacements verticaux.

Insérer une ou plusieurs lignes ou colonnes (procédure)

Sélectionner le nombre de lignes/col à insérer après le point d'insertion, puis clic droit Insérer…Pensez bien à sélectionner également le symbole de fin de ligne (à droite de la cellule droite)...

Sélectionner des colonnes entières dans un tableau Word (souris)

Cliquer au-dessus de la première cellule, en haut de la colonne (attendre pour cliquer que le pointeur prenne une forme de petite flèche noire vers le bas)Pour en sélectionner plusieurs, garder le doigt appuyé sur le clic et glisser...

Sélectionner des lignes entières dans un tableau Word (souris)

Cliquer à gauche de la première cellule, dans la marge (attendre pour cliquer que le pointeur prenne une forme de flèche blanche penchée vers la droite)Pour en sélectionner plusieurs, garder le doigt appuyé sur le clic et glisser...

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Valeur temporaire : Colonne utilisée temporairement par la macro qui calcule les colonnes H et I en valeur et sans accent
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Tableau, Trier…

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Supprimer une ou plusieurs lignes ou colonnes (souris)

Sélectionner les lignes/colonnes à supprimer, puis clic droit Supprimer…

Déplacer une ou plusieurs lignes ou colonnes (souris)

Sélectionner les lignes/col à déplacer, relâcher la souris, puis glisser sur la zone sélectionnée (en noir, curseur = flèche blanche vers la gauche).

Fusionner / Dissocier des cellules (souris) Sélectionner les lignes/col à fusionner, puis clic droit Fusionner...

Centrer des nombres en continuant à les aligner à droite avec Word (créer un retrait droit)

C'est un objectif apparemment paradoxal d'essayer à la fois de centrer et d'aligner à droite…C'est pourtant souvent très utile et pas si facile à réaliser.Les chiffres ne se centrent jamais, si on doit en comparer plusieurs : il faut toujours les aligner à droite.Mais quand on dit qu'on veut les "centrer", on veut dire que les chiffres ne doivent pas être collés au bord droit des cellules...Donc, on peut mieux formuler le problème : "comment décoller les chiffres du bord droit des cellules pour obtenir un effet global de centrage?"Solution avec Word : Donner aux cellules de la colonne un alignement à gauche, puis sélectionner toutes les cellules de la colonne, puis poser une seule tabulation numérique (voir ce mot) avec la règle...C'est tout...Si on veut déplacer les chiffres, il faut glisser sur la tabulation (sur la règle).Ne pas poser plus d'une tabulation, sinon cela ne fonctionne plus (pour supprimer une tabulation, on la glisse simplement en dehors de la règle).

Pose générale (dans des colonnes entières) d’une tabulation numérique (procédure)

Sélectionner toutes les cellules qui doivent être alignées de la même façon (même dans plusieurs colonnes différentes), puis choisir la tabulation numérique par plusieurs clics sur le signe à gauche de la règle (Té à l'envers avec un point symbolisant la virgule), puis cliquer sur la règle pour poser UNE SEULE tabulation... Glisser dessus pour la déplacer ensuite, éventuellement. Piège : panne si on a posé plus d'une tabulation ; Panne si l'alignement n'est pas Gauche (Centré ou Droite).

Insérer un caractère de tabulation dans une cellule (clavier)

Utiliser des cellules pour placer des paragraphes côte à côte (procédure)

Insérer un tableau à 2 ou 3 colonnes, retirer toutes les bordures (les cellules deviennent invisibles), puis taper (ou déplacer par glissade) les textes dans les cellules côte à côte.Attention : Word ne sait pas bien couper une cellule sur plusieurs pages. Il est donc conseillé de gérer manuellement les sauts de pages : en arrivant en bas de page dans une des cellules, arrêter d'ajouter du texte dans la cellule, ajouter une ligne de cellules (avec TAB si on est en bas du tableau), puis remplir la nouvelle ligne de cellules avec la suite du texte... Toute la ligne de cellules passera à la page suivante si elle ne tient pas en entier sur la page courante.On peut aussi carrément insérer un saut de page juste après le tableau et insérer un nouveau tableau sur chaque nouvelle page. C'est cro-magnonesque, mais cela permet de bien contrôler les sauts (Word est parfois incompréhensible avec les tableaux).

Centrer verticalement du texte (souris) Utiliser l'outil Centrer verticalement de la Barre Tableaux et Bordures (outil important à copier dans la Barre Mise en Forme et dans la Barre de Plein écran).

Trier sur une colonne (menu)

Encadrer / tramer des cellules / paragraphes / textes (menu)

Utiliser Format, Bordure et trame… onglets Bordure et Trame de fond ou les outils souris équivalents.Mais attention à la sélection préalable !• Si on sélectionne des caractères, on encadre seulement le texte (on ne peut pas alors écarter le trait du texte).• Si on sélectionne un ou plusieurs paragraphes, on encadre les paragraphes (en suivant les Retraits G et D qui peuvent être très loins du texte).• Si on sélectionne une ou plusieurs cellules, on encadre les cellules (autour des paragraphes contenus dans les cellules).En jouant avec les sélections, on peut ainsi encadrer à l'intérieur des cadres...Si on passe par Format, Bordures, on peut choisir le champ Appliquer à et ignorer la sélection préalable.

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Niveau : 1 : indispensable, 2 : Normal, 3 : Bon, 4 : Exceptionnel
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À connaître ! Cette colonne signale les astuces les plus utiles Elle contient des C majuscules… (en police Wingdings pour afficher un petit pouce…)
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Colonne des mots exotiques : autres façons de formuler le pb : Diverses formulations, éventuellement peu orthodoxes, qui pourraient venir à l'esprit de l'opérateur pour interroger la base de connaissances. Cette colonne permet aussi à l'AMI d'accepter des orthographes approximatives quand elles sont prévisibles.
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Concaténation des contraintes pour un permettre un filtre multicritère rapide Colonne calculée à la demande (avec une macro)(après l'ajout de nouvelles lignes de connaissances), de façon à rester légère et rapide
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Rappel des contraintes : Colonne simple copie de sa voisine : astuce pour permettre de saisir 4 mots clefs au lieu de 2 (la commande de filtre VBA n'accepte que deux tests)
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Valeur temporaire : Colonne utilisée temporairement par la macro qui calcule les colonnes H et I en valeur et sans accent
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réactualisation fréquente Colonne flag pour signaler les infos sensibles à la mise à jour (technologie à vérifier souvent)
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Copier des cellules (souris)

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TDT - Opérations particulières

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Outils, Publipostage, Créer, Lettres Types…

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Éloigner le cadre du texte encadré (procédure)

- On peut éloigner la bordure du texte d'un paragraphe quand la bordure est une forme de paragraphe : il suffit alors de placer la pointe de la souris exactement sur le trait de bordure et de glisser dessus…- Pour les bordures de cellules, c'est plus compliqué : en glissant sur la bordure, on change la taille de la cellule et le texte suit le mouvement : la solution est donc de créer des retraits G et D et des espaces avant et après avec la commande Format Paragraphe...- Enfin, on ne peut pas non plus glisser sur la bordure des textes encadrés pour l'éloigner : rien à faire pour les traits horizontaux, mais pour les traits verticaux (à gauche et à droite), on peut insérer un espace dur (insécable, CTRL + MAJ + ESPACE) aux deux bouts, pourvu que ces espaces soient encadrés également.. Taper d'abord le premier à droite du texte borduré (comme ça, l'espace dur est lui aussi encadré)... Puis, placer le pointeur devant le texte borduré et taper F4 (répétition de la dernière commande, c'est-à-dire insertion d'un espace dur borduré...).

Encadrer des pages entières (menu)

Format, Bordure et trame… onglet Bordure de page…

Nota : pour n'encadrer que certaines pages, il faut d'abord les isoler des autres pages par des sauts de section (Insertion, saut…).

Sélection de la cellule entière (clic dans sa marge gauche), puis CTRL+glisser avec le "pointeur flèche blanche vers la gauche" (CTRL + Z pour annuler en cas de bêtise).

Sélection de la cellule entière (clic dans sa marge gauche), puis glisser avec le "pointeur flèche blanche vers la gauche". CTRL + Z pour annuler en cas de bêtise.

Déplacer des lignes ou des colonnes entières (souris)

Sélection de la ligne ou colonne entière (clic dans sa marge gauche ou haute), puis glisser avec le "pointeur flèche blanche vers la gauche". CTRL + Z pour annuler en cas de bêtise.

Utiliser des tabulations simples : automatiques / manuelles (procédure)

Taper TAB dans un paragraphe sans marque de tabulation (sur la règle) insère un caractère de tabulation qui exploite les tabulations automatiques (légers signes gris sur la règle). Si on pose sur la règle des tabulations manuelles (par simple clic sur la règle), ces tabulations manuelles sont prioritaires sur toutes les tabulations automatiques placées à gauche (qui disparaissent d'ailleurs de la règle, si vous observez bien).

Utiliser des tabulations spéciales : numériques / centrées / droite / trait / points de suite… (procédure)

Clics sur le signe à gauche de la règle pour choisir le prochain type de tabulation (qu'on posera ensuite en cliquant sur la règle).

Placer des points de suite devant une tabulation (menu)

Format, Tabulations… choisir la tabulation, puis les points de suite, puis cliquer sur Définir…

Mailing : Créer un document principal (menu)

Mailing : Lier le doc principal à un doc source de type Word (menu)

Outils, Publipostage, Obtenir les données, Ouvrir ou Créer... selon que les données existent déjà ou pas…

Mailing : Lier le doc principal à un doc source de type Excel ou Access (menu)

Outils, Publipostage, Obtenir les données, Ouvrir…changer le Type de fichier en xls ou mdb, puis chercher le fichier source dans les sous-dossiers disponibles…

Mailing : Insérer des variables simples dans le document principal (menu)

Bouton Insérer un champ de fusion, après avoir lancé les deux premières étapes de Outils, Publipostage…

Mailing : rendre un texte conditionnel (menu)

Bouton Insérer un mot-clef, Si…Alors…Sinon… après avoir lancé les deux premières étapes de Outils, Publipostage…Utiliser SI pour imprimer des textes conditionnels (uniquement si une condition donnée se réalise).

Mailing : faire saisir un texte par l'opérateur une fois lors de chaque enregistrement (ou une seule fois pour toutes) (menu)

Bouton Insérer un mot-clef, Remplir… après avoir lancé les deux premières étapes de Outils, Publipostage…

Mailing : faire saisir des textes par l'opérateur plusieurs fois lors de chaque enregistrement, et placer les réponses en divers endroits du courrier... (menu)

Bouton Insérer un mot-clef, Demander... après avoir lancé les deux premières étapes de Outils, Publipostage…

Mailing : Fusion conditionnelle : ne produire les documents qu'à certaines conditions (menu)

Outils, Publipostage, Options de requête… onglets Filtrer (pour ne pas tout imprimer) ou Trier (pour mettre en ordre).

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Outils, Enveloppes et étiquettes…

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Outils, Enveloppes et étiquettes…

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Insertion, Objet, MS Organigramme hiérarchique…

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Mailing : Contrôler (tester) sa fusion à l’écran, avant d’imprimer (menu)

Outil Mode Publipostage sur la Barre de Fusion (abc et des chevrons « »), puis avancer ou reculer avec les outils placés de part et d'autre…

Mailing : Imprimer des étiquettes (menu)

Mailing : Imprimer des enveloppes (menu)

Mailing : fixer le nombre de décimales d'un champ de fusion

Les variables d'un publipostage (mailing) s'appellent des champs de fusion.Soit on voit le nom des champs, soit on voit le contenu des champs : le changement de visibilité est déclenché avec ALT + F9.Pour changer la présentation d'un champ de fusion, il faut lui ajouter des commutateurs.Par exemple, pour le format numérique, il faut ajouter le commutateur \# :Exemple : {MERGEFIELD "Total" \# "# ##0,00"}

Créer rapidement un organigramme de structure (menu)

Créer rapidement un mode opératoire, avec copies d’écrans et bulles : (procédure)

Paragraphes côte à côte dans des cellules de tableau non bordurées.Copie d'écran globale = Impr_écran.Copie de la fenêtre en cours = ALT+Impr_écran.Image d'icône isolée : Affichage, Barres d'outils, Personnaliser... Clic droit Copier l'image du bouton sur un bouton, ÉCHAP et CTRL+V (ou Edition, Collage spécial, Image en mode point sous Word 2000 ou 2002 XP)Collage spécial-Images non dissociée du texte pour être automatiquement dimensionnées à la largeur de la cellule (truc pour Word 97 seulement).Bulles de commentaires = bouton Formes automatiques, Bulles et légendes sur la Barre de dessinOutils précieux à ajouter à la Barre "Dessin" (ou à une autre Barre) : Affichage, Barres d'outils Personnaliser... Catégorie:Dessin, Commandes:• Grouper, Dégrouper, Regrouper,• Premier plan, Arrière plan, • Modifier les points.Catégorie:Formes automatiques, Commandes:• Forme libre, Courbe, Rectangle à coins arrondis, • Accolade ouvrante, Bulle rectangulaire à coins arrondis...

Capturer tout l’écran ou la fenêtre en cours (clavier)

Pour imprimer tout ou partie d'un écran sous Windows, il faut procéder en deux temps : D'abord mettre l'écran au presse-papiers...Puis, injecter ce presse-papiers dans une application capable d'imprimer : Word, Paint, Photo Editor, Excel, etc.

1 - Mise au presse-papiers : IMPRÉCRAN (tout l'écran, toutes les fenêtres s'il y en a plusieurs ouvertes) ou ALT + IMPRÉCRAN (pour ne capturer que la seule la fenêtre en cours : c'est la boîte de dialogue en cours, s'il y en a une ouverte).2 - Injection du presse-papiers dans une application capable d'imprimer : Lancer l'application, sélectionner un point d'insertion et utiliser CTRL+V... ou Édition, Collage spécial... pour mieux contrôler "l'injection"...

Extraire un petit morceau d'image, isoler un fragment d'écran (Procédure)

Capturer un écran (ImprÉcran ou ALT+ImprÉcran)...puis lancer Paint ou Photo Editor...Puis, coller l'image dans le logiciel : • CTRL+V sous Paint • Edition, Coller en tant que nouvelle image sous Photo Editorchoisir l'outil de sélection, puis glisser autour du fragment à capturer, puis CTRL + C… puis lancer Word et récupérer ce fragment avec CTRL + V...

Attention : pour simplement capturer l'image d'un outil (un bouton de barre d'outils, sous le menu), c'est plus facile !1 - Affichage, Barres d'outils, Personnaliser...2 - Clic Droit Copier l'image du bouton sur le bouton,3 - ÉCHAP pour sortir de la boîte de dialogue,4 - CTRL + V pour coller l'image où l'on veut....

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Concaténation des contraintes pour un permettre un filtre multicritère rapide Colonne calculée à la demande (avec une macro)(après l'ajout de nouvelles lignes de connaissances), de façon à rester légère et rapide
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Rappel des contraintes : Colonne simple copie de sa voisine : astuce pour permettre de saisir 4 mots clefs au lieu de 2 (la commande de filtre VBA n'accepte que deux tests)
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Valeur temporaire : Colonne utilisée temporairement par la macro qui calcule les colonnes H et I en valeur et sans accent
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CTRL + * (CTRL + étoile)

Insérer une copie d'écran dans un mode opératoire avec un tableau Word (procédure)

Sous Word, il est souvent utile de "préparer le terrain" en créant des "réserves". Les cellules de tableau Word conviennent bien à cet usage : 1 - Pour mettre facilement côte à côte des images et leur commentaire, avec Word 97, insérer un tableau à deux colonnes et x lignes, régler la largeur des colonnes, et retirer les bordures… Lancez Tableau, Afficher le quadrillage pour continuer à voir à l'écran les contours grisés (non imprimés) des cellules.2 - Puis, il faut capturer l'écran (ou le fragment d'écran, voir ce mot) dans le presse-papiers...3 - Enfin, il faut insérer l'image dans une cellule et c'est plus facile sous Word 97 que sous les versions suivantes (2000 et 2002 XP) :- Sous Word 97 : Clic dans la cellule, puis Edition, Collage spécial, décocher dissocié du texte... Word 97 redimensionne alors l'image à la taille de la cellule, c'est très commode, mais avec cette version de Word seulement.

- Sous Word 2000 et 2002 (XP), ça se complique et il est devenu inutile d'utiliser les tableaux pour mettre des textes et des images côte à côte : il vaut mieux utiliser des zones de texte indépendantes pour le texte et des images librement positionnables :Un simple clic sur la Barre d'outils "Image"...outil Habillage : "Devant le texte" ou "Rapproché" permettra de donner sa liberté de positionnement à l'image sous Word XP... À connaître absolument sous peine de grosse galère...

Masquer une partie de l’image (rogner) (souris)Cliquer sur l'outil Rogner (sur la barre de dessin ou sur la barre d'image), puis glisser exactement sur les poignées de l'image à rogner…

Positionner librement l’image (menu)

Format, Image ou Format, Objet… • sous Word 97 : onglet Position, Dissocié du texte : oui… • sous Word 2000 : onglet Habillage, changer d'habillage pour libérer l'image.(ce réglage est essentiel ! Images libres ou pas)Pour savoir si une image est dissociée du texte (librement positionnable) ou pas, il faut cliquer dessus et regarder la couleur des poignées : • si les poignées sont blanches, l'image est dissociée du texte.• si les poignées sont noires, l'image se déplace avec le texte, elle se comporte comme un caractère texte (un chiffre ou une lettre).Attention : sous Word 2002 XP : au départ, toute image collée (avec CTRL+V ou avec un Collage spécial) sera Déplacée avec le texte (donc non dissociée du texte) et donc pas librement positionnable... Mais un simple clic sur la Barre d'outils "Image", outil Habillage, (Devant le texte ou Rapproché) permettra de rendre sa liberté de positionnement à l'image... À connaître, si on travaille avec Word XP...Attention : sous Word, le point d'ancrage d'une image ne peut pas être une cellule de tableau, ce qui explique les problèmes quand on approche l'image d'un tableau. Solution = fixer l'ancrage (Format, onglet Habillage, bouton avancé, cocher Ancrer) quand l'image est encore accrochée à un paragraphe normal, AVANT de la déplacer sur un tableau.

Régler l'habillage du texte autour de l’image (menu)

Format, Image ou Format, Objet… onglet Habillage… (réglage essentiel !)

Ajouter des bulles de commentaires (menu) Utiliser le bouton Formes automatiques, Bulles et légendes sur la Barre de dessin.

Créer un sommaire automatique (basé sur les styles) (menu)

Insertion, Tables et Index, onglet Table des matières (sous les versions récentes, 2000 et XP, il faut utiliser Insertion, Référence, Tables et index….).

Importer du texte, un tableau, un graphique… (procédure)

Sélectionner le texte, le tableau, le graphique dans son application d'origine, le mettre au presse-papiers avec CTRL + C, revenir sous Word, sélectionner le point d'injection et vider là le presse-papiers avec CTRL + V.

Créer un formulaire / le protéger / l’utiliser (procédure)

Afficher la Barre Formulaires, insérez des champs en cliquant sur les types voulus, puis double cliquez sur les champs pour les régler comme il faut… Pour tester le formulaire, il faut le protéger avec l'outil "Verrou"…

Placer des STOPS dans un document modèle pour des déplacements rapides / filer rapidement d’un stop à l’autre (procédure)

Insérer des STOPS avec CTRL + F9 (champs vides entre accolades, visibles avec Outils, Options, Affichage, Code des champs… Raccourci visibilté on/off : ALT + F9)Déplacement rapide vers le prochain STOP avec F11.

Cacher des caractères (corrigé d’un énoncé, consignes à afficher à l’écran sans les imprimer sur papier) (procédure)

Donner le Format, Police, Masqué aux textes variables, puis décider de les voir à l'écran ou pas avec Outils, Options, Affichage, Texte masqué… et décider de les imprimer sur papier ou pas avec Outils, Options, Impression, texte masqué…Autre astuce : écrire en caractères blancs sur fond blanc !... :o)

Afficher / masquer les caractères cachés (à l’écran) (clavier)

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Outils, Options, Impression, texte masqué…

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Utiliser mon TABLEUR

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XL – Me déplacer, saisir, supprimer, régler mon écran

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Imprimer / masque les caractères cachés (sur papier) (menu)

Créer des lettrines (menu)Sélectionner le paragraphe de texte à faire précéder d'une belle grosse lettre, puis lancer Format, Lettrine…

Protéger un document Word avec un mot de passe Fichier, Enregistrer sous… bouton Options...

Placer des signets, renvois, légendes… (procédure)

Insertion, Signet (nom du signet) Entrée donne un nom à un fragment de texte. Cela permet ensuite de créer des renvois automatiques vers ce texte ou vers son numéro de page. Exemple : (voir page 28) (où Word calcule le 28).Insertion, Renvoi (menu Référence dans les version 2000 et + de Word)…Catégorie: SignetInsérer un renvoi à: Numéro de pagePour le signet: (double cliquer sur le signet dont on veut citer la page).

Utiliser le mode Révision (procédure)

Le mode Révision permet de travailler à plusieurs sur un texte en signalant clairement les corrections apportées (les textes supprimés restent là, mais barrés, les textes insérés apparaissent, mais en rouge....).Afficher la Barre de révision pour plus de commodité. Pour activer / désactiver le mode Révision, double cliquer sur le mot REV sur la Barre d'état.Pour accepter ou refuser les modifications proposées, utiliser Outils, Suivi des modifications, Accepter ou refuser les modifications...

Récupérer dynamiquement un texte, d'un point à l'autre d'un long document Word

1 - Fenêtre, Fractionner... pour ouvrir deux volets sur le même document... 2 - Se déplacer dans chaque volet de façon à afficher le texte d'origine dans un volet, et afficher le point d'insertion de la copie dynamique dans le deuxième volet... 3 - Sélectionner le texte d'origine.. 4 - Glisser avec le BOUTON DROIT, du texte d'origine vers le point d'insertion(passer RAPIDEMENT sur le trait de séparation des volets, sinon ça défile, et on reste dans le même volet...) 5 - en relâchant la souris, Word demande ce qu'on veut faire... choisir Créer un LIEN... (équivalent rapide, donc, de Coller avec Liaison)C'est tout... Pour voir le contenu réel du champ ainsi créé, taper ALT + F9... Ainsi, d'un seul geste, Word crée un signet (avec un nom à coucher dehors avec un billet de logement...) sur le texte d'origine, et il crée aussi un renvoi vers le texte du signet, là où on a relâché la souris... C'est simple et rapide...

Pour la copie dynamique d'un document Word à l'autre, c'est à travers deux fenêtres de document (et non pas à travers deux volets sur le même document) qu'il faut glisser... Dans ce cas, c'est quand même plus commode en décomposant : 1. CTRL + C sur le modèle, 2. puis Edition, Collage spécial avec liaison sur la destination...

Désactiver / réactiver l'affichage automatique (pénible) d'une zone de dessin en cliquant sur un outil Forme automatique… (Word 2K et XP)

Sous Word 2000 et Word 2002 (XP), un assistant plutôt gênant dessine tout seul un énorme cadre mystérieux en plein milieu de la feuille au moment où l'on clique sur un outil de dessin...Pour effacer immédiatement ce cadre sans s'en prendre définitivement à ce maudit réglage (...), il suffit de taper ÉCHAP (Esc), et le pointeur devient le collimateur en croix habituel...Sinon, avec Outils, Options, onglet Général, puis décocher le champ Créer automatiquement des zones de dessin lors de l'insertion automatique…

Organiser un brouillon avant de commencer à travailler sur machine

• Repérer ce qui doit être saisi en limitant au maximum cette saisie (dangereuse, source de lenteur et d'erreurs) et en prévoyant tous les contrôles imaginables sur cette saisie et toutes les assistances (messages et consignes).• Repérer tout ce qui peut être calculé, en paramétrant les calculs au maximum de façon à éviter les tâches de maintenance qui imposent de toucher aux formules.• si des tables de référence sont nécessaires, essayer de les centraliser dans un classeur externe, pour faciliter les mises à jour et éviter les erreurs.• Placer les totaux et autres informations de synthèse en tête, dans des volets figés, pour les garder toujours sous les yeux.

3, 11, 41, 45, 65, 67, 69, 71, 81, 107

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D7
À connaître ! Cette colonne signale les astuces les plus utiles Elle contient des C majuscules… (en police Wingdings pour afficher un petit pouce…)
G7
Colonne des mots exotiques : autres façons de formuler le pb : Diverses formulations, éventuellement peu orthodoxes, qui pourraient venir à l'esprit de l'opérateur pour interroger la base de connaissances. Cette colonne permet aussi à l'AMI d'accepter des orthographes approximatives quand elles sont prévisibles.
H7
Concaténation des contraintes pour un permettre un filtre multicritère rapide Colonne calculée à la demande (avec une macro)(après l'ajout de nouvelles lignes de connaissances), de façon à rester légère et rapide
I7
Rappel des contraintes : Colonne simple copie de sa voisine : astuce pour permettre de saisir 4 mots clefs au lieu de 2 (la commande de filtre VBA n'accepte que deux tests)
J7
Valeur temporaire : Colonne utilisée temporairement par la macro qui calcule les colonnes H et I en valeur et sans accent
K7
réactualisation fréquente Colonne flag pour signaler les infos sensibles à la mise à jour (technologie à vérifier souvent)
L7
Index alphabétique : Renvois directs aux pages des manuels pour des EXEMPLES des ILLUSTRATIONS des COMMENTAIRES...

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JE SAIS… Procédures, raccourcis, définitions et astuces…Niveau

Logiciel

Catégorie

Pré

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pages manuel Excel

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Exc

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1

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Saisir une DATE

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Exc

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C

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1

Exc

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Exc

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101

1

Exc

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C 19

1

Exc

el

XL

Rég

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1

Exc

el

XL

Rég

l Dép

l Sai

sie

C

1

Exc

el

XL

Rég

l Dép

l Sai

sie

Saisir des valeurs de base (chiffres et lettres)

Sélectionner une cellule, puis simplement taper ce qu'elle doit afficher, puis ENTRÉE.

Nota : n'ayez pas peur d'utiliser Entrée : sous Excel, ce n'est pas comme sous Word, vous n'ajoutez pas une ligne en tapant Entrée…

Remarque : pendant que vous tapez le contenu d'une cellule, tant que vous n'avez pas validé (avec Entrée), la plupart des menus sont indisponibles : par exemple, Format, Cellule, Nombre est incomplet : seule la police est réglable...

Pour que Excel puisse faire des calculs sur une date saisie, et pour qu'il puisse également permettre de jouer sur la forme des dates, il faut qu'il ait bien compris que la cellule contient une date : c'est à la saisie qu'on le précise : il faut utiliser les bons séparateurs de date, quel que soit le format de date choisi plus tard !Le séparateur de saisie de date est le slash / (divisé par) ou le tiret - (besoin très fréquent)Le séparateur de saisie entre les heures et les minutes est le signe "deux-points" : (besoin plus rare)Par exemple, pour saisir dimanche 7 avril 2002, si je suis en 2002, je dois taper 7/4 Entrée ou bien 7-4 Entrée... (pas besoin de taper l'année, si c'est l'année en cours).Pour saisir 9h, je dois taper 9:00 Entrée.Et c'est ensuite par un Format personnalisé que je vais changer l'apparence de cette date.Nota : pour être sûr qu'une cellule ne va contenir que des dates valides, on peut utiliser Données, Validation, Onglet Options... Autoriser Date... et ainsi contraindre l'opérateur de saisie à éviter les dates farfelues.

45, 99, 107

Saisir des textes qui commencent par un opérateur arithmétique ( + - * / …)

Commencer la saisie par une apostrophe 'L'apostrophe invalide toute expression calculable et affiche la cellule comme un simple texte.

Vider une cellule Touche SUPPR ( Del )

7, 9, 15, 35, 57, 63, 77, 87, 91,

103, 111

Modifier une cellule (clavier)

Touche F2 Cette précieuse touche passe en mode Édition, c'est-à-dire Correction, partout dans Windows : sur les noms de fichiers ou les noms de dossiers, dans l'Explorateur ou dans les boîtes Ouvrir et Enregistrer, sur les contrôles de formulaires ou d'état sous Access, partout !...Pour récupérer le fonctionnement normal des flèches (changer de cellule et non plus passer aux caractères voisins), presser F2 à nouveau (malheureusement, aucun signe à l'écran ne dit si on est en mode Édition ou pas).

Se déplacer : écrans vers le bas, écrans vers le haut (souris)

Clics sur zone grise, au-dessus ou au-dessous de l'ascenseur à droite.

Voir dans l'AMI le mot "ascenseur".

Se déplacer : écrans vers le bas, écrans vers le haut (clavier)

PGPR, PGSV (PgUp, PgDn) (touches placées à droite des touches Entrée et FIN).Les déplacements simples se font avec les FLÈCHES, précises mais LENTES. C'est pourquoi il faut absolument connaître deux touches essentielles qui déplacent par "paquet de lignes", un écran (une "page") ou un demi-écran à la fois, selon les cas. Leur nom est mystérieux parce qu'il n'est pas gravé sur les claviers (c'est idiot c'est vrai, mais on n'y peut pas grand chose, à part écrire soi-même le nom des touches au feutre sur le clavier...) : elles s'appellent "Page Up" et "Page Down", ou en français "Page Précédente" et "Page Suivante", soit en abrégé PgUp PgDn ou PgPr PgSv. Ces touches sont à la fois rapides et précises (compte tenu de leur vitesse).À connaître absolument. Utiles dans TOUS les logiciels, TOUS LES JOURS !...Voir dans l'AMI le mot "ascenseur".

Se déplacer : écrans vers la droite écrans vers la gauche (souris) Clics sur zone grise, à gauche et à droite de l'ascenseur en bas.

Se déplacer : écrans vers la droite écrans vers la gauche (clavier)

ALT + PGPR, ALT + PGSV (ALT+PgUp, ALT+PgDn)

Très utile dans les grands tableaux !!!

Se déplacer : Début de ligne, Fin de ligne (souris) Glisser sur l'ascenseur jusqu'à gauche ou jusqu'à droite.

A7
Niveau : 1 : indispensable, 2 : Normal, 3 : Bon, 4 : Exceptionnel
D7
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Concaténation des contraintes pour un permettre un filtre multicritère rapide Colonne calculée à la demande (avec une macro)(après l'ajout de nouvelles lignes de connaissances), de façon à rester légère et rapide
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Rappel des contraintes : Colonne simple copie de sa voisine : astuce pour permettre de saisir 4 mots clefs au lieu de 2 (la commande de filtre VBA n'accepte que deux tests)
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Valeur temporaire : Colonne utilisée temporairement par la macro qui calcule les colonnes H et I en valeur et sans accent
K7
réactualisation fréquente Colonne flag pour signaler les infos sensibles à la mise à jour (technologie à vérifier souvent)
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Logiciel

Catégorie

Pré

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pages manuel Excel

pages manuel Access

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C

1

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1

Exc

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C CTRL + FLÈCHE dans le sens où l'on veut aller

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Exc

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1

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C

1

Exc

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C

2

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C 111

2

Exc

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XL

Rég

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C 35, 103

2

Exc

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XL

Rég

l Dép

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C 5

1

Exc

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XL

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1

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C

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C

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Exc

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XL

Rég

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C

1

Exc

el

XL

Rég

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l Sai

sie

1

Exc

el

XL

Rég

l Dép

l Sai

sie

Se déplacer : Début de ligne (clavier) ORIGINE (Home) (touche au dessus de FIN)

Se déplacer : bloc suivant / précédent (souris) Double clic sur le bord de la cellule de départ, du côté où l'on veut aller.

Se déplacer : bloc suivant / précédent (clavier)

Se déplacer : Feuille suivante / précédente (souris) Clic sur l'onglet de la feuille voulue, en bas de l'écran, ou sur l'outil "Feuille suiv/préc".

Se déplacer : Feuille suivante / précédente (clavier)

CTRL + PGPR, CTRL + PGSV (CTRL+PgUp, CTRL+PgDn)

Très utile dans les classeurs multi feuilles !!!

Se déplacer : Début feuille / fin feuilleCTRL + ORIGINE Très utile !!! ,

CTRL + FIN

Se déplacer rapidement : touche d'accès direct (clavier)

F5 adresse Entrée ouF5 nom de cellule EntréeF5 Entrée revient au dernier point sélectionné !!!!Très utile !!!

Astuce importante dans les grands tableaux : juste après une grande sélection ou une grande recopie, il faut connaître ENTRÉE et surtout MAJ+ENTRÉE pour se déplacer instantanément aux quatre coins de l'immense sélection, sans perdre la sélection !

Se déplacer rapidement : accès direct avec la souris

Clic sur la flèche de la zone Nom (en haut de l'écran, à gauche de la barre de formule, juste au dessus des cellules), puis clic sur un nom.Nota : les noms calculés n'apparaissent malheureusement pas dans cette liste, mais on peut les taper à la main, et en validant avec Entrée, les cellules nommées apparaissent en surbrillance (sélectionnées).

Régler les déplacements automatiques avec la touche Entrée (menu)

Outils, Options, onglet Modification, Déplacer la sélection après validation… et Sens…

Sélectionner des cellules jointes (souris) Glisser sur les cellules avec le pointeur "grosse croix blanche".7, 13,

15, 17, 55

Sélectionner des cellules jointes (clavier) MAJ + FLÈCHES Très utile !!!29,77, 101, 113

Sélectionner rapidement une immense zone (tout le tableau à partir de la ligne 3, par exemple) (clavier)

Sélection du point de départ (cellule ou ligne ou colonne)puis CTRL + MAJ + FLÈCHES Très utile !!!

7, 29, 77, 101,

113

Sélectionner des cellules disjointes (souris)

CTRL + CLICS ou CTRL + GLISSADESL'utilisation de CTRL est essentielle pour sélectionner des PLAGES (groupes, domaines, blocs, zones) DISJOINTES.Nota : malheureusement, avec Excel, on ne peut pas RETIRER de cellules à une sélection disjointe : si on a cliqué sur une mauvaise cellule par mégarde, il faut recommencer la sélection disjointe au début...

11, 17, 35, 37, 61, 63

Sélectionner des lignes entières (souris) Glisser sur les numéros de lignes (à gauche de l'écran).

Sélectionner des colonnes entières (souris) Glisser sur les numéros de colonnes (en haut de l'écran).

A7
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D7
À connaître ! Cette colonne signale les astuces les plus utiles Elle contient des C majuscules… (en police Wingdings pour afficher un petit pouce…)
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Concaténation des contraintes pour un permettre un filtre multicritère rapide Colonne calculée à la demande (avec une macro)(après l'ajout de nouvelles lignes de connaissances), de façon à rester légère et rapide
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Valeur temporaire : Colonne utilisée temporairement par la macro qui calcule les colonnes H et I en valeur et sans accent
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réactualisation fréquente Colonne flag pour signaler les infos sensibles à la mise à jour (technologie à vérifier souvent)
L7
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Logiciel

Catégorie

Pré

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pages manuel Excel

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C

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Exc

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2

Exc

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Rég

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Créer un nouveau classeur 71, 75

2

Exc

el

XL

Rég

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Outils, Orthographe (F7)

2

Exc

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XL

Rég

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Affichage, Zoom…

2

Exc

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XL

Rég

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C

2

Exc

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XL

Rég

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sie

Figer les volets (menu)

Sélectionner tout le tableau (souris)Clic en haut à gauche, au-dessus des numéros de lignes et à gauche des numéros de colonnes.

Sélectionner des lignes entières (clavier) MAJ + ESPACE, puis MAJ + FLÈCHE BAS ou MAJ + FLÈCHE HAUT

Sélectionner des colonnes entières (clavier) CTRL + ESPACE, puis MAJ + FLÈCHE DROITE ou MAJ + FLÈCHE GAUCHE

Sélectionner tout le tableau (clavier) CTRL + A (A comme All) 17, 73, 99, 109

Régler le problème des dièses ################# à l'affichage

Élargir la colonne (en glissant sur le bord droit de son numéro de colonne), ou réduire la taille de la police,ou diminuer le nombre de décimales...

99, 103, 113

Insérer / Supprimer une colonne entière, ou une ligne (souris)

Clic droit Insérer ou Clic droit Supprimer sur le numéro de la ligne ou de la colonne.Raccourcis très utiles : CTRL + (contrôle plus) pour insérer, et CTRL - (contrôle moins) pour supprimer.Remarque : toutes ces commandes insèrent selon la sélection : par exemple, si on a sélectionné 10 lignes, CTRL + insère 10 lignes.

Insérer / Supprimer une colonne entière, ou une ligne (clavier)

Sélection puis CTRL + + ou CTRL + - (Ctrl plus ou Ctrl moins du pavé numérique).

Insérer / Supprimer une colonne entière, ou une ligne (menu) Insertion, Ligne ou Colonne ou Edition Supprimer 15, 109,

115

CTRL + N

Fichier Nouveau si vous voulez choisir un autre modèle que le modèle par défaut.

Contrôler l’orthographe (menu)

Changer le facteur de zoom à l’écran (menu)

Changer le facteur de zoom à l’écran (souris)

Il y a plusieurs façons d'utiliser l'outil Zoom de la barre d'outils :• cliquer sur la flèche de l'outil Zoom et cliquer sur un taux prédéfini.• cliquer sur l'outil Zoom, taper un nouveau taux et Entrée.• sélectionner quelques cellules et choisir le Zoom Sélection qui calcule le meilleur taux de Zoom pour ne montrer que la sélection, avec les caractères les plus gros possibles.

15, 35, 109

Figer les volets consiste à réserver une place de l'écran pour afficher en permanence les titres des grands tableaux, pendant les défilements vers le bas et vers la droite, ce qui assure une bonne lisibilité des nombres éloignés des titres.Sélectionner le coin haut gauche de la zone non figée, puis lancer la commande Fenêtre, Figer les volets.Nota : la position du pointeur AVANT de lancer la commande détermine la réussite de l'opération : il faut cliquer sur UNE cellule placée à la fois à droite des colonnes à figer, et au dessous des lignes à figer.En cas d'échec, il suffit de lancer Fenêtre, Libérer les volets, de sélectionner une autre cellule, puis de relancer Fenêtre, Figer les volets...Nota : les "volets" ne concernent que l'écran. Pour fixer les titres sur papier, il faut utiliser une autre commande : Fichier, Mise en page, onglet Feuille...

29, 71, 107, 109, 113

A7
Niveau : 1 : indispensable, 2 : Normal, 3 : Bon, 4 : Exceptionnel
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Concaténation des contraintes pour un permettre un filtre multicritère rapide Colonne calculée à la demande (avec une macro)(après l'ajout de nouvelles lignes de connaissances), de façon à rester légère et rapide
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Valeur temporaire : Colonne utilisée temporairement par la macro qui calcule les colonnes H et I en valeur et sans accent
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L7
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Catégorie

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pages manuel Excel

pages manuel Access

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Exc

el

XL

Rég

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2

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2

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C

3

Exc

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C Personnaliser une barre d’outils (souris)

3

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C 90-91

3

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Exc

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For

me

XL – Mettre en forme, sauver, imprimer

1

Exc

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XL

For

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1

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1

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XL F

orm

e

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1

Exc

el

XL

For

me

Afficher ou masquer la barre de formule pour dévoiler le véritable contenu de la cellule

On peut masquer la barre de formule pour gagner de la place à l'écran, ou pour simplifier cet écran quand cette ligne n'est pas nécessaire.Affichage, Barre de Formule… ALT A, FNota : si vous avez ajouté à une barre d'outils l'outil Afficher tout (qui supprime d'un coup tous les filtres éventuels), sa lettre d'appel rapide (A) vient en conflit avec le A de la commande Affichage du menu principal... ce qui fait que ALT A n'a plus d'effet... Il est alors conseillé de changer la lettre raccourci de l'outil Afficher tout (ou de la supprimer carrément si vous n'appelez jamais l'outil Afficher tout avec le clavier) : clic droit, Personnaliser sur la barre d'outils, puis clic droit sur l'outil Afficher tout, puis supprimer ou déplacer l'esperluette & dans son nom.

Afficher ou masquer les numéros de lignes et de colonnes (à l'écran)

On peut masquer les numéros des lignes et des colonnes pour gagner de la place à l'écran, ou pour simplifier cet écran quand ces numéros ne sont pas nécessaires.Outils, Options, onglet Affichage, En-têtes de ligne et de colonne…Comme d'habitude, si vous avez à le faire souvent, il vaut mieux repérer les lettres soulignées et utiliser le clavier : tapez ALT et, pendant que ALT est enfoncée, tapez O O N, puis Entrée.

Répéter la dernière recherche / répéter la dernière commande (clavier)

Pour les actions répétitives, il est très commode de connaître la procédure suivante, valable aussi bien sous Word que sous Excel : 1. Lancer une première recherche (avec CTRL F ou Edition Rechercher…)2. Lancer la commande (unique) qui devra ensuite être répétée.3. Utiliser le raccourci MAJ F4 pour répéter la dernière recherche...4. Utiliser F4 pour répéter la dernière commande, après contrôle visuel que c'est bien nécessaire...5. etc : MAJ F4 (contrôle) F4, MAJ F4 (contrôle) F4, MAJ F4 (contrôle) F4…

23, 109, 111

Clic droit Personnaliser sur n'importe quelle Barre d'outilspuis cliquer sur l'onglet Commandes,puis glisser l'outil voulu vers la Barre voulue : elle doit être affichée, et il faut voir le point d'insertion (gros trait noir vertical) pendant la glissade pour que ça fonctionne.Astuce : on n'y pense pas naturellement, mais on y a droit et ça permet de gagner de la place : on peut glisser un outil à droite du menu général, dans la zone grise, plus ou moins grande suivant la résolution de votre écran.

61, 91, 113

Afficher des numéros ou des lettres dans les titres des colonnes d'Excel : ABCDEFGHI ou 123456789

Outils, Options, onglet Général, Style de référence L1C1.

Afficher ou masquer le quadrillage gris clair, à l'écran Outils, Options, onglet Affichage, Quadrillage...

17, 61, 91, 101,

109

Afficher ou masquer le quadrillage gris clair, sur papier Fichier, Mise en page, onglet Feuille, Quadrillage…

Voir à l'écran des points éloignés du même classeur

Fenêtre, Fractionner… glisser sur le trait de séparation proposé, puis se déplacer dans chaque volet…Voir aussi l'outil Appareil photo.

Voir à l'écran plusieurs classeurs en même temps

Fichier, Ouvrir plusieurs fois pour mettre en mémoire les classeurs à afficher, puis Fenêtre, Réorganiser…Voir aussi l'outil Appareil photo.

Changer la police, la taille, la couleur de fond, l’alignement horizontal

Format, Cellule… ou les outils-souris de la Barre Mise en forme.Utiliser une de ces deux techniques pour centrer, aligner à gauche, à droite, justifier (s'il y a plusieurs lignes dans la cellule : alignements à la fois à gauche et à droite, sauf sur la dernière ligne)…

Régler les encadrements et trames, les alignements verticaux

Format, Cellule… onglets Bordure et Alignement…ou bien utiliser les outils-souris de la Barre Mise en forme.

17, 23, 33, 58-59, 85,

101

Retirer une bordure entre deux colonnes ou entre deux lignes (sans toucher aux autres traits)

Format, Cellule, onglet Bordure… puis, dans le champ qui montre un aperçu du résultat, au centre de la boîte de dialogue, cliquer sur le trait à poser ou à retirer.Attention, certains "traits" n'en sont pas : ainsi les volets figés sont matérialisés avec un trait qui ne sera pas imprimé et qui ne peut pas être supprimé.

Afficher des espaces entre les milliers et fixer les décimales Format, Cellule… onglet Nombre, catégorie Nombre… 17, 51,

85

A7
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Logiciel

Catégorie

Pré

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pages manuel Excel

pages manuel Access

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Exc

el

XL

For

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24-25

1

Exc

el

XL

For

me

Retirer le format % (menu)

1

Exc

el

XL

For

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C Retirer le format % (clavier)

1

Exc

el

XL

For

me

Format, Style, Normal.

1

Exc

el

XL

For

me

C

1

Exc

el

XL

For

me

CTRL + S (comme Sauvegarde).

1

Exc

el

XL

For

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1

Exc

el

XL

For

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1

Exc

el

XL

For

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1

Exc

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XL

For

me

19, 31

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Exc

el

XL

For

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19

2

Exc

el

XL

For

me

19

2

Exc

el

XL F

orm

e

2

Exc

el

XL

For

me

Utiliser le format % (afficher un pourcentage sans multiplier par 100 dans la formule)

Utiliser l'outil-souris %, puis utiliser l'autre outil Ajout de décimales, ou bien utiliser la commande Format, Cellule, Catégorie Pourcentage...Ce format multiplie (à l'affichage) la valeur de la cellule par 100 et ajoute le signe % à la fin...• Si la cellule est saisie, il faut donc taper une valeur "pour un" (et non pas "pour cent" : par exemple, pour saisir 12,5%, il faut taper 0,125 ou 12,5 suivi du signe % (signe qui demande à Excel de diviser la saisie par 100). Il ne faut pas se contenter de taper 12,5, ce qui afficherait 1250%.Pour nous aider, si on a tapé le signe % une première fois, Excel ajoute d'autorité ce signe % lors de toute nouvelle saisie dans cette cellule, ce qui dispense l'opérateur de le taper. C'est pratique, mais il faut bien comprendre ce qu'Excel fait là à notre place.• Et si la cellule est calculée par une formule, il ne faut donc pas mettre de multiplication par 100 dans le calcul si l'on compte utiliser le format Pourcentage.

Format, Cellule… onglet Nombre, catégorie Standard.

CTRL + R (R comme Retour à la normale) Très utile !

Retirer toutes les formes (retour au style normal) (menu)

Retirer toutes les formes (clavier) CTRL + R (R comme Retour à la normale) Très utile !

Enregistrer un classeur (clavier)

9, 27, 37, 43, 75, 83, 91, 93

Enregistrer un classeur : choix du dossier et du nom (clavier)

TAB et FLÈCHES pour sélectionner les dossiers, ENTRÉE pour entrer dans un dossier, CORRECTIONARRIÈRE (BACKSPACE) pour revenir au dossier parent…

Enregistrer un classeur : choix du dossier et du nom (souris)

Double clic sur les dossiers pour y entrer, outil "dossier parent" pour revenir en arrière…

Afficher un aperçu et imprimer toute la feuille en cours (menu)

Fichier, Aperçu… bouton Imprimer…Nota : après avoir lancé un Aperçu, le mode Normal affiche les sauts de pages sous forme de pointillés. Si on ne veut pas attendre d'avoir lancé un Aperçu, on peut demander expressément l'affichage de ces sauts avec la commande Outils Options, onglet Affichage.

16, 19, 31, 61,

101

Régler l'orientation, les marges (menu) Fichier, Aperçu… bouton Page, onglets Page et Margesou Fichier, Mise en page, onglets Page et Marges.

Imprimer des numéros de page (menu)

Fichier, Aperçu… bouton Page, onglet En-tête/Pied de page… bouton Personnalisé...ou Fichier, Mise en page, onglet En-tête/Pied de page...Le bouton dièse # insère le numéro de la page en coursLe bouton ++ insère le nombre de pages total du document.

En-tête et pied de page (textes répétés en haut ou en bas de toutes les feuilles de papier) (menu)

Fichier, Aperçu… bouton Page, onglet En-tête/Pied de page… bouton Personnalisé...ou Fichier, Mise en page, onglet En-tête/Pied de page…

Répéter les titres (lignes et colonnes) sur toutes les pages (menu)

Fichier, Mise en page, onglet Feuille… Choisir le champ Lignes à répéter en haut ou bien Colonnes à répéter à gauche, puis cliquer en dehors de la boîte de dialogue sur les lignes ou colonnes à répéter.Nota : on ne peut pas effectuer ce réglage en Aperçu.

31, 101

Limiter occasionnellement l'impression papier à une plage de cellules (menu)

Sélectionner la plage à imprimer, puis Fichier, Imprimer, double clic sur le choix Sélection…

A7
Niveau : 1 : indispensable, 2 : Normal, 3 : Bon, 4 : Exceptionnel
D7
À connaître ! Cette colonne signale les astuces les plus utiles Elle contient des C majuscules… (en police Wingdings pour afficher un petit pouce…)
G7
Colonne des mots exotiques : autres façons de formuler le pb : Diverses formulations, éventuellement peu orthodoxes, qui pourraient venir à l'esprit de l'opérateur pour interroger la base de connaissances. Cette colonne permet aussi à l'AMI d'accepter des orthographes approximatives quand elles sont prévisibles.
H7
Concaténation des contraintes pour un permettre un filtre multicritère rapide Colonne calculée à la demande (avec une macro)(après l'ajout de nouvelles lignes de connaissances), de façon à rester légère et rapide
I7
Rappel des contraintes : Colonne simple copie de sa voisine : astuce pour permettre de saisir 4 mots clefs au lieu de 2 (la commande de filtre VBA n'accepte que deux tests)
J7
Valeur temporaire : Colonne utilisée temporairement par la macro qui calcule les colonnes H et I en valeur et sans accent
K7
réactualisation fréquente Colonne flag pour signaler les infos sensibles à la mise à jour (technologie à vérifier souvent)
L7
Index alphabétique : Renvois directs aux pages des manuels pour des EXEMPLES des ILLUSTRATIONS des COMMENTAIRES...

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JE SAIS… Procédures, raccourcis, définitions et astuces…Niveau

Logiciel

Catégorie

Pré

cieu x

pages manuel Excel

pages manuel Access

3

Exc

el

XL

For

me

C Colorer une ligne sur deux, par calcul 109

3

Exc

el

XL

For

me

3

Exc

el

XL

For

me

3

Exc

el

XL F

orm

e

2

Exc

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XL

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2

Exc

el

XL

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1

Exc

el

XL

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17

2

Exc

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17

2

Exc

el

XL

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me

1

Exc

el

XL

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me

17

2

Exc

el

XL

For

me

17

2

Exc

el

XL F

orm

e

C 75, 85

2

Exc

el

XL F

orm

e

C

Dans les grands tableaux, on confond facilement les lignes. Il est agréable de colorer une ligne sur deux pour aider l’œil à suivre une ligne donnée. Mais si on procède à la main avec l’outil "pot de peinture", cette mise en couleur est très lente et source de problèmes : en cas de suppression ou insertion de ligne, votre bel ordonnancement est à l’eau… Pour que cette manip aille vite et pour qu’elle résiste aux futures suppressions / insertions de lignes, rien de tel que le format conditionnel :Sélectionnez tout le tableau en tapant Ctrl A, lancez la commande Format, Mise en forme conditionnelle, définissez la formule =MOD(LIGNE();2)=0 et choisissez un motif très pâle pour ne pas gêner la lisibilité, et validez. Cliquez sur une cellule quelconque pour bien voir le résultat. La formule utilise la fonction modulo, MOD(dividende;diviseur), qui rend le reste de la division des deux arguments, et la fonction LIGNE() qui rend le numéro de la ligne en cours. Cette astucieuse formule détecte les lignes paires quand le reste de la division par 2 donne 0. Et dans ce cas, le format conditionnel donne une couleur de fond (un motif).Donc, même si vous insérez ou supprimez une ligne, vous conservez l’alternancepaire - impaire / couleur - pas de couleur.Conseil : faites ensuite disparaître le quadrillage gris clair : Outils, Options, onglet Affichage, décochez Quadrillage.

Limiter durablement l'impression papier à une plage de cellules (menu)

Sélectionner la plage à imprimer, puis lancer la commande Fichier, Zone d'impression, Définir…(Utiliser Fichier, Zone d'impression, Annuler pour revenir à l'impression de la totalité).Pour utiliser un nom de cellules (ce qui rend possible la taille variable de la zone) comme critère de zone à imprimer, utiliser la commande Fichier, Mise en page, onglet Feuille… clic sur Zone d’impression puis F3 choix du nom Entrée Entrée...

Régler l'ordre d’impression des pages : d'abord les pages de G à D, ou bien d'abord les pages de H en B (menu)

Fichier, Mise en page, onglet Feuille… Ordre des pages…

Imprimer sur papier les numéros de lignes et de colonnes (menu) Fichier, Mise en page, onglet Feuille… En-têtes de lignes et de colonnes…

N’imprimer qu’une partie du tableau : la sélection (menu)

Sélectionner la zone à imprimer, puis Fichier, Imprimer…case Sélection.

Forcer l’impression sur x page(s) (zoom sur papier) (menu)

Fichier, Aperçu… bouton Page, onglets Page, champs Ajuster...ou Fichier, Mise en page, onglets Page, champs Ajuster…

31, 101

Régler la largeur d'une colonne isolée (souris)

Glisser sur le bord droit du numéro de la colonne (sur le trait à droite de la lettre, en haut de la colonne).

Régler plusieurs largeurs de colonnes d’un coup (souris)

Sélectionner plusieurs colonnes (en glissant sur leurs numéros), puis glisser sur le bord droit du numéro de n'importe laquelle des colonnes sélectionnées (on peut aussi double cliquer pour calculer une largeur automatique spécifique à chaque colonne).

Attribuer une largeur automatique

Double clic sur le bord droit du numéro de la colonne (en haut).Cette commande calcule automatiquement une bonne largeur au moment du double clic, mais pas plus. Si de nouveaux textes plus longs sont saisis plus tard, la largeur ne change pas toute seule (comme c'est le cas pour les hauteurs automatiques).

7, 17, 27, 109

Régler la hauteur d'une ligne isolée (souris) Glisser sur le bord bas du numéro de la ligne (à gauche).

Régler plusieurs hauteurs de lignes d’un coup (souris)

Sélectionner plusieurs lignes (en glissant sur leurs numéros), puis glisser sur le bord bas du numéro de n'importe laquelle des lignes sélectionnées (on peut aussi double cliquer pour calculer une hauteur automatique spécifique à chaque ligne).

Attribuer une hauteur automatique

Double clic sur le bord bas du numéro de la ligne (à gauche).Nota : contrairement à la largeur auto des colonnes, la hauteur auto des lignes est dynamique : si une (ou plusieurs) cellule(s) de la ligne a la propriété Renvoi à la ligne automatique, ou bien si on tape des sauts de lignes manuels dans une cellule (ALT+ENTRÉE), chaque saisie ou calcul d'une nouvelle valeur peut changer la hauteur de la ligne si c'est nécessaire. C'est très commode, mais il faut éviter de donner un hauteur manuelle (en glissant sur le bord bas du numéro de la ligne), car alors l'automatisme disparaît (la hauteur manuelle est prioritaire). Pour récupérer cet automatisme, il faut à nouveau double cliquer sur le bord bas du numéro de ligne.

Bien présenter les titres de colonnes : centrage vertical et renvoi auto (procédure)

Saisir tous les titres de colonnes sur une seule ligne de cellules, éventuellement en passant à la ligne avec ALT+ENTRÉE, puis sélectionner toutes les cellules de titres et utiliser Format, Cellule, onglet Alignement pour les centrer verticalement et prévoir un renvoi à la ligne automatique...Attention : ne coupez pas un titre de colonne sur plusieurs cellules : pour passer à la ligne, restez dans la même cellule et utilisez ALT+ENTRÉE.

15, 17, 43, 101

A7
Niveau : 1 : indispensable, 2 : Normal, 3 : Bon, 4 : Exceptionnel
D7
À connaître ! Cette colonne signale les astuces les plus utiles Elle contient des C majuscules… (en police Wingdings pour afficher un petit pouce…)
G7
Colonne des mots exotiques : autres façons de formuler le pb : Diverses formulations, éventuellement peu orthodoxes, qui pourraient venir à l'esprit de l'opérateur pour interroger la base de connaissances. Cette colonne permet aussi à l'AMI d'accepter des orthographes approximatives quand elles sont prévisibles.
H7
Concaténation des contraintes pour un permettre un filtre multicritère rapide Colonne calculée à la demande (avec une macro)(après l'ajout de nouvelles lignes de connaissances), de façon à rester légère et rapide
I7
Rappel des contraintes : Colonne simple copie de sa voisine : astuce pour permettre de saisir 4 mots clefs au lieu de 2 (la commande de filtre VBA n'accepte que deux tests)
J7
Valeur temporaire : Colonne utilisée temporairement par la macro qui calcule les colonnes H et I en valeur et sans accent
K7
réactualisation fréquente Colonne flag pour signaler les infos sensibles à la mise à jour (technologie à vérifier souvent)
L7
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JE SAIS… Procédures, raccourcis, définitions et astuces…Niveau

Logiciel

Catégorie

Pré

cieu x

pages manuel Excel

pages manuel Access

2

Exc

el

XL F

orm

e

2

Exc

el

XL

For

me

2

Exc

el

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2

Exc

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99

2

Exc

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2

Exc

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XL

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C 33

2

Exc

el

XL

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2

Exc

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2

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el

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C

2

Exc

el

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2

Exc

el

XL

For

me

2

Exc

el

XL

For

me

C

Centrer sur plusieurs colonnes(centrer un titre par rapport à plusieurs autres titres, situés plus haut ou plus bas) (Procédure)

1. Saisir le texte ou le chiffre à centrer dans la cellule la plus à gauche,2. Sélectionner cette cellule et ses voisines à droite,3. Cliquer sur l'outil "Centrer sur plusieurs colonnes" (ou "Fusionner" selon la version d'Excel)...Nota : pour retirer cette forme, il faut passer par Format, Cellule, onglet Alignement, et décocher Fusionner les cellules...Attention : souvent, dans l'onglet Alignement de la commande Format Cellule, il est conseillé, dans la même commande, d'à la fois centrer horizontalement, centrer verticalement, et demander le renvoi à la ligne automatique (notamment pour permettre l'affichage des sauts à la ligne forcés avec ALT+ENTRÉE).

17, 31, 43

Fusionner / Dissocier des cellules (souris)Conseil : ajouter deux outils très utiles à votre Barre courante : clic droit Personnaliser sur une barre d'outils, onglet Commandes, Catégorie Format : glisser les outils Fusionner et Annuler Fusionner.

Insérer un saut de ligne dans une cellule Excel (clavier)

ALT + ENTRÉE Nota : quelquefois, il faut choisir Format, Cellule, onglet Alignement, renvoi auto pour que ça marche comme il faut.(Remarque : dans une cellule de tableau Word, saut de ligne = MAJ+Entrée).

15, 43, 101

Incliner les titres pour gagner de la place (menu)

Format, Cellule, onglet Alignement… glisser sur le losange à droite du mot Texte pour faire pivoter ce mot… Le losange devient rouge quand on est sur un angle exact. Si plusieurs cellules sont ainsi inclinées, il vaut mieux les quadriller pour obtenir une bonne lisibilité.

Copier une mise en forme (souris, pinceau)

1. Sélectionner une cellule modèle, 2. tremper le pinceau dedans : • simple clic sur le gros pinceau de la barre d'outils, • ou double clic si on a plusieurs cellules disjointes à badigeonner, 3. puis badigeonner les cellules cibles avec le pointeur Pinceau... 4. ÉCHAP (Esc) pour arrêter, si on a double cliqué sur le pinceau.

17, 51, 81, 89

Copier une mise en forme à proximité du modèle (cellules adjacentes) (souris)

1. Sélectionner une cellule modèle, 2. puis glisser droit sur la poignée de recopie (petit carré noir en bas à droite de la sélection sur lequel le pointeur de la souris devient une croix noire) 3. et en fin de glissade, choisir de Ne copier que la forme.

Copier une mise en forme à distance du modèle (cellules disjointes) (souris)

1. Sélectionner une cellule modèle, 2. puis glisser droit sur le bord du modèle (curseur flèche blanche), 3. et en fin de glissade, choisir de Ne copier que la forme.

Choisir un format de date standard Format, Cellule, onglet Nombre, catégorie Date…

Afficher les zéros non significatifs (au début des codes postaux et des n° tél., par exemple…) sans besoin de calcul (menu et clavier)

Si on n'a pas besoin de faire de calcul sur la cellule, on peut forcer la nature TEXTE de la cellule, ce qui fait que les zéros sont alors tous affichés (parce que traités comme les lettres). Il y deux techniques (au choix), un format et une saisie :• Format, Cellule, onglet Nombre, catégorie Texte.• Commencer la saisie par une apostrophe ' ce qui force le format Texte...

Afficher les zéros non significatifs (au début des codes postaux et des n° tél., par exemple…) en gardant la possibilité de faire des calculs (menu)

Format, Cellule, onglet Nombre, catégorie Personnalisé… Prévoir un zéro par position obligatoire, par exemple, pour un code postal (5 chiffres obligatoires) format = 00000 (voir aussi dans l'AMI l'expression "zéros non significatifs).

Masquer les zéros inutiles sur toute la feuille (menu)

Outils, Options, onglet Affichage, décocher Valeurs zéro…

Avantages de cette commande sur le Format personnalisé : Rapidité, généralité (sans oublier aucun cas), désactivation facile (pour travailler).Inconvénients :Pas de possibilité d'exception : c'est tout ou rien.

17, 47, 49, 59,

91

Masquer des cellules (procédure)

• Première astuce : écrire en caractères blancs sur fond blanc : Format, Cellule, Police "blanc" et Motif "blanc".• Autre astuce : afficher "" (rien = 2 guillemets qui se touchent) par un format personnalisé : Format, Cellule, Personnalisé, Type: "";"";"";"" c'est-à-dire, en français : «afficher un texte vide, quelle que soit la nature du contenu de la cellule (nb positif, nb négatif, 0 ou texte)».• Si c'est toute une colonne ou toute une ligne qu'il faut masquer, on peut régler la largeur ou la hauteur à 0 (glisser le bord droit vers la gauche, jusqu'à toucher le bord gauche du numéro de colonne... ou bien, pour masquer des lignes, glisser le bord bas vers le haut jusqu'à toucher le bord haut du numéro de ligne). Raccourci : clic droit Masquer sur le numéro (de ligne ou de colonne)...Pour réafficher une rangée masquée (ligne ou colonne), clic droit Afficher...

A7
Niveau : 1 : indispensable, 2 : Normal, 3 : Bon, 4 : Exceptionnel
D7
À connaître ! Cette colonne signale les astuces les plus utiles Elle contient des C majuscules… (en police Wingdings pour afficher un petit pouce…)
G7
Colonne des mots exotiques : autres façons de formuler le pb : Diverses formulations, éventuellement peu orthodoxes, qui pourraient venir à l'esprit de l'opérateur pour interroger la base de connaissances. Cette colonne permet aussi à l'AMI d'accepter des orthographes approximatives quand elles sont prévisibles.
H7
Concaténation des contraintes pour un permettre un filtre multicritère rapide Colonne calculée à la demande (avec une macro)(après l'ajout de nouvelles lignes de connaissances), de façon à rester légère et rapide
I7
Rappel des contraintes : Colonne simple copie de sa voisine : astuce pour permettre de saisir 4 mots clefs au lieu de 2 (la commande de filtre VBA n'accepte que deux tests)
J7
Valeur temporaire : Colonne utilisée temporairement par la macro qui calcule les colonnes H et I en valeur et sans accent
K7
réactualisation fréquente Colonne flag pour signaler les infos sensibles à la mise à jour (technologie à vérifier souvent)
L7
Index alphabétique : Renvois directs aux pages des manuels pour des EXEMPLES des ILLUSTRATIONS des COMMENTAIRES...

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JE SAIS… Procédures, raccourcis, définitions et astuces…Niveau

Logiciel

Catégorie

Pré

cieu x

pages manuel Excel

pages manuel Access

2

Exc

el

XL

For

me

C

2

Exc

el

XL

For

me

C 43, 85

2

Exc

el

XL

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Exc

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XL F

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e

113

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Exc

el

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el

XL

For

me

C

3

Exc

el

XL

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me

C

Masquer les zéros inutiles sur certaines cellules seulement (menu)

• Première technique pour masquer les zéros : un format personnalisé :Lancer Format, Cellule, onglet Nombre, catégorie Personnalisé… et prévoir deux guillemets qui se touchent en troisième format (le format des nombres nuls), après le deuxième point-virgule : 0,00;-0,00;"";@ Avantages de cette commande sur Outils Options : Possibilité de masquer seulement quelques cas particuliers (en affichant les autres 0), Inconvénients :Relative lenteur (il faut traiter manuellement tous les cas), pas de moyen de désactiver simplement le masquage temporairement.

• Autre technique pour masquer les zéros : prévoir une formule conditionnelle :Ajouter à la formule une fonction SI qui donne la valeur "" (chaîne vide) si une condition se réalise. Ne pas oublier d'ajouter une parenthèse fermante à la fin.Exemple : =SI(O$2 = 0 ; "" ; NB.SI(O$8:O$272;2) )

17, 103

Centrer des nombres en continuant à les aligner à droite avec Excel (créer un retrait droit)

C'est un objectif apparemment paradoxal d'essayer à la fois de centrer et d'aligner à droite…C'est pourtant souvent très utile et pas si facile à réaliser.Les chiffres ne se centrent jamais, si on doit en comparer plusieurs : il faut toujours les aligner à droite.Mais quand on dit qu'on veut les "centrer", on veut dire que les chiffres ne doivent pas être collés au bord droit des cellules...Donc, on peut mieux formuler le problème en disant : "comment décoller les chiffres du bord droit des cellules pour obtenir un effet global de centrage?"Solution avec Excel : sur des cellules alignées à droite, il faut donner le Format, Cellule, Catégorie Personnalisée, Type : # ##0,00 €" " où le format de nombre est suivi par quelques espaces entre guillemets à la fin !Remarque : le format et le style Monétaire décollent un peu les chiffres du bord droit, mais ils présentent l'inconvénient d'interdire de masquer les zéros (affichage d'un tiret). Il vaut donc mieux, souvent, régler un format personnalisé à la main.

Créer un retrait gauche dans une cellule

On a souvent besoin de créer un retrait dans les cellules d'Excel pour décoller les textes ou les chiffres du bord des cellules.Il y a deux outils pour ça sur la Barre de Mise en forme : un pour augmenter le retrait gauche, un autre pour le diminuer...Mais aucun outil n'existe pour créer facilement un retrait droit... Là, il faut utiliser un Format, Cellule, Personnalisé et ajouter des espaces entre guillemets à la fin de la définition du Format.

Masquer des lignes ou des colonnes (souris)

• Clic droit Masquer sur le numéro (de ligne ou de colonne).• Autre technique : donner (en glissant sur le bord du titre avec la souris) une largeur ou hauteur égale à zéro (ce qui revient à masquer).Nota : pour faire réapparaître des lignes ou colonnes masquées, il faut sélectionner des lignes ou colonnes avant et après les cellules masquées, puis cliquer droit, Afficher. Autre technique : en plaçant le pointeur là où on pourrait régler la largeur ou la hauteur de la colonne ou de la ligne invisible, le curseur change d'apparence et permet (en glissant) de rendre une largeur ou hauteur supérieure à zéro à la ligne ou colonne.

Afficher des lignes ou des colonnes masquées (procédure)

Sélectionner un groupe incluant les cellules masquées (invisibles), puis clic droit Afficher sur la sélection.

Créer un retrait droit pour décoller les chiffres du trait (menu)

Format, Cellule, onglet Nombre, catégorie Personnalisé… prévoir quelques espaces entre guillemets derrière le format des nombres 0,00" "

Faire apparaître des textes variables en fonction du contenu de la cellule (format personnalisé conditionnel)

Format, Cellule, onglet Nombre, catégorie Personnalisé… prévoir des conditions entre crochets, des textes constants entre guillemets et éventuellement des couleurs entre crochets. Exemple : [Bleu][<1000]0;[Magenta][<2000]"Attention ! "0;[Rouge]"DANGER!!! "0

Régler différemment la forme des nombres positifs, négatifs, nuls et les textes

La commande Format, Cellule, onglet Nombre, catégorie Personnalisé permet de prévoir non pas un format mais quatre formats, séparés par des points-virgules : • format des nombres positifs d’abord (>0) ; • format des nombres négatifs ensuite ; • format des nuls (=0) ; • et format des textes (ou le texte de la cellule est symbolisé par l’arobase @). Exemple de format personnalisé :# ##0,00[bleu];-# ##0,00[Rouge];"";"Erreur de saisie"Ce format affichera en bleu tous les chiffres normaux, en rouge les négatifs avec le signe moins devant, les zéros ne seront pas affichés et les textes éventuels seront signalés par un message d’erreur, quelque soit la valeur texte saisie !

A7
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Colonne des mots exotiques : autres façons de formuler le pb : Diverses formulations, éventuellement peu orthodoxes, qui pourraient venir à l'esprit de l'opérateur pour interroger la base de connaissances. Cette colonne permet aussi à l'AMI d'accepter des orthographes approximatives quand elles sont prévisibles.
H7
Concaténation des contraintes pour un permettre un filtre multicritère rapide Colonne calculée à la demande (avec une macro)(après l'ajout de nouvelles lignes de connaissances), de façon à rester légère et rapide
I7
Rappel des contraintes : Colonne simple copie de sa voisine : astuce pour permettre de saisir 4 mots clefs au lieu de 2 (la commande de filtre VBA n'accepte que deux tests)
J7
Valeur temporaire : Colonne utilisée temporairement par la macro qui calcule les colonnes H et I en valeur et sans accent
K7
réactualisation fréquente Colonne flag pour signaler les infos sensibles à la mise à jour (technologie à vérifier souvent)
L7
Index alphabétique : Renvois directs aux pages des manuels pour des EXEMPLES des ILLUSTRATIONS des COMMENTAIRES...

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JE SAIS… Procédures, raccourcis, définitions et astuces…Niveau

Logiciel

Catégorie

Pré

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pages manuel Excel

pages manuel Access

3

Exc

el

XL

For

me

3

Exc

el

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For

me

3

Exc

el

XL

For

me

C

3

Exc

el

XL

For

me

C

Créer un format de date personnalisé (menu)

Format, Cellule, onglet Nombre, catégorie Personnalisé… jjjj j mmmm aaaa, par exemple... pour afficher lundi 7 juillet 2003.j le chiffre du jour sur une position : 1, 2, 3...jj le chiffre du jour sur deux positions (pour être sûr des alignements dans une colonne de dates). Exemple : 01, 02, 03...jjj le nom du jour sur 3 positions (pour être sûr des alignements dans une colonne de dates). Exemple : lun, mar, mer...jjjj le nom du jour en entier. Exemple : lundi, mardi, mercredi...m le chiffre du mois sur une position. Exemple : 1, 2, 3...mm le chiffre du mois sur deux positions (alignements dans une colonne de dates). Exemple : 01, 02, 03...mmm le nom du mois sur trois positions (alignements dans une colonne de dates). Exemple : jan, fév, mar...mmmm le nom du mois en toutes lettres. Exemple : janvier, février, mars..aa le millésime de l'année sur 2 chiffres. Exemple : 03aaaa l'année entière sur 4 chiffres. Exemple : 2003.

49, 99, 111

Définir un format personnalisé : décider d'afficher des espaces entre les milliers et régler le nombre de décimales

Format, Cellule, onglet Nombre, catégorie Personnalisé… Le champ Type permet de modifier l'apparence de l'affichage sans changer la valeur réelle de la cellule. Pour cela, il faut exprimer l'apparence voulue avec des codes appelés codes format.Un code très fréquent est # ##0,00 qui utilise les signes dièse # et zéro 0. Ces deux signes représentent tous les deux la position d'un chiffre dans le nombre, ce qui permet de placer un espace entre les milliers. Mais au-delà de cette ressemblance, le dièse et le zéro représentent le traitement différent des zéros non significatifs (zéros sans valeur arithmétique, à l'extrême gauche et à l'extrême droite du nombre): le dièse # demande d'afficher là un chiffre s'il a un poids arithmétique (on demande donc de ne pas afficher là de zéro non significatif), alors que le zéro 0 demande d'afficher là un chiffre, même si c'est un zéro non significatif (c'est souvent le zéro à gauche de la virgule, et tous les chiffres après la virgule). Attention : le simple fait de mettre un espace après le nombre (sans guillemets) divise les nombres par mille ! (2 espaces divisent le nombre affiché par un million). Par exemple la valeur 1500 est affichée 1,50K€ avec le code format # ##0,00 "K€" ce qui permet d'afficher des kilos (moins encombrants en largeur) par le format tout en effectuant des calculs sur des unités précises.

Définir un format personnalisé : faire précéder ou suivre le nombre d’un texte pour CALCULER UN TITRE OU UNE ÉTIQUETTE

Format, Cellule, onglet Nombre, catégorie Personnalisé… Le champ Type permet de modifier l'apparence de l'affichage sans changer la valeur réelle de la cellule. Pour cela, il faut exprimer l'apparence voulue avec des codes appelés codes format. Ces codes permettent facilement d'ajouter du texte autour du nombre (devant et / ou derrière le nombre) : il suffit de taper des guillemets autour des textes constants.Exemple : soit une cellule qui contient une date, saisie ou calculée...On peut accompagner cette date par un texte répétitif, sans utiliser une autre cellule à côté : il suffit de lui donner le Format Personnalisé suivant : "Marseille, le "j mmmm aaaa"." La cellule affichera alors Marseille, le 8 octobre 2004. dans une seule et même cellule.Autre exemple : soit une cellule qui contient le nombre 12 (saisi ou calculé).Si on lui donne le Format personnalisé 0" jour(s)", cette cellule n'affichera pas simplement 12, mais bien 12 jour(s).Pour une comparaison avec une technique alternative pour "calculer des textes", voir dans l'AMI les mots "titres assemblés" (avec l'esperluette &).

79, 87, 89, 99,

111

Remplir de points une cellule, à droite de son contenu (afficher des points de suite sous Excel)

Pour guider le regard vers la cellule éloignée à droite, il est parfois commode de prévoir des points de suite. Il est impensable de taper ces points à la main : outre que cela serait très fastidieux, cette technique rendrait tout calcul impossible sur le contenu garni de points, et le nombre de points voulu varie suivant la largeur de la colonne et celle du contenu de la cellule. Il faut donc que ces points soient calculés, et surtout pas saisis.• Avec Word, il faut poser une tabulation spéciale dans les paragraphes utiles.• Mais avec Excel, il faut procéder différemment : il faut prévoir sur les cellules concernées un format personnalisé qui remplisse de points la partie vide de la cellule. Le code format doit contenir une étoile suivie du caractère à répéter. Par exemple, une cellule qui contiendrait Chapitre 2, et qui aurait le format @*. afficherait Chapitre 2.........................., et une cellule qui contiendrait 12 et qui aurait le format *.0,00 afficherait ..........12,00Nota : un format de ce type force l'alignement, à droite si les points de suite sont à gauche, et à gauche si les points de suite sont à droite.Autre remarque : si la cellule peut contenir tantôt des textes tantôt des nombres, tous accompagnés de points de suite, il faut prévoir tous les cas en séparant les codes formats par des points-virgules. Par exemple, le format personnalisé *.0,0;*.-0,0;*.0,0;*.@ affiche des points devant le contenu dans chacun des quatre cas de figure (Nombre positif, Nombre négatif, Nombre nul et Texte).

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Colonne des mots exotiques : autres façons de formuler le pb : Diverses formulations, éventuellement peu orthodoxes, qui pourraient venir à l'esprit de l'opérateur pour interroger la base de connaissances. Cette colonne permet aussi à l'AMI d'accepter des orthographes approximatives quand elles sont prévisibles.
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Concaténation des contraintes pour un permettre un filtre multicritère rapide Colonne calculée à la demande (avec une macro)(après l'ajout de nouvelles lignes de connaissances), de façon à rester légère et rapide
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Rappel des contraintes : Colonne simple copie de sa voisine : astuce pour permettre de saisir 4 mots clefs au lieu de 2 (la commande de filtre VBA n'accepte que deux tests)
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Valeur temporaire : Colonne utilisée temporairement par la macro qui calcule les colonnes H et I en valeur et sans accent
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Définir un format conditionnel / imbriquer jusqu’à 3 conditions

Format, Mise en forme conditionnelle… (ALT T, D)Les applications de cette commande essentielle sont infinies pour faire d'Excel un excellent outil d'aide à la décision : le format conditionnel permet de créer des FLAGS (drapeaux indicateurs) qui attirent l'attention sur un événement à surveiller.Un outil aussi utile que méconnu !Voir dans le manuel Excel l'utilisation du format conditionnel pour calculer • une bordure à géométrie variable (sa taille varie selon le contenu du tableau)• des bandeaux de planning colorés en fonction de la saisie et donc dénombrables,• et un zébrage calculé des lignes ou des colonnes pour augmenter la lisibilité des grands tableaux.Votre cerveau va adorer imaginer des applications inédites et astucieuses de cette commande géniale.Seul bémol : pas plus de trois conditions à la fois...Ruse pour dépasser cette limite : créer une colonne qui teste plusieurs conditions et prend un état simple (0 ou 1), puis régler le format conditionnel sur cette colone qui peut ensuite être masquée.

59, 103, 109

Utiliser des STYLES sous Excel (procédure)Conseil : ajouter un outil très utile à votre Barre courante : clic droit Personnaliser sur une barre d'outils, onglet Commandes, Catégorie Format, commande Style : (avec une flèche déroulante à droite) : glisser l'outil Style vers une barre d'outils ayant de la place.

Créer un style sous Excel (menu)Format, Style, taper un nouveau nom de style (pas d'espace, ni de caractères spéciaux), bouton Ajouter, bouton Modifier, régler les formes…

Utiliser un style sous Excel (menu) Format, Style, choix d'un style ENTRÉE.

Modifier un style sous Excel (menu) Format, Style, choix d'un style bouton Modifier…

Modifier d'un coup la présentation de toutes les cellules d'un classeur

Format, Style, choix du style Normal Modifier…Exemples de modifications générales utiles : • Centrage vertical• Espaces entre les milliers et deux décimales.

Rendre un style Excel disponible dans tous les prochains classeurs (procédure)

Ajouter ce style au modèle CLASSEUR.XLT. Si ce modèle n'existe pas, il faut le créer :Créer un classeur vide, créer ou importer les styles à généraliser dans ce classeur (Format, Style, Fusionner...), enregistrer ce classeur en lui donnant le Type de fichier Modèle et en le nommant classeur.xlt (ceci est important). Ce classeur doit se trouver dans le dossier XLOuvrir (ou XLStart selon la version d'Excel) : chercher ce dossier avec l'Explorateur et CTRL F (F comme Find = trouver).Ce sera le modèle de classeur par défaut, le modèle utilisé par Excel pour fabriquer tous les prochains classeurs.C'est lui qu'il faut copier sur disquette pour sauvegarder les précieux réglages.

Ce fichier CLASSEUR.XLT est un peu l'équivalent (moins puissant) de NORMAL.DOT sous Word : il permet d'automatiser certaines formes répétitives.

Créer une formule simple, avec le signe = et les opérateurs + - / * (procédure)

Décrire les opérateurs arithmétiques et leur ordre de priorité

Opérateurs présentés ici dans l'ordre d'exécution standard (si on veut le changer, il faut utiliser des parenthèses pour forcer l'ordre des calculs) : % pour exprimer en pourcentage ^ pour mettre à la puissance * pour multiplier / pour diviser + pour additionner - pour soustraire & pour concaténer (assembler)

Abandonner une formule (ou une correction de formule) en cours (clavier)

Additionner les cellules d'une plage en ignorant les textes éventuels : SOMME(plages)

Utiliser la fonction SOMME(plages de cellules) pour additionner rapidement de nombreuses cellules sans avoir à les désigner individuellement et pour ignorer les textes éventuels sans déclencher une erreur.

Calculer une somme avec la fonction SOMME (souris)

Premier clic sur l'outil Somme auto S, contrôle de la plage de cellules proposée et correction éventuelle par glissade-souris sur les cellules à sommer, et deuxième clic sur l'outil Somme auto (ou touche Entrée).

Calculer une somme avec la fonction SOMME (clavier)

ALT = (ALT égale), sélection avec flèches puis MAJ+flèches… ENTRÉE

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Calculer un pourcentage avec une formule recopiable (procédure)

Pourcentage = "le petit divisé par le grand", en exprimant le grand avec une référence (adresse) absolue  : il faut figer l'adresse du diviseur par un dollar $, pour éviter que cette adresse ne change pendant la recopie de la formule : ne tapez pas le dollar, mais taper plutôt sur la touche F4, plusieurs fois s'il le faut, en cours de saisie de la formule).Exemple : si on place en E4 la formule =D4/D$20, une recopie vers le bas va permettre d'adapter D4 sur chaque nouvelle formule, mais de garder D$20 dans toutes les formules et donc de toujours diviser par la même cellule... Une erreur aurait été de saisir la formule =D4/D20 dans laquelle le D20 serait devenu D21, D22, D23, etc.Nota : le résultat d'une telle division est le plus souvent un tout petit nombre, compris entre zéro et un (un "zéro virgule quelque chose"...). Ce résultat est un "POUR UN".Il faut le multiplier par cent pour avoir un résultat "POUR CENT". Si vous cliquez sur l'outil %, ou bien si vous donnez le Format Pourcentage, Excel fera lui-même la multiplication par cent et ajoutera le signe %.Donc, il ne faut pas prévoir, en plus, la multiplication par cent dans la formule, sinon le chiffre affiché sera cent fois trop grand...

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Arrondir « en surface », simplement par le format, pas en profondeur (souris)

Sélection des cellules à arrondir en surface, et clic sur l'outil Ajouter une décimale ou Réduire les décimales.

Important : voir les autres lignes de l'AMI au mot arrondir car il faut ABSOLUMENT connaître la fonction ARRONDI pour VRAIMENT supprimer les microdécimales en profondeur, chaque fois que vous devrez sommer de nombreux nombres "arrondis".

17, 25, 27

Arrondir « en surface », simplement par le format, pas en profondeur (menu)

Format, Cellules, onglet Nombre, Catégorie Nombre… ou Catégorie Personnalisée.

Important : voir les autres lignes de l'AMI au mot arrondir car il faut ABSOLUMENT connaître la fonction ARRONDI pour VRAIMENT supprimer les microdécimales en profondeur, chaque fois que vous devrez sommer de nombreux nombres "arrondis".

43, 85, 87, 89

Arrondir « en surface », expliquer le piège (procédure)

Arrondir une cellule par le Format (menu ou raccourci souris, ce qui revient au même) laisse dans la cellule des microdécimales, non affichées mais bien réelles et sommées par les formules calculant les totaux ! On est donc sûr de créer ainsi des totaux Excel qui ne correspondent pas aux totaux effectués avec une simple calculette en dehors du tableur... C'est très peu professionnel... et très mauvais pour votre image auprès de vos collaborateurs et clients...

Il faut donc, dans toutes les formules qui génèrent des microdécimales, TOUJOURS associer à l'arrondi de Format une FONCTION ARRONDI dans le calcul, pour tronquer réellement les microdécimales... Les opérations à surveiller sont les divisions et les multiplications de chiffres décimaux entre eux, et notamment les calculs relatifs à des pourcentages. Le format arrondi reste très utile, cependant : mais le format arrondi sert surtout à ajouter des décimales pour que les chiffres restent alignés quand il y a des zéros non significatifs : 24,00 aligné avec 37,55, par exemple.

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Arrondir « en profondeur », avec une fonction

Utiliser ARRONDI(nombre à arrondir ; nb de décimales) ou ENT(nombre à arrondir) ou ARRONDI.SUP(nombre à arrondir ; nb de décimales) ou ARRONDI.INF(nombre à arrondir ; nb de décimales), ou PLAFOND(nb à arrondir ; précision en s'éloignant de 0) ou PLANCHER(nb à arrondir;précision en s'approchant de 0) .

51, 53, 57

Arrondir à l'entier (fonction)

La fonction ARRONDI(nombre à arrondir ; nb de décimales) arrondit au plus proche.Si le nombre de décimales est négatif, on arrondit à la dizaine (-1), à la centaine (-2)... la plus proche...ENT(nombre à arrondir) arrondit à l'entier inférieur puisqu'elle ne garde que la partie entière.

Arrondir toujours au supérieur, ou bien toujours à l'inférieur

ARRONDI.SUP(nombre à arrondir ; nb de décimales) arrondit en s'éloignant de zéroARRONDI.INF(nombre à arrondir ; nb de décimales) arrondit en se rapprochant de zéroSi le nombre de décimales est négatif, on arrondit à la dizaine (-1), à la centaine (-2)...

Arrondir par paliers (de 5 centimes en 5 centimes, par exemple) (fonction)

PLANCHER et PLAFOND permettent d'arrondir finement en utilisant le multiple du deuxième argument : PLAFOND ( nb à arrondir ; précision en s'éloignant de 0) ou PLANCHER ( nb à arrondir ; précision en tendant vers 0) On peut ainsi facilement arrondir au demi point supérieur (ou inférieur) une note sur 20 ou arrondir aux 5 centimes (supérieurs ou inférieurs).Exemple : PLAFOND ( notesur20 ; 0,5).

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RECOPIER une cellule : recopie incrémentée (souris)

Incrémenter' signifier ajouter à chaque nouvel élément une valeur toujours identique (on appelle 'pas' ou 'incrément' cette valeur qu'on ajoute à chaque fois).Glisser avec le pointeur 'croix noire' sur la poignée de recopie incrémentée (carré noir en bas à droite de la sélection, carré sur lequel le pointeur de la souris devient une croix noire).Ce geste recopie le contenu et le format de la cellule modèle. Pour ne copier que le format, ou pour ne copier que la valeur, (pas les deux), glissez plutôt avec le bouton droit sur la poignée de recopie : en relâchant la souris, vous aurez le choix...Pour créer rapidement un compteur simple (1, 2, 3, 4...), tapez simplement le 1 puis CTRL+glissez sur la poignée de recopie.Si, au contraire, l'incrément est gênant (si vous voulez recopier sans incrémenter), là aussi, CTRL+glissez sur la poignée de recopie.La touche CTRL permet donc de changer le comportement standard de la poignée de recopie incrémentée.Pour forcer le pas d'incrément (pour avancer de 10 en 10 par exemple, au lieu de 1 en 1), il faut taper les deux premières valeurs, puis sélectionner ces deux cellules, et enfin glisser sur la poignée de recopie...ASTUCE IMPORTANTE : un DOUBLE CLIC sur la poignée de recopie lance d'un seul geste (sans avoir à glisser d'un bout à l'autre de la plage !) la recopie vers le bas sur toutes les cellules déjà remplies (ce qui met à jour très rapidement après une correction de formule !), ou vers les cellules voisines d'une colonne pleine (ce qui remplit très rapidement une nouvelle colonne de même longueur que la précédente).

7, 15, 27, 33, 47, 49, 51, 57, 79, 99,

101, 111, 115

RECOPIER une ou plusieurs cellules : copie à distance avec le presse-papiers (clavier)

1. Sélection du modèle, 2. CTRL+C (copier dans le presse-papiers, le contour clignote), 3. sélection de la destination, 4. CTRL+V (vider le presse-papiers vers…)On peut répéter les points 3 et 4 : sélection de la destination, CTRL+V, etc.

25, 29, 111

RECOPIER une ou plusieurs cellules: copie à distance avec la souris

1. Sélection du modèle, 2. CTRL + glisser sur le bord droit de la sélection (pointeur en forme de flèche blanche)Attention à ne pas lâcher CTRL avant de relâcher de clic de la souris (sinon, on déplace au lieu de copier).Conseil : si on a plusieurs copies à faire, on peut garder le doigt sur CTRL et glisser plusieurs fois, pour recommencer la copie facilement.

Choisir une adresse relative ou absolue avant de recopier ($) (clavier)

Presser la touche F4 (plusieurs fois), quand le curseur est en position, n'importe où dans la référence (l'adresse) à modifier.Le dollar $ se place devant la partie à figer : $A4 fige le A, R$8 fige le 8…On peut utiliser la touche F4 pour transformer une référence relative en référence absolue : • soit en créant la formule, au fur et à mesure, quand le besoin se présente...• soit après-coup, quand on s'est aperçu que la recopie ne fonctionne pas et qu'il faut figer un élément dans la formule modèle : dans ce cas, il suffit de cliquer sur la formule, quelque part dans la référence à figer, et de taper F4, puis valider avec Entrée... (puis, recopier à nouveau)...

27, 47, 49, 51, 53, 59, 77, 79,

101, 115

Expliquer l'intérêt d'une adresse absolue avant de recopier ($) (procédure)

Excel transforme les formules quand il les recopie : il le fait pour que les formules s'adaptent à leur destination et qu'elles donnent des résultats différents selon leur place. Souvent, cela donne de bons résultats, mais quelquefois, la transformation d'une adresse rend la formule incohérente : on a parfois besoin de figer une adresse pour qu'elle ne soit pas transformée à l'occasion d'une recopie. On bloque cette transformation avec un dollar $ placé devant le signe à figer. Mais on ne tape en fait jamais le signe dollar au clavier : on utilise la touche F4 sur l'adresse sélectionnée pour la transformer : A1, $A$1, A$1, $A1, A1, et ainsi de suite, en boucle sur les quatre possibilités.Nota : l'attribution d'un NOM de cellule à UNE cellule de référence est une façon élégante et lisible de lui donner une adresse absolue sans utiliser de dollars. Par exemple, en appelant TauxTVA la cellule Paramètres!C4, on se donne le moyen de rédiger ensuite des formules plus lisibles : =MontantHT*TxTVA est plus compréhensible que =G5*Paramètres!$C$4.

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Sélectionner des cellules (définir une PLAGE de cellules) avec la souris

Glisser d'un coin (cellule extrême) de la plage à l'autre.Voir le mot 'disjointe' pour les blocs qui ne se touchent pas, qui ne sont pas collés les uns aux autres.

11, 13, 17, 37

Sélectionner des cellules (définir une PLAGE de cellules) avec le clavier

MAJ + touches de direction (flèches et autres).Cette procédure est absolument indispensable pour CORRIGER une sélection souris ratée. Si par exemple, après une longue glissade à travers de nombreux écrans, vous avez glissé trop loin au moment de relâcher, la sélection est donc trop grande ou trop courte et il faudrait tout recommencer (avec la souris)... Au lieu de cela, vous pouvez finir la sélection avec MAJ et les flèches de direction.

9, 15, 23, 25, 29, 47, 49, 77, 79, 111,

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Définir une PLAGE de cellules, dans une formule de calcul ou dans une commande (procédure)

La syntaxe des plages de cellules utilise principalement deux opérateurs de domaine :le signe deux-points : signifie "jusqu'à" et le signe point-virgule ; signifie "et"C'est ainsi que A1:C4;D8:L8 signifie "de A1 jusqu'à C4 et de D8 jusqu'à L8".En général, on ne tape pas textuellement l'adresse de la plage : on clique ou on glisse sur les cellules concernées, et c'est Excel qui traduit ces gestes en une adresse dans la formule en cours.Pour définir une plage par calcul, de façon à ce qu'elle ne soit pas statique, voyez la très astucieuse combinaison des fonctions DECALER et NBVAL (voir ces mots).

9, 11, 13, 15, 17, 23, 25, 29, 47, 37, 49, 77, 79, 111,

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Dénombrer les cellules d'une plage : NB(plages de cellules) et NBVAL(plages de cellules)

NB(plages de cellules) dénombre les cellules numériques d'une plage (seules celles qui contiennent une valeur numérique sont retenues, les textes sont ignorés).NBVAL(plages de cellules) dénombre les cellules non vides d'une plage (textes et chiffres).Pour ne retenir que certaines cellules (à certaines conditions), voyez NB.SI. Voyez aussi SOUS.TOTAL pour ne compter que les lignes non filtrées.

76, 77, 112

Extraire la plus petite valeur d'un groupe de chiffre (en ignorant les textes éventuels) : MIN(plages)

MIN(plages) rend la valeur numérique la plus petite de la plageLes textes éventuellement rencontrés sont ignorés.La fonction MIN astucieusement utilisée sert à appliquer un PLAFOND :MIN(formule ; plafond) ne dépassera jamais le plafondVoir aussi PETITE.VALEUR(plage;rang) pour extraire la Nième petite valeur d'une plage.

Extraire la plus grande valeur d'un groupe de chiffre (en ignorant les textes éventuels) : MAX(plages)

MAX(plages) rend la valeur numérique la plus grande de la plage.Les textes éventuellement rencontrés sont ignorés.La fonction MAX astucieusement utilisée sert à appliquer un PLANCHER :MAX(formule ; plancher) ne dépassera jamais le plancher.Voir aussi GRANDE.VALEUR(plage;rang) pour extraire la Nième grande valeur d'une plage.

Calculer la valeur moyenne d'une plage (en ignorant les textes éventuels) : MOYENNE(plages)

MOYENNE(plages) rend la valeur moyenne des valeurs numériques de la plage.Les textes éventuellement rencontrés sont ignorés.

Calculer sur une zone filtrée : ne prendre en compte que les lignes affichées, pour sommer, calculer une moyenne, dénombrer, déterminer le MIN, le MAX…

La seule fonction capable d'ignorer les lignes masquées par un filtre (automatique ou élaboré) est SOUS.TOTAL (on dit sous point total). Cette fonction est précieusissime !Syntaxe =SOUS.TOTAL(codeopération ; zonevoulue) Code Opération 1 MOYENNE 2 NB (pour compter les nombres) 3 NBVAL (pour compter les textes et nombres) 4 MAX 5 MIN 9 SOMMEExemple : pour faire en tête de colonne B filtrée, la somme des lignes apparentes parmi les 5000 possibles, il faut prévoir : =SOUS.TOTAL(9;B2:B5000)

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Extraire une valeur (un chiffre ou un texte) d'une table de type Fichier (une liste exhaustive) (fonction)

Quand on veut localiser par son code un élément d'une table exhaustive de toutes les valeurs connues (table des clients, des produits, des véhicules, des agences...), il faut prévoir une table de type Fichier, dont la première colonne peut être désordonnée et prévoyant un cas zéro (astuce évitant un test pour le cas de la valeur connue pas encore saisie), et une formule RECHERCHEV dont le quatrième argument sera FAUX : RECHERCHEV( valeur connue ; TableX ; n° de col dans la table ; FAUX )Pour bien apprivoiser cette importante fonction, il faut bien traduire les trois points-virgules, quand on relit la syntaxe : avec cette fonction, je dis à Excel :« Recherche cette valeur connue (unique)   dans la 1ère colonne de la table TableX,    et rends-moi ce que tu trouves dans la colonne n° Y,    et pour ce qui concerne les approximations de saisie : faux (refuse) »

Attention : si on n'utilise pas un nom de cellules pour désigner la table, si on utilise une adresse comme C8:F34, il faut absolument figer cette adresse avec des dollars $ pour pouvoir recopier la formule Recherchev sans la détruire : $C$8:$F$34.

Il existe en fait deux fonctions proches, qui fonctionnent de la même façon à un détail près : RechercheV : recherche verticale dans la 1ère colonne d’une table plus haute que large. C'est l'outil le plus fréquent.RechercheH : recherche horizontale dans la 1ère ligne d’une table plus large que haute.Astuce : prévoir un "cas zéro" dans toutes vos tables de recherche vous épargnera de nombreux tests de vacuité (pour savoir si la cellule de référence est vide ou pas) comme SI(cellulesaisie=0;"";…

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Concaténation des contraintes pour un permettre un filtre multicritère rapide Colonne calculée à la demande (avec une macro)(après l'ajout de nouvelles lignes de connaissances), de façon à rester légère et rapide
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Rappel des contraintes : Colonne simple copie de sa voisine : astuce pour permettre de saisir 4 mots clefs au lieu de 2 (la commande de filtre VBA n'accepte que deux tests)
J7
Valeur temporaire : Colonne utilisée temporairement par la macro qui calcule les colonnes H et I en valeur et sans accent
K7
réactualisation fréquente Colonne flag pour signaler les infos sensibles à la mise à jour (technologie à vérifier souvent)
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Extraire une valeur (un chiffre ou un texte) d'une table de type Seuils et taux (une liste de tranches et de valeurs correspondantes) (fonction)

Quand on veut agir en fonction de tranches de valeurs (sans connaître à l'avance tous les cas possibles), il faut prévoir une table de type Seuils et taux, ordonnée sur la première colonne et prévoyant un cas zéro (point de départ), et une formule RECHERCHEV dont le quatrième argument sera VRAI : RECHERCHEV( valeur connue ; TableX ; n° de col dans la table ; VRAI )Exemples d'application : • trouver un taux de remise en fonction d'un CA,• trouver un taux d'imposition en fonction d'un revenu,• trouver une mention en fonction d'une note,• trouver un taux quelconque en fonction du seuil atteint...Attention : si on n'utilise pas un nom de cellules pour désigner la table, si on utilise une adresse comme C8:F34, il faut absolument figer cette adresse avec des dollars $ pour pouvoir recopier la formule Recherchev sans la détruire : $C$8:$F$34.Nota : quand une table est utilisée avec un Recherchev et VRAI, il faut absolument que la première colonne de la table soit en ordre croissant !Pour lire correctement la table, il faut dire "À partir de..." (une cellule de la première colonne), "... prendre... " (telle valeur de la deuxième colonne)...Remarque : l'argument VRAI est sous-entendu s'il est omis. On pourrait en déduire qu'on peut s'en passer... Ce serait une erreur. Pour rester lisibles, vos blocs RechercheV devraient toujours mentionner le 4ème argument (vrai ou faux), ne serait-ce que pour attirer l'attention du futur lecteur sur cette utilisation un peu méconnue de la fonction.Astuce : prévoir un "cas zéro" dans toutes vos tables de recherche vous épargnera de nombreux tests de vacuité (pour savoir si la cellule de référence est vide ou pas) comme SI(cellulesaisie=0;"";…

67, 69, 71, 72, 81, 83, 87, 91,

93

Choisir la première colonne d'une table à exploiter avec une fonction Recherche V ou H

Dans une table d’infos stables, Excel me permet de récupérer une donnée à partir d’un identifiant saisi. L’identifiant est une des rubriques qui n’a pas de doublons et qui permet donc d’accéder à coup sûr à une et une seule ligne dans une table. Souvent, plusieurs colonnes pourraient servir d’identifiant... Ces champs sont des « candidats ». Il faut en choisir un, le plus agréable à saisir, le plus fiable…L’identifiant est souvent un numéro, mais un numéro est souvent difficile à saisir car personne ne se souvient par cœur de tous les numéros d’un fichier (tous les n° des clients ou tous les n° des produits…).Remarque : avec Excel, je peux aider l'opérateur en lui proposant une liste déroulante des saisies possibles (commande Données, Validation...), mais je ne peux présenter qu’une seule colonne dans la liste, ce qui, pour les numéros, est presque inutile (puisque les numéros seuls sont assez mystérieux). Access, lui, permet d'affiche une liste à plusieurs colonnes, en accompagnant donc les numéros avec des textes plus clairs.On essaiera donc, si on peut, de ne pas faire saisir un numéro pour cette raison d’ergonomie.Cependant, les infos « non-numéros », comme les noms (nom de client, nom de produit…), sont certes plus clairs, mais sont souvent de mauvais identifiants à cause des doublons (homonymes). Si on tient à utiliser un nom comme identifiant, il faut tâcher d’éviter les homonymes (en ajoutant un prénom, un code…).Problème essentiel lors de la conception sous Excel : Quelle est donc l’info qui sera à la fois identifiante et facile à saisir ?

67, 69, 71, 81,

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Nommer une table à exploiter avec une fonction Recherche V ou H

Une table contient des données stables que l'on peut récupérer grâce à un identifiant saisi. C'est la première colonne de la table qui doit porter l'identifiant de chaque ligne (le numéro du client, par exemple).Il est conseillé de nommer les tables pour rendre les formules lisibles.Mais il faut bien réfléchir à la zone à nommer : si la table est régulièrement complétée, agrandie... il faut prévoir cette expansion et donner le nom de table à une zone bien plus grande que les lignes actuellement saisies ! Souvent, on ne met que la table dans une feuille réservée à cela et c'est la feuille entière qui est nommée.Dans les autres cas, quand la table ne grandit jamais, on peut donner un nom aux seules cellules pleines.

71, 73, 83

Calculer une formule conditionnelle : fonction SI

29, 47, 49, 51, 53, 57, 91, 103,

111, 115

Éviter le message #DIV/0

Si la cellule du diviseur d'une division égale 0, on demande à Excel une opération impossible, absurde, et il refuse en affichant le message #DIV/0.C'est également le cas quand on essaie de faire la moyenne d'une zone qui ne comporte aucune valeur...Pour éviter le message #DIV/0, il faut encadre la formule fautive avec unSI(cellule=0;0;formule)

A7
Niveau : 1 : indispensable, 2 : Normal, 3 : Bon, 4 : Exceptionnel
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À connaître ! Cette colonne signale les astuces les plus utiles Elle contient des C majuscules… (en police Wingdings pour afficher un petit pouce…)
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Colonne des mots exotiques : autres façons de formuler le pb : Diverses formulations, éventuellement peu orthodoxes, qui pourraient venir à l'esprit de l'opérateur pour interroger la base de connaissances. Cette colonne permet aussi à l'AMI d'accepter des orthographes approximatives quand elles sont prévisibles.
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Concaténation des contraintes pour un permettre un filtre multicritère rapide Colonne calculée à la demande (avec une macro)(après l'ajout de nouvelles lignes de connaissances), de façon à rester légère et rapide
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Éviter le message #N/A

Si on prévoit une recherche de valeur qui n'existe pas dans la première colonne d'une table, ou si cette première colonne est désordonnée alors qu'elle devrait être en ordre (4ème argument de RechercheV = VRAI), Excel affiche un message #N/A qui signifie non accessible.Pour éviter le message #N/A, il faut encadrer la formule fautive avec unSI(ESTNA(BlocFormuleRecherche);"code inexistant";BlocFormuleRecherche)

Imbriquer plusieurs conditions entre elles (fonction)

On peut prévoir un bloc SI à l'intérieur d'un autre bloc SI (soit dans le cas oui, soit dans le cas non, en 2ème ou 3ème position) : par exemple (ici, un bloc SI est placé dans le cas non d'un premier bloc SI) :SI(condition ; valeur si cond vraie ; SI(condition ; valeur si cond vraie ; val si fausse) )Nota : souvent, un bonne petite table de seuils et de taux associée à une bonne formule RECHERCHEV avec VRAI vaut mille fois mieux qu'un embrouillamini illisible et indébogable de SI entortillés...

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91

Expliquer le fonctionnement d'Excel avec les dates, son calendrier, le rôle de la saisie et du format

Chaque jour est pour Excel un entier correspondant au rang du jour par rapport au premier janvier 1900. L'heure est codée en partie décimale (chiffres après la virgule, représentant donc des valeurs inférieures à 1) : 0,5 est midi (une demi journée), 0,25 est 6h du matin... Par exemple, le dimanche 7 avril 2002 à 13 heures 33 et 59 sec est mémorisé par Excel avec le chiffre 37353,5652717593Lors de la saisie d'une date, Excel donne un format de date standard, mais on peut bien sûr personnaliser finement l'apparence de la date et de l'heure en utilisant la commande Format, Cellules, onglet Nombre, Catégorie Date ou surtout catégorie Personnalisée.

107, 111

Récupérer la date système et l'heure système (date et heure connues de l'ordinateur, mémorisées grâce à une pile) (fonction)

AUJOURDHUI( ) récupère la date du jour (pas l'heure) : connue par le PC. Cette fonction rend donc un entier.Attention à ne pas taper d'apostrophe, et à ne pas oublier les parenthèses (sans rien entre les deux).MAINTENANT( ) récupère à la fois la date et l'heure connues de la machine : cette fonction rend donc un nombre décimal.Dans les deux cas, Excel donne un format standard lors de la saisie de la formule, mais on peut bien sûr personnaliser finement l'apparence de la date et de l'heure en utilisant la commande Format, Cellules, onglet Nombre, Catégorie Date ou Personnalisée.

Opérateur « puissance » : ^ (fonction) 3² (trois puissance deux) se note 3^2 Le signe chapeau apparaît en tapant sur ALTGR + 9 (en haut du pavé alphabétique).

Prévoir des CALCULS SUR LES DATES : calculs d'échéances, contrôle de dépassement de délais, construction de calendrier… (procédure)

• Une date moins une date donne un délai (en jours)...Attention : pour afficher des jours, retirer le format date donné automatiquement par Excel lors de la frappe de la formule, utilisez CTRL + R (R comme Retour à la forme normale).Pour afficher des années, mois, jours, donner le format aa" ans, "m" mois, "j" jours"

• Une date plus ou moins un délai (en jours) donne une date...• Certaines opérations sur les dates sont absurdes : addition de dates, multiplication ou division de dates...

Nota : si la différence en heures dépasse 24 heures, Excel reprend à zéro... Excel affiche donc toujours un résultat compris entre 0 h et 24 h, quel que soit le nombre réel d'heures... Pour éviter cela, il faut donner le format [h]:m:s au résultat : la mise entre crochets du signe h évite le bouclage sur 24 heures.• Il peut enfin être utile de connaître la fonction cachée DATEDIF (voir ce mot) :=DATEDIF ( Date1 ; Date2 ; Intervalle ) • si l'addition de dates n'a pas de sens, il n'en est pas de même pour les heures qu'on peut fort bien additionner, mais à condition de donner au résultat un format [h] qui évite le cycle circadien et le retour à zéro toutes les 24 h, comme cela a été vu ci-dessus.

49, 99, 101, 111

A7
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Calculer la différence entre deux dates avec DATEDIF (fonction)

Normalement, un délai se calcule par soustraction :Date – Date = Délai (en jours)

Il peut cependant être très utile, pour présenter les résultats en années, mois, jours, de connaître la fonction cachée et non documentée :=DATEDIF ( Date1 ; Date2 ; Intervalle ) dans laquelle Date1 >= Date2et dans laquelle l'argument intervalle peut être :"y" : différence en années "m" : différence en mois"d" : différence en jours"ym" : différence en mois, une fois les années soustraites"yd" : différence en jours, une fois les années soustraites"md" : différence en jours, une fois les années et les mois soustraits Exemple : Âge en années simples : =DATEDIF(A1;B1;"y") & SI(DATEDIF(A1;B1;"y")>1;" ans";" an") Âge en années et mois : =DATEDIF(A1;B1;"y") & SI(DATEDIF(A1;B1;"y")>1;" ans, ";" an, ") & DATEDIF(A1;B1;"ym") & " mois" Pour des explications sur ces points, voir l'excellent site de Laurent Longres : http://longre.free.fr.

Extraire le jour d'une date (saisie ou calculée) : le chiffre du jour (pas son nom), le quantième du jour (fonction)

JOUR(date)

Extraire le mois d'une date (saisie ou calculée) : le chiffre du mois (pas son nom), le quantième du mois (fonction)

MOIS(date)

Extraire l'année d'une date (saisie ou calculée) (fonction)

ANNEE(date)

Recomposer une date valide avec des fragments (constants ou calculés)

DATE(année;mois;jour)

Calculer une date décalée de x mois par rapport à une date de référence

MOIS.DECALER( date_réf ; nb_mois_de_décalage )On peut spécifier un nb de mois négatif pour revenir dans le temps...Nota : si cette fonction rend un message d'erreur #NOM?, installer et charger la macro complémentaire Utilitaire d'analyse.

Calculer la date correspondant à la fin d'un mois

FIN.MOIS( date_réf ; nb_mois_de_décalage )On peut spécifier un nb de mois négatif pour revenir dans le temps...Nota : si cette fonction rend un message d'erreur #NOM?, installer et charger la macro complémentaire Utilitaire d'analyse.

Extraire d'une date un élément et recomposer une date de toutes pièces (fonction)

JOUR(datespécifiée) extrait le chiffre du jour d'une date spécifiéeMOIS(datespécifiée) en extrait le chiffre du moisANNEE(datespécifiée) en extrait l'annéeDATE(annéespécifiée ; moisspécifié ; jourspécifié ) recompose une date par morceaux ; Exemple, pour calculer la prochaine date anniversaire d'une date donnée (le premier du mois en cours, mais l'an prochain) : =DATE( ANNEE(datedonnée) +1 ; MOIS(datedonnée) ; 1 )

Repérer les jours ouvrés (ou pas) dans une suite de dates (calendrier ou planning…) (fonction) Mettre en rouge les dimanches et jours de fêtes par exemple…

Prévoir une ligne ou une colonne supplémentaire le long de la série des dates, et saisir une formule qui teste chaque date, grâce à la fonction NB.JOURS.OUVRES(date_début;date_fin;jours_fériés)en spécifiant la même date en début et en fin… De cette façon, la formule rend 1 si la date est ouvrée, et rend 0 si le jour est férié...Penser à saisir les jours fériés de la période dans une petite table à part, nommer cette table et indiquer ce nom en 3ème argument de la fonction...Nota : cette fonction peut être utilisée dans la commande Format, Mise en forme conditionnelle, en appliquant la fonction à la cellule en cours pour mettre en rouge les dimanches et les jours de fêtes, par exemple. Puis recopier ce format sur toutes les dates...Nota : si cette fonction rend un message d'erreur #NOM?, installer et charger la macro complémentaire Utilitaire d'analyse.

Créer rapidement une suite numérique : 1 2 3 4… (procédure)

Si le pas est 1, taper le premier chiffre, puis CTRL + glisser sur la poignée de recopie (carré noir en bas à droite de la cellule, carré sur lequel le pointeur de la souris devient une croix noire).Si le pas est différent (pour avancer de 10 en 10, par exemple, ou de 7 jours en 7 jours), taper les deux premières valeurs (10 et 20, par exemple, ou un lundi et le lundi suivant), sélectionner ces deux valeurs (avec le pointeur grosse croix blanche), puis glisser sur la poignée de recopie (carré noir en bas à droite de la cellule)Cette technique fonctionne très bien sur les dates : construire un calendrier avec Excel est enfantin !

Créer rapidement une suite de type texte : lundi mardi mercredi… janvier février mars… Région1, Région2… (procédure)

Taper une des valeurs de la liste (mardi, par exemple, ou avril, ou Région 1), puis glisser sur la poignée de recopie incrémentée (carré noir en bas à droite de la sélection).

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C Compter les cellules vides d'un zone NB.VIDE(plage)

Créer une série personnalisée pour permettre ensuite la saisie rapide de cette série par recopie incrémentée. (procédure)

Taper les valeurs de la série dans un groupe de cellules, sélectionner ces cellules, et lancer la commande Outils, Options, onglet Liste pers., bouton Importer…

Convertir une formule en valeur figée (résultat) (clavier)

Sélectionner la formule, puis F2 pour entrer en mode Correction dans la formule, puis F9 pour Évaluer la formule, puis ENTRÉE pour valider la transformation (ou ÉCHAP, Esc pour abandonner la correction et ne pas valider la transformation).

Convertir une plage de formules en valeurs figées (résultats) (menu)

Sélectionner la plage de cellules (il peut y avoir des cellules vides ou non calculées dans la plage, bien sûr), copier cette sélection au presse-papiers avec CTRL + C, puis lancer la commande Edition, Collage spécial, Coller Valeurs…

N'additionner que les cellules qui correspondent à une condition (fonction de somme conditionnelle)

SOMME.SI(zone à tester ; test ; zone à sommer)Il est très commode de pouvoir tester sur une colonne et sommer sur une autre, La somme n'a lieu que si la condition (test) est réalisée sur la première colonne. • Il faut désigner deux groupes qui correspondent bien l'un à l'autre (pas forcément dans la même feuille !) : même longueur et correspondance parfaite en fonction de l'ordre d'apparition. Les constantes doivent figurer entre guillemets.Exemple : =SOMME.SI(B:B;">10";D:D) pour tester la colonne B (quantités livrées) et sommer les cellules correspondantes de la colonne D (montant HT). • On peut sommer la colonne que l'on teste : on n'utilise alors que deux arguments, le troisième est simplement omis. Par exemple, pour sommer tous les montants (colonne D) qui dépassent 1000, on créera une cellule qui contient =SOMME.SI(D:D;">1000") sans utiliser le troisième argument.• Sauf astuce, on ne peut décrire (deuxième argument) qu'une seule condition à la fois. • Si la condition est une simple égalité, on peut se dispenser du signe égal. Par exemple, pour totaliser le CA du client Dugenou, on peut prévoir la formule =SOMME.SI(A:A;"Dugenou";D:D) (la colonne A contient le nom des clients et la colonne D les CA). En fait, souvent, on ne tapera pas la constante "Dugenou" mais plutôt l'adresse (sans guillemets) de la cellule qui peut contenir "Dugenou", mais qui peut aussi contenirn'importe quel autre nom de client : =SOMME.SI(A:A;T3;D:D)• Si l'on veut comparer à ce que contient une cellule de référence, il faut utiliser une esperluette & pour assembler une partie constante (l'opérateur de comparaison) et une adresse de cellule qui contient la partie variable. Par exemple : =SOMME.SI(A:A;">="&$A$1;D:D) Voir aussi NB.SI.

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N'additionner ou ne dénombrer que les cellules qui correspondent à plusieurs conditions (fonction de somme et de dénombrement conditionnelle)

SOMME.SI(zone à tester ; test ; zone à sommer)On peut sommer la colonne que l'on teste : on n'utilise alors que deux arguments, le troisième est simplement omis.On ne peut décrire (deuxième argument) qu'une seule condition à la fois. C'est quelquefois très pénalisant, mais on peut utiliser une astuce pour éviter cet écueil : pour calculer le CA de Davolio au mois de mars (3), par exemple, on ajoute une colonne qui concatène (avec une esperluette &) les deux colonnes à tester, et c'est cette colonne qu'on teste : exemple : SOMME.SI ( colonneconcaténée ; "Davolio3" ; colonneCA )... en remplaçant "Davolio3", bien sûr, par une formule qui, elle aussi par concaténation, fabrique cette expression : $A2&D$1 (si la colonne 1 contient les noms des vendeurs et si la ligne 1 contient le numéro du mois. On peut aussi ensuite masquer la colonne concaténée pour qu'elle ne perturbe personne. Voir aussi NB.SI.

Ne dénombrer que les cellules qui… (condition) (fonction)

NB.SI(zone à tester et à dénombrer ; condition)Malheureusement, on ne peut pas, comme on peut le faire avec SOMME.SI, tester une colonne et compter les valeurs dans une autre : on dénombre forcément la colonne même qu'on teste.De plus, on ne peut décrire (deuxième argument) qu'une seule condition à la fois. C'est quelquefois pénalisant, mais on peut utiliser une astuce pour éviter cet écueil : pour dénombrer les ventes de Davolio au mois de mars (3), par exemple, on ajoute une colonne qui concatène (avec &) les deux colonnes à tester, et c'est cette colonne qu'on teste : Exemple : NB.SI ( colonneconcaténée ; "Davolio3" ) ...en remplaçant "Davolio3", bien sûr, par une formule qui, elle aussi par concaténation, fabrique cette expression. (on peut aussi ensuite masquer la colonne concaténée pour qu'elle ne perturbe personne). Voir aussi SOMME.SI.Enfin, quand la fonction NB.SI doit comparer ce qu'elle dénombre à une cellule de référence, il faut mettre le comparateur entre guillemets, mais pas l'adresse de la cellule de référence, et assembler (concaténer) les deux informations avec une esperluette &.Par exemple, si on veut dénombrer les cellules d'une plage A2:A200 qui soient supérieures à la valeur de la cellule B8, il faudra prévoir =NB.SI(A2:A200;">"&B8)

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Ne dénombrer que les cellules d'une certaine couleur de fond

Problème : Excel ne sait pas compter les cellules colorées. Idée : Mais il sait compter les valeurs (les 1, les 2, les 3…)Astuce : si on arrive à saisir des valeurs et à les afficher sous forme de couleurs, c’est gagné ! (Voir illustrations et explications détaillées dans le manuel Excel.)1. Sélectionnez la zone des bandeaux de couleur puis lancez la commande Données Validation pour contrôler la saisie : n’autorisez que la Liste 1;2;3 : tapez cette liste avec des points virgules dans le champ Source. Pas besoin de spécifier le cas cellule vide, toujours possible. Prévoyez un message clair en cas d’erreur de saisie.2. Donnez un format conditionnel à toute la zone des bandeaux : Format, Mise en forme conditionnelle : si la cellule vaut 1, alors le format de la police est rouge sur motif rouge, ton sur ton… le 1 devient donc invisible dans une cellule toute rouge ! «Ajoutez» le cas où la valeur 2 donne le format bleu sur fond bleu, et le 3 donne jaune sur fond jaune… Testez quelques saisies.3. Testez la technique astucieuse de saisie groupée : sélectionnez plusieurs cellules, tapez le chiffre 2, puis tapez Ctrl Entrée. Recommencez sur la même sélection avec 3. Videz avec Suppr.4. Utilisez la fonction NB.SI pour compter les 1, les 2, les 3… La syntaxe est (sans espace) : =NB.SI(zone à tester et à dénombrer ; test à effectuer)Exemple du nb de congés pris, affiché en O4 : il faut compter le nombre de 2 dans la colonne O, en commençant à la ligne 8. O4 =NB.SI(O$8:O$272;2).

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Associer des conditions : ET OU (fonction) ET(condition1 ; condition2 ; conditions 3…)OU(condition1 ; condition2 ; conditions 3…)

Dénombrer les cellules d'une plage comprises entre deux bornes (mini et maxi)

La difficulté de dénombrer en fonction de deux valeurs vient de ce que la fonction NB.SI n'accepte qu'une seule condition (un seul test). Voici quelques moyens de sauter l'obstacle. Pour compter, par exemple, les cellules d'une plage (A2:A200) comprises entre 60 et 100 :• première technique (simple et astucieuse) : soustraire le nombre de cellules inférieures à la borne basse du nombre de cellules inférieures à la borne haute : =NB.SI(A2:200;"<100")-NB.SI(A2:200;"<60)• Deuxième technique (astucieuse également) : créer une colonne (éventuellement cachée par la suite) qui contienne pour chaque ligne une série de tests (plusieurs conditions assemblées) qui rendent soit 1, soit 0 : Z2=SI(ET(A2<100;A2>=60);1;0), formule recopiée jusqu'en Z200. Puis simplement prévoir une somme sur cette colonne =SOMME(Z2:Z200), qui fonctionne même si la colonne Z est cachée.• troisième astuce (terriblement astucieuse !) : utiliser une fonction SOMME dans une formule matricielle (validée avec Ctrl Maj Entrée) et multiplier les différentes conditions (la multiplication simule une fonction ET, interdite dans les formules matricielles) : {=SOMME((A2:A200>=60)*(A2:A200<100))}Ne pas taper les accolades : valider la formule avec Ctrl Maj Entrée au lieu de Entrée... Pour comprendre l'astuce : l'expression (A2>=60) sous-entend l'utilisation d'une fonction SI une telle fonction vaut VRAI (1 en cas de calcul) si la condition se réalise, et FAUX (zéro si on l'utilise dans un calcul, ici la multiplication) sinon, ce qui permet, en sommant les 1, de dénombrer les occurrences.Pour des explications infinies sur ces points, voir l'excellent site de Laurent Longres : http://longre.free.fr.

Afficher la valeur de la dernière cellule non vide d'une zone

Parfois, on a besoin d'isoler la dernière valeur en date dans une colonne. Laurent Longre (http://longre.free.fr) est vraiment une mine inépuisable d'astuces :Soit une colonne A partiellement saisie, sans jamais dépasser la ligne 1000.• Si des cellules vides peuvent s'intercaler entre les valeurs saisies de la colonne, il faut utiliser cette formule :=INDEX(A1:A1000;MAX(SI(A1:1000<>"";LIGNE(A1:A1000))))... formule matricielle, à valider avec CTRL+MAJ+ENTRÉE.• Si aucune cellule vide n'est possible dans la plage saisie, c'est plus simple :=INDEX(A:A;NBVAL(A:A))

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Concaténation des contraintes pour un permettre un filtre multicritère rapide Colonne calculée à la demande (avec une macro)(après l'ajout de nouvelles lignes de connaissances), de façon à rester légère et rapide
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Rappel des contraintes : Colonne simple copie de sa voisine : astuce pour permettre de saisir 4 mots clefs au lieu de 2 (la commande de filtre VBA n'accepte que deux tests)
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Valeur temporaire : Colonne utilisée temporairement par la macro qui calcule les colonnes H et I en valeur et sans accent
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Assembler des textes et des chiffres (calculés ou pas) (fonction)

Utiliser l'opérateur & (esperluette) pour assembler des textes (textes constants entre guillemets ou adresses de cellules, ou formules de calculs.Exemple : =CodePostal & " " & Ville(CodePostal et Ville étant des noms donnés à des colonnes)Autre exemple : ="PLANNING DES CONGÉS " & ANNEE(P$8) & " – " & ANNEE(P$8) + 1On a souvent besoin de titres "intelligents", des étiquettes qui s’adaptent toutes seules à une situation variable, sans avoir besoin d’y toucher : plus d’oublis, fiabilité, gain de temps, simplicité d’emploi…La concaténation est un assemblage de textes constants (qui ne changent pas) avec des mentions variables. Le titre est alors, non plus un simple texte saisi, inerte, mais une formule de calcul, dynamique donc, qui affiche bout à bout des fragments divers. La concaténation fait appel à l’opérateur & nommé "esperluette" dont la touche est placée sur le clavier au-dessus du A.La commande Format, elle aussi, permet d’ajouter des textes constants autour de la valeur de la cellule (voir AMI aux mots "titres format personnalisé"). • Le premier avantage de la concaténation sur le Format est la possibilité d’assembler plusieurs valeurs calculées avec des textes constants. • L’autre avantage de la concaténation sur le Format est la possibilité de prévoir dans le titre des sauts à la ligne, avec ALT + Entrée, ce que ne permet pas de faire Format.

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Utiliser les fonctions financières les plus courantes : VA, VC, VPM, NPM, TAUX (fonction)

VA = valeur actuelle VC = valeur futureVPM = montant des remboursementsNPM = nombre des remboursementsTAUX = taux de l’emprunt

TAUX ( NPM ; VPM ; VA ; VC ; type ; estimation ) Quel est le taux d’un emprunt ?VA ( TAUX ; NPM ; VPM ; VC ; type ) Quelle est la valeur actuelle d’un investissement ?VC ( TAUX ; NPM ; VPM ; VA ; type ) Combien vaudra mon épargne ?VPM ( TAUX ; NPM ; VA ; VC ; type ) Combien faudra-t-il rembourser à chaque période ?NPM ( TAUX ; VPM ; VA ; VC ; type ) Combien faut-il prévoir de temps pour rembourser ?

Calculer le taux équivalent à partir du taux effectif

Le taux mensuel utilisé par les banquiers, appelé taux "effectif", consiste à simplement diviser le taux annuel par 12, ce qui avantage sensiblement le prêteur (le banquier). Un taux annuel de 12% donne ainsi un taux mensuel de 1%. Or si on ajoute ces 12 fois 1%, en capitalisant les intérêts, on obtient un coût du crédit supérieur à 12% sur l'année. C'est pour ça que les banquiers préfèrent cette méthode, ce n'est pas pour nous simplifier les calculs... :o)Le véritable taux mensuel, celui qui permet de retomber sur un taux annuel en capitalisant les intérêts, s'appelle le taux "équivalent". Avec Excel, on le calcule ainsi : =TAUX.NOMINAL(taux annuel;12)Si cette fonction n'est pas disponible, exécutez le programme d'installation pour installer la macro complémentaire Utilitaire d'analyse, puis activez cette dernière à l'aide de la commande Macros complémentaires du menu Outils.

Éviter les messages d'erreur (fonction)

Pour éviter les messages d'erreur, il faut repérer que la formule "vaut" une erreur AVANT de l'afficher : on utilise les fonctions SI(condition ; valeur si vraie ; valeur si fausse) et ESTERREUR(formule à tester).On glisse la fonction ESTERREUR(formule) à l'intérieur d'un SI pour repérer l'erreur et réagir.Exemple : =SI(ESTERREUR(RECHERCHEV(Code;Table;2;FAUX));"";RECHERCHEV(Code;Table;2;FAUX))On remarque qu'on doit donc taper deux fois la même formule : une fois pour vérifier qu'elle ne rend pas d'erreur, et une autre fois pour donner sa valeur à la cellule en cours. Mais avec le presse-papiers (CTRL+C, CTRL+V), c'est une formalité, bien sûr...

Donner une place (un rang, un mérite) à une cellule parmi un groupe de cellules de même nature (fonction)

RANG(cellule à classer ; groupe de cellules de référence ; ordre)Si l'ordre n'est pas spécifié (ou égale 0), le rang 1 est donné au plus grand. Pour donner le rang 1 au plus petit, il faut spécifier une valeur non nulle en troisième argument, 1 par exemple).La principale difficulté, ici, est de penser à figer (avec des dollars $, touche F4) l'adresse du groupe de référence, pour que la recopie ne détruise pas la formule…Exemple, pour classer les étudiants en fonction de leur note sur 20 (rang 1 = note la plus grande) : D5 =RANG(C5 ; C$5:C$25)Si on recopie vers le bas, on n'a pas besoin de figer la colonne (C) qui ne changera pas, de toutes façons, mais il faut bien penser à figer les lignes (5 et 25) qui permettent de définir le groupe de notes de référence.Voir aussi MIN et MAXpour isoler le plus petit et le plus grand d'un groupe, Voir aussi PETITE.VALEUR(plage;rang) et GRANDE.VALEUR(plage;rang) pour repérer le Nième élément dans une liste.

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C Trouver la Nième valeur d'une plage

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PETITE.VALEUR(plage;rang) et GRANDE.VALEUR(plage;rang) permettent de localiser le Nième élément d'une liste, même désordonnée.C'est idéal pour calculer un hit parade, best of, ou autre top ten…Si on veut les trois premiers d'un ensemble, il faut prévoir trois cellules, trois formules : une qui spécifie 1 pour l'argument Rang, l'autre qui utilise 2 et la troisième qui utilise 3. Attention à prévoir des dollars dans l'adresse de la plage de référence si vous voulez recopier la formule.Exemple astucieux d'application : utiliser une fonction PETITE.VALEUR dans un format conditionnel permet de mettre automatiquement en bleu foncé le premier, en bleu vif le deuxième et en bleu clair le troisième : sélectionnez la plage entière comprenant la colonne à tester (par exemple, sélectionnez A1:D100), lancez Format Mise en forme conditionnelle, précisez "La formule est" puis tapez =$C1=grande.valeur($C$1:$C$100;1) (si c'est la colonne C qui doit servir à mettre toute la ligne en couleur quand la colonne contient le plus grand nombre. Le dollar devant le C sert à figer ce C pour que TOUTES les cellules, et pas seulement A1 qui est la cellule active (blanche), se réfèrent à cette colonne. Par contre, il n'y a pas de dollar devant le 1 pour que la cellule comparée soit celle de la ligne en cours (C1, C2, C3...). Pensez à changer le format quand la condition se réalise : motif (couleur de fond de la cellule) bleu foncé par exemple. Puis ajouter la condition =$C1=grande.valeur($C$1:$C$100;2) et le format bleu clair, etc. Testez ensuite en tapant des valeurs dans la colonne C.Remarque : vous pouvez donner de tels formats conditionnels complexes à des colonnes entières sans ralentir le classeur, Excel est vraiment malin et rapide.

Extraire des fragments de texte à partir de cellules (fonction)

Les principales fonctions texte et leur syntaxe sont : DROITE ( texte ; nbcar ) GAUCHE ( texte ; nbcar ) NBCAR ( texte ) STXT ( texte ; numdépart ; nbcar )TEXTE ( nombre ; format entre guillemets )CHERCHE ( texte_cherché ; texte ; no_départ ) renvoie le numéro du car où le texte a été trouvéMINUSCULE ( texte )MAJUSCULE ( texte )NOMPROPRE ( texte )Une astuce permet de ventiler, séparer, répartir, des valeurs (séparées par des espaces ou un autre signe séparateur) sur plusieurs cellules. Par exemple, si chaque cellule d'une colonne contient à la fois un prénom, un espace, un nom, un espace et une date de naissance, et que l'on veut décomposer cette colonne "agrégée" en trois colonnes "élémentaires". L'astuce consiste à enregistrer la feuille au format TXT, à la fermer et à ouvrir avec Excel le fichier TXT : cela lance un Assistant qui sait bien répartir les données sur plusieurs cellules.

Chercher et trouver dans des colonnes éloignées (éventuellement dans des feuilles différentes !), même en désordre : INDEX et EQUIV (fonction)

En gros, EQUIV retrouve une valeur connue dans un vecteur (ligne ou colonne) et rend un rang (un numéro dans la série de cellules alignées)… alors que INDEX est capable d’utiliser ce rang pour trouver la cellule équivalente (de même rang) dans un autre vecteur (ligne ou colonne organisée de la même façon que le 1er vecteur). Cette combinaison permet de chercher dans une feuille et de trouver dans une autre feuille, même dans un autre classeur si on veut ! On n’a plus la contrainte de la table unique, avec sa 1ère colonne qui est la seule colonne de recherche possible !EQUIV ( valeur_cherchée ; zone_de_recherche ; type ) permet de localiser (par un rang) une valeur dans une ligne ou une colonne. Si type=0, EQUIV s’arrête sur la première occurrence trouvée : le vecteur peut être en désordre. Si type = 1, il faut que le vecteur soit en ordre croissant. (Type = -1, vecteur trié décroissant).INDEX ( zone_d’extraction ; indice_Ligne ; indice_Colonne ) permet de piocher dans un tableau grâce à 2 indices numériques (un seul si le tableau n’a qu’une dimension). La syntaxe pour associer ces deux précieuses fonctions est :INDEX ( vecteur_valeur_à_rendre ; EQUIV ( valeur_connue ; vecteur_de_recherche ) )Exemple : INDEX ( SalairesNets ; EQUIV ( NomSalariéSaisi ; NomsSalariés ; 0 ) )On cherche et on trouve dans des colonnes placées où l’on veut : pas de contrainte « Table et 1ère colonne »)…

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Dans une colonne de table, créer un identifiant de ligne par concaténation de plusieurs colonnes, pour ensuite bien repérer la ligne avec EQUIV et récupérer telle ou telle colonne avec INDEX

Ajouter une colonne à la table, créer une formule de concaténation avec l'opérateur & (esperluette).Ce résultat, si les colonnes concaténées (assemblées) ont été bien choisies, pourra servir à EQUIV à localiser la ligne à coup sûr dans la table et rendre son rang. Ce bloc EQUIV rendant un rang pourra donc être placé dans une fonction INDEX pour extraire une valeur de la même ligne mais sur une autre colonne...Exemple : soit une table de relevé des compteurs, table unique pour plusieurs compteurs et plusieurs années. Une ligne par relevé. Une colonne A "Date du relevé", une colonne B "Code compteur", une colonne C "Nombre relevé". Pour calculer la consommation depuis le dernier relevé (du compteur en cours), il faut localiser ce dernier relevé, en ignorant les autres compteurs... Pas facile...L'astuce consiste à créer une colonne D (éventuellement cachée) qui calcule pour chaque relevé, un identifiant (sans doublons) en associant le compteur à un rang calculé par le nombre d'apparition du compteur depuis le début. D2 =B2&NB.SI(B$2:B2;B2) Notez le dollar devant le 2 de la seule adresse de début de plage. Cette première bonne astuce permet, en recopiant la formule dans toute la colonne, de dénombrer uniquement vers le haut, sans être pollué par les occurrences apparues plus tard (plus bas) !Le fait que l'identifiant soit calculable permet à une fonction EQUIV de le calculer et de le rechercher, même si la colonne de recherche (les identifiants, col. D) est en désordre : E2 =EQUIV(B2&NB.SI(B$2:B2;B2)-1;D:D;0) Notez le "moins 1" qui isole "le précédent". Le 0 sert à trouver même dans un vecteur en désordre.Un fonction INDEX peut alors utiliser le rang rendu par EQUIV pour isoler le nombre relevé ce jour-là : E2=INDEX(C:C;EQUIV(B2&NB.SI(B$2:B2;B2)-1;D:D;0))Et par soustraction (Relevé de ce mois moins Relevé précédent), on peut déduire la consommation (et le prix à facturer, etc.).Notez que cette formule ne fonctionne pas pour la première ligne du compteur car elle n'a pas de "relevé précédent" : message #NA! à faire disparaître avec une fonction SI.

Créer une formule utilisant les valeurs d’autres feuilles ou classeurs (fonction)

Pendant la frappe de la formule (commençant par le signe égal =), cliquer directement sur une autre feuille, ou utiliser le menu Fenêtre pour changer de classeur... Excel va placer le nom de la source externe entre apostrophes et particulièrement le nom éventuel d'un classeur entre crochets (ALTGR parenthèses). Il va aussi séparer la feuille de la cellule par un point d'exclamation ! Exemples :='Tables'!$H$586='[Références]Tables'!$B$6

Créer des formules 3D (à travers de nombreuses feuilles) (fonction)

Une feuille est présentée en deux dimensions (2D) : lignes et colonnes.En utilisant plusieurs feuilles, on accède à une troisième dimension, à condition de savoir rédiger des formules qui utilisent les données d'autres feuilles.Quand une même formule doit additionner des valeurs de nombreuses feuilles, on peut ne désigner explicitement que les feuilles extrêmes en les reliant avec un opérateur jusqu'à (signe deux-points : ). Exemple : =SOMME(Janvier:Décembre!C3)Cette formule est ensuite recopiable vers le bas, puis vers la droite, si c'est toute une zone qu'il faut consolider.

Donner un NOM isolé à une ou plusieurs cellules (menu)

Sélection des cellules à nommer, puis Insertion, Nom, Définir… frappe du nom (pas d'espace !) et Entrée.

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Donner un NOM isolé à une ou plusieurs cellules (souris)

• Sélection des cellules à nommer, • puis un seul clic sur la zone Nom (en haut et à gauche de la barre de formule), • puis, frappe du nom (pas d'espace !) et Entrée… Pensez à bien RELIRE les noms juste après les avoir créés ! C'est essentiel !

Donner rapidement des NOMS correspondant aux titres des colonnes d’un tableau

D'abord, bien prendre garde à ce que les titres des colonnes soient TOUS dans une seule cellule (verticalement) : pas de titre sur plusieurs lignes !!!Sélection du tableau, en incluant dans la sélection la ligne (unique) des titres, puis Insertion, Nom, Créer… Vérifier que "Ligne du haut" est bien cochée.

Contrôler un nom (relire) : vérifier la plage de cellules qu'il désigne (menu)

Insertion, Nom, Définir… sélection du nom à contrôler et étude de la plage spécifiée dans le champ Fait référence à…

Contrôler un nom (relire) : vérifier la plage de cellules qu'il désigne (souris)

Afficher la liste des noms (clic sur la flèche bas située à droite de la zone Nom, en haut et à gauche de la barre de formule), éventuellement taper une ou plusieurs initiales pour s'approcher rapidement du nom voulu, puis simplement cliquer sur le nom à contrôler : Excel met en surbrillance les cellules nommées. Pour les examiner sans perdre cette sélection, il vaut mieux se déplacer avec les ascenseurs...

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Supprimer un nom de celluleInsertion, Nom, Définir… sélection du nom à supprimer avec la main droite (clic souris), et ALT + S avec la main gauche (utilisation du clavier pour cliquer sur le bouton Supprimer)… Cette répartition des tâches permet d'en supprimer beaucoup très vite !

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Modifier le nom porté par une plage de cellules

Insertion, Nom, Définir… sélection du nom voulu, correction du nom, bouton Ajouter (le nouveau nom est créé)…Il faut penser ensuite (dans la même commande) à supprimer le vieux nom erroné : sélection de l'ancien nom, et clic sur le bouton Supprimer…

Modifier la plage de cellules référencée par un nom

Insertion, Nom, Définir… sélection du nom voulu et correction de la plage spécifiée dans le champ Fait référence à… puis bouton Ajouter...

Utiliser un nom de cellule dans une formule ou dans une commande

La touche F3 permet d'afficher la liste des noms...Il est ESSENTIEL de ne jamais taper un nom, et de toujours le choisir dans cette liste : on est à la fois rapide et fiable, ça ne se discute pas…F3, puis initiale (éventuellement répétée plusieurs fois), Entrée pour saisir le nom sélectionné.

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Tenir à jour une liste des noms attribués Sélectionner un point d'insertion (en général une feuille à part), puis Insertion, Nom, Coller, bouton Coller une liste…

Utiliser les noms de cellule pour se déplacer rapidement et pour sélectionner rapidement

Les noms de cellules ne servent pas qu'à rendre les formules lisibles, ils sont aussi un fabuleux outil de déplacement instantané et ils permettent en plus une sélection immédiate et fiable. Le gain est spectaculaire quand la sélection est disjointe.L'outil le plus naturel pour aller vers/sélectionner une zone nommée est la flèche de la zone Nom (à gauche de la Barre de formule).Mais on peut aussi combiner l'astuce des noms avec le raccourci F5 (atteindre) suivi de F3 (liste des noms) initiale, flèches et ENTRÉE.

Fabriquer une formule par un assemblage calculé et paramétré

La fonction INDIRECT permet de rendre exécutable un texte préparé à l'avance. Cela permet de modifier la formule sans toucher vraiment à la formule : sa structure elle-même est paramétrée. Cela permet aussi de viser à coup sûr une cellule de référence sans risquer de voir modifiée la formule à l'occasion du déplacement de la cellule de référence. Syntaxe : INDIRECT(RefCelluleAvecLeTexteDeLaFormule;VRAI pour A1 ou FAUX pour RC)Exemple : si A1 contient "B4" et si B4 contient 2004, si A3=INDIRECT(A1;VRAI),alors A3 affiche 2004, sans risquer que la formule soit modifiée si on déplace B4 (essayez de glisser sur le bord de B4 pour la déplacer : A3 affiche alors 0 puisque B4 est désormais vide. D'habitude, la formule aurait été modifiée pour suivre le nombre d'origine).Mais surtout A1 (le texte de la formule) peut être calculé (avec une esperluette &).Exemple : A1 ="B"&EQUIV(ADH;LISTE_ADH;0). Alors A3 n'ira pas toujours chercher la même cellule à afficher... Le texte même de la formule est paramétré, calculé.Complément utile : la fonction ADRESSE (voir ce mot) qui compose le texte d'une adressedonnée en arguments chiffrés (et donc calculables).

Récupérer une adresse valide à partir de coordonnées chiffrées

La fonction ADRESSE crée une adresse de cellule sous forme de texte, à partir des numéros de ligne et de colonne spécifiés.Syntaxe : ADRESSE(no_lig;no_col;no_abs;a1;feuille_texte)L'argument no_abs permet de mettre ou pas des dollars. L'argument a1 choisit le type d'adresse A1 ou RC.(Demander le détail dans l'aide d'Excel)Exemples : ADRESSE(2,3) égale "$C$2"ADRESSE(2,3,2) égale "C$2"ADRESSE(2,3,2,FAUX) égale "L2C(3)"ADRESSE(2,3,1,FAUX,"[Class1]Feuil1") égale "[Class1]Feuil1!L2C3"ADRESSE(2,3,1,FAUX,"FEUILLE EXCEL") égale "'FEUILLE EXCEL'!L2C3"À utiliser avec INDIRECT qui sait exploiter un texte pour l'exécuter comme une formule.

Définir une plage de cellule de taille variable et de position variable

DECALER ( RéfDépart ; Décal en lignes ; Décal en col ; Hauteur ; Largeur )La fonction DECALER permet de faire référence à une plage de cellules variable, c'est-à-dire définie de toutes pièces : les cinq arguments sont : • point de départ (le coin haut gauche de la plage à définir), • décalage éventuel en lignes du point de départ, • décalage éventuel en colonnes du point de départ, • hauteur de la plage (en lignes),• largeur de la plage (en colonnes).Pour un exemple formidable, en association avec la fonction NBVAL, voyez l'attribution d'un nom dynamique (voir ce mot).Autre exemple : voir Transposer dynamiquement (par calcul) une colonne en ligne (ou bien une ligne en colonne).

A7
Niveau : 1 : indispensable, 2 : Normal, 3 : Bon, 4 : Exceptionnel
D7
À connaître ! Cette colonne signale les astuces les plus utiles Elle contient des C majuscules… (en police Wingdings pour afficher un petit pouce…)
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Colonne des mots exotiques : autres façons de formuler le pb : Diverses formulations, éventuellement peu orthodoxes, qui pourraient venir à l'esprit de l'opérateur pour interroger la base de connaissances. Cette colonne permet aussi à l'AMI d'accepter des orthographes approximatives quand elles sont prévisibles.
H7
Concaténation des contraintes pour un permettre un filtre multicritère rapide Colonne calculée à la demande (avec une macro)(après l'ajout de nouvelles lignes de connaissances), de façon à rester légère et rapide
I7
Rappel des contraintes : Colonne simple copie de sa voisine : astuce pour permettre de saisir 4 mots clefs au lieu de 2 (la commande de filtre VBA n'accepte que deux tests)
J7
Valeur temporaire : Colonne utilisée temporairement par la macro qui calcule les colonnes H et I en valeur et sans accent
K7
réactualisation fréquente Colonne flag pour signaler les infos sensibles à la mise à jour (technologie à vérifier souvent)
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pages manuel Excel

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4

Exc

el

XL C

alcu

l

C

4

Exc

el

XL C

alcu

l

C 76, 77

Exc

el

XL

Mod

ifs

1

Exc

el

XL

Mod

ifs

1

Exc

el

XL

Mod

ifs

C 13, 79

1

Exc

el

XL

Mod

ifs

C

1

Exc

el

XL

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ifs

C

1

Exc

el

XL

Mod

ifs

C

2

Exc

el

XL

Mod

ifs

C

2

Exc

el

XL

Mod

ifs

C

2

Exc

el

XL

Mod

ifs

Transposer dynamiquement (par calcul) une colonne en ligne (ou bien une ligne en colonne)

Il est parfois utile de savoir reprendre les valeurs (les titres par exemple) d'une colonne en ligne (ou inversement), mais de façon dynamique, calculée (alors que le collage spécial est statique).Exemple : A3, A4 et A5 contiennent X, Y et Z, et on veut présenter dynamiquement (par un calcul, toujours à jour) X, Y et Z en ligne 2, avec des sauts de deux colonnes (pour présenter deux valeurs à chaque fois) (cette contrainte gêne bcp le collage spécial avec liaison), en B2, D2, F2...Il faut d'abord prévoir en B1, D1, F1..., un petit compteur (1, 2, 3...) qui donnera à la formule suivante le décalage, de plus en plus fort.Puis, la formule des titres, recopiable vers la droite, sera :B2 =DECALER($A$3;B1;0;1;1) (voir la syntaxe de DECALER dans l'AMI)Remarque : ensuite, pour cacher le petit compteur de la ligne 1, on peut choisir une couleur de police blanc sur fond blanc, ou bien masquer toute la ligne (si rien d'autre d'important ne s'y trouve).Autre astuce : on peut utiliser le n° de la colonne courante (1, 2, 3...) (éventuellement diminuée de 1 ou 2 si on ne commence pas tout à fait à gauche en colonne1, ou divisée par 2 si on avance deux fois plus vite en colonnes qu'en lignes) comme valeur de décalage de ligne. Cela nous dispense d'une ligne de compteur à calculer à l'avance. Il suffit de remplacer le mot B1 dans la formule ci-dessus par COLONNE()/2-1, ce qui donne : B2 =DECALER($A$3;COLONNE()/2-1;0;1;1)

Donner un NOM DYNAMIQUE, c'est-à-dire un nom qui s'adapte tout seul à une zone variable : définir un nom par calcul

On a parfois besoin que les noms de cellules s'adaptent tout seuls à la zone nommée, notamment en ne couvrant que des cellules pleines dans une table qui change souvent de taille (ajouts et suppressions de ligne fréquents). Deux exemples importants : • la table de référence pour une liste déroulante  !• la table de référence pour un tableau croisé ! Dans ces deux exemples importants, il est très gênant que les zones nommées englobent des colonnes entières, et donc des lignes vides : • la liste déroulante n'affiche alors que des lignes blanches... (ce qui n'est pas très ergonomique...)• le tableau croisé, lui, ne permet plus le regroupement sur une date si la colonne contient une seule cellule vide !...La solution peut paraître compliquée, mais la formule est tellement magique et elle simplifie tellement la vie de l'utilisateur du tableau qu'on lui pardonnera sa complexité.Pour créer le nom, lancer Insertion, Nom, Définir... et en guise de référence, il faut rédiger une formule de calcul bâtie avec les deux fonctions DECALER et NBVAL (voir ces mots). Voici un exemple de formule pour un nom de source de tableau croisé (seules les lignes et les colonnes pleines d'une feuille) :=DECALER(BdD!$A$1;0;0;NBVAL(BdD!$A:$A);NBVAL(BdD!$1:$1))$A$1 est le point de départ absolu de la plage, aucun décalage pour ce point de départ (0;0). Hauteur en lignes de la plage = nb de cellules pleines dans la colonne A. Largeur de la plage = nb de cellules pleines de la ligne. Génial !

XL - Copier, déplacer, trier, organiser

Déplacer une cellule, ou plusieurs, en écrasant la destination (souris)

Glisser sur le bord de la sélection (le curseur prend une forme de flèche blanche orientée à gauche).

Copier une cellule, ou plusieurs, en écrasant la destination (souris)

CTRL + Glisser sur le bord de la sélection (le curseur prend une forme de flèche blanche orientée à gauche avec un signe plus + ).

Déplacer une cellule, ou plusieurs, en repoussant la destination par insertion des cellules déplacées (ce qui revient à permuter) (souris)

MAJ + Glisser sur le bord de la sélection (le curseur prend une forme de flèche blanche orientée à gauche et un trait gris montre la place que va prendre la sélection quand on relâchera la souris).

Copier une cellule, ou plusieurs, en repoussant la destination par insertion des cellules copiées (souris)

CTRL + MAJ + Glisser sur le bord de la sélection (le curseur prend une forme de flèche blanche orientée à gauche avec un signe plus + et un trait gris montre la place que va prendre la sélection quand on relâchera la souris).

Copier la cellule placée juste au-dessus (clavier)

CTRL + > copie de la cellule précédente sans préavis et avec deux touches très proches (combinaison très ergonomique et facile à mémoriser).CTRL + $ recopie la précédente mais sans valider : il reste à contrôler visuellement et valider avec Entrée. Souvent, ce contrôle n'est pas nécessaire et la touche Entrée est fastideuse : CTRL + > est beaucoup plus efficace.

Déplacer une colonne (souris) (sans écraser la destination)

Sélectionner la colonne (en cliquant sur son numéro avec la grosse croix blanche), puis MAJ + Glisser sur le bord de la sélection (le curseur prend une forme de flèche blanche orientée à gauche et un trait gris montre la place que va prendre la sélection quand on relâchera la souris).

Déplacer une ligne (souris) (sans écraser la destination)

Sélectionner la ligne (en cliquant sur son numéro avec la grosse croix blanche), puis MAJ + Glisser sur le bord de la sélection (le curseur prend une forme de flèche blanche orientée à gauche et un trait gris montre la place que va prendre la sélection quand on relâchera la souris).

Faire disparaître le contour clignotant autour de cellules

Quand la sélection clignote, on arrête avec la touche Échap (Esc).Ce clignotement est le signe que :• soit la sélection est au presse-papiers (parce qu'on l'y a copiée, CTRL+C...)• soit on est en train, sans le savoir, de construire une formule de calcul...

A7
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Colonne des mots exotiques : autres façons de formuler le pb : Diverses formulations, éventuellement peu orthodoxes, qui pourraient venir à l'esprit de l'opérateur pour interroger la base de connaissances. Cette colonne permet aussi à l'AMI d'accepter des orthographes approximatives quand elles sont prévisibles.
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Concaténation des contraintes pour un permettre un filtre multicritère rapide Colonne calculée à la demande (avec une macro)(après l'ajout de nouvelles lignes de connaissances), de façon à rester légère et rapide
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pages manuel Excel

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Exc

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XL

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ifsInsertion, Feuille.

2

Exc

el

XL

Mod

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Edition, Supprimer une feuille.

2

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el

XL

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2

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2

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XL M

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Exc

el

XL

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XL – Opérations particulières

2

Exc

el

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2

Exc

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3

Exc

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XL

Spé

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C

3

Exc

el

XL

Spé

cial

C

Ajouter une feuille d’un classeur (menu)

Supprimer une feuille d’un classeur (menu)

Renommer une feuille d’un classeur (souris) Double clic sur le nom de la feuille, frappe du nouveau nom (sans espace ! ) et Entrée.

Trier un bloc sur un critère

Clic sur une cellule unique de la colonne qui doit servir de critère de tri, puis un clic sur l'outil AZ ou ZA... C'est très simple et très rapide, mais il faut se tenir à cette procédure simple :Attention ! Si on sélectionne plusieurs cellules, Excel ne trie QUE LA SÉLECTION (sans trier les cellules placées autour de la sélection !), ce qui détruit le tableau, à peu près à tous les coups !CTRL + Z pour annuler les effets d'un mauvais tri.

107, 113

Trier un bloc sur plusieurs critères (trois au plus)

Sélectionner le tableau à trier, y compris les titres de colonnes, puis lancer la commande Données, Trier...

107, 113

Créer un graphique (voir partie séparée sur ce point transversal)

Sélectionner le tableau de chiffres à représenter, puis Insertion, Graphique...

Afficher les titres des lignes sur l'échelle des abscisses

Pour que soient repris dans le graphique les titres des lignes de la première colonne du tableau de nombres, il faut que la première cellule de la colonne soit VIDE. C'est donc la cellule du coin haut gauche du tableau des données qui doit être vide pour que le graphique affiche naturellement les titres sur les axes.

Faire démarrer une courbe à zéro (bien à gauche, collée à l'axe des ordonnées) dans un graphique, et aligner chacun des points exactement sur les marques de l'axe des abscisses

Double cliquer sur l'axe des abscisses, onglet Echelle, et décocher "l'axe des ordonnées coupe l'axe des abscisses".

Créer un dessin (logo, schéma, plan…) (Voir partie séparée sur les dessins : compétence transversale)

Affichage, Barre d'outils, Dessin, puis créer et copier/déplacer les objets en utilisant abondamment CTRL, MAJ et ALT.

Expliquer l'intérêt des outils d'Excel qui permettent de contrôler les données saisies (explication)

1. Tous les tableaux ont besoin de données variables saisies par l'homme.2. Toute saisie humaine est suspecte : nous faisons souvent des erreurs !3. Il est difficile de retrouver une erreur de saisie longtemps après la saisie.4. Il est, au contraire, facile de repérer et de corriger une erreur de saisie juste au moment où l'on commet l'erreur.

Par exemple, si l'opérateur tape la lettre O (au lieu du chiffre 0) dans un nombre, tous les calculs qui utilisent ce nombre saisi sont en panne, ainsi que les calculs suivants, en cascade... C'est tout le tableau qui peut être en panne pour un seul mauvais caractère tapé au clavier !... Et si l'opérateur ne s'aperçoit pas tout de suite de son erreur, il sera parfois long et difficile de retrouver la cause de toutes ces pannes dans le tableau.

Donc, un outil qui permettrait de vérifier la saisie dans une cellule et de n'accepter cette saisie que si tout va bien, un tel outil serait très utile !

La commande Données, Validation permet justement de • CONTRÔLER la saisie (onglet Options), • mais aussi d'afficher un MESSAGE D'AIDE quand le curseur est sur la cellule • et un MESSAGE D'ERREUR clair si les règles prévues n'ont pas été respectées.

11, 23, 41, 45, 63, 75, 77, 79, 85, 103

Contrôler les données saisies par comparaison à une liste de valeurs correctes (procédure)

Données, Validation permet de contrôler la saisie (onglet Options), d'afficher un message d'aide quand le curseur arrive sur la cellule et un message d'erreur clair si les règles prévues n'ont pas été respectées.On peut choisir d'utilise une liste pour limiter les saisie possibles : La liste des valeurs correctes peut être :• saisie directement dans la boîte de dialogue de Données Validation... (méthode déconseillée car les MAJ de cette liste de référence seront pénibles)• un groupe de cellules placées à l'écart dans le même classeur... (bonne méthode, mais qu'il faudra recopier dans tous les classeurs utilisant la même liste de référence) (source d'erreur et perte de temps).• un nom faisant référence à un groupe de cellules externes au classeur (méthode la plus rigoureuse, mais qui demande une bonne maîtrise des noms de cellule).Attention, BUG : quand on choisit d'utiliser une liste comme référence du contrôle, il faut décocher le champ "Ignorer si vide" (qui devrait plutôt s'appeler "Ignorer si saisie invalide").

11, 23, 45, 63, 75, 77, 79, 85,

103

A7
Niveau : 1 : indispensable, 2 : Normal, 3 : Bon, 4 : Exceptionnel
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Concaténation des contraintes pour un permettre un filtre multicritère rapide Colonne calculée à la demande (avec une macro)(après l'ajout de nouvelles lignes de connaissances), de façon à rester légère et rapide
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Rappel des contraintes : Colonne simple copie de sa voisine : astuce pour permettre de saisir 4 mots clefs au lieu de 2 (la commande de filtre VBA n'accepte que deux tests)
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Valeur temporaire : Colonne utilisée temporairement par la macro qui calcule les colonnes H et I en valeur et sans accent
K7
réactualisation fréquente Colonne flag pour signaler les infos sensibles à la mise à jour (technologie à vérifier souvent)
L7
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XL

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Exc

el

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Spé

cial

C 75, 77

3

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XL

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C 91

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Exc

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XL

Spé

cial

3

Exc

el

XL

Spé

cial

Contrôler et valider une date saisie (procédure)

La commande Données, Validation permet de contrôler que la date saisie dans un cellule est bien une date valide, comprise entre des limites (réglables).Mais cette commande comporte une faiblesse : elle accepte la saisie de simples nombres (entiers ou décimaux) ! En effet, ces nombres peuvent être interprétés comme des dates (vous savez qu'un date, pour Excel, est un rang par rapport au 1er janvier 1900 : par exemple, la date 8 janvier 1900 est le chiffre 8, la date 31 décembre 2003 est le chiffre 37 986...).Pas de solution connue à ce bug... Si l'opérateur tape 2 chiffres en oubliant le slash /, sa saisie est valide pour Excel, même si elle est évidemment suspecte... Dommage.

Donner un nom à une liste externe (externe au classeur courant) pour contrôler et valider les données saisies à l'aide de tables centralisées et extérieures au classeur courant

Conseil : très souvent, il est recommandé d'alimenter la liste déroulante de validation avec un groupe de cellules placées dans un classeur externe, ce qui permet de centraliser les informations stables utiles à de nombreux classeurs. Pour arriver à ce résultat, il faut d'abord donner un nom externe :• Ouvrez d'abord le classeur externe et laissez le en arrière plan.• Ouvrez ensuite le classeur dans lequel le nom externe doit être créé.• lancez la commande Insertion, Nom, Définir… • tapez le nom (sans espace, et avec une majuscules au début de chaque mot pour la lisibilité),• cliquez sur l’icône à droite du champ Fait référence à (la boîte disparaît temporairement pour nous donner de la visibilité pendant qu'on sélectionne la plage avec la souris), • utilisez la commande Fenêtre pour aller dans le classeur externe (préalablement ouvert),• sélectionnez le premier nom de la liste à nommer, • lâchez votre souris car il va falloir étendre jusqu’à la ligne 65536 et ce sera bien plus rapide au clavier : appuyez sur CTRL + MAJ et pendant que ces 2 touches sont pressées, tapez 2 fois sur la flèche bas… Redoutables raccourcis à connaître absolument : MAJ pour étendre, et CTRL+ flèche pour filer en fin de bloc. • Validez avec Entrée, puis Entrée à nouveau. • Relisez ce nouveau nom (avec Insertion, Nom, Définir…) La plage nommée devrait être du type ='[ClasseurExterne.xls]Feuille'!$A$3:$A$65536Il faut ensuite utiliser ce nom externe dans la commande de validation :• Lancer Données, Validation et choisir "Liste", • cliquer sur "Source" et appeler les noms avec F3,• ne pas oublier de décocher le champ 'Ignorer si vide' avant de valider...Tester la liste déroulante....Nota : Si la taille de la liste est appelée à changer (ce qui est souvent le cas), on va être embêté pour mettre à jour le nom donné à la table après chaque ajout ou suppression... Pour rendre automatique la taille de la zone nommée, voir dans l'AMI les mots "nom dynamique"...

Afficher dans un cadre dynamique un lot de cellules éloignées

et en même temps

créer un lien entre deux zones qui permette de se déplacer directement d’un point à l’autre par simple double clic

L’outil (appareil photo) permet de prendre une image dynamique d’un groupe de cellules et de placer cette image n’importe où ailleurs, même dans une autre feuille, et même dans un autre classeur !Lancez Affichage, Barres d’outils, Personnaliser, onglet Commandes, catégorie Outils, et faites glisser l’outil Photo (à la fin de la liste) à droite de votre menu. Pour créer une photo : sélectionnez les cellules à photographier, cliquez une fois sur l’appareil photo, changez d'emplacement dans la feuille, ou changez même de feuille ou même de classeur : avec la commande Fenêtre visez la zone où doit apparaître la photo : le pointeur a une forme de croix noire. Cliquez une fois, ce qui pose à cet endroit une image de la sélection photographiée. C’est un objet graphique, avec des poignées normales, et une définition : regardez la barre de formule quand l’image est sélectionnée.Cette image peut être dimensionnée en glissant sur ses poignées. Elle peut être déplacée en glissant dessus. Elle peut être Copiée et Collée dans d'autres feuilles. On la supprime avec Suppr comme une autre image. Mais c’est une imageextraordinaire : elle est dynamique, ce que montre l'image, c’est l’état actuelde la sélection photographiée. Les applications de cet outil sont infinies, pour surveiller les recoins éloignés.En plus, un double clic sur l’image vous propulse vers l’original !Vous allez trouver mille applications de cet outil méconnu.

Supprimer ou rétablir l'invitation à mettre à jour des liaisons

Outils, Options, onglet Modification, Confirmation de la mise à jour automatique des liens.

Supprimer ou rétablir le contrôle des macros au démarrage

• Sous Excel 97 : Outils, Options, onglet Général, Activer l'alerte macro (cochée ou pas)• Sous Excel 2000 et 2002 XP : Outils, Macro, Sécurité…Excel déconseille de désactiver ce contrôle, qui est pourtant illusoire et très gênant si vous utilisez les macros : rien ne vaut un bon antivirus...Si vous utilisez souvent les macros, il faudra bien désactiver ce contrôle.

A7
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Rappel des contraintes : Colonne simple copie de sa voisine : astuce pour permettre de saisir 4 mots clefs au lieu de 2 (la commande de filtre VBA n'accepte que deux tests)
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Valeur temporaire : Colonne utilisée temporairement par la macro qui calcule les colonnes H et I en valeur et sans accent
K7
réactualisation fréquente Colonne flag pour signaler les infos sensibles à la mise à jour (technologie à vérifier souvent)
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pages manuel Excel

pages manuel Access

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C

3

Exc

el

XL

Spé

cial

95 et s.

3

Exc

el

XL

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3

Exc

el

XL S

pécia

l

C

3

Exc

el

XL S

pécia

l

C Filtrer entre deux dates 115

3

Exc

el

XL

Spé

cial

3

Exc

el

XL

Spé

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Affichage, Affichages personnalisés…

3

Exc

el

XL

Spé

cial

Protéger les cellules sensibles et prévoir un chemin de saisie (procédure)

Avec la protection des cellules, on fait d'une pierre deux coups : • on évite les accidents sur toutes nos précieuses formules, • et on crée un chemin de saisie qui permet de se déplacer rapidement et précisément sur les seules cellules non protégées.La protection est organisée en deux parties : un Format (verrouillé ou déverrouillé) activé ou pas par une commande générale de protection : Outils, Protection, Protéger la feuille.... C'est comme de la colle Araldite à deux composants, adhésif et durcisseur : il faut les deux pour que ça colle... Pour une vraie protection, il faut un format verrouillé et une protection de la feuille...Au départ, toutes les cellules sont verrouillées (mais on peut travailler puisque ce verrouillage n'est pas activé). Quand le tableau est fini, ou presque, on déverrouille les seules cellules à saisir, (on peut leur donner un nom et une couleur de fond, pour les sélectionner rapidement et pour faciliter leur repérage), puis on active la protection des autres cellules en lançant Outils, Protection, Protéger la feuille... (conseil : ne pas spécifier de mot de passe)À tout moment, bien sûr, on peut retirer cette protection pour mettre au point le tableau...Pour filer d'une cellule à l'autre sur le chemin de saisie, l'opérateur utilisera TAB et MAJ + TAB.Conseil : si on crée un chemin de saisie, il vaut mieux prévenir les utilisateurs...Utilisez pour ça la commande Données, Validation et ses messages...À partir de là, on doit souvent déprotéger / reprotéger la feuille, pour la mettre au point… Autre conseil, donc : ajouter l’outil important Protéger la feuille à une barre ou à droite du menu, s’il y a de la place.

35, 37, 43, 61, 63, 91,

103

Créer un planning

Calculer des dates à partir d'une première date saisiePermettre de saisir des codes pour afficher des couleurs grâce à des formats conditionnels : afficher le code saisi en rouge sur fond rouge si le code vaut 1, par exemple, et en bleu sur fond bleu si le code vaut 2, etc.

Créer des tableaux croisés

Données, Rapport de tableau croisé dynamique….Si vous voulez regrouper sur la date, il faut mettre la date d'abord en lignes, créer le tableau croisé, sélectionner la première colonne qui liste les différentes dates, et cliquer sur l'outil Grouper pour spécifier comment regrouper les dates...Ce n'est qu'après qu'on peut placer le critère de date en colonne ou en page.

Utiliser des filtres automatiques, simples et élaborés

Les filtres sont une des fonctionnalités les plus formidables d'Excel : Données, Filtre, Filtre automatique… puis utiliser les flèches placées à droite de tous les titres de colonnes pour filtrer le tableau.Si vous utilisez souvent les filtres, il y a deux précieux outils à ajouter à vos Barres d'outils : lancez Affichage, Barres d'outils, Personnaliser, onglet Commandes, catégorie Données, prenez les outils Filtre (un entonnoir) et Afficher tout.

113, 115

Pour filtrer une liste entre deux dates. Il y a deux procédures à connaître : la normale et l’astucieuse :La procédure normale consiste à utiliser un filtre personnalisé : ne garder que les lignes pour lesquelles la colonne soit supérieure à la date basse et inférieure à la date haute.Une méthode plus astucieuse améliore l’ergonomie de la saisie des dates et surtoutpermet de rappeler en permanence à l’écran les dates limites éventuellement en cours, ce qui n’est pas le cas avec les filtres personnalisés.Prévoyez une zone de saisie de deux dates. Saisissez deux dates exemples.Insérez une colonne test dans laquelle vous allez saisir une formule qui teste la date de la ligne en cours, pour savoir si elle est comprise entre les deux dates saisies (alors le test vaut 1 sinon 0) : =SI(ET(B7>=$B$3;B7<=$B$4);1;0) puis, recopiez-la (double clic sur sa poignée). Pensez à ajouter des dollars avec F4 pour figer l’adresse de certaines cellules de référence pendant la recopie. Notez que "supérieur ou égal" s’écrit >= et pas ³.Cette colonne contient maintenant ce qu’on appelle un flag, un drapeau, qui signale quelque chose. Quand on a compris qu’on avait le droit de faire ça, on s’en sert tout le temps, et le cerveau humain s’amuse ensuite à inventer mille astuces pour régler d’épineux problèmes… :o)Pour intégrer la nouvelle colonne de test à la zone filtrée, actualisez la zone filtrée en désactivant les filtres et en les réactivant aussitôt.Filtrez maintenant la liste en n’affichant que les lignes qui contiennent 1 dans la colonne test.Changez les dates saisies, et relancez votre filtre sur la colonne test (il faut le faire manuellement). Contrôlez les résultats. L’immense avantage de cette méthode est d’afficher en permanence les contraintes actuelles appliquées à la liste. Imaginez d’autres filtres nécessitant des colonnes supplémentaires (calculées) : comment feriez-vous pour filtrer sur une année donnée, sur un mois donné ?

Utiliser la grille pour guider la saisie dans une BDD

Données, Grille… (Données, Formulaires… dans les versions récentes d'Excel).

Mémoriser et utiliser des vues (affichages personnalisés)

Protéger un document Excel avec un mot de passe

Fichier, Enregistrer sous… bouton Options...

A7
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Concaténation des contraintes pour un permettre un filtre multicritère rapide Colonne calculée à la demande (avec une macro)(après l'ajout de nouvelles lignes de connaissances), de façon à rester légère et rapide
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Rappel des contraintes : Colonne simple copie de sa voisine : astuce pour permettre de saisir 4 mots clefs au lieu de 2 (la commande de filtre VBA n'accepte que deux tests)
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Sauvegarder mes réglages sous Excel

Excel mémorise :• les barres d'outils dans un fichier xlb placé dans le dossier Windows, • les macros personnelles dans un PERSO.XLS (dossier XLOuvrir),• et les autres réglages (styles, mise en page, textes standard...) dans un éventuel Classeur.xlt (dossier XLOuvrir)...

On dirait que les programmeurs d'Excel ont fait exprès d'éparpiller les données personnelles au maximum pour compliquer leur sauvegarde...

Malgré cette difficulté, il faut de temps en temps copier ces fichiers sur disquette pour se mettre à l'abri d'une panne de disque dur, toujours possible.

Le dossier XLOuvrir (ou XLStart) se trouve dans le dossier d'installation :C:\Program Files\Microsoft Office\Office\XLOuvrir sous Excel 97 (Excel 8),C:\Program Files\Microsoft Office\Office\XLStart sous Excel 2000 (Excel 9),C:\Program Files\Microsoft Office\Office10\XLStart sous Excel 2002 (XP Excel 10 également appelé Excel XP).

Nota : sous Word, c'est plus pratique : tous les réglages personnels sont dans NORMAL.DOT, les styles, les macros, les barres d'outils...

Sauvegarder mes réglages sous Excel : barres d'outils personnalisées

Lorsqu'on quitte Excel, un petit fichier mémorise les réglages des barres d'outils d'Excel. Ce fichier est situé dans le dossier Windows (C:\WINDOWS, par exemple, ou bien C:\WINNT). Dans l'Explorateur, triez ce dossier Windows sur la date (clic sur la colonne Modifié le) pour mettre ce fichier en tête de liste et le trouver facilement.Ce fichier de paramètres est enregistré sous le nom Nomutilisateur8.xlb, où Nomutilisateur est votre nom reconnu par Windows ou votre nom de connexion au réseau. Si votre ordinateur n'est pas connecté à un réseau ou s'il n'est pas configuré avec une invite de connexion, le fichier de paramètres est enregistré sous le nom Excel8.xlb. C'est ce fichier qu'il faut copier sur disquette pour garder une copie de sécurité ou pour retrouver d'un coup toutes les barres d'outils personnelles sur un autre poste.

Attribuer ou modifier un raccourci clavier

• Pour régler le raccourci d'une macro:1. Lancer Outils, Macros, Macros…2. sélectionner la macro3. et cliquer sur le bouton Options…Attention à ne pas donner utiliser ici de code quotidien (comme Ctrl C, Ctrl V, Ctrl R...) car un code personnalisé est prioritaire sur le code standard et celui-ci devient inactif.

• Pour régler le raccourci des autres objets (commandes de menu, outils de barre):Contrairement à Word, Excel ne permet pas d'associer un un vrai raccourci clavier à autre chose qu'une macro. Les commandes ou outils ne peuvent être appelés qu'avec la touche ALT et la lettre soulignée dans leur nom (ce qui est déjà bien). Pour changer la lettre d'appel rapide (lettre soulignée dans le nom), lancer Affichage, Barre d'outils, Personnaliser... puis cliquer droit sur la commande ou l'outil concerné, et placer une esperluette & devant la lettre d'appel rapide.Par exemple, donner le nom ImprimePage&Courante affiche ImprimePageCourante et permet d'utiliser ALT+C.

Sauvegarder mes réglages sous Excel : macros personnelles (disponibles dans tous les classeurs)

Copier sur une disquette le fichier PERSO.XLS présent dans le dossier XLouvrir (ou XLStart).Nota : s'il existe dans le dossier XLOuvrir, le classeur PERSO.XLS est normalement masqué sous Excel. Il faut utiliser la commande Fenêtre pour l'afficher, sans oublier de le masquer à nouveau avant de quitter. Il ne sert à rien de taper du texte dans ce classeur, ou de procéder à des réglages de forme... Ce n'est pas lui qui sert de modèle aux autres classeurs (c'est un document classeur.xlt, à créer s'il n'existe pas, qui joue ce rôle).On pourrait rêver d'une organisation plus simple...

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Outils, Valeur cible…

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Modifier le classeur par défaut, celui qui s'ouvre au démarrage d'Excel

1 - Créer un classeur vierge (CTRL+N = Nouveau),2 - Procéder aux améliorations qu'il faudra ensuite généraliser à tous les prochains nouveaux classeurs,3 - Enregistrer sous le nom Classeur.xlt (type de fichier = Modèle), dans le dossier XLouvrir (ou XLStart). Idées d'améliorations généralisables :• Ajouter des styles (un style est un groupe de mises en formes souvent utilisées, nommé pour pouvoir donner d'un seul coup toutes ces formes) : un style monétaire en € éloigné du bord droit de trois espaces, par exemple.,• Modifier le style Normal : pour centrer verticalement toutes les cellules et afficher tous les nombres avec des espaces entre les milliers, par exemple.• Ajouter des textes constants : en-tête de l'entreprise, mentions légales en bas de tous les documents, WordArt "COPIE" en filigrane très clair en travers de Feuil2...• Changer les marges standard, • Ajouter un pied de page comportant systématiquement le numéro des pages, la date d'impression et le nom du fichier sur disque, par exemple...• Changer la largeur standard des colonnes, la police, la taille, la couleur, etc.Rappel : pour créer un modèle de classeur qui n'est pas standard (appliqué systématiquement au démarrage d'Excel), mais disponible quand même à tout moment avec la commande Fichier, Nouveau, il faut mémoriser le modèle dans C:\Program Files\Microsoft Office\Modèles (ou Templates).

Consolider plusieurs feuilles, éventuellement par étiquette

Consolider des tableaux signifie les additionner, cellule par cellule. Par exemple, si on prévoit 12 feuilles identiques pour chacun des 12 mois de l'année, on peut consolider ces 12 feuille en une 13ème feuille, dont la structure sera la même que celle des feuilles consolidées, et qui affichera des sommes.Données, Consolider…La référence aux "étiquettes" (titres des lignes) permet de consolider des feuilles rangées dans des ordres différents et sans être gêné par la disparition d'une ligne ou l'apparition d'une autre.

Augmenter le nombre d'opérations annulables (avec CTRL + Z)

Le nombre d'opérations annulables avec Excel n'est que de seize (alors qu'il est d'environ cent avec Word). C'est quelquefois très pénalisant, mais c'est dû à la façon de travailler propre à Excel : tout en mémoire vive, sans aucun "brouillon" sur disque. Un grand nombre d'opérations annulables peut donc très vite saturer la RAM et faire perdre des données.On peut cependant, au prix de quelques galipettes dans la base de registre (BDR), augmenter ce paramètre. Attention à la BDR : une erreur peut rendre Windows instable.Démarrer, Exécuter, tapez regedit et Entrée, recherchez la clef (chaque ligne de la BDR s'appelle une clef) HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\(num)\Excel\Options.(num) dépend de la version d'Excel installée: 9 pour 2000, 10 pour 2002, 11 pour 2003Une fois cette clef sélectionnée, créez une valeur : Edition, Nouveau, Valeur DWORD. Nommez-la UndoHistory (en un seul mot). Double cliquez dessus et entrez le nombre d'annulation souhaité. Quittez la BDR et redémarrez Excel.

Lier un formulaire de saisie à une table récapitulative.Recopie automatique des champs d'une fiche individuelle vers les lignes d'une table (BDD Excel ou Access ou autre…)

• Préparer une feuille Fiche de saisie.• Préparer une Table récapitulative (avec les mêmes informations que la fiche puisqu'on veut recopier tout ou partie de l'une vers l'autre).• Relier la fiche et la table avec Données, Assistant Modèle…

Si cette commande n'existe pas, il faut installer l'assistant et l'activer : suivre les consignes de l'aide d'Excel : taper F1 et le mot clef "modèle avec suivi de données".

Utiliser le Solveur pour atteindre un objectif

Afficher / masquer triangles verts signalant des erreurs (XL 2K et XP)

Outils, Options, onglet Vérification des erreurs.

Ajouter un commentaire à une cellule

Insertion, Commentaire… (ou Modifier le commentaire)Utilisez aussi Clic droit, Modifier le commentaire…Nota : Outils, Options, onglet Affichage, permet de régler :• soit l'affichage permanent des commentaires intégraux, • soit le simple affichage d'un petit triangle rouge sur les cellules commentéesce qui encombre moins l'écran avec des post-its jaunes, tout en incitant l'utilisateur à approcher le pointeur de la cellule commentée et à découvrir les messages.

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Trouver rapidement la traduction d'une formule en anglais pour l'utiliser dans VBA.

Cliquer droit sur un onglet (Control + clic sur Mac) et insérer une feuille "Macro intl MS Excel 4.0".

Cela correspond aux macros internationales avec l'ancien langage, qui sont en anglais.

Saisir dans une cellule d'une feuille normale une formule quelconque, puis copier coller cette formule normale vers la feuille 'macro internationale'. La formule y est traduite en anglais. (Source Michel Gaboly, Excelabo.net : http://www.excelabo.net/excel/fonctionsaide.php)

Utiliser une fonction de calcul dans un module VBA

Il est possible de lancer une fonction NB.SI ou une fonction RECHERCHEV en VBA (sans passer par une cellule pour faire le calcul), mais il faut pour cela connaître (ou deviner) le nom anglais de la fonction recherchée.On utilise l'instruction Application.WorksheetFunction. et, en tapant le point derrière WorksheetFunction, une liste apparaît de toutes les fonctions possibles.On devine alors certaines équivalences, mais il vaut mieux utiliser cette liste : ADRESSE = Address ANNEE = Year ARRONDI = Round ARRONDI.AU.MULTIPLE = MRound ARRONDI.INF = Rounddown ARRONDI.SUP = Roundup AUJOURDHUI = Today CNUM = CDblCOLONNE = Column DECALER=Offset ENT = IntEQUIV = Match ESTERREUR = Iserror ESTNA = Isna ESTVIDE = Isblank FAUX = False GRANDE.VALEUR = LargeHEURE = Hour INDEX = Index INDIRECT=IndirectJOUR = Day JOURSEM = Weekday LIGNE = RowMAX = Max MIN = Min MOIS = MonthMOIS.DECALER = Edate MOYENNE = Average NB = CountNB.SI = Countif NBCAR = Len NBVAL = CountANO.SEMAINE = Weeknum PETITE.VALEUR = Small PLAFOND = Ceiling PLANCHER = Floor RANG = Rank RECHERCHEV = Vlookup SOMME = Sum SOMME.SI = Sumif STXT = Mid VRAI = True SOUS.TOTAL = Subtotal etc.Attention à utiliser la virgule comme séparateur (et pas le point virgule).Exemple : Dim TabAdh, ZoneFacture, ZoneTransp, ZoneSolde As RangeSet TabAdh = Range("TableAdhérents")...If Application.WorksheetFunction.VLookup(valeur, TabAdh, 38, False) = 0 Then Exit ForElse ...Pour un programme sympa de traduction des fonctions dans toutes les langues,consultez http://www.excelabo.netmoteursbestclics.php, et cherchez le mot 'trad' plusieurs fois..

Gérer des FICHIERS (pour ces fonctions, le SGBDR est facultatif, on peut utiliser Excel...)

Choisir un logiciel (Word, Excel, Access, Works…)

• Word excelle dans la mise en forme, jusqu'aux moindres détails, mais est nul en calcul, et très lourd sur les grands tableaux... Déconseillé pour les gros fichiers. Mais pour les petits fichiers, Word un outil tout à fait acceptable.• Excel permet d'aligner rapidement des listes des données. Limité à 255 colonnes et 65 000 lignes. Tout le monde sait un peu s'en servir (si on doit créer un fichier pour quelqu'un d'autre). Quelques outils de contrôle de saisie, de réorganisation, de filtrage, de tri et de requêtes...• Access est le plus puissant pour les fichiers, c'est sa spécialité, mais il est aussi plus rarement utilisé, plus méconnu, et plus complexe : il permet d'organiser des tables liées, d'interroger les tables, de guider et contrôler finement la saisie à travers des écrans de saisie rassurants pour l'opérateur et de programmer jusqu'aux plus fins détails les réactions aux actes de l'opérateur.• Works permet de tout faire en restant dans le même logiciel, mais présente vite des limites quand on devient bon... Mieux vaut apprendre vite le maniement des meilleurs logiciels.

Préparer mon écran pour travailler sur des listes

• Sous Word : Affichage, Barre d'outils, Base de données• Sous Excel : Outils, Macros complémentaires, Microsoft Query...• Sous Access : rien à faire de spécial, tout les outils utiles sont en place.

Organiser les données en table (lignes et colonnes)

• Prévoir un tableau, aussi bien sous Excel, que sous Word, dans lequel chaque enregistrement (chaque article) est une ligne (horizontale, donc), et où chaque champ (chaque rubrique) est une colonne (verticale donc). Taper les noms des champs sur la première ligne. Donner une forme particulière à cette ligne (gras, fond jaune par exemple).• Sous Access ce sera naturellement une table : créer simplement les champs.

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Guider et contrôler la saisie à travers un formulaire ou une grille

• Sous Word : l'outil Formulaire de données (le premier de la barre d'outils Base de données) permet de présenter le tableau sous forme d'écran individuel pour chaque enregistrement…• Sous Excel : Données, Grille donne le même résultat… (Données Formulaires dans les versions récentes d'Excel)• Sous Access : Insertion, Formulaire instantané...

Modifier la structure du fichier : ajout de colonne (ajout d'un champ, d'une rubrique, d'un attribut)

• Sous Word : il faut insérer une colonne et ce n'est pas très simple : il faut sélectionner la colonne à repousser (clic sur la petite flèche noire en haut de la colonne), puis menu Tableau, Insérer une colonne… Mais ce n'est pas fini car sous Word, les colonnes suivantes peuvent disparaître à droite de la feuille de papier... Pour réduire à la fois la largeur de la nouvelle colonne et celle du tableau, il faut MAJ+glisser vers la gauche sur le bord droit de la nouvelle colonne... ouf...• Sous Excel : clic droit Insertion sur la lettre de la colonne.• Sous Access : en mode Feuille de données, sélection de la colonne à repousser, puis clic droit Insertion colonne sur le titre de la colonne. (On renomme ensuite la nouvelle colonne par un double clic sur le titre).Sous Access, en mode Création de la table : sélection de la ligne de la rubrique à repousser, puis Insertion, Ligne...

Modifier la structure du fichier : suppression de colonne (destruction d'un champ, d'une rubrique, d'un attribut)

• Sous Word : il faut sélectionner la colonne à supprimer (clic sur la petite flèche noire en haut de la colonne), puis menu Tableau, Supprimer les colonnes… • Sous Excel : clic droit Supprimer sur la lettre de la colonne.• Sous Access : en mode Feuille de données, clic droit Supprimer la colonne sur le titre de la colonne.Sous Access, en mode Création de la table : sélection de la ligne de la rubrique à supprimer puis Edition, Supprimer lignes...

Modifier la structure du fichier : changement de nom de colonne (renommer un champ, une rubrique)

• Sous Word : il faut simplement taper un autre mot (un autre nom) dans la première cellule en haut de la colonne... • Sous Excel : il faut simplement taper un autre mot (un autre nom) dans la première cellule en haut de la colonne...• Sous Access : en mode Feuille de données de la table : double clic sur le titre...Sous Access, en mode Création de la table : sélection de la ligne de la rubrique à renommer puis changer le nom du champ dans la première colonne...

Modifier la structure du fichier : déplacement de colonne (déplacer un champ, une rubrique)

• Sous Word : il faut sélectionner la colonne à déplacer (clic sur la petite flèche noire en haut de la colonne), puis, avec le pointeur flèche pointée vers la gauche, glisser simplement la colonne sélectionnée (en noir) vers la colonne à repousser (par insertion). (CTRL + Z pour annuler si on n'est pas content de l'essai...).• Sous Excel : sélectionner la colonne à déplacer (clic sur la lettre en haut), puis MAJ+glisser sur le bord de la colonne à déplacer.• Sous Access : en mode Feuille de données, sélection de la colonne à déplacer, puis glisser simplement sur le titre de la colonne.Sous Access, en mode Création de la table : sélection de la ligne de la rubrique à déplacer (clic sur le carré gris à gauche de la ligne... il devient noir...), puis glisser sur le carré noir à gauche de la ligne (avec le pointeur flèche pointée vers la gauche).

Modifier la structure du fichier : changer le type de données de la colonne

• Sous Word : on ne peut pas imposer telle ou telle nature de données dans une cellule... Le problème ne se pose donc pas... • Sous Excel : sélectionner la colonne à régler (clic sur la lettre en haut), puis Données, Validation... et changer les règles de contrôle de saisie...• Sous Access : en mode Création, sélection du champ à régler, puis changer le type et ses propriétés le plus simplement du monde...Remarque : le changement de données d'une base déjà remplie est dangereux (on peut créer des incohérences !), et n'est pas toujours possible, notamment sous Access qui interdit justement ces incohérences...

Localiser rapidement un enregistrement (une ligne, un article) : rechercher

• Sous Word et Excel : Sélection préalable éventuelle d'une ou plusieurs colonnes pour restreindre le domaine de recherche (ne rien sélectionner pour chercher partout : simplement cliquer quelque part dans le tableau) , CTRL+F (F comme Find = trouver en anglais), (texte à localiser, avec ou sans jokers * ou ?), puis Entrée Entrée Entrée (pour Suivant Suivant Suivant)… ÉCHAP pour en sortir...• Sous Access : CTRL+F également... Bien penser à préciser N'importe où dans le champ et à décocher Champ en cours si l'on veut chercher partout...

Ajouter un enregistrement (saisir une ligne, un article)

• Sous Word : aller sur la dernière cellule du tableau, puis avancer avec TAB pour ajouter une ligne vide, puis en saisir le contenu, colonne après colonne.Il est plus ergonomique d'utiliser le formulaire de saisie : premier outil à gauche de la Barre d'outils Base de données, bouton Ajouter un nouveau...On peut aussi utiliser l'outil Ajouter un enregistrement de la Barre d'outil Base de données (si cette barre d'outils n'est pas affichée, utiliser le menu Affichage, Barres d'outils...)• Sous Excel : menu Données, Grille.... bouton Nouvelle...• Sous Access : ouvrir la table, puis cliquer sur le bouton Nouvel enregistrement (petit triangle et étoile en bas de la fenêtre).

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Supprimer un enregistrement (une ligne, un article)

• Sous Word : d'abord localiser la ligne de l'enregistrement (voir ce mot), puis clic droit Supprimer les lignes dans la marge blanche, à gauche du tableau. On peut aussi utiliser l'outil Supprimer l'enregistrement de la Barre d'outil Base de données (si cette barre d'outils n'est pas affichée, utiliser le menu Affichage, Barres d'outils...)• Sous Excel : d'abord localiser la ligne de l'enregistrement (voir ce mot), puis clic droit Supprimer la ligne sur le numéro de la ligne, à gauche de la fenêtre.Raccourci clavier : CTRL + - (signe moins) supprime la sélection, (ce qui est plus fort que simplement vider les cellules).• Sous Access : d'abord localiser la ligne de l'enregistrement (voir ce mot), puis clic droit Supprimer l'enregistrement sur le carré gris à gauche de la ligne.

Modifier un enregistrement (une ligne, un article)

Sous Word, Excel et Access : d'abord localiser la ligne de l'enregistrement (voir ce mot), puis simplement modifier le texte à mettre à jour dans la cellule de la colonne ah hoc.

Modifier à l'identique plusieurs enregistrements (lignes, articles) : remplacer une valeur par une autre dans toute la table

• Sous Word, Excel et Access : d'abord sélectionner la colonne dans laquelle doit avoir lieu le remplacement automatique, puis utiliser la précieuse commande Edition, Remplacer…• Sous Access : on peut aussi, pour régler un problème plus complexe, créer une requête sélection pour n'afficher que certains enregistrements (certaines lignes), puis transformer la requête en requête Action (menu Requêtes, puis choisir une des requêtes dont l'icône affiche un point d'exclamation : requête création de table, requête mise à jour, requête ajout ou requête suppression), puis définir les nouvelles valeurs, et enfin Requête, Exécuter la requête action...

Trier le fichier, sur une colonne ou plusieurs

• Sous Word : sélectionner une cellule du tableau, puis lancer la commande Tableau, Trier...On peut aussi utiliser l'outil AZ ou ZA (tri croissant ou décroissant) de la Barre d'outil Base de données (Affichage, Barres d'outils...) qui ne présente aucun risque : sous Word, on ne peut pas trier une colonne sans trier les autres ! • Sous Excel : sélectionner une cellule du tableau, puis lancer la commande Données, Trier...On peut aussi, bien sûr, utiliser l'outil Trier AZ ou ZA, mais Attention ! Sous Excel, c'est dangereux ! Il faut sélectionner une cellule unique, n'importe où dans la colonne à trier, puis cliquer sur l'outil AZ ou ZA. Si on sélectionne plusieurs cellules (une colonne par exemple), l'outil AZ ou ZA ne trie que les cellules sélectionnées, et pas les autres ! Catastrophe garantie. CTRL + Z fonctionne, mais encore faut-il s'apercevoir du drame...• Sous Access : en mode Feuille de données (dans une table, dans un formulaire ou dans une requête...), il suffit d'utiliser l'outil AZ ou ZA qui ne présente aucun risquesous Access, on ne peut pas trier une colonne sans trier les autres ! C'est une force d'Access par rapport à Excel, en termes de sécurité.

Filtrer le fichier (ne plus afficher que certaines lignes, mais en affichant toutes les colonnes)

• Sous Word : pas d'outil simple directement dans la table : le seul moyen est de fabriquer un petit publipostage (avec des options de requête pour filtrer) qui crée un nouveau tableau… Pas simple du tout...• Sous Excel : Données, Filtre automatique ou élaboréIl y a aussi un outil fabuleux à ajouter à votre barre d'outils si vous utilisez les filtres d'Excel : Affichage, Barres d'outils, Personnaliser, onglet Commandes, catégorie Données, Outil Filtre automatique (entonnoir)... Cet outil filtre selon la sélection : c'est TRÈS rapide... outil à compléter avec son voisin Afficher tout...• Sous Access : dans une table, une requête, ou un formulaire, et en mode Feuille de données, il faut absolument connaître l'outil Filtrer par sélection (entonnoir avec un éclair jaune), et l'outil Filtre/Supprimer le filtre (simple entonnoir)Mais pour des filtres élaborés, l'outil roi est bien sûr la requête...

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N’afficher et n’imprimer que certaines rubriques (colonnes) de certains enregistrements (lignes), selon des critères simples de requête

• Sous Word : pas d'outil simple directement dans la table : le seul moyen est de fabriquer un petit publipostage (avec des options de requête pour filtrer) qui crée un nouveau tableau… Pas simple du tout...• Sous Excel : Données, Données externes, Créer une requête...• Sous Access : sélectionner la table (ou la requête) qui servira de source, puis créer une nouvelle requête : Insertion, Requête (mode création), choisir les colonnes à afficher (glisser les champs vers la grille), les contrainte à imposer (taper des critères), et consulter le résultat en mode Feuille de données. Éventuellement exporter le résultat de la requête vers une feuille Excel, pour permettre d'autres traitements avec les outils d'Excel : Fichier, Enregistrer sous/Exporter... puis changer le type du fichier créé en classeur Excel...

Alimenter un publipostage avec un extrait du fichier, pour créer un mailing, catalogue, répertoire… soigné

Le publipostage passe forcément par Word pour le document principal (maquette qui détermine l'apparence du document final). Mais la source des données variables (tableau des adresses, des produits, des clients, etc.) peut indifféremment être au format Word, Excel, Access ou autre : Word accepte une infinité de formats de données. Il suffit de pointer vers la source voulue dans la deuxième étape de la commande Outils, Publipostage...

A7
Niveau : 1 : indispensable, 2 : Normal, 3 : Bon, 4 : Exceptionnel
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À connaître ! Cette colonne signale les astuces les plus utiles Elle contient des C majuscules… (en police Wingdings pour afficher un petit pouce…)
G7
Colonne des mots exotiques : autres façons de formuler le pb : Diverses formulations, éventuellement peu orthodoxes, qui pourraient venir à l'esprit de l'opérateur pour interroger la base de connaissances. Cette colonne permet aussi à l'AMI d'accepter des orthographes approximatives quand elles sont prévisibles.
H7
Concaténation des contraintes pour un permettre un filtre multicritère rapide Colonne calculée à la demande (avec une macro)(après l'ajout de nouvelles lignes de connaissances), de façon à rester légère et rapide
I7
Rappel des contraintes : Colonne simple copie de sa voisine : astuce pour permettre de saisir 4 mots clefs au lieu de 2 (la commande de filtre VBA n'accepte que deux tests)
J7
Valeur temporaire : Colonne utilisée temporairement par la macro qui calcule les colonnes H et I en valeur et sans accent
K7
réactualisation fréquente Colonne flag pour signaler les infos sensibles à la mise à jour (technologie à vérifier souvent)
L7
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pages manuel Excel

pages manuel Access

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Fic

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Fic

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UTILISER UN SGBDR (système de gestion de base de données relationnelle)

Acc

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UTILISER une BDD EXISTANTE

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2

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2

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Acc

ess

Acc

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Util

iser

C 21

Exporter tout ou partie du fichier vers une autre application

• De Word, Excel ou Access vers Excel ou vers Word : sélectionner les lignes à exporter, les copier au presse-papiers (avec CTRL+C ou CTRL+INS), activer Excel, sélectionner le point d'insertion (ligne de début de collage des données nouvelles), puis coller le contenu du presse-papiers (avec CTRL+V ou MAJ+INS).Si l'insertion écrase les lignes existantes, controlzédez l'insertion, insérez des lignes vides (voir ce mot), puis recommencez le collage...• De Word ou Excel vers Access : sélectionner les lignes à exporter (voir ci-dessus), les copier au presse-papiers, activer Access, ouvrez la table de destination, coller là le presse-papiers avec Edition, Coller par ajout... (Les lignes seront collées en fin de table quelle que soit la sélection).• De Access vers Excel/Word, il existe aussi une passerelle simplifiée par le menu Fichier Enregistrer/Exporter d'Access: en changeant de format, on peut ainsi exporter une table ou le résultat d'une requête au format XLS (Excel) ou RTF (Word, Rich Text Format).

Importer tout ou partie d'une table externe vers la table en cours

• Vers un tableau Word : il est difficile d'intégrer des données externes directement dans un tableau Word existant sans l'abîmer. Mais si on accepte de créer un nouveau tableau, il suffit de copier des lignes de la table d'origine (CRTL+C) et de les coller (CTRL+V) dans un document Word (presse-papiers).• Vers un tableau Excel, l'importation va écraser les lignes existantes, s'il y en a : il faut donc d'abord créer des lignes vides, puis copier/coller les lignes à importer...• Vers une base Access : le menu Fichier, Données Externes permet : ¤ soit d'importer une fois pour toutes des lignes d'une table extérieure (au format Access, Excel, ou TXT, ou autre...), ¤ soit de LIER cette table externe à la base, de façon dynamique : toute modification ultérieure de la table externe liée sera répercutée dans la base Access.Noter que pour importer une table créée au format Word, il faut d'abord, sous Word, convertir le tableau en texte (séparateur = tabulation ou point-virgule), puis enregistrer le résultat en format Texte (Fichier, Enregistrer sous...).

Ouvrir une base existanteÀ partir de l'Explorateur, double cliquer sur le document "base de données" (extension .MDB = Microsoft Data Base).À partir d'Access, CTRL+O (raccourci universel de Fichier, Ouvrir…)

Expliquer succinctement à quoi servent les objets : tables, requêtes, formulaires, états, macros et modules

• Les tables contiennent les données, elles sont "le cœur" de la base de données, sa substance… le plus important…• Les requêtes sont des questions posées aux tables pour en extraire les informations intéressantes. Seules les questions sont enregistrées : les réponses sont recalculées à chaque exécution pour fabriquer une réponse "dynamique", toujours à jour.• Les formulaires sont des écrans de saisie et de consultation des données.• Les états sont des documents (des listes) imprimés sur papier.• Les macros sont des listes de programmes, simples à concevoir, mais un peu limités.• Les modules sont des programmes avancés (en VBA, Visual Basic for Application) où presque tout est programmable.

VI, 7

Ouvrir une table avec la souris Double clic sur le nom de la table (dans la fenêtre principale Base de données).

Ouvrir une table avec le clavier Flèches, puis Entrée (dans la fenêtre principale Base de données).

Repérer la barre d’état et les boutons de déplacement

La barre d'état est en bas de la fenêtre d'Access (quel que soit l'objet ouvert, table, formulaire, requête, etc.).Les boutons de déplacements sont en bas de la fenêtre de l'objet (table, requête, formulaire, état).

Me déplacer dans une table : avec le clavier, verticalement et horizontalement et à grands pas ou précisément

Utiliser d'abord les mouvements grossiers mais rapides, et garder les mouvement précis mais lents pour la fin :

CTRL + ORIGINE (Ctrl+Home), CTRL + FIN (Ctrl + End)PgSv et PgPr (Page Suivante, Page Précédente, touches à droite de Entrée et Fin), flèche bas, flèche haut…CTRL+PgSuiv, CTRL+PgPréc (écrans vers la droite ou vers la gauche), flèche droite, flèche gauche…Et, comme sous Excel et Word, F5 puis numéro d'article Entrée = accès instantané !

A7
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À connaître ! Cette colonne signale les astuces les plus utiles Elle contient des C majuscules… (en police Wingdings pour afficher un petit pouce…)
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Colonne des mots exotiques : autres façons de formuler le pb : Diverses formulations, éventuellement peu orthodoxes, qui pourraient venir à l'esprit de l'opérateur pour interroger la base de connaissances. Cette colonne permet aussi à l'AMI d'accepter des orthographes approximatives quand elles sont prévisibles.
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Concaténation des contraintes pour un permettre un filtre multicritère rapide Colonne calculée à la demande (avec une macro)(après l'ajout de nouvelles lignes de connaissances), de façon à rester légère et rapide
I7
Rappel des contraintes : Colonne simple copie de sa voisine : astuce pour permettre de saisir 4 mots clefs au lieu de 2 (la commande de filtre VBA n'accepte que deux tests)
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Valeur temporaire : Colonne utilisée temporairement par la macro qui calcule les colonnes H et I en valeur et sans accent
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réactualisation fréquente Colonne flag pour signaler les infos sensibles à la mise à jour (technologie à vérifier souvent)
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Me déplacer dans une table : avec la souris, verticalement et horizontalement, à grands pas ou précisément

Utiliser d'abord les mouvements grossiers mais rapides, et garder les mouvement précis mais lents pour la fin :

D'abord GLISSER sur l'ascenseur (d'un gris particulier) pour aller vite dans la zone voulue, en gros : soit la moitié, soit les 2/3, etc.Puis CLIQUER dans les ZONES GRISES au dessus et en dessous de l'ascenseur (on peut appeler ces zones la "cage" de l'ascenseur), pour avancer écran par écran,Puis CLIQUER sur les flèches haut et bas, aux extrémités de l'ascenseur pour avancer précisément d'une ligne à la fois.Voir dans l'AMI le mot 'ascenseurs'.

Demander la largeur automatique d'une colonne Double clic sur le bord droit du titre de la colonne.

Changer la largeur d'une colonne Glisser sur le bord droit du titre de la colonne.

Changer d’un coup la largeur de plusieurs colonnes

Sélectionner d'abord les colonnes (en glissant sur les titres), puis glisser ou double cliquer sur le bord droit du titre d'une des colonnes sélectionnées.

Changer la hauteur des lignesGlisser sur le bord bas de n'importe quelle ligne (toutes les lignes ont forcément la même hauteur dans Access).

Déplacer une ou plusieurs colonnes à l’affichage

D'abord sélectionner la ou les colonnes (en cliquant ou glissant sur les titres), puis relâcher la souris et ramener le pointeur flèche vers la gauche sur un des titres sélectionnés, puis GLISSER sur un des titres vers le point d'insertion (un trait vertical grisé montre où seront lâchées les colonnes si on relâche la souris).

Figer certaines colonnes (pour qu’elles restent visibles à gauche en permanence quand on se déplace vers la droite)

Dans une table, une requête, un formulaire en mode Feuille de données : sélectionner d'abord la colonne à fixer, puis lancer Format, Figer les colonnes. C'est l'équivalent de la commande Figer les volets dans Excel, mais la sélection préalable diffère un peu, et Access va déplacer en tête (à gauche) la colonne figée si vous choisissez de figer une autre colonne que la première. Il faut donc savoir la remettre en place après avoir libéré les colonnes (cliquer sur titre, puis glisser sur titre).Pour débloquer le volet : Format, Libérer toutes les colonnes.

Masquer une ou plusieurs colonnes, les réafficher

Cliquer dans la colonne à masquer, puis Format, Masquer les colonnesProblème : il n'y a pas de menu pour réafficher les colonnes masquées… Truc : double cliquer (largeur auto) à gauche du titre de la première colonne qui suit (donc à droite de la colonne masquée, devinée à gauche...).

Trier une table, dans un sens et dans l’autre

En mode Feuille de données (dans une table, dans un formulaire ou dans une requête...), il suffit d'utiliser l'outil AZ ou ZA qui ne présente aucun risque : sous Access, on ne peut pas trier une colonne sans trier les autres ! C'est une force d'Access par rapport à Excel, en termes de sécurité.

Filtrer rapidement une table, une requête ou un sous-formulaire sur une valeur sélectionnée et réafficher tout

Dans une table, une requête, ou un formulaire, et en mode Feuille de données, il faut absolument connaître l'outil Filtrer par sélection (entonnoir avec un éclair jaune), et l'outil Filtre/Supprimer le filtre (simple entonnoir). Ces outils sont spectaculaires car ils rendent la performance simplement accessible !Mais pour des filtres élaborés, l'outil roi est bien sûr la requête...

Zapper d’une table ouverte à l’autre avec le clavier

CTRL + F6 Complément utile : F11 pour remettre la fenêtre principale (BDD) au premier plan.

Zapper d’une table ouverte à l’autre avec la souris Menu Fenêtre…

Saisir des enregistrements sans la souris : intérêt (rapidité) et diverses techniques : me déplacer, valider, annuler (seule rubrique en cours de saisie ou article tout entier), cocher / décocher avec le clavier…

Sélectionner une ligne avec PgSuiv et PgPréc, puis les flèches haut et bas…TAB ou ENTRÉE pour avancer à la colonne suivanteMAJ + TAB pour revenir en arrièreSi on n'est pas encore DANS un champ, les flèches gauche et droite permettent de changer de colonne, alors que si on est déjà en pleine saisie ou mise à jour d'un champ, les flèches déplacent le curseur dans ce champ, il faut valider (Entrée) ou invalider (ÉCHAP) pour que les flèches déplacent à nouveau entre les colonnes.Attention à ÉCHAP : la première fois, cette touche annule la saisie du champ (colonne) en cours, mais si on presse cette touche une deuxième fois, c'est la saisie de tout l'enregistrement (ligne) qui est annulé !Cocher / décocher sans souris = barre d'espaceClic sur bouton par défaut (dans les boîtes de messages = Barre d'espace.

15, 21, 25, 57

Insérer un saut de ligne forcé (clavier)

CTRL + ENTRÉE sous Access.Rappel : le saut de ligne fait exception à l'harmonie des commandes courantes qui règne souvent sous Windows : chaque logiciel a son raccourci :• Word, et la plupart des autres logiciels : MAJ + Entrée• Excel : ALT + Entrée• Access : CTRL + Entrée...

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Niveau : 1 : indispensable, 2 : Normal, 3 : Bon, 4 : Exceptionnel
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Colonne des mots exotiques : autres façons de formuler le pb : Diverses formulations, éventuellement peu orthodoxes, qui pourraient venir à l'esprit de l'opérateur pour interroger la base de connaissances. Cette colonne permet aussi à l'AMI d'accepter des orthographes approximatives quand elles sont prévisibles.
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Concaténation des contraintes pour un permettre un filtre multicritère rapide Colonne calculée à la demande (avec une macro)(après l'ajout de nouvelles lignes de connaissances), de façon à rester légère et rapide
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Rappel des contraintes : Colonne simple copie de sa voisine : astuce pour permettre de saisir 4 mots clefs au lieu de 2 (la commande de filtre VBA n'accepte que deux tests)
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Valeur temporaire : Colonne utilisée temporairement par la macro qui calcule les colonnes H et I en valeur et sans accent
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réactualisation fréquente Colonne flag pour signaler les infos sensibles à la mise à jour (technologie à vérifier souvent)
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Edition, Remplacer...

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Créer une requête : choisir des tables 51

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CTRL + (contrôle plus)

Supprimer l'enregistrement en cours (clavier)

CTRL - (contrôle moins, contrôle tiret)Nota : pour être sûr de bien supprimer l'enregistrement voulu (et pas un autre), il est parfois prudent (dans les écrans avec sous-formulaires notamment) de d'abord sélectionner l'enregistrement à supprimer, par un clic sur le rectangle gris appelé Sélecteur (à gauche de l'écran).

Utiliser le bouton de création d’enregistrement : saisie d’une nouvelle ligne (nouvel article)

Le bouton Nouvel Enregistrement (petite flèche droite accompagnée d'une étoile) est en bas de la fenêtre de la table, de la requête ou du formulaire. Il évite de passer par le menu Insertion, Nouvel enregistrement…Nota : raccourci clavier : CTRL + (contrôle plus).

33, 57, 59, 83

Saisir des dates et des heures, en utilisant les séparateurs admis

Séparateur de date = / ou - (slash ou tiret)Exemple : 25/12/2003 ou 25-12-2203La saisie de l'année est inutile si c'est l'année en cours !La saisie d'une date peut donc souvent se limiter à jour slash mois Entrée.Séparateur d'heure = : (deux-points)Exemple : 9:30On peut omettre les minutes mais pas le signe deux-points.

Utiliser les guides de saisie : avantages et inconvénients (surtout avec la souris !)

Si on prévoit des masques de saisie sur certains champs (code postal, numéro de téléphone…), il faut savoir s'en servir : priorité au clavier : il vaut mieux arriver dans le champ avec TAB ou ENTRÉE ou une flèche de direction pour que le curseur soit bien au début du champ....Sinon, si on clique sur le champ avec la souris, on n'est jamais bien placé au début du champ et la saisie devient une galère au lieu d'être facilitée...

Saisir des valeurs booléennes : oui/non, vrai/faux, 0/1…

Un champ booléen n'a que deux valeurs possibles, qu'on interprète ensuite comme on veut. C'est une sorte de "drapeau" (flag en anglais) qui signale brièvement quelque chose… Les deux valeurs possibles peuvent être saisies et affichées selon plusieurs codes (équivalents) :On peut taper oui ou non (sans guillemets), ou vrai ou faux, ou yes ou no, ou true ou false, ou 0 (chiffre zéro) pour dire non, ou n'importe quel autre chiffre pour dire oui...

Chercher une valeur dans une table ; utiliser les jokers * et ?

CTRL+F (F comme Find= trouver en anglais)... Bien penser à préciser N'importe où dans le champ et à décocher Champ en cours si l'on veut chercher partout…l'étoile * sert à remplacer tout groupe de caractères inconnusle point d'interrogation ? sert à remplacer un seul caractère inconnu.

Remplacer une valeur par une autre dans une table

Supprimer une ou plusieurs lignes "à la main" dans une table ou dans un formulaire affiché "en table"

Sélection de la ou des lignes (en glissant sur les carrés gris à gauche des lignes), puis Edition, Supprimer l'enregistrement.

Corriger une ligne : sélectionner une valeur et utiliser la refrappe normale de Windows

Se déplacer sur le champ à modifier, et taper directement la nouvelle valeur si tout est à refaire (pas besoin de supprimer avant de taper)…Si on peut garder une partie de l'existant et ne corriger qu'une partie, on peut entrer en modification avec F2 ou en cliquant dans le champ...

À partir de la fenêtre BDD (touche F11), menu Insertion, Requête, Création… puis double cliquer sur chaque table voulue…. Attention, penser à pousser la fenêtre de choix (en glissant sur son titre) qui masque l'écran à l'arrière plan.Si on a ajouté trop de tables dans la requête, il faut ensuite supprimer les tables superflues de la requête: clic sur le titre puis touche Suppr.

Dimensionner les tables affichées (dans la fenêtre des requêtes ou celle des relations) glisser sur les bords des tables pour les dimensionner.

Déplacer les tables affichées (dans la fenêtre des requêtes ou celle des relations) glisser sur le titre des tables pour les déplacer.

Expliquer le principe des requêtes et des feuilles de réponse dynamiques

Les requêtes sont des questions posées aux tables pour en extraire les informations intéressantes. Seules les questions sont enregistrées : les réponses sont recalculées à chaque exécution pour fabriquer une réponse "dynamique", toujours à jour.

Renommer une requête.Sélectionner le nom de la requête dans la fenêtre principale BDD, puis presser F2 ou clic droit Renommer… (nouveau nom et Entrée).

Supprimer une requête. Sélectionner le nom de la requête dans la fenêtre principale BDD, puis presser Suppr.

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Valeur temporaire : Colonne utilisée temporairement par la macro qui calcule les colonnes H et I en valeur et sans accent
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5 (pt 8)

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51

2

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Util

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Repérer les identifiants et les clefs externes

L'identifiant s'appelle clef primaire sous Access qui le met tout seul en grasLes clefs externes ("étrangères") n'ont pas automatiquement de signe distinctif : chacun fait comme il veut.Je vous conseille fortement d'ajouter un dièse # dans le nom de chaque clef externe : on y gagne beaucoup en lisibilité et en légèreté des requêtes SQL plus tard...

5, 11, 39, 41, 43, 49, 51, 55

Saisir des crochets [ et ] : autour des champs composés de plusieurs mots et autour des intervalles de valeurs

AltGr + ( et AltGr + ) (AltGr + parenthèses)La touche AltGr est à droite de la barre d'espace, elle est équivalente à CTRL + ALTLa saisie des crochets est assez fastidieuse quand elle s'impose souvent. Ainsi, sous Access, les crochets sont indispensables autour des champs dont le nom comporte des espaces... C'est une bonne raison pour éviter de mettre des espaces dans les noms de champ sous Access: on se dispense ainsi de taper des crochets pendant toute la vie de la BDD...

9, 37, 51

Expliquer l’intérêt des relations enregistrées entre les tables, au moment de créer de nouvelles requêtes

Le fait d'avoir enregistré les relations (jointures) une fois pour toutes au départ nous dispense ensuite de les recréer lors de chaque nouvelle requête.Mais la raison principale pour enregistrer durablement des relations entre les tables est ailleurs : en créant des relations permanentes, on demande à Access d'appliquer l'intégrité référentielle (voir ce mot), ce qui active de très précieux contrôles !

41, 43, 45

Basculer rapidement du mode Création au mode Feuille de données avec la souris

Un seul simple clic sur l'outil en haut à gauche suffit à zapper (pas besoin de dérouler la liste avec la petite flèche noire à droite de l'outil).

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Basculer rapidement du mode Création au mode Feuille de données avec le clavier

Une autre technique vous plaira peut-être beaucoup : les lettres accélératrices : ALT + A ffichage, puis C réation ou ALT A, M ode formulaire... Ça va très vite quand on a compris !

Requête en mode Création : choisir les champs affichés dans la réponse : un par un

Un double clic sur un champ dépose ce champ dans la première colonne libre à droite, (même si cette colonne est invisible, pour l'instant)On peut aussi glisser sur le champ voulu jusqu'à une colonne de la grille, ce qui permet de choisir dans quelle colonne afficher le champ (on choisit l'ordre).

Requête en mode Création : choisir les champs affichés dans la réponse : par groupe

Commencer par sélectionner plusieurs champs d'une table, avec CTRL ou MAJ, puis glisser une ligne du groupe jusqu'à la grille.

Expliquer ce qu'est le "mode QBE"

QBE = Query By Exemple, interrogation par l'exemple.L'expression vient des premiers temps de l'informatique : autrefois, les premiers logiciels permettaient d'interroger un fichier en présentant un formulaire de saisie vide et l'opérateur pouvait remplir à sa guise tel ou tel champ avec un exemple, puis lancer la commande qui filtrait le fichier et ne montrait plus que les fiches correspondant à l'exemple saisi.Aujourd'hui, il n'est plus possible d'utiliser Access exactement de cette manière. Mais on appelle quand même (indûment ) "QBE" le mode Création d'Access, celui où l'on voit la grille des critères et où l'on peut, c'est vrai, saisir un exemple de valeur pour créer une contrainte : par exemple, saisir l'exemple Marseille dans la colonne Ville, pour interroger la table sur les clients marseillais.

Créer une requête : Mettre en ordre la réponse de la requête. Combinaisons des tris.

Indiquer croissant ou décroissant sur la ligne tri des colonnes voulues dans la grille de requête. Les tris seront effectués de gauche à droite : il faut donc présenter les champs dans l'ordre logique voulu.Si on a besoin d'un ordre différent des colonnes dans la réponse, on peut déplacer les colonnes en mode Feuille de données... L'ordre de tri dépend de l'ordre des colonnes de la grille de requête en mode Création (et non pas de l'ordre des colonnes de la réponse en mode Feuille de données).

Trier le résultat d'une requête : repérer les combinaisons logiques de tris et les combinaisons absurdes

Tous les tris ne sont pas compatibles entre eux : pour pouvoir trier une deuxième fois, il faut que le premier tri ait créé des "paquets" (des groupes), et c'est à l'intérieur de ces paquets que le deuxième tri travaillera…Mais si un tri ne crée pas de paquets (si toutes les valeurs sont distinctes), le tri suivant va être sans effet.Par exemple, je peux trier les clients par ville puis par nom, car le tri par ville va faire des paquets, et on peut trier par nom à l'intérieur de chaque ville. Mais je ne peux pas trier par nom puis par ville, car le tri par nom ne fait pas de paquets... Dans ce cas, le tri par ville n'aura pas d'effet : on ne le verra pas.

Créer une requête : définir des contraintes

il suffit de taper une condition à réaliser sur la ligne Critères des colonnes voulues. Cette condition peut être :• une simple valeur à comparer (texte entre guillemets, nombre sans guillemets), • Un autre champ (entre crochets) à comparer• Ou une expression (formule) quelconque capable de rendre Vrai ou Faux pour qu'Access puisse savoir s'il retient la ligne dans la réponse ou pas...

Créer une requête : utiliser un des six opérateurs de comparaison (égal, différent, supérieur, inférieur, supérieur ou égal, inférieur ou égal)

égal à =différent de <>strictement supérieur >supérieur ou égal >=inférieur <inférieur ou égal <=

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Niveau : 1 : indispensable, 2 : Normal, 3 : Bon, 4 : Exceptionnel
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À connaître ! Cette colonne signale les astuces les plus utiles Elle contient des C majuscules… (en police Wingdings pour afficher un petit pouce…)
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Colonne des mots exotiques : autres façons de formuler le pb : Diverses formulations, éventuellement peu orthodoxes, qui pourraient venir à l'esprit de l'opérateur pour interroger la base de connaissances. Cette colonne permet aussi à l'AMI d'accepter des orthographes approximatives quand elles sont prévisibles.
H7
Concaténation des contraintes pour un permettre un filtre multicritère rapide Colonne calculée à la demande (avec une macro)(après l'ajout de nouvelles lignes de connaissances), de façon à rester légère et rapide
I7
Rappel des contraintes : Colonne simple copie de sa voisine : astuce pour permettre de saisir 4 mots clefs au lieu de 2 (la commande de filtre VBA n'accepte que deux tests)
J7
Valeur temporaire : Colonne utilisée temporairement par la macro qui calcule les colonnes H et I en valeur et sans accent
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réactualisation fréquente Colonne flag pour signaler les infos sensibles à la mise à jour (technologie à vérifier souvent)
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Créer une requête : respecter la syntaxe des constantes : numériques, textes, dates, booléennes

Valeurs numériques sans guillemets : 128,87Chaînes de caractères (textes) avec guillemets : "Antibes"Date à la française (J M A) entre guillemets : "2/12/2003"Valeurs booléennes sans guillemets : vrai, faux, oui, non...

Mettre en page la feuille de réponses : marges, orientation…

En mode Feuille de données (dans une table, dans un formulaire ou dans une requête...) : Fichier, Mise en page...

Contrôler en aperçu une feuille de réponse et imprimer la totalité

En mode Feuille de données (dans une table, dans un formulaire ou dans une requête...) : Fichier, Aperçu puis simple clic sur le bouton de l'imprimante.

Imprimer une partie de la feuille de réponse de la requête : certaines pages ou les enregistrements sélectionnés

En mode Feuille de données (dans une table, dans un formulaire ou dans une requête...) : Fichier, Imprimer...(plutôt qu'un simple clic sur le bouton de l'imprimante).

Imprimer la requête en mode création : copies d’écrans et mise en page sous Word pour présenter ces écrans

Préparer l'écran pour qu'on voie bien toutes les tables en entier, toutes les colonnes et leur réglages, dimensionner les fenêtres et les volets comme il faut… (Éventuellement restaurer et dimensionner la fenêtre d'Access pour que cette fenêtre ne soit pas trop grande)...Puis, copier l'écran avec la touche ImprÉcran (PrtScr) qui place l'image de l'écran dans le presse-papiers. (Éventuellement taper ALT+ImprÉcran pour ne capturer que la fenêtre active)...Puis, lancer Word (pas la peine de fermer Access : lancer directement Menu Démarrer, Programmes, etc.), sélectionner le point d'insertion, puis coller l'image avec CTRL+V (ou bien Edition, Collage spécial pour contrôler le fait que l'image soit dissociée du texte ou pas)...Éventuellement rogner l'image pour enlever les bords inutiles, redimensionner, positionner dans la page, régler l'habillage (voir ce mot) si le texte fuit tout autour de l'image...

Expliquer l’utilité de la valeur par défaut sur certaines rubriques : principe et exemple

La propriété Valeur par défaut permet de dispenser l'opérateur de saisir la valeur la plus fréquente.Par exemple, si la plupart de mes clients habitent à Marseille, je vais donner au champ Ville de ma table CLIENTS la valeur par défaut "MARSEILLE", ce qui m'évitera de le saisir, sans m'interdire de taper autre chose en cas de besoin.

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Expliquer l’inutilité de l’enregistrement du contenu des tables, mais la nécessité de l’enregistrement de la forme des tables, des requêtes, des formulaires…

Access enregistre sur disque toute nouvelle donnée dans les tables, dès la sortie de la ligne en cours, sans avoir à enregistrer à la main. Les données sont ainsi bien protégées.Par contre, les formes données aux tables, aux requêtes, aux formulaires et aux états méritent moins de protection et sont soumises au même régime que tous les documents : il faut enregistrer (CTRL + S) de temps en temps.

Expliquer ce qu’interdisent les contrôles d’intégrité référentielle

En cochant simplement « Appliquer l’IR », Access va INTERDIRE :• Toute saisie incohérente du côté ∞ (côté "plusieurs") : Par exemple, Access interdira la saisie d’une commande si le code client tapé dans la commande n’existe pas dans la table Clients.• Toute modification de l’identifiant côté 1 s’il existe des enregistrements correspondants côté ∞. Par exemple, si on veut changer le code du client Duracuire (pour lui donner le code DURA123 à la place de 123, par exemple), Access va interdire la transformation de ce code s’il existe déjà une commande (ou plus !) au nom de ce client.• Toute suppression d’enregistrement du côté 1 s’il existe des enregistrements correspondants du côté ∞. Par exemple, Access va interdire la suppression du client Duracuire s’il existe déjà des commandes au nom de ce client.Ce contrôle est simple mais contraignant : des opérations utiles sont interdites, ce qui peut être parfois gênant. D’où la possibilité de MAJ ou supprimer en cascade, réglages qui donnent de la souplesse aux contrôles tout en assurant la cohérence de la base.

Expliquer l’inutilité et l’impossibilité de déplacer une ligne (autrement que par tri)

L'ordre des enregistrements (des lignes) dans une table n'a pas d'importance car on n'affiche pas tel quel le contenu des tables : on passe par une requête, un formulaire ou un état…Pas moyen, donc, de déplacer une ligne dans une table Access. Tout au plus pouvons-nous trier l'ensemble des lignes sur telle ou telle colonne. C'est tout.Astuce : si vous voulez forcer un ordre spécial (indépendant des colonnes existantes), il faut ajouter une colonne (un champ) "RANG", puis saisir des rangs selon l'ordre voulu, et enfin trier sur cette colonne.

Expliquer la nécessité d’enregistrer les requêtes ( ≠ tables)

Chaque requête est une question, bien séparée du corpus de la base (les tables). C'est pourquoi Access ne protège pas autant les requêtes que les tables : si on perd une requête, on ne perd pas de données, car les requêtes ne contiennent aucune donnée (malgré l'apparence).Donc, c'est à nous d'enregistrer nos requêtes : CTRL + S de temps en temps.

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Rappel des contraintes : Colonne simple copie de sa voisine : astuce pour permettre de saisir 4 mots clefs au lieu de 2 (la commande de filtre VBA n'accepte que deux tests)
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Créer une requête : N'accepter que les lignes pour lesquelles un champ est compris entre deux valeurs : prévoir un critère ENTRE… ET…

Pour n'accepter que les lignes pour lesquelles un champ est compris entre deux valeurs, il faut prévoir un critère ENTRE (1ère valeur) ET (2ème valeur).Exemple sur le champ DateLivraison :Entre "1/1/2003" Et "31/12/2003"

Exemple d'utilisation astucieuse pour paramétrer un champ date :Entre [Du] Et [au] Cette technique ne fige pas les dates limites et interroge l'opérateur lors de chaque exécution de la requête. Il est important de savoir paramétrer ses requêtes au maximum.

Équivalent SQL : BETWEEN … AND ...

Créer une requête : Exprimer une contrainte incluant un intervalle de valeurs

Prévoir une clause COMME… avec un intervalle de valeurs entre crochets [ et ] et séparées par un tiret - : pour taper les crochets, il faut utiliser la touche AltGR (à droite de la barre d'espace) en combinaison avec les touches parenthèses…Exemple : pour montrer tous les clients dont le nom commence par une lettre comprise entre A et M : comme "[A-M]*"(Remarquez bien le joker étoile derrière les crochets et dans les guillemets.)

Équivalent SQL : LIKE ...

Créer une requête : N'accepter que les lignes pour lesquelles un champ comprend un texte sans qu'on connaisse le reste : prévoir une clause COMME… avec des jokers * ou ?

Pour n'accepter que les lignes pour lesquelles un champ comprend un texte connu quel que soit le texte restant, on remplace les parties inconnues par des jokers * ou ? et on utilise un critère COMME.Le point d'interrogation ? remplace un caractère isolé inconnuExemple : Comme "gr?s"va retenir gras, gros, gris, mais pas groins.L'étoile * remplace un groupe de caractères inconnus.Exemple : Comme "gr*s" va retenir gras, gros, gris, et groins.

Équivalent SQL : LIKE ...

Créer une requête : Exprimer une contrainte correspondant à une liste de valeurs possibles

Prévoir une clause DANS et une liste de valeurs possibles séparées par des points-virgules et entre parenthèses.Exemple, pour ne retenir que les villes Paris, Rio et New York : Dans("Paris";"Rio";"New York")Équivalent SQL : IN( …, ..., ) même syntaxe, mais avec des virgules.

Créer une requête : associer les contraintes avec ET ou OU

En mode Création, les contraintes placées sur la même ligne de Critères sont associées par l'opérateur logique ET.Pour combiner les contraintes avec OU, il faut les placer sur des lignes Critères différentes.En SQL, on utilise les mots AND et OR entre les conditions balisées par des parenthèses.

Créer une requête : Combiner des clauses ET et OU Utiliser les parenthèses pour forcer l'ordre des combinaisons.

Créer une requête : Masquer les lignes en doublons

En mode Création : Affichage, Propriétés, Valeurs distinctes : Oui…En mode SQL, ajouter le mot DISTINCT derrière le mot SELECT.

Créer une requête : Masquer l’affichage d’une colonne utile, pour appliquer une contrainte sur un champ non affiché (indésirable) dans la réponse

En mode Création : décocher la case Affiché de la colonne voulue...En mode SQL, ne pas citer le champ dans la clause SELECT.

Créer une requête : Regrouper des lignes de réponse et effectuer des synthèses : décompte, somme, mini, maxi, moyenne

En mode Création : Affichage, Opérations pour ajouter la ligne Opération dans la grille, puis :choisir Regroupement sur tous les champs sans calcul, choisir Somme, Compte, Moyenne, Min ou Max sur la ou les colonnes de synthèse, et choisir Où sur la ou les colonnes portant des contraintes mais pas des calculs.Choisir Expression sur tous les champs calculés.En mode SQL : prévoir une fonction SUM ou COUNT ou AVG ou MIN ou MAX dans la clause SELECT pour spécifier le calcul et le champ, prévoir une clause GROUP BY à la fin de la requête pour dire comme fabriquer les paquets (champ de regroupement), et prévoir éventuellement une clause HAVING pour imposer une contrainte aux paquets créés par GROUP BY.Exemple : SELECT Ville, Count(Société) AS [Nb de clients]FROM ClientsGROUP BY VilleHAVING Count(Société)>=2ORDER BY Count(Société) DESC;

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Insertion, Requête, Assistant Requête Trouver les doublons

Créer une requête : Paramétrer une requête pour que l’opérateur soit invité à saisir une variable de contrainte lors de chaque exécution

À la place de la constante "en dur", taper entre crochets [ et ], un message d'invite. Ce message sera traité comme un champ inconnu et sa valeur sera celle tapée par l'opérateur lors de chaque exécution de la requête.Par exemple, pour afficher les clients d'une ville variable (à taper lors de l'appel de la requête), au lieu de taper le nom de la ville en dur dans la requête ("Paris" par exemple), on tape [Tapez le nom de la ville en Entrée. Merci]. Lors de l'exécution de la requête, ce message sera affiché, et si l'opérateur répond Madrid, la requête remplacera le champ inconnu par la constante "Madrid" puis rendra le résultat correspondant à cette contrainte.En SQL, c'est pareil :Exemple pour utiliser les jokers et permettre à l'opérateur de ne taper qu'un fragment de la constante cherchée :SELECT Ville, Société AS [Raison sociale], TéléphoneFROM ClientsWHERE Ville Like "*" & [Tapez un fragment du nom de la ville (Entrée pour toutes)] & "*"ORDER BY Ville, Société;Autre exemple de critère très astucieux sur un champ date :Entre [Du ...] Et [au ...]

Créer une requête : prévoir des champs calculés, à partir d’autres champs

En mode Création, choisir une colonne vide, commencer par taper le nom donné au résultat sans crochet et suivi du signe deux-points puis exprimer le calcul en mettant les champs utiles entre crochets.Exemple : CA TTC:[PU]*[Qté]*1,196En SQL, tout se passe dans la clause SELECT : on formule le calcul, puis on lui donne un nom avec la clause AS (attention à utiliser le point décimal en SQL, car on travaille "à l'anglaise"... Attention aussi à placer le nom du résultat entre crochets.Exemple : SELECT [PU]*[Qté]*1.196 AS [CA TTC] ...

Créer une requête : renommer une colonne, nommer un résultat

En mode Création, taper le titre de colonne voulu sans crochet et suivi du signe deux-points devant le nom du champ.Exemple : Raison sociale:SociétéEn SQL, utiliser une clause AS dans la clause SELECT (en SQL, penser à mettre le nom de colonne entre crochets s'il comporte plusieurs caractères).Exemple : SELECT Société AS [Raison sociale]

Alimenter une requête par une première requête : imbriquer des requêtes

Sélectionner la requête source, puis Insertion, Requête, mode Création… puis piocher dans les champs de la première requête exactement comme si c'était une table.

En SQL, c'est pareil : on cite les requêtes exactement de la même façon que les tables.

Regrouper des données sur plusieurs critères, mener une analyse croisée

Supprimer un groupe de lignes dans une table (avec une requête)

Sélectionner les lignes à supprimer en créant une requête sélection (c'est-à-dire une requête normale).Puis, quand on est bien sûr que le résultat (réponse affichée en mode Feuille de données) correspond bien aux lignes à supprimer, il faut transformer la requête sélection en requête-action : menu Requête, Requête suppression…Puis, si on est bien sûr de son coup (ce ne sera pas controlzédable..), on lance Requête, Exécuter la requête...

Mettre à jour un groupe de lignes dans une table (avec une requête)

Sélectionner les lignes à mettre à jour en créant une requête sélection (c'est-à-dire une requête normale).Puis, quand on est bien sûr que le résultat (réponse affichée en mode Feuille de données) correspond bien au lignes à corriger, il faut transformer la requête sélection en requête-action : menu Requête, Requête Mise à jour : une nouvelle ligne apparaît dans la grille...Puis, spécifier les nouvelles valeurs (constantes ou calculées) sur la nouvelle ligne Mise à jour...Puis, si on est bien sûr de son coup (ce ne sera pas controlzédable..), on lance Requête, Exécuter la requête...

Créer une requête : trouver les lignes d'une table sans correspondance avec les lignes d'une autre table (liste des clients n'ayant rien commandé, par exemple)

Créer une requête pour trouver les doublons dans une table

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Créer une requête réflexive, avec une relation d’une table vers elle-même. Par exemple, la liste des chefs, avec leur équipe (toutes ces personnes sont dans la même table Employés)

Une requête réflexive ne peut être créée que sur une table qui le permet, c'est-à-dire une table qui contient une clef externe visant son propre identifiant : par exemple, dans la table Employés, il y a une clef externe [#Rend compte à] qui permet de mémoriser un numéro d'employé : le numéro du chef de l'employé courant.Pour créer une requête réflexive, il faut afficher deux occurrences (deux exemplaires) de la même table (deux fois Employés, par exemple), puis renommer (clic droit Propriétés sur la table en mode Création) ces tables pour montrer leur spécificité (une qui s'appelle Chefs (côté 1 de la relation) et l'autre qui s'appelle Subordonnés (côté plusieurs), par exemple)...puis créer la relation entre les deux tables : glisser de l'identifiant vers la clef externe (ou l'inverse).

Exporter une table entière d'Access vers un classeur Excel Sélectionner la table, puis menu Fichier, Enregistrer sous/Exporter…

Exporter une requête entière d'Access vers un classeur Excel, en gardant un LIEN permanent

Sélectionner la requête dans la fenêtre principale (BDD), puis Copier : CTRL + CSélectionner le classeur de destination et une feuille vide (de préférence),Édition, Collage spécial avec liaison… Excel crée une formule matricielle (encadrée d'accolades) du genre :=MSAccess|'C:\MESDOC~1\MaBase.mdb;Query MaRequête'!All

Exportation d’une partie de table seulement d'Access vers Excel

Sélectionner les lignes voulues, • soit en glissant sur les lignes voulues directement dans la table Access, • soit en créant une requête et en sélectionnant toutes les lignes de la Feuille de données : CTRL+A,Copier ces lignes au presse-papiers : CTRL+C,puis lancer ou activer Excel, sélectionner le point d'insertion,puis Coller les lignes avec CTRL+V.

Sauvegarder la BDD : expliquer le principe du fichier unique souvent sauvé sans lancer de commande

Ne cherchez pas d'opération manuelle pour sauver la BDD à partir d'Access. En effet, Access sauvegarde tout seul les données saisies (ce qu'il y a dans les TABLES), sans qu'on lui demande, dans un fichier unique. Il ne fait pas cette sauvegarde automatique pour les objets comme les requêtes, les formulaires ou les états, pour lesquels CTRL + S est donc bien utile.

Créer une copie de sauvegarde d'une BDD Access

Pour créer une copie de sauvegarde d'une BDD Access, on ne peut pas utiliser Enregistrer sous, comme on le ferait sous Excel ou Word.Il faut lancer l'Explorateur (Touche WINDOWS + E), sélectionner la BDD (c'est un fichier dont l'extension est MDB, Microsoft Data Base), puis taper CTRL + C, puis sélectionner éventuellement un autre lecteur, puis taper CTRL + V, ce qui réalise une copie via le presse-papiers.

Nettoyer une base de données (alléger la BDD en supprimant réellement les données qui, jusque-là, n'avaient été supprimées que virtuellement)

Outils, Utilitaires de base de données, Réparer une base de données…Cette commande peut diminuer la taille de la BDD de façon spectaculaire. En effet, Access ne supprime pas réellement tout ce qui est détruit par l'opérateur. C'est cette commande (à lancer donc périodiquement) qui dégraisse la BDD en profondeur.

CRÉER une BDD : ANALYSER le besoin

Expliquer les enjeux de l’analyse préalable, les risques d’incohérence

Avant de créer une BDD sous Access, il faut bien analyser les besoins, et organiser les informations élémentaires en TABLES dans lesquels on évitera les oublis et les répétitions.Ces tables seront liées de façon à permettre d'accéder à toutes les informations.Si on se trompe au stade de l'analyse, on rend incohérente la BDD, ce qui peut très bien la rendre inutilisable, et même dangereuse si on lui fait confiance à tort.

Observer les documents de sortie désirés et regrouper les informations élémentaires en tables

Pour analyser une BDD, il faut commencer par la fin et étudier les documents que l'on veut obtenir quand tout sera programmé : un devis, une commande, une facture, une fiche de paie…Dans ces documents, on isole les informations élémentaires que l'on regroupe dans une liste appelée Dictionnaire des données.Ensuite, on regroupe par nature ces informations élémentaires en TABLES, qu'il faudra relier entre elles par des RELATIONS.Chaque relation mémorise un "pont logique" entre l'identifiant d'une table et une clef externe placée dans une autre table.

Identifier une table : choisir la clef primaire (expliquer le rôle de l'identifiant et les contraintes à connaître)

Chaque table doit posséder un identifiant qui est une rubrique (un champ, un attribut) sans doublon qui permet d'identifier à coup sûr une et une seule ligne de la table (un et un seul enregistrement du fichier).Exemple : le numéro de client ou la référence du produit...C'est à celui qui analyse le problème de décider quel sera l'identifiant de chaque table, et pour cela, il doit choisir quelquefois entre plusieurs rubriques candidates (candidates à la haute fonction d'identifiant). Certains candidats sont vite éliminés car ils peuvent présenter des doublons : nom de famille, adresse, code postal, ville, téléphone, etc.Souvent, l'identifiant est un numéro, mais pas toujours !Quelquefois, l'identifiant est double ou triple, c'est-à-dire composé de plusieurs rubriques qui, ensemble, sont identifiantes et sur lesquelles aucun doublon de combinaison n'est accepté.Exemple : #NumCommande + #NumProduit pour identifier une ligne de commande.

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Valeur temporaire : Colonne utilisée temporairement par la macro qui calcule les colonnes H et I en valeur et sans accent
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Expliquer la règle de la non redondance : pas de répétition

Un des grands principes fondateurs des bases de données relationnelles est qu'il ne faut pas mémoriser plusieurs exemplaires (plusieurs occurrences) de la même information élémentaire, sinon on finit par ne pas savoir où est la bonne information, la plus récente...Par exemple, on ne mémorisera l'adresse du client qu'à un seul endroit : dans la table Clients... et chaque fois qu'on en aura besoin, on ira dans cette table-là, et pas dans une autre, pour récupérer cette info.

Expliquer la règle de la non mémorisation des informations calculées.

L'ordinateur est une machine à calculer, très rapide, sur laquelle l'espace disque est relativement limité.Chaque fois qu'une information est facilement recalculable, on ne la mémorise pas (dans les tables), pour gagner de la place sur le disque, et pour être sûr d'avoir un résultat à jour (calculé le jour-même de la consultation) : on se contente de mémoriser les données de base pour le calcul... et on demandera à l'ordinateur de refaire le calcul à toute vitesse chaque fois qu'on en aura besoin.Par exemple, on mémorisera le montant brut et le taux de la remise, mais pas le montant de la remise (qui se recalcule facilement à tout moment, par multiplication).Par contre, il faut bien mémoriser les règles des calculs utiles : c'est dans les requêtes, dans les formulaires, dans les états et dans les modules VBA que seront définis ces calculs, mais sans mémoriser les résultats (le plus souvent).

Expliquer les exceptions à la règle de la non mémorisation des informations calculées

En général, chaque fois qu'une information est facilement recalculable, on ne la mémorise pas, pour gagner de la place sur le disque.Cependant, quelquefois, les données de base changent avec le temps (les prix par exemple), ce qui rend compliqué (ou même impossible) un recalcul après-coup... Dans ces cas-là, il faut mémoriser l'information calculée.Par exemple, in ne suffit pas de mémoriser le code produit pour accéder à son prix, car le prix de la table Produits est le prix actuel ! il ne permet pas du tout de recalculer les montants d'il y a six mois ou un an... Il faut donc, dans chaque ligne de facture, mémoriser le code produit et le prix (celui du jour de la transaction) pour pouvoir recalculer plus tard le montant de la ligne malgré les variations de prix.

Chercher les relations simples : de un à plusieurs (CIF)

Une fois les TABLES créées, il faut établir entre elles des RELATIONS.Dans une base de données, il n'y a QUE des relations de Un à Plusieurs (qu'on appelle des CIF quand on n'en est qu'au stade du modèle conceptuel).Il faut donc chercher ces CIF : on se place intellectuellement sur une table A, et on se pose la question : "est-ce que, pour une ligne de cette table A, j'ai au maximum une ligne de cette table B ?" (oui ou non). Puis, je pose la question dans l'autre sens : "est-ce que, pour une ligne de cette table B, j'ai au maximum une ligne de cette table A ?" (oui ou non).Si j'ai dit "oui" à une des deux questions, j'ai affaire à une CIF. Ce sera une relation de Un à plusieurs. Si j'ai dit "oui" aux deux questions, c'est une relation de Un à Un, et je me suis probablement trompé en divisant la table en deux, alors que ce doit être une seule et même table (les relations de 1 à 1 sont très rares).

Donner des exemples de relations de 1 à 1

Les relations de un à un sont très rares. Elles existent souvent pour alléger des tables fréquemment consultées et donc accélerer les traitements.Par exemple, si on veut mémoriser la photo des salariés, on évitera de mettre le champ Photo (lourd en octets) dans la table Salariés pour ne pas manipuler des millions d'informations inutiles à chaque utilisation de la table Salariés. Dans ce cas, on peut créer une table spéciale PhotosDesSalariésqui ne contient que deux champs : l'identifiant des salariés et leur photo. C'est alors une relation de un à un entre les deux identifiants qui permet de lire la photo sans se tromper, mais seulement quand on en a besoin.

Expliquer le concept de clef externe ou clef étrangère

Un clef externe (aussi appelée Clef étrangère) est une rubrique (un champ, un attribut) chargée de mémoriser l'identifiant d'une autre table.C'est le moyen de mémoriser une relation entre deux tables (une CIF, une relation de Un à plusieurs).En fait, ce type de champ est absolument essentiel : toute la structure de la BDD ne tient que grâce à ce ciment logique de ces relations mémorisées dans des clefs externes !Souvent, pour bien repérer ces rubriques fondamentales, on ajoute un signe dièse # dans leur nom de champ.

5, 39, 41, 43, 45, 49, 51, 55

Expliquer le rôle du dièse # dans le nom des clefs externes

Les clefs externes (clefs étrangères) sont des rubriques importantes : ce sont elles qui permettent de mémoriser les relations qui unissent les tables.Pour rendre la structure plus lisible, on place souvent, par convention, un dièse # dans le nom des clefs externes pour bien les repérer parmi les autres rubriques.Accessoirement, le fait de nommer une clef externe d'un nom légèrement différent de l'identifiant vers lequel elle pointe permet d'alléger la syntaxe lorsqu'on rédige une requête en SQL car alors on n'a pas besoin de spécifier le nom des tables devant le nom des champs.

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Décomposer une relation complexe (de plusieurs à plusieurs) en plusieurs relations simples (de un à plusieurs)(CIF), avec création d'une table intermédiaire (CIM)

Poser d'abord la question "est-ce que, pour une ligne de cette table A, j'ai au maximum une ligne de cette table B (oui ou non) ?". Poser ensuite la question inverse : "est-ce que, pour une ligne de la table B, j'ai au maximum une ligne de la table A (oui ou non) ?".Si on a répondu Non ("Plusieurs") dans les deux sens, on a alors affaire à une relation de plusieurs à plusieurs…Une BDD ne peut pas mémoriser telle quelle une relation de plusieurs à plusieurs : il faut décomposer cette relation en deux relations de Un à plusieurs (deux CIF) en créant une table intermédiaire, elle-même liée aux tables A et B par des CIF.Par exemple, "pour une facture, on peut avoir plusieurs produits" et "un produit peut apparaître sur plusieurs factures". Il n'y a donc pas de relation simple (de 1 à ). Mais en créant une table intermédiare Lignes de factures, on décompose la relation complexe en deux relations simples, matérialisées par deux clef externes dans cette table intermédiaire : #N°Fact qui pointe vers une et une seule facture, et #N°Prod qui pointe vers un et un seul produit.

Présenter un modèle conceptuel cohérent (MCD ou modèle physique)

Des tables correctement nommées et regroupant des rubriques (propriétés, attributs) sans oublis ni redondances, pas d'information facilement recalculable, l'identifiant repéré et souligné, des relations cohérentes entre identifiants et clefs externes, des cardinalités plausibles…

CRÉER une BDD : les TABLES

Choix d’un nom et d’un dossier dès le départ

On nomme une BDD dès le départ, alors qu'elle est encore vide et qu'on n'a encore rien créé… C'est une différence avec Word, Excel et tous les autres logiciels qui permettent de travailler fort longtemps sans sauvegarder sur disque…On ne pourra d'ailleurs pas non plus, après coup, changer le nom de la BDD à partir d'Access (il faudra passer par l'Explorateur).

Renommer, copier ou supprimer n’importe quel objet de la BDD (table, formulaire, requête, état…)

D'abord sélectionner l'objet (table, requête, formulaire…) dans la fenêtre principale (BDD), puis:• Renommer : F2 …• Copier : CTRL + C, puis CTRL + V…• Supprimer : touche SUPPR

Créer une table, directement en mode Feuille de données (liste de saisie), pour aller vite

Insertion, Table, Mode Feuille de données…Puis on tape directement les valeurs des différents champs…C'est… rustique… Pour donner un nom aux champs, il suffit de double cliquer sur le titre de la colonne…Mais pour modifier le type d'un champ, il faut passer en mode Création : Affichage, Création... Autant commencer par là tout de suite, c'est plus sérieux...

Créer une table en mode Création pour bien maîtriser la structure de la table

Insertion, Table, Mode Création…Dans ce mode, on peut préciser pour chaque champ (chaque future colonne) :- le nom : il vaut mieux éviter les espaces (bien que ce soit possible) pour se simplifier la vie plus tard… Penser aussi à ajouter un dièse # aux clefs externes.- le type : texte, numérique, booléen (logique oui/non) : il faut bien penser à choisir le type liste de choix (liste déroulante à la saisie) pour les clefs externes, utiliser l'Assistant et choisir de montrer l'identifiant de la table liée plutôt que de le masquer.- les propriétés selon le type : longueur max, format (décimales), valeur par défaut, contrôle de saisie, indexation (on n'indexe que les champs qui sont destinés à servir de clef de tri ou d'extraction) avec ou sans doublons...- les observations où il est conseillé de taper un résumé des propriétés essentielles, pour tout afficher sur une ligne.De cette façon, on n'a pas à sélectionner la ligne pour visualiser les réglages de cette ligne dans le volet du bas.On pensera à désigner un champ (une rubrique, un attribut) comme clef primaire (identifiant).On pensera aussi à donner un nom à la table en MAJUSCULES, ce qui aidera à distinguer d'un coup d'œil les TABLES des autres objets qui leur ressemblent (les requêtes notamment).

9 à 15, 25, 27, 37, 39

Bien utiliser le clavier pour me déplacer dans l’écran de la structure des tables

Dans l'écran du mode Création des tables, on se déplace avec :• Entrée ou TAB pour avancer, • MAJ+TAB pour reculer, • F6 pour changer de volet, • les flèches pour changer de ligne, • ALT+BAS pour développer ou masquer une liste déroulante…

Appeler la fenêtre BDD au clavier, à tout moment

Touche F11(CTRL + F6 pour réactiver le fenêtre précédente).

Changer d’onglet au clavier (fenêtres et boîtes de dialogue)

CTRL + TAB et CTRL + MAJ + TAB

Transformer un champ en clef primaire Sélectionner la ligne, puis cliquer sur la petite clef jaune sur la barre d'outils (ou bien utiliser le menu Edition, Clé primaire).

11, 25, 37

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Choisir (et justifier) le type de la clef primaire : type compteur (NumAuto) ou autre type (et justifier mon choix)

La clef primaire n'accepte pas de doublons.Souvent, on donne le type NumAuto aux clefs primaires pour qu'Access prenne en charge la numérotation, ce qui évite à l'opérateur de saisie de tenir un registre des numéros déjà donnés pour calculer lui-même le prochain....Mais le type NumAuto ne convient que si la numérotation n'a aucun sens, c'est-à-dire si l'entreprise se contente d'un code non significatif.Mais dès qu'on veut pouvoir intervenir sur les identifiants, en changer, attribuer une signification aux parties du code... il faut choisir un type Numérique, ou mieux, le type Texte pour une totale liberté dans la codification (le type Texte accepte les textes, mais aussi les chiffres et tous les caractères spéciaux : type Texte = Alphanumérique).Un problème important du type NumAuto est qu'il crée des TROUS dans la numérotation, ce qui est inacceptable dans de nombreux cas, comme les factures par ex. Pour une solution de champ calculé mais sans trou, voir le manuel sur Access, p. 27, 37, et surtout 59 : programmer le contrôle de formulaire N°Facture en lui donnant une Valeur par défaut: MaxDom("[N°Facture]";"[FACTURES]")+1

9, 11, 25, 27, 37, 59

Expliquer les principaux type et sous-types des champs des tables d'Access

Le type Texte accepte tout et n'importe quoi, ce qui est une force (c'est d'ailleurs le type par défaut), mais aussi une faiblesse : contrôle de saisie difficile, calculs impossibles...Le type Numérique pour les champs qui vont servir de base à des calculs. Sous-types importants = Entier, Entier long, Réel Double...Le type Date/Heure qui permettra à la fois de contrôler facilement la saisie des dates, leur format, et aussi de réaliser des calculs sur les dates (ces calculs sont particuliers).Le type Monétaire qui reprend la monnaie courante du Poste de travail (Panneau de config, Options régionales...).Le type Oui/Non (logique, booléen) qui permet de prévoir une simple bascule à deux états.Le type NumAuto qui permet de confier à Access le soin d'attribuer automatiquement un numéro de plus en plus grand, sans JAMAIS réutiliser un n° déjà attribué.le type Liste de choix qui permet pour les clefs externes de relier les valeurs possibles du champ en cours aux enregistrements d'une autre table et de proposer à l'opérateur de saisie une liste déroulante cohérente et fiable.Type Mémopour les observations et remarques diverses : grande capacité mais pas de tri sur ce champ.

11, 25, 27, 37,

39

Régler le format d’affichage du champ : espaces entre les milliers Choisir la propriété Format : Standard.

Régler le format d’affichage du champ : décimales

Saisir le nombre de chiffres voulus après la virgule dans la propriété Décimales du champ sélectionné.

Régler le format d’affichage du champ : majuscules forcées

Propriété Format : > Le signe "supérieur à" dit majuscules forcées à l'affichage, mais le texte réellement mémorisé dans le champ garde la casse de la saisie.Utile dans les noms de VILLES ou de NOMS PROPRES.

Régler le format d’affichage du champ : minuscules forcées

Propriété Format : < Le signe "inférieur à" dit minuscules forcées à l'affichage, mais le texte réellement mémorisé dans le champ garde la casse de la saisie.Utile dans les adresses WEB et E-mail.

Régler l’affichage d’un message sur la barre d’état quand le curseur passe sur le champ

On ne peut pas régler dans les tables le texte de la barre d'état. Il faudra donc utiliser un formulaire pour gérer la propriété Texte barre d'état. Ce formulaire aura exactement l'aspect d'une table si on le présente en mode Feuille de données, mais avec, en plus, toutes les possibilités de contrôle de saisie et d'affichage de messages d'aide qu'offrent les formulaires.

Prévoir une valeur standard pour un champ de table qui dispense l'opérateur de la saisie pour le cas le plus fréquent

Propriété Valeur par défaut sur la ligne du champ de la table en mode Création. 13, 37, 57, 59

Rendre obligatoire la saisie d’un champ, dans une table

Selon que le type du champ soit Texte ou Numérique :Propriété Valide si <>"" (différent de chaîne vide)ou Valide si <>0 (différent de zéro)On pourra alors définir la propriété Message si erreur pour rédiger un message clair qui invite l'opérateur à saisir le champ obligatoire.On peut aussi utiliser la propriété Null interdit : oui mais cette propriété ne permet pas de personnaliser le message en cas d'oubli de saisie.Attention, Null signifie Invalide en anglais : manquant ou inconnu. Faux ami : Null avec deux L ne signifie pas nul, vide.

9, 12, 24, 35, 37, 39

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Prévoir des règles de validation et des messages d’erreur

Propriété Valide si : exprimer une condition avec des comparateurs (>, >=, <, <=, =, <>) ou avec des fonctions d'Access comme IN.Exemple : Valide si : In("Neuf";"Occasion") pour n'accepter que deux valeur possibles à la saisie.Il faudra alors définir la propriété Message si erreur pour rédiger un message clair qui invite l'opérateur à saisir le champ obligatoire.Remarque importante : pour limiter la saisie d'un champ à une liste, il est infiniment préférable de créer à part une petite table de ces valeurs, de donner au champ limité le type Liste de choix, puis de créer une relation entre les deux tables en demandant d'appliquer l'intégrité référentielle : toute mise à jour de la table modifiera ensuite la liste déroulante ! On ne peut pas faire plus simple pour l'utilisateur !Autre remarque : ce champ limité à une valeur de table externe s'appelle une clef étrangère (ou clef externe). Par convention et pour des raisons fortes de lisibilité, on place souvent un dièse # dans le nom de ces champs.

Indexer un champ dans une table, et le justifier

Propriété Indexer...Indexer un champ, c'est demander à Access de tenir à part, de façon invisible, une sorte de sommaire des valeurs de ce champ, pour accélérer les accès directs liés à ce champ : on rend ainsi les tris et les sélections sur ce champ beaucoup plus rapides, mais au prix d'une augmentation sensible de la taille de la base (en volume, chaque champ indexé ajoute l'équivalent de deux colonnes à la table).En général, on indexe les noms, les codes et les dates (pour accélérer les tris), mais on n'indexe pas les adresses ou les champs mémo (aucun tri ou sélection prévisible : inutile de perdre de la place pour ça).

Interdire les doublons sur un champ de table

Propriété Indexé Oui - Sans doublons.Cette propriété permet de complètement déléguer à Access ce contrôle (fastidieux à programmer). Cette simplicité de mise en œuvre pour un contrôle important est une force par rapport à Excel.

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Interdire les doublons sur plusieurs champs de table

Un première façon d'interdire les doublons sur les combinaisons de champs est de créer un identifiant composé sur ces champs (sélectionnés ensemble) : une clef primaire composée.Par exemple, le fait de donner l'identifiant #N°Facture + #N°Produit à la table Lignes de produit permet de confier facilement à Access le difficile contrôle des doublons de combinaisons : Access ne laissera pas saisir deux fois le même produit dans la même facture.Mais, si on a besoin d'un contrôle de combinaisons, sans faire de ces combinaisons la clef primaire, il faut :1. Lancer la commande Affichage, Index, puis :2. Dans la première ligne vierge de la colonne Nom de l'index, taper le nom de l'index.3. Dans la colonne Nom du champ, sélectionnez le premier champ de l'index.4. Dans la ligne suivante de la colonne Nom du champ, sélectionnez le second champ de l'index (laissez la colonne Nom de l'index vierge au niveau de cette ligne). 5. Répétez cette étape jusqu'à ce que vous ayez sélectionné tous les champs que vous souhaitez inclure dans cet index. Vous pouvez utiliser jusqu'à 10 champs.

Utiliser l’assistant Liste de choix dans une table et expliquer l’importance centrale de ce type de champ dans l’ergonomie de la BDD

Les tables sont liées. Chaque relation est formée entre l'identifiant d'une table et une clef externe d'une autre table. Toute les relations doivent être contrôlées sur le plan de l'intégrité référentielle pour qu'aucune valeur incohérente ne puisse être saisie du côté de la clef externe. Par exemple, on ne doit pas pouvoir saisir un code client inexistant dans la clef #NumCli de la table Commandes. Mais cette précieuse interdiction ne rend pas la saisie ergonomique, confortable : au moment de saisir le code Client, l'opérateur doit se souvenir de tous les codes de tous les clients... C'est désagréable. C'est même souvent impossible.Le type Liste de choix permet précisément de faciliter la saisie des clefs externes en présentant une liste déroulante complète des valeurs possibles dans le champ en cours. Ceci est ESSENTIEL pour le confort d'utilisation de la BDD.Attention : si on lance plusieurs fois l'Assistant sur la même clef externe, cet abruti d'Assistant crée plusieurs relations durables en doublons ! Il faudra les supprimer une à une (dans la fenêtre des relations) : voir le dépanneur dans le manuel sur Access.

39, 113

Déplacer un champ dans la structure de la table (ce qui est différent de déplacer une colonne à l’affichage du contenu de la table)

Ouvrir la table en mode Création,Sélectionner la ligne à déplacer : simple clic dans la case grise à gauche de la ligne,puis glisser sur la case grise (avec un triangle de focus) de la ligne sélectionnée pour la placer où l'on veut.

Insérer un nouveau champ dans une table (entre deux champs existants)

Ouvrir la table en mode Création,Sélectionner la ligne à repousser (vers le bas) avec la nouvelle ligne,puis lancer Insertion, Lignes…

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Mémoriser une relation entre deux tables

Sauvegarder les tables en respectant des règles de dénomination

Un BDD contient vite un très grand nombre d'objets (tables, requêtes, formulaires, sous-formulaires, états, sous-états, modules, macros). Il est donc important de s'imposer une discipline personnelle pour augmenter la lisibilité de l'ensemble : pour les tables, on peut décider de leur donner un nom en majuscules pour faciliter la distinction entre les TABLES et les requêtes qui leur ressemblent beaucoup en étant pourtant très différentes (seules les TABLES contiennent véritablement les informations de base).Le regroupement des formulaires et SF est facilité par une astuce qui consiste à faire précéder leur nom de la même lettre (ou d'un même code). Par exemple, A Factures et A SF Lignes des factures. On devrait toujours indiquer SF dans le nom des sous-formulaires pour évoquer leur nature dans leur nom. Idem pour les états et sous-états.

Créer une clef primaire composée (de plusieurs champs)

Une association, qui matérialise une relation de plusieurs à plusieurs entre deux entités, devient une TABLE sous Access...Cette table particulière a un identifiant double (ou triple ou quadruple…) : la clé primaire d'une association (et donc l'identifiant de la table correspondante) est composée de plusieurs clefs externes qui pointent vers les tables associées.Par exemple, l'association LignesCommandes qui relie Commandes à Produits (MCD du cas Comptoirs) devient sous Access une table LignesCommandes dont l'identifiant est composé de deux clefs externes : #N°Commande et #N°Produit.Pour faire de CES champs UNE clef primaire, il faut les placer côte à côte si ce n'est pas le cas, puis les sélectionner (en glissant sur les carrés gris à gauche des lignes), puis lancer Edition, Clé primaire... ou bien cliquer sur l'outil CLEF de la Barre d'outils.Le gros avantage de cet identifiant multiple (double, triple...) est qu'Access va prendre en charge tout seul le contrôle des doublons, sans avoir rien à programmer ! Par exemple, Access ne laissera pas saisir deux fois le même produit dans la même commande.Si cela est gênant (si on veut que le client puisse commander deux fois le même produit dans la même commande), il faut changer d'identifiant : créer un numéro auto, par exemple, ou ajouter un champ supplémentaire à l'identifiant...

Afficher la structure détaillée d'une table sur un seul écran, pour un dossier d'analyse compact et précis à la fois

Access ne sait pas montrer sur un seul écran la structure détaillée d'une table : en mode Création, il faut sélectionner une ligne pour voir ses réglages détaillés dans le volet du bas... C'est gênant, car on n'a jamais une vue d'ensemble sur la structure.Un astuce consiste à utiliser la colonne Description du mode Création pour résumer les propriétés essentielles de chaque champ.L'effet secondaire est que les Assistants formulaires vont reprendre ces informations en les affichant sur la Barre d'état... Nous serons donc obligés de relire TOUS les contrôles de formulaire pour corriger la propriété Texte barre d'état, mais ceci est en fait un BIEN, car ce texte d'aide est une mine d'infos utiles pour l'utilisateur de la BDD, et il est trop souvent négligé par les concepteurs.

9, 10, 24, 25, 36, 37

Lier une feuille de classeur Excel en tant que table de la base de données Access

Touche F11 pour afficher la fenêtre BDD,Fichier, Données externes, Lier les tables…changer le Type de fichier (choisir Excel),choisir le classeur Excel puis répondre aux questions de l'assistant…Attention, effets gênants : • Access est ralenti.• La suppression d'enregistrement est impossible !• On n'a aucune maîtrise des types de données (numériques et dates), ce qui peut parfois interdire tout calcul !

Prévoir un champ image et insérer un fichier .BMP ou . JPG

Donner le type Objet OLE au champ qui doit afficher une image,Dans le formulaire de saisie, prévoir un message d'aide qui rappelle à l'opérateur la technique de saisie d'image (ci-dessous)...Pour saisir le nom d'une image (image BMP ou autre, créée ou scannée au préalable), se placer sur le champ image, et lancer Insertion, Objet...

CRÉER une BDD : les RELATIONS

Touche F11 pour afficher la fenêtre BDD,Outils, Relations…Si les tables ne sont pas affichées, il faut les ajouter toutes, avec Relations, Afficher la table…Pour créer une relation, il faut d'abord avoir pensé à créer la clef externe qui va permettre de matérialiser cette relation. Si ce n'est pas fait, il faut le faire : retourner dans la structure de la table et ajouter la clé étrangère, avec son dièse # dans le nom et un type cohérent avec l'identifiant visé.Quand tout est prêt (identifiant d'une table et clef externe d'une autre table ayant le même type), il suffit de glisser de l'identifiant vers la clef externe (ou l'inverse), puis d'appliquer l'intégrité référentielle (dans tous les cas !), et de valider...

41, 43, 45

A7
Niveau : 1 : indispensable, 2 : Normal, 3 : Bon, 4 : Exceptionnel
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À connaître ! Cette colonne signale les astuces les plus utiles Elle contient des C majuscules… (en police Wingdings pour afficher un petit pouce…)
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Colonne des mots exotiques : autres façons de formuler le pb : Diverses formulations, éventuellement peu orthodoxes, qui pourraient venir à l'esprit de l'opérateur pour interroger la base de connaissances. Cette colonne permet aussi à l'AMI d'accepter des orthographes approximatives quand elles sont prévisibles.
H7
Concaténation des contraintes pour un permettre un filtre multicritère rapide Colonne calculée à la demande (avec une macro)(après l'ajout de nouvelles lignes de connaissances), de façon à rester légère et rapide
I7
Rappel des contraintes : Colonne simple copie de sa voisine : astuce pour permettre de saisir 4 mots clefs au lieu de 2 (la commande de filtre VBA n'accepte que deux tests)
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Valeur temporaire : Colonne utilisée temporairement par la macro qui calcule les colonnes H et I en valeur et sans accent
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réactualisation fréquente Colonne flag pour signaler les infos sensibles à la mise à jour (technologie à vérifier souvent)
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JE SAIS… Procédures, raccourcis, définitions et astuces…Niveau

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Supprimer une relation entre deux tables

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Touche F11 pour afficher la fenêtre BDD,Outils, Relations…cliquer sur le trait de la relation (il devient gras) et presser la touche SUPPR.Attention à ne pas supprimer la table avant la relation, car alors la relation n'est plus affichée mais elle existe toujours. La fenêtre des relations ne permet pas de toucher aux tables, on ne peut pas détruire une table par mégarde dans cette fenêtre : les tables affichées ne sont que des apparences de tables pour permettre la définition des relations.Par contre, l'ajout ou la suppression d'une relation, dans cette fenêtre des relations, est effective et durable.

41, 43, 45

Expliquer les intérêts multiples de la mémorisation des relations entre les tables

Mémoriser une relation permet de ne plus avoir à créer cette relation chaque fois qu'on a besoin des tables liées, ce qui simplifie la création des requêtes, notamment.Mais l'essentiel est ailleurs : mémoriser une relation permet surtout de demander l'application de l'intégrité référentielle (voir ce mot) avec tous les précieux contrôles automatiques de cohérence qu'elle permet.

Décider du contrôle systématique de l’intégrité référentielle. Expliquer l’enjeu global

Il faut TOUJOURS demander à Access le contrôle de l'intégrité référentielle. Par quelques clics, on va rapidement confier à Access toute la charge de contrôles essentiels (qu'il faudrait sans cela programmer à la main un à un) pour assurer à la base une cohérence vitale.

Expliquer les conséquences des diverses combinaisons de réglages de l’intégrité référentielle. Avantages et inconvénients de chaque choix

Appliquer l'IR interdit simplement toutes les commandes dangereuses pour la cohérence de la BDD : saisie incohérente du côté de la clef externe, modification d'un identifiant déjà mémorisé dans une clef externe, et suppression d'un enregistrement côté Un s'il existe un enregistrement correspondant côté Plusieurs.La possibilité de Mettre à jour et Supprimer en cascade donne de la souplesse au contrôle de cohérence en n'interdisant pas, mais en répercutant plutôt les modifications pour que tout reste cohérent.

Mémoriser une relation réflexive (d’une table vers elle-même).

Pour créer une relation réflexive, il faut afficher deux occurrences (deux exemplaires) de la table en question, puis glisser de la clef externe de l'une vers l'identifiant de l'autre.Si on fait cela dans l'écran de Outils, Relations (qui permet de régler une fois pour toutes les relations stables, évitant ainsi de les recréer à chaque nouvelle requête), on ne pourra pas donner de nom spécial à la deuxième occurrence de la table, alors que dans une requête on pourra donner ce nom plus clair : clic droit, Propriétés sur la table. Par exemple, si une table Employés contient une clef externe Rend compte à pointant vers la même table Employés (Cas Comptoirs), il serait plus clair d'appeler Chefs la deuxième occurrence de la table Employés, plutôt que Employés_1 (qui est le nom absolument illisible que donne Access, au départ, à une nouvelle occurrence de table...).

CRÉER une BDD : les REQUÊTES

Expliquer la nécessité des requêtes pour alimenter les futurs formulaires et états quand les tables isolées ne suffisent pas

Chaque formulaire puise ses données dans une source unique, qui est soit une table, soit une requête. Le plus simple consiste à prendre l'information de base dans les tables. Mais souvent, on ne trouve pas dans une table unique, tout ce dont on a besoin dans le formulaire : c'est dans ce cas qu'il faut créer une requête pour assembler les informations utiles dans un seul objet capable, à lui seul, d'alimenter le formulaire.Par exemple, pour afficher une ligne de facture complète, la table LIGNESCOMMANDES ne suffit pas car elle ne contient que le #CodeProduit et pas sa désignation, alors que cette désignation est importante pour la lisibilité de la facture... D'où la requête qui va assembler toutes les LIGNESFACTURES utiles et les noms de produits correspondants, et le formulaire pourra ainsi être complet en prenant sa source dans la requête plutôt que dans telle ou telle table.

Créer des requêtes en vue de l’exploitation par d’autres requêtes ou par des formulaires/états : discipline personnelle dans la dénomination : numérotation des objets, préfixe commun à toutes les objets liés

Chaque requête puise dans des tables ou dans des requêtes. On peut donc imbriquer des requêtes entre elles et obtenir par exemple deux premières listes avec deux requêtes et rapprocher ensuite ces deux listes en une seule liste principale avec une troisième requête, et ainsi de suite s'il le faut...

Numéroter les objets, et donner un préfixe commun à toutes les objets liés par un objectif commun

On est vite confronté au grand nombre d'objets dans une BDD. Il faut donc s'organiser. Souvent, on peut regrouper les objets qui visent un résultat commun.Par exemple, pour fabriquer le seul formulaire PRÊT (de livres, de disques et de cassettes vidéo dans une bibliothèque), il a fallu créer quatre requêtes, un formulaire principal et trois sous-formulaires... Si on donne à tous ces objets, le même préfixe (le même début de nom), avec un numéro pour décider nous-même de l'ordre idéal de présentation, 01PRET par exemple, on facilite la lecture et la compréhension de l'ensemble.On n'est pas obligé de le faire, mais il est conseillé de le faire pour simplifier le travail avec de longues listes d'objets un peu hétéroclites.

A7
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2

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Paramétrer une requête en utilisant ce qui est affiché dans un contrôle de formulaire au moment de l’exécution de la requête

On peut citer le champ d'un formulaire sur la ligne Critères d'une requête. De cette façon, on rend le critère variable en fonction de l'affichage actuel d'un formulaire, ce qui est précieux !Exemple : dans la colonne [Code Catégorie] d'une requête nommée "Liste des produits" (elle-même source unique du Formulaire Exemple), on peut taper le critère [Forms]![Exemple]![CatégorieSélectionnée]ce qui paramètre la requête avec le contrôle indépendant [CatégorieSélectionnée] du formulaire Exemple... Chaque fois que l'opérateur saisit une nouvelle catégorie dans le contrôle indépendant, la requête est recalculée, et donne un nouveau résultat, ce qui change le reste des données affichées par le formulaire...Pour des illustrations et exemples très riches, il faut absolument analyser le cas SOLUTIONS.MDB installé dans le dossier C:\Program Files\Microsoft Office\Office\Exemples

CRÉER une BDD : les FORMULAIRES

Créer un formulaire instantané Sélectionner la table ou la requête qui sera la source du formulaire, puis lancer la commande Insertion, Formulaire instantané...

Créer un formulaire avec un assistant. Choisir parmi les divers types courants de formulaires

Sélectionner la table ou la requête qui sera la source du formulaire, puis lancer la commande Insertion, Formulaire…Il faut ensuite choisir le chemin :• Le mode Création va ouvrir un espace vierge où tout est à créer, contrôle par contrôle. On choisit ce mode quand on veut créer un écran de boutons, comme un écran d'accueil, qui va servir de plaque tournante pour orienter vers les différentes parties de l'application sans être lié lui-même à aucune table ou requête...• Le mode Assistant va permettre de sélectionner et ordonner les champs utiles, et aussi d'ajouter d'autres sources pour alimenter des sous-formulaires (voir manuel page 53).• Les trois modes instantanés permettent de choisir la présentation des formulaires rapides.

15 et s., 29 et s., 53 et s.,

81

Créer un formulaire et un sous-formulaire avec un assistant.

Préparez deux requêtes : une pour le formulaire principal (FP) et une autre pour le sous-formulaire (SF).Placez-vous sur la requête du FP. Lancez Insertion, Formulaire, Assistant Formulaire…Faites passer tous les champs de la requête du FP dans la zone Champs sélectionnés.Puis, ne cliquez PAS sur Suivant !!!Important : c’est en indiquant ici, dans cette même étape de l’Assistant, que l’on a besoin non pas d’une mais de deux sources (deux requêtes), que l’on demande à l’Assistant de fabriquer un formulaire et son sous-formulaire.Cliquez donc sur la flèche bas du champ Tables/Requêtes, et choisissez la requête du SF, puis, ajoutez tous les champs de cette deuxième requête à la zone Champs sélectionnés.Une fois que tous les champs des deux requêtes sont sélectionnés, cliquez sur Suivant.L’Assistant vous propose alors les bons choix. Validez simplement les choix proposés en cliquant sur Suivant… Tout cela peut aller très vite, finalement…Pour présenter ensemble ces objets liés dans la liste des formulaires, une bonne astuce consiste à faire précéder le nom des objets liés (le formulaire et son (ou ses) sous-formulaire(s)), d’une lettre commune (ou un code) et d’un espace,

Changer le titre des colonnes d'un sous-formulaire

On change le titre des colonnes d’un SF en mode Création, mais différemment selon la version d'Access : Avec Access 97 et 2000, en changeant la propriété Nom (pas la Source) de la Zone de texte (pas l’Étiquette). Avec Access 2002 et 2003, en changeant la propriété Légende de l’Étiquette (pas la Zone de texte)… Avec 2002 et 2003, ne changez surtout pas la propriété Nom des Étiquettes : ne changez que leur Légende.Attention à ne jamais changer la propriété Source de la Zone de texte ! Vous couperiez le précieux "cordon ombilical" qui relie le contrôle avec un champ de la table…

Basculer rapidement d’un mode à l’autre : Création, Feuille de données, Formulaire ou Aperçu d'état

Un seul simple clic sur l'outil en haut à gauche suffit à zapper (pas besoin de dérouler la liste avec la petite flèche noire à droite de l'outil).Une autre technique vous plaira peut-être beaucoup : les lettres accélératrices : ALT + A ffichage, puis C réation ou M ode formulaire... Ça va très vite quand on a compris !

Afficher/masquer et dimensionner (H et V) une zone de travail : Détail, En-tête et Pied, de page et de formulaire et d'état

Commande Affichage, puis En-tête ou pied… de page (sur papier) ou de formulaire (à l'écran)…Puis pour régler la taille des zones, il suffit de glisser sur le trait de séparation entre deux zones pour le déplacer...

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Changer la couleur de fond d’une zone (formulaires et états)

Cliquer sur le fond de la zone (ne pas cliquer sur un contrôle, mais bien sur la couleur de fond), puis utiliser l'outil Couleur d'arrière-plan/remplissage (l'outil "pot de peinture")…Notez que la propriété Couleur fond de la section a changé : Access a converti le choix visuel de la couleur en nombre cabalistique.

Régler les propriétés de forme de tous les contrôles : couleur de Remplissage et de Bordure, Police Taille et Couleur du texte, Alignement… (formulaires et états)

Sélectionner le ou les contrôles, puis utiliser : l'outil Couleur d'arrière-plan/remplissage (l'outil "pot de peinture")l'outil Couleur de police/premier planl'outil Couleur de bordure/trait (l'outil "pinceau")les outils Police et Taille de la policeles outils Aligner à gauche, à droite et centré (pour l'alignement interne).Voir aussi dans l'AMI l'expression "Aligner plusieurs contrôles".

29, 59, 61, 71,

105

Organiser mon écran de travail : afficher/masquer les palettes (formulaires et états)

Clic sur l'outil approprié en haut, ou utilisation du menu Affichage :Affichage, Propriétés.Affichage, Liste des champs.Affichage, Boîte à outils.

17, 19, 29, 31, 55, 83, 97, 99

Organiser mon écran de travail : disposer les palettes (formulaires et états)

Déplacer une palette : glisser sur le titre de la palette, ou sur son corps (partie grise juste au bord des outils).

Organiser mon écran de travail : dimensionner les palettes (formulaires et états)

Dimensionner une palette : glisser sur un bord ou un coin de la palette.

Organiser mon écran de travail : afficher rapidement et régler la palette des propriétés (formulaires et états)

Double clic ou Clic droit Propriétés sur un contrôle ou sur une zone ou sur le coin haut gauche (intersection entre les deux règles pour sélectionner les propriétés du formulaire).

17, 19, 29, 99

Sélectionner plusieurs contrôles d’un seul geste. Désélectionner un contrôle. (formulaires et états)

Au choix :- Clic sur un premier contrôle, puis MAJ + clic sur les autres…- Glissade autour des contrôles à sélectionner ( "lasso" ).- Glissade dans la règle (gauche ou haute).Dans tous les cas, MAJ + clic retire un contrôle du groupe sélectionné.

19, 21, 29, 31, 59, 63, 97, 101,

105

Déplacer un ou plusieurs contrôles (formulaires et états)

Sélectionner le(s) contrôle(s), puis glisser sur le pointeur "main noire" (sans doigt pointé, juste une petite main toute ronde).Astuce : CTRL + flèches permet de déplacer très précisément sans perdre l'alignement d'origine ! C'est TRÈS pratique !!! C'est très important car, avec Access, MAJ + glisser pour un mouvement "parfait" (bien aligné) ne fonctionne pas (Grrr...)Au passage, rappelons que MAJ + flèche = dimensionnement précis avec le clavier...

19, 31, 97, 101,

105

Copier un contrôle (formulaires et états) Sélectionner le(s) contrôle(s), puis CTRL + C, puis CTRL + V.

Dimensionner un ou plusieurs contrôles (formulaires et états)

Sélectionner le(s) contrôle(s), puis glisser sur une poignée (pointeur "double flèche").Parfois, il est commode (précis) d'utiliser plutôt le clavier : MAJ + FLÈCHES.

19, 21, 31, 59, 81, 97,

103

Demander une taille automatique (formulaires et états)

Sélectionner le(s) contrôle(s), puis double cliquer sur une poignée (pointeur "double flèche").Ce raccourci-là sert tous les jours, tout le temps !Nota : l'ajustement de la taille, quelle que soit la poignée sur laquelle on double clique, se fait du côté opposé à l'alignement interne. Exemple : si le contrôle est aligné à droite, la réduction de taille (ou l'augmentation) se fera du côté gauche, même si on double clique sur une poignée à droite, ou au-dessus, ou sur un coin...

19, 31, 59

Aligner plusieurs contrôles. Utiliser le menu contextuel utile (formulaires et états)

Sélectionner le(s) contrôle(s), puis clic droit, Aligner…Nota : un des contrôles sélectionné sert de repère d'alignement pour les autres. C'est le contrôle le plus à droite si on aligne à droite, c'est le plus à gauche si on aligne à gauche, etc. Quand on sait cela, si on aligne à droite, on commence par regrouper en gros les contrôles en laissant bien le contrôle de référence le plus loin à droite : on n'a pas besoin d'être précis dans ce geste préparateur parce qu'on sait que la commande d'alignement, elle, sera très précise (en plus d'être très rapide).Conseil : si la commande d'alignement déclenche une catastrophe... la gomme à bêtise fonctionne très bien : CTRL Z tout de suite.

19, 31, 101, 103, 105

Déplacer l’étiquette sans le contrôle associé (ou l’inverse) (formulaires et états)

Sélectionner le contrôle, puis glisser sur la grosse poignée en haut et à gauche du contrôle (pointeur "main noire avec index").

19, 31, 97

Désolidariser un contrôle de son étiquette (formulaires et états)

Sélectionner l'étiquette, la couper au presse-papiers CTRL + X, cliquer sur le fond du formulaire, et réinjecter le presse-papiers CTRL + V.

Lier un contrôle Étiquette à un contrôle qui en est privé (formulaires et états)

Sélectionner l'étiquette, la couper au presse-papiers CTRL + X, cliquer sur le contrôle "à étiqueter" et réinjecter le presse-papiers sur ce contrôle : CTRL + V.

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Rappel des contraintes : Colonne simple copie de sa voisine : astuce pour permettre de saisir 4 mots clefs au lieu de 2 (la commande de filtre VBA n'accepte que deux tests)
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Désactiver / Réactiver le magnétisme de la grille (formulaires et états)

Pour désactiver temporairement le magnétisme de la grille : CTRL + glisser sur les contrôles.Pour le désactiver durablement : Format, Aligner sur la grille…Pour régler l'écartement entre les point aimantés de la grille : propriétés GrilleX et GrilleY du formulaire (chiffre entre 1 et 64, 24 au départ, grand chiffre = précis, petit chiffre = grossier).

Expliquer la différence entre les contrôles liés à un champ et les contrôles indépendants dans les formulaires

Un formulaire est un écran de consultation et de saisie créé par assemblage (mise en page) d'objets appelés "contrôles".- Certains contrôles sont indépendants de toute table ou requête : les étiquettes (libellés, titres et autres consignes en texte fixe...) et les dessins divers (traits, rectangles, boutons...), mais aussi certaines zones de texte calculées ou saisies sans lien avec une table.- Mais les contrôles les plus importants sont liés à des champs de tables, soit directement, soit via une requête : zones de texte, zones de liste, déroulante ou pas, groupes d'options et cases à cocher... Ce que montre un contrôle lié est en fait le reflet de ce contient un champ de table, et toute modification dans le contrôle est répercutée dans le champ correspondant.Il est donc important de maîtriser un vocabulaire technique précis et de ne pas confondre contrôle (de formulaire) et champ (de table).

67 (points 5 et s.),

69 (point 3), 71 (point

1), 103

Régler les propriétés essentielles des contrôles Zone de texte

Zones de texte = contrôles mal nommés : on dirait qu'ils sont destinés à afficher du texte passif (ce qui est le rôle des étiquettes)... Il n'en est rien : les zones de textes sont essentielles et souvent liées à des champs de table (via une requête ou non). Pour de l'aide, sélectionnez la propriété, puis tapez F1 !Principales propriétés à connaître :Nom : c'est le nom du contrôle, généralement le même que la source, mais pas forcément. C'est ce nom qu'on utilise si on veut reprendre le contenu du contrôle dans un calcul un peu plus loin.Source : champ lié (de table ou de requête) ou formule du calcul qui alimente le contrôle en information à afficher.Format : réglage de l'affichage des nombres.Décimales : nombre de chiffres après la virgule.Valeur par défaut : texte ou nombre automatiquement saisi lors de la création de l'enregistrement (et jamais plus tard) faute de précision contraire.Valide si : conditions à remplir pour accepter la saisie.Message si erreur : indications claires pour l'opérateur.Texte barre état : messages d'aide à l'opérateur.Effet touche Entrée : contrôle suivant ou saut de ligne.Activé : on dit "Non" ici pour les champs "NumAuto".Verrouillé : on dit "Oui" ici pour les champs "NumAuto".Arrêt tabulation : appartenance ou pas au chemin de saisie.Texte d’Info-Bulle : messages d'aide à l'opérateur.

17, 19, 29, 31, 57, 59, 61, 63

Interdire la saisie d'un contrôle, et même sa sélection, et souligner visuellement cette particularité

On ne peut pas modifier un champ de type NuméroAuto. C’est normal, mais si on n'y prend garde, ce contrôle a exactement la même apparence que les autres contrôles (dans un cadre blanc), invitant ainsi l’opérateur à taper quelque chose, alors que la saisie y est interdite. Mauvaise surprise pour l’opérateur, donc, qui ne comprend pas cette interdiction et qui ne va pas tarder à faire des reproches au concepteur de l’application (vous).Il faudrait que l’apparence du contrôle interdit soit différente de l’apparence des autres contrôles, pour aider l’utilisateur à anticiper ce comportement spécial. Pour suggérer visuellement cette particularité et éviter à l’humain une déconvenue, passez en mode Création, et rendez ce contrôle ni blanc, ni encadré : remplissage transparent et bordures transparentes.Il faut aussi bloquer son utilisation : donnez au contrôle interdit les propriétés Activé:Non et Verrouillé:Oui de façon à ce que le pointeur ne s’arrête même pas sur ce contrôle. Testez ces réglages en mode Formulaire.Vous aurez souvent à donner (ensemble) ces quatre réglages (fond et bords transparents, Activé:Non et Verrouillé:Oui) à des "contrôles interdits" (souvent des champs de type NumAuto, mais d’autres types également). Mémorisez donc bien cette séquence et ses tests.

29, 59, 61, 114

Mettre le contenu d’un champ en majuscules par le format

Simplement taper le signe > (Supérieur à) dans la propriété Format.

Mettre le contenu d’un champ en minuscules par le format

Simplement taper le signe < (Inférieur à) dans la propriété Format.

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Colonne des mots exotiques : autres façons de formuler le pb : Diverses formulations, éventuellement peu orthodoxes, qui pourraient venir à l'esprit de l'opérateur pour interroger la base de connaissances. Cette colonne permet aussi à l'AMI d'accepter des orthographes approximatives quand elles sont prévisibles.
H7
Concaténation des contraintes pour un permettre un filtre multicritère rapide Colonne calculée à la demande (avec une macro)(après l'ajout de nouvelles lignes de connaissances), de façon à rester légère et rapide
I7
Rappel des contraintes : Colonne simple copie de sa voisine : astuce pour permettre de saisir 4 mots clefs au lieu de 2 (la commande de filtre VBA n'accepte que deux tests)
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Valeur temporaire : Colonne utilisée temporairement par la macro qui calcule les colonnes H et I en valeur et sans accent
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réactualisation fréquente Colonne flag pour signaler les infos sensibles à la mise à jour (technologie à vérifier souvent)
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Prévoir des textes d'aide et des consignes pour l'opérateur de saisie

Il faut aussi bien réfléchir aux textes d’aide affichés sur la Barre d’état pour chaque contrôle : la réflexion approfondie, contrôle par contrôle, sur l’aide apportée à l’utilisateur est souvent insuffisante, voire inexistante, alors que cette aide est un facteur important d’ergonomie et de confort pour l’utilisateur de la BDD. Votre application a besoin de ce travail pour devenir professionnelle.Contrôlez la propriété Texte barre d’état de chaque contrôle Zone de texte.Mettez-vous à la place de l’utilisateur du formulaire : est-ce bien le bon texte d’aide qu’il faut afficher en bas de l’écran ? Si vous avez prévu des boutons, réglez la propriété Texte d’Info-bulle des boutons pour faire apparaître, en cas de survol stationnaire de la souris, un petit post-it jaune d’information ou de conseil... Copiez ce texte d’aide, puis Collez-le vers la propriété Texte barre d’état.

21, 29, 59, 61, 63, 67

Régler les propriétés essentielles des contrôles Zone de liste modifiable

Zone de liste modifiable : ce contrôle propose une liste toute prête sur laquelle il suffit de cliquer pour saisir....Pour de l'aide, sélectionnez la propriété, puis tapez F1 !Principales propriétés à connaître : Source contrôle : champ lié (de table ou de requête) ou formule du calcul qui alimente le contrôle en information à afficher.Origine source : type de source (requête, liste tapée...)Contenu : table, requête ou liste tapée qui alimente la liste en données. Nbre colonnes : nombre de colonnes de la listeEn-têtes colonnes : affichage ou pas des titres de col.Largeurs colonnes : largeurs en cm séparées par des ;Colonne liée : n° de la col à récupérer pour donner une valeur au contrôle.Limiter à liste : n'accepter qu'un choix dans la liste ou bien ouvrir les possibilités et accepter n'importe quoi à la saisie.Auto étendre : Longueur de liste adaptable si besoin est, ou pas.

Pour les autres propriétés courantes (Nom, Format, Décimales, Valeur par défaut, Valide si, Message si erreur, Texte barre d'état, Activé, Verrouillé, Arrêt tabulation) voir Propriétés des Zone de Texte.

Insérer un sous-formulaire 

Affichage, Boîte à outils (si la palette n'est pas encore affichée),puis, vérifier que les assistants sont activés (outil "baguette magique" enfoncé) puis, clic sur l'outil Sous-formulaire/sous-état puis, clic en gros là où on veut placer le SF… puis, répondre aux questions de l'assistant.

Régler les propriétés essentielles des contrôles Sous-formulaire

Sous-formulaire : ce contrôle affiche un autre formulaire, mais en mode Feuille de données (en liste, donc) et seulement pour les enregistrements correspondant à l'enregistrement en cours du formulaire principal. Par exemple, la liste des lignes de prêt de la fiche Prêt en cours.... Pour de l'aide, sélectionnez la propriété, puis tapez F1 !Principales propriétés à connaître : Objet source : nom du formulaire à afficher en mode Feuille de données et à synchroniser avec le formulaire principal..Champ fils : nom du champ du sous-formulaire qu'il faut utiliser pour le lier au formulaire principal : c'est souvent une clef externe.Champ père : nom du champ du formulaire principal qu'il faut utiliser pour le lier au sous-formulaire : c'est souvent un identifiant.Auto extensible : Longueur de la liste adaptable si besoin est, ou pas.

Pour les autres propriétés courantes (Nom, Activé, Verrouillé, Arrêt tabulation), voir Propriétés des Zones de Texte.

Ouvrir simplement et tester un sous-formulaire à partir du formulaire principal

Procédure variable selon la version d'Access : voir les explications dans le manuel.Double clic sur le grand contrôle blanc représentant le sous-formulaire : ceci ouvre une nouvelle fenêtre directement sur le sous-formulaire en mode Création. C'est pratique. Il y a quand même une petite avanie : il ne faut pas que le contrôle SF soit déjà sélectionné au moment du double clic, sinon on entre en édition du nom du SF, et la fenêtre ne s'ouvre pas... Il faut donc d'abord cliquer ailleurs que sur le SF, puis directement double cliquer sur le SF...

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Régler les propriétés essentielles du Formulaire

Formulaire : cet objet n'est pas un contrôle, mais il a des Propriétés qui sont essentielles pour le bon fonctionnement de l'écran. Pour sélectionner le formulaire : double clic sur le coin haut gauche de la fenêtre (à l'intersection des deux règles).Pour de l'aide sur une propriété, sélectionnez la propriété, puis tapez F1 !Principales propriétés à connaître : Source : elle est unique. C'est une table ou plus souvent une requête. La Source du formulaire détermine la liste des champs disponibles dans le formulaire.Filtre : requête (exprimée en SQL) pour limiter les enregistrement affichés par le F.Tri : ordre de présentation des enregistrements.Légende : texte du titre de la fenêtre du F.Modif autorisée, Suppr autorisée et Ajout autorisé : ces propriétés permettent de régler les autorisationsEntrée de données : pour ne permettre que l'ajout de données (pas la modif ou la suppression).Barres de défilement : ascenseurs (On/Off).Afficher sélecteur : barre de sélection d'enregistrement (à gauche) on/off : le sélecteur est inutile dans un écran plein de boutons, par ex. On simplifie l'apparence du F en le retirant.Boutons de déplacement : Taille ajustée : taille de la fenêtre calculée à l'ouverture du formulaire selon les limites des zones de travail.AutoCentrer : position automatique de la fenêtre du formulaire (AutoCentrer:Oui)ou position spécifiée par glissade sur le titre puis CTRL + S (AutoCentre:Non)

17, 81, 83, 85

Changer le titre du formulaire Propriété Légende du formulaire (double clic dans le coin haut gauche (à l'intersection des règles) pour voir les propriétés du formulaire).

Ouvrir un formulaire en mode saisie seulement (pas de possibilité de modifier ou supprimer des articles existants)

il est parfois confortable et sûr d’ouvrir automatiquement un formulaire, directement et systématiquement, sur un nouvel enregistrement. Il y a une propriété pour ça.Ouvrez le formulaire en mode Création…Affichez les propriétés du Formulaire en double-cliquant sur le carré gris en haut à gauche de la fenêtre.Réglez la propriété Entrée données sur Oui. Ceci signifie que le formulaire sera automatiquement ouvert sur une nouvelle ligne sans jamais donner accès aux anciennes.Testez ce réglage : fermez le formulaire et rouvrez-le.Il n’y a plus de risque d’écraser la première ligne par mégarde : le formulaire nous place automatiquement sur une nouvelle fiche.

Ouverture rapide de la source d’un contrôle : requête, table ou SF

Clic sur la propriété Source, puis clic sur les trois petits points à droite de la ligne…

Effectuer un zoom sur les champs complexes (pour travailler sur une longue formule, par exemple)

Touche MAJ + F2 sur une ligne ouvre une petite fenêtre "zoom" qui donne plus de place pour taper et corriger une longue expression. Touche Entrée pour en sortir (pas besoin de souris pour cliquer sur OK)

Créer un contrôle calculé (formulaire ou état)

Insérer une zone de texte indépendante (palette Boîte à outils), puis, dans la propriété Source, taper le signe égal suivi d'une formule de calcul (mettre les noms des autres contrôles entre crochets).Par exemple, pour afficher le montant d'une remise, on peut créer une zone de texte nommée Remise dont la propriété Source pourrait contenir =[Total HT]*[Taux remise](deux autres contrôles du formulaire en cours).

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Dans un sous-formulaire, créer un contrôle calculé, puis récupérer la valeur de ce contrôle de SF dans un contrôle du formulaire principal

1. Insérer un contrôle calculé dans une section invisible du sous-formulaire (section Pied de formulaire, par exemple).2. Vérifier que le calcul fonctionne en observant le sous-formulaire en mode Formulaire (et pas en mode Feuille de données).3. Enregistrer le SF puis retourner dans le formulaire principal pour insérer un contrôle indépendant qui va récupérer la valeur calculée dans le SF. Et c'est ici qu'un bug gênant doit être expliqué : la syntaxe créée par le Générateur d'expression d'Access est erronée... Il faut respecter la syntaxe [nom du SF].[Formulaire]![Nom du contrôle], en commençant par le nom du SF, puis un point, puis le mot Formulaire au singulier (sans S), puis un point d'exclamation, puis le nom du contrôle entre crochets... Ouf...Exemple : dans un formulaire Facture, un SF "A SF Détail des factures" calcule le montant total des lignes dans un contrôle appelé "SousTotalHT" placé dans la section Pied du SF. Pour récupérer sa valeur dans un contrôle indépendant du formulaire Facture, il faut lui donner la propriété Source : =[A SF Détail des factures].[Formulaire]![SousTotalHT]

Créer un calcul conditionnel (SI) (requête, formulaire ou état)

La fonction SI sous Access se dit VraiFaux (sauf en VBA où c'est If) . Exemple : =VraiFaux([Région] Est Null;"[Ville] [Code postal]";"[Ville] [Région] [Code postal]")En français : "si le champs Région est vide, alors l'expression SI vaut Ville suivie de Code postal, sinon, elle vaut Ville, Région et Code Postal..."

A7
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Concaténation des contraintes pour un permettre un filtre multicritère rapide Colonne calculée à la demande (avec une macro)(après l'ajout de nouvelles lignes de connaissances), de façon à rester légère et rapide
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Rappel des contraintes : Colonne simple copie de sa voisine : astuce pour permettre de saisir 4 mots clefs au lieu de 2 (la commande de filtre VBA n'accepte que deux tests)
J7
Valeur temporaire : Colonne utilisée temporairement par la macro qui calcule les colonnes H et I en valeur et sans accent
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pages manuel Excel

pages manuel Access

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Imbriquer les calculs en cascade Donner un nom à chaque contrôle calculant une étape, pour pouvoir le citer (entre crochets [ et ] ) dans un contrôle suivant…

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Contrôler et mettre au point l’ordre de tabulation : séquence logique de déplacement du pointeur d’un contrôle à l’autre en mode Formulaire (« chemin de saisie »).

En mode Création, lancer Affichage, Ordre de tabulation… puis sélectionner une ou plusieurs lignes en glissant sur les carrés gris (à gauche des noms de champs), relâcher la souris, puis glisser sur un des carrés noirs (à gauche des lignes sélectionnées). Tester en mode Formulaire : taper Entrée sur chaque champ pour vérifier que le curseur suit bien le bon chemin de saisie.

Prévoir des contrôles Étiquette un peu partout dans mes formulaires pour donner de l’aide et des consignes à l’opérateur de saisie

Clic sur l'outil Intitulé, puis clic là où doit apparaître la consigne, puis frappe de la consigne (Ctrl Entrée pour passer à la ligne), valider avec Entrée, puis mettre en forme (italiques et petite taille par exemple)…

Programmer des boutons simples : pour fermer le formulaire, en ouvrir un autre, faciliter le déplacement entre enregistrements, supprimer un enregistrement ou en ajouter un, imprimer le formulaire

Clic sur l'outil Bouton de commande (palette Boîte à outils), puis clic là où doit apparaître le bouton, puis répondre aux questions de l'assistant (si l'assistant ne démarre pas, vérifier que l'outil 'Assistants' est bien enfoncé).Panne fréquente : si on crée deux fois le même bouton, cet abruti d'Assistant crée deux fois le même programme, avec le même nom ! Lors de l'exécution, cette ambiguïté (programme en doublon) génère des erreurs (le bouton est HS mais les calculs éventuels sont également en panne).Solution : aller dans le module VBA et supprimer les programmes en surnombre (il faut en laisser un seul du même nom.Nota : le nom des boutons peut comporter une esperluette & devant la lettre qui sera soulignée et utilisable avec ALT comme lettre accélératrice : ce raccourci clavier permettra de cliquer sans souris.

77, 79, 81

Appeler un formulaire à partir d’un bouton (en mode Consultation ou en mode Ajout) :

Clic sur l'outil Bouton de commande (palette Boîte à outils), puis clic là où doit apparaître le bouton, puis dans l'assistant, choisir la catégorie Opérations sur formulaires et l'action Ouvrir un formulaire... puis choisir le formulaire dans la liste... (si l'assistant ne démarre pas, vérifier que l'outil Assistants est bien enfoncé).

77, 79, 81

Faire de la touche ÉCHAP la touche de fermeture rapide d’un formulaire (et expliquer les avantages et inconvénients de ce réglage)

Créer un bouton Fermer et lui donner la propriété Annuler :Oui. De cette façon, la touche ÉCHAP (Esc) sera équivalente au clic sur ce bouton, ce qui peut rendre l'écran beaucoup plus ergonomique (confortable), souvent. On ne peut donner cette propriété qu'à un seul bouton par formulaire.Inconvénients : la touche ÉCHAP peut ainsi instantanément ruiner par accident une longue saisie... Donc, éviter ce réglage pour les écrans lourds et longs à saisir.Rappel : CTRL + F4 et CTRL + W (W pour Windows) sont utiles pour fermer une fenêtre en toute circonstance.

Enchaîner mes écrans avec des boutons (organisés en menus) dans un écran d’accueil

Créer un formulaire vierge et indépendant (sans source particulière), régler sa couleur de fond, le texte du titre de la fenêtre (légende), créer une étiquette de grande taille pour le titre, puis insérer autant de boutons que d'écrans à ouvrir à partir de ce tableau de bord de l'application...Faire disparaître les ascenseurs (barres de défilement), le sélecteur, les boutons de contrôle de fenêtre, les boutons de sélection d'enregistrement...Donner une lettre accélératrice (soulignée avec une esperluette &) à chaque bouton.Prévoir des post-its d'aide et de consignes pour chaque bouton.

Faire d'un formulaire l'écran d'accueil au démarrage de l'application

Expliquer l’ergonomie (le confort) souhaitable des écrans de saisie : éléments constitutifs du confort d’un formulaire

L'ordre de tabulation (le chemin de saisie) doit être cohérent avec le document papier qui guide la saisie… Les déplacements doivent être harmonieux et prévisibles par l'opérateur (pour qu'il puisse les anticiper), les contrôles doivent être alignés, 2 ou 3 couleurs maximum, une seule police, pas trop de tailles différentes, de l'air ! (contrôles aérés).Les champs 'interdits de saisie' (calculés ou inaccessibles en écriture) doivent être présentés différemment des autres pour que l'opérateur puisse comprendre/prévoir leur comportement particulier : par exemple, pas de couleur de fond, pas de bordure, Activé:Non, Verrouillé:Oui.Rendre cet écran ouvert automatiquement au lancement de l'application (Outils, Démarrage...)

Récupérer une information indisponible dans la source du formulaire ou de l'état

Créer un contrôle indépendant (zone de texte) et utiliser la fonction RechDom dans la propriété Source.Exemple : =RechDom("[Nom du messager]";"[Messagers]";"[N° messager]=[N° messager saisi]")Syntaxe : RechDom( ChampVoulu ; Table ; Contrainte )

CRÉER une BDD : les ÉTATS

Expliquer les similitudes des états avec le travail sur les formulaires : contrôles (liés à des champs, ou pas) et zones, sélection et propriétés…

Les états, comme les formulaires, sont composés de "contrôles" liés ou pas à des champs de table. Leur sélection, leur déplacement, leur alignement, leur mise en forme, le réglage de leurs propriétés suivent les mêmes règles que les contrôles des formulaires. Comme pour les formulaires, c'est en mode Création qu'on peut corriger l'état, et l'écran de travail est découpé en zones appelées Sections.

A7
Niveau : 1 : indispensable, 2 : Normal, 3 : Bon, 4 : Exceptionnel
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Colonne des mots exotiques : autres façons de formuler le pb : Diverses formulations, éventuellement peu orthodoxes, qui pourraient venir à l'esprit de l'opérateur pour interroger la base de connaissances. Cette colonne permet aussi à l'AMI d'accepter des orthographes approximatives quand elles sont prévisibles.
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Concaténation des contraintes pour un permettre un filtre multicritère rapide Colonne calculée à la demande (avec une macro)(après l'ajout de nouvelles lignes de connaissances), de façon à rester légère et rapide
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Insertion, État, Assistant état… 93

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Expliquer les différences entre états et formulaires liées à la nature du support et à sa taille

Un état permet de préparer une impression papier, souvent au format A4, avec une définition (précision) d'imprimante, souvent 1 200 points par pouce (ou plus !), alors qu'un écran est beaucoup moins précis et affiche souvent autour de 75 points par pouce, (très rarement 130 ppp) : on peut donc placer beaucoup plus d'informations sur un état que sur un formulaire. On a donc le droit d'écrire en tout petit sur un état, même si, apparemment, à l'écran, ça semble illisible (ça ne le sera pas sur papier).Par ailleurs, le support étant statique (une fois imprimé, il ne change plus), on ne peut pas autant programmer d'interactions (d'échanges) avec l'opérateur, comme on pourrait le faire avec un écran de saisie.

Créer un état simple avec l’assistant

Permettre l'agrandissement automatique des contrôles, dans les états, selon leur contenu

Propriété AutoExtensible des contrôles "Zones de texte".On peut ainsi prévoir une taille minimum pour le contrôle dans la mise en page standard, mais ne pas être limité : si le champ contient exceptionnellement plus d'info que d'habitude, toute l'info sera affichée (rien ne sera tronqué).

Éviter les répétitions dans une colonne d'état imprimé, en dessous de la première occurrence (apparition)

Propriété Masquer doublons des contrôles "Zones de texte".Ce réglage permet d'alléger (aérer) la présentation d'un grand tableau en n'imprimant pas toutes les données qui se répètent dans une colonne : seule la première donnée est imprimée (sur la première ligne), et les autres qui sont omises (cachées) créent un "trou" jusqu'au prochain changement de valeur.

Prévoir des ruptures dans un état impriméCommande Affichage, Trier et grouper, puis choisir les contrôles pour lesquels, à chaque changement de valeur doit correspondre un nouveau groupe...Pour de l'aide, cliquer sur une des propriétés du groupe puis taper F1.

Effectuer des regroupements et des sous-totaux dans un état, y compris sur des champs calculés

Prévoir des ruptures (Affichage, Trier et regrouper...), puis, dans l'en-tête ou le pied de groupe, insérer une zone de texte indépendante (non liée à un champ de table) pour laquelle la propriété Source contiendra une formule, souvent une somme effectuée sur un contrôle de la Section Détail. Attention ! Si le champ sommé est lui-même un calcul, il faut décrire à nouveau le calcul complet à l'intérieur de la fonction Somme.Exemple : dans la section Détail d'une facture, on a prévu un contrôle nommé [Prix facturé] qui calcule le montant de la ligne avec l'expression =[Quantité]*[Prix unitaire]*(1-[Remise (%)])Si, dans le pied de groupe "N° commande", on veut calculer une somme des montants des lignes du groupe, il faut formuler cette expression=Somme([Quantité]*[Prix unitaire]*(1-[Remise (%)]))et non pas =Somme([Prix facturé])

Créer un contrôle calculé dans un état et afficher la synthèse finale de ce contrôle calculé à la fin (du groupe ou de l’état)

Un calcul est formulé dans la propriété Source d'une Zone de texte indépendante (non liée à un champ de table).Un tel calcul peut apparaître dans la Section Détail : le résultat apparaîtra alors sur chaque ligne...On peut aussi prévoir un calcul de synthèse en dehors de la section Détail (dans l'en-tête ou le pied) pour sommer tel ou tel champ de la Section Détail. On utilisera une fonction de calcul comme Somme avec la syntaxe =Somme([nom du contrôle]). Les autres fonctions utiles sont Compte() pour dénombrer, Moyenne(), Min(), Max() pour extraire le nombre le plus petit, le plus grand...Attention ! Si le champ sommé est lui-même un calcul, il faut décrire à nouveau le calcul complet à l'intérieur de la fonction Somme !Exemple : dans la section Détail, on a prévu un contrôle nommé [Montant ligne] qui calcule le montant de la ligne en cours avec l'expression =[Quantité]*[Prix unitaire]Si, dans le pied de groupe, on veut calculer la valeur moyenne des montants des lignes du groupe, il faut formuler cette expression :=Moyenne([Quantité]*[Prix unitaire]) et non pas =Moyenne([Montant ligne])

Créer une colonne Compteur dans un état Ajouter une Zone de texte indépendante (non liée à un champ de table), puis lui donner la propriété Source =1, puis la propriété Cumul:oui.

Appeler un état à partir d’un bouton : aperçu ou impression directe

Un bouton est forcément placé dans un formulaire (pas de boutons dans les états). Pour le créer, clic sur l'outil Bouton de commande (palette Boîte à outils), puis clic là où doit apparaître le bouton, puis dans l'assistant, choisir la catégorie Opérations sur états et soit l'action Aperçu d'un état, soit l'action Imprimer un état... puis choisir l'état dans la liste... (si l'assistant ne démarre pas, vérifier que l'outil Assistants (palette Boîte à outils) ,est bien enfoncé).

CRÉER une BDD : PROGRAMMATION et DIVERS

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Concaténation des contraintes pour un permettre un filtre multicritère rapide Colonne calculée à la demande (avec une macro)(après l'ajout de nouvelles lignes de connaissances), de façon à rester légère et rapide
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Valeur temporaire : Colonne utilisée temporairement par la macro qui calcule les colonnes H et I en valeur et sans accent
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pages manuel Excel

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gram

°

C

4

4

VB

A

VB

A

Distinguer les événements courants sur un contrôle susceptibles de lancer un programme :

Après MAJ, Sur changement, Sur entrée, Sur sortie, Sur clic, sur Double clic

Quand on programme un traitement, on doit décider quel est l'événement qui va le déclencher. Les événements peuvent survenir sur presque tous les contrôles et les plus courants sont :Après MAJ : ici, le programme se déroulera juste après la validation par l'opérateur (touche Entrée ou déplacement vers un autre contrôle).Sur changement : ici, le programme se déroulera lors de la frappe de chaque touche, en cours de saisie, ce qui rend très fin le contrôle et permet un aide très ajustée (une liste qui s'actualise au fur et à mesure à côté, par exemple).Sur entrée : à l'arrivée du focus sur le contrôle.Sur sortie : à la perte du focus par le contrôle (qu'il y ait eu MAJ ou pas), mais encore faut-il que le contrôle ait reçu le focus auparavant : événement peu fiable, à l'expérience.Sur clic : le programme sera effectué par un simple clic. Événement utile pour les contrôles Listes de choix : dès que l'opérateur clique sur une ligne de la liste, le programme s'exécute.Sur Double clic : le programme sera effectué par un double clic. Événement utile pour les contrôles 'Listes de choix', en complément de la propriété Sur clic.

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Désigner des contrôles en programmation : lire et affecter une valeur. Particularités de la syntaxe avec les formulaires et sous-formulaires

On désigne les contrôles comme dans les requêtes : entre crochets s'ils comportent des espaces, et généralement précédés de l'objet qui les contient.Exemple : Me.PU_facturé = Me.PU_actuelDans l'exemple précédent, on note l'astuce du mot me (me= moi en anglais) qui désigne le formulaire ou l'état en cours, ce qui dispense de le désigner en toutes lettres (source d'erreur et de mauvaise lisibilité).On note aussi que les crochets sont inutiles du fait que les noms ne comportent pas d'espaces. Cette simplification n'existe que si on a fait attention à ce détail (pas d'espace dans les noms) au moment de créer les tables.Autre exemple : SOUS_TOTAL=[A SF Détail des factures].[Formulaire]![Sous-total HT]Attention au générateur d'expression : il génère parfois des expressions buguées (qui ne fonctionnent pas). Voir le manuel sur ce point, et les solutions proposées.

Recopier en VBA un contrôle vers un autre pour mémoriser sa valeur historique

Au niveau de l'analyse, il est déjà important de penser à prévoir un champ (redondant en apparence seulement) pour mémoriser une valeur qui risque de varier avec le temps (un prix par exemple). Voir le manuel Access, page 5 point 7.Mais il faut ensuite savoir épargner à l'opérateur une saisie fastidieuse (recopie du prix tarif actuel vers le prix pratiqué dans la facture) : c'est un peu de programmation VBA qui le permet. Voir le manuel sur Access, page 65.Cette prise en compte par la BDD des variations dans le temps s'appelle l'historisation.

Utiliser des exemples illustrés de bases de données

Pour des illustrations et exemples très riches, il faut absolument analyser les cas fournis par Microsoft avec Access, et notamment SOLUTIONS.MDB installé dans le dossier C:\Program Files\Microsoft Office\Office\Exemples pour Access 97.On explorera avec profit les deux autres Bdd COMPTOIRS.MDB et COMMANDE.MDBLe dossier des exemples sous Access 2000 et 2002 (XP) est C:\Program Files\Microsoft Office\Office\Samples et ne contient malheureusement que Comptoirs.mdb. Le répertoire Ressource du site comporte les deux autres bases exemples au format 97 (avec leurs fichiers d'aide, c'est important). On peut les convertir au format 2000 ou 2002, ce sont des mines à idées et astuces !

Utiliser VBA Commandes communes à Word, Excel, Access, etc.

Enchaîner les objets, leurs propriétés et leurs méthodes

VBA est un langage de programmation "orienté objet", ce qui signifie que sa syntaxe découpe les ordres de façon très structurée.Exemples d'objets : ActiveSheet, ActiveCell, Selection...Exemples de propriétés : Name, Format, Formula...Exemple de méthodes (procédure agissant sur un objet) : Protect, ClearContents, Copy...

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À connaître ! Cette colonne signale les astuces les plus utiles Elle contient des C majuscules… (en police Wingdings pour afficher un petit pouce…)
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Colonne des mots exotiques : autres façons de formuler le pb : Diverses formulations, éventuellement peu orthodoxes, qui pourraient venir à l'esprit de l'opérateur pour interroger la base de connaissances. Cette colonne permet aussi à l'AMI d'accepter des orthographes approximatives quand elles sont prévisibles.
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Concaténation des contraintes pour un permettre un filtre multicritère rapide Colonne calculée à la demande (avec une macro)(après l'ajout de nouvelles lignes de connaissances), de façon à rester légère et rapide
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Rappel des contraintes : Colonne simple copie de sa voisine : astuce pour permettre de saisir 4 mots clefs au lieu de 2 (la commande de filtre VBA n'accepte que deux tests)
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Valeur temporaire : Colonne utilisée temporairement par la macro qui calcule les colonnes H et I en valeur et sans accent
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réactualisation fréquente Colonne flag pour signaler les infos sensibles à la mise à jour (technologie à vérifier souvent)
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VBA est un langage de programmation "orienté objet", ce qui signifie que sa syntaxe découpe les ordres de façon très structurée : pour simplifier, VBA manipule des objets qui ont des propriétés modifiables en leur appliquant des méthodes.Exemples d'objets : ActiveSheet, ActiveCell, Selection...Exemples de propriétés : Name, Format, Formula...Exemple de méthodes (procédure agissant sur un objet) : Protect, ClearContents, Copy...Sous Access, une table est un objet, une requête est un objet, un formulaire ou un état également, un contrôle est un objet (un trait, un rectangle, une étiquette, une zone de texte…), etc.Sous Excel, une cellule, une plage (un groupe), une feuille, un classeur, un graphique, une forme dessinée, une colonne ou une ligne sont des 'objets'.Chaque objet a des propriétés (variables selon sa nature : un simple trait a moins de propriétés qu'une cellule) qu'on peut lire ou changer.Par exemple, un contrôle Zone de texte a une propriété Source (lien éventuel avec un champ de table) et une propriété Nom (qui permet de le désigner sans erreur.Chaque objet ou propriété peut se voir appliquer des méthodes (qui sont des actions).Par exemple, la méthode Add sert à ajouter, Remove sert à supprimer...La syntaxe consiste à énumérer les objets, les propriétés et les méthodes à appliquer en les séparant par des points et en leur affectant une valeur avec le signe égal.Exemple Excel :ActiveWindow.SelectedSheets.PrintPreview pour un Aperçu de la feuille courante.Exemple Access : Forms![A SF Détail des factures]![Sous-total HT].Format = "Monétaire"Voir aussi dans l'AMI "exemple de programme" .Voir aussi le cours VBA à télécharger sur www.arc-en-ciel.info

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Exemple de programme VBA : Option ExplicitSub TEST()'Déclaration des variables :Dim HT As Double, TX_TVA As Double, TVA As Double, TTC As Double'Initialisation des variables stables :TX_TVA = 0.196'Saisie clavier d'un montant HT :HT = CDbl(InputBox("Veuillez taper le montant HT"))'Calcul des variables TVA et TTC :TVA = HT * TX_TVATTC = HT + TVA'Affichage des résultats :MsgBox "Le TTC est de " & Format(TTC, "# ##0.00 €")'Affectation d'un résultat à un objet (Zone de texte dans un formulaire Access) :[A SF Détail des factures].[Formulaire]![Total TTC]=TTCEnd SubVoir aussi dans l'AMI "Affecter une valeur à une variable" et "exemple de programme" et "déclaration et dénomination des variables" et "Effectuer des calculs dans un programme VBA".Voir aussi le cours VBA à télécharger sur www.arc-en-ciel.info

Enregistrer une macro commande

Outils, Macros, Nouvelle macro… pour dire "Moteur !" comme au cinéma...donner un nom (et éventuellement un raccourci clavier) à la future macro,puis simple exécution des commandes à mémoriser comme si de rien n'était..(mais Excel nous filme et mémorise tous nos gestes, même nos erreurs...),éventuellement passer du mode absolu au relatif (ou l'inverse),Outils, Macros, Arrêter l'enregistrement pour dire "Coupez !"

Modifier une macro commande

Outils, Macros, sélection de la macro, Modifier… on se retrouve alors dans une nouvelle fenêtre, sous l'éditeur de VBA (Visual Basic for Applications), et on peut consulter et modifier le texte de la macro...On ferme simplement la fenêtre de VBA pour revenir à Excel : ALT+F4.

Régler l'éditeur VBA pour qu'il utilise des couleurs différentes selon le type de mot affiché (pour la lisibilité du code, du programme, à l'écran)

Outils, Macros, Visual Basic Editor (ALT+F11)… Puis Outils, Options, onglet Format de l'éditeur…Conseil : donnerla couleur bleu clair au "texte du mot clef"et la couleur magenta au "texte de l'identificateur".Les constantes textes (entre guillemets) et les opérateurs resteront en noir, et les commentaires en vert.Les programmes seront beaucoup plus lisibles de cette façon (à l'écran). Excel présente quelques bugs apparents (sans gravité) de respect de ces couleurs.Mais surtout, Excel ne propose aucun moyen d'imprimer en couleurs, ce qui est une grave lacune, qui perdure depuis l'origine d'Excel ! La lisibilité des programmes sur papier est donc assez mauvaise, de ce fait.Pour voir les programmes d'un formulaire Access, se placer dans le formulaire en mode Création, puis lancer Affichage, Code...Voir aussi le cours VBA à télécharger sur www.arc-en-ciel.info

Rendre une macro commande automatique à l'ouverture d'un classeur

Pour qu'une macro s'exécute toute seule à l'ouverture du classeur, il faut simplement l'appeler Auto_Open.

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Rendre une macro commande automatique à la saisie d'une cellule

Pour qu'une macro s'exécute toute seule chaque fois qu'on modifie une cellule, il faut : 'Dans le code de la feuille à "surveiller"Private Sub Worksheet_Change(ByVal Target As Range)'Si la cellule modifiée n'est pas en col. A et si elle n'est pas vide, alors lancer telle macroIf Target.Column <> 1 Then Exit SubIf Target > "" Then TraitementVouluOuMacroEnd Sub

Rendre une macro commande automatique à la sélection d'une cellule

Pour qu'une macro s'exécute toute seule chaque fois qu'on sélectionne une cellule, il faut ajouter ceci : 'Dans le code de la feuille à "surveiller"Private Sub Worksheet_SelectionChange(ByVal Target As Range)'Si la cellule cliquée est en col. F et si sa voisine de la col. V est vide, alors lancer telle macroIf Target.Column = 6 And IsEmpty(Range("V" & Target.Row)) Then Call MacroVoulueEnd Sub

Ouvrir un classeur sans lancer les macros éventuelles : bloquer l'exécution des macros d'un classeur dès l'ouverture

MAJ + cliquer sur le nom du fichier au moment de l'ouvrir avec la commande Fichier (quand on utilise la liste des derniers fichiers ouverts), soit MAJ + clic sur le bouton OK après avoir sélectionné le classeur…

Rendre une macro commande automatique à la fermeture d'un classeur

Pour qu'une macro s'exécute toute seule à la fermeture du classeur, il faut simplement l'appeler Auto_Close.

Expliquer ce qu'est une macro commandeUne macro commande est une grosse commande. En fait, c'est un assemblage de commandes répétitives et fastidieuses mémorisées pour pouvoir ensuite les exécuter simplement et rapidement par appel de code clavier ou clic sur un bouton...

Créer un bouton pour lancer une macro commande

Créer d'abord la macro (par simple enregistrement, ou en la tapant en VBA),tester cette macro (l'exécuter, pas à pas puis à vitesse réelle),faire apparaître la Barre d'outils Formulaires,cliquer une fois sur l'outil Bouton, puis cliquer là où doit être le bouton,choisir la macro dans la liste affichée...taper un texte dans le bouton...Nota : pour sélectionner ensuite le bouton sans lancer la macro, il faut CTRL+cliquer sur le bouton, ou bien cliquer droit sur le bouton...

Exécuter mes programmes pas à pas

Organiser l'écran pour voir Access dans une fenêtre d'un demi écran et le programme VBA dans une autre, puis placer le pointeur dans le texte de la procédure à tester, puis taper F8 pour lancer l'exécution, et F8 pour avancer d'un pas…Nota : pendant l'exécution, en visant (sans cliquer) les variables avec la souris, un post-it jaune indique la valeur actuelle de la variable visée, ce qui aide beaucoup à suivre (et comprendre) l'exécution du programme !Voir aussi le cours VBA à télécharger sur www.arc-en-ciel.info

Surveiller les variables pendant l'exécution pas-à-pas : placer des espions… (pour comprendre un bug…)

Sélectionner la variable à surveiller, puis placer un espion avec la commande Déboguer, Espion express (Maj F9), puis lancer l'exécution pas à pas (F8)…

Utiliser systématiquement l’aide en ligne de VBA : Copier/Coller des exemples et personnaliser le code capturé.

Dans un module, sélectionner un mot VBA et taper F1 pour avoir de l'aide sur ce mot…Dans les exemples de l'aide, sélectionner un fragment ressemblant à ce qu'on cherche, le copier au presse-papiers avec CTRL + C, puis dans un programme VBA, coller ce fragment : CTRL + V, puis l'adapter au cas voulu...

Effectuer des calculs dans un programme VBA

Le principal opérateur pour effectuer des calculs en VBA est le signe = qui est l'opérateur d'affectation : il permet d'affecter le résultat d'un calcul à une variable.Les autres opérateurs arithmétiques sont + pour additionner, - pour soustraire, * (étoile) pour multiplier, / (slash ou barre oblique) pour diviser, ^ (chapeau) pour mettre à la puissance et les parenthèses pour forcer l'ordre des opérations. Le signe décimal est le point (pas la virgule). Le séparateur des arguments des instructions est la virgule (pas le point-virgule).Il est conseillé de déclarer les variables en début de programme (avec l'instruction DIM) pour faciliter la relecture et le débogage (recherche des pannes). Il est même conseillé de rendre obligatoire cette déclaration (en ajoutant une ligne Option=explicit avant les programmes) pour que l'éditeur signale rapidement toute erreur de frappe, ce qui facilite beaucoup la frappe d'un programme opérationnel.Il est également conseillé de ne donner que des noms en MAJUSCULES pour faciliter la distinction entre les variables perso et les mots clef de VBA qui sont toujours en minuscules avec une initiale en majuscules.Il est enfin fortement conseillé de commenter abondamment ses programmes (avec des lignes précédées d'une apostrophe) pour sa lisibilité.Voir aussi dans l'AMI "Affecter une valeur à une variable" et "exemple de programme" et "déclaration et dénomination des variables" et "Effectuer des calculs dans un programme VBA".Voir aussi le cours VBA à télécharger sur www.arc-en-ciel.info

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Affecter une valeur à une variable

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Prévoir une ligne organisée comme ceci :VARIABLE = valeur (calculée ou constante)Le signe égal est l'opérateur d'affectation où le lieu de stockage est indiqué à gauche du signe égal, et la valeur à mémoriser est déterminée à droite du signe égal.Ne pas confondre ce signe égal (opérateur d'affectation) avec le signe égal placé dans un test SI (opérateur de comparaison).Exemple : COMPTEUR = COMPTEUR +1Il faut lire d'abord ce qui est placé à droite du signe =, puis effectuer le calcul, et imaginer ensuite que le résultat est rangé dans la variable citée à gauche du signe =.Donc, ce qui est à gauche du signe = est toujours simple (ce n'est jamais un calcul), alors que ce qui est à droite peut être simple ou compliqué : simplement une autre variable, une formule, une expression qui désigne un objet dont il faut prendre la valeur...L'exemple ci-dessus se lit : ajouter 1 à la variable COMPTEUR (ce qui donne une nouvelle valeur) et ranger le résultat dans la variable COMPTEUR (ce qui efface l'ancienne valeur).Un résultat est affecté à une variable qui est un espace réservé en mémoire vive qui est dénommé par le programmeur pour pouvoir le réutiliser plus tard.Voir aussi dans l'AMI "Affecter une valeur à une variable" et "exemple de programme" et "déclaration et dénomination des variables" et "Effectuer des calculs dans un programme VBA".Voir aussi le cours VBA à télécharger sur www.arc-en-ciel.info

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M’imposer une discipline personnelle de rédaction de code VBA : déclaration et dénomination des variables

Rendre obligatoire la déclaration des variables en tapant le texte Option explicit en tête de module, avant les procédures.Dénommer mes variables en majuscules pour faciliter le débogage : utiliser l'instruction DIM en tête de toutes les procédures : de cette façon, on prévient VBA que telle variable existe et qu'elle est censée contenir tel type de données. Ainsi informé, VBA peut contrôler notre saisie au fur et à mesure, et il est beaucoup plus facile de mettre au point un programme au fur et à mesure que d'un seul coup au jour de la première exécution !Exemple : Dim FRM As Form, CTLAGS As Control, CPT As IntegerDim VALEURDAGENCE As VariantDe cette façon, dans le corps du programme, pendant la rédaction, on tape les noms de variables en minuscules et VBA convertit en majuscules les noms correctement saisis et laisse en minuscules les autres (fautes de frappe) ce qui facilite beaucoup le débogage au fur et à mesure ! De plus, les majuscules facilitent le repérage des objets que j'ai créés moi-même, par rapport aux mots-clefs de VBA qui n'ont que l'initiale majuscule.Voir aussi dans l'AMI "Affecter une valeur à une variable" et "exemple de programme" et "déclaration et dénomination des variables" et "Effectuer des calculs dans un programme VBA".Voir aussi le cours VBA à télécharger sur www.arc-en-ciel.info

Appeler l’opérateur : ouvrir des boîtes de dialogue, afficher des messages et des zones de saisie, puis récupérer sa réponse dans une variable et traiter sa saisie

Les deux commandes d'interaction entre le programme et l'humain sont InputBox pour faire saisir une valeur à l'opérateur et MsgBox pour afficher un message et inviter à cliquer sur un bouton pour indiquer la décision de l'opérateur.Syntaxe simplifiée (les arguments entre crochets sont facultatifs) : VARIABLE = MsgBox(message d'invite[, codes des boutons] [, titre] )Attention : pour utiliser tous les arguments de MsgBox, il faut affecter "le résultat" à une variable, même si on n'a pas l'intention d'utiliser ce résultat.VARIABLE = InputBox(message d'invite[, titre] [, valeur par défaut] )Nota : il est conseillé de préparer des variables à l'avance pour le message et le titre pour permettre de réutiliser un bloc message par copier coller. Exemple : TITRE = "MAJ manuelle" MESSAGE = "OK pour actualiser les " & NOMBRELIGNES & " lignes ?" RÉPONSE = MsgBox(MESSAGE, vbYesNo + vbDefaultButton1, TITRE) If RÉPONSE = vbNo Then End ...Pour une bonne aide sur le sujet, taper Msgbox dans un module, puis taper F1.Voir aussi dans l'AMI "exemple de programme" .Voir aussi le cours VBA à télécharger sur www.arc-en-ciel.info

Utiliser les constantes VBA pour endre le programme plus lisible

VBA propose des noms réservés (ils commencent tous par Vb) pour éviter d'utiliser des codes numériques illisibles.Il faut chercher le nom de ces constantes dans l'aide de VBA, mais en voici quelques uns souvent utiles :VbCr est le retour chariot (CR, Retour, Entrée). Exemple : MESSAGE=MESSAGE & VbCr & VbCr & "Merci."pour insérer des sauts de lignes dans un message et l'aérer.vbOKOnly pour afficher seulement le bouton OK dans la boîte de message.vbOKCancel pour proposer OK et Annuler.vbYesNoCancel, etc.VbNo ou VbOk pour les valeurs renvoyées par MsgBox.Voir aussi dans l'AMI "exemple de programme" .Voir aussi le cours VBA à télécharger sur www.arc-en-ciel.info

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Prévoir un test : conditions et traitements alternatifs. Rendre un traitement conditionnel.Instructions IF… THEN… ELSE… ENDIF

IF signifie SI, THEN signifie ALORS, ELSE signifie SINON, et ENDIF signifie FINSI.Il est conseillé de placer les blocs si oui et si non en retrait pour une bonne lisibilité.Exemple (la fonction Int rend la partie entière (integer) de son argument) :Function F_ARR_SUP_05(VARIABLE) ‘ On peut s’imposer de commencer tous les noms de ‘ fonctions par F_ (caractère de soulignement), ‘ toujours pour des raisons de LISIBILITÉ. If VARIABLE = Int(VARIABLE) Then ' Si la VARIABLE est un nombre entier... F_ARR_SUP_05 = VARIABLE ' Alors on garde la VARIABLE telle quelle. Else ' Si la VARIABLE ne dépasse pas le demi-point 0,5 : If VARIABLE <= Int(VARIABLE) + 0.5 Then F_ARR_SUP_05 = Int(VARIABLE) + 0.5 ' Alors l'arrondi est le demi-point exact. Else ' Sinon (partie décimale > demi point)... F_ARR_SUP_05 = Int(VARIABLE) + 1 ' On arrondit au point supérieur. EndIf EndIfEnd FunctionNota : si le bloc IF est très court, on peut le présenter sur une seule ligne, en utilisant éventuellement le signe deux-points comme séparateur d'instructions. Dans ce cas-là, pas besoin de ENDIF.Exemple : If RÉPONSE= vbNo Then MsgBox "Programme Terminé" : EndVoir aussi le cours VBA à télécharger sur www.arc-en-ciel.info

Programmer une itération : boucle avec WHILE… WEND (tant que…), FOR… NEXT…, ou DO… WHILE…

Il y a plusieurs façons de programmer une boucle, un traitement répétitif (itératif) : Exemple avec une instruction WHILE ... WEND (TANT QUE) :Dim VARIABLESAISIE As String' Saisie initiale de la variable testée VARIABLESAISIE= InputBox("entrez un texte")'Puis, tant que rien n'a été saisi, on revient à la charge :While VARIABLESAISIE <> "" VARIABLESAISIE =InputBox("entrez texte")Wend Remarque : avec While, la saisie de la variable testée est toujours ainsi répétée : une 1ère fois en dehors de la boucle, juste avant, et une deuxième fois dans la boucle, à la fin.Autre exemple, cette fois avec FOR ... NEXT (POUR... SUIVANT) :For Each ZONE In Selection.Areas MsgBox "La zone n° " & RANG & " de la sélection comporte " _ & ZONE.Rows.Count & " lignes" RANG = RANG + 1Next ZONENota : le caractère espace suivi d'un soulignement en fin de ligne permet de changer de ligne physique sans quitter la ligne logique : très utile pour garder la lisibilité des très longues lignes : on peut ainsi "passer à la ligne" sans interrompre l'instruction en cours.Voir aussi le cours VBA à télécharger sur www.arc-en-ciel.info

Lire et écrire dans un tableau de variables indicées

Les tableaux de variables permettent de calculer des noms. En nommant de la même manière tout un groupe de variables et en les distinguant seulement par un chiffre (appelé indice), on se donne le moyen d'agir sur un grand nombre de variables différentes dans une boucle pourtant très courte à rédiger. Exemple :Sub TEST()Dim i As Integer ' i et j serviront de compteurs de bouclesDim j As Integer ' ainsi que d'indices de ligne et de colonne pour le tableau. Dim TABLEAU(10, 10) ' Taille max = 10 x 10 = 100 variables.

For i = 1 To 10 'boucle sur les lignes For j = 1 To 10 'boucle sur les colonnes TABLEAU(i, j) = Cells(i, j).Value Cells(i, j).Select MsgBox "La cellule R" & i & "C" _ & j & " vaut " & TABLEAU(i, j) Next j Next iEnd SubVoir aussi le cours VBA à télécharger sur www.arc-en-ciel.info

Rédiger des commentaires partout où c’est utile, (pour mes successeurs ou pour moi-même plus tard), et imprimer une documentation de mes programmes

L'apostrophe ' permet, en VBA, de rédiger des commentaires : tout ce qui suit une apostrophe ne sera pas exécuté.Ces commentaires sont facultatifs mais absolument indispensables pour rédiger un programme LISIBLE, lisible par d'autres personnes que le programmeur, mais aussi lsibles pour le programmeur lui-même qui se replonge dans son propre programme six mois plus tard et qui ne se souvient pas de ses propres astuces et algorithmes (cas très fréquent)."Documenter" ses programme, c'est de l'hygiène de base pour un programmeur.Voir aussi le cours VBA à télécharger sur www.arc-en-ciel.info

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Index alphabétique : Renvois directs aux pages des manuels pour des EXEMPLES des ILLUSTRATIONS des COMMENTAIRES...

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JE SAIS… Procédures, raccourcis, définitions et astuces…Niveau

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A C Affecter un raccourci clavier à une macro

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Créer un questionnaire (paramétrage)

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Organiser des sous-programmes et des fonctions, avec passage éventuel de paramètres

Pour éviter de taper plusieurs fois la même série d'instructions répétitives, on peut créer un programme à part composé de ces instructions. On peut ensuite appeler ce programme chaque fois que nécessaire. Ce programme appelé par un autre s'appelle un sous-programme. C'est simplement parce qu'il est conçu pour être appelé qu'il s'appelle comme cela (ça ne se voit pas). Il est donc conseillé de montrer qu'un programme est en fait un sous-programme en plaçant les lettre SP_ en tête de son nom.Ainsi, les appels de SP seront eux-aussi, plus lisibles. Pour appeler un sous-programme, il suffit d'évoquer simplement son nom sur une ligne, sans plus.Nota : si on veut passer (transmettre) des infos (paramètres) au sous-programme, il faut prévoir des arguments (variables nommées) entre les parenthèses du nom du SP.Si le sous-programme doit renvoyer des infos au programme principal, il faut le transformer en fonction : remplacer le mot Sub par Function et remplacer End Sub par End Function.Voir un exemple dans le poly VBA à télécharger sur www.arc-en-ciel.info, pages 3, 17, 18, 20, 27.

Suspendre le recalcul automatique des cellules pour accélérer le programme VBA

Dans le code (programme) VBA, ajouter la ligne Application.Calculation = xlCalculationManual pour désactiver le recalcul auto, et en fin de traitement, penser à prévoir la ligne Application.Calculation = xlCalculationAutomatic pour rétablir le calcul auto.

Organiser une sécurité élémentaire d’une BDD : créer des groupes de travail, définir les autorisations et les mots de passe de chacun des utilisateurs sur chacun des objets de la base

1. D'abord réfléchir sur papier : "Qui a le droit de faire quoi ?", "Quels sont les groupes d'utilisateurs ayant des droits comparables ?", "Qui appartient à chaque groupe ?", "Sur chaque objet de la BDD, qui peut lire, qui peut modifier, qui peut supprimer ?"...2. Dans la fenêtre BDD, utiliser le menu Outils, Sécurité, Gestion des utilisateurs et des groupes pour ajouter, supprimer ou modifier des groupes de personnes ayant des droits comparables, puis créer des utilisateurs et les affecter à un ou plusieurs groupes.3. Ensuite, utiliser le menu Outils, Sécurité, Autorisations d'accès pour dire, objet par objet, qui peut lire ou modifier...

Créer une macro commande qui s'exécute toute seule au démarrage (il faut pour cela qu'elle s'appelle Auto_Open), et y placer un instruction Onkey :

Sub Auto_Open() 'Affectation du raccourci F11 à la macro nommée filtrage Application.OnKey "{F11}", "filtrage"End Sub

Les codes pour toutes les touches se trouvent dans l'aide d'Excel : dans le module VBA, cliquez sur le mot OnKey et tapez F1.

Agrandir la largeur de la Zone NomTélécharger et décompresser 'Name Box Extender add-in' sur le site http://www.johnmote.com/ puis utiliser Outils, Macros complémentaires pour installer ce plugin.

Expliquer l’importance du jeu d’essai dans la réussite du projet

Programmer, c'est anticiper toutes les situations possibles pour donner à l'odinateur la possibilité de détecter ces situations et de réagir correctement tout seul.Un bon jeu d'essai permet de simuler TOUTES les situations pour bien contrôler les saisies, les calculs, les traitements, les sorties... avant de mettre l'application en service.Préparer un bon jeu d'essai complet est un travail assez long mais très utile (souvent indispensable) pour la performance de l'application.

QUESTIONNAIRE (Enquêtes et dépouillement)

Créer une nouvelle question et choisir son type :

Créer une question fermée, avec une ou plusieurs réponses acceptées

Ordonner les réponses si on en accepte plusieurs

Créer une question fermée, mais avec ouverture à la fin

Créer une question ouverte de type Texte

Créer une question ouverte de type Date

A7
Niveau : 1 : indispensable, 2 : Normal, 3 : Bon, 4 : Exceptionnel
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À connaître ! Cette colonne signale les astuces les plus utiles Elle contient des C majuscules… (en police Wingdings pour afficher un petit pouce…)
G7
Colonne des mots exotiques : autres façons de formuler le pb : Diverses formulations, éventuellement peu orthodoxes, qui pourraient venir à l'esprit de l'opérateur pour interroger la base de connaissances. Cette colonne permet aussi à l'AMI d'accepter des orthographes approximatives quand elles sont prévisibles.
H7
Concaténation des contraintes pour un permettre un filtre multicritère rapide Colonne calculée à la demande (avec une macro)(après l'ajout de nouvelles lignes de connaissances), de façon à rester légère et rapide
I7
Rappel des contraintes : Colonne simple copie de sa voisine : astuce pour permettre de saisir 4 mots clefs au lieu de 2 (la commande de filtre VBA n'accepte que deux tests)
J7
Valeur temporaire : Colonne utilisée temporairement par la macro qui calcule les colonnes H et I en valeur et sans accent
K7
réactualisation fréquente Colonne flag pour signaler les infos sensibles à la mise à jour (technologie à vérifier souvent)
L7
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JE SAIS… Procédures, raccourcis, définitions et astuces…Niveau

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Numéroter les pages

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Régler les marges

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Saisir les réponses

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Dépouiller les réponses (traitement)

Créer une question ouverte de type Numérique

Créer un calcul intermédiaire

Tester l’affichage des questions en aperçu

Prévoir un grand titre

Rédiger une introduction et une conclusion pour la version papier du questionnaire

Régler des en-têtes et pieds de page

Modifier l’ordre des questions

Modifier l’ordre des réponses

Préparer le regroupement des réponses par tranches

Imprimer un exemplaire de travail, avec le type des questions

Imprimer le questionnaire, avec ou sans consignes

Modifier le questionnaire si des données sont déjà saisies

Programmer des branchements, un cheminement

Regrouper certaines questions en thèmes

Créer un tableau de questions

Utiliser une bibliothèque de questions courantes pour éviter de saisir à nouveau des questions répétitives

Exporter le questionnaire vers Word (pour améliorer la présentation imprimée)

Lancer une saisie monoposte

Organiser une saisie multiposte / regroupement des disquettes

Consulter les données saisies et modifier / supprimer / ajouter

A7
Niveau : 1 : indispensable, 2 : Normal, 3 : Bon, 4 : Exceptionnel
D7
À connaître ! Cette colonne signale les astuces les plus utiles Elle contient des C majuscules… (en police Wingdings pour afficher un petit pouce…)
G7
Colonne des mots exotiques : autres façons de formuler le pb : Diverses formulations, éventuellement peu orthodoxes, qui pourraient venir à l'esprit de l'opérateur pour interroger la base de connaissances. Cette colonne permet aussi à l'AMI d'accepter des orthographes approximatives quand elles sont prévisibles.
H7
Concaténation des contraintes pour un permettre un filtre multicritère rapide Colonne calculée à la demande (avec une macro)(après l'ajout de nouvelles lignes de connaissances), de façon à rester légère et rapide
I7
Rappel des contraintes : Colonne simple copie de sa voisine : astuce pour permettre de saisir 4 mots clefs au lieu de 2 (la commande de filtre VBA n'accepte que deux tests)
J7
Valeur temporaire : Colonne utilisée temporairement par la macro qui calcule les colonnes H et I en valeur et sans accent
K7
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L7
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JE SAIS… Procédures, raccourcis, définitions et astuces…Niveau

Logiciel

Catégorie

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Regrouper les réponses par tranche

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Récupérer les réponses au format Excel

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Diapo suivante / précédente

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Zone de saisie suivante

3

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Pt

Saut de ligne / saut de paragraphe

3

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3

Pow

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Pt

Ouvrir un fichier de données saisies

Visualiser globalement les réponses (tableau)

Créer un tri à plat

Créer un tri croisé

Créer un graphique simple

Rédiger un rapport

Exporter le rapport sous Word pour reprendre sa présentation

Reconnaître les extensions de fichiers utiles (p, s, t…)

PréAO : présentation assistée par ordinateur

Créer une nouvelle présentation, vierge ou plan proposé par assistant

Choisir un type d’affichage des diapos Affichages essentiels : plan / trieuse / diaporama / diapo / masque de diapo/ masque de document

Affichages secondaires : commentaires / masque de titre / masque de commentaire

Sélectionner plusieurs diapos ou objets : Joints : lasso

Sélectionner plusieurs diapos ou objets : Disjoints : Maj clics

Me déplacer rapidement, au clavier et à la souris

Bien utiliser le clavier pendant la phase de création des diapos :

Monter ou descendre le niveau de plan (et donc le type de puce)

Désélectionner progressivement (Échap…)

A7
Niveau : 1 : indispensable, 2 : Normal, 3 : Bon, 4 : Exceptionnel
D7
À connaître ! Cette colonne signale les astuces les plus utiles Elle contient des C majuscules… (en police Wingdings pour afficher un petit pouce…)
G7
Colonne des mots exotiques : autres façons de formuler le pb : Diverses formulations, éventuellement peu orthodoxes, qui pourraient venir à l'esprit de l'opérateur pour interroger la base de connaissances. Cette colonne permet aussi à l'AMI d'accepter des orthographes approximatives quand elles sont prévisibles.
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Concaténation des contraintes pour un permettre un filtre multicritère rapide Colonne calculée à la demande (avec une macro)(après l'ajout de nouvelles lignes de connaissances), de façon à rester légère et rapide
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Rappel des contraintes : Colonne simple copie de sa voisine : astuce pour permettre de saisir 4 mots clefs au lieu de 2 (la commande de filtre VBA n'accepte que deux tests)
J7
Valeur temporaire : Colonne utilisée temporairement par la macro qui calcule les colonnes H et I en valeur et sans accent
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JE SAIS… Procédures, raccourcis, définitions et astuces…Niveau

Logiciel

Catégorie

Pré

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Appel du choix du type pour la prochaine diapo

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Pt

Régler les TRANSITIONS entre les diapos

3

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D’abord le cas général

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Numéroter les diapos

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3

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3

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t

Pow

Pt

3

Pow

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Pow

Pt

Mettre en FORME (police, taille, couleurs…) :

D’abord dans le masque pour le cas général

Puis régler les cas particuliers dans chaque diapo

Régler les ANIMATIONS :

D’abord dans le masque pour le cas général

Puis régler les cas particuliers dans chaque diapo

Animation automatique (minutée) ou manuelle

Type d’animation

Afficher un LOGO ou un DESSIN :

D’abord dans le masque pour le cas général

Puis régler les cas particuliers dans chaque diapo

Puis les cas particuliers d’une diapo à l’autre

Exécuter le diaporama en boucle (journal cyclique)

Mettre en page l’impression papier : nb de diapos par page (1, 2, 3, 6)

Créer un graphique de gestion et l’animer : présentation progressive

Prévoir des anti-sèche pour l’orateur : commentaires…

Piloter le diaporama efficacement (au clavier et à la souris, sans fil)

Diapo suivante / précédente

1ère diapo / dernière

Accès direct à la diapo n°x

A7
Niveau : 1 : indispensable, 2 : Normal, 3 : Bon, 4 : Exceptionnel
D7
À connaître ! Cette colonne signale les astuces les plus utiles Elle contient des C majuscules… (en police Wingdings pour afficher un petit pouce…)
G7
Colonne des mots exotiques : autres façons de formuler le pb : Diverses formulations, éventuellement peu orthodoxes, qui pourraient venir à l'esprit de l'opérateur pour interroger la base de connaissances. Cette colonne permet aussi à l'AMI d'accepter des orthographes approximatives quand elles sont prévisibles.
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Concaténation des contraintes pour un permettre un filtre multicritère rapide Colonne calculée à la demande (avec une macro)(après l'ajout de nouvelles lignes de connaissances), de façon à rester légère et rapide
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Rappel des contraintes : Colonne simple copie de sa voisine : astuce pour permettre de saisir 4 mots clefs au lieu de 2 (la commande de filtre VBA n'accepte que deux tests)
J7
Valeur temporaire : Colonne utilisée temporairement par la macro qui calcule les colonnes H et I en valeur et sans accent
K7
réactualisation fréquente Colonne flag pour signaler les infos sensibles à la mise à jour (technologie à vérifier souvent)
L7
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JE SAIS… Procédures, raccourcis, définitions et astuces…Niveau

Logiciel

Catégorie

Pré

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pages manuel Excel

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COMPTABILITÉ

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Comptabilité - Paramétrages

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am

Créer un journal

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Par

am

Modifier le taux de TVA

3

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am

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Com

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Com

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Sai

sir

Comptabilité - Saisie

Écran blanc ou noir (pour reconcentrer l’auditoire)

Fin de la présentation

Prévenir mon patron des pièges des présentations orales :

Ne pas rédiger les diapos : que des slogans, des mots-clefs

Des diapos légères, des polices de très grande taille

Peu ou pas d’effets spéciaux (distrayants)

Entraînement préalable conseillé, contrôles de timing

Rester debout, sourire, ne surtout pas lire son texte,

Donner vie au discours en donnant de nombreux exemples

Distribuer des documents « traces écrites »

Prévoir une télécommande ou une souris SANS FIL

Créer un dossier

Définir l’exercice comptable

Récupérer et modifier un plan comptable / Créer de nouveaux comptes / les modifier

Déclarer une comptabilité auxiliaire

Gérer des échéances : créer / surveiller / supprimer…

Utiliser les automatismes du logiciel : guides de saisie, par exemple

Choisir l’unité monétaire (€)

A7
Niveau : 1 : indispensable, 2 : Normal, 3 : Bon, 4 : Exceptionnel
D7
À connaître ! Cette colonne signale les astuces les plus utiles Elle contient des C majuscules… (en police Wingdings pour afficher un petit pouce…)
G7
Colonne des mots exotiques : autres façons de formuler le pb : Diverses formulations, éventuellement peu orthodoxes, qui pourraient venir à l'esprit de l'opérateur pour interroger la base de connaissances. Cette colonne permet aussi à l'AMI d'accepter des orthographes approximatives quand elles sont prévisibles.
H7
Concaténation des contraintes pour un permettre un filtre multicritère rapide Colonne calculée à la demande (avec une macro)(après l'ajout de nouvelles lignes de connaissances), de façon à rester légère et rapide
I7
Rappel des contraintes : Colonne simple copie de sa voisine : astuce pour permettre de saisir 4 mots clefs au lieu de 2 (la commande de filtre VBA n'accepte que deux tests)
J7
Valeur temporaire : Colonne utilisée temporairement par la macro qui calcule les colonnes H et I en valeur et sans accent
K7
réactualisation fréquente Colonne flag pour signaler les infos sensibles à la mise à jour (technologie à vérifier souvent)
L7
Index alphabétique : Renvois directs aux pages des manuels pour des EXEMPLES des ILLUSTRATIONS des COMMENTAIRES...

AMI - Aide-mémoire informatique 114 / 117 Étienne Chouard, 2004 - www.arc-en-ciel.infohttp://outilsbureautiques.free.fr

JE SAIS… Procédures, raccourcis, définitions et astuces…Niveau

Logiciel

Catégorie

Pré

cieu x

pages manuel Excel

pages manuel Access

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Com

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Com

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Expliquer le rôle du brouillard

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Valider les écritures

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C CTRL + double clic sur l'écriture (affichée en vert)

2

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Impr

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Comptabilité - Impression

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Div

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Comptabilité - Fonctionnalités diverses

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Impr

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Div

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Gestion commerciale

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Gestion commerciale - Paramétrage

Enregistrer une nouvelle écriture

Créer un compte en cours de saisie d’écriture

Visualiser et mettre à jour le plan de regroupement du compte de résultat et du bilan

Modifier une écriture non validée

Modifier une écriture validée

Visualiser à l’écran le brouillon d’un compte

Éditer le plan comptable, les journaux, le grand-livre général ou auxiliaire, la balance générale ou auxiliaire

Imprimer le bilan, le compte de résultat et les documents annexes

Faire le point sur un compte (savoir si je dois de l'argent à un fournisseur ou si un client me doit encore quelque chose, par exemple)

Contrôler la saisie par lettrage

Préparer une déclaration de TVA

Créer un état de rapprochement

Effectuer une recherche multicritère pour une écriture, une date de facture, etc.

Sauvegarder de disque dur à disquette (ou serveur)

Restaurer de disque dur à disquette (ou serveur)

A7
Niveau : 1 : indispensable, 2 : Normal, 3 : Bon, 4 : Exceptionnel
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Colonne des mots exotiques : autres façons de formuler le pb : Diverses formulations, éventuellement peu orthodoxes, qui pourraient venir à l'esprit de l'opérateur pour interroger la base de connaissances. Cette colonne permet aussi à l'AMI d'accepter des orthographes approximatives quand elles sont prévisibles.
H7
Concaténation des contraintes pour un permettre un filtre multicritère rapide Colonne calculée à la demande (avec une macro)(après l'ajout de nouvelles lignes de connaissances), de façon à rester légère et rapide
I7
Rappel des contraintes : Colonne simple copie de sa voisine : astuce pour permettre de saisir 4 mots clefs au lieu de 2 (la commande de filtre VBA n'accepte que deux tests)
J7
Valeur temporaire : Colonne utilisée temporairement par la macro qui calcule les colonnes H et I en valeur et sans accent
K7
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L7
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AMI - Aide-mémoire informatique 115 / 117 Étienne Chouard, 2004 - www.arc-en-ciel.infohttp://outilsbureautiques.free.fr

JE SAIS… Procédures, raccourcis, définitions et astuces…Niveau

Logiciel

Catégorie

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pages manuel Access

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Gestion commerciale - Saisie et impression des documents

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2

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3

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Règlements

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Courriers

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Transfert en comptabilité

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