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CASO: BARIA PLANNING SOLUTIONS, INC INTEGRANTES: ALEJANDRA BEATRIZ MORENO MEJIA ALEX FRANCISCO FUNES SANDRA IDALIA ARDON DE PORTILLO DOCENTE: ING. MARIO ALVAREZ San Salvador , 20 de Octubre 2015 UNIVERSIDAD FRANCISCO GAVIDIA

Amoreno Baria Planning Solutions

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CASO: BARIA PLANNING SOLUTIONS, INC

INTEGRANTES:

ALEJANDRA BEATRIZ MORENO MEJIA

ALEX FRANCISCO FUNES

SANDRA IDALIA ARDON DE PORTILLO

DOCENTE:

ING. MARIO ALVAREZ

San Salvador , 20 de Octubre 2015

UNIVERSIDAD FRANCISCO GAVIDIA

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INDICE

INTRODUCCION AL CASO

IDENTIFICACIÓN DEL PROBLEMA

SOLUCIONES

RECOMENDACIONES

CONCLUSION

ANTECEDENTES

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INTRODUCCION AL CASO

Baria Planning Solutions, Inc es una firma consultora y especialista, que nace con la idea de aprovechar la oportunidad incipiente de herramientas y métodos de análisis de gastos, para ayudar a las empresas a identificar ahorros a través de los costos de adquisición reducidos y un mejor desempeño de los proveedores.

En un principio BPS atendía exclusivamente el sector de energía de EEUU.

La empresa se enfrento a la entrada de nuevos competidores y varias firmas grandes de consultoría y software entre ellos. SAP y Accenture.

Los segmentos de mercado son: Empresas del sector de energía, Gobierno, manufactura y venta al por menor.

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ANTECEDENTES

2010 BPS tiene una participación de mercado del 18%

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ANTECEDENTES

Recursos claves:

Equipo de soporte de ventas.Equipo ventas.Equipo de operación de ventas.

Aspectos Claves:Ingeniería de datos.Análisis de datos.Gestión de proyectos.Consultoría.Manejo de precios.

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ANTECEDENTES

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ANTECEDENTES

Baria Planning Solutions Inc clasificaba todas las oportunidades de ventas dentro de estas 4 categorías:

Venta nueva. Renovación de contrato. Expansión de servicios. Piloto.

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IDENTIFICACIÓN DEL PROBLEMA

La empresa Baria Planning Solution había detectado las siguientes señales de alarma:

La empresa había previsto originalmente una tasa de ganancias de 17.5%, pero en 2010 la tasa de ganancias real es un triste 15.5%.

La compañía había logrado consistentemente una tasa de renovación alrededor de 91% a 92% en los últimos años, pero en 2010 es del 84%.

Estas bajas en las ventas nuevas y renovaciones se tradujo en una perdida de $11,899,625.

Los directores de venta se quejan que no reciben la asistencia oportuna.

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IDENTIFICACIÓN DEL PROBLEMA

  OportunidadesTasa de logro 

(%)

Ingresos anuales ($)

Duración media (años)

Ingresos totales del contrato ($)

Pronóstico original para 2010Venta nueva 250 17.50% $ 250,000.00 3 $ 32812,500 Renovación 117 90% $ 250,000.00 3 $ 78975,000 Expansión 60 90% $ 75,000.00 3 $ 12150,000

Piloto 80 25% $ 50,000.00 1 $ 1000,000

Total 507  $        124937,500 

Último pronóstico para 2010

Venta nueva 271 15.50% $ 225,000 3 $ 28353,375

Renovación 117 83.80% $ 250,000 3 $ 73534,500 Expansión 53 90% $ 70,000 3 $ 10017,000

Piloto 103 22% $ 50,000 1 $ 1133,000

Total 544  $        113037,875 

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IDENTIFICACIÓN DEL PROBLEMA

Baria Planning Solutions, Inc estaba afrontando varias situaciones problemáticas como:

Integración. Clientes diversificados. Fracaso de Entrenamiento cruzado.

Los problemas principales:

El personal de ventas no recibe asistencia oportuna del grupo de soporte a ventas.

Retrasos en el proceso. No se cumple con los tiempos de entrega Competencia de la industria (SAP, ACCENTURE).

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IDENTIFICACIÓN DEL PROBLEMA

Departamentos 1° Trimestre 2° Trimestre 3° Trimestre 4° Trimestre% horas usadas

% horas usadas

% horas usadas

% horas usadas

Ingeniería de datos 66.1% 69.8% 69.8% 77.6%

Análisis de datos 68.0% 71.8% 71.8% 79.8%

Apoyo a propuestas energetico 77.8% 82.2% 68.9% 71.1%

apoyo a propuestas gobierno 33.3% 64.4% 93.3% 40.0%

Apoyo a propuestas manufactura 50.7% 60.0% 60.0% 110.7%

Apoyo a propuestas menudeo 130.0% 76.7% 53.3% 53.3%

Precios 61.7% 65.1% 65.1% 72.4%

Ver análisis.

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SOLUCION 1: A CORTO PLAZO

Entrenamiento cruzado en los elementos claves que se han identificado tales como:

Un empleado del sector de gobierno. Un empleado del apoyo a ventas de manufactura.

A continuación se muestran los resultados y cambios que se tendría, al implementar la propuesta en las cargas de trabajo, así como los costos que implicaría implementarla:

Ver análisis.

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SOLUCION 1: A CORTO PLAZO

Departamentos 1° Trimestre 2° Trimestre 3° Trimestre 4° Trimestre

% horas usadas

% horas usadas

% horas usadas

% horas usadas

Ingeniería de datos 66.1% 69.8% 69.8% 77.6%

Análisis de datos 68.0% 71.8% 71.8% 79.8%

Apoyo a propuestas energetico 77.8% 61.7% 68.9% 71.1%

apoyo a propuestas gobierno 50.0% 64.4% 70.0% 60.0%

Apoyo a propuestas manufactura 63.3% 75.0% 75.0% 92.2%

Apoyo a propuestas menudeo 65.0% 76.7% 53.3% 53.3%

Precios 61.7% 65.1% 65.1% 72.4%

RESULTADO

65% 20.5% 23.3% 18.5%

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SOLUCION 1: A CORTO PLAZO

COSTO

Sector Cantidad de empleados

Costo de capacitar mensual

 Otros incentivos (bono) 

Total costos al 

año

Asignación mensual

Gobierno 1 $ 6,562.50 $ 1,000.00 $ 7,562.50 $ 8,750.00

Manufactura 1 $ 6,562.50 $ 1,000.00 $ 7,562.50

Total 2  $ 15,125.00 

Pérdida $ (11899,625)

Comparando con la pérdida:

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SOLUCION 1: A CORTO PLAZO

Ventajas que se lograrían al implementar esta propuestas:

Mejora la distribución de carga. Prueba piloto del entrenamiento cruzado. Capacidad de rotación según necesidad. Se aprenderá del proceso para replicarlo a todos los empleados e

implantar la solución a largo plazo. Se entregan los proyectos a tiempo a los clientes Reducción de sobre carga de trabajo al equipo

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SOLUCION 2: A LARGO PLAZO

Unificar el departamento de apoyo a ventas, de tal manera que todos apoyen en cualquier tipo de solicitud:

Los 13 empleados verificarán cualquier tipo de solicitud. Implantación de software de manejo de colas de trabajo y prioridades. El nuevo flujo de proceso quedaría de la siguiente manera:

Ver análisis.

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SOLUCION 2: A LARGO PLAZO

Departamentos1° 

Trimestre2° 

Trimestre3° 

Trimestre4° 

Trimestre

% horas usadas

% horas usadas

% horas usadas

% horas usadas

Ingenieria de datos 66.1% 69.8% 69.8% 77.6%

Análisis de datos 68.0% 71.8% 71.8% 79.8%

Apoyo a propuestas 65.1% 68.7% 68.7% 76.4%

Precios 61.7% 65.1% 65.1% 72.4%

Promedio: 69.72%

RESULTADO

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SOLUCION 2: A LARGO PLAZO

COSTO

Pérdida $ (11899,625)

Comparando con la pérdida:

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¿DEBÍA ELLA CONTRATAR MAS RECURSOS?

De acuerdo al análisis realizado no es conveniente contratar mas personal, dado que esta medida la llevaría a incurrir en mas gastos financieros.

¿DEBÍA SUPRIMIR LA ESTRUCTURA ENFOCADA EN SECTORES DEL EQUIPO DE APOYO A VENTAS?

No, puesto que al suprimir la estructura se incrementaría los tiempos de respuesta a los clientes, incidiendo en las bajas ventas. Los ideal es que la empresa realice una estructuración del personal y que los capacite para lograr mayor especialización. Adicionalmente, esta prueba fue realizada por Brandon Ali sin resultados satisfactorios, ya que siempre es necesaria la estructura en 4 departamentos: Ingeniería de datos, análisis de datos, apoyo a propuestas y precios.

RECOMENDACIONES PARA BPS

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¿DEBÍA REORGANIZAR LA ESTRUCTURA, HACIÉNDOLA TOTALMENTE CENTRADA EN SECTORES?

No, ya que de acuerdo a análisis, los flujos de trabajo para cada sector no son equitativos para cada trimestre, por tanto al reestructura en sectores cada departamento se sobrecargaría un sector más que otros.

¿PROBAR NUEVAS TÉCNICAS DE CAPACITACIÓN INTERDISCIPLINARIA?

Se debe de implementar la capacitación multidisciplinaria, especialmente como prueba piloto en un empleado de gobierno y otro de manufactura, de manera que roten por los diferentes sectores incrementando la productividad de cada sector. ¿EXISTE OTRA FORMA, MAS EFICAZ DE MEJORAR EL DESEMPEÑO DEL EQUIPO?

Si, de acuerdo a nuestro análisis se debe capacitar a todo el personal en el largo plazo de manera que todos puedan colaborar cuando se requiera. Es decir, condensar el departamento de apoyo a propuestas (eliminar los sectores en este departamento). Adicionalmente se debe instalar un software que maneje colas de trabajo así como implementar un modelo de negocio.

RECOMENDACIONES PARA BPS

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¿DEBÍA DE TRATAR DE SIMPLIFICAR EL PROCESO PARA VENDER SOLUCIONES?

No es necesario que se simplifique el proceso, lo que se debe realizar es un análisis de mejora en las etapas en que se esta fallando, estableciendo que cosas podrían mejorar para ayudara a disminuir la carga de trabajo en las áreas mas saturadas de trabajo.

¿DEBERÍA ABANDONAR POR COMPLETO LA VENTA DE SOLUCIONES?No necesariamente, pero se podría realizar una análisis de la rentabilidad que genera esta área, por lo que podría aplicar un modelo de negocio como se describe a continuación:

Realizar una propuesta de valor de cada sector en función de las soluciones que se brindan a los diversos sectores. Identificar el segmento de mercado Analizar los canales Definir las fuentes de ingresos Identificar y mejorar las actividades claves Fortalecer las relaciones con los socios o clientes claves Realizar un análisis de los recursos con los que se cuenta (tangibles e intangibles) Hacer una reestructura de costos en función de los servicios que ofrece

RECOMENDACIONES PARA BPS

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CONCLUSION

•En nuestra opinión y de acuerdo al análisis de datos efectuados, consideramos como solución la implementación de programas de capacitación multidisciplinaria, especialmente a un empleado del departamento de apoyo a propuestas de gobierno y manufactura, de manera que se logre un equilibrio entre los diferentes grupos de venta y con ello se logren las metas de ventas propuestas por área.

•Es necesario que todos los equipo trabajen de manera coordinada y que en los momentos en que se requiera el apoyo de trabajo en otras unidades, se hagan los respectivos movimientos para que todos logren cumplir con los tiempos de respuesta a los clientes y estos se conviertan en ventaja frente a la competencia.

•Implementar programas de capacitación en el corto plazo para las dos personas que auxilian a las áreas de gobierno y manufactura ,además de otorgarles un incentivo económico para motivarlos.

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CONCLUSION

En el largo plazo capacitar al resto de personal de ventas para que todos puedan brindar ese apoyo a las áreas de venta indistintamente del áreas en que operen, esto beneficiara en la reducción de tiempo de entrega, se tendrá cliente mas satisfechos y aumentarían las ventas.

En el futuro se deberá de implementar un software con el que se brinde seguimiento a los procesos de venta y se administren eficientemente las cargas de trabajo, logrando un trabajo en equipo, reducción de carga de trabajo por sectores de Apoyo a propuestas, menor desperdicios de horas por área.

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