Embed Size (px)
Citation preview
ANALISIS BEBAN KERJA DAN KEBUTUHAN KARYAWAN
(STORE ASSOCIATE) TOKO BUKU GRAMEDIA DEPOK
Oleh
ADI PERMANA
H24080037
DEPARTEMEN MANAJEMEN
FAKULTAS EKONOMI DAN MANAJEMEN
INSTITUT PERTANIAN BOGOR
BOGOR
2012
RINGKASAN
ADI PERMANA. H24080037. Analisis Beban Kerja dan Kebutuhan Karyawan
(Store Associate) Toko Buku Gramedia Depok. Di bawah Bimbingan ABDUL
BASITH dan LINDAWATI KARTIKA
Dalam menghadapi persaingan bisnis yang semakin kompetitif, dinamis,
dan cenderung sulit diprediksi pada era global saat ini, maka sebuah perusahaan
membutuhkan sumber daya manusia yang efektif, dan efisien, serta responsif
terhadap perubahan. Sampai saat ini perencanaan sumber daya manusia yang
dilakukan Toko Buku Gramedia Depok masih dalam proses pengembangan dan
perbaikan. Toko Buku Gramedia Depok bergerak di bidang bisnis ritel yang fokus
utamanya adalah profit. Store Associate (SA) merupakan ujung tombak dalam
penjualan. Dalam upaya peningkatan profit, maka beban kerja SA harus dapat
dioptimalkan.
Penelitian ini bertujuan untuk (1) Mengidentifikasi tugas pokok dan fungsi
SA, (2) Menganalisis perbandingan waktu kerja produktif dan tidak produktif SA
pada hari biasa dan hari libur, (3) Menganalisis jumlah kebutuhan ideal SA
berdasarkan hasil analisis beban kerja melalui perhitungan FTE, (4) Merumuskan
solusi alternatif dalam meningkatkan kinerja SA agar lebih efektif dan efisien.
Informasi yang diperoleh berasal dari data primer dan sekunder. Data primer
diperoleh melalui pengamatan pada SA dan wawancara, sedangkan data sekunder
diperoleh melalui informasi perusahaan dan literatur lainnya. Metode
pengambilan sampel menggunakan teknik purposive sampling yang diambil
secara sensus pada salah satu jabatan yaitu SA buku yang bekerja di shift 1
sehingga diperoleh 10 responden. Alat analisis yang digunakan yaitu analisis
pekerjaan, perhitungan kebutuhan tenaga kerja sesuai Keputusan Menteri
Pendayagunaan Aparatur Negara dan analisis beban kerja melalui Full Time
Equivalent (FTE).
Hasil penelitian menunjukkan bahwa tugas pokok pekerjaan SA yaitu
mendisplay buku, menginput kode rak buku, retur buku, order buku, melayani
customer, merapihkan buku, active selling, update buku baru, update buku laris
dan update buku promo. Hasil pengamatan mengenai penggunaan waktu kerja
menunjukkan bahwa beberapa SA masih belum optimal dalam menggunakan
waktu kerja produktif. Jumlah kebutuhan ideal SA yaitu sembilan orang. Hal ini
mengakibatkan terjadinya kelebihan jumlah SA sebanyak satu orang. Adapun
solusi alternatif dalam menangani permasalahan ini dengan cara pengurangan satu
orang yaitu SA 4 pada wilayah 2 (buku agama dan psikologi).
ANALISIS BEBAN KERJA DAN KEBUTUHAN KARYAWAN
(STORE ASSOCIATE) TOKO BUKU GRAMEDIA DEPOK
SKRIPSI
Sebagai salah satu syarat untuk memperoleh gelar
SARJANA EKONOMI
pada Departemen Manajemen
Fakultas Ekonomi dan Manajemen
Institut Pertanian Bogor
Oleh :
ADI PERMANA
H24080037
DEPARTEMEN MANAJEMEN
FAKULTAS EKONOMI DAN MANAJEMEN
INSTITUT PERTANIAN BOGOR
BOGOR
2012
Judul Skripsi : Analisis Beban Kerja dan Kebutuhan Karyawan (Store
Associate) Toko Buku Gramedia Depok
Nama : Adi Permana
NIM : H24080037
Menyetujui :
Pembimbing I Pembimbing II
(Dr. Ir. Abdul Basith, MS) (Lindawati Kartika, SE, M.Si)
NIP : 195707091985031006 NIP : 198601182009122001
Mengetahui :
Ketua Departemen,
(Dr. Ir. Jono M. Munandar, M.Sc)
NIP : 196101231986011002
Tanggal Lulus:
iii
RIWAYAT HIDUP
Penulis dilahirkan di Jakarta, 18 Februari 1991 sebagai anak pasangan dari
Irwan Nurman dan Alis Sukaesih. Penulis menempuh pendidikan dasar di SDN
Mekar Jaya 31 Cimanggis (1996-2002), pendidikan menengah pertama di SMPN
3 Depok (2002-2005), dan pendidikan menengah atas di SMAN 3 Depok (2005-
2008). Pada tahun 2008 penulis di terima di Institut Pertanian Bogor pada
program Studi Manajemen, Fakultas Ekonomi dan Manajemen melalui jalur
PMDK. Selama menjadi mahasiswa, penulis aktif di berbagai kepanitiaan yang
diselenggarakan oleh Himpunan Profesi Manajemen (COM@) maupun BEM
FEM. Penulis aktif dalam mengikuti seminar dan pelatihan yang berhubungan
dengan kewirausahaan yang diadakan oleh fakultas maupun IPB. Salah satu
pelatihan yang pernah diikuti yaitu pelatihan entrepreneur di Elang Group
Learning Center, Bogor. Penulis juga aktif mengikuti kegiatan perlombaan
kewirausahaan yang diadakan IPB (Program Mahasiswa Wirausaha IPB 2011)
maupun DIKTI (PKM-Kewirausahaan 2011).
iv
KATA PENGANTAR
Puji Syukur kehadirat Allah SWT yang telah memberikan rahmat dan
hidayah-Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan skripsi yang berjudul,
”Analisis Beban Kerja dan Kebutuhan Karyawan (Store Associate) Toko Buku
Gramedia Depok” dengan baik. Skripsi ini merupakan salah satu syarat untuk
memperoleh gelar Sarjana Ekonomi pada Departemen Manajemen, Fakultas
Ekonomi dan Manajemen, Institut Pertanian Bogor.
Skripsi yang berjudul ”Analisis Beban Kerja dan Kebutuhan Karyawan
(Store Associate) Toko Buku Gramedia Depok” membahas mengenai
perencanaan sumber daya manusia dengan cara melakukan analisis beban kerja.
Dengan mempelajari dan mendalami analisis beban kerja, analis dapat
menghitung jumlah kebutuhan karyawan (Store Associate) yang efektif dan
efisien serta mencari solusi untuk kemajuan Toko Buku Gramedia Depok.
Penulis menyadari banyak kekurangan dalam penulisan skirpsi ini. Karena
itu penulis sangat mengharapkan masukan, saran dan kritik dari berbagai pihak
demi kebaikan bersama. Penulis juga memohon maaf jika banyak kekurangan
dalam skripsi ini. Karena kesempurnaan hanyalah milik Allah SWT dan
kekurangan banyak pada pribadi penulis. Semoga skripsi ini bisa bermanfaat bagi
banyak orang.
Bogor, April 2012
Penulis
v
UCAPAN TERIMA KASIH
Skripsi yang berjudul “Analisis Beban Kerja dan Kebutuhan Karyawan
(Store Associate) Toko Buku Gramedia Depok” tak mungkin bisa diselesaikan
tanpa bantuan orang lain. Secara khusus penulis ingin menyampaikan terima kasih
kepada:
1. Dr. Ir. Abdul Basith, MS, selaku dosen pembimbing pertama yang telah banyak
membimbing dan memberikan banyak pembelajaran serta pendewasaan bagi
penulis dalam penyusunan skripsi ini.
2. Lindawati Kartika SE, Msi, selaku dosen pembimbing kedua yang telah
banyak membimbing dan memberikan banyak pembelajaran bagi penulis
dalam penyusunan skripsi ini.
3. Prof. Dr. Ir. Sjafri Mangkuprawira, selaku dosen penguji yang telah banyak
memberikan saran, kritik serta pembelajaran yang menjadikan skripsi ini lebih
baik.
4. Ketua Departemen dan seluruh staf tata usaha Departemen Manajemen,
Fakultas Ekonomi dan Manjaemen atas segala bantuan dalam hal administrasi
hingga akhirnya penulis dapat menyelesaikan skripsi dengan baik.
5. Papa dan Mama tercinta, yang selalu memberikan doa, dukungan, dan
semangat yang tiada henti kepada penulis selama penyusunan skripsi ini.
Terima kasih juga kepada kakak dan adik, atas dukungan, saran, dan motivasi
yang selalu diberikan kepada penulis selama penyusunan skripsi ini.
6. Nenek tercinta yang selalu memberikan motivasi dan doa kepada penulis
dalam kelancaran penyusunan skripsi ini. Terima kasih juga kepada teh Acik,
teh Dewi atas dukungan dan doanya kepada penulis selama penyusunan
skripsi ini.
7. The special one, Putri Fika Hidayansyah tercinta, yang selalu memberikan
motivasi, saran, doa serta dukungan kepada penulis yang menjadi “Api
Semangat” dari awal pembuatan hingga penyelesaian skripsi ini.
8. Sahabat terbaik David Kristian, Manuel Leonard Sirait, Dea Rizky Anugrah,
Nisa Ulkaromah, Fuji Tyas Nastiti, Ria Septiani, Niear Rindy, Ruth Caroline,
dan Christini RA Lubis yang tergabung dalam “GURAME”. Penulis
vi
mengucapkan terima kasih atas persahabatan yang telah dibangun selama ini
yang tidak akan terlupakan di hati penulis serta motivasi yang selalu diberikan
kepada penulis dalam kelancaran penulisan skripsi ini.
9. Teman-teman satu bimbingan, Sindi, Mitha, Nurul, Mahen, dan Ray atas kerja
sama serta dukungan selama penyusunan skripsi ini.
10. Teman-teman Pondok AA yang telah menjadi keluarga baru penulis di Bogor ,
serta selalu memberikan motivasi dalam kelancaran penyusunan skripsi ini.
11. Mas Lukman selaku manajerial operasional Toko Buku Gramedia Depok
sekaligus menjadi pembimbing lapang terbaik, atas ketersediaan waktu,
tempat dan kemurahan hati dalam pengambilan data yang dibutuhkan bagi
penulis untuk menyelesaikan skripsi ini.
12. Teman-teman Manajemen 45 atas persahabatan yang telah dibangun bersama-
sama sejak semester 3, sedih, canda, tawa yang akan menjadi kenangan manis
di hati penulis.
13. Seluruh pihak yang telah membantu penulis dalam penyusunan skripsi ini
secara langsung maupun tidak langsung.
Demikian ucapan terima kasih ini penulis sampaikan. Tidak banyak yang
bisa penulis berikan sebagai tanda terima kasih atas bantuan selama ini. Semoga
Allah SWT yang membalas semua kebaikan dengan balasan yang berlipat ganda.
vii
DAFTAR ISI
Halaman
RINGKASAN
RIWAYAT HIDUP. ................................................................................. iii
KATA PENGANTAR. ............................................................................. iv
UCAPAN TERIMA KASIH. .................................................................. v
DAFTAR ISI............................................................................................. vii
DAFTAR TABEL. ................................................................................... ix
DAFTAR GAMBAR. ............................................................................... x
DAFTAR LAMPIRAN. ........................................................................... xi
I. PENDAHULUAN. ............................................................................. 1
1.1. Latar Belakang. .............................................................................. 1
1.2. Perumusan Masalah. ....................................................................... 3
1.3. Tujuan Penelitian. ........................................................................... 4
1.4. Manfaat Penelitian. ......................................................................... 4
1.5. Ruang Lingkup Penelitian. ............................................................. 5
II. TINJAUAN PUSTAKA. ..................................................................... 6
2.1. Manajemen Sumber Daya Manusia. ............................................. 6
2.1.1 Tujuan Manajemen SDM. ................................................... 6
2.1.2 Fungsi Manajemen SDM. ................................................... 6
2.2. Perencanaan Sumber Daya Manusia. ............................................ 7
2.2.1 Tujuan Perencanaan SDM. ................................................. 8
2.2.2 Manfaat Perencanaan SDM................................................. 8
2.3. Analisis Pekerjaan. ........................................................................ 9
2.3.1 Teknik Pengumpulan Informasi Analisis Pekerjaan. .......... 9
2.3.2 Uraian Pekerjaan. ................................................................ 11
2.3.3 Spesifikasi Pekerjaan. ......................................................... 11
2.4. Perkiraan Kebutuhan Sumber Daya Manusia. ............................. 12
2.5. Studi Waktu dan Gerak (Time and Motion Study). ...................... 13
2.6. Beban Kerja. ................................................................................. 14
2.6.1 Work Sampling. ................................................................... 14
2.7. Waktu Kerja. ................................................................................. 16
2.8. Menentukan Jumlah Tenaga Kerja. .............................................. 16
2.9. Penelitian Terdahulu. .................................................................... 19
III. METODE PENELITIAN. ................................................................ 21
3.1. Kerangka Pemikiran Penelitian..................................................... 21
3.2. Lokasi dan Waktu Penelitian. ....................................................... 24
3.3. Jenis Data dan Sumber Data. ........................................................ 24
viii
3.4. Metode Pengumpulan Data. .......................................................... 24
3.5. Pengolahan dan Analisis Data. ..................................................... 25
3.5.1 Pengolahan Data.................................................................. 25
3.5.2 Analisis Data. ...................................................................... 26
3.5.3 Analisis Deskriptif. ............................................................. 28
3.6. Metode Pengambilan Sampel. ...................................................... 28
IV. HASIL DAN PEMBAHASAN........................................................... 29
4.1. Gambaran Umum Toko Buku Gramedia Depok. ......................... 29
4.1.1 Sejarah Toko Buku Gramedia. ............................................ 29
4.1.2 Visi dan Misi Toko Buku Gramedia Depok. ...................... 30
4.2. Profil Store Associate (SA). .......................................................... 31
4.3. Karateristik Store Associate (SA). ................................................ 32
4.3.1 Jenis Kelamin. ..................................................................... 32
4.3.2 Lama Bekerja. ..................................................................... 33
4.3.3 Status Kerja. ........................................................................ 33
4.4. Tugas Pokok Pekerjaan dan fungsi Store Associate (SA). ........... 34
4.5. Gambaran Hari Kerja Store Associate (SA). ................................ 36
4.6. Waktu Kerja Store Associate (SA). ............................................. 36
4.6.1 Perbandingan Penggunaan Waktu Kerja SA....................... 37
4.6.2 Perbandingan Aktivitas Melayani Customer. ..................... 43
4.6.3 Perbandingan Aktivitas Merapihkan Buku. ........................ 44
4.6.4 Perbandingan Aktivitas Active Selling. ............................... 45
4.7. Analisis Full Time Equivalent (FTE). ........................................... 46
4.7.1 Analisis FTE Berdasarkan Lama Bekerja Store Associate
(SA). .................................................................................. 49
4.7.2 Analisis FTE Berdasarkan Status Kerja Store Associate
(SA). .................................................................................. 50
4.7.3 Analisis FTE Berdasarkan Jenis Kelamin Store Associate
(SA). .................................................................................. 51
4.8. Implikasi Manajerial. .................................................................... 52
KESIMPULAN DAN SARAN. ............................................................... 55
1. Kesimpulan. ........................................................................................ 55
2. Saran. .................................................................................................. 56
DAFTAR PUSTAKA. .............................................................................. 57
LAMPIRAN. ............................................................................................. 59
ix
DAFTAR TABEL
No. Halaman
1. Penelitian terdahulu. ............................................................................ 19
2. Rumus perhitungan waktu penyelesaian tugas. ................................... 27
3. Uraian tugas pokok pekerjaan Store Associate (SA) di Toko Buku
Gramedia Depok. ................................................................................. 35
4. Perbandingan waktu kerja produktif SA pada weekdays dan
weekend. ............................................................................................... 38
5. Perbandingan waktu kerja tidak produktif SA pada weekdays dan
weekeend. ............................................................................................. 40
6. Perbandingan jumlah customer yang dilayani masing-masing SA. ..... 43
7. Beban kerja per tahun dan FTE SA. .................................................... 47
8. Beban kerja dan nilai FTE SA berdasarkan lama bekerja. .................. 50
9. Beban kerja dan nilai FTE SA berdasarkan status kerja. ..................... 51
10. Beban kerja dan nilai FTE SA berdasarkan jenis kelamin................... 52
x
DAFTAR GAMBAR
No. Halaman
1. Fluktuatif omset Toko Buku Gramedia Depok. ................................... 2
2. Persentase jumlah karyawan di Toko Buku Gramedia Depok .. ......... 2
3. Kerangka pemikiran penelitian. ........................................................... 23
4. Struktur organisasi Toko Buku Gramedia Depok. ............................... 31
5. Proporsi jenis kelamin Store Associate (SA). ...................................... 32
6. Proporsi lama bekerja Store Associate (SA). ....................................... 33
7. Proporsi status kerja Store Associate (SA). ......................................... 34
8. Perbandingan waktu kerja produktif antara hari
biasa dan hari libur. .............................................................................. 39
9. Perbandingan waktu kerja non produktif antara hari
biasa dan hari libur. .............................................................................. 42
10. Perbandingan jumlah customer yang dilayani SA antara hari biasa
dan hari libur. ...................................................................................... 44
11. Perbandingan aktivitas merapihkan buku antara hari biasa dan
hari libur. ............................................................................................. 45
12. Perbandingan active selling antara hari biasa dan hari libur. ............... 46
13. Perbandingan jumlah SA aktual dengan jumlah SA yang
seharusnya. ........................................................................................... 49
xi
DAFTAR LAMPIRAN
No. Halaman
1. Formulir work sampling. ...................................................................... 59
2. Beban kerja Store Associate (SA) melalui perhitungan FTE ............... 61
3. Layout tempat bekerja karyawan Store Associate (SA). ...................... 71
1
I. PENDAHULUAN
1.1. Latar Belakang
Dewasa ini berbagai bisnis di Indonesia semakin berkembang, salah
satunya adalah bisnis yang bergerak di bidang ritel. Hampir semua bisnis tujuan
utamanya yaitu mencari profit yang sebesar-besarnya, begitu pula dengan bisnis
ritel. Dalam menghadapi persaingan bisnis yang semakin kompetitif, dinamis, dan
cenderung sulit diprediksi pada era global saat ini, maka sebuah perusahaan
membutuhkan sumber daya manusia yang efektif, dan efisien, serta responsif
terhadap perubahan. Oleh karena itu, dalam upaya menghasilkan sumber daya
manusia yang efektif dan efisien perusahaan perlu melakukan perencanaan
sumber daya manusia yang tepat sasaran untuk mendorong tercapainya visi dan
misi perusahaan. Salah satu perusahaan yang perlu melakukan perencanaan
sumber daya manusia adalah Toko Buku Gramedia.
Saat ini Toko Buku Gramedia terus berkembang hingga mencapai jumlah
98 gerai yang tersebar di wilayah Indonesia, dimana salah satunya adalah Toko
Buku Gramedia Depok. Kota Depok merupakan kota yang sedang berkembang
dimana jumlah penduduk disana kian meningkat, ditambah lagi adanya
Universitas Indonesia (UI) yang bertempat di kota Depok akan berdampak pada
ramainya pengunjung Toko Buku Gramedia Depok. Mayoritas pembeli di Toko
Buku Gramedia Depok adalah pelajar, mahasiswa dan masyarakat umum lainnya.
Banyaknya pengunjung di Toko Buku Gramedia Depok, akan berdampak pada
besarnya penjualan atau omset. Omset Toko Buku Gramedia Depok cenderung
fluktuatif setiap bulannya. Salah satu faktor yang mendukung besarnya omset
yaitu sumber daya manusia (karyawan). Adapun karyawan yang paling
berpengaruh terhadap fluktuatifnya omset Toko Buku Gramedia Depok yaitu
Store Associate (SA) dari divisi penjualan. SA merupakan salah satu front liner
dan ujung tombak penjualan pada Toko Buku Gramedia Depok yang fungsi
utamanya adalah melayani customer. Berikut ini merupakan gambaran
fluktuatifnya omset Toko Buku Gramedia Depok.
2
51%
2% 12%
2%
8%
10%
6% 4% 4%
Store Associate (SA)Administrasi counterSales SuperintendentChief CashierData EntryWarehouseCashierCustomer Service SupportSecurity
0
2,000
4,000
6,000
8,000
10,000
Jan
Feb
Mar
Ap
r
Me
i
Jun
i
Juli
Ags
t
Sep
t
Okt
No
v
De
s
Jan
(dal
am ju
ta)
periode 2011-2012
Omset
Gambar 1. Fluktuatif omset Toko Buku Gramedia Depok
Store Associate (SA) merupakan karyawan yang paling banyak jumlahnya
di Toko Buku Gramedia Depok yaitu 51% dari keseluruhan jumlah karyawan
yang ada di Toko Buku Gramedia Depok adalah SA. Dengan banyaknya jumlah
karyawan SA, maka Toko Buku Gramedia Depok perlu merencanakan serta
mengelola SA. Selain itu, jumlah SA haruslah efektif dan efisien agar tidak terjadi
kelebihan karyawan yang dapat merugikan Toko Buku Gramedia Depok. Berikut
ini adalah persentase jumlah karyawan yang ada di Toko Buku Gramedia Depok.
Gambar 2. Persentase jumlah karyawan di Toko Buku Gramedia Depok
Dalam upaya peningkatan omset, maka beban kerja SA harus dapat di
optimalkan. Beban kerja yang optimal menggambarkan penggunaan waktu
produktif SA yang lebih banyak. Oleh karena itu, dibutuhkan analisis beban kerja
yang bertujuan untuk mengetahui jumlah jam kerja produktif dan tidak produktif
SA yang dilakukan selama mereka beraktivitas. Hasil dari analisis beban kerja SA
3
tersebut nantinya akan digunakan untuk menentukan jumlah kebutuhan SA yang
efektif yang diperlukan oleh Toko Buku Gramedia Depok dengan membagi
jumlah beban kerja karyawan terhadap waktu produktif dalam kurun waktu satu
tahun.
Perencanaan sumber daya manusia yang dilakukan Toko Buku Gramedia
Depok sampai saat ini masih dalam tahap pengembangan dan perbaikan. Di Toko
Buku Gramedia Depok juga belum pernah melakukan analisis beban kerja
karyawan sehingga terlihat sampai saat ini masih banyak karyawan yang tidak
efektif dan efisien dalam melaksanakan tugasnya, terutama SA. Dari hal uraian
diatas, maka penelitian dilakukan di Toko Buku Gramedia Depok dengan judul
Analisis Beban Kerja dan Kebutuhan Karyawan (Store Associate) Toko
Buku Gramedia Depok, yang harapannya akan memberikan rekomendasi
kepada Toko Buku Gramedia Depok untuk mendapatkan jumlah Store Associate
(SA) yang efektif dan efisien berdasarkan prinsip the right man on the right place
serta the right size for the organization.
1.2. Perumusan masalah
Berdasarkan uraian diatas dapat ditarik rumusan masalah sebagai berikut :
1. Bagaimana tugas pokok pekerjaan dan fungsi (Tupoksi) karyawan Store
Associate (SA) Toko Buku Gramedia Depok?
2. Bagaimana perbandingan penggunaan waktu kerja produktif dan tidak
produktif karyawan Store Associate (SA) pada hari biasa (weekdays) dan
hari libur (weekend)?
3. Bagaimana jumlah kebutuhan ideal karyawan Store Associate (SA) pada
Toko Buku Gramedia Depok berdasarkan hasil analisis beban kerja
melalui perhitungan FTE?
4. Bagaimana solusi alternatif yang perlu dilakukan Toko Buku Gramedia
Depok dalam meningkatkan kinerja karyawan Store Associate (SA) agar
lebih efektif dan efisien, dan memenuhi prinsip the right man on the right
place serta the right size for the organization?
4
1.3. Tujuan Penelitian
1. Mengidentifikasi tugas pokok pekerjaan dan fungsi (Tupoksi)
karyawan Store Associate (SA) Toko Buku Gramedia Depok.
2. Menganalisis perbandingan penggunaan waktu kerja produktif dan
tidak produktif karyawan Store Associate (SA) pada hari biasa
(weekdays) dan hari libur (weekend)?
3. Menganalisis jumlah kebutuhan ideal karyawan Store Associate (SA)
pada Toko Buku Gramedia Depok berdasarkan hasil analisis beban
kerja melalui perhitungan FTE?
4. Merumuskan solusi alternatif yang perlu dilakukan Toko Buku
Gramedia Depok dalam meningkatkan kinerja karyawan Store
Associate (SA) agar lebih efektif dan efisien, dan memenuhi prinsip
the right man on the right place serta the right size for the
organization.
1.4. Manfaat Penelitian
Adapun manfaat yang diharapkan dari penelitian ini adalah sebagai
berikut:
1. Bagi Perusahaan
Hasil penelitian ini dapat berguna untuk menjadi bahan referensi
perusahaan dalam perencanaan sumber daya manusia lebih lanjut,
terutama dalam keseuaian jumlah kebutuhan sumber daya manusia
yang diperlukan oleh Toko Buku Gramedia Depok dengan prinsip the
right man on the right place serta the right size for the organization.
2. Bagi Penelitian
Diharapkan dapat mengaplikasikan ilmu di bidang manajemen yang
sudah didapatkan selama diperkuliahan dan dapat memberikan solusi
yang tepat dalam permasalahan yang terjadi di dunia nyata.
3. Bagi Pembaca
Hasil penelitian ini diharapkan dapat digunakan sebagai bahan
referensi dalam penyusunan sistem perencanaan sumber daya manusia
5
melalui analisis beban kerja dan kebutuhan karyawan pada kondisi dan
situasi yang serupa.
1.5. Ruang Lingkup Penelitian
Ruang lingkup penelitian ini hanya terbatas pada perencanaan sumber
daya manusia, khususnya mengidentifikasi tugas pokok pekerjaan dan fungsi
Store Associate (SA), analisis beban kerja karyawan melalui perhitungan Full
Time Equivalent (FTE), serta menentukan jumlah karyawan Store Associate (SA)
yang diperlukan oleh Toko Buku Gramedia Depok, yang bertujuan dalam
mendapatkan karyawan yang efektif dan efisien yang memenuhi prinsip the right
man on the right place serta the right size for the organization. Penelitian ini
dilakukan pada semua SA Toko Buku Gramedia pada shift 1 yang berjumlah
sepuluh orang, dengan asumsi shift 1 sama dengan shift 2 (cateris paribus)
dikarenakan jabatan, pekerjaan, jumlah jam kerja, dan gaji adalah sama.
6
II. TINJAUAN PUSTAKA
2.1. Manajemen Sumber Daya Manusia
Menurut Samsudin (2006), manajemen sumber daya manusia (human
resources management) adalah suatu kegiatan pengelolaan yang meliputi
pendayagunaan, pengembangan, penilaian, pemberian balas jasa bagi manusia
sebagai individu anggota organisasi atau perusahaan bisnis.
Menurut Yuniarsih dan Suwatno (2008), manajemen sumber daya manusia
merupakan bagian dari ilmu manajemen yang memfokuskan perhatiannya pada
pengaturan peranan sumber daya manusia dalam kegiatan suatu organisasi.
Manajemen sumber daya manusia (human resources management) berbeda
dengan manajemen personal (personnel management). Manajemen sumber daya
manusia menganggap bahwa karyawan adalah kekayaan (asset) utama organisasi
yang harus dikelola dengan baik, jadi MSDM sifatnya lebih strategis bagi
organisasi dalam mencapai tujuan-tujuan yang telah ditetapkan. Sedangkan
manajemen personalia menganggap karyawan sebagai salah satu faktor produksi
yang harus dimanfaatkan secara produktif, atau manajemen personilia lebih
menekankan pada sistem dan prosedur.
2.1.1 Tujuan Manajemen Sumber Daya Manusia
Menurut Rivai (2006), tujuan akhir yang ingin dicapai manajemen
SDM pada dasarnya adalah :
Peningkatan efisiensi
Peningkatan efektivitas
Peningkatan produktivitas
Rendahnya tingkat perpindahan pegawai
Rendahnya tingkat absensi
Tingginya kepuasan kerja karyawan
2.1.2 Fungsi Manajemen Sumber Daya Manusia
Menurut Rivai (2006), sudah merupakan tugas manajemen SDM
untuk mengelola manusia seefektif mungkin agar diperoleh suatu satuan
SDM yang merasa puas dan memuaskan. Manajemen SDM merupakan
7
bagian dari manajemen umum yang memfokuskan diri pada SDM.
Adapun fungsi manajemen SDM, seperti halnya fungsi manajemen umum,
yaitu:
1. Fungsi Manajerial
Perencanaan (planning)
Pengorganisasian (organizing)
Pengarahan (directing)
Pengendalian (controlling)
2. Fungsi Operasional
Pengadaan tenaga kerja (SDM)
Pengembangan
Kompensasi
Pengintegrasian
Pemeliharaan
Pemutusan hubungan kerja
2.2. Perencanaan Sumber Daya Manusia
Menurut Siagian (2008), perencanaan sumber daya manusia pada dasarnya
merupakan pengambilan keputusan sekarang tentang hal-hal yang akan dikerjakan
di masa depan. Perencanaan sumber daya manusia ialah langkah-langkah tertentu
yang diambil oleh manajemen guna lebih menjamin bahwa bagi oraganisasi
tersedia tenaga kerja yang tepat untuk menduduki berbagai kedudukan, jabatan
dan pekerjaan yang tepat pada waktu yang tepat, kesemuanya dalam rangka
pencapaian tujuan dan berbagai sasaran yang telah dan akan ditetapkan.
Menurut Mangkuprawira (2004), perencanaan sumber daya manusia
adalah proses proyeksi bagaimana suatu perusahaan merencanakan untuk
memperoleh dan memanfaatkan sumberdaya manusia dengan mempertimbangkan
faktor-faktor internal dan eksternal global. Hal itu berpengaruh dan dipengaruhi
oleh perencanaan strategis perusahaan dan merupakan basis untuk keseluruhan
manajemen sumberdaya manusia.
Menurut Hasibuan (2005), pengertian perencanaan sumberdaya mansia
adalah merencanakan tenaga kerja agar sesuai dengan kebutuhan perusahaan serta
8
efektif dan efisien dalam membantu terwujudnya tujuan. Menurut Rivai (2006),
perencanaan SDM terfokus pada penyusunan seperangkat kebijakan-kebijakan
program SDM yang terpadu untuk mencapai tujuan perusahaan dan SDM.
Perencanaan SDM mencakup dua hal yaitu : (1) Perencanaan Kepegawaian
(employment planning) dan (2) Perencanaan Program (program planning).
2.2.1 Tujuan Perencanaan Sumberdaya Manusia
Tujuan perencanaan sumberdaya manusia (Hasibuan 2005), antara
lain :
1. Untuk menentukan kualitas dan kuantitas karyawan yang akan
mengisi semua jabatan dalam perusahaan.
2. Untuk menjamin tersedianya tenaga kerja masa kini maupun
masa depan, sehingga setiap pekerjaan ada yang
mengerjakannya.
3. Untuk menghindari terjadinya mismanajemen dan tumpang
tindih dalam pelaksanaan tugas.
4. Untuk mempermudah koordinasi, integrasi, dan sinkronisasi
(KIS) sehingga produktivitas kerja meningkat.
5. Untuk menghindari kekurangan dan atau kelebihan karyawan.
6. Untuk menjadi pedoman dalam menetapkan program
penarikan, seleksi, pengembangan, kompensasi,
pengintegrasian, pemeliharaan, kedisiplinan, dan
pemberhentian karyawan.
7. Menjadi pedoman dalam melaksanakan mutasi (vertical atau
horizontal) dan pension karyawan.
8. Menjadi dasar dalam melakukan penilaian karyawan.
2.2.2. Manfaat Perencanaan Sumberdaya manusia
Menurut Nawawi (2008), manfaat perencanaan SDM adalah :
1. Meningkatkan efektivitas dan efisiensi pendayagunaan SDM.
2. Menyelaraskan aktivitas SDM berdasarkan potensinya masing-
masing dengan tugas-tugas yang sasarannya berpengaruh pada
peningkatan efisiensi dan efektivitas pencapaian tujuan
organisasi/perusahaan.
9
3. Meningkatkan kecermatan dan penghematan pembiayaan (cost)
dan tenaga dalam melaksanakan rekrutmen dan seleksi.
4. Perencanaan SDM yang professional mendorong usaha
menciptakan dan menyempurnakan Sistem Informasi SDM
agar selalu akurat siap paai untuk berbagai kegiatan
Manajemen SDM lainnya.
5. Perencanaan SDM dapat meningkatkan koordinasi antar
manajer unit kerja/departemen, yang akan berkelanjutan juga
dalam melaksanakan kegiatan Manajemen SDM lainnya,
bahkan dapat dikembangkan dalam melaksanakan kegiatan
bisnis yang memerlukan kerjasama.
2.3. Analisis Pekerjaan
Analisis pekerjaan adalah menganalisis dan mendesain pekerjaan apa saja
yang harus dikerjakan, bagaimana mengerjakannya, dan mengapa pekerjaan itu
harus dikerjakan (Hasibuan, 2005). Menurut Mangkuprawira (2004), analisis
pekerjaan merupakan kegiatan pengumpulan data tentang pekerjaan yang
dilakukan oleh perusahaan dan kemudian dianalisis untuk berbagai keperluan.
Adapun syarat-syarat teknis analisis pekerjaan yang diperlukan meliputi (1) harus
dinamis sejalan dengan perubahan-perubahan lingkungan eksternal dan internal,
(2) prosedurnya harus dapat diaplikasiakn dan dikelola secara akurat, absah, dan
efisien-efektif, (3) pelaksana analisis jabatan memiliki pengetahuan, keahlian, dan
pengalaman yang memadai, serta (4) melibatkan semua komponen karyawan dan
pimpinan secara aktif.
2.3.1 Teknik Pengumpulan Informasi Analisis Pekerjaan
Menurut Rivai (2006), analisis pekerjaan merupakan kegiatan
pengumpulan data tentang pekerjaan yang dilakukan oleh organisasi dan
kemudian dianalisis untuk berbagai keperluan. Terdapat berbagai teknik
dalam mengumpulkan informasi analisis pekerjaan, antara lain :
Pengamatan
Merupakan cara untuk mengamati perilaku karyawan yang dapat
dilakukan secara langsung dan tidak langsung kepada individu maupun
kelompok. Secara langsung analisis pekerjaan melihat karyawan dengan
10
cermat apakah yang dikerjakannya telah sesuai dengan tugas atau uraian
pekerjaan, sedangkan secara tidak langsung dengan mempelajari track
record karyawan sebagai upaya cek silang. Kelemahan teknik ini :
diperlukan biaya yang banyak, proses pelaksanaannya memerlukan waktu
lama, dan informasi yang dikumpulkan tidka terlalu akurat karena ketika
dianlisis pekerjaannya para karyawan berusaha bekerja lebih keras lebih
baik, dan lebih produktif karena mereka sadar bahwa cara kerja mereka
sedang diamati.
Wawancara
Teknik wawancara merupakan teknik yang cukup sering
digunakan. Teknik ini cukup akurat karena langsung berkomunikasi scara
terbuka dan membuka kesempatan untuk menghilangkan perbedaan
dengan deskripsi pekerjaan yang sedang dijadikan objek penelitian.
Kelemahan teknik ini adalah menyita banyak waktu dan biaya yang besar.
Pandangan pejabat, atasan langsung atau karyawan senior
Pengumpulan informasi dengna memperoleh pandangan dari dua
kelompok dalam perusahaan : (1) pejabat yang dianggap senior dalam
bidang pekerjaan yang dinalisis, (2) informasi dari atasan langsung, dan
(3) karyawan senior yang disegani di antara karyawan yang bersangkutan.
Daftar Pertanyaan
Melalui teknik ini karyawan diminta untuk menjawab pertanyaan
yang berkaitan dengan tugas dan tanggung jawab. Kelemahan teknik ini
adalah kemungkinan ada pertanyaan yang tidak dijawab, jawaban sulit
dipertanggungjawabkan, adanya karyawan yang tidak mengembalikan
kuesioner, dan terkadang terpaksa dilakukan penelitian ulang karena
adanya indikator yang tidak diwakili.
Catatan harian pekerjaan karyawan
Teknik ini dapat memberikan informasi yang akuran dan tepat
seperti kerjadian per bulan, per minggu, per hari, tanggal dan jam berapa
pekerjaan dilaksanakan.
11
Teknik kombinasi
Karena pentingnya informasi tentang pekerjaan untuk dianalisis
yang ada dalam perusahaan, banyak analis lebih suka menggunakan
gabungan dari berbagai teknik pengumpulan informasi. Penggunaan teknik
itu dimaksudkan untuk menginkatkan kualitas informasi, serta mengurangi
beban biaya.
2.3.2 Uraian Pekerjaan
Uraian pekerjaan menggambarkan tugas-tugas, tanggung jawab,
syarat-syarat kerja, dan kegiatan pekerjaan utama. Uraian pekerjaan
beragam dalam hal tingkat kerincian isi, namun beberapa komponen
sebenarnya terdapat pada setiap uraian pekerjaan (Mangkuprawira, 2004).
Menurut Hasibuan (2005), uraian pekerjaan (job description) dan
uraian jabatan (job position) diketahui serta disusun berdasarkan informasi
yang telah dihasilkan oleh analisis pekerjaan. Uraian pekerjaan biasanya
digunakan untuk tenaga kerja operasional, sedangkan uraian jabatan
digunakan untuk tenaga kerja manajerial. Uraian peerjaan atau jabatan
harus ditetapkan secara jelas untuk setiap jabatan, supaya pejabat tersebut
mengetahui tugas dan tanggung jawab yang harus dilakukannya. Uraian
pekerjaan akan memberikan ketegasan dan standar tugas yang harus
dicapai oleh seorang pejabat yang memegang jabatan tersebut. Uraian
pekerjaan ini menjadi dasar untuk menetapkan spesifikasi pekerjaan dan
evaluasi pekerjaan bagi pejabat yang memegang jabatan itu. Uraian
pekerjaan yang kurang jelas akan mengakibatkan seorang pejabat kurang
mengetahui tugas dan tanggung jawabnya. Hal ini mengakibatkan
pekerjaan tidak beres, bahkan pejabat bersangkutan menjadi overacting.
Di sinilah letak pentingnya peranan uraian pekerjaan dalam setiap
organisasi.
2.3.3 Spesifikasi Pekerjaan
Menurut Mangkuprawira (2004), spesifikasi pekerjaan
menggambarkan kualifikasi karyawan, seperti pengalaman, pengetahuan,
keahlian, atau kemampuan yang diisyaratkan untuk melaksanakan
pekerjaan. Kualifikasi yang diperlukan karyawan untuk melaksanakan
12
tugas-tugas dan tanggung jawab yang digambarkan dalam uraian
pekerjaan dimuat dalam spesifikasi pekerjaan. Secara tipikal, spesifikasi
pekerjaan merinci tingkat pengetahuan, keahlian, dan kemampuan yang
relevan untuk suatu pekerjaan,, termasuk pendidikan, pengalaman,
pelatihan khusus, sifat personal, dan keterampilan manual. Selain itu,
sebuah perusahaan mungkin juga memasukkan persyaratan fisik, termasuk
kemampuan lama berjalan, berdiri, mencapai tujuan, dan mengankat yang
dipersyaratkan pengusaha. Semua persyaratan fisik dan nonfisik di atas
secara ideal akan terkait dengan tipe pekerjaan yang akan dipegang oleh
karyawan yang memenuhi persyaratan tersebut.
Menurut hasibuan (2005), spesifikasi pekerjaan (job specification)
disusun berdasarkan uraian pekerjaan dengan menjawab pertanyaan
tentang ciri, karakteristik, pendidikan, pengalaman, dan yang lainnya dari
orang yang akan melaksanakan pekerjaan tersebut dengan baik. Spesifikasi
pekerjaan menunjukkan persyaratan orang dan menjadi dasar untuk
melaksanakan seleksi.
2.4. Perkiraan Kebutuhan Sumber Daya Manusia
Handoko dalam Mangkuprawira (2004) menyebutkan bahwa peramalan
atau perkiraan kebutuhan SDM merupakan bagian yang terpenting dan tersulit
untuk dilaksanakan. Pertama, perlu diidentifikasi berbagai tantangan yang
mempengaruhi permintaan, baik faktor-faktor pengaruh langsung, seperti
persediaan personalia atau aspek-aspek organisasional lainnya, maupun faktor-
faktor tidak langsung atau perubahan-perubahan lingkungan ekstern. Kedua,
oraganisasi melakukan peramalan kebutuhan karyawan dalam suatu periode di
waktu yang akan datang. Keakuratan teknik peramalan menjadi sangat penting
dalam memperoleh tingkat presisi yang diharapkan sebesar mungkin.
Ada beberapa manfaat analisis kebutuhan sumber daya manusia
(Mangkuprawira, 2004) antara lain :
1. Optimalisasi sistem manajemen informasi utamanya tentang data
karyawan.
2. Memanfaatkan SDM seoptimal mungkin.
13
3. Mengembangkan sistem perencanaan sumber daya manusia dengan
efisien dan efektif.
4. Mengkoordinasi fungsi-fungsi manajemen SDM secara optimal.
5. Mampu membuat perkiraan kebutuhan SDM dengan lebih akurat dan
cermat.
2.5. Studi Waktu dan Gerak (Time and Motion Study)
Menurut Lal dan Srivastava (2009), studi waktu menentukan waktu yang
dihabiskan setiap elemen pekerjaan. Total waktu diambil oleh semua elemen
(tahapan) dari pekerjaan disebut waktu standar. Waktu standar adalah waktu yang
harus diambil oleh seorang karyawan rata-rata untuk menyelesaikan pekerjaan di
bawah standar (normal) kondisi kerja.
Studi gerak berarti membagi pekerjaan ke dalam elemen-elemen mendasar
atau operasi dasar dari pekerjaan atau proses untuk tujuan menghilangkan yang
tidak perlu (rusak) elemen atau operasi dasar dari pekerjaan. Setelah menyelidiki
semua gerakan dalam pekerjaan, proses, atau operasi, metode yang paling ilmiah
dan sistematis melakukan operasi atau menyelesaikan pekerjaan. Dengan
demikian, waktu belajar perbaikan waktu standar untuk pekerjaan atau proses, dan
studi gerakan menghilangkan gerakan boros atau pergerakan pekerja pada
pekerjaan. Keduanya saling melengkapi satu sama lain.
Adapun tujuan waktu dan studi gerak adalah sebagai berikut :
1. Menghilangkan gerakan yang tidak perlu, kelelahan dan meningkatkan
upaya manusia.
2. Meningkatkan metode, prosedur, teknik, proses yang berkaitan dengan
pekerjaan.
3. Memanfaatkan secara efektif bahan, mesin, sumberdaya manusia, dan
fasilitas lainnya.
4. Meningkatkan lingkungan kerja, tata letak, dan desain pabrik dan
peralatan.
Manfaat waktu dan studi gerak bagi manajemen adalah sebagai berikut :
1. Tepat dan lebih penuh pemanfaatan bahan, rencana, sumberdaya
manusia, dan lainnya.
2. Bantuan dalam penilaian kebutuhan tenaga kerja.
14
3. Menetapkan standar biaya tenaga kerja dan pengedalian biaya tenaga
kerja.
4. Penentuan tingkat upah yang adil dan skema insentif upah efektif.
5. Penyusunan anggaran tenaga kerja.
6. Standarisasi pekerjaan, peralatan, metode dengan menentukan metode
terbaik untuk operasi.
7. Perbaikan metode kerja dengan membandingkan waktu yang
dibutuhkan untuk menyelesaikan jenis yang sama bekerja di bawah
metode yang mungkin berbeda.
8. Tepat perencanaan dan pengendalian biaya yang efektif.
2.6. Beban Kerja
Beban kerja merupakan aspek pokok yang menjadi dasar untuk
perhitungan formasi pegawai. Beban kerja perlu ditetapkan melalui program-
program unit kerja yang selanjutnya dijabarkan menjadi target pekerjaan untuk
setiap jabatan (Kep. Men. PAN Nomor : KEP/75/M.PAN/7/2004).
Menurut Peraturan Menteri Keuangan Nomor 140/PMK.01/2006, beban
kerja yaitu bobot pekerjaan yang dikatikan pada volume kerja pegawai/unit
organisasi dengan norma waktu penyelesaian pekerjaannya yang dinyatakan
dalam jumlah satuan pekerjaan. Analisis beban kerja adalah suatu teknik
manajemen yang dilakukan secara sistematis untuk memperoleh informasi
mengenai tingkat efektifitas dan efisiensi kerja oraganisasi. Sedangkan tujuan dari
analisis beban kerja adalah mendapatkan informasi kebutuhan pegawai, tingkat
efisiensi kerja dan prestasi kerja (unit/jabatan) yang dilaksanakan secara
sistematis, dan bermanfaat dalam penataan/penyempurnaan struktur organisasi,
penilaian prestasi kerja, evaluasi pelaksanaan tugas, dan penataan pegawai. Dalam
melaksanakan analisis beban kerja diperlukan beberapa tahapan, yaitu tahap
persiapan, tahap pelaksanaan di lapangan, dan tahap penetapan hasil akhir.
2.6.1 Work Sampling
Barnes (1980) menyatakan bahwa work sampling digunakan untuk
mengukur aktifitas pegawai dengan menghitung waktu yang digunakan
untuk bekerja dan waktu yang tidak digunakan untuk bekerja dalam jam
kerja mereka, kemudian disajikan dalam bentuk persentase. Metode work
15
sampling mengamati apa yang dilakukan oleh responden dan informasi
yang dibutuhkan dalam penelitian melalui metode ini adalah waktu
kegiatan dan kegiatannya bukan siapa yang melakukan kegiatan. Barnes
(1980) menyatakan ada tiga kegunaan utama dari work sampling, yaitu :
1. Aktivity and Delay Sampling, yaitu untuk mengukur aktifitas dan
penundaan aktifitas dari seorang pekerja. Contohnya adalah dengan
mengukur persentase seseorang bekerja dan persentase seseorang tidak
bekerja.
2. Performance Sampling, yaitu untuk mengukur waktu yang digunakan
untuk bekerja, dan waktu yang tidak digunakan untuk bekerja.
3. Work Measurement, untuk menetapkan waktu standar dari suatu
kegiatan.
Tahapan-tahapan yang harus dilaksanakan dalam melakukan survei
pekerjaan dengan work sampling di antaranya adalah :
1. Menentukan jenis personil yang akan diteliti.
2. Apabila personil berjumlah banyak, maka perlu dilakukan pemilihan
sampel sebagai subjek personal yang akan diamati.
3. Membuat formulir daftar kegiatan.
4. Melatih pelaksanaan peneliti mengenai tata cara pengamatan kerja
dengan menggunakan work sampling. Petugas pelaksanaan sebaiknya
mempunyai latar belakang pendidikan yang sejenis dengan subjek
yang akan diamati untuk mempermudah dalam proses pengamatan.
Setiap pelaksana peneliti mengamati lima hingga delapan personil
yang sedang bekerja.
5. Pengamatan dilakukan dengan intreval dua sampai 15 menit
tergantung karakteristik pekerjaan. Makin tinggi tingkat mobilitas
pekerjaan yang diamati maka semakin pendek waktu pengamatan.
Semakin pendek jarak pengamatan maka semakin banyak sampel
pengamatan yang dapat diamati oleh peneliti, sehingga akurasi
penelitian menjadi semakin akurat. Pengamatan dilakukan selama jam
kerja. Apabila jenis tenaga yang diteliti berfungsi selama 24 jam maka
pengamatan dilaksanakan sepanjang hari.
16
2.7. Waktu Kerja
Menurut (Kep. Men. PAN Nomor : KEP/75/M.PAN/7/2004), waktu kerja
yang dimaksud disini adalah waktu kerja efektif. Waktu kerja efektif adalah
waktu kerja yang secara efektif digunakan untuk bekerja. Waktu kerja efektif
terdiri atas hari kerja efektif dan jam kerja efektif.
a. Hari kerja efektif adalah jumlah hari dalam kalender dikurangi hari libur
dan cuti. Perhitungannya adalah sebagai berikut :
b. Jam kerja efektif adalah jumlah jam kerja formal dikurangi dengan
waktu kerja yang hilang karena tidak bekerja (allowance) seperti buang
air, melepas lelah, istirahat, makan, dan sebagainya. Allowance
diperkirakan rata-rata 30% dari jumlah jam kerja formal. Dalam
menghitung jam kerja efektif sebaiknya digunakan ukuran 1 minggu.
2.8. Menentukan Jumlah Tenaga Kerja
Menurut Istijanto (2006), penentuan jumlah karyawan yang bekerja di
perusahaan merupakan salah satu keputusan penting yang perlu dibuat manajer
SDM. Jika jumlah karyawan terlalu sedikit, beban kerja yang ditanggung setiap
karyawan sangat berat. Kemungkinan mereka tidak sanggup menjalankan tugas.
Sebaliknya, jumlah karyawan yang terlalu banyak atau berlebihan mengakibatkan
pemborosan biaya tenaga kerja, sehingga perusahaan tidak efisien. Untuk itu,
manajer SDM membutuhkan informasi mengenai jumlah karyawan yang optimal
untuk setiap departemen di perusahaan.
Jml. Hari menurut kalender …. Hari
Jml. Hari minggu dalam 1 tahun …. Hari
Jml. Hari libur dalam 1 tahun …. Hari
Jumlah cuti dalam 1 tahun …. Hari
Hari libur dan cuti …. Hari
Hari kerja Efektif …. Hari
17
Untuk menentukan jumlah tenaga kerja dibutuhkan data mengenai sasaran
pekerjaan yang perlu dicapai secara total dan kemampuan karyawan mencapai
sasaran pekerjan, biasanya dalam rentang waktu setahun. Beda departemen, beda
pula sasaran pekerjaan maupun kemampuan karyawan dalam mencapai sasaran
tersebut. Pendekatan yang dapat digunakan untuk mengukur jumlah karyawan
adalah metode beban kerja. Secara umum, rumus beban kerja untuk menentukan
jumlah karyawan:
Jumlah tenaga kerja = Jumlah total a aran kerja elama etahun
Jumlah a aran kerja ang mampu dicapai
etiap kar a an elama etahun
Rumus ini perlu disesuaikan untuk setiap departemen yang berlainan, sebab
criteria sasaran kerja mngkin sangat berbeda.
Metode perhitungan yang dapat digunakan lainnya adalah melalui
perhitungan kebutuhan pegawai berdasarkan beban kerja seperti yang terdapat
dalam modul Pedoman Perhitungan Kebutuhan Pegawai Berdasarkan Beban
Kerja dalam Rangka Penyusunan Formasi Pegawai Negeri Sipil (Kep. Men. PAN
Nomor : KEP/75/M.PAN/7/2004. Perhitungan dapat dilakukan melalui metode
umum yaitu perhitungan untuk jabatan fungsional umum dan jabatan fungsional
tertentu yang belum ditetapkan standar kebutuhannya oleh instansi Pembina.
Perhitungan kebutuhan pegawai dalam jabatan tersebut menggunakan acuan dasar
data pegawai yang ada serta peta dan uraian jabatan. Oleh karena itu, alat pokok
yang dipergunakan dalam menghitung kebutuhan pegawai adalah uraian jabatan
yang tersusun rapi. Pendekatan yang dapat dilakukan untuk menghitung
kebutuhan pegawai adalah mengidentifikasi beban kerja melalui hasil kerja, objek
kerja, perlatan kerja, tugas per tugas jabatan. Berikut ini uraian lebih lanjut
mengenai pendekatan-pendekatan yang dapat dilakukan untuk menghitung
kebutuhan pegawai berdasarkan beban kerja, sesuai dengan modul Pedoman
Perhitungan Kebutuhan Pegawai Berdasarkan Beban Kerja :
a. Pendekatan Hasil Kerja
Hasil kerja adalah produk atau output jabatan. Metoda dengan pendekatan
hasil kerja adalah menghitung formasi dengan mengidentifikasi beban kerja dari
hasil kerja jabatan. Metoda ini dipergunakan untuk jabatan yang hasil kerjanya
fisik atau bersifat kebendaan, atau hasil kerja non fisik tetapi dapat dikuantifisir.
18
Perlu diperhatikan, bahwa metoda ini efektif dan mudah digunakan untuk jabatan
yang hasil kerjanya hanya satu jenis.
Dalam menggunakan metoda ini, informasi yang diperlukan adalah:
wujud hasil kerja dan satuannya.
jumlah beban kerja yang tercemin dari target hasil kerja yang harus
dicapai.
standar kemampuan rata-rata untuk memperoleh hasil kerja.
Rumus menghitung dengan pendekatan metoda ini adalah:
∑ eban erja
tandar emampuan ata rata 1 rang
b. Pendekatan Objek Kerja
Objek kerja yang dimaksud disini adalah objek yang dilayani dalam
pelaksanaan pekerjaan. Metoda ini dipergunakan untuk jabatan yang beban
kerjanya bergantung dari jumlah objek yang harus dilayani. Sebagai contoh,
dokter melayani pasien, maka objek kerja jabatan dokter adalah pasien.
Banyaknya volume pekerjaan dokter tersebut dipengaruhi oleh banyaknya
pasien.
Metode ini memerlukan informasi:
wujud objek kerja dan satuan.
jumlah beban kerja yang tercemin dari banyaknya objek yang harus
dilayani.
standar kemampuan rata-rata untuk melayani objek kerja.
Rumus menghitung dengan pendekatan metoda ini adalah:
bjek erja
tandar emampuan ata rata 1 orang
c. Pendekatan Peralatan Kerja
Peralatan kerja adalah peralatan yang digunakan dalam bekerja. Metoda
ini digunakan untuk jabatan yang beban kerjanya bergantung pada peralatan
kerjanya. Sebagai contoh, pengemudi beban kerjanya bergantung pada kebutuhan
operasional kendaraan yang harus dikemudikan.
Dalam menggunakan metoda ini, informasi yang diperlukan adalah:
satuan alat kerja.
19
jabatan yang diperlukan untuk pengoperasian alat kerja.
jumlah alat kerja yang dioperasikan.
rasio jumlah pegawai per jabatan per alat kerja (RPK).
Rumus perhitungannya adalah:
eralatan erja
a io enggunaan lat erja 1 orang
d. Pendekatan Tugas per Tugas Jabatan
Metoda ini adalah metoda untuk menghitung kebutuhan pegawai pada
jabatan yang hasil kerjanya abstrak atau beragam. Hasil beragam artinya hasil
kerja dalam jabatan banyak jenisnya.
Informasi yang diperlukan untuk dapat menghitung dengan metoda ini
adalah:
uraian tugas beserta jumlah beban untuk setiap tugas.
waktu penyelesaian tugas.
jumlah waktu kerja efektif per hari rata-rata.
Rumusnya adalah:
∑ Waktu en ele aian Tuga
∑ Waktu erja Efektif
2.9. Penelitian Terdahulu
Tabel 1. Penelitian terdahulu
No. Judul Skripsi Variabel Metode Hasil
1. Setyawan (2008),
Analisis Beban
Kerja dan
Kebutuhan
Sumber Daya
Manusia (Studi
Kasus Seksi
MDF Bogor
Centrum Kantor
Daerah Telkom
Bogor.
-Beban
kerja,
Kebutuhan
karyawan
PBK I, II,
III
Beban kerja karyawan saat
ini adalah 117% dari beban
kerja optimal (over
capacity). Oleh karena itu,
diperlukan penambahan 1
orang karyawan, dimana
jumlah karyawan yang
seharusnya adalah
sembilan orang.
20
Lanjutan Tabel 1.
No. Judul Skripsi Variabel Metode Hasil
2. Tresnadijaya
(2010), Analisis
Beban Kerja dan
Kebutuhan
Sumber Daya
Manusia Pada
PT Riap
Indonesia
-Beban
kerja,
Kebutuhan
karyawan
Perhitungan
Beban Kerja
dan
kebutuhan
tenaga kerja
Terjadi penumpukan beban
kerja pada beberapa
pegawai sementara
beberapa pegawai lain
beban kerjanya tidak terlalu
berat. Berdasarkan
perhitungan beban kerja,
hanya diperlukan 33
pegawai saat ini.
3. Novera (2012),
Analisis Beban
Kerja dan
Kebutuhan
Karyawan
Bagian
Administrasi
Akademik dan
Kemahasiswaan
(Studi Kasus
Unit Tata Usaha
Departemen
Pada Institut
Pertanian Bogor)
-Beban
Kerja,
Kebutuhan
Karyawan,
waktu
produktif
dan tidak
produktif
Perhitungan
jumlah
tenaga kerja
berdasarkan
beban kerja
(KEP/75/M.
PAN/7/2004
)
Berdasarkan rata-rata
persentase penggunaan
waktu, karyawan
menggunakan sebesar
33,55 persen waktu
produktif untuk
mengerjakan kegiatan yang
tidak produktif. Jumlah
karyawan berdasarkan
beban kerja yaitu rata-rata
satu orang untuk setiap unit
tata usaha yang dijadikan
sampel.
21
III. METODE PENELITIAN
3.1. Kerangka Pemikiran Penelitian
Toko Buku Gramedia Depok merupakan perusahaan yang bergerak di
bidang bisnis ritel yang bertujuan untuk melayani publik dan berfokus pada omset
yang berpedoman pada visi dan misi. Oleh karena itu, Toko Buku Gramedia
Depok yang terus berusaha meningkatkan kinerja perusahaan. Untuk pencapaian
tersebut, Toko Buku Gramedia Depok terus mengembangkan dan memperbaiki
sumber daya manusianya yang ada dengan suatu perencanaan sumber daya
manusia, terutama dari divisi penjualan yaitu Store Associate (SA) yang
merupakan ujung tombak dalam melayani customer guna mencapai target omset.
Perencanaan sumber daya manusia yang dilakukan bertujuan agar menghasilkan
SA yang efektif dan efisien. Untuk menghasilkan karyawan SA yang efektif dan
efisien, perlu menghitung beban kerja karyawan SA. Keputusan untuk
menghitung beban kerja tidak terlepas dari kebutuhan HRD untuk memperbaiki
kinerja karyawan.
Hal tersebut dapat tercapai apabila Toko Buku Gramedia Depok mampu
mengidentifikasi tugas-tugas yang akan dilaksanakan oleh setiap karyawan Store
Associate (SA) sehingga tugas yang diberikan dapat dilakukan dengan baik dan
optimal. Beban kerja yg ditetapkan harus cukup atau sesuai dengan standar jam
kerja optimal. Adanya perbedaan beban kerja yang dimiliki oleh setiap divisi atau
jabatan tertentu akan menimbulkan kebutuhan jumlah karyawan yang berbeda.
Karyawan harus disesuaikan dengan beban kerja yang diberikan pada tiap divisi
atau jabatan tertentu. Apabila terjadi ketidaksesuaian antara beban kerja yang
diberikan dengan jumlah karyawan yang ada maka perlu dilakukan penambahan
atau pengurangan karayawan dengan tujuan menyesuaikan karyawan sesuai
kebutuhan Toko Buku Gramedia Depok. Adanya perbedaan beban kerja tersebut,
maka pengukuran penggunaan waktu kerja karyawan dibutuhkan, agar dapat
melihat waktu kerja karyawan yang benar-benar produktif yang dapat
meningkatkan kinerja perusahaan.
22
Penelitian ini dimulai dari analisis pekerjaan yang bertujuan untuk
memperoleh tugas pokok pekerjaan dan fungsi (Tupoksi) karyawan Store
Associate (SA). Analisis pekerjaan dilakukan dengan wawancara kepada pihak
manajer Toko Buku Gramedia Depok dan kepada responden. Langkah selanjutnya
adalah menganalisis beban kerja karyawan SA dengan mengukur penggunaan
aktivitas dan waktu kerja produktif dan tidak produktif melalui pengamatan. Dari
analisis pekerjaan dan penggunaan aktivitas dan waktu kerja karyawan SA, maka
akan didapatkan beban kerja karyawan SA yang sesungguhnya. Kemudian, beban
kerja yang telah didapatkan tersebut dilanjutkan ke perhitungan FTE, dimana
beban kerja karyawan dibagi dengan waktu kerja efektif karyawan. Perhitungan
FTE tersebut akan menghasilkan output yaitu jumlah kebutuhan karyawan SA
yang ideal. Kemudian output tersebut akan dilanjutkan pada implikasi manajerial.
Dari implikasi manajerial akan menghasilkan jumlah karyawan Store Associate
(SA) efektif dan efisien berdasarkan prinsip the right man on the right place serta
the right size for the organization guna meningkatkan kinerja perusahaan dengan
berpedoman pada visi dan misi Toko Buku Gramedia Depok. Adapun alur
kerangka pemikiran berdasarkan uraian diatas dapat dilihat pada Gambar 3.
23
Gambar 3. Kerangka pemikiran penelitian
Visi dan Misi Toko Buku
Gramedia Depok
Manajemen Sumber Daya Manusia
Perencanaan Karyawan Store
Associate (SA)
Penentuan Beban
Kerja Karyawan SA
Pengukuran Kebutuhan
Jumlah Karyawan SA
Analisis Pekerjaan
(Tupoksi)
Aktivitas Karyawan dalam Waktu
Kerja Produktif dan Tidak Produktif
Perhitungan Jumlah
Karyawan Berdasarkan
Beban Kerja Karyawan SA
Melalui FTE
Kebutuhan Jumlah
Karyawan SA Ideal
Jumlah Karyawan SA yang Efektif dan Efisien
berdasarkan Prinsip the right man on the right place
serta the right size for the organization
Beban Kerja Karyawan
SA
INPUT PROSES
OUTPUT
Implikasi Manajerial
SA 1 & SA 2
Wilayah 1
Buku Novel,
Hobi &Lifestyle
Buku Agama,
Psikolog
Buku Keilmuan,
Profesi
Buku Teknik,
Bahasa, Pelajaran
Buku Anak2,
Komik, Majalah
Wilayah 2
SA 3 & SA 4
Wilayah 3
SA 5 & SA 6
Wilayah 4
SA 7 & SA 8
Wilayah 5
SA 9 & SA 10
24
3.2. Lokasi dan Waktu Penelitian
Penelitian ini dilakukan di Toko Buku Gramedia Depok yang terletak di
Jalan Margonda Raya, Depok. Penelitian ini dilakukan dari bulan Februari 2012
sampai dengan Maret 2012.
3.3. Jenis Data dan Sumber Data
Data yang digunakan dalam penelitian ini adalah data primer dan data
sekunder. Data primer yang diambil bersifat kualitatif dan kuantitatif. Data
kualitatif berupa informasi mengenai tugas-tugas pokok pekerjaan karyawan yang
di pilih sebagai responden, sedangkan data kuantitatif berupa angka penggunan
waktu kerja produktif dan tidak produktif, rata-rata waktu penyelesaian suatu
tugas pokok (standar kemampuan rata-rata) dan beban tugas pokok atau beban
kerja.
Data primer adalah data yang diperoleh dari sumber pertama yaitu dari
karyawan Toko Buku Gramedia Depok dengan cara pengamatan langsung
(observasi) dan wawancara yang mendalam dengan para karyawan sebagai
responden, serta wawancara kepada pihak manajer operasional Toko Buku
Gramedia Depok tentang berbagai hal yang menunjang penelitian ini, seperti
tugas pokok pekerjaan responden yang diteliti. Data sekunder diperoleh dari buku-
buku, jurnal-jurnal, informasi dari internet, dan data-data tentang karyawan dari
perusahaan, terutama berkaitan dengan beban kerja.
3.4 Metode Pengumpulan Data
Pengumpulan data primer mengenai waktu kerja ataupun beban kerja
karyawan diperoleh melalui metode work sampling. Metode work sampling
tersebut dilakukan melalui pengamatan dimana aktivitas yang diamati dalam
penelitian akan dikelompokkan menurut kategori kegiatan produktif, tidak
produktif, dan pribadi. Kegiatan produktif merupakan semua kegiatan yang
berhubungan dengan tugas pokok pekerjaan karyawan tersebut. Kegiatan tidak
produktif meliputi kegiatan yang dilakukan karyawan yang tidak bermanfaat bagi
pekerjaan, seperti terlambat, mengobrol dengan rekannya, bermalas-malasan, dan
sebagainya. Kegiatan pribadi merupakan kegiatan yang dilakukan karyawan untuk
menghabiskan waktu pribadinya yang diperbolehkan oleh Toko Buku Gramedia
25
Depok, seperti istirahat, sholat, dan makan. Hasil pengamatan akan dicatat dalam
formulir work sampling.
Pengumpulan data primer berupa standar kemmapuan rata-rata waktu
penyelesaian dan kuantitas beban tugas-tugas pokok pekerjaan respoden. Adapun
data sekunder dikumpulkan melalui studi kepustakaan yang dilakukan dengan
cara membaca dan mengutip informasi dari buku, skripsi, situs-situs internet,
maupun dokumen-dokumen yang dimiliki oleh institusi.
3.5. Pengolahan dan Analisis Data
3.5.1 Pengolahan Data
Langkah pertama yang dilakukan dalam pengolahan data yaitu
pemeriksaan terhadap data yang telah diperoleh pada lembar pengamatan
work sampling yang telah dilakukan selama satu bulan. Pemeriksaan
ditinjau dari segi kelengkapan atau jika ada kesalahan maupun
ketidakkonsistenan data pengamatan. Kegiatan atau waktu kerja yang telah
dikelompokkan berdasarkan kategori kegiatan produktif, tidak produktif
dan pribadi masing-masing kemudian dihitung jumlahnya. Selanjutnya
data yang berasal dari lembar pengamatan dipindahkan ke dalam
Miscrosoft Excel.
Langkah kedua yaitu memasukkan data mengenai frekuensi rata-
rata tugas pokok pekerjaan yang dilakukan dan standar kemampuan rata-
rata waktu penyelesaian tugas-tugas pokok pekerjaan responden. Melalui
data tersebut, kemudian menghitung WPT (waktu penyelesaian tugas)
yang dikonversikan selama satu tahun. WPT tersebut di konversi menjadi
beban kerja responden yang diamati dengan satuan menit per tahun.
Langkah ketiga yaitu menghitung Full Time Equivalent (FTE).
FTE akan didapatkan dari beban kerja responden selama satu tahun dibagi
dengan waktu kerja efektif selama satu tahun. Dari perhitungan FTE
tersebut, maka akan didapatkan jumlah kebutuhan karyawan SA yang
efektif dan efisien.
26
3.5.2 Analisis Data
Melalui pengelompokkan kegiatan-kegiatan selama pengamatan,
dapat diketahui berapa persentase waktu kerja yang digunakan oleh
karyawan untuk melakukan kegiatan yang produktif, tidak produktif
maupun pribadi. Dengan demikian gambaran penggunaan waktu kerja
dapat dijelaskan.
Berdasarkan standar kemampuan rata-rata pencapaian waktu untuk
menyelesaikan tugas-tugas pokok serta kuantitas beban tugas dalam
setahun dapat diketahui beban kerja untuk setiap tugas-tugas pokok.
Besarnya frekuensi melakukan aktivitas dalam satuan waktu menunjukkan
besarnya beban kerja. Beban kerja yang diperoleh kemudian menjadi dasar
untuk melakukan perhitungan terhadap jumlah kebutuhan tenaga kerja.
Metode perhitungan kebutuhan tenaga kerja yang digunakan yaitu
perhitungan kebuthuan tenaga kerja berdasarkan beban kerja dengan
pendekatan tugas per tugas jabatan. Langkah-langkah perhitungan
kebutuhan tenaga kerja berdasarkan beban kerja dengan pendekatan tugas
per tugas jabatan sesuai Keputusan Menteri Pendayagunaan Aparatur
Negara Nomor : KEP/75/M.PAN/7/2004 tentang Pedoman Perhitungan
Kebutuhan Pegawai berdasarkan Beban Kerja dalam rangka Penyusunan
Formasi Pegawai Negeri Sipil yaitu sebagai berikut :
a. Menetapkan Waktu Kerja
Waktu kerja yang dimaksud adalah waktu kerja efektif , artinya
waktu kerja yang secara efektif digunakan untuk bekerja. Waktu
kerja efektif terdiri atas hari kerja efektif dan jam kerja efektif.
Hari kerja efektif adalah jumlah hari dalam kalender dikurangi hari
libur dan cuti. Perhitungannya adalah sebagai berikut :
Hari Kerja Efektif = (A – (B + C + D))
Keterangan :
A = jumlah hari menurut kalender
B = jumlah hari sabtu dan minggu dalam setahun
C = jumlah hari libur dalam setahun
D = jumlah cuti tahunan
27
b. Menyusun Waktu Penyelesaian Tugas
Waktu penyelesaian tugas merupakan hasil perkalian dari jumlah
beban suatu tugas pokok dengan standar kemampuan rata-rata
waktu penyelesaian tugas tersebut. Rumus perhitungan waktu
penyelesaian tugas dapat dilihat pada Tabel 2.
Tabel 2. Rumus perhitungan waktu penyelesaian tugas
No. Uraian Tugas Pokok BT SKR WPT (BT x SKR)
1
2
3
4
5
Dst.
∑ WPT
Keterangan :
BT = Jumlah Beban Tugas dalam waktu tertentu
SKR = Standar Kemampuan Rata-rata waktu penyelesaian tugas
WPT = Waktu Penyelesaian Tugas
c. Menghitung Kebutuhan Pegawai
Kebutuhan pegawai dengan demikian dapat dihitung setelah waktu
penyelesaian tugas ditentukan. Rumus perhitungan jumlah
kebutuhan pegawai yaitu :
∑
∑
Keterangan :
KP = Kebutuhan Pegawai
WKE = Waktu Kerja Efektif
WPT = Waktu Penyelesaian Tugas
28
3.5.3 Analisis Deskriptif
Analisis data deskriptif banyak digunakan untuk mengkaji
gambaran satu variabel, misalkan profil perusahaan, kelompok kerja,
kelompok konsumen, dan subyek lain, tentang karakteristiknya seperti
besar, komposisi, efisiensi, kesukaan dan lain-lain (Sumarni dan Wahyuni,
2006). Menurut Travers (1978) dalam Umar (2005), analisis deskriptif
bertujuan untuk menggambarkan sifat sesuatu yang tengah berlangsung
pada saat penelitian dilaksanakan dan memeriksa sebab-sebab dari suatu
gejala tertentu. Analisis data merupakan proses penyederhanaan data
kedalam bentuk yang lebih mudah dibaca dan diinterpretasikan.
3.6. Metode Pengambilan Sampel
Pengambilan sampel yang digunakan adalah metode purposive sampling.
Responden yang diambil pada penelitian ini hanya dari salah satu jabatan pada
divisi penjualan Toko Buku Gramedia Depok yaitu Store Associate (SA) buku
pada shift 1. Karyawan Store Associate (SA) yang berada pada shift 1 diambil
semua secara sensus untuk dijadikan objek penelitian dengan cara pengamatan.
29
IV. HASIL DAN PEMBAHASAN
4.1. Gambaran Umum Toko Buku Gramedia Depok
Toko Buku Gramedia Depok merupakan salah satu gerai yang didirikan
oleh PT Gramedia Asri Media. Toko Buku Gramedia Depok bergerak di bidang
bisnis ritel dengan produk utama buku dan alat-alat tulis yang bertujuan untuk
melayani publik. Gambaran umum mengenai sejarah , visi dan misi Toko Buku
Gramedia Depok dapat dilihat pada sub bab berikutnya.
4.1.1 Sejarah Toko Buku Gramedia
PT Gramedia Asri Media adalah salah satu Strategic Business Unit
(SBU) dari Kelompok Kompas Gramedia yang bergerak di bidang bisnis
ritel dengan produk utama buku dan alat-alat tulis. Nama Toko dikenal
sebagai Toko Buku Gramedia. Toko ini didirikan oleh PK Ojong pada
tahun 1970. Toko pertama yang di bangun di Jalan Gajah Mada 109,
Jakarta Barat. Dalam perjalannnya, Toko Buku Gramedia terus
berkembang hingga mencapai jumlah 98 gerai, tersebar di seluruh
wilayah Indonesia, di 40-an kota besar yang terdapat di 33 Provinsi.
Dalam perkembangannya PT Gramedia Asri Media juga melakukan
pengembangan usaha di bidang yang masih berkaitan yaitu perdagangan
buku secara langsung ke konsumen (Direct Selling), dan usaha ekspor
buku ke luar negeri, distribusi buku dan pengadaan stationery oleh Buana
Ilmu Populer (BIP) maupun usaha lainnya di bidang eceran stationery
maupun buku impor.
Produk utama yang dijual di Toko Buku Gramedia adalah buku
dan stationery. Hal ini berkaitan erat dengan misinya untuk ikut berperan
serta dalam usaha mencerdaskan dan mencerahkan kehidupan bangsa
melalui penyebaran informasi dan pengetahuan. Dalam perkembangannya,
Toko Buku ini menambah bauran produk baru karena tuntutan dan
peluang pasar. Lini produk tersebut antara lain: peralatan dan
perlengkapan kantor, produk multi media, fancy, CD, alat musik / sport
dan sebagainya. Dilihat dari macam dan jenis produk yang dijual, Toko ini
30
termasuk dalam jenis “general bookstore” yang melayanai berbagai
kebutuhan Pelanggan dari berbagai segmen (multi segmen) mulai dari SD
sampai Perguruan Tinggi, usia anak-anak sampai dewasa. Dari segi
pengadaan, terdapat produk milik Toko sendiri dan produk konsinyasi
yang dikelola dengan sistem Counter. Dalam sistem Counter, Pemasok
berkewajiban menyediakan barang dan tenaga penjualan, sedangkan Toko
menyediakan tempat dan sarana penjualan. Sebagai imbalan, Toko
mendapat bagian dari hasil usaha yang diperoleh.
Dalam menunjang kegiatan proses bisnis, Toko Buku ini
menerapkan sistem operasi yang didukung teknologi komputer. Penerapan
teknologi informasi ini mendukung sistem informasi manajemen, dan
memberi berbagai kemudahaan dan manfaat seperti layanan cepat, akurasi
data, analisis data dalam pengambilan keputusan dan sebagainya.
Toko Buku Gramedia sebagai perusahaan tumbuh dengan baik,
berkat dukungan dan kepercayaan dari pihak-pihak yang berkepentingan
terutama karyawan, pelanggan, dan pemasok. Karyawan secara bersama-
sama membangun Perusahaan ini dengan semangat kerja dan dedikasi
yang tinggi. Pelanggan telah menyumbangkan andil besar dalam
menciptakan hasil usaha yang sebagian besar digunakan untuk
mengembangkan usaha. Dan Pemasok memberi kepercayaan dan
semangat kerja sama kemitraan usaha yang saling menguntungkan.
4.1.2 Visi dan Misi Toko Buku Gramedia Depok
Toko Buku Gramedia Depok yang bergerak di bisnis ritel yang
menjual buku berbagai macam alat tulis memiliki visi dan misi yang
sejalan dengan kantor pusatnya yaitu PT Gramedia Asri Media. Visi dan
misi Toko Buku Gramedia Depok yaitu berperan aktif di dalam upaya
mencerahkan kehidupan bangsa dengan menjadi jaringan retail terbesar,
tersebar dan terpadu di bidang pengetahuan, informasi dan multimedia di
Asia Tenggara serta mengembangkan bisnis retail lainnya melalui
penyediaan produk yang berorientasi pasar, layanan unggul, inovatif dan
perilaku bisnis yang bersih.
31
4.2. Profil Store Associate (SA)
Store Associate (SA) atau lebih dikenal dengan pramuniaga merupakan
salah satu jabatan yang terdapat di Toko Buku Gramedia Depok yang memiliki
tugas utama dalam melayani customer, mendisplay buku, serta merapihkan buku.
Karyawan SA yang bekerja pada Toko Buku Gramedia Depok, dibagi menjadi
lima (5) wilayah.yaitu wilayah 1 (buku novel, hobi dan lifestyle), wilayah 2 (buku
agama dan psikologi), wilayah 3 (buku keilmuan dan profesi), wilayah 4 (buku
teknik, bahasa dan pelajaran) dan wilayah 5 (buku anak, komik dan majalah).
Dalam melayani customer, seorang SA diharuskan selalu bersikap ramah
dan menerapkan prinsip 4S+1T, yaitu senyum, salam, sapa, santun, dan terima
kasih. Seorang SA juga turut serta dalam mendisplay buku dengan baik, karena
buku yang tertata rapih dan sesuai akan memudahkan customer dalam mencari
buku yang diinginkan. Selain itu, terdapat tugas tambahan yang perlu dilakukan
oleh seorang SA yaitu active selling. Active selling adalah teknik penjualan yang
dilakukan oleh SA secara aktif dalam menawarkan buku kepada customer.
Adapun jumlah SA yaitu 20 orang yang dibagi menjadi 10 orang untuk setiap
shift. Berikut ini merupakan struktur organisasi Toko Buku Gramedia Depok.
Gambar 4. Struktur organisasi Toko Buku Gramedia Depok
Store Manager
Sekjen
Divisi Penjualan Divisi ADM & EDP Divisi RT / SDM
EDP Support Cashier Chief
Store Associate
Cashier
Customer Service
Suppor
Warehouse
Support
General Service
Support
Security Team
Leader
Cleaning Service
Mechanical
Enginering
32
4.3. Karateristik Store Associate (SA)
Untuk melakukan identifikasi lebih lanjut pada analisis Full Time
Equivalent (FTE) dan implikasi manajerial, diperlukan data mengenai
karakteristik SA. Karakateristik karyawan SA tersebut antara lain status jabatan,
lama bekerja, dan jenis kelamin. Perbedaan karakteristik tersebut juga akan
berdampak terhadap penggunaan waktu kerja dari masing-masing SA saat
melakukan pekerjaannya. Karateristik SA akan dibahas pada sub bab selanjutnya.
4.3.1 Jenis Kelamin
Berdasarkan pengamatan dan hasil wawancara, proporsi jenis
kelamin Store Associate (SA) yang bekerja di Toko Buku Gramedia
Depok adalah 60 % untuk perempuan dan 40% untuk laki-laki. Jumlah
keseluruhan SA yang diamati berjumlah sepuluh orang setiap shift. Hal ini
menunjukkan bahwa untuk SA yang bekerja saat ini jenis kelamin
perempuan lebih dominan daripada jenis kelamin laki-laki. Terdapat enam
orang perempuan dan empat orang laki-laki yang bekerja sebagai SA.
Pihak Toko Buku Gramedia Depok tidak terlalu menyoroti seberapa besar
proporsi jenis kelamin untuk SA yang bekerja disana. Namun, bagi pihak
Toko Buku Gramedia Depok, SA yang bekerja disana haruslah menarik
dan menggunakan prinsip 4S + 1T yaitu senyum, salam, sapa, santun, dan
terima kasih. Karakteristik jenis kelamin hanya akan berdampak terhadap
waktu penyelesaian tugas pokok pekerjaan. Proporsi jenis kelamin Store
Associate (SA) dapat dilihat pada Gambar 5.
Gambar 5. Proporsi jenis kelamin Store Associate (SA)
40%
60%
Laki-laki Perempuan
33
4.3.2 Lama Bekerja
Berdasarkan hasil wawancara kepada Store Associate (SA),
lamanya bekerja berbeda-beda setiap SA. Sesuai dengan kasus yang terjadi
dilapang, maka untuk karateristik lamanya bekerja SA dapat dibagi
menjadi tiga (3) kategori, antara lain bekerja kurang dari dua bulan,
bekerja antara 2 – 12 bulan dan bekerja lebih dari satu tahun. Setengah
dari jumlah SA yang bekerja di Toko Buku Gramedia Depok, rata-rata
lamanya bekerja ada dikategori kedua yaitu 2– 12 bulan, sebesar 50 % atau
lima orang. Kemudian, untuk 30% atau tiga orang SA berada pada
kategori ketiga yaitu bekerja sudah lebih dari satu tahun. Sedangkan 20%
atau dua orang SA lainnya berada pada kategori pertama yaitu bekerja
kurang dari dua bulan. Dari hasil pengamatan, karakteristik lamanya
bekerja SA mempengaruhi terhadap waktu penyelesaian tugas pokok
pekerjaan. Umumnya SA yang bekerja lebih dari satu tahun, waktu
penyelesaian tugas pokok pekerjaannya lebih cepat dari yang kurang dari
satu tahun. Proporsi lama bekerjanya SA yang ada di Toko Buku
Gramedia depok dapat dilihat pada Gambar 6.
Gambar 6. Proporsi lama bekerja Store Associate (SA)
4.3.3 Status Kerja
Pihak Toko Buku Gramedia Depok menetapkan status kerja
karyawan menjadi empat (4) kategori antara lain, tetap, kontrak, training,
dan ditambah dengan perbantuan. Status kerja yang ada tersebut berkaitan
erat dengan lamanya bekerja. status kerja tetap umumnya ditempatkan di
20%
50%
30%
< 2 bulan 2 - 12 bulan > 1 tahun
30%
50%
20%
Status Kerja
Training Kontrak Perbantuan
34
back office dengan lama bekerja lebih dari dua tahun. Sedangkan untuk
front office umumnya berstatus kerja kontrak, training dan perbantuan.
Pengangkatan untuk status kerja kontrak umumnya pada karyawan
yang telah bekerja lebih dari satu tahun di Toko Buku Gramedia Depok.
Pengangkatan untuk status kerja training umumnya pada karyawan yang
telah bekerja lebih dari tiga bulan. Sedangkan untuk perbantuan masa kerja
karyawan sekitar 2 – 3 bulan. yang kemudian akan dipromosikan menjadi
training, jika tes terakhir lulus. Berdasarkan hasil wawancara kepada Store
Associate (SA), 30 % dari jumlah SA yang bekerja adalah berstatus kerja
kontrak, karena SA yang diamati berjumlah sepuluh orang tiap shift, maka
hal ini menunjukkan terdapat tiga SA yang bekerja dengan status kontrak.
Kemudian, 50% atau dua SA yang bekerja dengan status sebagai training,
dan 20% atau dua SA yang bekerja dengan status sebagai perbantuan.
Karateristik status kerja tersebut, akan mempengaruhi penggunaan waktu
kerja dan penyelesaian waktu tugas pokok pekerjaan pada masing-masing
SA. Proporsi status kerja SA yang ada di Toko Buku Gramedia Depok
dapat dilihat pada Gambar 7.
Gambar 7. Proporsi status kerja Store Associate (SA)
4.4. Tugas Pokok Pekerjaan dan Fungsi Store Associate (SA)
Berdasarkan analisis pekerjaan, maka diperoleh informasi mengenai tugas
pokok pekerjaan dan fungsi karyawan SA pada Toko Buku Gramedia Depok.
Tugas pokok pekerjaan karyawan SA dapat dilihat pada Tabel 3. Adapun tugas
50%
30%
20%
Training Kontrak Perbantuan
35
pokok pekerjaan pada Tabel 3 selanjutnya akan digunakan untuk menganalisis
beban kerja dan kebutuhan karyawan SA Toko Buku Gramedia Depok.
Tabel 3. Uraian tugas pokok pekerjaan Store Associate (SA) di Toko
Buku Gramedia Depok
Uraian Tugas Pokok Pekerjaan Store Associate (SA)
1. Mendisplay Buku
2. Input Kode Rak Buku
3. Retur Buku
4. Order Buku
5. Melayani Customer
6. Merapihkan Buku
7. Active Selling
Uraian tugas pokok yang disebutkan diatas merupakan tugas pokok dari
SA pada wilayah 2 (buku agama, psikologi), wilayah 3 (buku keilmuan, profesi),
wilayah 4 (buku teknik, bahasa, pelajaran), dan wilayah 5 (buku anak, komik,
majalah). Adapun uraian tugas pokok pekerjaan pada SA di wilayah 1 (buku
novel, hobi, lifestyle) agak sedikit berbeda dengan tugas pokok pada SA yang ada
di wilayah 2, wilayah 3, wilayah 4, dan wilayah 5. Terdapat tiga (3) tugas pokok
tambahan pada SA yang bekerja di wilayah 1. Uraian tugas pokok tersebut antara
lain :
1. Mendisplay Buku 6. Merapihkan Buku
2. Input Kode Rak Buku 7. Active Selling
3. Retur Buku 8. Update Buku Baru
4. Order Buku 9. Update Buku Laris
5. Melayani Customer 10. Update Buku Promo (dekat kasir)
Sedangkan fungsi dari Store Associate (SA), pada intinya sama yaitu
melayani customer dengan prinsip 4S +1T (senyum, salam, sapa, santun, dan
Terima kasih).
36
4.5. Gambaran Hari Kerja Store Associate (SA)
Toko Buku Gramedia Depok, merupakan bisnis yang bergerak di bisnis
ritel untuk melayani publik, dimana produk utamanya yaitu buku dan stationery.
Toko Buku Gramedia Depok selalu buka setiap hari, oleh karena itu hari sabtu
dan minggu pun karyawan tetap bekerja. Berdasarkan hasil observasi dan
wawancara, jumlah hari kerja yang diperoleh dalam penelitian ini yaitu 366 hari,
lalu jumlah hari kerja tersebut dikurangi dengan jumlah cuti mingguan sebanyak
53 hari kerja per tahun, cuti nasional sebanyak 11 hari kerja per tahun, serta cuti
bulanan sebanyak 12 hari kerja per tahun yang kemudian didapatkan hari kerja
efektif dari SA tersebut sebanyak 290 hari kerja dalam setahun. Adanya hari kerja
efektif dalam setahun tersebut menghasilkan waktu kerja efektif sebesar 1.776 jam
pertahun atau 106.575 menit per tahun, dengan allowance (waktu longgar) yang
diberikan sebesar 12,5%. Kasus yang terjadi di Toko Buku Gramedia Depok,
yaitu untuk hari libur nasional dan hari minggu, seluruh karyawan (termasuk SA)
tetap bekerja, dan hari liburnya dapat digantikan pada hari biasa yaitu hari senin
sampai jumat. Khusus untuk hari libur nasional, karyawan yang bekerja akan
diberikan kompensasi oleh perusahaan.
4.6. Waktu Kerja Store Associate (SA)
Waktu kerja Store Associate (SA) adalah tujuh jam, dimulai dari 08.30 -
15.30 WIB. Pengamatan mengenai penggunaan waktu kerja SA dilakukan dengan
menggunakan work sampling yang dilakukan pada hari biasa (weekdays) dan hari
libur(weekend). Hal ini dikarenakan terdapat aktivitas yang berbeda yang
dilakukan oleh seorang SA pada hari biasa (weekdays) dan hari libur (weekend).
Waktu pengamatan dilakukan selama satu bulan sesuai dengan jumlah hari kerja
dan waktu kerja di Toko Buku Gramedia Depok. Barnes (1980) menyatakan
bahwa work sampling digunakan untuk mengukur aktivitas pegawai dengan
menghitung waktu yang digunakan untuk mengukur aktifitas pegawai dengan
menghitung waktu yang digunakan untuk bekerja dan waktu yang tidak digunakan
untuk bekerja dalam jam kerja mereka, kemudian disajikan dalam bentuk
persentase. Hal-hal perlu yang dilakukan dalam penerapan work sampling selama
penelitian adalah sebagai berikut :
37
1. Membuat formulir work sampling yang dapat dilihat pada Lampiran 1,
dengan menentukan kisaran waktu per pengamatan yaitu setiap
sepuluh menit.
2. Mengelempokkan kegiatan-kegiatan yang dilakukan ke dalam kategori
produktif, tidak produktif maupun pribadi.
3. Setelah pengelompokan dilakukan maka seluruh waktu dari ketiga
kategori itu dijumlahkan, dicari rata-ratanya.
4. Jumlah pengamatan yang diperoleh di kalikan dengan sepuluh karena
lamanya waktu pengamatan adalah sepuluh menit, sehingga akan
diperoleh jumlah penggunaan waktu kerja dalam menit untuk setiap
kategori kegiatan produktif, tidak produktif maupun pribadi.
Berdasarkan pengamatan yang telah dilakukan, dapat diambil kesimpulan
bahwa kegiatan yang termasuk dengan kategori produktif yaitu berbagai kegiatan
yang berhubungan dengan tugas pokok pekerjaan masing-masing dan yang
berhubungan dengan kemajuan perusahaan. Sedangkan kegiatan yang termasuk
kategori tidak produktif yaitu bermalas-malasan, mengobrol, baca buku.
Sementara itu, untuk kegiatan yang termasuk kategori pribadi yaitu yang
berhubungan dengan menghilangkan lelah dan menggunakan waktu pribadi yang
sudah diberikan oleh Toko Buku Gramedia Depok, seperti istirahat, makan,
minum, sholat. Hasil pengamatan penggunaan waktu kerja SA dengan
menggunakan metode work sampling selama satu bulan yang dibagi menjadi hari
biasa (weekdays) dan hari libur (weekend) akan dijelaskan di sub bab berikut.
4.6.1 Perbandingan Penggunaan Waktu Kerja Store Associate (SA)
Hasil pengamatan penggunaan waktu kerja produktif yang
dilakukan kepada Store Associate (SA), dengan menggunakan work
sampling pada hari biasa (Weekdays) dan hari libur (weekend) dapat
dilihat pada Tabel 4.
38
Tabel 4. Perbandingan waktu kerja produktif SA pada weekdays dan
weekeend
Wilayah
Store
Associate
(SA)
Waktu Produktif (menit) Waktu Produktif (%)
Hari Biasa
(Weekdays)
Hari Libur
(Weekend)
Hari Biasa
(Weekdays)
Hari Libur
(Weekend)
1
SA 1 370 355 88% 85%
SA 2 380 340 90% 81%
2
SA 3 295 265 70% 63%
SA 4 280 245 67% 58%
3
SA 5 285 275 68% 65%
SA 6 300 265 71% 63%
4
SA 7 345 330 82% 79%
SA 8 340 330 81% 79%
5
SA 9 335 300 80% 71%
SA 10 375 300 89% 71%
Rata-rata 330,5 300,5 79% 72%
Berdasarkan Tabel 4 dapat diketahui bahwa penggunaan waktu
kerja produktif SA yang terjadi pada hari biasa (weekdays) berkisar
antara 67% sampai 90%, sedangkan untuk hari libur (weekend) berkisar
antara 58% sampai 85%. Dapat disimpulkan bahwa, terjadi penurunan
penggunaan waktu kerja produktif dari hari biasa (weekdays) ke hari libur
(weekend). Hal ini disebabkan adanya perbedaan aktivitas yang terjadi
pada SA di hari biasa dan hari libur. Pada hari biasa, seorang SA
melakukan tujuh (7) tugas pokok, sedangkan pada hari libur seorang SA
diwajibkan oleh Toko Buku Gramedia Depok untuk melayani Customer
saja, sehingga hanya ada tiga (3) tugas pokok saja yang dilakukannya,
antara lain melayani customer, merapihkan buku, dan active selling. Oleh
karena itu, aktivitas yang dilakukan pada hari biasa cenderung padat jika
dibandingkan dengan aktivitas di hari libur.
Dapat di lihat dari Tabel 4, penggunaan waktu kerja produktif
tertinggi pada hari biasa terdapat pada SA 2 sebesar 90%, sedangkan
pada hari libur terdapat pada SA 1 sebesar 85%. Berdasarkan
pengamatan, SA 1 dan SA 2 memiliki waktu kerja produktif tertinggi
daripada SA yang lainnya, dikarenakan tugas-tugas yang dilakukan dalam
kesehariannya lebih padat dibandingkan yang lain. Selain itu, hal ini juga
39
dipengaruhi faktor wilayah. SA 1 dan SA 2 bekerja pada wilayah 1 yang
memiliki area kerja yang lebih luas dibandingkan wilayah lainnya, dan
pada wilayah 1 merupakan kumpulan buku-buku yang frekuensinya
sering dikunjungi oleh customer di Toko Buku Gramedia Depok.
Penggunaan waktu kerja produktif terendah pada hari biasa dan hari libur
terdapat pada SA 4, masing-masing sebesar 67%, dan 58%. Berdasarkan
pengamatan, SA 4 cenderung lebih banyak menggunakan waktu yang
tidak produktif dalam kesehariaannya, seperti mengobrol, bermalas-
malasan, dan membaca buku. Hal ini juga dipengaruhi oleh faktor
wilayah. SA 4 yang bekerja pada wilayah 2, dimana kumpulan buku-buku
yang terdapat di wilayah 2 tidak banyak di kunjungi oleh customer Toko
Buku Gramedia Depok. Secara keseluruhan, penggunaan rata-rata waktu
produktif SA yaitu 79% pada hari biasa (weekdays) dan 72% pada hari
libur (weekend).
Gambar 8. Perbandingan waktu kerja produktif antara hari biasa
dan hari libur
Dari diagram batang diatas, dapat terlihat jelas penurunan waktu
kerja produktif pada hari biasa (weekdays) dan hari libur (weekend).
Berdasarkan International Labour Organization (ILO) dalam Waseso dan
Adisasmito (2006), bahwa waktu kerja produktif seseorang yang
optimum mencapai 80 persen. Berdasarkan pernyataan tersebut, maka
88% 90%
70% 67% 68% 71%
82% 81% 80%
89% 85% 81%
63% 58%
65% 63%
79% 79%
71% 71%
0%
10%
20%
30%
40%
50%
60%
70%
80%
90%
100%
SA 1 SA 2 SA 3 SA 4 SA 5 SA 6 SA 7 SA 8 SA 9 SA 10
1 2 3 4 5
%w
aktu
pro
du
ktif
Wilayah dan SA
Weekdays
Weekend
40
dapat disimpulkan bahwa SA yang diteliti di Toko Buku Gramedia
Depok ada yang sudah mencapai optimum dalam penggunaan waktu
produktifnya, ada juga yang belum optimum. Untuk penggunaan waktu
produktif yang optimum, diperoleh pada SA 1, SA 2, SA 7, SA 8, SA 9
dan SA 10 pada hari biasa (weekdays) sedangkan untuk hari libur
(weekend) terdapat pada SA 1, SA 2, dan SA 8.
Penggunaan waktu kerja store associate (SA) tidak hanya
melibatkan waktu pengukuran waktu produktif saja akan tetapi juga
melibatkan waktu tidak produktif yang dilakukan oleh SA. Waktu
produktif merupakan waktu yang digunakan oleh SA dalam hal bermalas-
malasan, mengobrol, membaca buku, dan sebagainya yang tidak
berkaitan dengan tugas pokok pekerjaan seorang SA. Kegiatan yang tidak
produktif tersebut tenttunya akan menurunkan kinerja Toko Buku
Gramedia Depok. Hasil pengamatan mengenai penggunaan waktu kerja
tidak produktif yang dilakukan kepada Store Associate (SA), dengan
menggunakan work sampling pada hari biasa (Weekdays) dan hari libur
(weekend) dapat dilihat pada Tabel 5.
Tabel 5. Perbandingan waktu kerja tidak produktif SA pada
weekdays dan weekeend
Wilayah
Store
Associate
(SA)
Waktu tidak produktif
(menit)
Waktu tidak produktif
(%)
Hari Biasa
(Weekdays)
Hari Libur
(Weekend)
Hari Biasa
(Weekdays)
Hari Libur
(Weekend)
1
SA 1 10 25 2% 6%
SA 2 0 40 0% 10%
2
SA 3 85 115 20% 27%
SA 4 100 135 24% 32%
3
SA 5 95 105 23% 25%
SA 6 80 115 19% 27%
4
SA 7 35 50 8% 12%
SA 8 40 50 10% 12%
5
SA 9 45 80 11% 19%
SA 10 5 80 1% 19%
Rata-rata 49,6 79,5 12% 19%
41
Berdasarkan Tabel 5 dapat diketahui bahwa penggunaan waktu
kerja tidak produktif SA yang terjadi pada hari biasa (weekdays) berkisar
antara 0% sampai 24%, sedangkan untuk hari libur (weekend) berkisar
antara 6% sampai 32%. Dapat disimpulkan bahwa, terjadi kenaikan
penggunaan waktu kerja tidak produktif dari hari biasa (weekdays) ke
hari libur (weekend). Sama dengan pembahasan pada penggunaan waktu
produktif sebelumnya, hal ini disebabkan adanya perbedaan aktivitas
yang terjadi pada SA di hari biasa dan hari libur. Pada hari libur, tugas
pokok pekerjaan SA cenderung lebih sedikit dari pada tugas pokok
pekerjaan SA di hari biasa, sehingga menyebabkan pengunaan waktu
tidak produktif meningkat dari hari biasa ke hari libur.
Dapat di lihat dari Tabel 5, penggunaan waktu kerja tidak produktif
tertinggi pada hari biasa terdapat pada SA 4 sebesar 24%. Begitu pula
dengan penggunaan waktu kerja tidak produktif tertinggi pada hari libur
terdapat pada SA 4 sebesar 32%. Berdasarkan pengamatan, SA 4
memiliki waktu kerja tidak produktif tertinggi daripada SA yang lainnya
pada hari biasa maupun hari libur dikarenakan banyak waktu yang
terbuang dan dipakai untuk mengobrol, bermalas-malasan, serta membaca
buku. Sedangkan untuk penggunaan waktu kerja tidak produktif terendah
pada hari biasa terdapat pada SA 2 yaitu 0% dan hari libur terdapat pada
SA 1 yaitu 6%. Berdasarkan pengamatan, SA 1 dan SA 2 bekerja pada
wilayah yang sama yaitu wilayah 1. Wilayah 1 pekerjaannya cenderung
lebih padat jika dibandingkan wilayah lain, sehingga hanya sedikit waktu
yang tidak produktif digunakannya. Selain itu, wilayah 1 juga merupakan
wilayah yang sering dikunjungi oleh customer. Secara keseluruhan,
penggunaan rata-rata waktu tidak produktif SA yaitu 12% pada hari biasa
(weekdays) dan 19% pada hari libur (weekend).
42
Gambar 9. Perbandingan waktu kerja non produktif antara hari
biasa dan hari libur
Dari diagram batang diatas, dapat terlihat jelas terjadi peningkatan
penggunaan waktu tidak produktif pada hari biasa (weekdays) dan hari
libur (weekend) untuk setiap SA. Hal ini disebabkan karena aktivitas
yang terjadi pada hari libur (weekend) tidak sepadat dibandingkan hari
biasa (weekdays).
Berdasarkan hasil pengamatan, faktor yang mempengaruhi SA
melakukan kegiatan yang tidak produktif antara lain :
1. Jarang sekali adanya pengawasan dari atasan secara langsung,
sehingga beberapa SA berpotensi untuk melakukan pekerjaan yang
tidak produktif, seperti mengobrol, bermalas-malasan, dan membaca
buku.
2. Kurangnya kesadaran dari seorang SA dalam peraturan yang ada,
sehingga waktu pribadi yang seharusnya diberikan 40 menit kepada
masing-masing SA menjadi dilebih-lebihkan sehingga hal itu menjadi
kegiatan yang tidak produktif.
3. Pekerjaan seorang SA tiap-tiap wilayah berbeda dan fluktuatif, artinya
ada waktu-waktu tertentu seorang Store Associate (SA) sangat sibuk
2%
0%
20%
24% 23%
19%
8% 10%
11%
1%
6%
10%
27%
32%
25%
27%
12% 12%
19% 19%
0%
5%
10%
15%
20%
25%
30%
35%
SA 1 SA 2 SA 3 SA 4 SA 5 SA 6 SA 7 SA 8 SA 9 SA 10
1 2 3 4 5
%w
aktu
no
n p
rod
ukt
if
Wilayah dan SA
Weekdays
Weekend
43
bekerja dan ada pula waktu dimana pekerjaan seorang SA tidak padat.
Hal ini juga tergantung pada wilayah dimana pramuniaga itu
ditempatkan, biasanya untuk wilayah 1 (buku novel, hobi dan lifestyle)
dan wilayah 5 (buku anak-anak, komik, dan majalah) waktu kerjanya
sangat padat.
4.6.2 Perbandingan Aktivitas Melayani Customer
Pada hasil pengamatan, terdapat perbedaan aktivitas SA dalam
melayani customer pada hari biasa (weekdays) dan hari libur (weekend).
Untuk melihat perbandingan aktivitas tersebut dapat di lihat pada Tabel 6.
Tabel 6. Perbandingan jumlah customer yang dilayani masing-
masing SA
Wiayah SA Weekdays ( customer)
Weekend
(customer)
1
SA 1 28 42
SA 2 22 40
2
SA 3 26 42
SA 4 20 38
3
SA 5 20 40
SA 6 15 38
4
SA 7 25 37
SA 8 28 38
5
SA 9 32 55
SA 10 31 53
Berdasarkan Tabel 6, dapat diketahui bahwa jumlah customer yang
dilayani oleh masing-masing SA mengalami peningkatan dari hari biasa
(weekdays) ke hari libur (weekend). Pada Tabel 6 dapat dilihat, jumlah
customer yang paling banyak dilayani oleh SA pada hari biasa (weekdays)
maupun hari libur (weekend) didapatkan pada SA 9 di wilayah 5, dengan
jumlah customer yang dilayani masing-masing sebesar 32 customer dan 55
customer. Hal yang serupa juga dialami oleh SA 10 yang sama-sama
berada di wilayah 5 dengan jumlah customer yang paling banyak setelah
SA 9. Dapat disimpulkan adanya peningkatan dan banyaknya jumlah
customer yang dilayani tersebut disebabkan karena faktor pengunjung dan
faktor wilayah. Berdasarkan pengamatan, jumlah pengunjung pada hari
libur (weekend) cenderung lebih ramai daripada hari biasa (weekdays).
Selain faktor pengunjung, wilayah juga mempengaruhi peningkatan
44
jumlah customer yang dilayani oleh SA. Wilayah 5 merupakan wilayah
yang paling banyak dikunjungi oleh customer di Toko Buku Gramedia
Depok, baik hari biasa maupun hari libur. Adapun buku-buku yang
terdapat di wilayah 5 antara lain, buku anak-anak, komik, dan majalah.
Selain itu, letak strategis yang terdapat di wilayah 5 juga memberikan
potensi customer untuk menanyakan buku yang ingin dicarinya pada SA
yang berada di wilayah 5.
Gambar 10. Perbandingan jumlah customer yang dilayani SA
antara hari biasa dan hari libur
Dari diagram batang diatas, terlihat jelas peningkatan jumlah
customer yang dilayani oleh SA di masing-masing wilayah. Wilayah 5
merupakan wilayah yang paling banyak dikunjungi customer diantara
wilayah yang lainnya baik pada hari biasa (weekdays) maupun hari libur
(weekend).
4.6.3 Perbandingan Aktivitas Merapihkan Buku
Berdasarkan hasil pengamatan terhadap SA dalam aktivitas
merapihkan buku, terdapat sedikit perbedaan dalam segi kuantitas. Hal
tersebut dikarenakan jumlah pengunjung di Toko Buku Gramedia Depok
yang meningkat pada hari libur mengakibatkan intensitas yang dilakukan
oleh SA lebih banyak dari pada hari libur. Dapat dilihat dari Gambar 11,
aktivitas merapihkan buku paling banyak dilakukan oleh SA 5 dan SA 6
yang terdapat di wilayah 3. Wilayah 3 merupakan wilayah yang rak
28
22 26
20 20 15
25 28
32 31
42 40 42 38 40 38 37 38
55 53
0
10
20
30
40
50
60
SA 1 SA 2 SA 3 SA 4 SA 5 SA 6 SA 7 SA 8 SA 9 SA 10
1 2 3 4 5
Cu
sto
me
r
Pegawai dan Wilayah
Weekdays
Weekend
45
bukunya cenderung tidak rapih yang disebabkan oleh para customer yang
menaruh buku tidak pada tempatnya setelah membaca buku. Adapun buku
yang terdapat pada wilayah 3 antara lain buku keilmuan dan profesi.
Gambar 11. Perbandingan aktivitas merapihkan buku antara hari
biasa dan hari libur
4.6.4 Perbandingan Aktivitas Active Selling
Acitve selling merupakan metode penjualan buku tertentu yang
dilakukan oleh seorang SA secara aktif kepada customer, dimana buku
yang akan ditawarkan sudah ditentukan oleh pihak Toko Buku Gramedia
Depok. Setiap buku yang terjual, SA akan diberikan bonus dengan
besarnya bonus yang berbeda-beda. Berdasarkan hasil pengamatan,
kegiatan active selling sering tidak dilakukan oleh beberapa SA pada hari
biasa (weekdays), sehingga terjadi perbedaan yang sangat signifikan untuk
kegiatan active selling di hari biasa (weekdays) dan hari libur (weekend).
Perbedaan tersebut dapat dilihat pada Gambar 12.
3 3
5
4
6 6
3 3 3
2
3
4
5 5
6 6
4 4
5 5
0
1
2
3
4
5
6
7
SA 1 SA 2 SA 3 SA 4 SA 5 SA 6 SA 7 SA 8 SA 9 SA 10
1 2 3 4 5
Fre
kue
nsi
Me
rap
ihka
n B
uku
Pegawai dan Wilayah
Weekdays
Weekend
46
Gambar 12. Perbandingan active selling antara hari biasa dan hari
libur
Dari diagram batang diatas, terlihat jelas perbedaan kegiatan active
selling yang dilakukan oleh SA pada hari biasa (weekdays) dan hari libur
(weekend). Hampir semua SA tidak melakukan active selling pada hari
biasa dan hanya ada satu SA yang melakukan kegiatan active selling pada
hari biasa yaitu SA 1. Dari hasil wawancara terhadap SA, banyak SA yang
tidak melakukan active selling disebabkan oleh sibuknya pekerjaan yang
dilakukan pada hari biasa, pemberian bonus yang tidak sesuai harapan,dan
sulitnya menawarkan buku terhadap customer sampai buku tersebut dibeli.
Hal itulah yang mengakibatkan menurunnya motivasi SA dalam
melakukan active selling tersebut.
4.7. Analisis Full Time Equivalent (FTE) Store Associate (SA)
Full Time Equivalent (FTE) adalah jumlah jam kerja yang mewakili satu
waktu penuh karyawan selama periode waktu tetap, seperti satu bulan atau satu
tahun. Sebelum menentukkan FTE, terlebih dahulu mengetahui beban kerja pada
masing-masing SA. FTE bertujuan menyederhanakan pengukuran kerja dengan
mengubah jam beban kerja ke jumlah orang yang dibutuhkan untuk
menyelesaikan pekerjaan tertentu. Dalam kasus ini, nilai FTE dibawah 1
merupakan underload, yang artinya jumlah beban kerja SA masih dibawah beban
kerja optimal, sedangkan jika nilai FTE diatas 1 merupakan overload, yang
artinya jumlah beban kerja SA sudah melebihi beban kerja optimal.
15
0 0 0 0 0 0 0 0 0
38
20
15
10
17 15
22 21
12 15
0
5
10
15
20
25
30
35
40
SA 1 SA 2 SA 3 SA 4 SA 5 SA 6 SA 7 SA 8 SA 9 SA 10
1 2 3 4 5
Jum
lah
Act
ive
Se
llin
g
Pegawai dan Wilayah
Weekdays
Weekend
47
Beban kerja untuk masing-masing SA diakumulasikan dalam periode
setahun dengan satuan jam. Berdasarkan hasil pengamatan, beban kerja setiap SA
dalam satu wilayah sedikit mengalami perbedaan, sedangkan beban kerja SA antar
wilayah cenderung mengalami perbedaan beban kerja yang cukup besar. Hal ini
juga akan mengakibatkan nilai FTE untuk setiap SA berbeda. Beban kerja dan
FTE masing-masing SA dapat dilihat pada Tabel 7.
Tabel 7. Beban Kerja per tahun dan FTE SA
Berdasarkan Tabel 7, dapat dilihat bahwa beban kerja tertinggi diperoleh
SA 2 yaitu 1821 jam per hari kerja efektif dalam setahun dan beban kerja terendah
diperoleh SA 4 yaitu 1308 jam per hari kerja efektif dalam setahun. Beban kerja
SA diperoleh berdasarkan pengamatan selama satu bulan untuk semua SA di hari
biasa (weekdays) dan hari libur (weekend) dengan menggunakan work sampling.
Beban kerja yang terlihat pada Tabel 7 dihitung dengan mengalikan frekuensi
rata-rata tugas pokok pekerjaan SA per hari dengan waktu yang diperlukan dalam
menyelesaikan pekerjaan tersebut. Kemudian rata-rata beban kerja SA per hari
tersebut dikalikan dengan jumlah hari kerja efektif dalam setahun yang hasilnya
dapat dilihat pada Tabel 7.
Dari Tabel 7, terlihat dengan jelas terjadi perbedaan beban kerja untuk
setiap SA. Adapun yang menyebabkan adanya perbedaan beban kerja tersebut
antara lain :
Wilayah SA
Beban Kerja
(Jam) FTE
1
SA 1 1818 1,02
SA 2 1821 1,03
2
SA 3 1399 0,79
SA 4 1308 0,74
3
SA 5 1392 0,78
SA 6 1419 0,80
4
SA 7 1648 0,93
SA 8 1644 0,93
5
SA 9 1583 0,89
SA 10 1692 0,95
Rata-rata 1572
Total FTE 8,85
48
1. Setiap wilayah memiliki karakteristik pekerjaan yang berbeda-beda. Umumnya
untuk wilayah 1 (buku novel-novel, hobi dan lifestyle) dan wilayah 5 ( buku
anak-anak, komik, dan majalah), memiliki waktu kerja yang sangat padat
dibandingkan wilayah lain, sehingga beban kerja yang dialami oleh SA juga
tinggi, sedangkan untuk wilayah 2, wilayah 3, dan wilayah 4 waktu kerjanya
tidak terlalu padat, sehingga beban kerja yang dialami oleh SA tidak setinggi
dengan beban kerja SA yang bekerja di wilayah 1 dan wilayah 5.
2. Karateristik masing-masing SA berbeda-beda dalam melakukan pekerjaannya.
Misalnya ada yang melayani customer hanya 3 menit, ada juga yang melayani
customer sampai 5 menit.
3. Motivasi dan karakter individu SA dalam bekerja mempengaruhi
produktivitas. Hal tersebut dapat terlihat ketika seorang SA yang sedang tidak
bekerja, atau ada waktu kosong, SA tersebut tidak inisiatif untuk melakukan
pekerjaan lain. Untuk mengisi waktu kosong tersebut, SA dapat membatu SA
lain dalam wilayah yang sama atau di wilayah yang berbeda, dengan begitu
akan mengurangi waktu tidak produktif.
Berdasarkan tabel diatas, beban kerja yang ada dapat digunakan untuk
perhitungan Full Time Equivalent (FTE). Nilai FTE diperoleh dengan membagi
jumlah beban kerja SA dalam setahun dengan jumlah jam efektif SA dalam
setahun. Jumlah jam efektif SA dalam setahun didapatkan melalui perkalian
antara jumlah jam kerja SA dalam per hari yaitu tujuh jam dengan jumlah hari
efektif SA dalam setahun yaitu 290 serta mengalikannya dengan waktu
kelonggoran (allowance) yang telah ditentukan sebesar 12,5%. Sehingga
didapatkan jumlah jam efektif SA dalam setahun sebesar 1776 jam per tahun.
Nilai FTE paling tinggi diperoleh SA 2 yaitu 1,03. Sedangkan nilai FTE paling
rendah diperoleh SA 4 yaitu 0,74. Dapat disimpulkan bahwa untuk SA 1 nilai
FTE nya diatas 1 yang merupakan overload, artinya jumlah beban kerja sudah
diatas beban kerja optimal, begitu juga dengan SA 2 dimana nilai FTE nya 1,02.
Sedangkan untuk SA lainnya nilai FTEnya masih dibawah 1 yang merupakan
underload, artinya jumlah beban kerja masih di bawah beban kerja optimal.
Adapun jumlah nilai FTE dari semua SA yaitu 8,85 atau dengan pembulatan
menjadi 9. Hal ini menunjukkan bahwa terjadi kelebihan jumlah SA yang ada
49
untuk sekarang ini dikarenakan rata-rata beban kerja SA masih underload.
Sehingga dengan jumlah SA yaitu sembilan orang, sebenarnya sudah mencukupi
dari jumlah SA yang sekarang ini ada, yaitu sepuluh orang untuk satu shift kerja.
Perbandingan jumlah SA yang sekarang ini dengan jumlah SA yang serharusnya
dapat dilihat pada Gambar 13.
Gambar 13. Perbandingan jumlah SA aktual dengan jumlah SA yang
seharusnya
Dalam kasus ini, sebaiknya pihak manajemen Toko Buku Gramedia
Depok harus lebih berhati-hati dalam penentuan jumlah karyawannya dan
membuat beberapa alternatif action plan untuk menangani masalah tersebut yang
akan dibahas pada bab implikasi manajerial.
4.7.1 Analisis FTE Berdasarkan Lama Bekerja Store Associate (SA)
Berdasarkan pengamatan bahwa karakteristik Store Associate (SA)
yaitu lama bekerja, berpengaruh pada waktu penyelesaian tugas pokok
pekerjaan dari masing-masing SA. Adanya perbedaan waktu penyelesaian
tugas tersebut akan mempengaruhi beban kerja dan nilai FTE SA. Pada
Tabel 8 dapat dilihat terjadi perberdaan beban kerja SA yang dipengaruhi
oleh lama bekerja. Rata-rata beban kerja SA untuk lama bekerja kurang
dari 2 bulan yaitu 1518 jam pertahun, untuk lama bekerja SA dari 2
sampai 12 bulan yaitu 1551 jam pertahun, dan untuk lama bekerja SA
lebih dari 1 tahun yaitu 1664 jam pertahun.
8.5
9
9.5
10
10
9
Jum
lah
SA
Aktual Seharusnya
50
Pada Tabel 8 dapat dilihat bahwa beban kerja akan mempengaruhi
nilai FTE masing-masing SA. Rata-rata karyawan SA yang telah bekerja
kurang dari 2 bulan memiliki nilai FTE sebesar 0,85, untuk karyawan SA
yang telah bekerja dari 2 sampai 12 bulan memiliki nilai FTE sebesar 0,87,
sedangkan untuk karyawan SA yang telah bekerja lebih dari 1 tahun
memiliki nilai FTE sebesar 0,93. Berdasarkan perhitungan tersebut, maka
nilai FTE yang paling mendekati kondisi yang fit yaitu karyawan SA yang
telah bekerja lebih dari 1 tahun. Hal ini dapat disimpulkan bahwa,
karyawan SA yang telah bekerja lebih lama di Toko Buku Gramedia
Depok, akan memiliki beban kerja yang semakin optimal.
Tabel 8. Beban Kerja dan nilai FTE SA berdasarkan lama
bekerja
Wilayah SA Lama Bekerja
Beban Kerja
(Jam) FTE
1 SA 1 2 - 12 bulan 1818 1,02
SA 2 > 1 tahun 1821 1,03
2 SA 3 2 - 12 bulan 1399 0,79
SA 4 2 - 12 bulan 1308 0,74
3 SA 5 < 2 bulan 1392 0,78
SA 6 > 1 tahun 1419 0,80
4 SA 7 2 - 12 bulan 1648 0,93
SA 8 < 2 bulan 1644 0,93
5 SA 9 2 - 12 bulan 1583 0,89
SA 10 > 1 tahun 1692 0,95
Rata-rata (< 2 bulan) 1518 0,85
Rata-rata (2 - 12 bulan) 1551 0,87
Rata-rata (> 1 tahun) 1644 0,93
4.7.2 Analisis FTE Berdasarkan Status Kerja Store Associate (SA)
Karateristik mengenai status kerja Store Associate (SA)
dikategorikan menjadi tiga (3), antara lain status kerja kontrak, training,
dan perbantuan. Status kerja SA sangat berkaitan dengan lama bekerja SA.
Pada sub bab sebelumnya, telah dijelaskan bahwa lama bekerja SA
berpengaruh terhadap waktu penyelesaian tugas pokok pekerjaan,
sehingga akan mempengaruhi nilai beban kerja masing-masing SA, begitu
51
pula dengan status kerja. Beban kerja dan FTE masing-masing SA
berdasarkan status kerja dapat dilihat pada Tabel 9.
Tabel 9. Beban Kerja dan nilai FTE SA berdasarkan status kerja
Wilayah SA Status Kerja
Beban Kerja
(Jam) FTE
1 SA 1 Training 1818 1,02
SA 2 Kontrak 1821 1,03
2 SA 3 Training 1399 0,79
SA 4 Training 1308 0,74
3 SA 5 Perbantuan 1392 0,78
SA 6 Kontrak 1419 0,80
4 SA 7 Training 1648 0,93
SA 8 Perbantuan 1644 0,93
5 SA 9 Training 1583 0,89
SA 10 Kontrak 1692 0,95
Rata-rata (Kontrak) 1644 0,93
Rata-rata (Training) 1551 0,87
Rata-rata (Perbantuan) 1518 0,85
Dapat dilihat pada Tabel 9, rata-rata beban kerja pada karyawan
SA yang berstatus kerja kontrak yaitu 1644 jam pertahun dengan nilai FTE
nya sebesar 0,93. Rata-rata beban kerja pada karyawan SA yang berstatus
kerja training yaitu 1551 jam pertahun dengan nilai FTE nya sebesar 0,87.
Rata-rata beban kerja pada karyawan SA yang berstatus kerja perbantuan
yaitu 1518 jam pertahun dengan nilai FTE nya sebesar 0,85. Berdasarkan
perhitungan tersebut, maka nilai FTE yang paling mendekati kondisi yang
fit yaitu karyawan SA yang berstatus kerja kontrak.
4.7.3 Analisis FTE Berdasarkan Jenis Kelamin Store Associate (SA)
Karakteristik terakhir dari karyawan SA yang mempengaruhi
beban kerja dan nilai FTE adalah jenis kelamin. Pada Tabel 10 dapat
dilihat bahwa, terjadi perbedaan beban kerja dan nilai FTE, walaupun
tidak terlalu signifikan, akan tetapi berdasarkan pengamatan karakteristik
jenis kelamin SA mempengaruhi waktu penyelesaian tugas pokok
pekerjaan. Karyawan SA yang berjenis kelamin laki-laki, rata-rata waktu
penyelesaian tugasnya lebih cepat dibandingkan SA yang berjenis kelamin
perempuan. Akan tetapi, penggunaan waktu kerja tidak produktif lebih
52
banyak digunakan oleh SA yang berjenis kelamin laki-laki
dibandingankan dengan perempuan. Berikut ini adalah tabel beban kerja
dan nilai FTE berdasarkan jenis kelamin SA.
Tabel 10. Beban Kerja dan nilai FTE SA berdasarkan jenis
kelamin
Dapat dilihat pada Tabel 10, rata-rata beban kerja pada karyawan
SA yang berjenis kelamin laki-laki yaitu 1560 jam pertahun dengan nilai
FTE nya sebesar 0,88. Sedangkan rata-rata beban kerja pada karyawan SA
yang berjenis kelamin perempuan yaitu 1581 jam pertahun dengan nilai
FTE nya sebesar 0,89. Berdasarkan tabel diatas dapat disimpulkan bahwa
tidak terjadi perbedaan yang cukup signifikan antara karyawan SA yang
berjenis kelamin laki-laki dengan perempuan, akan tetapi karateristik jenis
kelamin SA tersebut mempengaruhi waktu penyelesaian tugas pokok
pekerjaaan SA.
4.8 Implikasi Manajerial
Perhitungan kebutuhan karyawan berdasarkan beban kerja karyawan
bagian divisi penjualan khususnya Store Associate (SA), merupakan salah satu
dasar dari perencanaan sumberdaya manusia pada Toko buku Gramedia Depok.
Kesalahan perencanaan sumberdaya manusia dapat mengakibatkan dampak
negatif terhadap Toko Buku Gramedia Depok seperti besarnya biaya tetap yang
dikeluarkan untuk SDM yang tidak berkompeten, tidak efisien dan efektif dalam
Wilayah SA Jenis Kelamin
Beban Kerja
(Jam) FTE
1 SA 1 Perempuan 1818 1,02
SA 2 Laki-laki 1821 1,03
2 SA 3 Perempuan 1399 0,79
SA 4 Laki-laki 1308 0,74
3 SA 5 Perempuan 1392 0,78
SA 6 Laki-laki 1419 0,80
4 SA 7 Perempuan 1648 0,93
SA 8 Perempuan 1644 0,93
5 SA 9 Perempuan 1583 0,89
SA 10 Laki-laki 1692 0,95
Rata-rata (Laki-laki) 1560 0,88
Rata-rata (Perempuan) 1581 0,89
53
bekerja. Perencanaan SDM merupakan langkah awal dalam menyiapkan SDM
yang berkompeten sesuai bidangnya sehingga efisiensi dan efektifitas dapat
terwujud dan tujuan perusahaan dapat tercapai (Mangkuprawira, 2003).
Kelebihan jumlah SA merupakan salah satu masalah yang perlu
diperhatikan oleh Toko Buku Gramedia Depok, karena dapat memicu inefisiensi
perusahaan, terutama dalam pembiayaan SDM. Terdapat beberapa upaya dalam
mengatasi permasalahan tersebut antara lain:
1.) Pihak manajemen Toko Buku Gramedia Depok perlu menganalis tugas pokok
pekerjaan SA, terutama tugas SA yang perlu diperhatikan adalah active
selling. Berdasarkan pengamatan, hampir semua SA tidak melakukan active
selling pada hari biasa, padahal active selling merupakan salah satu tugas
pokok SA yang sudah ditetapkan oleh Toko Buku Gramedia Depok.
2.) Meningkatkan pengawasan dari atasan ke bawahan, terutama pengawasan
terhadap SA. Hal ini bertujuan untuk meminimumkan jumlah penggunaan
waktu kerja yang tidak produktif.
3.) Kelebihan jumlah SA juga dapat diatasi dengan memperluas perkerjaan.
Perluasan pekerjaan berarti memberikan tambahan aktivitas SA di level yang
sama, sehingga meningkatkan jumlah aktivitas mereka, caranya dengan
membantu SA di wilayah lain ketika sedang tidak ada yang dikerjakan
diwilayahnya dan adanya peningkatan target active selling.
4.) Alternatif yang dapat dilakukan oleh Toko Buku Gramedia Depok yaitu
pengurangan satu orang SA. Berdasarkan perhitungan FTE, maka FTE yang
paling kecil yaitu SA 4 yang berada di wilayah 2 (buku agama dan
psikologi), karena berdasarkan perhitungan beban kerja dan FTE, dengan
jumlah sembilan orang SA sudah cukup mewakili pekerjaan untuk setiap
shift. Untuk kasus ini, wilayah 2 hanya memerlukan satu orang SA ketika SA
4 dihilangkan. Sehingga, beban kerja SA yang masih kurang dapat
dioptimalkan dengan membantu pekerjaan ke wilayah 2. Karena wilayah 2
berada di tengah-tengah dekat wilayah 4 (buku teknik, bahasa dan pelajaran)
dan wilayah 3 (buku keilmuan dan profesi), maka SA yang berada di wilayah
3 dan wilayah 4 dapat memperluas pekerjaannya dengan membantu wilayah
54
2, agar beban kerja menjadi optimal. Tata letak per wilayah yang ada di Toko
Buku Gramedia Depok dapat dilihat pada Lampiran 3.
55
KESIMPULAN DAN SARAN
1. Kesimpulan
Berdasarkan hasil analisis dan pembahasan yang telah dilakukan, maka
kesimpulan yang dapat diambil adalah :
a. Berdasarkan hasil analisis pekerjaan, maka didapatkan tugas pokok
pekerjaan dan fungsi karyawan Store Associate (SA) di Toko Buku
Gramedia Depok. Fungsi dari karyawan SA adalah melayani customer.
Sedangkan tugas pokok pekerjaan dari karyawan SA antara lain
mendisplay buku, menginput kode rak buku, retur buku, order buku,
melayani customer, merapihkan buku, active selling, update buku
baru, update buku laris, dan update buku promo.
b. Berdasarkan perhitungan penggunaan waktu kerja produktif dan tidak
produktif, diketahui bahwa pada hari biasa (weekdays), waktu kerja
produktif tertinggi pertama adalah SA 2 yang bekerja pada wilayah 1
(buku novel, hobi dan lifestyle). Sedangkan waktu kerja tidak
produktif tertinggi pertama adalah SA 4 yang bekerja pada wilayah 2
(buku agama dan psikologi). Pada hari libur (weekend), waktu kerja
produktif tertinggi pertama adalah SA 1 yang bekerja pada wilayah 1
(buku novel, hobi dan lifestyle). Sedangkan waktu kerja tidak
produktif tertinggi sama seperti pada hari biasa yaitu SA 4.
c. Berdasarkan hasil analisis beban kerja melalui perhitungan Full Time
Equivalent (FTE) pada tahun 2012, maka jumlah kebutuhan ideal
karyawan SA Toko Buku Gramedia Depok adalah berjumlah sembilan
orang untuk satu shift, sehingga terjadi kelebihan jumlah karyawan SA
sebanyak satu orang.
d. Solusi alternatif yang perlu dilakukan oleh pihak Toko Buku Gramedia
Depok dalam meningkatkan kinerja karyawan SA agar lebih efektif
dan efisien dan memenuhi kriteria the right man on the right place
serta the right size for the organization adalah pengurangan satu
56
karyawan SA yaitu SA 4 yang bekerja pada wilayah 2 (buku agama
dan psikologi).
2. Saran
Adapun beberapa saran yang diajukan dari skripsi dan diharapkan dapat
bermanfaat, antara lain sebagai berikut :
a. Toko Buku Gramedia Depok perlu menganalisis tugas pokok
pekerjaan Store Associate (SA), terutama tugas SA yang perlu
diperhatikan adalah active selling.
b. Adanya peningkatan pengawasan dari atasan ke bawahan, terutama
pengawasan terhadap Store Associate (SA). Hal ini bertujuan untuk
meminimumkan jumlah penggunaan waktu kerja yang tidak produktif.
c. Kelebihan Store Associate (SA) yang terjadi sebaiknya dapat diatasi
dengan memperluas dan memperkaya pekerjaan di level yang sama
dengan memberikan tambahan aktivitas.
d. Alternatif yang dapat diambil oleh pihak Toko Buku Gramedia Depok
dalam menangani masalah kelebihan Store Associate (SA), yaitu
pengurangan satu orang SA yaitu SA 4 pada wilayah 2 (buku agama
dan psikologi).
e. Untuk penelitian selanjutnya, diharapkan dapat menelaah tentang
gerakan-gerakan dari karyawan yang tidak efisien menjadi lebih
efisien, sehingga menghemat waktu penyelesaian tugas (Motion
Study).
57
DAFTAR PUSTAKA
Barnes, R.M. 1980. Motion and Time Study Design and Measurement of Work
Seventh Edition. John Wiley&Sons, Inc. Canada.
Hasibuan, M.S. 2005. Manajemen Sumber Daya Manusia Edisi Revisi. PT Bumi
Aksara, Jakarta.
Istijanto. 2006. Riset Sumber Daya Manusia. PT Gramedia Pustaka Utama,
Jakarta.
Kementerian Pendayagunaan Aparatur Negara Republik Indonesia, 2004.
Pedoman Perhitungan Kebutuhan Pegawai Berdasarkan Beban Kerja
dalam Rangka Penyusunan Formasi Pegawai Negeri Sipil (Kep. Men.
PAN Nomor : KEP/75/M.PAN/7/2004). Jakarta.
Lal dan Srivastava. 2009. Cost Accounting. Tata McGraw-Hill Publishing
Company Limited. New Delhi.
Mangkuprawira, S. 2004. Manajemen Sumber Daya Manusia Strategik. Ghalia
Indonesia, Jakarta.
Nawawi, H. 2008. Perencanaan SDM Untuk Organisasi Profit yang Komptetitif.
Gadjah Mada University Press, Yogyakarta.
Novera, W. 2012. Analisis Beban Kerja dan Kebutuhan Karyawan Bagian
Administrasi Akademik dan Kemahasiswaan (Studi Kasus Unit Tata
Usaha Departemen Pada Institut Pertanian Bogor). Skripsi pada Fakultas
Ekonomi dan Manajemen, Institut Pertanian Bogor, Bogor.
Peraturan Menteri Keuangan No. 140/PMK.01/2006 tentang Pedoman
Pelaksanaan Analisis Beban kerja (Workload Analysis) di Lingkungan
Departemen Keuangan.
Rivai, V. 2006. Manajemen Sumber Daya Manusia untuk Perusahaan.
Rajagrafindo Perkasa. Jakarta.
Samsudin, S. 2006. Manajemen Sumber daya Manusia. CV. Pustaka Setia,
Bandung.
Setyawan, T. 2008. Analisis Beban Kerja dan Kebutuhan Sumber Daya Manusia
(Studi Kasus Seksi MDF Bogor Centrum Kantor Daerah Telkom Bogor).
Skripsi pada Fakultas Ekonomi dan Manajemen, Institut Pertanian Bogor,
Bogor.
Siagian, S.P. 2008. Manajemen Sumber Daya Manusia. Bumi Aksara. Jakarta.
58
Sumarni dan Wahyuni. 2006. Metodologi Penelitian Bisnis. CV. Andi Offset.
Yogyakarta.
Tresnadijaya, H. 2010. Analisis Beban Kerja dan Kebutuhan Sumber Daya
Manusia Pada PT Riap Indonesia. Skripsi pada Fakultas Ekonomi dan
Manajemen, Institut Pertanian Bogor, Bogor.
Umar, H. 2005. Riset Sumber Daya Manusia Dalam Organisasi. Gramedia
Pustaka Utama. Jakarta.
Waseso, M dan Adisasmito, W. 2006. Analisis Jumlah Kebutuhan Tenaga
Pekarya dengan Work Sampling di Unit Layanan Gizi Pelayanan
Kesehatan. Jurnal pada Fakultas Kesehatan Masyarakat, Universitas
Indonesia, Depok.
Yuniarsih dan Suwatno. 2009. Manajemen Sumberdaya Manusia. CV. Alfabeta,
Bandung.
LAMPIRAN
59
Lampiran1. Formulir work sampling
Nama / Wilayah :
Tanggal :
Waktu
Kegiatan yang dilakukan pegawai
Produktif Tidak
Produktif Pribadi Keterangan
08:30
08:40
08:50
09:00
09:10
09:20
09:30
09:40
09:50
10:00
10:10
10:20
10:30
10:40
10:50
11:00
11:10
11:20
11:30
11:40
60
Lanjutan Lampiran 1.
Waktu
Kegiatan yang dilakukan pegawai
Produktif Tidak
Produktif Pribadi Keterangan
11:50
12:00
12:10
12:20
12:30
12:40
12:50
13:00
13:10
13:20
13:30
13:40
13:50
14:00
14:10
14:20
14:30
14:40
14:50
15:00
15:10
15:20
15:30
61
Lampiran 2. Beban kerja Store Associate (SA) melalui perhitungan FTE
Store Associate (SA) 1
Wilayah 1
No Deskripsi Pekerjaan Frekuensi Per tahun
(kali)
Rata-rata Waktu
Penyelesaian
(menit)
Beban Kerja Per
Tahun (menit)
1 Display Buku 935 15 14025
2 Input Kode Rak 935 1 935
3 Retur Buku 561 5 2805
4 Order Buku 561 5 2805
5 Melayani Customer 9646 5 48230
6 Merapihkan Buku 876 10 8760
7 Active Selling 5745 2 11490
8 Update Buku Promo 12 30 360
9 Update Buku Laris 12 180 2160
10 Briefing 292 60 17520
Total Beban Kerja 109090
FTE 1,02
Keterangan Overload
Waktu Kerja Efektif Per Tahun = 106575 menit FTE > 1 = Overload
FTE = Beban Kerja Per Tahun FTE < 1 = Underload
Waktu Kerja Efektif Pertahun FTE = 1 = Fit
62
Lanjutan Lampiran 2.
Store Associate (SA) 2
Wilayah 1
No Deskripsi Pekerjaan Frekuensi Per tahun
(kali)
Rata-rata Waktu
Penyelesaian
(menit)
Beban Kerja Per
Tahun (menit)
1 Display Buku 935 15 14025
2 Input Kode Rak 935 1 935
3 Retur Buku 561 5 2805
4 Order Buku 935 5 4675
5 Melayani Customer 8314 5 41570
6 Merapihkan Buku 981 10 9810
7 Active Selling 2100 2 4200
8 Update Buku Baru 187 60 11220
9 Update Buku Promo 12 30 360
10 Update Buku Laris 12 180 2160
11 Briefing 292 60 17520
Total Beban Kerja 109280
FTE 1,03
Keterangan Overload
Waktu Kerja Efektif Per Tahun = 106575 menit FTE > 1 = Overload
FTE = Beban Kerja Per Tahun FTE < 1 = Underload
Waktu Kerja Efektif Pertahun FTE = 1 = Fit
63
Lanjutan Lampiran 2.
Store Associate (SA) 3
Wilayah 2
No Deskripsi Pekerjaan Frekuensi Per tahun
(kali)
Rata-rata Waktu
Penyelesaian
(menit)
Beban Kerja Per
Tahun (menit)
1 Display Buku 1309 10 13090
2 Input Kode Rak 1309 1 1309
3 Retur Buku 1870 3 5610
4 Order Buku 288 3 864
5 Melayani Customer 9272 3 27816
6 Merapihkan Buku 1460 10 14600
7 Active Selling 1575 2 3150
8 Briefing 292 60 17520
Total Beban Kerja 83959
FTE 0,79
Keterangan Underload
Waktu Kerja Efektif Per Tahun = 106575 menit FTE > 1 = Overload
FTE = Beban Kerja Per Tahun FTE < 1 = Underload
Waktu Kerja Efektif Pertahun FTE = 1 = Fit
64
Lanjutan Lampiran 2.
Store Associate (SA) 4
Wilayah 2
No Deskripsi Pekerjaan Frekuensi Per tahun
(kali)
Rata-rata Waktu
Penyelesaian
(menit)
Beban Kerja Per
Tahun (menit)
1 Display Buku 1496 10 14960
2 Input Kode Rak 1496 1 1496
3 Retur Buku 1870 3 5610
4 Order Buku 288 3 864
5 Melayani Customer 7730 3 23190
6 Merapihkan Buku 1273 10 12730
7 Active Selling 1050 2 2100
8 Briefing 292 60 17520
Total Beban Kerja 78470
FTE 0,74
Keterangan Underload
Waktu Kerja Efektif Per Tahun = 106575 menit FTE > 1 = Overload
FTE = Beban Kerja Per Tahun FTE < 1 = Underload
Waktu Kerja Efektif Pertahun FTE = 1 = Fit
65
Lanjutan Lampiran 2.
Store Associate (SA) 5
Wilayah 3
No Deskripsi Pekerjaan Frekuensi Per tahun
(kali)
Rata-rata Waktu
Penyelesaian
(menit)
Beban Kerja Per
Tahun (menit)
1 Display Buku 935 15 14025
2 Input Kode Rak 935 2 1870
3 Retur Buku 748 5 3740
4 Order Buku 288 5 1440
5 Melayani Customer 7940 3 23820
6 Merapihkan Buku 1752 10 17520
7 Active Selling 1785 2 3570
8 Briefing 292 60 17520
Total Beban Kerja 83505
FTE 0,78
Keterangan Underload
Waktu Kerja Efektif Per Tahun = 106575 menit FTE > 1 = Overload
FTE = Beban Kerja Per Tahun FTE < 1 = Underload
Waktu Kerja Efektif Pertahun FTE = 1 = Fit
66
Lanjutan Lampiran 2.
Store Associate (SA) 6
Wilayah 3
No Deskripsi Pekerjaan Frekuensi Per tahun
(kali)
Rata-rata Waktu
Penyelesaian
(menit)
Beban Kerja Per
Tahun (menit)
1 Display Buku 1309 10 13090
2 Input Kode Rak 1309 1 1309
3 Retur Buku 2057 5 10285
4 Order Buku 630 3 1890
5 Melayani Customer 6795 3 20385
6 Merapihkan Buku 1752 10 17520
7 Active Selling 1575 2 3150
8 Briefing 292 60 17520
Total Beban Kerja 85149
FTE 0,80
Keterangan Underload
Waktu Kerja Efektif Per Tahun = 106575 menit FTE > 1 = Overload
FTE = Beban Kerja Per Tahun FTE < 1 = Underload
Waktu Kerja Efektif Pertahun FTE = 1 = Fit
67
Lanjutan Lampiran 2.
Store Associate (SA) 7
Wilayah 4
No Deskripsi Pekerjaan Frekuensi Per tahun
(kali)
Rata-rata Waktu
Penyelesaian
(menit)
Beban Kerja Per
Tahun (menit)
1 Display Buku 1122 15 16830
2 Input Kode Rak 1122 1 1122
3 Retur Buku 935 5 4675
4 Order Buku 748 2 1496
5 Melayani Customer 8560 5 42800
6 Merapihkan Buku 981 10 9810
7 Active Selling 2310 2 4620
8 Briefing 292 60 17520
Total Beban Kerja 98873
FTE 0,93
Keterangan Underload
Waktu Kerja Efektif Per Tahun = 106575 menit FTE > 1 = Overload
FTE = Beban Kerja Per Tahun FTE < 1 = Underload
Waktu Kerja Efektif Pertahun FTE = 1 = Fit
68
Lanjutan Lampiran 2.
Store Associate (SA) 8
Wilayah 4
No Deskripsi Pekerjaan Frekuensi Per tahun
(kali)
Rata-rata Waktu
Penyelesaian
(menit)
Beban Kerja Per
Tahun (menit)
1 Display Buku 935 15 14025
2 Input Kode Rak 935 1 935
3 Retur Buku 935 5 4675
4 Order Buku 561 2 1122
5 Melayani Customer 9226 5 46130
6 Merapihkan Buku 981 10 9810
7 Active Selling 2205 2 4410
8 Briefing 292 60 17520
Total Beban Kerja 98627
FTE 0,93
Keterangan Underload
Waktu Kerja Efektif Per Tahun = 106575 menit FTE > 1 = Overload
FTE = Beban Kerja Per Tahun FTE < 1 = Underload
Waktu Kerja Efektif Pertahun FTE = 1 = Fit
69
Lanjutan Lampiran 2.
Store Associate (SA) 9
Wilayah 5
No Deskripsi Pekerjaan Frekuensi Per tahun
(kali)
Rata-rata Waktu
Penyelesaian
(menit)
Beban Kerja Per
Tahun (menit)
1 Display Buku 1496 15 22440
2 Input Kode Rak 1496 1 1496
3 Retur Buku 748 5 3740
4 Order Buku 384 3 1152
5 Melayani Customer 11759 3 35277
6 Merapihkan Buku 1086 10 10860
7 Active Selling 1260 2 2520
8 Briefing 292 60 17520
Total Beban Kerja 95005
FTE 0,89
Keterangan Underload
Waktu Kerja Efektif Per Tahun = 106575 menit FTE > 1 = Overload
FTE = Beban Kerja Per Tahun FTE < 1 = Underload
Waktu Kerja Efektif Pertahun FTE = 1 = Fit
70
Lanjutan Lampiran 2.
Store Associate (SA) 10
Wilayah 5
No Deskripsi Pekerjaan Frekuensi Per tahun
(kali)
Rata-rata Waktu
Penyelesaian
(menit)
Beban Kerja Per
Tahun (menit)
1 Display Buku 1870 15 28050
2 Input Kode Rak 1870 1 1870
3 Retur Buku 1122 5 5610
4 Order Buku 748 3 2244
5 Melayani Customer 11362 3 34086
6 Merapihkan Buku 899 10 8990
7 Active Selling 1575 2 3150
8 Briefing 292 60 17520
Total Beban Kerja 101520
FTE 0,95
Keterangan Underload
Waktu Kerja Efektif Per Tahun = 106575 menit FTE > 1 = Overload
FTE = Beban Kerja Per Tahun FTE < 1 = Underload
Waktu Kerja Efektif Pertahun FTE = 1 = Fit
71
Lampiran 3. Layout tempat bekerja karyawan Store Associate (SA)
Keterangan :
Buku pada Wilayah 1
Roman Remaja, Roman Dewasa, Fiksi ilmiah dan Fantasi, Misteri dan
Kejahatan, Humor, Seni Lukis, Fotography, Music & Lagu, Peternakan,
Pertanian, Olahraga & Petualangan, Resep masakan dan minuman, Roti &
Kue, Keterampilan, Tata Busana, Lukis dan Seni, Tata Rias.
Buku pada Wilayah 2
Agama (Islam, Katholik, Budha dan Hindu), Alkitab, Psikologi Islam, Hukum
& Pendidikan Islam, Pemikiran Islam, Haji & Umroh, Khotbah, Kitab &
WILAYAH 2 (Buku
Agama, Psikologi)
(SA 3 &
SA4)
WILAYAH 2 (Buku
Agama, Psikologi)
(SA 3 &
SA4)
WILAYAH 1
(Buku Novel, Hobi,
lifestyle)
(SA 1 & SA2)
WILAYAH 3 (Buku keilmuan dan Profesi)
(SA 5 & SA 6)
WILAYAH 4 (Buku
Teknik, Bahasa,
Pelajaran)
(SA 7 & SA 8)
WILAYAH 5 (Buku
anak-anak, Komik,
Majalah) (SA 9 & SA
10)
WILAYAH 1
WILAYAH 1
(SA1&SA2)
72
Lanjutan Lampiran 3.
Hadits, Psikologi Pengembangan Diri, Wanita dan Rumah Tangga, Nama
Bayi, Filsafat, Dunia & Akhirat, Doa & Dzikir, Slahat, Fiqih, Psikotes,
Kedokteran, Kesehatan Masyarakat, Herbal.
Buku pada Wilayah 3
Politik, Hukum, Sosial, Budaya, Perundangan, Biografi, Komunikasi,
Manajemen, Ekonomi, Keuangan, SDM, Pemasaran, Akuntansi, Bisnis,
Wirausaha, Perbankan
Buku pada Wilayah 4
Desain Grafis, IT, Pemrograman, Komputer, Teknik Sipil, Mesin, Listrik,
Pasti Alam, Statistik, Pendidikan dan Pengajaran, Bahasa Asing, Bahasa
Indonesia, Bahasa Inggris, Office, Internet, Kamus dan Refrensi, Buku
Pelajaran SD, SMP, SMA, Soal-Soal.
Buku pada Wilayah 5
PraSekolah & TK, Cerita Anak, Seri Tokoh Dunia, Komik Anak, Komik
Remaja, Komik Dewasa, Dunia Pengetahuan, Keterampilan Anak, Pariwisata,
Peta, Poster, Majalah.
