ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI KEPEGAWAIAN BERBASIS WEB PADA PT HARPINDO JAYA YOGYAKARTA

NASKAH PUBLIKASI

Diajukan oleh

Arman Annas Putra

09.11.2985

Kepada JURUSAN TEKNIK INFORMATIKA

SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM YOGYAKARTA

YOGYAKARTA 2013

ANALYSIS AND DESIGN OF WEB BASED PERSONNEL INFORMATION SYSTEM IN PT HARPINDO JAYA YOGYAKARTA

ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI KEPEGAWAIAN BERBASIS

WEB PADA PT HARPINDO JAYA YOGYAKARTA

Arman Annas Putra Ema Utami

Jurusan Teknik Informatika STMIK AMIKOM YOGYAKARTA

ABSTRACT

Staffing information system is a system that is used as a storage and data processing personnel, to support operational personnel. Based on the development of science and technology, The development of the internet and websites are also growing very rapidly. The technology is getting better also make a more rapid distribution of information. Accuracy, precision, and speed is an important factor in data processing. The data are processed in a structured and clearly designed to facilitate human performance to be well organized. Data were processed with either fast den will certainly add to the competitiveness and increase the quality of the human or companies compete.

PT. Harpindo Jaya is a company of the brand Yamaha motorcycle dealer. The company has many employees and branches. This will certainly cause some problems such as the processing of employee data, employee data summary, and search employee data. Necessary to overcome a system that is able to overcome these problems so that it can help improve the performance of the company.

Keywords: Information systems, staffing, web

1. Pendahuluhan

Dunia usaha mengalami perkembangan yang pesat pada zaman sekarang.

Semua perusahaan saling bersaing disegala bidang termasuk bidang informasi.

Pertukaran informasi yang cepat tentu akan meningkatkan daya saing perusahaan.

Pengelolaan data pegawai yang terkomputerisasi memberikan suatu peran yang sangat

penting dalam kelancaran kegiatan perusahaan, seperti kemampuan untuk melakukan

pengolahan, penyimpanan dan pengaksesan informasi yang diperlukan dengan cepat

dan tepat. Internet juga diharapkan mampu untuk meningkatkan kinerja dalam

pengelolaan data pegawai.

PT Harpindo Jaya Yogyakarta merupakan sebuah perusahan yang memiliki

fasilitas komputer serta internet. Penggunaan komputer untuk pengelolaan sumber daya

manusia masih belum maksimal. Beberapa pekerjaan pengelolaan data pegawai masih

manual yang akan mengurangi efektifitas serta efisiensi waktu.

Dengan alasan inilah penulis membuat rancangan sistem informasi dengan judul

“Analisis Dan Perancangan Sistem Informasi Kepegawaian Berbasis Web Pada Pt

Harpindo Jaya Yogyakarta” . Penelitian ini diharapkan menghasilkan analisis dan progam

yang bekerja secara berkesinambungan dalam pengolahan data pegawai.

2. Landasan Teori

2.1 Definisi Sistem

Definisi sistem adalah kumpulan dari elemen-elemen yang berinteraksi untuk

mencapai suatu tujuan tertentu1. Pendekatan sistem yang menekankan pada komponen

akan lebih mudah di dalam mempelajari suatu sistem untuk tujuan analisis dan

perancangan suatu sistem. Sebelum menganalisis dan merancang suatu sistem, seorang

analis dan perancang sistem harus mengerti komponen-komponen atau elemen-elemen

atau subsistem-subsistem dalam sistem tersebut.

2.2 Pengertian Sistem Informasi

Telah diketahui bahwa informasi merupakan hal yang sangat penting bagi

manajemen dalam pengambilan keputusan. Informasi tersebut dapat diperoleh dari

sistem informasi. Definisi sistem informasi adalah yang suatu sistem dalam organisasi

yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi,

bersifat manajerial, dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak

luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan2.

1 HM. Jogiyanto, Analisis & Disain Sistem Informasi: Pendekatan Terstruktur Teori dan Praktek

Aplikasi Bisnis(Cet III;Yogyakarta:Penerbit Andi,2005), h. 2. 2 Ibid.,h.3.

2.3 Analisis Sistem

Analisis sistem adalah sebuah istilah yang secara kolektif mendeskripsikan fase-

fase awal pengembangan sistem. Analisis sistem adalah teknik pemecahan masalah

yang menguraikan bagian-bagian komponen dengan mempelajari seberapa bagus

bagian-bagian komponen tersebut bekerja dan berinteraksi untuk mencapai tujuan

mereka. Analisis sistem merupakan tahapan paling awal pengembangan sistem yang

menjadi fondasi dari yang menentukan keberhasilan sistem informasi dan yang

dihasilkan nantinya3.

2.4 Analisis Kelemahan Sistem

Bertujuan untuk mengindentifikasi masalah, maka harus dilakukan analisis

terhadap kinerja, informasi, ekonomi, keamanan, aplikasi, efisiensi dan pelayanan

pelanggan. Panduan ini dikenal dengan analisis PIECES (performance, information,

economy, eficiency, dan service4).

2.5 Analisis Kebutuhan Sistem

Bertujuan untuk mempermudah analisis sistem dalam mementukan keseluruhan

kebutuhan secara lengkap. Maka kebutuhan tersebut terbagi bagi menjadi dua jenis,

yaitu:

1) Kebutuhan Fungsional

2) Kebutuhan Nonfungsional5

2.6 Analisis Kelayakan Sistem

Suatu sistem baru yang akan ditawakan harus diuji kelayakannya terlebih dahulu,

apakah sistem tersebut lebih baik dari sistem yang sudah ada atau malah sebaliknya

dalam pengujian kelayakan ini akan dipertimbangkan manfaat yang diperoleh. Berikut

adalah cara menguji suatu sistem dikatakan layak atau tidak dapat dilakukan beberapa

analisis diantaranya :

1. Analisis Kelayakan Teknik

2. Analisis Kelayakan Hukum

3. Analisis Kelayakan Operasional6

3 Hanif Al Fatta, Analisis dan Perancangan Sistem Informasi untuk Keunggulan Bersaing Perusahaan dan Organisasi Modern (Cet I;Yogyakarta:Penerbit Andi,2007), h. 44. 4 Ibid, h.51-54.

5 Ibid, h.63-64. 6 Ibid, h.75-76.

2.7 Aplikasi Web

Aplikasi web adalah sebuah sistem informasi yang mendukung interaksi

pengguna melalui antarmuka berbasis web. Fitur-fitur aplikasi web berupa data

persistence, mendukung transaksi dan komposisi halaman web dinamis yang dapat

dipertimbangkan sebagai hibridasi antara hypermedia dan sistem informasi.

Aplikasi web adalah bagian dari client-side yang dapat dijalankan oleh browser

web. Client-side mempunyai tanggung jawab untuk pengeksekusian proses bisnis.7

Aplikasi web memiliki beberapa keungulan sebagai berikut :

1. Kemudahan Akses

Web diakses menggunakan browser, dimana semua Sistem Operasi pasti

memiliki browser. Pengguna yang memiliki mobilitas yang tinggi untuk

mengakses web. Ini yang tidak bisa dilakukan oleh desktop based, karena kita

harus install terlebih dahulu aplikasi di sisi Client.

2. Kemudahan Maintenance / Perawatan

Aplikasi desktop membutuhkan instalasi dan upgrade pada setiap Client

sementara web hanya membutuhkan upgrade pada sisi Server. Oleh karena

itu, biaya perawatan aplikasi web menjadi lebih ringan.

3. Kebutuhan Perangkat Keras Lebih Rendah

Spesifikasi kebutuhan hardware untuk web based sangat rendah untuk Client.

Karena semua proses bergantung pada Server, maka dapat dikatakan beban

pada Client hampir tidak ada.

2.8 Internet

Internet (interconnected network) adalah jaringan komputer yang

menghubungkan antar jaringan secara global, internet dapat juga disebut jaringan dalam

suatu jaringan yang luas. Seperti halnya jaringan komputer local maupun jaringan

komputer area, internet juga menggunakan protokol komunikasi yang sama yaitu TCP/IP

(Transmission Control Protocol/Internet Protocol).

2.9 Flowchart

Flowchart sistem adalah gambaran secara umum bagaimana sistem berjalan.

Sistem flowchart menggambarkan tahapan proses dari suatu sistem, sedangkan program

flowchart menggambarkan urut-urutan instruksi dari suatu program.

7 Janner Simarmarta, Rekayasa Web (Cet I;Yogyakarta: Penerbit Andi,2010), h. 56.

2.10 Diagram Alir Data (Data Flow Diagram/DFD)

DFD sering digunakan untuk menggambarkan suatu sistem baru yang akan

dikembangkan secara logika tanpa mempertimbangkan lingkungan fisik dimana data

tersebut mengalir. Data Flow Diagram atau DFD memiliki beberapa tingkat (level) DFD

yaitu:

a. Diagram Konteks

b. Diagram Nol

c. Diagram Rinci

2.11 Definisi Basis Data

Basis data terdiri atas dua kata, yaitu basis dan data. Basis dapat diartikan

sebagai markas atau gudang, tempat bersarang/berkumpul. Sedangkan data adalah

representasi dari fakta dunia nyata yang mewakili suatu objek seperti manusia,barang,

hewan, peristiwa, konsep, keadaan dan sebagainya yang direkam dalam bentuk angka,

huruf, symbol, teks, gambar, bunyi, atau kombinasinya8.

2.12 Pengertian ERD (Entity Relationalship Diagram)

ERD adalah gambar atau diagram yang menunjukkan informasi dibuat, disimpan,

dan digunaan dalam sistem bisnis. Entitas biasanya menggambarkan jenis informasi

yang sama. Dalam entitas digunakan untuk menghubungkan antar entitas sekaligus

menunjukkan hubungan antar data9.

2.13 Bahasa Pemrograman yang Digunakan

2.13.1 HTML (Hypertext Markup Language)

Hypertext Markup Language atau HTML adalah bahasa yang digunakan pada

dokumen web sebagai bahasa untuk pertukaran dokumen web10

. HTML merupakan

pengembangan dari standar pemformatan dokumen teks yaitu Standar Generalized

Markup Language (SGML). HTML sebenarnya adalah dokumen ASCII yang dirancang

untuk tidak tergantung pada suatu sistem operasi tertentu.

2.13.2 PHP (Hypertext PreProcessor)

PHP adalah pemrograman interpreter yaitu proses penerjemahan baris kode

sumber menjadi kode mesin yang dimengerti computer secara langsung saat baris kode

dijalankan. PHP disebut sebagai pemrograman Server-Side Programing, hal ini

8 Fathansyah. Ir, Basis Data, (Cet IV;Bandung:Informatika,2002), h.2.

9 Hanif Al Fatta, op.cit, h. 117 10 Alexander F.K. Sibero, Kitab Suci Web Programming (Cet I;Yogyakarta: Mediakom, 2011),h.19.

dikarenakan seluruh prosesnya dijalankan oleh server. PHP adalah suatu bahasa

dengan hak cipta terbuka atau dikenal dengan istilah Open Source, yaitu pengguna

dapat mengembangkan kode-kode fungsi PHP sesuai dengan kebutuhannya11

.

2.14 Perangkat Lunak yang Digunakan

2.14.1 XAMPP

XAMPP adalah perangkat lunak bebas, yang mendukung banyak sistem operasi,

merupakan kompilasi dari beberapa program terdiri dari atas program Apache HTTP

Server, MySQL database dan penerjemah bahasa yang ditulis dengan bahasa

pemrograman PHP. Program ini merupakan web server yang mudah digunakan yang

dapat melayani tampilan web yang dinamis.

2.14.2 MySQL

MySQL adalah sebuah program databaseserver yang mampu menerima dan

mengirim datanya dengan sangat cepat, multiuser serta menggunakan perintah standar

SQL (Structure Query Language). MySQL adalah sebuah databaseserver, dapat juga

berperan sebagai client sehngga disebut client/server, yang opensource dapat berjalan

pada OS manapun. Pemrograman PHP juga mendukung/support dengan database

MySQL.

2.14.3 Web Browser

Web Browser adalah aplikasi perangkat lunak yang digunakan untuk mengambil

dan menyajikan sumber informasi web. Sumber informasi web diidentifikasi dengan

Uniform Resource Identifier (URI) yang dapat terdiri dari halam web, video, gambar,

maupun konten lainnya12

.

2.14.4 Adobe Dreamweaver CS3

Adobe mengeluarkan program penyunting halaman web yang diberi nama

Adobe Dreamweaver yang dulunya dikenal dengan sebutan Macromedia Dreamweaver

keluaran Macromedia. Program ini sering digunakan oleh web developer karena fitur-

fiturnya yang menarik dan kemudahan dalam penggunaanya.

11 Ibid, h.49. 12 Ibid,h.12.

2.15 Tinjauan Umum

2.15.1 Profil PT Harpindo Jaya

Harpindo jaya berdiri sejak tahun 1962 pada saat itu masih bernama Ud Kang

Giok Tek dan berdagang sepeda motor bermacam-macam merk diantaranya Vespa,

Lambreta, Dkw humel, Ducati, Zundap. Tahun 1964 untuk pertama kalinya Yamaha

masuk ke Indonesia dan Ud Kang Giok Tek sudah menjadi agen untuk memasarkannya.

Kini Harpindo Jaya telah memiliki showroom / outlet baik 1s, 2s maupun 3s lebih

dari 35 outlet dan tersebar di kota kota di eks karesidenan Semarang, Pati, Surakarta,

Kedu dan daerah istimewa Jogyakarta. Bahkan di waktu dekat akan menambah

beberapa jaringan di Sleman, Muntilan, Bantul dan Wonosari (DIY). Iklim persaingan

yang semakin ketat PT. Harpindo Jaya tidak lupa untuk mengembangkan pengetahuan

staf-stafnya baik dari level manager, sales, service, accounting, dll dengan mengikut

sertakan ke seminar-seminar yang diadakan baik dari konsultan maupun oleh staf

sendiri. Seiring dengan perjalanan waktu cocok lah dengan semboyannya dari dulu,

sekarang dan selamanya INGAT YAMAHA,…INGAT HARPINDO JAYA.

2.15.2 Visi

Menjadi Dealer Sepeda Motor Terbaik dalam Sales,Service,Spare part dengan

budaya perusahaan mengutamakan pelayanan dan kepuasan konsumen.

2.15.3 Misi

a. Peningkatan skill Sumber Daya Manusia melalui training berkelanjutan.

b. Peningkatan penjualan dan service setiap tahun.

c. Perluasan Network.

d. Penyempurnaan sistem Teknologi Informasi yang sudah berjalan (HJ Unit &

Exoduz)

3. Analisis dan Perancangan Sistem

3.1 Analisis Sistem

Pembuatan laporan slip gaji,absensi dan data pegawai pada PT Harpindo Jaya

Yogyakarta masih kurang efektif, karena pembuatan masih dilakukan secara manual.

Penyusunan yang manual tersebut membuat seringnya keterlambatan penyerahan

tersebut kepada branch manager.

Masalah yang dihadapi akan dianalisis dengan menggunakan metode PIECES

sehingga diketahui apa yang dibutuhkan dalam pembuatan laporan program evaluasi

belajar dengan cepat dan efisien untuk meningkatkan kualitas perusahaan.

3.2 Perancangan Sistem

3.2.1 Flowchart Sistem

Gambar 3.1 Flowchart Sistem

3.2.2 DFD (Data Flow Diagram)

Gambar 3.2 Diagram Konteks

3.3 Relasi Antar Tabel

Gambar 3.3 Relasi Antar Tabel

4. Implementasi dan Pembahasan

4.1 Implementasi

Uji coba terhadap sistem perlu dilakukan untuk mengetahui apakah sistem yang

dibangun sesuai atau belum dengan apa yang telah dijadikan tujuan. Tahap

implementasi sistem dilakukan dengan memberikan input data salah atau kosong guna

mengetahui respon sistem dan pesan konfirmasi yang direspon sistem.

4.1.1 Pengujian Sistem

Pelaksanaan pengujian ini terdapat dua macam, yaitu:

1. Pengetesan White Box Testing

White Box Testing adalah cara pengujian dengan melihat ke dalam modul untuk

meneliti kode-kode program yang ada, dan menganalisis apakah ada kesalahan

atau tidak.

2. Pengetesan Black Box Testing

Black Box Testing terfokus pada apakah unit program memenuhi kebutuhan

(requirement) yang disebutkan dalam spesifikasi.

4.1.2 Implementasi Program Admin

4.1.2.1 Halaman Login

Berikut merupakan tampilan menu login ketika melakukkan login pada browser:

Gambar 4.1 Halaman Login

4.1.2.2 Halaman Beranda Admin

Berikut adalah tampilan beranda admin :

Gambar 4.2 Halaman Beranda Admin

4.1.3 Implementasi Program User

Berikut tampilan halaman absensi user.

Gambar 4.3 Halaman Absensi

4.1.4 Manual Instalasi

Proses menjalankan perankat lunak berbasis web pada server local atau

localhost maka diperlukan sebuah web server. Web server yang digunakan adalah

XAMPP. Setelah proses instalasi web server tersebut, perlu dilakukan copy file direktori

sistem tadi kedalam server local tadi. Direktori tersebut diletakkan di dalam folder

xampp/htdocs yang terletak dalam folder instalasi xampp tadi.

Proses tadi dilanjutkan dengan meng-import database melalui phpmyadmin

dengan mengetikkan url localhost/phpmyadmin. Perlu dilakukan pengaturan pada file

koneksi.php yang berfungsi untuk penyesuaian host, username, password dan nama

database pada server local yang baru. Semua persiapan awal sudah dilakukan, untuk

memulai penggunaan sistem berbasis webguna membuat laporan program evaluasi

belajar siswa tinggal membuka web browser Google Chrome kemudian ketikkan

http://localhost/harpindo.

4.1.5 Pemeliharaan Sistem

Pemeliharaan terhadap sistem ini dilakukan dengan cara melakukan

backup database. Proses backup data bisa dilakukan dengan cara membuka

phpmyadmin. Masuk ke database harpindo_jaya kemudian dilakukan proses

eksport. Bila nanti terjadi kesalahan bisa melakukan restore dari file yang di

backup tadi. Apabila sistem ini dikembangkan baru perlu diadakan perbaikan dari

sisi web server sebagai contoh menaikan kapasitas hosting web.

4.2 Pembahasan

4.2.1 Halaman Login

Pembahasan Halaman Login Pada halaman login menggunakan teknik session.

Data mengenai username dan password disesuaikan dengan database. Berikut

potongan listing program dari menu login :

<?php

include ("koneksi.php"); $username = $_POST['username'];

$password = $_POST['password'];

//cek keberadaan admin dan password $cek1 = mysql_query("SELECT * FROM tbuser WHERE

username='$username' AND password='$password'");

if(mysql_num_rows($cek1)==1) { $c1 = mysql_fetch_array($cek1);

//cek admin login

if(isset($_SESSION['username']) == ''){

//dikosongkan }

elseif($_SESSION['username']==$c1['username']) {

?> <script language="javascript">

alert ("Anda telah login sebagai Admin");

document.location = "beranda.php"; </script>

<?php

}

$_SESSION['username'] = $c1['username'];

?>

<script language="javascript"> alert ("Selamat datang, selamat beraktivitas. Semoga hari anda

menyenangkan!!!!!");

document.location = "beranda.php";

</script> <?php

}else{?>

<script language='javascript'> alert ('Username dan Password salah silahkan coba kembali!!!!!');

document.location = 'menu-login.php';

</script> <?php } ?>

Gambar 4.4 Listing Program Halaman Login

4.2.2 Pembahasan Database

Database server yang digunakan untuk membangun sistem informasi

kepegawaian PT Harpindo Jaya Yogyakarta adalah PhpMyAdmin yang terdapat pada

XAMPP. Berikut tabel database yang digunakan :

Gambar 4.5 Database Harpindo Jaya

5. Penutup

5.1 Kesimpulan

Berdasarkan uraian-uraian yang telah penulis jelaskan pada bab-bab terdahulu

dan pembuatan sistem, maka penulis dapat mengambil kesimpulan sebagai berikut:

1. Pembangunan sistem informasi kepegawaian PT Harpindo Jaya Yogyakarta

dimulai dengan tahapan analisis menggunakan metode analisis PIECES,

selanjutnya tahap perancangan sistem menggunakan DFD (Data Flow Diagram)

dan Flowchart, sedangkan perancangan model data menggunakan ERD(Entity

Relationalship Diagram), dilanjutkan dengan implementasi basis data

menggunakan MySQL dan implementasi antarmuka menggunakan PHP.

2. Berdasarkan dari analisis dan implementasi di atas maka pembuatan sistem

informasi kepegawaian PT Harpindo Jaya Yogyakarta dibuat berbasis web,

sehingga dapat berjalan diberbagai operating sistem, mudah dalam perawatan

sistem dan tidak perlu menggunakan spesifikasi komputer yang tinggi untuk

menggunakannya.

5.2 Saran

Pada hakikatnya kesempurnaan hanyalah milik Allah SWT. Jadi baik manusia

dan sistem pada hakikatnya sama, selalu memiliki kekurangan. Beberapa saran yang

dapat penulis berikan untuk proses pelaksanaan dan pengembangan sistem ini adalah

sebagai berikut:

1. Setelah sistem tersebut berjalan dengan efektif dan efisien diharapkan dapat

dikembangkan lagi dengan menambah fitur-fitur lain yang nantinya bisa

digunakan sebagai sarana pendukung pengelolaan data pegawai seperti seleksi

perekrutan pegawai,progam kontrol pegawai, pembuatan surat keterangan, dan

fitur lainnya.

2. Fitur Absensi dalam sistem informasi ini diharapkan mampu dikembangkan

menggunakan absensi sidik jari dan penambahan fitur pengaturan jam buka dan

jam tutup absensi.

3. Pengelolaan data gaji dalam sistem informasi ini pada masa mendatang dapat

dikembangkan untuk mendukung pengelolaan akutansi dan keuangan serta

dapat dikembangkan dengan melibatkan pihak bank sebagai penyalur gaji.

4. Fitur pengelolaan gaji dalam sistem informasi ini diharapkan mampu

dikembangkan dengam penambahan fitur penghitungan pajak utuk masing-

masing pegawai.

5. Perkembangan sistem informasi ini diarahkan untuk menjadi lebih maju, canggih

dan efisien dalam pemanfaatan media aplikasi website yang berorientasi online.

Sehingga diharapkan sistem informasi ini dapat digunakan oleh kantor cabang di

tempat lain.

6. Sistem yang berjalan perlu ditingkatkan segi keamanan sistem tersebut baik dari

recovery password, perbaikan validasi form,backup database dan juga restore

database.

7. Sistem ini perlu penambahan manajemen log file untuk mencegah tumbukan

data.

Daftar Pustaka

Al Fatta, Hanif. 2007. Analisis dan Perancangan Sistem Informasi untuk Keunggulan

Bersaing Perusahaan dan Organisasi Modern. Yogyakarta: Penerbit Andi.

Arief, M. Rudyanto.2006. Pemrograman Basis Data Menggunakan Transact-SQL dengan

Microsoft SQL Server 2000. Yogyakarta : Penerbit Andi.

Fathansyah. 2002. Basis Data. Bandung: Informatika Bandung.

Jogiyanto, H.M. 2005. Analisis & Desain Sistem Informasi: Pendekatan Terstruktur Teori

dan Praktek Aplikasi Bisnis. Yogyakarta: Penerbit Andi.

Sibero, Alexander F.K. 2011. Kitab Suci Web Programing. Yogyakarta: Mediakom.

Simarmarta, Janner. 2010. Rekayasa Web .Yogyakarta: Penerbit Andi.

Sunyoto, Andi. 2007. AJAX,Membangun Web dengan Teknologi Asyncronouse

JavaScript dan XML. Yogyakarta : Penerbit Andi.

Syafrizal, Melwin. 2005. Pengantar Jaringan Komputer. Yogyakarta : Penerbit Andi.