ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM PERWALIAN ONLINE …

Seminar Nasional Teknologi Informasi dan Multimedia 2016STMIK AMIKOM Yogyakarta, 6-7 Februari 2016

ISSN : 2302-3805

4.11-37

ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM PERWALIAN ONLINEMAHASISWA PADA PROGRAM PENDIDIKAN JARAK JAUH

Shofwan Hanief1), Agus Purwanto2)

1) Sistem Informasi STMIK STIKOM Bali

Jl. Raya Puputan No. 86 Renon, Denpasar-BaliEmail : [email protected]), [email protected])

Abstrak

Sistem informasi merupakan media Teknologi Informasidan Komunikasi (TIK) yang dapat memudahkankehidupan manusia pada saat ini. Dengan kecanggihanteknologi saat ini, fungsi dari system informasi tidakhanya sebagai alat transaksi khususnya penginputan datasaja, tetapi juga sebagai media yang membarikaninformasi sebagai dasar pembuatan keputusan.Dengan adanya Pendidikan Jarak Jauh (PJJ) saat ini,maka proses pra perkuliahan atau kita sebut denganperwalian pun harus dilakukan secara online agarmahasiswa tidak kesulitan melakukan. Dengan adanyahal tersebut maka penelitian ini bertujuan untukmembuat sebuah system untuk perwalian padamahasiswa PJJ agar dapat memudahkan dalammelakukan proses perwalian.Kata kunci: Perwalian, Sistem Informasi, Online,Pendidikan Jarak jauh

1. Pendahuluan

Sistem informasi merupakan salah satu dari berbagaimacam kecanggihan teknologi saat ini. Dengankecanggihan teknologi saat ini, fungsi dari systeminformasi tidak hanya sebagai alat transaksi khususnyapenginputan data saja, tetapi juga sebagai media yangmembarikan informasi sebagai dasar pembuatankeputusan.Perwalian adalah sebuah proses yang dilakukakansebelum perkuliahan dilakukan, dalam melakukanperwalian mahasiswa melakukan sebuah prosespemilihan mata kuliah yang akan diambil pada semesteryang bersangkutan sesuai dengan matakuliah yangditawarkan pada semester tersebut.Pendidikan Jarak Jauh (PJJ) yang saat ini sudahdijalankan di STIKOM Bali yang mengacu padapermendikbud no.24 tahun 2012 dan permendikbud no.109 tahun 2013 sudah berjalan di bebrapa lokasi di luarkota Denpasar. Untuk proses perwalian yang saat inidilakukan masih manual, yaitu dengan mengisi form laluform tersebut dibawa lagi ke Denpasar dan diinputkan kesystem.Dengan adanya permasalahan tersebut maka penulismembuat sebuah system untuk menangani permasalahan

perwalian tersebut secara online agar perwalian dapatdilakukan secara mudah.

2. Pembahasan

Kata Sistem awalnya berasal dari bahasa Yunani(sustēma) dan bahasa Latin (systēma). Definisi sistemmenurut para ahli :

1. Ludwig Von BartalanfySistem merupakan seperangkat unsur yang salingterikat dalam suatu antar relasi diantara unsur-unsur tersebut dengan lingkungan.[1]

2. Anatol RaporotSistem adalah suatu kumpulan kesatuan danperangkat hubungan satu sama lain.

3. L. AckofSistem adalah setiap kesatuan secara konseptualatau fisik yang terdiri dari bagian-bagian dalamkeadaan saling tergantung satu sama lainnya.

4. L. James HaveryMenurutnya sistem adalah prosedur logis danrasional untuk merancang suatu rangkaiankomponen yang berhubungan satu dengan yanglainnya dengan maksud untuk berfungsi sebagaisuatu kesatuan dalam usaha mencapai suatutujuan yang telah ditentukan.

5. John Mc ManamaMenurutnya sistem adalah sebuah strukturkonseptual yang tersusun dari fungsi-fungsi yangsaling berhubungan yang bekerja sebagai suatukesatuan organik untuk mencapai suatu hasil yangdiinginkan secara efektif dan efesien.[1]

6. C.W. ChurchmanMenurutnya sistem adalah seperangkat bagian-bagian yang dikoordinasikan untuk melaksanakanseperangkat tujuan.

7. J.C. HingginsMenurutnya sistem adalah seperangkat bagian-bagian yang saling berhubungan.

8. Edgar F Huse dan James L. BowdictMenurutnya sistem adalah suatu rangkaianbagian-bagian yang saling berhubungan danbergantung sedemikian rupa sehingga interaksidan saling pengaruh dari satu bagian akanmempengaruhi keseluruhan[1].

2)Sistem Komputer STMIK STIKOM Bali


ISSN : 2302-3805

4.11-38

Untuk membuat analisa dan desain suatu sistem,diperlukan suatu analisa prosedur. Di dalamnyamencakup beberapa proses yang terjadi pada sistem,diantaranya :

1. Admin memiliki tanggung jawab untukmelakukan maintenance atau pemeliharaan padadata pribadi semua user (admin, akademik, danmahasiswa), data kelas, data pengumuman, datamatakuliah, serta data kelas buka.

2. Sebelum mulai memasuki dan menggunakansistem, user terlebih dahulu melakukan proseslogin dengan memasukkan data username danpassword.

3. Setelah melakukan login, user akademik dapatmelakukan maintenance atau pemeliharaan datakelas, data pengumuman, data matakuliah, sertadata kelas buka.

4. Sedangkan kegiatan user mahasiswa mencakuplihat pengumuman, melihat profil mahasiswa,mengubah data pribadi, melihat pengumuman,data kelas buka, dan melakukan perwalian.

Untuk membuat sistem perwalian berbasis web inimaka dibuat rancangan untuk menjelaskan setiapproses dan databasenya. Sedangkan untukmenggambarkan bagaimana aplikasi ini dijalankandigunakan pendekatan terstruktur menggunakan DFD(data Flow Diagram, ERD (Entity RelationshipDiagram), dan Konseptual Database.

2.1 Pengertian WebWeb merupakan fasilitas hypertext untuk menampilkandata berupa teks, gambar, suara animasi dan datamultimedia lainnya. Web dikategorikan menjadi duayaitu, web statis dan web dinamis. Web statis adalahweb yang menampilkan informasi-informasi yangsifatnya statis, sedangkan web dinamis adalah web yangmenampilkan informasi serta dapat berinteraksi denganUser yang sifatnya dinamis. Sehingga dalam pembuatanweb dinamis dibutuhkan kemampuan pemrograman web.Dalam pemrograman web ada 2 kategori, yaitu:1. Server- Side Programming2. Client-Side Programming

Pada Server-side programming, perintah-perintah program (Script) dijalankan di web server,kemudian hasilnya dikirmkan ke browser dalam bentukHTML biasa. Sedangkan Client-Side Programmingperintah program dijalankan di web browser, sehinggaketika client meminta dokumen yang mengandungscript, maka script tersebut akan di unduh dari servernyakemudian dijalankan di browser yang bersangkutan.Pemrograman web yang tergolong dalam server-sideseperti: CGI/Perl, ASP (Active Server Pages), JSP (JavaServer Pages), PHP, CFM (ColdFussion) dan lain-lain.Dan yang tergolong client-side seperti : JavaScript,VbScript, HTML.[2]

2.1 PHPPHP adalah singkatan dari "PHP Hypertext Processor",yang merupakan sebuah bahasa scripting yang terpasangpada HTML. PHP merupakan bahasa pemrograman

yang paling sering digunakan oleh programming webkarena merupakan bahasa pemrograman open source,sehingga para programming tidak perlu membeli lisensiuntuk membuat web.[3]Rasmus Lerdorf merupakan orang yang membuat PHPpada tahun 1995. Pada waktu itu nama PHP adalah FI(Form Interpreted) yang merupakan sekumpulan script,digunakan untuk mengolah data Form dari web. Padaperkembangan berikutnya, Rasmus akhirnya melepaskode sumber tersebut dan dan diberi nama PHP(Personal Home Page). PHP pertama yaitu 2.0 dirilispertama pada bulan Nopember 1997. Dalam versi inisudah ditambahkan modul-modul ekstensi yangmenyebabkan kemampuan PHP menjadi lebih baik. Padabulan Juni tahun 1998 perusahaan tersebut merilis versibaru PHP dengan nama PHP 3.0 dan mengubahkepanjangan PHP menjadi Hypretext Preprocessor.Pertengahan tahun 1999, Zend merilis versi baru dariPHP dan diberi nama PHP 4.0. PHP 4.0 merupakan versiPHP yang paling banyak dipakai oleh Programmingkarena bisa untuk membuat aplikasi web yang lebihkompleks. Pada bulan Juni 2014 Zend akhirnya merilisversi baru lagi yang bernama PHP 5.0. Ini merupakanversi mutakhir dari PHP dan sudah menerapkan modelpemrograman berorientasi objek yang merupakan modelyang banyak dikembangkan disemua bahasapemrograman[4].

2.2 DFD Level KonteksKonteks diagram merupakan diagram level tertinggipada DFD yang dimana level ini merupakan gambaranhubungan suatu sistem dengan ;lingkungan luarnya.Diagram konteks berisi penjelasan lebih ;lanjutmengenai proses yang dilakukan oleh sistem dimanapenjelasan itu sendiri digambarkan secara garis besaryang diwakili oleh symbol entity-entity yang melakukaninput data serta menerima output dari sistem[1].

Gambar 1 DFD Level Konteks Sistem Perwalian OnlinePJJ

Pada diagram level konteks digambarkan pada sistemperwalian online ini entitasnya terdiri dari 3 penggunayaitu admin, akademik, dan mahasiswa. Dimana adminadalah entitas yang mempunyai otorisasi untuk


ISSN : 2302-3805

4.11-39

mengelola data seperti data pengguna, data mata kuliah,data kelas, dan data master lainnya. Selanjutnya entitasakademik adalah pengelola dari program PJJ yang ada dimasing-masing USB PJJ (Unit Sentra Belajar PJJ). Danuntuk entitas terakhir adalah mahasiswa, dimana dengansistem ini mahasiswa dapat melakukan perwalian secaraonline.

2.3 DFD Level 0Diagram level 0 merupakan penjabaran dari diagramkonteks. Data flow diagram level 0 pada sistem iniadalah sebagai berikut :

Gambar 2 DFD Level 0 Sistem Perwalian Online PJJ

Pada DFD Level 0 digambarkan secara konseptualproses-proses yang terjadi pada sistem perwalian onlineini. Proses-proses tersebut diantaranya adalah proseslogin yang dapat dilakukan oleh eadmin, akademik, danmahasiswa.Selain itu ada proses maintenance, dimana dalam prosesini digambarkan sebuah konsep untuk melakukanpemeliharaan data (tambah data, rubah data, hapus data)yang dapat dilakukan oleh admin dan akademik. Padaentitas admin dan akademik ada satu perbedaanmendasar yaitu tidak dapat menambahkan data user barusedangkan admin dapat menambahkan admin baru.Proses selanjutnya adalah proses perwalian yang dapatdilakukan oleh entitas mahasiswa, dimana prosesperwalian ini dapat dilakukan jika data-data telahdimasukkan oleh entitas admin atau akademik

2.4 ERD (Entity Relationship Diagram)Entity Relationship Diagram merupakan penjabaranhubungan antar table dalam sebuah database:

Gambar 3 Konseptual Database

Pada gambar 3 dijelaskan menganai relasi antar tabel,dimana fungsi dari ERD (Entity Relationship Diagram)ini adalah untuk menggambarkan table yang salingberelasi sehingga transaksi dapat dijalankan pada sistem.Dalam ERD tersebut dijelaskan pula kardinalitas darirelasi yang terjadi. Dengan adanya kardinalitas ini untukmenggambarkan sejauh mana transaksi dapat terjadi.Sebagai contoh adalah relasi antara tabel kelas dangantabel matakuliah dengan kardinalitas one to many, yangartinya adalah 1 record di tabel kelas dapat melakukantransaksi dengan beberapa matakuliah. Analoginyaadalah ketika dibuat kelas dengan nama A123 makakelas tersebut dapat dipakai untuk matakuliahPerancangan Sistem, Analisa Desain Sistem dan SistemPakar.

2.5 Konseptual DatabaseKonseptual Database merupakan penjabaran seluruhtable dalam database, baik yang mempunyai relasi atautidak:

Gambar 4 Konseptual Database

Dari gambar konseptual database diatas dijabarkanmengenai database dari tersebut. Tabel yang mempunyairelasi ataupun tidak tetap akan digambarkan padakonseptual database. Sebagai contoh tabel yang tidakberelasi disini adalah tabel pengumuman, dimana ketikadilakukan transaksi pada tabel tersebut misalnyamemasukan data baru ataupun menghapus data barumaka tidak akan berpeh ke tabel lainnya.


ISSN : 2302-3805

4.11-40

2.6 Implementasi SistemImplementasi atau penerapan sistem perwalian onlineuntuk mahasiswa PJJ ini berbasis web, menggunakanBahasa pemrograman PHP, dan basis data My SQL.Setelah menyelesaikan analisa, pengumpulan bahan, danperancangan aplikasi maka tahap selanjutnya adalahpembuatan program. Berikut ini pada gambar 5 adalahtampilan login mahasiswa sebelum melakukanperwalian:

Gambar 5. Tampilan Login Mahasiswa

Setelah mahasiswa berhasil login, maka akan tampilmenu utama seperti pada gambar 6, dan jika inginmelakukan maka mahasiswa tinggal mengklik menuperwalian.

Gambar 6. Menu Mahasiswa

Setelah memilih menu perwalian maka akan tampildaftar matakuliah yang bisa dipilih setiap semesterseperti pada gambar 7. Mahasiswa tidak dapat memilihmatakuliah yang sudah ditempuh atau matakuliahprasyarat, namun jika ingin mengulang bisa memilihmatakuliah yang ingin diulang.

Gambar 7. Tampilan Daftar Matakuliah

Pada saat perwalian akan ada peringatan ketika memilihmatakuliah yang dibuka. Jika ingin melakukanperubahan dengan menghapus matakuliah yang telahdipilih bisa dilakukan asalkan belum diproses sepertipada gambar 7. Sehingga jika dipilih tombol hapus makamatakuliah yang telah diambil akan terhapus dari daftar.Namun jika sudah diproses, maka matakuliah yangsudah dipilih tidak dapat dihapkembali.

Gambar 8. Tampilan Perwalian

Hasil akhir dari proses perwalian adalah daftarmatakuliah yang diambil oleh mahasiswa tersebut sepertipada gambar 8, setelah proses ini dilakukan status masihditunda untuk dilakukan verifikasi oleh bagianakademik, karena bagian akademik akan melihat jumlahpeserta dimasing-masing natakuliah yang diambil olehmahasiswa tersebut. Jika mahasiswa yang mengambilmatakuliah kurang dari 10 orang maka akademikmemutuskan untuk tidak menjalankan kelas tersebut,namun jika mencukupi maka akan dilanjutkan untukmenjalankan kelas tersebut.


ISSN : 2302-3805

4.11-41

Gambar 9. Tampilan Status Perwalian

Seperti kita lihat pada gambar 9 diatas, ada statusditunda pada saat mahasiswa melakukan prosesperwalian. Karena proses ini akan diverifikasi olehbagian akademik untuk menentukan apakah matakuliahyang dipilih oleh mahasiswa mencapai kuota yangditetapkan. Dan jika sudah dilakukan validasmaka statusakan berubah OK jika kelas akan dijalankan dan DROPuntuk kelas yang tidak dijalankan. Sehingga mahasiswadapat mengambil pada semester selanjutnya.Dengan demikian proses perwalian mahasiswa PJJ bisadilakukan dengan cara terkomputerisasi berbasis web,sehingga data perwalian dapat tersimpan dan dapatdiakses oleh akademik.

2.7 Pengujian ProgramPengujian aplikasi perwalian online PJJ inimenggunakan metode black-box, dimana pengujian inidimaksudkan untuk mengetahui kesesuaian hasil dariaplikasi yang dibuat dengan perencanaan pada tahapawal sistem ini. Pada Tabel 1, memperlihatkan hasil daripengujian program yang telah dilakukan.

Tabel 1 Pengujian Aplikasi Perwalian Online PJJ

3. Kesimpulan dan Saran

3.1 KesimpulanBeberapa kesimpulan yang dapat diambil dari penelitianyang dilakukan adalah:a. Sistem perwalian online ini dirancang dengan

pendekatan terstruktur menggunakan DFD, ERD,dan Konseptual Database

b. Sistem perwalian online ini masih sangat sederhanadan dapat dikembangkan agar lebih dinamis dandigunakan di berbagai platform. Aplikasi ini dapatdigunakan oleh mahasiswa untuk melakukanperwalian tanpa harus datang ke kampus denganwaktu yang telah ditentukan.

3.2 SaranAdapun saran dari penelitian yang telah dilakukanadalah sebagai berikut :a. Sistem perwalian dibuat dengan menggunakan

framework yang dapat menyesuaikan gadget yangdigunakan oleh pengguna, contohnya frameworkcodeigniter.

b. Penelitian ini dapat dibuat lebih dinamis agar lebihmenarik.

Daftar Pustaka

Biodata PenulisShofwan Hanief, memperoleh gelar Sarjana Komputer(S.Kom), Jurusan Sistem Informasi Fakultas IlmuKomputer Universitas Gunadarma, lulus tahun 2003.Memperoleh gelar Magister Teknik (MT) Program PascaSarjana Magister Teknik Elektro dengan konsentrasiSistem Informasi dan Komputer Universitas Udayana,lulus tahun 2012.Saat ini menjadi Dosen di STMIKSTIKOM Bali Denpasar, Bali.

Agus Purwanto, memperoleh gelar Sarjana Sastra (S.S),dari Universitas Udayana, lulus tahun 1996. Memperolehgelar Magister Teknik (M.Kom) Program Pasca SarjanaMagister Teknik Informatika STMIK Eresha, lulus tahun2012.Saat ini menjadi Dosen di STMIK STIKOM BaliDenpasar, Bali.

[1}Jogiyanto.Analisis & Desain Sistem Informasi.Yogyakarta:AndiOffset. 2005.

PHP. Yogyakarta: Andi Yogyakarta. 2008.

[2] Prasetio, A. (2011). Menjadi Master PHP. Jakarta : Mediakita[3] Abdul Kadir. Dasar Pemrograman Web Dinamis Menggunakan[4] Budi Raharjo. Belajar Pemrograman Web. Bandung: Modula. 2011.


ISSN : 2302-3805

4.11-42

Documents

ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM PERWALIAN ONLINE …