Análisis Organizacional

INTRODUCCION

Actualmente en un mercado tan competitivo tanto las grandes empresas como las pequeñas están

enfocando sus esfuerzos y actividades en función de la mejora continua para los logros de sus

metas y objetivos.

Estas técnicas y herramientas permiten que los procesos que se realizan dentro de las

organizaciones puedan alcanzar el nivel más alto en cuanto a productividad, eficiencia y calidad

permitiendo así poder ofrecer productos y servicios acordes a las necesidades de sus clientes, lo

que se traduce en máximas utilidades.

Estructura Organizativa que esté alineada tanto con la Misión de la empresa como con los Proceso

Vitales de esta, y que permita orientar la dirección de sus esfuerzos al logro de su Objetivo

Fundamental (Misión), también descripción de las unidades y cargos que conforman a la empresa;

por ultimo un Manual de Procedimientos de los procesos productivos de esta, ya que esto servirá

como marco de referencia para la toma de decisiones.

La finalidad de un estudio organizacional para la empresa es establecer y mantener una estructura

organizacional idónea que le permita definir la línea de mando de los diferentes niveles para el

personal. Formular y establecer los organigramas de la organización, departamentalización,

descripción de cargos, evaluación de cargos y una propuesta organizacional acorde a sus

actividades así como también un manual de procedimientos, que garantice el desarrollo eficaz y

eficiente de los procesos, brindándoles a los trabajadores la manera más fácil y óptima de ejecutar

sus actividades.

ANTECEDENTES:

La empresa ‘’NOVEDADES FABY’’ inicio en el año de 1994 ubicada en 1ra. Sur #7 pasaje comercial ‘’Fonsan’’, Arriaga Chiapas. Dirección en la que aún sigue establecida laborando.

Inicio con la venta de calzado, al ver que las ventas de su negocio no rendían ganancias opto por cambiar de giro y fue entonces que cambio a la venta de ropa para dama, caballero y bebes, contando también con ropa escolar, colchas, colchonetas, pabellones y mucho más. Ropa que adquiere de proveedores de puebla, Tlaxcala, México y de la Mesilla Guatemala.

La empresa se denomina ‘’NOVEDADES FABY’’ debido a que en ese entonces le pedían un nombre para su denominación decidió ponerle el nombre tomándolo de la marca de zapato que manejaban en los inicios del negocio.

‘’NOVEDADES FABY’’ inicio como único dueño el sr. Juan López Quisehuatl, originario de la ciudad de puebla. Iniciando con un capital propio de $2,500 .00 m/n.

La empresa ‘’NOVEDADES FABY’’ en sus inicios era atendida entonces por el sr. Juan López y su esposa, pasando un tiempo y al ver que su negocio iba creciendo se dio a la tarea de contratar empleadas para ofrecer un mejor servicio, teniendo como un total de 4 empleadas de la cual debido a la crisis económica y que el negocio ha bajado mucho en las ventas ha retirado a dos personas teniendo actualmente dos empleadas.

La jornada laboral de la empresa es de 12 horas, con un horario de 8:30 am – 8:30 pm de lunes a sábado y domingos de 8:30 am – 4:00pm. Ofreciéndole un 10 % de descuento los días jueves y domingos.

MISIÓN:

Ser una organización cuidadosa de lo que hace, ofreciendo un buen servicio y ropa de mejor calidad al cliente, siempre cuidando la economía de nuestra gente.

VISIÓN:

Ser líderes en el mercado Mexicano, abriendo más sucursales con una mejor infraestructura y tomando en cuenta siempre la innovación, la tecnología y la calidad, y ¿Por Qué no? Ser la principal compañía en vender mercancías a la mayoría de los países y abarcar otros giros comerciales (papelería, bolsas, accesorios, etc.)

VALORES:

Ser una empresa cuidadosamente Responsable con los productos que vende siempre con el Respeto a sus clientes ara ofrecer un mejor servicio.

OBJETIVOS GENERALES:

Evaluar el departamento de compras y ventas de la microempresa novedades faby ubicada en la cuidad de Arriaga Chiapas para determinar los factores que afectan en la

rotación del inventario.

OBJETIVOS ESPECÍFICOS:

1. Brindar a la empresa Novedades Faby los elementos necesarios para mejorar su funcionamiento en el área de compras y ventas ,

2. Establecer una dinámica de trabajo para mejorar el desempeño en el área a evaluar,3. Satisfacer eficazmente las necesidades de los clientes con que cuenta la empresa

Novedades Faby4. Llevar a cabo las acciones procedentes para reposicionar a la empresa en el mercado.

ALCANCE:

Se pretende llevar a cabo un análisis del área de compras y ventas de la empresa NOVEDADES FABY para identificar los factores con mayor problemática que intervienen en las ventas y así mismo proponer alternativas que ayuden a mejorar la situación actual.

ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL

Gerente general: El principal objetivo es ver que se cumplan con los objetivos de la empresa (Novedades Faby), como velar por el buen funcionamiento en cada una de las áreas de la misma de manera que el desempeño en general sea de alta calidad y satisfactorio para ser competitivo en la rama empresarial.

Finanzas: Efectuar los registros contables y estados financieros referentes a los recursos económicos, compromisos, patrimonios y dar a conocer los resultados de las operaciones financieras de la empresa (Novedades Faby).

Recursos humanos: Proveer, mantener y desarrollar un recurso humano altamente calificado y motivado para alcanzar los objetivos de la empresa (Novedades Faby), a través de la aplicación de programas eficientes de administración de recursos humanos, así como velar por el cumplimiento de las normas y procedimientos vigentes, en materia de competencia.

Ventas: el principal objetivo en esta área es obtener el Liderazgo en calidad de productos y tener una Participación máxima de mercado.

Mercadotecnia: El objetivo principal del departamento es llevar a nuestros clientes hasta el límite de la decisión de compra. Además nuestro objetivo es también favorecer el intercambio de valor entre dos partes (comprador y vendedor), de manera que ambas resulten beneficiadas.

POLITICAS

El personal de ventas deberá presentarse con el uniforme otorgado por la empresa, el cual tiene asignado un color diferente para cada día de la semana.

http://es.wikipedia.org/wiki/Compraventa

No se autorizara tener más de dos empleados que tengan el mismo parentesco.

Los empleados deberán acudir a sus labores de una manera responsable y adecuada.

Los empleados deben estar pendientes a la visita de los clientes para brindarles una mejor atención y servicio.

El empleado deberá ser responsable con su horario de entrada y salida en caso de incumplir con la asistencia laboral se le sancionara con 7 a 15 días de inactividad.

En situaciones de extravío de mercancías dentro de la empresa, los empleados pagaran el valor correspondiente al producto.

ANÁLISIS FODA

FORTALEZAS: como fortaleza que tiene la empresa es que:

Sus productos cuentan con un precio accesible para los clientes Es la única empresa que cuenta con promociones. Esta promoción se realiza

dos días a la semana. Cuenta con una variedad de productos. Proporcionan un sistema donde puedes apartar un producto con la ventaja

de tener un plazo de 30 días

OPORTUNIDADES. Como oportunidad tenemos que:

Nuestras mercancías son productos duraderos Las mercancías van de acuerdo a las temporadas del año.

DEBILIDADES. Como debilidades tenemos que:

La empresa cuenta con poco personal para determinadas temporadas No cuenta con una infraestructura adecuada El personal que labora no cuenta con capacitación correcta

AMENAZAS. Como amenazas tenemos que:

Existe una diversidad de empresas del mismo giro. Existe una construcción que se lleva a cabo al lado de la empresa la

cual ha generado pérdidas. El traslado del mercado genero perdidas de clientes con los que

cuenta la empresa

ORGANIGRAMA GENERAL DE LA EMPRESA:

ORGANIGRAMA POR DEPARTAMENTO:

GERNTE GRAL

JUAN LOPEZ QUISEHUATL

DPTO. DE RECURSOS HUMANOS

FELIPA ATLAMAIC HERRERA

DPTO DE FINANZAS

JORGE HILERIO MORALES

DPTO DE VENTAS

ENEDINA PEREZ NOAL

DPTO DE MKT

MAYDA MORALES RAMOS

GERENTE DE COMPRAS

FERNANDO LOPEZ ATLAMAIC

PROCESAMIENTO DE LA INFORMACIÓN RECOPILADA:

Cuestionarios:

Nombre: Enedina cruz NoalDepartamento: ventas Puesto: personal de ventas

1. Considera bueno el servicio que ofrece la empresa

Siempre algunas veces nunca2. Considera que los productos que ofrece la empresa son suficientes para

los clientes.

Siempre algunas veces nunca

3. Al atender al cliente ofrece todos los productos con los que cuenta la empresa.


GERENTE GENERAL:JUAN LOPEZ QUISEHUATL

DPTO. DE VENTAS

ENCARAGADA DEL DPTO:

ENEDINA PEREZ NOAL

VENDEDOR:ANA PATRICIA PEREZ

PEREZ

VENDEDOR:IVANA FLORES

MORGAN

DPTO. DE COMPRAS

GERENTE:FERNANDO LOPEZ

ATLAMAIC

4. Al atender al cliente solo responde a lo que el cliente busca.


5. Realiza una atención amable al cliente a la hora de ofrecer los productos.


6. Existe un periodo de capacitación al trabajar en la empresa.


7. Con que frecuencia el cliente encuentra todo lo que busca.


8. cuando surten la empresa traen todo lo necesario de acuerdo a la temporada.


9. Cuando surten la empresa cubren los pedidos realizados por los clientes


10.Sabe usted si la empresa maneja sistema de apartado


11. Cuando toman pedidos cumplen con la fecha de entrega al cliente


12. Sabe usted si la empresa cuenta con días de descuentos


13. Conoce usted todos los productos que ofrece la empresa


14.Considera accesibles los precios de los productos que ofrece la empresa


Nombre: Ana Patricia Pérez Pérez.Departamento: ventas Puesto: personal de ventas



los clientes.Siempre algunas veces nunca

























Nombre: Ivana Flores MorganDepartamento: Ventas Puesto: Personal de ventas



los clientes.Siempre algunas veces nunca

























NOVEDADES FABY S.A. de C.V.

Nombre: Fernando López AtlamaicDepartamento: comprasPuesto: gerente

1. La empresa cuenta con todo lo que ofrece.


2. considera bueno el servicio que ofrece la empresa.


3. Al comprar mercancía trae todo lo que los clientes necesitan.


4. Al comprar mercancía trae todo lo que piensa que el cliente necesita.


5. Al comprar mercancía cumple con pedidos realizados por los clientes.


6. Al comprar mercancía se exhibe toda de modo que el cliente la aprecie.


7. Cuando hay pedidos por los clientes cumple en tiempo y forma para su entrega.Siempre algunas veces nunca

8. Al comprar mercancía busca los precios accesibles para el cliente.


9. Al comprar mercancía busca los productos de moda sin importar el precio que ofrece al cliente.Siempre algunas veces nunca

10.cuando compran mercancía traen todo lo necesario de acuerdo a la temporada.Siempre algunas veces nunca

11.Surte la tienda en temporadas altas.Siempre algunas veces nunca

12.Surte la tienda en temporadas bajas.Siempre algunas veces nunca

13.Lleva un control de inventario dentro de la empresa.Siempre algunas veces nunca

CUESTIONARIO DE LAS EMPLEADAS DEL DEPARTAMENTO DE VENTAS.

0

0.5

1

1.5

2

2.5

Siempre Algunas veces Nunca

00.5

11.5

22.5

33.5

SiempreAlgunas vecesNunca

00.5

11.5

22.5

33.5


00.5

11.5

22.5

33.5


CUESTIONARIO DEL GERENTE GENERAL DE LA EMPRESA.

00.20.40.60.8

11.2


00.20.40.60.8

11.2


00.20.40.60.8

11.2


Surte la tienda en temporadas ba-jas.

Lleva un control de inventario dentro de la empresa.

0

0.2

0.4

0.6

0.8

1

1.2


De acuerdo con los resultados obtenidos en las gráficas nos podemos dar cuenta que la empresa no cumple con todo lo establecidos en la planeación, ya que ofrece algunos servicios y no cumple en tiempo y forma para su entrega.

La planeación de la empresa es de suma importancia ya que ahí se busca ¿qué es lo que se quiere hacer? La administración es el proceso de planificar, organizar, dirigir y controlar las actividades de los miembros de la organización y el empleo de todos los demás recursos organizacionales, con el propósito de alcanzar las metas establecidas para la organización.

De tal manera que la empresa a veces no llevan a cabo sus metas establecidas en su planeación

Un proceso es una forma sistemática de hacer las cosas. Se habla de la administración como un proceso para subrayar el hecho de que todos los gerentes, sean cuales fueran sus aptitudes o habilidades personales, desempeñan ciertas actividades interrelacionadas con el propósito de alcanzar las metas que desean.

Planificar implica que los administradores piensen con antelación en sus metas y acciones, y que basan sus actos en algún método, plan o lógica, y no en corazonadas.

La planificación requiere definir los objetivos o metas de la organización, estableciendo una estrategia general para alcanzar esas metas y desarrollar una jerarquía completa de Planes para coordinar las actividades.

INFORME

El día 22 de noviembre 2015, me presente en la empresa comercial Novedades Faby en el departamento de compras y ventas con la finalidad de que el C. Juan López Quisehuatl, gerente general de la empresa Novedades Faby nos proporcione información necesaria para tener una visión general de cómo se integran sus departamentos. Primeramente se me proporcionó una visita por la empresa, en donde pude observar las áreas en las que se distribuye la organización, además posteriormente aplique un cuestionario que me permitió conocer los siguientes aspectos:

Es una empresa que se constituyó y dio inicio a sus actividades en el año de 1994 ubicada en 1ra. Sur #7 pasaje comercial ‘’Fonsan’’, Arriaga Chiapas. Dirección en la que aún sigue establecida laborando, el cual vamos a estudiar su problemática en el área compras y ventas, por lo que lleva 21 años operando en su ramo, en ésta organización nunca se ha llevado una auditoria administrativa externa, la empresa aparece registrada como Régimen de Incorporación Fiscal, cuyo objeto es: proporcionar un servicio al cliente ofreciendo un extenso surtido en ropa.

El producto o servicio principal que proporcionan son: Ropa para dama, caballero y bebes, ventas al contado y cuenta con sistema de apartados esta entidad cuenta con un organigrama de sus diferentes departamentos.

El día 24de noviembre de 2015, aplicamos cuestionarios a gerente del departamento de compras y empleados, para conocer la situación de lo que aqueja a las bajas ventas. .

Objetivo General.

Aplicar una Auditoria administrativa a la empresa Novedades Faby para analizar y encontrar la causa de los problemas de las bajas ventas.

Objetivo Específico.

El objetivo de la Auditoria administrativa en la empresa Novedades Faby es encontrar las causas de los problemas a través de la revisión y evaluación de los componentes del área de administración, localizando deficiencias e irregularidades, así como el planteamiento de alternativas de solución

Alcance.

El alcance que se realizara de un 80% de la Auditoria administrativa en la empresa Novedades Faby. En las áreas de compras y ventas, misma que se pretende analizar y evaluar los componentes de su administración, que se traduzca en beneficios para el la empresa.

OBSERVACIONES.

La empresa novedades faby no cuenta con el personal capacitado para ofrecer un buen servicio.

No tiene una infraestructura adecuada No cuenta con un sistema de registro de inventario para el control de su mercancía No cuenta con espacio suficiente para exhibir todos sus productos No tiene buena iluminación debido a que su mercancía esta amontonada. Son impuntuales en cuanto a la hora de entrada. No se plantea estrategias de ventas No motiva a su personal para que de mejor rendimiento No siempre es puntual al cubrir con la entrega de pedidos realizados por los

clientes.

RECOMENDACIONES:

Dar capacitación a su personal de acuerdo al servicio que se ofrece Tratar de ser más puntuales en la hora de abrir la tienda Implementar un sistema de registro de datos para mantener un control de su

inventario Mejorar la infraestructura de la empresa o en otro caso tratar de exhibir la

mercancía de modo que el cliente lo aprecie Plantearse siempre metas de ventas tratando de evitar mercancía rezagada Buscar una iluminación diferente que pueda ser llamativa a el cliente. Tratar de sacar la mercancía con menor rotación a un precio más accesible para

evitar su rezago

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