ANALISIS, PERANCANGAN, DAN IMPLEMENTASI SISTEM

PERPUSTAKAAN SMK BINA HARAPAN

Naskah Publikasi

diajukan oleh

Dyah Siska Galih Prakasiwi

07.11.1788

kepada

SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER

AMIKOM

YOGYAKARTA

2011

ANALYSIS, DESIGN AND IMPLEMENTATION OF LIBRARY SISTEM IN SMK BINA HARAPAN YOGYAKARTA

ANALISIS, PERANCANGAN DAN IMPLEMENTASI SISTEM

PERPUSTAKAAN PADA SMK BINA HARAPAN YOGYAKARTA

Dyah Siska Galih Prakasiwi

07.11.1788

Jurusan Teknik Informatika

STMIK AMIKOM YOGYAKARTA

ABSTRACT

In the computer world, one medium that can be used for a variety of needs iscomputerized, a system in the processing of the data used as a source of information that can be used as an appropriate decision makers.

SMK Bina Harapan Yogyakarta is one of the schools who want the ease of borrowingand repayment process of circulation of books and lending transactions and reports onlibrary fines. Services that have been done manually can be overcome with theapplication programs that can help expedite the processing and can improve the quality of the service to produce a report quickly, accurately, effectively and more efficiently. Information system design of the library data processing is designed to process data effectively and efficiently in every process of borrowing and repayment is done, in addition to optimizing the use of existing computers.

In this study,researchers tried to analyze those issues and the result is a library system can display the report in the form of officer reports,member reports, category reports,publisher reports, report author, report title, report the circulation of books and reports

Keywords: analysis, design, implementation , system libraries,

1. PENDAHULUAN

SMK Bina Harapan Yogyakarta adalah salah satu sekolah yang menginginkan

adanya kemudahan proses sirkulasi peminjaman dan pengembalian buku dan

transaksi peminjaman serta la1poran denda. Pelayanan yang selama ini

dilakukan secara manual dapat diatasi dengan adanya program aplikasi yang

dapat membantu memperlancar proses pengolahan serta dapat meningkatkan

kualitas dalam pelayanannya sehingga menghasilkan laporan yang

cepat,akurat,efektif dan lebih efisien. Dalam dunia komputer, salah satu media

yang dapat digunakan untuk berbagai kebutuhan adalah komputerisasi, sebuah

sistem dalam pengolahan data yang digunakan sebagai sumber informasi yang

dapat dijadikan bahan pengambil keputusan yang tepat. Oleh karena itu “

ANALISIS, PERANCANGAN DAN IMPLEMENTASI SISTEM PERPUSTAKAAN

PADA SMK BINA HARAPAN YOGYAKARTA” dirancang dan disusun sebagai

judul dalam skripsi ini. Perancangan sistem informasi dari pengolahan data

tersebut dirancang agar dapat mengolah data secara efektif dan efisien dalam

setiap proses peminjaman maupun pengembalian yang dilakukan, selain itu

untuk mengoptimalkan pemakaian komputer yang sudah ada di SMK Bina

Harapan Yogyakarta.

2. LANDASAN TEORI

2.1 Pengertian Sistem, Informasi dan Sistem Informasi

Sistem adalah suatu kumpulan atau himpunan dari unsur atau variabel –

variabel yang saling teroganisasi, saling berinteraksi dan saling bergantung satu

sama lain. Informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna

dan lebih berarti bagi yang menerimanya, Sistem informasi adalah suatu sistem

di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan

transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi

dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan –

laporan yang diperlukan.

Karakteristik sistem yang membedakan sistem satu dengan sistem lainnya

antara lain :

1. Batasan (boundary)

2. Lingkungan (environment)

3. Masukan (input)

4. Keluaran (output)

5. Komponen (component)

1 Hanif Al Fatta. Analisis Dan Perancangan Sistem Informasi. Hal 5.

6. Penghubung (Interface)

7. Penyimpanan (storage)

3. ANALISIS & PERANCANGAN SISTEM

3.1 Analisis kelemahan sistem

Untuk mengetahui kelemahan dari sistem lama digunakan analisis PIECES (

Performance, Information, Economy, Control, Eficiency, Service).

3.2 Analisis kebutuhan sistem

3.2.1 Analisis fungsional sistem

a. Sistem dapat menampilkan fitur sesuai dengan hak akses.

b. Sistem dapat melakukan entry data yang berhubungan dengan

pendataan buku.

c. Sistem harus dapat menginputkan data anggota dan data petugas

perpustakaan.

d. Sistem dapat menampilkan dan melakukan pencatatan data anggota dan

petugas perpustakaan.

e. Sistem dapat melakukan pencatatan transaksi peminjaman dan

pengembalian buku.

3.2.2 Analisis non-fungsional sistem

1. Kebutuhan perangkat keras.

Memori PC V-Gen 2 GB PC 5300 / PC 6400

Intel Pentium 4 2.8 Ghz

Toshiba 2.5'' 250 GB Sata

Monitor Samsung 18.5'' B1930 Wide

Casing VenomRx ASP (NO PSU) w/ Acrylic Side Window + 2

Fan

Keyboard Keyboard Logitech K100 (PS2)

Mouse Optic Logitech USB / PS2

DVD-RW Lite-On 24x Sata (OEM)

2. Kebutuhan perangkat lunak.

Windows XP Profesional

Visual Basic 6.0

SQL Server 2000

3. Kebutuhan pengguna

Dalam kebutuhan pembuatan dibutuhkan programmer dan

analis. Tugas analis adalah orang yang mempelajari masalah dan

kebutuhan untuk menentukan bagaimana orang, data, proses,

komunikasi dan teknologi informasi dapat meningkatkan pencapaian

bisnis. Tugas programmer adalah mengubah spesifikasi sistem yang

diberikan oleh analis sistem ke dalam instruksi yang bisa dijalankan

oleh komputer.

3.3 Analisis kelayakan sistem

Dalam pengembangan sistem yang abru ada beberapa hal dalam

keterkaitannya layak atau tidak sistem perencanaan pengembangan sistem

tersebut. Dalam penerapan dan pengembangan sistem yang baru ada beberapa

kelayakan yang harus dipertimbangkan sebagai bahan dalam melakukan

pengembangan sistem tersebut.

Kelayakan teknis

Teknologi yang digunakan baik itu perangkat keras maupun perangkat

lunak sudah bisa di dapatkan dengan mudah di pasaran. Dari yang

sebelum – sebelumnya, sudah banyak yang menerapkan sistem

informasi perpustakaan di sekolah – sekolah tertentu. Dari uraian tersebut

maka dilihat dari kelayakan teknologi pengembangan dari penggunaan

sistem ini layak untuk dikerjakan.

Kelayakan operasional

Sumber daya manusia untuk menjalankan sistem belum siap untuk

mengoperasikan sistem informasi perpustakaan ini karena sumber daya

manusia tersebut belum terbiasa menjalankan / mengoperasikan aplikasi

komputer Maka dari itu, perlu di adakan pelatihan dengan sumber daya

manusia tersebut.setelah diadakan pelatihan tersebut maka diharapkan

sumber daya manusia dapat mengoperasikan aplikasi sebagaimana

mestinya. Dari uraian tersebut maka dari segi kelayakan operasional

sistem ini dikatakan layak.

Kelayakan hukum

Sistem perpustakaan yang dibuat tidak boleh melanggar peraturan yang

berlaku di Indonesia terutama dala hal perijinan pemakaian aplikasi

sistem. Dalam sistem perpustakaan ini perangkat lunak yang digunakan

bersifat legal dan tidak menyimpang dari ketentuan yang berlaku. Dari

uraian tersebut maka dari segi kelayakan hukum sistem perpustakaan ini

dikatakan layak.

Kelayakan ekonomi

Analisis ekonomi ada dua komponen yaitu komponen biaya dan manfaat.

a. Komponen Biaya

1. Biaya yang berhubungan dengan pembuatan sistem informasi terdiri

dari:

Biaya personil : gaji programmer, gaji analis sistem,

Biaya dari pengadaan perangkat lunak dan perangkat keras.

Hardware dan software tidak disediakan oleh pembuat sistem.

2. Biaya yang berhubungan dengan penerapan sistem terdiri dari:

Biaya variable : biaya pelatihan petugas, biaya konversi sistem

Biaya tetap : biaya overhead (biaya pemakaian listrik).

b. Komponen Manfaat

Manfaat dari sistem informasi dapat diklasifikasikan dalam bentuk

keuntungan berwujud (tangible benefits) dan keuntungan tidak berwujud

(intangible benefits). Keuntungan berwujud merupakan keuntungan yang

berupa penghematan-penghematan atau peningkatan didalam

perusahaan yang dapat diukur secara kuantitas dalam bentuk nilai uang.

Sedangkan keuntungan tidak berwujud merupakan keuntungan yang

sulit atau tidak mungkin diukur dalam bentuk satuan nilai uang.

4. Perancangan sistem

4.1 Perancangan proses

Flowchart

Data User Data SiswaData Kategori

BukuData Penerbit Data Pengarang Data Judul Buku Data Buku Data Sirkulasi

Input Data UserInput Data

Siswa

Input Data

Kategori Buku

Input Data

Penerbit

Input Data

Pengarang

Input Data

Judul BukuInput Data Buku

Input Data

Sirkulasi

Pengolahan

Data User

Pengolahan

Data Siswa

Pengolahan

Data Kategori

Buku

Pengolahan

Data PEnerbit

Pengolahan

Data Pengarang

Pengolahan

Data Judul BukuPengolahan

Data Buku

Pengolahan

Data Sirkulasi

Bu

ku

Ju

du

l B

uku

Pe

ng

ara

ng

Pe

ne

rbit

Ka

teg

ori

Bu

ku

Sis

wa

Sirku

lasi

De

tail

Sirku

lasi

Olah Data

Laporan User

Olah Data

Laporan Siswa

Olah Data

Laporan

Sirkulasi

Olah Data

Laporan

Kategori Buku

Olah Data

Laporan

Penerbit

Olah Data

Laporan

Pengarang

Olah Data

Laporan Judul

Buku

Olah Data

Laporan Buku

Laporan User Laporan SiswaLaporan

Kategori Buku

Laporan

Penerbit

Laporan

Pengarang

Laporan Judul

Buku

Laporan Judul

Buku

Laporan

Sirkulasi

Use

r

Data Setting

Libur

Input Data

Setting Libur

Pengolahan

Data Setting

Libur

Se

ttin

g

lib

ur

Data Setting

Denda

Input Data

Setting Denda

Pengolahan

Data Setting

Denda

Se

ttin

g

De

nd

a

Gambar 1 Flowchart

DFD level 0

OperatorSistem Informasi

PerpustakaanAdminData Sirkulasi

Data petugas

Data anggota

Data kategori buku

Data pengarang

Data penerbit

Data judul buku

Data buku

Data sirkulasi

Data setting denda

Data setting libur

Pembuatan Laporan

Gambar 2 DFD level 0

Keterangan

Admin :Entitas yang diharuskan melakukan login sebelum mengakses

informasi

Operator :Entitas yang diharuskan melakukan login sebelum mengakses

informasi

Kepala sekolah : Entitas luar login yang menerima berbagai laporan.

Data anggota : Data anggota buku perpustakaan

Data penerbit : Data penerbit buku

Data Pengarang : Data pengarang buku

Data kategori buku : Data kategori buku perpustakaan

Data Judul buku : Data judul buku

Data Buku : Data-data buku perpustakaan

Data Setting Denda : Data Pengaturan Denda

Data Setting Libur : Data pengaturan denda pada saat hari libur

Data Petugas : Data Pengguna Program

Data Sirkulasi : Data-data peminjaman dan pengembalian buku perpustakaan

Laporan-laporan : Laporan-laporan sirkulasi buku perpustakaan.

4.2 Perancangan basis data

ERD

Nama_penerbitKode_penerbit

penerbit

memiliki

Kategori

bukuJudul buku pengarang

Kode_kategori Kategori Kode_pengarang Nama_pengarang

memiliki memiliki

Buku

memiliki

Detail

sirkulasi

Kode_buku

Kode_buku Kode_sirkulasi

Kode_pengarang

Kode_penerbit

Judul_bukuKode_kategori

memiliki

Sirkulasi

Anggota

NIS Nama Alamat

melakukan

memiliki

Kode_sirkulasi

Denda

NIS

Tanggal_peminjaman

Tanggal_harus_dikembalikan

Tanggal_kembali

Setting denda

Petugas

Kode_denda

Denda

Lama_pinjam

NIPNama_petugas

n

1

n1 n 1

1

n

1 n

1

n

1

n

No_ISBN

Status buku

No_ISBN

Setting_libur

Kode_libur

Tanggal

Ket_libur

jumlah

melakukan

berisi

berisi

n

1

11

n

n

Gambar 3 ERD

4.3 Perancangan interface

Perancangan form utama

PETUGAS MASTER DATA BUKU SIRKULASI CETAK

Data Petugas

Logout

Data Anggota

Data Buku

Judul Buku

Kategori Buku

Penerbit

Pengarang

Buku

Pengembalian

Peminjaman

Laporan Anggota

Laporan Buku

Laporan Sirkulasi

SMK Bina Harapan Sinduharjo

Jl Kaliurang km 9,7 Gentan Sinduharjo Ngaglik Sleman Yk

Gambar 4 rancangan form utama

5. Implementasi dan Pembahasan

5.1 Pemrograman

Pembuatan database

Database berfungsi sebagai tempat penyimpanan data. Di dalam database

terdapat table, view, stored procedure dan trigger.

Pembuatan form / interface

Form adalah tempat membuat tampilan (user interface) untuk program

aplikasi.

Pembuatan tabel

Tabel adalah bagian pembentuk database yang berupa kumpulan record

sejenis yang mempunyai panjang elemen sama, atribut sama, tapi berbeda

data valuenya.

5.2 Tes program

Syntax error

Run time error

Logical error

5.3 Instalasi sistem

Instalasi aplikasi merupakan langkah awal untuk melakukan pengujian sistem.

Namun sebelum proses instalasi dilakukan, ada beberapa hal yang perlu

dipersiapkan guna proses instalasi baik segi hardware maupun software

(system requirement).

5.4 Tes sistem

White box testing

White box testing adalah cara pengujian dengan melihat ke dalam modul

untuk meneliti kode – kode program yang ada, dan menganalisis apakah

ada kesalahan atau tidak. Jika ada modul yang menghasilkan output yang

tidak sesuai dengan proses bisnis yang dilakukan, maka baris – baris

program, variabel dan parameter yang terlibat pada unit tersebut akan dicek

satu persatu dan diperbaiki, kemudian di-compile ulang.

Black box testing

Black box testing terfokus pada apakah unit program memenuhi kebutuhan

(requirement) yang disebutkan dalam spesifikasi. Pada black box testing,

cara pengujian hanya dilakukan dengan menjalankan atau mengeksekusi

unit atau modul, kemudian diamati apakah hasil dari unit itu sesuai dengan

proses yang diinginkan.

5.5 Pelatihan

Personil merupakan faktor yang perlu dipertimbangkan dalam sistem

informasi. Personil akan dilatih terlebih dahulu dimaksudkan agar dalam

pelaksanaan operasi dapat berjalan lancar. Pada pelatihan difokuskan

dalam pengoperasian sistem, yaitu : mempersiapkan input, memproses

data, menampilkan laporan. Personil yang dilatih sebagai calon

pengoprasian sistem baru adalah petugas perpustakaan.

5.6 Konversi sistem

Proses konversi sistem merupakan proses untuk meletakan sistem baru

supaya siap mulai untuk dapat digunakan adapun metode konversi sistem

yang di pakai adalah konversi parallel ( parallel convertion ). Konversi

parallel dilakukan dengan mengoperasikan sistem yang baru bersama-sama

dengan sistem yang lama selama suatu periode waktu tertentu. Tujuan

sistem ini di operasikan bersama-sama untuk meyakinkan apakah benar

sistem yang baru lebih baik dari pada sistem yang lama.

5.7 Pemeliharaan

Pemeliharaan sistem pada aplikasi perpustakaan ini tergolong mudah,

karena sistem ini memang dirancang untuk digunakan oleh umum. Artinya

semua kalangan yang walaupun tanpa memiliki basic pemrograman

program, administrasi komputer, maupun ilmu komputer yang lebih, masih

dapat menggunakan program ini. Maintenance Syistem hanya difokuskan

pada pemback-upan file dan data dari database serta pengolahan data

secara berkala. Dengan cara demikian kita akan mendapatkan beberapa file

back-up sekaligus, serta dengan data yang sama pada kedua file atau

beberapa file yang telah terbentuk.

5.8 Manual program

Manual program merupakan suatu petunjuk bagi pemakai dalam

penggunaan sistem yang diusulkan penulis.

1. Form login

Form login adalah form yang diproses pertama kali untuk menuju form

menu utama dalam sistem perpustakaan ini, form login berfungsi untuk

membatasi siapa saja yang dapat mengakses data – data yang ada

pada aplikasi.

Gambar 5 Form Login

2. Form Menu Utama

Form Menu Utama merupakan lingkup kerja seorang user.

Gambar 6 Form Menu Utama

3. Form Data User

Form ini digunakan untuk menginputkan, menyimpan, merubah, dan

menghapus data petugas.

Gambar 7 Form Data User

4. Form Data Siswa

Form ini digunakan untuk menginputkan, menyimpan, merubah,

menghapus, menambah data anggota/siswa.

Gambar 8 Form Data Anggota

5. Form Data Kategori Buku

Form ini digunakan untuk menginputkan, menyimpan, merubah,

menghapus, menambah data kategori buku.

Gambar 9 Form Data Kategori Buku

6. Form Data Pengarang

Form ini digunakan untuk menginputkan, menyimpan, merubah,

menghapus, menambah data pengarang.

Gambar 10 Form Data Pengarang

7. Form Data Penerbit

Form ini digunakan untuk menginputkan, menyimpan, merubah,

menghapus, menambah data penerbit.

Gambar 11 Form Data Penerbit

8. Form Data Judul Buku

Form ini digunakan untuk menginputkan, menyimpan, merubah,

menghapus, menambah data judul buku.

Gambar 12 Form Data Judul Buku

9. Form Data Buku

Form ini digunakan untuk menginputkan, menyimpan, merubah,

menghapus, menambah data buku.

Gambar 13 Form Data Buku

10. Form Data Sirkulasi

Dalam form ini terdapat 2 sirkulasi yaitu :

Sirkulasi Peminjaman

Form ini digunakan untuk menginputkan, menyimpan, merubah,

menghapus, menambah data peminjaman.

Gambar 14 Form Data Peminjaman

Sirkulasi Pengembalian

Form ini digunakan untuk menginputkan, menyimpan, merubah,

menghapus, menambah data pengembalian. Apabila ada anggota/siswa

mengalami keterlambatan dalam pengembalian buku maka dikenakan

denda.

Gambar 15 Form Data Pengembalian

6. Penutup

6.1 Kesimpulan

Untuk membuat Sistem Informasi Perpustakaan dilakukan dengan tahap

identifikasi, analisis, perancangan, implementasi, uji coba dan pemeliharaan.

Dengan selesainya seluruh kegiatan penelitian, analisis sistem, perancangan

program, hingga tahap implementasi sistem perpustakaan SMK Bina Harapan

Yogyakarta, maka secara garis besar penulis dapat menarik kesimpulan sebagai

berikut :

Pembuatan sistem informasi perpustakaan dapat untuk memudahkan proses

peminjaman atau pengembalian pada SMK Bina Harapan Yogyakarta

Sistem Informasi Perpustakaan dapat menampilkan laporan perpustakaan

yang berupa laporan petugas, laporan anggota, laporan kategori buku,

laporan penerbit, laporan pengarang, laporan judul buku, laporan buku dan

laporan sirkulasi.

6.2 Saran

Dalam penerapan sistem perpustakaan ini penulis memberikan saran, antara lain

Hal penting yang perlu diperhatikan dengan adanya sistem baru adalah

melakukan perawatan terhadap perangkat lunak dan perangkat keras dengan

baik sehingga sistem bisa berjalan dengan baik.

Seiring berkembangnya organisasi dan teknologi maka akan terjadi pula

peningkatan kebutuhan sehingga menyebabkan sistem yang sudah berjalan

pada saatnya nanti tidak mampu memenuhi kebutuhan pihak yang terkait.

Maka dari itu pada saatnya nanti sistem juga perlu dilakukan evaluasi dan

pengembangan lebih lanjut.

Sistem yang baru masih kurang sempurna sehinga dibutuhkan

pengembangan sistem untuk memenuhi kebutuhan sistem sirkulasi data

perpustakaan yang lebih baik lagi.

DAFTAR PUSTAKA

Arief, M Rudyanto. 2005. Pemrograman Basis Data menggunakan Transact-SQL dengan Microsoft SQL Server 2000. Yogyakarta: Andi Yogyakarta.

Al Fatta, Hanif. 2007. Analisis & Perancangan Sistem Informasi. Yogyakarta: Andi

Yogyakarta. Anonim. 2002. Panduan Praktis Pemrograman Visual Basic 6.0 Tingkat lanjut.

Semarang: Andi

Jogiyanto, H M. 1989. Analisis & Desain. Yogyakarta:Andi Yogyakarta.

Kusrini. 2006. Strategi Perancangan dan Pengelolaan Basis Data. Yogyakarta: Andi

Yogyakarta. Mangkulo, Hengky Alexander. 2003. Aplikasi Database menggunakan ADO VB 6.0 dan

SQL Server 2000. Surabaya: Elex Media Komputindo. Sunyoto, Andi. 2007. Pemrograman Database dengan Visual Basic dan Microsoft SQL.

Yogyakarta : Andi Yogyakarta. Tim. 2009. Pedoman Penyusunan Proposal dan laporan Skripsi. Edisi 2009. S1 Sistem

Informatika & Teknik Informatika STMIK Amikom Yogyakarta.