Upload
others
View
4
Download
0
Embed Size (px)
Citation preview
580
ANALISIS SISTEM INFORMASI AKUNTANSI
PENGELUARAN KAS UNTUK MENINGKATKAN
PENGENDALIAN INTERN PT. KUMALA WANDIRA
SURABAYA
Susriningsih, Tri Lestari, Mahsina
Prodi Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Bhayangkara Surabaya
ABSTRAK
Penelitian ini bertujuan ingin mengetahui, apakah perusahaan sudah
menerapkan sistem informasi akuntansi dengan baik atas prosedur pengeluaran
kas. Hasil analisis dalam penelitian ini adalah adanya ketidaktertiban dalam
melakukan prosess pencatatan, permintaan, pembayaran, pembukuan, pelaporan
atas uang keluar dari operasional perusahaan, sehingga semakin mempermudah
untuk terjadinya kecurangan dalam prosedur pengeluaran kas. Tidak adanya
penyimpanan untuk dokumen pengeluaran kas yang mengalami kerusakan atau
salah penulisan ini akan mengakibatkan timbulnya persepsi negatif dari auditor.
Tidak adanya quaity control yang bertugas, sehingga mengakibatkan terjadinya
kecurangan dalam prosedur pengeluaran kas pada perusahaan.
Kata Kunci: Sistem Informasi Akuntansi, prosedur pengeluaran kas untuk
meningkatkan pengendalian intern perusahaan.
ABSTRACT
This research aims to find out whether the company has implemented and
accounting information system well on cash expense procedures. The results of
this analysis research is the existence of disorder in the process of recording,
request, payment, accountancy, reporting on money out of the company’s
operations, so it easier for cheating in expense cash procedures. The absence of
storage for expense cash documents can make a damage or misreporting will
make a negative perception of the auditor. The absence of quality control who in
charge it can make a cheating in cash expense procedures at the company.
Keywords: Accounting Information System, expens cash procedure to improve
internal control of the company.
PENDAHULUAN
Suatu perusahaan pasti mempunyai kas untuk memnuhi kebutuhan atau
kegiatan operasional perusahaan. Kas dalam neraca merupakan aktiva yang paling
lancar, dalam arti sering berubah-ubah. Hampir setiap transaksi dengan pihak luar
581
akan selalu mempengaruhi kas. Selain itu kas mudah dipindahtangankan sehingga
kas merupakan aktiva yang rawan, karena mudah digelapkan dan dimanipulasi.
Keadaan ini tentunya akan mendorong perusahaan untuk melakukan pengendalian
terhadap kas dan penataan sistem akuntansi yang baik dalam hal pengeluaran kas.
Sehingga dengan melakukan analisis sistem informasi akuntansi dan pengendalian
intern yang baik terhadap arus kas keluar maka mengurangi kebocoran-kebocoran
yang terjadi dan mencegah adanya tindak korupsi maupun manipulasi serta
manajemen dapat mengetahui bagaimana terjadinya penyimpangan dan kegagalan
yang mengakibatkan kerugian perusahaan, sehingga tidak menyebabkan kerugian
yang lebih besar lagi.
PT. KUMALA WANDIRA adalah salah satu perusahaan yang bergerak di
bidang jasa konstruksi. Secara sekilas merupakan perusahaan yang cukup mapan
dan berkembang pesat yang mempunyai cabang di kota-kota besar di Indonesia.
Dimana sumber pendapatan terbesar didapat dari penerimaan pembayaran dari
kontak pekerjaan yang dilaksanakan, penerimaan pinjaman bank, dan penerimaan
lainnya. Dari analisis tersebut, maka diperlukan suatu Sistem Informasi Akuntansi
yang memperjelas bagaimana suatu prosedur harus dibuat sehingga bisa diketahui
bagaimana proses penerimaan pendapatan pada saat pertama kali penerimaan
pembayaran dari kontrak pekerjaan yang dilaksanakan sampai data pembayaran
tersebut masuk ke bagian akunting, serta prosedur yang harus dibuat untuk
pengeluaran kas yang digunakanuntuk operasional perusahaan sehari-hari untuk
mencapai tujuan perusahaan sesuai dengan perencanaan awal dan menghasilkan
output yang baik.
Tujuan Sistem Informasi Akuntansi
Hall (2009:18), yaitu setiap organisasi harus menyesuaikan sistem
informasinya dengan kebutuhan pemakainya.Oleh karena itu, tujuan informasi
yang spesifik dapat berbeda dari satu perusahaan ke perusahaan lainnya. Namun
demikian menurut Hall terdapat tiga tujuan utama yang umum bagi semua sistem,
yaitu:
a. Untuk mendukung fungsi kepengurusan (stewardship) manajemen.
Kepengurusan merujuk ke tanggung jawab manajemen untuk mengatur sumber
582
daya perusahaan secara benar. Sistem informasi menyediakan informasi
tentang kegunaan sumber daya ke pemakai eksternal melalui laporan keuangan
tradisional dan laporan-laporan yang diminta lainnya. Secara internal, pihak
manajemen menerima informasi kepengurusan dari berbagai laporan
pertanggungjawaban.
b. Untuk mendukung pengambilan keputusan manajemen. Sistem informasi
memberikan para manajer informasi yang mereka perlukan untuk melakukan
tanggung jawab pengambilan keputusan.
c. Untuk mendukung kegiatan operasi perusahaan hari demi hari. Sistem
informasi menyediakan informasi bagi personil operasi untuk membantu
mereka melakukan tugas mereka setiap hari dengan efektif dan efisien.
Dengan adanya ketiga tujuan tersebut, maka dapat diharapkan segala tindakan
yang dilaksanakan oleh perusahaan sesuai dengan rencana dan kemungkinan
adanya penyelewengan wewenang dapat dicegah sekecil mungkin, sehingga
perusahaan dapat menjalankan aktivitas perusahaan dengan sebaik-baiknya.
Prosedur Pembentukan Dana Kas Kecil
Prosedur pembentukan dana kas kecil merupakan prosedur yang dimulai
dari Bagian Utang mencatat pembentukan dana kas kecil di dalam register Bukti
Kas Keluar. Bukti Kas Keluar dilampiri dengan surat Keputusan pembentukan
dana kas kecil diserahkan oleh Bagian Utang ke Bagian Kasa. Berdasarkan Bukti
Kas Keluar tersebut, Bagian Kasa membuatb cek atas nama dan memintakan
tanda tangan otorisasi atas cek. Cek diserahkan ke Bagian Jurnal setelah dibubuhi
cap lunas oleh Bagian Kasa. Bagian Jurnal mencatat pengeluaran kas dalam
register cek.
Prosedur Permintaan dan Pertanggungjawban Pengeluaran Dana Kas Kecil
Dalam imprest sistem pengeluaran dana kas kecil tidak dicatat dalam
catatan akuntansi. Oleh karena itu tidak terlihat Dokumen yang dikirmkan oleh
pemegang dana kas kecil ke Bagian Jurnal untuk kepentingan pencatatan.
Pemegang dana kas kecil hanya mengarsipan dokumen permintaan pengeluaran
dana kas kecil menurut abjad nama pemakai dana kas kecil. Jika pengeluaran dana
kas kecil telah dipertanggungjawabkan oleh pemakai dana kas kecil, pemegang
583
dana kas kecil mengarsipkan bukti pengeluaran kas kecil dan dokumen
pendukungnya. Dokumen-dokumen ini dikumpulkan untuk dipakai sebagai dasar
permintaan pengisian kembali dana kas kecil sebesar jumlah dana yang telah
dikeluarkan.
Prosedur Pengisian Kembali Dana Kas Kecil
Prosedur Pengisian Kembali Dana Kas Kecil dilakukan oleh pemegang
dana kas kecil dengan menggunakan formulir permintaan pengisian kembali kas
kecil. Dokumen ini dilampiri dengan bukti pengeluaran kas kecil dan dokumen
pendukungnya diserahkan oleh pemegang dana kas kecil kepda bagian utang.
Bagian utang kemudian membuat bukti kas keluar sebesar jumlah rupiah yang
dicantumkan dalam perrmintaan pengisian kembali kas kecil. Bukti kas keluar
lembar-2 diserahkan oleh Bagian Utang ke Bagian Kartu Biaya untuk kepentingan
pencatatan rincian biaya Overhead pabrik, biaya administrasi dan umum, dan
biaya pemasaran dalam kartu biaya yang bersangkutan. Bukti Kas Keluar
dilampiri dengan dokumen pendukungnya diserahkan oleh Bagian Utang ke Kasa.
Berdasarkan Bukti Kas Keluar tersebut, Bagian Kasa membuat Cek atas nama dan
memintakan tanda tangan otorisasi atas cek. Cek diserahkan kepada Bagian Jurnal
setelah dibubuhi cap linas oleh Bagian Kasa. Bagian Jurnal mencatat pengeluaran
kas dalam register cek.
Prosedur Otorisasi Sistem Informasi Akuntansi Pengeluaran Kas
Sistem Akuntansi Pengeluaran Kas di PT. KUMALA WANDIRA
Surabaya yaitu :
1. Bukti Transaksi Pengeluaran Dana yang menggunkan Bukti Kas Keluar
(BKK).
2. Bukti Transaksi Penerimaan Dana yang menggunakan Bukti Kas Masuk
(BKM).
3. Bukti Transaksi Non Tunai yang menggunakan Nota Pemindah Bukuan
(NPB).
4. BKK dan BKM yang belum ada tanda tangan / paraf Direksi pada kolom
persetujuan, tetapi telah disetujui oleh Direksi pada lampiran persetujuan
584
untuk dibayar, maka pada kolom persetujuan BKK dan BKM tersebut
cukup diberi cap / stempel “Telah Disetujui Dilampiran”.
5. Prosedur Pendelegasian.
6. Standart Formulir yang Digunakan (Buku hutang, Form Check List
Pembayaran, Form Check List Invoice (Formulir PPC), Tanda Terima,
Bukti Kas Keluar (BKK), Bukti Kas Masuk, Daftar Pembayaran hutang
supplier dan hutang subkon, Laporan Kas Harian (LKH), Buku Bank,
Form Tanda Terima Invoice, Form Permintaan dan Penggunaan Laporan,
Form Permintaan Overhead Kantor, Surap Perintah Kerja (SPK), Surat
Jalan, Laporan Hasil Pemeriksaan Barang, Order Sheet (OS), Purchase
Order (PO), Rincian Progress Pembayran Upah Borong Mandor / Subkon,
Berita Acara Realisasi Progres Pekerjaan, Permintaan Biaya Overhead,
Konfirmasi Biaya Overhead, Konfirmasi Persetujuan Sementara Via
Telepon/SMS, Berita Acara Pemeriksaan Saldo Kas Kecil.
METODE PENELITIAN
Jenis penelitian yang digunakan oleh peneliti adalah metode deskriptif
kualitatif.Metode deskriptif adalah metode yang digunakan untuk
menggambarkan atau menganalisis suatu hasil penelitian tetapi tidak digunakan
untuk membuat kesimpulan yang lebih luas.Sedangkan penelitian kualitatif adalah
penelitian yang data hasil penelitian lebih berkenaan dengan interpretasi terhadap
data yang ditemukan di lapangan.
Sehingga dapat disimpulkan bahwa metode deskriptif kualitatif merupakan
suatu metode yang menggunakan prosedur penelitian yang dilakukan dengan cara
mengamati data-data yang ada dilapangan tanpa merubah kebenaran data tersebut,
sehingga data tersebut dapat dipertanggungjawabkan kebenarannya. Penelitian
dengan menggunakan metode ini mempunyai beberapa tahap penelitian yaitu
dengan mengumpulkan beberapa data yang kemudian data-data tersebut akan
dianalisa oleh peneliti. Pengumpulan beberapa data tersebut dilakukan dengan
beberapa cara yaitu observasi, wawancara, dan dokumentasi.
Jenis dan sumber data yang digunakan dalam penelitian ini adalah:
585
a. Data primer, merupakan data yang dikumpulkan oleh peneliti secara
langsung dari sumbernya. Data primer diperoleh peneliti dengan cara
wawancara dan pengamatan langsung dengan bagian yang memiliki
wewenang atau tanggungjawab mengenai prosedur dan sistem pada PT.
KUMALA WANDIRA Surabaya.
b. Data sekunder, merupakan data yang dikumpulkan oleh peneliti secara
tidak langsung. Data sekunder yang diperoleh peneliti berupa penjelasan-
penjelasan mengenai prosedur penerimaan dan pengeluaran barang yang
didapatkan dari literatur-literatur yang digunakan untuk membandingkan
perbedaan dan persamaan yang ada.
HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN
1. Identifikasi data yang terkait dengan Penerapan Sistem Informasi
Akuntansi Pengeluaran Kas untuk Meningkatkan Pengendalian Intern
PT. KUMALA WANDIRA Surabaya.
Kegiatan Usaha PT. KUMALA WANDIRA
Dalam kegiatan umum, prosedur penerimaan dan pengeluaran kas pada
PT. KUMALA WANDIRA dimaksudkan untuk mengetahui informasi dalam
setiap kegiatan penerimaan dan pengeluaran kas yang ada didalam perusahaan
tersebut. Sehingga semakin mempermudah dalam mengatur dan menjamin
terlaksananya proses, pencatatan, permintaan, pembayaran, pembukuan, pelaporan
atas uang masuk dan uang keluar dari operasional perusahaan secara tertib,
terukur dan terarah sesuai dengan norma akuntansi yang berlaku.
Kegiatan utama dari perusahaan adalah jasa pembangunan gedung dan
berikut rincian pekerjaan yang telah dikerjakan dalam kurun waktu 5 tahun :
1. Pembangunan 3 unit gedung rumah susun 3 lantai pada paket pembangunan
rumah susun TNI wilayah Jawa Barat dengan nomor kontrak :
32/DIVI/SPP/VII/2015.
2. Pembangunan ruang kuliah bersama Universitas Trunojoyo Madura dengan
nomor kontrak : 004/UN46.PPK/PB.3/2015.
586
3. Pembangunan gedung type B (SMP NEGERI 26) Surabaya dengan nomor
kontrak : 642.2/1057/436.6.2/2015.
4. Pembangunan rumah susun sederhana sewa Kota Surabaya lokasi Romokalisari
dengan nomor kontrak : HK.02.03/PPPS-II/892/XI/2014.
5. Pembangunan rumah susun sederhana sewa lokasi Kota Surabaya 2 lokasi
Romokalisari dengan nomor kontrak : KU.08.08/PPPS-II/591/XI/2013.
Data Laporan Arus Kas PT. KUMALA WANDIRA Surabaya.
Laporan Arus Kas (Statement Of Cash Flow) adalah laporan yang
menyajikan informasi yang relevan mengenai penerimaan dan pengeluran kas
suatu perusahaan selama periode tertentu.
Kegunaannya untuk mengetahui realisasi penerimaan dan pengeluaran kas
perusahaan, sehingga akan bisa diketahui potensi realisasi kas di masa yang akan
datang.
Selain itu perusahaan akan bisa mengetahui potensi kemampuan
perusahaan untuk membagikan dividen dalam bentuk kas. Ada tiga elemen dalam
Laporan Arus Kas, yaitu:
1. Arus Kas dari Kegiatan Usaha (Operating Activities)
Arus kas baik pemasukan maupun pengeluaran yang berasal dari
kegiatan usaha perusahaan. Kegiatan yang diklarifikasikan dalam
kelompok ini tercermin dari Laporan Laba Rugi perusahaan. Misalnya:
penerimaan uang dari termin, pengeluaran uang untuk membayar utang
dan gaji, penerimaan deviden, penerimaan bunga dan pelunasan pajak.
2. Arus Kas dari Kegiatan Investasi (Investing Activities)
Arus kas baik pemasukan maupun pengeluaran yang berasal
darikegiatan investasi. Kegiatan yang diklasifikasikan ke dalam
kelompok ini adalah semua kegiatan yang terkait dengan aktifitas
pembelian dan penjualan aktiva perusahaan serta kegiatan yang terkait
dengan piutang perusahaan dengan entitas lain. Contoh: pembelian
mesin, penjualan mesin lama.
3. Arus Kas dari Kegiatan Pendanaan (Financing Activities)
587
Arus kas atau aliran kas yang berasal dari kegiatan pendanaan
perusahaan. Misalnya: penjualan obligasi, emisi saham, pembayaran
dividen, pelunasan kredit dari bank.
Dokumen Yang Digunakan Prosedur Penerimaan dan Pengeluaran Kas.
Dokumen-dokumen yang digunakan dalam prosedur penerimaan dan
pengeluaran kas pada PT. KUMALA WANDIRA Surabaya adalah sebagai
berikut:
1. Bukti Transaksi
Dalam proses/siklus akuntansi dimulai dari “ Bukti Transaksi”. Bukti
Transaksi keuangan adalah segala kejadian atau peristiwa yang
mempengaruhi struktur posisi keuangan perusahaan (harta, hutang dan
modal) yang dapat dinilai dengan uang. Perusahaan akan melakukan
pencatatan jika suatu transaksi benar-benar terjadi dan “sah”. Transaksi
yang sah adalah yang didukung dengan bukti-bukti transaksi yang sah
pula. Bukti transaksi terdiri dari: kuitansi asli dan bermaterai, cek, bilyet
giro, faktur, nota kontan, nota kredit/debet. Bagian keuangan dan
akuntansi juga harus menguji kelayakan/kewajiban nilai/nominal yang
tertera dalam bukti transaksi dengan membandingkan dengan nilai wajar
(harga pasar), kualitas, volume, serta dibandingkan dengan
budget/anggaran yang telah ditetapkan. Setelah bukti transaksi diteliti
dinilai sah dan layak/wajar, maka selanjutnya bukti transaksi dapat
diteruskan kepada proses berikutnya yaitu “jurnal”. Bukti Transaksi
Keuangan yaitu :
a. Bukti Kas Masuk (BKM), yaitu formulir yang digunakan untuk
membukukan penerimaan kas dan setara kas. Adapun contoh Formulir
Bukti Kas Masuk (BKM).
b. Bukti Kas Keluar (BKK), yaitu formulir yang digunakan untuk
membukukan penerimaan kas dan setara dengan kas. Adapun contoh
Formulir Bukti Kas Keluar (BKK).
c. Nota Pemindah Bukuan (NPB) / Jurnal memorial, yaitu formulir yang
digunakan untuk membukukan transaksi non tunai, seperti pembukuan
588
pendapatan bunga bank, pembukuan biaya penyusutan aktiva tetap, dan
lain-lain. Adapun contoh Formulir Nota Pemindah Bukuan (NPB).
2. Faktur Pajak
Dokumen yang digunakan untuk lembar bukti tagihan atau bukti transaksi
kepada pelanggan.Informasi didalamnya berisi No.Faktur Pajak, Tanggal,
Nama Pelanggan, No, Nama Barang, Kuantitas, Harga, Jumlah, Tanda
Tangan.
3. Surat Jalan
Dokumen yang digunakan sebagai surat pengantar terhadap barang yang
telah dicantumkan di dalamnya. Surat ini dibuat dan ditujukan untuk
penerima atau pembeli barang tersebut, informasi didalamnya berisi
No.Surat Jalan, Tanggal, Nama Pelanggan, No, Nama Barang, Kuantitas,
Colly, Tanda Tangan.
2. Analisis Penerapan Sistem Informasi Akuntansi Pengeluaran Kas untuk
Meningkatkan Pengendalian Intern di PT. KUMALA WANDIRA
Surabaya.
Sistem dan prosedur penerimaan dan pengeluaran kas pada PT. KUMALA
WANDIRA terdapat bagian-bagian yang mempunyai tugas yang berbeda-beda.
Bagian-bagian tersebut merupakan bagian yang tidak dapat dipisahkan, karena
bagian-bagian tersebut saling terkait hubungannya. Pada PT.
KUMALAWANDIRA di dalamnya terdapat beberapa kegiatan dalam prosedur
penerimaan dan pengeluaran kas.
Bagan Alir (Flowchart) Sistem dan Prosedur Pengeluaran Kas Atas
Pembayaran Overhead kantor pada PT. KUMALA WANDIRA Surabaya.
Agar lebih jelas peneliti akan menggambarkan bagan alir (flowchart)
tentang sistem dan prosedur pengeluaran kas atas pembayaran Overhead kantor
pada PT. KUMALA WANDIRA Surabaya ditunjukkan pada Gambar 4.1.
589
Keterangan :
SJ : Surat Jalan TB : Tanda Terima Barang
PO : Purchase Order
OS : Order Sheet
FP : Faktur Pajak RAP : Rencana Anggaran Proyek
Sumber : PT. KUMALA WANDIRA
Gambar 1
Bagan Alir (Flowchart) Sistem dan Prosedur Pengeluaran Kas Atas Pembayaran
Overhead kantor pada PT. KUMALA WANDIRA SURABAYA.
Bagian
Administrasi
Keuangan
Proyek
Bagian
PPC
Bagian
Supplier
Menyerahkan
Dokumen
Lengkap :
Invoice,
kwitansi,
Faktur, SJ, TB,
PO, OS, FP
(bila ada beban
pajak), serta
RAP
Memeriksa, memastikan
keabsahan dan
kelengkapan dokumen-
dokumen supplier
Membuatkan
Tanda Terima
Penyimpanan Bukti
Tanda Terima
pengiriman
dokumen
1
RAP
Menerima
pembayaran hutang
setiap tanggal 14
dan 28 hari kerja
setiap bulannya
berupa Cek, Giro,
ataupun bukti
transfer
Menyiapkan dan
mengisi lengkap
Permohonan Permintaan
Tagihan Supplier
Menyerahksn Dokumen
lengkap kepada unit yang
ditunjuk dengan Membuat
Tanda Terima lengkap
Menerima
Dokumen
Lengkap :
Invoice,
kwitansi,
Faktur, SJ, TB,
PO, OS, FP
(bila ada beban
pajak), serta
RAP
Validasi
sesuai
prosedur PPC
Dokumen lengkap dari
Lapangan seperti : Invoice,
kwitansi, Faktur, SJ, TB, PO,
OS, FP (bila ada beban
pajak), serta RAP
590
Keterangan :
LRP : Laporan Rencana
Pembayaran
BKK : Bukti Kas Keluar
Sumber : PT. KUMALA WANDIRA
Gambar 2
Bagan Alir (Flowchart) lanjutan Sistem dan Prosedur Pengeluaran Kas Atas
Pembayaran Overhead kantor pada PT. KUMALA WANDIRA SURABAYA.
Bagian Administrasi
Keuangan Kantor
Menerima seluruh dokumen
tagihan dari Supplier yang
telah divalidasi dan
diverifikasi oleh PPC dengan
lengkap dan benar
Mencatat pada
Buku Hutang
Menyerahkan catatan Buku
Hutang kepada Bagian
Akunting untuk dibukukan
pada komputer (system)
BKK
Membubuhkan
Tanda Tangan
Membuat LRP tagihan
jatuh tempo periode
dua Mingguan
Jurnal
Harian
Posting
591
Keterangan :
PPC : Production Planning and Control
Sumber : PT. KUMALA WANDIRA
Gambar 3
Bagan Alir (Flowchart) lanjutan Sistem dan Prosedur Pengeluaran Kas Atas
Pembayaran Overhead kantor pada PT. KUMALA WANDIRA SURABAYA.
Kepala Bagian
Keuangan
Manager Keuangan Direksi / Kepala
Kantor
Menerima seluruh dokumen
tagihan dari Supplier yang
telah divalidasi dan
diverifikasi oleh PPC dengan
lengkap dan benar
Menerima seluruh dokumen
tagihan dari Supplier yang
telah divalidasi dan
diverifikasi oleh PPC dengan
lengkap dan benar
Koordinasi dengan
Manager keuangan
untuk verifikasi
persetujuan
pembayaran melalui
Cek/Bilyet/Giro/Tunai
Koordinasi dengan
Direksi / Kepala
Kantor untuk verifikasi
persetujuan
pembayaran melalui
Cek/Bilyet/Giro/Tunai
Verifikasi Rekap
Kebutuhan
dan dan
lampiran
Setuju
Cek/Bilyet/Giro/Tunai
Tanda Tangan dan
Cap Stempel
Perusahaan
592
Keterangan :
BKK : Bukti Kas Keluar
LKH : Lembar Kas Harian
Sumber : PT. KUMALA WANDIRA
Gambar 4
Bagan Alir (Flowchart) lanjutan Sistem dan Prosedur Pengeluaran Kas Atas
Pembayaran Overhead kantor pada PT. KUMALA WANDIRA SURABAYA.
Bagian Kasir Bagian Akunting
Menerima Dokumen
Laporan Permintaan dan
Penggunaan Overhead
Kantor (Kwitansi)
Menerima Dokumen
Laporan Permintaan dan
Penggunaan Overhead
Kantor (Kwitansi)
Merekap kebutuhan dana
dan rencana Pembayaran
Mencatat
informasi
tagihan/
permintaan
BKK LKH Buku
Bank
Membayar
Cek/Bilyet/Giro/Tunai
Mengcopy Cek
/Bukti Transfer
BKK Copy Cek /Bukti
Transfer
Menerima
Menyetujui Verifikasi
pembayaran
melalui
cek/Bilyet/Giro/Tunai
Posting
Jurnal
Harian
593
Penjelasan bagan alir (flowchart) sistem dan prosedur pengeluaran kas atas
pembayaran Overhead kantor pada PT. KUMALA WANDIRA Surabaya yaitu:
a. Bagian Supplier
1. Menyerahkan dokumen lengkap seperti : Invoice/kwitansi/faktur,
Surat Jalan (SJ), Tanda Terima Barang (TB), Purchase Order (PO),
Order Sheet (OS), Faktur Pajak (FP) bila ada beban pajak serta
Rencana Anggaran Proyek (RAP) harus ditembuskan kepada Bagian
Keuangan.
2. Permintaan I (pertama) atas suatu proyek baru, harus dilampirkan
Rencana Anggaran Proyek (RAP).
3. Pembayaran hutang supplier dibayarkan setiap tanggal 14 (empat
belas) dan 28 (dua puluh delapan) hari kerja setiap bulannya
b. Bagian Administrasi Keuangan Proyek
1. Memeriksa, memastikan keabsahan dan kelengkapan dokumen-
dokumen Supplier.
2. Membuat Tanda Terima (TT) dokumen kepada Supplier.
3. Menyiapkan dan mengisi lengkap Permohonan Permintaan Tagihan
Supplier.
4. Menyerahkan seluruh dokumen ke PPC untuk divalidasi, dengan
membuat Tanda Terima (TT) lengkap.
5. Menyimpan bukti Tanda Terima (TT) pengiriman dokumen.
c. Bagian Production Planning and Control (PPC)
1. Sesuai Prosedur PPC.
d. Bagian Administrasi Keuangan Kantor
1. Menerima seluruh dokumen tagihan dari Supplier yang telah
divalidasi dan verifikasi oleh PPC dengan lengkap dan benar.
2. Mencatat tagihan pada Buku Hutang.
3. Menyerahkan catatan Buku Hutang kepada Bagian Akunting untuk
dibukukan pada komputer (System).
4. Mencatatkan informasi tagihan/permintaan tersebut dalam form
Bukti Kas Keluar (BKK) dan membubuhkan tanda tangan.
594
5. Membuat laporan rencana pembayaran tagihan jatuh tempo untuk
periode pembayaran dua mingguan.
6. Membayar dengan Cek/Bilyet/Giro.
7. Membukukan (posting) Invoice/hutang ke komputer (system).
8. Membuat dan mengirim laporan bulanan kepada bagian Keuangan
dan Akunting antara lain Jurnal Harian, saldo kas dan bank,
pembayaran hutang, dan lain-lain.
e. Kepala Bagian Keuangan
1. Menerima seluruh dokumen tagihan supplier yang telah divalidasi
dan verifikasi oleh PPC dengan lengkap dan benar.
2. Koordinasi dengan Manager keuangan untuk verifikasi Rekap
Kebutuhan dana dan lampiran untuk persetujuan pembayaran
melalui Cek/Bilyet/Giro/Tunai.
f. Manager Keuangan
1. Menerima seluruh dokumen tagihan supplier yang telah divalidasi
dan verifikasi oleh PPC dengan lengkap dan benar yang sudah
diperiksa oleh Bagian Kabag. Keuangan.
2. Koordinasi dengan Direksi untuk persetujuan verifikasi Rekap
Kebutuhan dana dan lampiran untuk persetujuan pembayaran
melalui Cek/Bilyet/Giro/Tunai.
g. Direksi / Kepala Kantor
1. Menyetujui atau tidak menyetujui verifikasi Rekap Kebutuhan dana
dan lampiran untuk persetujuan pembayaran melalui
Cek/Bilyet/Giro/Tunai.
2. Membubuhkan tanda tangan dan cap stempel perusahaan atas
persetujuan verifikasi Rekap kebutuhan dana dan lampiran.
h. Bagian Kasir
1. Menerima Dokumen Laporan Permintaan dan penggunaan Overhead
Kantor, Kwitansi.
2. Merekap kebutuhan dana dan rencana Pembayaran.
595
3. Mencatatkan informasi tagihan/permintaan tersebut dalam form
Bukti Kas Keluar (BKK) dan membubuhkan tanda tangan.
4. Mencatatkan tagihan/permintaan tersebut dalam Lembar Kas Harian.
5. Mencatat di Buku Bank.
6. Membayar dengan Cek / Bilyet Giro Tunai.
7. Mengcopy Cek / Bukti Transfer.
8. Melengkapi dokumen yang kurang lengkap.
i. Bagian Akunting
1. Menerima Dokumen Laporan Permintaan dan penggunaan Overhead
Kantor, dan Kwitansi.
2. Menerima Bukti Kas Keluar (BKK) dari Bagian Kasir.
3. Menerima copy Cek / Bilyet Giro Tunai.
4. Menyetujui verifikasi untuk persetujuan pembayaran melalui
Cek/Bilyet/Giro/Tunai.
5. Memposting Laporan Permintaan dan penggunaan overhead kantor
kedalam Jurnal Harian.
SIMPULAN
Berdasarkan evaluasi dan hasil analisis yang telah dikemukakan pada bab
empat, maka peneliti menarik kesimpulan sebagai berikut :
1. PT. KUMALA WANDIRA Surabaya merupakan perusahaan yang
bergerak dalam bidang jasa konstruksi. PT. KUMALA WANDIRA
Surabaya ini menggunakan struktur organisasi bentuk garis atau line,
dimana tugas, perencanaan, dan pengawasannya berada pada satu tangan
dan garis kewenangannya langsung dari pimpinan ke bawahan.
2. Pemberian nomor urut tercetak pada dokumen penerimaan dan
pengeluaran kas sehingga memudahkan pengarsipan dan proses pelacakan
kembali dan penulisan dokumen transaksi secara rangkap, untuk
membantu memudahkan konfirmasi antar data serta penyimpanan
dokumen yang mengalami kesalahan penulisan atau kerusakan sebagai
596
bukti bahwa dokumen tersebut ada, hanya tidak digunakan karena rusak
sehingga meminimalkan timbulnya persepsi negatif dari auditor.
3. Harus dilakukan pengawasan yang ketat, pemeriksaan, penyesuaian dan
pengecekan kembali secara rutin karena rawan terjadi penyalahgunaan,
kecurangan atau pencurian uang kas perusahaan.
SARAN
Untuk memperbaiki prosedur penerimaan dan pengeluaran kas pada PT.
KUMALA WANDIRA Surabaya, maka berikut ini peneliti akan memberikan
saran-saran sebagai bahan pertimbangan sehingga masalah-masalah yang dihadapi
dapat diatasi. Adapun saran tersebut adalah sebagai berikut:
1. Fungsi penyimpanan kas harus terpisah dari fungsi akuntansi yaitu
memisahkan dalam hal prosedur pengeluaran kas antara satu bidang usaha
dengan bidang usaha yang lain, hal ini sangat berpengaruh dalam
mengukur kinerja dari masing-masing bidang usaha. Bagian akuntansi
seharusnya membuat catatan tersendiri untuk penerimaan dari fasilitas
pembiayaan, dimana catatan ini berisi tanggal masuk, pengajuan, tanggal
acc, dan tanggal transfer. Dengan catatan ini akan meminimalisasi
terjadinya salah pencatatan untuk meminimalkan timbulnya persepsi
negatif dari auditor.
2. Pemberian nomor urut tercetak pada dokumen pengeluaran kas sehingga
memudahkan pengarsipan dan proses pelacakan kembali. Penulisan
dokumen transaksi secara rangkap, untuk membantu memudahkan
konfirmasi antar data. Pencatatan dalam jurnal pengeluaran kas (atau
dalam metode pencatatan tertent dalam register cek) harus didasarkan
Bukti Kas Keluar (BKK) yang telah mendapat otorisasi dari pejabat yang
berwenang dan yang dilampiri dengan dokumen pendukung yang lengkap.
3. Membuat bagian quality control disarankan untuk dapat mengawasi dan
mengetahui prosedur pengeluaran kas pada perusahaan untuk memperkecil
resiko terjadinya kecurangan. Harus dilakukan pengawasan yang ketat,
597
pemeriksaan, penyesuaian dan pengecekan kembali secara rutin karena
rawan terjadi penyalahgunaan, kecurangan atau pencurian uang kas
perusahaan.
DAFTAR PUSTAKA
Agoes, Sukrisno. 2008. Auditing Pemeriksaan oleh Kantor Akuntan Publik Jilid
satu. Jakarta: Lembaga Penerbit Fakultas Ekonomi Universitas Indonesia.
Agus Mulyanto. 2009. Sistem Informasi Akuntansi Konsep dan Aplikasi. Pustaka
Pelajar. Yogyakarta.
Akmal. 2007. Pemeriksaan Intern (Internal Audit), Cetakan ke dua, Jakarta: PT.
Indeks, kelompok Gramedia.
Arens, Alvin A et al. 2012. Auditing And Assurance Services. Pearson.
Azhar Susanto. 2013. Sistem Informasi Akuntansi. Bandung: Lingga Jaya.
Edhy Sutanta. 2009. Sistem Informasi Manajemen. GRAHA ILMU: Yogyakarta.
Ely Suhayati dan Sri Dewi Anggadini. 2009. Akuntansi Keuangan Universitas
Komputer Indonesia (UNIKOM). Bandung.
Hall, James A. 2009. Accounting Information System. Jakarta: Salemba Empat.
Ikhsan, Arfan & Prianthara, Ida Bagas Teddy. 2008. Sistem Akuntansi, Buku
Satu, Edisi 21, Jakarta: Salemba Empat.
Jogiyanto, HM. 2009. Analisis dan Desain. Yogyakarta: Andi OFFSET.
Jogiyanto. 2010. Analisis dan Desain Sistem Informasi, Edisi IV, Andi Offset.
Yogyakarta.
Kieso, D. E, Weygandt, J. J., & Warfield, T. D. 2011. Intermediate Accounting
Volume I IFRS Edition. United States of America Wiley.
Krismiaji. 2010. Sistem Informasi Akuntansi edisi ketiga. Yogyakarta: Unit
Penerbit dan Percetakan Sekolah Tinngi Ilmu YKPN.
L. M. Samryn. 2011. Pengantar Akuntasi, Penerbit Raja Grafindo Persada.
Jakarta.
Mardi. 2014. Sistem Informasi Akuntansi. Bogor: Ghalia Indonesia.
598
Marshall B Romney & Paull John Steinbart, terjemahan Kikin Sakinah Nursafira
dan Novita Puspari. 2014. Sistem Informasi Akuntansi, Jakarta: Salemba
Empat.
McLeod, Raymond, Jr & Schell, George P. 2008. Sistem Informasi Manajemen,
Edisi 10, Terjemahan oleh Ali Akbar Yulianto dan Afia R. Fitriani,
Salemba Empat, Jakarta.