Embed Size (px)
Citation preview
i
ANALISIS SISTEM INFORMASI EKSPOR DAN IMPOR BARANG
DI PT. CATUR PUTRA LINTASINDO
Disusun Oleh:
Teddy Setiawan 4115002/2015
Dosen Pengampu :
Endang Kurniawan S.Kom., M.M., CEH, CHFI, CIPM.
PRODI SISTEM INFORMASI
FAKULTAS TEKNIK
UNIVERSITAS PESANTREN TINGGI DARUL ‘ULUM JOMBANG
2017
ii
ABSTRAK
Ekspor dan Impor merupakan penggerak roda perekonomian bangsa dan juga
sumber pendapatan negara. Bea cukai sebagai lembaga negara, ditugaskan untuk
mengelola pendapatan negara tersebut. Bea cukai dan jajarannya saat ini masih
mengalami kesulitan dalam penerimaan pelaporan ekspor dan impor dari pabrik
atau perusahaan. Salah satu kebijakan yang dikeluarkan adalah tiap pabrik atau
perusahaan wajib membuat sistem informasi untuk mengetahui informasi mengenai
barang jadi ekspor dan bahan baku impor. Permasalahannya adalah tidak adanya
standarisasi dalam informasi yang wajib dibuat oleh pabrik atau perusahaan.
Penelitian ini membuat perancangan berbasis sistem informasi ekspor & impor
berbasis web yang dapat digunakan oleh semua pabrik atau perusahaan di
Indonesia, khususnya pada PT.Windu Eka. Metode Perancangan yang digunakan
adalah SDLC (System Development Life Cycle) Analisa, Perancangan Prototype
dan Testing. Sistem Informasi ini terdiri dari perangkat lunak berbasis Web dengan
pemograman PHP dan database MySQL yang bertujuan menyediakan informasi
secara online, sehingga laporan semakin mudah diakses dan semakin cepat dibuat
untuk dilaporkan ke pihak Bea Cukai.
Kata Kunci : Ekspor, Impor, Sistem, Informasi
iii
KATA PENGANTAR
Puji dan syukur penulis panjatkan kehadirat Tuhan YME atas limpahan
rahmat dan karunia-Nya kepada penulis, sehingga penulis dapat menyelesaikan
laporan ini dengan lancar. Penulisan laporan ini bertujuan untuk memenuhi salah
satu tugas yang diberikan oleh dosen pengampu matakuliah Sistem Informasi
Eksekutif.
Laporan ini ditulis dari hasil penyusunan data-data sekunder yang penulis
peroleh dari berbagai panduan yang berkaitan dengan perusahaan jasa eksport
import. Tak lupa penyusun ucapkan terima kasih kepada pengajar matakuliah
Sistem Informasi Eksekutif atas bimbingan dan arahan dalam penulisan laporan ini.
Juga kepada rekan-rekan mahasiswa yang telah mendukung sehingga dapat
diselesaikan nya makalah ini.
Penulis harap, dengan membaca laporan ini dapat memberi manfaat bagi
kita semua, dalam hal ini dapat menambah wawasan kita mengenai Sistem
Informasi, khususnya bagi penulis. Memang laporan ini masih jauh dari sempurna,
maka penulis mengharapkan kritik dan saran dari pembaca demi perbaikan menuju
arah yang lebih baik.
Jombang, 07 November 2017
Penulis
iv
DAFTAR ISI
KATA PENGANTAR ......................................................................................... III
DAFTAR ISI ........................................................................................................ IV
BAB 1 PENDAHULUAN ..................................................................................... 1
1.1 Latar Belakang ..................................................................................... 1 1.2 Rumusan Masalah ................................................................................ 2 1.3 Batasan Masalah ................................................................................... 3 1.4 Tujuan dan Manfaat ............................................................................. 3 1.5 Sistematika Penulisan ........................................................................... 3
BAB 2 LANDASAN TEORI ................................................................................ 5
2.1 Definisi Analisis ................................................................................... 5
2.2 Sistem Informasi .................................................................................. 5 2.3 Teknologi Informasi ............................................................................. 6 2.4 Sistem Informasi Eksekutif .................................................................. 7
2.4.1 Pengertian Sistem Informasi Eksekutif ...................................... 7
2.4.2 Komponen Sistem Informasi Eksekutif ...................................... 7 2.4.3 Konsep Dibutuhkan Sistem Informasi Eksekutif Pada
Perusahaan Jasa Ekspor Import ............................................................ 9
BAB 3 PEMBAHASAN ...................................................................................... 11
3.1 Visi Dan Misi PT. Catur Putra Lintasindo ......................................... 11
3.2 Gambaran Umum PT. Catur Putra Lintasindo ................................... 11 3.3 Jenis Pelayanan PT. Catur Putra Lintasindo ...................................... 12
3.4 Covered Area...................................................................................... 12 3.5 Penerapan Teknologi Informasi ......................................................... 13
3.6 Pendekatan Teknologi Informasi dalam Perusahaan Jasa Eksport
Import ........................................................................................................ 15
BAB 4 ANALISIS KINERJA SISTEM ............................................................ 20
4.1 Analisis Sistem ................................................................................... 20 4.1.1 Sistem Berjalan Perusahaan PT. Catur Putra Lintasindo .......... 20
4.1.2 Analisis Sistem Informasi ......................................................... 21 4.2 Pentingnya Divisi TI Dalam Proses Bisnis ........................................ 28 4.3 Peran CIO dalam Perusahaan Forwarding ......................................... 31
4.4 Redress ............................................................................................... 32
BAB 5 PENUTUP ................................................................................................ 35
5.1 Kesimpulan......................................................................................... 35 5.2 Saran ................................................................................................... 36
DAFTAR PUSTAKA .......................................................................................... 37
1
BAB 1
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Dengan berkembangnya teknologi informasi, mengubah manusia dalam
menyelesaikan semua perkerjaannya. Tidak hanya dalam perkerjaannya saja tetapi dalam
segala aspek kehidupan manusia, seperti pada saat pencarian informasi, pengambilan
keputusan, membuat penilaian dan perkiraan untuk perencanaan dan pengendalian atau
analisis pribadi dilakukan dengan mengunakan komputerisasi. Perancangan sistem
informasi memungkinkan pemakai mengakses data dan informasi lingkungan berdasarkan
sub sistem fungsional dan menggantikan teknologi atau sistem penyimpanan data-data
konvensional ke dalam bentuk data-data yang dapat disimpan dalam komputer sehingga
meningkatkan efisiensi dalam pencarian data dan perawatan data. Informasi adalah data
yang diolah menjadi bahan yang lebih berguna dan berarti bagi penerimanya.
Informasi sangat penting untuk mendukung kelangsungan perkembangan,
sehingga terdapat alasan bahwa informasi sangat dibutuhkan bagi suatu perusahaan.
Teknologi dan informasi merupakan dua hal yang tidak dapat di
pisahkan satu sama lain. Perkembangan teknologi yang pesat dalam perkembangan
perangkat keras dan perangkat lunak serta teknologi komunikasi merupakan alternatif bagi
suatu perusahaan untuk menunjang pengolahan data yang baik. Apabila pengolahan data
tidak teratur dan tidak terkoordinasi dengan baik akan mengakibatkan sulitnya mengetahui
data dan informasi secara tepat dan akurat.
Sistem Informasi eksekutif sekarang merupakan salah satu area komputasi bisnis
yang termarak. Sistem Informasi Eksekutif (Executive Information System) atau EIS
merupakan suatu sistem yang khusus dirancang bagi manager pada tingkat perencanaan
2
strategis. EIS adalah penyediaan informasi ke manajer senior. Dalam konteksnya,
komputer diasumsikan terlibat dalam memperoleh dan mengatur informasi (klarifikasi,
analisis dan menyediakan alternatif keputusan). Data berbentuk rekaman dalam jumlah
besar tidak cocok digunakan secara langsung. Dapat juga menjadi tidak berguna akibat
terlalu padat, kurang lengkap atau tidak siap diakses.
Dengan ini sistem informasi ekspor dan impor barang di PT Catur Putra
Lintasindo masih mengalami permasalahan yaitu proses pengolahan data ekspor dan impor
barang masih dilakukan secara manual berupa pencatatan, sehingga kurang baik apabila
terjadi kesalahan dalam pencatatan di kemudian hari, dan proses pencarian data pun
memerlukan waktu yang cukup lama dalam pengolahan data ekspor dan impor barang,
dan juga dalam penyimpanan datanya masih berbentuk dokumen/arsip serta dalam
menerima laporan seringkali terlambat. Upaya tersebut dapat dilakukan dengan berbagai
alternatif salah satunya dengan mengubah sistem manual ke sistem baru yaitu dengan
menggunakan alat bantu komputer.
Dengan adanya perusahaan yang bergerak dalam bidang jasa export import, dapat
membantu konsumen dalam memenuhi kebutuhannya sehari-hari. Sehingga dengan jasa
yang di tawarkan kepada konsumen tersebut dapat memberikan efek dan manfaat positif
bagi konsumen tersebut. Oleh karena itu, dibutuhkan suatu sistem informasi eksekutif
untuk dapat membantu para eksekutif khususnya dalam bidang jasa dalam pengambilan
suatu keputusan. Sehingga, dengan adanya sistem pendukung tersebut akan dapat
memberikan pelayanan sesuai dengan apa yang diharapkan konsumen.
1.2 Rumusan Masalah
Berdasarkan uraian latar belakang tersebut, maka dapat diambil rumusan masalah
sebagai berikut :
3
1. Bagaimana cara kerja sistem informasi ekspor impor barang pada PT Catur Putra
Lintasindo ?
2. Bagaimana alur Sistem Informasi Eksekutif (SIE) pada PT Catur Putra Lintasindo ?
1.3 Batasan Masalah
1. Analisis Sistem Informasi Eksekutif (SIE) pada Perusahaan PT Catur Putra Lintasindo.
2. Mengetahui proses dan alur Sistem Informasi Eksekutif (SIE) pada Perusahaan PT
Catur Putra Lintasindo.
1.4 Tujuan dan Manfaat
Tujuan dan manfaat menganalisis sistem informasi ekspor dan impor barang di
PT. Catur Putra Lintasindo sebagai berikut :
1. Memahami penerapan Teknologi Informasi pada PT Catur Putra Lintasindo.
2. Memahami Pendekatan Teknologi Informasi dengan Measurement, Experimentation,
Sharing, dan Replication.
3. Memahami Peranan Teknologi Informasi Dalam Manajemen Strategik Pada
Perusahaan Export dan Import
4. Memahami pentingnya Divisi TI dalam Proses Bisnis.
5. Memahami peranan CIO dalam perusahaan PT Catur Putra Lintasindo.
1.5 Sistematika Penulisan
BAB 1 PENDAHULUAN
Merupakan bab pembuka yang berisi tentang Latar Belakang, Rumusan
Masalah, Tujuan dan Manfaat, Batasan Masalah dan Sistematika Penulisan.
BAB 2 LANDASAN TEORI
4
Bab dua ini mencantumkan teori-teori yang berhubungan tentang
permasalahan yang akan dianalisis. Teori-teori tersebut adalah Teknologi Informasi,
Sistem Informasi Eksekutif dan Perusahaan Jasa eksport Emport.
BAB 3 PEMBAHASAN
Bab tiga ini menerangkan tentang penerapan dan pendekatan TI dalam
perusahaan jasa eksport import.
BAB 4 ANALISA KINERJA SISTEM PERUSAHAAN
Bab empat ini menjelaskan tentang analisis penerapan SIE dalam sebuah
perusahaan jasa eksport import.
BAB 5 PENUTUP
Pada bab lima ini berisi tentang kesimpulan dari Bab I sampai Bab IV dan
saran-saran.
5
BAB 2
LANDASAN TEORI
2.1 Definisi Analisis
Analisis sistem adalah teknik pemecahan masalah yang menguraikan bagian-
bagian komponen dengan mempelajari seberapa bagus bagian komponen tersebut bekerja
dan berinteraksi untuk mencapai tujuan yang dihasilkan. Analisis sistem merupakan
tahapan paling awal pengembangan sistem informasi yang akan di hasilkan naninya,
tahapan ini sangat penting karena menentukan bentuk sistem yang harus di bentuk, maka
dari itu tahapan ini bisa merupakan tahapan yang nudah jika klien sangat faham dengan
masalah yang di hadapi dalam orgnisasinya dan tahu betul tentang fungsionalitas dari
sistem informasi yang akan di buat, dan apabila tertutup pada pihak luar maka tahap ini
akn menjadi tahapan yang paling sulit (Fatta, 2007).
2.2 Sistem Informasi
Sistem informasi adalah suatu sistem didalam suatu organisasi yang mempertemukan
kebutuhan pengolahan transaksi harian yang mendukung fungsi operasi organisasi yang
bersifat manajerial (Yuliawan, Sunarto, & Soebijono, 2013).
Definisi di atas dapat disimpulkan bahwa sistem informasi adalah sekumpulan
komponen yang saling berhubungan, mengumpulkan, memproses, menyimpan, dan
mendistribusikan informasi untuk menunjang pengambilan keputusan dan pengawasan
dalam suatu organisasi (Yuliawan, Sunarto, & Soebijono, 2013).
6
2.3 Teknologi Informasi
Apa sebenarnya yang dimaksud dengan teknologi informasi? Apakah teknologi
informasi itu identik dengan komputer? Pertanyaan ini sering diutarakan dan untuk
menjawabnya diperlukan pemahaman mengenai teknologi informasi itu sendiri.
Teknologi informasi (Information Technology) biasa disingkat TI, IT atau
infotech. DalamOxford English Dictionary (OED2) edisi ke-2 mendefenisikan teknologi
informasi adalah hardware dan software, dan bisa termasuk di dalamnya jaringan dan
telekomunikasi yang biasanya dalam konteks bisnis atauusaha. Teknologi informasi adalah
seperangkat alat yang membantu anda bekerja dengan informasi dan melakukan tugas-
tugas yang berhubungan dengan pemrosesan informasi (Haag & Keen, 1996). Teknologi
informasi tidak hanya terbatas pada teknologi komputer (perangkat keras dan perangkat
lunak) yang akan digunakan untuk memproses dan menyimpan informasi, melainkan juga
mencakup teknologi komunikasi untuk mengirim informasi (Martin, 1999). Teknologi
informasi adalah teknologi yang menggabungkan komputasi (komputer) dengan jalur
komunikasi kecepatan tinggi yang membawa data, suara, dan video (Williams & Sawyer,
2003).
Dari defenisi di atas, nampak bahwa teknologi informasi tidak hanya terbatas pada
teknologi komputer, tetapi juga termasuk teknologi telekomunikasi. Dengan kata lain
bahwa teknologi informasi merupakan hasil konvergensi antara teknologi komputer dan
teknologi telekomunikasi.
Teknologi komputer merupakan teknologi yang berhubungan dengan perangkat
komputer seperti printer, pembaca sidik jari, CD-ROM, Prosesor, disk, dan lain-lain.
Komputer merupakan mesin serbaguna yang dapat digunakan untuk keperluan pengolahan
data apa saja menjadi informasi yang berguna. Hal ini dimungkinkan karena komputer
dapat dikendalikan oleh program yang terdiri atassederetan instruksi. Komputer akan
7
bertindak sesuai instruksi yang diterimanya dari program. Dengan kata lain komputer akan
bertindak sesuai keinginan pembuat program.
Teknologi komunikasi atau telekomunikasi merupakan teknologi komunikasi
jarak jauh. Termasuk teknologi telekomunikasi yang kita gunakan sehari-hari adalah
telepon, televisi, radio, handy-talky, handphone. Dikatakan sebelumnya bahwa teknologi
informasi merupakan konvergensi antara teknologi komputer dan teknologi
telekomunikasi, saat ini teknologi telekomunikasi yang disebutkan di atas telah dapat
digunakan untuk menghubungkan sejumlah komputer. Sehingga beberapa komputer dapat
berkomunikasi satu sama lain dengan mudah. Inilah makna dari kata “konvergensi” diatas.
2.4 Sistem Informasi Eksekutif
2.4.1 Pengertian Sistem Informasi Eksekutif
Sistem Informasi Eksekutif (Executive Information System – EIS) merupakan suatu
sistem yang menyediakan informasi bagi eksekutif mengenai kinerja keseluruhan
perusahaan. Informasi dapat diambil dengan mudah dan dalam berbagai tingkat rincian
(McLeod Jr, 1998).
Sistem Informasi Eksekutif (Executive Information System - EIS) Merupakan suatu
alat (tool) yang dapat menghasilkan suatu sistem pelaporan yang tertinggi dalam suatu
perusahaan. Yang dilakukan oleh perangkat EIS adalah melakukan penarikan data (data
extraction) dan mensarikannya (data summarizing) dari suatu sumber data tertentu atau
database yang ada dibawahnya (Eko, 2000) .
2.4.2 Komponen Sistem Informasi Eksekutif
A. Hardware (Perangkat Keras)
Ketika membicarakan tentang perangkat keras untuk satu lingkungan EIS, kita harus
memfokuskan pada perangkat keras yang dibutuhkan pertemuan eksekutif. Eksekutif harus
diletakkan yang pertama dan kebuthan eksekutif harus didefinisikan sebelum perangkat
8
keras dapat terpilih. Perangkat keras komputer dasar diperlukan untuk suatu EIS meliputi
empat komponen:
- Input Device / alat masukan : Alat ini mengijinkan eksekutif untuk memasuki,
verifikasi, dan perbaharui data dengan seketika.
- Central Processing Unit : Adalah pusat komponen karena ini dapat mengontrol
komponen mesin komputer yang lain.
- File Penyimpanan Data : Eksekutif dapat mempergunakan ini secara terpisah untuk
menyimpan keterangan bisnis, dan bagian ini juga dapat membantu eksekutif
mencari keterangan informasi bisnis historis dengan mudah.
- Output Device / alat keluaran : Eksekutif dapat menggunkan alat ini untuk membaca
rekaman visual dan sistem ini memerlukan dukungan dan hardware komputer yang
tidak begitu mahal. Alat ini juga dapat meningkatkan akses dari keterangan EIS untuk
banyak pengguna yang lain dengan suatu perusahaan.
B. Software (Perangkat Lunak)
Memilih perangkat lunak penting untuk mendesain satu EIS yang efektif. Oleh sebab
itu, komponen perangkat lunak dan bagaimana cara mengintegrasikan data ke dalam suatu
sistem sangatlah penting. Perangkat lunak dasar yang diperlukan untuk satu EIS meliputi
empat komponen:
1. Teks yang mendasari perangkat lunak. Bentuk paling umum dari teks dapat di
dokumentasikan.
2. Database : Database heterogen bercokol pada satu jangkauan spesifik Vendor dan
platform komputer membuka akses eksekutif bagi Eksekutif.
3. Dasar grafis : Grafis dapat mengarahkan volume dari teks dan statistik ke dalam
keterangan visual untuk Eksekutif. Jenis grafis yang khas adalah: bagan gugus berkala,
9
diagram, peta, grafis gerak, bagan urutan, dan perbandingan mengorientasi graf (bagan
balok).
4. Dasar model : EIS memodelkan data yang mengandung data statistik rutin dan khusus,
keuangan, dan analisa kuantitatif lain.
2.4.3 Konsep Dibutuhkan Sistem Informasi Eksekutif Pada Perusahaan Jasa
Ekspor Import
Konsep mengapa diperlukan sistem informasi eksekutif pada perusahaan bidang
jasa adalah sebagai berikut sesuai dengan keperluan :
1. Eksternal
- Meningkatkan persaingan perusahaan dalam bidang jasa
- Dengan cepat mengantisipasi perubahan lingkungan
- Kebutuhan untuk menjadikan lebih proaktif
- Kebutuhan untuk mengakses database external
- Meningkatkan regulasi pemerintah
Seorang eksekutif membutuhkan informasi secara external untuk mengambil
keputusan. Eksekutif perlu memahami situasi yang berkembang di luar organisasi dalam
menentukan langkah-langkah yang akan diambil dalam membuat keputusan. Dalam
perusahaan biasanya komputer dihubungkan dengan mainframe. Komputer ini berfungsi
sebagai executive workstation. Database eksekutif disimpan dalam piranti keras umumnya
disebut harddisk yang berisi data dan informasi yang telah diproses sebelumnya oleh
komputer perusahaan. Sistem ini memungkinkan juga pemakai menggunakan e-mail dan
mengakses data dan informasi lingkungan. Contohnya dengan adanya perubahan peraturan
pemerintah yang berlaku yang mana peraturan sebelumnya masih dilaksanakan dalam
suatu organisasi, tentunya akan memberikan dampak buruk pada organisasi .
2. Internal
10
- Kebutuhan informasi yang tepat
- Kebutuhan perbagikan komunikasi
- Kebutuhan mengakses data operasional
- Kebutuhan meng-update status pada aktifitas yang berbeda
- Kebutuhan untuk meningkatkan keefektifan
- Kebutuhan untuk mengenal data historis
- Kebutuhan untuk mengakses data perusahaan
- Kebutuhan untuk informasi yang lebih akurat
Dengan informasi internal yang diperoleh dari data manjerial organisasi, eksekutif
sangat membutuhkan dalam menentukan kebijaksanaan. Bagaimana jadinya seorang
eksekutif dalam mengambil keputusan apabila tidak mengetahui keadaan internal
organisasi yang dipimpinnya. Misalkan dari data keuangan perusahaan tidak
memungkinkan adanya penambahan peralatan yang mestinya dibutuhkan oleh organisasi
tersebut yang mana eksekutif harus meminta data dari bagian manajerial keuangan dalam
membuat keputusan.
11
BAB 3
PEMBAHASAN
3.1 Visi Dan Misi PT. Catur Putra Lintasindo
Dalam sebuah perusahaan pada umumnya memiliki suatu visi dan misi yang
bertujuan untuk meningkatkan kualitas pelayanan. Berikut Visi dan Misi PT. Catur Putra
Lintasindo:
A. Visi
Menjadi sebuah perusahaan jasa pengiriman dan cargo yang unggul dan tangguh
dengan mengedepankan profesionalisme kerja.
B. Misi
• Membangun hubungan kemitraan jangka panjang dengan partner bisnis kami
berlandaskan saling percaya dan menguntungkan.
• Menciptakan suasana kerja yang kondusif untuk lebih menumbuhkan Team Work
yang lebih solid.
3.2 Gambaran Umum PT. Catur Putra Lintasindo
PT. Catur Putra Lintasindo (CPL Cargo-Logistik) adalah dalah sebuah perusahaan
swasta nasional yang didirikan atas dasar kebutuhan dari dunia industri dan perdagangan
akan kebutuhan pengiriman barang, distribusi cargo, milik para pelaku industri dan
perdagangan serta perorangan atau badan usaha .
Didirikan pada tahun 2014, Dengan Akta Notaris No.11 Ming Maryani, SH, PT.
CPL CARGO – LOGISTIK yang memiliki motto “Transport & Delivery Solution” turut
berperan aktif untuk memberikan kontribusi positif dalam dunia jasa pengiriman, CARGO
dan distribusi di Indonesia.
12
Dengan memenuhi kriteria services dan layanan pada jasa pengiriman dan
distribusi yang sesuai dengan kebutuhan pengguna jasa pengiriman, sehingga dapat
memberikan manfaat , value dan nilai tambah bagi para pengguna jasa itu sendiri.
3.3 Jenis Pelayanan PT. Catur Putra Lintasindo
1) Cargo Pengiriman Udara (Air Cargo Services)
- Cargo udara Reguler
- Cargo Udara Express
2) Cargo Pengiriman Darat (Land Cargo Services)
- Cargo darat Reguler
- Cargo darat Express
- Trucking
- Moving – relocation
3) Cargo Pengiriman Laut (Sea cargo Sevices)
- Cargo laut Reguler
- Cargo laut Express (KM Cepat)
- Full Container Load (FCL)
- Less Container Load (LCL)
3.4 Covered Area
1. Pulau Sumatera ; Aceh, Medan, Padang, Pekan Baru, Jambi, Bengkulu,
Palembang, Bandar Lampung.
2. Kepulauan Riau dan sekitar nya ; Batam, Tanjung Pinang, Bangka-belitung.
3. Pulau Jawa ; Banten, DKI Jakarta, Jawa Tengah, Jawa Barat, Jawa Timur.
4. Bali, Mataram, Lombok, Kupang.
13
5. Pulau Kalimantan ; Kalimantan Selatan, Kalimantan Barat, Kalimantan
Tengah, Kalimantan Utara, Kalimantan Timur.
6. Pulau Sulawesi, Makassar, Manado, Bitung, Kendari, Palu, Gorontalo dll.
7. Ambon, Ternate, Papua, Irian Jaya.
3.5 Penerapan Teknologi Informasi
Dilihat dari sisi bisnis dan manajerial, terutama dalam kaitannya dengan manajemen
supply chain, ada empat peranan yang diharapkan oleh perusahaan dari implementasi
efektif sebuah teknologi informasi, yaitu :
1. Minimalis Resiko
Setiap bisnis memiliki risiko , terutama berkaitan dengan factor faktor keuangan.
Pada umumnya risiko berasal dari ketidakpastian dalam berbagai hal dan aspek-aspek
eksternal lain yang berada diluar control perusahaan. Saat ini berbagai jenis aplikasi telah
tersedia untuk mengurangi risiko-risiko yang kerap dihadapi oleh bisnis seperti
forecasting, financial advisory, planning expert dan lain-lain. Kehadiran teknologi
informasi selain harus mampu membantu perusahaan mengurangi risiko bisnis yang ada,
perlu pula menjadi sarana untuk membantu manajemen dalam mengelola risiko yang
dihadapi.
2. Manajemen Biaya
Peranan teknologi informasi sebagai katalisator dalam berbagai usaha pengurangan
biaya-biaya operasional perusahaan pada akhirnya akan berpengaruh terhadap
profitabilitas perusahaan. Sehubungan dengan hal tersebut biasanya ada empat cara yang
ditawarkan teknologi informasi untuk mengurangi biaya-biaya kegiatan operasional yaitu:
• Eleminasi proses. Implementasi berbagai komponen teknologi informasi akan mampu
menghilangkan atau mengeliminasi proses-proses yang dirasa tidak perlu. Contoh call
14
center untuk menggantikan fungsi layanan pelanggan dalam menghadapi keluhan
pelanggan.
• Simplifikasi proses. Berbagai proses yang panjang dan berbelit-belit (birokratis)
biasanya dapat disederhanakan dengan mengimplementasikan berbagai komponen
teknologi informasi. Contoh order dapat dilakukan melalui situs perusahaan tanpa
perlu datang ke bagian pelayanan order.
• Integrasi proses. Teknologi informasi juga mampu melakukan pengintegrasian
beberapa proses menjadi satu sehingga terasa lebih cepat dan praktis (secara langsung
akan meningkatkan kepuasan pelanggan juga).
• Otomatisasi proses. Mengubah proses manual menjadi otomatis merupakan tawaran
klasik dari teknologi informasi. Contoh scanner untuk menggantikan fungsi mata
manusia dalam meletakan dan mencari barang digudang.
3. Nilai Tambah
Peranan selanjutnya dari teknologi informasi adalah untuk menciptakan nilai bagi
pelanggan perusahaan. Tujuan akhir dari penciptaan value tidak sekedar untuk memuaskan
pelanggan, tetapi lebih jauh lagi untuk menciptakan loyalitas sehingga pelanggan tersebut
bersedia selalu menjadi konsumennya untuk jangka panjang.
4. Create new reality
Perkembangan teknologi informasi terakhir yang ditandai dengan pesatnya
teknologi internet telah mampu menciptakan suatu arena bersaing baru bagi perusahaan,
yaitu di dunia maya. Berbagai konsep e-business semacan e-commerce, eprocurement e-
customer, e-loyalty, dan lain-lainnya pada dasarnya merupakan cara pandang baru dalam
menanggapi mekanisme bisnis di era globalisasi informasi.
15
3.6 Pendekatan Teknologi Informasi dalam Perusahaan Jasa Eksport Import
Teknologi informasi dapat dimanfaatkan untuk memaksimalkan, efisiensikan seluruh
inovasi dan biaya operasional rutin secara keseluruhan, dengan tetap mengacu kepada
pendekatan dalam mengukur (measurement), melakukan uji coba (experimentation),
berbagi (sharing) dan mereplikasi (replication) proses bisnis. Keempat hal tersebut,
mempunyai peran yang penting satu sama lainnya untuk meningkatkan value added
pemanfaatna IT sebagai penunjang dan kemudahan bisnis.
1. Measurement
Pengukuran (measurement) merupakan suatu kegiatan untuk membandingkan suatu
hal dengan satuan ukuran tertentu sehingga sifatnya menjadi kuantitatif, Serta memiliki
standat yang sesuai dengan objek yang akan diukur. Didalam dunia pendidikan pengukuran
memiliki pengertian bahwa suatu proses yang mendeskripsikan performa siswa dengan
menggunakan suatu skala kuantitatif (sistem angka) sedemikian rupa sehingga sifat
kualitatif dari performa siswa tersebut dinyatakan dengan angka-angka.
Cangelosi (1995: 21) Measurement atau pengukuran adalah proses pengumpulan data
melalui pengamatan empiris yang digunakan untuk mengumpulkan informasi yang relevan
dengan tujuan yang telah ditentukan. Dengan membaca atau mengamati apa saja yang
dilakukan siswa, mengamati kinerja mereka, mendengar apa yang mereka katakan, dan
menggunakan indera mereka seperti melihat, mendengar, menyentuh, mencium, dan
merasakan.
Tujuan dilakukannya Measurement :
1) Untuk Memahami apa yang terjadi di perusahaan saat ini.
2) Penggunaan angka atau skala tertentu.
16
3) Menurut suatu aturan atau formula tertentu. Pengukuran merupakan pemberian
angka terhadap suatu atribut atau karakter tertentu yang dimiliki oleh seseorang,
atau suatu obyek tertentu yang mengacu pada aturan dan formulasi yang jelas.
4) Evaluasi kebutuhan untuk melakukan perubahan.
5) Evaluasi impact untuk melakukan perubahan.
6) Memperbaiki kondisi out of control.
7) Merencanakan untuk menemukan harapan Pelanggan.
8) Memutuskan kapan tanggung jawab perlu ditingkatkan.
9) Menetapkan kapan memberikan training.
10) Memberikan jadwal yang realistik.
2. Experimentation
Perusahaan terkadang membutuhkan percobaan langsung ke pelanggan terkait dengan
fitur-fitur produk atau jasa yang akan diuncurkan. Teknologi informasi memberikan
kemudahan untuk melakukan hal ini. Bisa dikatakan tahapan ini merupakan langkah
berikutnya setelah dilakukan pengukuran. Uji Coba (Experimentation). Berbagai
kemudahan yang diperoleh dari menggunakan IT yakni perusahaan dapat melakukan
simulasi sebuah hubungan sebab akibat (causality) yang tidak bisa ditemukan dengan
hanya melakukan pengukuran dan observasi murni. Hal ini berguna bagi perusahaan
sehingga dapat memiliki pendugaan seluruh hal yang harus segera ditindaklanjuti guna
meningkatkan kualitas bisnis perusahaan tersebut.
Tujuan experimentation adalah untuk meneliti pengaruh dari suatu perlakuan tertentu
terhadap gejala suatu kelompok tertentu dibanding dengan kelompok lain yang
menggunakan perlakuan yang berbeda. Misalnya, suatu eksperimen dalam bidang
perusahaan dimaksudkan untuk menilai membuktikankualitas dari perusahan satu dengan
lain nya.. Selanjutnya, tindakan di dalam eksperimen disebut treatment, dan diartikan
17
sebagai semua tindakan, semua variasi atau pemberian kondisi yang akan dinilai/ diketahui
pengaruhnya. Sedangkan yang dimaksud dengan menilai tidak terbatas pada mengukur
atau melakukan deskripsi atas pengaruh treatment yang dicobakan tetapi juga ingin
menguji sampai seberapa besar tingkat signifikansinya (kebermaknaan atau berarti
tidaknya) pengaruh tersebut jika dibandingkan dengan kelompok yang sama tetapi diberi
perlakuan yang berbeda.
3. Sharing
Berbagi (Sharing). Melalui IT Perusahaan dapat berbagi data pencapain bisnis,serta
hambatan yang terjadi hal ini pada akhirnya akan mendorong Inovasi bisnis yang
dibutuhkan dalam berbagi lini perusahaan agar lebih efektif dan efisien dalam menjalankan
aktifitasnya. Internet dan teknologi informasi telah memudahkan seluruh kativitas bisnis
tanpa harus bertemu untuk melakukan transaksinya. Terkadang hanya inovasi-inovasi
besar yang diumumkan di muka publik, akibatnya inovasi sederhana tanpa sadar tertutup.
Teknologi informasi membuat masyarakat dapat melihat nilai-nilai inovasi mulai dari yang
paling sederhana sampai inovasi yang memiliki nilai komersil tinggi. Inovasi sederhana
belum tentu akan memberikan dampak sederhana juga untuk kelangsungan perusahaan,
terkadang inovasi kecil pada tata cara kerja akan memberikan benefit tinggi.
4. Replication
Teknologi informasi akan tinggi nilai gunanya jika sesuai dengan alur sistem
perusahaan. Perusahaan yang mampu menerapkan teknologi informasi yang sesuai, tentu
saja dapat meningkatkan kinerja mereka. Tidak semua lini bisnis perusahaan berbeda
nyata, sehingga dimungkinkan terjadi sharing informasi antar perusahaan.
Dua perusahaan yang karakteristiknya mirip dapat saling meniru teknologi informasi.
Metode-metode di atas memberikan pemahaman bahwa teknologi informasi dapat
18
digunakan melalui banyak cara, tidak hanya keempat cara tersebut, berikut beberapa
contoh lainnya:
1) Aliansi Strategis Aliansi dua perusahaan atau lebih dalam menghasilkan suatu
produk bukan hanya bisa meringankan beban anggaran dan mempersingkat waktu,
tetapi juga mempercepat proses produksi. Praktek aliansi akan memberikan efek
positif pada produk yang dihasikan, produk tetap inovatif, dan diharapkan mampu
meraih perhatian khalayak.
Aliansi membantu perusahaan untuk mentransformasikan operasinya dan
memperoleh akses pada berbagai sumber-sumber baru teknologi, pasar dan
wawasan yang mungkin sulit dipelajari sendiri. Berbagai bentuk aliansi seperti
penggabungan (merger), peleburan (consolidation), dan pengambilalihan
(acquisition) menjadi pilihan strategis untuk memperkuat kinerja perusahaan. Ada
beberapa alasan utama yang menjadi motivasi aliansi strategis. Alasan - alasan
tersebut adalah sebagai berikut :
a) Untuk meningkatkan dalam pemasaran global. Contohnya ketika perusahaan
mobil Ford beraliansi dengan Mazda Motor Corp. untuk meraih pangsa pasar
Asia. 9
b) Nilai tambah atau perluasan pada lini produk perusahaan.
c) Perluasan distribusi dan menyediakan akses pada material.
d) Untuk mengatasi mahalnya biaya research and development, yang merupakan
beban bagi perusahaan untuk melakukan terobosan-terobosan baru.
e) Mengembangkan dan meningkatkan operasi, fasilitas dan proses serta
menyediakan akses pada kapabilitas, pengetahuan baru, dan teknologi baru.
f) Menurunkan resiko dan mengatasi ancaman-ancaman dalam persaingan.
g) Untuk mempercepat inovasi dan pengenalan produk baru.
19
h) Untuk mengatasi integrasi beberapa teknologi.
i) Untuk meningkatkan kemampuan perusahaan dalam mempertahankan
posisinya.
j) Untuk mewujudkan pemenuhan kebutuhan selera konsumen yang beragam
sehingga perusahaan akan semakin dekat dengan konsumennya.
2) Research and Development secara annual Sistem perusahaan mungkin tidak akan
berubah secara drastis dalam jangka waktu panjang, namun dibutuhkan
penyesuaian secara berkala untuk menghadapi gejolak pasar dalam jangka
pendek.Perusahaan wajib terus mengembangkan teknologi informasi yang telah
diterapkan untuk mengimbangi perubahan ini.
3) Konsultasi Sistem Bisnis Pada prinsipnya, konsultasi wajib dilakukan oleh seluruh
bagian perusahaan, namun khusus untuk teknologi informasi, konsultasi dilakukan
dengan melibatkan banyak pihak. Sistem yang terintegrasi menuntut kerjasama
seluruh pelaku bisnis, dan harus diperkuat dengan peranan akademisi untuk
menentukan inovasi terkini terkait sistem tersebut.
4) Pengontrolan Sistem down and up Sistem yang baik wajib mengolah data yang
benar dengan proses yang benar juga, sehingga didapatkan informasi yang sebenar-
benarnya. Pengontrolan sistem berfungsi untuk mencegah terjadinya pemasukan
data yang salah. Pengontrolan dilakukan pada seluruh proses, baik itu sebelum
sistem digunakan, atau setelah sistem dipakai.
20
BAB 4
ANALISIS KINERJA SISTEM
4.1 Analisis Sistem
Analisis sistem dilakukan untuk mengetahui keadaan sistem yang sedang berjalan
saat ini, untuk mengatahui keadaan sistem yang sebenarnya, maka dilakukan pencarian
bentuk sistem informasi melalui web milik PT. Catur Putra Lintasindo.
4.1.1 Sistem Berjalan Perusahaan PT. Catur Putra Lintasindo
Alur sistem Ekspor pada PT. Catur Putra Lintasindo adalah sebagai berikut :
1. Eksportir mengirimkan "Shipping Instruction" (SI) kepada pelayaran [meminta
/ booking space kapal / container kosong].
2. Shipping memberikan "Booking Confirmation", berisi konfirmasi ketersediaan
container, space kapal yang sesuai tujuan, dan tempat yang ditunjuk untuk
pengambilan container (depo container).
3. Eksportir menghubungi perusahaan angkutan/ trucking (menyewa truck)
4. Perusahaan / trucking melakukan pengambilan container kosong di depo
dengan berbekal "Booking Confirmation" dari eksportir yang dibuat oleh
shipping.
5. Container kosong diangkut ke pabrik untuk pemuatan barang ekspor (stuffing).
6. Selama stuffing, eksportir membuat "Commercial Invoice", "Packing list" dan
Pemberitahuan Ekspor Barang (PEB) ke Bea Cukai.
7. Bea cukai memberikan perstujuan ekspor "Nota Pelayanan Ekspor" (NPE).
8. Berbekal NPE, barang / container diangkut dan masuk ke pelabuhan.
9. Container naik ke kapal dan berangkat ke pelabuhan tujuan luar negeri.
21
10. Setelah kapal berangkat, Shipping menerbitkan "Bill of Lading" dokumen
angkutan/ biaya kapal.
11. Dokumen ekspor yang meliputi a.Commercial Invoice, b.Packing List, c.B/L
dari shipping dikirim oleh eksportir ke pembeli di luar negeri.
12. Dengan dokumen yang diterima dari eksportir, pembeli di luar negeri dapat
mengambil barangnya/ container ke pelabuhan tujuan/ bongkar.
4.1.2 Analisis Sistem Informasi
Informasi dapat diibaratkan sebagai darah yang mengalir di dalam tubuh manusia,
seperti halnya informasi di dalam sebuah perusahaan yang sangat penting untuk
mendukung kelangsungan perkembangannya, sehingga terdapat alasan bahwa informasi
sangat dibutuhkan bagi sebuah perusahaan. Akibat bila kurang mendapatkan informasi,
dalam waktu tertentu perusahaan akan mengalami ketidakmampuan mengontrol sumber
daya, sehingga dalam mengambil keputusan-keputusan strategis sangat terganggu, yang
pada akhirnya akan mengalami kekalahan dalam bersaing dengan lingkungan pesaingnya.
Disamping itu, sistem informasi yang dimiliki seringkali tidak dapat bekerja dengan
baik. Masalah utamanya adalah bahwa sistem informasi tersebut terlalu banyak informasi
yang tidak bermanfaat atau berarti (sistem terlalu banyak data). Memahami konsep dasar
informasi adalah sangat penting (vital) dalam mendesain sebuah sistem informasi yang
efektif (effective business system). Menyiapkan langkah atau metode dalam menyediakan
informasi yang berkualitas adalah tujuan dalam mendesain sistem baru.
Konsep Dasar Informasi Terdapat beberapa definisi, antara lain :
a. Data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang
menerimanya.
b. Sesuatu yang nyata atau setengah nyata yang dapat mengurangi derajat ketidakpastian
tentang suatu keadaan atau kejadian. Sebagai contoh, informasi yang menyatakan
22
bahwa nilai rupiah akan naik, akan mengurangi ketidakpastian mengenai jadi tidaknya
sebuah investasi akan dilakukan.
c. Data organized to help choose some current or future action or nonaction to fullfill
company goals (the choice is called business decision making). Siklus Informasi Untuk
memperoleh informasi yang bermanfaat bagi penerimanya, perlu untuk dijelaskan
bagaimana siklus yang terjadi atau dibutuhkan dalam menghasilkan informasi.
Pertama-tama data dimasukkan ke dalam model yang umumnya memiliki urutan
proses tertentu dan pasti, setelah diproses akan dihasilkan informasi tertentu yang
bermanfaat bagi penerima (level management) sebagai dasar dalam membuat suatu
keputusan atau melakukan tindakan tertentu, Dari keputusan atau tindakan tersebut akan
menghasilkan atau diperoleh kejadian-kejadian tertentu yang akan digunakan kembali
sebagai data yang nantinya akan dimasukkan ke dalam model (proses), begitu seterusnya.
Dengan demikian akan membentuk suatu siklus informasi (information cycle)atau siklus
pengolahan data (data processing cycles), seperti gambar berikut :
Gambar 4.1 siklus pengolahan data (data processing cycles)
23
Kualitas Informasi (quality of information) sangat dipengaruhi atau ditentukan
oleh beberapa hal, yaitu :
1. Relevan (relevancy) Berarti informasi harus memberikan manfaat bagi pemakainya.
Relevansi informasi untuk tiap-tiap orang satu dengan yang lainnya berbeda. Misalnya
informasi mengenai sebab-musabab kerusakan mesin produksi kepada akuntan
perusahaan adalah kurang relevan dan akan lebih relevan bila ditujukan kepada ahli
teknik perusahaan * How is the message used for problem solving (decision masking)?
2. Akurat (accuracy) Informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan dan tidak bias atau
menyesatkan, dan harus jelas mencerminkan maksudnya. Ketidakakuratan dapat
terjadi karena sumber informasi (data) mengalami gangguan atau kesengajaan
sehingga merusak atau merubah data-data asli tersebut. Komponen akurat : -
Completeness ; Are necessary message items present ? Berarti informasi yang
dihasilkan atau dibutuhkan harus memiliki kelengkapan yang baik, karena bila
informasi yang dihasilkan sebagian-sebagian tentunya akan mempengaruhi dalam
pengambilan keputusan atau menentukan tindakan secara keseluruhan, sehingga akan
berpengaruh terhadap kemampuannya untuk mengontrol atau memecahkan suatu
masalah dengan baik. - Correctness ; Are message items correct ? - Security ; Did the
message reach all or only the intended systems users ?
3. Tepat waktu (timeliness) Informasi yang dihasilkan atau dibutuhkan tidak boleh
terlambat (usang). Informasi yang usang tidak mempunyai nilai yang baik, sehingga
kalau digunakan sebagai dasar dalam pengambilan keputusan akan berakibat fatal atau
kesalahan dalam keputusan dan tindakan. Kondisi demikian menyebabkan mahalnya
nilai suatu informasi, sehingga kecepatan untuk mendapatkan, mengolah dan
mengirimkannya memerlukan teknologi-teknologi terbaru.
24
4. Ekonomis (Economy) * What level of resources is needed to move information
through the problem-solving cycle ?
5. Efisien (Efficiency) * What level of resources is required for each unit of information
output ?
6. Dapat dipercaya (Reliability) Pengolahan Data Adalah masa atau waktu yang
digunakan untuk mendeskripsikan perubahan bentuk data menjadi informasi yang
memiliki keguanaan (data processing is the term used to describe changes performed
on data to produce purposeful information).
Operasi yang dilakukan dalam pengolahan data :
1) Data input
• Recording transaction data ke sebuah pengolahan data medium.
• Coding transaction data ke dalam bentuk lain
• Storing data or information untuk pengambilan keputusan (potential information
for future).
2) Data transformation
• Calculating, operasi aritmatik terhadap data field.
• Summarizing, proses akumulasi beberapa data.
• Classifying data group-group tertentu :
- Categorizing data kedalam group berdasar karakteristrik tertentu
- Merging untuk dua atau lebih set data berdasar kriteria tertentu.
- Matching data berdasar keinginan pengguna terhadap group data.
3) Information output
• Displaying result, menampilkan informasi yang dibutuhkan pemakai melalui
monitor atau cetakan.
25
• Reproducing, penyimpanan data yang digunakan untuk pemakai lain yang
membutuhkan.
• Telecommunicating, penyimpanan data secara elektronik melalui saluran
komunikasi.
Gambar Proses Utama dan Fungsi Pengolahan Data Sistem Informasi Dapat
didefinisikan sebagai
a. Suatu sistem yang dibuat oleh manusia yang terdiri dari komponen-komponen dalam
organisasi untuk mencapai suatu tujuan yaitu menyajikan informasi.
b. Sekumpulan prosedur organisasi yang pada saat dilaksanakan akan memberikan
informasi bagi pengambil keputusan dan/atau untuk mengendalikan organisasi.
c. Suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan
transaksi, mendukung operasi, bersifat manajerial, dan kegiatan strategi dari suatu
organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang
diperlukan.
4.2 Peranan Teknologi Informasi Dalam Manajemen Strategik Pada Perusahaan
Bagi beberapa perusahaan, sebuah strategi IT tidak selalu pada kasus yang formal.
Walaupun dinamakan perencanaan Sistem Informasi (IS) “Strategic”, arsitektur aplikasi,
data, teknologi dan proses manajemen IS, yang terdiri dari standar pengembangan dan
pelaporan, semuanya disajikan dengan rencana, proses dan kebutuhan dari bisnis yang ada
saat ini. Tidak ada acuan atau philosofi untuk kegunaan teknologi di perusahaan dan tidak
terkesan adanya aturan yang signifikan dalam menentukan strategi mana yang lebih efektif,
menguntungkan dan dapat dikerjakan dengan mudah.
Dalam lingkungan konvensional, hubungan antara strategi kompetitif perusahaan
dan manfaat penggunaan IT dikembangkan melalui beberapa lapisan; dari perencanaan,
analisa dan perancangan. Dapat dipahami bila pada ligkungan sseperti ini IT memiliki
26
pengaruh yang kecil terhadap strategi kompetitif perusahaan. Sejalan dengan semakin
luasnya pemanfaatan IT di lingkungan bisnis, semakin terlihat tidak ada lagi pemisahan
antara IT dan Strategi kompetitif perusahaan, karena semua strategi kompetitif harus
memiliki IT sama halnya dengan memiliki marketing, produsen dan keuangan.
Strategi IT membantu manager untuk mendefinisikan batasan pembuatan keputusan
untuk tindakan berikutnya, tapi menghentikan dengan singkat dalam menentukan tindakan
untuk dirinya sendiri. Hal ini merupakan perbedaan mendasar antara Strategi IT dan
perencanaan IT. Strategi IT merupakan kumpulan prioritas yang menguasai pembuatan
keputusan bagi user dan proses data profesional. Hal itu merupakan bentuk aturan
framework untuk kegunaan IT dalam perusahaan, dan menjelaskan bagaimana seorang
eksekutif senior pada perusahaan akan berhubungan pada infrastruktur IT. Perencanaan IT
pada hal lain, memfokuskan pada pelaksanaan dari Strategi IT.
Perencanaan Strategis Sistem Informasi diperlukan agar sebuah organisasi dapat
mengenali target terbaik untuk melakukan pembelian dan penerapan sistem informasi
manajemen dan menolong untuk memaksimalkan hasil dari investasi pada bidang
teknologi informasi. Sebuah sistem informasi yang dibuat berdasarkan Perancangan
Startegis Sistem Informasi yang baik, akan membantu sebuah organisasi dalam
pengambilan keputusan untuk melakukan rencana bisnisnya dan merealisasikan pencapian
bisnisnya. Dalam dunia bisnis saat ini, penerapan dari teknologi informasi untuk
menentukan strategi perusahaan adalah salah satu cara yang paling efektif untuk
meningkatkan performa bisnis.
Strategi TI diperlukan untuk :
- Pengetahuan mengenai teknologi baru
- Dilibatkan dalam perencanaan taktis dan strategis
- Dibahas dalam diskusi perusahaan
27
- Memahami kelebihan dan kekurangan teknologi
Dengan semakin berkembangnya peranan teknologi informasi dalam dunia bisnis,
maka menuntut manajemen SI/TI untuk menghasilkan Sistem Informasi yang layak dan
mendukung kegiatan bisnis. Untuk itu, dituntut sebuah perubahan dalam bidang
manajemen SI/TI. Perubahan yang terjadi adalah dengan diterapkannya Perancangan
Strategis Sistem Informasi untuk memenuhi tuntutan menghasilkan SI yang mendukung
kegiatan bisnis suatu organisasi. Seiring dengan perkembangan zaman dan dunia bisnis,
peningkatan Perencanaan Strategis Sistem Informasi menjadi tantangan serius bagi pihak
manajemen SI/TI.
SI/TI sebagai Enabler, Organisasi/perusahaan dituntut untuk mengaplikasikan
teknologi bukan hanya untuk menjaga eksistensi bisnisnya melainkan juga untuk
menciptakan peluang dalam persaingan. Pemahaman mengenai peran pengembangan
teknologi dan sistem informasi diperlukan untuk mengelola teknologi dan sistem informasi
dalam organisasi itu sendiri.
IT mendukung perusahaan/organisasi di level
- Strategik
Relevan dengan target pencapaian jangka panjang dan bisnis secara keseluruhan
- Taktis
Diperlukan untuk mencapai rencana dan tujuan strategis dalam rangka melakukan
perubahan menuju sukses
- Operasional
Proses dan aksi yang harus dilakukan sehari-hari untuk menjaga kinerja
Terdapat 3 (tiga) teknik dalam SIE yang menjadi pertimbangan bagi eksekutif dalam
memutuskan suatu kebijakan dan langkah strategis , yaitu :
a. Faktor Penentu Keberhasilan (Critical Success Factor)
28
Merupakan factor yang menentukan keberhasilan dari segala jenis kegiatan yang
dilakukan oleh organisasi oleh eksekutif.
b. Management by Exception (MbE)
Membandingkan kinerja dengan target yang sudah ditetapkan sebelumnya,
menganalisa,mempelajari factor yang menentukan ketidaktercapainya suatu target
dan mencaripemecahan masalahnya agar dapat diperbaiki pada periode selanjutkan
sehingga target yang telah ditentukan dapat dicapai.
c. Modal Mental
Kemampuan mengolah dan memanfaatkan secara efektif setiap informasi yang
diperolehdan dipergunakan semaksimal mungkin dalam memutuskan dan
melaksanakan suatu kebijakan.
4.3 Pentingnya Divisi TI Dalam Proses Bisnis
Sebuah sumber utama dari ketidak efisienan dari departemen IT adalah organisasi
yang buruk dari staf dan kurangnya kejelasan peran dan tanggung jawab. Biaya dari
departemen IT yang tidak efektif umumnya besar. Organisasi IT yang buruk juga
menyebabkan deadline proyek yang tidak terpenuhi, jatuhnya service dari server secara
tidak terencana, garis service IT yang tidak jelas, dan proyek yang tidak menguntungkan.
Umumnya seluruh kegiatan IT dapat dibagi menjadi dua bagian dasar yaitu
“operation and infrastructure” dan “Aplication Development“. Bagian operasi berurusan
dengan penanganan sehari-hari dari lingkugan komputer dan keamanan. Bagian Aplikasi
bertanggung jawab dengan pembuatan dan pengembangan aplikasi bisnis.
Pembangunan teknologi informasi perusahaan dilakukan secara bertahap sebelum
sebuah sistem holistik atau menyeluruh selesai dibangun, hal tersebut disesuaikan dengan
kekuatan sumber daya yang dimiliki. Dalam penerapannya, rencana strategis teknologi
29
informasi senantiasa di selaraskan dengan rencana perusahaan, agar setiap penerapan
teknologi informasi dapat memberikan nilai bagi perusahaan.
Departemen IT seringkali dipandang sebelah mata karena merupakan departemen
yang hanya bisa menghabiskan uang tanpa bisa menghasilkan uang. Hal inilah yang kadang
menadi problematika tersendiri bagi Departemen IT di perusahaan. Untuk dapat menge
tahui andil Departemen IT di perusahaan adalah dengan mengetahui keuntungan-
keuntungan penerapan teknologi IT di perusahaan tersebut, misalnya seperti:
a. Manual menjadi otomatis, dan hal ini mengurangi biaya untuk tenaga kerja, alat tulis,
dan lain-lain.
b. Waktu mengerjakan yang lebih cepat dengan adanya IT.
c. Pengambilan keputusan yang lebih cepat, karena dengan IT maka data yang
dibutuhkan dapat diperoleh dengan cepat.
d. Menghemat biaya promosi dan pemasaran.
e. Sistem dapat terintegrasi di semua kantor atau perusahaan, dan hal ini dapat
meningkatkan kecepatan dalam merespon sesuatu dan pihak manajemen akan dengan
cepat mengetahui kondisi perusahaan.
Informasi (SI) secara umum mempunyai beberapa peranan dalam perusahaan,
diantaranya sebagai berikut:
1) Minimal Risk.
Setiap bisnis memiliki resiko, terutama berkaitan dengan faktor-faktor
keuangan. Kehadiran teknologi informasi selain harus mampu membantu perusahaan
mengurangi resiko bisnis yang ada, perlu pula menjadi sarana untuk membantu
manajemen dalam mengelola resiko yang dihadapi.
2) Reduce Costs
30
Peranan teknologi informasi sebagai katalisator dalam berbagai usaha
pengurangan biaya-biaya operasional perusahaan pada akhirnya akan berpengaruh
terhadap profitabilitas perusahaan. Sehubungan dengan hal tersebut biasanya ada
empat cara yang ditawarkan teknologi informasi untuk mengurangi biaya-biaya
kegiatan operasional yaitu:
- Eliminasi proses, implementasi berbagai komponen teknologi informasi akan
mampu menghilangkan atau mengeliminasi proses-proses yan dirasa tidak perlu.
- Simplifikasi proses, berbagai proses yang panjang dan berbelit-belit (birokratis)
biasanya dapat di sederhanakan dengan mengimplementasikan berbagai
komponen teknologi informasi.
- Integrasi proses, teknologi informasi juga mampu melakukan pengintegrasian
beberapa proses menjadi satu sehingga terasa lebih cepat dan praktis.
- Otomatisasi proses, mengubah proses manual menjadi otomatis merupakan
tawaran klasik dari teknologi informasi.
3) Add Value
Menciptakan value bagi pelanggan perusahaan. Tujuan akhir dari penciptaan
value tidak sekedar untuk memuaskan pelanggan, tetapi lebih jauh lagi untuk
menciptakan loyalitas sehingga pelanggan tersebut bersedia selalu menjadi
konsumennya untuk jangka panjang.
4) Create New Realities
Mampu menciptakan suatu arena bersaing baru bagi perusahaan, yaitu di dunia
maya. Berbagai konsep e-business semacan e-commerce, e-procurement, e-customer,
e-loyalty, dan lain-lainnya pada dasarnya merupakan cara pandang baru dalam
menanggapi mekanisme bisnis di era globalisasi informasi.
31
4.4 Peran CIO dalam Perusahaan Jasa Eksport Import
Di dalam buku “Information Systems Management in Practice”, Ralph Sprague
beserta rekannya Barbara McNurlin menjabarkan bahwa setidaknya adalima fungsi utama
CIO di sebuah perusahaan (Sprague et.al., 1993).
1. Memahami Bisnis
Tugas pertama dan utama yang merupakan tanggung jawab CIO
adalahmempelajari dan memahami secara menyeluruh dan mendetail bisnis
yangdigeluti perusahaan.
2. Membangun Citra Divisi
Tugas kedua yang menjadi tanggung jawab seorang CIO adalah
membangunkredibitilitas direktorat sistem informasi yang dipimpinnya. Hal ini sangat
pentingmengingat banyak sekali karyawan yang menilai bahwa penggunaan
sisteminformasi secara strategis merupakan ciri perusahaan di masa mendatang,
bukansaat ini. Divisi sistem informasi (atau teknologi informasi) harus memiliki
citrayang baik di mata fungsi-fungsi lain dalam perusahaan.
3. Meningkatkan Mutu Penggunaan Teknologi
Melihat bahwa keberadaan teknologi informasi ditujukan untuk meningkatkan
kualitas kinerja SDM (employees empowerment), seorang CIO memiliki tugasuntuk
memasyarakatkan teknologi informasi agar dipergunakan secara aktif untuk para
karyawan perusahaan.
4. Visi Teknologi Informasi
Tugas selanjutnya bagi seorang CIO adalah untuk menentukan visi
perusahaanmelalui pemanfaatan sistem informasi di masa mendatang.
5. Pengembangan Sistem Informasi
32
Misi terakhir dari seorang CIO tentu saja membuat semua hal yang ada di atas
menjadi nyata
4.5 Redress
Mengenal Istilah Redress Dalam Proses Pengurusan Dokumen Impor Barang – Pada
saat kami mengadakan Pelatihan Ekspor Impor, banyak peserta pelatihan (terutama
importir) yang menanyakan tentang Re-Adress B/L atau biasa disebut Redress. Importir
banyak mengeluhkan mengenai biaya yang harus dibayarkan dan waktu yang dibutuhkan
untuk proses Redress tersebut. Sedangkan mereka sangat berharap barang yang diimpor
tersebut bisa keluar lebih cepat dari port (kawasan pabean). Bagi anda yang belum
mengetahui proses ini mari kita bahas lebih lanjut. Jadi data-data yang dikirim oleh
eksportir/ importer ke bea cukai dalam pemberitahuan ekspor/ impor jika ada perubahan
meskipun dilakukan revisi, tidak serta merta dapat dikatakan redress. Seperti revisi PEB
/PIB misalnya. Karena redress hanyalah terhadap data yang dikirim ke bea cukai oleh
pelayaran maupun maskapai penerbangan. Tentunya data tersebut merupakan data yang
telah fix, final. Artinya data tersebut juga telah mendapat persetujuan dari para importer/
eksportir yang menggunakan jasa pelayaran/ maskapai bersangkutan seperti tetuang dalam
bill of lading.
Setelah data fix, final dan benar seperti yang diinformasikan eksportir/ importer ke
perusahaan pengangkut (pelayaran/ penerbangan) maka data tersebut diteruskan sebagai
manifest (daftar muatan barang) untuk armada bersangkutan. Nah disinilah jika masih
terjadi perubahan data maka disebut redress (perubahan / penyesuain data manifest) hanya
dilakukan oleh pelayaran/ masakapai yang memiliki kapal/ pesawat dimaksud. Misalnya
terjadi kesalahan nama, jumlah, berat, maupun jenis kemasan atau lainnya.
Untuk menghindari hal ini selalulah berkoordinasi dengan pihak shipping line/
pengangkut/ yang punya kapal, karena merekalah yang submit pemberitahuan kedatangan/
33
pemberangkatan armada. Tentu sebagai pihak pengguna jasa pengangkutan eksportir/
importer sudah seharusnya memberikan data yang benar. Namun sering terjadi waktu yang
diberikan pihak pelayaran sangat sempit, semisal meminta kepastian/ penegasan kebenaran
data kepada importer/ eksportir dengan hanya waktu sehari. Boleh jadi kita belum sempat
mengoreksi data, waktunya sudah keburu habis, karena pelayaran mengirim pemberitahuan
via fax (misal) tgl. 5 Juni pk.09.00, namun dalam pemberitahuannya di tulis deadline,
“mohon dikoreksi paling lambat tgl. 5 Juni xxxx, pk.12.00, jika tidak ada koreksi data kami
anggap benar, segala beaya yang terjadi karena ketidak sesuai data bukan tanggung jawab
kami”. Ini artinya hanya ada waktu 3 jam untuk mengoreksi, dari pk.09.00 s/d pk.12.00.
Padahal importer belum tentu dapat dokumen dari pengirimnya, atau eksportir belum tentu
final menyusun data faktur maupun packingnya sementara pihak pelayaran memberikan
deadline waktu yang tidak masuk akal. Namun jika kita telah tertib pada persiapannya hal
ini tidak terjadi, artinya ekspor-impor kita telah direncanakan dengan matang seluruh
dokumennya.
Kalau masih terjadi redress, maka hal tersebut dapat dilakukan dengan menyiapkan
document-document antara lain :
- Surat permohonan redress
- Bill of lading yang telah terkoreksi oleh pelayaran/ maskapai
- Packing list
- Invoice
- pernyataan kenapa redress
- dokumen pendukung lainnya (jika diminta oleh bea cukai), mungkin PO, Sales
Contract, Shipping Instruction atau lainnya.
Bea cukai akan melakukan pemeriksaan, penelusuran atau mungkin saja dilakukan
wawancara untuk meminta keterangan “kenapa terjadi redress” kepada pemilik barang/
34
pelayaran/ kuasanya. Jadi intinya redress adalah bertujuan untuk menyesuaikan data yang
ada di databasae bea cukai yang dikirim oleh pelayaran dengan data dokumen fisik kita
sewaktu kita mengurus ekspor-impor. Karena jika data fisik yang kita ajukan berbeda
dengan data yang dikirim oleh pelayaran, maka akibatnya pengurusan impor/ ekspor kita
akan tertolak.
35
BAB 5
PENUTUP
Bab ini menjelaskan penutup yang berisi tentang kesimpulan dan saran
dari hasil menganalisis sistem informasi ekspor dan impor barang di PT. Catur Putra
Lintasindo.
5.1 Kesimpulan
Pengertian Sistem Informasi Eksekutif adalah Merupakan suatu sistem yang
menyediakan informasi bagi Eksekutif mengenai kinerja keseluruhan perusahaan,
informasi dapat diambil dengan mudah dan dalam berbagai tingkat rincian dan
memudahkan serta mendukung keterangan dan pembuatan keputusan kebutuhan
dari eksekutif senior dengan menyediakan kemudahan akses terhadap keduanya
internal dan eksternal keterangan relevan untuk bertemu gol strategis dari
organisasi. Ini biasanya dipertimbangkan sebagai satu bentuk dikhususkan dari satu
sistem mendukung keputusan (DSS).
Sistem informasi eksekutif dalam bidang jasa adalah satu jenis dari
manajemen informasi dalam bidang jasa untuk memudahkan dan mendukung
keterangan dan pembuatan keputusan kebutuhan dari eksekutif senior dengan
menyediakan kemudahan akses terhadap keduanya internal dan eksternal, sehingga
akan dapat mempercepat pelayanan dalam melayani kebutuhan konsumen
terhadapa jasa yang ditawarkan perusahaan tersebut.
Seorang eksekutif membutuhkan informasi secara external untuk mengambil
keputusan. Eksekutif perlu memahami situasi yang berkembang di luar organisasi
dalam menentukan langkah-langkah yang akan diambil dalam membuat keputusan.
36
Begitupun informasi internal yang diperoleh dari data manjerial organisasi,
eksekutif sangat membutuhkan dalam menentukan kebijaksanaan.
Dari hasil analisis sistem PT. Catur Putra Lintasindo dapat berjalan dengan
baik, pemeliharaan dan penyempurnaan sistem harus terus dilakukan sesuai
perkembangan dan kebijaksanaan perusahaan agar sistem ini dapat berfungsi sesuai
dengan apa yang diinginkan dan bisa memberikan pelayanan yang terbaik bagi
konsumen.
5.2 Saran
Dari hasil analisis sistem informasi ekspor dan impor barang di PT. Catur
Putra Lintasindo, ada beberapa saran untuk bisa dijadikan acuan dalam
memperbaiki sistem informasi ekspor dan impor barang di PT. Catur Putra
Lintasindo adalah sebagai berikut:
A. Sebaiknya PT. Catur Putra Lintasindo harus membuat terobosan inovasi
baru,yaitu dengan menambahkan layanan pengambilan barang ke rumah
konsumen yang akan menggunakan jasa pengiriman. Dengan begitu akan
menambahkan daya minat konsumen untuk menggunakan jasa ekspor dan
impor barang di PT. Catur Putra Lintasindo.
37
DAFTAR PUSTAKA
Eko, I. (2000). Pengantar Konsep Dasar Manajemen Sistem Informasi dan. Jakarta:
PT . Elex Media Komputindo.
Fatta, H. A. (2007). Analisis dan Perancangan Sistem. Yogyakarta: Andi.
Haag, & Keen. (1996). Information Technology: Tomorrow’s Advantage Today.
Hammond: Mcgraw-Hill College.
Martin. (1999). Managing Information Technology What. New Jersey: Pearson
Education International.
McLeod Jr, R. (1998). Management Information System. New Jersey: Prentice Hall.
Williams, & Sawyer. (2003). Using Information Technology: A Practical. London:
Career.
Yuliawan, Y., Sunarto, M. D., & Soebijono, T. (2013). Pengembangan Sistem
Informasi Pendataan Jemaat Gereja Masehi Advent Hari Ketujuh Konferens
Jawa Kawasan Timur Berbasis Web. Jurnal Sistem Informasi, 85.
