ANALIZA POSLOVA I RADNIH ZADATAKA

SUZANA STOJANOVIĆ

Pojmovi• Pojmovi koji se zamenjuju:

– Zadatak – grupa radnih aktivnosti

– Obaveze – skup zadataka koji se obavljaju

– Odgovornosti – preuzimanje nadležnosti za obavljanje zadataka

– Funkcija – skup dužnosti i odgovornosti koje obavlja jedna osoba

– Rad (Posao) – skup dužnosti i odgovornosti koje obavljaju više

osoba

– Zanimanje – grupa poslova koja zahteva iste sposobnosti,

veštine, znanja, ….

Analiza posla se može definisati kao proces organizovanog prikupljanja i

sređivanja relevantnih podataka i informacija o poslovima, neophodnim

znanjima i sposobnostima, odgovornostima i drugim zahtevima

neophodnim za obavljanje određenog posla.

Informacije o poslu usmerene su u dva pravca: u pravcu radnog mesta

(naziv radnog mesta, opis posla, dužnosti i odgovornosti i slično) i u

pravcu izvršioca (stručna sprema, radno iskustvo, znanje stranih jezika

itd.).

Drugim rečima, analiza posla, u principu, pojašnjava suštinu i sadržaj

posla, s jedne strane, i profil zahteva u odnosu na izvršioca, s druge

strane.

Analiza rada

• Analiza rada nije jednokratna aktivnostpošto se poslovi konstantno menjaju

• Rad, a ne osoba – u analizi posla jevažno znati da se analizira posao a neosoba koja ga obavlja

• Analiza rada nam olakšava da odredimominimalan obim zadataka koje jepotrebno obaviti da bi se završio posao

Zašto se vrši analiza rada?

1. Pomaže nam u realizaciji programa zapošljavanja.

Lakše utvrđujemo minimalna zahtevana znanja za obavljanje

posla, prilikom:

sastavljanja plana regrutacije,

za izbor kriterijuma selekcije kandidata.

2. Pomaže nam prilikom vrednovanja rezultata rada.

Celovito prikazuje poslove koji spadaju u isti delokrug rada, te sena taj način može vršiti upoređivanje sličnih područja rada unutarpreduzeća.

3. Pomaže nam pri sastavljanju planova ljudskih resursa.

4. Prikazuje realnu vrednost pojedinih poslova za preduzeće,čime se olakšava sprovođenje politike stimulacijezaposlenih.

5. Pomaže pri proceni i uticaju na potrebe za obukom irazvojem.

6. Predstavlja osnovu za dizajniranje radnog procesa i izradualternativnih programa rada.

ANALIZA POSLA

selekcija

socijalizacija

obuka

nagrađivanje

ocenjivanje performansi zaposlenih

regrutacija

odnosi na radu

bezbednost i zdravlje

kompenzacije

procena radne efikasnosti

Učesnici analize

Analizom rada moraju da se obuhvate:

Radnik

Direktni nadređeni

Ostale zainteresovane strane u organizaciji

Osnovne faze u

procesu analize poslova

• Kvalitetna analiza posla otpočinje

temeljnim pripremama.

• Cilj priprema je da se definišu tri stvari, i to:

• koje informacije o poslu treba prikupiti,

• koji su izvori informacija o poslu i

• na koji način bi trebalo prikupljati potrebne

informacije o poslu.

• Izvori informacija o poslu mogu da budu:

izvršioci posla, neposredni rukovodioci

posla, pisani izvori (pravilnici, priručnici,

uputstva, brošure i slično) i drugi izvori.

• Osnovne faze u procesu analize posla

su:

• definisanje obuhvata analize posla,

• izbor metoda analize posla,

• prikupljanje i analiza podataka i

• evaluacija analize posla.

Definisanje obima

analize posla

• U prvoj fazi analize posla definišu se dve

stvari: poslovi koji su predmet analize i

razlozi zbog kojih se analiza poslova vrši.

• Razlozi za analizu posla uglavnom su

poznati i tiču se potrebe definisanja

dužnosti i aktivnosti svakog radnika i

menadžera, obezbeđivanja informacija o

zahtevima radnih mesta (naročito za

potrebe onih koji su za ta radna mesta

zainteresovani)...

Kada je reč o definisanju poslova koje treba analizirati situacija je nešto

složenija jer, ta aktivnost, u stvari, podrazumeva:

- određivanje raspona poslova (utvrđuje se svaki pojedinačan posao,

opredeljuju se slični i srodni poslovi, odnosno poslovi u okviru iste ili

srodnih struka i slično);

- određivanje lokacije poslova (mora se znati u kojim sve mestima

odnosno opštinama, gradovima, okruzima, zemljama i slično, se

obavljaju poslovi koji su predmet analize) i

- određivanje preduzeća, odnosno organizacionih delova u kojima će se

poslovi analizirati (analizom posla se ne moraju uvek obuhvatati svi

poslovi u organizaciji, tim pre ako se ona sastoji od većeg broja

preduzeća, odnosno organizacionih delova).

Tipovi podataka

• Pre izbora metoda analize posla mora se znati koji ikakvi podaci se žele.

• U tom kontekstu, treba znati da su upotrebljivi samopodaci koji su zaista relevantni za analizu posla.

• Takvim se, po pravilu, smatraju podaci koji se odnosena:

• opis ponašanja (definišu šta treba da bude obavljenona određenom radnom mestu),

• potrebne sposobnosti (sposobnost komunikacije,sposobnost da se radi pod stresom, fizičkesposobnosti),

• karakteristike posla (identitet posla, značaj posla,samostalnost) i

• informacije o opremi.

Izvori podataka

• Uobičajeni izvori podataka su: postojeći opisi

poslova, odnosno radnih mesta, dokumentacija o

završenoj obuci, razgovori sa zaposlenima,

menadžerima ili stručnjacima za određene poslove,

izveštaji o opremi i drugi.

• Veoma je važno da se prikupi što više podataka i to

iz različitih izvora.

• Svaki izvor podataka je važan, tim pre što se ne

mogu uvek svi izvori koristiti.

• Prikupljene podatke treba upoređivati, ukrštati i

kombinovano primenjivati, kako bi se stvorila jasnija

predstava o poslovima koje treba analizirati.

Tehnike prikupljanja

podataka

• Nakon definisanja tipa podataka, forme u kojoj ih trebaprikupljati i izvora podataka, pristupa se izboru metoda,odnosno tehnika analize posla. Vremenom je razvijen velikibroj takvih metoda.

• Tehnike koje se koriste su:

• Posmatranje,

• Individualni intervjui,

• Upitnik,

• Ček liste,

• Intervjui uz posmatranje,

• Grupni intervjui s ekspertima,

• Dnevnik,

• Obavljanje posla,

• Analiza kritičnih događaja.

Posmatranje • Nedostaci

• Potrebna je obuka analitičara posla

• Ometa rad i ugrožava bezbednost

zaposlenih

• Manuelni poslovi koji se obavljaju

velikom brzinom ne mogu biti

analizovani

Prednosti:

Precizno registrovanje

ponašanja (pokreta) i

vremena

Upitnik• Prednosti:

• Visoka objektivnost, pouzdanost

• Daju mogućnost za analizu na različite načine

• Jeftina tehnika

• Najefikasniji način prikupljanja informacija

• Nedostaci:

• Potreban veći uzorak

• Ispitanici moraju biti sposobni da daju adekvatne

odgovore

• Potrebna je prirpema ispitanika za popunjavanje

• Neophodno je da se analitičar unapred upozna sa

poslom

Individualni intervjui

• Prednosti:

• Fleksibilnost

• Detaljne informacije

• Jednostavna organizacija i priprema

• Nedostaci:

• Duže traje

• Rezultati zavise od sposobnosti ispitanika

• Skuplja tehnika

• Komplikovanije za analizu

Ček liste

Prednosti:vrlo slične upitniku i procene su manje

subjektivne.

Nedostaci: potreban je veći

uzorak jer se radi o grubljoj tehnici u

poređenju sa upitnikom

• Intervju uz posmatranje

• Prednosti:

• Bogatije informacije i

• Veća tačnost.

• Nedostaci:

• Ugrožavanje bezbednosti rada

• Grupni intervju

• Prednosti:

• Kraće traje i

• Bogatije informacije

• Nedostaci:

• Teže organzovati i

• Opasnost od grupnih uticaja

• Grupni intervju sa ekspertima

• Prednosti:

• Brza tehnika

• Jeftina

• Može se koristiti i za poslove koji još ne postoje

• Nedostaci:

• Problem rada sa ekspertima

• Realnost

Dnevnik • Prednosti:

• Jeftina tehnika

• Fleksibilnost

• Nije potrebna priprema

• Pogodan za raznovrsne poslove

• Nedostaci:

• Teško je obezbediti saradnju

• Mogućnost ispuštanja važnih zadataka

• Retko se koristi

Obavljanje posla

• Prednost:

• Realističnost analize

• Nedostaci:

• Skupa tehnika

• Dugo traje

• Mogućnost izostavljanja bitnih elemenata

usled neiskustva

• Pogodna samo za poslove za koje je

potrebna kratka obuka

Analiza kritičnih događaja na poslu

• Prednosti:

• Fokus na važne aspekte posla

• Veća tačnost

• Daje informacije pogodne za kreiranje

kriterijuma za ocenu performansi zaposlenih

• Informacije su pogodne za definisanje sadržaja

programa odluke

• Nedostaci:

• Često nepotpuni podaci kompleksni za analizu

• Dugotrajan proces iščekivanja ekstremnih

događaja na poslu

Instrumenti analize

posla

• Nakon definisanja tipa podataka, forme u

kojoj ih treba prikupljati i izvora podataka,

pristupa se izboru metoda, odnosno

tehnika analize posla.

• Vremenom je razvijen veliki broj takvih

metoda. Procenjuje se da ih trenutno ima

dvadesetak.

• Najčeste se koriste:

• Instrumenti za analizu komponenti posla,

• Strukturirani upitnici i

• Instrumenti za analizu menadžerskih

pozicija.

• Ovi metodi usmereni su na analizu

najmanjih elemenata nekog posla koje je

moguće identifikovati.

• Metodi analize komponenti posla (metod

praćenja toka procesa rada, metod praćenja

međuzavisnosti zaposlenih i opreme i

studije pokreta i vremena), kojima se, po

pravilu, analiziraju i najsitniji elementi

određenog posla, ukoliko se mogu

identifikovati, zbog promena u opremi,

dizajnu proizvoda, sirovinama, zaštiti

zdravlja zaposlenih i slično;

• Strukturirani upitnici su instrumenti za prikupljanje detaljnih informacija o

konkretnom poslu.

• Strukturirani upitnici, od kojih se najčešće koriste:

• upitnik za popisivanje ciljeva i zadataka,

• upitnik za analizu pozicije (sadrži 187 komponenti posla i sedam dodatnih

pitanja koja se odnose na iznos zarade),

• upitnik za popisivanje komponenti posla (iako sadrži 153 elementa, vrlo je

sličan prethodnom, a osim toga prilagođeniji je za popunjavanje od strane

zaposlenih),

• funkcionalna analiza posla,

• tehnika kritičnog incidenta i drugo;

• Za potrebe analize menadžerskih pozicija zbog specifične

prirode ovih poslova razvijeni su posebni upitnici.

• Metodi za analizu menadžerskih poslova, od kojih se obično

koriste:

• Upitnik za opis menadžerskih pozicija,

• Upitnik za opis stručnih i menadžerskih pozicija

• Upitnik za opis ciljeva rukovodilaca.

KOJI METOD ĆE SE U KOJOJ SITUACIJI KORISTITI NAJVIŠE ZAVISI OD RAZLOGA ZBOG KOJIH SE ANALIZA POSLA VRŠI. UNIVERZALNIH PRAVILA NEMA. SVAKI METOD JE DOBAR AKO SE PRAVILNO PRIMENJUJE. ISKUSTVO JE POKAZALO DA JE ZA DOBIJANJE OBJEKTIVNIH, DETALJNIH I CELOVITIH PODATAKA O ODREĐENOM POSLU POŽELJNA KOMBINOVANA PRIMENA VEĆEG BROJA METODA.

Prikupljanje i analiza podataka

• U ovoj fazi procesa analize posla vrši se

prikupljanje i analiza podataka, odnosno

informacija. Da bi se u tome uspelo neophodno

je:

• da se za nameravane aktivnosti dobije podrška

top menadžmenta i zaposlenih,

• da se za potrebe svih učesnika analize posla

obezbede sve raspoložive, a relevantne

informacije i

• da se vodi računa o mogućim greškama i

posledicama eventualne upotrebe pogrešnih

podataka, procena i informacija.

• U svakom poslu se potkradaju i određene

greške.

Metodi za prikupljanje

podataka

• Za prikupljanje podataka koriste se različiti metodi:

• neposredno posmatranje,

• intervjuisanje zaposlenih,

• upitnik,

• razgovor sa ekspertima,

• observacije od strane analitičara,

• vođenje dnevnika od strane zaposlenih,

• popisivanje kritičnih događaja na određenom radnom

mestu od strane zaposlenih,

• mehanička sredstva, kao što su filmovi, brojači i

slično.

• U praksi se najčešće koriste prva tri metoda.

Neposredno posmatranje

• Metod neposrednog posmatranja karakteriše

neposredno praćenje, posmatranje i evidentiranje

podataka koji su relevantni za posao koji se analizira.

• Aktivnosti praćenja se poveravaju objektivnom i za

to obučenom posmatraču, od koga se, po pravilu,

očekuje da popuni unapred dobijeni standardizovani

obrazac sa određenim podacima.

• Obično se koristi za analizu jednostavnijih poslova,

tj. poslova koji se ponavljaju, zbog čega se smatra

neadekvatnim za analizu složenih i kreativnih

poslova, kojih je sve više.

• Prednost metoda neposrednog posmatranja ogleda

se u njegovoj objektivnosti, jer se ne oslanja samo na

podatke izvršioca.

Intervju • Intervju je posebna vrsta razgovora sa određenim

sagovornikom.

• Uspešno se koristi i za posmatranje složenijih i

kreativnijih poslova, zbog čega se smatra dobrom

alternativom metoda neposrednog posmatranja.

• Intervju za analizu posla, kao uostalom i svaki

drugi intervju, može biti strukturiran,

polustrukturiran i nestrukturiran, kao i

individualan i grupni.

• Da bi intervju što više uspeo, neophodne su i

odgovarajuće pripreme njegovog voditelja.

Poželjno je da se voditelj prethodno što više

informiše o poslu koji se analizira.

Upitnik • Upitnik je veoma korišćen metod za analizu posla,

jer se za njega vezuje niz prednosti. Najčešće se

sastoji iz dobro sročenih pitanja, zatvorenog i

otvorenog tipa, značajnih za posao koji se analizira.

• Da bi se uz pomoć upitnika obezbedili što

upotrebljiviji podaci, veoma je važno da se pre

njegovog korišćenja izvrše dobre pripreme. U tom

kontekstu, moraju se najpre odrediti pitanja koja će

se postavljati. Pitanja se moraju formulisati na jasan

i razumljiv način.

• Nakon popunjavanja upitnika, neophodan je

ozbiljan i studiozan rad na sređivanju dobijenih

podataka.

ANALIZA PODATAKA

Nakon prikupljanja relevantnih podataka i informacija pristupa se njihovoj

analizi. Mnogi smatraju da je analiza podataka teža i zahtevnija aktivnost

od njihovog prikupljanja, što potvrđuje i činjenica da se njome mogu baviti

samo kompetentni i iskusni kadrovi. Analiza podataka se najvećim delom

sastoji iz provere pouzdanosti prikupljenih podataka.

Ako se tokom provere ustanove ozbiljnije razlike u sadržaju pojedinih

podataka, pristupa se identifikaciji njihovih izvora, u cilju prevazilaženja

nastalih razlika.

Evaluacija analize

• Evaluacija analize posla je četvrta i

poslednja faza u procesu te analize. Proces

analize posla, bez nje, ne može se smatrati

zaokruženim.

• Evaluacija metoda analize posla

podrazumeva primenu brojnih kriterijuma,

kao što su: svrha upotrebe rezultata

analize, standardizacija, stepen

prihvaćenosti od strane korisnika, nivo

zahtevanog treninga, veličina uzorka,

pouzdanost, potrebno vreme, troškovi i

drugi.

Specifikacija izvršilaca

• Proces analize posla uključuje i proces

specifikacije izvršilaca.

• Specifikacija izvršilaca podrazumeva definisanje

sledećih elemenata:

• Potrebno znanje,

• Veštine, sposobnosti i lične karakteristike,

• Potrebne kvalifikacije,

• Prethodno iskustvo,

• Starost (ako je važna),

• Podaci o zdravstvenom stanju,

• Specifičnost uslova rada (česta putovanja,

nestandardno radno vreme...)

OSNOVNI REZULTATI ANALIZE POSLA SU: 1) OPIS POSLA, ODNOSNO RADNOG MESTA I 2) SPECIFIKACIJA POSLA, ODNOSNO RADNOG MESTA.

Opis posla

• Opis posla ili opis radnog mesta, kako se ponekad kaže, sadrži

podatke o: poslovima, tj. aktivnostima koje zaposleni na

određenom radnom mestu treba da obavlja, opremi ili

instrumentima koji se na tom radnom mestu koriste i radnim

uslovima u kojima se opisani poslovi obavljaju.

• Najznačajniji segment opisa posla čine podaci o konkretnim

poslovima koji se vezuju za određeno radno mesto.

• Opis posla može da bude detaljan i načelan, u zavisnosti od

procene kompetentnih ljudi i uobičajene prakse u organizaciji.

Detaljan opis podrazumeva označavanje svih poslova i radnih

zadataka radnog mesta, od najsloženijih i najznačajnijih do

najjednostavnijih i najsitnijih.

• Informacije koje sadrži su:

• Informacije o poslu,

• Kratak sadržaj posla,

• Odgovornosti i zaduženja,

• Autoritet i

• Standardni učinci (performanse) i

• Radni uslovi.

Specifikacija posla

• Specifikacija posla je pisani dokument o

tome koje lične karakteristike i iskustvo,

sposobosti, veštine i obrazovanje su

potrebni za obavljanje određenog posla.

• Specifikacija posla može biti deo opisa

posla ili potpuno odvojen dokument.

• Najčešće su opis posla i specifikacija posla

deo istog pisanog dokumenta.

• Za svako radno mesto se vezuju određeni uslovi u pogledu stručne spreme,

radnog iskustva, psihofizičkih sposobnosti i drugih parametara, koji se

moraju ispunjavati ukoliko se na njemu želi raditi.

• Uslovi za raspoređivanje na radno mesto, odnosno za dobijanje određenog

posla vremenom se sve više pooštravaju. Takav trend je rezultat ubrzanog

naučno-tehnološkog razvoja, intelektualizacije rada, razvoja sistema

obrazovanja, porasta nezaposlenosti i slično.

Ostali rezultati

analize posla

• Osim opisa i specifikacije posla, rezultatima analize

posla obezbeđuju se i drugi odgovarajući efekti, kao što

su:

• klasifikacija poslova,

• ocena poslova (utvrđivanje njihove relativne vrednosti),

• definisanje standarda ili kriterijuma ocenjivanja

performansi zaposlenih,

• definisanje sadržaja obuke i treninga zaposlenih,

• dizajniranje i redizajniranje poslova, odnosno radnih

mesta,

• planiranje ljudskih resursa,

• povećanje efikasnosti rada,

• povećanje bezbednosti zaposlenih i slično.

Problemi u analizi rada

• Podrška uprave

• Loši podaci i selektivno pirkupljanje

• Odsustvo svih učesnika

• Motivacija radnika za učestvovanje

• Manjak vremena radnika

• Nedostatak kritike (feedback)

Evaluacija kvaliteta

analize posla

• Evaluacija kvaliteta analize posla ima za cilj

da proveri:

• Tačnost informacija prikupljenih za potrebe

analize posla,

• Pouzdanost – stepen slaganja rezultata

analize posla od strane različitih analitičara,

• Stepen u kojem se dobijaju slični rezultati

ako se primene različiti instrumenti i

• Validnost – da li izabran instrument za

analizu posla meri ono za šta je korišćen.

Kriterijumi evaluacije

instrumenata za analizu

posla

Koriste se različiti kriterijumi, a najčešće

sledeći:

Svrha upotrebe rezultata analize,

Standardizovanost,

Stepenn prihvaćenosti od strane

korisnika,

Stepen zahtevane obuke,

Veličine uzorka,

Pouzdanost,

Potrebno vreme, troškovi...

Izbor konkretnog metoda zavisi od svrhe analize posla. Da bi se dobili što objektivniji i detaljniji

podaci o konkretnom poslu, preporučuje se da se kombinuju različiti metodi.

Kvantitativne instrumente, kao što su Upitnik za analizu pozicije i Upitnik za analizu menadžerske

pozicije treba kombinovati sa kvalitativnim instrumentima, kao što je Tehnika kritičnog

incidenta.

Vodič za sprovođenje

kvalitetne analize

posla

• Jasno formulisati svrhu upotrebe podataka iz

analize posla,

• Koristiti instrument za analizu posla

• Rezimirati rezultate analize posla u pismenoj

formi,

• Prikupljati podatke iz više izvora,

• Oslanjati se na zaposlene koji su dobro upoznati

sa poslovima koji su predmet analize,

• Proveriti pouzdanost i tačnost podataka o poslu

koji su prikupljeni,

• Napraviti neku formu liste zadataka,

• Nabrojati sve zadatke koji se obavljaju na

nekom poslu.

Dizajn rada

Obavljanje poslova u firmi se može predstaviti kao slaganja lego kockica.

Glavni razlog efektnog obavljanja posla je dizajn rada.

Komponente dizajna

• Dizajn rada precizira sadržaj posla i

način obavljanja

• Osnovne tri faze

– Specifikacija pojedinačnih zadataka

– Specifikacija načina izvršavanja

– Grupisanje zadataka u poslove

• Specijalizacija vs generalizacija

– Rutinski poslovi

– Efikasnost ?

– Nivo obrazovanja ?

Ilustracija: povezanost planiranja i analize rada

May Chung je rođena u Hong Kongu a studije

menadžmenta završila je u Srbiji. Intervjuisana je za

učešće u programu razvoja menadžmenta pri jednoj

multinacionalnoj korporaciji.

Pored diplome, kao drugi kriterijum zahteva se radno

iskustvo od najmanje 2 godine.

Sledi izvod iz intervjua koji je vođen sa njom...

- “Da li imate radno iskustvo?”

- “Nemam.”

- “Kojim poslom se bave Vaši roditelji?”

- “Porodičnim biznisom uvoza nameštaja.”

- “Da li im ikada pomažete u poslu?”

- “Još od moje 10. godine im pomažem; najpre sam čistila, zatim postavljala

police a kasnije posluživala mušterije. Sada pomažem ocu u vođenju

poslovnih knjiga i u odnosima sa partnerima. Svako leto provodim u Hong

Kongu, u toku letnjeg raspusta.”

- “Dakle, vi već imate radno iskustvo od 12 godina upisano u Vašu radnu

knjižicu.”

- “Ne, nemam ni jednu godinu upisanu jer mi nikada nisu odredili tačan naziv

pozicije ili obezbedili opis poslova. Nije bilo potrebe za tako nešto...”