Analys av socialtjänstens verksamhet och ekonomi...Vi jämför indikatorer eller nyckeltal Analys av socialtjänstens verksamhet och ekonomi maj 2013 10 PwC Att jämföra en kommuns

Analys av socialtjänstensverksamhet och ekonomi

Sundsvalls kommunMaj 2013

MargarethaLarsson

KarinMagnusson

Olle Nilsson

Johan Skeri

PwC

Innehållsförteckning

Avsnitt Innehåll Sida

1 Bakgrund 3

2 Genomförande 6

3 Jämförelser av verksamheten 9

4 Socioekonomiska indikatorer 14

5 Strukturella indikatorer 18

6 Hur har socialtjänsten lyckats med att anpassa verksamhet och kostnadsmassatill de beslutade ramarna 2009 – 2012?

36

7 Analys av enkäter och intervjuer 51

8 Vilka är förutsättningarna för socialtjänsten att bedriva verksamheten inomplanerade ramar?

65

9 Sammanfattande analys 72

Analys av socialtjänstens verksamhet och ekonomi2

maj 2013

PwC

Avsnitt 1Bakgrund


maj 2013

PwC

Bakgrund och syfte

Bakgrund

Socialtjänsten i Sundsvalls kommun har de senaste åren erhållit uppdraget att anpassa kostnadsmassan ochverksamheten till en reducerad ram, beslutad av kommunfullmäktige. Socialförvaltningen gör bedömningen attdet samlade besparingsuppdraget inför år 2014 är, enligt uppgift 127 mkr. Till detta tillkommer framtida krav påförändringar i verksamheten.

Kommundirektören har med anledning av detta ställt förfrågan till PwC om en extern analys av socialtjänstensverksamhet och ekonomi.

Syfte

Syftet med analysen är dels att beskriva effekten av de senaste årens åtgärder inom socialtjänsten för att anpassaverksamheten till de beslutade ramarna samt att beskriva de framtida förutsättningarna för att bedrivaverksamheten inom planerade ramar – både på kort och lång sikt.


maj 2013

PwC

Uppdraget

Frågeställningar

Analysen ska ge svar på följande frågeställningar.

• Hur har socialtjänsten lyckats med att anpassa verksamhet och kostnadsmassa till de beslutade ramarna 2009– 2012?

• Vilka kostnadsminskningar har genomförts?

• Hur har produktiviteten utvecklats?

• Hur har effektiviteten utvecklats?

• Vilka metoder för uppföljning och utvärdering finns i socialförvaltningen?

• Hur rapporterar socialförvaltningen verksamhet och ekonomi till Socialnämnden?

• Vilka är förutsättningarna för socialtjänsten att bedriva verksamheten inom planerade ramar?

• Under åren 2013 – 2016?

• I ett längre perspektiv?


maj 2013

PwC

Avsnitt 2Genomförande


maj 2013

PwC

Genomförande

Analysens delar

Uppdraget har genomförts i tre moment; Kartläggning – Analys - Rapportering. Delarna beskrivs enligt följande.


maj 2013

Kartläggning• Av socialtjänstens

• organisation,• ekonomi och• verksamhet

Analys• Analys av socialtjänstens

hittillsvarande förmåga attanpassa verksamheten tillbeslutade ramar åren 2009 –2012

• Analys av socialtjänstensförutsättningar att bedrivaverksamheten inom beslutaderamar

• Åren 2013 – 2016• I ett längre perspektiv

• Analys av socioekonomiskaförutsättningar

Rapportering• Rapporteringen sker i skriftlig

rapport i Power Point-format.• Rapporten presenteras vid ett

tillfälle för uppdragsgivaren

Del 1 Del 2 Del 3

PwC

Genomförande

Kartläggningen

Kartläggningen har genomförts genom följande aktiviteter:

• Inledande träff med Koncernstaben och ledningen för socialtjänsten.

• Dokumentstudier av styrdokument och beskrivning av rutiner för socialtjänsten

• Web-baserad enkät; har genomförts internt till medarbetare inom socialtjänsten. Syftet med enkäten är attidentifiera problemområden inom verksamheten, vilket ger oss bättre förutsättningar att forma intervjuerna.Områden som berörs i enkäten kan exempelvis vara:

• Ansvar och roller, daglig styrning – förbättringsarbete, kompetens, samarbete, standardiserade arbetssättoch processer och stödprocesser

• Intervjuer har utförts i samråd med ledningen för socialtjänsten. Totalt har ett trettiotal intervjuer genomförts.

• Jämförelser av indikatorer i verksamheten samt socioekonomiska indikatorer med likande kommuner

• Omvärldsbeskrivning; utveckling av behovet, rättstillämpning –trender


maj 2013

PwC

Avsnitt 3Jämförelser av verksamheten


maj 2013

PwC

Nyckeltalens uppgift är bidra till presentationen av detläge, mål och resultat för verksamhet och ekonomi somen kommun eller del av kommun befinner sig i.Nyckeltalen kan stärka beslutsunderlaget för ledningeni syfte att vidta förändringar.

• Det är viktigt att nyckeltal:

• Är anpassade till uppdraget och verksamheten.

• Fokuserar på det väsentliga.

• Är förankrade i organisationen och enkla attförstå.

• Möjliggör jämförelser (mellan bra och dåligavärden, eller med andra kommuner).

• Uppgifter om nyckeltalen hämtas från officiellstatistik som utgår ifrån kommunens räkenskaperoch antals uppgifter om brukare etc., och finns församtliga kommuner.

• Det är viktigt att välja officiella och heltäckandenyckeltal.

Nedan ges några exempel på varför jämförelser är braatt göra:

• Ger ett signalsystem som speglar avvikelser:

• jämfört med andra kommuner

• över tid i den egna kommunen

• Kan förklara skillnader:

• påverkbara och icke påverkbara faktorer

• kan användas för att lära och utvecklaverksamheten

• lära sig av goda exempel

• ge underlag för bra uppföljning och prognoser

• Kan leda till att den egna redovisningen förbättrasdet vill säga höja statusen på statistik ochräkenskapssammandrag

Vi jämför indikatorer eller nyckeltal

maj 2013Analys av socialtjänstens verksamhet och ekonomi10

PwC

Att jämföra en kommuns kostnader med en annansutan att ta hänsyn till varje kommuns strukturellaförutsättningar ger en begränsad indikation på om enkommun är ”dyr” eller inte.

Vid en jämförelser är det viktigt att ta hänsyn tillbakgrundsfaktorer som kan förklara delar av skillnader ikonsumtion av och kostnader för socialtjänst.

Exempel på bakgrundsfaktorer som kan påverka är:

• Åldersstrukturen

• Geografi (bebyggelsetäthet)

• Socio-ekonomi

Rådet för främjandet av kommunala analyser (RKA) harutvecklat en metod att ta fram de mest likakommunerna ur ett strukturellt perspektiv.

Dessa kommuner har samma förutsättningar attbedriva den aktuella verksamheten. Eventuellaskillnader ska inte bero på strukturella faktorer utanvara påverkbara och ett resultat av kommunensprioritering.

Det är viktigt att jämföra med “rätt” kommun

När man söker de mest lika kommunerna för enjämförelse med den egna verksamheten är strukturensvikt, det vill säga åldersstrukturen, geografin och socio-ekonomi, satt till 70 procent. Befolkningsstorlekens viktär satt till 30 procent. Befolkningsstorleken vägs in föratt storleken på kommunen ska ha betydelse närliknande kommuner väljs.

Jämförelsen med liknande kommuner tar sinutgångspunkt i standardkostnaden enligt denkommunalekonomiska utjämningen.

De kommuner vi jämför socialtjänsten i Sundsvall medredovisas på sidan 22 vad avser äldreomsorg och sidan31 vad avser individ- och familjeomsorg.

maj 2013Analys av socialtjänstens verksamhet och ekonomi11

PwC

Den kommunalekonomiska utjämningen

Kostnadsutjämningen, som är en del av vårtkommunala skatteutjämningssystem, syftar till attutjämna för kostnader som kommunen inte själv kanpåverka. Med hjälp av mätbara och objektiva faktorerberäknas ett strukturellt mått på skillnaderna iförutsättningar och behov mellan landets kommuner.

En grundprincip är att endast utjämna för strukturellaskillnader som kan uppstå i verksamheter som ärobligatoriska för kommunerna. Vidare skakostnadsutjämningen endast gälla för kostnads- ochbehovsskillnader i kommunal verksamhet och inte förskillnader i invånarnas privata konsumtion.

Följande verksamheter och strukturer som det utjämnasför i kostnadsutjämningen:

• Förskola och pedagogisk omsorg

• Grundskola inklusive förskoleklass

• Gymnasieskola

• Individ- och familjeomsorg

• Äldreomsorg

• Barn med utländsk bakgrund

• Befolkningsförändring

• Bebyggelsestruktur

• Lönekostnader

• Kollektivtrafik


maj 2013

PwC

Standardkostnad i den kommunalekonomiska utjämningen

Den kommunalekonomiska kostnadsutjämningen ärutformad enligt den så kalladestandardkostnadsmetoden. Den innebär attkostnadsutjämningen byggs upp av ett antaldelmodeller. De olika delmodellerna avserverksamheter som till exempel individ- ochfamiljeomsorg eller äldreomsorg.

Skillnaderna i standardkostnad ska spegla destrukturella kostnadsskillnaderna mellan landetskommuner, det vill säga sådana kostnader somkommunen inte själva kan råda över.

Kostnadsutjämningen tar inte och ska inte ta hänsyn tillkommunens faktiska kostnader. Standardkostnaden ärden kostnad som kommunen skulle ha om man bedrevverksamheten till en genomsnittlig kostnadsnivå ochmed hänsyn tagen till de egna strukturella faktorernaenligt kostnadsutjämningen.

Att utgå ifrån den genomsnittliga kostnaden i landetinnebär att utjämningen sker till genomsnittligservicenivå, kvalitet, avgiftsnivå och effektivitet.

Har en kommun högre kostnader på grund av att dehåller en högre servicenivå än genomsnittet ska dettafinansieras genom en högre skatt, effektivareverksamhet eller en högre avgiftsfinansiering.

Vid lägre kostnader gäller det motsatta. Ingen kommun”bestraffas” eller ”gynnas” av systemet om den har enannan kostnadsnivå än den genomsnittliga.


maj 2013

PwC

Avsnitt 4Socioekonomiska indikatorer


maj 2013

PwC

Befolkningsstruktur Sundsvalls kommun, år 2012


maj 2013

0

200

400

600

800

1 000

1 200

1 400

1 6000 3 6 9 12 15 19 22 25 28 31 34 37 40 43 46 49 52 55 58 61 64 67 70 73 76 78 81 84 87 90 93 96 99

Anta

linv

ånar

e

Befolkningsstrukturen i Sundsvall kännetecknas av tydliga generationstoppar. En kommunsstruktur är viktig att känna till vid en nulägesbedömning och vid uppskattningar av olikaframtidsscenarios inom socialtjänstens område. Befolkningsstrukturen är en viktig del vidberäkningen av kommunens standardkostnad.

Källa: SCB

PwC

Befolkningsförändring, 2006-2012


maj 2013

Sundsvalls kommun har en positivbefolkningsförändring de senasteåren.

En förändring av befolkningeninom vissa åldersgrupper, innebär,som sagts, effekter på kommunensstandardkostnad och därmed nivånpå ersättningen frånskatteutjämningssystemet.Inflyttning från andra länderpåverkar också ersättningen.

I Sundsvall är den största delen avbefolkningsförändringenimmigrationsnettot, d v s in- ochutflyttning av utrikesfödda. Dettakan ha påverkan på utvecklingenav det ekonomiska biståndet ominte de som flyttar till kommunenhar blivit självförsörjande inom tvåår.

Källa: Kolada

PwC

Arbetslöshet 18-64 år %, 2012


maj 2013

Sundsvall har en arbetslöshet somär i genomsnitt med de kommunersom har likartade förutsättningarvad avser ekonomiskt biståndenligt Öppna Jämförelser 2012,.

Gävle har en något högre andel.Trollhättan avviker markant, vilketsäkert beror på utvecklingen avarbetsmarknaden och särskiltSAABs konkurs.

0

2

4

6

8

10

12

14

16

Sundsvall Gävle Järfälla Norrtälje Trollhättan Västerås Örebro

%

Källa: Arbetsförmedlingen/SCB mars 2012

PwC

Avsnitt 5Strukturella indikatorer


maj 2013

PwC

Standardkostnadsanalys 2011


maj 2013

För verksamhetsåret 2011 hade Sundsvalls kommun totalt 54,7 mnkr högrenettokostnader för individ- och familjeomsorg samt äldreomsorg jämfört medstandardkostnaden enligt kostnadsutjämningssystemet.

År 2011 - Sundsvalls kommun Äldreomsorg IFO Summa

Avvikelse procent 6,0 0,7 4,5

Nettokostnad, kr per inv 9 556 3 568 13 123

Standardkostnad, kr per inv 9 012 3 541 12 554

Skillnad 543 27 570

Skillnad, mnkr 52 3 54,7Källa: Kolada

PwC

Standardkostnadsanalys år 2006 – 2011


maj 2013

Standardkostnaden för äldreomsorg i Sundsvalls kommunhar under åren uppräknats snabbare ännettokostnadsökningen. Det innebär att kommunen harkompenserats för strukturförändringar. Som vi visat påföregående sida är nettokostnaderna 2011 högre änstandardkostnaden. Den är cirka 500 kr per invånare.

Under 2008 fick kommunen en kraftig uppräkning av sinastrukturella förutsättningar, vilket innebar attstandardkostnaden för individ- och familjeomsorg ökadekraftigt. Samtidigt som nettokostnadsutvecklingen avtog.Detta har inneburit att från och med år 201o har Sundsvallskommun en kostnadsnivå som är i nivå medstandardkostnaden.

6 000

6 500

7 000

7 500

8 000

8 500

9 000

9 500

10 000

2006 2007 2008 2009 2010 2011

Kr/

inv

Nettokostnad ÄO Standard kostnad ÄO

2 000

2 200

2 400

2 600

2 800

3 000

3 200

3 400

3 600

3 800

2006 2007 2008 2009 2010 2011

Kr/

inv

Nettokostnad IFO Standard kostnad IFO

Utvecklingen inom äldreomsorg Utvecklingen inom IFO

Källa: Kolada Källa: Kolada

PwC

Mest lika kommuner ur ett strukturellt perspektiv inomäldreomsorg

Rang Kommun Folkmängd Standardkostnad

Sundsvall 95 732 8 772

1 Eskilstuna 96 311 8 854

2 Gävle 95 055 8 556

3 Karlstad 85 753 8 834

4 Halmstad 91 800 9 277

5 Borås 103 294 9 300

6 Växjö 83 005 8 140

7 Solna 68 144 9 019

Riket 8 869


maj 2013

Här redovisas de sju kommuner som har mest liknande åldersstruktur, socio-ekonomisk och geografisk struktur samt folkmängd. Sundsvalls kommun haren lägre standardkostnad än genomsnittet i riket. Det innebär att kommunenbidrar till kostnadsutjämningsystemet.

Källa: Kolada

PwC

Standardkostnadsavvikelse i Sundsvalls kommun – äldreomsorg,2006–2011, procent

2011 är avvikelsen mellan denfaktiska nettokostnaden ochstandardkostnaden inomäldreomsorgen 6 %. Det motsvarar52 Mkr i högre kostnader iförhållande till de strukturellaförutsättningarna i kommunen.

2006 var motsvarande skillnad11,2 %.

Mellan åren 2008 och 2009 sjönkden faktiska nettokostnaden iförhållande tillstandardkostnaden. Det troliga äratt vidtagna åtgärder iverksamheten resulterade i enminskad kostnadsnivå iverksamheten 2009.


maj 2013

Källa: SCB, Vad kostar verksamheten i Din kommun, tabell 11

PwC

6,0

-3,6 -1,3 -3,3

3,5

11,8

10,0

-11,4

-15,0

-10,0

-5,0

0,0

5,0

10,0

15,0

%

Jämförelse av standardkostnadsavvikelsen – äldreomsorg, 2011 ijämförelse, procent

De tre kommuner varsförutsättningar mest liknarSundsvalls – Eskilstuna,Gävle och Karlstad, har ennettokostnad som är lägre änstandardkostnaden.

Fyra av de sjujämförelsekommunernabedrivs med lägrenettokostnader än vad somkan förväntas enligt denberäknadestandardkostnaden.


maj 2013


Genomsnitt

PwC

Jämförelse av befolkningsstrukturen i gruppen 65 år och äldre

I de rapporter som framarbetats av förvaltningen framgår att kommunen har relativt lågakostnader för äldreomsorg fördelat per invånare 65 år och äldre. Vi kan konstatera att Sundsvall iförhållande till jämförelsegruppen har en struktur med många invånare i spannet 65-79 år. Denåldersgruppen konsumerar vanligtvis mindre äldreomsorg och genererar lägre kostnader ängruppen 80 år och äldre. Fördelat per invånare borde därför Sundsvall ha en, i jämförelse, lågkostnad för äldreomsorg.

I analysen bör hänsyn tas till medellivslängden. En lägre medellivslängd skulle kunna orsaka enhögre konsumtion av äldreomsorg i lägre åldrar. De mest lika kommunerna har en jämförbarmedellivslängd varför detta inte är en parameter som påverkar utfallet.


maj 2013

Källa: SCB, Vad kostar verksamheten i Din kommun 2011

10,0

11,0

12,0

13,0

14,0

15,0

16,0

%

Genomnitt

4,8

4,9

5,0

5,1

5,2

5,3

5,4

5,5

5,6

5,7

5,8

%

Genomsnitt

Andel 65-79 åringar Andel 80+

PwCAnalys av socialtjänstens verksamhet och ekonomi

25maj 2013

Andelen av befolkningen, 65+ år, som har äldreomsorg i liknandekommuner 2012

10,8

13,011,9

14,413,0

15,5

11,0

14,6

5,14,5

4,84,2

6,7

4,2

5,7 5,2

0,0

2,0

4,0

6,0

8,0

10,0

12,0

14,0

16,0

18,0

%

Invånare 65- år som var beviljade hemtjänst i ordinärtboende (andel %)

Invånare 65- år som var beviljade särskiltboende (andel %)

Källa: Kolada

I Sundsvall är det en lägreandel av 65 år och äldre somhar hemtjänst än ijämförbara kommuner.

Andelen som är beviljadesärskilt boende ligger i nivåmed genomnittet för deliknande kommunerna.


26maj 2013

Andelen med äldreomsorg, 65+ år, i Sundsvall 2009-2012

9,0 8,77,9

10,8

5,95,7 5,4

5,1

0,0

2,0

4,0

6,0

8,0

10,0

12,0

%

Invånare 65- år som var beviljade hemtjänst i ordinärtboende (andel %)Invånare 65- år som var beviljade särskiltboende (andel %)

Källa: Kolada

Utvecklingen av andelen personeräldre än 65 år som har hemtjänsteller särskilt boende minskade mellanåren 2009 och 2011.

2012 ökade andelen som beviljatshemtjänst medan minskningen harfortsatt vad avser särskilt boende.

En schablonberäkning gjord på 2011 års kostnader visar att en förändring med en procentenhetskulle innebära att antalet ärenden i hemtjänsten förändras med 200 st vilketschablonmässigt ger en ökning/minskning av kostnaderna med c:a 55 Mkr. Motsvarande försärskilt boende är 187 ärenden vilket skulle ge en ökning/minskning med c:a 100 Mkr.

PwC

Kostnader inom Stöd och omsorg - LSS insatsernas olika delar2006—2011, kr per inv. 0-64 år


maj 2013

Källa: SCB, Vad kostar verksamheten i Din kommun, tabell 8c

Den totala kostnaderna förinsatser enligt LSS har ökatmellan 2006 – 2011. Det finnsdock variationer mellan de olikadelarna och där den störstaökningen kan ses inom boendeenligt LSS.

PwC

LSS – boende och daglig verksamhet 2006—2011, kronor per vårdtagare


maj 2013


210

220

230

240

250

260

270

2006 2007 2008 2009 2010 2011 2012

Brukare LSS-boende

Brukare LSS-boende

Källa: Kolada

Antalet brukare med insats i form av boende enligt LSS har ökat sedan 2006 och en markant ökning kan iakttas 2010 –2012.Boendekostnaden per brukare har ökat fram till 2010, men 2011 minskade kostnaderna något.

Kostnadsredovisningen för 2012 saknas vid analystillfället. Det är därför av stor vikt att följa kostnadsutvecklingen iförhållande till den verksamhetsutveckling som kan ses vad det gäller, framför allt, antalet ökade omsorgstagare iboende enligt LSS

PwC

LSS – boende och daglig verksamhet2011 i jämförelse, kronor per vårdtagare


maj 2013


153 656185 393

155 344

234 972 197 272167 810

236 782280 122

751 107

550 118

689 869744 929

652 279

543 445

726 798

851 161

0

100 000

200 000

300 000

400 000

500 000

600 000

700 000

800 000

900 000

Kr/

bru

kare

Kostnad daglig verksamhet enl. LSS Kostnad exkl lokalkostnader boende enligt LSSHär redovisas en jämförelse avLSS-kostnaderna utifrån demest lika kommunerna istrukturen ur ett LSS-perspektiv.

Sundsvall har i jämförelse enrelativt hög boendekostnad pervårdtagare. Eskilstuna som ärden mest likartade kommunenhar en lägre kostnad,motsvarande ca 200 000 krper vårdtagare

När det gäller dagligverksamhet enligt LSS harSundsvall den lägsta kostnadenper vårdtagare ijämförelsegruppen.

PwC

Mest lika kommuner ur ett strukturellt perspektiv inom individ-och familjeomsorg

Rang Kommun Folkmängd Standardkostnad

Sundsvall 95 732 3 501

1 Nacka 90 108 3 317

2 Borås 103 294 3 708

3 Halmstad 91 800 3 244

4 Gävle 95 055 3 822

5 Växjö 83 005 3 687

6 Sollentuna 64 630 3 473

7 Lund 110 488 3 242

Riket 3 419


maj 2013

Här redovisas de sju kommuner som har mest liknande åldersstruktur, socio-ekonomisk ochgeografisk struktur samt folkmängd. Sundsvalls kommun har en högre standardkostnad ängenomsnittet i riket. Det innebär att kommunen får ersättning i kostnadsutjämningsystemet.

Källa: Kolada

PwC

Sundsvalls strukturella förutsättningar – individ- ochfamiljeomsorg

För att beräkna de unika strukturella förutsättningarna inom individ- och familjeomsorg tas hänsyn tillfolkmängd, ensamstående föräldrar, lagförda ungdomar, utrikesfödda, låginkomsttagare och arbetslöshet.

I beräkningen ingår även ett index över antalet boendet inom tätort.

Vid beräkningarna av standardkostnaden för individ- och familjeomsorg uppvisar de indikatorer som har enkoppling till etnicitet att Sundsvall har låga värden både jämfört med riket och de jämförbara kommunerna.


maj 2013

Sammantaget antas Sundsvallskommun i kostnadsutjämningssystemetha strukturella förutsättningar attbedriva individ- och familjeomsorg somär något sämre än landets kommuner igenomsnitt.

PwC

Standardkostnadsavvikelse – individ- och familjeomsorg 2006–2011, procent

För individ- och familjeomsorgenberodde trendbrottet 2008 – 2009primärt på uppräkningen avstandardkostnaden för Sundsvall,men det har även varit en tydligavmattning av den faktiskanettokostnadsutvecklingen. (se sid21).

Från och med år 2010 harSundsvalls kommun ennettokostnad som nästan är i paritetmed standardkostnaden, det villsäga den förväntade kostnaden.


maj 2013


PwC

Jämförelse av standardkostnadsavvikelse – individ- ochfamiljeomsorg, 2011 i jämförelse, procent

Vid jämförelse med de liknandekommunerna inom individ- ochfamiljeomsorgen kan vi se attflertalet kommuner har ennettokostnadstandardkostnaden förrespektive kommun.Genomnittet för gruppen är -9%.

Endast Gävle har högrekostnader än förväntat jämförtmot Sundsvall. Övrigakommuner har klart lägrekostnader. Nacka har drygt 22% lägre kostnader änstandardkostnaden.


maj 2013


0,7

-22,2

-14,9

3,8

-5,9

-16,7

-3,2

-13,5

-25,0

-20,0

-15,0

-10,0

-5,0

0,0

5,0

10,0

%Genomsnitt

PwC

Analys Individ- och familjeomsorgen år 2011

Kostnader för ekonomiskt biståndutgör 41,7 % av Sundsvallskommuns totala kostnad förindivid- och familjeomsorg.Genomsnittet för övrigakommuner är 33,8 %.

Om hänsyn enbart tas tillstrukturer i samhället sompåverkar kostnader förekonomiskt bistånd så är detfrämst Borås och Gävle ijämförelsegruppen som har ensituation som liknar Sundsvalls.


maj 2013

4 074

3 0052 879

4 623

3 906

3 412

3 882

3 100

0

500

1 000

1 500

2 000

2 500

3 000

3 500

4 000

4 500

5 000

Kr/

inv

Kostnad övrig vuxenvård, kr/inv Kostnad ekonomiskt bistånd, kr/inv

Kostnad familjerätt, kr/inv Kostnad missbrukarvård vuxna, kr/inv

Kostnad barn och ungdomsvård, kr/inv Kostnad individ- och familjeomsorg, kr/inv

Källa: Kolada

PwC

Ekonomiskt bistånd – liknande kommuner, utbetalt per hushåll ochantalet hushåll 2011

Med anledning av att kostnadernaför ekonomiskt bistånd utgör en iförhållandevis stor andel avindivid- och familjeomsorgenskostnader i Sundsvall har vi valt atttitta närmare på detta område. Omhänsyn enbart tas till kommunenssocioekonomiska förhållandenvilka enligt Socialstyrelsenpåverkar förutsättningarna förekonomiskt bistånd, så börSundsvall jämföras medkommunerna i diagrammet.

Sundsvalls kommun avviker intenegativt vad det gäller omfattningav ekonomiskt bistånd eller antalethushåll som uppbär ekonomisktbistånd.


maj 2013

Källa: Socialstyrelsen, Årsstatistik – ekonomiskt bistånd,(jämförelsegrupp 6 enligt socialstyrelsen)

40 28642 349

46 762

33 603

39 011

47 82944 930

29

34

26

13

39

31 32

0

5

10

15

20

25

30

35

40

45

20 000

25 000

30 000

35 000

40 000

45 000

50 000

An

tal

bid

rags

hu

shå

ll

Kr/

hu

sh

åll

PwC

Avsnitt 6Hur har socialtjänsten lyckats med att anpassaverksamhet och kostnadsmassa till de beslutaderamarna 2009 – 2012?


maj 2013

PwC

Utvecklingen budget och verkligt utfall år 2009-2012

Under 2010 var budgeten för socialtjänsten högre ändet faktiska utfallet. Mellan åren 2010 och 2011minskades budgeten för socialtjänsten med 2,2 %. Dåde verkliga kostnaderna ökade med drygt 3,1 % uppstodett negativt resultat 2011.

Inför 2012 erhöll socialtjänsten en budgetförstärkningom cirka 60 mnkr eller 4,1 %. De faktiskanettokostnaderna ökade dock mellan 2011 och 2012med 55 mnkr. Det medförde att socialtjänsten hade ettnegativt resultat i förhållande till budget 2012 om 37mnkr.

De faktiska nettokostnaderna har ökat med 6,4 %, från2010 till 2012. Denna kostnadsökning torde, i stortmotsvara löneutvecklingen inom den kommunalasektorn under samma period.


maj 2013

Källa: Årsrapport 2010-2012 – Socialtjänsten Sundsvalls kommun

1 520

1 540

1 560

1 580

1 600

1 620

1 640

1 660

1 680

1 700

Utfal l Budget Utfall Budget Utfal l Budget Utfal l

2009 2010 2011 2012

Mn

kr

PwC

Effekter av åtgärder år 2009 – 2012

Under 2009 genomfördes, enligt uppgift ett omfattande åtgärdsprogram i syfte att få ned nettokostnaderna inomsocialförvaltningen. Vi kan se både utifrån utfall i relation till budget och nettokostnadernas utveckling iförhållande till standardkostnaden att åtgärderna som genomfördes har haft effekt på resultatet under åren 2009– 2010 med fokus på vård och omsorg. Dock kan vi konstatera att de eventuella åtgärder som genomförts under2011 – 2o12 inte har haft någon effekt på verksamhetens totala resultat. Efter 2010 har kostnaderna ökat i princip isamma takt som löneökningarna inom den kommunala sektorn. Vi kan alltså inte se att åtgärder vidtagna efter2009 har haft effekt på resultatutvecklingen

Inför år 2012 hade socialnämnden i MRP ett krav från kommunfullmäktige att minska nettokostnaderna med 32Mkr . I de månadsrapporter som socialförvaltningen har redovisat till nämnden under året noterar vi att manendast har genomfört några mindre nettokostnadsnerdragningar, vilka inte har haft effekt på resultatutvecklingen.I rapporterna sägs att anledningen till att man inte lyckats med uppdraget är att man har befunnit sig i ettförändringsarbete som syftat till att skapa en ny organisation och att den ska leda till att minskningen avnettokostnaderna kan få genomslag på längre sikt.


maj 2013

PwC

Utvecklingen av budget och faktiska nettokostnader perverksamhetsblock 2009 – 2012

Den högsta kostnadsökningen har verksamhetsblocket Stöd och Omsorg haft – 19 %, eller 62 Mkr mellan åren 2009– 2012. Utvecklingen sedan 2010 är dock 7,6%. Det innebär att kostnaderna mellan 2009 – 2010 ökade med 10 %.

Nettokostnaden för individ- och familjeomsorg har ökat med 9,8 % sedan 2010. Räknat från 2009 harnettokostnaderna minskat 2012.

Äldreomsorgens nettokostnadsutveckling på 6,4 % mellanåren 2010 och 2012 motsvarar drygt 52 mnkr. Då vi konstateratatt detta, i stort, torde motsvara löneutvecklingen i kommunalsektor kan vi inte se att eventuella åtgärder förnettokostnadsminskningar under dessa år har haft någonstörre effekt. Kostnaderna för administration sjönk påtagligtmellan 2010 och 2011. Dock ökade de igen mellan åren 2011och 2012. Ökningen var då 7,7%.


maj 2013

Källa: Årsrapporter 2010-2012 – Socialtjänsten Sundsvalls kommun

2009 Utfall

Mnkr Utfall Budget Utfall Budget Utfall Budget Utfall 2009-2012

Stöd o omsorg 325,9- 388,9- 358,6- 377,1- 374,1- 387,1- 387,9- -19,0%

IFO 363,1- 301,6- 304,1- 298,9- 316,3- 323,3- 334,1- 8,0%

ÄO 824,7- 824,5- 812,3- 823,6- 847,9- 850,0- 864,9- -4,9%

Adm 101,0- 98,7- 104,5- 89,3- 90,7- 87,3- 97,7- 3,3%

Politik 2,3- 2,2- 2,2- 2,2- 2,8- 2,9- 2,8- -21,7%

Summa 1 617,0- 1 615,9- 1 581,7- 1 591,1- 1 631,8- 1 650,6- 1 687,4- -4,4%

2010 2011 2012

Nettokostnaderna har ökat mest inomStöd och omsorg medan de har minskatinom individ- och familjeomsorgen.Äldreomsorgens nettokostnader har ökat,i princip i samma takt somlöneutvecklingen.

PwC

Årsbudget Prognoser redovisade till Socialnämnden 2012 Differens

Mnkr 2012 Feb Mar Apr Maj Jul Aug Sep Okt Nov Dec årsbudget

Vht intäkter 257 265 267 279 280 280 288 287 287 291 298 41

Personalkostn - 1 349 - 1 337 - 1 337 - 1 349 - 1 349 - 1 349 - 1 351 - 1 348 - 1 347 - 1 349 - 1 386 - 37

Vht övriga kostn - 541 - 590 - 592 - 588 - 588 - 588 - 590 - 594 - 599 - 601 - 596 - 56

Avskrivning - 2 - 2 - 2 - 2 - 2 - 2 - 3 - 3 - 3 - 3 - 2 - 0

Intern ränta - 1 - 1 - 1 - 1 - 1 - 1 - 1 - 1 - 1 - 1 - 1 -

Vhtnettokostnad - 1 636 - 1 663 - 1 665 - 1 660 - 1 660 - 1 660 - 1 657 - 1 658 - 1 662 - 1 663 - 1 687 - 52

Skattemedel 1 636 1 636 1 636 1 636 1 636 1 636 1 636 1 636 1 636 1 636 1 651 15

Resultat - 0 - 28 - 29 - 25 - 25 - 25 - 21 - 23 - 26 - 27 - 37 - 37

Prognosutvecklingen per kostnadsslag under 2012(mnkr)

Redan efter de två första månaderna prognosticerades ett underskott på 28 mnkr.Den negativa prognosen förbättrades något fram till augusti, men under årets fyrasista månader ökade den negativa prognosen. Iögonenfallande är skillnaden mellanprognosen i november och det faktiska utfallet i december. Den skillnaden är 10mnkr eller 37 %.

Anledningen till den kraftigt försämrade prognosen de sista månaderna torde beropå dålig kontroll över personalkostnadernas utveckling och då särskiltvikariekostnaderna inom äldreomsorgen.


maj 2013

Stor differens!

Källa: Månadsrapporter 2012, årsrapport – Socialtjänsten Sundsvalls kommun

PwC

Prognosutvecklingen per verksamhet år 2012 (Mkr)

Den största prognosförändringen under året ligger inom äldreomsorgenoch då under årets tre sista månader. Skillnaden mellan prognosen ioktober och utfallet i december är cirka 82 %, vilket måste sägas vara enmycket anmärkningsvärd förändring.


maj 2013

2012 Stöd o omsorg IFO ÄO Adm Politiskt Summa

Jan 1,0 10,0- - 17,0- - 26,0-

Feb - 11,8- 0,2- 15,8- 0,1 27,7-

Mar - 13,1- 0,2- 16,0- 0,1 29,2-

Apr - 13,1- 0,2- 16,0- 0,1 29,2-

Maj - 16,1- - 8,6- 0,1 24,6-

Jun - 16,0- - 9,0- 0,1 24,9-

Jul - 16,1- - 8,6- 0,1 24,6-

Aug 1,5 16,4- 1,6 7,9- 0,2 21,0-

Sep 0,9 16,4- - 7,2- 0,2 22,5-

Okt 1,0 18,1- 2,2- 7,0- 0,2 26,1-

Nov 1,1 14,7- 6,3- 7,2- 0,1 27,0-

Dec 0,8- 10,8- 15,0- 10,4- 0,2 36,8-Källa: Månadsrapporter 2012, årsrapport – Socialtjänsten Sundsvalls kommun

Stor differens!

PwC

Hur rapporterar socialförvaltningen verksamhet ochekonomi till Socialnämnden?

Förvaltningen redovisar månadsvisa rapporter vad avser verksamhet och ekonomi till socialnämnden. Innehålletunder 2012 hade följande rubriker:

• Verksamhetens resultat och nettokostnad

• Verksamhetens nettokostnad per verksamhetsindelning

• Prognos helår

• Avvikelser och åtgärder

• Status på handlingsplanen (vissa månader)

Informationen i månadsrapporterna har under 2012 var relativt likartade och vi saknar en djupgående analys vadavser avvikelser från budget samt förslag till åtgärder. Avrapporteringen i månadsrapporterna avseende denhandlingsplan för nettokostnadsminskningar som socialförvaltningen tagit fram har varit sparsam under 2012.

Avrapporteringen till socialnämnden under 2013 har ändrat karaktär till att innehålla mer ekonomisk information.


maj 2013

PwC

Analys av prognosarbetet

Vi kan konstatera att de metoder som använts för att ta fram prognoser i verksamheten inte har varit tillräckligtbra för att ge såväl förvaltningsledningen som nämnden information så att åtgärder kunnat vidtas med anledningav ett bedömt resultat för verksamheten. Dels tycks kunskapen om vad som skett i verksamheten inte funnits ochdels har informationen kommit allt för sent. Detta kan särskilt ses i den stora budgetavvikelse som redovisadesunder december 2012. Den verkar ha varit okänd för förvaltningen innan december. Vi har försökt att ta reda påorsaken till budgetavvikelsen men inte, med säkerhet kunnat fastställa orsaken. Dock har vi kunskap om var iverksamheten avvikelsen har uppstått.

Den mest anmärkningsvärda förändringen uppstod inom äldreomsorgen mellan prognosen i november och detverkliga utfallet i december. Prognosen i november var cirka 8 Mkr lägre än utfallet i december. Även inom individoch familjeomsorgen uppstod stora skillnader under det sista kvartalet mellan de upprättade prognoserna och detverkliga utfallet är drygt 7 Mkr.

Om förvaltningsledningen och socialnämnden ska kunna hantera och agera utifrån de prognoser som levererasmåste de ha en betydligt bättre kvalitet än vad som varit fallet under 2012.


maj 2013


44maj 2013

0

500

1 000

1 500

2 000

2 500

2006 2007 2008 2009 2010 2011 2012

An

talb

ruka

re

Brukare hemtjänst Brukare SÄBO

Äldreomsorg, Verksamhetsutveckling 2006—2012

Antalet vårdtagare i hemtjänsten har ökat totalt under perioden 2006 – 2012. Under åren 2008 – 2011 låg antaletbrukare på samma eller något lägre nivå. Från 2011 till 2012 skedde en dramatisk ökning.

Ökningen omfattar såväl service som omvårdnadsinsatser. Omvårdnadsinsatserna är den del som ökat kraftigastmed 9 % mellan åren 2010 och 2011 enligt Socialstyrelsen (Kommunala insatser enligt socialtjänstlagen samthälso- och sjukvårdslagen). Även kostnaderna per vårdtagare ökar vilket är oroväckande och det kommer attkrävas krafttag i ledning och styrning av verksamheten både i den politiska organisationen och iförvaltningsorganisationen. Uppgifter för kronor per vårdtagare 2012 är ännu inte tillgängliga.

Kronor per vårdtagare 2006-2011Omfattning 2006-2012

Källa: Kolada Källa: Kolada

PwC

Jämförelse kundrelaterade tidmått och arbetade timmar 2012

Insatserna s omfattning i tid motsvarar ca 82 % av den arbetade tiden. Detta är ett rimlig fördelning förutsatt attall beviljad tid planeras och utförs hos vårdtagare. Det bör finnas en viss differens och ett utrymme förexempelvis resor mellan vårdtagare, utbildning o s v.Den tid som hemtjänsten planerat i TES* är 75% av den tidsom beviljats av handläggare,

Det som är mer anmärkningsvärt är differensen mellan arbetad tid och planerad tid som enligt ovanståendeuppgifter visar att endast ca 62 % av personalens arbetade tid är planerad hos vårdtagare. Detta är, enligt vårbedömning lågt den utförda tiden hos kund också vanligtvis är ännu lägre på grund av att vårdtagare till exempelär på sjukhus eller av annan anledning inte är föremål för hemtjänstinsatsen.


maj 2013

Källa: Socialtjänsten, mars 2013

Nyckeltal - tider hemtjänstTIMMAR Per

månad 2012

Beviljad tid biståndsbeslut 69 000Verksamhetens planerade tid 52 000Medel arbetad tid 84 000Relation biståndsbedömd/arbetad tid 82%

Relation biståndsbedömd/planerad tid 75%Relation arbetad tid/planerad tid 62%

*TES= ett databaserat verksamhetssystem för planering av beviljade insatser inom t.ex hemtjänst

Inom hemtjänsten har man under 2012 haft en stor differens mellan arbetade timmar och kundrelaterade timmar.Med kundrelaterad tid avses i detta sammanhang beviljade insatser enligt socialtjänstlagen och den beräknadetidsåtgången samt hur den utförande verksamheten planerat att genomföra insatsen hos vårdtagarna.

I samband med vårt arbete kan vi se att det finns brister i uppföljningssystemen bland annat vad det gällermöjligheten att mäta produktivitetsutvecklingen. Uppgifter finns inte som helhet samlat och lättillgängligt ochdata måste bearbetas manuellt.

PwC

Personalutveckling 2010-2012

Förändring

Månadsavlönad personal (antal) - Sundsvalls kommun 2010 2011 2012 2009-2012Anställda inom vård och omsorg om äldre ochfunktionshindrade 2 639 2 656 2 676 1,4%


maj 2013

0

10 000

20 000

30 000

40 000

50 000

60 000

70 000

80 000

2009 2010 2011 2012

Tk

r

Stöd o omsorg IFO ÄO

Motsvarar en ökning på45 % på fyra år inom ÄOUtveckling av vikariekostnader

….en ökning på30% på fyra inom Stöd

och omsorg

Trots att antalet vårdtagare inomäldreomsorgen har ökat med ca14 % har den månadsavlönadepersonalen inte ökat i sammaomfattning.

För att lösa den expanderandeverksamheten har timavlönadpersonal i form av vikariernyttjats.

Ökningen av vikarienyttjandet äranmärkningsvärt stor. En ökningmed 45 % inom äldreomsorgenpå fyra år är exceptionell.

Källa: Socialtjänsten Sundsvalls kommun

Källa: Kolada

PwC

0

2 000

4 000

6 000

8 000

10 000

12 000

14 000

16 000

18 000

Jan Feb Mar Apr Maj Jun Jul Aug Sep Okt Nov Dec

Tkr

2009 2010 2011 2012

Utveckling socialförvaltningens vikariekostnader 2009-2012

Figuren ovan visar utvecklingen av vikariekostnaderna inom socialtjänsten mellan åren 2009 och 2012 för allaverksamheter inom socialtjänsten. Vikariekostnaderna under hösten 2012 är höga i jämförelse, framförallt ökarkostnaderna mellan november och december på ett vis som inte motsvaras av utvecklingen de tidigare åren. Vi harinte kunnat konstatera orsaken till utvecklingen. Det kan bero på retroaktiv löneutbetalning, men också på ökadvikarieanvändning under december. Dock kan vi se att man inte tagit hänsyn till utvecklingen i prognosarbetetinom förvaltningen. Ökningen torde vara en förklaring till de stora differenserna mellan prognos och utfall under2012.


maj 2013

Källa: Socialtjänsten Sundsvalls kommun

Stor ökning

PwC

Vikarieanskaffning inom äldreomsorgen via Resurs ochPlaneringsenheten 2012


maj 2013


Äldreomsorg

Tillfällen TimmarAndel av totala

Timmar

Sjukdom 20751 164768 33,18 %Personalbrist 14257 114109 22,98 %Semester (ej sommarsemester) 9342 95046 19,14 %

HemtjänstTillfällen Timmar

Personalbrist 9220 68061Sjukdom 8821 61511

Semester (ej sommarsemester) 3321 34104

SÄBOTillfällen Timmar

Sjukdom 11930 103257

Semester (ej sommarsemester) 6021 60942

Personalbrist 5037 46048

De vanligaste orsakerna till enheternas vikariebeställningar är förutom sjukfrånvaropersonalbrist (vakanta turer i schema) och semester utanför ordinarie semesterperiod (juni,juli och augusti).

PwC

Vikarieanskaffning inom Stöd och omsorg via Resurs ochPlaneringsenheten 2012


maj 2013


Stöd och omsorg

Tillfällen TimmarAndel av totala

timmar

Sjukdom 5150 58210,28 27,7 %

Personalbrist 4911 53104,18 25,2 %

Semester (ej sommarsemester) 3842 49839,25 23,7 %

Personliga assistenterTillfällen Timmar

Sjukdom 1388 17202Semester (ej sommarsemester) 1068 14269Personalbrist 733 8488

BoendeTillfällen Timmar

Personalbrist 4178 44616

Sjukdom 3762 41009

Semester (ej sommar semester) 2774 35570

Liksom inom äldreomsorgen är de vanligaste orsakerna till enheternas vikariebeställningarär förutom sjukfrånvaro personalbrist och semester utanför ordinarie semesterperiod (juni,juli och augusti).

PwC

Analys av vikariekostnadernas ökning

Utöver den vikarieanskaffning som hanteras av Resurs och planeringsenheten hanterar enheterna självavikarieanskaffning och enligt bedömning uppgår denna andel till 20 – 25 % av den totala vikarieanskaffningen.

Utifrån vår analys finner vi att en stor andel av de vikarier som beställs via Resurs och planeringsenheten är avsådan art att de borde vara en del av den dagliga planeringen, då stor del av personalens planerade frånvaro bordegå att planera in i ordinarie bemanning genom flexibla schema- och arbetstidslösningar.

Vikariekostnaderna har ökat dramatiskt de senaste åren. En orsak kan vara att de åtgärder vad avser minskningar ibemanning och som beslutats på övergripande nivå inte fått effekt ute i verksamheten. En annan orsak kan varahur schemaläggningen av personalen hanteras.

Det är av största vikt att vikariehanteringen ses över. Det handlar då om hur verksamheterna bemannas, vilkaschemasystem som används samt hur delegationen av vikarietillsättning hanteras. Så som vikariekostnaderna harökat de senaste åren är annars risken att socialförvaltningen helt tappar kontrollen över utvecklingen. Frågan ärom man inte redan har gjort det.


maj 2013

PwC

Avsnitt 7Analys av enkäter och intervjuer


maj 2013

PwC

Analys av enkäter och intervjuer

Under vårt arbete med analyser av de enkäter och intervjuer vi har genomfört har vi särskilt noterat uttryck för orooch frustration som kan härledas till det förändringsarbete som genomförts och genomförs iförvaltningsorganisationen. Vi vill påpeka att det inte är ovanligt, snarare tvärt om, att sådan oro uppstår. Det börläsaren ha i åtanke vid läsning av aktuellt avsnitt.

Det är dock viktigt att ledningen för socialförvaltningen har uppsikt över klimatet i förvaltningen och utifrån vadman ser, agerar för att hantera eventuell oro och frustration. Ledning av förändringsarbete kräver en tydlighet somär mer än vad man normalt kan tycka vara behövligt.

När det gäller organisationsförändringarna har vi inte, trots efterforskningar, kunnat få en samlad ochdokumenterad bild över hur socialförvaltningen för närvarande är organiserad.


maj 2013

PwC

Analys av enkät och intervjuer

Vid analysen av socialförvaltningen har sex olika perspektiv särskilt beaktas. Dessa perspektiv har sinutgångspunkt i Weisboards ”6-box” modell. Modellen kan beskrivas enligt följande.


maj 2013

PwC

Analys av enkät och intervjuerFörvaltningsövergripande Stödfunktioner och administration


maj 2013

I enkätundersökningens svar kan vi utläsa att det finns stora variationer vad det gäller uppfattning ochkännedom om verksamhetens uppdrag och målsättning.Vi kan se att organisationsförändringarna har tagit stort utrymme i verksamheterna där flera personer berörtsvad det gäller roller och funktioner. Att organisationsförändringen inte är slutförd tolkar vi som en bidragandeorsak till de oklarheter vad det gäller uppdrag och mål som framkommer i vår analys.

Jag vet vad som förväntas av mig i mitt arbete

Jag anser att rollfördelningen inom verksamheten är tydlig

Min närmaste chef är engagerad i det dagliga arbetet

Min närmaste chef ger mig förutsättningar att utveckla och förbättra

inom verksamheten

Jag känner till min verksamhets uppdrag och målsättning

Instämmer

helt

Instämmer

ihuvudsak

Instämmer

till viss del

Instämmer

inte allsVet ej

PwC

Analys av enkät och intervjuer individ- och familjeomsorg –ledning och styrning

Vi kan konstatera att individ och familjeomsorgens ledningsstruktur har påverkats av vakanta tjänster ochtillfälliga lösningar. Ledningens övergripande arbete har under en tid fokuserats på organisationsförändringarinom socialförvaltningen som helhet. Inom individ och familjeomsorgens olika områden bestårledningsgruppsdiskussionerna till stor del av operativa frågor kopplade till personal och arbetsmiljö. Fokusför arbetsledningen inom IFO har i relativt hög grad varit att skapa arbetsro i arbetsgrupperna. Vårbedömning är att ledningen saknar önskvärd överblick över individ- och familjeomsorgen olikaverksamheter, systematiska diskussioner kring strategiska åtgärder som bör vidtas samt uppföljning av deåtgärder som vidtagits.

Vår bedömning är också att nuvarande ledning och styrning till stor del är beroende på person och intefunktion. Konsekvenserna av detta är att resultatet av strategiska satsningar eller gemensamma beslut fårmycket varierat genomslag i verksamheten. Ett exempel på detta är arbetet med LEAN. För verksamheteninnebär det bristande uthållighet i fattade beslut och därmed en upplevelse av ständiga förändringar iviljeriktning och strategi. På ett högre plan innebär chefernas handlingsutrymme svårigheter att utvärderaresultat av omfattande satsningar som gjorts i verksamheten.


maj 2013

Nuvarande ledning och styrning av individ- ochfamiljeomsorgen är till stor del beroende på person och intefunktion

PwC

Analys av enkät och intervjuer individ- och familjeomsorg –syfte – uppgift och mål

Genomförd enkät visar på en relativt god uppfattning om verksamhetens uppdrag samt vad som förväntas avrespektive medarbetare. I kommentarerna till enkäten samt vid genomförda intervjuer framkommer att detfinns stora förutsättningar att öka samordning mellan de politiska målen, förvaltningens mål samt det somsker i varje arbetsgrupp. Vår bedömning är att det finns utrymme för ett tydligare politiskt ställningstagandeavseende målen och viljeriktningen för kommunens individ- och familjeomsorg samt att arbetet iverksamheten behöver kopplas till de mål som finns. Beslut som fattas bör ha bäring på de mål och deninriktning som gäller för verksamheten.

Analys av socialtjänstens verksamhet och ekonomi

56maj 2013

Jag känner till min verksamhets uppdrag

och målsättning

Jag vet vad som förväntas av mig i mitt

arbete

Jag anser att rollfördelningen på enheten

är tydlig

Instämmer heltInstämmer

ihuvudsak

Instämmer till

viss del

Instämmer inte

allsVet ej

PwC

Analys av enkät och intervjuer individ- och familjeomsorg –struktur – vem gör vad och när?

Trots att verksamheten under en längre tid har arbetat för att implementera system med syfte attstandardisera arbetssätt och metoder så framkommer att det i flera fall är oklart vilka processer som gällersamt att det saknas rutiner för arbetet. Arbetet med processutveckling har avstannat på grund av denomorganisation som sker. Det finns dock en tydlig vilja och drivkraft hos de intervjuade som visar påambitionen om att hitta förbättrade arbetssätt som ger ökad kvalitet i arbetet.

Diskussioner kring kvalitet och resultat av individ- och familjeomsorgens insatser förs i verksamheten, men vikan konstatera att det idag saknas metoder för att utvärdera kvalitén i genomförda insatser. Vi tror att dennadiskussion är mycket viktig för verksamheten och att den kan främjas av att en organisationsförändring sker.Det krävs dock att det prioriteras.


maj 2013

PwC

Analys av enkät och intervjuer äldreomsorgen


maj 2013



Jag anser att rollfördelningen på enheten är tydlig

Vår uppfattning utifrån enkätsvar och genomförda intervjuer är att det finns en kännedom och en relativt goduppfattning om verksamhetens uppdrag och målsättning.

Det förmedlas dock en bild som visar på bristande förtroende mellan verksamhetsansvariga ochförvaltningsledningen. I organisationen uppfattas det som att tidplanerna för förändringsarbetet harförändrats och att direktiven vad avser organisationsförändringarna med tiden har blivit otydligare. Detta harskapat en stor otrygghet i organisationen. Även upplevelsen av oklarheter i roller och mandat har framförtsvad det gäller exempelvis budgetarbetet i verksamheten.

Instämmer

helt

Instämmer

ihuvudsak

Instämmer

till viss del

Instämmer

inte allsVet ej

PwC

Analys av enkät och intervjuer äldreomsorgen


maj 2013

Jag är delaktig i verksamhetens utveckling

Vi har tydliga nedskrivna och fungerande rutiner för verksamheten

Vi arbetar utifrån utvärderingsbara metoder för att nå god kvalitet

inom kommunens vård och omsorg

De regler och policys som styr verksamheten medverkar till ett och

effektivt arbetssätt

Våra respondenter beskriver att man inte i tillräcklig omfattning är delaktig i verksamhetens utveckling. Vidintervjuer och i enkätsvar redogör man att man har en bristande tilltro olika delar av förvaltningen.Brist på tydlighet från ledningen och otrygghet i arbetssituationen kan vara ett uttryck för vad som sker iförändringsarbetet.Ledningsarbetet i förvaltningen har i stor utsträckning fokuserats på förändringsarbetet. Våra respondenterupplever att utveckling av kvalitet och resultat i verksamheten har saknats..Vår bedömning är att det i stora delar saknas dokumenterad beskrivning av verksamheterna vad det gälleruppföljning på enhetsnivå såsom statistik, personal, bemanning m m. Denna dokumentation är enförutsättning för en rättssäker, kvalitativ och effektiv verksamhet.

Instämmer

helt

Instämmer

ihuvudsak

Instämmer

till viss del

Instämmer

inte allsVet ej

PwC

Analys av enkät och intervjuer Stöd och omsorg




Jag anser att rollfördelningen på enheten är tydlig

Det finns en god uppfattning av verksamhetens uppdrag och målsättning inom Stöd och omsorg.

På samma sätt som inom äldreomsorgen förmedlas en bristande tilltro mellan olika delar inom förvaltningenoch en osäkerhet vad avser fördelning av roller och ansvar.

maj 2013

Instämmer

helt

Instämmer

ihuvudsak

Instämmer

till viss del

Instämmer

inte allsVet ej

PwC

Analys av enkät och intervjuer Stöd och omsorg


maj 2013

Jag är delaktig i verksamhetens utveckling

Vi har tydliga nedskrivna och fungerande rutiner för verksamheten

Vi arbetar utifrån utvärderingsbara metoder för att nå god kvalitet

inom kommunens vård och omsorg

De regler och policys som styr verksamheten medverkar till ett och

effektivt arbetssätt

Inom Stöd och omsorg upplever man i större utsträckning att man är delaktig i verksamhetens utveckling.Man ger en bild av att ledning och styrning fungerar inom verksamhetsblocket, men att det inte motsvaras påförvaltningsledningsnivå. Det framkommer i både intervjuer och i enkätsvar en önskan om mer struktureradstyrning inom förvaltningen. Respondenterna uttrycker viss oklarhet vad avser i vad mån regler och policysmedverkar till ett effektivt arbetssätt.Vår bedömning är att det för Stöd och omsorg på samma sätt som för äldreomsorgen behöver utvecklas rutinerför verksamheterna vad det gäller uppföljning på enhetsnivå inom områdena statistik, personal och bemanning.Detta anser vi vara en förutsättning för en rättssäker, kvalitativ och effektiv verksamhet.

PwC

Analys av enkät och intervjuerVerksamheterna för Biståndshandläggning och hälso- och sjukvård.

Den inledande frågan till dessa verksamheter var :



maj 2013

Biståndshandläggare Sjuksköterskor

Vi kan konstatera att det finns en god uppfattning om verksamhetens uppdrag samt vad som förväntasav respektive medarbetare.

Vid intervjuer och enkätsvar får vi en bild av att dessa grupper inom förvaltningen inte har påverkats såmycket av den oro som beskrivs i andra delar av förvaltningen.

Båda grupperna arbetar ju utifrån respektive lagstiftningsområden, som i huvudsak reglerararbetsuppgifterna.

Det finns dock ett behov av att utveckla verksamhetsuppföljningarna inom dessa områden också liksominom hela socialförvaltningen.

PwC

Analys av intervjuer på ledningsnivå

Intervjuerna på ledningsnivå har genomförts som semistrukturerade intervjuer med en intervjuguide som grund,som har anpassats utifrån utvecklingen av respektive intervju. Intervjuguiden har utgått ifrån de frågeställningarsom formulerats i uppdraget.

Förvaltningsorganisationen inom socialtjänsten har, som nämnts inledningsvis, de senaste två åren haft ett stortfokus på organisationsförändringar. Det tycks som om frågor rörande ledning och styrning med anledning av deperiodvisa prognoser som gjorts har fått stå tillbaka med anledning av aktiviteter med anledning avorganisationsförändringarna. Förändringsarbetet har tagit mycket kraft i organisationen, vilket är förståeligt.Under resans gång har också förutsättningarna för organisationsförändringarna förändrats. Framförallt medanledning av beslut om hur den politiska organisationen skulle reorganiseras inför införande av valfrihet ochkonkurrensutsättning. När vi ska försöka förstå hur socialtjänstens organisation ser ut idag har vi haft svårigheteratt få ett grepp om detta. Vi saknar en dokumentation över organisationen och hur fördelningen av ansvar ochbefogenheter ser ut i den nu gällande organisationen.

Socialnämnden tycks inte ha haft någon roll i införandet av ledningen inför en ny organisation, utan man verkar hanöjt sig med att hållas informerade.

Vi får en bild av att såväl ledningen för förvaltningen som socialnämnden har gått från att tidigare varit merainvolverade i daglig och operativ styrning av verksamheten till att bli med policyskapande i ledning och styrning.Detta kan ha bidragit till att omgivningen upplever att socialnämnden saknar förmåga att fatta beslut. Här är enviktig fråga vilka underlag som socialnämnden får av förvaltningen inför beslutsfattande och på vilket sätt somförvaltningen vägleder socialnämnden inför beslut.


maj 2013

PwC

Analys av intervjuer på ledningsnivå

Särskilt när det gäller ärenden som rör de månadsvisa prognoser som levereras kan vi se att socialnämnden inteunder 2012 vidtagit några åtgärder med anledning av dessa. Enligt uppgift har underlagen till socialnämndensbehandling av prognoserna lagts direkt på bordet eller kommit i direkt anslutning till sammanträden. Här menarvi att det bör vara förvaltningsorganisationens ansvar att på ett pedagogiskt vis informera och vägledasocialnämnden inför hur åtgärder ska vidtas, om det är nödvändigt. Sett till utvecklingen under såväl 2011 som2012 borde frågor om åtgärder med anledning av den ekonomiska utvecklingen ha varit på socialnämndens bord.

Frågan är om dialogen mellan socialförvaltningens ledning och socialnämnden har varit tillräckligt utvecklad ochom synen på hur ansvarsfördelningen mellan nämnden och förvaltningen har utvecklats har delats av aktörerna.

Vi kan också iaktta frågor om bristande förtroende och tilltro mellan olika funktioner i socialförvaltningen irelation till förvaltningsledningen. Detta gäller också i viss omfattning relationerna mellan förvaltningsledningenoch socialnämnden. Vi kan inte nog understryka vikten av att förtroendefrågor i organisationen hanteras på ettklokt och konstruktivt sätt innan de växer sig för stora.


maj 2013

Det saknas en sammanhållen struktur för ledning ochstyrning i socialförvaltningen. Kopplingen mellanövergripande ledning och styrning i förvaltningen ochledning och styrning i verksamhetsgrenarna saknas.

PwC

Avsnitt 8Vilka är förutsättningarna för socialtjänsten attbedriva verksamheten inom planerade ramar?


maj 2013

PwC

Analys av socialtjänstens förutsättningar att bedrivaverksamheten inom beslutade ramar

Åren 2013 – 2016

Socialtjänsten i Sundsvalls kommun står inför mycket stora utmaningar de närmaste åren. Uppdraget att hanteraett upparbetat underskott som dessutom tenderar att växa från år till år är givetvis den största utmaningen.Samtidigt skapar man genom en organisationsförändring ett nytt sätt att fördela resurserna i verksamheten.Organisationsförändringen är inte enbart ett nytt sätt att fördela ansvar och befogenheter, utan man skapar en nyorganisationskultur som, i grunden bygger på att man ska fördela resurser genom ett beställar-/utförarförhållande. Denna typ av organisationsmodell har kunnat iakttagits sedan 1980-talet i kommunal ochlandstingskommunal verksamhet och den har fått lite av renässans i samband med att valfrihet har införts inomdelar av den kommunala verksamheten. Hur socialtjänsten ska hantera kulturförändringarna samtidigt med attman ska anpassa verksamheten utifrån de resurser som ställs till förfogande är, som sagt en utmaning somkommer att kräva mycket stora insatser av såväl ledningen för förvaltningsorganisationen som den politiskaledningen för socialtjänsten de närmaste åren.

Vår erfarenhet är att det inte finns direkta kopplingar mellan organisationsförändringar utifrånvalfrihetsbegreppet och en effektivare resursförbrukning. Det har vi kunnat se inom exempelvis sjukvården.

I samband med vår analys ser vi framförallt två styrkor som kommer att kunna vara till fördel i samband med detförändringsarbete som man är mitt uppe i och som, oavsett vilken väg man väljer kommer att behöva slutföras.Dels har man inom socialförvaltningen, överlag mycket kompetenta och erfarna medarbetare. Dessutom är juSundsvall i kraft över att vara regioncentrum utan yttre konkurrens när det gäller att behålla och rekryteramedarbetare.


maj 2013

PwC


Åren 2013 – 2016, forts

En ytterst viktig fråga för såväl den politiska ledningen som förvaltningsledningen kommer att vara att nogavärdera och välja vilka målsättningar och prioriteringar som verksamheten ska ha, framförallt i syfte att anpassaverksamheten till de resurser som ställs till buds. Det kommer att krävas att formulera mål för bådeorganisationsförändringar och förändringsarbete i form av rationaliseringar om man överhuvudtaget ska skapaförtroende. Dessutom kan det vara en alltför svår uppgift att lösa alla uppgifter samtidigt. Då behövs det görasprioriteringar som, även de, syftar till att skapa förtroende för verksamheten.

När det gäller förändringar i de socioekonomiska faktorerna ser vi inte att Sundsvall kommer att påverkas i någonnämnvärd omfattning de tre närmaste åren. Förändringar i demografi har betydligt längre cykler. Det som skullekunna vara ha en negativ påverkan på socialtjänsten är om arbetslösheten i regionen skulle försämras, men detfinns inga indikatorer som, för tillfället pekar på detta.

En annan fråga är förändringar i omvärlden. Särskilt vad avser regelförändringar som utgår ifrån lagstiftning ochstatsmakternas agerande. En viktig fråga är förändringar i kommunernas skatteutjämningssystem.

Den 27 april 2011 överlämnade Utjämningskommittén sitt slutbetänkande till regeringen. Förändringarna föreslåsträda i kraft 2013.

Regeringen presenterade den 19 december 2012 en PM över förslag till förändringar i den kommunalekonomiskautjämningen. Förslaget är tänkt att gälla från 2014. Proposition är planerad till september 2013.

Förslaget innehåller dock ett antal större justeringar av kostnadsutjämningen inom framförallt delmodellerna förbarnomsorg och individ- och familjeomsorgen. När det gäller delmodellen för individ- och familjeomsorg föreslårkommittén en helt ny modell.


maj 2013

PwC


Åren 2013 – 2016, forts

Det nya förslaget på utjämningssystem innebär att Sundsvalls kommun från och med 2014:

• erhåller cirka 260 kronor mer per invånare för sin äldreomsorg, vilket motsvarar 25,9 mnkr, medan

• IFO verksamheten får försämrade strukturella uppräkningar och tappar 59 kr per invånare, motsvarande 5,7mnkr


maj 2013

PwC


I ett längre perspektiv

Utifrån uppdraget gör vi endast en översiktlig genomgång över framtida förutsättningar för socialtjänsten iSundsvalls kommun och tar avstamp i det arbete som bedrivits inom Sveriges Kommuner och Landsting (SKL) förden framtida finansieringen av välfärden. Överlag beskrivs utvecklingen så att man de senaste åren ser enutveckling där kostnaderna för IFO ökar i långsammare takt än kommunernas totala kostnader, medankostnaderna för äldreomsorg och funktionshindrade ökar i högre takt än kommunernas totala kostnader. Detrender man har sett inom socialtjänstens område kan kortfattat beskrivas enligt följande. Vissa av trenderna kanvara kostnadsdrivande och andra kan vara kostnadsneutrala eller till och med resurssparande.

Individ- och familjeomsorg

• Ökad statlig tillsyn och kontroll. Här kan vi se att Socialstyrelsen tar över hela den statliga tillsynen öververksamheten och det som driver utvecklingen är att man iakttar stora skillnader i verksamheten mellan olikakommuner.

• Ökade krav på evidensbaserad praktik. Det finns en stor osäkerhet om insatser inom socialtjänsten har effekter.Här har ett arbete påbörjats på nationell nivå för att utveckla detta.

• Ökad polarisering i samhället som beror på förändringar i demografisk struktur, arbetslöshet och växandeinkomstskillnader.

• Ett mer mångkulturellt samhälle. Andelen utlandsfödda ökar och flyktinginvandringen är av annan karaktär äntidigare vilket skapar nya former av sociala problem.

• Professionalisering av familjehemsvården. Uppdraget att vara familjehem kräver mer än det gjort tidigare.Problemen är mer komplexa än tidigare.


maj 2013

PwC


I ett längre perspektiv, forts

• Ökade krav på regionalt samarbete. De mindre kommunerna har inte möjlighet att ha specialistkompetensinom alla verksamheter, vilket ställer högre krav på samarbete och samverkan.

• Ökad grad av specialisering. Specialistkunskaper kommer att krävas inom exempelvis olika typer avutredningar och stöd.

• Högre medvetenhet om rättigheter hos medborgarna. Dagens medborgare är överlag mer medvetna och vethur man ska ta reda på sina rättigheter. Nya grupper ställer andra krav på samhället.

• Krav på högre utredningsfrekvens inom barn och ungdom. Krav från statsmakterna om bättre kvalité och etträttssäkrare förfarande.

• Mer tidiga och förebyggande insatser.

Äldreomsorg

• Ökad central/statlig styrning. Exempel på detta är utvecklandet av nationella handlingsplaner och riktadestatsbidrag eller nya åtaganden utan finansiering.

• Mer individanpassad omsorg. Uppbyggnaden av välfärdhetssystem som bygger på valfrihet.

• Förbättrad hälsa vilket leder till en ändrad demografi – äldre befolkning.

• Ökade kompetenskrav på personalen. Medicinteknisk utveckling, mer sjukvård i ordinärt boende och ökatansvar för kommunerna – hemsjukvård. Krav på mer kundanpassad kompetens; bemötande -serviceinställning. Mer tekniskt kunnande.


maj 2013

PwC


I ett längre perspektiv, forts

• Mer avancerad vård sker i hemmet.

• Ökade krav på att få bo kvar hemma.

• Bostäder utformade för kvarboende. Bostäder anpassade för personer med funktionsnedsättning och storaomvårdnadsbehov.

Stöd och omsorg

• Mer fokus på individuella lösningar/större mångfald i stödformer. Ökad valfrihet.

• Geografiska skillnader ökar. De större kommunerna kan erbjuda ett större utbud och arbetsutbudet är större istörre kommuner.

• Teknikutvecklingen går hand i hand med individuella anpassningar.

• Större förväntan på livskvalitet. När institutionerna försvunnit är även personer med funktionsnedsättningdelaktiga i samhällslivet från start vilket i sin tur leder till krav på att leva som alla andra. Bättrelevnadsförhållanden leder till ökade förväntningar.

• Ny kunskap ger nya diagnoser.

• Funktionshindrade kommer längre från arbetsmarknaden.

• Ökande målkonflikt mellan ambition och resurser.


maj 2013

PwC

Avsnitt 9Sammanfattande analys


maj 2013

PwC

Sammanfattande analys

Utifrån de frågeställningar som ställdes inför analysen gör vi följande sammanfattande analys.

• Hur har socialtjänsten lyckats med att anpassa verksamhet och kostnadsmassa till de beslutade ramarna 2009– 2012?

Sammanfattningsvis konstaterar vi att de åtgärder som genomfördes mellan åren 2008 – 2010 och den kraftfullakostnadsminskning som gjordes då inte har följts av åtgärder som givit effekt de kommande åren. Under åren 2011– 2012 har man inte haft förmåga att anpassa verksamheterna till de beslutade ramarna.

Vi kan se att förvaltningen i sin helhet – särskilt det senaste året – har haft allt fokus på förändringsarbete ochorganisationsförändringar. Man har tappat förmågan att aktivt arbeta med de krav som ställts på verksamhetenvad avser anpassningar till tilldelade ramar.

• Vilka kostnadsminskningar har genomförts?

Vi anser att endast de kostnadsminskningar som har haft effekt på verksamhetens resultat är relevanta attnotera. Åtgärder som i övrigt genomförts och som inte påverkat verksamhetens ekonomiska utveckling kaninte betecknas som kostnadsminskande då någon synlig effekt på resultatet inte har kunnat iakttas. Utifråndetta resonemang kan vi se att de kostnadsminskningar som genomfördes 2009 – 2010 hade effekt påresultatet för socialförvaltningen och socialnämnden. Mellan åren minskade de faktiska nettokostnadernamed cirka 35 Mkr. De åtgärder som socialförvaltningen sedan genomfört under åren 2010 – 2012 har intehaft effekt, utan kostnaderna har utvecklats i ungefär samma takt som löneutvecklingen under perioden.


maj 2013

PwC


• Hur har produktiviteten utvecklats?

Enligt de uppgifter vi har kunnat få har vi inte kunnat följa produktivitetsutvecklingen. Det vi kankonstatera är att produktiviteten 2012 inom hemtjänst ligger på en låg nivå. Andelen av arbetstiden somutförs hos brukarna är låg. Dessutom ser vi att kostnaden per enhet inom äldreomsorg är högre än i dejämförda kommunerna. Utifrån detta kan vi säga att det borde finnas förutsättningar att ökaproduktiviteten.

• Hur har effektiviteten utvecklats?

Vi kan inte iaktta några väsentliga förändringar när det gäller en förbättrad effektivitet. Här ska vi kommaihåg att, i stort, hela verksamheten varit föremål för förändringsarbete. Det är en stor utmaning för såvälförvaltningsledning som socialnämnden att följa utvecklingen av effektiviteten med anledning av den nyaorganisation som byggs upp utifrån ett beställar- /utföraransvar. Inom individ- och familjeomsorgenefterlyser vi tydligare arbetssätt för att följa upp effektiviteten och att organisatoriska ellerverksamhetsmässiga förändringar föregås av ett tydliggörande av vilka effektivitetsvinster som väntas.Överlag handlar det om att sätta upp mål för verksamhetsförändringarna ur ett effektivitetsperspektiv föratt kunna följa upp effekten av förändringarna.

• Vilka metoder för uppföljning och utvärdering finns i socialförvaltningen?

Vi har tidigare påpekat de brister vi kan se i uppföljning av verksamhet och ekonomi inom förvaltningen. Vivill påpeka vikten av att utveckla metoderna för prognoser, djupare analyser av orsakerna till avvikelsersamt att förvaltningen till socialnämnden redovisar förslag till åtgärder med anledning av de avvikelser somredovisas.


maj 2013

PwC


• Hur rapporterar socialförvaltningen verksamhet och ekonomi till Socialnämnden?

Enligt uppgifter har de rapporter som avser utvecklingen av verksamhet och ekonomi under 2012 kommitsent inför socialnämndens sammanträden. Det är av största vikt att rutinerna vad avser rapporteringförbättras så att socialnämnden får möjlighet att värdera informationen.

• Vilka är förutsättningarna för socialtjänsten att bedriva verksamheten inom planerade ramar?

• Under åren 2013 – 2016?

De två största utmaningarna ligger i uppdraget att hantera ett upparbetat underskott som dessutomtenderar att växa från år till år. Samtidigt som man genom organisationsförändringar skapar ett nytt sättatt fördela resurserna i verksamheten. Detta kommer att kräva stort mod och beslutsamhet, men samtidigtlyhördhet för att lyckas att leda detta arbete.

När det gäller att anpassa resurserna till de beslutade ramarna är vår analys att det främst är inomverksamhetsblocken äldreomsorg samt stöd och omsorg som det är nödvändigt att vidta åtgärder. För detförsta kan vi se att socialförvaltningen inte har kontroll på utvecklingen av personalkostnaderna. Vi tror attorsaken till detta är att de åtgärder som beslutats på övergripande nivå inte har fått genomslag i det dagligaarbetet vad det gäller exempelvis spelregler och förhållningssätt kring bemanning och förläggning avarbetstiden. Därför har kostnaderna ökat och där särskilt vikariekostnaderna har utvecklats i en takt sommåste anses som anmärkningsvärd.


maj 2013

© 2013 PricewaterhouseCoopers i Sverige AB. All rights reserved. In this document, “PwC” refers to PricewaterhouseCoopers i Sverige AB which is a member firm ofPricewaterhouseCoopers International Limited, each member firm of which is a separate legal entity.


Sedan kan vi också se att man bör skapa bättre styrning och analys av produktionen inom äldreomsorg ochdär särskilt inom hemtjänsten samt inom LSS-området. Ur ett perspektiv hänger denna fråga ihop medbemanningen enligt vad vi säger på föregående sida, men också vad avser utvecklingen av beviljadebiståndsinsatser och antalet brukare.

Det föreligger också ett förslag till nytt skatteutjämningssystem, vilket kan komma att innebära en vissförstärkning av ersättningen till Sundsvalls kommun utifrån strukturerna inom äldreomsorg och individ-och familjeomsorg.

◦ I ett längre perspektiv?

I ett längre perspektiv är det av största vikt att prognosticera befolkningsförändringarna. Vi kan se att destora utmaningarna kommer att ligga på äldreomsorgen. Bedömningar som görs är att den utveckling avbehovet som kan ses inom äldreomsorg inte ses inom individ- och familjeomsorg.

Documents

Analys av socialtjänstens verksamhet och ekonomi...Vi jämför indikatorer eller nyckeltal Analys av socialtjänstens verksamhet och ekonomi maj 2013 10 PwC Att jämföra en kommuns