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Analyse critique des différents outils supportant les processus de groupes. Présenté par Isabelle Giroux Sachenne Wagner. Plan. 1 - Processus de groupe 2- Groupware 3- Réactions individuelles 4- Utilisation d ’outils informatiques - PowerPoint PPT Presentation
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Présenté par
Isabelle Giroux
Sachenne Wagner
Plan 1- Processus de groupe- Processus de groupe
2- Groupware2- Groupware
3- Réactions individuelles3- Réactions individuelles
4- Utilisation d ’outils informatiques4- Utilisation d ’outils informatiques
5- Les outils d ’aide à la gestion des 5- Les outils d ’aide à la gestion des processus de groupeprocessus de groupe
6- Conclusion6- Conclusion
Carte cognitiveProcessus de groupe
Système de support des processus de groupe
Outils informatiques (Groupware)
Télétravail
Prise de décision
(GDSS)
Communication de groupe (CGSS)
Processus de groupe
Définitions
Ensemble de tâches communes effectuées par un groupe qui partage des buts communs
Mécanismes de partage d ’opinion et de ressources
Dans le cadre du cours, processus de groupe en contexte d ’entreprise.
Processus de groupeAvantages
Compréhension des problèmes et détection des erreurs
Responsabilisation des personnes impliquées
Multiplication des connaissances et des alternatives de solutions meilleures
solutions
Effet de synergie
Processus de groupe
Avantages
Efficacité d ’obtention d ’information
Distribution de l ’information d ’aval en amont
Communications interdépartementales (transversale)
Équilibre le risque
Stimule la participation
Processus de groupeInconvénientsPression sociale et conformitéProcessus longManque de coordination et planificationMauvaise influence du groupeTendance à se fier à quelqu’unConsensus difficileAnalyse incomplète des tâchesMauvaise ou sous-utilisation de l’informationMauvaise représentation du groupe
Groupwares
Définitions
Ensemble de technologies permettant de supporter les processus de groupe
Facilite la résolution de problèmes lorsque celle-ci nécessite la collaboration de plusieurs personnes.
GroupwaresCauses de l ’émergence des groupwares1- L ’organigramme des entreprises s ’aplati.
Ceci implique donc que la collaboration collaboration décisionnelledécisionnelle est de plus en plus présente dans les stratégies d ’entreprise..
2- 2- L ’émergence des technologies’émergence des technologies d ’information, de même que le surplus d ’informationsurplus d ’information qui en découle, ont amené la nécessité, d ’utiliser de nouveaux outils, plus performants que les outils traditionnels, pour gérer les gérer les communications et le flot d ’informationcommunications et le flot d ’information qui en découle
Utilisation des Groupwares
AvantagesMultiplie tous les avantages des processus
de groupes traditionnelsAnonymat favorise la participationMultiplication des idées Abstraction des limites temporelles et
géographiques Baisse des coûts de communications
(interurbains)
Utilisation des groupwares
Inconvénients
Changement de culture organisationnelle (réticence aux changements)
Augmentation du nombre d ’information non pertinente
Coûts liés au tri de l ’information
Perte d ’informations pertinentes
Consensus plus difficile
Les réactions individuelles
Pour que l ’utilisation des technologies dans les processus de groupe soit vraiment efficace, l ’acceptation de ’acceptation de celles-ci par les utilisateurs est celles-ci par les utilisateurs est nécessairenécessaire.
Toutefois, chaque personne est différente en ce qui concerne l ’adoption des nouvelles technologies.
Les réactions individuellesUne partie des réactions individuelles dépend du processus de la diffusion de la technologie. Ce dernier peut être défini comme étant
« Un processus par lequel une idée nouvelle est communiquée à travers certains réseaux, formels ou informels, composant le système social » (Rogers 1983, traduction libre).
Les réactions individuelles
Les réactions des utilisateurs dépendent aussi du processus d ’adoption organisationnel (engagement, adoption, secteur) de même que des bénéfices personnels que peuvent en retirer les utilisateurs (niveau d ’application, cercle social, etc..)
Les réactions individuelles
• Pionniers• A.P. : Adopteurs
précoces• P.M. : première
majorité• M.R. : majorité
retardataire• retardataires
0
0,05
0,1
0,15
0,2
0,25
0,3
0,35
PionniersA.P
P.M
M.R
retardataires
Les réactions individuelles
Le processus individuel sous-tendant l ’adoption des technologies.
Information › persuasion › décision › utilisation (implantation)
Outils informatiques supportant les processus de
groupeConférences audio-visuelles
Messagerie électronique
Chat (monde virtuel)
Forums
Système d ’aide à la décision de groupe (GADG)
CGSSUtilisés individuellement ou en
combinaison pour créer des systèmes supportant les processus de groupe
Outils informatiques supportant la gestion des processus de
groupeWorkflow
Calendrier électronique
Gestion des documents
Utilisés individuellement ou en combinaison pour créer des systèmes supportant les processus de groupe
Les conférences audio-visuelles
Utilités
Permet de travailler et visualiser simultanément sur un même écran ou sur deux écrans différents.
Permet un échange rapide de données
Mêmemoment
Mêmeendroit
Différentsendroits
Différentsmoments
Conférences audiovisuelles
Équipement nécessaire
Carte
PC
Caméra (de bonne qualité)
Pas de modem standard, mais une boîte sur ligne téléphonique ISDN
OU achat d ’un KIT complet (> 20 000$)
Conférences audiovisuelles
Quelques produits offerts:
Showme 2.0- Sun solutions
Aspect- Group logic inc.
Lotus notes- Lotus development
Oracle office- Oracle systems
Conférences audiovisuelles
Notes généralesDépendant de l ’équipement, le signal peut
être retransmis à une ligne ou à plusieurs lignes, simultanément. Ex: au H.E.C. on ne peut que retransmettre le signal sur une ligne alors que le kit tout inclus permet de le retransmettre sur plusieurs lignes.
Dans tous les cas, le signal peut être retransmis à un ou plusieurs endroit simultanément
Conférences audiovisuelles
Avantages
Facile d ’utilisation
Peut se faire avec relativement peu d ’équipement
Il est possible de voir les gens et non pas seulement le fruit du travail de groupe
Conférences audiovisuelles
Inconvénients
Il peut se produire certains délais entre l ’audio et le visuel.
Cela nécessite un équipement assez coûteux, si l ’on veut avoir une excellente qualité de son et d ’image
La vitesse de diffusion dépend de la vitesse des lignes téléphoniques
La messagerie électronique
Fonctions élémentairelire, écrire et recevoir des messagesgérer les destinatairesgérer les messages
La messagerie électronique
Les fonctions évoluéesClasser des messagesListe de diffusionRechercher un correspondantCréer et gérer les boîtes aux lettres
électroniques d ’un réseau entierÉcoute et traitement des e-mails à partir d ’un
téléphoneLaisser un message par téléphone qui pourra
être lu ou écouté par le destinataire
La messagerie électronique
Ce que cela inclut:
Infrastructure de messagerie
Le système de messagerie
Parfois, un calendrier électronique
Parfois, un système de plage horaire
La messagerie électroniqueQuelques échantillons de produits
cc:mail-lotus development
Microsoft mail/exchange
MLTS- novell
time and place /2- IBM
Sites d ’intérêtsFonctions de la messagerie électronique
Simulation d implantation
La messagerie électronique
Avantages
Facile à utiliser
Peu dispendieux (quelques fois gratuit)
filtres possibles
sélection et rangement automatique des messages possible
Peut s ’utiliser à partir de n ’importe quel PC, à partir d Internet
La messagerie électronique
Inconvénients
Interception des messages possible (donc pas de message à caractère confidentiel)
Parfois, les délais peuvent être longs entre l ’envoie et la réception
Ne convient pas pour effectuer une rencontre entière dans le cadre d ’un travail de groupe.
Chat Conversation retransmise en direct sur
internet dans un « lieu » virtuel privé
Mode caractère ou mode graphique
Création d ’une liste d ’usagers autorisés
Envoi de messages, fichiers et adresses WEB Même
moment
Mêmeendroit
Différentsendroits
Différentsmoments
Chat
Inconvénients
Parasites, si contrôle d ’accès inadéquat
Risque de perte de productivité des employés
Source de virus
Avantages
Lien plus interactif que les forums et les messageries
Contrôle des accès
Communication rapide
Chat - Logiciels
Installation simple Fichiers audio Sécurité accrue :
firewall, serveur proxy Possibilité de gérer un
système internet ouextranet personnalisé
Offre l’ensemble le pluscomplet d’outilspermettant unecollaboration en tempsréel
Applications multi-média Utilisation d’outils comme
la téléphonie Conversation privé ou en
groupe Flexibilité et
personnalisation de lagestion descommunications
Activer ’s Ding
Ichat ICQ
ForumTransposition électronique d ’une salle
de babillard
Messages actuels et archivés accessibles par tous les usagers
FAQ: recueil des questions et réponses les plus fréquentes et les plus utiles
Peut être privé: à l ’usage exclusif des membres d ’un groupe donné Même
moment
Mêmeendroit
Différentsendroits
Différentsmoments
ForumAvantages
Contrôle des accès
Obtention rapide d’information sur un sujet précis
Augmente la connaissance organisationnelle
Inconvénients
Gestion difficile des messages lorsque le volume est élevé
La durée de vie des messages dépend de la mémoire disponible sur le serveur
Système d’aide aux décisions de groupe
Ensemble de logiciels
équipements informatiques langage et interface conviviaux procédures et méthodologies facilitateur - coordonne l’utilisation des technologies technologies audio-vidéo Base de données lieu spécifique « salle de décision » (virtuelle ou réelle)
supportant un groupe engagé dans un processus décisionnel
Mêmemoment
Mêmeendroit
Différentsendroits
Différentsmoments
Système d’aide aux décisions de groupe
Principales fonctions
Messagerie électronique
Réunions électroniques
(vidéo-conférences)
Gestionnaire d’agenda
Traitement de texte de groupe
Gestionnaire de projet
Gestion des bases de données de groupe
Système d’aide aux décisions de groupe
Buts Permettre à plusieurs gestionnaires de
travailler simultanément sur le même projet ou problème
Encourager la génération d ’idées, la résolution de conflit et la liberté d ’expression
Décourager le développement de comportements de groupe négatifs comme les conflits destructifs, la mauvais communication et les « groupthink »
Est-ce vraiment pertinent???
Est-ce vraiment pertinent???
Système d’aide aux décisions de groupe
AvantagesGénération accrue d ’idées par les participants
Communication au sein de grands groupes
Accès à de l’information complète, connaissances et habiletés
Accès facile et rapide à des sources d ’information externes
Vue globale du contexte par les participants
Meilleure planification et structure du processus
Résolution de conflit
Système d’aide aux décisions de groupe
AvantagesMeilleure coordination
Anonymat des participants
Interaction simultanée de plusieurs participants
Enregistrement des idées
Permet une plus grande fonctionnalité physique
Favorise la mémoire organisationnelle
Mobilise des grands groupes à de rapides changements
Réduction de la durée des réunions
Système d’aide aux décisions de groupe
Inconvénients
Efficacité dépend de la capacité des liens de communication
Exige beaucoup de ressources internes
Défi: accès aux différentes bases de données
Syndrome du parasite
Système d’aide aux décisions de groupe
Microsoft netmeeting Le Module Conference de Netscape Communicator Person to Person - IBM Person to Person - IBM TeamFocus - IBM TeamFocus - IBM Council - CoVisionCouncil - CoVision C.A. Facilitator - McCall/SzerdyC.A. Facilitator - McCall/Szerdy The virtual NoteBook - The forefront GroupThe virtual NoteBook - The forefront Group Live PCs 100/200 - PictureTelLive PCs 100/200 - PictureTel Lotus NotesLotus Notes Fujitsu Desktop ConferencingFujitsu Desktop Conferencing GroupSystems - Ventana CorporationGroupSystems - Ventana Corporation VisionQuest - Collaborative Technologies CorporationVisionQuest - Collaborative Technologies Corporation PrismPrism
Système supportant le travail d ’équipe virtuel
Ensemble d’équipement et d ’applications informatiques et technologiques permettant à des gens dispersés géographiquement de travailler en équipe
Temps réel ou différé
Fonctionnalités disponiblesMême
moment
Mêmeendroit
Différentsendroits
Différentsmoments
Système supportant le travail d’équipe virtuel
E- Room 3- 2- 1
I ntranet
Netopia Netscape Hotoffi ce
Calendrier et planificateur * *
I nterface personnalisé
Discussion directe
Conférence en temps réel
Messagerie
Gestion des documents
Vote
Analyse de logiciels
WorkflowUtilités
Aide à la gestion du travail de groupe
Outil de diagramme et d ’analyse
Gestion électronique des documents
Permet la visualisation, la modification, la recherche, l ’impression, l ’échange, l ’archivage et la sauvegarde des différents documents de l ’entreprise.
Coordonne les actions des divers intervenants
Workflow
Utilités (suite)
Peut permettre l ’automatisation de l ’enchaînement des tâches administratives
Permet de superviser le déroulement des processus
WorkflowAvantages
Permet la gestion des formulaires (adressage automatique des formulaires remplis à ceux qui doivent les approuver)
Permet au gestionnaire de suivre le cheminement des documents
Permet l ’archive des documentsDiminue les délais de traitements de
l ’informationFacile d ’utilisation
Workflow
Inconvénients
Relativement dispendieux
Peut consommer beaucoup de temps
WorkflowProduits offerts
Workflow analyst-ATI
Flowmark - IBM
Jetform - Jetform Corp.
CadFrance
Site d ’intérêts
Axys consultants
Critères d ’évaluation
Les calendriers électroniques
Utilités
Permet de générer automatiquement une heure de rendez-vous où tous les principaux intervenants pourront être présents
Permet de diffuser à grande échelle les événements importants de l ’organisation
Les calendriers électroniques
Les produits offerts
Plusieurs compagnies offrant le service de messagerie électronique offre également le service de calendrier électronique. Par exemple, Microsoft outlook, novell, etc.
Les calendriers électroniques
AvantagesÉconomie de tempsDiffusion assurée de l ’information aux
personnes concernéesPeu coûteux
Les calendriers électroniques
Inconvénients
Cela prend un certain temps à ce que les employés développe le réflexe de toujours regarder le calendrier
Outil de gestion des documents
Outil de gestion des documents
Gestion des documents et des images électroniques utilisés par un groupe
Édition de groupe
Écran partagé de travail
Base de données des documents
Peu utiliséMême
moment
Mêmeendroit
Différentsendroits
Différentsmoments
Outils de gestion des documents
Outils de gestion des documents
Avantages
Mémoire organisationnelle
Accès rapide à l’information
Organisation des documents
InconvénientsLe volume de
données peut décourager les utilisateurs de consulter les documents
Outils de gestion des documents
Outils de gestion des documents
Xerox’s DocuShare 1.0 695$ / 25 usagers (1 serveur) 995$ / 50 usagers (1 serveur) Converti les documents en HTML Publié via un serveur Web Organisation des filières et
annotation Outil de recherche efficace Installation simple Seulement avec Windows NT 4.0
ou Sun Solaris 2.5
Net-it Central 1.0 1995$ / 100 documents
4995$ / nombre illimité de documents
Converti les documents en HTML Publiés via le serveur Web Faible contrôle et sécurité Délai de visualisation court Ne permet pas les annotations et
commentaires Seulement avec Windows NT 4.0
ou 95
Outils de gestion des documents
Outils de gestion des documents
Face-to-Face - Crosswise
MarkUp - Mainstay Software
OnGo Document Management - Uniplex
Workflo - Filenet
Floware - Recognition Technologies
Documentum - Documentum, Inc
Avenues de rechercheAvenues de recherche
Étude expérimentale sur la quantité Étude expérimentale sur la quantité d ’idées générée par un groupe dans un d ’idées générée par un groupe dans un contexte non-informatisé et un lieu contexte non-informatisé et un lieu commun comparativement à un contexte commun comparativement à un contexte informatisé où les membres sont informatisé où les membres sont dispersés géographiquementdispersés géographiquement
Impact de l ’utilisation de la messagerie Impact de l ’utilisation de la messagerie électronique sur le délai de transfert des électronique sur le délai de transfert des informations entre servicesinformations entre services
RéférencesRéférences
Groupware
Merci de votre attention
Des questions?!?