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Analyse fonctionnelle Site intranet (phase 1) Analyse fonctionnelle Site intranet de la Régie du bâtiment Phase 1 28 octobre 2003 Préparé par Régie du bâtiment du Québec Patrick Parent, édimestre 28 octobre 2003 1

Analyse fonctionnelle (phase 1)

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Analyse fonctionnelle Site intranet (phase 1)

Analyse fonctionnelleSite intranet de la Régie du

bâtimentPhase 1

28 octobre 2003

Préparé parPatrick Parent

Édimestre intranet

Régie du bâtiment du Québec Patrick Parent, édimestre28 octobre 2003 1

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Analyse fonctionnelle Site intranet (phase 1)

Analyse fonctionnelle (phase 1)Site intranet de la Régie du bâtiment

L'analyse fonctionnelle a pour but de décrire et d'expliquer, le plus précisément possible, le fonctionnement des différentes composantes du site intranet de la Régie du bâtiment (RBQ). La planification de l'échéancier de réalisation et la prévision des ressources humaines et matérielles nécessaires au développement du projet découleront de cette compréhension.

Les différentes fonctionnalités décrites dans ce document sont celles que nous désirons offrir dans la première version du site intranet RBQ (phase 1). La réalisation de fonctionnalités plus élaborées s'effectuera dans une seconde phase (personnalisation des contenus pour chaque utilisateur, outils de gestion de contenu pour collaborateurs multiples, etc). Progressivement de nouvelles fonctionnalités et une présentation visuelle différente pourront également être créées afin de répondre davantage aux besoins exprimés par les utilisateurs et les gestionnaires.

L'analyse fonctionnelle ne repose pas sur un environnement informatique particulier. Toutefois, la technologie proposée pour le développement du site devra s'adapter à l'environnement technologique actuel et à venir à la Régie (type de serveur, bases de données, langage de programmation, etc). Vous trouverez plus de détails sur notre environnement informatique plus loin dans ce document.

Cette analyse fonctionnelle a été rédigée à partir des orientations de la direction, des objectifs du Comité intranet RBQ et des recommandations de l'édimestre intranet RBQ.

Idéalement, nous voudrions être en mesure de lancer ce nouveau site intranet avant la mi-décembre 2003. Nous ferons donc tout ce qui sera en notre pouvoir pour faciliter les travaux, mais sans faire de compromis sur la qualité de produit final.

1. En-tête et pied de page P.I.V.

Chaque page du site intranet doit obligatoirement inclure le bandeau en-tête développé par le Programme d'identification visuelle (P.I.V.) du Gouvernement du Québec. Plus bas, vous retrouvez une maquette du bandeau contenant les rubriques qui seront présentes dans la phase 1 (Image 1). Une rubrique «recherche» sera éventuellement ajoutée, mais elle ne fait pas partie de la phase 1.

Image 1

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Brève description des rubriques du P.I.V.

Logo de la Régie et Accueil : ces deux zones mènent vers la page d’accueil du site intranet de la Régie

Site Internet RBQ : lien vers le site Internet de la Régie.

Équipe intranet : cette page contient une description du rôle de l’équipe intranet ainsi que les coordonnées des membres de l’équipe.

Pour nous joindre : formulaire de commentaires avec certains champs pré-complétés (reconnaissance de l’utilisateur).

Aide : Le contenu de cette page décrit le fonctionnement du site  (navigation, icônes, fonctionnement des outils, etc).

Pour sa part, le pied de page comprend la signature gouvernementale (calibre w1) avec un hyperlien vers le portail gouvernemental et le symbole obligatoire des droits de propriété intellectuelle (© Gouvernement du Québec, 2002). Le bandeau en-tête et le pied de page doivent toujours être affichés sur un fond blanc.

2. Date du jour

Toutes les pages de l'intranet RBQ affichent la date du jour. Elle apparaît écrite sous la forme suivante :jour-date-mois-année (Lundi 27 octobre 2003), en haut à gauche de la page. Il serait préférable que la source de cette donnée soit le serveur afin d'éviter qu'un poste client ayant une configuration erronée n'affiche la mauvaise date.

3. Mot d’accueil

Un très bref mot de bienvenue s'adressant à l'utilisateur s’affiche dans toutes les pages. Cette salutation pourrait être personnalisable (en affichant le nom de l'utilisateur par exemple : Bonjour Julie ! ou Bonne journée Julie !) dans la phase 2 du développement, en même temps que les autres fonctions de personnalisation. D'ici là, l'édimestre doit pouvoir modifier le mot d'accueil via son tableau de bord ou les formulaires d’administration du site.

4. Photo de la vie quotidienne à la Régie

Une photo, provenant d'une banque d'images illustrant la vie quotidienne à la Régie, est sélectionnée aléatoirement. Cette photo change à chaque fois qu'une page est affichée. L'édimestre peut ajouter ou supprimer des photos au moyen d'un formulaire d'administration accessible à partir de son tableau de bord. Ce formulaire lui permet de sélectionner une image située sur son poste de travail et de la transférer automatiquement sur le serveur Web. Ces photos ne seront pas cliquables (sans hyperlien), mais il serait

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intéressant que le tableau de bord qui nous permet d’ajouter les photos contienne un champ «alt image» dans lequel nous pourrions écrire le nom du ou des personnes sur la photo.

5. Menu de navigation de gauche

L’édimestre doit être en mesure de modifier facilement, et dans toutes les pages du site en même temps, le menu de navigation de gauche. Un outil permettant cette fonctionnalité doit être accessible dans le tableau de bord d’édition du site. Par exemple, la programmation d'instructions d'inclusion SSI ( Server Side Includes ) placées dans le code de toutes les pages de l’intranet RBQ, pourrait être utilisée pour faciliter la gestion de l'affichage dynamique de ce menu. Le tableau de bord doit nous permettre de saisir un nom de rubrique (ex. : À propos de la Régie) sans hyperlien et un nom de section reliée à cette rubrique (ex. : Mission) avec un hyperlien menant à cette page.

Note pour les hyperliens

Il serait préférable que la mise en page privilégie les liens survolés avec changement d’état plutôt que les hyperliens soulignés, et cela autant pour les éléments du menu de navigation que pour les autres hyperliens du site. Ce serait simplement le changement de couleur des caractères lorsque le pointeur de la souris survole le texte qui indiquerait qu'un hyperlien est actif (roll over ou mouse over).

6. Espace promo interne

Du contenu promotionnel concernant l'intranet, en texte ou en image (annonces de nouveautés, lien vers une page événementielle, bannière promotionnelle Centraide, etc.), doit pouvoir être inséré sur les pages du site. La largeur de cet espace est fixe, mais sa hauteur peut varier au besoin. Le tableau de bord permet de gérer les différents espaces promo qui se retrouvent un peu partout dans le site : affichage général ou dans des sections précises, fréquence d'apparition des bannières, durée des campagnes d'affichage, etc. Il serait également pertinent, si possible, d'être en mesure d'obtenir des statistiques sur le niveau de fréquentation des espaces promo (nombre de clique sur les images ou les textes affichés dans ce module).

7. Les actualités

«Les actualités» sont des nouvelles qui touchent de près le quotidien du personnel de la Régie (nouvel outil, nouvel employé, nouvelles procédures et normes, annonces, prises de position, etc). En tout temps, un nombre fixe de manchettes (2 ou 3) s'affiche dans la page d'accueil de la Régie. Habituellement, elles sont disposées par ordre chronologique décroissant afin d'avoir toujours la nouvelle la plus récente en haut de liste. Mais, il serait intéressant que le tableau de bord permette de modifier cet ordre au besoin (outil de

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priorisation). Les nouvelles en manchette se présentent de la façon suivante : sous-titre (placé au-dessus du titre), titre, date de publication et chapeau ou lead de la nouvelle. Un formulaire d'édition de nouvelles permet à l'édimestre et aux autres collaborateurs de publier des textes, sans avoir recours au webmestre et sans connaître le langage html. Cet outil d'édition (tableau de bord) permet une mise en ligne immédiate ou ultérieure, selon la date de publication inscrite dans le formulaire par l'auteur. La mise en page du module «actualités» est prédéterminée par des feuilles de style. Chaque nouvelle peut être accompagnée d'une photo, sinon la mise en page s'adapte. La largeur de ce module central est toujours la même, mais la hauteur peut varier.

En cliquant sur le titre, sur le lien «suite» ou sur l'image qui accompagne occasionnellement la nouvelle, on accède à une page contenant le texte complet. Plus bas à droite, le lien «Toutes les nouvelles» permet à l'utilisateur d'accéder à une page d'archives. Il y retrouve toutes les actualités de la Régie de la semaine courante. Les autres nouvelles sont classées par mois et par année.

Dans la phase 2, un outil de recherche permettra de fouiller les archives par différents critères : date de parution, sujet, auteur, catégorie (actualités, à surveiller, Le Fil conducteur), directions et mot clé. Tous ces critères correspondent à des champs du formulaire d'édition de texte (actualités, à surveiller, le Fil conducteur). La phase 2 pourrait aussi offrir un lien «Écrire votre nouvelle», placé près du lien «Toutes les nouvelles». Cette fonction permettrait aux utilisateurs de soumettre leurs propres nouvelles en utilisant un formulaire d'édition. Cependant, les articles ne seraient pas publiés avant d'avoir été préalablement validés par l'édimestre ou par les responsables de contenu de la section concernée.

Toutes les actualités sont enregistrées dans une base de données à laquelle l'édimestre accède au moyen de son tableau de bord. Le système doit lui permettre d'administrer aisément les nouvelles : ajouter une nouvelle, afficher par ordre chronologique décroissant ou selon les priorités, modifier, archiver ou supprimer une nouvelle, ajouter des images, etc.

8. À surveiller

Le module «À surveiller», placé à droite dans la page d’accueil affiche des événements liés à la vie professionnelle et sociale de la Régie (rencontres, réunions, conférences, activité de groupe, etc).

Le fonctionnement du volet «À surveiller» est similaire au fonctionnement des «actualités». Ce module affiche deux ou trois événements à la fois sur la page d’accueil. Les autres sont accessibles via le lien «Tous les événements».

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9. Le Fil conducteur

Le module «Le Fil conducteur» est un article rédigé par le personnel de la direction et publié sur une base régulière, mais variable. Afin de faciliter sa mise à jour et sa gestion, ce module utilise le même formulaire d'édition que les «actualités» et que la rubrique « À surveiller».

La présentation du texte de cette rubrique est la même que les «actualités», sauf que le logo «le Fil conducteur» apparaît dans l’en-tête de la rubrique.

Les textes du «Fil conducteur» sont mis à jour à partir du tableau de bord de l'édimestre (phase 1) ou à partir d'un tableau de bord restreint dans le cas où une autre personne est mandatée (phase 2).

10. Page du texte complet (article) pour les «actualités», «à surveiller» et «le Fil conducteur»

Lorsque l'utilisateur clique sur le titre ou sur «suite» ou sur la photo d'une des manchettes des modules «actualités», «À surveiller» et «le Fil conducteur» il accède au texte complet de cet article. Le texte occupe alors les 2/3 de la surface de la page. En plus du P.I.V., le menu de gauche, la date du jour ainsi que l’outil de répertoire téléphonique (L’Inter) de la page d’accueil occupent le reste de la page. Par contre, les modules «À surveiller» et «le Fil conducteur» ainsi que l’espace promo de droite ne sont pas dans cette page.

Le titre de la sous-section («actualités» ou «À surveiller» ou «le Fil conducteur») apparaît dans l'en-tête de l'article. Une feuille de style assure l'uniformité de la mise en page de tous les textes de la section (type de police de caractère, couleur, taille, emplacement de la photo, etc.).

Le nom de l'auteur a un lien survolé qui ouvre l'application de courrier électronique de l'utilisateur (mailto:[email protected]). Ce lien est programmé dans le formulaire d'édition de nouvelles. Le formulaire d'édition permet également à l'auteur de joindre des fichiers ou ajouter des hyperliens sous la rubrique «Pour en savoir plus» (placée après le texte de l’article) afin de permettre aux lecteurs d'accéder à des informations complémentaires sur le sujet traité dans l'article.

À la fin de chaque texte, on retrouve les liens suivants :. « < retour » (lien vers la page précédente);. l'icône « imprimer » (mène à une page html contenant une version imprimable sans menu de navigation et de P.I.V. Cette version s’affiche dans une fenêtre supplémentaire et non pas dans la fenêtre active du navigateur);. «toutes les actualités » (lien vers la liste des nouvelles de la semaine courante et des mois précédents);. En phase 2, nous pourrions ajouter l'icône «envoyer » qui nous permettrait d’accéder à un ouvre un formulaire «envoyer à un collègue».

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11. L’Inter (répertoire téléphonique de la Régie)

Cet outil est présent dans toutes les pages. Il permet de chercher dans une base de données Access contenant les coordonnées des employés de la Régie. Le type de recherche sera à préciser avec la firme qui développera le site selon les champs déjà en place dans la base de données existante à la Régie.

Méthodes de développement et choix technologiques

Un site intranet doit offrir aux utilisateurs un contenu frais, personnalisé et pertinent. La mise à jour de ce contenu par l'édimestre ou ses collaborateurs doit être facile et rapide. Pour ces raisons, la programmation doit être modulaire et le contenu doit être administré par base de données.

La programmation modulaire permet une évolution progressive des fonctionnalités du site intranet. Il faut par contre se rappeler que la grande valeur ajoutée d’un site intranet est la personnalisation du contenu. C'est pourquoi les travaux de développement de la phase 2 du site intranet de la Régie devront être entrepris le plus rapidement possible après le lancement de la phase 1. Cependant, puisque les fonctions de personnalisation sont étroitement liées d'une part à la sécurité informatique et d'autre part aux applications touchant directement les tâches du personnel de la Régie, nous jugeons préférable de bien analyser la situation avant de mettre tout cela en place. Par contre, nous devons nous assurer que les méthodes de développement (langage, technologie, applications, etc.) de la phase 1 seront utiles et compatibles aux fonctionnalités prévues à la phase 2.

Les différents modules de nouvelles sur la page d'accueil sont aussi essentiels. Ils sont là pour informer les usagers des nouveautés. Ils pourront ainsi servir également à annoncer la venue de nouvelles applications développées ultérieurement.

Le tableau de bord de l'édimestre

L'édimestre est responsable de l'actualisation et de la pertinence du contenu du site intranet de la Régie. Puisque la plus grande partie du contenu du site sera gérée par base de données, l'édimestre doit donc avoir en sa possession les outils pour faciliter son travail.

Le tableau de bord de l'édimestre est en fait une section «en ligne» où l'édimestre accède à une multitude de formulaires (modules d'administration) afin d'ajouter, de modifier, de supprimer, d'archiver ou d'approuver les différents contenus du site. Chaque formulaire aura ses spécifications, établies selon les fonctionnalités recherchées. Le tableau de bord de l'intranet est protégé par mots de passe. L'édimestre est le seul usager à pouvoir accéder à toutes les fonctionnalités du tableau de bord. Par contre, des accès restreints pourront être attribués à différents collaborateurs de contenu pour leur permettre d'utiliser certains de ces outils de gestion pour leur section du site.

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Concept graphique

L'approche graphique proposée doit être basée surtout sur l'utilisation judicieuse des feuilles de style (CSS ou autres). Très peu de boutons ou d'icônes en «gif» devront faire partie de la mise en page, mais une ingénieuse utilisation des couleurs dans les différents modules et dans les textes devrait nous permettre de bien mettre en valeur les contenus du site tout en optimisant la rapidité de téléchargement des pages. Ainsi, les quelques images utilisées (photos reliées aux nouvelles, vie quotidienne à la Régie, etc.) auront encore plus d'impact puisque qu'elles seront plus rares dans la mise en page.

Nous sommes ouverts aux suggestions pour ce qui est de la présentation graphique, mais le concept de mise en page du type «portail de nouvelles» demeure la référence de base pour la création de notre site intranet (voir références suggérées). De plus, nous prévoyons que la grande majorité des efforts et des ressources qu'exige la réalisation de la phase 1 du site intranet de la Régie sera dédiée au développement d'un système de gestion, d'édition et de mise à jour flexible, efficace et performant.

En effet, afin que l'édimestre et ses collaborateurs soient autonomes dans la création de nouveaux contenus, il est primordial que des outils favorisant cette autonomie soient mis en place dès la phase 1. L'emploi de pages types (gabarit), qui permet de remplacer différents éléments déjà en place pour la création de nouvelles pages, est une des solutions qui seront privilégiées. Cette méthode de travail permettrait de maintenir l'uniformité des pages et simplifierait grandement le travail des producteurs de contenu.

Références suggérées pour le style de mise en page :

http://www.gimiquebec.org (accueil et section «Nouvelles») http://www.infopresse.com http://radio-canada.ca/regions/quebec/ http://www.csst.qc.ca/ http://www.rrq.gouv.qc.ca/fr/accueil/00.htm http://www.saaq.gouv.qc.ca/ http://www.saq.qc.ca Voir images en annexe

Collaboration et continuité

Cette analyse fonctionnelle ne contient ni le nombre exact de pages à créer, ni l'arborescence finale du site intranet de la Régie. Il y a plusieurs raisons à cela. La principale est que l'équipe ou la firme qui sera mandatée pour développer notre site intranet travaillera très peu à l'intégration des contenus du le site. Seulement quelques pages types seront créées afin de servir de modèle, nous permettant ainsi de développer nous même la majorité des sections du site.

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C'est pourquoi il sera essentiel d'établir une étroite collaboration entre l'édimestre intranet et l'équipe de développement tout au long des travaux d'élaboration des outils de gestion et d'édition. Donc, on doit prévoir que la formation requise au bon fonctionnement du site sera dispensée à l'édimestre de la Régie. De plus, les applications développées devront être bien documentées afin de faciliter leur entretien et leur évolution.

Environnement informatique

Voici quelques informations sur l’environnement informatique actuel et à venir à la Régie du bâtiment. Ces informations nous ont été transmises par la Direction des ressources informationnelles de Travail Québec. Cette direction assure les services informatiques de la Régie du bâtiment.

Serveur actuel : Apache TomCat 4.0.2. Le seul protocole supporté par TomCat est JSP. Nous migrerons bientôt tous nos sites Web et nos sites intranets sur IBM Websphere Portal. Tous nos développements futurs seront en JSP selon la norme J2EE. L'outil de développement privilégié est Oracle JD (Java Developpement).

Nous visons JSP comme langage de programmation et XML pour les formulaires et les fichiers d'échange. Nous mettrons en place des services d'infrastructure qui supporteront plusieurs fonctions telles que: authentification et sécurité, moteur de recherche, service d'échanges et d'intégration, workflow, etc.

Notre infrastructure TomCat actuelle est très limitative car il s'agit d'une solution temporaire. La solution future représente le choix le plus ouvert sur le marché actuellement. Websphere de IBM est le portail le plus ouvert, il supporte tous les protocoles qui s'affichent dans une page Web et possède une panoplie de connecteurs en mesure d'afficher une multitude de composantes comme du 3270 d'ordinateur central, du .NET, du Access en émulation HTML, etc.

Pour plus de précision concernant les aspects techniques, notre équipe informatique est disponible.

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Annexe Suggestion de concept visuel

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IMPORTANT : En-tête P.I.V. dans toutes les pages du site

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Arborescence site intranet de la Régie du bâtiment «Le Lien en ligne» ou «Le Lien intranet»Contenu page d’accueil (version phase 1)27 octobre 2003

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