Anbefaling Kemnerenheten nye Harstad

Dato:12. juni 2012Navn Fagkoordinator: Merete Dalsegg

Faktagrunnlag

• Status Bjarkøy:– 75% stilling SOFIE skatt

• Landsbasert datasystem

– 46% stilling Kommunal fakturering• Samme datasystem som Harstad – Visma Enterprise

– 13% stilling Kommunal innfordring• Utføres manuelt – ikke eget datasystem

– 15% stilling Vederlagsberegning• Samme datasystem som Harstad – Profil

– Benytter Kontor2000 saksbehandlingssystem– Relativt beskjedent omfang ut fra antall innbyggere

• Status Harstad:– Datasystemet EIK benyttes som innfordringsprogram– Datasystemet ePhorte benyttes som saksbehandlingssystem– Kemnerenheten registrerer selv all inngående post tilknyttet enheten

Faktagrunnlag

• Organinsasjonssnummer SOFIE skatt– Uavklart om det kan beholdes– Uavklart om kontonummer for skatt (Nordea) kan beholdes

• Omorganinsering ifbm kommunesammenslåing– Kommunal fakturering vurderes flyttet fra KEM til REG-enheten– Vederlagsberegning vurderes også flyttet til annen enhet

• Delkonklusjon– Anbefales at 1 stillingshjemmel overføres fra Bjarkøy til

Kemnerenheten– Datasystemer omlegges ifht dagens systemer i Harstad kommune– Org. nr og kontonummer skatt må avklares– Omorganisering og flytting av personal til andre enheter må

avklares endelig

Konklusjon/anbefaling

• Etter at Bjarkøyforbindelsen er på plass anbefales det at alle arbeidsoppgaver flyttes til nye Harstad kommune, med kontorsted Harstad

• Pr. 01.01.2013 skal alle oppgaver tilknyttet Kemnerenheten utføres på nåværende datasystemer til Harstad

• En stilling overføres fra Bjarkøy til Kemnerenheten fra 01.01.2013

• En eventuell interimsløsning frem til forbindelsen er på plass, må avklares ad. arbeidssted og -oppgaver

Tidsplan

– August-november: Eventuell opprydding i datagrunnlag for SOFIE skatteregnskap

– August-desember: Innleggelse av personopplysninger mv i felles datasystem for de personer som i dag oppholder seg på institusjon i Bjarkøy

– Oktober-desember: Legge inn i EIK innfordringssystem alle dagens manuelle innfordringssaker i Bjarkøy

– Oktober-desember: Opplæring av ny ansatt i EIK kommunale innfordringsprogram

– August-desember: Eventuelt opprydding i kommunenes kommunale faktureringssystemer ifbm overgang til ett felles system

Behov for avklaringer

• Org. nr og kontonummer skatt må avklares• Personal/bemanning må avklares• Arbeidsoppgaver/arbeidssted fra 01.01.2013 må avklares