Anexo MS Access ITU- Base de Datos

Microsoft Access. 1.CONCEPTO DE BASES DE DATOS QU ES UNA BASE DE DATOS? Podemos decir que una Base de Datos es cualquier coleccin de informacin que esta agrupada formando un nico ente. En una Base de Datos la informacin, normalmente se organiza y se mantiene en una tabla compuesta por filas y columnas. Para Access, una base de datos es un conjunto de tablas, consultas, informes, formularios, macros y mdulos. Cada uno de estos elementos hacen posible la organizacin de los datos que integran la informacin de una Base de Datos. Por ejemplo si estamos hablando de una biblioteca la base de datos estar compuesta por toda la informacin que respecta a los libros existentes dentro de la biblioteca, por consultas e informes que se pudieran obtener de la base de datos y por los mdulos y macros que harn posible dichas consultas e informes. QU ES UNA TABLA? Una tabla es un objeto en el cual yo puedo almacenar en forma organizada la informacin que compondr la base de datos. Dentro de una base de datos pueden existir varias tablas. Por ejemplo yo puedo tener una tabla para almacenar los datos de los libros y otra para almacenar los datos de las personas que poseen algn libro prestado por la biblioteca. Estas tablas independientes deben enlazarse de algn modo para que se puedan utilizar en forma conjunta. Por el momento imaginemos una tabla como una planilla de Excel. QU DIFERENCIA HAY ENTRE UNA TABLA DE UNA BASE DE DATOS Y UNA PLANILLA DE EXCEL? En una planilla de Excel cada columna acepta datos de cualquier tipo en cambio en una tabla de una Base de Datos Access, cada columna representa un campo, en el cual solo se pueden introducir datos de un solo tipo, por ejemplo: numricos, texto, fechas, etc. QU ES UN CAMPO? Un campo es un tipo de dato (un tipo determinado de informacin) que compone una base de datos.Este atributo contiene un nico dato como por ejemplo: el titulo, de un libro en el caso de una biblioteca, serian un campo y Manual de Instalaciones Elctricas. seria el dato que se almacenara en el campo titulo de la Base de Datos. Se puede decir que un campo es una categora de informacin. Si asociamos nuevamente una tabla con una planilla de Excel, podemos decir entonces que un campo es una columna de dicha planilla. QU ES UN REGISTRO? Un registro es un conjunto de campos que almacenan la informacin referente a un elemento de la tabla en particular.

Por ejemplo: el conjunto de datos de un libro; titulo, tema, autor, precio, estado, numero de ejemplar, etc., formaran un registro para la base de datos de nuestra biblioteca. Anexo MS Access ITU- Base de Datos

Si asociamos nuevamente una tabla con una planilla de Excel, podemos decir entonces que un registro es una fila de dicha planilla. ENTONCES PODEMOS DECIR QUE: UN REGISTRO ES UN CONJUNTO DE CAMPOS. UNA TABLA ES UN CONJUNTO DE REGISTROS UNA BASE DE DATOS ESTA FORMADA POR UN CONJUNTO DE TABLAS. 2.EL PROCESO DE DIISEO DE UNA BASE DE DATOS 1. CULES SERN LOS CAMPOS QUE CONTENDRN LAS TABLAS DE MI BASE DE DATOS? En esta primera etapa del diseo de la Base de Datos el problema a resolver se esbozara en papel utilizando como herramienta de ayudaun diagrama modelador como el diagrama Entidad-Relacin. Debemos tratar de determinar cuales son los entidades o tablas que compondrn la base yaquellos datos a los que ser necesario acceder para cumplir con las tareas como: Bsquedas, Consultas, Informes, etc. Partiendo de la base que cada uno de estos datos estar representado por un campo, tambin debemos determinar en este momento con que nombre identificaremos a cada campo y cual ser el campo clave. Al disear una Base de Datos, es importante incluir solo aquellos datos que son necesarios y as evitar la redundancia. 2. QU TIPO DE INFORMACIN DEBEN ALMACENAR LOS CAMPOS? Cada campo solo podr almacenar un tipo de dato, que deber coincidir con el tipo de informacin que se almacenara en l. Por ejemplo: en el caso de la biblioteca el campo titulo del libro ser de tipo texto, y el campo numero de ejemplar ser de tipo numrico. Un campo puede almacenar datos de los siguientes tipos: Texto Memo Numrico Fecha/ Hora Moneda Autonumrico Si/No Objetos OLE Hipervnculos Mas adelante veremos en detalle en que casos utilizaremos los distintos tipos de datos que puede almacenar un campo, detallados anteriormente. 3. DISEO DE LA ESTRUCTURA DE MI BASE DE DATOS Se define que tablas tendremos, cuales sern los campos (con nombre y tipo de dato que almacenara cada uno) que pertenecern a cada una y cual ser su orden dentro de la misma.

4. ESTABLECIMIENTO DE LAS RELACIONES Anexo MS Access ITU- Base de Datos

Habr una relacin cuando dos o mas tablas contengan campos en comn, al establecer relaciones entre tablas puedo evitar duplicidad de informacin y as ahorrar un espacio considerable. Tomemos el siguiente ejemplo: Si tengo una tabla que contiene la informacin de todos los libros de una biblioteca, es muy probable que haya datos que se repitan en varios registros como por ejemplo el autor. Entonces podemos crear una nueva tabla que contenga la informacin referente a los autores de los libros, con alguna clave de identificacin para cada autor. En la tabla de informacin de libros solo deber cargar la clave de identificacin del autor, aparte de la informacin del libro. (Dichas relaciones se dejan ver en el diagrama de entidad-relacin que se esboce en papel, asi como los campos que unirn las tablas). 5. DETERMINACIN DE LAS CLAVES PRINCIPALES DE CADA TABLA. Una clave principal puede estar formada por uno o varios campos que identifican en forma nica a un registro de la tabla. Para determinar cual ser la clave principal de una tabla debemos asegurarnos que esta no se repita en dos registros distintos, as vemos que en una tabla donde tenemos cargados los datos de nuestros clientes (nombre, telfono, direccin, dni, etc.) nunca podramos elegir como clave principal el campo nombre, porque fcilmente podra tener dos clientes con el nombre Juan Prez. Pero si seria factible elegir como clave principal el campo dni, porque seria imposible que dos clientes tuvieran el mismo numero de dni. 3.ELEMENTOS BSICOS. ARRANCAR ACCESS. Veamos las dos formas bsicas de arrancar Access 1)Desde el botn Inicio situado, normalmente, en la esquina inferior izquierda de la pantalla. Colocar el cursor y hacer clic sobre el botn Inicio se despliega un men; al colocar el cursor sobre Programas, aparece otra lista con los programas que hay instalados en tu ordenador buscar Microsoft Access, hacer clic sobre l, y se arrancar el programa. 2) Desde el icono de Access2000 del escritorio. Para cerrar Access2000, puedes utilizar cualquiera de las siguientes operaciones:1) Hacer clic en el botn cerrar 2) Pulsar la combinacin de teclas ALT+F4.3) Hacer clic sobre el men Archivo y elegir la opcin Salir. LA PANTALLA INICIAL. Al arrancar Access aparece una pantalla inicial (esta pantalla y en general todas las de este Anexo puede no coincidir exactamente con la que ves en tu ordenador, ya que cada usuario Anexo MS Access ITU- Base de Datos

puede decidir qu elementos quiere que se vean en cada momento, o porque varia la versin del programa que se esta usando). A diferencia de otros programas Access dispone de una ventana inicial que nos permitir empezar a trabajar utilizando una base de datos ya existente o creando una nueva, pero nosotros de momento vamos a hacer clic sobre el botn Cancelar, para empezar desde cero. LAS BARRAS. La barra de ttulo contiene el nombre del programa. En el extremo de la derecha estn los botones para minimizar, restaurar y cerrar. La barra de mens contiene las operaciones de Access, agrupadas en mens desplegables. Al hacer clic en Insertar, por ejemplo, veremos las operaciones relacionadas con los diferentes elementos que se pueden insertar en Access. Todas las operaciones se pueden hacer a partir de estos mens. Pero las cosas ms habituales se realizan ms rpidamente a partir de los iconos de las otras barras que veremos a continuacin.En Access2000 la barra de mens tiene un nuevo comportamiento "inteligente", que consiste, bsicamente, en mostrar slo los comandos ms importantes y los que el usuario va utilizando. Si deseas informacin sobre los mens desplegables, haz clic aqu.Los mens desplegables de la barra de mens contienen tres tipos bsicos de elementos: a) Comandos inmediatos. Se ejecutan de forma inmediata al hacer clic sobre ellos. Se reconocen porque a la derecha del nombre de comando, o no aparece nada o bien aparece la Anexo MS Access ITU- Base de Datos

combinacin de teclas para ejecutarlo desde el teclado. Por ejemplo, en el men Archivo, el comando Cerrar.b) Otro men desplegable. Al situarse sobre ste, se abre un nuevo men a su lado con ms opciones para que elijamos una de ellas. Se reconocen porque tienen un tringulo a la derecha. Por ejemplo, en el men Archivo, Obtener datos externos.c) Comando con ventana. Al hacer clic, aparece una ventana que nos pedir que rellenemos algunos campos y que tendr botones para aceptar o cancelar la accin. Se distinguen porque el nombre acaba en puntos suspensivos. Por ejemplo, en el men Archivo, Abrir... Los diferentes mens de la barra de mens se pueden activar desde el teclado pulsando Alt + letra subrayada del nombre del comando. Por ejemplo Alt + a para desplegar el men Archivo. La barra de herramientas contiene iconos para ejecutar de forma inmediata algunas de las operaciones ms habituales, como Guardar, Copiar, Pegar, etc. Hay operaciones que no estn disponibles en un determinado momento. Se reconocen porque tienen el color atenuado. Por ejemplo, si no hay nada seleccionado, tanto el icono Cortar como el comando Cortar aparecen con el color ms claro.Existen ms barras de herramientas pero stas slo son accesibles en algunos casos determinados que iremos viendo a lo largo del curso. Nota: La barra de tareas de Windows contiene el botn Inicio, iconos para arrancar algunos programas, como Internet Explorer, etc. Esta barra no pertenece a Access2000, sino a Windows como su propio nombre indica. 4.CREACIN Y APERTURA DE UNA BASE DE DATOS CREACIN DE UNA BASE DE DATOS Para la creacin de una nueva Base de Datos active la opcin Nueva Base de Datos del men Archivo. Aparecera la siguiente ventana de dialogo: Anexo MS Access ITU- Base de Datos

Luego, en la ventana Nueva dentro de la ficha General, seleccione la opcin Base de Datos en Blanco, en este momento, Access abrir otra ventana donde solicitara un nombre y una ubicacin para la nueva Base de Datos. En el recuadro Guardar en hacer clic sobre la flecha de la derecha para seleccionar la carpeta donde vamos a grabar nuestro trabajo. (Observa como en el recuadro inferior aparecen las distintas subcarpetas de la carpeta seleccionada).Anexo MS Access ITU- Base de Datos

Hacer doble clic sobre la carpeta donde guardaremos el archivo.En el recuadro Nombre de archivo, escribir el nombre que queremos ponerle a nuestro archivo.(ej: curso) Hacer clic sobre el botn Crear.Automticamente se crear nuestra nueva base de datos a la cual Access2000 asignar la extensin .MDB, y aparecer la ventana correspondiente a la base de datos: Observando la ventana de la base de datos, en la parte de la izquierda aparecen los diferentes objetos de una base de datos y en la parte de la derecha, dependiendo del objeto seleccionado a la izquierda, Access nos permitir crear o modificarlos.En nuestro caso el objeto seleccionado es la Tabla, principal elemento de cualquier base de datos ya que todos los dems objetos se crean a partir de stas.Como puede apreciar la Base de Datos esta vaca por lo tanto ser Ud. el que se encargue de crear cada uno de los elementos de la Base de Datos. APERTURA DE UNA BASE DE DATOS YA EXISTENTE Para abrir una Base de Datos ya existente, una vez dentro de Access, active la opcin Abrir Base de Datos del men Archivo, a continuacin seleccione la Base de Datos buscada.Se obtendr el mismo resultado si se utiliza el botn Abrir de la Barra de Herramientas. Aparecer el siguiente cuadro de dilogo: Anexo MS Access ITU- Base de Datos

Hacer clic sobre la flecha de la derecha del recuadro Buscar en.Se desplegar una lista con las unidades disponibles del ordenador. Elegir la unidad deseada, haciendo clic sobre sta.En el recuadro inferior, aparecern las distintas carpetas de la unidad elegida. Hacer doble clic sobre la carpeta donde se encuentra el archivo a recuperar.Al abrir una carpeta, sta se situar en el recuadro superior Buscar en, y ahora en el recuadro inferior aparecer toda la informacin de dicha carpeta. Hacer clic sobre el archivo deseado. Hacer clic sobre el botn Abrir.O bien Hacer doble clic sobre el archivo deseado y se abrir directamente. Si Ud. deseara abrir una base de datos al iniciar Access, deber seleccionarla en la parte inferior del cuadro de dialogo Microsoft Access que se muestra a continuacin y luego hacer clic en Aceptar. Anexo MS Access ITU- Base de Datos

Otra forma para abrir un documento, consiste en utilizar una lista de documento abiertos anteriormente.1 Seleccionar el men Archivo.Al final de la ventana del men, Access presenta una lista con los cuatro ltimos documentos abiertos.2 Hacer clic sobre el documento deseado.El primer documento de la lista es el ltimo que se abri. 5.OBJETOS DE UNA BASE DE DATOS

Como mencionamos anteriormente, una Base de Datos esta compuesta por Tablas, Consultas, Informes, Formularios, Macros y Mdulos. Cada uno de estos elementos no solo ayudan a almacenar la informacin en forma ordenada sino tambin a elaborar presentaciones adecuadas de la misma. Los objetos pueden encontrarse en dos modos o fases distintas. Estos son:Modo de Diseo: un objeto se encuentra en modo de diseo, cuando lo estamos diseando. Modo de Edicin: un objeto se encuentra en modo de edicin, cuando estamos cargando informacin, editndola o haciendo consultas para recuperar algn dato. TABLAS: Como ya hemos visto una tabla es un objeto en el cual se almacena la informacin. Anexo MS Access ITU- Base de Datos

Se organiza en columnas y filas, donde cada columna representa un nico campo y cada fila representa un nico registro. El diseo de una tabla se lleva a cabo en Modo de Diseo y la informacin se ingresa a la tabla en el Modo Hoja de Datos (Modo de Edicin). FORMULARIOS: Son objetos que estn pensados para trabajar los datos en pantalla. Dentro de un formulario encuentro cuadros de texto, botones, imgenes y otros objetos que facilitan la visualizacin de los datos. Si utilizamos un formulario para manejar los datos de mis tablas, podr ver el contenido de varias tablas a la vez en la pantalla, pero solo de a un registro. INFORMES: Son objetos que podemos disear para ver la informacin de la Base de Datos en forma impresa. Al igual que los formularios permiten combinar los datos de varias tablas de mi Base de Datos, en un solo informe. CONSULTAS: Son objetos mediante los cuales se selecciona informacin de la base de datos de acuerdo a algn criterio establecido en el diseo de la consulta. Cuando hablamos de criterio nos referimos a patrones que se utilizan para comparar los registros de las tablas y as determinar si se muestran o no como resultado de la consulta. El resultado de una consulta ser el conjunto de registros, que cumplen con l o los criterios establecidos, y se mostrara en una Hoja de Datos, en un Informe o en un Formulario. Por ejemplo: si mi criterio es Precio de compra > 300 el resultado de mi consulta estar formado por todos los registros en cuyo campo Precio de compra almacenen algn valor mayor que 300. En una consulta al igual que en Informes y Formularios puedo combinar los campos de varias tablas. MACROS: Son objetos que contienen una lista de acciones. Cuando una macro se ejecuta las acciones que contiene se irn realizando automticamente una tras otra sin mediar tiempo de espera entre las mismas, por lo tanto podemos destacar como ventaja principal en el uso de Macros, el ahorro de tiempo.

6.CREACIN DE UNA TABLA Para crear tablas de datos, que son los objetos ms importantes de cualquier base de datos podemos utilizar varios mtodos: Uno utilizando un asistente que va guiando paso por paso la creacin de la tabla.Otro empezando la tabla en blanco.Nuestra explicacin se basar en el segundo mtodo, para comprender mejor todas las operaciones a realizar sobre creacin de tablas.1 Abrir la base de datos donde se quiere crear la tabla.Anexo MS Access ITU- Base de Datos

2 Hacer clic sobre la opcin Crear una tabla en vista diseo de la ventana de la base de datos.3 Hacer clic sobre el botn Nuevode la ventana de la base de datos. Aparecer el siguiente cuadro de dilogo: 4 Seleccionar Vista Diseo.Nota: Para crear una nueva Tabla en una Base de Datos se puede utilizar el Modo Ver Diseo. Este mismo modo puede ser utilizado para modificar la estructura de una Tabla ya existente. 5 Hacer clic sobre el botn Aceptar. Aparecer la ventana de diseo de la tabla: Al crear una tabla se debe, determinar los campos que la conformaran con sus nombres, propiedades y su tipo respectivamente. Si observas la pantalla, cada fila se utiliza para la creacin de los campos de la tabla, debiendo indicar, nombre, tipo y descripcin.Anexo MS Access ITU- Base de Datos

1)En la primera fila escribir el nombre del primer campo.2)Pulsar la tecla INTRO para ir a la segunda columna del campo.3)Por defecto al situarse en la segunda columna nos pondr Texto como tipo de dato.Si queremos cambiar de tipo de datos, hacer clic sobre la flecha de la lista desplegable de la derecha y elegir otro tipo.4)Observa como una vez tengamos algn tipo de dato en la segunda columna, la parte inferior de la ventana Propiedades del campo se activa para poder indicar las especificaciones del campo.5)Pulsar la tecla INTRO para ir a la tercera columna del campo.Esta tercera columna no es importante utilizarla ya que nicamente es una descripcin del campo de forma que la persona que tenga que introducir datos en la tabla sepa qu debe escribir.6)Hacer clic sobre una propiedad que queremos especificar y cambiarla.7)Repetir el paso 6 hasta tener modificadas todas las propiedades necesarias.8)Hacer clic sobre la segunda fila de la columna Nombre del campo para especificar otro campo, y repetir los pasos anteriores hasta completar todos los campos de la tabla. Antes de guardar la tabla tendremos que asignar una clave principal a alguno de sus campos. La clave principal proporciona un valor nico para cada fila de la tabla, nos sirve de identificador de registros de forma que con esta clave podamos saber sin ningn tipo de equivocacin el registro al cual identifica. No puede haber ms de una clave principal, aunque s puede una tabla tener una clave principal compuesta por ms de un campo.Para asignar una clave principal a un campo, seguir los siguientes pasos:1)Hacer clic sobre el nombre del campo que ser clave principal.2)Hacer clic sobre el botn Clave principal de la barra de herramientas. A la izquierda del nombre del campo aparecer una llave indicndonos que dicho campo es la clave principal de la tabla.A partir de ahora podremos guardar la tabla. GUARDAR UNA TABLA Para guardar una tabla, seguir los siguientes pasos:1 Ir al men Archivo.2 Elegir la opcin Guardar.Anexo MS Access ITU- Base de Datos

O bien hacer clic sobre el botn Guardarde la barra de herramientas.Como nuestra tabla an no tiene nombre asignado, aparecer el siguiente cuadro de dilogo:

3 Escribir el nombre de la tabla.4 Hacer clic sobre el botn Aceptar. Nota: Si no hemos asignado clave principal antes de guardar la tabla, nos aparece un cuadro de dilogo avisndonos de ello, hacer clic sobre el botn No para volver a la tabla y poder asignar nuestra clave. CERRAR UNA TABLA Para cerrar una tabla, seguir los siguientes pasos:1 Ir al men Archivo.2 Elegir la opcin Cerrar.O bien hacer clic sobre el botn Cerrarde la ventana de la tabla de datos.

7.ESTABLECIMIENTO DEL TIPO DE DATOS El tipo de datos determina la clase de datos que pueden introducirse en un campo. A cada campo de una tabla Access hay que asignarle un tipo de dato. Los tipos de datos que se pueden determinar en Access son: TEXTO: almacena cualquier tipo de caracteres ya sean nmeros o letras. La cantidad de caracteres esta determinada por la propiedad Tamao, y puede ir desde 0 a 255. MEMO: tambin almacena caracteres pero admite hasta 64.000. NUMERICO: almacena valores numricos que se utilizaran para clculos matemticos y comparaciones. Su tamao tambin esta determinado por la propiedad tamao. FECHA/HORA: almacena fechas validas del calendario, desde el ao 100 al 9999, y horas ya sea con formato de 12 o 24 horas. MONEDA: almacena valores monetarios. AUTONUMERICO: introduce automticamente un valor numrico cada vez que se crea un nuevo registro, el cual se incrementa automticamente. El contenido de un campo de tipo Autonumrico no es modificable. Anexo MS Access ITU- Base de Datos

SI/NO: almacena valores como si o no, verdadero o falso, etc. OBJETO OLE: almacena objetos tales como una hoja de clculo, un documento de Word, una imagen, un archivo de sonido o animacin. Para insertar un objeto OLE se utiliza la orden Objeto del men Insertar. HIPERVINCULO: almacena un Hipervnculo a otro objeto de la Base de Datos, una pagina Web o un documento de Office. Para insertar un hipervnculo en un campo, se utiliza la orden Hipervnculo del men Insertar.

8.REORGANIZACIN, INSERCIN Y ELIMINACIN DE CAMPOS.

Para modificar la estructura de una tabla debo hacerlo desde el modo Ver Diseo. ADICION DE CAMPOS Para crear un nuevo campo haga un clic en la primer fila en blanco de la columna Nombre del campo e introduzca el nombre del mismo. Luego determine el tipo de datos que almacenara el campo y por ultimo modifique las propiedades del mismo. Para insertar un campo entre dos campos ya existentes, utilice uno de los siguientes mtodos: * Seleccionando el campo inferior: * Active la orden Filas del men Insertar. Anexo MS Access ITU- Base de Datos

Nota: Para eliminar o insertar un nuevo campo debe realizar una seleccin como la que se muestra en la imagen anterior. Pulse el botn Insertar Filas de la Barra de Herramientas. Desde el men contextual seleccione la orden Insertar Filas. Seleccionando toda la fila, pulse la tecla Insertar.

ELIMINACION DE CAMPOS Seleccionando el campo a eliminar: . Active la orden Eliminar Filas del men Edicin. . Pulse el botn Eliminar Filas de la Barra de Herramientas. . Desde el men contextual seleccione la opcin Eliminar Filas. . Seleccionando toda la fila, pulse la tecla Suprimir.

REACOMODACION DE CAMPOS Para reubicar un campo primero debe seleccionar toda la fila y luego aplicar uno de los siguientes mtodos. . Pinche y arrastre el campo hacia su nueva ubicacin. . Active la orden Cortar y luego Pegar del men Edicin. Anexo MS Access ITU- Base de Datos

. Desde el men contextual elija las ordenes Cortar y luego Pegar. . Pulse CTRL+X para cortar y CTRL+V para pegar en la nueva posicin.

9.ESTABLECER LAS PROPIEDADES DE UN CAMPO.

Las propiedades de los campos de una tabla son aquellos atributos que determinan la forma en la que se almacenaran y gestionaran los datos de cada uno de dichos campos. El tipo de dato, el nombre y su tamao son algunas de las propiedades que poseen los campos. Las propiedades de un campo se pueden ver y establecer en la ventana Diseo de tabla. Las propiedades mas importantes que puede poseer un campo son las siguientes: PROPIEDAD TAMAO DEL CAMPO: Solo la podr encontrar en campos cuyo tipo de dato es TEXTO o NUMERICO. Si el campo es de tipo TEXTO, la propiedad tamao determinara el nmero mximo de caracteres que se podrn almacenar en ese campo. Si el campo llegase a ser de tipo NUMERICO esta propiedad determinara el tipo de valor que almacenara dicho campo. PROPIEDAD FORMATO: Determina el modo en el que se visualizaran los datos almacenados en el campo. Por ejemplo si el tipo de dato es FECHA, podra elegir el formato 30-jun-98, 6/30/98, etc. PROPIEDAD LUGARES DECIMALES: Determina el nmero de decimales que se mostraran en un campo de tipo NUMERICO o MONEDA. PROPIEDAD MASCARA DE ENTRADA: Esta propiedad permite controlar la forma en la que se ingresan los datos, y as reducir el nmero de errores que se pueden cometer. Por ejemplo: El 9 indica que solo se pueden introducir dgitos o espacios. No es obligatorio efectuar la entrada (no se permiten los signos + y -).El 0 indica que solo se pueden introducir dgitos del 0 al 9. Es obligatorio efectuar la entrada (se permiten los signos + y -). La A indica que se pueden introducir dgitos o letras. Es obligatorio efectuar la entrada. El # indica que solo se pueden ingresar dgitos o espacios, posiciones en blanco se convierten en espacios en blanco. No es obligatorio efectuar la entrada. PROPIEDAD TITULO: El titulo que se introduzca en el casillero de esta propiedad ser utilizado como etiqueta del campo al que pertenece cuando se este en modo de ver Hoja de Datos, en Formularios e Informes. Si no se determina un valor para esta propiedad, Access por defecto utilizara como etiqueta, en todos los casos anteriores, el nombre del campo. PROPIEDAD VALOR PREDETERMINADO: Determina que valor almacenara el campo en el caso que no se ingrese otro valor distinto. PROPIEDAD REQUERIDO: Anexo MS Access ITU- Base de Datos

Si se elige la opcin SI, el campo nunca podr contener un valor blanco. Si se selecciona la opcin NO, el campo podr contener un valor blanco. PROPIEDAD INDEXADO: Si determinamos indexar un campo, lograremos mayor velocidad en operaciones de Bsqueda y Ordenacin, pero no lograremos el mismo efecto en operaciones de adicin, eliminacin y actualizacin de registros. Las opciones para esta propiedad son las siguientes: SI (con duplicados): se indexar el campo y se podrn introducir valores duplicados. SI (sin duplicados): se indexar el campo y no se podrn introducir valores duplicados. NO: no se indexara el campo. PROPIEDAD REGLA DE VALIDACION: Por medio de esta propiedad puedo controlar que los valores que se grabaran en el campo sean correctos y no contengan error. Por ejemplo: como regla de validacin para el campo Precio de Venta se puede colocar, 0 lo que controlara que no se ingresen valores iguales a 0. Si el valor ingresado no cumple con la regla de validacin se podr utilizar como mensaje de error, el texto especificado en la propiedad Texto de Validacin.

10.INTRODUCIR Y MODIFICAR DATOS DE UNA TABLA. Para introducir datos en una tabla, seguir los siguientes pasos:1 Abrir la base de datos donde se encuentra la tabla a rellenar, en el caso de que no lo estuviera.2 Seleccionar la tabla a rellenar, haciendo clic sobre sta para que su nombre aparezca remarcado.3 Hacer clic sobre el botnde la ventana de la base de datos.Aparecer la ventana de Hoja de datos:Anexo MS Access ITU- Base de Datos

Cada fila nos sirve para introducir un registro. 4 Escribir el valor del primer campo del registro.5 Pulsar INTRO para ir al segundo campo del registro.6 Cuando terminamos de introducir todos los campos del primer registro, pulsar INTRO para introducir los datos del segundo registro.En el momento en que cambiamos de registro, se almacenar dicho registro, no haciendo necesario guardar los registros de una tabla.7 Hacer clic sobre el botn Cerrarde la ventana de la Hoja de datos para terminar con dicha tabla. Si no estamos en la ventana de la base de datos sino en la ventana de Diseo de tabla, hacer clic sobre el botn Hoja de datosde la barra de herramientas. Si lo que queremos es borrar un registro entero:1 Seleccionar el registro a eliminar haciendo clic sobre el cuadro de la izquierda del registro.2 Hacer clic.El registro quedar seleccionado.3 Pulsar la tecla SUPR del teclado. Si lo que queremos es modificar algn valor introducido no tenemos ms que situarnos sobre el valor a modificar y volverlo a escribir. DESPLAZARSE DENTRO DE UNA TABLA Anexo MS Access ITU- Base de Datos

Para desplazarse por los diferentes registros de una tabla vamos a utilizar la barra de Registros: En primer lugar, observando la barra nos indicar en qu registro estamos situados y el nmero total de registros de la tabla.El recuadro en blanco nos est diciendo el registro actual.Al final donde pone de 1 nos indica el nmero total de registros que en nuestro caso es uno.Haciendo clic sobre los diferentes botones realizaremos las operaciones indicadas a continuacin:para ir al primer registro de la tabla.para ir al registro anterior de la tabla.para ir al registro posterior de la tabla.para ir al ltimo registro de la tabla.para crear un nuevo registro que se situar automticamente al final de la tabla. Podemos ir tambin directamente a un nmero de registro determinando de la siguiente forma:1 Hacer doble clic sobre el cuadro en blanco donde pone el nmero del registro actual.2 Escribir el nmero del registro al cual queremos ir.3 Pulsar INTRO. Tambin podemos desplazarnos por los diferentes campos y registros pulsando las teclas FLECHA ABAJO, FLECHA ARRIBA, FLECHA IZQUIERDA y FLECHA DERECHA del teclado. 11.FILTROS Los filtros son una herramienta que proporciona Access mediante la cual se pueden mostrar solo aquellos registros que cumplen con un determinado patrn. UTILIZACIN DE FILTROS POR SELECCIN: Consiste en localizar un registro que contenga la informacin que desea e indicarle a Access, seleccionando dicha informacin y presionando el botn Filtrar por Seleccin, que solo muestre aquellos registros que contienen la misma informacin. Botn Filtrar por Seleccin Anexo MS Access ITU- Base de Datos

Por ejemplo: de la tabla libros solo quiero ver aquellos registros cuyo autor es Julio Verne debera seleccionar un campo cuyo contenido sea Julio Verne y luego presionar el botn Filtro por Seleccin. El resultado del filtro realizado en el caso anterior es el que se observa en la siguiente figura. Cuando deseo volver a ver de la tabla debo pulsar el botn de la Barra de Herramientas. Si deseo volver a aplicar el filtro anterior a la tabla debo pulsar el botn Aplicar Filtro Barra de Herramientas. Botn Aplicar / Quitar filtro Se puede aplicar Filtro por Seleccin seleccionando en un registro el contenido de dos campos adyacentes, entonces la tabla resultante contendr solo aquellos registros que almacenen la informacin seleccionada anteriormente. Tambin puedo aplicar Filtro por Seleccin seleccionando en forma vertical el contenido de un mismo campo pero de dos registros diferentes. UTILIZACIN DE FILTRO POR FORMULARIO Por medio de la utilizacin de Filtros por Formulario Ud. puede crear un patrn que este formado por del contenido de varios campos no adyacentes de un registro. Lo cual no lo podramos lograr con los Filtros por Seleccin. Para utilizar este tipo de filtros, debemos pulsar el botn Filtro por Formulario de la Barra de Anexo MS Access ITU- Base de Datos

Herramientas, luego establecer el patrn a utilizar para filtrar los registros de la tabla y por ultimo pulsar el botn Aplicar Filtro de la Barra de Herramientas. Botn Filtro por Formulario Para establecer el criterio de seleccin de registros debo trabajar en la ventana Filtro por Formulario. Por ejemplo: si de la tabla libros quiere ver solo los registros cuyo precio de venta no supere los $20.00 y que el autor sea P. Snchez, debera hacer la siguiente seleccin en la ventana Filtro por Formulario antes de pulsar el botn Aplicar Filtro. La tabla resultante de este filtro es la que se observa a continuacin. Si quisiera ver tambin aquellos registros cuyo autor es Garca Marquez y su precio de venta supere los $20, debera utilizar la ficha O, de la ventana Filtro por Formulario, y establecer los criterios de seleccin de la misma forma que lo hizo en la ficha Buscar. 12.ESTABLECIMIENTO DE RELACIONES ENTRE TABLAS. Se denomina relacin a la conexin de un campo de una tabla y un campo de otra, por lo tanto se considera que ambas tablas estn relacionadas entre si. Al tener las tablas de la base de Datos relacionadas, se puede mostrar en consultas, formularios e informes, la informacin de varias tablas al mismo tiempo. Los campos que establecen la relacin entre dos tablas deben ser comunes para ambas. Para ver las relaciones existentes entre las tablas de una base de datos pulse el botn Relaciones de la Barra de Herramientas. Botn Relaciones CREACIN DE RELACIONES ENTRE TABLAS Anexo MS Access ITU- Base de Datos

Abra la ventana Relaciones, e incluya en ella todas aquellas tablas que desea relacionar (para aadir tablas pulse el botn Mostrar tabla de la Barra de herramientas). Botn Mostrar Tablas Arrastre uno de los campos que desea relacionar y sultelo sobre el otro campo perteneciente a la ora tabla.En la ventana Relaciones se muestran los campos que estn relacionados y que tipo de relacin es la que se acaba de crear. En esta ventana podemos activas la opcin Exigir Integridad Referencial. Al establecerse la relacin entre las dos tablas quedara representada de la siguiente forma. En este caso las tablas Libros y Stock estn relacionadas a travs del campo clavelib. En la mayora de las relaciones el campo a relacionar de una de las tablas debe ser clave primaria o debe estar indexado (Sin duplicados), a esta tabla se la llamara principal y a la otra tabla la llamaremos Relacionada. TIPOS DE RELACIONES Relacin Uno a Uno: este tipo de relaciones se da cuando un elemento de la primer tabla se corresponde solo con un elemento de la segunda. Relacin Uno a Muchos: este tipo de relaciones se da cuando un elemento de la primer tabla esta relacionado con varios de la segunda. Relacin Muchos a Muchos: este tipo de relaciones se da cuando varios elementos de la primer tabla estn relacionados con varios de la segunda tabla. QUE SUCEDE SI LA OPCIN EXIGIR INTEGRIDAD REFERENCIAL ESTA ACTIVADA? 11. .. Access no permitir que en la tabla relacionada se introduzca un valor que no exista en la tabla principal. 22. .. Access no permitir que se cambie el valor del campo relacionado de la tabla principal si ese valor ya existe en la tabla relacionada, a no ser que se encuentre activada la opcin Actualizar en Cascada en la ventana Relaciones. 3 3. .. Access no permitir que se elimine ningn registro de la tabla principal si hay algn registro coincidente en la tabla relacionada, a no ser que se encuentre activada la opcin Eliminar en cascada los registros relacionados en la ventana Relaciones. Para modificar la configuracin de una relacin existente, pulse dos veces sobre la lnea que representa dicha relacin. Anexo MS Access ITU- Base de Datos

13.CONSULTAS. Las consultas son los objetos de una base de datos que permiten filtrar datos de una tabla o consulta. Muestran aquellos datos de una tabla que cumplen unos criterios especificados.Existen varios tipos de consultas:Consultas de seleccin.Son las consultas que extraen o nos muestran nicamente los datos que le especificamos. Una vez obtenido el resultado podremos consultar los datos para modificarlos (esto se podr hacer segn la consulta).Estas son las consultas en las que nos centraremos en esta unidad temtica por ser las que ms se utilizan.Consultas de accin.Son consultas que realizan cambios a los registros en una sla operacin. Existen varios tipos de consultas de accin, de eliminacin, de actualizacin, de datos anexados y de creacin de tablas. Se debe recurrir a una consulta cuando el resultado de la misma depende de los datos almacenados en campos pertenecientes a distintas tablas, o se quieren mostrar solo algunos de los campos de una tabla. En los casos anteriores el uso de filtros no es suficiente para satisfacer todas nuestras necesidades. Para crear una nueva consulta debe hacer clic en la ficha Consultas de la ventana Base de Datos, y luego pulsar el botn Nuevo . CREAR UNA CONSULTA Para crear una consulta de seleccin, seguir los siguientes pasos:1 Abrir la base de datos donde se encuentra la consulta a crear.2 Hacer clic sobre el objeto Consulta que se encuentra a la derecha de la ventana de la base de datos.3 Hacer clic sobre el botn Nuevode la ventana de la base de datos.Aparecer el siguiente cuadro de dilogo: Anexo MS Access ITU- Base de Datos

4 Seleccionar Vista Diseo.5 Hacer clic sobre el botn Aceptar.Aparecer el siguiente cuadro de dilogo. 6 Seleccionar la tabla a partir de la cual queremos realizar la consulta. 7 Hacer clic sobre el botn Agregar. 8 En el caso de realizar una consulta a partir de ms de una tabla, volver a realizar los pasos 6 y 7. 9 Una vez aadidas todas las tablas necesarias, hacer clic sobre el botn Cerrar. Aparecer la ventana de diseo de consultas. Si observas la pantalla, en la parte superior aparecen las tablas aadidas con su correspondientes campos, y en la parte inferior denominada cuadrcula QBE tendremos que especificar los criterios para realizar la consulta.Cada columna de la cuadrcula QBE corresponde a un campo a utilizar.Anexo MS Access ITU- Base de Datos

10 Hacer clic sobre la flecha de la derecha de la primera fila y primera columna de la cuadrcula.Se abrir la lista desplegable de campos.11 Seleccionar el campo deseado.Observa como en la segunda fila Tabla aparece el nombre de la tabla a la que pertenece el campo.12 Repetir los pasos 10 y 11 pero en la siguiente columna para elegir otro campo.13 Realizar el paso 12 hasta que en la cuadrcula tengamos todos los campos deseados.14 Utilizar la fila Orden para especificar si queremos ordenar los registros de la consulta por algn campo, para ello hacer clic sobre el recuadro correspondiente a la columna del campo de ordenacin, aparecer la flecha de lista desplegable para elegir una ordenacin ascendente o descendente.En caso de querer realizar la consulta ordenando por dos campos o ms, repetir la operacin en las columnas correspondientes.15 Desactivar la casilla Mostrar para que el campo no se visualice en la consulta. Se utiliza cuando tenemos que utilizar el campo para seleccionar u ordenar pero no queremos visualizarlo.16 Especificar los criterios de bsqueda en las filas Criterios y O. Un criterio de bsqueda es una condicin que deben cumplir los registros que aparecen en la consulta. Un criterio de bsqueda se define de la forma que le indicamos a continuacin.Se indica en la columna del campo que entra en la condicin, el resto de la condicin. Por ejemplo, si queremos los alumnos de Valencia, en la columna poblacin y fila Criterios pondremos Valencia para formar la condicin poblacin = "Valencia" Para indicar varias condiciones en un mismo campo se emplean los operadores Y y O.En una condicin O el registro aparecer en el resultado de la consulta si cumple una de las condiciones de la expresin y en una condicin Y para que el registro aparezca se deben cumplir todas las condiciones de la expresin. Por ejemplo precio > 100 y precio < 1200, aparecen los registros cuyo precio est comprendido entre 101 y 1199. Cuando en la fila Criterios se establecen criterios para ms de un campo el resultado ser el de una condicin Y. En el ejemplo siguiente seran alumnos de Valencia Y cuya fecha de nacimiento est comprendida entre el 1/1/60 y el 31/12/69. Del mismo modo pasa con cada una de las filas o: Los criterios que se indican en filas distintas se combinan con el operador O. Por ejemplo, si en la cuadrcula QBE tenemos especificado los siguientes criterios: Anexo MS Access ITU- Base de Datos

queremos visualizar de la tabla Alumnado los campos Apellidos, Nombre, Poblacin y Fecha nacimiento, ordenados por Apellidos pero nicamente aquellos que sean de Valencia y hayan nacido entre el 1/1/60 y el 31/12/69, o bien aquellos de Alicante sea cual sea su fecha de nacimiento.Cuidado que el criterio de la fecha de nacimiento nicamente afecta a la poblacin Valencia por encontrarse en la misma fila.Access2000 no diferencia entre maysculas y minsculas a la hora de realizar la bsqueda de registros.17 Guardar la consulta haciendo clic sobre el botnde la barra de herramientas.Aparecer el cuadro de dilogo para darle nombre a la consulta.18 Escribir el nombre de la consulta.19 Hacer clic sobre el botn Aceptar.20 Para cerrar la consulta hacer clic sobre su botn. EJECUTAR UNA CONSULTA Podemos ejecutar una consulta desde la ventana de diseo de la consulta o bien desde la ventana de la base de datos.Desde la ventana de la base de datos:1 Seleccionar la consulta a ejecutar.2 Hacer clic sobre el botnde la ventana de la base de datos. Desde la ventana de diseo de la consulta:1 Hacer clic sobre el botnde la barra de herramientas. Cuando estamos visualizando el resultado de una consulta, lo que vemos realmente es la parte de la tabla que cumple los criterios especificados, por lo tanto si realizamos una modificacin de datos se realizar dicha modificacin sobre la tabla relacionada. MODIFICAR EL DISEO DE UNA CONSULTA Si lo que queremos es modificar el diseo de una consulta:1 Estar situado en la ventana de la base de datos donde se encuentra la consulta a modificar.2 Hacer clic sobre el objeto Consulta que se encuentra a la derecha de la ventana de la base de datos.3 Seleccionar la tabla a modificar.Anexo MS Access ITU- Base de Datos

4 Hacer clic sobre el botnde la ventana de la base de datos. CARACTERES COMODINES * ? Access proporciona una serie de caracteres comodines mediante los cuales puede crear criterios de bsqueda, en consultas, como las siguientes: El carcter *, reemplaza uno o ms caracteres por lo tanto el resultado de la consulta anterior mostrara todos los registros que almacenen en el campo titulo valores que comiencen con P. Para lograr esta consulta solo basta con tipear en la celda criterios, del campo por el cual se seleccionara, P*. Access ofrece otros caracteres comodines tales como el ?. El ? reemplaza solo un carcter individual, por lo tanto el resultado de la siguiente consulta estar compuesto de aquellos registros que almacenen en el campo titulo un valor que comience con C el segundo caracter puede ser cualquiera pero el tercer carcter tendr que ser e. Para lograr una consulta debe tipear en la celda criterio del campo titulo C?e*. Anexo MS Access ITU- Base de Datos

CREACION DE CAMPOS CALCULADOS Access puede realizar un resumen de los campos listados como resultado de una consulta. Para ello debe insertar una fila Totales, lo cual se logra pulsando sobre el botn Totales de la barra de herramientas. A la cuadricula se agrega una fila la cual contiene para cada campo una lista desplegable con funciones para calcular determinados valores. La opcin Agrupada por permite hacer clculos sobre grupos de valores dentro del listado total de registros. La opcin Donde permite indicar el criterio de seleccin que se utilizara para determinar que registros intervendrn en el clculo. Si se incluye esta opcin ser obligatorio incluir un criterio en la celda criterios del campo correspondiente. Por ejemplo en la figura anterior se muestra una consulta en la cual, Access mostrara una tabla con la cantidad de libros que existen por autor en la Base de Datos. CREACION DE CONSULTAS POR PARAMETROS Este tipo de consulta se diferencia de las anteriores en la celda Criterios. En este lugar Ud. deber colocar un mensaje adecuado, entre corchetes, para solicitar el valor por medio el cual se realizara la seleccin de registros. Anexo MS Access ITU- Base de Datos

Al ejecutar la consulta aparecer la siguiente ventana, en la cual deber introducir nombres completos o utilizar caracteres comodines para hacer selecciones diversas en el caso que se haya utilizado la palabra clave como. Si Ud. quisiera consultar aquellos registros cuyo valor de precio de venta oscila entre dos valores limites tendra que colocar la siguiente expresin en la celda. Anexo MS Access ITU- Base de Datos

14.IMPORTAR DATOS CONCEPTO Importar significa copiar datos desde una Hoja de Clculos, un archivo de Texto o una tabla de Base de Datos a una tabla de Microsoft Access. Los datos importados pueden utilizarse para crear una Tabla nueva o para agregar datos a una tabla ya existente, cuya estructura de datos es coincidente. Antes de importar, asegrese de que la hoja de clculo, por ejemplo, tenga el mismo tipo de datos en cada campo (columna) y los mismos campos en cada fila. Si se esta importando una hoja de clculos puede importar todo su contenido o solo los datos de algunos campos. PASOS PARA LA IMPORTACION DE DATOS. 1 Abra una base de datos o cambie a la ventana Base de datos de la base de datos abierta. 2 Para importar una hoja de clculo seleccione en el men Archivo, la opcin Obtener datos externos y luego haga clic en Importar; o bien utilice el botn Nuevo de la ventana Base de Datos y seleccione la opcin Importar Tabla. Guese con el asistente de Importacin de Tablas para lograr con xito la operacin. Por ejemplo la figura-1 es una planilla de clculos de Excel, los datos de esta planilla sern adjuntados a la tabla Stock (figura-2). Debe tener la precaucin de que la primer fila de la Hoja de Clculos establezca los ttulos de los campos de la misma. Anexo MS Access ITU- Base de Datos

En el asistente para importacin de tablas debemos seleccionar como destino la tabla Stock. De la importacin de datos realizada anteriormente obtenemos el siguiente resultado. Como se menciono anteriormente tambin puede optar por importar una base de datos completa o solo algunos elementos de la misma. 15.CONCEPTOS BSICOS SOBRE INFORMES Los informes son los objetos de una base de datos que permiten presentar los datos de las tablas o consultas de forma impresa .Son tiles para obtener listados con el formato que queramos, aadiendo cabeceras y pies de pgina, totales parciales o finales, etc... Creacin de un Autoinforme Anexo MS Access ITU- Base de Datos

Es la manera mas rpida de crear un informe, pues este se creara en forma automtica. Solo basta con tener abierta la Base de Datos que contiene la tabla o consulta para la cual se creara el informe, seleccionar este elemento, y por ultimo de la lista Nuevo Objeto seleccionar Autoinforme. Este tipo de informes tambin permiten modificar su diseo una vez realizados. Creacin de un Informe con el Asistente para Informes Un Informe Standard puede presentarse de dos, maneras: en Columnas y Tabular. Un informe en Columna presenta cada campo en una fila, con el nombre del campo a la izquierda y su contenido a la derecha. Segn la cantidad de campos un registro puede ocupar mas de una hoja o puede que en una hoja quepan varios registros. Un informe Tabular presenta cada campo en una columna, y cada registro esta representado en una nica lnea de detalle. Tambin pueden incluirse resmenes. PASOS PARA CREAR UN INFORME: Para crear informes, podemos utilizar varios mtodos:Anexo MS Access ITU- Base de Datos

Uno utilizando un asistente que va guiando paso por paso la creacin del informe.Otro empezando el informe en blanco.Nuestra explicacin se basar en el primer mtodo.Para crear un informe, seguir los siguientes pasos:1 Abrir la base de datos donde se encuentra el formulario a crear.2 Hacer clic sobre el objeto Informe que se encuentra a la derecha de la ventana de la base de datos.3 Hacer clic sobre la opcin Crear un informe utilizando el asistente de la ventana de la base de datos.4 Hacer clic sobre el botn Nuevode la ventana de la base de datos.Aparecer el siguiente cuadro de dilogo: 5 Seleccionar Asistente para informes. 6 Hacer clic sobre la flecha del recuadro inferior para elegir a partir de qu tabla queremos realizar el informe.Nota: Se puede elegir tambin una consulta. 7 Hacer clic sobre el botn Aceptar.Aparecer el primer paso del Asistente para formularios:8 Debemos especificar los campos que aparecern en el formulario utilizando los siguientes botones:para aadir al informe el campo seleccionado .para aadir todos los campos.para quitar el campo seleccionado de la lista de campos del informe de la derecha.para quitar todos los campos de la lista de campos del informe.Si queremos realizar un informe a partir de los datos de ms de una tabla, hacer clic sobre la Anexo MS Access ITU- Base de Datos

flecha de la lista desplegable del recuadro Tablas/Consultas y elegir la tabla correspondiente. A continuacin repetir el paso 8 con la segunda tabla.9 Hacer clic sobre el botn Siguiente para ir al siguiente paso del asistente.Aparecer el siguiente cuadro de dilogo: 10 Elegir algn campo que nos servir para agrupar los datos a imprimir.Por ejemplo si queremos que todos los alumnos de una misma poblacin salgan juntos, y aadir al final de cada poblacin una lnea o un campo resumen, se elige el campo Poblacin. 11 Hacer clic sobre el botn Siguiente.Aparecer el cuadro para determinar el orden de los registros:12 Hacer clic sobre la flecha de la derecha del primer recuadro y elegir el campo por el que queremos ordenar el informe.El botn de la derecha nos sirve para elegir el orden si pone AZ ser en orden ascendente y si pone ZA ser en orden descendente.En caso de querer ordenar por ms de un campo, utilizar el segundo recuadro, as se ordenara por el primero y en caso de tener dos iguales se ordenara por el segundo y as sucesivamente. 13 Hacer clic sobre el botn Siguiente.Anexo MS Access ITU- Base de Datos

La unidad contina en la pgina siguiente...

Aparecer el siguiente paso:El asistente nos proporciona varios formatos para que elijamos el que ms nos guste, en el recuadro distribucin tenemos esos formatos, pinchando sobre alguno, aparece a la izquierda una muestra de cmo queda el formato seleccionado. 14 Elegir la distribucin y orientacin.15 Hacer clic sobre el botn Siguiente.Aparecer el siguiente paso: Al igual que el formato, se puede elegir el estilo de varios predefinidos. 16 Elegir el estilo deseado. 17 Hacer clic sobre el botn Siguiente.Anexo MS Access ITU- Base de Datos

Aparecer el ltimo paso del asistente para informes: 18 Escribir el nombre que le queremos dar al informe. Este nombre coincidir con el ttulo que aparecer al principio de la pgina. 19 Hacer clic sobre el botn Finalizar y aparecer el informe creado preparado para la impresin. Nota: Si quisieramos cambiar algo del diseo habra que pinchar en la opcin correspondiente de la pantalla, y as acceder a la pantalla de diseo. Nosotros no lo haremos, ya que el diseo sera objeto de otro tema en el curso de nivel medio.

Imprimir un informe. Para imprimir un informe, seguir los siguientes pasos:1 Abrir la base de datos donde se encuentra el formulario a utilizar.2 Hacer clic sobre el objeto informe que se encuentra a la derecha de la ventana de la base de datos.3 Hacer clic sobre el botnde la ventana de la base de datos.Aparecer el informe seleccionado.Si nos interesa imprimirlo:4 Ir al men Archivo.5 Elegir la opcin Imprimir...O bien hacer clic sobre el botnde la barra de herramientas.Anexo MS Access ITU- Base de Datos

En el caso de acceder desde el men, aparecer el cuadro de dilogo de la derecha.6 En el recuadro Intervalo de impresin, especificar si queremos imprimir todo el informe o bien slo algunas pginas.Si queremos imprimir unas pginas, en el recuadro desde especificar la pgina inicial del intervalo a imprimir y en el recuadro hasta especificar la pgina final.7 En el recuadro Copias, especificar el nmero de copias a imprimir.8 Hacer clic sobre el botn Aceptar.

16.FORMULARIOS Un formulario es una herramienta mediante la cual Ud. podr introducir, modificar y visualizar la informacin de una o ms tablas de una Base de Datos. Un formulario no almacena informacin, sino la presenta de forma ms ordenada que en una Hoja de Datos. VENTAJA DE LA UTILIZACIN DE FORMULARIOS FRENTE AL MODO HOJA DE DATOS. Cuando visualice la informacin de contenida en un formulario observara que dicha informacin pertenece a un nico registro. Ud. podr determinar la disposicin de la informacin dentro del formulario. Los objetos avanzados de Base de Datos, como animacin, sonido y video clips, se pueden visualizar desde la vista Formulario, no desde la vista Hoja de Datos. Creacin de un autoformulario Un Autoformulario crea un formulario que presenta todos los campos y registros de la tabla o consulta seleccionada. Cada campo aparece en una lnea diferente con una etiqueta a su izquierda. Para crear un Autoformulario Ud. debe seleccionar la ficha formulario luego pulsar sobre el botn Nuevo y por ultimo seleccionar la tabla o consulta que se visualizara en el formulario.