ANEXO VI.4 Manual de adquisiciones y contrataciones para OPP's.doc

Ministerio de Desarrollo Rural

Anexo VI.04

I. INTRODUCCIN El Manual de adquisiciones y contrataciones para las organizaciones de pequeos productores se constituye en una gua prctica y sencilla de consulta para la aplicacin de los procedimientos aceptables y necesarios para la adquisicin de bienes y servicios distintos a los de consultora y la contratacin de obras y servicios de consultoras en las alianzas rurales a ser financiadas por el PAR II.Este manual est diseado para:a) Garantizar la economa y eficiencia en la adquisicin de bienes, contratacin de obras, servicios distintos a los de consultora y servicios de consultora;

b) Asegurar la transparencia en los procesos de adquisicin/contratacin;

c) Fomentar el desarrollo de empresas nacionales de construccin manufactureras y consultoras; y

d) Garantizar que los licitantes que cumplan los requisitos necesarios, tengan las mismas oportunidades para concursar en los procesos de adquisicin de bienes, contratacin de obras, servicios distintos a los de consultora y de consultora financiados por el PAR II.

La estructura del Manual de Adquisiciones se compone de: Procedimientos paso a paso, formularios de aplicacin en anexos y cartillas de resumen, de uso obligatorio para las Alianzas que manejen recursos del PAR II.

I. MODALIDADES DE ADQUISICIN DE BIENES Y SERVICIOS DISTINTOS A LOS DE CONSULTORA Y CONTRATACIN DE OBRAS

I.1 Adquisicin de bienes y servicios distintos a los de consultora

A efectos de aclaracin a continuacin estableceremos las diferencias entre bienes, servicios distintos a los de consultora y obras.

a)Bienes

La adquisicin de un bien es la compra de un elemento fsico, es decir, que se puede ver, tocar y/o sentir. Una caracterstica importante de los bienes, es que son muebles, es decir, se pueden mover de un lugar a otro, son susceptibles de almacenamiento e inventariariacin. Por ejemplo: tanques de enfriamiento, molinos, mezcladoras, tachos de leche, palas, picos, semillas, etc.b)Servicios distintos a los de consultora se refiere a la contratacin de un servicio especfico distinto ala de consultora, cuya caracterstica principal es la predominancia del esfuerzo fsico sobre el mental; es decir, es mayoritariamente manual, no se constituye en un elemento fsico, por lo que no se puede tocar o sentir. Por ejemplo: servicios mecnicos (arreglo de maquinarias), etc.c)Obras

Las obras tienen caractersticas similares a las de los bienes, sin embargo la diferencia principal es que las obras son bienes inmuebles, es decir, no se pueden mover de un lugar a otro. Por ejemplo: salas de ordeo, porquerizas, silos de almacenaje, centros de acopio, composteras, etc.

I.1.1 Cuantas para la adquisicin de bienes y servicios distintos a los de consultora Antes de realizar adquisiciones de bienes y servicios distintos a los de consultora se debe consultar el cuadro de cuantas que se presenta a continuacin:

Bienes y servicios distintos a los de consultora mayores a $us 50.000 y menores a $us 200.000, Licitacin Pblica Nacional. Bienes y servicios distintos a los de consultora mayores a $us 20.000 y menores a $us 50.000, Licitacin Pblica Nacional Simplificada. Bienes y servicios distintos a los de consultora menores a $us 50.000, Comparacin de precios.

Independiente del valor, Contratacin directa, cumpliendo requisitos previos.I.1.2 Licitacin Pblica Nacional Simplificada para adquisicin de bienes y servicios distintos a los de consultora.

Esta modalidad podr ser aplicada por la organizaciones beneficiarias del PAR II para adquisiciones de bienes mayores a $us 20.000 y menores a $us 50.000.El objetivo de la Licitacin pblica Nacional Simplificada, tal como se describe en las presente manual, es proporcionar a todos los posibles licitantes elegibles notificacin oportuna y adecuada de las necesidades de la asociacin de productores, y proporcionar a una oportunidad igual para presentar ofertas, con respecto a los bienes, y servicios distintos a los de consultora.La Licitacin Pblica Nacional Simplificada es un mtodo abreviado. Se basa en la obtencin de precios de diversos proveedores bajo publicacin (en el caso de bienes y servicios distintos a los de consultora) y en base a formularios de calificacin se adjudica a la oferta ms baja que cumpla los criterios de calificacin. No necesariamente tienen que haber tres ofertas comparables; si tan slo se presenta una oferta y sta califica, sta se adjudica. ProcedimientoPaso 1 Especificaciones tcnicas

La organizacin de pequeos productores deber describir las caractersticas esenciales y calificables de los bienes que deben ser adquiridos.Las especificaciones tcnicas deben ser elaboradas por la OPP en base al Plan de adquisiciones de la alianza aprobada. El bien debe ser comparable entre varias marcas en base a catlogos, mediante los cuales se debe establecer parmetros esenciales y calificables. Si fuera necesario y previa aprobacin en las especificaciones tcnicas y si se coloca marca se debe aadir la frase o equivalente. Paso 2. Presupuesto

La organizacin de pequeos productores revisar el presupuesto inscrito en la matriz de programacin y/o hito y si es necesario ajustar el mismo para adecuarlo al mercado relacionado con la adquisicin.

Paso 3. PublicacinDebe realizarse en un peridico de circulacin nacional, (las publicaciones deben ser de preferencia los das Jueves y/o domingo).Documentos a ser entregados a los licitantes.

La organizacin de pequeos productores preparara documentos de licitacin, los que debern ser emitidos en idioma espaol. Por lo general, se utilizar la moneda nacional para los efectos de la presentacin de las ofertas y los pagos. Adicionalmente, los documentos de licitacin debern contener informacin clara respecto a cmo deben presentarse las ofertas, as como al lugar, fecha y hora de entrega de las mismas. Se deber dar un plazo razonable para que los interesados puedan preparar y presentar ofertas. Los procedimientos debern permitir una competencia adecuada a fin de asegurar precios razonables. Asimismo los licitantes podrn solicitar por escrito un juego de documentos.Se deber adjuntar un anexo con la informacin de especificaciones tcnicas, plazos y garantas y condiciones o servicios requeridos, incluyendo la documentacin legal solicitada.

Para la presentacin de ofertas se establece un periodo mnimo de 10 das calendario a partir de la fecha de publicacin, plazo que ser establecido en el momento de elaborar el Plan de Alianza.Paso 4 Recepcin de ofertas.

Las ofertas recibidas debern abrirse al mismo tiempo y, en la medida de lo posible, en presencia de miembros de la Organizacin de pequeos productores.

El responsable designado para la recepcin de ofertas recibir las ofertas en la fecha y hora de la invitacin y/o publicacin. Se deber registrar mediante acta la apertura de sobres recibidos, especificando la hora y fecha (se solicitar que sea mximo hasta Hrs. 15:00), y se iniciar la calificacin de las ofertas de inmediato, tomndose en cuenta slo a los licitantes que cumplan con todos los requisitos. El comit de calificacin firmar el acta que adems se adjuntar al informe final de adjudicacin.

Paso 5 Anlisis y evaluacin de las ofertas

Basados en los datos del acta de recepcin de ofertas, en acto pblico se deben llenar 4 formularios:

Formulario N 1. Verificacin aritmtica

Tal como se ha ledo en voz alta, se registrar a todas las empresas licitantes, realizando la verificacin aritmtica de cantidad por precio unitario, verificando el total de cada oferta aperturada. En el caso de que se presentara alguna diferencia, prevalecer el monto de la revisin aritmtica.Formulario N 2 Verificacin de especificaciones tcnicas

Tal como se ha ledo en voz alta, se registrar a todas las empresas licitantes, realizando la verificacin de cada una de las especificaciones tcnicas para cada oferta, anotando la palabra S en caso de cumplimiento y No si no cumple lo requerido por la OPP .

Formulario N 3 Evaluacin preliminarSe anotar en el cuadro todas las ofertas que cumplieron los requisitos de los formularios 1 y 2.

Formulario N 4 Adjudicacin oferta del contratoSe anotar y realizar una verificacin detallada de la oferta de menor precio que cumpla los requisitos de los formularios 1, 2 y, 3.

Se emitir un informe de evaluacin con recomendacin de adjudicacin a la oferta ganadora.Paso 6.- Adjudicacin

En base al Informe del Comit de Evaluacin, se informar al Comit de Administracin de la Alianza sobre la recomendacin de adjudicacin decidida, se elaborar el proyecto de contrato u Orden de Compra para la decisin correspondiente.

Se emitir una carta de adjudicacin solo al ganador. El resultado de la adjudicacin se publicar en la pgina web del PAR II (se debe mencionar en la carta de invitacin direccin y pagina Web del PAR II), con actualizacin mensual.

No son elegibles compras ni contratos a miembros de la misma asociacin, excepto el caso de que el comprador entregue semillas bsicas y sea el comprador de las produccin de semillas.En caso de bienes que no se entregaran de una sola vez, se elaborar un contrato.

Paso 7. Firma del contrato

El Contrato o la Orden de Compra a suscribirse entre la organizacin de pequeos productores y el proveedor se efectuar en tres ejemplares originales.

Una vez suscrito el contrato, un ejemplar deber entregarse al interesado (vendedor), otro conservarse en el archivo general de contratos y, el tercer ejemplar, archivarse como parte de todo el proceso de adquisicin.

Paso 8. Recepcin

La organizacin de pequeos productores deber conformar el Comit de Recepcin, el que no podr estar compuestos por los miembros del comit de evaluacin, ni por los encargados de la cotizacin. Este comit deber contar con al menos tres miembros, los que debern conocer el detalle de las especificaciones tcnicas y requisitos exigidos en el proceso.

Las entregas de bienes individuales deben tener un acta (o lista) de entrega individual, firmada por los que han recibido el bien.

I.2 Comparacin de precios con obtencin de cotizaciones para la adquisicin de bienes y servicios distintos a los de consultora.

La comparacin de precios es un mtodo de adquisicin que se basa en la obtencin de precios de diversos proveedores (en el caso de bienes y servicios distintos a los de consultora), con un mnimo de tres cotizaciones comparables o proformas simples que se puedan comparar

ProcedimientoPaso 1. Especificaciones tcnicasLa organizacin de pequeos productores deber describir en detalle los requerimientos de los bienes a adquirirse.Las especificaciones tcnicas debern ser las aprobadas junto con el plan de adquisiciones de la alianza. El bien debe ser comparable entre varias marcas en base a catlogos, mediante los cuales se deber establecer parmetros esenciales y calificables. Si fuera necesario y previa aprobacin en la especificaciones tcnicas y se coloca marca se deber aadir, o equivalente.

Este punto es importante porque define la calidad de los bienes a ser adquiridos, adems de establecer las caractersticas y particularidades de lo que se desea adquirir.

En las especificaciones tcnicas elaboradas se deber consignar la fecha y la firma del Presidente del comit de administracin.

Paso 2.PresupuestoLa organizacin de pequeos productores revisar el presupuesto inscrito en la matriz de programacin y/o hito; y si es necesario ajustar el mismo para adecuarlo al mercado relacionado con la adquisicin.

Paso 3.InvitacinEsta podr realizarse por las siguientes modalidades:

InvitacinLa organizacin de pequeos productores, mediante carta de invitacin a la que se adjuntar las especificaciones tcnicas en anexo, solicitar presentar ofertas.

Se deber cotizar con al menos tres diferentes licitantes, situacin que permitir tener tres cotizaciones comparables basadas en las especificaciones tcnicas. Para la presentacin de cotizaciones se establecer un periodo mnimo de 7 das calendario a partir de la fecha de la invitacin.

ProformasLas cotizaciones podrn ser obtenidas mediante proformas para bienes que se encuentren en mostrador; por ejemplo herramientas menores, insumos, etc.Paso 4. Recepcin de las ofertasCuando las cotizaciones se realicen mediante proformas, se recibirn inmediatamente. Si fueran realizadas mediante carta de invitacin o publicacin, debern recibirse hasta la fecha y hora lmites y en el lugar especificado para su entrega en la carta de Invitacin a presentar cotizaciones. En este caso, se registrar en un acta los sobres recibidos, especificando la hora y fecha (se sugiere que sea mximo hasta Hrs. 15:00). Posteriormente se iniciar la calificacin de las ofertas, considerndose slo los proveedores que cumplan con todos los requisitos. El comit de calificacin firmar el acta, el que adems se constituir en el informe final de adjudicacin.

Paso 5. Anlisis y evaluacin de las ofertasLa organizacin de pequeos productores debe conformar el Comit de Evaluacin con al menos tres de sus miembros, quienes debern conocer el detalle de las especificaciones tcnicas y requisitos exigidos y de preferencia estar familiarizados con el tema de la adquisicin. Los integrantes de este comit no debern ser el presidente, tesorero ni las mismas personas que realizaron las cotizaciones.La evaluacin se realizara inmediatamente despus de la recepcin de ofertas, mediante un acta de apertura y la evaluacin simple de especificaciones tcnicas.

Acta de cierre de recepcin de ofertas

Los sobres y/o ofertas debern ser registrados en un acta, en la que se verifique su recepcin con fecha y hora. Se deber proceder a cerrar el acta en acto pblico en la hora y fecha determinada en la invitacin.

Acta de apertura de sobresEn el momento de la apertura de sobres, se realizar la verificacin para la apertura de ofertas, para cada licitante, y dar lectura en voz alta.Lista de verificacin para la apertura de las ofertas

Se proceder al llenado de una hoja de verificacin de datos y cumplimiento de especificaciones tcnicas, donde se determinar si cumple o no cumple con la presentacin de la documentacin solicitada.Cuadro de evaluacin para la adquisicin de bienes y servicios distintos a los de consultoraSe elaborar un cuadro para la comparacin de las ofertas econmicas.Posteriormente se deber elaborar un cuadro anexo de las especificaciones tcnicas.El Comit de Evaluacin enviar un informe al Presidente del Comit de Administracin de la organizacin.Paso 6.- AdjudicacinSobre la base del Informe del Comit de Evaluacin, se informar al Comit de Administracin de la organizacin de pequeos productores sobre la recomendacin de adjudicacin, adjuntando el proyecto de contrato u orden de compra para que tome la decisin correspondiente.

La carta de adjudicacin se emitir slo al ganador. El resultado de la adjudicacin se publicar en la pgina web del PAR II (se debe mencionar en la carta de invitacin direccin y pagina Web del PAR II), con actualizacin mensual.

Cuando no exista la totalidad de la cantidad requerida, se podr adjudicar la compra completando con el segundo o tercer licitante hasta completar la cantidad requerida. En este caso, se deber presentar una justificacin a la UOR para la aprobacin correspondiente.No sern elegibles compras ni contratos a miembros de la misma asociacin, excepto el caso de que el comprador entregue semillas bsicas y sea el comprador de las produccin de semillas.En caso de bienes que no se entregaran de una sola vez, se elabora un contrato.

Paso 7. Firma del contrato

El contrato o la orden de compra a suscribirse entre la organizacin de pequeos productores y el proveedor se efectuar en tres ejemplares originales.

Una vez suscrito el contrato, un ejemplar deber entregarse al interesado (vendedor), otro conservarse en el archivo general de contratos de la OPP y, el tercer ejemplar, archivarse como parte de todo el proceso de adquisicin.

Paso 8. RecepcinLa organizacin de pequeos productores deber conformar el Comit de Recepcin, el que no podr estar compuestos por los miembros del comit de evaluacin, ni por los encargados de la cotizacin. Este comit deber contar con al menos tres miembros, los que debern conocer el detalle de las especificaciones tcnicas y requisitos exigidos en el proceso.

Las entregas de bienes individuales deben tener un acta (o lista) de entrega individual, firmada por los que han recibido el bien.

II. Adquisiciones especiales

A efectos de operar las adquisiciones de bienes tales como vacas para la produccin de leche, bueyes para yuntas, cras de bovino porcino para engorde u otros de similares caractersticas, se seguir el procedimiento a continuacin:

Paso 1. Definicin del tipo de bienLa organizacin de pequeos productores (OPP), deber definir con claridad el tipo de bien a adquirirse bajo este mtodo (vacas para la produccin de leche, bueyes para yuntas, cras de bovino porcino para engorde, etc.) y la cantidad del mismo. El resultado debe ser igual o con la menor desviacin posible, en relacin a la planificacin realizada previamente en los hitos del subproyecto.

Paso 2. PresupuestoLa organizacin de pequeos productores revisar el presupuesto inscrito para la adquisicin en la matriz de programacin y/o Hito y si es necesario ajustar el mismo para adecuarlo al mercado relacionado con la adquisicin.

Paso 3. Carta de solicitud a la UOR para la utilizacin de esta metodologaPara la aplicacin de este proceso en particular, la organizacin de pequeos productores, a travs del presidente del Comit de Administracin, solicitar por escrito a la UOR autorizacin expresa.

Paso 4. Especificaciones tcnicasLa Organizacin de Productores debe definir el tipo de bien a adquirirse bajo este mtodo.

Se deben elaborar las especificaciones tcnicas particulares del bien a adquirirse las cuales debern ser suficientes para definir la calidad del bien sin que esto restrinja la competencia o direccione la adquisicin.

Paso 5. ResponsablesLa conduccin de este proceso as como su adjudicacin ser responsabilidad del Comit de Administracin de la organizacin de pequeos productores (OPP).

Paso 6. Invitacin a presentar cotizacionesLa organizacin de pequeos productores, independientemente de la capacidad de proveer la totalidad de los bienes requeridos, proceder a invitar a los posibles proveedores, aun siendo estos, ferias, vecinos o comunarios, playas de venta administradas por las alcaldas u otros.

Consideraciones para la aplicacin de esta modalidad

1. En este mtodo, no ser considerado como fraccionamiento de la compra de bienes similares, a la prctica de adquisicin de estos bienes de distintos proveedores.

2. El proveedor puede ser elegido sin tener que emplear los mtodos de concurso descritos anteriormente, en caso de que el proveedor sea informal, se deber solicitar un recibo por cada adquisicin, se adjuntar fotocopia de carnet del vendedor o proveedor.

3. El precio acordado debe tener relacin con el precio de mercado, situacin que ser verificada por los miembros de la OPP y/o Comit de Administracin y posteriormente elevada por escrito y con documentos de respaldo (recibos y/o facturas) a la UOR para su comprobacin.

4. En los casos en los que la compra se haga con recibo, se realizaran las retenciones de impuestos (IUE 5%) e IT (3%), constituyndose los productores (OPP) como agentes de retencin de impuestos y siendo responsables de la liquidacin de impuestos en los plazos previstos, tal cual se establece en el manual de procedimientos administrativos PAR II. Se adjuntar a cada recibo la liquidacin del impuesto.

5. Cada unidad del bien (Ganado, Vacas y/o semovientes) adquirida, deben estar certificadas por un veterinario en cuanto a la calidad del ganado adquirido.

6. Se realizara el marcado y registro (sealizado, codificado, etc.) del ganado adquirido, codificando cada unidad adecuadamente, de manera que se pueda clasificar y verificar posteriormente.7. Se elaborarn actas de entrega a cada beneficiario (miembro de la OPP), donde mnimamente debe figurar el nombre completo, Cdula de identidad, el cdigo del bien y fecha de entrega.

8. Al momento de la presentacin de descargos de este proceso, se presentar un inventario de los bienes adquiridos con los respectivos recibos y/o facturas, formularios de retencin de impuestos (cuando corresponda), cdigos y los nombres de los miembros de la OPP beneficiados.

Este proceso debe ser archivado con todos los antecedentes y documentos generados para su revisin posterior, previa al siguiente desembolso.

II.1 Contratacin de obras Antes de realizar la contratacin de obras, se deber consultar el cuadro de cuantas que se presenta a continuacin:

Obras mayores a $us 200.000, Licitacin Pblica Nacional

Obras entre $us 50.000 y $us 200.000, Licitacin Publica SimplificadaObras menores a $us 50.000, Comparacin de precios

Independientemente del valor, Contratacin directa cumpliendo requisitos previosII.2 Licitacin Pblica Nacional Simplificada para la Contratacin de Obras

Se utilizar esta modalidad para montos entre $us 50.000 y $us 200.000.El objetivo de la licitacin pblica nacional simplificada, tal como se describe en las presente Manual, es proporcionar a todos los posibles licitantes elegibles notificacin oportuna y adecuada de las necesidades de la Asociacin de Productores, y proporcionar a los mismos una oportunidad igual para presentar ofertas, con respecto a obras.

La licitacin pblica nacional simplificada es un mtodo abreviado basado en la obtencin de precios de diversos proveedores bajo publicacin (en el caso de obras). En base a formularios de estndar de calificacin, se adjudicar a la oferta ms baja que cumpla los criterios de calificacin. No necesariamente tiene que ser existir tres ofertas comparables. Si un solo licitante califica con el cumplimiento de especificaciones tcnicas, plazos y garantas, ste se adjudica.

Se debe publicar la solicitud de cotizacin en un periodico de circulacin nacional, con preferencia los das jueves y/o domingo.

PROCEDIMIENTO

Paso 1.Especificaciones tcnicas/Descripcin de obrasLa organizacin de pequeos productores deber utilizar especificaciones tcnicas estndar y con lenguaje simple para obras, en las que se deber describir en detalle los requerimientos de la obra. Este punto es importante ya que definir la calidad de la obra a ser contratada, adems de establecer las caractersticas y particularidades de lo que se desea contratar.

Paso 2 No objecinEl Oficial de Infraestructura de la UOR ser el encargado de emitir la no objecin a las especificaciones tcnicas antes de la publicacin y/o invitacin a los licitantes.

Paso 3.PresupuestoLa organizacin de pequeos productores revisar el presupuesto inscrito para la adquisicin en la matriz de programacin y/o hito; y si es necesario ajustar el mismo para adecuarlo al mercado relacionado con la adquisicin.

Paso 4 Recepcin y apertura de ofertasLas ofertas recibidas debern abrirse al mismo tiempo y, en la medida de lo posible, en presencia de miembros de la organizacin de pequeos productores.

La persona designada por el comit de administracin recibir las ofertas hasta la fecha y hora establecidas en la invitacin y/o publicacin. Se deber registrar mediante un acta, la apertura de sobres recibidos, especificando la hora y fecha (se propone que sea mximo hasta Hrs. 15:00), procedindose de inmediato a la apertura de las ofertas.

El comit de calificacin firmar el acta, que adems formar parte del informe final de adjudicacin.

Paso 5 Anlisis y evaluacin de ofertasFormulario N 1 Verificacin aritmticaUna vez efectuada la apertura de ofertas, se realizar la verificacin aritmtica, multiplicando las cantidades por los precios unitarios respectivamente. En este caso, prevalecer el monto total verificado o corregido. Formulario N 2 Evaluacin preliminarSe anotar en el cuadro todas las ofertas que cumplieron los requisitos establecidos en los formularios. 1 y 2

Formulario N 3 Verificacin especificaciones tcnicas y plazo de ejecucin de obraA la oferta identificada como la de menor precio luego de la verificacin aritmtica y que cumpla con los requisitos de la evaluacin preliminar, se revisar las especificaciones tcnicas y plazo de evaluacin. Si la misma cumple, se recomienda su adjudicacin, caso contrario se contina con la siguiente en menor precio y as sucesivamente.Anexo Formulario N 3: Cuadro de verificacin del cronograma de obras Formulario N 4 Adjudicacin oferta del contrato

En este formulario, el comit de evaluacin detallar los aspectos revisados para la adjudicacin del contrato.Paso 6 Informe de evaluacin y calificacinSobre la base del Informe del Comit de Evaluacin, la organizacin de pequeos productores informar al Comit de Administracin de la Alianza sobre la recomendacin de adjudicacin decidida.

Paso 7 Revisin UOR (No objecin interna)La UOR-PAR II considerar la documentacin recibida, emitir la no objecin al proceso de contratacin y dar su conformidad para que la organizacin de pequeos productores contine con la firma de contrato o entregar las observaciones que corresponda.Paso 8 Firma del contrato La carta de adjudicacin se entregar tan slo al ganador. Los resultados de la adjudicacin se publicarn en la pgina web del PAR II (se debe mencionar en la carta de invitacin la direccin y pagina Web del PAR II), con actualizacin mensual.

El contrato a suscribirse entre la organizacin de pequeos productores y el Contratista se elaborar en tres ejemplares originales.

Una vez suscrito el contrato, un ejemplar deber entregarse al interesado (Contratista), otro conservarse en el archivo general de contratos y, el tercer ejemplar, archivarse como parte de todo el proceso de adquisicin.

El seguimiento y la supervisin a la ejecucin de la obra sern realizados por el comit de seguimiento de la organizacin de pequeos productores, que informar sobre el avance en base al cumplimiento de las especificaciones tcnicas para garantizar su calidad, a partir de las planillas de avance que presentar la empresa, para que el comit de administracin realice los pagos de acuerdo al contrato firmado.

El contrato deber tener una clusula que determine una retencin del 10% de cada planilla de avance, monto que ser devuelto contra la recepcin definitiva de la obra o que ser utilizado por el contratante para la ejecucin de reparaciones (si fuera necesario), en el caso de que el contratista se negara a ejecutar las mismas.Se deber establecer en forma escrita en el contrato que si la empresa requiriera de anticipos, tendr que adjuntar una boleta de garanta bancaria por el valor no mayor a 20% del monto del contrato. El anticipo se recuperar por avance en descuentos proporcionales en planillas de pagos. En obras pequeas no se otorgar anticipos. La falta de anticipo no ser causal de retrasos en la entrega de obras en los plazos establecidos.

El contrato deber incluir una clusula de liquidacin de daos y perjuicios, y el uso de montos retenidos como garanta de cumplimiento de obras.

Paso 9 Recepcin de obrasLa organizacin de pequeos productores deber conformar el Comit de Recepcin con al menos tres de sus miembros quienes debern conocer el detalle de las especificaciones tcnicas y requisitos exigidos en el proceso.

Acta de recepcin provisional

La recepcin provisional se realizar a los 30 das de concluida la obra.Recepcin definitiva

Con las observaciones corregidas y verificadas en campo (si las hubiere) se realizar la recepcin definitiva de la obra, emitindose un acta, la que ser suscrita por el representante de la empresa adjudicada, el comit de monitoreo, el comit de administracin y el presidente de la asociacin.

La recepcin definitiva se realizar a los 90 das de concluida la obra; previo anlisis tcnico e informe del Oficial de Infraestructura y el comit de seguimiento de la OPP.

El ltimo pago se realizar con el ajuste contable de la retencin realizada del 10% de cada planilla de avance, cancelndose contra la recepcin definitiva.

Acta de entrega individual Cuando se trate de obras individuales, stas debern ser entregadas en forma individual mediante actas de entrega en las que se deber especificar claramente que los socios beneficiarios son los responsables de la obra y del mantenimiento de la Infraestructura, y que estos bienes no podrn ser utilizados con un fin diferente al concebido por el plan de inversin. II.2.1 Comparacin de precios para contratos de obras

Se aplicar esta modalidad para obras menores a $us 50.000, para lo que se deber contar con al menos tres contratistas a quienes se invitar a presentar presupuestos mediante formularios simplificados, con el objeto de lograr tres cotizaciones comparables. Dichos formularios contendrn una descripcin de la obra, especificaciones tcnicas detalladas y cronograma de ejecucin.

La persona designada por el comit de administracin recibir las ofertas hasta la fecha y hora establecidas en la invitacin y/o publicacin. Se deber registrar mediante un acta, la apertura de sobres recibidos, especificando la hora y fecha (se propone que sea mximo hasta Hrs. 15:00), procedindose de inmediato a la apertura de las ofertas.

ProcedimientoPaso 1. Especificaciones tcnicas/Descripcin de obrasLa organizacin de pequeos productores deber utilizar especificaciones tcnicas y con lenguaje simple para obras, en las que se describir en detalle los requerimientos de la obra. Este punto es importante ya que definir la calidad de la obra a ser contratada, adems de establecer las caractersticas y particularidades de lo que se desea contratar.

Paso 2 No objecinEl Oficial de Infraestructura de la UOR ser el encargado de emitir la no objecin a las especificaciones tcnicas antes de la publicacin y/o invitacin a los licitantes.

Paso 3. PresupuestoLa organizacin de pequeos productores revisar el presupuesto inscrito para la adquisicin en la matriz de programacin y/o Hito y si fuera necesario, ajustar el mismo para adecuarlo al mercado relacionado con la adquisicin.

Paso 4. Invitacin a presentar cotizacionesLa organizacin de pequeos productores deber obtener ofertas en las que el licitante deber adjuntar los cmputos mtricos y costos unitarios y el monto total cotizado. El presupuesto deber ser elaborado en base a las especificaciones tcnicas preparadas.

La carta de invitacin a presentar cotizaciones deber contener la siguiente informacin:

a) El destinatario, fecha, plazo, y lugar para enviar las ofertas

b) Descripcin de la obra y especificaciones tcnicas

c) Las condiciones de pago

d) Modelo de los presupuestos

e) Plazo y cronograma de entrega de la obra

Paso 5 Recepcin de las ofertasLa organizacin de pequeos productores deber recibir las ofertas en la fecha y hora lmites y en el lugar especificado para su entrega en la carta de invitacin a presentar cotizaciones; procedindose inmediatamente a la firma del acta de cierre de presentacin de ofertas y apertura de sobres. Las verificacin de documentos legales, y verificacin su registro vigente de FUNDEMPRESA.

Recepcin de sobres construccin de obrasEn las oficinas de la asociacin se recibirn los sobres de los licitantes. La recepcin de los sobres de los licitantes se realizar de acuerdo a la relacin de llegada.Acta de cierre de recepcin de ofertas - construccin de obras Inmediatamente despus del cierre de recepcin de ofertas, el comit de administracin deber contabilizar los sobres, numerndolos de acuerdo al orden de llegada y suscribiendo el acta correspondiente.Paso 6 Anlisis y evaluacin de las ofertasActa de apertura

En base al acta de recepcin de ofertas, se inicia la elaboracin del acta de apertura una nueva acta para el anlisis y evaluacin de las ofertas Se realizar la lista de verificacin para la apertura de ofertas, para cada licitante en el momento de la lectura en voz alta.

Formulario N 1 Verificacin aritmtica, Una vez efectuada la apertura de ofertas, se realizar la verificacin aritmtica, multiplicando las cantidades por los precios unitarios respectivamente. En este caso, prevalecer el monto total verificado o corregido.

Formulario N 2 Evaluacin preliminarSe anotar en el cuadro todas las ofertas que cumplieron los requisitos establecidos en los formularios. 1 y 2

Formulario N 3 Verificacin especificaciones tcnicas y plazo de ejecucin de obra, A la oferta identificada como la de menor precio luego de la verificacin aritmtica y que cumpla con los requisitos de la evaluacin preliminar, se revisar las especificaciones tcnicas y plazo de evaluacin. Si la misma cumple, se recomienda su adjudicacin, caso contrario se contina con la siguiente en menor precio y as sucesivamente.

Anexo Formulario N 3: Cuadro de verificacin del cronograma de obras

Formulario N 4 Adjudicacin oferta del contrato

En este formulario, el comit de evaluacin detallar los aspectos revisados para la adjudicacin del contrato.

Informe de evaluacin

Paso 7 Informe de evaluacin y calificacin

En base a informe del comit de evaluacin, se informar al comit de administracin de la Alianza sobre la recomendacin de adjudicacin decidida, adjuntando el proyecto de contrato para la decisin correspondiente, el que ser remitido a la UOR para revisin y no objecin si corresponde.

Se deber establecer en forma escrita en el contrato que si la empresa requiriera de anticipos, tendr que adjuntar una boleta de garanta bancaria por el valor no mayor a 20% del monto del contrato. El anticipo se recuperar por avance en descuentos proporcionales en planillas de pagos. En obras pequeas no se otorgar anticipos. La falta de anticipo no ser causal de entrega de obras en los plazos establecidos.Se deber acordar en el contrato que se proceder a la retencin del 10% sobre la planilla de avance como garanta de cumplimiento de obras, retencin que podr ser utilizada por el contratante para subsanar los arreglos objetados en la ejecucin de obra.

El contrato deber incluir una clusula de liquidacin de daos y perjuicios, y el uso de montos retenidos como garanta de cumplimiento de obras.

Paso 8 Revisin UOR-PAR II/No objecin internaLa UOR-PAR II considerar la documentacin recibida y emitir la no objecin al proceso de contratacin otorgando su conformidad para que la organizacin de pequeos productores contine con la firma de contrato.

Paso 9 Firma del contratoRecibida la no objecin de la UOR, el contrato a suscribirse entre la organizacin de pequeos productores y el contratista se efectuar en tres ejemplares originales.

Una vez suscrito el contrato, un ejemplar deber entregarse al interesado (Contratista), otro conservarse en el archivo general de contratos y, el tercer ejemplar, archivarse como parte de todo el proceso de adquisicin.

El seguimiento y la supervisin de la obra sern realizados por el Oficial de Infraestructura y el comit de seguimiento, quienes informan sobre el avance en base al cumplimiento con las especificaciones tcnicas para garantizar la calidad de obra, a partir de las planillas de avance que presentar la empresa, autorizando al comit de administracin los pagos de acuerdo al contrato firmado.

Paso 10 RecepcinLa organizacin de pequeos productores deber conformar el Comit de Recepcin con al menos tres de sus miembros, quienes debern conocer el detalle de las especificaciones tcnicas y requisitos exigidos en el proceso.

Acta de recepcin provisional La recepcin provisional se realizar a los 30 das de concluida la obra.Si hubiese observaciones, recibir provisionalmente la obra, establecindose un plazo de 5 das para el inicio de las correcciones y mnimo de 30 das para la nueva inspeccin antes de la recepcin definitiva de obras.

Acta de recepcin definitivaCon las observaciones corregidas y verificadas en campo se realizar la recepcin definitiva de la obra, emitindose un acta la que ser suscrita por el representante de la empresa adjudicada, el comit de monitoreo, el comit de administracin y el presidente de la asociacin.

La recepcin definitiva se realizar a los 90 das de concluida la obra; previo anlisis tcnico e informe del Oficial de Infraestructura y el comit de seguimiento de la OPP.

El ltimo pago se realizar contra la recepcin definitiva, realizando el ajuste contable de las retenciones realizadas del 10% en cada planilla de avance.II.2.2 Contratacin directa Para organizaciones de productores rurales, la contratacin directa tiene una cuanta de montos menores a Bs 20.000 en caso de adquisicin de bienes, servicios distintos a los de consultora, obras y consultoras. Para este caso se debe contar con la aprobacin de la UOR. Para montos entre Bs. 20.000 y Bs. 350.000, se deber contar con la aprobacin de la UCN-PAR II.

Para montos mayores, se deber contar con la no objecin del BM.

La aplicacin de este mtodo debe establecerse desde la elaboracin del plan de alianza. Esta situacin podr darse cuando exista un solo proveedor que cumpla con las especificaciones tcnicas. Por este mtodo, un proveedor o contratista puede ser elegido sin tener que emplear los mtodos de concurso descritos anteriormente. Este mtodo se utiliza cuando solamente existe una posible fuente, esto en razn a la lejana de los subproyectos de las OPPs. Para su aplicacin, la UOR deber emitir la correspondiente no objecin.Otras razones que justificarn la contratacin directa sin competencia (una sola fuente) son las siguientes: contratacin directa en lugar de un proceso competitivo de adquisiciones, al igual que las motivaciones para recomendar una firma en particular. Lo anterior no ser necesario para las contrataciones cuyo monto sea inferior al monto lmite establecido con base al riesgo y alcance del proyecto y descrito en el plan de adquisiciones.

a) Un contrato existente para el suministro de bienes, obras y servicios distintos a los de consultora adjudicado de conformidad con procedimientos aceptables para el Banco, puede ampliarse para incluir bienes, obras y servicios distintos a los de consultora adicionales de carcter similar. En tales casos se debe justificar, a satisfaccin del BM, que no se puede obtener ventaja alguna con un nuevo proceso competitivo y que los precios del contrato ampliado son razonables. Cuando se prevea la posibilidad de una ampliacin, se deben incluir estipulaciones al respecto en el contrato original;

b) la estandarizacin de equipo o de repuestos, con fines de compatibilidad con el equipo existente, puede justificar compras adicionales al proveedor original. Para que se justifiquen tales compras, el equipo original debe ser apropiado, el nmero de elementos nuevos por lo general debe ser menor que el nmero de elementos en existencia, el precio debe ser razonable y deben haberse considerado y rechazado las ventajas de instalar equipo de otra marca o fuente con fundamentos aceptables para el Banco;c) el equipo requerido es patentado o de marca registrada y slo puede obtenerse de una fuente;d) adquirir los bienes de un proveedor en particular es esencial para poder obtener la garanta de cumplimiento o de funcionamiento de un equipo o instalacin requerida;e) en casos excepcionales, tales como, pero no limitados a cuando se requiera tomar medidas rpidas despus de una catstrofe natural y cuando el Prestatario declare situaciones de emergencia que sean reconocidas por el Banco;

El resto de los pasos (adjudicacin, contrato y recepcin) sern ejecutados igual que en los casos de procesos de adquisicin de bienes y contratacin de obras.

II.3 Licitacin Pblica Nacional (LPN)La Licitacin Pblica Nacional (LPN) es un mtodo competitivo que se emplea normalmente en las contrataciones del sector pblico en el pas. Este mtodo debe ser utilizado en aquellos procesos cuyo presupuesto supere el monto de $us 50.000 en bienes y servicios distintos a los de consultora y $us 200.000 en obras.

En caso de presentarse una LPN, sta ser ejecutada en estrecha coordinacin con la Unidad Operativa Regional y la Unidad de Coordinacin Nacional del Proyecto de Alianzas Rurales II.

Por el grado de complejidad y amplitud de este procedimiento, ste no ser inserto en el presente manual, sin embargo los documentos base de licitacin (norma BM) estarn a disposicin de las OPPs cuando as lo requieran.

Independientemente de la coordinacin con las UORs para la ejecucin de la LPN, la elaboracin de las especificaciones tcnicas, es exclusiva responsabilidad de las OPPs.

II.4 Participacin de la comunidad en las contrataciones Administracin directa En el sistema llamado Participacin de la comunidad en las contrataciones, la organizacin de pequeos productores ejecuta la obra utilizando sus propios recursos (mano de obra calificada y no calificada, materiales, equipamiento, etc.), pudiendo subcontratar parte de la obra, por ejemplo diseo, supervisin, direccin de obra, etc.

Este proceso tan slo debe ser utilizado cuando est debidamente justificado e inscrito en el plan de negocios. Bajo esta modalidad, no se podr contratar o subcontratar a ningn miembro de la OPP.

ProcedimientoPaso 1. Especificaciones tcnicas/Descripcin de obrasLa organizacin de pequeos productores deber describir en detalle los requerimientos de la obra. Este punto es importante porque definir la calidad de la obra a ser ejecutada, adems de establecer las caractersticas y particularidades de lo que se desea construir.

Paso 2. PresupuestoLa organizacin de pequeos productores revisar el presupuesto inscrito para la adquisicin en la matriz de programacin y/o hito y definir obligatoriamente el monto del presupuesto que ser destinado a la contratacin de la supervisin.

Paso 3. Carta de solicitud a la UOR para la utilizacin de esta metodologaLa organizacin de pequeos productores deber remitir a la UOR una nota solicitando autorizacin expresa para la utilizacin de este mtodo, la misma que incluir el presupuesto para la obra, detallando los costos que sern cubiertos por la OPP, as como los que sern contratados y/o adquiridos (Ejemplo: cemento, fierro, supervisin, etc.).

Paso 4. Ejecucin de los procesosUna vez que la UOR otorgue su conformidad al uso del procedimiento Participacin de la Comunidad en las contrataciones, todos los procesos de adquisiciones y contrataciones sern llevados como procesos normales de acuerdo a los procedimientos antes sealados.

Consideraciones generales

a) La ejecucin por administracin directa por la OPP debe ser presupuestada en el plan de negocios y contar con la aprobacin de la UORs y de la UCN cuando sea necesario; deber seguir todos los procedimientos de adquisicin de bienes y servicios distintos a los de consultora y contratacin de obras.

b) En esta modalidad de ejecucin directa, los miembros y familiares de la OPP no deben trabajar ni percibir un salario por su mano de obra, en caso de identificarse este hecho el proyecto ser declarado inelegible.

c) No se puede pagar mano de obra por servicios a los mismos beneficiarios de la OPP.

d) Todo debe estar respaldado con facturas y/o retencin de impuestos, sujetos a revisiones y auditoras al 100% de las adquisiciones realizadas por la OPP.

e) Para las modalidades de comparacin de precios, se deber lograr competencia con tres ofertas concursables, es decir, al menos tres ofertas que cumplan con los requisitos mnimos requeridos; caso contrario deber ser declarada desierta e iniciada nuevamente.

f) En caso de que en la revisin de presupuesto se evidencie un dficit, la diferencia ser cubierta por la OPP.

g) En caso de presentarse la situacin anterior, se prohbe la disminucin de las cantidades programadas.

h) En caso de presentarse una situacin contraria a la del inciso f), es decir, exista saldo a favor una vez finalizada la adquisicin, ste no podr ser utilizado para comprar una mayor cantidad del bien en cuestin, considerndose este saldo en el siguiente desembolso de acuerdo a la reprogramacin de hitos.

i) Para todas las adquisiciones y contrataciones se establece la verificacin fsica a cargo de los oficiales de alianzas o quien corresponda, previo al siguiente desembolso.

j) En aquellos casos de cambio de modalidad, se debe contar con una solicitud justificando el cambio por la OPP, un informe tcnico del Oficial de Alianzas y la aprobacin del Operador Regional. Dicho cambio debe ser conocido por el Analista Fiduciario de la UOR. Si se aprobara un cambio de modalidad, se mantendr la contraparte de la modalidad inicial.

III. CONTRATACIN DE CONSULTORES III.1 Contratacin de consultores por producto

Las consultoras son procesos mediante los cuales se contratan servicios de carcter intelectual tales como supervisin de obras, diseo de proyectos, asesoramiento, asistencia tcnica contable, estudios e investigaciones, etc. Las organizaciones de pequeos productores posiblemente necesiten apoyo tcnico al momento de la ejecucin de sus Planes de Alianza. Dicho apoyo o asistencia tcnica estar a cargo de consultores (personas fsicas).

En el caso de contratacin de Facilitadores y Acompaantes se utilizar esta modalidad. Estas contrataciones, que se realizarn con fondos del PAR II, sern ejecutadas por las UORs en coordinacin con la UCN, a solicitud de las OPPs, considerando lo siguiente:

Identificacin de consultoresMediante una lista larga o base de consultores preseleccionados y que cumplan con los TDRs con no objecin del BM, sern invitados mediante: Publicacin de expresiones de inters por prensa: Las UORs podrn identificar consultores mediante la publicacin de anuncios en prensa (Invitacin a presentar expresiones de inters).

Propuestos por la OPP, calificados e incluidos a la lista larga. Presentacin de una terna competitiva para consultoras especializadas y asistencia tcnica.Criterios de calificacin de consultores para lista larga Se calificar antecedentes generales, experiencia general, experiencia especfica y/o capacitacin en procedimientos PAR II.

No se otorgar puntajes en las listas largas.

Una vez completado el nmero de alianzas asignadas, se los retirar de la lista larga temporalmente, mientras durante su contrato.

El presidente de la OPP, en consulta y aprobacin de su organizacin, entrevistar al consultor elegido, y mediante nota escrita al Operador de la UOR har conocer los consultores propuestos.

Criterios de calificacin de consultores para lista corta

Se establecern los siguientes criterios de calificacin:

Formacin profesional, mximo 10 puntos Experiencia general, mximo 20 puntos Experiencia especifica. mximo 70 puntosIII.2 Contratacin de consultores individuales para asistencia tcnica especializada

La contratacin de consultores individuales es la contratacin de personas naturales que prestarn sus servicios profesionales por producto, los que sern definidos con claridad en los trminos de referencia.

Procedimiento

Paso 1. Trminos de Referencia (TDRs)La organizacin de pequeos productores deber describir en detalle los trminos de referencia, los que debern formar parte del plan de alianza.Todas las contrataciones de consultora individual sern realizadas por producto, no pudiendo contratarse consultores individuales para trabajos de lnea con remuneracin mensual.

Paso 2. PresupuestoLa organizacin de pequeos productores revisar el presupuesto inscrito en el plan de alianza para la contratacin del consultor en la matriz de programacin y/o hito, y si es necesario ajustar el mismo para adecuarlo.Paso 3. Identificacin de consultoresLa organizacin de pequeos productores podr identificar consultores mediante la publicacin de un anuncio en prensa (Invitacin a presentar expresiones de inters), contactos directos y/o consulta en la base de proveedores del PAR II (Internet o UOR), con el fin de conformar la lista corta de al menos tres consultores a ser invitados. Sin embargo, se recomienda invitar a una mayor cantidad de candidatos que cumplan los requisitos mnimos requeridos en el perfil de los TDRs, caso contrario, de no haber tres candidatos que cumplan lo requerido, el proceso se declarar desierto. En funcin a lo sealado en el punto anterior, ser responsabilidad de la organizacin de pequeos productores identificar a candidatos para la realizacin del trabajo requerido. Es importante contar con al menos tres currculums vitae comparables para realizar una evaluacin ms justa y transparente de los candidatos.

Paso 4. Anlisis y evaluacin de los licitantesLa organizacin de pequeos productores deber conformar el Comit de Evaluacin con al menos tres de sus miembros, quienes debern conocer el detalle de los TDRs y requisitos exigidos, y de preferencia estar familiarizados con el tema de la contratacin. Los integrantes de este comit no deben ser ni el presidente ni el tesorero del comit de administracin.Paso 5. Seleccin del consultorUna vez identificado al candidato ganador, el Comit de Evaluacin deber elaborar un breve informe mediante el cual se explique el proceso de evaluacin y seleccin.

Con la aprobacin de la organizacin de pequeos productores, este informe deber ser enviado a la Unidad Regional Operativa del PAR II para su revisin y aprobacin, incluyendo la siguiente documentacin:a) Trminos de referencia aprobados;

b) Currculums vitae de los candidatos;

c) Cuadro comparativo de calificaciones;

d) Contrato borrador; y

e) Nota solicitando la contratacin.

Paso 6. Revisin UOR-PAR II/No objecin internaLa UOR-PAR II considerar la documentacin recibida, verificar su adecuacin a las normas del financiador y, de ser procedente, dar su conformidad y autorizar la firma del contrato.

De existir observaciones, la UOR-PAR II devolver la documentacin a la organizacin de pequeos productores para su correccin.Posteriormente, la OPP deber elaborar una carta de adjudicacin, la que debe ser entregada al consultor seleccionado.Paso 7. Firma del contratoEl contrato a suscribirse entre la organizacin de pequeos productores y el consultor ser el mismo que fue presentado con el informe de evaluacin, para luego ser firmado en tres ejemplares originales.

Una vez suscrito el contrato, un ejemplar deber entregarse al interesado (consultor), otro conservarse en el archivo general de contratos y, el tercer ejemplar, archivarse como parte de todo el proceso de contratacin.

Paso 8. Informes para pago de honorarios de consultoresTal cual fueron inscritos en los TDRs, el consultor contratado presentar los productos solicitados, los cuales deben ser evaluados por la organizacin de pequeos productores.

III.3 Contratacin directa consultores individuales especializadosLos consultores pueden ser seleccionados por contratacin directa siempre que se justifique en casos excepcionales como:a) Servicios que son una continuacin de un trabajo previo que el consultor ha desempeado y para el cual el consultor fue seleccionado competitivamente

b) Servicios cuya duracin total estimada es menor de 6 (seis) meses;

c) En situaciones de urgencia; yd) cuando la persona sea la nica calificada para la tarea.

La OPP deber presentar a la UOR para su revisin y no objecin, los TDR del trabajo, una justificacin detallada con las razones para realizar una contratacin directa en lugar de un proceso competitivo de adquisiciones, al igual que las motivaciones para recomendar un consultor individual en particular.

Procedimiento

Paso 1. Trminos de referenciaLa organizacin de pequeos productores deber describir en detalle los trminos de referencia o TDRs, al igual que en el procedimiento normal de contratacin de consultores individuales.

Paso 2. PresupuestoLa organizacin de pequeos productores revisar el presupuesto inscrito para la contratacin del servicio en la matriz de programacin y/o hito y definir obligatoriamente el monto del presupuesto que ser destinado a la contratacin.

Paso 3. Carta de solicitud a la UOR para la utilizacin de esta metodologaLa organizacin de pequeos productores deber remitir a la UOR una nota solicitando autorizacin expresa para la utilizacin de este mtodo, la misma que incluir el presupuesto para la contratacin.

Paso 4. Ejecucin del procesoUna vez que la UOR otorgue su conformidad al uso del procedimiento Contratacin Directa de Consultores Individuales, se deben seguir todos los pasos de un proceso regular de contratacin de consultores individuales, excepto la identificacin de consultores.

IV. CONSIDERACIONES GENERALES1. Firma de contratos

Todos los contratos emergentes de la aplicacin de los procesos explicados en los modelos de contratos debern ser firmados por los representantes de las organizaciones de pequeos productores, que previamente hayan sido oficialmente designados para cumplir esa responsabilidad.

2. Control por parte de los interesados (Control social)

La organizacin de pequeos productores participar directamente en la gestin de los fondos asignados al subproyecto.

El Comit de Administracin encargado deber presentar rendiciones de cuenta a sus asociados en cumplimiento a su reglamento.

3. Grado de implicacin de la organizacin de pequeos productores

Los controles internos y la gestin financiera de un subproyecto, deben ser de satisfaccin de todos los miembros de la organizacin de pequeos productores. Para que esto ocurra es necesario que los beneficiarios y dems partes implicadas estn bien informados, en todo momento y a todos los niveles, acerca de sus prerrogativas, derechos y obligaciones, as como de los costos y beneficios del proyecto.

Esta informacin debe ser transmitida de manera comprensible para todas las partes implicadas. Cuando alguno de los beneficiarios sea analfabeto, se puede incluso recurrir a ilustraciones u otro medio que sea adecuado. Los resmenes de gastos del subproyecto y la informacin sobre adquisiciones sern anunciados en un lugar pblico (por ejemplo, en el exterior del saln de actos del pueblo o de un lugar de reuniones), para que, de esta forma, la informacin sea de dominio pblico.

4. Control interno

La realizacin de actividades de control interno se efectuar por parte del Comit de Monitoreo de la organizacin de pequeos productores que hubieran recibido capacitacin al respecto, como parte integral del sistema de control.

5. Revisin posterior

El Proyecto de Alianzas Rurales II, a travs de sus unidades operativas regionales y la Asociacin (AIF), estn facultados para realizar, directamente o a travs de terceros, auditorias y revisiones posteriores de los procesos de compra realizados por la organizacin de pequeos productores.

6. Archivo de documentacin

Toda la documentacin generada resultado de la aplicacin de los procedimientos sealados en el presente manual, debe estar debidamente archivada, respetando el orden y los pasos indicados para cada caso, asimismo, deben estar debidamente custodiados por un responsable designado por la misma OPP.

ANEXO 1: INSTRUMENTOS - MODELOS - EJEMPLOS

Especificaciones Tcnicas.-

Por ejemplo:

Fecha:Tanque de enfriamiento (Cantidad: 2 Unidades)

Capacidad de 2000 litros

Capacidad de enfriamiento de carga de 2 horas a 4 grados

Tablero o panel elctrico

Evaporador

Agitador en acero inoxidable AISI304 ACXI20 equivalente

Unidad de refrigeracin a gas fren. (Insertar la firma y nombre del Presidente del Comit de Administracin)

Carta de Invitacin

Proyecto de Alianzas Rurales IIOrganizacin de Pequeos Productores

Invitacin a presentar Cotizacin u Oferta

para la Adquisicin de Bienes Estimado _______________[indicar el nombre del proveedor]: Fecha:..

1. La Organizacin de pequeos productores, ________________________________ [insertar nombre de la Organizacin], tiene aprobado recibir recursos del Proyecto Alianzas Rurales II (PAR II)

2._______________________________________________ [Indicar el nombre del Contratante, es decir, de la OPP] le invita a presentar cotizaciones para proveer el (o los) bien(es) indicados en el anexo adjunto.

3.PLAZO PARA LA PRESENTACIN DE OFERTAS. Las cotizaciones debern ser recibidas por el Comprador en la siguiente direccin, no ms tarde de _dias 10 dias _ (insertar la fecha):

En: ____________________________(lugar y direccin de la Organizacin)4.PERIODO DE VALIDEZ DE LAS COTIZACIONES: Las cotizaciones sern vlidas por un periodo de 30 das] a partir de la fecha de la cotizacin. Toda oferta con un periodo de validez menor al requerido ser rechazada por el Comprador por no ajustarse a las condiciones de esta invitacin.

5.PAGOS: El precio ofrecido ser fijo y deber incluir los impuestos de ley mediante factura recibo con la retencin de impuestos (en caso de no contar con factura). La empresa presentar al Comprador la solicitud de pago por escrito, adjuntando facturas comercial y mediante cheque a nombre del proveedor (nombre comercial). cuando proceda, los bienes entregados y los servicios realizados.

Atentamente,

(Insertar la firma y nombre del Presidente del Comit de Administracin)

Se adjunta anexo a carta de invitacin con otras caractersticas solicitadas.ANEXO: Especificaciones Tcnicas, Plan de entregas, garantas y servicios andicionales

i. Especificaciones Tcnicas mnimas requeridasCantidad

Caractersticas, tems, accesorios, partes y piezas y otros detalles1918

Garanta de fbrica de mnimo de 1 ao

JJJK

ii. Plan de entrega y Garantas:

Lugar de entrega y Cantidades

iii. Servicios adicionales requeridos

Capacitacin en Instalacin y Operacin

Disponibilidad de repuestos y accesorios originales

IV Documentos legales .- Presentacin de NIT o Fundempresa

Modelo de Proforma

P R O F O R M A

Nombre de la OPP:

temsDescripcinUnidadCantidadPrecio UnitarioPrecio Total

1

Tachos de leche de capacidad de 40 litros, tapa tipo hongo

(Especificaciones Tcnicas)Pza.2Xxxxxxx

2

3

TOTAL IMPORTExxxx

Provedor:..Fecha:.....

Direccin:..................Telfono:Tiempo de Entrega:..

Lugar de Entrega: ..Validez de la oferta

Nombre y Firma del Cotizador

Nombre Firma y Sello del Proveedor

Nota: Plazo de validez de las proformas debe ser como mnimo 30 das.

Modelo de Publicacin

INVITACION PUBLICA

FUMIGADORAS ESTACIONARIAS

La Asociacin de Productores ______________, invita a proveedores elegibles a presentar ofertas selladas para la adquisicin de 2 tanques de enfriamiento de Leche con capacidad de 200oltiros bajo el siguiente rotulo :

Dos tanques de Enfriamiento de Leche con capacidad de 2000 litros

(Detalles complementarios en las Especificaciones tcnicas)

Los licitantes elegibles podrn obtener un juego completo de documentos de publicacin .

Las ofertas deben hacer llegar a la direccin indicada abajo a ms tardar del . ( Insertar fecha y hora hrs. 15: pm) fecha de presentacin de ofertas ofertas es de 10 das calendario . las ofertas recibidas fuera de plazo sern rechazadas

.

La direccin referida arriba es : __________________________________________La apertura de sobres se realizara en presencia de los proveedores que deseen asistir en persona a las15:30 a la direccin indicada al final de la publicacin

La direccin referida arriba es : ________________________________________Lugar y fecha Recepcin de las Ofertas

Insertar nombre de la Alianza

[Indicar Lugar], de . de 20....

Seor:

Juan Prez

Miembro de la Alianza

..


..


Presente.-

Ref.: Nombramiento Comit de Evaluacin

De mi consideracin:A fin de proceder con la adquisicin de [Insertar el nombre de los bienes o servicios a adquirirse], mediante la presente se les nombra Comit de Evaluacin, debiendo cumplir estas funciones con prontitud y dedicacin exclusiva hasta la evacuacin del Informe de Evaluacin.

Sin otro particular, saludo a ustedes muy atentamente.

Atentamente,


cc. arch

Adj. Cotizacin (Proforma o Carta de Invitacin)

Anlisis y Evaluacin de las Ofertas.-

Acta de Recepcin de Sobres Adquisicin de Bienes

ACTA DE RECEPCIN DE SOBRES ADQUISICION DE BIENES

En las oficinas de la Asociacin _______________ se han recibido los sobres de los licitantes para la Adquisicin de _______________________ : La recepcin de los mencionados sobres de los licitantes se realiz de acuerdo a la relacin que se indica en el siguiente cuadro:

NNombre del Licitante Nombre de la persona que entregaFecha Hora Firma Observacin

1.-

2.-

3.-

Los Licitantes arriba, entregaron su documentacin dentro el plazo establecido en la invitacin directa y/o publicacin cursada por la Asociacin ____________ y se procedi al cierre de recepcin de ofertas de acuerdo a la hora sealada en las invitaciones.

Firma Encargado de recepcin Fecha y Hora:

Acta de Cierre de recepcin de ofertas

ACTA DE CIERRE DE

RECEPCIN DE OFERTAS

ADQUISICIN DE _________________________

En la provincia de_______ ciudad de ____________en oficinas de la Asociacin _________________ , ubicadas en la __________________en fecha (Insertar fecha y Hora) se procedi al Cierre de Recepcin de Ofertas del proceso para ADQUISICIN DE __________________ .

Verificado el Registro de Recepcin, la empresa que present su oferta dentro del plazo establecido es:

1 .......

2.

3 ..

4

5

6

Dando fe a la presente acta firman al pie del documento.

Nombre [insertar nombre]Nombre [insertar nombre]Nombre [insertar nombre]

Comit de Evaluacin Comit de EvaluacinComit de Evaluacin

Fecha y hora:

Acta de Apertura de Ofertas

PROYECTO DE ALIANZAS RURALES II

ASOCIACIN _______________________________________

ACTA DE APERTURA DE DE OFERTASADQUISICION DE _________________________En la ___________________________ en oficinas de la Asociacin ____________________ , ubicadas en ______________, a horas __________., se procedi a la Apertura de Ofertas del proceso de Comparacin de precios para LA ADQUISICION DE __________________ .

La lista de verificacin de los documentos requeridos en el documento base de Publicacin los precios de las ofertas presentadas se encuentran adjuntos y forman parte de la presente acta.

Dando fe a la presente firman al pie del documento.



Firma de oferentes presentes (si fuera el caso)

Form. 1 LISTA DE VERIFICACION PARA LA APERTURA DE LAS OFERTAS

Numero de Referencia: .

Fecha de apertura de la oferta :.

Nombre del Proveedor ....

SI NO

a) Esta sellado el sobre exterior de la oferta?...............

b) Se ha llenado y firmado el formulario de oferta ( Carta de presentacin)

c) Se ha adjuntado el poder notariado de representacin la autorizacin documentada para firmar contrato

d) Tiene fecha de validez de oferta

e) Se adjunt fotocopia de Fundempresa?

f)Nombre del licitante o representante presente :

g)Nombre del representante presente

h)Precio total de la oferta: Bs. _______________



Cuadro de Examen Preliminar

Form. 2 CUADRO DE EXAMEN PRELIMINAR ,

NOMBRE DE LICITANTE Verificacin CUMPLE / NO CUMPLE

nombre o razn social del LicitanteSe anota los documentos verificados y su cumplimiento



Cuadro de Precios de Ofertas

Form. 3 CUADRO DE REVISIN ARITMETICA

NOMBRE DE LICITANTE MONTO OFERTADO

(Bs)MONTO VERIFICADO (Bs)COMENTARIO ORDEN DE MENOR A MAYOR

Se anota el nombre o razn social del Licitante La monedad debe ser Bolivianos Se anota el importe total Las observaciones pertinentes a presentacin de documentos de la lista de verificacin para apertura de sobres



Cuadro de Calificacin de Especificaciones tcnicas

Acta de Evaluacin de Propuestas

1. Identificacin

- Organizacin de PequeosProductores[Insertar el nombre de la Organizacin]

2. Adquisicin de Bienes[Insertar el Detalle de los bienes a ser adquiridos]

Cuadro Comparativo

Adquisicin de Bienes y Servicios de No Consultora

ProponenteEspecificaciones TcnicasCumplimiento de Especificaciones Tcnicas

CantidadUnidadPrecio Unitario (Bs)Precio Total (Bs)

CumpleNo Cumple

[Insertar el nombre de las empresas o proveedores invitados][Insertar las Especificaciones Tcnicas presentadas por las empresas o proveedores invitados][Si la propuesta presentada por la empresa o proveedor cumple con lo solicitado, marcar en esta columna][Si la propuesta presentadapor la empresa o proveedor se aleja muchode lo solicitado, marcar enesta columna][La cantidad presentada debe ser igual a la solicitada en las Especificaciones es Tcnicasde la Carta deInvitacin][Las Unidades estarn en funcin al tipo debien a adquirirse][Insertar el precio por cada unidadpresentada en laanterior columna][Insertar el precio total que resulta de la multiplicacin de la cifra de la Columna (Cantidad) con la cifra de la Columna (Precio Unitario)]

* Que incluyen impuestos de Ley

En la Comunidad de.......... [Insertar el lugar donde se realiza la evaluacin], en fecha (dd) de (mm) de (aa)

El Comit de Evaluacin despus de haber revisado las Cotizaciones presentadas recomienda adjudicar la compra al proponente: .............................................. [Insertar el nombre del proponente] cuya cotizacin cumple con las Especificaciones Tcnicas requeridas y presenta el menor precio.Firman por el Comit de Evaluacin:Nombre [insertar nombre]Nombre [insertar nombre]Nombre [insertar nombre]

Cargo [insertar cargo]Cargo [insertar cargo]Cargo [insertar cargo]

Informe de Evaluacin

INFORME DE EVALUACIN

N xxxxx/12

A

: Sr. ________________________ Presidente Asociacin __________

DE

: Juan Prez


..


..


Ref :Informe de Evaluacin Adquisicin de _____________________

Lugar y Fecha:XXXXXX , ____ de ___________ de 2012.

De nuestra mayor consideracin:

Antecedentes

Habindose cumplido los plazos de la _____________ para la Adquisicin ___________________________ , el Comit de Evaluacin nombrado para este proceso en fecha ( Insertar fecha ) procedi a la recepcin y apertura de las ofertas presentadas en___________________ (insertar lugar y fecha) habindose recibido XXXXX ofertas

Evaluacin de Ofertas

En base a los Formularios Estndar de Evaluacin de Ofertas, se procedi a la evaluacin y calificacin, verificando que la ________________(insertar el nombre de la oferta ganadora) cumple con lo solicitado en la Invitacin/Convocatoria Pblica, con el monto presentado en su oferta econmica de Bs ___________,el detalle que se encuentra adjunto, en el Informe sobre la evaluacin de las ofertas y recomendaciones para la adjudicacin del contrato, que forma parte del presente informe.

Recomendaciones

Por lo antes sealado y tal cual se podr evidenciar en los documentos adjuntos, se recomienda la adjudicacin a la xxxxxx como la empresa para la provisin ______________ para la Asociacin de ____________ salvo mejor parecer de su autoridad.

Es cuanto informamos a su autoridad para los fines consiguientes.



Carta de Adjudicacin



Seor:

..(Insertar el nombre de la empresa adjudicada)Presente.-

Por intermedio de la presente tenemos a bien Notificarles oficialmente que, como resultado del proceso de publicacin para la adquisicin , su empresa ha sido Adjudicada para la provisin de estos bienes o servicios distintos a los de consultora.

En virtud a lo expuesto, adjunto la presente se remite el Convenio de Contrato N00/200_, para la firma correspondiente por el representante legal.


Atentamente,


Orden de CompraModelo de Orden de Compra.

ORDEN DE COMPRAN [Insertar el nmero correlativo que corresponde a la orden de compra]

1. Identificacin

- Organizacin de Pequeos Productores [Insertar el nombre de la Organizacin]

PROVEEDOR:[Insertar el nombre o razn social del proveedor o vendedor]

DIRECCION:[Insertar la direccin del proveedor o vendedor en base al cotizacin]Telfono:Fecha:[Insertar la fecha de elaboracin de la orden de compra ]

Agradeceremos a Ud(s) se sirva(n) enviar los siguientes nmeros de registro:

NOTA: No se aceptan modificaciones en los trminos, condiciones y precios estipulados en la factura pro formaBolivianos

ND E S C R I P C I NUNIDADCANTIDADPRECIOS

UnitarioTotal

[Insertar el nmero de registro][Detalle de los bienes que se estn adquiriendo ][Las Unidades estarn en funcin al tipo de bien a adquirirse][La cantidad presentada debe ser igual a la solicitada en las Especificaciones Tcnicas de la Carta de Invitacin][Insertar el precio por cada unidad presentada en la anterior columna][Insertar el precio total que resulta de la multiplicacin de la cifra de la Columna (Cantidad) con de la cifra de la Columna (Precio Unitario)]

0,00

Aprobado por: (Rep. Legal OPP)

Aceptado por: (Proveedor)

Firma..

Firma..

Nombre:.

Nombre.Fecha:..

Fecha:..Modelo de Contrato Adquisicin de bienes de entrega fraccionada.

CONTRATO CB - N 00_/20__

PROVISION DE _________________

Este CONTRATO en adelante el Contrato se celebra en fecha __ de _________ de 200_, por una parte, la Organizacin de Pequeos Productores _________________, representado por Sr. ________________________ con CI. N __________ __, en adelante denominado el Contratante, con domicilio en ___________________________ y, por la otra, la Empresa ________________ representada por el Sr. __________________ con CI: __________ __, en adelante denominado el Proveedor, cuya oficina principal est ubicada en __________________________.

CONSIDERANDO QUE el Contratante tiene inters en que el Proveedor suministre el ________________ [Insertar la descripcin de los bienes que se estn adquiriendo] que se sealan en la oferta presentada.

CONSIDERANDO QUE el Proveedor est dispuesto a suministrar dichos bienes,

POR LO TANTO, LAS PARTES convienen en lo siguiente:

1.Bienes(i)El Proveedor suministrar los Bienes que se especifican en el Anexo A, Especificaciones Tcnicas, que forma parte integral de este Contrato.

(ii)El Proveedor suministrar los Bienes de acuerdo a Especificaciones Tcnicas mencionadas en el Anexo B, Oferta del Proveedor.

2.PlazoEl Proveedor suministrar los Bienes solicitados en un perodo que se iniciar a la firma del presente Contrato hasta el __ de ________ de 20_, o durante cualquier otro perodo en que las Partes pudieran convenir posteriormente por escrito.

Las entregas se realizarn de acuerdo al siguiente cronograma:

Primera entrega:

Descripcin del Bien (Cantidad) (Monto) (Fecha)

Segunda entrega:

Descripcin del Bien (Cantidad) (Monto) (Fecha)

(debe estar en funcin del calendario de pagos)

3.PagosA.Monto mximoEl Contratante pagar al Proveedor una suma no superior a Bs. _______________ (_________________ 00/100 bolivianos) por los Bienes entregados a la Organizacin de Productores ____________ conforme a lo indicado en el Anexo A. Dicha suma ha sido establecida en el entendido de que incluye todos los costos y utilidades para el Proveedor, as como cualquier obligacin tributaria a que ste pudiera estar sujeto.

B.Calendario de pagosEl calendario de pagos de acuerdo

Bs. __________ a la entrega por parte del proveedor del 20% de los Bienes contratados,

Bs. _____________ contra recibo por el Contratante de la totalidad de los Bienes ofertados a entera satisfaccin de la Organizacin de Pequeos Productores.

Bs. ____________ Total [Insertar el monto que resulta de la suma de los pagos parciales]

C.Condiciones de pago Los pagos se efectuarn, dentro de los 30 das contados a partir de la presentacin por el Proveedor de las facturas al Coordinador designado en el prrafo4.

4.Administracin del proyectoA. Comit Recepcin

El Contratante designa al Sr. ____________ como encargado de recepcin , quien ser responsable de la recepcin de los Bienes contemplados en este Contrato, la aceptacin y aprobacin por parte del Contratante de los Bienes que deban proporcionarse, y la recepcin y aprobacin de las facturas para cursar los pagos.

B.ProductosLos Bienes enumerados en el Anexo A, Especificaciones Tcnicas, debern ser entregados al Coordinador asignado, y constituirn la base para los pagos que debern efectuarse conforme a lo indicado en el prrafo 3.

5.Calidad de los BienesEl Proveedor se compromete a suministrar los Bienes de acuerdo con las caractersticas de calidad ofertadas en su oferta mencionadas en el Anexo B.

6.GarantaEn el presente Contrato se determina que el Proveedor otorga al Contratante una garanta de los Bienes de un ao calendario a partir de la fecha de la recepcin definitiva de los mismos.

El contrato se debe prever que el periodo de validez del contrato esta en base de la garanta (completar una clusula de garanta ms elaborada).

7.CesinEl Proveedor no podr ceder este Contrato o subcontratar ninguna parte del mismo, sin el consentimiento previo por escrito del Contratante.

8.Solucin de controversiasToda controversia que surja de este Contrato y que las Partes no puedan solucionar en forma amigable deber someterse a proceso judicial/arbitraje conforme a la ley del pas del Contratante.

9. Fraude y Corrupcin9.1Si el Contratante determina que el Contratista, y/o cualquiera de su personal, o sus agentes, o subcontratistas, o proveedores de servicios o proveedores de insumos y/o sus empleados ha participado en actividades corruptas, fraudulentas, colusorias, coercitivas u obstructivas al competir por el Contrato en cuestin, el Contratante podr rescindir el Contrato, dndole un preaviso de 14 das al Contratista.

(a) Para efectos de esta Subclusula:

prctica corrupta significa el ofrecimiento, suministro, aceptacin o solicitud, directa o indirectamente, de cualquier cosa de valor con el fin de influir impropiamente en la actuacin de otra persona.

prctica fraudulenta significa cualquiera actuacin u omisin, incluyendo una tergiversacin de los hechos que, astuta o descuidadamente, desorienta o intenta desorientar a otra persona con el fin de obtener un beneficio financiero o de otra ndole, o para evitar una obligacin;

prctica de colusin significa un arreglo de dos o ms personas diseado para lograr un propsito impropio, incluyendo influenciar impropiamente las acciones de otra persona;

prctica coercitiva significa el dao o amenazas para daar, directa o indirectamente, a cualquiera persona, o las propiedades de una persona, para influenciar impropiamente sus actuaciones.

prctica de obstruccin significa

(aa) la destruccin, falsificacin, alteracin o escondimiento deliberados de evidencia material relativa a una investigacin o brindar testimonios falsos a los investigadores para impedir materialmente una investigacin por parte del Banco, de alegaciones de prcticas corruptas, fraudulentas, coercitivas o de colusin; y/o la amenaza, persecucin o intimidacin de cualquier persona para evitar que pueda revelar lo que conoce sobre asuntos relevantes a la investigacin o lleve a cabo la investigacin, o

(bb) las actuaciones dirigidas a impedir materialmente el ejercicio de los derechos del Banco a inspeccionar y auditar de conformidad con la Clusula 10 [Inspecciones y Auditorias].

9.2 Si se determina que algn empleado del Contratista ha participado en actividades corruptas, fraudulentas, colusorias, coercitivas u obstructivas durante la compra de los Bienes, dicho empleado deber ser removido de su cargo.

10. Inspecciones y Auditorias10.1 El Contratista permitir, y realizar todos los trmites para que sus Subcontratistas o Consultores permitan, que el Banco y/o las personas designadas por el Banco inspeccionen todas las cuentas y registros contables del Contratista y sus sub contratistas relacionados con el proceso de licitacin y la ejecucin del contrato y realice auditoras por medio de auditores designados por el Banco, si as lo requiere el Banco. El Contratista, Subcontratistas y Consultores debern prestar atencin a lo estipulado en la Clusula 3, segn la cual las actuaciones dirigidas a obstaculizar significativamente el ejercicio por parte del Banco de los derechos de inspeccin y auditora consignados en sta Subclusula 11.1 constituye una prctica prohibida que podr resultar en la terminacin del contrato (al igual que en la declaracin de inelegibilidad de acuerdo a los procedimientos vigentes del Banco ).

POR EL CONTRATANTEPOR EL PROVEEDOR

Firmado por

Nombre:

Cargo:

Firmado por

Nombre:

Cargo:

Fecha: _______________________

Lista de Anexos

Anexo A:Especificaciones Tcnicas

Anexo B:Oferta del Proveedor

Nombramiento Comit Recepcin



Seor:

Juan Prez


..


..


Presente.-

Ref.: Nombramiento Comit de Recepcin.

De mi consideracin:A fin de proceder con la Recepcin de [Insertar el nombre de los bienes o servicios a adquirirse], mediante la presente se les nombra Comit de Recepcin, debiendo cumplir estas funciones con prontitud y dedicacin exclusiva hasta la evacuacin del Acta de Recepcin.


Atentamente,


cc.

arch

Adj. Copia del Cuadro Comparativo

Acta de Recepcin

PROYECTO DE ALIANZAS RURALES IIALIANZA [Insertar el nombre de la Alianza]ACTA DE RECEPCIN

[Insertar el nombre de la actividad de adquisicin o contratacin de acuerdo al Hito]En la localidad de [Insertar el nombre de la localidad o comunidad], en instalaciones de [Insertar el nombre del sitio exacto de la recepcin], en fecha . de .. de 200.., a horas ., se procedi a la Recepcin de los bienes/servicios, descritos a continuacin:NEspecificaciones TcnicasCumplimiento de Especificaciones TcnicasCantidad

Unidad

CumpleNo cumple

1[Insertar las Especificaciones Tcnicas del licitante adjudicado][Si la oferta presentada por la empresa cumple con lo solicitado, marcar en esta columna][Si la oferta presentada por la empresa se aleja mucho de lo solicitado, marcar en esta columna][La cantidad presentada debe ser igual a la solicitada en las Especificaciones Tcnicas de la Carta de Invitacin][Las Unidades estarn en funcin al tipo de bien a adquirirse]

2

3

4

N

Verificado el cumplimiento de las especificaciones tcnicas y las cantidades solicitadas en el proceso de adjudicacin, la Comisin de Recepcin nombrada para este efecto otorga conformidad a la entrega realizada por la empresa. [Insertar el nombre de la empresa o proveedor adjudicado]Dando fe a la presente acta firman al pie del documento.



Acta de entrega Individual

PROYECTO DE ALIANZAS RURALES II

ALIANZA _____________

ACTA DE ENTREGA INDIVIDUAL

En la Comunidad de ____________ del Municipio de ___________, en fecha..... de ................. de .........., se procedi a la entrega de una _______________________ a cada socio con las siguientes caractersticas:

BOMBA DE AGUA PARA RIEGO (ejemplo)

Bomba de Agua de 2 HP Monofsica (Bomba Tipo 2)

De 1 1/2 de entrada y 1 1/2 de salida

Capacidad de elevacin Mayor o igual a 30 m.

Caudal de la bomba Mayor o igual a 150 Litros / Minuto

Entrega: En la sede de la Asociacin ____________en la Comunidad ________ del Municipio de ______

Servicios de asistencia tcnica, operacin y reparacin.

Capacitacin y demostracin en el manejo y mantenimiento al momento de la entrega

Disponibilidad de repuestos, accesorios originales en tienda del proveedor

Responsabilidad del socio:

El socio se compromete a mantener la bomba de agua en buenas condiciones y realizar el mantenimiento adecuado durante la duracin del convenio PAR II y ____________.

El socio no podr poner a la venta la Bomba de Agua adquirida.

En caso de extravi el socio repondr la Bomba de Agua adquirida con sus propios recursos.

Toda controversia que surja de este compromiso y que las partes no puedan solucionar en forma amigable deber someterse a proceso judicial 7 arbitrajes conforme a la ley del pas y segn convenio firmado con el PAR II.

Dando fe a la presente acta firman al pie del presente documento los socios beneficiados, en presencia de la Comisin de Recepcin.

DETALLE DE CONFORMIDAD A LA ENTREGA DE BOMBA DE AGUA a CADA SOCIO

NNOMBREC.I.FIRMA

Contratacin de Obras

Modelo De Publicacin

INVITACION PUBLICA

SISTEMA DE RIEGO

La Asociacin de Productores de., invita a constructores elegibles a presentar ofertas selladas para la construccin de sistema de Micro riego Torre Kjocha bajo el siguiente rotulo :

Sistema de Riego para la Asociacin de Torrekjocha ( Detalles complementarios en las Especificaciones tcnicas)

Los licitantes elegibles podrn obtener un juego completo de documentos de publicacin .

Las ofertas deben hacer llegar a la direccin indicada abajo a ms tardar del . ( Insertar fecha y hora hrs. 15: pm) fecha de presentacin de ofertas ofertas es de 10 das calendario . las ofertas recibidas fuera de plazo sern rechazadas

.

La direccin referida arriba es : Asociacin de Micro riego Torrekjocha Av. Linde No. 126

La apertura de sobres se realizara en la sede de la Asociacin de Micro riego Torre Kjocha a Hrs. 15:00 pm

Cochabamba , 14 de Abril del 2012

Modelo de Carta de Invitacin a Presentar Cotizacin Contratacin de Obras

Proyecto de Alianzas Rurales IIOrganizacin de Pequeos Productores

Carta de Invitacin a presentar Cotizacin u Oferta

para la Contratacin de Obras Estimado _________________ [indicar el nombre del contratista]: Fecha:

1. La Organizacin de pequeos productores, _______________________________ [insertar nombre de la Organizacin], tiene aprobado recibir recursos del Proyecto Alianzas Rurales (PAR II)2.La Organizacin de Pequeos Productores ________________________________ [Indicar el nombre de la OPP] le invita a presentar ofertas para la construccin y terminacin de las obras que se describen en las especificaciones tcnicas y que se definen brevemente en el prrafo siguiente (3) y de acuerdo al formulario del presupuesto del anexo adjunto.

3.Definicin de las obras [Hacer una descripcin de las obras, detallar las especificaciones tcnicas y de ser posible adjuntar dibujos].

i. Ubicacin de la obra:

[insertar el lugar donde la obra ser ejecutada]

ii. Descripcin de las obras:

[insertar el tipo de obra que se esta contratando, por ejemplo: Canal de Riego o Silo de Almacenamiento]

iii. Especificaciones tcnicas:

[Insertar los elementos particulares que definirn la obra, por ejemplo: Actividades (Itemes) de la obra, los mismos que sern extractados del Plan de negocio, en modelos estndar

N

Descripcin

Unidad

Cantidad

(1)

1

Ej. Cimientos de Hormign Ciclpeo (50% piedra desplazadora)

M3

5

2

Ej. Muro de ladrillo

M2

100

iv. Servicios adicionales requeridos

Capacitacin y Asistencia Tcnica para el buen uso de la Obra. [Costo incluido en el precio de la Obra].

4.La Organizacin de pequeos productores _____________________________ [Indicar el nombre del Contratante] requiere: ___________________ [detalle de la obra concluida], en un plazo para la terminacin de las obras a satisfaccin de la Organizacin, hasta________________ [indicar la fecha de entrega].

5.PLAZO PARA LA PRESENTACION DE OFERTAS. Las ofertas debern ser recibidas por el Contratante en la siguiente direccin, no ms tarde del _________________ (insertar la fecha): de 20 a 30 dias, En: __________________________________ (lugar de la OPP)Las ofertas presentadas en sobre cerrado incluyen una oferta segn especificaciones tcnicas y un valor total que asegure la calidad de la Obra. La apertura de sobre se realizar el da.________ a horas ___________ en la direccin indicada en el prrafo anterior.

6.CONSULTAS. Cualquier consulta a las especificaciones tcnicas deber ser realizada por escrito antes de 72 horas de la fecha tope de entrega de ofertas, consulta que merecer una respuesta por escrito en 24 horas. La direccin para consultas es_____________________________ [Insertar direccin]7.PERIODO DE VALIDEZ DE LAS OFERTAS: Las ofertas sern vlidas por un periodo de ______ [Insertar nmero de das] das a partir de la fecha de la entrega de las ofertas. Toda oferta con un periodo de validez menor al requerido ser rechazada por el Contratante por no ajustarse a las condiciones de esta invitacin.

En caso de retiro de la oferta presentada durante el perodo de vigencia,

aceptamos que automticamente seremos declarados inelegibles para participar en cualquier posterior que este financiado por el PAR II por un perodo de tres aos contados a partir de la presente invitacin.

De igual manera, si despus de haber sido adjudicados, no ejecutamos o rehusamos ejecutar el Contrato, aceptamos que automticamente seremos declarados inelegibles para participar en cualquier posterior que este financiado por el PAR II por un perodo similar al mencionado en el pargrafo precedente.

8.PAGOS: El contrato es por suma global y precio fijo. El contratista presentara al Contratante la solicitud de pago por escrito, deber incluir los impuestos de ley mediante factura recibo con la retencin de impuestos (en caso de no contar con factura) y las obras entregadas y los servicios realizados con la aprobacin del coordinador del contrato. El Contratante efectuara los pagos con prontitud, sin exceder en ningn caso un plazo de ______ [Insertar nmero de das] das.

Les agradeceremos que nos comuniquen:

a) que han recibido la carta de invitacin, y

b) si presentaran o no una oferta en forma individual o en asociacin con otros.

Atentamente,

(Insertar la firma, nombre del Presidente del Comit de Administracin)

Anexo: Modelo de Presupuesto Obras

NDescripcinUnidad

[Las Unidades estarn en funcin al tipo de costo identificados en la obra]Cantidad

[La cantidad presentada debe ser igual a la solicitada en las Especificaciones Tcnicas de la Carta de Invitacin(1)Precio Unitario

[Insertar el precio por cada unidad presentada en la anterior columna](2)*Precio Total en Bolivianos

[Insertar el precio total que resulta de la multiplicacin de la cifra de la Columna (Cantidad) con la cifra de la Columna (Precios Unitarios)](1) x (2)

1Ej. Cimientos de Hormign Ciclpeo (50% piedra desplazadora) M35(el licitante inserta su oferta)(el licitante inserta su oferta)

2Ej. Techo de CalaminaM2100

3Ej. Muro de ladrilloM2120

N

TOTAL

*Se debe presentar el anlisis de precios unitarios de cada actividad.

Informe, Calendario de Actividades y Cronograma de Ejecucin de Obra

Documents

ANEXO VI.4 Manual de adquisiciones y contrataciones para OPP's.doc