ANF Informatique verte : Du mythe à la réalité Décembre ... · Conduite du changement auprès des utilisateurs ... Les cycles du changement 10 L’entreprise et ses dirigeants

ANF Informatique verte :

Du mythe à la réalité Décembre 2012.

Conduite du changement auprès des utilisateurs

Copyright® Evernity _ ANF 2012 "Informatique verte : du mythe à la réalité de terrain.

Pépinière d’entreprise -34 rue de Bagneaux – 45140 Saint-Jean-de-la-Ruelle - +33(0)2.38.70.40.00

Sommaire

2

Enjeux, compréhension

Mécanismes essentiels

Etude de cas



Les fondamentaux: le projet Green IT

Audit Green IT

3

Carbone Energie

Politique Stratégie Plan d’actions

Ressources Utilisation Fin de vie

Mesure

Décision

Actions

Responsables & Dirigeants

Opérationnels et utilisateurs finaux



4

Les fondamentaux: l’alignement RSE

Comptabilité

financière Comptabilité

extra

financière

Résultats

(profits) Résultats

(profits,

relations

sociales,

maintien

écosystèmes

Avant Progressivement

3P, Iso 26000, NRE

Green IT



Comment impliquer l’organisation ?

5

Opérations Image Economie Planète Réglementaire Social

DG 1

DAF 1 1

D. Technique 1 1

DSI 1 1 1 2

R. Programme 1 1 1 1 1 1

Utilisateurs 2 1

Formation 2

Comité

exécutif 1 2

D. Comm 1

Fournisseurs 1 1

Toutes les parties prenantes du projet n’auront pas le même intérêt et

le même niveau d’engagement dans votre programme – comment les

impliquer et les solliciter ?



Le plan impossible pour l’individu

6

Annonce du programme Green IT

DOUTE

BILAN

PROJET

PLAN D’ACTION

déclic

Le saut de tarzan



Le succès d’un projet implique une

gestion à 2 niveaux

7

Source: alcom Consulting



Les freins à la mise en œuvre

Les priorités

Les budgets

Le plan de charge

La crise

Les réfractaires

Les utilisateurs

Les relations

8 Copyright® Evernity _ ANF 2012 "Informatique verte : du mythe à la réalité de terrain.


Sommaire

9



Etude de cas



Les cycles du changement

10

L’entreprise et ses dirigeants sont constamment confrontés à des

évènements nécessitant une adaptation de l’entreprise et des

hommes

Les mutations

technologiques, sociales

et politiques (commerce

électronique, 35h, euro …) Restructuration de

fonctions, grève,

interruption de

service Réorganisations de

fonctions, de processus,

nouveau système

d’information équilibre

Temps

Cycle de vie de

l’entreprise

Changement

d’organisation & SI

Changement

de crise

Changement

d’environnement

Changement

de Vision

événement

Source:b2i consulting



Enjeux : sources d’échec potentielles

d’un projet de transformation



Les différents type de changements

12




S’adapter en fonction du type de

changement

13




Le changement : définition du Larousse

Action, fait de changer, de modifier quelque

chose, passage d'un état à un autre

Fait d'être modifié, changé ; modification,

transformation

Modification profonde, rupture de rythme ; tout

ce qui rompt les habitudes, bouleverse l'ordre

établi

14

Source phot : JCR institut



Changer pour un monde soutenable

C’est un processus

Passage d’un l’état A à un état B .

L’état A est déraisonnable pour la planète,

l’état B nous emmène vers le soutenable

Comment je passe de l’état « je consomme

sans réfléchir » à l’état « je fais attention à

l’impact environnemental et social de ma

consommation » ?

15

Source phot : JCR institut



L’utilisateur

Larousse : « Personne, groupe qui fait

usage de quelque chose, qui utilise un

appareil, un service »

? Les ingénieurs systèmes, les utilisateurs

finaux, les responsables business, la

direction générale, la DRH, les

chercheurs



L’utilisateur et ses propres motivations

L’intérêt du sujet

L’intérêt personnel financier

Le confort personnel

L’envie

La remise en question

Ne rien faire

Le progrès

L’action

…

17

Source : Vers l’entreprise 2.0,

un jardin plutôt qu’une autoroute – Antony Poncier



La demande vs le contexte

La demande du responsable Green IT

Changer ses processus (achat)

Changer ses usages (éteindre le PC, mise en veille…)

Installer des logiciels de gestion d’énergie

Eco-concevoir des logiciels

Lancer un cycle de formation

Conserver plus longtemps son matériel

18

Le contexte de l’organisation

Le budget est serré

Le plan de charge

La direction n’est pas à l’écoute

Les utilisateurs ne comprennent rien

Le Green IT ne n’apporte rien

Les autres ne font pas

…



Systèmique et entreprises

Un système

Des éléments

Des interactions = liens

« ensemble d’éléments

en interactions dans la

poursuite d’une ou

plusieurs finalités »

Division de système en

de sous-systèmes

19

« L’ordre est du coté de l’organisation, le désordre est du coté de l’individu ».

L’information peut être génératrice d’ordre et de désordre; « communiquer c’est

tenter de rendre l’autre prédictible ». J.A Malarewicz.

L’épaisseur du trait de l’ellipse indique le pouvoir d’influence de

chaque acteur. Les symboles (+,-,=, ? ou *) permettent d’indiquer

les positions des acteurs vis-à-vis des objectifs du projet



Homéostasie

«capacité que peut avoir un système quelconque

(ouvert ou fermé) à conserver son équilibre de

fonctionnement en dépit des contraintes qui lui sont

extérieures » Initialement élaborée et définie par Claude Bernard

Toute forme de vie est en recherche d'homéostasie.

"Homéostasie" signifie équilibre entre milieu intérieur

et milieu extérieur.



http://fr.wikipedia.org/wiki/Claude_Bernard

Le processus de changement

21

Choc

Colère

Déni

Acceptation Négociation

Dépression

Exploration

Engagement

Individu

Environnement

Informer,

expliquer,

faire prendre

conscience,

Ecouter,

légitimer Co-créer,

participer

Former,

accompagner

Temps



Le changement de comportement

La seule prise de conscience ne suffit pas à provoquer le changement :

bien que l'homme soit un être de projets, force est de constater qu'il ne

change pas si facilement ! Et pourtant, nombreux sont ceux qui

réussissent à changer en utilisant leurs ressources personnelles, celles

de leur entourage et de leur milieu.

James O. Prochaska (*) et son équipe se sont intéressés au

changement sous plusieurs formes et dans différents contextes. Ils ont

pris le temps d'étudier comment les gens changeaient, quelles stratégies

ils utilisaient et comment ils réussissaient à maintenir leur nouveau

comportement.

Ils ont ainsi observé 6 étapes du changement.



Les 6 étapes de changement d'un comportement : le modèle

Prochaska et DiClemente (1994)

Précontemplation (ou préréflexion). La personne n’a pas l’intention de modifier

ses habitudes, voire, refuse de reconnaître qu’elle aurait intérêt à changer.

Contemplation ou réflexion. La personne est sensibilisée et cherche de

l'information sur l’habitude à changer. Elle discute du problème avec d'autres

personnes et réfléchit à des solutions éventuelles pour y remédier. Il se peut

qu’elle soit en situation de détresse, mais qu'elle se sente incapable de passer à

l’action.

Préparation/décision. La personne s'engage à apporter le changement à

l’habitude visée puisqu’elle croit pouvoir y arriver. Elle met en place les conditions

pour être en mesure de passer à l’action prochainement et en fait part à son

réseau social.

Action. La personne adopte le changement souhaité selon la stratégie choisie.

Maintien. La personne maintient l’adoption du comportement et évite la rechute.

L’intégration (ou transformation). L’ancienne habitude ne constitue plus une

menace. Le nouveau comportement est intégré.



Les étapes de changement d'un comportement :

le modèle Prochaska et DiClemente (1994)

24

1_Eveil 3_Ritualisation 2_Transition



Rassembler les parties prenantes

25

Bruce Tuckman a modélisé en 1965 les différentes phases de vie d’une équipe, qui sont autant d’étapes par lesquelles un groupe passe au

cours de son existence. Cette modélisation des étapes de formation d’un groupe restreint est particulièrement intéressante pour repérer le

niveau de maturité d’une équipe, et permettre au leader d’utiliser les bons leviers d’animation au bon moment



26

Evolution dans le temps



Le programme Green IT

Audit puis Mesurer (Ges, Energie, DEE

Acheter des matériels d’occasions

Acheter des matériels et logiciels labélisés

Rénover le Datacenter

Mettre en place une gestion d’énergie des PC

Allonger la durée de vie des matériels

Imprimer que si nécessaire

Donner une 2ème vie aux matériels

Tracer les DEEE

Eco-concevoir les logiciels



La conduite du changement

1) Réaliser un diagnostic du changement

1) Analyser les conditions du changement

2) Identifier les impacts

3) Connaître les partie prenantes

2) Arrêter une stratégie de changement

1) Définir la structure de l’équipe

2) Définir le plan de communication

3) Définir le plan de formation

4) Définir les actions

3) Réaliser le plan d’actions global

1) Réaliser les actions

2) Animer les groupes de travail

3) Réaliser le plan de communication

4) Réaliser le plan de communication

5) Réaliser les actions

4) Transmettre et Pérenniser

28

Fiche

d’entretien

Typée

Eveil

Ritualisation

Transition



Interview guidé en phase de diagnostic

29

Perception

Motivations

Impacts

Implication

Capacités

Enjeux



Analyser les conditions du changement



Indentifier les impacts

31

Organisation

Groupe

Individu

Comportement Processus et outils Organisation

Changement plus

court et plus facile

Changement plus

longs et plus couteux

Changement

de Datacenter

Allongement de

la durée de vie

Extinction des

postes, mise

en veille

Périmètre du

Projet Green IT

Éco-gestes



Les populations impactées par le changement

32

Métiers

Le chargés de clientèle

Direction financière

Interne à la DSI

Utilisateurs

Direction générale

Les utilisateurs

Responsable production

Responsable Green IT

Responsable des études

Direction marketing



Les acteurs: SYNERGIE – ANTAGONISME

33

1

3

4

Active

Passive

1

2

2 3 4

Passif Actif

Antagonisme

Synergie

- - - -



Les acteurs: forces en présence

34

Synergie Antagonisme

+ 1 attitude passive

+ 2 marque de l’intérêt

+ 3 a des initiatives

+ 4 actions incitatives

- 1 peut-être…mais

- 2 pas de changement brusque

- 3 combat contre

- 4 opposition



Carte socio-dynamique



Les résistances aux changements

36

Sources : conduire le changement Gérard Monpin 2008



Le passage à l’acte

Les actions (le

programme

Green IT)

37

La communication

Adaptée en fonction

du diagnostic

La formation

Ciblée selon les

utilisateurs

Les équipes du projet

Les utilisateurs

Mise en place de relais Key user

Personnes ressources

Green Champion

La refonte de

processus

(DEEE)

La mise en place

d’outils

L’évolution de

l’organisation



Le plan de communication

Institutionnelle ou opérationnelle

Newsletter

Site collaboratif

Cafétéria

Réunion utilisateur

Ateliers

38

La communication stratégique

. Constituée pour enclencher l’action

. Adaptée aux différents acteurs

. Outil essentiel du management

. Elle se nourrie du diagnostic



Le plan de formation

La Direction

Les utilisateurs, selon leur processus

Les utilisateurs bureautiques

Les utilisateurs mobiles

Les administrateurs systèmes et réseaux

…



Projet, Organisation et conduite

du changement

40

Sources : conduire le changement Gérard Monpin 2008



Sommaire

41



Etude de cas



Les défis à relever

Réduction de 30% du budget énergétique

Réduction -40% des GES d’ici à 2020

Changer les usages des utilisateurs

100 sites, 1 site = environ 600 utilisateurs



Transition énergétique des établissements

Objectifs et finalité : réduire les

consommation d’énergie

Le projet : réaliser des travaux sur les

bâtiments (chauffage, éclairage, isolation…)

La conduite du changement des utilisateurs :

Prendre en compte l’effet rebond

Les nouvelles solutions

Le changement d’usage

Revenir sur nos acquis



Démarche pilote sur 3 Lycées



La perception des utilisateurs

Beaucoup de chose déjà faites…

Un sentiment de retour en arrière

Encore des experts qui vont nous expliquer

Un projet parachuté

On est surchargé

Responsabilité de l’organisation, du citoyen ?

…

45



Historiquement…

46

Source : ecics _ université François rabelais _ Tour



L’Utilisateur d’aujourdhui

47

Source : ecics _ université François rabelais _ Tour



La demande des experts…



L’éveil : la « photo » des TICs

49

Une augmentation croissante des

consommations TICs suite aux politiques

des pouvoirs public



L’éveil: la photo instantanée



Les conditions du changement



Les impacts de la transition demandée



Les forces en présences



54

L’accompagnement personnalisé



Le travail par l’intelligence collective

55

• Réaliser un book virtuel pour tablettes numériques sur le lycée et l’énergie

• Réaliser un guide énergétique du Lycée : installations et consommations

• Mettre à disposition un espace e-collaboratif sur l’efficacité énergétique

• Organiser un cycle de conférence, projection de films et débat

• Réaliser des campagnes de mesures détaillées par zone ou équipements

• Organiser la visite d’un site exemplaire en efficacité énergétique

• Valoriser les actions par un mur d’expression libre

• Organiser un concours interne de réduction des consommations sur une durée

limitée

• Monter une mallette de dispositif de mesures énergétiques

• Réaliser des relevés d’éclairage par zones et corréler aux consommations

• Initier une alimentation respectueuse du climat

….



Les résultats

Un projet défini

Une prise en compte du changement

Des acteurs impliqués

A leur rythme

Avec leurs propres actions

Avec leurs propres motivations



Conclusion

La conduite du changement près des

utilisateurs, c’est d’abord une aventure

humaine

Il n’y a que les mathématiques ou les

sciences physiques qui sont des sciences

exactes

57



Documents

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