ANKARA ÜNİVERSİTESİ TIP FAKÜLTESİ GÖREV TANIMLARI Birim · 2018-11-05 · Akademik ve idari personel ile ilgili mevzuatı bilmek ve değişiklikleri takip etmek, amirlerini

ANKARA ÜNİVERSİTESİ TIP FAKÜLTESİ

GÖREV TANIMLARI

Birim: Tıp Fakültesi Dekanlığı

Alt Birim: Birim: Fakülte Sekreteri

Bağlı Olduğu Yönetici/ Yöneticileri: Dekan/ Rektör

Fakülte Sekreteri Ömer ÇEBİN

Görev Zamanlama

GENEL ÇALIŞMA DÜZENİ

Üniversitenin Misyonunu, Vizyonunu, Kalite Politikasını belirlenmesine katkı sağlamak ve Fakülte Sekreterlik ve

Bağlı Birim çalışanları tarafından benimsenmesini sağlamak

Fakülte sekreteri, aşağıda yazılı olan görevleri kanunlara ve yönetmeliklere uygun olarak yerine getirir. Fakülte

Sekreteri Dekana bağlı olarak çalışır ve Fakülte idari yönetim yapısının sorumlusudur.

Akademik ve idari personel ile ilgili mevzuatı bilmek ve değişiklikleri takip etmek, amirlerini zamanında

bilgilendirmek

Bağlı olduğu üst yönetici/yöneticileri tarafından verilen diğer işlerin ve işlemlerin yapmak sağlamak

Fakülte idari birimlerine bağlı birimlerin sorumluları ile düzenli olarak toplantı yapmak

MALİ İŞLER

Fakültelerde Fakülte Sekreteri Gerçekleştirme Görevlisidir. Bütün ödemelerden sorumlu olup, muhasebe

kayıtlarının tutulmasını sağlamak

Fakülte için gerekli olan her türlü mal ve malzeme alımlarında Taşınır Kayıt Kontrol Yetkilisi ile eşgüdümü

sağlamak

Ödeneklerin zamanında ve yerinde kullanılmasından giderlerin gerçek gereksinme karşılığı olmasından,

programlanmış hizmetlerin zamanında yerine getirilmesini sağlamak

Fakültede hizmet ve mal alımı ihalesini yapmak sağlamak. Yapılan bu ihale şartlarının uygulanmasını denetlemek

İDARİ İŞLER

Kurum içi ve kurum dışından gelen evrak ve eklerinin havalesini yaparak kaydedilmesini, birim içi

yönlendirilmesini sağlamak, bu çalışmaları denetlemek

Fakülte bünyesinde birim arşivi oluşturup sorumlusunu belirlemek, arşiv düzeninin sağlamak ve geçmiş döneme

ait her türlü evrakın Arşiv Yönetmelikleri doğrultusunda arşivlenmesini ve korunmasını sağlamak,

Resmi açılışlar, törenler ve öğrenci etkinlikleri ile ilgili hazırlıkları yapmak ve uygulanmasına yardımcı olmak,

Kurum/kuruluşlardan dekanlığa gelen yazıların cevaplandırılması için gerekli işlemleri yapmak

Fakülte Kurulu ve Yönetim Kurulu gündemini hazırlamak, kurulda raportörlük görevi yapmak ve alınan kararların

yazılmasını ve uygulanması amacıyla ilgili birimlere yönlendirilmesini sağlamak

Akademik ve idari hizmetlere ilişkin olarak Kurumlara, Üniversite ve Üniversiteye bağlı birimlerle yapılan

yazışmaların hazırlamak ve Dekan ya da Dekan Yardımcısı’na onaya sunulmasını sağlamak.

Fakülte yerleşkesinde gerekli güvenlik tedbirlerinin alınmasını sağlamak

Yıllık Faaliyet Raporlarını hazırlamak

Tören/ Etkinliklerin düzenlemek katkı sağlamak

Kalite ve Akreditasyon çalışmalarına katkı sağlamak

Salonların takvime uygun olarak kullanımını sağlamak

Fakültede açılacak (Ankara Üniversitesi dışından ve özel amaçlı) kitap sergileri, stantlar ile asılmak istenen afiş ve

benzeri talepleri incelemek, denetlemek.

ÖSYM ve Açık öğretim Fakültesi (AÖF) ile ilgili sınavların koordinasyonunu sağlamak.

ÖĞRENCİ İLE İLGİLİ İŞLER

Fakülte Sekreteri, öğrenci belgesi, askerlik tecil belgesi, mecburi hizmet belgesi, görev belgesi, evrak sureti ve

benzeri resmi evrakı onaylamaya yetkilidir.

Öğrenci kulüplerinin ve öğrencilerin düzenleyeceği her türlü etkinliği gözden geçirmek, denetlemek ve kontrolünü

sağlamak.

PERSONEL İLE İLGİLİ İŞLER

Fakülte Sekreterliğine bağlı birimlerdeki personele iş verme, yönlendirme, yaptıkları işleri kontrol etme,

düzeltme, gerektiğinde uyarma, bilgi ve rapor isteme yetkisine sahip olmak.

Fakülte Sekreteri, İdari Personelin disiplin amiridir. Disiplin soruşturması açmak veya açtırmak

Genel İdari Hizmetler Sınıfı personelinin günlük devam-imza çizelgelerini takip etmek.

FİZİKİ ALT YAPI İLE İLGİLİ İŞLER

Fiziki altyapı iyileştirmelerine yönelik çalışmalar yapmak

Çalışma odaları ve dersliklerle ilgili ihtiyaçları belirlemek, hazırlıkların gözden geçirilmesi ve çalışmaların

denetlenmesini sağlamak

Dersliklere ait ders araç-gereç ihtiyaçların belirlemek ve teminini sağlamak.

Teknik/Teknolojik ve fiziki altyapının planlanması, verimli kullanımı ve iyileştirilmesini sağlamak.

Çevre, temizlik, bakım ve onarım hizmetlerinin düzenli yürütülmesini sağlamak ve denetlemek.

Fakülte Sekreteri, yukarıda yazılı olan bütün görevleri kanunlara ve yönetmeliklere uygun olarak yerine getirirken, Dekan ve Rektöre karşı sorumludur.

YETKİLERİ Yukarıda belirtilen görev ve sorumlulukları gerçekleştirme yetkisine sahip olmak Faaliyetlerinin gerektirdiği her türlü araç, gereç ve malzemeyi kullanabilmek İmza yetkisine sahip olmak Dekanlık İdari personelin birinci sicil amiri ve disiplin amiri yetkisini kullanmak Mahiyetinde ki personele iş verme, yönlendirme, yapılan işlerini kontrol etme, düzeltme, gerektiğinde uyarma, bilgi ve rapor isteme yetkisine sahip olmak

Bilgi Kaynakları: 657 Sayılı Devlet Memurları Kanunu 2547 Sayılı Yükseköğretim Kanunu 2914 sayılı Yüksek Öğretim Personel Kanunu 4982 Sayılı Bilgi Edinme Hakkı Kanunu 5746 Sayılı Araştırma ve Geliştirme Faaliyetlerinin Desteklenmesi Hakkında Kanun 4691 Sayılı Teknoloji Geliştirme Bölgeleri Kanunu 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu 4735 sayılı Kamu İhale Sözleşmeleri Kanunu 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu 5510 sayılı Sosyal Sigortalar ve Genel Sağlık Sigortası Kanunu 6260 Sayılı 2012 Yılı Merkezi Yönetim Bütçe Kanunu 6245 sayılı Harcırah Kanunu Yükseköğretim Kurumları Öğretim Elemanlarının Kadroları Hakkında Kanun Hükmünde Kararname 124 sayılı Yükseköğretim Üst Kuruluşları ile Yükseköğretim Kurumlarının İdari Teşkilatı Hakkında Kanun Hükmünde Kararname Genel Kadro ve Usulü Hakkında Kanun Hükmünde Kararname Yükseköğretim Kurumlarında Yabancı Uyruklu Öğretim Elemanı Çalıştırılması Esaslarına İlişkin Bakanlar Kurulu Kararı Yükseköğretim Kurumlarında Emekli Öğretim Elemanlarının Sözleşmeli Olarak Çalıştırılması Esaslarına İlişkin Karar Yükseköğretim Kurumlarında Akademik Değerlendirme ve Kalite Geliştirme Yönetmeliği Yükseköğretim Üst Kuruluşları İle Yükseköğretim Kurumları Personeli Görevde Yükselme ve Unvan Değişikliği Yönetmeliği Öğretim Üyeliğine Yükseltilme ve Atanma Yönetmeliği Üniversitelerde Akademik Teşkilât Yönetmeliği Yurtiçinde ve Dışında Görevlendirmelerde Uyulacak Esaslara İlişkin Yönetmelik Yükseköğretim Kurumları Öğretim Elemanları İle Yabancı Uyruklu Elemanları Geliştirme Eğitimi Yönetmeliği Yükseköğretim Kurumları Yönetici, Öğretim Elemanı ve Memurları Disiplin Yönetmeliği Yükseköğretim Kurumlarında Akademik Kurulların Oluşturulması ve Bilimsel Denetim Yönetmeliği Yükseköğretim Üst Kuruluşları İle Yükseköğretim Kurumları Sicil Yönetmeliği Yükseköğretim Kurumları Arasında Öğrenci ve Öğretim Üyesi Değişim Programına İlişkin Yönetmelik Yükseköğretim Kurumları Öğrenci Disiplin Yönetmeliği Yükseköğretim Kurumları Öğrenci Konseyleri ve Yükseköğretim Kurumları Ulusal Öğrenci Konseyi Yönetmeliği Yükseköğretim Kurumları Engelliler Danışma ve Koordinasyon Yönetmeliği

Devlet Arşiv Hizmetleri Yönetmeliği Yükseköğretim Kurumlarında Yabancı Dil Öğretimi ve Yabancı Dille Öğretim Yapılması Uyulacak Esaslara İlişkin Yönetmelik Yükseköğretim Kurumlarında Ön lisans ve Lisans Düzeyindeki Programlar Arasında Geçiş, Çift Ana Dal, Yan Dal ile Kurumlar Arası Kredi Transferi Yapılması Esaslarına İlişkin Yönetmelik Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Esas ve Usuller Hakkında Yönetmelik, Başkent Protokol Listesi Gizlilik ve Gizliliğin Önemi Ankara Üniversitesi Yazışma ve Evrak/Belge Kayıt İşlemleri Yönergesi

ONAY ONAY Dekan Fakülte Sekreteri


GÖREV TANIMLARI

Birim: Fakülte Sekreterliği

Alt Birim: Akademik Personel İşleri Birimi

Birim Sorumlusu: Fakülte Sekreteri

Birim Çalışanları

Hasan Tuna Fehmi İNANIR Fatma TURAL Ümit ERBAŞ Fatma ATEŞ KURBAN

Görev Zamanlama

MEZUNİYET SONRASI EĞİTİM

Tez jürisi işlemleri

Uzmanlık jürisi işlemleri

Öğretim Görevlisi Yeniden Atanma İşlemleri

Öğretim Görevlisi – Temel Tıp Bilimleri Araştırma Görevlisi Alımı İşlemleri (TUS dışı)

Eğitim ve Rotasyon Süreci

MEZUNİYET ÖNCESİ EĞİTİM

Araştırma görevlisi alımı (TUS - YDUS) işlemleri

ATAMA ve YÜKSELME

Doçent ve profesörlüğe atanma işlemleri

Doktor Öğretim Üyesi alımı işlemleri

İDARİ İŞLEMLER

Öğretim üyesi emeklilik işlemleri

İstifa işlemleri

Akademik Personelin yıllık izin, ücretsiz izin ve rapor işlemleri

Fiili hizmet işlemleri

Disiplin İşlemleri (Disiplin Soruşturması - Ceza Soruşturması)

Rutin yapılması gereken iş ve işlemleri takip etmek ve süresi içinde yapmak

Birim tarafından kullanılan programlara veri giriş ve çıkış işlemlerinin süresi içinde yapmak

Amirlerinin verdiği görev ve talimatları yerine getirmek Her zaman

Akademik Personel İşleri Birimi Çalışanları, yukarıda yazılı olan bütün görevleri kanunlara ve yönetmeliklere uygun olarak yerine getirirken, Fakülte Sekreterine karşı sorumludur. Bilgi Kaynakları: 2547 Sayılı Yükseköğretim Kanunu 657 Sayılı Devlet Memurları Kanunu Öğretim Üyeliğine Yükseltilme ve Atanma Yönetmeliği Tıpta ve Diş Hekimliğinde Uzmanlık Eğitimi Yönetmeliği Öğretim Üyesi Kadrolarına Atanma ve Yükseltilme İlkeleri Üniversitemiz Senatosu’nca Kabul Edilen Uluslararası Alan İndeksleri Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Esas ve Usuller Hakkında Yönetmelik Ankara Üniversitesi Yazışma ve Evrak/Belge Kayıt İşlemleri Yönergesi Yazılı ve sözlü talimatlar

ONAY ONAY Fakülte Sekreteri Dekan


GÖREV TANIMLARI


Alt Birim: Basın Yayın Halkla İlişkiler Tanıtım Birimleri


Birim Çalışanları Savaş ÇALIŞKAN Ahmet GÖVEZ Sibel DEMİR DOĞAN EMİNE ÖZKAZANÇ MEHTAP KULAKSIZ

Görev Zamanlama

Gazete Ankara Tıp Yayın Hazırlık İşlemleri

Savaş ÇALIŞKAN

Ahmet GÖVEZ

Tıp Fakültesi Mecmuası Yayın Hazırlık İşlemleri

Haber Oluşturulması İşlemleri

Kurum içi etkinlik/ toplantı takvimlerinin takibini yapmak

Dekanlığın hangi toplantılara gidileceği bilgilerini almak

Haber oluşturmak

Ankara Üniversitesi Tıp Fakültesi Mecmuası Yayın Hazırlık İşlemleri için günlük ve haftalık makale takibini yapmak

4 ayda bir

Ankara Üniversitesi Tıp Fakültesi Mecmuasının çeşitli platformlarda indekslenmesi için web sitelerine yüklenmesi işlemleri

4 ayda bir

Web Sitesi Hazırlık İşlemleri Günlük ve haftalık

Medya Takip İşlemleri Günlük

Basın Kuruluşlarıyla İletişim Gerektiğinde

Kurum içi Etkinlik ve Toplantıların Görüntülü Takip edilmesi Günlük ve haftalık

olarak takip

edilmektedir.

Etkinliklerde çekilen fotoğraf ve videoların yönetime ve öğretim üyelerine göndermek ve arşivlemek

Sosyal Medya Birimi İşlemleri

Sibel DEMİR

DOĞAN

Fakültemiz sosyal medya hesapları için hedef kitlelereyönelik göre özgün içerikler oluşturmak (video, grafik, fotoğraf, yazı)

Haber, etkinlik ve duyuruların sosyal medya hesaplarında paylaşımını yapmak.

Uygun sosyal medya platformlarında etkinlik esnasında içerik akışı (fotoğraf, yazı, video) paylaşımı yapmak

Fakültemiz sosyal medya hesaplarının yönetimini sağlamak

Fakültemiz sosyal medya hesaplarından gelen geri bildirimleri dekan ve dekan yardımcılarına bildirmek.

Sosyal Medya platformlarında fakültenin içeriklerinin düzgün görüntülenmesini sağlamak ve düzenlemeleri gerçekleştirmek

Fakülte sosyal medya hesaplarının takipçi sayılarını büyütmek ve hedef kitle oluşturmak, stratejler geliştirmek

Yeni çıkan teknolojileri takip edip üniversite yararına olacak alanlarda fikirler ortaya koymak

Aylık istatistiksel verileri sağlamak

Toplantı tutanaklarını tutmak

İmza çizelgelerini dosyalamak

Grafik Tasarım - Afiş - Broşür İşlemleri

MEHTAP KULAKSIZ

Gazete Ankara Tıp, Afiş, Broşür ve Kitapları Baskıya hazırlamak

Davetiyelerin tasarımını yapmak ve baskıya hazırlamak

Broşürlerin tasasrımını yapmak ve baskıya hazırlamak

Bilgi İşlem Birimi İşlemleri

EMİNE ÖZKAZANÇ

MEHTAP KULAKSIZ

Fakültemiz web sayfalarının; haber, duyuru, etkinlik ve diğer bilgi girişlerini gerçekleştirmek ve web sitelerinin güncelliğini sağlamak.

Web sayfaları ile ilgili olarak web komisyonu ve diğer komisyonlarda alınan kararlar doğrultusunda web sayfalarına verileri aktarmak,

Fakültemizle ilgili olarak Ankara Tıp Gazetesi, davetiye, afiş, tanıtım kitapçığı, kitap ve dergi kapağı, broşür, albüm, telefon rehberi, kartvizit, logo ve diğer görsel verilerin tasarımını yapmak ve basımını sağlamak

Dekanlık adresine gelen maillerin takibi ve Dekanlık adına gönderilecek maillerin ilgili birimlere postalanmasını sağlamak.

Geri bildirim ( moodle sistemine) akademik personel kullanıcı tanımları ve ders tanımlarını yapmak,

Morfoloji Binasındaki Anabilim/Bilim Dalları ve idari birimlerden gelen bilgisayar, yazıcı ve diğer bilgisayar donanım arızalarının tespiti yapmak,

Arızalı bilgisayarlarla ilgili olarak, arıza durumuna göre, ekran kartı-power supply-ethernet kartı-hdd değişimini yapmak,

Mevcut bilgisayarların, lisanslı işletim sistemi, office ve virüs proglamlarını ,personel programları ve hastane otomasyon sistemi programlarını kurmak ve mevcut yazılımlarını güncel hale getirmek,

Fakültemiz network hattında meydana gelen arızalarda, arızanın giderilmesini sağlamak,

Birimlerden gelen bilgisayar kullanımı ile ilgili taleplerde personele destek olmak.


Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Birimi Çalışanları, yukarıda yazılı olan bütün görevleri kanunlara ve yönetmeliklere uygun olarak yerine getirirken, Fakülte Sekreterine karşı sorumludur.

Bilgi Kaynakları: Ankara Üniversitesi Yazışma ve Evrak/Belge Kayıt İşlemleri Yönergesi 5651 sayılı Kanun “İnternet Ortamında Yapılan Yayınların Düzenlemek ve Bu Yayınlar Yoluyla İşlenen Suçlarla Mücadele Edilmesi Hakkındaki Kanun” ULAKBİM Kabul Edilebilir Kullanım Politikası Ankara Üniversitesi Bilişim Hizmet ve Kaynakları (BDH) Kullanım Yönergesi Ankara Üniversitesi Bilişim Komisyonu Yönergesi 657 Sayılı Devlet Memurları Kanunu Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Esas ve Usuller Hakkında Yönetmelik Ankara Üniversitesi Yazışma ve Evrak/Belge Kayıt İşlemleri Yönergesi 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu Yazılı ve sözlü talimatlar



GÖREV TANIMLARI


Alt Birim: Erasmus Bürosu, Öğrenci Rehberlik Merkezi


Birim Çalışanları Buket ADIŞANLI

Görev Zamanlama

GİDEN ÖĞRENCİ Ocak- Haziran

Değişim programı ile ilgili havale edilen evrakları teslim almak. Ocak- Haziran

Erasmus Değişim Programının öğrencilere web sitesinden ve ilan panosundan duyurusunu yapmak. Ocak- Haziran

İlan edilen tarih süresince, öğrencilerden başvuru evraklarını teslim almak. Ocak- Haziran

Başvuru formlarının e-beyas ile Avrupa Eğitim Programları Koordinatörlüğüne seçimyapmak için göndermek. Ocak- Haziran

AB Eğitim Programları Koordinatörlüğünün seçmiş olduğu öğrencilerin web sayfasında ilanı ve-ebeyas ile Dekanlığa gelen yazı sonrasında, değişim programı için seçilen öğrencilerin duyuru ve ilanını yapmak.

Haziran-Eylül

GELEN ÖĞRENCİ Haziran-Eylül

Staj Hareketliliği ile gelecek öğrencilerin staj programları eğitim görecekleri Anabilim/Bilim Dalları ile görüşmek.

Haziran-Eylül

Anabilim/ Bilim Dallarından gelen onay yazıları Erasmus Koordinatörlüğüne bildirmek ve gelecek olan değişim öğrencilerine onaylı kabul yazılarını mail olarak göndermek.

Eylül-Aralık

Burs Başvuruları ile Teslim alınan evrak ile ilgili öğrencilere duyuru hazırlayıp ilanını sağlamak Eylül-Aralık

E-belge ile başvuru formlarını A.Ü. Rektörlüğü Sağlık,Kültür ve Spor Daire Başkanlığına e- belge ile bildirmek. Eylül-Aralık

Seçim sonuçlarını ilan etmek Eylül-Aralık

Kısmı Zamanlı Çalışma Bursu öğrenci puantajlarını hazırlamak ve imzalatmak. Her zaman

Amirlerinin verdiği görev ve talimatları yerine getirmek Her zaman Erasmus Birimi Çalışanları, yukarıda yazılı olan bütün görevleri kanunlara ve yönetmeliklere uygun olarak yerine getirirken, Fakülte Sekreterine karşı sorumludur. Bilgi Kaynakları: E-belge Broşür, basılmış poster Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Esas ve Usuller Hakkında Yönetmelik Ankara Üniversitesi Yazışma ve Evrak/Belge Kayıt İşlemleri Yönergesi Yazılı ve sözlü talimatlar



Alt Birim: Etik Kurul Sekreterliği


Birim Çalışanları Funda BAYKAL KILIÇ Berna

Görev Zamanlama

Akademik veya sponsor destekli araştırmalara ait başvuru dosyalarını inceleyip, eksik belgeleri varsa ilgili kişiye bilgi vermek.

Ocak- Haziran

Eksik belgesi olmayan çalışmalara ait dosyaların başlığını ve içeriğini Etik Kurul toplantı gündemine yazmak. Ocak- Haziran

Toplantı gündemini oluşturduktan sonra dosyaları etik açıdan inceleyecek olan raportör üyeye karar verilmesi için gündemi Etik Kurul Başkanına sunmak.

Ocak- Haziran

Raportör üyelere gönderilmek üzere araştırma dosyalarını hazırlayıp, genel evrak bürosuna teslim etmek. Ocak- Haziran

Etik Kurul kararlarını hazırlayıp, kurul üyelerine imzalatmak. Haziran-Eylül

Etik Kurul Toplantısında uygun bulunan araştırmalara ait kararları üst yazı ile ilgili Anabilim/Bilim Dalı Başkanlıklarına göndermek.

Haziran-Eylül

Etik Kurul toplantısında etik açıdan uygun bulunmayan araştırmalara ait dosyaları araştırmacılara iletmek. Haziran-Eylül

Etik açıdan uygun bulunan araştırmalara ait dosyaları arşivlemek. Eylül-Aralık

Etik Kurul üyelerinin Akademik Kurulda görüşülerek görevlendirilmesi ile ilgili belgelerin hazırlamak Eylül-Aralık

Türkiye İlaç ve Tıbbi Cihaz Kurumunun belirlediği evrakların görevlendirilen Etik Kurul Üyeleri Tarafından doldurulması sonrası rektörlük aracılığıyla belgelerin Türkiye İlaç ve Tıbbi Cihaz Kurumuna göndermek

Eylül-Aralık

Klinik Araştırmalar Etik Kurulu'un web sayfasında güncel bilgilerin olmasını sağlamak. Toplantı tarihleri, güncellenen formlar vb.

Eylül-Aralık

Etik Kurul başvuru dosyası hazırlamak isteyen araştırmacılara formlar hakkında bilgi vermek. Her zaman


Etik Kurul Sekreterliği Çalışanları, yukarıda yazılı olan bütün görevleri kanunlara ve yönetmeliklere uygun olarak yerine getirirken, Fakülte Sekreterine karşı sorumludur. Bilgi Kaynakları: Klinik Araştırmalar Hakkında Yönetmelik İyi Klinik Uygulamalar Kılavuzu Dünya Tıp Helsinki Bildirgesi Standart Çalışma Yöntemi Esasları Klinik Araştırmalarda Yapılacak Olan Sigorta Teminatına İlişkin Kılavuz Yazılı ve sözlü talimatlar



GÖREV TANIMLARI


GÖREV TANIMLARI


Alt Birim: Genel Evrak Birimi


Birim Çalışanları Şükrü KÖPRÜBAŞI Bülent Cengiz ARSLAN Mehmet BARLAS

Görev Zamanlama

E - BEYAS üzerinden gelen yazışmaların havalesini yapmak ve Fakülte Sekreterine havale onayına sunmak.

Belgenin aslının ilgili birimlere dağıtımını yapmak

Gizli yazışmalara tarih ve sayı verilmesi, zarflanarak teslimini yapmak

Fakülte içi hazırlanan evrakların, yazışmaların ve fiziksel eklerinin ilgili birimlere dağıtımını yapmak

Gönderilecek olan posta, kargo ve her türlü gönderimin postalanmasını sağlamak ve takibini yapmak

Posta ve faks yoluyla gönderilen dilekçe, resmi yazışma ve diğer evraklarının elektronik ortama alınarak

EBEYAS’ a kaydedilmesi. Kaydedilen belgelerin aslının ilgili birimlere dağıtımını apmak

Bireysel olarak verilen dilekçelerin elektronik ortama alınarak E -BEYAS kaydını yapmak ve dilekçenin aslının

ilgili birimlere dağıtımını yapmak

Kişisel olarak yapılan belge taleplerinin çıktılarının verilmesi

Kurum dışından gelen posta ve kargoların ilgili birimlere ve ilgili kişilere dağıtımını yapmak

Kurum dışından gelen kişiye özel posta ve kargoların tasnifi yapılarak ilgili kişilerin posta kutularına dağıtımını

yapmak. Kişiye posta veya kargonun ulaşmasının sağlamak

Kurum içi yazışma ve dokümanların Rektörlük ve diğer ilgili birimlere ulaştırılması ve takibini yapmak


Genel Evrak Birimi Çalışanları, yukarıda yazılı olan bütün görevleri kanunlara ve yönetmeliklere uygun olarak yerine getirirken, Fakülte Sekreterine karşı sorumludur. Bilgi Kaynakları: Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Esas ve Usuller Hakkında Yönetmelik

Ankara Üniversitesi Yazışma ve Evrak/ Belge Kayıt İşlemleri

İlgili mevzuatlar

Yazılı ve sözlü talimatlar

Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Esas ve Usuller Hakkında Yönetmelik


ONAY Fakülte Sekreteri

ONAY Dekan


GÖREV TANIMLARI


Alt Birim: İdari Personel Birimi


Birim Çalışanları Nurdane VAROL Zöhre ALTUNTAŞ Haluk ÖZTÜRK Yılmaz KÜÇÜKKARTAL Gönül KELEŞ Tuğba GENÇER

Görev Zamanlama

Personel İşe Alımları

Kurum İçi Görevlendirme

Fakülteye Bağlı Bölüm/Birim/BD/ABD Görevlendirme İşlemleri

Ek Görev

Sürekli İşçi

Hizmet Değerlendirmesi

Öğrenim Değerlendirmesi

Yıllık, Şua, Ölüm, Mazeret, Evlilik, Babalık İzni

Refakat İzni

Yurtdışı izni

Ücretsiz İzin

Raporlar

Fakültemizde Çalıştığını Gösterir Belge

İhdas-İptal 1 yıl

Terfi İşleri 1 ay

Hizmet Cetveli

Görevde Yükselme ve Unvan Değişikliği

Personel Sayısı Bildirimi (İstatistik) 15 gün/6 ay

Sendikalar

Kimlik ve Giriş Kartı İşlemleri

Engelilik İndirimi

Mal Beyannamesi

Fiili Hizmet

Disiplin ve Ceza İşleri

İcra Yazışmaları

Duyuru İşleri

Faaliyet Raporu

Nakil İşlemleri

Vefat

İstifa

Emeklilik


İdari Personel Birimi Çalışanları, yukarıda yazılı olan bütün görevleri kanunlara ve yönetmeliklere uygun olarak yerine getirirken, Fakülte Sekreterine karşı sorumludur. Bilgi Kaynakları: 657 sayılı Devlet Memurları Kanunu

2547 Sayılı Yükseköğretim Kanunu

2547 Sayılı Kanun'un 13/b-4 maddesi


Ankara Üniversitesi Yazışma ve Evrak/Belge Kayıt İşlemleri Yönergesi



ONAY Dekan


GÖREV TANIMLARI


Alt Birim: İdari, Mali ve Teknik İşler Birimi



İdari ve Mali İşler Fahriye Tuba TURAN Talat DEMİREL Erkan TRAMPETCİ

Marangozhane Hüseyin Öztürk Nuh Ayan Ahmet Ak

Elektrik Ali SEREN Bahri CAN Ayhan GENÇ Nalan AYDIN Eyüp VURAL

Sıhhi Tesisat ve İklimlendirme Sefer Bulut Vahit Sarıgül Coşkun Çetin Erol Bulut Murat Koçak

Görev Zamanlama

İdari İşler

Yerleşkenin temizlik, bakım onarım ve çevre işlerinin takibini yapmak

Teknik hizmetlerin koordinasyonu

Hizmet alımı yolu ile gerçekleşen idari ve teknik faaliyetler ile ilgili yüklenici firma ile koordinasyonu sağlamak

Birimin görev alanına giren konularda meydana gelebilecek standart dışı işlemleri gidermek

İş sağlığı ve güvenliği kurallarına uyulmasının sağlamak ve gerekli tedbirleri almak

Salon organizasyonlarının yapmak

AÖF ve ÖSYM kayıt /silme işlemlerinin yapmak

Mali İşler

Satın alma yönteminin belirlemek

Piyasa fiyatı araştırması yapmak

Tekliflerin toplamak

Harcama talimatını düzenlemek

EKAP girişlerini yapmak

Ödeme emri belgelerinin oluşturmak

İhale yönteminin belirlemek

Açık İhale Yöntemi ile satın alma

Pazarlık usulü ihale

Doğrudan temin ile satın alma

DMO alımları

İhale dokümanlarını hazırlamak

İhale sözleşme ve şartnamelerine hazırlamak

İhale ilanının vermek

Teklif dosyası hazırlamak

Tekliflerin toplanması ve değerlendirmek

Yıllık tüketilen su ve doğalgaz miktarlarının tespit ederek almak

Aylık elektrik ve telefon ödemelerini yapmak

Yıllık Dekanlık bütçesini hazırlamak

Yıllık birim faaliyet raporlarının hazırlamak

Ankara Üniversitesi Strateji ve Geliştirme Daire Başkanlığı tarafından istenen tüm verilerin hazırlamak

Haftalık nakit planlamasının yapılarak Rektörlüğe göndermek

İç ve dış yazışmaları yapmak

Teknik İşler

Elektrik

Aydınlatma tesisatının bakım ve onarımı yapmak

Trafo ve jeneratörlerin bakım ve onarımını yapmak ve takibi

Telefon makinelerinin bakım ve onarımını yapmak

Çevre aydınlatma tesisatının bakım ve onarımını yapmak

Ses ve görüntü sistemlerini çalışır vaziyette kullanıma hazır tutmak

Arızalanan UPS sistemlerinin(Kesintisiz güç kaynağı) bakım ve tamirini yapmak

Amfi ve salonların ses ve ışık düzenlerini sağlamak

Entegre Laboratuvarının teknik düzenini sağlamak

Sıhhi Tesisat ve İklimlendirme

Kaloriferlerin çalışıp çalışmadığının takip ve kontrolünü yapmak

Kazan ve brülörlerin bakım – onarım ve temizliğinin yapmak takip ve kontrol etmek

Kazan dairesinin tertipli düzenli ve temiz halde bulunmasını sağlamak

Dekanlık Binasının su ve doğalgaz ihtiyacını takip etmek, stok seviyesi azaldığında alım için talepte bulunmak

Marangozhane

Gelen talepler doğrultusunda kırılan, bozulan kapı ve pencerelerin tamir işlerini takip ve kontrol etmek

Gelen talepler doğrultusunda onarım gerektiren işleri belirlemek, onarım ve tamirat yapmak ve bunların

tamiratı işlerini takip ve kontrol etmek

Fakülte birimlerinin ihtiyacı olan masa, dolap gibi mobilyaların üretimini işlerini takip ve kontrol etmek

Marangoz atölyesinde kullanılan ve ihtiyaç duyulan eksik malzemeleri tespit ederek bu malzemelerin için

alımı için Başkalıktan talepte bulunmak

Amirleri tarafından verilen benzer görevleri yerine getirmek

İdari, Mali ve Teknik İşler Birimi Çalışanları, yukarıda yazılı olan bütün görevleri kanunlara ve yönetmeliklere uygun olarak yerine getirirken, Fakülte Sekreterine karşı sorumludur. Bilgi Kaynakları: 657 sayılı Devlet Memurları Kanunu

2547 Sayılı Yükseköğretim Kanunu

5018 Sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu

2886 Sayılı Devlet İhale Kanunu/ 45.md.

2886 Sayılı Devlet İhale Kanunu/ 51g md.

4734 Sayılı Kamu İhale Kanunu/ 22d md.


Ankara Üniversitesi Yazışma ve Evrak/Belge Kayıt İşlemleri Yönergesi



ONAY Dekan


GÖREV TANIMLARI


Alt Birim: Kanıta Dayalı Tıp Sekreterliği

Birim Sorumlusu: Prof. Dr. Yasemin YAVUZ

Birim Çalışanları Ayhan TOPÇU

Görev Zamanlama

Öğrenci ve İstatistik gruplarının belirlenmesi; Öğrencilerin iletişim adresleri ve e-posta adreslerinin alınması,

danışman belirlenmesi için öğretim üyesi istemi

Sınav hazırlığı, sınav sorusu istemi, gelen sorulardan gruplar oluşturularak, sınav yapmak, soru-cevap-

anahtar-okutulması-ilanı; varsa itirazların değerlendirmek ve ilgili dönem sekreterlerine sonuçların bildirmek

Sınavlarda jüri istemi, amfi istemi, gözetmen istemi yapmak

Proje – Poster sınavlarını yapmak; proje ve poster jürilerine gruplarının bildirilmesi sınava katılacaklarının

teyit etmek

Dönemlerin yoklamalarının alınması – devam-devamsızlıkların belirlenip ilgili dönem sekreterliklerine

bildirmek

İstatistik derslerinde ilgili amfi veya bilgisayar laboratuvarının ayarlanması; dersi verecek öğretim üyesine

dersin hatırlamak

Akademik Kurul Toplantısına ilgili öğretim üyelerinin daveti, toplanılması, yer, tutanakların bildirilmesi, dilek

ve isteklerinin bildirilmesi

Derslerde verilecek anket, geri bildirim formlarının basımı, dağıtmak,

Dönem öğrencilerinin danışmanlarına ve istatistik danışmanlarına yönlendirilmesi ve duyurularını yapmak

Amirleri tarafından verilen benzer görevleri yerine getirmek

Kanıta Dayalı Tıp Sekreterliği Çalışanları, yukarıda yazılı olan bütün görevleri kanunlara ve yönetmeliklere uygun olarak yerine getirirken, Prof. Dr. Yasemin YAVUZ' a ve Fakülte Sekreterine karşı sorumludur. Bilgi Kaynakları: A.Ü. Eğitim-Öğretim Yönetmeliği A.Ü. Eğitim-Öğretim Yönergeleri Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Esas ve Usuller Hakkında Yönetmelik Ankara Üniversitesi Yazışma ve Evrak/Belge Kayıt İşlemleri Yönergesi Yazılı ve sözlü talimatlar



GÖREV TANIMLARI


Alt Birim: Koruma ve Güvenlik Amirliği



Yücel AKSOY Mehmet Emin KEÇELİ Gazi DOĞAN Ahmet ALPER Serdar BEŞEL Ümit ELMALI Serkan BAŞPINAR Ali OĞUZ Nazan DİNÇER Hakan ÜNAL Murat BİROL Şükrü BOŞDURMAZ Servet ÖZDEMİR Osman ATAK

Görev Zamanlama

Kampüs çalışanlar ve öğrencilerin güvenliği için gereken tedbir ve uygulamaları yaptırmak

Birim çalışanlarının kıyafet ve teçhizatlarının talimatlara uygun olmasını sağlamak

Çalışma düzeni ve vardiyaları ayarlamak

Gerektiğinde kolluk kuvvetleri ile birlikte çalışmak

Nöbet listeleri, uyarı ve gereken yazışmaları yapmak

Araç girişlerinde güvenlik kontrolü ve kampüs içi trafik akışını sağlamak

Gerektiğinde kampüs ve bina girişlerinde kimlik kontrolü yapmak

Çalıntı, kayıp ve buluntu eşya işlemlerini yerine getirmek

Danışma Memurluğu yaparak gelenleri yönlendirip yardımcı olmak

Amirlerinin verdiği görev ve talimatları yerine getirmek

Koruma ve Güvenlik Amirliği Çalışanları, yukarıda yazılı olan bütün görevleri kanunlara ve yönetmeliklere uygun olarak yerine getirirken, Fakülte Sekreterine karşı sorumludur. Bilgi Kaynakları: 657 sayılı Devlet Memurları Kanunu 5188 Sayılı Özel Güvenlik Hizmetlerine Dair Kanun Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Esas ve Usuller Hakkında Yönetmelik Ankara Üniversitesi Yazışma ve Evrak/Belge Kayıt İşlemleri Yönergesi Yazılı ve sözlü talimatlar



GÖREV TANIMLARI


Alt Birim: Kütüphane Birimi



Hacer BAYTER Zeynep YÜCE Çiğdem Gül ERKAYA Mustafa TUNÇBİLEK Hacı Kenan ERTÜRK Güven KILIÇ Necdet ERDOĞAN

Görev Zamanlama

Birim çalışanları tarafından hazırlanan evrakın kontrolünü yaparak, gönderileceği yere göre Dekanlığa ya da

Fakülte Sekreterliğine sevkini sağlamak. Günlük

Evrak ya da konular hakkında (kitap, dergi, e-kütüphane, okuyucu hizmetleri… vb.) Dekan, Dekan Yardımcısı,

Fakülte Sekreteri ile görüşmek. Günlük

Yazılı, sözlü ya da e-mail yoluyla istenen elektronik ve basılı bilgi taleplerini karşılamak, elektronik kütüphane

hizmeti vermek. Günlük

Satın alınacak kaynakları belirlemede ( basılı ve elektronik) AD, BD ve öğrencilerle sürekli iletişim halinde

olmak. Yıllık

Satın alma listelerinin değerlendirilip onaylanması için kütüphane komisyonunu toplamak. Yıllık

İlgili eğitim-öğretim yılına ait faaliyet raporlarının, istatistik bilgilerinin hazırlanarak ilgili yerlere ulaşımını

sağlamak. Yıllık

Kütüphaneye bağış yoluyla gelen kaynakların, kütüphanenin hizmet politikasına ve kullanıcı profiline

uygunluğunu değerlendirip gerekli işlemlerini yaptırmak. 6 Aylık

Kütüphane hizmetlerinin duyurusunu ve tanıtımını yapmak. Sürekli

Kütüphaneye satın alma ve bağış yoluyla gelen kitapların kontrolünü yaparak tutanaklarıyla birlikte teslim

almak. Sürekli

Teslim alınan kitapların demirbaş işlemlerini gerçekleştirmek. Sürekli

Demirbaş işlemleri gerçekleştirilen kitapların kataloglama ve sınıflama işlemini yaparak kütüphane otomasyon

programına kaydını girerek kullanıcı hizmetine sunulmasını sağlamak. Sürekli

Öğretim üyelerinden gelen ilgili eğitim-öğretim yılına ait faaliyet raporlarını istenen şekilde istatistiki bilgiye

dönüştürerek Faaliyet Raporu Formunu hazırlamak. Sürekli

Birimimizin Taşınır Kayıt Kontrol Yetkilisi olarak TİF belgelerini hazırlayarak ilgili birime göndermek. Sürekli

Tezlere ve Bilimsel Araştırma Projelerine konu başlığı vermek Sürekli

Kütüphaneye gönderilen tezlerin (Uzmanlık, Yüksek Lisans, Doktora) kontrolünü yaparak tutanaklarıyla birlikte

teslim almak. Sürekli

Teslim alınan tezlerin demirbaş işlemlerini gerçekleştirmek. Sürekli

Demirbaş işlemleri gerçekleştirilen tezlerin kütüphane otomasyon programına kaydını girerek kullanıcı

hizmetine sunulmasını sağlamak. Sürekli

Uzmanlık tezlerinin CD‘lerini YÖK arşiv sistemine yüklemek. Sürekli

ABD ve BD’larından gelen kitap-dergi istemlerinin listelerini hazırlamak. Yıllık

Rektörlük Kütüphane ve Dokümantasyon Daire Başkanlığı tarafından gönderilen Bilimsel Araştırma

Projelerinin işlemlerinin yapılarak okuyucu hizmetine sunmak. Sürekli

Kütüphanenin Ayniyat Mutemedi olarak ayniyatla ilgili (demirbaş, eşya, kitap…vb.) sayım, döküm, düşüm …

vb. işlemlerini yapmak. Sürekli

Ödünç verme bölümünde, kütüphane kaynaklarından yararlanmak isteyen kullanıcılara hizmet vermek. Sürekli

Yeni başlayan öğrencilerin kütüphane otomasyon sistemine üyelik kaydını yapmak. Sürekli

Ödünç verme bölümünde kullanıcı istekleri doğrultusunda eksik olan ya da ihtiyaç duyulan kaynakları tespit

etmek ve listelemek. Sürekli

Yıllık kullanıcı istatistiklerini hazırlamak. Sürekli

Kütüphaneye satın alma ve bağış yoluyla temin edilen süreli yayınların takibini yapmak Sürekli

Kütüphaneye satın alma ve bağış yoluyla temin edilen süreli yayınların takibini yapmak. Sürekli

Kütüphanenin dağıtımla ilgili işlerini yapmak. Sürekli

Kütüphanemiz hafta içi akşam saat 20:00’a kadar açık olduğu için mesai saati olarak 13:00 - 22:00 saatleri

arasında ödünç verme bölümü işlemleri Sürekli


Ödünç verme bölümü işlemleri (hafta içi akşam saat 20:00’a kadar açık olduğu için mesai saati olarak 13:00 -

22:00 saatleri arasında ) Günlük

Amirlerinin verdiği görev ve talimatları yerine getirmek Günlük

Kütüphane Çalışanları, yukarıda yazılı olan bütün görevleri kanunlara ve yönetmeliklere uygun olarak yerine getirirken, Fakülte Sekreterine karşı sorumludur. Bilgi Kaynakları: Ankara Üniversitesi Kütüphane Yönergesi Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Esas ve Usuller Hakkında Yönetmelik Ankara Üniversitesi Yazışma ve Evrak/Belge Kayıt İşlemleri Yönergesi Yazılı ve sözlü talimatlar



GÖREV TANIMLARI


Alt Birim: Maaş Mutemetliği Birimi



Derya YAPRAK Meral ATEŞ Yasin YILDIZ Deniz ÖZER

Görev Zamanlama

İdari Personel, Akademik Personel, Öğrenci İşleri ve Rektörlükten gelen verilerin sisteme girmek

Personelin şahsen getirmiş olduğu eş - çocuk vs. bilgilerinin sisteme girmek

Döner Sermaye Birimi'nden gelen matrahların maaş sistemine girmek

KBS Sisteminden bütçelerine göre hesaplanıp çıktıları alınan maaş evraklarının Rektörlüğe gönderilmek üzere

imzaya sunmak

İmzalanan evrakların Akademik ve İdari Personelden gelen verilerin kopyaları ile dosyalanarak Rektörlüğe

göndermek

Rektörlük tarafından onaylanan maaşın, banka hesabına gönderilmiş olup olmadığını kontrol ederek disketin

hazırlanıp maaşların gününde ödenmesini sağlamak

Ek Ders Ödemeleri

Birimlerden gelen ek ders verilerinin KBS sistemine girilip hesaplanmasından sonra Rektörlüğe göndermek ve

Rektörlük onayı doğrultusunda banka ile temasa geçerek kişilerin hesabına ödeme yapmak

Ayın bitmesiyle

birlikte başlar

Birimlerden gelen fiili hizmet sürelerinin hesaplanarak kesenek sistemine girişini yapmak ve evrakların imza süreci

sonrasında Rektörlüğe göndermek

Ücretsiz izne ayrılan ve ücretsiz izinden dönen personelin primlerinin SGK'ya göndermek veya gönderilen primlerin

kesilmesi ve kesenek sisteminden yapılan girişler sonrasında evrakların imza süreci tamamlanarak Rektörlüğe

göndermek

Nakil gelen - giden, açıktan atanan, ücretsiz izinden dönen ya da ayrılan, istifa eden personellerin SGK'dan giriş –

çıkışlarını yapmak

I, II, III No'lu cetvellerin her yılın başında hazırlanarak Rektörlüğe göndermek

Ölüm ve doğum yardımı ücretlerinin ödenmesi için evrakların imza sürecinden sonra Rektörlüğe göndermek

İcra Dairelerinden gelen nafaka ve icra takiplerinin yapılarak kesintilerinin hazırlamak ve gerekli yazışmaları yapmak


Maaş Mutemetliği Birimi Çalışanları, yukarıda yazılı olan bütün görevleri kanunlara ve yönetmeliklere uygun olarak yerine getirirken, Fakülte Sekreterine karşı sorumludur. Bilgi Kaynakları: 657 sayılı Devlet Memurları Kanunu 2547 Sayılı Yükseköğretim Kanunu Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Esas ve Usuller Hakkında Yönetmelik Ankara Üniversitesi Yazışma ve Evrak/Belge Kayıt İşlemleri Yönergesi Yazılı ve sözlü talimatlar



GÖREV TANIMLARI


Alt Birim: Öğrenci İşleri Birimi



Serhat ACAR Sibel YÜCEL Halide ÇELİK Arzu AKSAKAL Ünal KÖREMEZLİ Selahattin ÖZDEMİR Vedat ERDOĞAN

Görev Zamanlama

Akademik Takvim ve Ders Programlarının hazırlamak Nisan ayı son haftası -

Mayıs ayının ilk haftası

Ders Kataloglarının hazırlamak Her yıl Nisan ve Mayıs

ayı içerisinde

Diğer üniversitelerin kütüphanelerinden yararlanma belgesi Eğitim - Öğretim yılı

içerisinde

Mezun ve aktif öğrenciler için düzenlenen belge işlemleri (Öğrenci Belgesi, Disiplin Cezası Almadığına

Dair Belge, Bursluluk Belgesi, Transkript, Askerlik Belgesi,Yabancı Uyruklu Öğrencilerin İkamet Belge,

vb.)

Eğitim - Öğretim yılı

içerisinde

Yurt dışında staj yapma isteği, Sağlık Raporu ile Mazeret Sınavı Hakkı kullanım işlemleri Eğitim - Öğretim yılı

içerisinde

Maddi Hata Formlarının düzenlemek Eğitim - Öğretim yılı

içerisinde

Dönem-I Dönem-VI ( tüm resmi yazılar, mezun bilgilerinin YÖKSİS sistemine aktarılması, YÖK’den gelen

denklik yazıları)


içerisinde

Öğrenci Bilgi Sisteminde öğrencilere verilen tüm belgelerin giden evrak kaydının almak Eğitim - Öğretim yılı

içerisinde

Dönem IV ve Dönem V başarısız olan öğrencilerin staj rotasyonun takibini yapmak Eğitim - Öğretim yılı

içerisinde

Öğrenci Kılavuzu, Öğrenci ve Eğitici El Kitapçıklarının hazırlamak Eğitim - Öğretim yılı

başında

Öğrenci İşleri Web Sayfası duyuruları (İlan edilecek ve kaldırılacak duyuruların ve resmi yazışmaların

takibi)


içerisinde

Öğrenci ders notlarının sisteme işlemek

Dönem1,2,3 Eğitim -

Öğretim yıl

sonunda Dönem 4-5 staj

sonunda

Öğrencilerin Kayıt Dondurma, Kayıt Silme işlemlerinin yapmak Eğitim - Öğretim yılı

içerisinde

Öğrencilerin vermiş olduğu dilekçeler doğrultusunda, Yönetim Kuruluna alınması ve düzenlemek Eğitim - Öğretim yılı

içerisinde

DÖNEM VI İŞLEMLERİ

Dönem VI İntörn maaş işlemleri Her ayın son haftası

Mezuniyet işlemlerini yapmak

Her ayın son haftası ve

(Eğitim yılı sonu) Haziran

ayı son günü

Öğrencilerin Adli Tıp uygulama takviminin hazırlamak Her yıl Eylül ayı sonu -

ekim ayı ilk iki haftası

Öğrencilere verilen ve teslim alınan binişlerin takibini yapmak Haziran Ayı içerisinde

YURT DIŞI ÖĞRENCİ DEĞİŞİM İŞLEMLERİ

Yurt Dışı Değişim Programlarının düzenlemek Haziran Ayı içerisinde

Mezun öğrencilerin yurt dışı eğitimi için gerekli belgelerin düzenlemek Yurt dışı staj eğitimine

gitmeden 1 ay önce

MEZUN İŞLEMLERİ

Mezun öğrencilerin her türlü belge işlemlerinin yapmak Eğitim - Öğretim yılı

içerisinde

Mezun Öğrencilerin, geçici mezuniyet belgesi ve imza karşılığında tarafına diplomalarının teslim

edilmesi


içerisinde

Mezun Transkript hazırlamak Eğitim - Öğretim yılı

içerisinde

Mezun bilgilerinin YÖKSİS sistemine aktarılması Mezun öğrencilerin

talebi doğrultusunda

Mezun öğrencilerin diploma işlemleri (diplomaların hazırlık, onay ve takibi) Eğitim - Öğretim yılı

içerisinde

UYUM PROGRAMI İŞLEMLERİ

Dönem I ve Dönem IV Uyum Programının Hazırlamak ve Uygulanması Her yıl Ağustos ayı

içerisinde

Akılcı İlaç Uygulamaları Programının Hazırlamak Her yıl Temmuz ayı

içerisinde

SINAV İŞLEMLERİ

Sınav sonucuna itiraz işlemleri Eğitim - Öğretim yılı

içerisinde

Sağlık Raporu ile Mazeret Sınavı Hakkı kullanım işlemleri Eğitim - Öğretim yılı

içerisinde

Dönem I, Dönem II, Dönem III sınav düzeninin sağlamak için sınavlarda bulunması Eğitim - Öğretim yılı

içerisinde

Gelişim Sınavı (programlanması ve sınavda görev alınması) Her yıl Mayıs ayı

içerisinde

Dönem I, Dönem II, Dönem III (ders programı hazırlık ve sınav yazışmaları, yoklama ve ders takibi) Eğitim - Öğretim yılı

içerisinde

YATAY GEÇİŞ İŞLEMLERİ

Yatay geçiş ve af kapsamında gelen öğrencilerin ders muafiyetlerini yapmak Eğitim - Öğretim yılı içerisinde

KAYIT İŞLEMLERİ

Kayıt Yenileme dönemi seçilen ders uygunluğu, kontrolü ve onayı Güz ve Bahar Dönemi Eğitim-Öğretim yılı başlangıcı (Eylül ayının 3. haftası-Şubat ayının 2. haftası)

ÖĞRENCİ TEMSİLCİSİ İŞLEMLERİ

Öğrenci Temsilcisi seçimi yazışmaları (Seçim Komisyonun oluşturulması, Rektörlüğe bildirilmesi ve

görevlendirmeler)yapmak

Her yıl Kasım ayı

içerisinde

Öğrenci Temsilcisi seçimlerinde sandıkların, oy pusulalarının hazırlamak ve sandık başında görev almak Dönem 1 öğrencileri için

her yıl Kasım ayı

içerisinde. Diğer sınıflar

için, 2 yılda bir Kasım ayı

içerisinde

İDARİ İŞLEMLER

Dönem I, Dönem II, Dönem III yoklamalarının takibini yapmak Eğitim - Öğretim yılı

içerisinde

Öğrenci kimlik yaka kartı hazırlamak işlemleri Güz Dönemi

başlangıcında

Öğrenci İşleri Bürosunun ilan edilen belgelerin (Sınav sonuçları, çeşitli öğrenci duyuruları) panolara

asılması, toplanması ve takibini yapmak


içerisinde

UTEAK (Akreditasyon) belgelerinin hazırlamak ve gerekli yazışmalarını yapmak Akreditasyon ara

değerlendirme

dönemleri (3 yılda bir)

Fakülte tanıtım görevleri (komisyonuna katılması ve ziyarete gelen lise öğrencilerine Fakülte tanıtımı Her yıl Temmuz ayı son

haftası - ağustos ayı ilk

iki haftası

Kurum içi - Kurum dışı, Resmi Kurum/ Kuruluşlar yazışmaları yapmak Eğitim - Öğretim yılı

içerisinde


Öğrenci İşleri Birimi Çalışanları, yukarıda yazılı olan bütün görevleri kanunlara ve yönetmeliklere uygun olarak yerine getirirken, Fakülte Sekreterine karşı sorumludur. Bilgi Kaynakları: Ankara Üniversitesi Lisans ve Önlisans Eğitim-Öğretim Yönetmeliği Ankara Üniversitesi Yatay Geçiş Yönetmeliği 2001 yılı Fakülte Kurulu Kararı Ankara Üniversitesi Öğrenci Konseyi Öğrenci Temsilciliği Seçim Yönergesi Erasmus Değişim ve Staj Hareketliliği Programı Diploma Yönergesi Fakülte İç uygulamaları Ulusal Tıp Eğitimi Akreditasyon Kurulu Fakülte Kurulu Danışmanlık Sistemi Göç İdaresi Mevzuatı 657 sayılı Devlet Memurları Kanunu 2547 Sayılı Yükseköğretim Kanunu Üniversite E-Beyas Belge Bilgi Yönetimi Yükseköğretim Bilgi Sistemi Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Esas ve Usuller Hakkında Yönetmelik Ankara Üniversitesi Yazışma ve Evrak/Belge Kayıt İşlemleri Yönergesi Yazılı ve sözlü talimatlar



GÖREV TANIMLARI


Alt Birim: Program Ölçme Değerlendirme Birimi


Birim Çalışanları Yasemin ÇENDİ Mehmet ZENGİN

Görev Zamanlama

Eğitim Dönemi boyunca yapılacak sınavlara sınav kodu alınmak üzere, hazırlanan listenin Rektörlük Bilgi

İşlem Birimine göndermek

Eğitim Dönemi

başlamadan önce

Dönem 1-2-3 sınavlarını TEBS Sisteminde açmak

Dönem 1-2-3 sınavlarına girecek olan öğrencilerin amfilere göre dağıtımını yapmak

Her modül/

ara/yılsonu/bütünl

eme/tekders

sınavları öncesi

Her öğrenciye ait sınav optik kağıdı hazırlamak

Sınav giriş bilgilerinin ilgili panolara astırılması, mail yolu ile öğrencilerle paylaşmak

Dönem 1-2-3 sınavlarına ait cevap kağıtlarının optik okuyucu ile okumak

Okunan sınavların analizinin yapılması için ilgili sekreterliklere mail ile göndermek

Analizi yapılan sınavlarda soru iptali var ise, cevap anahtarının tekrar okunarak sınavın değerlendirmek

Moddle sisteminde bulunan öğrenci geri bildirimlerinin analizlerini almak Her modül sonu

Moodle sisteminde bulunan öğrenci geribildirimlerinin, yeni döneme hazırlanmak üzere sistemden silmek Her dönem sonu

Açık Erişimde bulunan derslerin dönemlere göre tasnifini yapmak


Program Ölçme Değerlendirme Birimi Çalışanları, yukarıda yazılı olan bütün görevleri kanunlara ve yönetmeliklere uygun olarak yerine getirirken, Fakülte Sekreterine karşı sorumludur. Bilgi Kaynakları: Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Esas ve Usuller Hakkında Yönetmelik Ankara Üniversitesi Yazışma ve Evrak/Belge Kayıt İşlemleri Yönergesi Yazılı ve sözlü talimatlar



GÖREV TANIMLARI


Alt Birim: Dekanlık Özel Kalem

Birim Sorumlusu: Dekan

Birim Çalışanları Nuran ATLI Seyhan OCAKOĞLU

Görev Zamanlama

Dekanın günlük ve haftalık randevu programını düzenlemek, Dekanlık Biriminde düzenlenen toplantıları Dekana

danışarak organize etmek, Günlük

Yönetim Kurulu, Fakülte Kurulu toplantılarına katılacak öğretim üyelerine toplantı tarih, saat ve yeri bildirmek,

katılımlarını sağlamak

Toplantı tarih ve

saati

belirlendikten

hemen sonra

Dekanın telefon görüşmelerini ve randevularını düzenlemek Günlük

Özel kaleme gelen misafirleri karşılamak, görüşme başlayana kadar ağırlamak, gerekli olması durumunda

randevularını organize etmek veya ilgili yerlere yönlendirmek, Günlük

Programı Google Takvime işlemek

Toplantı ikramlarını ayarlamak, kontrol etmek

Yıl içerisinde yapılan Akademik Genel Kurul toplantı yazısı, gündemi ve dağıtımını organize etmek, Toplantıdan bir

hafta önce

Yıl içerisinde yapılan davetlerde, davetiye basımını, hazırlıklarını ve dağıtımını organize etmek, Toplantıdan bir

hafta önce

Özel kalem bürosuna ait yazışmaları dosyalamak, muhafaza etmek ve ilgili yerlerle yazışmaları sağlamak, Günlük


Özel Kalem Çalışanları, yukarıda yazılı olan bütün görevleri kanunlara ve yönetmeliklere uygun olarak yerine getirirken, Dekan ve Dekan Yardımcılarına karşı sorumludur. Bilgi Kaynakları: Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Esas ve Usuller Hakkında Yönetmelik Ankara Üniversitesi Yazışma ve Evrak/Belge Kayıt İşlemleri Yönergesi Yazılı ve sözlü talimatlar



GÖREV TANIMLARI


Alt Birim: Dekan Yardımcıları Sekreteri

Birim Sorumlusu: Dekan/ Dekan Yardımcıları

Birim Çalışanları Mehtap YALÇIN

Görev Zamanlama

Dekan Yardımcılarının günlük ve haftalık randevu programını düzenlemek, toplantıları organize etmek, Günlük

Mezuniyet Öncesi ve Mezuniyet Sonrası toplantılarının ön hazırlığını yapmak Haftada 1 gün

Dekan Yardımcılarının telefon görüşmelerini ve randevularını düzenlemek Günlük

Dekan Yardımcılarının ders programlarını takip etmek Dönem süresince

Dekan Yardımcılılarına ait yazışmaları dosyalamak, muhafaza etmek ve ilgili yerlerle yazışmaları sağlamak Günlük

Özel kaleme gelen misafirleri karşılamak, görüşme başlayana kadar ağırlamak, gerekli olması durumunda

randevularını organize etmek veya ilgili yerlere yönlendirmek Günlük

Özel kalem bürosuna ait yazışmaları dosyalamak, muhafaza etmek ve ilgili yerlerle yazışmaları sağlamak


Dekan Yardımcıları sekreteri, yukarıda yazılı olan bütün görevleri kanunlara ve yönetmeliklere uygun olarak yerine getirirken, Dekan ve Dekan Yardımcılarına karşı sorumludur. Bilgi Kaynakları: Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Esas ve Usuller Hakkında Yönetmelik Ankara Üniversitesi Yazışma ve Evrak/Belge Kayıt İşlemleri Yönergesi Yazılı ve sözlü talimatlar



GÖREV TANIMLARI


Alt Birim: Fakülte Sekreterliği Sekreteri


Birim Çalışanları Nur KAYA Özlem TÜRKCAN

Görev Zamanlama

Fakülte Sekreterliği’ne gelen telefonları cevaplamak, aktarmak ve yönlendirmek

Fakülte etkinliklerinde gerekli araç tahsisi, malzeme tedariği ve personel desteğinin sağlanmasını organize

etmek

Salonların tahsisini organize etmek ve yazışmalarını yapmak

Gelen / giden faksların yönlendirilmesi

Makama gelen konukların Fakülte Sekreteri ile görüştürülmesi ve ilgili bürolara yönlendirilmesi

İdari Personelin Kimliklerinin hazırlanması

Fakülte Sekreteri’nin günlük randevularının ayarlanması


Fakülte Sekreterliği Sekreteri, yukarıda yazılı olan bütün görevleri kanunlara ve yönetmeliklere uygun olarak yerine getirirken, Fakülte Sekreterine karşı sorumludur. Bilgi Kaynakları: Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Esas ve Usuller Hakkında Yönetmelik Ankara Üniversitesi Yazışma ve Evrak/Belge Kayıt İşlemleri Yönergesi Yazılı ve sözlü talimatlar



GÖREV TANIMLARI


Alt Birim: Taşınır Kayıt Kontrol Birimi

Birim Sorumlusu: Dekan ve Fakülte Sekreteri


Afitan ÇEVRİM Nilüfer CANTÜRK Mesut VAROL Murat ULUSOY

Görev Zamanlama

Satın alınıp faturası gelen ve Ambara giren Taşınır ve tüketim malzemelerini yerinde görerek kontrolünü

yapmak. Muayene tespit komisyonunu belirlemek ve tüketim malzemelerin kayıt altına alınmasını sağlamak.

Demirbaş Ambarı ve Sarf Malzeme Ambarlarında bulunan Taşınır ve tüketim malzemelerin giriş ve çıkışlarına

ait Taşınır İşlem Fişi düzenlemek,

Anabilim, Bilim Dalları ve Birimlerin talep ettikleri tüketim malzemelerini, ihtiyaçlarına göre tespitini yapıp

isteklerini karşılamak, Taşınır İşlem Fişi düzenlemeyerek çıkışını yapmak.

Demirbaş ambarında bulunan Taşınır malzemeleri ihtiyaca göre dağıtımını yapmak. Ambarda bulunmayan ve

talep edilen taşınır malzemelerin satın alınmasını sağlamak.

Satın alma, Devir, Bilimsel Araştırma, Tübitak, ÖYP, Döner Sermayeden devir edilen Taşınır malzemelerin giriş

işlemini yaparak kayıtlara alıp, Taşınır İşlem Fişi düzenlemek ve yazışmalarını yapmak ve barkotlarını

düzenlemek,

Kullanımda olan malzemeleri bulundukları yerde kontrol ederek sayımlarını yapmak,

İlgili Anabilim / Bilim Dalları ve Birimlerce tespiti yapılan ve hurda tutanağı düzenlenen taşınır malzemeleri

hurda komisyonu ile beraber yerinde görerek uygunluğunu sağlamak, Taşınır malzemelere kayıttan düşme

tutanağını düzenlemek.

Ayniyat Saymanı ve Hurda Komisyonunca belirlenen ve hurdaya ayrılan demirbaşların ambar memuru

tarafından teslim alınmasını sağlayıp hurda deposuna koydurmak ve Makine Kimya Endüstrisi Kurumuna

yazışmalarını yaparak teslim etmek

Ayniyat Saymanı tarafından listesi düzenlenen Taşınır ve tüketim malzemelerini Demirbaş ve Tüketim Defteri

ile karşılaştırarak tespitleri yapmak, ambar sayımı ve stok kontrolü yapmak, eksilen ve alınması gereken Taşınır

ve tüketim malzemelerinin listesini hazırlamak.

Demirbaş ve Tüketim malzemeleri Ambarlarda muhafaza etmek, tüketime ve kullanıma verilmesi gereken

malzemeleri ilgililere teslim etmek,

Yıl içinde çalışanlara verilecek giyim listelerini hazırlamak ve satın alınmasını sağlamak,

Anabilim, Bilim Dalı ve Dekanlık Bürolarında Taşınır malzemelerin tespit ve kontrolünü yapmak, kayıtlı

bulunmayan taşınır malzemeleri Harcama Yetkilisinin onayı ile sayım fazlası olarak kayıt altına alıp Taşınır

İşlem Fişi düzenleyerek giriş işlemini yapmak.

Morfoloji binasında bulunan Taşınır malzemelerin giriş ve çıkışlarına ilişkin kayıtları tutmak, bunlara ilişkin

belgeleri düzenlemek, yazışmaları yapmak.

Ayniyat Saymanlığınca işlemi yapılan tüm yazışmaların ilgili Birimlere gönderilmesini sağlamak ve imzalanan

evrakların ayrımını yaparak dosyalara kaldırmak.

Ambarlarda muhafaza edilen tüketim ve Taşınır malzemelerin kontrolünü yapmak ve depoları düzenlemek.

Anabilim/Bilim Dalları ve Birimler tarafından ihtiyaç olup; talep edilen Taşınır malzemeler Marangoz

Atölyesinde imal edilip, Ambar memuru tarafından fiyat tespiti yapılır. Taşınır malzemeler Harcama Yetkilisinin

de Onayı ile ilgili Birimlere tutanakla dağıtımını yapmak ve Taşınır İşlem Fişi düzenlenerek kayıt altına almak.

Fakülteden İstifa, naklen tayin nedeniyle ilişiği kesilen Akademik ve İdari Personelin üzerinde bulunan Taşınır

Malzemelerinin kontrolü ve zimmetden düşme yapılarak ilişiğinin kesilmesini sağlamak.

Yıl Sonunda Anabilim/Bilim Dalları ve Birimlerin sayım listelerini oluşturup, Taşınır malzemelerinin tespitini

yapmak ve eksik veya fazla taşınırları belirlemek.

Yıl sonunda Harcama Yetkilisi (Dekan) bilgisi dahilinde değer tespit, hurda tespit, muayene tespit komisyonları

oluşturmak, listeleri hazırlamak Ankara Üniversitesi Strateji Daire Başkanlığına bildirmek.

Yılsonu Anabilim/Bilim Dalı ve Birimlere ait sayım tutanakları, hesap cetvellerini düzenlemek, AÜ Strateji

Geliştirme Daire Başkanlığı ve Sayıştay’a gönderilecek tutanak ve cetvellerin dosyasını hazırlamak.


Taşınır Kayıt Kontrol Birimi Çalışanları, yukarıda yazılı olan bütün görevleri Kanunlara ve Yönetmeliklere uygun olarak yerine getirirken, Harcama Yetkilisine (Dekan) ve Fakülte Sekreterine karşı sorumludur. Bilgi Kaynakları: 18.01.2007 tarih ve 26407 sayılı Resmi Gazetede yayımlanarak yürürlüğe giren 5018 sayılı Taşınır Mal yönetmeliği Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Esas ve Usuller Hakkında Yönetmelik Ankara Üniversitesi Yazışma ve Evrak/Belge Kayıt İşlemleri Yönergesi Yazılı ve sözlü talimatlar



GÖREV TANIMLARI


Alt Birim: Yazı İşleri Birimi



Nazan KILINÇ Gamze ÇELİK Esra TOPÇUOĞLU Ebru CAN

Görev Zamanlama

Bölüm/Anabilim/Bilim Dalı Kurulması İşlemleri 3 ay içerisinde

Bölüm/Anabilim/Bilim Dalı Başkanı Atama İşlemleri

Üniversite Senato Temsilcisi Seçimi İşlemleri

Anlaşma-Sözleşme ve Protokoller İşlemleri

Talep, Görüş ve Şikayet İşlemi

Bilgilendirme-Bilinçlendirme İşlemi

Ödül İşlemleri

Bilirkişi İşlemleri

Burs İşleri

Dava İşlemleri

Duyuru İşlemleri

Faaliyet Raporları İşlemi

Ders Görevlendirmeleri İşlemleri

Görevlendirme İşlemleri

Yurtiçi Görevlendirme İşlemleri 15 gün

Yurtdışı Görevlendirme İşlemleri 30 gün

Komite Komisyon İşlemleri

Mevzuat İşlemleri

Staj ve Uygulama İşlemleri

Yurtiçi-Yurtdışı Destekli Görevlendirme İşlemleri 45 gün

Bilgi görgü arttırma işlemleri

Fakülte Kurulu ve Yönetim Kurulu Temsilci Seçim ve Atama İşlemleri 20 gün

UBED kapsamında Bilgisayar İstemi İşlemleri

Üst makamca evrakı gönderilen diğer konular

Akademik Teşvik Takvimi ve İşlemler 30 gün

Bologna Süreci Ders Kayıtları

Ders Materyali Açık Erişim Ders Kayıtları


Yazı İşleri Birimi Çalışanları, yukarıda yazılı olan bütün görevleri kanunlara ve yönetmeliklere uygun olarak yerine getirirken, Fakülte Sekreterine karşı sorumludur. Bilgi Kaynakları: 2547 Sayılı Yükseköğretim Kanunu 2547 Sayılı Yükseköğretim Kanunun 2880 sayılı kanunla değişik 7/d-2 maddesi Üniversitelerde Akademik Teşkilat Yönetmeliği Dekanlık Resmi Yazışma Prosüdürleri Üniversite Faaliyet Raporları 2547 Sayılı Yükseköğretim Kanunun31., 40/a ve 40/d maddeleri

2547 Sayılı Yükseköğretim Kanunun 39.maddesi 3308 Sayılı Mesleki Eğitim Kanunu 5510 Sayılı Sosyal Sigortalar ve Genel Sağlık Sigortası Kanunu Uluslararası Bilimsel Etkinlik Desteklemeleri UBED Akademik Birimlerin Uluslararası Bilimsel Etkinlik Bütçe Destek İlkeleri YUBED Üniversitelerde Akademik Teşkilat Yönetmeliği 18.01.2007 tarih ve 26407 sayılı Resmi Gazetede yayımlanarak yürürlüğe giren 5018 sayılı Taşınır Mal yönetmeliği Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Esas ve Usuller Hakkında Yönetmelik Akademik Teşvik Ödeneği Yönetmeliği Ankara Üniversitesi Yazışma ve Evrak/Belge Kayıt İşlemleri Yönergesi Yazılı ve sözlü talimatlar


Documents

ANKARA ÜNİVERSİTESİ TIP FAKÜLTESİ GÖREV TANIMLARI Birim · 2018-11-05 · Akademik ve idari personel ile ilgili mevzuatı bilmek ve değişiklikleri takip etmek, amirlerini