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Strato Webshop

Strato-Webshop

„WISO Mein Büro“ stellt Ihnen mit dem Zusatzmodul „Webshop“ eine interaktive Kommunikations-Schnittstelle zu Ihrem Strato-Shop zur Verfügung. Damit Sie die Bestellungen Ihrer Kunden aus dem Strato-Shop abholen und mit „WISO Mein Büro“ weiterverarbeiten können, sind nur ganz wenige Voreinstellungen erforderlich. Den Einstellungsdialog starten Sie über ...

■ „Datei“ - „Einstellungen“ - „Webshop ...“ oder über

■ das Kontextmenü des Arbeitsbereichs „Verkauf“ - „Webshop-Bestellungen“.

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In beiden Fällen erscheint das Dialogfenster „Einstellungen Webshop“. Um Ihren Strato-Webshop in „WISO Mein Büro“ zu integrieren, sind dort lediglich vier Angaben erforderlich:

1. Sie wählen in der Auswahlliste „Webshop“ den Eintrag „Strato“,

2. tragen in der Zeile darunter die Internetadresse („URL“) Ihrer Webshop-Schnittstelle ein und

3. geben im Abschnitt „Zugangsdaten“ die „Strato Shop-ID“ sowie

4. Ihr Passwort ein.

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Info

So finden Sie Shop-ID und URL Ihrer Webshop- Schnittstelle

Die URL Ihrer Webshop-Schnittstelle und die Zugangs-daten hat Ihnen der Service-Provider Strato per E-Mail mitgeteilt. Falls Sie sich an Ihre Shop-ID oder die URL Ihrer Webshop-Schnittstelle nicht erinnern, können Sie diese Angaben jederzeit im Verwaltungsbereich Ihres Strato-Webshops ermitteln. Und so gehen Sie vor:

■ Sie rufen die Website https://www.strato.de/apps/CustomerService auf,

■ loggen sich dort unter der Kachel „Webshops“ mit der ShopID und dem Passwort für den Shop ein und

■ klicken dort auf den Menüpunkt „Einstellungen“ - „WISO Software“

Daraufhin werden Ihnen Shop-ID und Web-Schnittstelle angezeigt:

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Webshop: Einstellungs-Feintuning

1. Falls Sie Ihre Bestellungen einmal nicht über die Online-Schnittstelle einlesen, sondern aus einer Datei übernehmen möchten, setzen Sie ein Häkchen vor die Option „Datei-Import für Bestellungen möglich“: Damit aktivieren Sie den „Dateiimport-Assistenten“ im Kontextmenü der „Webshop-Bestellungen“.

ww Tipp

Die grundlegende Funktionsweise des „ Dateiimport-Assistenten“ entnehmen Sie dem „WISO Mein Büro“-Bedienbuch (Kapitel „Büro-Eröffnung: So richten Sie Ihre Arbeitsumgebung ein“): Dort wird das Import-verfahren unter der Überschrift „Import-Assistent: Komfortable Kundendaten-Übernahme“ Schritt für Schritt erläutert

Zusätzlich zu den obligatorischen Zugangsdaten bietet Ihnen der Einstellungsdialog fünf komfortable Feintuning-Optionen:

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2. Für den Fall, dass Ihre Bestelldaten keine Liefer- und Zahlungsbedingungen enthalten, können Sie die im Abschnitt „Standardwerte“ voreinstellen. Dasselbe gilt für die „Auftragsart“:Angenommen, Sie haben unter „Stammdaten“ - „Weitere“ - „Auftragsarten“ eine Kategorie wie zum Beispiel „Webshop-Bestel-lung“ oder „Online-Bestellung“ eingerichtet. Dann können Sie die Auftragsart in den Webshop-Einstel-lungen als Vorbelegung eintragen. Die Option „Artikel bei fehlender Zuordnung“ bietet Ihnen zudem die Möglichkeit, einen Artikel-“Dummy“ festzulegen. Den nutzt das Programm bei fehlender Übereinstimmung zwischen Webshop-Artikel und Artikel-Stammdaten. Einzelheiten zu diesem Thema finden Sie weiter unten im Kasten „Artikel-Platzhalter als Notlösung“.

3. Im Abschnitt „Frachtkosten / Zuschläge / Rabatte“ legen Sie fest, ob, und wenn ja, welche zusätzlichen Bestellpositionen in Ihre Aufträge, Lieferscheine und Rechnungen übernommen werden und welche zuvor definierten Artikel „WISO Mein Büro“ dafür nutzen soll. Auf die gleiche Weise können Sie auch weitere Zuschläge und Rabatte voreinstellen, z. B. Bearbei-tungsgebühren, Kosten für bestimmte Zahlungsarten oder umgekehrt Gutscheine und Rabatte.

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Beispiel

Frachtkosten

Nehmen wir an, Sie möchten jeder Rechnung über eine Webshop-Bestellung standardmäßig eine bestimmte Frachtkosten-Position hinzufügen. Dann legen Sie im Arbeitsbereich „Stammdaten“ - „Artikel“ zunächst einen neuen Artikel mit der Bezeichnung „Frachtkosten“ an - einschließlich der dazu dazuge-hörigen Konditionen. Anschließend übernehmen Sie diesen Artikel im „Einstellungen“-Dialog der Web-shop-Bestellungen als „Frachtkosten“-Standardwert. Wenn Sie künftig eine Bestellung in eine Rechnung umwandeln, enthält der Vorgang neben den vom Kun-den bestellten Artikeln automatisch die zusätzliche Rechnungsposition „Frachtkosten“.

4. Falls die Option „Dublettensuche für Kunden bei Verar-beitung importierter Bestellungen“ aktiviert ist, prüft „WISO Mein Büro“, ob die Kontaktdaten des Bestellers unter „Stammdaten“ - „Kunden“ bereits eingetragen sind. Erkennt das Programm eine Dublette, erhalten Sie sofort einen Warnhinweis. Ob der bereits vorhandene Datensatz verwendet, geändert oder ein neuer ange-legt werden soll, entscheiden Sie dann selbst.

5. Per Mausklick auf die Schaltfläche „Einstellungen“ legen Sie bei Bedarf fest, anhand welcher Kriterien die Dublettenprüfung vorgenommen werden soll:

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Artikel-Stammdaten vereinheitlichen

1. Kompletter Artikel-Download aus dem Webshop,

2. Kompletter Artikel-Upload in den Webshop und

3. Synchronisation unterschiedlicher Artikel-Datensätze im Webshop und in „WISO Mein Büro“.

Sobald die technische Verbindung zwischen Ihrem Strato-Shop und „WISO Mein Büro“ hergestellt ist, stimmen Sie die Artikel-Stammdaten aufeinander ab. Dabei gibt es grundsätzlich drei verschiedene Szenarien:

Dabei haben Sie die Wahl zwischen sehr speziellen Prüf-kriterien, bei denen die Dublettenprüfung nur sehr selten Alarm schlägt (wie z. B. bei Prüfung anhand der E-Mailad-resse) oder sehr groben Prüfkriterien (wie z. B. der Postleit-zahl): In dem Fall reagiert die Dublettenprüfung häufiger:

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Achtung

1 Artikel - 2 Artikelnummern!

Wichtig für das Verständnis der folgenden Beschrei-bungen: „WISO Mein Büro“ unterscheidet grundsätzlich zwischen ...

■ der programmeigenen „Artikelnummer“ (zu finden im Arbeitsbereich „Stammdaten“ - „Artikel“ in der Registerkarte „Artikel“) und

■ der „Artikelnummer im Webshop“ (zu finden in der Artikel-Registerkarte „Sonstiges“):

Bitte beachten Sie: Im Strato-Webshop wird die Artikelnummer als „Produktnummer“ bezeichnet.

Damit „WISO Mein Büro“ und Webshop reibungslos zusammenarbeiten können, müssen beide Artikelnum-mer-Felder gefüllt sein. Beim Import von Artikeln aus dem Webshop, die sich noch nicht in „WISO Mein Büro“ befinden, sorgt die Software automatisch dafür, dass beide Felder gefüllt werden.

Falls später beim Weiterverarbeiten von Bestellungen einmal Zuordnungsprobleme auftreten, überprüfen Sie am besten immer zu allererst, ob bei den bestellten Artikeln auch tatsächlich die „Artikelnummer im Web-shop“ eingetragen ist.

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1. Kompletter Artikel-Download aus dem Webshop

Über die Schaltfläche „Übernahme von Artikeln aus dem Webshop ...“ im Webshop-Einstellungsdialog (oder über den Menüpunkt „Datei“ - „Datenimport“ - „Artikel aus dem Webshop“) übernehmen Sie Ihr komplettes Online-Sortiment im Handumdrehen in die Artikel-Datenbank von „WISO Mein Büro“. Beim Start der Importfunktion erscheint ein Dialogfenster mit Hinweisen zur Datenüber-nahme. Nachdem Sie diese Informationen durchgelesen haben, starten Sie den Importvorgang per Mausklick auf die Schaltfläche „Fortfahren“:

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Im ersten Schritt holt „WISO Mein Büro“ eine Liste aller Webshop-Artikel vom Strato-Server ab:

Je nach Geschwindigkeit Ihres Internetzugangs und Anzahl der Datensätze kann dieser Vorgang etwas längere Zeit in Anspruch nehmen. Welche der aufgelisteten Artikel Sie letztlich aus dem Strato-Webshop in Ihre Stammdaten übernehmen möchten, legen Sie im zweiten Schritt fest. Komplizierte Feldzuordnungen bleiben Ihnen beim Artike-limport aus Ihrem Webshop aber erspart: Das Programm stellt Ihnen eine komfortable Auswahlliste zur Verfügung, in der Sie vor den gewünschten Artikeln bloß ein Häkchen setzen - oder es entfernen.

Über die Schaltflächen ...

■ „<F10> Alle auswählen“,

■ „<F11> Markierte auswählen“ sowie

■ „<F12> Alle abwählen“

... treffen Sie bei Bedarf ganz bequem Mehrfach-Auswahlen. Mit „<F2> Gewählte Artikel importieren“ schließen Sie die Datenübernahme ab. Die aus dem Strato-Webshop über-nommenen Artikel finden Sie anschließend unter „Stamm-daten“ - „Artikel“ wieder.

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2. Kompletter Artikel-Upload in den Webshop

■ als auch eine „Artikelnummer im Webshop“ (zu finden in der Artikel-Registerkarte „Sonstiges“) enthalten ist.

Bei einer überschaubaren Artikel-Anzahl prüfen Sie die Datensätze am besten einzeln und tragen eventuell fehlende „Artikelnummer(n) im Webshop“ von Hand nach.

Bevor Sie umgekehrt Artikeldaten in den Webshop hoch-laden, sollten Sie unbedingt sicherstellen, dass in sämtli-chen Datensätzen von „WISO Mein Büro“ ...

■ sowohl eine „Artikelnummer“ (zu finden im Arbeits-bereich „Stammdaten“ - „Artikel“ in der Registerkarte „Artikel“)

ww Praxistipp

Automatischer Abgleich der Artikelnummern

Bei einem großen Artikelstamm können Sie das Feld „Artikelnummer im Webshop“ alternativ in allen Datensätzen auf einen Schlag befüllen. Dafür ist ein programminterner Export und ein anschließender Re-Import sämtlicher Artikeldaten erforderlich.

Bitte beachten Sie: Um Datenverlusten vorzu-beugen, erstellen Sie vorab über den Menüpunkt „Datei“ „Daten sichern…“ eine komplette Datensicherung. z

Falls es beim automatischen Abgleich der Artikelnummer-Felder wider Erwarten zu Fehlern kommt, können Sie den Ausgangszustand problemlos wieder herstellen.

Sobald die Datensicherung erledigt ist, wechseln Sie in den Arbeitsbereich „Stammdaten“ - „Artikel“. Falls Sie Teile Ihres Artikelstamms archiviert haben, blenden Sie über den Menüpunkt „Ansicht“ - „Aktive und archivierte Daten zeigen“ zunächst sämtliche Datensätze ein:

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Anschließend speichern Sie Ihre komplette Artikelliste als Excel-Datei. Dazu ...

■ klicken Sie auf den Menüpunkt „Ansicht“ - „Tabelle exportieren“,

■ geben der Datei einen „Dateinamen“ (z. B. „Artikelexport.xls“),

■ wählen den Dateityp „MS-Exceldatei (*.xls)“ und

■ speichern die Datei an einem Ort ab, den Sie beim späteren Re-Import leicht wiederfinden (z. B. auf dem Windows-“Desktop“).

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Im nächsten Schritt starten Sie über den Menüpunkt „Datei“ - „Daten-Import“ den „Artikel-Importassistenten“.

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Dort klicken Sie auf das Ordnersymbol rechts unter der Zeile „Quelldateiname“. Wählen Sie nun Ihre zuvor erzeugte Artikel-Exportdatei aus und klicken Sie am unteren Rand auf „Weiter“:

Daraufhin zeigt der Datenimport-Assistent die Inhalte Ihrer Artikelstammdaten in Tabellenform an:

Im zweiten Schritt teilen Sie dem Assistenten mit, welche „Felder“ mit welchen Spalten-Inhalten verknüpft werden sollen. Keine Sorge: Sie brauchen sich dabei nur um die beiden Artikelnummer-Felder zu kümmern. Alle anderen Zuordnungen erledigt das Programm automatisch.

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Und so gehen Sie vor:

■ Klicken Sie am linken Rand im Bereich „Felder“ auf „Artikelnummer“, so dass dieses Feld markiert ist.

■ Halten Sie nun die „Strg“-Taste auf Ihrer Tastatur ge-drückt und

■ klicken Sie gleichzeitig mit der linken Maustaste auf die Spalte „A“, in der sich die Artikelnummer befin-det.

Die Spalte wird daraufhin blau umrandet dargestellt:

Jetzt lassen Sie die „Strg“-Taste wieder los und drücken auf die „Enter“-Taste. Die Spalte „A“ wird daraufhin grün umrandet dargestellt:

Anschließend scrollen Sie im Bereich „Felder“ bis zum Feld „WebshopArtikelnummer“ hinunter, klicken darauf und verknüpfen dieses Feld bei gedrückter „Strg“-Taste ebenfalls mit dem Inhalt der Spalte „A“:

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Mit der „Enter“-Taste bestätigen Sie auch diese Zu-ordnung. Anschließend tragen Sie rechts oben im Feld „Zeilen überspringen“ noch eine „1“ ein:

Auf diese Weise verhindern Sie, dass die Spalten-Überschriften als zusätzlicher Artikel importiert werden. Damit sind alle Voreinstellungen abgeschlossen. Per Mausklick auf die Schaltfläche „Importieren“ starten Sie die eigentliche Datenübernahme. Bei einer großen Zahl von Artikeln kann dieser Vorgang unter Umständen mehrere Minuten dauern.

Sobald Sie die abschließende Dialogbox „Wollen Sie beenden“ mit „Ja“ bestätigt haben, aktualisiert das Programm Ihre Artikel-Stammdaten.

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Zurück zum Artikel-Upload: Nachdem Sie das Feld „Arti-kelnummer im Webshop“ bei allen Artikeln automatisch oder von Hand gefüllt haben, laden Sie die Artikel-Stamm-daten aus „WISO Mein Büro“ im Handumdrehen in Ihren Webshop hoch.

Dazu klicken Sie im Kontextmenü des Arbeitsbereichs „Verkauf“ - „Webshop-Bestellungen“ zunächst auf „Webshop-Aktualisierung …“:

Im folgenden Eingabedialog setzen Sie ein Häkchen vor die Option „Artikeldaten bereitstellen“ und klicken dann auf die Schaltfläche „<F11> Daten aktualisieren“:

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Im nächsten Schritt haben Sie die Möglichkeit, entweder alle Datensätze zu markieren oder gezielt einzelne Daten-sätze auszuwählen. Auf diese Weise können Sie Artikel vom Upload ausschließen, die Sie nicht via Webshop verkaufen (z. B. bestimmte Dienstleistungen). Per Maus-klick auf „<F2> Gewählte Artikel exportieren“ laden Sie die ausgewählten Artikel in Ihren Webshop:

Die abschließende Programmmeldung bestätigen Sie mit „OK“.

Bitte beachten Sie: „WISO Mein Büro“ exportiert nur solche Artikel, die sich noch nicht in Ihrem Webshop befinden. Außerdem bekommen neu hochgeladene Artikel im Webshop zunächst den Status „nicht sichtbar“. Auf diese Weise haben Sie die Möglichkeit, die Artikelansicht im Webshop anzupassen und weitere Einstellungen vorzu-nehmen, bevor Ihre Kunden die Artikel bestellen können.

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3. Synchronisieren unterschiedlicher Artikel-Datensätze

Falls sich sowohl im Webshop als auch im Artikelstamm von „WISO Mein Büro“ bereits Daten befinden, können Sie den Artikel-Download und den Artikel-Upload auch miteinander kombinieren. In dem Fall ...

■ importieren Sie zunächst alle Artikel-Stammdaten aus dem Webshop nach „WISO Mein Büro“ (wie unter „1. Kompletter Artikel-Download aus dem Webshop“ beschrieben),

■ überprüfen, ob die Felder „Artikelnummer“ und „Arti-kelnummer im Webshop“ gefüllt sind und

■ laden die komplettierten Artikel-Stammdaten anschlie-ßend wieder aus „WISO Mein Büro“ in Ihren Webshop hoch (wie unter „2. Kompletter Artikel-Upload in den Webshop“ beschrieben).

Ungewollte Artikel-Dubletten brauchen Sie nicht befürchten: Beim Synchronisieren berücksichtigt das Programm nur solche Datensätze, die in der Ziel-Datenbank noch nicht vorhanden sind.

Artikelpreise und Lagerbestände aktualisieren

Neben den Artikel-Stammdaten können Sie auch die Arti-kelpreise und / oder die aktuellen Lagerbestände ausge-wählter Artikel in „WISO Mein Büro“ mit den Angaben

im Strato-Webshop vereinheitlichen. Dazu klicken Sie im Kontextmenü des Arbeitsbereichs „Verkauf“ - „Webshop-Bestellungen“ wieder auf „Webshop-Aktualisierung …“:

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■ Die Funktion „Artikelpreise aktualisieren“ sorgt dafür, dass im Webshop der Preis der jeweils kleinsten Ver-kaufsmenge aus der Preisliste von „WISO Mein Büro“ übernommen wird.

■ Die Funktion „Lagerbestände aktualisieren“ passt die Lagerbestände der Artikel im Webshop an die Lager-bestände des Artikelstamms in „WISO Mein Büro“ an. Voraussetzung ist allerdings, dass bei den betreffenden Artikeln die Dispositionsart „Lagerbestandsführung“ aktiviert ist.

Bitte beachten Sie: Sowohl Artikelpreise als auch Lagerbestände kann das Programm nur bei solchen Arti-keln aktualisieren, denen Sie zuvor eine „Artikelnummer im Webshop“ zugewiesen haben.

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Webshop-Bestellungen abrufen

Nachdem Sie Ihre Webshop-Artikel in die Artikel-Stamm-daten von „WISO Mein Büro“ übernommen haben, können Sie eingehende Bestellungen aus Ihrem Strato-Webshop ganz bequem abrufen und weiterverarbeiten. Dazu klicken Sie im Arbeitsbereich Verkauf“ - „Webshop-Bestellungen“ auf die Schaltfläche „<F10> Bestellungen einlesen“ und dann auf „Neue Webshop-Bestellungen abholen“:

Die Daten werden daraufhin verschlüsselt vom Strato-Server zu „WISO Mein Büro“ übertragen und mit bereits vorhandenen Bestellungen abgeglichen. Den Status der Bestellungen im Webshop-System setzt das Programm automatisch auf „abgeholt“.

Nach Abrufen der Bestellungen öffnet sich ein Fenster mit der Rückfrage, ob die Lagerbestände im Webshop aktua-lisiert werden sollen. Sofern Sie diese Meldung mit „Ja“ bestätigen, wird der Lagerbestand entsprechend ange-passt. Außerdem setzt das Programm den Bestellstatus im Webshop auf „In Bearbeitung“, damit diese Bestellungen beim nächsten Abruf nicht erneut übertragen werden.

Schließlich finden Sie sämtliche Bestellungen im Arbeits-bereich „Verkauf“ - „Webshop-Bestellungen“ aufgelistet:

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Artikel-Platzhalter als Notlösung

Sollte es trotz der nahtlosen Verzahnung des Strato-Webshops mit den Artikel-Stammdaten von“WISO Mein Büro“ im Einzelfall zur Bestellung von Artikeln kommen, bei denen der Webshop-Artikelnummer keine Stammdaten-Artikelnummer zugeordnet werden kann, verwendet das Programm bei Bedarf einen von Ihnen bestimmten Artikel-Platzhalter.

Dessen genaue Bezeichnung legen Sie unter „Datei“ - „Einstellungen“ - „Webshop“ fest: Dort klicken Sie hinter der Option „Artikel bei fehlender Zuordnung“ in das Feld „nicht definiert“, legen einen neuen Artikel mit einer aussagekräftigen Bezeichnung an (z. B. „Artikel-Platzhalter“ oder „Artikel-Dummy“) und wählen ihn per Mausklick auf „<F11> Übernehmen“ als Voreinstellung aus:

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Besondere Merkmale brauchen Sie dem Platzhalter nicht zuzuweisen: Fehlt die Verknüpfung zwischen Webshop-Artikelnummer und Stammdaten-Artikelnummer verwendet das Programm Ihren Artikel-Dummy. Bei der anschließenden Erstellung von Aufträgen, Lieferscheinen und Rechnungen übernimmt das Programm die Artikelbeschreibung und den Preis aus der Webshop-Bestellung. Selbstverständlich können Sie diese Angaben auf Positionsebene neuer Vorgänge von Hand nachbearbeiten.

Bitte beachten Sie: Nicht nur wegen der manuellen Mehrarbeit sollten Sie diese Notlösung möglichst selten nutzen. Denn „WISO Mein Büro“ kann Vorgänge mit Artikel-Platzhaltern in den Auswertungen nicht berücksichtigen. Je mehr Vorgänge mit Artikel-Dummys Sie anlegen, desto ungenauer werden die statistischen Grundlagen Ihrer Zukunftsentscheidungen.

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Zurück zur Weiterverarbeitung von Bestellungen aus Ihrem Strato-Webshop: Über das Kontextmenü (oder die Schaltfläche „<F3>“) haben Sie die Möglichkeit, einzelne Bestellungen gezielt zu Aufträgen, Lieferscheinen und Rechnungen weiterzuverarbeiten:

Angenommen, Sie entscheiden sich für die Weiterverar-beitung zu einer Rechnung (Kontextmenü-Befehl: „Bestel-lung verarbeiten zu Rechnung“), öffnet das Programm den Vorgang anschließend wie gewohnt in der Rechnungs-Druckansicht:

Falls erforderlich, können Sie die neue Rechnung problemlos ändern oder um zusätzliche Angaben ergänzen. Sobald Sie die Rechnung mit „<F11> OK“ gespeichert haben, taucht sie in der normalen Rechnungsübersicht im Arbeitsbereich „Rechnungen“ auf. Gleichzeitig verschwindet der Vorgang automatisch aus der Übersicht der Webshop-Bestel-lungen. Diese Vorgangsliste dient also gleichzeitig der Überwachung: Sie erkennen jederzeit auf Anhieb, welche Webshop-Bestellungen noch nicht weiterverarbeitet sind.

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Info

Komfortable Kunden-Pflege

Während der Verarbeitung von Bestellungen aus Ihrem Strato-Webshop pflegt „WISO Mein Büro“ gleichzeitig die Kunden-Stammdaten: Trifft die Bestellung eines Neukunden ein, erhält der Daten-satz in der Liste Webshop-Bestellungen in der Spalte „Kundenstatus“ die Kennzeichnung „Neu“. Wird der betreffende Vorgang in einen Auftrag, Lieferschein oder eine Rechnung umgewandelt, legt das Programm unter „Stammdaten“ - „Kunden“ automatisch einen neuen Datensatz an.

Sofern die Dublettenprüfung aktiviert ist, bekommen Sie vom Programm zuvor einen Hinweis auf eventu-elle Gemeinsamkeiten mit einem bereits vorhandenen Kunden-Datensatz. Sie können dann selbst entschei-den, ob der bereits vorhandene Datensatz verwendet oder ein neuer angelegt werden soll.