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ANÁLISIS, IMPLEMENTACIÓN Y DOCUMENTACIÓN DE LA PLANIFICACIÓN DE
REQUERIMIENTOS DE MATERIAL MRP DE LOS INSUMOS ASOCIADOS CON EL PROCESO
DE ACUÑACIÓN EN LA FÁBRICA DE MONEDA DEL BANCO DE LA REPÚBLICA
JOSÉ ALEJANDRO HERRERA CASTELLANOS
VICTOR FABIAN LANCHEROS ACEVEDO
PONTIFICIA UNIVERSIDAD JAVERIANA
FACULTAD CIENCIAS ECONÓMICAS Y ADMINISTRATIVAS
PROGRAMA DE ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS
BOGOTÁ
2012
3
TABLA DE CONTENIDO
1. ANTECEDENTES .......................................................................................................... 7
2. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA ..................................................................... 10
3. JUSTIFICACION ........................................................................................................... 11
4. HIPÓTESIS ..................................................................................................................... 12
5. OBJETIVOS ................................................................................................................... 13
5.1. OBJETIVO GENERAL .......................................................................................... 13
5.2. OBJETIVOS ESPECÍFICOS .................................................................................. 13
6. MARCO TEÓRICO ........................................................................................................ 14
6.1. GENERALIDADES ............................................................................................... 14
6.1.1. Fábrica de Moneda .......................................................................................... 14
6.1.2. Proceso de producción .................................................................................... 15
6.1.2.1. Fundición .................................................................................................... 15
6.1.2.2. Laminación ................................................................................................. 15
6.1.2.3. Recocido fleje ............................................................................................. 15
6.1.2.4. Troquelado .................................................................................................. 16
6.1.2.5. Rebordeo de cospel ..................................................................................... 16
6.1.2.6. Recocido de cospel...................................................................................... 16
6.1.2.7. Planta de lavado .......................................................................................... 16
6.1.2.8. Selección ..................................................................................................... 16
6.1.2.9. Acuñación ................................................................................................... 16
6.1.2.10. Empaque ..................................................................................................... 17
6.1.2.11. Almacenamiento y despacho ...................................................................... 17
6.2. SAP (SISTEMAS, APLICACIONES Y PRODUCTOS) ....................................... 17
6.2.1. Gestión de materiales (MM) ........................................................................... 17
6.3. MRP APLICATIVO SAP ....................................................................................... 18
6.4. PROCESOS EN EL APROVISIONAMIENTO ..................................................... 19
6.4.1. Niveles de organización en el proceso de aprovisionamiento ......................... 19
6.4.2. Ciclo de aprovisionamiento ............................................................................ 20
6.4.3. Métodos de planificación de necesidades ....................................................... 21
4
6.4.4. Listas de materiales ......................................................................................... 21
6.4.4.1. Tipos de lista de materiales ......................................................................... 21
6.5. PLANIFICACIÓN DE NECESIDADES (MRP) ................................................... 23
6.5.1. Datos maestros para MRP ............................................................................... 24
6.5.2. Planificación de necesidades ........................................................................... 24
6.5.3. Planificación basada en el consumo ................................................................ 24
6.5.4. Pronósticos ...................................................................................................... 24
6.5.5. Condiciones previas ........................................................................................ 25
6.6. MRP ........................................................................................................................ 25
6.6.1. Concepto ......................................................................................................... 25
6.7. SISTEMA DE GESTIÓN DE STOCKS ................................................................ 27
6.7.1. Concepto ......................................................................................................... 27
6.7.2. Modelo de Wilson y tamaño óptimo de pedido (Lote económico) ................. 27
6.8. MODELOS DE CONTROL DE INVENTARIOS Y SU COSTO ......................... 29
6.8.1. Costo de pedir o adquisición (CA) .................................................................. 30
6.8.2. Costo de mantener (CM) ................................................................................. 30
6.8.3. Costo por faltantes (CF) .................................................................................. 30
6.9. DISPONIBILIDAD DEL PRODUCTO ................................................................. 31
6.10. PUNTO DE REORDEN ..................................................................................... 31
6.11. STOCK DE SEGURIDAD ................................................................................. 32
7. METODOLOGÍA ........................................................................................................... 32
7.1. IDENTIFICACIÓN DE INSUMOS CRÍTICOS .................................................... 34
7.2. VALIDACIÓN DE DATOS DE CLASIFICACIÓN ............................................. 34
7.2.1. Vista de clasificación ...................................................................................... 35
7.3. CÁLCULO DE VALORES NECESARIOS PARA EL MRP ............................... 36
7.3.1. Característica de planificación de necesidades ............................................... 37
7.3.2. Nivel de Servicio ............................................................................................. 38
7.3.3. Plazo de Entrega Previsto ............................................................................... 41
7.3.4. Tamaño de Lote de Planificación de Necesidades .......................................... 42
7.3.5. Modelos Analizados ........................................................................................ 43
5
7.3.6. Definición de la cantidad de redondeo dependiendo de las cantidades mínimas
de venta de los proveedores ............................................................................................ 44
11. RECURSOS ................................................................................................................ 47
12. CRONOGRAMA ........................................................................................................ 48
13. CONCLUSIONES ...................................................................................................... 50
14. BIBLIOGRAFÍA ........................................................................................................ 52
ANEXO A ............................................................................................................................... 53
ANEXO B ............................................................................................................................... 54
ANEXO D ............................................................................................................................... 56
ANEXO E ............................................................................................................................... 60
6
LISTA DE FIGURAS
Figura 1. Cantidad de Insumos Críticos por Proceso Productivo. ............................. 34
Figura 2. Vista Planificación de Necesidades. ............................................................ 38
Figura 3. Vista de Clasificación. ................................................................................. 36
Figura 4. Vista Planificación de Necesidades. ............................................................ 38
Figura 5. Vista Planificación de Necesidades 2. ......................................................... 41
Figura 6. Vista Tamaño de Lote de Planificación de Necesidades. ............................ 43
Figura 7. Pronósticos. .................................................................................................. 45
Figura 8. Grado de Optimización. ............................................................................... 46
7
1. ANTECEDENTES
El 14 de abril de 1982 la Casa de Moneda entra en funcionamiento como empresa
productora de cospel en la ciudad de Ibagué; en el año de 1987 inicia labores como
Fábrica de Moneda.
La Fábrica de Moneda se encuentra ubicada en el kilómetro 9 Vía Picaleña de la
ciudad de Ibagué, donde se produce las diferentes especies monetarias vigentes en el
país (moneda de $50, $100, $200 y $500).
El abastecimiento y distribución de la moneda en el país es un proceso que se realiza
a través de un análisis económico que el Banco de la República realiza mediante el
Sistema Métrico-D, el cual tiene en cuenta aspectos como:
Cantidad de monedas en circulación
Salidas totales de la moneda metálica
Cambios entregados de cada moneda por las entidades financieras
Predecir necesidades de producción
Proyectar las fechas en que es necesario introducir nuevas denominaciones
El modelo de emisión diseñado para el Banco de la República es un método que
permite:
Predecir las necesidades de producción de billetes con antelación suficiente,
de tal suerte que esto permita al área industrial del banco adquirir los insumos
necesarios para la producción, de tal manera que se puedan mantener las
existencias de dinero necesarias para satisfacer la demanda de la economía y
disponer de reservas de seguridad que cubran posibles fallas en el suministro.
8
Proyectar las fechas en que es necesario introducir nuevas denominaciones en
billetes o sustituir los de baja denominación por moneda metálica, es decir
monedas comunes y corrientes, de tal forma que el Banco de la República
pueda cumplir con su función de suministrar el dinero efectivo que requiere la
economía para las transacciones comerciales, utilizando el volumen más
racional de piezas que facilite la fluidez necesaria, pero que simultáneamente
signifique el menor costo posible. (Banco de la República de Colombia)
La Subgerencia Industrial y de Tesorería con los resultados obtenidos del modelo
proporciona a la dirección de la Fábrica de Moneda la cantidad de piezas a acuñar,
por denominación. Sin embargo, el comité directivo realiza la planeación para
cumplir con las necesidades de la demanda, debido a que la materia prima es un
producto de importación y cuyo abastecimiento puede tardar hasta cinco meses
aproximadamente.
La Subdirección de Producción establece el plan de producción donde se tiene en
cuenta la capacidad de la planta, eficiencia de las máquinas y los turnos de trabajo,
para distribuir las especies monetarias a elaborar. El proceso comienza en fundición y
termina con el empaque y almacenamiento de la moneda (se guarda en la bóveda de
la fábrica) para luego ser distribuida a todas las sucursales del Banco de la
República. Luego, desde cada sucursal, la moneda se distribuye a personas naturales
y/o bancos comerciales.
1.1. PROCESO DE COMPRAS Y ALMACÉN
En la Fábrica de Moneda, el área de Compras y Almacén se encarga de
realizar todos los procesos administrativos relacionados con el plan de
compras, solicitudes de pedido, adquisición de bienes y servicios,
9
administración de inventarios (entrada, salida y traslados de materiales) e
ingreso de proveedores en la base de datos.
El almacén general realiza la planeación del inventario de herramientas en
general, registro y control de entradas y salidas de materia prima, insumos,
materiales, repuestos y material reciclado.
El proceso para adquirir bienes y servicios puede tardar aproximadamente
treinta (30) días hábiles debido a las exigencias del Régimen de Contratación
del Banco de la República, según Resolución Interna No. 2 de 2010 (julio 23)
la cual considera:
“Por la cual se expide el Régimen General de Contratación del Banco de la
República, LA JUNTA DIRECTIVA DEL BANCO DE LA REPÚBLICA, en
ejercicio de las funciones conferidas por el literal 1) del artículo 34 de los
Estatutos del Banco de la República, contenidos en el Decreto 2520 de 1993,
RESUELVE: PRIMERO: Expedir el Régimen General de Contratación del
Banco de la República, cuyo texto es el siguiente…” (Zuluaga Escobar, 2010)
Dentro de los criterios para realizar el proceso de contratación se tienen:
El oferente debe cumplir con los requerimientos legales (pólizas
requeridas, presentación de ofertas dentro de los tiempos requeridos,
garantías de los bienes/servicios, plazos de entrega).
Cumplir con los requisitos técnicos especificados (referencia
solicitada, cantidad requerida, marca (opcional)).
Cuando los proveedores cumplen con todos los criterios anteriores, el
comité de compras evalúa entre los oferentes el costo de la propuesta
siendo el aspecto con mayor ponderación (en el caso de haber otro
10
criterio se debe establecer en la solicitud de cotización). Si se presenta
igualdad de costos entre los proveedores, se evalúa el tiempo de
entrega y/o otras condiciones.
La determinación de requerimientos y creación de la solicitud de pedido es
realizada por el Área de Negocios (previo sondeo de mercado de los
elementos a adquirir); el Área de compras se encarga del proceso de
contratación de los bienes y/o servicios y la entrega de éstos al área
solicitante.
La aprobación de la compra y selección de los proveedores se decide en la
reunión del Grupo Local de Compras (GLC) que se realiza todas las semanas
y allí se exponen las razones del requerimiento el cual no debe superar los
100 SMMLV para que el director autorice su adquisición; cuando el bien a
adquirir supera esta cuantía (sea nacional o de importación), la coordinación
remite un memorando al Departamento de Compras ubicado en Bogotá D.C.
para aprobar la compra y tramitarla, este proceso puede tardar de cinco (5) a
ocho (8) meses, teniendo en cuenta que incluye el tiempo de disponibilidad
del material en almacén general de la Fábrica de Moneda.
El Departamento de Compras realiza los negocios con proveedores del
exterior; el GLC de la Fábrica maneja ciertos insumos, repuestos, materiales
y/o equipos de importación en el caso de que el proveedor tenga
representantes en Colombia y el costo de adquisición sea inferior a 100
SMLV.
2. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
En el proceso de abastecimiento de materiales de la Fábrica de Moneda existen
problemas en la planificación de requerimientos de material (compras) lo que genera
11
incertidumbre en el cumplimiento oportuno de insumos (tiempos y cantidades),
riesgo de desabastecimiento y sobre stock. La planeación de compras de materiales se
realiza de manera empírica, haciendo uso adicional de hojas electrónicas. Estos
problemas generan atrasos y paradas de máquina afectando los tiempos de entrega del
producto (plan de producción).
Estos problemas surgen debido a los siguientes factores:
Cantidad a almacenar (stocks).
Procesos de compra de insumos. Tiempo en realizar la adquisición del bien o
servicio.
Tiempo de entrega del producto. Por parte de los proveedores.
Con el fin de mejorar el problema de abastecimiento de insumos críticos en el
almacén de la Fábrica de Moneda, se ajustará la planificación de los requerimientos
de material (MRP) con un nivel de incertidumbre menor y éste puede ejecutarse en el
Sistema de Información SAP, herramienta disponible en el Banco de la República.
3. JUSTIFICACION
Para el oportuno abastecimiento de insumos los cuales afectan el correcto
funcionamiento de la planta de producción, es necesario el ajuste de los datos
maestros, para los materiales directos e indirectos, de tal manera que al ejecutar el
MRP mejore su seguimiento desde su inicio hasta su fin y obtener así un plan de
compras acorde con los requerimientos de la producción.
La correcta gestión de inventario en el almacén de la Fábrica de Moneda facilita la
adquisición de los diferentes insumos y materias primas en los tiempos y cantidades
requeridas; con el manejo apropiado de la información en SAP, se busca lograr la
correcta creación de un material, los cuales deben tener en cuenta ciertas
12
características relacionadas con éste y que a partir del código de inventario creado, se
pueda llegar a la identificación en SAP con una planificación de necesidades para
evitar desabastecimientos de material.
Con la definición de políticas acordes a las necesidades de manejo de inventarios se
permite ajustar los datos maestros para todos los materiales usados en los procesos de
producción en la Fábrica de Moneda de tal manera que se pueda ejecutar
eficientemente el MRP y generar las respectivas ordenes previsionales de compra.
La ejecución del MRP en los materiales críticos asociados a la Fábrica de Moneda es
necesaria para obtener un plan de compras acorde con los requerimientos en el
proceso de producción.
Para esto, se generará un reporte de ciento cincuenta (150) insumos1, se seleccionaran
los materiales críticos, los métodos de planificación de acuerdo a los tipos de
materiales y los diferentes costos asociados al inventario, se ajustarán los datos
maestros, se compararan y analizaran los resultados de cada uno de los cálculos
realizados y por último se ejecutará el MRP con el grupo de planificación de
necesidades generado.
¿Cómo implementar el uso del MRP de SAP para resolver los problemas de
abastecimiento de materiales?
4. HIPÓTESIS
Los problemas de desabastecimiento de materiales se deben a la falta de
planificación de requerimientos (compras). Con la ejecución del MRP, por medio del
sistema de información SAP, la Fábrica de Moneda generará un óptimo
1 Ver Anexo E. Información Aclaratoria Grupo SAP Banco de la República
13
aprovisionamiento de materiales mediante la planificación de compras con el fin de
que la adquisición sea oportuna, en las cantidades y tiempos establecidos.
5. OBJETIVOS
5.1. OBJETIVO GENERAL
Ajustar los datos maestros para ciento cincuenta (150) insumos de la Fábrica de
Moneda, de tal manera que al ejecutar el MRP se obtenga un plan de compras acorde
con los requerimientos de la producción.
5.2. OBJETIVOS ESPECÍFICOS
Establecer los ciento cincuenta (150) insumos (según clasificación ABC
entregada por la Fábrica de Moneda) utilizados en el proceso de producción
de monedas.
Crear las vistas de pronóstico y planificación de necesidades para cada
material.
Calcular los valores para los datos maestros y ajustarlos en el sistema para
este realice los cálculos de forma automática.
Determinar los diferentes costos asociados a cada material (costos de pedido,
costos de mantenimiento de inventario, costos de déficit o penalización).
Ajustar los datos maestros en relación al método de planificación, nivel de
servicio, plazo de entrega, tiempo de tratamiento en entrada de mercancías,
tamaño lote de planificación de necesidades y grupo de planificación de
necesidades.
Ejecutar el MRP en SAP para optimizar el plan de requerimientos de material
y analizar los resultados obtenidos.
14
Documentar el procedimiento de ejecución del MRP y realizar el instructivo
para la ejecución del MRP de materiales e incluirlo en el sistema de gestión de
calidad de la Fábrica de Moneda.
Establecer indicadores de gestión.
Presentar un informe de los resultados obtenidos a la Dirección de la Fábrica
de Moneda.
6. MARCO TEÓRICO
6.1. GENERALIDADES
6.1.1. Fábrica de Moneda
La Fábrica de Moneda de Ibagué inició labores en 1982 con la producción
de cospeles los cuales eran trasladados a la ciudad de Bogotá para su
acuñación en la Casa de Moneda. La ciudad de Ibagué fue seleccionada
como sede de dicha manufactura para contribuir con la política de
descentralización del sector industrial. Esta decisión representó un claro
beneficio para la región, la cual era reconocida como un importante centro
agrícola.
La planta ocupa un área de 11.747 metros cuadrados, los cuales incluyen
un área de producción, un almacén para almacenar la materia prima y
piezas de repuesto, un área de la administración, talleres y un pasillo. Esta
fábrica tiene una capacidad instalada de 2.500 toneladas por año de
cospeles de moneda acabados, o 5.000 toneladas de metal de aleaciones no
ferrosas. Los espacios en blanco de moneda producidos tienen un diámetro
entre 17 y 30 milímetros y un espesor de 1,0 a 3,0 milímetros.
15
Como los cospeles producidos en Ibagué desde 1982 debían transportarse a
Bogotá para su acuñación, la necesidad de integrar el proceso condujo en
1987 al traslado de la planta de acuñación a las nuevas instalaciones de la
Fábrica de Moneda de Ibagué, donde se produce desde entonces la moneda
para todo nuestro país.
En el año 2004 la fábrica obtuvo la certificación ISO 9001-2000 para su
sistema de gestión de calidad, reconocida también por IQNET. (Banco de
la República de Colombia)
.
6.1.2. Proceso de producción
6.1.2.1. Fundición
Las materias primas se funden en los hornos eléctricos. Posteriormente
pasa a los hornos de retención donde las aleaciones líquidas son
transformadas en forma de cinta de fleje.
6.1.2.2. Laminación
Aquí el fleje es sometido a un proceso de alargamiento hasta alcanzar
los 4 mm de espesor, después es recocido para ser laminado nuevamente
hasta alcanzar el espesor deseado según la denominación. Durante el
laminado, se considera una proporción de pérdida entre el 2% y 3%.
6.1.2.3. Recocido fleje
Una vez se adelgaza el fleje de 4 mm de espesor, este se somete a
choques térmicos para pasar nuevamente a laminación.
16
6.1.2.4. Troquelado
El fleje llega con el espesor deseado, luego es cortado por un
troqueladora para obtener los discos cuyo diámetro depende de la
especie monetaria. El porcentaje de reciclado generado en este proceso
es más o menos del 35%.
6.1.2.5. Rebordeo de cospel
Se crea un relieve en el disco que protegerá el desgaste. Después de este
proceso al disco se le denomina cospel.
6.1.2.6. Recocido de cospel
En esta etapa el cospel es sometido a tratamientos térmicos.
6.1.2.7. Planta de lavado
El cospel toma el brillo característico de la moneda en este proceso. Se
estima que el porcentaje de pérdida es de 3.5%.
6.1.2.8. Selección
De forma visual y tecnológica se retira el cospel que no cumple con el
estándar de calidad.
6.1.2.9. Acuñación
Antes de empezar este proceso, se realiza un conteo de cospeles para
determinar la cantidad recibida. Posteriormente, se graba la cara y el
17
sello de la especie monetaria en el cospel. (Porcentaje de pérdida 0.01%,
cizalla).
6.1.2.10. Empaque
Según los requerimientos del cliente, las monedas son encartuchadas y
empacadas en cajas de cartón y/o cajas de madera.
6.1.2.11. Almacenamiento y despacho
El producto final es almacenado en la bóveda y de allí se realizan los
despachos a las diferentes sucursales del Banco de la República. (Banco
de la República de Colombia)
6.2. SAP (SISTEMAS, APLICACIONES Y PRODUCTOS)
El sistema SAP está compuesto por una serie de áreas funcionales o módulos
que responden de forma completa y en tiempo real a los procesos operativos
de las compañías. Aunque pueden ser agrupados en tres grandes áreas
(financiera, logística y recursos humanos), funcionan de un modo integrado,
dado que existen conexiones naturales entre los distintos procesos.
Las academias de SAP orientadas a las grandes empresas son: Módulo
Contabilidad Financiera, Módulo Controlling, Módulo Gestión de Materiales,
Módulo de Ventas y Distribución y Módulo Planificación de Producción.
(SAP Andina y del Caribe)
6.2.1. Gestión de materiales (MM)
18
El módulo MM está completamente integrado a otras áreas funcionales de
SAP y brinda soporte a todas las fases de gestión de materiales:
planificación de necesidades y control, compras, entrada de mercaderías,
gestión de stock y verificación de facturas.
Los componentes más importantes son:
Planificación de las necesidades sobre consumo (MM-CBP) — La
función principal es la de supervisar stocks y crear automáticamente
propuestas de pedidos para el departamento de compras y fabricación.
Compras (MM-PUR) — las tareas incluyen aprovisionamiento externo de
materiales y servicios, determinación de posibles fuentes para provisión,
supervisión de entregas y pago a proveedores
Gestión de Servicios (MM-SRV) — Ofrece el suporte necesario al ciclo
completo de licitación: la fase de concesión de pedidos y la aceptación de
servicios, así como el proceso de verificación de facturas. (SAP Andina y
del Caribe)
6.3. MRP APLICATIVO SAP
La Planificación de Necesidades de Material (en inglés Material Requirements
Planning, MRP) le permite planificar las necesidades de material para el
proceso de fabricación o aprovisionamiento.
MRP calcula la necesidad bruta para el nivel más elevado de la lista de
materiales basándose en los pedidos de ventas y demandas independientes.
Calcula la necesidad bruta de los niveles más bajos de la lista de materiales
bajando las demandas superiores de neto a través de la estructura de la lista de
materiales. Los niveles dependientes pueden tener sus propias demandas
independientes, como pedidos de ventas y pronósticos.
19
Los resultados de la ejecución MRP son recomendaciones que cumplen con la
necesidad bruta teniendo en cuenta los niveles de stock y los pedidos de
compras y producción existentes. La ejecución MRP también tiene en cuenta
las reglas de planificación definidas para el pedido múltiple, el pedido
intervalo y el pedido de cantidad mínima. (SAP Business One)
6.4. PROCESOS EN EL APROVISIONAMIENTO
6.4.1. Niveles de organización en el proceso de aprovisionamiento
En el sistema SAP los niveles de organización son estructuras que
reproducen la vista organizativa de la empresa. La especificación de estos
niveles es una actividad definitiva en un proyecto. La estructura es la
siguiente:
Mandante. Es una unidad comercial y organizativa con sus datos y
registros maestros. Banco de la Republica BR.
Sociedad. Es la unidad organizativa menor que puede tener un
departamento de finanzas independiente dentro de las finanzas
externas. Representa una entidad contable. Fábrica de Moneda FM
Centro. Es una unidad organizativa de Logística que coordina la
empresa desde el punto de vista de la producción, del
aprovisionamiento, del mantenimiento y de la planificación de
necesidades. FM00
Almacén. Es una unidad organizativa que permite diferenciar los
stocks de material dentro un centro. Almacén de insumos y
repuestos, sub almacenes (producción, mantenimiento, secciones
apoyos a producción).
20
Organización de compras/Grupo de compras. Es un nivel de
organización que negocia las condiciones de compra con los
proveedores de uno o varios centros. Es responsable jurídicamente
del cierre de los pedidos abiertos de compras. Es la encargada de las
necesidades de compra de la empresa.
6.4.2. Ciclo de aprovisionamiento
Determinación de necesidades. El área de especialización puede
transferir manualmente una necesidad de materiales al departamento de
compras mediante una solicitud de pedido (también se puede generar de
forma automática).
Determinación de la fuente de aprovisionamiento. El sistema SAP
ayuda al encargado de compras a determinar posibles fuentes de
aprovisionamiento. Puede utilizar la determinación de fuente de
aprovisionamiento para crear peticiones de oferta y después de registrar
las ofertas.
Selección del proveedor. El sistema simplifica la selección de
proveedores comparando los precios de las distintas ofertas.
Tratamiento del pedido: El sistema facilita la entrada de datos
proporcionando ayudas de entrada cuando se registran los pedidos.
Control de pedido. El encargado de compras puede controlar el status
de tratamiento del pedido en proceso interactivo en cualquier momento
y determinar si se han recibido las mercancías.
Entrada de mercancías. El sistema compara la cantidad de entrada de
mercancías con la cantidad de pedido.
Verificación de facturas. El sistema controla que las facturas del
proveedor sean exactas en los precios y el contenido.
Gestión de pagos. el pago de acreedor se produce normalmente en la
contabilidad financiera.
21
6.4.3. Métodos de planificación de necesidades
El procedimiento según el cual se planifican las necesidades de un material
se especifica mediante la característica de planificación de necesidades en
la vista de planificación de necesidades.
Los métodos principales son:
Planificación de necesidades por punto de pedido
Planificaciones de necesidades
Planificación estocástica
Plan maestro de producción
Planificación de necesidades periódica (SAP, 2000)
6.4.4. Listas de materiales
La función Definir lista de materiales se utiliza para especificar uno a uno
los niveles de una lista de materiales. Dicha estructura tiene una
disposición jerárquica de componentes. Se introducen todos los
subproductos y materias primas que se necesitan para ensamblar y producir
el producto terminado.
6.4.4.1. Tipos de lista de materiales
En el sistema SAP se pueden utilizar listas de materiales para
representar diferentes objetos (materiales, equipos, listas de materiales
de ubicaciones técnicas) así como para actualizar los datos específicos
de objetos. Antes de poder crear una lista de materiales para las partes
22
que componen un objeto, el objeto debe tener un registro maestro válido
en su sistema.
Lista de materiales para material: Lista de materiales con
referencia a un material.
Lista de materiales para documento: Lista de materiales con
referencia a un documento. Un documento complejo puede estar
formado por varios documentos, como programas, dibujos técnicos,
documentos y fotografías. Estos objetos de información y
documentación se agrupan en una unidad mediante una lista de
materiales para documento.
Lista de materiales para equipo: Lista de materiales con
referencia a un equipo. El sistema también le permite actualizar
listas de materiales para equipos. Las listas de materiales para
equipo se utilizan para describir la estructura de un equipo y asignar
piezas de recambio a un equipo para su mantenimiento.
Lista de materiales para ubicación técnica: Lista de materiales
con referencia a una ubicación técnica. Las listas de materiales
para ubicación técnica agrupan los elementos de una estructura
técnica, como las unidades funcionales de todo un centro. En el
sistema SAP, existe un registro maestro para cada ubicación técnica.
Las listas de materiales de esta categoría están enlazadas con esos
registros maestros.
Lista de materiales para pedido: Lista de materiales con
referencia a un pedido de cliente. Trabaja con listas de materiales
para pedido cuando lleva a cabo una fabricación sobre pedido de sus
productos ajustada a las necesidades de sus clientes. Para satisfacer
las necesidades de sus clientes, a menudo debe introducir
modificaciones en los pedidos de cliente correspondientes a varios
conjuntos.
23
Lista de materiales para proyecto: Lista de materiales con
referencia a un lote de producción. Los lotes de producción para
productos terminados y semi elaborados pueden planificarse y
fabricarse utilizando distintas listas de materiales. Por ejemplo, un
componente que ha sido sustituido puede desencadenar un cálculo
de costos y una evaluación por lote de producción durante la fase de
planificación (antes de ventas).
6.5. PLANIFICACIÓN DE NECESIDADES (MRP)
La función principal de la planificación de necesidades es garantizar la
disponibilidad de material (para adquirir o producir las cantidades en los
tiempos justos y necesarios). Este proceso implica el control de las existencias
y la creación automática de órdenes de compra para la adquisición de bienes y
servicios. El MRP trata de tener el mejor equilibrio posible entre optimizar el
nivel de servicio y minimizar los costos.
El componente de planificación de necesidades (MRP) es responsable de
todas las actividades relacionadas la cantidad y tiempo de los requisitos
(solicitudes de pedido), además de calcular cuándo y la cantidad por la que
debe crearse un pedido para cubrir estas necesidades.
Para comenzar a ejecutar el MRP, se debe crear o modificar los datos
maestros de cada material (insumo o repuesto) para poder trabajar con el
componente de planificación de necesidades. Para ello, se requieren los
siguientes componentes:
Maestro de materiales (LO-MD-MM)
Listas de materiales (LO-MD-BOM)
24
Uno de los métodos para calcular las necesidades de material es el basado en
el consumo (utilizando datos históricos de consumo) y así calcular las
necesidades de material.
6.5.1. Datos maestros para MRP
Los siguientes elementos son necesarios para ejecutar el MRP:
Maestro de materiales
Listas de materiales
Gestión de la demanda
6.5.2. Planificación de necesidades
El sistema calcula los requerimientos basados en el stock en almacén.
Conduce a la reducción del inventario, lo que conduce a la reducción de
costos.
6.5.3. Planificación basada en el consumo
Utiliza los datos de consumo históricos para calcular las necesidades
futuras. El pronóstico tiene tres tipos de procedimientos de planificación
de necesidades:
Planificación por punto de reorden
Planificación basada en el pronóstico
Planificación por fases de tiempo
6.5.4. Pronósticos
25
Los pronósticos se crean para planificar las compras y producción con
antelación, incluso antes de recibir los pedidos reales de ventas. Los
pronósticos pueden utilizarse como recurso de necesidad adicional para la
ejecución MRP. Puede recibir pedidos de ventas en un aviso a corto plazo,
pero en muchos casos el ciclo de fabricación del producto es más largo. Es
por ello que se puede planificar la fabricación del producto como
pronóstico. De este modo, cuando lleguen los pedidos reales podrá
suministrar, en corto plazo, el material del stock planificado de los pedidos
de entrada de producción o de los pedidos de entrada de compras.
6.5.5. Condiciones previas
Sistema de planificación
Método de aprovisionamiento
Establecer el intervalo de tiempo entre los pedidos.
Definir los artículos adecuados como listas de materiales distintas a las
de producción (si es necesario).
Definir almacenes por defecto.
Definir los diferentes centros de costo.
Después de finalizar el asistente de MRP, deberá crear las órdenes de
fabricación y los pedidos según las recomendaciones de MRP.
6.6. MRP
6.6.1. Concepto
Las siglas MRP corresponden, en principio, a las palabras inglesas material
requirements planning o planificación de necesidades de materiales. Suele
añadirse en uno, para distinguirlas de las siglas MRP II (manufacturing
resource planning) utilizadas para designar un procedimiento más general
26
que constituye, en cierta forma, su prolongación o perfeccionamiento. Los
primeros desarrollos del MRP podemos encontrarlos hacia 1950 cuando
Andrew Vaszonyi describió el problema y presentó un enfoque basado en
el álgebra matricial en el primer número de la acreditada revista
Management Science. A finales de los sesenta, Joseph Orlicky, desde IBM,
empezó a popularizar el procedimiento, al que dio el nombre de MRP,
constituyendo un momento culminante la publicación de su libro material
requirements planning en 1975.
Los métodos clásicos de gestión de stocks y de aprovisionamiento se
apoyan, en principio, en un tamaño de lote fijo, medido en unidades o en
tiempo (EOQ o EPQ), calculado individualmente para cada artículo por
separado en base a su historia pasada; en general presupone que la
demanda de cada artículo es independiente de las demás y que actúa en
forma homogénea a lo largo del tiempo.
El procedimiento del MRP está basado en dos ideas esenciales:
La demanda de la mayoría de los artículos no es independiente; únicamente
lo es la de los productos terminados, normalmente los que se venden en el
exterior; la demanda de los demás depende de la de éstos.
Las necesidades de cada artículo y el momento en que deben ser satisfechas
estas necesidades, se pueden calcular a partir de unos datos bastantes
sencillos: las demandas independientes y la estructura del producto
(enriquecido con los plazos de elaboración y de aprovisionamiento).
(Pascual, 1999)
27
6.7. SISTEMA DE GESTIÓN DE STOCKS
6.7.1. Concepto
Como se ha definido el stock es el conjunto de materiales necesarios para
el proceso productivo o comercial.
Una vez adquiridos, los materiales que componen el stock se utilizan en la
fabricación o se venden, de manera que se hace necesario reponerlos.
Existen diversos sistemas para optimizar estas entradas teniendo en cuenta
las salidas que se van produciendo, esto es, el reaprovisionamiento.
(McGraw - Hill Interamericana de España)
6.7.2. Modelo de Wilson y tamaño óptimo de pedido (Lote económico)
Determina un volumen óptimo de pedido que suponga unos costos
mínimos totales de gestión.
El lote de pedido (Q) es la cantidad de unidades que vamos a solicitar en
cada pedido.
A la hora de calcular esta cantidad, hay que tener en cuenta que cada
emisión de pedido lleva consigo un costo asociado (costo por pedido o CP)
y, posteriormente, un costo de almacenamiento (CA) al recibir la
mercancía.
Para calcular cuál es el tamaño óptimo de pedido (Q*), es decir, la cantidad
de artículos que conviene pedir encada pedido, se debe hacer de tal manera
que el costo total sea lo menor posible.
28
El modelo de Wilson utiliza supuestos básicos, como que las ventas son
constantes en el tiempo y el costo de almacenamiento y de emisión de
pedidos son constantes.
Según este modelo, el volumen óptimo de pedido se calcula partiendo de
los costos totales, que se reducen a:
Costos de adquisición (CAd): Es el monto que figura en la factura. Para
hacer este cálculo, se suele tener en cuenta el costo anual de adquisición de
mercancías, que se calcula multiplicando las ventas anuales por el precio
del producto:
Costos de emisión de pedidos (CP): Cada vez que se hace un pedido,
además de pagar la mercancía, se ha de hacer frente a una serie de gastos.
Éstos son los gastos de administración del departamento encargado de las
compras: por emitir la orden de compra y su expedición, gastos del
transporte del pedido y su recepción, los de seguros, impuestos... Para
calcularlo hay que multiplicar el costo de un pedido (Cp) por el número de
pedidos:
Costos de almacenamiento (CA): Gastos que genera el local, las
instalaciones y elementos de manipulación, mano de obra. Se suele medir
por unidades físicas de artículos, de forma que, para hallar el costo de
almacenaje total, multiplicamos el costo de mantener cada unidad (Ca) por
29
el stock medio (Q/2). Para simplificar, novamos a tener en cuenta el stock
de seguridad. (McGraw - Hill Interamericana de España)
6.8. MODELOS DE CONTROL DE INVENTARIOS Y SU COSTO
La existencia de bienes mantenidos para su futuro uso (o venta, si se habla de
producto terminado) se define como inventarios. Por lo tanto, se encontrarán
inventarios de materias primas, subproductos, productos terminados y hasta
inventarios de productos a medio procesar o partes dentro del proceso.
Para administrar estos inventarios, hay que valorar los costos en que se incurre
al hacerlos, como lo son el costo de pedir o adquisición (CA), el costo de
preparación (CP) para abastecerlos, el costo de mantener (CM) estos
inventarios en bodegas y otros, y el costo por faltantes (CF) por no pedir o
reabastecer el inventario a tiempo.
La filosofía del Justo a Tiempo (JAT) plantea la importancia de minimizar los
inventarios. La eliminación de éstos es muy difícil en muchos casos, pese a
los excelentes métodos de pronósticos con que se cuenta para poder estimar
demandas y otros. Acoplar las diferentes operaciones de un proceso
productivo, y que no se produzcan inventarios ya sea de materia prima,
subproductos o producto terminado, en muchas ocasiones se dificulta, es
necesario basarse en modelos de control de inventarios luego de pronosticar,
para lograr optimizar los tiempos de pedido y bajar los costos de mantener en
bodega, o en lugar de proceso algunos materiales o productos ya terminados,
actualmente, muchas organizaciones justifican el mantener inventarios, con la
urgente necesidad de producto en un momento dado, generándose un costo de
oportunidad perdido eventualmente (CF). Es posible comprobar que los costos
de mantener en bodega día con día crecen y pueden llegar a lastimar las
finanzas de la empresa. Las corrientes filosóficas y japonesas enseñan el
30
minimizar los inventarios y fabricar únicamente lo necesario. (Chaves Vega,
2005)
6.8.1. Costo de pedir o adquisición (CA)
La organización incurre en el costo de pedir o de adquisición (CA) como
consecuencia de las políticas de inventario e inventarios que la empresa
desee mantener en la planta. Es importante definir las cantidades a pedir y
los procedimientos a seguir para hacer este pedido. Se fundamentan estos
costos básicamente en las inversiones que tiene que hacer la empresa para
transportar o manejar los productos hasta su planta. Esto incluye la
solicitud de los materiales o la confección de una orden de compra, la
expedición de los materiales el fabricante, el seguimiento de las órdenes, su
colocación en el inventario y el pago a los vendedores (administración y
contabilidad de costos). (Chaves Vega, 2005)
6.8.2. Costo de mantener (CM)
El costo de mantener (CM) son los costos cargados al inventario por
mantener este en las bodegas o en los lugares de trabajo. Es un costo en que
incurre la empresa al tomar la decisión de mantener inventarios en la
organización al igual que los costos de pedir, estos son difíciles de
determinar, por la falta de registros en la mayoría de las empresas. Se
facilita una guía para poderlos determinar con mayor facilidad. (Chaves
Vega, 2005)
6.8.3. Costo por faltantes (CF)
En el costo por faltantes (CF) se incurre cuando hay que retirar unidades
del inventario y no se tiene existencia. El no poder satisfacer las órdenes de
31
los clientes inmediatamente puede hacer perder ventas e imagen
corporativa, de tal forma que los clientes satisfechos comprarán en otro
lugar o quizás no vuelvan a nuestra empresa (costo de oportunidad)
(Chaves Vega, 2005).
6.9. DISPONIBILIDAD DEL PRODUCTO
El principal objetivo del manejo de inventarios es asegurar que el producto
esté disponible en el momento y en las cantidades deseadas. Normalmente,
esto se basa en la probabilidad de la capacidad de cumplimiento a partir del
stock actual. A esta probabilidad, o tasa de surtimiento del artículo, nos
referimos como el nivel de servicio, y para un único artículo puede definirse
como:
El nivel de servicio se expresa como un valor entre 0 y 1. Dado que un nivel
de servicio objetivo esta típicamente especificado, nuestra tarea será controlar
el número esperado de unidades agotadas. (Ballou, 2004)
6.10. PUNTO DE REORDEN
Señala el momento en el que se debe colocar un nuevo pedido de materiales
para evitar rupturas de stocks. Para calcular el punto de reorden, se suman los
inventarios mínimos de seguridad mas el número de unidades de venta
previstas durante el periodo que tardan los proveedores en entregar los
materiales pedidos. (Soriano, 1995)
32
6.11. STOCK DE SEGURIDAD
El stock de seguridad es un inventario creado con el doble propósito de
satisfacer la demanda que excede de las previsiones para un determinado
periodo y de proteger el sistema de las irregularidades no previstas del
entorno. El hecho de que exista incertidumbre en las previsiones de la
demanda implica que la demanda real pueda ser mayor que la demanda
prevista. En estos casos el inventario de seguridad evita que se agote el
producto y por lo tanto que se pierdan ventas por falta de éste. Si se mantienen
elevados los inventarios de producto, muy por encima de las previsiones de
venta, nunca se perderá una venta por agotamiento de producto, sin embargo,
los costos de almacenamiento serán elevados. (Garcia, Manuel, José, & Julio,
2004)
7. METODOLOGÍA
¿Por qué MRP y no otro modelo? Por el esquema de contratación del Banco,
la variación de los programas de producción, la imagen del Banco es un tema
estratégico por lo que para algunos insumos se permite tener un stock adecuado que
garantice la disponibilidad de los materiales en el proceso productivo de moneda
metálica y se cumpla en todo momento con uno de sus objetivos misionales como lo
es la producción y distribución de efectivo.
El desarrollo del proyecto "Análisis, implementación y documentación de la
planificación de requerimientos de material MRP de los insumos asociados con el
proceso de fabricación de moneda del Banco de la República" en la Fábrica, está
conforme a la autorización dada por la Dirección de esa dependencia.
Dicha autorización tuvo en cuenta algunos criterios que garantizan el desarrollo
efectivo del mencionado proyecto, los cuales se describen a continuación:
33
Cantidad de materiales. De acuerdo al tiempo estimado para el análisis,
cálculo, y actualización de un material, se estimó que solo se podrán tratar
aproximadamente 150 materiales. Razón por la cual se dispuso que la Fábrica
con el apoyo de los responsables del proyecto, estableciera los materiales e
insumos más importantes y críticos para su proceso productivo.
Coordinación y apoyo logístico. Dado que el trabajo a realizar involucra
consultas, actualización de datos maestros, ajustes de configuración, entre
otras actividades, al Sistema de Información SAP2 y que este sistema se
encuentra soportado por el Grupo de Apoyo Informático de la Subgerencia
Industrial, se determinó que el citado grupo sea el que coordine y soporte el
proyecto.
Una establecidos estos criterios, se determino el plan de trabajo con el cual se
pretenden alcanzar los objetivos propuestos, este plan incluye entre otras actividades:
la validación de algunos datos importantes para la clasificación de los materiales, el
cálculos de los valores requeridos para la ejecución adecuada del MRP en el Sistema
de Información SAP, la actualización de estos valores en las respectivas vistas del
Maestro de Materiales, la configuración de un JOB3 automático para la ejecución
planificada del MRP y el análisis de los resultados. En los siguientes numerales se
explicará con más detalle de cada una de estas etapas del plan de trabajo.
2 El Sistema de Información SAP (Systems, Applications and Products) es la
herramienta con la cual las Plantas Industriales del Banco de la República, soportan
los procesos logísticos y financieros para la fabricación de billetes y monedas. 3 Un JOB consiste en la ejecución de forma automática y planificada de una cadena
de programas controlados por el sistema de acuerdo a un conjunto de parámetros
prestablecidos.
34
7.1. IDENTIFICACIÓN DE INSUMOS CRÍTICOS
De acuerdo a la cantidad de materiales que cubrirá el proyecto, para la
definición de los insumos denominados críticos en la Fábrica de Moneda, se
tomaron en cuenta los materiales que impactan sensiblemente el proceso
productivo, y en el caso que se llegara a presentar desabastecimiento de éstos
se tendrían paras importantes. Dado lo anterior se identificaron los ciento
cincuenta (150) insumos críticos los cuales se presentan en el Anexo D del
presente documento.
Figura 1. Cantidad de Insumos Críticos por Proceso Productivo.
7.2. VALIDACIÓN DE DATOS DE CLASIFICACIÓN
Cada material es controlado y debe ser planificado por cada uno de los
responsables en cada proceso, por tal razón se revisaron y validaron los
grupos de planificación4 configurados en el sistema SAP y asociados a cada
4 Un grupo de planificación agrupa materiales para asignarles parámetros de control
especiales para la planificación.
35
uno de los materiales, de igual forma se revisó el grupo de artículo5 en el cual
se agrupan todos los materiales que tienen propiedades similares como son los
eléctricos, combustibles, metales entre otros.
Estos campos son de vital importancia para el análisis de los resultados
arrojados por la ejecución del MRP. Para hacer un buen análisis y permitir
filtrar los materiales de responsabilidad de cada uno de los Jefes e Ingenieros
en cada uno de los procesos productivos.
7.2.1. Vista de clasificación
La vista de clasificación permite agrupar o clasificar los materiales con
valores o características puntuales o propias de la organización no definida en
los campos estándar de SAP y que pueden llegar a ser necesarias para facilitar
procesos de búsqueda y control de los materiales.
5 Un grupo de artículos permite que se pueden agrupar varios materiales con las
mismas propiedades.
36
Figura 3. Vista de Clasificación.
7.3. CÁLCULO DE VALORES NECESARIOS PARA EL MRP
El sistema de información provee la funcionalidad de planificar las compras
de los materiales con modelos que garantizan en buena medida la
disponibilidad de los mismos en los procesos productivos, como se explica al
inicio del numeral siete, se ha tomado como modelo para la Fábrica de
Moneda el MRP. Este modelo requiere para su ejecución la definición en los
datos maestros, de los parámetros necesarios. La correcta definición de estos
parámetros garantiza que el MRP sugiera las cantidades adecuadas en los
momentos adecuados para cada uno de los materiales.
37
De acuerdo a lo anterior el presente proyecto incluye el cálculo de los
parámetros citados, los cuales detallan a continuación el método de cálculo
utilizado. Estos campos son: Característica de planificación de necesidades,
vista de clasificación, nivel de servicio, Plazo de Entrega Previsto.
7.3.1. Característica de planificación de necesidades
Se determinó que, para este campo, se debe configurar en VM. Este parámetro
permite que el sistema calcule de forma automática el Punto de Pedido y
Stock de Seguridad, de acuerdo al comportamiento en los consumos históricos
de dicho material y garantiza que este valor estará conforme a las variaciones
en consumo que ha tenido dicho material.
38
Figura 2. Vista Planificación de Necesidades 1.
7.3.2. Nivel de Servicio
El nivel de servicio determina el porcentaje de satisfacción de la demanda que
deben cumplir los inventarios de almacenes, de acuerdo con la criticidad de
los materiales. Es decir, asegurar la disponibilidad de cada uno de los
materiales en el momento y las cantidades adecuadas.
Figura 4. Vista Planificación de Necesidades.
39
El nivel de servicio6 se calcula teniendo en cuenta la probabilidad de déficit,
la cual se calculó para la Fábrica de acuerdo a:
Nivel de Servicio = Costo de Mantenimiento / (Costo de Mantenimiento +
Costo de Déficit)
Costos de Mantenimiento (CM): para el cálculo de este rubro, se tuvo
en cuenta el Costo Almacenamiento (CA), el Costo Administrativo
(CAd), el Costo Energía (CE), el Costo de Pólizas y Seguros (PS), el
Costo de Compra (CC) y el Inventario promedio de un año (Inv); el
costo de obsolescencia no se tuvo en cuenta, dado que los materiales
del alcance no sufren de deterioro ni obsolescencia.
CM = CA + CAd + CE + PS) * CC * Inv
o Costo de Almacenamiento (CA): se tuvo en cuenta el valor de
la depreciación aplicada al espacio en metros cúbicos que
ocupa el almacén general de la Fábrica, y el espacio que ocupa
cada material en dicho almacén, dando un costo proporcional al
espacio utilizado por cada material.
o Costo Administrativo (CAd): Se tuvo en cuenta la nómina de
los empleados que se encargan de la gestión de los inventarios
y el almacenamiento de los materiales, el tiempo invertido en
estas actividades por estos funcionarios de la Fábrica para los
materiales de estudio. El costo asignado a cada material es
proporcional al tiempo invertido por los valores de la nómina
de los citados funcionarios.
o Costo de Energía (CE): se tuvo en cuenta el promedio del valor
cancelado por este concepto y la tasa de distribución que tiene
6 Nivel de Servicio: 1 – Probabilidad de Déficit (Pd)
40
en este momento la fábrica del consumo de energía. El costo
asignado a cada material fue proporcional al espacio utilizado
en el almacén.
o Costo de Pólizas y Seguros(PS): Se tuvo en cuenta el valor de
la Póliza Global Bancaria que tiene aplicada la fábrica, la cual
tiene un cubrimiento global, para este calculo se aplicó un
porcentaje para la distribución de acuerdo al espacio utilizado
por cada uno de los materiales del estudio.
o Costos de pedido (CC): Se tuvo en cuenta la nómina de los
empleados que gestionan los procesos negocios de compra, los
directivos que participan en los comités internos de compra y
el tiempo promedio aplicado a un negocio, el valor estimado se
calculo con la tarifa hora de los valores de nómina
(Profesionales de Compra y Directivos) * por el tiempo
promedio invertido en un negocio.
o Inventario promedio en un periodo (Inv): Se tuvo en cuenta el
promedio de los inventarios al final de cada periodo de cada
uno de los materiales.
Nota: Todos los costos son calculados para un periodo (mes).
PROCESO JORNADA
(Horas) TRIPULACIÓN
TARIFA (Pesos)
22111 FUNDICION 24,00 6 172.149,29
22112 LAMINACION 12,00 4 16.247,55
22113 RECOC. DE FLEJE 24,00 1 12.663,86
22121 TROQUELADO 24,00 2 25.731,25
22122 REBORDEO 12,00 1 25.606,38
22123 RECOCIDO DE COSPEL 24,00 1 25.778,60
22124 LAVADO DE COSPEL 24,00 1 57.745,86
22125 SELECCIÓN DE COSPEL 24,00 1 27.687,21
41
Tabla 1. Tarifas por Proceso.
7.3.3. Plazo de Entrega Previsto
Periodo de tiempo que existe entre la realización del pedido y la recepción
física del material. Este plazo de entrega depende si el material es nacional o
debe ser pedido al exterior. Se validaron los tiempos establecidos inicialmente
en la producción del sistema SAP teniendo en cuenta los tiempos históricos
del momento en que el usuario coloca la Solicitud de Pedido7 hasta cuando se
realiza la entrada de la mercancía, sin sumarle los tiempos de tratamiento de la
misma, ya que estos tiempos son estándares para la Fábrica y están definidos
en tres días hábiles.
Figura 5. Vista Planificación de Necesidades 2.
7 Solicitud de Pedido: Documento con el cual un usuario solicita el aprovisionamiento de un
bien o servicio.
42
7.3.4. Tamaño de Lote de Planificación de Necesidades
El tamaño de lote de planificación de necesidades determina el cálculo del
tamaño del lote en base al cual el sistema determina la cantidad de
aprovisionamiento o de producción en el marco de la planificación de
necesidades. El valor definido es FX.
Se determinó el valor ya que este tamaño de lote se adapta al Régimen de
Contratación del Banco de la República, y garantiza que no habrá
desabastecimiento de los materiales.
El método de calculo utilizado fue la utilización de un modelo de pronóstico
para determinar las necesidades futuras a un año, periodo presupuestario del
Banco de la Republica, y dividirlas por el numero de pedidos para un año de
acuerdo al tamaño de lote económico, EOQ.
Tamaño de Lote Fijo: Cálculo del pronóstico (Consumo estimado por
año) / Número de pedidos.
43
Figura 6. Vista Tamaño de Lote de Planificación de Necesidades.
7.3.5. Modelos Analizados
Para cada material se aplicaron los modelos descritos a continuación para
determinar el que mejor se aplique a cada uno de ellos.
Promedio Simple
Promedio Condicional
Promedio Móvil
Promedio Móvil Ponderado
Suavización Exponencial
44
Se realizaron los cálculos correspondientes para la selección del modelo
para cada material. De acuerdo al cálculo del error para cada modelo, se
toma el más bajo y se trabaja con este pronóstico. Con la selección de éstos
modelos para cada material se tienen unos requerimientos de materiales
mas adecuados a las necesidades de la Fábrica.
7.3.6. Definición de la cantidad de redondeo dependiendo de las cantidades
mínimas de venta de los proveedores
Los cálculos del MRP se dan en la unidad de consumo, por lo que se requiere
que cuando el sistema genere las solicitudes previsionales8, este las redondea a
la cantidad de compra en el mercado equivalente, definida en el maestro de
materiales.
8. PRONÓSTICOS
Una vez determinado el modelo más apropiado se configuró para el material el
mismo, de acuerdo a los parámetros seleccionados en la hoja de cálculo utilizada para
los efectos.
Se creó para cada material la vista de pronóstico, con los siguientes parámetros:
Modelo de Pronóstico. Se fijo este parámetro con base en los resultados
obtenidos en la hoja de cálculo y al error dado para cada material, con este
parámetro el sistema determinará el valor de las necesidades futuras del
material.
Grado de Optimización (F). Señala el incremento con el cual el sistema ha de
operar en la optimización de parámetros. Cuanto más fino sea el grado de
8 Solicitud Previsional: Documento que contiene la cantidad sugerida para la compra de un
material de inventario.
45
optimización, tanto más exacta pero compleja (en lo que se refiere al tiempo)
será la optimización de parámetros.
Periodos para el cálculo del pronóstico. Los últimos cinco (5) años.
Figura 7. Pronósticos.
46
Figura 8. Grado de Optimización.
9. PROGRAMACIÓN AUTOMÁTICA DEL MRP
Configuración de un JOB (Trabajo automático en SAP) para la ejecución del
MRP. Un JOB consiste en la ejecución de forma automática y planificada de una
cadena de programas controlados por el sistema de acuerdo a un conjunto de
parámetros prestablecidos. Se programó para que el MRP se ejecute todos los viernes
a las 7:30 PM, ya que el sistema esta en uso normal por los usuarios entre las 6:30
AM a las 6:00 PM de lunes a sábado, y los domingos está fuera de servicio por
actividades de mantenimiento.
10. ANÁLISIS DE RESULTADOS DEL MRP
Una vez el MRP es ejecutado, el responsable de cada material debe ingresar al
Sistema de Información y mediante las transacciones MD04 y MD16, realizar el
análisis de las cantidades sugeridas por el Sistema de Información, teniendo en cuenta
47
la tendencia del consumo de cada material por cada periodo, el estimado o proyección
que realiza el sistema y compararlo con las cantidades sugeridas.
Aunque el sistema sugiere las cantidades de compra de los materiales en donde el
stock ha llegado al punto de pedido, el responsable del material decide si convierte la
solicitud previsional en una solicitud de pedido con las cantidades sugeridas o puede
ajustar estas cantidades de acuerdo a su experiencia o a condiciones especiales que
están fuera del control del MRP, verbo y gracia: un cambio en el programa de
producción repentino.
Para facilitar esta actividad, se cuenta con los documentos de soporte en la ejecución
de las transacciones citadas anteriormente, así como de un instructivo para ayudar a
realizar el análisis del resultado del MRP.
11. RECURSOS
Los ajustes a los datos maestros los realizará el grupo de proyecto de grado, para
ello se definirá un perfil con los permisos correspondientes en SAP cuya vigencia
termina el 18 de mayo de 2012 fecha en la cual se realizará la última entrega.
La Fábrica se compromete a suministrar oportunamente la información que se le
solicite y a realizar algunas actividades de campo, ejemplo: cálculo del espacio
utilizado de cada material en el almacén, espacio del almacén general, costos de
depreciación, verificación de la utilización de cada material, etc.
48
12. CRONOGRAMA
49
OBSERVACIONES:
1. Se ejecuta la parte del taller de grado II desde el mes de octubre por las actividades planteadas a la dirección de la Fábrica de
Moneda y aprobadas por ésta.
2. Se dedicará una intensidad de ocho (8) horas semanales del 3 de octubre de 2011 al 18 de mayo de 2012.
3. Se realizaran revisiones mediante videoconferencia o teleconferencia los primeros cinco días hábiles de cada mes.
4. Se realizaran visitas a la Fábrica de Moneda cada dos meses para exponer los resultados obtenidos a las directivas.
50
13. CONCLUSIONES
1. Se crearon las vistas de pronóstico y planificación de necesidades para los
ciento cincuenta (150) materiales dados por la Fábrica.
2. Se calcularon y ajustaron los valores para los datos maestros de tal modo
que los cálculos se realizaran de forma automática en el aplicativo SAP.
3. Se determinaron los diferentes costos asociados a cada material y se
ajustaron los datos maestros en relación al método de planificación, nivel
de servicio, plazo de entrega, tiempo de tratamiento en entrada de
mercancías, tamaño lote de planificación de necesidades y grupo de
planificación de necesidades.
4. Se ejecuto el MRP en SAP, modo de pruebas, con el fin de optimizar el
plan de requerimientos de material. Luego se realizar el análisis de los
resultados en cada uno de los materiales con intervención de los jefes de
sección y el grupo SAP, se implementará en el modo productivo.
5. Se realizó el instructivo “Análisis de Resultados MRP” el cual documenta
el procedimiento para la ejecución del MRP, el análisis de ordenes
previsionales de materiales (cantidades a pedir) por parte de los jefes de
sección y la creación de las solicitudes de pedido requeridas. Este
instructivo se incluirá en el sistema de gestión de calidad de la Fábrica de
Moneda.
6. Dentro del alcance se incluyeron materiales clasificados como repuestos,
dada la importancia de estos en los mantenimientos de equipos críticos,
verbo y gracia: Equipo de Laminado, solo se cuenta con uno solo de estos
equipos y es el cuello de botella de los procesos de la Fábrica.
7. Aunque los procesos de compra son dinámicos, se logró establecer un
modelo de pronóstico para un año con el fin de cubrir las necesidades de
material.
51
8. En ciertos materiales no se evidenciaron datos de consumo de años
posteriores lo cual generó que la confiabilidad de los pronósticos fuera
baja en el momento de ejecutar el MRP.
52
14. BIBLIOGRAFÍA
Ballou, R. H. (2004). Logística Administración de la Cadena de Suministro. México: Pearson
Educación.
Banco de la República. (1 de 12 de 2007). Recuperado el 14 de 04 de 2011, de
www.banrep.gov.co
Banco de la República de Colombia. (s.f.). Recuperado el 21 de Agosto de 2011, de
http://www.banrep.gov.co/billetes_monedas/bm_fab_proceso.html
Banco de la República de Colombia. (s.f.). Recuperado el 5 de Septiembre de 2011, de
http://www.banrep.gov.co/billetes_monedas/bm_fab_hist.html
Banco de la República de Colombia. (s.f.). Recuperado el 10 de 10 de 2011, de
http://www.banrepcultural.org/blaavirtual/ayudadetareas/economia/econo83.htm
Chaves Vega, E. (2005). Administración de Materiales. Costa Rica: EUNED.
Garcia, J., Manuel, C., José, A., & Julio, G. (2004). Gestión de stocks de demanda
independiente. Valencia: Universidad Politécnica de Valencia.
Gitman, L. J. (2003). Principios de Administración Financiera. México: Pearson.
McGraw - Hill Interamericana de España. (s.f.). Recuperado el 5 de Septiembre de 2011, de
http://www.mcgraw-hill.es/bcv/guide/capitulo/8448199316.pdf
Pascual, R. C. (1999). Nuevas técnicas de gestión de stocks: MRP y JIT. México: Alfaomega
Grupo Editor, S.A. de C.V.
SAP Andina y del Caribe. (s.f.). Recuperado el 20 de Agosto de 2011, de
http://www.sap.com/andeancarib/ecosystem/sap_professionals/modules/index.epx#PN
SAP Business One. (s.f.). Recuperado el 2 de Septiembre de 2011, de Help SAP:
http://help.sap.com/saphelp_sbo2005asp1/helpdata/es/07/c51ac8c6724eb8adf1b342fcc44
97d/frameset.htm
SAP. (2000). Procesos en el aprovisionamiento.
Soriano, C. (1995). Compras e inventarios. Madrid: Ediciones Díaz de Santos S.A.
Zuluaga Escobar, O. (6 de Agosto de 2010). Régimen General de Contratación del Banco de
la República. Bogotá, Colombia.
53
ANEXO A
Organigrama de la Subgerencia Industrial y de Tesorería
54
ANEXO B
Máquinas proceso de fabricación de moneda
Fundición
Horno de fusión 2
Horno de
sostenimiento
2
Fresadora 2
Enrolladora 4
Laminación Laminador 1
Recocido Fleje Sistema recocido 1
Troquelado Troqueladora 3
Rebordeo Rebordeadoras 4
55
Recocido Cospel Sistema de recocido 1
Lavado Lavadora 1
Selección Seleccionadoras 2
Acuñación Acuñadoras 6
Empaque
Cosedoras 2
Zunchadoras 2
56
ANEXO D
Lista de Materiales Críticos Definidos para la Fábrica de Moneda
MATERIAL DESCRIPCIÓN
1 4001905 ACEITE TELLUS 46
2 4002000 ALCOHOL EXTRAFINO
3 4002111 ACIDO SULFURICO INDUSTRIAL
4 4002900 LIMPIADOR DE CONTACTOS ELECTRICOS CRC
5 4002905 LUBRICANTE MULTIPROPOSITO CRC 3-36
6 4002906 PAPEL LIJA DE AGUA No. 100 299X275mm
7 4002907 PAPEL LIJA DE AGUA 180 299X275mm
8 4002908 PAPEL LIJA DE AGUA No.280
9 4002909 PAPEL LIJA DE AGUA No.400
10 4002910 PAPEL LIJA DE AGUA GRANO No.80
11 4002930 LOCTITE 242 FRASCO. X 50 ml BANDA AZUL
12 4002935 SILICONA LOCTITE REF 5699 GREY 70 ML
13 4002949 ACEITE 3 EN 1 (TAR./90 ml.)
14 4002956 SILICONA PARA VIDRIOS USO GENERAL 300ml
15 4002959 LOCTITE 277 FRASCO. X 50 ml BANDA ROJA
16 4002980 MARCADOR INDUSTRIAL BLANCO P/METAL
17 4003013 LIJA CIRCULAR. 200mm DIAM. GRANO 400
18 4003014 LIJA CIRCULAR. 200mm DIAM. GRANO 600
19 4003015 LIJA CIRCULAR 200mm DIAM GRANO 1000
20 4003017 LIQUIDO PARA FRENOS X 900 CC
21 4003018 GAS FREON 22 CIL. X 30 LIBRAS
22 4003026 BANDA EN TELA ESMERIL 4"X36" GRANO 80
23 4003030 OXIGENO GRADO 2.8
24 4003031 ACETILENO GRADO 2.6, CIL. X 7 KGS
25 4003033 NITROGENO CIL X 6.5 MT
26 4003035 ARGON METANO MEZCLA P-10
27 4003038 OXIGENO INDUSTRIAL CIL.X6.5 MT
28 4003039 ACETILENO INDUSTRIAL CIL.X7 KG
29 4003041 OXIDO NITROSO CIL.X30 KG
30 4003099 ABRAZADERA MET. DE CREMALLERA DE 3/4"
31 4003125 CINTA AISLANTE NEGRA SCOTCH 33
32 4003169 CINTA PROTECCION CHISPA SCOTH 27 19 mm
33 4003170 EMPAQUETADURA DE ASBESTO MM3010 HN-
34 4003211 TUBO FIBRA DE VIDRIO DIELEC. 3/4" X5/8
35 4003212 TUBO FIBRA DE VIDRIO DIELEC. 7/8"X5/8"
36 4003213 TUBO FIBRA DE VIDRIO DIELEC.11/16"X9/16"
57
MATERIAL DESCRIPCIÓN
37 4003348 FIBRA TRIPLEX CALIBRE-30 (PLI. 1X1mt)
38 4003558 ABRAZADERA MET. DE CREMALLERA DE 1/2"
39 4003560 ABRAZADERA MET. DE CREMALLERA DE 1 1/2"
40 4003564 ABRAZADERA TITAN T-04
41 4003572 GRATA DE ACERO CON CABO CEPILLO RF:4764
42 4003579 ABRAZADERA MET. CREMALLERA DE 1 1/2"
43 4003586 SIERRA SIN FIN 5/8" 14 DIENTES X PULGADA
44 4003587 SIERRA SIN FIN 1/2" 14 DIENTES X PULGADA
45 4003594 PUNTA DIAMANTE 1 KILATE CON VASTAGO 1/2"
46 4003597 HOJA DE SEGUETA MANUAL 24 DIENTES X PULG
47 4003612 CAMISA PROTECTORA DE ENFRIAMIENTO REPARADA
48 4003635 PASTILLA TUGSTENO FRESAR FLEJE
49 4003657 SIERRA SIN FIN 3/4"X14 DIENTES X PULGADA
50 4003681 DISCO PARA PULIR 7" 1/4" X 7/8"
51 4003688 DISCO CORTE METAL 7X1/8"X7/8"
52 4003691 DISCO DE CORTE 254X1.6X31.75mm Laborator
53 4003697 PIEDRA ESMERIL 6X3/4"X1 1/4" GRANO A-36
54 4003699 PIEDRA 80X13X6mm. REF:CV100 J6 V3
55 4003701 PIEDRA ABRASIVA 80X6X20mm AA100 K6 V10W
56 4003702 PIEDRA ESMERIL 180X32X50.8mm
57 4003712 PUNTAS MONTADAS DIAMANTE S 1A1 W-1010
58 4003726 PIEDRAS DE VASTAGO MOTOR TULL RF: A-36
59 4003780 PUNTA MONTADA W226 31,7X9,5 VASTAG. 1/4"
60 4003787 PIEDRA ESMERIL DIAM.EXT.6" ESP.1"-5/8 A
61 4004557 TUBO 3/8"X6 MTS ACERO AL CARBONO
62 4004560 ACERO REDONDO 4140 DIAMETRO DE 3/4"
63 4004561 ACERO INOXIDABLE AISI 304 DE 3/4"
64 4004564 ACERO AISI D6 DE 1"
65 4004565 ACERO REDONDO 2436 DE 7/8"
66 4004567 ACERO REDONDO AISI 4140 63.5mm
67 4004572 ACERO REDONDO BOHELER K460 1 1/2" 38mm
68 4004573 ACERO REDONDO BOHLER K 455 1 1/2"
69 4004576 ACERO SVERKER 3 DE 2" Ó T 2436
70 4004577 ACERO REDONDO SAE 4140 DE 1 1/4"
71 4004579 ACERO AISI D6 DE 1 1/2"
72 4004581 ACERO SVERKER 3 DE 1 3/8"
73 4004582 ACERO SAE 4340 DE 2 1/2"
74 4004589 ACERO BOHELER VCN 155 DE 4"
75 4004595 ACERO SAE 1045 DE 4"
58
MATERIAL DESCRIPCIÓN
76 4004597 ACERO REDONDO 2436, D6 Ó K107 DE 1.3/4"
77 4004598 ACERO INOX. NORMA DIN 1.2510 DE 1X4X11"
78 4004599 PLATINA ACERO ARNE 12X57X1000mm
79 4004604 ACERO REDONDO SAE 4140 DE 1 1/2"
80 4004696 PLATINA ACERO K460 2 1/2"X1/2"
81 4004697 PLATINA ACERO BOHELER K460 3"X1 1/2"X1"
82 4004700 PLATINA ACERO K460 DE 1"XC1/4"X2MTS
83 4004734 TUBO GALVANIZADO DE 1 1/2"X6 METROS
84 4004782 LAMINA DE HIERRO DE 1/4"X1.22X2.44 MT
85 4004795 LAMINA DE HIERRO DE 3/8"X1.22X2.44 MT
86 4004815 MEDIO CERCO MADERA SAJO
87 4004858 INSERTOS TUSTENO FRESADO P-SPKN 1203
88 4005180 CUAGULANTE CLARIFICADOR EMULSION
89 4005186 SODA CAUSTICA BULTO X 25 KG
90 4005190 SAL TECFAR TEC 540 ( GS-540)
91 4005192 SAL TECFAR TEC 80 ( SAL CONSTANT - 80)
92 4005194 CAL EXTRAFINA
93 4005204 GRASA AEROSHELL N°5
94 4005219 ACEITE TELLUS 68
95 4005223 ACEITE DROMUS BL (FUNDICIÓN + LAMINA)
96 4005227 ACEITE OMALA 150
97 4005232 GRASA ALVANIA EP - 2
98 4005242 ACEITE RIMULA D-30
99 4005513 AMONIACO ANHIDRO REFRIGERANTE
100 4005514 GAS PROPANO
101 4005515 NITROGENO LIQUIDO LIN
102 4005524 ZUNCHO METALICO DE 3/4"" ANCHO CAL 0.80
103 4005525 GRAPA PARA ZUNCHO EN LAMINA DE 3/4"
104 4005526 ZUNCHO MET.1/2 CAL.0.020 DUREZA 97 RB
105 4005549 FORMALETA PARA HORNO DE FUSION
106 4005550 FORMAS DE CANAL EN COBRE ELECTROL 120KW
107 4005551 CAMISA PROTECTORA EMBOBINADO INDUCTORA
108 4005554 TUBO CARTON 0 INT.18.5MM ESPESOR 5.5MM
109 4005570 CONCRETO AISLANTE CORAL 50
110 4005571 FUNDENTE BRALUMFLUX FUND
111 4005572 CEMENTO REFRACTARIO CONCRAX 1700 BULTO X 25 KG
112 4005573 CEMENTO REFRACTARIO SILICA MIX.CU
113 4005574 REFRACTARIO REF: PHLOCAST L 32
114 4005575 FUNDEX B (FUNDENTE) FUNDICIÓN
59
MATERIAL DESCRIPCIÓN
115 4005578 CARBON BITUMINOSO 15-20 MALLAS (*)
116 4005579 SILICATO DE SODIO CANECA DE 80 KG
117 4005582 PAPEL PYROSTOP-FIBERFRAC 1260/270 35X500
118 4005585 CUCHARA P/MUESTRAS DE 11 CMS
119 4005592 TAMO DE TUSA
120 4005610 CILINDRO DE SOSTENIMIENTO (RESPALDO)
121 4005612 TERMOCUPLA CAPUCHON COBRE 3/8 DESECHA
122 4005619 MORTERO REFRACTARIO BAUFRAX BULTO X 35 KG
123 4005621 BLOQUE GRAFITO V 1545 - 1230X510X330MM
124 4005660 ROSLER FC 122A
125 4005661 ROSLER COMPOUND R 4150
126 4005855 CEMENTO REFRACTARIO NARCOCAST LM 956
127 4006015 CILINDRO DE TRABAJO 250X400X1434 mm
128 4006055 GRASA DARINA R2 X 16 KG
129 4006152 INSERTOS PARA FRESAR REF. TPKN1603PPR
130 4006266 MANGANESO EN ESCAMAS
131 4006268 SILICIO METALICO
132 4006269 MAGNESIO METALICO
133 4006336 INHIBIDOR DE INCRUSTACION CANECA X 64 KG
134 4006337 BACTERICIDA CANECA X 23 KG
135 4006367 ANTIESPUMANTE CANECA X 60KG
136 4006368 FLOCULANTE BULTO X 25 KG
137 4006385 ACERO REDONDO SAE 1045 DE 2"
138 4006486 ACIDO CITRICO INDUSTRIAL (BTO X 25KG)
139 4006656 ACERO K455 DE 1 3/8" TROZOS DE 46 mm
140 4006955 CINTA TEFLON 3/4"x20 MTS. INDUSTRIAL
141 4006995 ARGON INDUSTRIAL
142 4007035 CEMENTO REFRACTARIO DRI-VIBE 390 A
143 4007075 LAMINA EN CERAMICA 5mm ESPESOR
144 4007096 CINTA FIBRA DE VIDRIO 1/8"X2" 500-600ºC
145 4007097 CINTA FIBRA DE VIDRIO 1/8"X4" 500-600ºC
146 4050306 TELA FIBRA DE VIDRIO DE 1/16"X1MX3M
147 1011922 PLACA EN POLICARBONATO $50 SCHULLER
148 1011926 PLACA EN POLICARBONATO $100 SCHULLER
149 1011924 PLACA EN POLICARBONATO $200 SCHULLER
150 1011793 PLACA EN POLICARBONATO $500 SCHULLER
60
ANEXO E
Información Aclaratoria Grupo SAP Banco de la República
