“Diagnóstico de los Sistemas de Información Logísticos en las PyMES de la Delegación Política de Iztacalco en el D.F.”

(Proyecto: 20071172)

1. RESUMEN El objetivo de este proyecto de investigación fue el de diagnosticar el interés, el grado de utilización, y las propuestas de implantación de editores e integradores, de los sistemas de información logísticos en las PyMEs del D.F., con el fin de conocer los proyectos empresariales relacionados con estos sistemas, para formular a mediano plazo estrategias de mejora.

Con este proyecto se trata, en primer lugar, de conocer los sistemas de Información Logísticos, y en segundo lugar,· de diagnosticar el interés y la utilización de este tipo de sistemas logísticos en las PyMEs del D.F. Los temas que se tratan en este proyecto son los siguientes: Transmisión de la información entre los departamentos de la empresa, Utilidad de las herramientas o sistemas de información en las organizaciones, Evolución informática de los sistemas de información en la empresa, Departamentos que utilizan los sistemas de información en la empresa, Transmisión de los sistemas de información de la empresa con otras organizaciones, Factores que intervienen en la elección de un sistema de información, Capacitación para el manejo de los sistemas de información, Percepción de la mejora de las actividades y los procesos dentro de la empresa, Los sistemas de información en la toma de decisiones de la empresa y los Obstáculos en la implantación de sistemas de información en las organizaciones.

2. INTRODUCCIÓN El uso adecuado de los Sistemas de Información en las empresas, puede ser el factor preponderante para el éxito o fracaso de la empresa, ante los cambios del mercado. Toda organización tiene un Sistema de Información, independientemente de que sea automatizado o no. En cierto modo, se trata de una entidad abstracta, un medio por el cual los datos y la información fluyen de una persona o departamento a otros, y que puede ser cualquier cosa, desde una comunicación verbal a complejos sistemas de cómputo. La información puede comprenderse como un conjunto de conocimientos o hechos derivados de datos, que son por naturaleza repetitivos y redundantes, que describen un mundo que consiste en procesos y eventos que ocurren una y otra vez con pequeños cambios. La globalización de la economía amplía el valor de la información para la organización y pone a su alcance nuevas oportunidades de negocios. Hoy en día los sistemas de información dotan a la organización de la capacidad de comunicación y de la fuerza analítica necesaria para llevar el negocio a prosperar. Los Sistemas de Información no solo sirven para las grandes empresas, las PyMES también se ven beneficiadas con el uso adecuado de los Sistemas de Información. Los Sistemas de Información a los que queremos hacer referencia en este estudio, son los Logísticos. Los cuales nos permitirán conocer la forma en que las PyMES de la Delegación Politica de Iztacalco y del D.F. administran y controlan sus flujos de Información; de esta manera, llegar a un diagnostico sobre comportamiento de estas. Cabe mencionar que en un principio nuestro objeto de estudio eran las empresas de Iztacalco, sin embargo, debido a que nunca se pudo establecer el contacto adecuado con la Asociación de Industriales de Iztacalco decidimos hacer el diagnóstico en las empresas del DF, ya que así teníamos una gama mayor de posibilidades de encontrar empresas que contestaran nuestros cuestionarios. Para llevar a cabo dicho diagnostico, se hizo en primera instancia un estudio teórico referente al tema. En seguida se analizaron artículos científicos y se investigó en organizaciones como la Secretaria de Economía, CANACINTRA, INEGI, SIEM y SIMBAD, acerca de estudios que se hayan realizado con anterioridad sobre la utilización de los sistemas de información en las empresas mexicanas. Desgraciadamente nuestras investigaciones en este último rubro no han sido del todo positivas, ya que estas instancias no cuentan con estudios anteriores relacionados a los sistemas de información, con en el enfoque que la investigación pretende dar. El proyecto de investigación continúa con la

aplicación de un cuestionario a las empresas de la Delegación Iztacalco y del D.F, en general, el cual, está diseñado para recopilar información de dichas empresas en sus diferentes áreas, para conocer el uso actual de los Sistemas de Información en sus organizaciones. El presente trabajo, consta de 4 puntos: 3) Métodos Experimentales, se analiza la metodología llevada a cabo; 4) Resultados, en donde se expone el contenido teórico de la investigación de los Sistemas Información, su importancia dentro de las organizaciones y delimitaremos hasta el uso de Sistemas de Información Logísticos, incluyendo las principales aportaciones de dicha investigación; 5) Conclusiones, donde realizamos un análisis final sobre nuestro resultados y están establecidas nuestras perspectivas de estudio, 6) impacto y finalmente 7) la Bibliografía y fuentes de información electronica.

3. METODOS EXPERIMENTALES Como en la mayoría de los proyectos de investigación, en donde los laboratorios son organizaciones de la sociedad, nuestra metodología fue cambiando, evolucionando a nuevas maneras de investigar.

Nuestra Investigación comenzó con un análisis teórico sobre los Sistemas de Información y sobre la utilización de los mismos en el país. Sobre este último punto se tuvieron muchos problemas para encontrar información, concluyendo que no existen estudios profundos sobre la utilización de Sistemas de Información en las empresas de nuestro país.

En seguida se elaboró el instrumento de la Investigación de campo que se basaba principalmente en un cuestionario con preguntas, entre las cuales se tocaban los tópicos de:

• Transmisión de la información entre los departamentos de la empresa. • Utilidad de las herramientas o sistemas de información en las

organizaciones. • Evolución informática de los sistemas de información en la empresa. • Departamentos que utilizan los sistemas de información en la empresa. • Transmisión de los sistemas de información de la empresa con otras

organizaciones. • Factores que intervienen en la elección de un sistema de información. • Capacitación para el manejo de los sistemas de información. • Percepción de la mejora de las actividades y los procesos dentro de la

empresa. • Los sistemas de información en la toma de decisiones de la empresa. • Obstáculos en la implantación de sistemas de información en las

organizaciones. Uno de los aspectos que cambio más el rumbo de nuestra investigación fue la relación que tuvimos con la representante de la Asociación de Industriales de Iztacalco. En un principio de la investigación, esta Asociación nos abrió las puertas para llevar a cabo nuestros trabajos de investigación, pero poco a poco, conforme avanzaban los meses, el responsable de esta nos fue cerrando las puertas. Es así que esa parte de la investigación fue cambiada y después de creer tener una muestra de las empresas de la Delegación Política de Iztacalco, tuvimos que abarcar una muestra de empresas más grande, abarcando todo el Distrito Federal, para poder contar con una muestra considerable. A través del apoyo de los alumnos PIFI y otros alumnos de la Maestría en Ingeniería Industrial de la UPIICSA se pudo tener una muestra de empresas, contando con el mismo número de cuestionarios contestados.

Después de haber realizado los cuestionarios, se llevó a cabo el análisis de los mismos.

Finalmente se trabajó el reporte final, describiendo la investigación y redactando la introducción y las conclusiones.

4. RESULTADOS En esta sección se presentan los resultados del proyecto, el cual está conformado en dos partes. Una dedicada al sustento y resultados teóricos de nuestra investigación, y otra más dedicada a los resultados obtenidos de la recopilación y análisis de los datos obtenidos en la investigación de campo. 4.1 LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN Y LAS PyMEs DEL D.F.

Dado que se pretende conocer y comprender cuál es la situación actual que guarda el uso, aprovechamiento y manejo de los sistemas de información en la pequeña y mediana empresa en México, es necesario definir primero, qué son y cómo se clasifican los SI.

Según Cohen Daniel y Enrique Asín (2000), un sistema de Información es un conjunto de elementos que interactúan entre sí con el fin de apoyar las actividades de una empresa o negocio.

De acuerdo con James Senn (1992), un sistema de información es el medio por el cual los datos fluyen de persona o departamento hacia otros, y puede ser cualquier cosa, desde la comunicación interna y líneas telefónicas, hasta sistemas de cómputo que generan reportes para varios usuarios.

Finalmente, Kenneth C. Laudon y Jane P. London (1996), definen a un sistema de información como aquellos componentes interrelacionados que capturan, almacenan, procesan y distribuyen la información para apoyar la toma de decisiones, el control, análisis y visión en una institución.

Los sistemas de información cumplen tres objetivos básicos dentro de las organizaciones:

1. Automatizar procesos. 2. Proporcionar información que sirva de apoyo para la toma de

decisiones. 3. Lograr ventajas competitivas a través de su implantación y uso. Además, un sistema de información permite tener un control sobre todos

los elementos de la empresa y todos los recursos con los que cuenta, así se evitarían desperdicios o pérdidas de recursos materiales y demás. Si se tienen menos desperdicios y pérdidas se verán reflejadas en los estados financieros de forma positiva para toda la organización.

Con un sistema de información se puede tener el control sobre el

inventario con el que se cuenta y así saber a todo momento que es lo que se tiene y que es lo que se necesita. Con esto se obtendrá una mejora en el servicio a los clientes, un incremento en las ventas y mejor manejo y administración de los recursos económicos de la empresa.

Para otros autores, como Fawcett y Clinton (1997), “los sistemas de información logísticos juegan un importante papel de facilitadotes, ya que ellos ligan la diversidad de datos y la dispersión geográfica de actividades”.

Los trabajadores de las empresas, dedicados a las actividades logísticas, se han valido de las nuevas herramientas de información para realizar pronósticos más precisos en cuanto a la administración del inventario, optimizar redes y rutas de transporte y la distribución en almacenes para mantener bajos niveles de inventarios y reducir el manejo de material a través de la cadena de suministro. Los logísticos, al utilizar estas nuevas herramientas, han podido suministrar la información a tiempo y de manera oportuna.

Cohen y Asín (2000) mencionaron que los SI se pueden clasificar en tres diferentes categorías:

Sistemas Transaccionales.- Son aquellos que logran la automatización de procesos operativos dentro de una organización o negocio. Sistemas de apoyo para la toma de decisiones.- Ayudan a la empresa en el proceso de toma de decisiones, entre ellos se encuentran los sistemas para la toma de decisiones en grupo y sistemas de información para ejecutivos. Sistemas Estratégicos.- Se desarrollan en las organizaciones con el fin de lograr ventajas competitivas.

Los Sistemas de Información son una herramienta necesaria para el flujo

de la información en una empresa, son una fuente de información para tomarse como apoyo para la llevar a cabo la dirección de la misma y proporcionan los conocimientos básicos para la realización de las actividades de cualquier departamento.

Regularmente, la manera ideal en que se debería de llevar a cabo el

proceso de toma de decisiones en las Pymes sería de la siguiente manera (Emily, 2002):

1. Determinar la necesidad de la decisión, definir los motivos que nos llevaron a la situación actual y porque es necesario tomar una decisión para arreglarla. 2. Identificar los criterios de decisión, es decir tener un conocimiento de que variables entrarán en juego al momento de tomar nuestra decisión. 3. Asignar peso a los criterios, una vez definidas las variables pasamos a determinar cuál es de ellas son más importantes para nosotros y nos cuestionamos porqué. 4. Desarrollar todas las alternativas, se deben de generar escenarios todos los escenarios posibles que presenten una posible solución al problema que se nos presenta.

5. Evaluar las alternativas, se debe de evaluar de manera crítica cada una de las alternativas o escenarios que se desarrollaron en el paso anterior. 6. Seleccionar la mejor alternativa (tomar la decisión), siendo totalmente objetivo y lógico se selecciona la mejor alternativa para la situación específica que se nos presenta.

Para Cohen Daniel y Enrique Asín (2000), un sistema de información

como soporte a la toma de decisiones tiene como objetivo primordial apoyar este proceso en al menos los últimos 5 pasos, es decir que los sistemas de este tipo permiten y promueven la manipulación de datos a fin de poder relacionarlos con distintos criterios y presentar esta información de forma tal que permita rápidamente visualizar tendencias, posiciones y ubicaciones con respecto a una planeación original, con el fin de tener los elementos para tomar una decisión.

En una empresa existen básicamente tres niveles de administración

(operativo, táctico y estratégico), cada nivel presenta necesidades de información particulares por lo que el sistema de soporte para la toma de decisiones debe de estar diseñado de manera tal que cubra las necesidades de los tres niveles. A continuación se muestra una gráfica que explica este comportamiento.

Figura 1. Niveles de administración.

La necesidad de implementar un sistema de información, por complejo o simple que este sea, en una Pyme crece día a día. Con la inevitable apertura económica de nuestro país el mercado ha sufrido una gran transformación, las empresas exigen más calidad a los proveedores, mayor calidad y rapidez en los servicios y con el menor costo, por lo tanto se requiere que las decisiones sean tomadas de manera más rápida y más certera. El destino de una empresa está conformado en base a las decisiones que toma el administrador y que mejor manera de asegurar un futuro prometedor que con una herramienta de

apoyo a la toma de decisiones tan poderosa como lo es un sistema de información.

Los beneficios que se esperan obtener por parte de una Pyme al

implementar un sistema de información no están en relación directa con su tamaño, es decir los beneficios para una Pyme son los mismos que para una empresa de gran tamaño. A continuación se listan algunos de los beneficios surgidos de una encuesta realizada en más de 200 organizaciones norteamericanas.

• Una alta calidad en la toma de decisiones • Mayor comunicación • Reducción de costos • Mayor productividad • Ahorro de tiempo • Satisfacción de clientes y empleados

Todo lo anterior suena muy lógico y hasta se podría decir que cualquier

administrador lo pudiera llevar a cabo utilizado su sentido común, pero nuestras Pymes se enfrentan a grandes barreras que les impiden implementar Sistemas de Información a fin de ser más competitivas y mantenerse con vida. La principal de estas barreras es indudablemente la falta de información que tienen los administradores de las Pymes que en su mayoría cuentan con más buenas intenciones que preparación para la dirección de un negocio.

La resistencia al cambio es otra de estas barreras que se requiere sean

vencidas por las Pymes, ya que la implementación de un sistema de información requiere cambios radicales en los procesos que se llevan a cabo en la empresa, desde el administrador al tomar la decisión, hasta los operativos que serán los encargados de acumular la información con la cual se alimentará el dicho sistema.

Según Richard L. Nolan (1973), la función de la Informática en las

organizaciones evoluciona a través de ciertas etapas de crecimiento, las cuales se explican a continuación:

• Comienza con la adquisición de la primera computadora y normalmente

se justifica por el ahorro de mano de obra y el exceso de papeles. • Las aplicaciones típicas que se implantan son los Sistemas

Transaccionales tales como nóminas o contabilidad. • El pequeño Departamento de Sistemas depende en la mayoría de los

casos del área de contabilidad. • El tipo de administración empleada es escaso y la función de los

sistemas suele ser manejada por un administrador que no posee una preparación formal en el área de computación.

• El personal que labora en este pequeño departamento consta a lo sumo de un operador y/o un programador. Este último podrá estar bajo el régimen de honorarios, o bien, puede recibirse el soporte de algún fabricante local de programas de aplicación.

• En esta etapa es importante estar consciente de la resistencia al cambio del personal y usuario (ciberfobia) que están involucrados en los primeros sistemas que se desarrollan, ya que estos sistemas son importantes en el ahorro de mano de obra.

• Esta etapa termina con la implantación exitosa del primer Sistema de Información. Cabe recalcar que algunas organizaciones pueden vivir varias etapas de inicio en las que la resistencia al cambio por parte de los primeros usuarios involucrados aborta el intento de introducir la computador a la empresa.

Etapa de contagio o expansión. Los aspectos sobresalientes que permiten diagnosticar rápido que una empresa se encuentra en esta etapa son:

• Se inicia con la implantación exitosa del primer Sistema de Información en la organización. Como consecuencia de lo anterior, el primer ejecutivo usuario se transforma en el paradigma o persona que se habrá que imitar.

• Las aplicaciones que con frecuencia se implantan en esta etapa son el resto de los Sistemas Transaccionales no desarrollados en la etapa de inicio, tales como facturación, inventarios, control de pedidos de clientes y proveedores, cheques, etc.

• El pequeño departamento es promovido a una categoría superior, donde depende de la Gerencia Administrativa o Contraloría.

• El tipo de administración empleado está orientado hacia la venta de aplicaciones a todos los usuarios de la organización; en este punto suele contratarse a un especialista de la función con preparación académica en el área de sistemas.

• Se inicia la contratación de personal especializado y nacen puestos tales como analista de sistemas, analista-programador, programador de sistemas, jefe de desarrollo, jefe de soporte técnico, etc.

• Las aplicaciones desarrolladas carecen de interfases automáticas entre ellas, de tal forma que las salidas que produce un sistema se tienen que alimentar en forma manual a otro sistema, con la consecuente irritación de los usuarios.

• Los gastos por concepto de sistemas empiezan a crecer en forma importante, lo que marca la pauta para iniciar la racionalización en el uso de los recursos computacionales dentro de la empresa. Este problema y el inicio de su solución marcan el paso a la siguiente etapa.

Etapa de control o formalización. Para identificar a una empresa que transita por esta etapa es necesario considerar los siguientes elementos:

• Esta etapa de evolución de la Informática dentro de las empresas se

inicia con la necesidad de controlar el uso de los recursos computacionales a través de las técnicas de presupuestación base cero (partiendo de que no se tienen nada) y la implantación de sistemas de cargos a usuarios (por el servicio que se presta).

• Las aplicaciones están orientadas a facilitar el control de las operaciones del negocio para hacerlas más eficaces, tales como sistemas para control de flujo de fondos, control de órdenes de compra a proveedores, control de inventarios, control y manejo de proyectos, etc.

• El departamento de sistemas de la empresa suele ubicarse en una posición gerencial, dependiendo del organigrama de la Dirección de Administración o Finanzas.

• El tipo de administración empleado dentro del área de Informática se orienta al control administrativo y a la justificación económica de las aplicaciones a desarrollar. Nace la necesidad de establecer criterios para las prioridades en el desarrollo de nuevas aplicaciones. La cartera de aplicaciones pendientes por desarrollar empieza a crecer.

• En esta etapa se inician el desarrollo y la implantación de estándares de trabajo dentro del departamento, tales como: estándares de documentación, control de proyectos, desarrollo y diseño de sistemas, auditoría de sistemas y programación.

• Se integra a la organización del departamento de sistemas, personal con habilidades administrativas y preparadas técnicamente.

• Se inicia el desarrollo de interfases automáticas entre los diferentes sistemas.

Etapa de integración. Las características de esta etapa son las siguientes: • La integración de los datos y de los sistemas surge como un resultado

directo de la centralización del departamento de sistemas bajo una sola estructura administrativa.

• Las nuevas tecnologías relacionadas con base de datos, sistemas administradores de bases de datos y lenguajes de cuarta generación, hicieron posible la integración.

• En esta etapa surge la primera hoja electrónica de cálculo comercial y los usuarios inician haciendo sus propias aplicaciones. Esta herramienta ayudó mucho a que los usuarios hicieran su propio trabajo y no tuvieran que esperar a que sus propuestas de sistemas fueran cumplidas.

• El costo del equipo y del software disminuyó por lo cual estuvo al alcance de más usuarios.

• En forma paralela a los cambios tecnológicos, cambió el rol del usuario y del departamento de Sistemas de Información. El departamento de sistemas evolucionó hacia una estructura descentralizada, permitiendo al usuario utilizar herramientas para el desarrollo de sistemas.

• Los usuarios y el departamento de sistema iniciaron el desarrollo de nuevos sistemas, reemplazando los sistemas antiguos, en beneficio de la organización.

Etapa de administración de datos. Entre las características que destacan en esta etapa están las siguientes:

• El departamento de Sistemas de Información reconoce que la información es un recurso muy valioso que debe estar accesible para todos los usuarios.

• Para poder cumplir con lo anterior resulta necesario administrar los datos en forma apropiada, es decir, almacenarlos y mantenerlos en forma adecuada para que los usuarios puedan utilizar y compartir este recurso.

• El usuario de la información adquiere la responsabilidad de la integridad de la misma y debe manejar niveles de acceso diferentes.

Etapa de madurez. Entre los aspectos sobresalientes que indican que una empresa se encuentra en esta etapa, se incluyen los siguientes:

• Al llegar a esta etapa, la Informática dentro de la organización se encuentra definida como una función básica y se ubica en los primeros niveles del organigrama (dirección).

• Los sistemas que se desarrollan son Sistemas de Manufactura Integrados por Computadora, Sistemas Basados en el Conocimiento y Sistemas Expertos, Sistemas de Soporte a las Decisiones, Sistemas Estratégicos y, en general, aplicaciones que proporcionan información para las decisiones de alta administración y aplicaciones de carácter estratégico.

• En esta etapa se tienen las aplicaciones desarrolladas en la tecnología de base de datos y se logra la integración de redes de comunicaciones con terminales en lugares remotos, a través del uso de recursos computacionales.

4.1.1 SISTEMAS LOGÍSTICOS DE INFORMACIÓN Con la explosión de la información, tanto al interior como al exterior de las empresas, se vislumbraban vanas problemáticas de transmisión de la información. Las primeras herramientas de información integraban un importante número de datos dentro de la empresa, pero con la multiplicación de actividades, la obsolescencia de las herramientas o su mala utilización, las empresas necesitaron herramientas más integradas. En la actualidad, un sistema de información, según Alter (1993), "es un conjunto organizado de recursos, que se apoya en la utilización de las tecno-logías de información y que sirve para documentar, transmitir, almacenar, reencontrar, manipular o dar a conocer la información utilizada en uno o varios procesos de la empresa". Para otros autores, como Fawcett y Clinton (1997), "los sistemas de información logísticos desempeñan un importante papel de facilitadores, ya que ellos ligan la diversidad de datos y la dispersión geográfica de actividades". Los trabajadores de las empresas dedicados a las actividades logísticas, se han valido de las nuevas herramientas de información para realizar pronósticos más precisos en cuanto a la administración del inventario, la optimización de redes y rutas de transporte y la distribución en almacenes para mantener bajos niveles de invéntanos y reducir el manejo de material a través de la cadena de suministro. Los logísticos, al utilizar estas nuevas herramientas, han podido suministrar la información a tiempo y de manera oportuna. En ingeniería industrial, la evolución de las herramientas de sistemas de información comienza a mediados de la década de 1970, con la MRP (Material Requirement Planning, o en español, planeación de requerimientos de materiales), seguidos de la MRP II (Manufacturing Resource Planning, o en español, Planeación de Recursos de Manufactura). La MRP sirve para programar partes, materiales y suministros, cuya demanda se conoce

relativamente bien. Una de sus funciones principales es evitar en lo posible artículos en inventario. La evolución de la MRP se consagró con la MRP II, que son sistemas de información que integran los datos de la producción, del inventario y de finanzas. Una concepción de integración de procesos estaba evolucionando. Más tarde, en la década de 1990, se puso en práctica una nueva concepción en las empresas, la cual influía en la visión logística de atacar las problemáticas empresariales y que, en relación con las herramientas informáticas, dio lugar a la ERP (Enterprise Resource Planning, o en español Planeación de Recurso Empresariales o Sistemas Integrales de Gestión). La ERP se caracteriza por contar con una base de datos común de la mayor parte de las funciones de la empresa, lo que, según Baptiste, Botta, Niel y Suba: (2001), permite administrar y optimizar el ensamble de los recursos de la empresa. En la figura 3.13 se representa la evolución antes descrita. En la figura 3.13 se representa la evolución de las herramientas de información, que la logística y la ingeniería industrial han utilizado para atender de manera más efectiva sus necesidades. Junto con las herramientas de información están representadas las concepciones logísticas y, finalmente, las décadas en las que aproximadamente se fueron desarrollando las visiones logísticas y las herramientas de información. Se ha descrito cómo la MRP fue la primera herramienta informática que utilizó la logística para resolver principalmente problemas de inventarios, es decir, problemas muy puntuales y funcionales. En seguida, con la llegada de la MRP II, se generó uní visión de la empresa de integración de los procesos. Más tarde, la visión logística trataba de incorporar conceptos de integración a toda la empresa y fue la ERP participó como herramienta informática placer estas necesidades. Con la incorporación de las problemáticas empresaria les de la década de 1990, ya descritas anteriormente, una visión de Supply Chain Management (Administración de la cadena de suministros) se fue desarrollando en las empresas. La nueva visión de la logística involucraba a los entes con los que la empresa mantenía interrelaciones. Los editores y personal afín al ERP tuvieron que relacionar esta herramienta que pudieran satisfacer las nuevas necesidades de las empresas. Así, tomaron importancia la SRM (Supplier Relationship Management, o Administración de Relaciones con los Proveedores), el CRM (Customer Relationship Management, o APS Advanced Planning Scheduling, o Programa de Planeación Avanzada, utilizados principalmente para planear y ordenar las actividades de producción, distribución y transporte en las empresas), y muchas otras herramientas de información). La ERP es una herramienta que puede crear, o editar un grupo de profesionales de la propia empresa, haciendo una ERP a la medida o, pueden e laborarla empresas consultoras llamadas editoras de ERP, que venden sus herramientas como soluciones generales a las empresas. En el mercado informático, las nuevas herramientas, como SRM, CRM, APS y muchas otras, se han incorporado de tal modo a la ERP que

varios editores las venden como herramienta única. Algunos otros, prefieren las interfaces entre ERP y estas últimas herramientas de la información. La ERP tiene un gran impacto en las organizaciones, debido a que comprenden la mayor parte (o todas) las actividades de los departamentos de una empresa. Para concluir este apartado, se presentan brevemente resultados de investigaciones que han tratado el problema de implantación de herramientas ERP en las empresas. Vanos estudios, como el de Multilignes Conseil (2000) y los de Standish Group en 1995 y KPMG Group en 1997 (Wilson, 1998), señalan que menos de 20% de los proyectos ERP no terminan como se habían planeado en un principio y 3.5% de los proyectos ERP fracasan por completo. Otras investigaciones señalan que la implantación de la ERP demanda repensar la organización (Kallinikos, 2004) y que la ERP es una tecnología de ruptura, pues tiene impacto en toda la empresa (AN-ACT, 2004), ya que provoca el cambio organizacional (Guffond et al. 2002; Koch. 2001) y su uso abre una oportunidad a la innovación (Segrestin, 2004) y a los procesos de aprendizaje (Scherer, 2000; Huang et al. 2001; Rivera et al. 2004).

4.1.2 TECNOLOGÍAS DE INFORMACION

Se conoce como tecnología de información (TI) a la utilización de tecnología – específicamente computadoras y ordenadores electrónicos - para el manejo y procesamiento de información – específicamente la captura, transformación, almacenamiento, protección, y recuperación de datos e información.

Para Henry C. Lucas, Jr. (2000), La tecnología de información consta de tres componentes que son: computadoras, bases de datos y redes de comunicación. La tecnología de información abarca estos tres componentes principales, junto con otros dispositivos como los sistemas de correo de voz (voice mail), los aparatos de fax, los asistentes personales digitales, como la Palm Pilot, y dispositivos electrónicos similares que fomentan la computación, el almacenamiento y la comunicación de datos. La combinación de computadoras, base de datos y redes computarizadas ha ampliado el alcance de la tecnología y ha dejado de ser una tecnología exclusivamente de la computación para convertirse en un poderoso medio de comunicación.

El departamento o equipo que dentro de una organización ejerce las funciones de TI se encarga de estudiar, diseñar, desarrollar, implementar y administrar los sistemas de información utilizados para el manejo de datos e información de toda la organización. Estos sistemas, a su vez, comprenden aplicaciones o software, y equipos o hardware.

4.1.3 DIFERENCIA ENTRE TECNOLOGIA DE INFORMACION Y SISTEMA DE INFORMACION

Una de las preocupaciones de Mahmoud Watad (2003) radica en la necesidad de establecer diferencias entre Tecnología de la Información y Sistemas de Información.

La Tecnología es un recurso en tanto que el Sistema significa una solución para un negocio. La diferencia, aparentemente académica, puede significar tanto como el éxito o el fracaso en una organización. En efecto muchas empresas creen que sus problemas pueden ser solucionados si adquieren equipos y, claro, entre más sofisticados y costosos, mejor. Estas empresas se olvidan de que los equipos son simplemente recursos.

Si una organización se enfrenta a una situación problemática debe, ante todo, identificarla, conocerla. Sólo entonces podrá pensar en el diseño y puesta en marcha de Sistemas de Información que, al decir de Watad, debe tener en cuenta tres elementos fundamentales: la filosofía de la organización, el contexto organizacional y las Tecnologías de la Información.

4.1.4 CICLO DE VIDA DE UN SISTEMA DE INFORMACION

El ciclo de vida de un sistema de información es un enfoque por fases del análisis y diseño que sostiene que los sistemas son desarrollados de mejor manera mediante el uso de un ciclo especifico de actividades del analista y del usuario. Según James Senn (1992), existen tres estrategias para el desarrollo de sistemas: el método clásico del ciclo de vida de desarrollo de sistemas, el método de desarrollo por análisis estructurado y el método de construcción de prototipos de sistemas. Cada una de estas estrategias tienen un uso amplio en cada una de los diversos tipos de empresas que existen, y resultan efectivas si son aplicadas de manera adecuada. Ciclo de Vida Clásico del Desarrollo de Sistemas El método de ciclo de vida para el desarrollo de sistemas es el conjunto de actividades que los analistas, diseñadores y usuarios realizan para desarrollar e implantar un sistema de información. El método del ciclo de vida para el desarrollo de sistemas consta de 6 fases: 1). Investigación Preliminar: La solicitud para recibir ayuda de un sistema de información puede originarse por varias razones: sin importar cuales sean estas, el proceso se inicia siempre con la petición de una persona. 2). Determinación de los requerimientos del sistema: El aspecto fundamental del análisis de sistemas es comprender todas las facetas importantes de la parte de la empresa que se encuentra bajo estudio. Los analistas, al trabajar con los empleados y administradores, deben estudiar los procesos de una empresa para dar respuesta a las siguientes preguntas clave: ¿Qué es lo que hace?, ¿Cómo se hace?, ¿Con que frecuencia se presenta?, ¿Qué tan grande es el volumen de transacciones o decisiones?, ¿Cuál es el

grado de eficiencia con el que se efectúan las tareas?, ¿Existe algún problema? ¿Qué tan serio es? ¿Cuál es la causa que lo origina?. 3). Diseño del sistema: El diseño de un sistema de información produce los detalles que establecen la forma en la que el sistema cumplirá con los requerimientos identificados durante la fase de análisis. Los especialistas en sistemas se refieren, con frecuencia, a esta etapa como diseño lógico en contraste con la del desarrollo del software, a la que denominan diseño físico. 4). Desarrollo del software: Los encargados de desarrollar software pueden instalar software comprobando a terceros o escribir programas diseñados a la medida del solicitante. La elección depende del costo de cada alternativa, del tiempo disponible para escribir el software y de la disponibilidad de los programadores. Por lo general, los programadores que trabajan en las grandes organizaciones pertenecen a un grupo permanente de profesionales. 5). Prueba de sistemas: Durante la prueba de sistemas, el sistema se emplea de manera experimental para asegurarse de que el software no tenga fallas, es decir, que funciona de acuerdo con las especificaciones y en la forma en que los usuarios esperan que lo haga. Se alimentan como entradas conjunto de datos de prueba para su procesamiento y después se examinan los resultados. 6). Implantación y evaluación: La implantación es el proceso de verificar e instalar nuevo equipo, entrenar a los usuarios, instalar la aplicación y construir todos los archivos de datos necesarios para utilizarla. Una vez instaladas, las aplicaciones se emplean durante muchos años. Sin embargo, las organizaciones y los usuarios cambian con el paso del tiempo, incluso el ambiente es diferente con el paso de las semanas y los meses. Por consiguiente, es indudable que debe darse mantenimiento a las aplicaciones. La evaluación de un sistema se lleva a cabo para identificar puntos débiles y fuertes. La evaluación ocurre a lo largo de cualquiera de las siguientes dimensiones: *Evaluación operacional: Valoración de la forma en que funciona el sistema, incluyendo su facilidad de uso, tiempo de respuesta, lo adecuado de los formatos de información, confiabilidad global y nivel de utilización. *Impacto organizacional: Identificación y medición de los beneficios para la organización en áreas tales como finanzas, eficiencia operacional e impacto competitivo. También se incluye el impacto sobre el flujo de información externo e interno. *Opinión de loa administradores: evaluación de las actividades de directivos y administradores dentro de la organización así como de los usuarios finales. *Desempeño del desarrollo: La evaluación de proceso de desarrollo de acuerdo con criterios tales como tiempo y esfuerzo de desarrollo, concuerdan con presupuestos y estándares, y otros criterios de administración de proyectos. También se incluye la valoración de los métodos y herramientas utilizados en el desarrollo. Método de Desarrollo por Análisis Estructurado

Muchos especialistas en sistemas de información reconocen la dificultad de comprender de manera completa sistemas grandes y complejos. El método de desarrollo del análisis estructurado tiene como finalidad superar esta dificultad por medio de: 1). La división del sistema en componentes 2). La construcción de un modelo del sistema.

El análisis estructurado se concentra en especificar lo que se requiere que haga el sistema o la aplicación. Permite que las personas observen los elementos lógicos (lo que hará el sistema) separados de los componentes físicos (computadora, terminales, sistemas de almacenamiento, etc.). Después de esto se puede desarrollar un diseño físico eficiente para la situación donde será utilizado.

El análisis estructurado es un método para el análisis de sistemas manuales o automatizados, que conduce al desarrollo de especificaciones para sistemas nuevos o para efectuar modificaciones a los ya existentes. Éste análisis permite al analista conocer un sistema o proceso en una forma lógica y manejable al mismo tiempo que proporciona la base para asegurar que no se omite ningún detalle pertinente. Componentes: Símbolos gráficos: Iconos y convenciones para identificar y describir los componentes de un sistema junto con las relaciones entre estos componentes. Diccionario de datos: descripción de todos los datos usados en el sistema. Puede ser manual o automatizado. Descripciones de procesos y procedimientos: declaraciones formales que usan técnicas y lenguajes que permiten a los analistas describir actividades importantes que forman parte del sistema. Reglas: estándares para describir y documentar el sistema en forma correcta y completa. Diseño Estructurado. El diseño Estructurado es otro elemento del Método de Desarrollo por Análisis Estructurado que emplea la descripción gráfica, se enfoca en el desarrollo de especificaciones del software. El objetivo del Diseño Estructurado es programas formados por módulos independientes unos de otros desde el punto de vista funcional. La herramienta fundamental del Diseño Estructurado es el diagrama estructurado que es de naturaleza gráfica y evitan cualquier referencia relacionada con el hardware o detalles físicos. Su finalidad no es mostrar la lógica de los programas (que es la tarea de los diagramas de flujo). Los Diagramas Estructurados describen la interacción entre módulos independientes junto con los datos que un módulo pasa a otro cuando interacciona con él.

Análisis de flujo de datos. Estudia el empleo de los datos para llevar a cabo procesos específicos de la empresa dentro del ámbito de una investigación de sistemas usa los diagrama de flujos de datos y los diccionarios de datos. Herramientas Las herramientas muestran todas las características esenciales del sistema y la forma en que se ajustan entre si, como es muy difícil entender todo un proceso de la empresa en forma verbal, las herramientas ayudan a ilustrar los componentes esenciales de un sistema, junto con sus acciones. Diagrama de flujo de datos Es el modelo del sistema. Es la herramienta más importante y la base sobre la cual se desarrollan otros componentes. El modelo original se detalla en diagramas de bajo nivel que muestran características adicionales del sistema. Cada proceso puede desglosarse en diagramas de flujos de datos cada vez más detallados. Repitiéndose esta secuencia hasta que se obtienen suficientes detalles para que el analista comprenda la parte del sistema que se encuentra bajo investigación. El diagrama físico de datos da un panorama del sistema en uso, dependiente de la implantación, mostrando cuales tareas se hacen y como son hechas. Incluyen nombres de personas, nombres o números de formato y documento, nombres de departamentos, archivos maestro y de transacciones, equipo y dispositivos utilizados, ubicaciones, nombres de procedimientos. El diagrama lógico de datos da un panorama del sistema, pero a diferencia del físico es independiente de la implantación, que se centra en el flujo de datos entre los procesos, sin considerar los dispositivos específicos y la localización de los almacenes de datos o personas en el sistema. Sin indicarse las características físicas. Notaciones: son cuatro símbolos, que fueron desarrollados y promovidos la mismo tiempo por dos organizaciones: Yourdon y Gane y Sarson. Flujo de datos: son movimientos de datos en una determinada dirección, desde un origen hasta un destino. Es un paquete de datos. Método del Prototipo de Sistemas

La construcción de prototipos representa una estrategia de desarrollo, cuando no es posible determinar todos los requerimientos del usuario. Es por ello que incluye el desarrollo interactivo o en continua evolución, donde el usuario participa de forma directa en el proceso.

Este método contiene condiciones únicas de aplicación, en donde los encargados del desarrollo tienen poca experiencia o información, o donde los costos y riesgos de que se cometa un error pueden ser altos.

Así mismo este método resulta útil para probar la facilidad del sistema e identificar los requerimientos del usuario, evaluar el diseño de un sistema o examinar el uso de una aplicación. El método del prototipo de sistemas consta de 5 etapas: 1). Identificación de requerimientos conocidos: La determinación de los requerimientos de una aplicación es tan importante para el m‚todo de desarrollo de prototipos como lo es para el ciclo de desarrollo de sistemas o análisis estructurado. Por consiguiente, antes de crear un prototipo, los analistas y usuario deben de trabajar juntos para identificar los requerimientos conocidos que tienen que satisfacer. 2). Desarrollo de un modelo de trabajo: Es fácil comenzar el proceso de construcción del prototipo con el desarrollo de un plan general que permita a los usuarios conocer lo que se espera de ellas y del proceso de desarrollo. Un cronograma para el inicio y el fin de la primera interacción es de gran ayuda. En el desarrollo del prototipo se preparan los siguientes componentes: a). El lenguaje para el dialogo o conversación entre el usuario y el sistema. b). Pantallas y formatos para la entrada de datos. c). Módulos esenciales de procesamiento. d). Salida del sistema 3). Utilización del prototipo: Es responsabilidad del usuario trabajar con el prototipo y evaluar sus características y operación. La experiencia del sistema bajo condiciones reales permite obtener la familiaridad indispensable para determinar los cambios o mejoras que sean necesarios, así como las características inadecuadas 4). Revisión del prototipo: Durante la evaluación los analistas de sistemas desean capturar información sobre los que les gusta y lo que les desagrada a los usuarios. Los cambios al prototipo son planificados con los usuarios antes de llevarlos a cabo, sin embargo es el analista responsable de tales modificaciones. 5). Repetición del proceso las veces que sea necesarias: El proceso antes descrito se repite varias veces, el proceso finaliza cuando los usuarios y analistas están de acuerdo en que el sistema ha evolucionado lo suficiente como para incluir todas las características necesarias. 4.1.5 CARACTERÍSTICAS DE LAS PyMES.

Según la SECOFI, las micro, pequeñas y medianas empresas (Pymes) son la base de la economía mexicana. De las poco más de tres millones de unidades económicas establecidas en el país, 95 por ciento tienen entre uno y 10 trabajadores y, aunque generan siete de cada 10 empleos y aportan casi 70 por ciento del producto interno bruto, están al margen del financiamiento bancario.

Las difíciles condiciones de subsistencia del sector, particularmente

entre las microempresas, no reducen su número aunque sí merma su peso

económico. El Censo Económico cuatrienal del Instituto Nacional de Estadística, Geografía e Informática (INEGI), registró en 1998 dos millones 844 mil 308 empresas, de las cuales 95.7 por ciento eran micro; 3.1 pequeñas; 0.9 medianas y 0.3 grandes.

En el censo de 2004, cuyos resultados se dieron a conocer en julio

pasado, el número de empresas en el país fue de tres millones cinco mil 157; esto es, un incremento de 7.1 por ciento respecto del censo anterior, pero con una composición diferente. Entre los establecimientos se cuentan los puestos instalados de modo fijo en las calles y no sólo los locales más formales.

Del total de empresas registradas, 95 por ciento eran de tamaño micro y

se redujeron 0.7 por ciento; mientras las pequeñas crecieron 0.8 por ciento, 3.9 por ciento del total; la proporción de las medianas se mantuvo y las grandes disminuyeron de 0.3 a 0.2 por ciento. Según estas cifras, 99.8 por ciento de las unidades económicas del país son Pymes.

Su distribución en el territorio nacional es muy desigual: 52.1 por ciento

de los negocios censados se concentra en seis estados del centro del país y el Distrito Federal (DF): México (12.1), Jalisco (7.1), Veracruz (6.1), Puebla (5.5), Guanajuato (5.0), Michoacán (4.7), DF (11.4); mientras que 50 por ciento de la producción nacional se genera en el DF, México, Nuevo León, Jalisco y Campeche. De los empleos generados, 20 por ciento radica en el DF y 10 en el estado de México.

En cuanto al giro de actividad en que se ubican, de acuerdo con el

INEGI y la Secretaría de Economía (SE) 53 por ciento de las Pymes se dedican al comercio, 35 por ciento a los servicios y 12 por ciento a la industria.

4.1.6 SISTEMAS DE INFORMACIÓN EN LAS PYMES DEL D.F. Las pequeñas y medianas empresas representan gran parte de la

economía en México, donde día a día se aprecia claramente y con mayor fuerza que la competencia y los nuevos retos de la globalización tienden a hacer más complejas y capaces a estas importantes organizaciones.

Por consiguiente, las Pymes nacionales representan un aporte muy

importante al desarrollo económico del país, por lo que debemos estar al pendiente de la manera en la que estas empresas buscan competitividad en un mercado cada vez más abierto y global.

Para que estas empresas sobrevivan y en el mejor de los casos se desarrollen, es necesario que se implementen sistemas de información y tecnología que ayude a tener una mejor organización para volverse más competitivas, ya que de acuerdo a estadísticas, a pesar de ser las empresas más numerosas en el país también son las empresas menos eficientes.

4.1.7 CLASIFICACIÓN DE LOS SISTEMAS DE INFOMACIÓN EN LAS PYMES DEL D.F.

En la actualidad, existen una infinidad de herramientas que todo tipo de organizaciones puede utilizar con el propósito de poder sobrevivir día con día, sin embargo, es prácticamente imposible el que las PYMES, tengan los medios y el tiempo suficiente para saber de qué forma éstas le pueden apoyar en la administración de su información. Para nadie es desconocido el avance en todos los campos de la ciencia y en los enormes adelantos en herramientas, equipos y tecnología, pero lo que es muy cierto es que los usuarios potenciales de estos elementos no están lo suficientemente preparados para obtener su máximo potencial y por ende mejorar el entorno laboral, tecnológico y económico en el que se desenvuelven.

Quizás lo más preocupante es el impacto que los sistemas de información tienen en las pequeñas y medianas empresas, ya que en nuestro país, no han podido aprovechar el potencial que ofrecen.

Evidentemente, existe una relación muy estrecha entre los sistemas de

información y el conocimiento que existe en toda organización, y es permisible entonces al menos tratar de visualizar el cómo se comporta una respecto de la otra. De acuerdo a la Secretaria de Economía las empresas se clasifican en:

Tamaño de la empresa Industria Comercio Servicios Micro 1-30 1-5 1-20

Pequeña 31-100 6-20 21-50 Mediana 101-500 21-100 51-100 Grande +500 +100 +100

Tabla 1. Clasificación de las empresas, según su tamaño y sector. Según estudios estadísticos de la CEPAL muestran que las PyMEs en

México emplean al 78% de la población económicamente activa, y que aportan el 68% del PIB. Se estima, por otro lado que son 4 veces más ineficientes que las grandes.

En cuanto a estos sectores en otras áreas de México, se encontró que en un estudio realizado por IDC (International Data Corporation) en el Valle de México que el 16% de las PyMES pertenecen al sector servicios y el 54% al sector comercio a las cuales pertenece el 69% de las líneas telefónicas instaladas, así mismo, de un total de 87,100 teléfonos celulares, el 73% pertenece a las PyMES. En USA las PyMes llegan a un total de 25 millones y se sabe que solo el 50% de ellas tienen acceso a Internet.

Estadísticas

Para poner en contexto, como está el mercado de Sistemas de Información se analizará en México el porcentaje de las empresas están equipados con equipos de cómputo. En la Figura 2 se muestra un estadístico de las empresas divididos por actividades y por tamaños.

Se observa que el campo en el que las empresas pequeñas tienen una

mayoría relativa es en el de la construcción, en segundo lugar el de agroindustria, seguido de la manufacturera.

Figura 2. Establecimientos con equipo informático según sector de actividad económica y tamaño 1998.

Ahora se analizará la tabla 2. En esta se indica las empresas que

cuentan con cuando menos un equipo de cómputo y define cuantas si tienen acceso a Internet.

Acceso a Internet Sector de Actividad

Si No

Establecimientos con Equipo de

Cómputo Agroindustria 994 1,267 2,261 Manufacturera 107,859 168,575 276,434 Construcción 5,555 6,357 11,912 Comercio 85,336 395,164 480,500 Servicios 111,401 206,752 318,153 Total 311,145 778,115 1,089,260

Tabla 2. Establecimientos con disponibilidad de equipo de cómputo según sector de actividad económica y acceso a internet (Encuesta Nacional sobre la Conversión Informática Año 2000 en el sector Privado no Financiero. INEGI).

Por consiguiente, es posible concluir que las empresas de la Agroindustria del 100% que cuentan con un equipo de cómputo un 46% tiene acceso a Internet, en la Industria Manufacturera el 39%, en la construcción un 46%, en el Comercio 17% y Servicios un 35%.

Estos datos indican que si bien, las grandes industrias cuentan con en

su mayoría equipo de cómputo, no todos acceden a la red mundial, por lo que no es parte de su estrategia de negocios el integrarse en la administración de la cadena de valor a través de ésta. Por lo tanto mucho menos las PyMES.

4.2 ANÁLISIS DEL INTERÉS Y GRADO DE UTILIZACIÓN DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN. En el apartado 2, relacionado a los métodos experimentales, mencionamos que nuestra investigación está basada en aplicación de cuestionarios a los industriales de la Delegación Política de Iztacalco. Las entrevistas fueron hechas a ejecutivos de mandos medios y altos que laboran en las empresas que integran la Delegación Política de Iztacalco. Las entrevistas fueron diseñadas, tomando en cuentas las concepciones teóricas expuestas en el apartado 4.1.

Dentro de los usuarios entrevistados, es posible resaltar los siguientes resultados:

4.2.1 TRANSMISIÓN DE LA INFORMACIÓN ENTRE LOS DEPARTAMENTOS.

Con respecto a la primera pregunta acerca de cómo se transmite la información que se maneja dentro de los departamentos o procesos en el interior de las empresas, las respuestas fueron variadas, pero en esencia concuerdan en los tipos de herramientas utilizadas. Dentro de las que utilizan más destacan: documentación impresa (95%), de manera verbal (66%), por un apartado del sistema de información (37.5%), por correo electrónico (44.4%), boletines informativos (20%), tarjetas informativas (4.4%), por medio de las redes LAN y WAN (33.3%), fax (17.7%), juntas directivas (26.6%), teléfono (66%) y revistas (4.4%). Mencionan además que algunos de sus Sistemas de Información algunas veces son deficientes en cuanto a la rapidez con la que se trasmite la información entre los departamentos.

4.2.2 UTILIDAD DE LAS HERRAMIENTAS O SISTEMAS DE INFORMACIÓN.

A partir de lo anterior se derivó la pregunta correspondiente a la utilidad de las herramientas o sistemas de información, se les pidió evaluar el grado de utilización de estas en las empresas donde laboran. Para los entrevistados las herramientas más utilizadas son el teléfono (90%), el papel impreso (84%), Email (83%) y la comunicación verbal (79%), lo que coincide con los mencionados en la respuesta anterior. La siguiente figura muestras dicha evaluación.

Figura 3. Grado de utilización de los sistemas de Información.

A partir de los datos mostrados en la figura 3, es posible concluir que los entrevistados coinciden en las herramientas de transmisión de datos más utilizados, sin embargo no conocen o manejan otros tipos de sistemas de información que les podría permitir un flujo más efectivo de esta.

4.2.3 EVOLUCIÓN INFORMÁTICA DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN

En la siguiente pregunta, se les cuestionó a los entrevistados sobre los recientes avances de sus empresas en cuanto a sus Tecnologías de Información. En este rubro encontramos que por un lado se ha aplicado la utilización de software como son el SAP (13%), Lotus Notes (2.17%) o bien la paquetería básica de Windows y Microsoft (35.5%), o sistemas para determinados departamentos como es el almacén.

Con lo anterior, se les cuestionó si consideraban obsoletos los sistemas actuales que son utilizados en sus empresas, aquí las respuestas se dividen en dos vertientes. Como se puede ver en la figura 4, más de la mitad (56%) no consideran que sean obsoletos, mientras que el resto (44%) si los consideran obsoletos, al exponer las razones por los que consideraban la obsolescencia o no obsolescencia de sus sistemas. Por un lado quienes afirmaban su obsolescencia, consideraban que se necesitaba una actualización de sus sistemas por algunas deficiencias en el flujo de información; mientras que los que no los consideraban obsoletos argumentaban que todo era utilizable, son funcionales, otros la consideraban tecnología de punta o están en procesos de actualización.

Figura 4. Percepción de la obsolescencia de los Sistemas de Información.

Con esto podemos ver que algunas empresas se resisten a la implantación de nu

PARTAMENTOS QUE UTILIZAN LOS SISTEMAS DE FORMACIÓN

iere a los departamentos que utilizan los sistemas de

evos sistemas de información, consideran que las operaciones hanfuncionado de manera correcta.

4.2.4 DEIN

Una vez conociendo los sistemas que utilizan las empresas, la siguiente pregunta se refinformación, que ya han mencionado anteriormente los entrevistados. Dentro de esto encontramos que son los departamento de contabilidad (81%), compras (81%), dirección general (90%), ventas (82%) y recursos humanos (78%) donde los entrevistados consideran que tiene una buena utilización de los sistemas de información. Por otro lado afirman que los departamentos de

mercadotecnia, almacén de producto terminado, almacén de materia prima y calidad son aquellos que tiene una mala o nula utilización. Esto lo podemos apreciar en la figura 4.

Figura 4. Áreas que utilizan los Sistemas de Información.

.2.5 TRANSMISIÓN DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN CON OTRAS RGANIZACIONES

entrevistadores concuerdan en que la transmisión de la

4O

La siguiente pregunta se enfoca en como consideran la forma en que la empresa transmite la información con otras organizaciones. En los resultados de esta pregunta, losinformación con los proveedores (90.5%) y con los clientes (88.1%) es buena, consideran también que la comunicación con los competidores (42.9%) es nula. Esto lo podemos ver representado en la figura 5.

Figura 5. Transmisión de la información con otras organizaciones.

4.2.7 CAPACITACIÓN PARA EL MANEJO DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN

Esta pregunta tenía el propósito de conocer el interés de las empresas en que sus trabajadores tengan conocimiento y dominio de los sistemas de información que deciden implantar. Es entonces que descubrimos que dos terceras partes (62%) de los entrevistados si recibieron una capacitación previa, mientras que el resto (38%) no recibieron ningún tipo de capacitación; esto se encuentra representado en la figura 5.

Figura 6. Capacitación sobre el uso de los Sistemas de Información.

Lo anterior nos lleva a preguntarles a los entrevistados que tan profunda fue esta capacitación y quien se las impartió; descubrimos la mayoría tuvieron una capacitación formal con personal externo y experimentado, mientras que el resto tuvieron una capacitación mínima impartida por su superior inmediato.

4.2.8 PERCEPCIÓN DE LA MEJORA DE LAS ACTIVIDADES Y LOS PROCESOS DENTRO DE LA EMPRESA

La siguiente pregunta se enfoca en conocer la percepción de los entrevistados en cuanto si consideran que ayudó o no la implantación los sistemas de información en las actividades o procesos de la empresa. La mayor parte considera que ayudó a la simplificación de las labores de rutina y a la forma de comunicación entre los departamentos, además de que aseguran que la eficiencia de la información les ayuda a una mejor toma de decisiones.

Dicho lo anterior, la siguiente pregunta se pide que señalen cuales son las actividades o procesos que se han logrado automatizar con la implantación de los sistemas de información. Los cuestionados mencionan que los departamentos que han tenido una mejora son almacén (inventarios con un 17.3%), los procesos de calidad (6.5%), compras (15.2%), producción(13%) y finanzas (19.6).

4.2.9 LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN EN LA TOMA DE DECISIONES

Con lo anterior, necesitamos saber si en verdad creen que los sistemas de información ayudan a la toma de decisiones, para esto fue diseñada la siguiente pregunta, en donde podemos encontrar que los entrevistados consideran que en verdad es útil (62%), contra los que no lo creen (30%), que son aquellos que no tienen un sistema de información actual en sus empresa, y una minoría (8%) cree que son útiles en algunas ocasiones (figura 7).

Figura 6. Utilización de los Sistemas de Información para toma de decisiones.

4.2.10 OBSTÁCULOS EN LA IMPLANTACIÓN DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN EN LAS ORGANIZACIONES.

Por último se les cuestiono si creían que existían obstáculos claves en su organización que impidan un desarrollo pleno de las tecnologías de la información en las actividades productivas, para lo que mencionaron entre otros: el recurso financiero, el pensamiento obsoleto y la poca capacidad de adaptación al cambio, la existencia mejores tecnologías más eficientes, rápidas y confiables en periodos cortos.

5. CONCLUSIONES El presente trabajo expone resultados interesantes en varios rubros, los cuales pueden servir como elementos que permitan el seguimiento de la evolución de los Sistemas de Información analizados en las empresas, así como también para continuar con investigaciones posteriores sobre la formulación de estrategias logísticas, entre ellas las de Sistemas de Información Logísticos para el incremento de la productividad en la PyMES de Iztacalco.

Actualmente se vive en una era donde el poder de la información es vital para la subsistencia de las empresas y las PyMES del D.F. no son la excepción. Es necesario alentar la formación, desarrollo y consolidación de estas empresas, ofreciendo opciones como optimización de procesos, esquemas de negocio que integren canales comerciales, desarrollo de productos y capacidad experta que les prepare para competir en el mercado global.

Las empresas manejan diversos tipos de Sistemas de Información, desde los tradicionales hasta los más sofisticados. Uno de los objetivos de la investigación, es saber exactamente qué tipos de SI son empleados por las empresas de la Delegación Iztacalco y la manera de llevar su control. La información, es vital para el desarrollo de las actividades diarias de toda organización, solo el uso adecuado de esta, puede garantizar en gran medida el óptimo funcionamiento de la empresa. La integración de las áreas o departamentos se lleva a cabo con algún tipo de SI.

Los resultados que se muestran en el apartado 4.2, nos dan la pauta para puntualizar sobre la utilización e importancia que tienen los Sistemas de Información en las empresas. En nuestro caso de estudio es posible distinguir la diferencia entre las empresas, en cuanto a la percepción de la utilidad de los Sistemas de Información, de acuerdo a la encuesta realizada se obtuvieron los siguientes resultados.

Transmisión de la información entre los departamentos, se da en su mayoría mediante la documentación impresa con un 95%, de manera verbal un 66%, por un apartado del sistema de información en 37.5% y finalmente con 44.4%, por correo electrónico. La utilidad de las herramientas o sistemas de información más utilizadas son el teléfono en 90%, el papel impreso con 84%, E-mail por un 83% y la comunicación verbal solo el 79%. La Evolución informática de los sistemas de información utilizada por las empresas es la paquetería básica de Windows y Microsoft en su mayoría el 35.5%. Otras empresas emplean el SAP (13%) y Lotus Notes (2.17%). Los departamentos que utilizan los sistemas de información comúnmente dentro de las empresas son: contabilidad (81%), compras (81%), dirección general (90%) y ventas (82%).

La transmisión de los Sistemas de Información es buena con los proveedores en un 90.5% de las empresas encuestadas y con los clientes oscila en un 88.1% de las empresas, consideran también que la comunicación con los competidores (42.9%) es nula. En los factores que intervienen en la elección de un Sistema de Información interviene, la decisión directa de la gerencia (11%), la necesidad de agilizar los procesos y minimizar el error humano (21.8%) y las pérdidas en algunos departamentos o a petición del cliente (8.7%). En lo que respecta a la capacitación para el manejo de los sistemas de información, dos terceras partes (62%) de los entrevistados si recibieron una capacitación previa al uso de los Sistemas de Información, mientras que el resto indicaron (38%) no haber recibido ningún tipo de capacitación. Es necesario comprender que un sistema de información no solo está integrado por sofisticados sistemas de cómputo, sino que existen diversas formas de transferir información, dentro y fuera de la empresa. Por parte de las empresas encuestadas, no existe un alto grado de interés en la implantación de Sistemas de Información basado en tecnologías de información actuales, por el factor económico y de resistencia al cambio de los trabajadores.

Mediante este estudio se puede apreciar que las organizaciones utilizan medios o herramientas básicas como es el papel impreso y el teléfono. El correo electrónico, es la única herramienta de vanguardia que las empresas adoptan para su transmisión de información y comunicación interna. También se puede notar que el desconocimiento sobre la adecuada forma de utilización de los Sistemas de Información que poseen actualmente, es un factor de desventaja entre las empresas.

6. IMPACTO Esta investigación de diagnostico sobre el interés, el grado de utilización de Sistemas de Información logísticos en las PyMES de la Delegación Política de Iztacalco, sitúa un panorama más claro de la percepción que poseen los integrantes de las organizaciones encuestadas.

La utilidad de este estudio, radica en conocer la forma en que los trabajadores están desempeñando sus actividades con el uso de los Sistemas de Información dentro de sus organizaciones. Tenemos como hipótesis que la utilización efectiva de este tipo de sistemas, sirve para llevar a cabo una mejor toma de decisiones. Al conocer los resultados de nuestro estudio podemos enfrentarnos a una nueva problemática, ya que es escasa la utilización efectiva de estos sistemas en las empresas analizadas.

Por otro lado, los entrevistados pudieron darse cuenta que existen diversos sistemas de información que les puden permitir un flujo más eficiente de esta, con esto se tiene la pauta de que se interesen en conocer la forma que estos sistemas operan y así poder lograr que la información fluya de manera rápida y oportuna dentro de la organización.

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